Claag Service S.r.l. – Via G. Pisano, 12 – 59100 Prato (PO) – Tel. 0574 597797 – Fax 0574 574392
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APPLICATIVO WEB PER LA GESTIONE
DEL PARCO AUTO.
MOBILITYSERVICE
ISTRUZIONI D’USO
GESTIONE CSP.
GUIDA PRATICA ALLA GESTIONE DELLA VETTURA SOSTITUTIVA ONLINE1
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1. LA CONSEGNA DI UNA NUOVA VETTURA DA PARTE DELLA SOCIETA’ DI NLT pag. 3
2. ACCESSO AL SITOpag. 4
a. Apertura dell’home-page del Sito Claagpag .4
b. Accesso all’area riservata pag. 4
3. COMPILAZIONE DEL VERBALE DI USCITApag. 5
a. Accesso all’area Verbalipag. 5
b. Inserimento del codice fiscale del Driver pag. 5
c. Intestazione della fattura di noleggiopag. 7
d. Scelta della vettura da usare per il noleggio pag. 7
e. Modalità di recupero della fattura di noleggio
pag. 10
e.1 Recupero Convenzionatopag. 10
e.2 Recupero Claagpag. 11
f. Vettura lasciata in riparazionepag. 12
g. Optional forniti con il noleggiopag. 12
h. Registrazione e stampa del verbalepag. 14
h.1 Registrazione e stampa di un verbale con Recupero Convenzionato
pag. 14
h.2 Registrazione e stampa di un verbale con Recupero Claag
pag. 18
i. Inserimento del numero di carta di credito del Cliente (GESTIONE MULTE) pag. 21
j. Avvertenze di sicurezzapag. 23
4. COMPILAZIONE DEL VERBALE DI RIENTRO pag. 25
a. Individuare il verbale da chiuderepag. 25
b. Inserimento dati sullo stato della vettura al rientro
pag. 25
c. Stampa del verbale di rientropag. 26
d. Stampa della fattura di noleggiopag. 27
d.1 Stampa della fattura (Recupero Convenzionato)
pag. 27
d.2 Stampa della proforma (Recupero Claag)
pag. 28
5. ANNULLAMENTO VERBALI
pag. 29
6. FATTURAZIONE ELETTRONICA
pag. 30
a. Visualizzazione e stampa delle fatture e proforma per i singoli noleggi
pag. 30
b. Da fatturare a Claag
pag. 31
b.1 Emissione della fattura mensile riepilogativa per i noleggi con Recupero Convenzionato. pag. 31
b.2 Emissione della fattura mensile riepilogativa per i noleggi con Recupero Claag
pag. 34
c. Fatture canoni mensilipag. 34
7. VISUALIZZAZIONE DEL PARCO AUTOpag. 35
8. IN CASO DI DANNI KASKO SULLA VETTURA SOSTITUTIVApag. 36
9. IN CASO DI FURTO O INCENDIO DELLA VETTURA pag. 37
10. IN CASO DI SINISTRO RCAUTO
pag. 38
10.1 Sinistro Attivopag. 38
10.2 Sinistro Passivo pag. 38
2
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1. LA CONSEGNA DI UNA NUOVA VETTURA DA PARTE DELLA SOCIETA’ DI NLT
Cosa devo fare quando mi arriva una nuova auto?
CONGRATULAZIONI E BENVENUTO NEL MONDO CLAAG!
Da oggi anche tu potrai fornire ai tuoi Clienti un servizio ormai indispensabile: la VETTURA SOSTITUTIVA,
e senza correre nessun rischio dovuto alla Licenza di noleggio, alla gestione del mezzo e soprattutto alla
proprietà dello stesso!
Questo piccolo manuale è stato ideato per aiutarti nell’utilizzo del nostro Applicativo Web, grazie al quale
potrai gestire la tua vettura sostitutiva in modo semplice e sicuro. Ti basterà seguire scrupolosamente
queste istruzioni per cominciare subito a noleggiare la vettura sostitutiva e fornire un servizio più completo
ai tuoi Clienti!
Prima di iniziare però c’è una cosa FONDAMENTALE che devi fare:
Appena ti arriva la vettura presa in Noleggio a Lungo Termine (NLT), comunicacelo inviando al numero
di Fax 0574 57 43 92 la fotocopia del libretto di circolazione e del Verbale di Consegna che hai firmato
per il ritiro dell’auto (ti consigliamo di accertarti dell’avvenuta ricezione del fax con una telefonata allo
0574 59 77 97, Ufficio Commerciale). Questa semplice ma importantissima procedura permetterà a noi
di inserire la vettura nel tuo parco auto sull’Applicativo e a te di visualizzarla per poterla utilizzare come
vettura sostitutiva da dare a noleggio ai tuoi Clienti. La procedura andrà ripetuta ogni volta che ricevi una
nuova vettura.
Una procedura analoga dovrà essere seguita quando ti sarà ritirata una vettura per scadenza del contratto
di Noleggio a Lungo Termine o per qualsiasi altro motivo (Sinistro totale, incendio o furto della vettura –
per le procedure da seguire in questi casi vedi pag. 35 e 36). In questo caso dovrai inviarci a mezzo Fax
al numero 0574 57 43 92 solo il Verbale di Restituzione che hai firmato per la riconsegna dell’auto.
N.B. I termini “Verbale di Consegna” e “Verbale di Restituzione” utilizzati in questa pagina si riferiscono
ai verbali utilizzati dalla Società incaricata alla consegna delle vetture nuove e al ritiro delle vetture a fine
contratto, e non hanno niente a che fare con i Verbali di Uscita e di Rientro di cui parleremo più avanti e
che servono invece a te per noleggiare la vettura ai tuoi Clienti.
Il noleggio in un click
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2. ACCESSO AL SITO
a. Nella barra degli indirizzi del browser di navigazione internet (Si raccomanda l’utilizzo di Firefox o
Chrome), digita l’indirizzo: www.claag.it (1 ), che ti porterà all’Homepage del nostro sito web:
1
2
3
b. Inserisci UserID ( 2 ) e Password ( 3 ), che ti sono stati comunicati, negli appositi campi e clicca su
“ACCEDI” per entrare nell’area riservata. In caso di smarrimento della Password puoi richiederne una
nuova mandando una mail all’indirizzo [email protected] indicando i tuoi dati. (Claag ti mette a disposizione
anche un sito TEST http://test.claag.it su cui poter effettuare delle prove).
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3. COMPILAZIONE DEL VERBALE DI USCITA
a. Per accedere all’area verbali clicca sul pulsante “Verbali” nella colonna di sinistra come mostrato nella
figura nella pagina precedente, si aprirà la seguente schermata:
4
IN QUEST’AREA COMPARIRA’ LA LISTA COMPLETA DEI VERBALI CON LE
RELATIVE INFORMAZIONI (VEDI INTESTAZIONI DI CAMPO)
Clicca sul pulsante “Nuovo verbale CSP” (4 ) per creare un nuovo verbale di uscita per la vettura
sostitutiva, si aprirà così una maschera per l’inserimento dei dati del Driver, della fatturazione e
dell’eventuale veicolo lasciato in riparazione:
b. Inserisci per prima cosa il codice fiscale del
driver e premi il tasto Enter (Invio) sulla tastiera:
si aprirà una maschera più ampia (Vedi immagine
successiva), in cui inserire tutti i dati anagrafici
del Cliente (Utilizzatore). Dopo aver inserito i dati
anagrafici del Cliente, è necessario cliccare sul
pulsante “Conferma dati e procedi” ( 4a ) prima di
procedere con la compilazione del verbale.
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ATTENZIONE
Per noleggiare una vettura, il Cliente deve
essere obbligatoriamente in possesso dei
seguenti REQUISITI:
Aver compiuto i 21 (ventuno) anni di età;
Essere in possesso di una patente di guida
valida in Italia e senza sospensioni in corso,
conseguita da almeno un anno.
Claag Service Srl non assume responsabilità per
danni subiti dalla Struttura causati da persone
sprovviste di detti REQUISITI FONDAMENTALI
alle quali sia stata comunque noleggiata la
vettura.
4a
Tutti i campi contrassegnati da asterisco (*) sono obbligatori.
Se necessario, inserire, con lo stesso procedimento, anche i dati del secondo utilizzatore/incaricato al
ritiro.
2 - DATI CONDUCENTE SECONDARIO (FACOLTATIVO)
N.B. Se il Driver è già Cliente della Struttura o ha già noleggiato una vettura in precedenza (anche in un
altro Claag System Point), inserendo il suo codice fiscale nell’apposita maschera e premendo “Invio”, la
maschera dei dati anagrafici apparirà già compilata con i dati precedentemente inseriti. A questo punto
sarà sufficiente verificarne la correttezza assieme al Cliente e cliccare su “Conferma dati e procedi”.
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ATTENZIONE
c. Intestazione della fattura. Al punto 3 dell’elenco per l’inserimento dei dati, è possibile selezionare se
l’intestatario della fattura di noleggio coincide con l’utilizzatore principale o se invece si tratta di un’altra
persona fisica o giuridica (es. l’Azienda presso la quale il driver lavora o di cui è titolare).
3 - INTESTAZIONE FATTURA
5
Voci alternative ( 5 )
Nel primo caso non sarà necessario inserire ulteriori dati, la fattura sarà intestata al conducente utilizzando
i dati già inseriti nella sezione 1 (vedi punto b. pag. 5).
Selezionando la seconda voce, invece, si aprirà una nuova maschera per l’inserimento dei dati
dell’intestatario della fattura:
3 - INTESTAZIONE FATTURA
N.B. Anche in questo caso, se la persona fisica o l’azienda sono già state registrate una volta nell’applicativo,
inserendo il codice fiscale o la partita iva nell’apposito campo, la maschera per l’inserimento dei dati anagrafici
comparirà già pre-compilata e sarà sufficiente verificare i dati e cliccare sul pulsante “Conferma”. In caso contrario
andrà compilata la maschera con tutti i dati obbligatori.dell’intestatario della fattura:
4 - DATI VERBALI DI USCITA
d. Scelta della vettura. Nella schermata n° 4 puoi selezionare la vettura che desideri utilizzare per il
noleggio (qualora ce ne sia più di una). Sarà sufficiente cliccare sul pulsante con la freccia situato accanto
al riquadro bianco corrispondente alla voce “Auto”, per far comparire l’elenco delle auto registrate 6
nell’applicativo. A questo punto sarà sufficiente selezionare l’auto desiderata cliccandoci sopra (vedi
immagini nella pagina seguente).dell’intestatario della fattura:
6
Ti ricordiamo che, al fine di mantenere sempre aggiornato lo stato del tuo
parco auto sull’applicativo Web, necessitiamo di ricevere la fotocopia
del libretto e del verbale di consegna per ciascuna nuova vettura che ti
viene consegnata. Allo stesso modo, per non continuare a visualizzare
vetture di cui non sei più in possesso, abbiamo bisogno di ricevere il
verbale di riconsegna che ti viene rilasciato al momento del ritiro della
vecchia vettura. Tutti i libretti, e i verbali di consegna e di riconsegna
devono essere inviati al numero di Fax: 0574 574392 il giorno stesso
della consegna o del ritiro della vettura.
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N.B. Le vetture sono visualizzate nell’elenco a discesa già raggruppate per gruppo di appartenenza con
l’indicazione di marca, modello e targa.
Una volta selezionata la vettura dall’elenco a discesa si apre una nuova maschera (riportata nella pagina
seguente) in cui andranno inserite tutte le informazioni relative alla vettura al momento dell’uscita:
Livello del carburante nel serbatoio;
Distanza percorsa dalla vettura indicata nel contachilometri;
Eventuali danni già presenti sulla vettura;
Annotazioni varie.
N.B. Si raccomanda la massima precisione nella compilazione del verbale e di porre particolare
attenzione alla voce: “Recupero fattura noleggio” (vedi punto e. pag. 10).
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7
In caso di danni spuntare le caselle relative alle parti interessate.
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e. Selezione della modalità di recupero della fattura. Cliccando sul pulsante accanto al riquadro della
voce “Recupero fattura di noleggio” si apre un menù a tendina in cui puoi selezionare la modalità di
recupero della fattura di noleggio.
4 - DATI VERBALI DI USCITA
IMPORTANTE
e.1. Recupero Convenzionato
Selezionando la voce “Convenzionato” scegli di occuparti personalmente del recupero della fattura di
noleggio, in questo caso comparirà un nuovo campo in cui inserire la tariffa giornaliera desiderata. Il
sistema propone già delle tariffe preimpostate:
Noleggio a costo 0 (Gratuito)
in questo caso non sarà generata alcuna fattura per il noleggio;
Noleggio con tariffa giornaliera di euro ……. (le tariffe variano in base alla categoria della vettura).
Potrai comunque sempre inserire una tariffa diversa. Selezionando, infatti, la voce “Libera” comparirà
una nuova casella in cui sarà possibile inserire la tariffa che si intende applicare.
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INSERIMENTO TARIFFA LIBERA
( 8 ) N.B. Le tariffe preimpostate o quelle che vengono inserite manualmente, sono SEMPRE IVA
ESCLUSA, in fase di fatturazione (a chiusura del verbale di noleggio, quando la vettura rientrerà) il
sistema calcolerà automaticamente l’importo dovuto dal Cliente comprensivo di IVA.
e.2. Recupero Claag
Selezionando la voce “Claag” scegli, invece, di delegare Claag Service a recuperare l’importo della fattura
di noleggio. Questa scelta è riservata alle carrozzerie e solo nei casi in cui la vettura sia noleggiata come
auto sostitutiva e solo per i sinistri ATTIVI, quelli cioè in cui il tuo Cliente ha subito un incidente in cui
non ha colpa. In questo caso non comparirà nessun campo per l’inserimento della tariffa giornaliera, ma
il sistema inserirà automaticamente la tariffa prevista per questi casi, indicata sul Contratto di Servizio
Claag da te sottoscritto.
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Incaricando Claag al recupero della fattura di noleggio, il sistema genererà automaticamente una
proforma (che sarà convertita in fattura, al momento dell’incasso presso le compagnie assicuratrici,
dell’importo effettivo da queste riconosciuto).
IMPORTANTE: in questo caso l’intestatario della fattura (vedi punto c. pag. 7) deve necessariamente
coincidere con l’intestatario della polizza di assicurazione del veicolo lasciato in riparazione. Inoltre
il Cliente (Cedente) deve obbligatoriamente firmare la “Cessione di credito” in calce alle condizioni
generali di noleggio riportate nel verbale di uscita.
f. Inserimento dati vettura lasciata in riparazione. Al punto 5 è possibile inserire targa, marca e modello
della vettura eventualmente lasciata in riparazione dal Cliente (se non viene lasciata nessuna vettura in
riparazione – solo per recupero convenzionato – in entrambi i campi andrà inserita la voce: “nessuna
vettura”).
5 - VETTURA IN RIPARAZIONE
N.B. Se è stato selezionato il recupero Claag andrà inserita obbligatoriamente targa, marca e modello
di una vettura.
g. Eventuali Optional forniti con il noleggio. L’ultimo punto (6) ti permette di inserire una tariffa giornaliera
anche per il noleggio di alcuni optional come il navigatore satellitare o le catene da neve.
6 - OPTIONAL
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Per il navigatore è sempre possibile inserire una tariffa libera ma il sistema è impostato perché il noleggio
del navigatore non superi mai i 150,00 euro (+IVA) ad evento.
Es.1. Una tariffa giornaliera di € 10,00 per una durata di 20 gg. non genererà una fattura di € 200,00 +
IVA ma di € 150,00 più IVA.
Es.2. Una tariffa giornaliera di € 90,00 per una durata di 2 gg. non genererà una fattura di € 180,00 + IVA
ma sempre di € 150,00 + IVA.
Naturalmente non sarà possibile inserire una tariffa giornaliera superiore a € 150,00 + IVA.
6 - OPTIONAL
Spuntando la casella “Catene da neve” comparirà una cella per inserire l’importo (Il sistema suggerirà
una tariffa preimpostata di € 35,00 + IVA, che sarà comunque modificabile manualmente).
N.B. Gli optional sono a carico del Cliente con recupero Claag.
clik
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h. Registrazione e stampa del verbale. Cliccando sul pulsante “Autorizza e registra verbale” tutti i dati
inseriti sono memorizzati nel sistema ed è possibile procedere con la stampa del verbale cartaceo da
far firmare al Cliente.
h.1. 1° CASO – RECUPERO CONVENZIONATO
Una volta inseriti nel form sopra illustrato tutti i dati richiesti, cliccando sul pulsante “Autorizza e registra
verbale” sarà visualizzata la schermata mostrata nella pagina seguente in cui, cliccando sull’icona della
stampante, potrai stampare il verbale di uscita della vettura con le relative “condizioni di noleggio”. Tutti
i documenti andranno stampati in duplice copia e debitamente firmati sia dall’incaricato alla consegna
(Riparatore) sia dall’incaricato al ritiro (Cliente).
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N.B.
Il Browser di navigazione aprirà il
verbale in una nuova scheda ( 9 )
In
questo
modo
sarà
sempre
mantenuta aperta la pagina dell’area
riservata, e non si rischierà di chiudere
il sito inavvertitamente, perdendo così il
lavoro fatto. Basterà avere l’accortezza
di chiudere le singole schede ( 10 ) con
l’apposito pulsante invece che cliccare
su “l’interruttore generale” del Browser
( 11 ).
10
13
12
Da questa schermata sarà
possibile stampare il documento in vari
9
modi:
cliccando su “File”(
12
11
)e in seguito su
“Stampa” nel menù a tendina.
cliccando sul pulsante diretto per la
stampa (se è stato impostato nella barra di
navigazione) (
) 13
cliccando sull’icona della stampante
nella barra che compare un basso
passando con il cursore del mouse. (
14
)
14
15
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Nella finestra di stampa che comparirà
in seguito e che può differire nell’aspetto
grafico in base al sistema operativo e
la stampante utilizzati, basterà inserire
il
numero
di
copie
desiderate
(2)
nell’apposito campo ( 15 ) e cliccare poi sul
pulsante OK ( 16 ) per far partire la stampa.
15
16
Il verbale di uscita dovrà essere firmato
(in entrambe le copie) nella parte sinistra
come illustrato. La parte destra andrà
invece firmata al rientro della vettura.
La prima firma dovrà essere quella del
Riparatore (Incaricato alla consegna): 1
La seconda firma dovrà essere quella del
Cliente (Incaricato al ritiro): 2
1
2
16
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Anche le “condizioni di noleggio” (1) devono essere firmate, come il verbale, sia dal Riparatore, sia dal
Cliente, mentre l’Allegato D “obblighi in caso di irrogazione di sanzioni amministrative” (2) deve essere
firmato solo dall’utilizzatore.
17
1
2
2
N.B. è importante che il Cliente firmi l’autorizzazione al trattamento dei dati personali, in fondo al
documento.
17
PERCHE’ INSERIRE IL NUMERO DELLA CARTA DI CREDITO DEL CLIENTE?
VEDI PUNTO i. PAG. 20
17
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h.2. 2° CASO – RECUPERO CLAAG
Se hai scelto di affidare a Claag l’incombenza del recupero della fattura di noleggio (vedi punto e.2.
pag. 11), la pressione del pulsante “Autorizza e registra verbale” (vedi pag. 13) porterà alla seguente
schermata (Modulo Sinistri) che andrà compilata in tutte le sue parti (i campi contrassegnati da * sono
obbligatori).
18
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Una volta compilato il modulo, cliccando su “Salva” potrai stampare il verbale di uscita come illustrato
a pag. 14. Il verbale, in questo caso, presenterà tre pagine in più rispetto a quello precedentemente
mostrato, vediamo quali.
SCRITTURA PRIVATA DI
CESSIONE DEL CREDITO
DICHIARAZIONE DI
NECESSITÀ DELLA
VETTURA SOSTITUTIVA
DATI DEL SINISTRO E
DELLA CONTROPARTE
18
18
18
Firma obbligatoria del cliente
(contraente assicurato).
19
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INVIACI SUBITO TUTTA LA DOCUMENTAZIONE:
VERBALE DI USCITA
CONDIZIONI DI NOLEGGIO
OBBLIGHI IN CASO DI IRROGAZIONE DI SANZIONI AMMINISTRATIVE
HAI SCELTO IL RECUPERO CLAAG?
INVIACI ALLO STESSO NUMERO ANCHE:
SCRITTURA PRIVATA DI CESSIONE DEL CREDITO
DATI DEL SINISTRO E DELLA CONTROPARTE
DOCUMENTO DI IDENTITA’ VALIDO DEL CLIENTE (CEDENTE)
MODULO DI CONSTATAZIONE AMICHEVOLE CID (SE PRESENTE)
DICHIARAZIONE DI NECESSITA’ DELLA VETTURA SOSTITUTIVA
AL NUMERO DI FAX: 0574 539180
O PER EMAIL A [email protected]
20
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i. Inserimento del numero di carta di credito del Cliente. Claag gestisce anche le contravvenzioni in cui
i tuoi Clienti possono incorrere violando il codice della strada alla guida della tua vettura sostitutiva.
Finalmente non avrai più brutte sorprese vedendoti recapitare delle multe per infrazioni che non hai
commesso!! Grazie alla gestione di Claag Service, infatti, la sanzione sarà notificata DIRETTAMENTE
ALL’UTILIZZATORE DELLA VETTURA, e questo indipendentemente dal fatto che sia stato preso o no il
numero della sua carta di credito. A che serve allora l’inserimento di questo dato?? Il numero della carta
di credito è OPZIONALE ma serve a tutelarti dal pagamento delle spese di notifica della multa che Arval
ti addebiterebbe. Se inserisci il numero della carta di credito del Cliente, in caso di multa, le spese di
notifica saranno addebitate direttamente su questa. Vediamo come inserire il dato nell’applicativo.
Dopo aver stampato il verbale, chiudere la scheda come illustrato a pag. 14 e cliccare sull’icona ( 19 )
della carta di credito nella schermata sotto riportata.
A questo punto si aprirà una pagina
internet protetta ( 20 ) (vedi figura nella
pagina successiva) in cui sarà possibile,
seguendo poche e semplici operazioni,
inserire il numero della carta di credito e
gli altri dati necessari.
Il sistema effettuerà immediatamente
una
transazione
che
impegna
la
disponibilità della carta per il valore
di 1,00 € per verificare che la carta di
credito sia valida. La transazione non
figurerà come addebito sull’estratto
conto della carta del Cliente.
19
20
Le pagine internet protette, Individuate dalla sigla: HTTPS
(Hypertext Transfer Protocol over Secure Socket Layer), sono il
risultato dell’applicazione di un protocollo di crittografia al protocollo di
trasferimento di ipertesti HTTP. sono utilizzate per garantire trasferimenti
riservati di dati nel web, in modo da impedire intercettazioni dei contenuti
che potrebbero essere effettuate da soggetti non autorizzati.
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21
22
Spuntando questa casella ( 21 ), obbligatoria si autorizza la Società Ogone ( 22 ) a memorizzare in
modalità sicura ( 23 ) i dati personali della carta di credito del Cliente per eventuali addebiti in caso di
gestione di sanzioni amministrative relative al verbale a cui l’inserimento dei dati fa riferimento.) della
carta di credito nella schermata sotto riportata.
23 Ogone garantisce l’applicazione delle seguenti misure di sicurezza:
I nostri server sono protetti da firewall, l’accesso al nostro database è severamente controllato e le informazioni sensibili sono criptate. Tutte
le informazioni sensibili raccolte da Ogone in internet sono criptate in conformità allo standard SSL 128-bit, del livello di banca. L’accesso
alle pagine di pagamento di Ogone è permesso esclusivamente se la connessione è protetta. Il vostro numero di carta di credito viene inviato
esclusivamente alla società finanziaria che sta processando la transazione.Le comunicazioni con le istituzioni finanziarie sono eseguite
nel rispetto dei protocolli di trasmissione e sicurezza imposte e certificate dalle istituzioni stesse.
Assicurare la sicurezza dei dati degli intestatari delle carte è una delle priorità principali del settore
pagamenti online. Per questo motivo, nel 2004, Visa e MasterCard hanno creato il
“Payment Card Industry Data Security Standard” (PCI-DSS), specificando una
serie di requisiti e procedure mirate ad assicurare la sicurezza permanente
dei dati sensibili degli intestatari di carte (per maggiori informazioni
cliccare su “sicurezza”).
22
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Ti raccomandiamo di riempire tutti i campi della schermata con molta attenzione, se i dati sono sbagliati
gli eventuali costi di notifica della contravvenzione, saranno addebitati alla tua Struttura invece che al tuo
Cliente. Se non riesci ad individuare il codice di sicurezza della carta, puoi cliccare sulla scritta “cos’è”
posta accanto a tale voce (vedi immagine nella pagina precedente); si aprirà così una nuova schermata
(riportata di seguito) che ti aiuterà a rintracciare il dato che ti occorre.
Una volta inseriti tutti i dati, clicca sul pulsante “Sì, confermo il pagamento” per completare la registrazione
della carta di credito.
j. AVVERTENZE DI SICUREZZA. Ti ricordiamo che un utilizzatore non può prendere una vettura sostitutiva
a noleggio se ha già un altro verbale ancora aperto con Claag. Prima di poter dare una vettura sostitutiva
ad un Cliente è necessario chiudere eventuali verbali ancora aperti.
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Cosa succede se un utilizzatore ha già preso un’auto presso un’altra struttura convenzionata Claag e si
reca presso la tua struttura chiedendo una sostitutiva pur non avendo ancora restituito l’altra vettura?
Sarà l’applicativo stesso ad avvisarti con un allarme grafico (vedi pagina successiva) che comparirà
sullo schermo del tuo computer quando inserirai il codice fiscale del Cliente e premerai il pulsante
invio sulla tastiera (vedi punto b. pag. 5). In questo caso il sistema non permetterà di proseguire con la
compilazione del verbale di uscita. Si tratta di un meccanismo di sicurezza messo in atto da Claag per
evitare che qualcuno possa prendere vetture a noleggio allo scopo di rubarle. (ti ricordiamo che in tal
caso si tratterebbe di APPROPRIAZIONE INDEBITA, NON DI FURTO, quindi Arval ti addebiterebbe il
valore della vettura anziché la penalità assicurativa prevista dal contratto in caso di furto).
Qualora dovesse comparire questa schermata dopo l’inserimento del codice fiscale del Cliente, per
prima cosa verifica che il nome e cognome riportati siano corretti per essere sicuro di non aver inserito
male il codice fiscale, dopo di ché spiega al Cliente che dal sistema risulta che ha già un verbale aperto
ancora da chiudere e che purtroppo non puoi dargli la vettura sostitutiva finché non sarà chiuso l’altro
noleggio. Successivamente, quando il Cliente sarà andato via, contattaci per segnalarci l’accaduto.
NOTE:
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____________________________________________________________________________________
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4. COMPILAZIONE DEL VERBALE DI RIENTRO
Al rientro della vettura verifica assieme al Cliente lo stato della stessa per individuare eventuali danni
riportati durante il noleggio, controlla il livello del carburante nel serbatoio e i chilometri percorsi.
Effettua l’accesso al sito www.claag.it come mostrato a pag.4 (punti a. e b.) per entrare nella tua area
riservata e compilare il verbale di rientro.
a. Individuare il verbale da chiudere.
Nell’area riservata clicca sul pulsante
“Verbali”
e,
nella
schermata
successiva, clicca su “Elenco verbali
aperti”( 25 ) per visualizzare tutti i
verbali di noleggio delle vetture che
non sono ancora rientrate.
Seleziona in questo elenco il verbale
relativo alla vettura riportata dal Cliente
cliccando sulla voce “Compila”(
25
26
).
26
b. Inserimento dei dati sullo stato della vettura al suo rientro. Nella schermata che compare
successivamente dovrai compilare tutti i campi, inserendo:
Chilometri della vettura al rientro (
27
);
Carburante residuo nel serbatoio;
Eventuali danni riportati dalla vettura (per sapere cosa fare in questo caso vedi pag. 34).
27 Perché è importante riportare i chilometri esatti della vettura? Claag Service, prima Azienda del settore certificata ISO 14064 e attenta alle
tematiche ambientali, s’impegna a compensare le emissioni di CO2 del proprio parco auto gestito riforestando alcune aree del Globo tramite
l’acquisto di Carbon Credits. Per far ciò è fondamentale conoscere gli effettivi chilometri percorsi da tutte le vetture inserite nell’applicativo web
quindi, inserendo sempre il chilometraggio corretto al rientro della tua vettura, contribuisci ad avere un mondo un po’ più pulito… e non ti costa
niente. Quest’adesivo che ti è stato inviato va apposto sul lunotto della tua vettura come simbolo del tuo e nostro impegno per l’abbattimento
delle emissioni di CO2. Inoltre, in questo modo, anche tu sarai in grado di tenere sempre sotto controllo i chilometri percorsi dalle
tue vetture, potrai così renderti conto per tempo se rischi di superare il chilometraggio previsto
dal contratto stipulato con la Società di Noleggio a Lungo Termine, e non avrai
brutte sorprese a chiusura del contratto dovendo pagare delle penali per i
chilometri in esubero percorsi.
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28
In caso di danni spuntare le caselle relative alle parti interessate.
c. Stampa del verbale di rientro. Cliccando sul
pulsante “Conferma dati e chiudi verbale” si
apre la schermata di fianco in cui sarà possibile
stampare il verbale di rientro (per le operazioni di
stampa vedi pag. 14 e 15). Anche di questo vanno
stampate due copie che devono essere firmate
dall’incaricato alla consegna (che questa volta
è il Cliente) e dall’incaricato al ritiro (Riparatore)
come illustrato nella figura seguente.
Questa volta le firme dovranno essere apposte nella parte
destra del verbale.
1 Riparatore (incaricato al ritiro)
2 Cliente (incaricato alla consegna)consegna (che questa
volta è il Cliente) e dall’incaricato al ritiro (Riparatore) come
illustrato nella figura seguente.
1
2
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d. Stampa della fattura di noleggio. Sotto il pulsante di stampa sono presenti le icone per la stampa della
fattura di noleggio e quella per gli accessori (navigatore – catene da neve) eventualmente inseriti.
d.1 1° CASO – RECUPERO CONVENZIONATO
29
SOLO IN CASO DI RECUPERO
CONVENZIONATO,
incassi
in
nome e per conto di Claag l’intero
importo della fattura.
30
SEMPRE A CARICO DEL
CLIENTE, incassi in nome e per
conto di Claag l’intero importo
della fattura.
29
30
N.B. Stampa la fattura in duplice copia, danne una al Cliente e conserva la tua.
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d.2 2° CASO – RECUPERO CLAAG
Se hai scelto di delegare Claag al
recupero della fattura di noleggio,
il sistema non genera una fattura
ma una “Proforma” che sarà
convertita in fattura solo dopo
l’avvenuta riscossione del credito
da parte di Claag. Liquidata la
somma da parte della Compagnia
Assicurativa,
l’intero
Claag
importo
e
incasserà
provvederà,
dopo la creazione online della tua
fattura ad accreditarti il 58.33%* di
quanto incassato.
* per maggiori info sulle percentuali
consulta il Contratto di Servizio
Claag.
N.B. Ricorda che se scegli il Recupero Claag e aggiungi degli accessori al noleggio, la fattura per questi
ultimi è sempre a carico del Cliente e non sarà recuperata da Claag.
INVIACI SUBITO TUTTA LA
DOCUMENTAZIONE:
VERBALE DI RIENTRO
AL NUMERO DI FAX:
0574 539180
[email protected]
HAI SCELTO IL RECUPERO
CLAAG?
INVIACI ALLO STESSO
NUMERO ANCHE:
FATTURA DI RIPARAZIONE
[email protected]
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5. ANNULLAMENTO VERBALI
Se hai bisogno di annullare un verbale devi farne richiesta in Claag mandando un’e-mail all’indirizzo
[email protected] indicando il numero del verbale da annullare e la motivazione della richiesta. Provvederemo
noi all’annullamento del verbale e tu potrai vederlo nella sezione “Elenco verbali annullati” (
31
) del sito.
31
Nella sezione “Elenco verbali aperti” troverai invece tutti i verbali delle vetture che non sono ancora
rientrate (come abbiamo già visto al punto a. di pag. 24), mentre nella sezione “Elenco verbali chiusi”
potrai visualizzare lo storico di tutti i verbali di noleggio già chiusi, con la possibilità di stampare quelli
che t’interessano in qualsiasi momento.
N.B. Quando richiedi l’annullamento di un verbale, è FONDAMENTALE inserire nella mail il MOTIVO
DELLA RICHIESTA, soprattutto se si tratta di un verbale con Recupero Claag.
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6. FATTURAZIONE ELETTRONICA
Effettua l’accesso al sito e il log in per la tua area riservata come mostrato a pag. 4 (punti a. e b.)
a. Cliccando sui vari pulsanti puoi visualizzare e stampare (
32
) in qualsiasi momento le proforma e le
fatture relative ai noleggi già chiusi, comprese le fatture per gli accessori.
32
33
32
Tramite questa maschera ( 33 )è possibile ricercare una determinata fattura inserendo la data di riferimento
o direttamente il numero della stessa.
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b. Da fatturare a Claag. In questa sezione troverai tutte le fatture che hai già incassato dai Clienti in
nome e per conto di Claag, tutte le Proforma che sono già state convertite in fattura ed eventuali note
di credito.
b.1. 1° CASO – RECUPERO CONVENZIONATO
FATTURE MENSILI NEI CONFRONTI DI CLAAG
Ogni mese, dovrai emettere una fattura verso Claag riepilogativa dei noleggi effettuati nel mese.
Le fatture relative ai verbali con Recupero Convenzionato sono quelle indicate dalla percentuale stabilita
dal contratto nella colonna “Recupero”( 34 )
34
35
36
per emettere la fattura, dovrai selezionare (
35
) tutte le celle relative ai noleggi da te incassati e
successivamente cliccare sul pulsante “Inserisci in fattura”.
N.B. L’importo totale della fattura, visualizzabile in basso a destra (
36
), corrisponde alla percentuale
stabilita dal contratto delle fatture da te incassate. La differenza (che compare nella colonna “Dovuto”) è il corrispettivo di Claag per la fornitura del servizio (come indicato nel
Contratto di Servizio Claag da te sottoscritto).
31
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Cliccando su “Inserisci in fattura” si apre la seguente schermata di riepilogo, in cui comparirà il dettaglio
delle fatture inserite e l’IVA. Qui dovrai inserire il tuo numero progressivo contabile ( 37 ) di fatturazione
e la data ( 38 ) della fattura.
37
38
Una volta inseriti i dati sopra indicati clicca su “Conferma e crea fattura retrocessione”. A questo punto
le fatture scompariranno dall’elenco “Da fatturare a Claag”, e saranno visibili (raggruppate sotto un unico
riepilogativo) nell’elenco “Fatture emesse”. Un messaggio ( 39 ) avviserà che la fattura è stata inviata
correttamente.
In qualsiasi momento sarà possibile visualizzare e stampare il dettaglio delle fatture emesse per mezzo
dell’apposito pulsante. Andando su Modifica hai la possibilità di modificare il numero e la data della
fattura emessa entro il 5 del mese successivo. Andando su Elimina verrà eliminata la fattura creata, le
fatture selezionate le potrai trovare in “da fatturare a Claag” entro il 2 del mese successivo. Andando su
Stampa stamperai la fattura che dovrai registrare nella tua contabilità senza inviarcela provvederemo noi
alla stampa della stessa ( 40 ).
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Cliccando sull’apposito pulsante sarà possibile stampare il dettaglio riepilogativo dei noleggi inseriti in
fattura. Questo andrà allegato alla fattura (da registrare con il tuo programma di contabilità) che dovrà
essere conservata nel tuo archivio.
b.2. 2° CASO – RECUPERO CLAAG
EMISSIONE DELLA FATTURA UNICA RIEPILOGATIVA PER LE PROFORMA CONVERTITE IN FATTURA
le fatture relative ai verbali con recupero Claag sono quelle indicate dalla percentuale del 58,33% nella
colonna “Recupero” (vedi immagine a pag. 30).
N.B. La procedura per la stampa del dettaglio riepilogativo della fattura è uguale a quella appena vista
per le fatture con recupero convenzionato ma, in questo caso, saremo noi ad indicarti (a mezzo fax o
e-mail) appena ricevuto il pagamento dalla compagnia, quando emettere la fattura. Una volta emessa,
provvederemo ad accreditarti (tramite bonifico) la tua retrocessione.
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c. Fatture canoni mensili. In questa sezione trovi le fatture che Claag Service emette nei tuoi confronti
ogni primo giorno del mese a fronte dell’incasso del RID per il pagamento del canone mensile.
Queste fatture devono essere stampate mediante l’apposito pulsante ( 41 ) e conservate.
41
7. VISUALIZZAZIONE DEL PARCO AUTO
Cliccando sul pulsante “Parco auto” potrai visualizzare tutte le vetture attive presenti nella tua Struttura,
con la relativa indicazione dello stato:
Verde: vettura libera e disponibile per il noleggio
Giallo: vettura in noleggio
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8. IN CASO DI DANNI KASKO SULLA VETTURA SOSTITUTIVA
Cosa faccio se la vettura sostitutiva rientra con dei danni??
a. Segnala i danni nel verbale di rientro (come mostrato a pag. 25);
b. Fatti rilasciare una dichiarazione scritta dal Cliente in cui spiega come sono stati procurati i danni
sulla vettura;
c. Fai un preventivo del danno.
c.1. IL PREVENTIVO E’ DI IMPORTO INFERIORE A QUELLO DELLA PENALITA’ ASSICURATIVA CDW
(KASKO) RIPORTATA SUL VERBALE DI USCITA FIRMATO DAL CLIENTE:
Puoi effettuare la riparazione ed addebitare al Cliente l’intero importo del preventivo.
c.2 IL PREVENTIVO E’ DI IMPORTO SUPERIORE A QUELLO DELLA PENALITA’ ASSICURATIVA CDW
(KASCO) RIPORTATA SUL VERBALE DI USCITA FIRMATO DAL CLIENTE:
Prima di effettuare la riparazione devi aprire una posizione con la Società di Noleggio a Lungo Termine
proprietaria del mezzo allegando il preventivo totale del danno. Addebiti al Cliente l’importo della penalità
assicurativa e attendi l’autorizzazione ad effettuare la riparazione da parte della Società locatrice della
vettura, la quale ti pagherà l’intero importo del preventivo riaddebitandoti la penalità assicurativa che hai
precedentemente incassato dal Cliente.
N.B. Qualora la riparazione richieda interventi che non possono essere effettuati nella tua Struttura (Es.
se tu hai un’officina meccanica, gli interventi di carrozzeria), sarà la Società di Noleggio a Lungo Termine
a indicarti la struttura presso la quale portare la vettura in riparazione.
NOTE:
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9. IN CASO DI FURTO O INCENDIO DELLA VETTURA
Come mi devo comportare in caso di furto o incendio della vettura?
a. Il Driver deve fare una denuncia di furto alle autorità;
b. Il Driver deve portarti l’originale della denuncia e le chiavi della vettura (ricorda che se non vengono
restituite le chiavi, non si rientra nella fattispecie del furto ma dell’appropriazione indebita);
c. Chiudi il verbale di noleggio della vettura, lo stampi e lo fai firmare al Cliente (vedi punto a. pag. 24),
indicando nelle note: “Furto Totale” con data della relativa denuncia;
d. Addebiti al Cliente il massimale della penalità assicurativa indicata sul verbale di uscita alla voce
“TP”;
e. Apri una posizione con Arval chiamando il numero 800 16 55 00;
f. Invia tutta la documentazione a Claag (verbale di rientro + denuncia);
g. Claag Dismette la vettura dal parco auto;
h. Arval ti addebiterà il massimale della penalità assicurativa applicata sulla tua vettura (che intanto
hai già incassato dal Cliente).
N.B. la stessa procedura sarà attuata in caso d’incendio della vettura.
Come mi devo comportare se mi viene rubata la vettura sostitutiva?
a. Devi fare una denuncia di furto alle autorità;
b. Apri una posizione con Arval chiamando il numero 800 16 55 00;
c. Invia la denuncia in Claag per la dismissione della vettura dal tuo parco auto.
N.B. la stessa procedura sarà attuata in caso d’incendio della vettura.
NOTE:
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____________________________________________________________________________________
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10. IN CASO DI SINISTRO RCAUTO
9.1 ATTIVO
a. Il Cliente deve sottoscrivere il Modulo di constatazione amichevole CID assieme alla controparte;
b. Il Cliente deve portarti il CID firmato;
c. Apri una posizione con Arval chiamando il numero 800 16 55 00.
N.B. Questa procedura è valida sia per gli incidenti occorsi al Driver, sia per quelli occorsi a te.
9.2 PASSIVO
9.2.a Nessun danno sulla vettura sostitutiva
a. Il Cliente deve sottoscrivere il Modulo di constatazione amichevole CID assieme alla controparte;
b. Il Cliente deve portarti il CID firmato;
c. Addebiti al Cliente il massimale della penalità assicurativa indicata sul verbale di uscita alla voce
“RCA”;
d. Apri una posizione con Arval chiamando il numero 800 16 55 00;
e. Arval ti addebiterà il massimale della penalità assicurativa applicata sulla tua vettura (che intanto hai
incassato dal Cliente).
9.2.b Danni sulla vettura sostitutiva (vedi procedura per danni Kasko pag. 34)
a. Il Cliente deve sottoscrivere il Modulo di constatazione amichevole CID assieme alla controparte;
b. Il Cliente deve portarti il CID firmato;
c. Chiudi il verbale e controlli la vettura assieme al Cliente;
d. Addebiti al Cliente il massimale della penalità assicurativa RCA indicata sul verbale di uscita alla voce
“RCA” oltre alla penalità kasko (vedi procedura per danni Kasko pag. 34);
e. Apri una posizione con Arval chiamando il numero 800 16 55 00;
f. Arval ti addebiterà il massimale della penalità assicurativa applicata sulla tua vettura (che intanto hai
incassato dal Cliente).
Come mi devo comportare se faccio un incidente attivo?
a. Compila il Modulo CID;
b. Apri una posizione con Arval chiamando il numero 800 16 55 00.
Come mi devo comportare se faccio un incidente passivo?
a. Compila il Modulo CID;
b. Apri una posizione con Arval chiamando il numero 800 16 55 00;
c. Arval ti addebiterà la penalità assicurativa RCA prevista dal contratto di Noleggio a Lungo Termine.
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