Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
PROCEDURA
GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
INDICE
1.
2.
3.
4.
SCOPO
CAMPO DI APPLICAZIONE
RESPONSABILITA’
ATTIVITA’
4.1 Generalità
4.1.1 Documentazione di base del SGA
4.1.1.1 Classificazione
4.1.1.2 Codifica
4.1.1.3 Manuale del Sistema di Gestione per l’Ambiente
4.1.1.4 Procedure ed Istruzioni
4.1.1.5 Modulistica
4.1.1.6 Documenti di origine esterna
4.2 Modalità operative
4.2.1 Iter di emissione
4.2.1.1 Redazione
4.2.1.2 Controllo e verifica
4.2.1.3 Emissione
4.2.1.4Approvazione
4.2.1.5Distribuzione
4.2.1.5.1 Distribuzione in forma controllata
4.2.2 Iter di modifica della documentazione di base
4.2.2.1 Modifiche ai documenti
4.2.2.2 Iter di ritiro dei documenti superati
4.2.3 Documentazione a distribuzione non controllata
4.2.4 Gestione di tutta la documentazione del SGA
4.2.5 Gestione della documentazione interna non del SGA
4.2.6 Gestione dei dati su supporto informatico
5.
6.
ARCHIVIAZIONE
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
Descrizione Modifica
0 del
01/08/05
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 2005
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
del DIR
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
1
Procedura
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
SCOPO
Lo scopo è di:
• Fornire prescrizioni chiare e univoche per tutti i processi
• Evitare errori, dimenticanze, ambiguità e incompatibilità nelle prescrizioni.
• Definire i principi per la gestione della documentazione del Sistema di Gestione per
l’Ambiente fissando i criteri e le modalità di codificazione, classificazione, emissione,
diffusione, controllo.
• Garantire che i documenti siano distribuiti nei luoghi dove si svolgono le attività in essi
descritte e siano sempre disponibili nella loro ultima revisione.
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
Elaborazione del manuale, delle procedure, delle istruzioni e della modulistica necessarie per la
definizione ed attuazione del Sistema di Gestione per l’Ambiente.
Ai documenti di origine esterna quali ad esempio:
- documentazione clienti e/o enti di controllo;
- documentazione fornitori;
- norme (ambientali, tecniche, di legge, regolamentari, autorizzative, ecc.).
3
RESPONSABILITÀ
DIR
•
RGA
•
•
•
•
RdF
RGA
•
RdF
•
Approva tutta la documentazione del SGA (Manuale, Procedure
Istruzioni e Moduli)
Verifica della corretta applicazione di questa procedura
Archivia tutta la documentazione del SGA
Archivia la documentazione esterna ed interna relativa alla propria area
Raccoglie le richieste e i suggerimenti delle funzioni aziendali e
individua le modifiche alle procedure, istruzioni e relativa modulistica.
Verifica la conformità della documentazione ai requisiti delle norme di
sistema di riferimento e alle normative cogenti di settore e la congruità
con tutte le prescrizioni fornite in altri documenti aziendali emessi
Propone le modifiche e/o nuove procedure e istruzioni al RGA.
Rev.0 del 01 agosto 2005
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CAPEZZALE s.r.l.
4
4.1
Procedura
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
ATTIVITA’
Generalità
4.1.1 Documentazione di base del SGA
4.1.1.1
Classificazione
La documentazione del SGA è così classificata:
1. documentazione di base
• Manuale del SGA
• Procedure di Gestione
• Istruzioni operative
• Moduli
2. documentazione normativa
3. documentazione contrattuale
4. registrazioni per l’ambiente
Delle registrazioni si tratta nella procedura PG 4.2/02 (Gestione dei documenti di
registrazione per l’ambiente )
4.1.1.2
Codifica
Per il Manuale del SGA si adotta il codice MA X in cui:
1. MA identifica il tipo di documentazione;
2. X identifica (da 00 a 08) le sezioni del Manuale con riferimento alle corrispondenti
sezioni della norma UNI EN ISO 14001.
Per le Procedure si adotta il codice PG X.Y/ZZ in cui:
1. PG identifica il tipo di documentazione;
2. X.Y identifica la sezione/punto del Manuale a cui la procedura fa riferimento;
3. ZZ identifica il numero progressivo delle procedure che fanno riferimento alla
medesima sezione/punto.
Per le Istruzioni operative si adotta il codice I X.Y/ZZ/AA in cui:
1. I identifica il tipo di documentazione;
2. X.Y identifica la sezione/punto del Manuale a cui l’Istruzione operativa fa riferimento;
3. ZZ identifica il numero della procedura a cui l’Istruzione operativa fa riferimento;
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Procedura
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
4. AA identifica il numero progressivo delle Istruzioni operative che fanno riferimento alla
medesima sezione/punto.
Per i Moduli si adotta il codice Mod.XY/ZZBB in cui:
1. Mod. identifica il tipo di documentazione;
2. XY identifica la sezione/punto del Manuale a cui il modulo fa riferimento;
3. ZZ identifica la procedura a cui il modulo fa riferimento
4. BB e’ una lettera maiuscola dell’alfabeto italiano che identifica la progressione dei
moduli che fanno riferimento alla medesima sezione/punto 1.
Gli Allegati danno informazioni aggiuntive sulla Azienda Agricola CAPEZZALE s.r.l.
Gli Allegati sono codificati con una numerazione progressiva e riportano l’indicazione del
documento a cui sono allegati:
Ogni pagina dei documenti di base del SGA elaborati dalla Azienda Agricola CAPEZZALE
s.r.l. contiene alcuni elementi di identificazione:
• intestazione, riportante i dati identificativi del documento e della Ditta
Denominazione Ditta e/o Logo
Tipo Documento
Codice documento
Titolo del documento
• pie’ di pagina, riportante:
Per il Manuale numero e data dell’ultima revisione del documento, nonché il
numero di pagina sul totale delle pagine del documento.
ES.:
Rev. N° ....... del........
Pag. __ di ___
Per le Procedure/Istruzioni/Moduli il numero e data dell’ultima revisione del
documento, nonché il numero di pagina sul totale delle pagine del documento.
ES.:
Rev. N° ....... del........
Pag. __ di ___
La data dell’edizione e della revisione del singolo documento sono riportate sull’Elenco
generale della documentazione di base (Mod..42/1A)
1 Tale codifica non e’ applicata a:
• documentazione di origine esterne (moduli di legge,etc.);
• moduli già utilizzati dalla azienda precedentemente all’applicazione del Sistema di Gestione per l’Ambiente (questi ultim i
vengono comunque inseriti nella documentazione di base).
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CAPEZZALE s.r.l.
4.1.1.3
Procedura
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
Manuale del Sistema di Gestione per l’Ambiente
Per il Manuale si prevede:
La prima pagina riporta le seguenti informazioni:
intestazione
dati di emissione/revisione:
Revisione
Data
Descrizione modifica
Emissione
Approvazione
numero progressivo
dell’emissione della revisione
descrizione sintetica parti modificate
Firma del RGA
Firma della DIR
Tutte le pagine successive riportano intestazione, testo, pie di pagina e firma della DIR per
approvazione.
4.1.1.4
intestazione
Il Manuale è strutturato secondo gli 8 punti della norma e contiene la descrizione del
SGA dell’azienda.
pie di pagina
Procedure ed istruzioni
La prima pagina della procedura e dell’istruzione riporta le seguenti informazioni:
-
intestazione
-
INDICE
dati di emissione/revisione:
Revisione
Data
Descrizione modifica
Emissione
Approvazione
numero progressivo
della revisione
descrizione sintetica parti modificate
Firma RGA
Firma della DIR
Tutte le pagine successive delle procedure e delle istruzioni riportano intestazione, testo, pie di
pagina e firma della DIR per approvazione.
Il intestazione
Il contenuto delle procedure e istruzioni riportano i seguenti elementi:
Rev.0 del 01 agosto 2005
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Procedura
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
1. SCOPO
2. CAMPO DI
APPLICAZIONE
3. RESPONSABILITÀ
4. ATTIVITA’
5. ARCHIVIAZIONE
Descrizione sintetica dell’oggetto e della finalità del
documento.
Identificazione dell’ambito in cui il documento deve
essere utilizzato.
Indicazione delle responsabilità delle funzioni
coinvolte.
Descrizione della sequenza delle attività necessarie
per soddisfare il raggiungimento dell’obiettivo,
evidenziando le interfacce. In risposta alle domande:
cosa, chi, come, quando, dove, con quali strumenti.
Richiamo ad eventuale diagramma di flusso.
Indicazione della responsabilità della archiviazione
del documento e del tempo di conservazione delle
copie superate.
6. DOCUMENTAZIONE Elenco delle procedure collegate, modulistica e degli
allegati.
DI RIFERIMENTO
Le ATTIVITÀ delle procedure possono essere descritte nelle modalità seguenti:
in forma descrittiva
con l’uso di flussogrammi.
Il flussogramma contiene sempre i seguenti elementi
Responsabilità
Attività
Documentazione
ed è costruito attraverso l’uso della seguente simbologia:
INPUT / OUTPUT
ATTIVITA'
Decisione/Processo
alternativo
INTERCONNESSIONE DI
PROCESSO
CONNETTORE DI PAGINA
O DI FLUSSOGRAMMA
FLUSSO DELLE ATTIVITA'
I flussogrammi possono essere correlati da tabelle di specifica contenenti gli
elementi seguenti:
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Fase
Procedura
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
Resp
INPUT
Monitoraggio
OUTPUT
Monitoraggio
Documentazione
Leggi
Regolamenti
Doc.zione
da interno
Doc.zione
da esterno
Indicatori
controlli di
fase/processo
Cliente
(interfaccia
esterna/interna)
Prodotto
Servizio
Obiettivi
Risorse
Tecniche
Personale
Fornitore di
prodotto /
servizio
Interfaccia
integrazione di entrambe le modalità
4.1.1.5
piè di pagina:
Modulistica
Per la modulistica si prevede solo:
-
intestazione:
-
CONTENUTO
pie di pagina
4.1.1.6
Documenti di origine esterna
La documentazione principale di origine esterna è costituita da:
• Norme sull’ ambiente
• Norme cogenti, regolamenti, autorizzazioni
• Schede tecniche (manuali d’uso, manutenzione, ecc)
• Schede tecniche di sicurezza
• Documentazione dal cliente
• Documentazione dal fornitore (cataloghi, preventivi, documentazione accompagnatoria,
ecc.)
• Qualsiasi altro documento non sopra menzionato utile al sistema di Gestione
La documentazione è gestita ed archiviata dal relativo RdF e catalogata tramite stesura di un
elenco.
I tempi di conservazione sono trattati nella PG 4.2/02 (Gestione dei documenti di
registrazione per l’ambiente)
Rev.0 del 01 agosto 2005
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4.2
Procedura
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
Modalità operative di gestione della documentazione
4.2.1 Iter di emissione
4.2.1.1 Redazione
Il responsabile della elaborazione della documentazione di base del SGA è il RGA.
Il RGA, se necessario, può delegare formalmente ad altra risorsa della Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l. o esterna (in relazione alle relative competenze professionali)
l’elaborazione di un nuovo documento o la revisione di quelli già emessi.
Nel documento, oltre allo sviluppo dell'argomento, vengono indicati i dati di ingresso e anche,
quando applicabili, la normativa di riferimento, le interfacce e le eventuali prove da eseguire
con i relativi criteri.
Al responsabile della redazione spetta il compito di identificare il documento in modo
univoco, cosi come specificato al punto 4.1.1
I documenti che nascono all'esterno dell'azienda (contratto, disegni, specifiche tecniche,
norme, ecc.) e per i quali non è prevista una ricodifica interna, sono gestiti utilizzando
l'identificazione originale.
4.2.1.2 Controllo e verifica
Il responsabile della verifica della conformità del documento ai requisiti delle norme e alla
presente procedura (ved.4.1.1) è del RGA
È compito del RGA verificare, in riferimento alla Norma UNI EN ISO 14001:04, il
documento emesso per:
completezza dei dati
rispondenza degli stessi ai requisiti richiesti
flusso della sua gestione
- distribuzione
- archiviazione (modalità e tempi di conservazione)
4.2.1.3 Emissione
Il RGA firma per emissione
approvazione.
la documentazione di base del SGA prima della sua
4.2.1.4 Approvazione
La DIR approva la documentazione di base del SGA prima della sua emissione.
4.2.1.5 Distribuzione
La distribuzione dei documenti all'interno dell’azienda può essere effettuata:
Rev.0 del 01 agosto 2005
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•
•
4.2.1.5.1
Procedura
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
in forma controllata
in forma non controllata
Distribuzione in forma controllata
Il RGA provvede a distribuire le procedure approvate e si assicura che le vecchie siano
restituite e/o distrutte, affinché venga sempre adoperata la versione più recente.
Il ritiro riguarda l’intero documento di base (manuale, procedura,istruzione, modulo) superato
e l’emissione riguarda l’intero documento revisionato e non solo della parte modificato.
La documentazione di base del SGA viene consegnata almeno ai soggetti qui di seguito
elencati:
1. DIR – tutta la documentazione2. RdF - la parte relativa alla sua funzione 3. Organismo di Certificazione - tutta la documentazione Il RGA provvede a distribuire in forma controllata i “Manuali operativi” ai RdF, per la
diffusione al personale.
Il RdF è responsabile della illustrazione, diffusione, divulgazione e verifica dell’applicazione
delle procedure, delle istruzioni e moduli approvati presso il personale dell’area direttamente
coinvolto nei processi e nelle attività oggetto della procedura.
Le revisioni della documentazione di base vengono consegnate utilizzando il Modulo di
distribuzione (Mod.42/1B) adeguatamente compilato e firmato.
La raccolta di tali moduli serve anche come registrazione storica delle revisioni apportate.
4.2.2 Iter di modifica della documentazione di base
4.2.2.1 Modifiche ai documenti
Ogni RdF può avanzare proposte di modifiche al RGA.
Se accettate, il RGA procede all’emissione di un nuovo documento.
I documenti vengono aggiornati almeno nei seguenti casi:
non conformità del Sistema di gestione per l’Ambiente
necessità di completamento e integrazione derivanti da lacune o da esigenze di
specificazione e chiarimento
variazione della struttura e organizzazione aziendale
mutamento degli obiettivi
modifiche legislative, regolamentari e autorizzative
Rev.0 del 01 agosto 2005
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
Il RGA in caso di modifica parziale della documentazione, cioè che investa solo una parte di
una sezione, individua la pagina e il punto preciso dove inserire la modifica
• evidenziare con grassetto sottolineato il testo aggiunto e/o modificato
Es:
UNI EN ISO 14001:2004
Controllare se la modifica anche parziale di un documento produca la modifica del
documento ad esso collegato
♦ Es la modifica di PG 4.2/01 se comporta la modifica di MA 04 e, se previsti, la
modifica di I 4.2/1/01 e del modulo ad esso collegato
Se la modifica consiste nell’elaborazione di un documento ex novo individuare a quale Sez del
Manuale fa riferimento e codificarlo secondo le indicazioni del punto 4.1.1
La modifica dell’Edizione del Manuale avviene ogni 5 revisioni subite da una o più sezioni, ed essa
comporta un azzeramento di tutte le revisioni della sezioni del manuale.
4.2.2.2 Iter di ritiro della documentazione superata
Il responsabile del ritiro della documentazione di base del SGA superata è il RGA.
Il RGA ritira l’intero documento superato dai luoghi di lavoro e li distrugge, mentre una copia
viene conservata in archivio a cura del RGA con la dicitura “SUPERATO” in caratteri grandi
e in maniera evidente, in modo che non vi siano equivoci.
4.2.3 Documentazione a distribuzione non controllata
La documentazione a distribuzione non controllata è consegnata:
- agli Enti esterni che ne facciano richiesta,
- per decisione della Azienda Agricola CAPEZZALE s.r.l.,
- al personale interno che ne faccia richiesta al proprio RdF
apponendo su di essa la dicitura "COPIA IN DISTRIBUZIONE NON CONTROLLATA".
È responsabilità di chi riceve tali copie non diffonderle ad altri ed accertarsi costantemente
della loro attualità.
Tali copie possono essere eliminate senza alcuna autorizzazione, direttamente dalla
persona/ente che la detiene, quando non più utilizzate.
4.2.4 Gestione di tutta la documentazione del SGA
Il RGA assicura che la documentazione sia:
1. portata a conoscenza dei RdF
Rev.0 del 01 agosto 2005
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CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
2. del personale interessato (a tal fine prepara “Manuali Operativi” per il personale
contenenti la documentazione necessaria);
3. utilizzata correttamente;
4. rimossa e aggiornata quando non più valida e/o superata.
Il RGA assicura l’archiviazione della documentazione superata i tempi previsti dalla PG
4.2/02 (Gestione dei documenti di registrazione per l’ambiente).
4.2.5 Gestione della documentazione interna non del SGA
Tutta la documentazione prodotta dall’azienda, non del SGA ma utilizzata nel sistema è
identificata e rintracciabile tramite il numero e la data di revisione di revisione.
Il RGA assicura l’archiviazione della documentazione superata i tempi previsti dalla PG
4.2/02 (Gestione dei documenti di registrazione per l’ambiente).
4.2.6 Gestione dei dati su supporto informatico
I supporti informatici sono periodicamente aggiornati da fornitori approvati.
Al fine di evitare la possibilità di perdita di dati, inseriti nei vari archivi, è pianificata
l’esecuzione di copia/backup semestrale, eseguiti dal RGA o dal RdF ognuno per la propria
documentazione.
5
ARCHIVIAZIONE
La documentazione del SGA originale è conservata in formato cartaceo e informatico.
La conservazione e archiviazione della documentazione è gestita secondo la PG 4.2/02 (Gestione
dei documenti di registrazione per l’ambiente)
La responsabilità della archiviazione e reperibilità della documentazione è del RGA
6
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Norma UNI EN ISO 14001 punto 4.4.4
MA 04
Sistema di gestione integrata
PG 4.2/02
Gestione dei documenti di registrazione
Mod. 42/1A
Trasmissione doc a distribuzione controllata
Mod 42/1B
Registro distribuzione copie controllate
Mod 42/1C
Registro copie superate
Allegato 09
Elenco stato documentazione di base del SGA
Allegato 10
Matrice di correlazione
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 11 di 11
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod. 42/1A
Trasmissione doc. a distribuzione controllata
Trasmesso da:_________________ _______
Funzione:_______________________
Si prega di prendere in carico la documentazione allegata:
N° copie
Descrizione modifica
Cod. Doc.
Revisione
Del
di prendere atto del contenuto
di ritornare al mittente con la presente sottoscritta nello spazio predisposto, insieme al
documento superato entro . . . . . . . . . giorni dalla data di distribuzione
Trasmesso a:/Funzione
Data:
Rev.0 del 01 agosto 05
Firma per ricevuta
Data Ricezione
Firma del RGA per ricevuta
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
N°
Documento
Rev.0 del 01 agosto 05
Modulo
Mod. 42/1B
Registro distribuzione copie controllate
Consegnato a
in data
Firma per ricezione
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Cod.
Modulo
Mod. 42/1C
Registro copie superate
Titolo
Ritirato a
Funzione
in data
Firma
Leggenda: MA = Manuale del Sistema di Gestione per l’Ambiente; PG = Procedure; I = Istruzioni; Mod = Moduli
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 4.2/02
Registrazioni per l’ambiente
PROCEDURA GESTIONALE
REGISTRAZIONI PER L’AMBIENTE
INDICE
1.
SCOPO
2.
CAMPO DI APPLICAZIONE
3.
RESPONSABILITA’
4.
ATTIVITA’
4.1 Modalità operative di gestione delle Registrazioni del SGA
4.1.1 Identificazione raccolta e catalogazione
4.1.2 Archiviazione, conservazione e accesso
4.1.3 Aggiornamento ed eliminazione
4.1.4 Registrazioni ambientali provenienti dai fornitori
5.
ARCHIVIAZIONE
6.
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
Descrizione Modifica
0 del
01/08/05
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 2005
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
DIR
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
1
Procedura
PG 4.2/02
Registrazioni per l’ambiente
SCOPO
Identificare, registrare, catalogare, archiviare, conservare, aggiornare ed eliminare la
documentazione di Registrazione ambientale per verificare, dimostrare e monitorare l’efficacia del
SGA.
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
La registrazione per l’ambiente si applica ai documenti che ogni funzione produce in ragione di
procedure aziendali per dare evidenza delle attività svolte o dell'esito delle prove eseguite.
3
RESPONSABILITÀ
Le responsabilità per la compilazione, tempo di conservazione ed eliminazione sono indicate nella
Matrice dei documenti del SGA .
4.
ATTIVITA’
4.1
Modalità operative di gestione delle registrazioni del SGA
4.1.1 Identificazione raccolta e catalogazione
Tutta la documentazione di registrazione per l’ambiente è identificata, raccolta e catalogata
utilizzando i moduli e le modalità specificate nelle relative procedure al fine di garantire:
• l’unicità;
• la reperibilità;
• la chiarezza del contenuto;
• la riproducibilità;
• la correlabilità con i processi produttivi/prodotto e/o le attività a cui si riferiscono.
La documentazione di registrazione per l’ambiente, i documenti e i dati sono raccolti in appositi
contenitori (cartelle, raccoglitori, dischetti magnetici, ecc.) sui quali è apposta una chiara
identificazione del contenuto. Le modalità di catalogazione della documentazione sono quelle
riportate nelle relative procedure
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 2 di 3
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 4.2/02
Registrazioni per l’ambiente
4.1.2 Archiviazione, conservazione e accesso
La conservazione prevista, salvo dove diversamente indicato, per il Manuale del Sistema di
Gestione per l’Ambiente, le Procedure, le Istruzioni e la Modulistica, è per un periodo non inferiore
di 3 anni.
La documentazione prodotta dall’azienda, non del SGA, ma utilizzata dal sistema ha lo stesso
periodo di conservazione di 3 anni.
La documentazione di legge è compilata, conservata e archiviata secondo le modalità previste dalle
normative cogenti medesime.
Tutta la documentazione è conservata e archiviata in luogo protetto per evitarne il deterioramento,
lo smarrimento, il furto o la distruzione.
L’archivio della documentazione generalmente è situato presso la funzione che l’ha emessa o nel
luogo indicato nella specifica procedura che li riguarda.
4.1.3 Aggiornamento ed eliminazione
L’aggiornamento delle Registrazioni del SGA avviene nei tempi riportati dalle specifiche procedure
che le riguardano.
L’eliminazione della documentazione di Registrazione del SGA, dei documenti e dei dati avviene
dopo il tempo di conservazione e dopo un'altra valutazione del RdF dell'area di competenza.
4.1.4 Registrazioni ambientali provenienti dai fornitori
La documentazione proveniente dal fornitore deve essere leggibile e comprensibile.
È cura del RACQ, con l’aiuto del RGA, verificare l’adeguatezza della stessa e richiedere
spiegazioni o copia della stessa al fornitore qualora non comprensibile o illeggibile.
Questa documentazione è raccolta, catalogata, archiviata, conservata, aggiornata ed eliminata con le
stesse modalità riportate in questa procedura.
5
ARCHIVIAZIONE
Secondo le modalità riportate nelle procedure e nella tabella (ved. 4.1.2)
6
♦
♦
♦
♦
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Norma ISO 14001:04 punto 4.5.3
MA 04
Procedure
Registrazioni di legge, regolamentari, autorizzative
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 3 di 3
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 5.2/01
Gestione delle Prescrizioni Legislative
PROCEDURA GESTIONALE
GESTIONE DELLE PRESCRIZIONI LEGISLATIVE
INDICE
1
SCOPO
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
3
RESPONSABILITÀ
4
ATTIVITA’
4.1
4.2
Identificazione ed aggiornamento delle prescrizioni
Sorveglianza sulla conformità normativa
5
REGISTRAZIONE, ARCHIVIAZIONE
6
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
Descrizione Modifica
0 del
01/08/05
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 2005
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
del DIR
Pagina 1 di 3
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
1
Procedura
PG 5.2/01
Gestione delle Prescrizioni Legislative
SCOPO
Definire le modalità che consentano di identificare e di accedere alle prescrizioni legali e di altro
tipo sottoscritte dall’organizzazione e che consentano di valutare periodicamente la conformità alle
stesse che riguardano gli aspetti ambientali delle sue attività, prodotti o servizi.
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura è applicata all’attività di produzione agricola di cerealicole e proteo-oleaginose
che si effettuano nei terreni di proprietà o in affitto.
3
RESPONSABILITÀ
Ha la responsabilità della corretta applicazione della procedura e della gestione
delle modalità per l’individuazione nonché dell’aggiornamento delle
prescrizioni legislative.
RGA
Amministratore
Esperto Agrario
4
Hanno la responsabilità di identificare nonché aggiornare le prescrizioni
legislative applicabili
Hanno la responsabilità di valutare la conformità normativa applicabile al sito
ATTIVITA’
4.1
Identificazione ed aggiornamento delle prescrizioni
La seguente tabella sintetica, per ogni tipologia di prescrizione, identifica il soggetto responsabile,
la fonte di aggiornamento ed il luogo di archiviazione.
Tipologia
Resp.
aggiornamento
Norme di Riferimento
per il SGA
RGA
Legislazione e
indicazioni tecniche
in campo agronomico
Legislazione e
indicazioni tecniche
in campo ambientale
Fonte e metodo di aggiornamento
Frequenza
valutazione /
sorveglianza
della
conformità
Registraz.
Valutazione /
sorveglianza
della
conformità
Contatti periodici con consulenti e comunque
durante gli audit interni
6 mesi
Rapporto di
audit
Amministrato Informazioni settimanali dall’associazione di
re
categoria Unione Agricoltori e dal CAI (centro
assistenza agricola ) ai quali l’Agronomo va
Esperto
visita.
Agrario
Settimanali
Comunicazi
one interna
Mod. 56/1C
Amministrato
re
RGA
Consultazione e news letter dai siti web
Libri di settore
Leggi relative alla
Amministrato
sicurezza
re
Rev.0 del 01 agosto 2005
Mensile
Comunicazi
one interna
Mod. 56/1C
Pagina 2 di 3
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 5.2/01
Gestione delle Prescrizioni Legislative
Per il corretto funzionamento del SGA è compito di tutti i responsabili indicati in tabella:
Consultare le riviste scientifiche e tecnico-giuridiche di settore;
Provvedere allo studio ed alla corretta interpretazione della norma e/o del documento
reperito e verificarne l’applicabilità al frantoio;
Assicurarsi che tutto il personale operi in conformità a quanto prescritto dalla normativa;
Valutare il grado di conformità ai limiti (es. limiti tabellari) imposti dalla legge.
Rimane comunque dell’Amministratore la responsabilità ultima della conformità alle disposizioni
normative.
4.2
Sorveglianza sulla conformità normativa
La valutazione periodica della conformità alle leggi ed ai regolamenti ambientali applicabili viene
effettuata dalle funzioni responsabili secondo quanto previsto nella tabella sopra.
RGA, in collaborazione con agronomo, verifica lo stato della conformità alla normativa ambientale
all’inizio di ogni stagione olearia.
Eventuali non conformità dovranno essere registrate.
5
REGISTRAZIONE, ARCHIVIAZIONE
Nel “Archivio delle Leggi” va registrato le disposizioni normative (Mod. 52/1B) individuando in
particolare gli adempimenti puntuali, ove ce ne fossero, e le scadenze di essi.
Nel “Archivio della documentazione autorizzatoria” va registrato tutte le autorizzazione inerenti
l’attività (Mod. 52/1A) individuando in particolare le leggi di riferimento e le scadenze di esse.
Nel “Archivio della documentazione esterna” va registrato la documentazione di origine esterna
utile alla gestione dell’attività (Mod. 52/1C), come ad esempio :
Le norme tecniche
I libretti di uso e manutenzione degli impianti, delle attrezzature, e degli automezzi
Il sistema di Sicurezza e prevenzione nei luoghi di lavoro
I contratti con i clienti
Le schede tecniche di sicurezza
Ogni qualvolta intervengano variazioni, RGA provvede ad aggiornare tali archivi.
La documentazione è archiviata secondo le modalità descritte in PG 4.2/01 e 4.2/02
La responsabilità della gestione e conservazione della documentazione di servizio è di RGA.
6
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Norma UNI EN ISO 14001 punto 4.3.2 e 4.5.1 (ultimo comma)
MA 02
Riferimenti Normativi
MA 05
Responsabilità della Direzione
Analisi Ambientale Iniziale
Mod. 52/1A Archivio Documenti Autorizzativi
Mod. 52/1B Archivio delle Leggi
Mod. 52/1C Elenco Documentazione Esterna
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 3 di 3
Archivio autorizzazioni / concessioni / altri documenti di obblighi legislativi
N°
Mod. 52/1A
Titolo doc.
Ente emanante
Iscrizione
Prot. Esterno
Data
Leggi di riferimento
Scadenza
Archivio
Note
Pagina 1 di 1
Archivio Leggi applicabili al Frantoio
N°
categoria Archivio
progressivo
legge
legge
interno
Mod. 52/1B
Titolo
tipo Numero
Data
Adempimento
Funzione
Scadenza
responsabile
Note
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod. 52/1C
Elenco documentazione esterna
N°
Documento
Rev.0 del 01 agosto 2005
Consegnato da
Collocazione
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 5.2/02
Gestione degli Aspetti Ambientali
PROCEDURA GESTIONALE
GESTIONE DEGLI ASPETTI AMBIENTALI
INDICE
1
SCOPO
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
3
RESPONSABILITÀ
4
ATTIVITA’
4.1
4.2
4.3
4.4
Identificazione e descrizione
Valutazione
Definizione delle Azioni da intraprendere
Aggiornamento
5
REGISTRAZIONE, ARCHIVIAZIONE
6
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
Descrizione Modifica
0 del
01/08/05
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 2005
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
del DIR
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
1
Procedura
PG 5.2/02
Gestione degli Aspetti Ambientali
SCOPO
La presente procedura ha lo scopo di valutare gli aspetti ambientali correlati alle attività ed ai
prodotti dell’Azienda Agricola CAPEZZALE s.r.l., determinare quali di loro hanno o possono
avere impatti significativi sull’ambiente.
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura è applicata all’attività di produzione agricola di cerealicole e proteo-oleaginose
che si effettuano nei terreni di proprietà o in affitto.
3
RESPONSABILITÀ
Ha la responsabilità della identificazione e valutazione degli aspetti
ambientali.
RGA
4
4.1
ATTIVITA’
Identificazione e descrizione
L’identificazione degli aspetti ambientali correlati con le attività del sito viene svolta utilizzando la
matrice mod. 52/2A, raccogliendo informazioni e dati, interviste al personale coinvolto, visita
diretto del sito.
Il dettaglio delle attività da analizzare sono quelle identificate dal Sistema Gestione Ambiente
dell’azienda attualmente presenti (X), occorse nel passato (P) e previste per il futuro (F) se
pertinenti, le quali sono prese in considerazione nelle loro condizioni gestionali normali (P, X, F), di
fermata e di avviamento(anomale: AP, A, AF) e d’emergenza (EP,E,EF).
Mentre gli aspetti ambientali presi in esame sono quelli in elenco nel par.A.3.1 nell’appedice del
ISO14001 con alcune precisazioni e/o aggiunte, come sotto definiti:
1 / Rilascio al suolo di Nitrati
2 / Emissioni condottate di aria
3 / Gas di scarico
4 / Scarichi idrici
5 / Rifiuti Pericolosi
6 / Imballaggi pericolosi
7 / Rifiuti NON pericolosi
8 / Uso del suolo, sottosuolo
9 / Risorsa Idrica da fiume
10 / Risorsa Idrica da pozzo
11 / Traffico indotto
12 / Energia da fonti non rinnovabili (elettricità, …)
13 / Uso di risorse naturali (gas, …)
14 / Uso materie prime
15 / Sostanze pericolose
16 / Rumore
17 / Odore-microgoccioline contenenti sostanze pericolose
18 / Impatto visivo – Vibrazioni
19 / Polveri sottili
20 / Fauna e Biodiversità
21 / Prestazioni ambientali dei fornitori, clienti
22 / CFC ; Radioattività ; Elettromagnetismo
Dalle matrice si identificano e descrivono gli impatti ambientali dell’azienda.
Rev.0 del 01 agosto 2005
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
4.2
Procedura
PG 5.2/02
Gestione degli Aspetti Ambientali
Valutazione
Gli aspetti ambientali identificati devono essere sottoposti al processo di valutazione, di seguito
descritto, al fine di valutarne la significatività e definire una graduatoria degli stessi.
Il processo di valutazione di ogni aspetto ambientale prevede le seguenti fasi :
Valutazione della Conformità legislativa, rispondendo al criterio numero 1
Cr. Descrizione
Criterio/punteggio
Punteggio
1
Adempimento legale
15
Inadempienza
5
mancanza :
- in attesa di
documentazione
- in attesa di verificare
0
adempimento completo
o nessuna prescrizione
applicabile
Valutazione della Rilevanza, rispondendo ai criteri dal n° 2 al n° 9
Cr. Descrizione
Criterio/punteggio
Punteggio
2
3
4
5
6
7
8
9
3
Presenza di limiti
Sensibilità normativa sporadicamente superati
o spesso avvicinati
L'aspetto è stato ripreso
all'interno della politica
dell'organizzazione che
Sensibilità interna
evidentemente ritiene
che sia da considerare
importante
Sensibilità delle parti
interessate
Sono pervenute
comunicazioni ufficiali
2
Presenza di limiti di
legge ampiamente
rispettati
1
Presenza adempimenti
formali richiesti dalle
prescrizioni
0
Nessuna prescrizione
legale applicabile
L'aspetto è non stato
ripreso all'interno della
politica
dell'organizzazione.
Sono pervenuti reclami
scritti
Sono state ricevute
lamentele/verbali
Non si sono mai
ricevute pressioni
esterne
l’aspetto è affrontato
l’aspetto è gestito in
nelle normali prassi
modo controllato
aziendali
L’aspetto ambientale
L’aspetto ambientale L’aspetto ambientale
L’aspetto ambientale
provoca/potrebbe
provoca/potrebbe
provoca/potrebbe
provoca/potrebbe
provocare effetti assai
provocare effetti non provocare effetti assai provocare effetti poco
Entità Qualitativa
persistenti e gravemente
persistenti ma
persistenti ma
persistenti e
nocivi
gravemente nocivi
scarsamente nocivi
scarsamente nocivi
- Valori misurati entro
il 90% dei limiti di
- Limiti di legge spesso
legge e/o limiti
avvicinati ma non
autoimposti
L'aspetto non è ancora
superati
Limiti di legge
monitorato.
Entità Quantitativa
- L'aspetto non è
sporadicamente superati
L’aspetto non è
- Limiti auto imposti
monitorato ma le
misurabile.
sporadicamente
quantità sono irrisorie
superati
rispetto allo stesso
parametro/aspetto di
altre attività della ditta
Durante l’attività
Mai capitato,
Probabilità/Frequenza
Durante l’attività
Durante l’attività
l’aspetto accade
l’accadimento può
di Accadimento
l’aspetto accade sempre l’aspetto accade spesso
sporadicamente
causare stupore
Situazione a lunga
Situazione di breve
Situazione di durata
Durata di Accadimento
Situazione continua
durata ma non
durata
estremamente limitata
continuativa
Modalità di Gestione e
controllo
l’aspetto non è gestito
l’aspetto è affrontato in
modo non sistematico
La significatività di ogni aspetto ambientale è valutata effettuando la somma dei vari punteggi :
S = (Cr1 + Cr2 + ... + Cr9 )
(0<S<39)
Un aspetto ambientale risulta significativo se il valore di “S” ad esso corrispondente risulta
maggiore di “12”, o se il solo criterio CR1 è maggiore di “0”.
Rev.0 del 01 agosto 2005
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 5.2/02
Gestione degli Aspetti Ambientali
S> 12
Cr >0
La registrazione di tale valutazione viene effettuata nel Registro degli Aspetti Ambientali
(Mod.52/2B).
4.3
Definizione delle Azioni da intraprendere
L’azione conseguente la significatività dell’aspetto non è legata solo ai valori che superano 12 ma
anche per valori inferiori secondo quanto sotto descritto.
SIGNIFICATIVITA’
ASPETTO
Livello di priorità delle
azioni da intraprendere
AZIONI CONSEGUENTI
Commenti
Obiettivi,
traguardi,
programmi
Procedure e/o
controlli
SI
SI
Cr1 > 0
S > 12
Aspetto da migliorare
immediatamente o nel breve
periodo, mediante interventi
tecnici e/o organizzativi
Gli aspetti devono essere
considerati nella definizione degli
OBIETTIVI e PROGRAMMI di
miglioramento ambientale,
adeguati alla diversa gravità ed
urgenza della situazione
riscontrata. Devono essere
predisposte procedure di
controllo operativo
S = 10 ÷ 12
Aspetto da migliorare e/o da
tenere sotto controllo al fine
di garantire la continuità della
sua corretta gestione nel
tempo
Gli aspetti devono essere oggetto
di attività di controllo e
sorveglianza volte a garantire il
mantenimento o il miglioramento
dell’attuale situazione
NO
SI
S < 10
Aspetto che può essere
trascurato mantenendo
semplicemente una traccia
della sua esistenza ai fini di
una sua eventuale futura
valutazione
Gli aspetti sono considerati non
significativi e quindi possono
essere trascurati nel seguito delle
attività di gestione ambientale
NO
NO
Nel Registro degli aspetti ambientali sono indicati anche le azioni da intraprendere per ridurre o
mantenere la significatività degli impatti correlati agli aspetti identificati.
4.4
Aggiornamento
Ogni volta che sopravviene una modifica e comunque non meno di una volta all’anno RGA effettua
un aggiornamento degli aspetti ambientali e della loro valutazione.
5
REGISTRAZIONE, ARCHIVIAZIONE
La registrazione dell’obiettivo e/o traguardo da istituire può essere fatta attraverso il riesame della
Direzione, Azione Preventiva o altra verbalizzazione mentre la procedura o controllo segue l’iter
della documentazione PG 4.2/01 o PG 4.2/02.
La documentazione è archiviata secondo le modalità descritte in PG 4.2/01 e 4.2/02
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 4 di 5
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 5.2/02
Gestione degli Aspetti Ambientali
La responsabilità della gestione e conservazione della documentazione di servizio è di RGA.
6
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
♦
♦
♦
♦
♦
Norma UNI EN ISO 14001 punto 4.3.2 e 4.5.1 (ultimo comma)
MA 05
Responsabilità della Direzione
Analisi Ambientale Iniziale e successive
Mod. 52/2A Matrice di correlazione
Mod. 52/2B Registro aspetti ambientali
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 5 di 5
Progressivo
Aspetto
attività
aspetto
Condizioni
Descrizione
Sensibilità normativa
Sensibilità interna
Sensibilità delle parti
interessate
Registro Aspetti Ambientali Significativi
Rev. 0 del 01/08/2005
Adempimento
legale
Modalità di Gestione
e controllo
Entità Qualitativa
Entità Quantitativa
Probabilità/Frequenz
a Accadimento
Durata di
Accadimento
S
Procedure e/o
controlli
(SI = 10÷12)
Mod 52-2B
Obiettivi,
traguardi,
programmi
(SI>12)
Pagina 1 di 1
macroprocesso
co
d
attività
Mezzo
Macchina
Operazione
cod
Odore-microgoccioline
contenenti sost. Pericolose
Rumore
Sostanze PERICOLOSE
Uso Materie prime
Energia da fonti non
rinnovabili (elettricità, …)
Uso Risorse naturali
(Gas,…)
Traffico Indotto
Risorsa Idrica da pozzo
Risorsa Idrica da fiume
Uso del Suolo, sottosuolo
Rifiuti NON pericolosi
Imballaggio pericoloso
Rifiuti Pericolosi
Gas di scarico
Scarichi idrici
X: aspetto presente in condizioni normali
P: incidente occorso nel passato
F: aspetto prevedibile nel futuro
A: aspetto presente in condizioni anomale
E: aspetto presente in condizioni emergenza
AP: aspetto presente in c.a. e incidente occorso nel passato
EP: asp. presente in c.e. e incidente occorso nel passato
Emissioni condottate di aria
Rilascio al suolo di Nitrati
Az. Agr. Capezzale srl (gruppo Mignini)
Impatto visivo - Vibrazioni
Mod 52-2A
MATRICE DI IDENTIFICAZIONE DEGLI ASPETTI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Rev. 0 del 01/08/2005
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 5.5/01
Gestione della Comunicazione
PROCEDURA GESTIONALE
GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE
INDICE
1
SCOPO
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
3
RESPONSABILITÀ
4
ATTIVITA’
4.1
4.2
Identificazione ed aggiornamento delle prescrizioni
Sorveglianza sulla conformità normativa
5
REGISTRAZIONE, ARCHIVIAZIONE
6
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
Descrizione Modifica
0 del
01/08/05
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 2005
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
del DIR
Pagina 1 di 3
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
1
Procedura
PG 5.5/01
Gestione della Comunicazione
SCOPO
Definire le modalità con cui l’azienda:
assicura le comunicazioni interne all’organizzazione;
assicura la comunicazione verso l’esterno;
gestisce la ricezione e la risposta alle richieste dalle parti interessate;
relativamente agli aspetti ambientali, al Sistema di Gestione Ambientale e a qualsiasi altra
comunicazione rilevante per l’ambiente.
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura è applicata all’attività di produzione agricola di cerealicole e proteo-oleaginose
che si effettuano nei terreni di proprietà o in affitto.
3
RESPONSABILITÀ
RGA
Ha la responsabilità della corretta applicazione della procedura
ACOMM
Ha la responsabilità di gestire la comunicazione e il protocollo.
4
ATTIVITA’
L’ azienda consapevole della importanza di attuare un efficiente sistema per garantire la
comunicazione ma anche della esiguità della propria struttura ha messo in piedi un sistema di
comunicazione interno ed esterno usando strumenti di base, (come incontri, fax e posta) ma molto
efficienti.
4.1
Comunicazione interna
L’uso di incontri, riunioni, comunicazioni interne, momenti di addestramento e formazione, scambi
di opinioni con i propri dipendenti assicura la comunicazione interna anche di argomenti relativi
agli aspetti ambientali significativi.
Il RGA in collaborazione con l’agronomo, garantisce inoltre, l’aggiornamento normativo e la
trasmissione interna agli operatori delle singole attività (cfr PG 52/01).
4.2
Comunicazione da e per l’esterno
L’azienda cosciente dell’importanza di comunicare da e per l’esterno, cura particolarmente questo
aspetto.
Internamente l’azienda ha istituito un protocollo della comunicazione, da cui si può evincere la
ricezione, la documentazione e le risposte alle eventuali richieste provenienti dalle parti interessate
esterne.
I canali per la richiesta di una informazione dall’esterno o per l’invio della risposta sono:
Posta cartacea
Fax
Telefono.
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 2 di 3
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 5.5/01
Gestione della Comunicazione
Posta elettronica
Tutti i canali sono principalmente gestiti da ACOMM e occasionalmente da RGA.
Mentre l’eventuale risposta è comunque definita dall’Amministratore
5
REGISTRAZIONE, ARCHIVIAZIONE
Tutte le comunicazioni che arrivano via carta vengo registrate ed archiviate nel protocollo.
Le comunicazioni riguardanti gli aspetti ambientali significativi ed ogni decisione in merito sono
registrate oltre che nel protocollo anche nei vari archivi gestiti per il SGA:
Mod. 52/1A Archivio di documenti autorizzativi
Mod. 52/1B Archivi di Leggi
Mod. 52/1C Archivio di documentazione di origine esterna
Mod. 82/2A Registrazione del reclamo
La documentazione è archiviata secondo le modalità descritte in PG 4.2/01 e 4.2/02
6
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Norma UNI EN ISO 14001 punto 4.4.3
MA 05
Responsabilità della Direzione
Mod. 52/1A Archivio Documenti Autorizzativi
Mod. 52/1B Archivio delle Leggi
Mod. 52/1C Elenco Documentazione Esterna
Mod. 82/2A Reclami
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 3 di 3
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 5.6/01
Riesame della Direzione
PROCEDURA GESTIONALE
RIESAME DELLA DIREZIONE
INDICE
1.
SCOPO
2.
CAMPO DI APPLICAZIONE
3.
RESPONSABILITA’
4.
ATTIVITA’
4.1 Modalità di gestione delle attività di riesame della Direzione
5.
ARCHIVIAZIONE
6.
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
0 del
01/08/05
Causale
(emiss./revis.)
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 2005
Descrizione Modifica
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
della DIR
Emissione
Pagina 1 di 8
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
1
Procedura
PG 5.6/01
Riesame della Direzione
SCOPO
Gestire il Riesame di tutto il Sistema di Gestione per l’Ambiente, da parte della Direzione della
Azienda Agricola CAPEZZALE s.r.l., per:
• assicurare che il SGA sia ben attuato
• valutarne l’efficacia e l’efficienza
• verificare che siano sempre soddisfatti la Politica per l’Ambiente e i relativi obiettivi
• stabilire nuovi obiettivi in logica di miglioramento continuo
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
La procedura si applica a tutto il SGA e alle relative attività
3.
RESPONSABILITA’
DIR
•
RGA
•
RdF
•
Ha la responsabilità del riesame del SGA
Ha la responsabilità di predisporre l’ordine del giorno, su indicazioni della DIR,
e di comunicarlo ai RdF
• Ha la responsabilità della predisposizione della documentazione necessaria al
riesame
• Ha la responsabilità dell’archiviazione della documentazione
Hanno la responsabilità di collaborare con il RGA nella puntuale
predisposizione della documentazione utile al riesame
4.
ATTIVITA’
4.1
Generalità
L'attività di riesame del SGA è pianificata ed eseguita in conformità a quanto programmato.
I risultati vengono registrati sul Mod. 56/1C (Verbale delle riunioni) e devono indicare almeno:
• l'obiettivo
• le risorse
• il tempo entro cui svolgere l'attività e
• come essa deve essere attuata e come ne deve essere verificata l’efficacia.
A seguito del riesame se è necessario sono apportate modifiche al SGA
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 2 di 8
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 5.6/01
Riesame della Direzione
4.1.1 Pianificazione
È tenuta almeno annualmente una riunione della DIR, formalizzata, al fine di condurre un riesame
dello stato del SGA nella sua globalità.
L'incontro sarà presieduto dalla DIR e coinvolgerà tutti i RdF.
La DIR predispone, con il supporto del RGA, un Ordine del Giorno che viene distribuito almeno
15 giorni prima dell’incontro (Mod. 56/1A).
4.1.2 Dati in ingresso
Gli elementi, oggetto di riesame, sono:
• verifica dei precedenti riesami
• le NC riscontrate
• reclami del Cliente e/o delle parti interessate
• i risultati delle verifiche interne del SGA, cioè le aree verificate, le carenze riscontrate, le
azioni correttive implementate e concluse, quelle in corso e quelle ancora da implementare.
• le osservazioni, le indicazioni, le non conformità eventualmente rilevate dall'Organismo di
Certificazione durante le visite di sorveglianza e/o dagli Enti di competenza
• prestazioni dei Fornitori
• opportunità di miglioramento
• gli aspetti di sicurezza sul posto di lavoro
• gli aspetti di protezione ambientale
• eventuali modifiche alle normative cogenti di settore, regolamentari e/o autorizzative o
nuove emissioni
4.1.3 Conduzione del riesame
Il riesame della DIR deve garantire che gli obiettivi ed i requisiti ambientali e i requisiti delle
normative cogenti, regolamentari e/o autorizzative risultino integrati agli obiettivi e ai requisiti
generali della Azienda Agricola CAPEZZALE s.r.l..
Il riesame, in particolare, riguarda:
• il raggiungimento degli obiettivi della Politica per l’Ambiente;
• la performance delle sorveglianze ambientali aziendali
• l'efficacia delle azioni correttive e preventive attuate;
• l'efficacia degli interventi di addestramento e formazione programmati ed attuati;
• gli eventuali mutamenti apportati o da apportare al SGA
• la corretta applicazione delle normative cogenti, dei regolamenti ed autorizzazioni
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 3 di 8
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 5.6/01
Riesame della Direzione
Nella conduzione del riesame devono essere registrate tutte le osservazioni, le raccomandazioni, le
conclusioni e le decisioni utili per il controllo dei processi e per il loro miglioramento continuo.
4.1.4 Dati in uscita
I risultati del riesame devono particolarmente focalizzarsi su:
• migliori prestazioni del SGA
• adeguatezza e pianificazione delle risorse
La DIR indica i tempi e le responsabilità per l’implementazione di eventuali raccomandazioni e/o di
eventuali azioni correttive da apportare al SGA che saranno ritenute necessarie.
Il RGA verifica la loro implementazione nei tempi stabiliti dalla DIR.
Per riesami della direzione che implicano analisi di punti particolarmente critici (es. applicazione di
normative, regolamenti, autorizzazioni o a seguito di rapporti di NC da parte di enti di competenza)
la DIR si riserva di invitare consulenti esterni e specializzati alle riunioni di riesame del SGA
4.2
Modalità operative di gestione del riesame
4.2.1 Pianificazione
Il RGA, in accordo con la DIR, convoca la riunione per il Riesame del SGA.
A tal fine:
1. stabilire la data e riportare gli argomenti da trattare indicati dalla DIR;
2. comunicare in forma scritta la convocazione con l’ordine del giorno ai partecipanti
utilizzando il Mod. 56/1A (Ordine del giorno)
3. inviare la comunicazione almeno 15 giorni prima della riunione
Almeno una settimana prima del giorno previsto della riunione il RGA:
4. provvedere alla predisposizione della documentazione di supporto al riesame:
• verifica dei precedenti riesami:
Mod. 56/1B (Verbale delle riunioni)
•
analisi delle eventuali riunioni effettuate nell’anno (con fornitori, clienti, ecc.):
Mod. 56/1B (Verbale delle riunioni)
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 4 di 8
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 5.6/01
Riesame della Direzione
•
le non conformità riscontrate nell’anno:
Mod. 83/1A (Rapporto di non conformità)
Mod. 83/1B (Report annuale delle non conformità e dei reclami)
•
i reclami dal cliente e/o parti interessate:
Mod. 83/2A (Reclamo)
•
dati delle verifiche ispettive interne:
Mod. 82/2D (Rapporto di verifica ispettiva interna)
•
risultati delle azioni correttive e preventive attuate:
Mod. 85/1A (Rapporto azioni correttive/preventive)
Mod. 85/1B (Piano indagini)
Mod. 85/1C (Registro delle azioni di miglioramento)
•
interventi addestrativo/formativi programmati e attuati:
Mod. 62/1A (Scheda personale addestramento/formazione)
Mod. 62/1B (Piano addestramento)
Mod. 62/1C (Intervento addestrativi/formativo)
•
performance del personale:
Mod. 62/1D (Valutazione personale)
•
dati delle verifiche ispettive dell’Organismo di Certificazione;
Report ispettore Organismo di Certificazione
•
dati delle verifiche ispettive di enti di competenza (ASL, ARPA, ecc);
Report verifiche ispettive
•
altra documentazione di supporto utile al fine di determinare la capacità
dell’organizzazione di soddisfare:
i requisiti delle parti interessate
i requisiti di normative cogenti, regolamentari e autorizzativi
e a determinare:
l’andamento delle performance degli aspetti ambientali
l’adeguatezza delle risorse agli obiettivi prestabiliti
Rev.0 del 01 agosto 2005
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 5.6/01
Riesame della Direzione
terminata la raccolta della documentazione
5. trasmetterne copia alla DIR, ai RdF e ad eventuali Consulenti esterni invitati dalla
DIR
4.2.2 Riunione
La DIR apre la riunione di riesame del SGA:
1. Verificare, con i presenti, l’adeguatezza del SGA ed il raggiungimento degli obiettivi
precedentemente fissati analizzando la documentazione predisposta.
se gli obiettivi non sono stati raggiunti
2. analizzare le cause
3. individuare le azioni necessarie e il tempo di implementazione e di verifica dell’efficacia
se gli obiettivi sono stati raggiunti
4. Individuare con i presenti i nuovi obiettivi.
In presenza di nuove normative cogenti, regolamentari, autorizzative e/o di modifiche delle
precedenti
5. analizzare le normative
6. vedere se l’organizzazione attualmente è a norma, cioè soddisfa i requisiti di legge se
non è in grado
7. individuare le azioni necessarie per la messa a norma, il tempo per la loro
implementazione e di verifica dell’attuazione e della loro efficacia
In riferimento ai nuovi obiettivi per la ambiente e/o alle nuove normative cogenti,
regolamentari ed autorizzative
8. individuare i criteri che devono possedere i fornitori per approvvigionare la ditta
9. individuare le eventuali modifiche da apportare al SGA
10. definire le azioni correttive e preventive da attuare PG 8.5/01 (Azioni correttive e
preventive);
11. identificare le figure interessate dalle modifiche
12. determinare i tempi di implementazione della/e azione/i individuate e di verifica della
loro efficacia
Il RGA:
Rev.0 del 01 agosto 2005
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 5.6/01
Riesame della Direzione
13. verbalizzare la riunione sul Mod. 56/1B (Verbale delle riunioni)
indicando:
- nomi dei partecipanti alla riunione
- oggetto della riunione;
- considerazioni sull’andamento del SGA con particolare attenzione a:
Politica per l’Ambiente
Obiettivi per l’Ambiente
Struttura organizzativa
Risorse
Infrastrutture
Grado di applicazione del SGA
-
le decisioni assunte in termini di:
-
Strategie
Obiettivi per il periodo
Azioni correttive e/o preventive individuate e il tempo della loro
implementazione e successiva verifica
La distribuzione prevista (es. fornitori, clienti, dipendenti, altri enti, ecc)
14. fare controfirmare il verbale ai presenti
15. In Sede di riesame la Direzione individua gli obiettivi e li quantifica nel Programma
ambientale (PrA)
La DIR:
16. provvede a dare comunicazione agli interessati circa le decisioni assunte utilizzando il
Mod. 56/1C (Comunicazioni) congiuntamente al Mod. 56/1B (Verbale delle riunioni)
e se necessario attraverso la distribuzione integrale oppure stralci del PrA
Il RGA, salvo diversa determinazione della DIR, verifica, in sede della prima verifica
ispettiva interna, l’implementazione e i risultati delle azioni correttive e/o preventive
stabilite (ved. P 8.2/02).
Rev.0 del 01 agosto 2005
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CAPEZZALE s.r.l.
5
Procedura
PG 5.6/01
Riesame della Direzione
ARCHIVIAZIONE
I Mod. 56/1A (Ordine del giorno), Mod. 56/1B (Rapporto del riesame della direzione), Mod.
56/1C (Comunicazioni), sono archiviati presso il RGA, nel raccoglitore “Responsabilità della
direzione”.
La gestione, conservazione e archiviazione della documentazione avviene secondo quanto indicato
in la P 4.2/01 (Gestione della documentazione) e in P 4.2/02 (Gestione dei documenti di
registrazione della qualità)
La responsabilità della gestione e reperibilità della documentazione è del RGA.
6
♦
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DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Norma UNI EN ISO 14001 punto 4.6
MA 05
Responsabilità della direzione
P 4.2/01
Gestione della documentazione
P 4.2/02
Gestione dei documenti di registrazione
P 8.2/02
Verifiche ispettive interne
P 8.5/01
Azioni correttive e preventive
Mod. 56/1A
Ordine del giorno
Mod. 56/1B
Verbale delle riunioni
Mod. 56/1C
Comunicazioni
Mod. 62/1A
Scheda personale addestramento/formazione
Mod. 62/1B
Piano addestramento
Mod. 62/1C
Intervento addestrativi/formativo
Mod. 62/1D
Valutazione personale
Mod. 82/2D
Rapporto di verifica ispettiva interna
Mod. 83/1A
Rapporto di non conformità
Mod. 83/1B
Report annuale delle non conformità e dei reclami - Foglio Excel Mod. 85/1A
Rapporto azioni correttive/preventive
Mod. 85/1B
Piano indagini
Mod. 85/1C
Registro delle azioni di miglioramento
Report ispettore Organismo di Certificazione
Report enti di competenza
Normative cogenti di settore, regolamentari e autorizzative
Rev.0 del 01 agosto 2005
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Modulo
Mod. 56/1A
Ordine del giorno
Da DIR a:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
In data ……………….. , alle ore …………, presso ……………..
viene indetto il Riesame della Direzione.
Ordine del giorno:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Si raccomanda
Si decide
Firma RGA
Rev.0 del 01 agosto 05
Firma DIR
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Modulo
Mod. 56/1B
Verbale delle riunioni
Data
Partecipanti
Oggetto della riunione:
Esiti:
Note:
Allegare eventuale altra documentazione di supporto
Firme dei partecipanti
Rev.0 del 01 agosto 05
La DIR
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CAPEZZALE s.r.l.
Data:
Mittente:
Destinatari:
Modulo
Mod 56/1C
Comunicazioni interne
Funzione
Oggetto:
Firma del Mittente
Rev.0 del 01 agosto 05
Firma del Destinatario
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CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 6.2/01
Formazione e addestramento
PROCEDURA GESTIONALE
FORMAZIONE E ADDESTRAMENTO
INDICE
1.
SCOPO
2.
CAMPO DI APPLICAZIONE
3.
RESPONSABILITA’
4.
ATTIVITA’
4.1
Generalità delle attività di formazione e addestramento
4.2
Modalità operative
4.2.1
Rilevazione delle necessità di formazione e addestramento
4.2.2
Pianificazione delle attività di formazione e addestramento
4.2.3
Attuazione delle attività di formazione e addestramento
4.2.4
Valutazione dell’efficacia delle attività di formazione e addestramento
4.2.5
Valutazione annuale
5.
ARCHIVIAZIONE
6.
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
Descrizione Modifica
0 del
01/08/05
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 05
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
del DIR
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Procedura
PG 6.2/01
Formazione e addestramento
1. SCOPO
Definire i criteri e le modalità per l’esecuzione delle attività di:
1. rilevazione delle necessità di formazione e addestramento del personale;
2. pianificazione dell’attività di formazione e addestramento;
3. svolgimento dell’attività di formazione e addestramento;
4. registrazione e valutazione della formazione e/o addestramento effettuato;
5. valutazione annuale delle prestazioni di tutto il personale.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
Le attività di addestramento e formazione si applicano a tutto il personale aziendale.
3. RESPONSABILITA’
DIR
•
•
•
•
•
•
Autorizza le attività di formazione e addestramento per il personale, proposte dal
RGA, e dai singoli RdF.
Approva il "Piano annuale di addestramento e formazione".
Individua le necessità di formazione e addestramento dei RdF con riferimento
alle attività da svolgere.
Fornisce i mezzi e le risorse adeguate allo svolgimento delle attività di
addestramento e formazione.
Valuta, con la collaborazione di RGA e dei RdF, l’efficacia della formazione e
addestramento effettuati.
Valuta annualmente, con la collaborazione di RGA e dei RdF, le prestazioni del
personale.
RGA
• Individua le necessità di formazione relativamente alle problematiche del
Sistema di Gestione per l’Ambiente.
• Propone le relative attività di formazione.
• Propone azioni correttive di formazione e/o addestramento quando dalle verifiche
ispettive e dall'andamento degli indicatori ambientali individua carenze nella
formazione o addestramento.
RdF
•
RRU
•
Individua le necessità di formazione relativamente alle problematiche delle
attività inerenti le loro funzioni di competenza.
Propone le relative attività di formazione.
•
•
Gestisce le schede personali relative all'addestramento e formazione.
Archivia e conserva la documentazione relativa.
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CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 6.2/01
Formazione e addestramento
4. ATTIVITA’
4.1 Generalità delle attività di formazione e addestramento
Le attività di formazione e addestramento vengono di solito effettuate attraverso:
• corsi di formazione interni/esterni;
• corsi di aggiornamento interni/esterni;
• riunioni interne;
• affiancamento a personale più esperto per un determinato periodo di tempo;
• divulgazione di informazioni e documenti tecnici.
Le attività di formazione e/o di addestramento possono essere necessari nei seguenti casi:
• personale di nuova assunzione o personale destinato a nuove mansioni;
• attività dove insiste un aspetto ambientale che può originare un impatto significativo;
• emissione e/o modifica del Sistema di Gestione per l’Ambiente o parte di esso (nuove
procedure, istruzioni di lavoro, moduli);
• emissione e/o modifica della politica e degli obiettivi nonché del programma ambientale
della Azienda Agricola CAPEZZALE s.r.l.;
• promulgazione di nuove normative cogenti e/o modifica delle esistenti;
• ottenimento di nuove autorizzazioni o modifica delle esistenti;
• prevenzione o correzione di non conformità, incidenti o di verbali da enti di controllo;
• esigenze espresse da parte del personale;
• ogniqualvolta si ritenga necessario
4.2 Modalità operative
4.2.1
Rilevazione delle necessità di formazione e addestramento
Il RGA, il RRU ed i RdF ogni fine anno:
1. valutare il personale utilizzando il Mod. 62/1D (Valutazione personale) [ved. punto
4.2.5];
2. verificare la formazione e addestramento effettuato in passato e la valutazione raggiunta;
3. individuare le necessità formative ed elaborare una proposta di addestramento e
formazione redigendo il Piano di formazione (Mod. 62/1A)
4. sottoporre alla DIR la proposta di formazione e addestramento.
DIR a fine anno:
1. definire i profili professionali degli RdF in linea con il mansionario ed in funzione degli
obiettivi espressi nella Politica e nel Programma per l’Ambiente;
2. esaminare le schede di formazione dei RdF
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CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 6.2/01
Formazione e addestramento
3. valutare l’eventuale necessità di formazione e addestramento con riferimento alle attività
svolte;
5. annotarle sul Piano addestrativo/formativo (Mod. 62/1B) e nel Mod 62/1A
4.2.2
Pianificazione delle attività di formazione e addestramento
DIR alla fine di ogni anno:
1. analizzare le proposte di formazione e addestramento sottopostegli dal RGA, RRU e dai
RdF;
2. valutare le capacita tecnico-operative del personale;
3. individuare le priorità di addestramento e formazione del personale
4. approvare il Mod. 62/1C (Piano annuale di addestramento e formazione) precisando:
- obiettivi;
- argomenti da trattare;
- descrizione attività;
- periodo e durata (orientativo o già definito);
- costo previsto (orientativo o già definito);
- identificazione persone interessate;
- modalità di verifica
5. comunicare al personale interessato il fabbisogno formativo/addestrativo individuato e il
periodo nel quale verrà attuata l’azione attraverso. (PG 5.6/01 Comunicazioni)
4.2.3
Attuazione delle attività di formazione e addestramento
Per le attività di formazione e addestramento approvate il RdF, a cui fanno riferimento le
persone oggetto delle attività autorizzate:
1. organizzare l’addestramento e la formazione del personale nel rispetto dei tempi e dei
costi stabiliti;
2. curare l’esecuzione del piano di addestramento;
3. compilare il Mod. 62/1C (Interventi addestrativi-formativi) facendolo firmare
all’interessato/i;
4. in presenza di valutazioni intermedie e/o finali riportare la valutazione nel Mod. 62/1C e
nel Mod. 62/1A;
5. trasmettere i moduli correttamente compilati al RRU per l’archiviazione e conservazione
nel fascicolo dipendente.
Il RRU all’arrivo dei moduli:
1. controllare che i moduli siano correttamente compilati e firmati;
2. archiviare la documentazione nel fascicolo dipendente.
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CAPEZZALE s.r.l.
4.2.4
Procedura
PG 6.2/01
Formazione e addestramento
Valutazione dell’efficacia delle attività di formazione e addestramento
RdF (o DIR se formazione sui RdF) a fine formazione e addestramento:
1. se previste verificare le valutazioni intermedie e/o finali raggiunte;
2. decidere la necessità della valutazione pratica;
3. stabilire i tempi della verifica pratica
4. a tempo prestabilito valutare, l’efficacia della formazione;
5. gli indicatori di efficacia, come riportati sul Mod. 62/1A, sono:
• Produttività
• Efficienza
• Competenza
• Aggiornamento professionale
• Altro………………………… (identificare altri indicatori)
Se uno o più indicatori non sono applicabile scrivere nel campo TOTALE la sigla NA (non
applicabile)
6. per ogni indicatore dare
• 1 se Insufficiente
• 2 se Sufficiente
• 3 se Buono
La formazione / addestramento è ritenuto efficace quando la valutazione (Totale del punteggio
diviso numero degli indicatori considerati) è maggiore o uguale a 2; se la valutazione è
inferiore a 2 è necessario proporre e sviluppare altri interventi addestrativi/formativi;
7. riportare la valutazione sul Mod. 62/1A (Scheda Personale-Formazione e
addestramento);
8. Comunicare l’esito della valutazione al personale interessato (PG 5.6/01 Comunicazioni)
4.2.5
Valutazione annuale
I RdF e il RGA annualmente procedono alla valutazione del personale:
1. stabilire il giorno della riunione;
2. prendere i moduli:
- Mod. 62/1D Valutazione del Personale;
- Mod. 62/2A Scheda personale Formazione e addestramento
- Mod. 82/2B Verbale delle verifiche ispettive interne
- Mod. 83/1A Rapporto non conformità
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Procedura
PG 6.2/01
Formazione e addestramento
- Mod. 83/2A Reclamo del clienti
3. analizzare i dati utilizzando il Mod. 62/1D (Valutazione del Personale);
4. i criteri di valutazione, come riportati nel Mod. 62/1D, sono:
• Attitudine alla collaborazione;
• Capacità tecniche;
• Capacità di gestire l’emergenze;
• Rispetto delle procedure aziendali;
• Reclami e/o non conformità riscontrate;
• Raggiungimento degli obiettivi aziendali;
• risultati ottenuti in riferimento agli obiettivi per l’ambiente;
• risultati ottenuti in riferimento al programma ambientale
• partecipazione costruttiva al miglioramento delle attività;
• rispetto degli aspetti legati alla protezione ambientale;
• utilizzo dei dispositivi di sicurezza sul posto di lavoro.
• Altri ...................................... (individuare altri criteri)
Se uno o più criteri non sono applicabile scrivere nel campo TOTALE la sigla NA (non
applicabile)
5. per ogni criterio dare:
1 se Insufficiente;
2 se Sufficiente;
3 se Buono;
il giudizio è ritenuto positivo quando la valutazione (Totale del punteggio ottenuto diviso numero
dei criteri considerati) è maggiore o uguale a 2; se la valutazione è inferiore a 2 è necessario
proporre e sviluppare interventi addestrativi/formativi;
6. se l’esito della valutazione è negativo proporre l’azione da intraprendere:
- formazione;
- addestramento;
- affiancamento;
- riunione con il dipendente
7. registrare l’esito complessivo della valutazione e l’eventuale azioni da intraprendere nel
Mod. 62/1A
8. trasmettere il Mod. 62/2D e il Mod. 62/1A a DIR
La DIR:
Rev.0 del 01 agosto 05
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CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 6.2/01
Formazione e addestramento
1. analizzare gli esiti della valutazione;
a fronte delle proposte dei RdF decide se:
- annullare l’azione proposta;
- modificare l’azione proposta (vedere punto 4.2.3);
- attuare l’azione proposta (vedere punto 4.2.3);
2. comunicare i risultati, (PG 5.6/01 -Comunicazioni), al personale.
5. ARCHIVIAZIONE
Tutti i documenti relativi alla formazione, addestramento e qualifica del personale sono archiviati
presso RRU, ordinati alfabeticamente per cognome. Nella sez. sono anche conservati eventuali
attestati e lettere di invito ai corsi.
La gestione, conservazione e archiviazione della documentazione avviene secondo quanto definito
in PG 4.2/01 (Gestione della documentazione) e in P 4.2/02 (Gestione dei documenti di
registrazione per l’ambiente).
Le schede personali sono esaminabili solo dalla DIR e dai RdF. I dati personali sono gestiti
secondo quanto indicato dalla normativa vigente sulla “Tutela delle persone e di altri soggetti
rispetto al trattamento dei dati personali”.
La responsabilità della gestione, archiviazione e reperibilità della documentazione è del RRU.
6. DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Norma UNI EN ISO 14001 punto 4.4.2
MA 06
Gestione risorse
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
PG 4.2/02
Gestione dei documenti di registrazione per l’ambiente
PG 5.6/01
Comunicazioni
Mod. 62/1A
Scheda Personale-Formazione e addestramento
Mod. 62/1B
Piano addestrativo/formativo
Mod. 62/1C
Intervento addestrativo/formativo
Mod. 62/1D
Valutazione del personale
Mod. 82/1C
Verbale delle verifiche ispettive interne
Mod. 83/1A
Rapporto non conformità
Mod. 83/2A
Reclamo
Normativa sulla Privacy Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati
personali
♦ Attestati
♦ Lettera di convocazione ai corsi
Rev.0 del 01 agosto 05
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod. 62/1A
Scheda personale - Formazione e addestramento
Nome e Cognome
Mansione
QUADRO DELLE NECESSITÀ DI ADDESTRAMENTO, FORMAZIONE O AFFIANCAMENTO
– AZIONI PROPOSTE Anno
Necessità evidenziate
Azioni proposte
Firma
proponente
e data
Approvazione
DIR
QUADRO ATTIVITÀ DI FORMAZIONE/ADDESTRAMENTO/AFFIANCAMENTO EFFETTUATE
Data
Anno:
Durata
Firma RdF
Descrizione
Corso n°
Scheda intervento addestrativi/formativo n°
VALUTAZIONE APPRENDIMENTO
Test intermedi: SI NO / Relazione: SI NO / Esame finale: SI NO / Certificati: SI NO
EFFICACIA DELLA FORMAZIONE
Esito valutazioni intermedie/finali: € I € S
€B
Valutazione efficacia eseguita a …………………dalla realizzazione della formazione/addestramento:
Produttività €1 €2 €3; Efficienza €1 €2 €3; Competenza €1 €2 €3; Agg. prof. €1 €2 €3
Altro:…………………………………………………………. €1 €2 €3
Note di verifica:
Data valutazione:
Rev.0 del 01 agosto 05
Firma RdF:
Firma RGQA:
Firma RRU:
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Anno:
Modulo
Mod. 62/1A
Scheda personale - Formazione e addestramento
Corso n°
Scheda intervento addestrativi/formativo n°
VALUTAZIONE APPRENDIMENTO
Test intermedi: SI NO / Relazione: SI NO / Esame finale: SI NO / Certificati: SI NO
EFFICACIA DELLA FORMAZIONE
Esito valutazioni intermedie/finali: € I € S
€B
Valutazione efficacia eseguita a …………………dalla realizzazione della formazione/addestramento:
Produttività €1 €2 €3; Efficienza €1 €2 €3; Competenza €1 €2 €3; Agg. prof. €1 €2 €3
Altro:…………………………………………………………… €1 €2 €3
Note di verifica:
Data valutazione:
Anno:
Firma RdF:
Corso n°
Firma RGQA:
Firma RRU:
Scheda intervento addestrativi/formativo n°
VALUTAZIONE APPRENDIMENTO
Test intermedi: SI NO / Relazione: SI NO / Esame finale: SI NO / Certificati: SI NO
EFFICACIA DELLA FORMAZIONE
Esito valutazioni intermedie/finali: € I € S
€B
Valutazione efficacia eseguita a …………………dalla realizzazione della formazione/addestramento:
Produttività €1 €2 €3; Efficienza €1 €2 €3; Competenza €1 €2 €3; Agg. prof. €1 €2 €3
Altro:…………………………………………………………. €1 €2 €3
Note di verifica:
Data valutazione:
Anno:
Firma RdF:
Corso n°
Firma RGQA:
Firma RRU:
Scheda intervento addestrativi/formativo n°
VALUTAZIONE APPRENDIMENTO
Test intermedi: SI NO / Relazione: SI NO / Esame finale: SI NO / Certificati: SI NO
EFFICACIA DELLA FORMAZIONE
Esito valutazioni intermedie/finali: € I € S
€B
Valutazione efficacia eseguita a …………………dalla realizzazione della formazione/addestramento:
Produttività €1 €2 €3; Efficienza €1 €2 €3; Competenza €1 €2 €3; Agg. prof. €1 €2 €3
Altro:…………………………………………………………. €1 €2 €3
Note di verifica:
Data valutazione:
Rev.0 del 01 agosto 05
Firma RdF:
Firma RGQA:
Firma RRU:
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod. 62/1B
Piano di addestramento
Annuale
Anno
Variazione/integrazione
Nº
DESTINATARI
MANSIONE AZIENDALE
FABBISOGNO FORMATIVO RILEVATO
INTERVENTI PREVISTI
PERIODO
ARGOMENTI
COSTO
€ Affiancamento con:
€
€ Corso interno tenuto da:
€
€ Corso esterno tenuto da:
€
€ Altro ____________________
€
€ Affiancamento con:
€
€ Corso interno tenuto da:
€
€ Corso esterno tenuto da:
€
€ Altro ____________________
€
OBIETTIVI PREVISTI
Data
Rev.0 del 01 agosto 05
Firma RdF
Firma RRU
Firma DIR
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Tipo di addestramento:
Titolo del corso:
Organizzatori:
Descrizione del corso:
Modulo
Mod. 62/1C
Intervento addestrativo/formativo
€Affiancamento €Corso interno €Corso esterno €Altro…………….
PARTECIPANTI
MANSIONE
Luogo
Durata, date e orari
Nome istruttore affiancamento
ARGOMENTI TRATTATI
DOCENTI e/o ISTRUTTORE
Firma partecipanti
Firma Docenti e/o Istruttore
VALUTAZIONE APPRENDIMENTO
Test intermedi: €SI €NO / Relazione: €SI €NO / Esame finale: €SI €NO / Certificati: €SI €NO
Esito valutazioni intermedie/finali: B S I
Note di verifica:
Data
Firma RdF
Rev.0 del 01 agosto 05
Firma RRU
Firma DIR
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Area:
Modulo
Mod. 62/1D
Valutazione personale
Dipendente
Caratteristica
Mansione
RdF
RRU
Anni di lavoro
RGA
RdD
TOT.1
Note
Attitudine alla collaborazione
Capacità tecniche
Capacità di gestire le emergenze
Rispetto delle procedure aziendali
Raggiungimento degli obiettivi aziendali
Risultati ottenuti in riferimento agli obiettivi per l’Ambiente
Partecipazione costruttiva al miglioramento delle attività
Rispetto degli aspetti legati alla protezione ambientale
Utilizzo dei dispositivi di sicurezza
Data:
Firma valutatori:
Firma DIR
1
Legenda 1-Insufficiente; 2-Sufficiente; 3-Buono.
Il giudizio é ritenuto positivo quando é maggiore/uguale a 2. Negli altri casi é necessario sviluppare interventi addestrativi/formativi da parte della Direzione.
Rev. 0 del 01 agosto 05
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod.62/1E
Scheda personale
Cognome Nome
Data di nascita
Città di nascita
Data assunzione
Numero matricola
Recapito (Indirizzo completo e telefono)
Titolo di studio
CURRICULUM PRIMA DELL’ASSUNZIONE
Anno
Ruolo in
Organ.
Descrizione
Durata
CURRICULUM PROFESSIONALE IN AZIENDA
Mansione
Requisiti richiesti
Data
acquisizione
requisito
FORMAZIONE, ADDESTRAMENTO EFFETTUATI DOPO L’ASSUNZIONE
Descrizione
Data inizio
Durata
Esito
REGISTRAZIONE QUALIFICHE RAGGIUNTE
Data
Qualifica
Motivazione
Firma DIR
Eventuali documenti allegati:
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 7.5/00
Gestione della manutenzione
PROCEDURA GESTIONALE
GESTIONE DELLA MANUTENZIONE
INDICE
1
SCOPO
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
3
RESPONSABILITÀ
4
ATTIVITA’
4.1
Manutenzione delle attrezzature/apparecchiature
5
REGISTRAZIONI
6
ARCHIVIAZIONE
7
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
Descrizione Modifica
0 del
01/08/05
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 2005
Firma per
emissione
RGQA
Firma per
approvazione
del DIR
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
1
Procedura
PG 7.5/00
Gestione della manutenzione
SCOPO
Lo scopo di questa procedura è definire la gestione delle attività di manutenzione e di tenuta sotto
controllo manutentivo dei mezzi e delle attrezzature di manutenzione.
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura è applicata all’attività di produzione agricola di cerealicole e proteo-oleaginose
che si effettuano nei terreni di proprietà o in affitto
3
RESPONSABILITÀ
RGA
Ha la responsabilità della corretta applicazione della procedura
Operatori
Hanno la responsabilità di effettuare la manutenzione hai mezzi.
4
ATTIVITA’
4.1
Manutenzione delle attrezzature/apparecchiature
Ogni mezzo o attrezzatura o apparecchiatura che ha bisogno di essere manutenuta, ha una sua
scheda di tecnica con le specifiche da seguire, che ricalcano o integrano quanto già definito
nell’apposito libretto di manutenzione proprio del singolo mezzo o apparecchiatura. (Mod. 75-0A
Scheda apparecchiatura)
5
REGISTRAZIONI
Ogni controllo sopra indicato viene registrato nel modulo 75-0B.
6
ARCHIVIAZIONE
La documentazione è archiviata secondo le modalità descritte in PG 4.2/01 e 4.2/02
La responsabilità della gestione e conservazione della documentazione di servizio è di ACOMM.
7
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Norma UNI EN ISO 14001 punto 4.4.6 let a)
MQ 07
Realizzazione del Servizio
Libretto di manutenzione dei mezzi/attrezzature.
Schede tecniche di sicurezza dei prodotti
Modulo 75-0A Scheda Mezzo/Apparecchiature/Attrezzatura
Modulo 75-0B Lista dei controlli
Rev.0 del 01 agosto 2005
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod 75-0A
Scheda Mezzo/Apparecchiature/Attrezzatura
€ Mezzo
€ Apparecchiatura
€ Attrezzatura
Modello
Codice/Matricola
Codice interno
Collocazione
Di misura ?
NO
SI
Soggetta a manutenzione ?
NO
SI
Periodicità
NO
SI
Periodicità
Descrizione
Soggetta a taratura ?
Descrizione
Caratteristiche tecniche
Documentazione disponibile
libretto d’uso
libretto manutenzione
altro ________________________
Archiviazione:
Data acquisto/installazione
Proprietario
Annotazioni:
Rev. 0 del 01/08/2005
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Riferito a:
€ Automezzi
€ Attrezzature
Modulo
Mod 75-0B
Lista controlli
€ Apparecchiature
€ Locali
€ Altro
Tipo/codice:
OGGETTO DEL
CONTROLLO
PERIODICITÀ
MODALITÀ
STANDARD E
RIFERIMENTI
ESITO1
FIRMA E DATA
OPERATORE
NOTE
1
In caso di NC aprire Mod.
Rev. 0 del 01/08/2005
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.2/01
Verifiche ispettive interne
PROCEDURA GESTIONALE
VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE
INDICE
1.
SCOPO
2.
CAMPO DI APPLICAZIONE
3.
RESPONSABILITA’
4.
ATTIVITA’
4.1 Verifiche Ispettive Interne
4.2 Modalità operative di gestione delle Verifiche Ispettive Interne
4.2.1 Pianificazione delle Verifiche Ispettive Interne
4.2.2 Scelta dei collaboratori per la Verifica Ispettiva Interna
4.2.3 Esecuzione della Verifica ispettiva Interna
5.
ARCHIVIAZIONE
6.
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
0 del
01/08/05
Causale
(emiss./revis.)
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 05
Descrizione Modifica
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
della DIR
Emissione
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CAPEZZALE s.r.l.
1
Procedura
PG 8.2/01
Verifiche ispettive interne
SCOPO
Stabilire modalità per la pianificazione, esecuzione e documentazione delle verifiche interne del
Sistema di Gestione l’Ambiente.
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura riguarda l’intero Sistema di Gestione aziendale. La procedura si applica a
tutti i processi di erogazione del prodotto, con particolare attenzione a quelli “critici” ed a tutti gli
aspetti ambientali, con particolare riferimento a quelli “significativi”.
L’intero Sistema di Gestione per l’Ambiente viene verificato almeno semestralmente.
Scopo delle verifiche ispettive è quello di verificare la corretta attuazione di quanto descritto nella
documentazione del SGA e prescritto nelle autorizzazioni e nelle normative cogenti.
Gli obiettivi da perseguire sono la valutazione oggettiva dell’efficacia del Sistema di Gestione per
l’Ambiente e l’identificazione delle opportunità di miglioramento, valorizzando ed interfacciando
gli esiti della visita ispettiva a fronte degli obiettivi definiti annualmente nella Politica per
l’Ambiente, al fine di potenziare, rafforzare ed ottimizzare le metodologie di analisi e
miglioramento
3
RESPONSABILITÀ
DIR
• Riesamina il SGA in base ai risultati delle Verifiche Ispettive Interne.
RdD
• Ha la responsabilità della puntuale e corretta applicazione della procedura
• Approva il Piano Annuale di Verifiche Ispettive Interne predisposto dal RGA
• Approva il Programma delle Verifiche Ispettive interne
RGA
•
•
•
•
•
RdF
• Hanno la responsabilità di assicurare la loro disponibilità e quella delle altre
persone coinvolte nell’attività soggetta a verifica
• Definiscono ed attuano le azioni correttive necessarie per rimuovere le cause
delle non conformità verificandone l’efficacia e prevenirne il ripetersi.
Ha la responsabilità di pianificare e coordinare le attività di verifica
Attua le attività pianificate
Verifica l'attuazione e l'efficacia delle azioni correttive eventualmente richieste
Mette a disposizione della DIR i risultati delle Verifiche Ispettive Interne.
Archivia la documentazione
Rev.0 del 01 agosto 05
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CAPEZZALE s.r.l.
4.
ATTIVITA’
4.1
Verifiche Ispettive Interne
Procedura
PG 8.2/01
Verifiche ispettive interne
Le Verifiche Ispettive Interne sono uno strumento aziendale per valutare che gli elementi del SGA
della Azienda Agricola CAPEZZALE s.r.l. vengano osservati, affinché il sistema stesso continui
a soddisfare i requisiti specificati volti al raggiungimento degli obiettivi indicati nella “Politica per
l’Ambiente” e alla conformità alla norma ISO 14001:04.
Le Verifiche Ispettive Interne devono inoltre dare evidenza oggettiva della necessità di ridurre,
eliminare e prevenire le non conformità.
Le verifiche ispettive interne sono:
1. pianificate annualmente ed effettuate semestralmente
2. richieste dalla DIR
3. richieste dal RGA per verificare l’efficacia di un’azione correttiva adottata in merito ad una
non conformità emersa nel corso di precedenti verifiche ispettive.
Per ciascuna verifica ispettiva programmata, il RGA ha il compito di:
1. effettuare la scelta dell’eventuale valutatore aggiunto (vedi par 4.2.4).
2. predisporre annualmente il Piano delle Verifica Ispettiva Interna (Mod. 82/2A)
3. trasmetterlo al RdF dell’area oggetto di verifica, almeno quindici giorni prima della data
programmata.
Sulla base della verifica programmata, il RdF in oggetto ha il compito di:
1. informare i dipendenti in merito agli obiettivi ed all’estensione della verifica ispettiva
2. fornire tutte le risorse necessarie al RGA per assicurare uno svolgimento efficace ed
efficiente della Verifica Ispettiva
Su autorizzazione della DIR alle Verifiche Ispettive Interne possono partecipare anche osservatori
interni od esterni: il nome degli osservatori deve essere riportato sia nel programma che nel
rapporto finale.
Per Verifiche Ispettive Interne particolarmente critiche (es. applicazione di normative cogenti) la
DIR si riserva di affidare a consulenti esterni e specializzati la conduzione delle verifiche stesse
(vedi par 4.2.4).
Rev.0 del 01 agosto 05
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CAPEZZALE s.r.l.
4.2
Procedura
PG 8.2/01
Verifiche ispettive interne
Modalità operative di gestione delle Verifiche Ispettive Interne
Il flussogramma esplicita l’attività generale mentre di seguito vengono dettagliate le attività
specifiche.
RESPONSABILITA'
ATTIVITA'
IMPUT
RGA
RdD
Verifica efficacia
di ACP di NC
DOCUMENTI
A cadenza
programmata
Richiesta della
DIR
Pianificazione della
Verifica Ispettiva
Mod. 82/2A
Trasmissione Piano al
RdD per approvazione
Mod. 82/2A
Mod. 82/2A
Analisi della
Pianificazione
Approvato?
NO
Comunicazione
delle modifiche
Si
Comunicazione di
partecipazione di
consulenti esterni
Trasmissione Piano
controfirmato al RGA
RGA
Mod. 56/1C
Programmazione della
Verifica Ispettiva
Interna
Mod. 82/2B
Predisposizione di una
lista di riscontro
Mod. 82/2D
Trasmissione Programma
controfirmato al RGA
RdD
Mod. 82/2A
Mod. 82/2B
Analisi della
Programmazione
Approvato?
Mod. 82/2B
NO
Comunicazione
delle modifiche
SI
Trasmissione
Programma
controfirmato al RGA
RGA
Comunicazione di
partecipazione di
consulenti esterni
Mod. 82/2B
Mod. 56/1C
Comunicazione ai RdF
Comunicazione ai
collaboratori
Attuazione della
Verifica Ispettiva
Interna
Rev.0 del 01 agosto 05
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CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.2/01
Verifiche ispettive interne
RESPONSABILITA'
ATTIVITA'
DOCUMENTI
RGA
Verifica
documentazione
Mod. 82/2B
Mod. 82/2D
NO
Conforme?
SI
Mod. 82/2B
Verifica processo/i
Mod. 82/2D
PG
8.3/01
NO
Conforme?
SI
Verifica esiti ACP
precedenti
Mod. 82/2B
Mod. 82/2D
NO
efficace?
SI
Compilazione
rapporto
RdD
Mod. 82/2C
Trasmissione
Rapporto al RdD
Mod. 82/2C
Analisi del rapporto
Mod. 82/2C
Trasmissione Rapporto
controfirmato al RGA
Mod. 82/2C
Comunicazione
esiti alla DIR
RGA
Comunicazione esiti ai
RdF
Chiusura Verifica
Ispettiva Interna
OUTPUT
Rev.0 del 01 agosto 05
applicazione del SGA e delle
prescrizioni regolamentari,
autorizzative e normative
Archiviazione
documentazione
PG 4.2/01
PG 4.2/02
Efficacia delle ACP
intraprese
Pagina 5 di 9
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CAPEZZALE s.r.l.
4.2.1
Procedura
PG 8.2/01
Verifiche ispettive interne
Pianificazione delle Verifiche Ispettive Interne
Il RGA:
1. pianificare ad inizio anno la data delle Verifiche Ispettive Interne stabilendo:
- l’oggetto
- il periodo
- i collaboratori (esclusivamente personale non coinvolto nel processo analizzato).
2. riportare la pianificazione sul Mod. 82/2A (Piano delle Verifiche Ispettive Interne)
3. sottoporlo all'approvazione del RdD
4. trasmetterlo in copia a tutti i RdF interessati.
Il RGA almeno 30 (trenta) giorni di anticipo sulla data di effettuazione della verifica:
5. stilare il Programma di Verifica Ispettiva Interna (Mod 82/2B)
6. sottoporre il Programma al RdD per l’approvazione
il RdD all’arrivo del Programma:
7. analizzare Programma
8. validare programma apponendo la firma sul Programma
9. in caso di eventuali modifiche comunicarle al RGA in forma scritta allegandolo al
Programma
10. trasmettere il modulo al RGA
Il RGA:
11. in presenze di modifiche cambiare il Programma secondo le indicazioni del RdD
12. predisporre, se ritenuto necessario, una Lista di riscontro (Mod 82/2D) che fa
riferimento alle sezioni del Manuale , alle Procedure e alle istruzioni di lavoro nonché
alle prescrizioni autorizzative e legislative di cui deve essere verificata la corretta
applicazione.
La preparazione di liste di riscontro è raccomandata ma non vincolante ai fini della Verifica
Ispettiva Interna.
13. comunicare, entro 15 (quindici) giorni al/i Rdf responsabile/i dell'area da ispezionare il
Programma della Verifica Ispettiva con il dettaglio degli argomenti da trattare,
trasmettendogli il Mod. 82/2B (Programma di Verifica Ispettiva Interna)
Rev.0 del 01 agosto 05
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CAPEZZALE s.r.l.
4.2.2
Procedura
PG 8.2/01
Verifiche ispettive interne
Scelta dei consulenti esterni per la Verifica Ispettiva Interna
In caso di partecipazione di consulenti esterni specializzati per analisi di punti critici
La DIR:
1. Comunicare almeno 40 (quaranta) giorni prima della Verifica Ispettiva Interna al RdD
e/o al RGA la presenza del consulente esterno utilizzando il Mod. 56/1C
(Comunicazioni interne)
2. Indicargli:
- nome cognome
- ruolo (responsabilità nella verifica)
- qualifica (vedi par 4.2.4)
- motivazioni
4.2.3
Esecuzione della Verifica Ispettiva Interna
Il RGA
1. Organizzare la verifica ispettiva interna pianificata
2. condurre la verifica ispettiva interna attraverso;
•
analisi della documentazione del SGA dell’area sottoposta a controllo al fine di:
verificare la completezza e chiarezza dell’informazioni riportate
la corretta gestione della documentazione secondo quanto stabilito dal SGA:
- Disponibilità sul luogo di lavoro.
- Accessibilità al personale.
- Stato di aggiornamento.
- Stato di conservazione.
- Conoscenza da parte del personale.
•
analisi del/i processo/i attraverso l’osservazione diretta al fine di:
verificare la corretta e puntuale osservazione di quanto previsto da:
- SGA
- Autorizzazioni e normative cogenti
Verificare l’efficacia degli strumenti/apparecchiature coinvolte nel/i processo/i
Verificare il grado di professionalità del/i dipendente/i coinvolto/i nel processo
Verificare lo stato di manutenzione dei dispositivi di sicurezza e/o a protezione
dell’ambiente
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 7 di 9
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.2/01
Verifiche ispettive interne
•
Interviste ai dipendenti coinvolti nel processo al fine di:
verificare il grado di consapevolezza/formazione in riferimento a:
- SGA
- Autorizzazioni e normative cogenti
- il processo in cui sono coinvolti
- attrezzature/apparecchiature che utilizzano
- gli aspetti ambientali interessati alla loro attività e i potenziali impatti che
ne possono derivare
•
verificare l’efficacia delle azioni correttive e/o preventive intraprese a seguito di
precedenti verifiche ispettive Ambientali.
3. Redigere il rapporto della verifica ispettiva condotta Mod. 82/2C (Rapporto di Verifica
4.
5.
6.
7.
8.
Ispettiva Interna)
descrivere dettagliatamente i problemi rilevati;
fare controfirmare il rapporto ai collaboratori della Verifica Ispettiva Interna
identificare gli interventi eseguiti o le azioni correttive e preventive da intraprendere.
Informare dei risultati il/i RdF e il personale coinvolti
comunicare al RdD i risultati tramite consegna del Mod. 82/2C
Il RdD:
9. analizzare il verbale
10. comunicare i risultati della verifica alla DIR tramite trasmissione del Mod. 82/2C
La DIR:
11. analizzare i risultati della verifica in collaborazione con il RdD e se necessario con la
partecipazione del personale coinvolto nella verifica ispettiva
le non conformità riscontrate in fase di Verifica Ispettiva Interna vengono trattate come
previsto nella procedura PG 8.3/1 (Gestione delle non conformità)
4.2.4 Requisiti minimi dell’auditor per la conduzione della visita
Attestazione “Valutatore sistemi di gestione ambientale ” riconosciuto AICQSICEV, o CEPAS o IRCA
Esperienza almeno di due anni sui sistemi di gestione ambientale
Rev.0 del 01 agosto 05
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
5
Procedura
PG 8.2/01
Verifiche ispettive interne
ARCHIVIAZIONE
La documentazione relativa alle verifiche ispettive interne è utilizzata, unitamente ai Piani delle
azioni correttive, quale documentazione a supporto dell'esecuzione dei riesami del SGA da parte
della DIR.
I Mod. 82/2A (Piano delle Verifiche Ispettive Interne), Mod. 82/2B (Programma delle
Verifiche Ispettive Interne), Mod. 82/2C (Rapporto di Verifica Ispettiva Interna), Mod. 82/2D
(Lista di riscontro), sono archiviati presso il RGA.
La documentazione è gestita, conservata e archiviata secondo le modalità indicate in P 4.2/01
(Gestione della documentazione) e in P 4.2/02 (Gestione dei documenti di registrazione per
l’Ambiente)
La responsabilità della gestione e reperibilità della documentazione è del RGA.
6
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Norma ISO 14001:04 punto 4.5.4
MA 08
Misurazioni analisi e miglioramento
P 4.2/01
Gestione della documentazione
P 4.2/02
Gestione dei documenti di registrazione per l’Ambiente
P 5.6/01
Riesame della direzione
P 8.3/01
Gestione delle non conformità
Mod. 56/1C
Comunicazioni interne
Mod. 82/1A
Piano delle Verifiche ispettive Interne
Mod. 82/1B
Programma Verifica Ispettiva Interna
Mod. 82/1C
Rapporto di Verifica Ispettive Interne
Mod. 82/1D
Lista di riscontro
Mod. 83/1A
Rapporto di Non Conformità
Mod. 83/1B
Report delle non conformità e dei reclami (foglio excel)
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 9 di 9
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod 82/1A
Piano delle Verifiche Ispettive Interne
Argomento
Responsabile
Partecipanti
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Responsabilità della Direzione
Gestione Risorse Umane
Infrastrutture/ambiente di lavoro
Approvvigionamento
Processi relativi al cliente
Processi relativi al servizio /
prodotto
Sistemi di controllo/monitoraggio
Gestione processi di misurazione,
analisi, miglioramento
Documentazione
Aggiorn. normative cogenti
Verifiche per l’Anno
Rev.0 del 01 agosto 05
Data della pianificazione
Firma del RGA
Firma del RdD
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod 82/1B
Programma Verifica Ispettiva Interna
Data:
Da: RGA
A:
Programma di verifica ispettiva del: _______________________
Attività da ispezionare: _____________________________dalle ore _________ alle ore________
Collaboratori:________________________/_______________________/____________________
1) Verifica preliminare sulla documentazione del sistema di gestione per l’ambiente:
2) Verifiche su visite precedenti:
• Controllo dell’attuazione di azioni correttive previste per eliminare non conformità rilevate in
precedenti verifiche ispettive.
3) Oggetto della verifica ispettiva attuale:
A) Argomenti da esaminare:
B) Controllo dell’applicazione delle seguenti procedure:
4) Eventuali liste di riscontro che saranno utilizzate (in allegato)
•
Lista di riscontro n.______Rev._____
Lista di riscontro n.______Rev._____
•
Lista di riscontro n.______Rev._____
Lista di riscontro n.______Rev._____
Nota: le liste di riscontro non sono vincolanti agli effetti di eventuali approfondimenti o ulteriori controlli
che si rendessero necessari nel corso della Verifica Ispettiva Interna
Firma RGA
Rev.0 del 01 agosto 05
Firma RdD
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Data:
Oggetto:
Responsabile Verifica:
Collaboratori:
Modulo
Mod 82/1C
Rapporto Verifica Ispettiva
Verifica ispettiva interna
Aree oggetto di verifica:
Risultati:
Non conformità riscontrate:
Firma del RGA
Rev.0 del 01 agosto 05
Firma dei Collaboratori
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod.82/1D
Lista di riscontro
Data:
Funzione / processo aziendale verificato
rif. p.to
Norma, MA, PG
Valutazione
Pos/neg
Firma del Auditor
Rev.0 del 01 agosto 05
Persone intervistate
Evidenze oggettive, note/commenti
Firma degli intervistati
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.2/02
Gestione reclami
PROCEDURA GESTIONALE
GESTIONE RECLAMI
INDICE
1.
SCOPO
2.
CAMPO DI APPLICAZIONE
3.
RESPONSABILITA’
4.
ATTIVITA’
4.1 Modalità operative di gestione del reclamo
5.
ARCHIVIAZIONE
6.
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
0 del
01/08/05
Causale
(emiss./revis.)
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 05
Descrizione Modifica
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
della DIR
Emissione
Pagina 1 di 6
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
1
Procedura
PG 8.2/02
Gestione reclami
SCOPO
Definire responsabilità e modalità per risolvere ogni reclamo proveniente da:
parti interessate relativamente alle segnalazioni inerenti agli impatti ambientali
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica a tutti i reclami, comunque pervenuti, all’ Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l..
1. reclami presentati direttamente da parte del Cliente subito dopo aver usufruito del
prodotto/servizio;
2. reclami presentati dal Cliente a distanza di tempo dal momento della
produzione/commercializzazione;
3. reclami relativi ad impatti ambientali presentate dalle parti interessate
3
RESPONSABILITÀ
DIR
• Analizza i Reclami e valuta i risultati delle azioni correttive e/o preventive
intraprese nel riesame del SGA
RdD
• Ha la responsabilità della corretta applicazione della procedura
• Valuta l’efficacia del trattamento dei reclami di tipo ambientale
RGA
• ha la responsabilità di trattare direttamente tutti i reclami ambientali e decide
l’apertura di una eventuale NC
• ha la responsabilità di verificare l’efficacia di eventuali trattamenti e/o azioni
correttive di NC che hanno provocato il reclamo.
• Comunica al cliente o alla parte interessata le azioni intraprese
• ha la responsabilità di registrare i reclami, archiviarli e rendere disponibile la
documentazione
RdF
• hanno la responsabilità di istruire tempestivamente tutti gli elementi per il
trattamento del reclamo del cliente e decidere l’apertura di un’eventuale NC
• hanno la responsabilità di comunicare tempestivamente ogni reclamo
pervenutogli al RGA.
TUTTI
• Segnala i Reclami dei Clienti pervenutegli ai RdF
• hanno la responsabilità di comunicare tempestivamente ogni reclamo di tipo
ambientale al RGA.
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 2 di 6
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
4
Procedura
PG 8.2/02
Gestione reclami
ATTIVITA’
I reclami possono essere di diversa natura e a tutti vanno date risposte adeguate al fine di:
1. ottenere la soddisfazione e fidelizzazione del cliente;
2. rispondere adeguatamente alla parte interessata.
I reclami devono essere analizzati e trattati con particolare attenzione in quanto possono evidenziare
uno scostamento dei processi e/o nei prodotti commercializzati rispetto ai requisiti e prescrizioni
specificati o una carenza nelle procedure gestionali/ambientali o nella loro applicazione e quindi
portare all’apertura di una NC (PG 8.3/01):
In presenza di un reclamo ingiustificato individuare lo stesso le forme più opportune di
comunicazione al cliente
Il flussogramma esplicita l’attività generale mentre successivamente vengono dettagliate le attività
specifiche.
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 3 di 6
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.2/02
Gestione reclami
RESPONSABILITA'
DOCUMENTI
ATTIVITA'
Reclamo del Cliente o
parte interessata
IMPUT
TUTTI
Registrazione
reclamo
SI
Mod. 83/2A
ambientale?
NO
Comunicazione
immediata al
RGA
Comunicazione
al RdF
Mod. 83/2A
Analisi reclamo
Mod. 83/2A
RdF
Fondato?
NO
Comunicazione
cliente
chiusura
SI
Procedere
come NC
PG
8.3/01
Mod. 83/2A
Mod. 83/1A
Mod. 83/2A
Mod. 83/1A
Comunicazione
al RGA
RGA
OUTPUT
4.1
Mod. 83/2A
Registrazione
reclamo-foglio excel -
Mod. 83/2B
Procedere come
NC
PG
8.3/01
Chiusura reclamo
Archiviazione
documentazione
Mod. 83/1A
Mod. 83/2A
PG 4.2/01
PG 4.2/02
Mod. 83/2A
Mod. 83/1A
Mod. 83/1B
Mod. 85/1C
condizione di soddisfazione
cliente/parte interessata
Modalità operative di gestione del reclamo
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 4 di 6
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.2/02
Gestione reclami
Tutti possono ricevere i reclami.
Il personale che riceve un Reclamo indipendentemente del mezzo di ricezione deve:
1. registrare il Reclamo compilando il modulo Mod.83/2A (Reclamo), nella parte di
competenza
Se il Reclamo è pervenuto in forma scritta:
2. compilare il Mod.83/2A, parte di competenza, e allegare al modulo il reclamo scritto
Se il Reclamo è effettuato direttamente in sede:
3. invitare la persona a compilare il modulo di rilevazione Mod.83/2A
Se il Reclamo è riferito agli impatti/prestazioni ambientali del servizio realizzato:
4. inviare il reclamo al RdF, alla quale area si riferisce il reclamo, per una prima analisi ed
eventuale proposta di trattamento
Se il Reclamo è di tipo ambientale
5. inviare il reclamo al RGA per una prima analisi ed eventuale proposta di trattamento
All’arrivo del Mod.83/2A il RdF:
avviare un indagine per verificare se il reclamo è fondato
se il reclamo è infondato esso non porta ad una apertura di NC
1. procedere individuando le forme più opportune di risposta al reclamo
se il reclamo è fondato:
2. aprire una NC compilando il Mod.83/1A (Rapporto di Non Conformità)
3. trattare la NC come da procedura PG 8.3/01 (Gestione delle non conformità)
All’arrivo del Mod.83/2A il RGA:
avviare un indagine per verificare se il reclamo è fondato
se il reclamo è infondato esso non porta ad una apertura di NC
4. procedere individuando le forme più opportune di risposta al reclamo
se il reclamo è fondato:
5. aprire una NC compilando il Mod.83/1A (Rapporto di Non Conformità)
6. trattare la NC come da procedura PG 8.3/01 (Gestione delle non conformità)
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 5 di 6
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.2/02
Gestione reclami
7. registrare il reclamo sul Mod.83/2C (Report annuale dei reclami dei clienti –
foglio Excel -) al fine di permettere di estrapolare linee di tendenza sulla tipologia dei
reclami e sulle Aree dove si registrano il maggiore numero di reclami
5
ARCHIVIAZIONE
I Mod.83/2A (Reclamo del Cliente) e il Mod.83/2B (Report annuale dei reclami dei clienti –
foglio Excel -), è archiviato presso il RGA
La documentazione è gestita, conservata e archiviata secondo le modalità indicate in PG 4.2/01
(Gestione della documentazione) e in PG 4.2/02 (Gestione dei documenti di registrazione per
l’ambiente)
La responsabilità della gestione e reperibilità della documentazione sia cartacea che informatica è
del RGA.
6
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Norma ISO 14001 punti 4.5.1 e 4.5.2
MA 08
Misurazioni analisi e miglioramento
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
PG 4.2/02
Gestione dei documenti di registrazione per l’ambiente
PG 5.6/01
Riesame della direzione
PG 8.3/01
Gestione delle Non Conformità
PG 8.5/01
Azioni correttive e preventive
Mod.56/1B
Verbale delle riunioni
Mod.83/2A
Reclami dei clienti
Mod.83/1A
Rapporto di Non Conformità
Mod.83/1B
Report annuale delle non conformità e dei reclami- foglio Excel Mod.85/1A
Azioni correttive e preventive
Mod.85/1B
Piano indagini
Mod. 85/1C
Registro delle azioni di miglioramento
Comunicazione dal cliente/parte interessata
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 6 di 6
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod. 82/2A
Reclamo
Data:
Reclamo N°
DATI DEL CLIENTE/PARTE INTERESSATA
Codice:
(in assenza di codice nome e cognome e/o ragione sociale)
RECLAMO 1 O REGISTRAZIONE DELLA SEGNALAZIONE
Firma di chi ha rilevato il reclamo:
DATA INDAGINE:
Firma del Cliente (se possibile):
INDAGINE:
€ Reclamo fondato
ESITO INDAGINE : € Apertura RNC N°
€ Non apertura RNC
€ Reclamo infondato
Firma RGA
Campo da compilare in caso di non apertura RNC
AZIONE PROPOSTA
Da attuare entro il :
Responsabile :
ESITO AZIONE
€ Positivo
Data verifica
€ Negativo
Firma RGA:
IMPLICAZIONI
REGISTRAZIONI
Registrato al N° ___________ del Registro delle azioni di miglioramento
Il reclamo è stato trattato come da indicazione del RGA ed è stato chiuso in data:
Firma del RGA
1
In caso di documento pervenuto dal Cliente/Parte interessata, allegarne copia.
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.2/03
Gestione dell’attività di sorveglianza
PROCEDURA GESTIONALE
GESTIONE DELLE ATTIVITA’ DI SORVEGLIANZA
INDICE
1
SCOPO
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
3
RESPONSABILITÀ
4
ATTIVITA’ DI SORVEGLIANZA
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Nitrati rilasciati
Consumo di Gasolio
Consumo di Acqua
Ispezione presenza sostanze pericolose
Sorveglianza sulla valutazione della conformità legislativa
5
INDICATORI DI PRESTAZIONE
6
ARCHIVIAZIONE
7
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
Descrizione Modifica
0 del
01/08/05
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 05
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
del DIR
Pagina 1 di 3
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
1
Procedura
PG 8.2/03
Gestione dell’attività di sorveglianza
SCOPO
Lo scopo di questa procedura è stabilire, mantenere e descrivere modalità per sorvegliare e misurare
regolarmente le principali caratteristiche delle operazioni di produzione, che possono avere un
impatto significativo sull’ambiente, come indicato nella procedura di identificazione gli aspetti
ambientali (PG 5.2/02),
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura è applicata all’attività di produzione agricola di cerealicole e proteo-oleaginose
che si effettuano nei terreni di proprietà o in affitto
3
RESPONSABILITÀ
Ha la responsabilità della corretta applicazione della procedura
e di registrare e analizzare le sorveglianze istituite
RGA
4
4.1
ATTIVITA’ DI SORVEGLIANZA
Nitrati rilasciati
Viene misurato il rilascio di azoto nel terreno. Vedi Istruzione 70.01.01
4.2
Consumo di Gasolio
Viene registrato il gasolio usato per tutta la società
4.3
Consumo di Acqua
L’acqua usata da pozzo per irrigazione verrà misurata stimandone le quantità d’uso
4.4
Ispezione presenza sostanze pericolose
Il RGA effettua un giro di ispezione per la presenza di sostanze pericolose o non, nei terreni e nelle
strutture su di essi
Frequenza e modalità descritte nell’allegato 01.
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 2 di 3
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
4.5
Procedura
PG 8.2/03
Gestione dell’attività di sorveglianza
Sorveglianza sulla valutazione della conformità legislativa
La sorveglianza sul rispetto normativo viene effettuata da due figure responsabili, come nella
tabella seguente:
Tipologia
Resp. attività di
sorveglianza
Metodo
Frequenza
Registrazione
Aggiornamento del registro
52/1A
Documenti autorizzativi indicati
nel registro 52/1A
RGA
Lettura e valutazione del registro 52/1A
6 mesi
Comunicazione * interna
Mod. 56/1C
Varie
RGA
Valutazione del rapporto di audit interno
Ad ogni Audit
interno, circa 6
mesi
Rapporto di audit
Comunicazione * interna
Mod. 56/1C
Leggi relative alla sicurezza
Amministratore
Legislazione e indicazioni
tecniche in campo ambientale
Amministratore
RGA
Legislazione e indicazioni
Consulente sulla sicurezza
Mensile
Informazioni settimanali
dall’associazione di categoria Unione
Agricoltori e dal CAI (centro
assistenza agricola ) ai quali
l’Agronomo fa visita.
Mensile
Comunicazione * interna
Mod. 56/1C
Comunicazione * interna
Mod. 56/1C
tecniche in campo agronomico
* La registrazione della comunicazione attraverso il mod 56/1C viene fatta solo quando necessita la
diffusione di una modifica, variazione, integrazione e comunque quando necessita
informare/registrare un mutamento delle condizioni precedenti.
5
INDICATORI DI PRESTAZIONE
Vedere All. 01 della procedura
6
ARCHIVIAZIONE
La documentazione è archiviata secondo le modalità descritte in PG 4.2/01 e 4.2/02
La responsabilità della gestione e conservazione della documentazione di servizio è di RGA.
7
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
♦ Norma UNI EN ISO 14001 punto 4.5.1
♦ MA 08
Monitoraggi
♦ Mod 56/1C comunicazione interna
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 3 di 3
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Allegato
All.01 - PG 8.2/03
Indicatori di efficienza/efficacia
Il presente allegato è da considerarsi parte integrante della PG 8.2/03 Attività di sorveglianza
INDICATORI DI PRESTAZIONE
EFFICIENZA
Indicatore
Indice di efficienza azotata
media
mc acqua per stagione
mc di gasolio per stagione
Valore
Frequenza
controllo
Resp.
Controllo
Modalità controllo
> 50%
Fine stagione
RGA
Vedi I 70.01.01
<200.000
Fine stagione
RGA
Analisi bolletta
<30
Fine stagione
RGA
Analisi registro
EFFICACIA
Indicatore
mc acqua per Ha (x100)
Lit di gasolio per Ha
N° di riscontri sulle
ispezioni presenza rifiuti o
sost. pericolose
< 11
<150
Frequenza
controllo
Fine stagione
Fine stagione
Resp.
Controllo
RGA
RGA
Modalità
controllo
Analisi bolletta
Analisi bolletta
<1
Trimestrali
RGA
Giro di ispezione
Valore
Ogni scostamento riscontrato dai valori sopraindicati aprire una NC (PG 8.3/01) ed informare il RGA
Rev. 0 del 01 agosto 05
Pagina 1 di 1
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Istruzione
I 7.0/01/01
Gestione degli impatti da nitrati
ISTRUZIONE OPERATIVA
GESTIONE DEGLI IMPATTI DA NITRATI
INDICE
1
SCOPO
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
3
RESPONSABILITÀ
4
ATTIVITA’
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
Divieti
Misure obbligatorie
Misure raccomandate
Tecniche di distribuzione
Periodi di applicazione
Dosi di applicazione
Criteri per il calcolo del bilancio azotato
5
ARCHIVIAZIONE
6
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
Descrizione Modifica
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
del DIR
0 del
01/08/05
Emissione
*
*
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 1 di 7
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
1
Istruzione
I 7.0/01/01
Gestione degli impatti da nitrati
SCOPO
Lo scopo di questa istruzione è definire le modalità effettuare la sorveglianza su tutte quelle attività
che aumentano l’impatto negativo del terreno apportato dai Nitrati
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura è applicata all’attività di produzione agricola di cerealicole e proteo-oleaginose
che si effettuano nei terreni di proprietà o in affitto.
3
RESPONSABILITÀ
Ha la responsabilità di verificare la corretta applicazione
dell’istruzione e della compilazione e gestione della
modulistica indicata
Ha la responsabilità della corretta applicazione dell’istruzione
e della corretta compilazione della modulistica
Agronomo
Dipendente
4
ATTIVITA’
Per la corretta gestione al fine della riduzione degli impatti ambientali da nitrati, l’agronomo è
responsabile dell’applicazione, da parte dei dipendenti, delle seguenti istruzioni.
L’agronomo è responsabile del calcolo del bilancio azotato all’inizio della stagione agricola ai fini
della corretta pianificazione della distribuzione dei concimi (kg/ha).
4.1
Divieti
E’ vietato lo spargimento dei fertilizzanti azotati minerali nelle seguenti situazioni e periodi
dell’anno:
a) terreni saturi d’acqua, gelati o innevati;
b) superfici non interessate da attività agricole;
c) a distanza inferiore a
o 100 mt dal limite demaniale delle acque dei bacini lacustri naturali,
o 5 mt dai corsi d’acqua naturali con distanza misurata a partire dalle sponde o
dal piede degli argini;
d) nel periodo 1/12 – 31/1 ed in prossimità della pratica irrigua.
4.2
Misure obbligatorie
-
Tenuta di un registro dei fertilizzanti, composto da fogli numerati (Mod. 70/1A)
-
Il registro deve essere aggiornato nella stessa giornata di impiego dei fertilizzanti.
-
Il registro dei fertilizzanti è redatto e sottoscritto dall’agronomo
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 2 di 7
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
4.3
Istruzione
I 7.0/01/01
Gestione degli impatti da nitrati
Misure raccomandate
1. Nei terreni con pendenza superiore al 15%:
a. prevedere una copertura del suolo attraverso l’inserimento di colture intercalari e di
copertura.
b. effettuare, nelle colture arboree, l’inerbimento, almeno nell’interfila.
c. non effettuare lavorazioni del terreno a profondità superiore a 25 cm.
2. Nel caso di terreno non coperto da vegetazione effettuare l’interramento dei fertilizzanti
azotati entro le 48 ore successive alla loro somministrazione.
3. Nel caso di irrigazione a scorrimento porre particolare attenzione all’adeguatezza del
volume di adequamento, tenendo conto delle esigenze della coltura, al fine di evitare sprechi
e rischi di lisciviazione
4. Non attuare l’irrigazione a scorrimento sui terreni:
a. molto permeabili;
b. ove il livello della falda disti mediamente meno di 1.50 mt dal piano di campagna;
c. con strato di suolo utile alle radici inferiore a 15 – 20 cm;
d. con pendenze superiori al 3%, salvo il ricorso ad opportune sistemazioni irrigue.
4.4
Tecniche di distribuzione
1. La distribuzione dei fertilizzanti azotati deve essere effettuata in maniera tecnicamente corretta
ed evitare fenomeni di ruscellamento.
2. La scelta delle tecniche di distribuzione deve tenere conto:
-
delle caratteristiche del sito (tipo e geomorfologia del suolo);
-
delle condizioni del suolo (in funzione dell’umidità del suolo, delle colture praticate e dello
sviluppo vegetativo delle medesime);
-
del tipo di fertilizzante azotato;
-
delle colture.
3. La tecnica di distribuzione deve assicurare:
-
un'elevata utilizzazione degli elementi nutritivi;
-
l’uniformità di applicazione del fertilizzante;
-
il contenimento della diffusione verso aree non interessate da attività agricola, comprese le
abitazioni isolate, le vie di traffico veicolare pubbliche.
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 3 di 7
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Istruzione
I 7.0/01/01
Gestione degli impatti da nitrati
4. Al fine di ridurre gli inconvenienti sopra esposti, si adottano le indicazioni del codice di buona
pratica agricola (capitolo Applicazioni dei fertilizzanti) per i fertilizzanti di origine minerale, che
si riportano sinteticamente:
-
ridurre la zollosità del terreno prima dell’intervento di concimazione;
-
effettuare la somministrazione in assenza di vento;
-
l’uso di spandiconcime pneumatici assicura la massima regolarità di distribuzione;
-
per i concimi liquidi prediligere l’impiego di macchine dotate di un sistema di regolazione
con distribuzione proporzionale alla velocità di avanzamento, in grado di operare con
pressioni di esercizio limitate e con elevata portata.
4.5
Periodi di applicazione
1. L’applicazione dei fertilizzanti azotati deve tenere conto del principio della massima efficacia di
utilizzazione da parte delle colture e contemporaneamente della minima dispersione per
dilavamento e percolazione. Sulla base di tali presupposti, occorre fornire concimi azotati il più
vicino possibile al momento della loro utilizzazione.
2. la somministrazione di fertilizzanti azotati dovrà essere fatta tenendo conto delle indicazioni
fornite dal codice di buona pratica agricola relativamente al periodo di applicazione più
opportuno, in funzione del periodo e della tipologia colturale.
4.6
Dosi di applicazione
Le quantità massime di azoto applicabili alle colture praticate in terreni ricadenti nelle zone
vulnerabili, sono quelle riportate nella tabella 1 allegata al codice di buona pratica agricola (vedi
all.01).
4.7
Criteri per il calcolo del bilancio azotato
Il bilancio azotato deve essere formulato tenendo conto delle seguenti voci:
Nc + Nf + Bfx + Nn + Ni + (Kc × FC) + (Ko × FO) = (Y × b)
Nell’equazione sopra riportata i termini a sinistra rappresentano le voci di apporto azotato alle
colture, i termini a destra le voci di asporto. Le perdite di azoto sono prese in considerazione
attraverso i coefficienti di efficienza della fertilizzazione (kc e ko).
Si precisano di seguito i contenuti dei singoli termini dell’equazione:
• Y è la produzione che ragionevolmente, in riferimento ai risultati produttivi conseguiti negli anni
precedenti, si prevede di ottenere
• b è il contenuto in azoto dei prodotti ottenuti dalle colture secondo la tabella in All.02
• Nc è la disponibilità derivante dai residui della coltura precedente:
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 4 di 7
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Istruzione
I 7.0/01/01
Gestione degli impatti da nitrati
dopo erba medica di 3 o più anni: 80 kg N / ha
prato di trifoglio di 2 o più anni:
40 kg di N/ha
prato di graminacea e leguminosa 30 kg di N/ha
dopo barbabietola
30 kg di N/ha
dopo frumento
tracce
• Nf è la disponibilità di azoto derivante dalle fertilizzazioni con letame effettuate nell’anno
precedente:
−
dopo letamazione (30 t/ha)
−
I° anno
40-50 kg/ha di N
−
II° anno
20-25 kg/ha di N
• Bfx è l’azotofissazione delle specie leguminose in coltura mista (prati polifiti) sulla base della loro
percentuale di presenza:
1-5%: 15 kg N/ha
5-15%: 40 kg N/ha
15-25%: 80 kg N/ha
• Nn rappresenta gli apporti naturali da deposizioni secche e umide dall’atmosfera:
−
10-15 kg/ha anno
• Ni rappresenta l’azoto irriguo derivante dalla presenza di nitrati nelle acque:
−
irrigazioni pari a 3000 mc/ha con acque contenenti 60 mg/l di NO3 apportano 41 kg
di N.
• Fc è la quantità di azoto apportata col concime chimico o minerale;
• kc è il coefficiente di efficienza relativo agli apporti di fertilizzante minerale (Fc); esso deve
essere valutato pari all’80 % del titolo commerciale del concime azotato.
• Fo è la quantità di azoto apportata con il concime organico (effluenti, fanghi, ecc.);
• ko è il coefficiente di efficienza relativo agli apporti di fertilizzante organico (Fo); esso stima la
quota di azoto effettivamente disponibile per la coltura in funzione dell’epoca e della
modalità di distribuzione (schema 1) nonché del tipo di fertilizzante (schema 2); valori
indicativi di KO possono essere desunti dall’interpolazione delle due tabelle seguenti. Per
una razionale ed efficiente gestione della fertilizzazione Ko deve comunque essere
mantenuto nei limiti della media efficienza calcolata sulla base delle tabelle successive:
Si definisce “Indice di efficienza azotata media” il rapporto percentuale, riferito all’intera azienda,
tra fabbisogno di azoto e apporti totali di azoto, come espresso dalla seguente formula:
(Y × b) / (Fc + Fo) %
Si raccomanda che tale valore sia il più alto possibile e comunque non inferiore al 50%.
5
ARCHIVIAZIONE
La documentazione è archiviata secondo le modalità descritte in PG 4.2/01 e 4.2/02
La responsabilità della gestione e conservazione della documentazione di servizio è di RGA.
6
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
♦ Norma UNI EN ISO 14001 punto 4.5.1
♦ MA 08
Monitoraggi
♦ Modulo 70-1A Registro fertilizzanti
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 5 di 7
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Istruzione
I 7.0/01/01
Gestione degli impatti da nitrati
Allegato 01
“Dosi di riferimento per le concimazioni azotate (tab. 1 codice buona pratica
agricola redatto in attuazione della Direttiva del Consiglio 91/676/CEE ed
approvato con D.M. 19 aprile 1999 ed integrazioni)”
COLTURE
farro
frumento tenero
frumento duro
orzo
avena
segale
mais (irrigato)
sorgo
ceci
cicerchia
fava
fagiolo
lenticchia
pisello
patata
barbabietola da zucchero
colza
girasole
soia
tabacco
aglio
carota
cipolla
rapa
asparago
bietola da coste
carciofo
cavolo verza e cappuccio
cavolo broccolo
cavolfiore
finocchio
insalata (lattuga)
insalata (cicoria)
sedano
spinacio
cetriolo
cocomero
fragola
melanzana
melone
peperone
pomodoro
zucchina
prati-prati pascoli con prevalenza di specie graminacee
erbai di graminacee
prati ed erbai di leguminose
vite
olivo
fruttiferi
Rev.0 del 01 agosto 2005
Dosi
Kg. 80
Kg. 180
Kg. 140
Kg. 120
Kg. 100Kg. 80
Kg. 280
Kg. 100
Kg. 20
Kg. 20
Kg. 20
Kg. 20
Kg. 20
Kg. 20
Kg. 150
Kg. 150
Kg. 180
Kg. 100
Kg. 20
Kg. 50
Kg. 120
Kg. 150
Kg. 120
Kg. 120
Kg. 180
Kg. 130
Kg. 200
Kg. 200
Kg. 150
Kg. 200
Kg. 180
Kg. 120
Kg. 180
Kg. 200
Kg. 120
Kg. 150
Kg. 100
Kg. 150
Kg. 200
Kg. 120
Kg. 180
Kg. 160
Kg. 200
Kg. 80
Kg. 110
Kg. 20
Kg. 110
Kg. 200
Kg. 100
Pagina 6 di 7
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Istruzione
I 7.0/01/01
Gestione degli impatti da nitrati
Allegato 02
Rev.0 del 01 agosto 2005
Pagina 7 di 7
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod 70-1A
Registro Fertilizzanti
Registro dei concimi
Registro n. _____
Rev. 0 del 01/08/2005
Pagina 1 di 4
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod 70-1A
Registro Fertilizzanti
Registro di magazzino per i concimi azotati
Scheda 1
Situazione al ……………._
Nome del concime
Rev. 0 del 01/08/2005
Titolo N
Q.li
Pagina 2 di 4
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod 70-1A
Registro Fertilizzanti
Acquisti
Data Rif. fattura Nome del concime
Rev. 0 del 01/08/2005
Titolo N Q.li
Pagina 3 di 4
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod 70-1A
Registro Fertilizzanti
Registro delle concimazioni azotate
Scheda 2
Effettuate nell’annata agraria ……………._
Data
Coltura
Rev. 0 del 01/08/2005
Superf.
Nome del concime
Titol N
Q.li
Pagina 4 di 4
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.3/01
Gestione delle non conformità
PROCEDURA GESTIONALE
GESTIONE DELLE NON CONFORMITA’
INDICE
1.
SCOPO
2.
CAMPO DI APPLICAZIONE
3.
RESPONSABILITA’
4.
ATTIVITA’
4.1 Modalità operative di gestione delle non conformità
5.
ARCHIVIAZIONE
6.
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
0 del
01/08/05
Causale
(emiss./revis.)
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 05
Descrizione Modifica
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
della DIR
Emissione
Pagina 1 di 8
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
1
Procedura
PG 8.3/01
Gestione delle non conformità
SCOPO
Definire le responsabilità e le modalità per la gestione delle non conformità relative ai prodotti
servizi legati agli aspetti ambientali identificati come non conformi alle specifiche previste, agli
adempimenti autorizzativi, prescrittivi e alle normative cogenti al fine di soddisfare i seguenti
requisiti:
• l’identificazione degli aspetti ambientali fuori controllo;
• la notifica della NC rilevata ai responsabili coinvolti;
• la valutazione e definizione delle azioni da intraprendere per il trattamento delle NC;
• il ricontrollo dei servizi/prodotti sottoposti a trattamento;
• il riportare a conformità l’aspetto ambientale sottoposto a trattamento;
• la registrazione delle NC riscontrate, delle azioni decise e dell'efficacia dei risultati.
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
La seguente procedura si applica nella gestione delle NC riscontrate:
• sui mezzi, sugli impianti, sulle attrezzature e sulle apparecchiature utilizzati in fase di del
processo produttivo e sulla loro manutenzione;
• nel monitoraggio e sorveglianza degli aspetti ambientali;
• in sede di verifiche interne e/o esterne;
• per reclami pervenuti dal cliente o dalle parti interessate;
• negli adempimenti autorizzativi, prescrittivi, e delle normative cogenti;
• nell’applicazione delle procedure di sistema definite dall’azienda;
• per incidenti, emergenze o situazioni anomale con implicazioni per l’ambiente.
RESPONSABILITÀ
DIR
• Analizza i RNC e valuta i risultati delle azioni correttive e/o preventive
intraprese nel riesame del SGA
RdD
• Ha la responsabilità della puntuale e corretta applicazione della procedura
• Valuta l’efficacia del trattamento delle NC ambientali
RdF
•
•
•
•
•
•
Controlla l’approvvigionamento di prodotti/servizio
Riconsegna e/o segrega i prodotti riscontrati NC
Valuta la NC riferita alla propria area gestionale
Decide il trattamento delle NC riferita alla propria area gestionale
Valuta il trattamento attuato in riferimento alla propria area gestionale
Comunica al RGA la NC riscontrata e il trattamento attuato
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 2 di 8
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.3/01
Gestione delle non conformità
RGA
•
•
•
•
•
•
TUTTI
• Segnalano le NC rilevate, secondo quanto descritto nella procedura, ai RdF
• Danno immediata attuazione alle azioni correttive/preventive
Valuta l’efficacia dell’azione intrapresa dai Rdf
Decide la chiusura della NC
Propone eventuale azione correttiva e/o preventiva
Coordina le attività per la risoluzione delle NC complesse e/o ambientali
Valuta il trattamento dell’azione correttiva/preventiva attuata
Archivia la documentazione
Quando necessario più funzioni collaborano contemporaneamente per risolvere le NC più
complesse.
4.
ATTIVITA’
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 3 di 8
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
4.1
Procedura
PG 8.3/01
Gestione delle non conformità
Modalità operative di gestione delle Non Conformità
Il flussogramma esplicita l’attività generale mentre successivamente vengono dettagliate le attività
specifiche.
RESPONSABILITA'
DOCUMENTI
ATTIVITA'
IMPUT
Condizione di NC
(ved. punto 2)
Rilevazione
NC
TUTTI
Comunicazione
al RdF
Analisi NC
individuazione
trattamento
RdF
NC
ambientale?
Mod. 83/1A
SI
Avviare primo
trattamento
NO
Trattamento
Comunicazione
immediata al
RGA
Comunicazione
chiusura trattamento
al RGA
Mod. 83/1A
RGA
Analisi NC e
trattamento
Ambientale?
Mod. 83/1A
comunicazione
immediata al
RdD
SI
NO
PG
8.5/01
Mod. 83/1A
Comunicare nuovo
trattamento al RdF
Valutazione efficacia
del trattamento
I dentificare
nuovo
trattamento
Mod. 83/1A
NO
Efficace?
NO
Apertura
ACP?
SI
Mod. 83/1A
SI
Mod. 83/1A
Chiusura NC
OUTPUT
Rev.0 del 01 agosto 05
Archiviazione
documentazione
PG 4.2/01
PG 4.2/02
Mod. 83/1B
Mod. 85/1C
Ripristino condizione di
conformità
Pagina 4 di 8
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.3/01
Gestione delle non conformità
Tutti:
1.
possono rilevare NC su, prodotti, processi, servizi, aspetti ambientali.
2.
Chi rileva la NC avverte immediatamente il RdF interessato e coinvolto
nell’attività.
Il RdF:
3.
accertare la reale esistenza della NC
Se la NC è accertata
4.
analizzare la NC
se la NC rilevata è di tipo ambientale:
5.
avviare immediatamente il primo trattamento della NC
6.
avvisare immediatamente il RGA tramite trasmissione del Mod.83/1A (Rapporto di
Non Conformità)
se la NC rilevata è di altra natura:
7.
avviare operativamente il trattamento della non conformità provvedendo a:
8.
individuare il trattamento della NC riscontrata
9.
effettuare il trattamento della non conformità oppure individuare il personale
adeguato per il trattamento
10.
registrare la NC e compilare, per quanto di competenza, il Mod.83/1A (Rapporto di
Non Conformità)
Il personale a cui è delegato il trattamento:
11.
effettuare il trattamento secondo le specifiche comunicategli
12.
a trattamento effettuato avvisare il RdF
Il RdF a trattamento ultimato:
13.
verificare chiusura del trattamento
14.
Consegnare il Mod.83/1A al RGA per la valutazione finale della NC
All’arrivo del Mod.83/1A il RGA:
se la NC è di tipo ambientale
15.
attivare immediatamente la PG 8.5/01 (Procedura Azioni correttive e preventive)
16.
comunicare immediatamente al RdD la NC riscontrata e le azioni intraprese per il
trattamento
17.
registrare la NC sul file Mod. 83/1B (Report NC)
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 5 di 8
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
18.
Procedura
PG 8.3/01
Gestione delle non conformità
a trattamento effettuato comunicare al RdD l’esito dell’azione intrapresa
se la NC è di altra natura
19.
registrare la NC sul file Mod. 83/1B (Report NC)
20.
analizza lo stato dello NC valutando:
- Il trattamento effettuato
- Le cause
- Le possibili implicazioni ambientali
ove possibile anche :
- Costi
- Eventuali altre implicazioni
Decidere se::
•
•
validare il trattamento apponendo la firma sul Mod.83/1A per chiusura non
conformità.
Non validare il trattamento individuare altro trattamento e/o aprire una azione
correttiva/preventiva attivando la PG 8.5/01 (Procedura Azioni correttive e
preventive)
Se validata:
21.
validare il trattamento apponendo la firma sul Mod.83/1A per chiusura non
conformità.
22.
registrare l’esito nel sul file Mod. 83/1B (Report NC) e nel Mod.85/1C (Registro
delle azioni di miglioramento)
23.
comunicare l’esito al personale interessato e al RdF coinvolto nell’attività, al RdD
e se richiesto e/o ritenuto necessario al cliente o fornitore o ente di competenza
Se non validata:
24.
verificare la necessità di apertura della procedura PG 8.5/01
se non necessario
25.
individuare altro trattamento da intraprendere e le modalità di attuazione
26.
stabilire i tempi di attuazione
27.
individuare i tempi di verifica dell’efficacia del trattamento
28.
comunicare l’azione individuata, i tempi di attuazione e di verifica al RdF
Il RdF:
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 6 di 8
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
29.
30.
Procedura
PG 8.3/01
Gestione delle non conformità
attuare l’azione nei tempi e modalità previste e/o individuare il personale adeguato
per il trattamento
a trattamento ultimato comunicare gli esiti al RGA
Il RGA:
31.
valutare l’efficacia dell’azione nei tempi e modalità previste
32.
decidere se:
Non efficace
33.
(Ved. da passo 24 a passo 28)
efficace
34.
validare il trattamento apponendo la firma sul Mod.83/1A per chiusura non
35.
36.
37.
5
conformità.
registrare l’esito nel sul file Mod. 83/1B (Report NC) e nel Mod.85/1C (Registro
delle azioni di miglioramento)
comunicare l’esito al personale interessato e al RdF coinvolto nell’attività, al RdD
e se richiesto e/o ritenuto necessario al cliente o fornitore o ente di competenza
Archiviare la NC e la documentazione di supporto.
ARCHIVIAZIONE
Il Mod.83/1A (Rapporto di Non Conformità), è archiviato presso la Direzione, nel raccoglitore
“Non Conformità”. Nello stesso raccoglitore vengono archiviate gli eventuali documenti di
supporto ( es. verbali delle riunioni (Mod. 56/1B), comunicazioni, ecc ).
Il File 83/1B (Report delle Non Conformità) è archiviato nel computer del RGA.
La documentazione è gestita, conservata e archiviata secondo le modalità indicate in PG 4.2/01
(Gestione della documentazione) e in PG 4.2/02 (Gestione dei documenti di registrazione per
l’ambiente)
La responsabilità della gestione e reperibilità della documentazione sia cartacea che informatica è
del RGA.
Rev.0 del 01 agosto 05
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
6
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Procedura
PG 8.3/01
Gestione delle non conformità
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Norma ISO 14001 punto 4.5.2
MA08
Misurazioni analisi e miglioramento
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
PG 4.2/02
Gestione dei documenti di registrazione per l’ambiente
PG 5.6/1
Riesame della direzione
PG 8.3/02
Gestione dei reclami
PG 8.5/01
Azioni correttive e preventive
Mod 56/1B
Verbale di riesame della direzione
Mod.83/1A
Rapporto di Non Conformità
Mod.83/1B
Report delle Non conformità/reclamo (foglio excel)
Mod 85/1C
Registro delle azioni di miglioramento
Verbale d’ispezione ente
Eventuale documentazione di supporto (es. comunicazioni, ecc.).
Rev.0 del 01 agosto 05
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Modulo
Mod. 83/1A
Rapporto di Non Conformità
Data rilevazione:
Interna
Fonte:
Oggetto
NC:
Rapporto n.
Sig.
Funzione
Controllo/Ispezione
Sig.
Funzione
Reclamo Cliente/parte interessata
Automezzi
Attrezzature/Macchinari
Approvvigionamento
Sig.
Erogazione del servizio
Personale
Amministrazione
Rap. reclamo n°
Ambientale
Documentazione
………………………
Documentazione
di riferimento:
Descrizione NC:
Trattamento:
Firma Operatore:
Data:
Firma RdF per chiusura trattamento
Inoltrare il rapporto al RGA per la validazione del trattamento e della definitiva chiusura della N.C.
Valutazione della N.C. e delle potenziali cause:
Costi sostenuti €
Altre implicazioni:
Aspetti ambientali:
Chiusa:
Altro trattamento:
€NO €SI
Apertura Piano Indagine:
Apertura RACP:
€NO €SI
€NO €SI
N°
N°
Data
Firma RGA
Data
Data
Firma RGA
Firma RGA
PIANO DELLE AZIONI CORRETTIVE/PREVENTIVE
VERIFICA RGA
Azioni
Correttive
Preventive
Responsabile
attuazione
€ PI N°
€ RACP N°
Entro il
Data
Chiusura
Esito
€ Positivo
€ Negativo nuovo ……...
Metodo di verifica:
Data:
Firma RdD
Rev.0 del 01 agosto 05
Firma RGA
_
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.3/02
Preparazione alle Emergenze e risposta
PROCEDURA GESTIONALE
PREPARAZIONE ALLE EMERGENZE E RISPOSTE
INDICE
1
SCOPO
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
3
RESPONSABILITÀ
4
ATTIVITA’
4.1
Individuazione e descrizione delle configurazioni di emergenza
4.2
Emergenze generate da calamità naturali
4.3
Emergenze ambientali associate alle infrastrutture
4.4
Gestione emergenze da calamità naturali
4.4.1
Emergenza Nubifragi e trombe d’aria
4.4.2
Terremoto
4.5
Gestione emergenze associate alle infrastruttura
4.5.1
Incendi dovuti a corto circuiti
4.5.2
Rottura dei serbatoi e sversamento di olio motore o gasolio
4.6
Gestione altre emergenze
4.7
Gestione post emergenza
4.8
Prevenzione e formazione
4.9
Comunicazione delle emergenze ambientali
4.10 Registrazione delle emergenze
5
ARCHIVIAZIONE
6
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
Descrizione Modifica
0 del
01/08/05
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 05
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
del DIR
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
1
Procedura
PG 8.3/02
Preparazione alle Emergenze e risposta
SCOPO
Definire le modalità per prevenire eventuali incidenti o situazioni di emergenza che possano
arrecare un danno ambientale e le azioni da svolgere nel caso in cui si verifichino gli incidenti e/o le
situazioni di emergenza identificate.
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa procedura è applicata all’attività di produzione agricola di cerealicole e proteo-oleaginose
che si effettuano nei terreni di proprietà o in affitto
3
RESPONSABILITÀ
RGA
4
4.1
Ha la responsabilità della corretta applicazione della procedura e della individuazione
di potenziali incidenti e situazioni di emergenza e loro eventuale gestione.
ATTIVITA’
Individuazione e descrizione delle configurazioni di emergenza
L’amministratore in collaborazione con il RGA facendo riferimento ai risultati emersi dall’Analisi
Ambientale e sulla base dell’esperienza e della conoscenza maturata in merito alle attività del
frantoio, individua la necessità di descrivere ed introdurre specifiche modalità di intervento per la
gestione delle emergenze ove necessario.
Le cause più probabili di emergenze possono riguardare:
4.2
Emergenze generate da calamità naturali
Nubifragi e trombe d’aria;
Terremoti.
4.3
Emergenze ambientali associate alle infrastrutture
Incendi dovuti a corto circuiti
Rottura dei serbatoi e sversamento di olio meccanico o gasolio
4.4
Gestione emergenze da calamità naturali
4.4.1 Emergenza Nubifragi e trombe d’aria
Non ci sono situazioni a rischio che potrebbero comportare impatti negativi per l’ambiente in caso
si verificasse l’evento, escludendo chiaramente l’eventuale abbattimento degli alberi circostanti e lo
scoperchiamento/distruzione di alcune parti della struttura.
Rev.0 del 01 agosto 05
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.3/02
Preparazione alle Emergenze e risposta
4.4.2 Terremoto
In caso di evento sismico, vista la l’esiguità del numero del persone, non si effettua un nuovo o
diverso piano di evacuazione da quello stilato per l’antincendio descritto nel Documento di
Valutazione del Rischio ai fini del Dlgs 626/94 e smi.
4.5
Gestione emergenze associate alle infrastruttura
4.5.1 Incendi dovuti a corto circuiti
Per ogni eventuale emergenza incendio o scoppio dovuta sia a corto circuiti o altri cause si rimanda
al Documento di Valutazione del Rischio ai fini del Dlgs 626/94 e smi.
4.5.2 Rottura dei serbatoi e sversamento di olio motore o gasolio
Per rilasci accidentali di olio sul suolo, vista la pericolosità per l’ambiente del liquido, verrà
posizionato un bacino di contenimento e del materiale inerte per iluso assorbimento tempestivo.
4.6
Gestione altre emergenze
Qualora avvenga una modifica sostanziale RGA deve individuare le situazioni di emergenza
ambientale possibili e gestirle integrando ove necessario con specifiche istruzioni.
4.7
Gestione post emergenza
Dopo che la situazione di emergenza è ritornata sotto controllo, l’ RSPP o altra persona da lui
incaricata verifica i danni provocati, compresi quelli all’ambiente e valuta insieme alla Direzione le
modalità di ripristino delle condizioni ambientali iniziali ed insieme al RGA la necessità di
aggiornare o inserire nuove procedure di lavoro o dispositivi di prevenzione e/o protezione.
4.8
Prevenzione e formazione
Inizio stagione l’azienda organizza e pianifica, ove possibile, prove di risposta alle emergenze ( che
al momento sono esclusivamente legate all’emergenza incendio) così come da DVR per verificare
l’adeguatezza delle modalità di intervento e il grado di risposta del personale (es. prove di
evacuazione, …).
Il RSPP effettua della formazione ai dipendenti sui tempi e modalità di esecuzione delle prove di
risposta alle emergenze. Quindi effettuata la prova, il RSPP ha la responsabilità di annotare gli esiti
delle prove stesse conservando ed archiviando tali documenti.
La formazione è pianificata ed attuata secondo le modalità definite nel documento della formazione
PG 6.2/01.
4.9
Comunicazione delle emergenze ambientali
Nel caso chiunque rilevi un emergenza ambientale, anche in maniera accidentale, ovvero si
determini un pericolo concreto per l’ambiente, gli stessi devono avvisare tempestivamente
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 3 di 4
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.3/02
Preparazione alle Emergenze e risposta
RGA/RSPP, che provvede agli interventi necessari di messa in sicurezza, di bonifica e di ripristino
ambientale delle aree inquinate.
Inoltre RGA/RSPP provvederà ad inviare le notifiche di competenza.
4.10 Registrazione delle emergenze
Ogni qualvolta si verifichi un’emergenza ambientale oppure un incidente viene evitato al
manifestarsi di un rischio non adeguatamente valutato, RGA riporta le informazioni per descrivere
l’accaduto, nel registro delle emergenze ambientali.
In sede di riesame della Direzione, RGA presenta le problematiche legate agli incidenti o rischi di
incidenti manifestatisi nel corso della stagione. Tali registrazioni consentono una più approfondita
analisi delle cause e l’individuazione delle azioni correttive o preventive più opportune.
RGA provvede alla conservazione di tale registro ed alla sua archiviazione, dopo che è stato
sottoposto all’attenzione dell’ Amministratore.
Il registro dell’emergenze ambientali verrà creato alla prima occasione di necessità. Esso dovrà
contenere le seguenti informazioni:
N° progressivo
Data dell’accadimento
Descrizione
Descrizione dei danni all’ambiente
Attività di ripristino
Attività di miglioramento (prevenzione o protezione)
Note
5
ARCHIVIAZIONE
La documentazione è archiviata secondo le modalità descritte in PG 4.2/01 e 4.2/02
La responsabilità della gestione e conservazione della documentazione di servizio è di RSPP.
6
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
♦
♦
♦
♦
Norma UNI EN ISO 14001 punto 4.4.7
MA 08
Monitoraggi
Documento di Valutazione del Rischio ai fini del Dlgs 626/94 e smi.
Analisi Ambientale Iniziale
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 4 di 4
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.5/01
Azioni correttive e preventive
PROCEDURA GESTIONALE
AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE
INDICE
1.
SCOPO
2.
CAMPO DI APPLICAZIONE
3.
RESPONSABILITA’
4.
ATTIVITA’
4.1 Generalità
4.1.1 Azioni correttive
4.1.2 Azioni preventive
4.2 Modalità operative di gestione delle azioni correttive e preventive
5.
ARCHIVIAZIONE
6.
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Rev. /
Data
0 del
01/08/05
Causale
(emiss./revis.)
Emissione
Rev.0 del 01 agosto 05
Descrizione Modifica
Firma per
emissione
RGA
Firma per
approvazione
della DIR
Emissione
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Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
1
Procedura
PG 8.5/01
Azioni correttive e preventive
SCOPO
Definire la modalità per la gestione delle azioni correttive e preventive al fine di risolvere le cause
delle non conformità e del sistema di gestione ambiente.
Intraprendere azioni correttive e preventive di livello appropriato e di entità adeguata ai rischi
relativi per eliminare cause di non conformità esistenti o potenziali.
2
CAMPO DI APPLICAZIONE
La seguente procedura si applica a:
1) Gestione delle Azioni Correttive conseguenti a:
• reclami dei Clienti o dalle parti interessate
• non conformità rilevate su apparecchiature, attrezzature, processi e prodotto
• impatti negativi sull’ambiente
• non conformità rilevate sul Sistema di Gestione ambinte aziendale nell'ambito delle:
- Verifiche Ispettive interne
- Verifiche Ispettive dell'Organismo di Certificazione
- Verifiche Ispettive da Organismi di controllo
2) Gestione delle Azioni Preventive per rimuovere cause potenziali di non conformità relative a:
• apparecchiature, attrezzature, processi e prodotti
• attività eseguite
• probabili impatti negativi sull’ambiente
3
RESPONSABILITÀ
DIR
• Analizzano le AC/AP attuate e ne valutano i risultati nel riesame del SGA
RdD
• Responsabile della corretta applicazione della procedura
• Approva l’azione correttiva e/o preventiva congiuntamente con il RGA
RdF
• Gestisce l’azione correttiva e preventiva in riferimento alla propria area di
responsabilità
RGA
• Approva l’azione correttiva e/o preventiva congiuntamente con il RdD
• Valuta l’efficacia dell’azione intrapresa
• Controlla e archivia la documentazione
4.
ATTIVITA’
4.1
Generalità
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 2 di 9
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.5/01
Azioni correttive e preventive
4.1.1 Azioni Correttive
Le Azioni Correttive (AC) sono azioni intraprese per eliminare le cause di NC al fine di riportare a
conformità gli aspetti ambientali e/o prodotti/servizi, i processi, il SGA, per evitare il ripetersi di
situazioni non conformi, e per attenuare o eliminare gli impatti ambientali in corso.
Il documento di registrazione delle cause all’origine delle NC é il modulo Mod.83/1A (Rapporto
di Non Conformità).
Il documento di pianificazione delle AC intraprese al fine di ricondurre il sistema a conformità è il
Mod. 85/1A (Rapporto azioni correttive e preventive) nel quale viene indicato:
- il metodo per il trattamento della NC, comprese le eventuali indicazioni del cliente/ente di
controllo;
- il responsabile del trattamento della NC e/o piano delle indagini per i rilevamenti e le analisi,
-
la valutazione dell’efficacia dell’azione intrapresa
l’eventuale standardizzazione dell’azione.
Per le NC più complesse si avvia un Piano d’indagine (Mod. 85/1B) nel quale viene indicato:
- fasi dell’indagine
- il responsabile dell’indagine
- eventuali collaboratori coinvolti nell’indagine
- il metodo d’indagine
- la data di chiusura
- l’esito dell’indagine
- l’azione proposta
Le indagini si svolgono con osservazioni dirette e con raccolta d’informazioni specifiche da parte
del personale operante nelle aree/attività interessate dall'indagine, utilizzando la documentazione di
riferimento.
Le indagini a secondo della NC effettiva si possono svolgere:
- presso il Fornitore di prodotto/servizio
- presso le aree coinvolte nella realizzazione/commercializzazione del prodotto dove è stata
riscontrata la NC
4.1.2 Azioni preventive
Le Azioni Preventive (AP) sono azioni intraprese per eliminare le cause potenziali di NC, di
difetti, di disservizi, di potenziali impatti ambientali negativi o di altre situazioni indesiderabili per
prevenire il loro verificarsi.
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 3 di 9
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.5/01
Azioni correttive e preventive
L'individuazione dei passi necessari per la definizione delle AP avviene mediante il Mod. 83/1A
(Rapporto di non conformità).
Il documento di pianificazione delle AP da intraprendere al fine di evitare future non conformità è il
Mod. 85/1A (Rapporto azioni correttive e preventive) nel quale viene indicato:
- il metodo per il trattamento comprese le eventuali indicazioni del cliente/ente di controllo;
- il responsabile del trattamento e/o piano delle indagini per i rilevamenti e le analisi,
- la valutazione dell’efficacia dell’azione intrapresa
- l’eventuale standardizzazione dell’azione.
Per le AP più complesse si avvia un Piano d’indagine (Mod. 85/1B) nel quale viene indicato:
- fasi dell’indagine
- il responsabile dell’indagine
-
eventuali collaboratori coinvolti nell’indagine
il metodo d’indagine
la data di chiusura
l’esito dell’indagine
l’azione proposta
Le indagini si svolgono con raccolta d’informazioni da parte del responsabile dell’indagine e/o
eventuali collaboratori, per i rilevamenti e le analisi si utilizzano, a secondo dei casi, fonti idonee di
informazioni quali:
- verifiche su prodotto/servizi approvvigionati, apparecchiature e attrezzature, processi, prodotti
- stampa specialistica
- enti pubblici di controllo e non
- proposte risultanti da incontri e/o comunicazioni di clienti, fornitori, da altre funzioni
aziendali,
- analisi ambientale e/o chimico/fisica su una matrice ambientale
- rapporti di verifica ispettiva interna o esterna
utilizzo dei dati elaborati con le tecniche statistiche quali ad esempio : Non conformità
riscontrate nel tempo nella stessa area o dello stesso tipo.
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 4 di 9
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
4.2
Procedura
PG 8.5/01
Azioni correttive e preventive
Modalità operative di gestione delle azioni correttive e/o preventive
Il flussogramma esplicita l’attività generale mentre di seguito vengono dettagliate le attività
specifiche.
RESPONSABILITA'
ATTIVITA'
IMPUT
Condizioni di NC
(ved. punto 2)
RGA
DOCUMENTI
Potenziali rischi di NC
(ved. punto 2)
Analisi NC o
potenziali rischi
Mod. 83/1A
Individuare l'azione
da intraprendere
condizione
complessa?
Mod. 85/1A
SI
Mod. 85/1B
aprire un Piano
indagine
NO
Individuare il
Responsabile
individuare
collaboratori
individuare il
metodo
d'indagine
i tempi di
chiusura
Comunicazione al
Resp. Indagine
Resp. Indagine
Mod. 85/1B
Realizzazione
indagine
Chiusura indagine
RGA
Comunicazione al
RGA
Mod. 85/1B
analisi esiti
indagine
Mod. 85/1B
sufficiente?
individuare l'azione
correttiva/preventiva
adeguata
sottoporre al RdD
l'azione individuata per
l'approvazione
Rev.0 del 01 agosto 05
NO
Nuova
indagine
Mod. 85/1A
Mod. 83/1A
Mod. 85/1A
Mod. 85/1B
Pagina 5 di 9
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.5/01
Azioni correttive e preventive
RESPONSABILITA'
ATTIVITA'
DOCUMENTI
Analisi NC
Mod. 83/1A
RdD
analisi Piano Indagine
se presente
Mod. 85/1B
Analisi proposta ACP
Mod. 85/1A
NO
Adeguate?
nuove proposte
di ACP
SI
validare l'azione
comunicazione al
RGA
Mod. 85/1A
Individuare il RdF
responsabile dell'
attuazione dell'azione
RGA
Comunicazione al
RdF responsabile
RdF
Mod. 85/1A
Attuazione ACP
Chiusura ACP
Comunicazione al
RGQA
RGA
Mod. 85/1A
analisi esiti ACP
attuata
efficace?
NO
Nuova ACP
Mod. 85/1B
Registrare
esito negativo
Mod. 83/1A
SI
Mod. 83/1A
Registrare i risultati
Mod. 85/1A
Comunicare l'esito alla
DIR, ai RdF
Standardizzazione
dell'azione
Chiusura dell'ACP
OUTPUT
Rev.0 del 01 agosto 05
Mod. 83/1A
Archiviazione
PG 4.2/01
PG 4.2/02
completa rimozione delle cause
di NC e/o dei potenziali rischi
Pagina 6 di 9
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.5/01
Azioni correttive e preventive
Il RGA all’arrivo del Mod. 83/1A (Rapporto di non conformità) deve :
1. analizzare le cause di non conformità.
2. studiare le possibili azioni correttive e/o preventive da attuare.
3. individuare l’azione correttiva e/o preventiva da intraprendere.
Qualora la NC è complessa (di processo, implica più funzioni aziendali, è particolarmente
critica per l’ambiente, ecc.):
4. avviare un piano indagine aprendo il Mod. 85/1B (Piano indagine)
5. pianificare l’indagine
6. individuare il Responsabile
7. individuare eventuali collaboratori
8. individuare il metodo d’indagine
9. stabilire la data nel quale terminare l’indagine
Il Responsabile dell’indagine individuato:
10. effettuare l’indagine secondo le specifiche comunicategli
ad indagine ultimata
11. comunicare immediatamente l’esito e la soluzione emersa al RGA mediante
trasmissione del Mod. 85/1B
Il RGA all’arrivo del Mod. 85/1B
12. Valutare l’esito dell’indagine
Se l’indagine non ha ottenuto le informazioni necessarie per determinare l’azione correttiva
e/o preventiva:
13. Fare rieseguire l’indagine individuando:
- I punti di debolezza dell’indagine precedente
- elaborare nuove specifiche d’indagine
- registrare l’esito negativo e la nuova azione individuata nel Mod. 83/1A
- comunicare le nuove specifiche al responsabile dell’indagine.
Se l’indagine ha ottenuto le informazioni necessarie:
14. individuare l’azione correttiva e/o preventiva adeguata
15. sottoporre al RdD le azioni individuate per la loro approvazione
Il RdD
16. Analizzare la NC (Mod. 83/1A)
Rev.0 del 01 agosto 05
Pagina 7 di 9
Azienda Agricola
CAPEZZALE s.r.l.
Procedura
PG 8.5/01
Azioni correttive e preventive
17. se presente analizzare il Piano indagine (Mod. 85/1B)
18. Analizzare la proposta di azione correttiva e/o preventiva
Se non si ritengono adeguate:
19. fare ripetere l’indagine
20. fare individuare nuove proposte di azioni correttive e/o preventive adeguate
se si ritengono adeguate:
21. validare l’azione correttiva e/o preventiva
Il RGA a validazione ottenuta:
22. Individuare il responsabile per l’attuazione dell’azione correttiva e/o preventiva .
23. Comunicare la data di chiusura dell’azione
Il Responsabile incaricato dell’attuazione dell’azione correttiva e/o preventiva:
24. realizzare l’intervento programmato nei tempi e secondo le specifiche indicate
25. a trattamento ultimato comunicarlo al RGA
Il RGA a chiusura del trattamento dell’azione correttiva e/o preventiva
26. Valutare l’efficacia dell’azione intrapresa
Se risulta inefficace
27. Individuare altra azione in collaborazione con il RdD
28. registrare l’esito negativo e la nuova azione individuata nel Mod. 83/1A
Se risulta efficace
29. Rilevare e registrare i risultati dell’azione correttiva e/o preventiva intrapresa
30. Registrare l’esito nel Mod. 83/1A e nel Mod. 85/1A
31. Riportare nel Mod. 85/1A l’eventuale standardizzazione dell’azione intrapresa
32. Registrare l’azione intrapresa nel Mod. 85/1C (Registro azioni correttive e
preventive)
33. Conservare le registrazioni e la documentazione.
34. Comunicare i risultati alla DIR, ai RdF e al personale dell’Area/e coinvolte
Se necessario
35. Comunicare l’esito ai:
• Clienti
• Fornitori
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CAPEZZALE s.r.l.
•
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Procedura
PG 8.5/01
Azioni correttive e preventive
Enti di controllo
ARCHIVIAZIONE
I Mod. 85/1A (Rapporto azioni correttive e preventive), il Mod. 85/1B (Piano indagini) e il
Mod. 85/1C (Registro delle azioni correttive e preventive) sono archiviati presso RGA.
La gestione, conservazione e archiviazione della documentazione avviene secondo le modalità
definite in P 4.2/01 (Gestione della documentazione) e in P 4.2/02 (Gestione dei documenti di
registrazione per l’ambiente).
La responsabilità della gestione e reperibilità della documentazione sia cartacea che informatica è
del RGA.
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DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Norma ISO 14001 punto 4.5.2
MA 08
Misurazioni analisi e miglioramento
PG 4.2/01
Gestione della documentazione
PG 4.2/02
Gestione dei documenti di registrazione per l’ambiente
PG 5.6/01
Riesame della direzione
PG 8.3/01
Gestione delle non conformità
PG 8.3/02
Gestione dei reclami dei clienti
Mod. 83/1A
Rapporto di Non Conformità
Mod. 85/1A
Azioni correttive e preventive
Mod. 85/1B
Piano indagini
Mod. 85/1C
Registro delle azioni correttive e preventive
Verbali d’ispezioni di enti
Comunicazioni da e verso clienti/enti/parti interessate
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Modulo
Mod 85/1A
Rapporto azioni correttive/preventive
Data apertura:
RNC N°
RACP N°:
AZIONE CORRETTIVA/PREVENTIVA PROPOSTA DAL CLIENTE/PARTE INTERESSATA
(compilare se presenti indicazioni specifiche del cliente/parte interessata)
AZIONE CORRETTIVA/PREVENTIVA DISPOSTA DAL RGA E/O RdD
€ RGA
€ RdD
€ Congiuntamente
Responsabile attuazione:
Funzione:
Data prevista di attuazione:
Firma per comunicazione:
VERIFICA ATTUAZIONE
L’azione correttiva/preventiva risulta € Attuata € Non attuata nei tempi previsti
Se non attuata descrivere cause e azioni intraprese
Data
Firma RGA
VERIFICA EFFICACIA
L’azione intrapresa risulta:
€ EFFICACE
€ NON EFFICACE Apertura nuovo RACP N°
REGISTRAZIONI
Registrato al N° ___________ del Registro delle azioni di miglioramento
STANDARDIZZAZIONE AZIONE INTRAPRESA
Oggetto del documento
Codifica di Sistema
Oggetto del documento
Codifica di Sistema
Data
Firma RGA
Firma RdD per approvazione
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Modulo
Mod 85/1B
Piano indagini
Data inizio indagine:
Fasi dell’indagine:
Responsabile indagine: Funzione:
Piano Indagine N°
Data prevista chiusura indagine:
Firma RGA
Esito dell’indagine:
Data chiusura indagine:
Firma Responsabile indagine:
Soluzione proposta:
Ad indagine ultimata consegnare il Piano al RGA per analisi finale dell’esito
Data:
€ Indagine sufficiente:
€ Apertura RACP N°
€ Chiusura RNC N°
Firma RGA
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€ Indagine insufficiente:
€ Nuova indagine PI N°
€ Apertura RNC N°
Firma RdD
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Data apertura
Modulo
Mod. 85/1C
Registro delle azioni di miglioramento
RNC N°
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REC N°
PI N°
ACP N°
Data chiusura
Area
RGA
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