Windows & Office, come si fa? - di Diego Bazzanella
Windows & Office,
come si fa?
Breve manuale di base per utenti
di Office alle prime armi
di Diego Bazzanella
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Windows & Office, come si fa? - di Diego Bazzanella
Entità.
Esiste una classificazione standard delle componenti di un computer: l'hardware e il
software.
L'hardware del computer è l'insieme di tutte le componenti fisiche, cioé quelle parti del
computer che “possono essere toccate” quali il monitor, la tastiera, la stampante, la
scheda madre, il disco rigido, il lettore del CDROM e così via.
Il software invece è l'insieme dei programmi che si utilizzano e dei dati e documenti che
l'utente realizza (ad esempio una lettera). Il software ha la caratteristica di non essere
fisico, di “non poter essere toccato”.
L'utente è la persona che intende fare svolgere al computer azioni come “comporre e
stampare una lettera”, “collegarsi e leggere pagine internet”, “modificare fotografie” e
altri compiti potenzialmente realizzabili dall'hardware del computer.
L'utente, abituato ad usare il linguaggio naturale per comunicare con gli altri, non riesce
(non ancora) semplicemente parlando a dare indicazioni all'hardware sul da farsi. Da un
certo punto di vista l'utente e il computer sono come due persone che parlano lingue
diverse: per comunicare hanno bisogno di una terza persona, l'interprete, che si mette in
mezzo ai due e traduce le fresi di entrambi. Colui che si mette in mezzo per realizzare
una comunicazione, in ambito informatico, viene detto interfaccia.
L'utente e hardware hanno quindi bisogno per comunicare di almeno un'interprete (o
un'interfaccia) che si interponga fra i due. Nella realtà abbiamo due interfacce fra utente
e hardware: i programmi e il sistema operativo.
I programmi sono le entità con cui un utente dialoga, attraverso l'uso del mouse e della
tastiera. Ogni programma serve che svolgere un compito specifico, ad esempio il
programma “Word” serve per scrivere lettere, il programma “Internet Explorer” serve per
navigare in internet, il programma “Photoshop” serve per fare ritocchi a fotografie.
Naturalmente esistono diversi programmi che svolgono lo stesso compito, l'utente può
scegliere il migliore a seconda delle proprie esigenze e proprie disponibilità finanziarie.
Il sistema operativo è l'interfaccia fra programmi da una parte e hardware dall'altra,
possiamo immaginarlo come un vero e proprio tecnico in carne ed ossa, capace di far
funzionare le varie componenti e gestire l'uso dell'hardware da parte dei vari
programmi. “Windows98”, “Windows2000”, “WindowsXP”, “MacOSX”, “BeOS”, “Linux”
sono tutti esempi di sistemi operativi con costi, licenze e caratteristiche diversi.
Nel corso dei presenti appunti tratteremo principalmente l'interfaccia del sistema
operativo “WindowsXP” e l'uso di base dei programmi da ufficio quali “Word” ed “Excel”
nella versione 2000; le nozioni e le tecniche presentate sono tuttavia da ritenersi valide
anche per ambienti operativi diversi come “Linux” e “MacOSX”.
Conclusioni del capitolo dedicato alle entità.
Le entità da conoscere nel computer sono quindi l'utente, i programmi, il sistema
operativo (questi ultimi due, assieme ai dati formano il software) e l'hardware:
L'utente
I programmi
Il Sistema Operativo
Figura 0 – Le entità e le comunicazioni presenti nell'utilizzo di un computer
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L'hardware
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Interfaccia del sistema operativo.
L'interfaccia del sistema operativo è il programma che “parte per primo” all'accensione
del computer, dopo l'avvio del sistema operativo. Questo programma (come mostra la
figura di seguito) è composto da:
1. una barra di sistema (contenente l'elenco delle finestre aperte);
2. un menù di l'avvio dei programmi (start);
3. un programma per la gestione dei dispositivi di memoria (floppy disk A, disco rigido
C, CDROM od altri eventuali dispositivi) al quale si accede attraverso l'icona della
“Gestione Risorse”.
Lo sfondo del monitor all'avvio viene metaforicamente chiamato scrivania (o in inglese
“Desktop”) in analogia alla scrivania di un ufficio; su questa metaforica scrivania
troviamo solitamente almeno una cartella contenente tutti i nostri lavori (lettere,
fotografie, canzoni...) chiamata “Documenti” e un “Cestino” che serve, come vedremo
di seguito, per eliminare (da uno dei dispositivi di memoria del computer) i documenti
che non servono più.
Figura 1 – L'interfaccia del sistema operativo
L'interfaccia del sistema operativo serve per portare a termine due compiti specifici:
1. Lanciare programmi applicativi (attraverso il menù di avvio)
2. Gestire i file (o documenti) presenti sui dispositivi di memoria (attraverso le “risorse
del computer”)
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L'interfaccia del Sistema operativo è una componente fondamentale, senza la quale non
si potrebbe neppure far partire “Word” per scrivere una lettera o un programma per
leggere la posta o altro.
Lanciare un programma.
Quando intendiamo svolgere un compito specifico con l'aiuto del nostro computer
dobbiamo individuare il programma adatto a svolgere lo scopo voluto e farlo partire (o
lanciarlo).
Ad esempio, se intendiamo scrivere una lettera, dobbiamo sapere che il programma
denominato “Word” è in grado di assisterci nella stesura delle lettere. Naturalmente
“Word” è solo uno dei molti programmi che “fanno lettere” e che sono indicati
generalmente col termine anglosassone “Word processor”. Gli utenti più inesperti
vorranno sapere come si fa a far partire (o lanciare) “Word”: 1. Con la freccia del mouse faccio un click sul menù di avvio (appare una serie di voci);
2. Sposto la freccia del mouse sulla voce “Programmi” o “Tutti i Programmi”;
3. Quindi sposto la freccia del mouse sulla voce “Microsoft Word”;
4. Quando la voce “Microsoft Word” cambia colore faccio un altro click (uno solo!);
5. “Word” si avvia presentando all'utente una pagina vuota pronta per essere riempita di
caratteri, immagini e tabelle.
Figura 2 – Lanciare Word
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Gestione dei dispositivi di memoria.
Il disco rigido (detto spesso disco “C:”) è il dispositivo di memoria principale contenente
fra l'altro tutti gli elaborati preparati con i vari programmi. Esempio: se usiamo il
computer per scrivere lettere, salveremo ogni lettera (se è di un certo interesse) dentro al
nostro disco rigido assegnandole un certo nome (di nostra scelta).
Gestire i dispositivi di memoria vuole dire essenzialmente elencare i documenti
contenuti nel disco rigido o in un altro dispositivo di memoria, cancellare un certo
documento (o file) o cambiarne il nome.
I documenti, come è ovvio, non sono messi disordinatamente dentro al disco rigido ma
possono essere organizzati in cartelle. Quindi gestire i dispositivi di memoria vuole dire
anche creare una nuova cartella e spostare un file da una cartella ad un'altra.
Elencare i file (o documenti) presenti in una certa cartella.
In genere sulla scrivania dell'interfaccia del sistema operativo si trova una cartella di
nome “Documenti”. Per vedere il contenuto di questa cartella, porto la freccia del mouse
sopra l'icona corrispondente e faccio due click in rapida sequenza con il tasto sinistro
del mouse. Fare un doppio click del mouse su un oggetto equivale (sempre) a dire al
computer “Apri questo oggetto”.
Compare una finestra contenente l'elenco dei documenti contenuti nella cartella
“Documenti” come nella figura seguente.
Figura 3 – La cartella Documenti
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Azione
Reazione
Doppio click su una cartella di nome “X”
Provoca l'apertura di una finestra contenente
l'elenco dei documenti e delle sottocartelle
contenute nella cartella “X”
Doppio click sul documento “Lettera.doc”
Provoca l'avvio di Word in una nuova finestra,
Word ci visualizzerà il documento “Lettera.doc”
Doppio click sul documento “X”
Provoca l'avvio del programma che ha creato “X”
che subito ci mostra il contenuto del documento
Selezione di un file.
Fare un click (uno solo!) su una qualsiasi icona che vedo sul desktop, ad esempio la
cartella “Documenti” o l'icona della “Gestione Risorse” o altro, provoca un
cambiamento di colore di quest'ultima. Tale cambiamento di colore viene detto
“Selezione”.
A cosa serve che un file sia selezionato? Con la selezione si indica all'interfaccia del
sistema operativo “il comando che sto per impartire è relativo alla selezione”. Di seguito
riporto degli esempi:
Cosa voglio fare
Selezione
Comando
Cancellare un file
Faccio un click sul file da cancellare
Impartisco il comando “File>Elimina”
Rinominare una cartella
Faccio un click sulla cartella da
rinominare
Impartisco il comando “File>Rinomina”
Creare un nuova cartella
Nessuna selezione
Impartisco il comando “File>Nuovo->Cartella”
Parlare “Computerese”.
A cosa servono gli specchietti esemplificativi riportati sopra? A stabilire una
corrispondenza fra il linguaggio naturale umano, la lingua che siamo tutti abituati ad
usare, e il modo di parlare che dobbiamo usare nell'ambito della comunicazione con le
interfacce del computer.
Nel linguaggio naturale gli uomini si esprimono con frasi della forma:
· Soggetto + Verbo + Complemento oggetto;
Nella lingua usata nelle moderne interfacce dei computer, c'è una corrispondenza fra
soggetto e programma, verbo e comando, complemento oggetto e selezione. Quindi nel
linguaggio delle interfacce del computer ci si esprime con frasi della forma: · Programma + Comando + Oggetto selezionato;
Non è vero che nella lingua italiana per esprimere un concetto esiste una e una sola
frase, allo stesso modo è quindi sbagliato pensare che “sul computer” per fare una certa
cosa esista una e una sola certa procedura.
“Imparare a memoria” la procedura per portare a termine una certa operazione costa
una gran fatica e non porta a saper usare il computer, anzi. Pensare che imparare a usare
il computer voglia dire imparare a memoria delle procedure equivale, più o meno, a
pensare che imparare a memoria un libretto delle frasi comuni in inglese voglia dire
saper parlare la lingua inglese.
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Le procedure che seguono sono quindi da prendere come esempi di dialoghi fra utente e
interfaccia del sistema operativo e non come procedure sempre valide per ogni
situazione; fra l'altro si tratta di esempi molto elementari.
Rinominare un file.
Per rinominare un file basta selezionare il file (con un solo click), quindi dare il comando
“File­>Rinomina” e scrivere il nuovo nome (seguito da un invio). Cambiare nome a
Documenti e cartelle è molto facile, chi non ha nessuna esperienza dovrebbe con facilità
riuscirci con un paio di prove.
I comandi (tutti i comandi che si possono dare) si trovano nel menù dei comandi; nella
figura seguente vediamo l'elenco dei tutti i comandi contenuti nel menù dei comandi
chiamato “File”, fra i quali si trova “Rinomina”. Tale elenco è relativo all'interfaccia del
sistema operativo, tuttavia praticamente tutti i programmi hanno un menù “File”
contenente più o meno gli stessi comandi (Apri, Chiudi, Esci, Stampa, Salva).
Figura 4 – Il menù File
Cancellare un file.
Per quanto detto sopra per cancellare un documento basta:
1. Selezionare il file (con un click sopra l'icona)
2. Dare il comando File­>Elimina
Dopo il comando appare una semplice “finestra di dialogo” che ci chiede se siamo sicuri
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che vogliamo spostare il Documento selezionato nel “Cestino”. Se siamo sicuri di volere
cancellare il file indicato dobbiamo rispondere di sì (facendo click sul tasto “Sì” con la
freccia del mouse).
Esiste tuttavia un altro modo di cancellare un file, facendo uso del cosiddetto
“Drag'n'drop”. Vediamo un esempio, supponiamo di volere cancellare un documento di
nome “Prova.doc” che si trova sulla scrivania dell'interfaccia del sistema operativo:
1. Vado con la freccia del mouse sull'icona del documento “Prova.doc”;
2. Clicco il tasto sinistro del mouse e lo tengo premuto;
3. Tenendo premuto il tasto, sposto la freccia del mouse sull'icona del “Cestino”;
4. Una volta che il cestino cambia colore, rilascio il tasto.
L'effetto è lo stesso che si ha dando il comando elimina. Naturalmente periodicamente
bisogna svuotare la cartella “Cestino”, per fare ciò è sufficiente aprire il cestino con un
doppio click e impartire il comando “File­>Svuota Cestino”.
Creare una nuova cartella.
Il seguente esempio ci consente di creare una nuova cartella contenuta nella cartella
“Documenti” e di assegnargli come nome “La mia prima cartella”; si assume di non
avere nessuna finestra aperta:
1. Faccio doppio click sull'icona della cartella “Documenti”;
2. Nella finestra che appare, impartisco il comando “File­>Nuovo­>Cartella”;
3. Appare la nuova cartella con il nome “Nuova cartella” selezionato;
4. Scrivo “La mia prima cartella” e dò un “Invio”.
Nota: se mi metto a cliccare sul mouse in posti a caso fra il punto 3 e il punto 4, quasi
certamente non riesco a dare il nome desiderato, chissà perché gli utenti alle prime armi
lo fanno tutti (per fortuna si ha la possibilità di fare rinomina!).
Spostare un file da una cartella alla scrivania.
Il seguente elenco indica come spostare un documento che trovo nella cartella dei
documenti sulla scrivania; si assume di non avere nessuna finestra aperta:
1. Faccio doppio click sull'icona della cartella con nome “Documenti”;
2. Appare una finestra con un elenco di icone con scritto sotto i relativi nomi;
3. Supponiamo di trovare un Documento (fatto con Word) di nome “Prova.doc”;
4. Vado con la freccia del mouse sull'icona del documento “Prova.doc”;
5. Clicco il tasto sinistro del mouse e lo tengo premuto;
6. Tenendo premuto il tasto, sposto la freccia del mouse in un qualsiasi punto della
scrivania (cioé sullo sfondo);
7. Rilascio il tasto.
Lo spostamento è portato a termine, il file “Prova.doc” non è più nella finestra ma
compare sulla scrivania.
Spostare un file da una cartella ad un'altra.
Nei due esempi precedente abbiamo creato, nella cartella di nome “Documenti”, una
nuova cartella di nome “La mia prima cartella” e quindi abbiamo spostato il file
“Prova.doc” dalla cartella di nome “Documenti” alla scrivania (o Desktop).
Per concludere l'esempio ora spostiamo il Documento “Prova.doc” nella cartella “La mia
prima cartella”. Si assume di non avere nessuna finestra aperta:
1. Faccio doppio click sulla cartella di nome “Documenti”;
2. Mi appare un elenco di icone fra cui una cartella di nome “La mia prima cartella”;
3. Sposto la freccia del mouse sull'icona sulla scrivania di nome “Prova.doc”;
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4. Clicco il tasto sinistro del mouse e lo tengo premuto;
5. Sempre tenendo premuto il tasto sposto l'icona del mouse sulla cartella di nome “La
mia prima cartella”;
6. Quando l'icona “La mia prima cartella” cambia colore rilascio il tasto;
L'effetto è che il file “Prova.doc” scompare dalla scrivania: è stato spostato nella cartella
“La mia prima cartella”. Questo fatto può essere verificato facendo doppio click sulla
cartella “La mia prima cartella” ed esaminandone il contenuto.
Un possibile problema.
Nell'esempio precedente potrebbe succedere una cosa spiacevole: al punto 2, quando
appare la finestra dei “Documenti”, questa potrebbe coprire l'intera scrivania o il punto
della scrivania dove abbiamo appoggiato il file “Prova.doc”, impedendoci di procedere
con il punto 3. In tal caso è necessario provvedere allo spostamento o al
ridimensionamento della finestra, per fare questo rimando al paragrafo sulle finestre che
si trova di seguito. 9 di 25
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Selezione multipla.
Abbiamo già parlato dell'analogia fra la frase del linguaggio naturale (Soggetto + verbo +
complemento oggetto) e la frase dell'interfaccia del computer (Programma + comando +
selezione). Tuttavia in tutti gli esempi visti abbiamo usato un complemento oggetto al
singolare, cioé abbiamo impartito comandi (cancella o sposta) relativi a un solo
documento. Come fare a dare un comando relativo a due, tre o più documenti
contemporaneamente? Attraverso la selezione multipla. Facciamo un esempio semplice,
cancellare tre file. Assumiamo per questo esempio di avere scritto con il “Word” e di
avere salvato sul “Disco rigido C” nella cartella “Documenti” tre lettere di nome
“lettera1.doc”, “lettera2.doc”, “lettera3.doc”. Assumiamo in oltre, come sempre, di non
avere alcuna finestra già aperta. Ecco come fare:
1. Faccio doppio click sulla cartella “Documenti sulla scrivania”, mi appare una finestra
contenente un elenco di file e cartelle, fra questi ci sono le tre lettere di cui sopra;
2. Porto la freccia del mouse a destra del file “lettera3.doc”; 3. clicco e tengo cliccato il tasto sinistro del mouse;
4. Tenendo premuto il tasto sposto la freccia del mouse a sinistra di “lettera1.doc”, tutti
e tre i file dovrebbero risultare selezionati, cioé di colore diverso, come in figura;
5. Per cancellare tutti e tre i file ora basta cancellarne uno dei tre, gli altri due seguiranno
la stessa sorte.
Figura 5 ­ La selezione multipla
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Le finestre.
Fino ad ora ci siamo limitati a vedere le finestre come dei quadrati che appaiono sul
nostro monitor quando si fa doppio click su una cartella. In realtà ogni programma che
usiamo (che sia il manager dei Documenti, Word o Excel) appare contenuto in una o
anche in più finestre.
Ogni volta che appare una finestra, questa risulta nell'elenco delle finestre nella “barra di
sistema” nella parte bassa dello schermo come già accennato all'inizio del capitolo. Ogni finestra è composta da:
1. Una barra del titolo;
2. Tre tasti di comando: Nascondi
3. Ridimensiona 4. Chiudi 5. Un bordo che delimita i confini della finestra.
In figura vengono evidenziati questi elementi.
Figura 6 – La finestra
Ogni finestra può essere:
1. Spostata;
2. Ridimensionata;
3. Chiusa;
4. Nascosta.
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Inoltre, quando ci sono contemporaneamente più finestre aperte, è possibile
visualizzare l'una o l'altra facendo click sul titolo della finestra voluta nella barra di
sistema.
Spostare una finestra.
1. Porto l'icona del mouse in un punto qualsiasi della barra del titolo;
2. Muovo il mouse, tenendo premuto il tasto sinistro.
Ridimensionare una finestra. 1. Mi porto su un qualsiasi bordo della finestra con la freccia del mouse;
2. Quando sono sul bordo la freccia del mouse cambia icona;
3. Premo il tasto sinistro del mouse;
4. Tenendo premuto sposto il mouse.
Per ridimensionare una finestra posso anche usare il tasto di ridimensione a destra della
barra del titolo (V. figura sopra): cliccare su questo tasto provoca l'ingrandimento a
pieno schermo della finestra.
Chiudere un finestra.
Per chiudere una finestra ho sempre a disposizione il tasto di chiusura a destra della
barra del titolo (V. figura sopra).
Quasi sempre trovo un comando “Esci” o “Chiudi” nel menù dei comandi sotto la voce
“File” che ha lo stesso effetto del tasto “chiudi”.
Nascondere una finestra.
Per nascondere una finestra devo premere sul tasto “nascondi” a destra della barra del
titolo (V. figura sopra). Per fare riapparire la finestra nascosta basta premere sul suo
titolo nella barra di sistema nella parte in basso dello schermo.
Gestione di più finestre.
Talvolta è pratico tenere aperte più finestre contemporaneamente.
Tutte le finestre hanno un nome (che troviamo scritto nella barra del titolo), ad esempio
la finestra dell'ultima figura, la figura 6, si chiama “Documenti”.
Supponiamo di avere aperto due finestre diverse di nome “Documenti” e “Risorse del
Computer”. Sulla barra di sistema troviamo l'elenco delle finestre aperte che deve
riportare i due titoli cioé “Documenti” e “Risorse del computer”; con ogni probabilità
una delle due finestre copre parzialmente l'altra rendendola non completamente
visibile. Supponiamo sia la finestra “Documenti” a coprire parzialmente l'altra. Come
faccio a far venire davanti la finestra “Risorse del computer” in modo da vederla
completamente?
Individuiamo due modi:
1. Si può cliccare con la freccia del mouse sopra la voce “Risorse del computer” sulla
barra di sistema nell'elenco delle finestre aperte;
2. Si può fare un click in un qualsiasi punto visibile della finestra “Risorse del computer”.
Conclusione del capitolo sull'interfaccia del sistema operativo.
Queste poche pagine dovrebbero essere sufficienti per aiutare nei primi passi un utente
esordiente. Non si devono assolutamente ritenere una guida completa all'uso
dell'interfaccia del sistema operativo.
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Elaborazione di testi.
Abbiamo visto come si può “lanciare” il programma “Word” per l'elaborazione di testi e
lettere. Dopo l'avvio, il programma “Word” si presenta come una pagina bianca
contenuta in una finestra.
Figura 6 – La finestra di “Word” dopo l'avvio
In alto abbiamo la barra dei menù (o menù dei comandi), contenente tutti i possibili
comandi impartibili al programma classificati per genere.
Più in basso troviamo le varie barre degli strumenti, nella figura sono visibili la barra
standard (corrispondente al menù di comando “File” e “Modifica”) e la barra di
formattazione (corrispondente al menù “Formato”). Le barre degli strumenti
contengono le scorciatoie di solo alcuni dei comandi contenuti nel menù dei comandi,
quelli di uso più frequente come:
· “trasforma la selezione in grassetto”
· “trasforma la selezione in corsivo” · “centra la riga selezionata”
Metodologia di sviluppo di lettere.
Prima di fare una panoramica dei possibili comandi esaminiamo la corretta metodologia
di sviluppo delle lettere. Questa metodologia è divisa in fasi di sviluppo da completare
nell'ordine previsto.
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La prima fase è la fase dell'inserimento (legata soprattutto alla tastiera e ai comandi
della voce di menù “Inserisci”); in questa fase si digita il testo voluto, disinteressandosi
dell'aspetto grafico, della dimensione dei paragrafi, delle parole in grassetto. I caratteri si
inseriscono tutti (o quasi) con la tastiera, per gli altri elementi forniti dal “Word”
(immagini, tabelle, caratteri speciali, caselle di testo...) si deve ricorrere al menù
“Inserisci” (per le tabelle alla voce “Inserisci” nel menù “Tabella”).
Il punto della pagina dove avviene l'inserimento è segnalato da un cursore lampeggiante
diverso dal cursore del mouse.
Terminata la prima si passa alla seconda fase, quella della formattazione, fase nella
quale ci si occupa dell'aspetto grafico del nostro elaborato. Nella fase di formattazione si
procede come indicato di seguito:
1. Si seleziona la parte di testo (o altra parte inserita) che si vuole cambiare;
2. Si impartisce il comando di formattazione voluto (dal menù “Formato” o dalla barra
degli strumenti di formattazione quando possibile);
3. Si ricomincia dal punto 1 fino a che l'aspetto grafico non ci aggrada completamente.
Come si capisce facilmente, per centrare in modo corretto nella pagina il titolo
dell'elaborato si procede come di seguito:
1. Seleziono il titolo (precedentemente inserito)
2. Impartisco il comando “Centra” dalla barra del formato Dare una serie di spazi precedenti il titolo fino a fare arrivare il titolo nel centro della
pagina è una grave errore che genera complicazioni indicibili in fase formattazione;
invito tuttavia ogni utente alle prime armi a provare entrambe le tecniche (quella giusta e
quella errata) per convincersi di questo fatto.
Un ultima osservazione utile: in ogni momento la barra degli strumenti indica un certo
formato (carattere, dimensione, grassetto ecc...), tale formato è relativo o alla selezione
attiva oppure (se nulla è selezionato) alla posizione del cursore lampeggiante.
Figura 7 – Lo sviluppo di lettere in “Word”
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Tecniche di selezione in “Word”.
Seguono alcuni consigli su come selezionare rapidamente parti di testo con il
programma “Word”, le tecniche di selezione sono scritte in ordine di importanza, cioé se
non è possibile utilizzare la tecnica 1 provo con la 2, se non è possibile con la 2 provo
con la 3 e così via. Come si vede la tecnica di selezione più ostica occupa la quarta
posizione, esistono altre tecniche di selezione che tralascio o lascio alla fantasia del
lettore.
1. Selezionare tutto: quando si vuole selezionare tutti gli elementi di un documento
“Word” (caratteri, immagini, tabelle ecc...) si può accedere alla voce “Seleziona tutto”
del menù “Modifica”;
2. Selezionare una riga: per selezionare una riga è sufficiente fare un click (con il tasto
sinistro del mouse) a sinistra della riga da selezionare, nell'area del margine;
3. Selezionare più righe contigue: premo il tasto sinistro puntando il cursore del mouse
a sinistra della prima riga da selezionare (nell'area del margine) quindi, tenendo il
tasto premuto, sposto il cursore del mouse a sinistra dell'ultima riga da selezionare e
rilascio il tasto;
4. Selezionare un insieme di caratteri contigui con il mouse: premo il tasto sinistro
puntando il cursore del mouse a sinistra del primo carattere da selezionare (fuori
dall'area del margine) quindi, tenendo il tasto premuto, sposto il cursore del mouse a
destra dell'ultimo carattere da selezionare e rilascio il tasto;
5. Selezionare un insieme di caratteri contigui con la tastiera: facendo uso dei tasti
freccia della tastiera, porto il cursore lampeggiante prima del primo carattere da
selezionare, quindi, tenendo premuto il tasto “shift” o “maiuscolo” (cioé la freccia in
su), mi sposto dopo l'ultimo carattere da selezionare (sempre facendo uso dei tasti
freccia); infine rilascio il tasto “shift”;
6. Selezionare un insieme di caratteri contigui con la tastiera e il mouse:
facendo uso dei tasti freccia della tastiera, porto il cursore lampeggiante prima del
primo carattere da selezionare, quindi, tenendo premuto il tasto “shift” o “maiuscolo”
(cioé la freccia in su), faccio un click con il tasto sinistro del mouse dopo l'ultimo
carattere da selezionare e rilascio il tasto “shift”; questa tecnica è molto utile quando
ho bisogno di selezionare parti di testo molto lunghe, contenute su più pagine.
Altri comandi.
Mi limito a dare una descrizione concisa di buona parte dei comandi presenti nel menù
dei comandi, lasciando alla sperimentazione dell'utente e alle lezioni in aula i dettagli
operativi. 15 di 25
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Menù “File”.
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Il menù “Modifica”.
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Il menù “Inserisci”.
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Il menù “Formato”.
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Foglio di calcolo.
I fogli di calcolo, fra i quali si annovera “Excel”, sono programmi che gestiscono tabelle
di informazioni di varia natura e che su queste informazioni sono in grado di fare calcoli.
La gestione di un elenco di libri nel caso in cui si abbia la necessità di ordinare i libri,
svolgere ricerche su alcuni libri, filtrare i soli libri di un certo autore e così via è un lavoro
adatto per un foglio di calcolo.
Anche la gestione di un conto corrente nel caso in cui si vuole il saldo automatico e il
calcolo degli interessi è un altro esempio di lavoro adatto per un foglio di calcolo.
Se lanciamo il programma “Excel”, ci troviamo di fronte a una videata come nella figura
di seguito:
Figura 8 – Elementi della finestra di “Excel”
Si tratta di tre fogli composti ognuno da una enorme tabella fatta di un numero infinito
di righe e di colonne di celle; è infatti la cella l'elemento fondamentale di un documento
di un foglio di calcolo.
In ogni momento almeno una cella di “Excel” deve essere selezionata, ad esempio nella
videata della figura sopra, la cella selezionata è la cella A1 (lo si capisce dal bordo
evidenziato).
Ogni cella del foglio di calcolo è caratterizzata da tre aspetti:
1. Il contenuto della cella;
2. Il formato della cella;
3. La convalida.
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Il Contenuto di una cella.
Quando una cella è selezionata il contenuto viene visualizzato nella barra del contenuto
o barra della formula. Se seleziono la cella B7 (cioé se faccio un click sulla cella della
colonna B, alla riga 7) e poi digito la parola “Cane”, ottengo di inserire come contenuto
della cella B7 la parola “Cane”, che verrà visualizzata nella cella B7.
Se intendo modificare un contenuto precedentemente inserito devo cliccare prima sulla
cella da modificare, quindi sulla barra del contenuto e procedere alla modifica.
Le celle possono avere due tipi di contenuto:
1.contenuto semplice;
2.contenuto funzione (o formula).
L'esempio della parola “Cane” è un caso di contenuto semplice. Se inserisco in una cella,
ad esempio la cella C4, come contenuto “=3+2” ho un contenuto funzione (o formula)
caratterizzato dal fatto che il primo carattere inserito è “=”.
Naturalmente quello che verrà visualizzato nella cella C4 non sarà la stringa “=3+2” ma
bensì il numero “5”, risultato della somma.
Il formato di una cella.
Si tratta dell'aspetto grafico di ogni cella, in altre parole si tratta di come viene
visualizzato il contenuto della cella (ad esempio con quale tipo di carattere, se in
grassetto o in corsivo o in rosso...). La tecnica per impostare il formato naturalmente è
simile alla formattazione in “Word”:
1.selezione di una o più celle;
2.uso della barra di formattazione o del comando “Formato­>Celle...”.
Selezione delle celle e spostamenti.
Abbiamo già detto che per selezionare una cella è sufficiente fare un click con il cursore
del mouse sulla cella che si vuole selezionare.
Posso cambiare selezione usando i tasti freccia: se intendo cambiare cella selezionata e
selezionare ad esempio la cella adiacente a destra di quella attualmente selezionata,
posso usando i tasti freccia della tastiera premere il tasto “”.
Sono comodi, in fase di inserimento dati, anche il tasto “TAB”, che si sposta sulla cella
successiva, e il tasto “INVIO” che si sposta a capo.
Inoltre è possibile selezionare più celle contemporaneamente:
•selezione di celle contigue: vado sulla prima cella, premo il tasto sinistro del mouse e
mi sposto (tenendo premuto il tasto) sull'ultima cella (V. figura seguente);
•selezione di una riga: la riga ha un nome riportato sulla colonna a sinistra dello
schermo (1, 2, 3, 4...), per selezionare una riga è sufficiente fare un click sul suo nome;
•selezione di una colonna: anche la colonna ha un nome riportato sulla riga nella
parte alta dello schermo (A, B, C, D...), per selezionare una colonna è sufficiente fare
un click sul suo nome.
Nella pagina seguente si trova la figura relativa alla selezione multipla.
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Windows & Office, come si fa? - di Diego Bazzanella
Figura 9 – Selezione di celle contigue
Larghezza delle colonne e altezza delle righe.
Esistono due modi per cambiare la larghezza delle colonne (ed analogamente l'altezza
delle righe). Ecco gli esempi:
1.Per allargare la colonna di nome A, porto il cursore del mouse
sulla riga nell'intestazione che divide lo spazio del nome
colonna A dal nome B, attendo che il mouse cambi cursore,
tenendo premuto sposto il mouse (V. figura a lato);
2.Per allargare la colonna C posso anche fare un click sulla lettera C (quindi seleziono la
colonna C) e impartisco il comando “Formato­>Colonna­>Larghezza”. Altre operazioni.
Non continuo con tutte le possibili operazioni (cancellare il contenuto di una cella,
aggiungere una colonna) poiché ormai il meccanismo dovrebbe essere chiaro. Bisogna
seguire sempre lo stesso schema:
1.Selezionare le celle;
2.Trovare e impartire il comando.
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Windows & Office, come si fa? - di Diego Bazzanella
Schema riassuntivo di “Excel”. Figura 10– Schema riassuntivo di Excel
Esempio di piccola tabella di Excel.
A
1
2
3
4
5
6
B
C
D
CONTO CORRENTE
Saldo
€550,00
Data
Dare
1 gennaio 2003
1 febbraio 2003
1 marzo 2003
€150,00
Avere
Descrizione
€500,00 Apertura conto
€200,00 Contributo
Bolletta
Sopra c'è un esempio di tabella realizzata con un foglio di calcolo attraverso inserimento
di contenuto e formattazione delle varie celle. Provare a realizzare la tabella sopra
dovrebbe essere molto facile, di seguito riporto tuttavia una serie di osservazioni valide
delle quali va compreso il significato:
•
•
Il contenuto della cella A2 è “Saldo”
Il formato della cella A2 è “grassetto”
•
Il contenuto della casella C4 è “500” (senza , virgole, punti o altro)
Il formato della casella C4 ha tipo “valuta” (con simbolo di valuta )
•
Il contenuto della cella B2 è “=C4+C5­B6” (quindi è una funzione)
•
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•
Il formato della cella B2 è “grassetto, centrato”
•
il contenuto della cella A4 è “1/1/2003”
Il formato delle caselle A4, A5, A6 è di tipo “data”
•
•
•
Il contenuto della cella A3 è “Data”
Il formato di A3 è “grassetto, centrato, con bordo esterno”
Unione di Celle.
Talvolta, per ragioni di impaginazione, è comodo poter unire più celle in una sola cella
(con un solo contenuto e un solo formato). Nell'esempio sopra la parola “CONTO
CORRENTE” è contenuta in una cella risultato dell'unione delle celle A1, B1, C1, D1.
Chiamiamo l'unione delle celle A1, B1, C1, D1 semplicemente cella U, vale quanto di
seguito:
•
•
Il contenuto della cella U è “CONTO CORRENTE”
Il formato della cella U è “centrato, grassetto, dimensione 14”
Il modo più veloce per realizzare il titolo dell'esempio è l'uso del comando “Unisci e
centra”. Formattazione Condizionale.
La ”Formattazione Condizionale” è un comando del menù “Formato” che ci permette di
impostare delle formattazioni del tipo: “Questa cella deve essere rossa nel caso in cui il
suo valore sia minore di zero”.
Dopo avere selezionato le celle su cui applicare tale tipo particolare di formattazione, la
formattazione condizionale è guidata da Excel attraverso la semplice costruzione di una
frase simile a quella dell'esempio sopra. Non c'è molto da dire, basta provare!
Esercizio.
Provare a selezionare alcune celle, impostare una convalida (attraverso il comando
“Dati­>Convalida” quindi impostare una condizione come richiesto) e verificare cosa
succede alle celle.
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