GUIDA STUDENTI alla PRENOTAZIONE DEGLI APPELLI D’ESAME ONLINE Versione 2.0 rilasciata il 23/05/2012 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 1 di 32 Servizio manutenzione procedure informatiche e reporting per gli studenti INDICE 1. INTRODUZIONE ........................................................................................................................................... 3 2. VISUALIZZAZIONE DEGLI APPELLI (AREA WEB PUBBLICA ESSE3) ...................................................................... 5 3. ACCESSO AREA WEB RISERVATA ................................................................................................................... 8 4. VERIFICA REGOLARITA’ ISCRIZIONI................................................................................................................ 9 5. VERIFICA PAGAMENTO TASSE .................................................................................................................... 10 6. TIPI DI APPELLO ......................................................................................................................................... 12 7. ISCRIZIONI AGLI APPELLI ............................................................................................................................ 13 8. BACHECA PRENOTAZIONI........................................................................................................................... 22 9. BACHECA ESITI .......................................................................................................................................... 24 9.1 PUBBLICAZIONE ESITI PROVA PARZIALE ................................................................................................ 25 9.2 PUBBLICAZIONE ESITI PER ESAMI CHE SI CONCLUDONO CON UNA PROVA SCRITTA................................... 26 9.3 PUBBLICAZIONE ESITI PER ESAMI CHE SI CHIUDONO CON UNA PROVA ORALE .......................................... 30 9.4 VERBALIZZAZIONE ESITI ....................................................................................................................... 31 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 2 di 32 1. INTRODUZIONE Con l’introduzione del sistema di verbalizzazione online degli esami di profitto, le procedure di prenotazione all’appello, di visualizzazione del voto, di espressione della soddisfazione sull’esito dell’esame e di visualizzazione della registrazione del voto nel proprio libretto elettronico saranno effettuati via web. In questa guida sono riportate le seguenti funzioni a disposizione dello studente: Accesso area riservata; Sezione esami: per consultare il calendario degli esami, iscriversi all’appello, cancellarsi dall’appello, verificare l’esito dell’esame (e quando previsto accettare/rifiutare il voto), comunicare con il docente, ricevere comunicazioni da parte del docente. Libretto studente: monitorare l’aggiornamento del libretto “elettronico” con gli esami sostenuti. Di seguito è descritta la procedura per la prenotazione a un appello di una attività didattica frequentata, da parte di uno studente regolarmente iscritto ad un determinato Corso di Studi. Per potersi iscrivere agli appelli è necessario: Essere in possesso delle credenziali UNISIPASS di accesso a ESSE3 - corrispondenti alla username e alla password assegnati al momento dell’immatricolazione/iscrizione - utilizzati per accedere alla rete wireless d’Ateneo e necessari alla consultazione della posta elettronica di Ateneo con dominio: [email protected] Avere una posizione amministrativa “regolare”, ovvero aver effettuato i versamenti della contribuzione studentesca e tasse di servizio previsti. NOTA: Né la Segreteria Studenti, né il docente possono prenotare uno studente a un qualsiasi appello finché la sua posizione amministrativa non è regolarizzata. Avere nel piano di studi l’attività didattica per la quale si intende sostenere l’esame. L’eventuale aggiunta di ulteriori attività didattiche richiede, come di consueto, una variazione del piano di studi. NOTA: Né la Segreteria Studenti, né il docente possono prenotare uno studente a un appello di un’attività didattica non inserita nel suo libretto. 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 3 di 32 Per “recuperare” le credenziali UNISIPASS di accesso a ESSE3: Se non si è in possesso delle credenziali UNISIPASS valide (es:. password vecchia di 6 caratteri) rivolgersi a [email protected] Le credenziali possono essere recuperate online, attraverso l’home page del sistema ESSE3, collegandosi all’indirizzo segreteriaonline.unisi.it: cliccare su “Password dimenticata” e inserire il proprio codice fiscale. Il sistema invierà le credenziali UNISIPASS tramite un messaggio automatico no-reply all’indirizzo e-mail impostato come e-mail personale (al momento dell’immatricolazione) e all’indirizzo e-mail istituzionale. Per caselle di posta con dominio diverso da quello istituzionale ([email protected]) verificare che il messaggio automatico no-reply del recupero credenziali non sia intercettato dall’antispam. NOTA: Se nessun indirizzo e-mail è stato impostato (o se l’indirizzo è nel frattempo cambiato), il sistema restituirà l’avviso “impossibile recuperare password”; in questo caso è necessario rivolgersi alla propria Segreteria Studenti. Contatti: • Per problemi di tipo tecnico (relativi ai malfunzionamenti del sistema ESSE3) contattare l’Helpdesk Esse3 all’indirizzo: [email protected] • Per problemi di tipo amministrativo (relativi alla carriera) contattare il Servizio della Segreteria Studenti della Facoltà di appartenenza, che si può trovare all’indirizzo: http://www.unisi.it/v0/minisito.html?fld=78 (home page Ateneo – Servizi per gli Studenti Segreteria Studenti) IMPORTANTE: Nelle segnalazioni indicare dettagliatamente il problema: - Nome e Cognome - Numero di Matricola - Corso di laurea e Anno di iscrizione - Tipo di problema (es. nome dell'esame a cui non risulta possibile iscriversi) Segnalazioni generiche non saranno prese in considerazione dagli operatori 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 4 di 32 2. VISUALIZZAZIONE DEGLI APPELLI (AREA WEB PUBBLICA ESSE3) Prima di procedere con l’iscrizione agli appelli è necessario verificare che gli appelli siano stati pubblicati e le iscrizioni siano aperte. Accedere all’Area pubblica collegandosi all’indirizzo segreteriaonline.unisi.it senza effettuare il Login: questa pagina è il punto di partenza per navigare fra le informazioni relative alla didattica dell'Ateneo. Per vedere se sono stati pubblicati gli appelli aprire la sezione Informazioni Studente nel menu a sinistra. Area Riservata Area Pubblica navigabile senza effettuare il login Si apre la pagina della Guida online dell’Ateneo. Nel menu Utility a destra selezionare la voce Ricerca Appelli per accedere allo strumento di ricerca. Accedi alla pagina di Ricerca Appelli 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 5 di 32 Nella pagina di Ricerca Appelli, l’elenco degli appelli pubblicati può essere recuperato impostando i criteri di ricerca preferiti: Facoltà, Corso di studio, attività didattica, docente e data dell’esame, questi filtri di ricerca possono essere combinati selezionando le varie opzioni dai menu a tendina. Per individuare l’appello corretto è fondamentale avere le seguenti informazioni: - Nome dell’attività didattica (insegnamento) - Corso di studi di appartenenza La ricerca deve avvenire nel Corso di studio in cui si tengono le lezioni dell’attività didattica ricercata. Filtri per la ricerca degli appelli definiti La ricerca avviata produrrà un elenco che indica: - l’attività didattica selezionata - il periodo di apertura e chiusura delle iscrizioni all’appello - la data e l’ora del turno dell’appello - il tipo di prova con cui sarà sostenuto l’esame (scritto, orale) - i docenti della commissione - il numero di iscritti Elenco degli appelli pubblicati 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 6 di 32 Per procedere all’iscrizione all’appello è necessario accedere alla propria Area Riservata procedendo come descritto nel seguito della presente guida. IMPORTANTE: Solo quando l’appello è stato pubblicato è possibile visualizzarlo in “Bacheca appelli d’esame” dell’Area Pubblica. Tuttavia, per procedere con l’iscrizione all’appello, è necessario attendere che le iscrizioni siano aperte. Solo da quel momento l’appello è visualizzabile anche nell’Area Riservata. SE UN APPELLO NON E’ VISIBILE NELL’AREA PUBBLICA: - l’appello non è stato definito: contattare la Segreteria di Facoltà/Dipartimento - l’appello è già terminato: gli appelli rimangono visibili nell’area pubblica per una settimana oltre la data della prova. 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 7 di 32 3. ACCESSO AREA WEB RISERVATA Accedere alla propria area web riservata all’indirizzo segreteriaonline.unisi.it e fare click su Login inserendo le proprie credenziali: Nome utente e Password. Effettuare il Login per accedere alla propria Area Riservata IMPORTANTE: Si ricorda che per iscriversi agli appelli è necessario: • essere iscritti all’Anno Accademico corrente • essere in regola con tutti i pagamenti delle tasse Per controllare la regolarità della propria posizione amministrativa vedere le sezioni 4 e 5 della presente guida. 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 8 di 32 4. VERIFICA REGOLARITA’ ISCRIZIONI Dal menu Segreteria, selezionare il sottomenu “Iscrizioni”: vengono indicate le informazioni generali sulla situazione universitaria e sulle iscrizioni effettuate nel corso degli anni: Verifica regolarità iscrizioni Ultima iscrizione attiva Il semaforo deve essere verde Riepilogo delle iscrizioni Se manca l’iscrizione per l’Anno accademico in corso o se il semaforo è rosso verificare di aver pagato le tasse (vedi sezione 5). 23/05/2012 Versione 2.0 è necessario pag. 9 di 32 5. VERIFICA PAGAMENTO TASSE Dal menu Segreteria, selezionare il sottomenu “Pagamenti”: vengono visualizzate la lista delle tasse e l’importo relativo suddivise fra i pagamenti effettuati a cui è associato il semaforo verde pagamenti non effettuati a cui è associato il semaforo rosso ei . Pagamenti da effettuare Pagamenti effettuati Per prenotarsi ad un appello è necessario verificare la registrazione del pagamento delle tasse degli anni precedenti e delle rate dell’anno in corso: il semaforo deve essere verde dei pagamenti non pervenuti non deve essere indicata nessuna tassa. 23/05/2012 Versione 2.0 e nella sezione pag. 10 di 32 La mancata registrazione di un pagamento effettuato va segnalata alla Segreteria Studenti senza alcuna esitazione. La regolarizzazione della posizione amministrativa è un processo complesso che può durare anche diversi giorni. 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 11 di 32 6. TIPI DI APPELLO Gli appelli a cui è possibile prenotarsi sono di due tipi: PROVA FINALE: è un appello con verbalizzazione online dell’esito che comporta la sua registrazione sul libretto. PROVA PARZIALE: è un appello che non si conclude con la verbalizzazione di un voto. Permette l’iscrizione alle liste di esame e la consultazione degli esiti pubblicati nell’area web riservata (se non vengono comunicati dal docente attraverso altre vie). Gli esiti associati a questo tipo di appello non comportano la registrazione dell’esito nel libretto. Questa tipologia di appello è utilizzata per: prove intermedie prove scritte che precedono una prova finale orale verbalizzante 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 12 di 32 7. ISCRIZIONI AGLI APPELLI Dal menu Carriera, selezionare la voce “Libretto”. In questa sezione è possibile monitorare la propria carriera universitaria attraverso il Libretto dello studente online che contiene l’elenco delle attività didattiche inserite nel proprio libretto e per ognuna di esse vengono indicate le seguenti informazioni: - - - Appelli: quando ci sono appelli disponibili per l’attività didattica sarà presente un’icona a forma di libro aperto , altrimenti, se non sono stati definiti appelli tale icona sarà barrata . Anno di corso in cui è prevista l’attività didattica. Stato: quando l’attività è stata superata, sarà contrassegnata da un check verde . In caso contrario la casella rimarrà vuota oppure sarà contrassegnata da un check giallo quando l’attività è stata frequentata. Anno di frequenza Peso in crediti Data esame (nel caso in cui l’esame sia stato superato, altrimenti è un campo vuoto). Voto/Giudizio (nel caso in cui l’esame sia stato superato, altrimenti è un campo vuoto). Prove: selezionando l’icona a forma di lente è possibile visualizzare il dettaglio della prova superata. IMPORTANTE: Se l’attività didattica non è presente nel libretto: rivolgersi alla Segreteria Studenti per richiederne l’inserimento. • In alcuni casi, per l’inserimento dell’attività didattica nel libretto, è necessaria la modifica del piano di studi personale, disciplinata dal Regolamento del Corso di studi di appartenenza. • In altri casi, quando s’intende sostenere l’attività didattica come crediti liberi a scelta, lo studente deve semplicemente indicare alla Segreteria Studenti l’attività didattica da sostenere tra i crediti liberi. La Segreteria Studenti provvederà a inserirla nel libretto. 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 13 di 32 Appello non disponibile Appello disponibile IMPORTANTE: Quando non ci sono appelli disponibili per l’attività didattica : • non sono stati aperti appelli online per l’attività didattica (contattare la Segreteria di Presidenza/Dipartimento, è possibile che un appello non sia stato attivato poiché presente su un’offerta formativa precedente all’anno in corso. Non appena verificata la questione, la Segreteria di Presidenza/Dipartimento provvederà all’abilitazione dell’appello) • il periodo di iscrizione all’appello non è ancora iniziato (verificare nell’Area Pubblica v. Sezione 3) • il periodo di iscrizione all’appello è già concluso Verificare nell’Area Pubblica (Cfr. Paragrafo 2) 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 14 di 32 Cliccando sull’icona si accede direttamente all’Elenco appelli disponibili e prenotabili in quel momento per l’attività didattica selezionata. In corrispondenza del campo Iscrizione, sono indicate le date di apertura e chiusura delle iscrizioni: per prenotarsi/cancellare la prenotazione è necessario procedere entro queste date. Nel caso in cui lo studente decida di non presentarsi all’appello prenotato è buona regola cancellare la propria prenotazione. A seconda che si tratti di una prova parziale o finale l’appello è contraddistinto dall’icona a forma di libro di un colore diverso: - appello di una prova parziale appello di una prova finale. Prova Parziale Prova Finale A seconda del tipo di prova (parziale corrispondente icona. 23/05/2012 o finale Versione 2.0 ) a cui ci si vuole prenotare, cliccare sulla pag. 15 di 32 La pagina ottenuta attraverso questo click mostra: - il riepilogo delle informazioni relative all’appello scelto - il calendario delle prove in cui vengono mostrati i turni associati all’appello Per procedere con la prenotazione all’appello visualizzato premere il tasto . Dettagli appello Turni associati all’appello (es. turno unico) Si entra così nella pagina di prenotazione appello. Per prenotarsi all’appello con turno unico cliccare sul pulsante 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 16 di 32 Nel caso in cui l’appello sia suddiviso su più turni selezionare il proprio turno dal menu a tendina e cliccare sul pulsante . I turni possono essere differenziati, ad esempio, per il nome del docente o per il numero di matricola: è importante prenotarsi nel turno corretto, per evitare di vedersi escludere dalla prova nel momento dell’appello. 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 17 di 32 Selezionare il turno di appartenenza Procedendo nel processo di prenotazione si accede alla pagina di Conferma Prenotazione dove si può scegliere se stampare o meno un promemoria di iscrizione selezionando in corrispondenza della voce Stampa Promemoria. Si possono anche inserire dei messaggi per il docente nello spazio Note. Ad esempio, nelle Note lo studente può segnalare al docente che intende sostenere solo una parte (lo scritto o l’orale) dell’esame. Si procede con l’iscrizione o stampando il Promemoria o cliccando sul tasto Conferma Prenotazione. 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 18 di 32 Se i controlli impostati in fase di prenotazione vengono superati, apparirà un messaggio di conferma: “PRENOTAZIONE EFFETTUATA”, altrimenti un avviso segnalerà l’anomalia rilevata. Le situazioni anomale più ricorrenti possono riguardare: - - mancato versamento delle rate della contribuzione studentesca e tasse di servizio: apparirà il messaggio “PRENOTAZIONE NON EFFETTUATA”. La regolarizzazione dei versamenti deve essere comunicata alla Segreteria Studenti. E’ necessario contattare la Segreteria Studenti anche per risolvere eventuali ulteriori problematiche che richiedano un approfondimento della propria situazione (v. Sezioni 4 e 5) necessità di rispettare eventuali propedeuticità tra esami o assegnazione delle firme di frequenza (coerenza fra esami e anno di iscrizione) in base al Regolamento del Corso di studio: apparirà il messaggio “PRENOTAZIONE EFFETTUATA CON WARNING”. La presenza di un “warning” non impedisce la partecipazione all’appello da parte dello studente. Tuttavia, qualora al momento della verbalizzazione il “warning” non sia ancora risolto (ad esempio, perché lo studente non ha effettivamente maturato le firme di frequenza o non ha 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 19 di 32 risolto il vincolo di propedeuticità nei termini stabiliti dal Regolamento del suo Corso di studi), la Segreteria Studenti procederà alla revoca dell’esame. É opportuno che lo studente segnali immediatamente alla Segreteria Studenti la presenza di eventuali warning ingiustificati (dovuti, ad esempio, a ritardi o errori nell’aggiornamento del suo libretto). In alcuni casi, il warning potrebbe essere dovuto al fatto che il docente titolare dell’attività didattica propedeutica non ha ancora completato la verbalizzazione. In tal caso, lo studente dovrà evidenziare a tale docente l’esigenza di veder verbalizzato il suo voto, prima della verbalizzazione dell’esame in cui è presente il warning. Una volta prenotati a un appello, sul libretto in corrispondenza dell’attività didattica per cui è stata effettuata la prenotazione apparirà l’icona . Appello prenotato 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 20 di 32 Dal menu Esami, è possibile effettuare la procedura di prenotazione appena descritta suddivisa per tipologia di appello: - cliccando su Esami >> Appelli si visualizza il calendario degli esami (prove finali) relativo alle attività didattiche presenti nel libretto (piano di studi approvato). cliccando su Esami >> Prove Parziali si visualizza il calendario delle Prove parziali relativo alle attività didattiche presenti nel libretto (piano di studi approvato). Procedura di prenotazione per tipologia di appello Nel caso non sia disponibile nessun appello verificare come già descritto nelle sezioni precedenti: - la presenza dell’attività didattica nel libretto (cliccando sul link libretto mostrato nella pagina o dal menu Carriera >> Libretto (vedi sezione 7) - la pubblicazione dell’appello nell’Area Pubblica (vedi sezione 2) La procedura di prenotazione è la stessa illustrata nella presente sezione. Effettuata la prenotazione (a un appello o a una prova parziale), gli appelli prenotati non saranno più visualizzabili nei rispettivi menu Appelli / Prove Parziali. La prenotazione sarà visibile: dal libretto, in corrispondenza dell’attività didattica per cui è stata effettuata la prenotazione apparirà l’icona - dal menu Esami >> Bacheca prenotazioni (vedi sezione 8) 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 21 di 32 8. BACHECA PRENOTAZIONI Per visualizzare l’elenco delle prenotazioni agli appelli effettuate selezionare dall’area riservata il menu Esami >> Bacheca prenotazioni. Da qui è possibile: visualizzare l’elenco di tutte le prenotazioni effettuate cancellare la prenotazione cliccando sulla nel campo Cancella. Una volta revocata la prenotazione, è possibile eseguirla nuovamente. Entrambe le operazioni di cancellazione e reiscrizione sono consentite solo entro i limiti definiti dalle date di apertura e chiusura della lista iscritti. Se, al contrario, le iscrizioni sono già chiuse, la prenotazione non potrà essere eliminata. stampare o ristampare il promemoria d’iscrizione cliccando sull’icona . visualizzare la propria posizione rispetto agli altri studenti iscritti allo stesso appello: Cancella la prenotazione Se si procede con la cancellazione della prenotazione si accede alla pagina di conferma cancellazione: per confermare la cancellazione della prenotazione all'appello cliccare sul tasto Conferma. 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 22 di 32 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 23 di 32 9. BACHECA ESITI Per visualizzare/gestire gli esiti degli esami sostenuti selezionare dall’area riservata il menu Esami >> Bacheca esiti. Il docente effettuerà la pubblicazione degli esiti, che potranno essere visualizzati/gestiti dallo studente accedendo alla pagina di gestione esiti cliccando sull’icona campo Voto o giudizio: in corrispondenza del Visualizzazione/Gestione esiti Esito Prova PARZIALE Esito Prova finale SCRITTA Esito Prova finale ORALE 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 24 di 32 9.1 PUBBLICAZIONE ESITI PROVA PARZIALE Gli esiti delle prove parziali sono disponibili in modalità visualizzazione poiché non sono esiti verbalizzabili. Cliccare sull’icona per accedere alla VISUALIZZAZIONE del voto Nella pagina gestione esiti, è possibile solo prendere visione del voto: 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 25 di 32 9.2 PUBBLICAZIONE ESITI PER ESAMI CHE SI CONCLUDONO CON UNA PROVA SCRITTA Gli esiti delle prove finali di tipo scritto sono disponibili in modalità gestione poiché è necessario esprimere la propria volontà di ritirarsi dall’esame (non concludendo la prova) o di concludere la prova con il voto visualizzato: 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 26 di 32 Cliccare sull’icona per accedere alla GESTIONE dell’esito Nella pagina gestione esiti, entro la data indicata nel box Data chiusura esame (di default, 5 giorni dalla data di pubblicazione dell’esito), lo studente può esprimere la propria volontà scegliendo fra le due opzioni possibili: - concludere l’esame con il voto visualizzato - oppure ritirarsi. 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 27 di 32 Accettazione esito esame Data ultimo rifiuto Conferma scelta effettuata Se si intende concludere l’esame con il voto visualizzato, comparirà una √ verde accanto al voto in corrispondenza del campo Voto o giudizio. Se invece si procedere con il ritiro, comparirà una X rossa: E’ possibile cambiare scelta fino al termine della data di chiusura esame. Nel caso in cui non fosse manifestata esplicitamente nessuna intenzione, il voto s’intende accettato (principio del silenzioassenso). Nel caso di inesattezze lo studente potrà rivolgersi direttamente al docente per procedere alle eventuali modifiche. 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 28 di 32 Conferma accettazione esito 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 29 di 32 9.3 PUBBLICAZIONE ESITI PER ESAMI CHE SI CHIUDONO CON UNA PROVA ORALE Gli esiti delle prove finali di tipo orale sono disponibili in modalità. Nel caso di prove orali sarà possibile visualizzare il voto nella Bacheca esiti solo dopo che il docente avrà generato il verbale. Entrando nella pagina di gestione esiti esame cliccando sull’icona accanto al voto a giudizio visualizzerà semplicemente il voto. si Nel caso di inesattezze lo studente potrà rivolgersi direttamente al docente per procedere alle eventuali modifiche. Visualizzazione esito verbalizzato 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 30 di 32 9.4 VERBALIZZAZIONE ESITI Al momento della pubblicazione, gli esiti vengono automaticamente inoltrati sia alla propria casella di posta elettronica istituzionale (@student.unisi.it) sia a quella personale. Per verificare/ aggiungere/modificare l’indirizzo email fornito cliccare sul menu Home >> Anagrafica Cliccare sul link per modificare/aggiungere i recapiti 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 31 di 32 Nella sezione Carriera alla voce libretto studente, è possibile visualizzare gli esiti degli esami superati dopo che sono stati caricati in Carriera. I voti sono visibili nel Libretto solo dopo che il docente avrà “firmato” digitalmente il verbale. La trasmissione dei verbali potrebbe non essere immediata in quanto, solitamente, avviene solo dopo aver inserito gli esiti di tutti gli studenti iscritti all’appello. Un messaggio automatico in posta elettronica segnalerà l’avvenuta registrazione del verbale. 23/05/2012 Versione 2.0 pag. 32 di 32