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UNICO
Flessibilità e potenza “al cubo”
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UNICO3
IL SOFTWARE GESTIONALE MODULARE E INTEGRATO PER L’IMPRESA ARTIGIANA
TERMOIDRAULICA
Cos’è
UNICO3 è un software gestionale, realizzato da Futura Soluzioni Informatiche, in esclusiva per le aziende del
settore termoidraulico che operano sia nella manutenzione che nell’installazione degli impianti. Punti di forza
del prodotto sono la sua completezza, la modularità e la semplicità d’uso. Tutte le procedure sono realizzate con
attenzione particolare alle problematiche legate alle certificazioni di qualità ISO 9000 e VISIO 2000.
I numerosi moduli che compongono il programma permettono di affrontare tutte le tematiche tipiche dell’azienda
termoidraulica. Si va dal preventivo alla gestione della commessa, dalla gestione dei documenti alla prima nota
contabile fino all’assistenza tecnica post-vendita e alla programmazione della manutenzione.
UNICO’3 rappresenta quindi una soluzione che permette di coordinare tutti i reparti aziendali integrando tra loro
le informazioni tecniche e gestionali utilizzando un unico archivio dati e una unica interfaccia operativa.
La struttura modulare del prodotto permette uno sviluppo graduale del sistema informativo al crescere delle
necessità e delle competenze acquisite. Ogni modulo del programma è infatti acquisibile separatamente ed anche
in tempi successivi.
La parte più sorprendente del sistema è sicuramente l’ergonomia e la semplicità d’uso che lo contraddistinguono,
frutto di uno studio competente ed accurato che ha posto in primo piano l’interfaccia verso l’utilizzatore. Ogni
“maschera”, ogni “pulsante”, ogni “menù” è studiato e pensato per mettere subito l’utente a proprio agio e guidarlo
nell’inserimento e nella consultazione delle informazioni senza dover ricordare complesse procedure.
la distribuzione
Il software può essere utilizzato con due modalità diverse:
•
Utilizzo in modalità “Net” soluzione che, attraverso la rete Internet, prevede l’utilizzo delle applicazioni che
risiedono su server dislocati presso la “data farm” Futura. Questa soluzione non richiede quindi l’installazione
e l’aggiornamento delle procedure sui computer aziendali, ma i programmi vengono gestiti ed aggiornati
direttamente dal fornitore con notevoli benefici in termini di costi ed affidabilità.
•
Distribuzione con tradizionale licenza d’uso in questo caso viene acquistata una licenza di utilizzo dal
produttore che consente l’installazione del software sui propri sistemi hardware aziendali.
Nella tabella che segue vengono illustrati i principali vantaggi legati alla soluzione “Net”.
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SOLUZIONE TRADIZIONALE
SOLUZIONE .NET
Costo per l’acquisto e l’aggiornamento dei
componenti hardware e software legati alla rapida
obsolescenza dei sistemi informatici.
Gran parte delle attrezzature presenti in azienda
possono essere riutilizzate e comunque tutti i
sistemi godono di cicli di vita molto più lunghi.
Installazione e manutenzione della infrastruttura di
rete, gestione della sicurezza.
Tutti i costi di struttura e gestione vengono affidati
al fornitore a fronte di un canone di manutenzione
fisso e predeterminato.
Costi dovuti a fermo macchina per gli aggiornamenti
del software e la manutenzione del sistema.
Il sistema è disponibile 24h su 24h con tempi
ridottissimi di fermo macchina grazie a sofisticate
tecniche di “ridondanza” dei sistemi. Aggiornamenti
del software e backup dei dati vengono effettuati in
maniera “trasparente” e con cadenza periodica.
Gli aggiornamenti del software vengono eseguiti
prevalentemente negli orari notturni per ridurre al
minimo i fermi macchina.
Spazi per le apparecchiature, consumi di energia.
Il numero e/o le dimensioni dei server possono
essere drasticamente ridotte a tutto vantaggio dei
costi di esercizio.
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UNICO3
DETTAGLIO DEL SOFTWARE
INTERFACCIA DI PRESENTAZIONE
All’avvio del sistema il software si presenta con un comodo menù che raggruppa le principali informazioni e i link
di accesso alle funzionalità operative.
L’interfaccia è suddivisa in aree distinte facilmente individuabili :
1
2
3
4
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1. PROCESSI ATTIVI – Riporta l’elenco dei “tasks” attivi in quel momento (schede aperte, moduli etc.) che è
possibile richiamare conun semplice click del mouse o arrestare con l’apposita icona. E’ possibile avviare
contemporaneamente fino a 4 sessioni diverse, ad esempio potrei operare su 2 schede impianto e, nello
stesso tempo, editare una fattura ed un preventivo.
2. RICERCA RAPIDA – Permette una ricerca rapida di tipo “semantico” sui tre archivi principali del programma
(Impianti, Anagrafiche e Articoli). Ogni singolo modulo del programma dispone poi di funzioni di ricerca
ulteriori più tradizionali che permettono l’uso di molteplici filtri e combinazioni di ricerca.
3. MEMO / AGENDA – Permette la consultazione immediata dei “memo” inseriti dagli operatori, una sorta
di “post-it” elettronico ordinato per data e ora. Dalla stessa zona si accede alla consultazione e gestione
dell’Agenda appuntamenti per coordinare le attività dei tecnici sul territorio.
4. FUNZIONI PROGRAMMA – Una serie di icone permette l’accesso alle varie funzioni del programma. La
suddivisione avviene per aree tematiche : Amministrazione, Magazzino, Installazione, Assistenza.
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5. ESTRAZIONE DATI – Le innumerevole possibilità di ricerca, aggregazione, statistiche, grafici, stampa ed
esportazione di dati sono raggruppate in quest’ultima area dalla quale si accede alle funzioni di ricerca globale
sui vari archivi del programma.
I MODULI E LE AREE TEMATICHE
L’architettura del sistema è suddivisa in vari moduli software tutti combinabili tra loro per offrire la massima
modularità e personalizzazione nella configurazione del sistema, rendendolo adatto ad ogni tipo di esigenza
aziendale.
I vari moduli vengono poi raggruppati per area tematiche:
1. AREA AMMINISTRAZIONE: prevede due moduli destinati tipicamente alla gestione amministrativa aziendale.
• Documenti Contabili
• Contabilità generale
2. AREA MAGAZZINO: prevede tre moduli destinati alla gestione delle attività logistiche di magazzino.
• Cataloghi
• Gestione Magazzino
• Liste Materiale
3. AREA INSTALLAZIONE: prevede tre moduli tipicamente destinati a seguire le fasi di realizzazione degli
impianti.
• Preventivi
• Commesse
• Dichiarazione di Confomità (EC644)
4. AREA ASSISTENZA: prevede due moduli destinati alla gestione del servizio di assistenza post-vendita.
• Gestione Impianti
• Agenda
L’AREA AMMINISTRAZIONE
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MODULO DOCUMENTI CONTABILI
Con il modulo DOCUMENTI CONTABILI viene gestita l’emissione dei seguenti documenti aziendali:
• DDT
• Fatture
• Ricevute / Fatture Fiscali
• Fatture accompagnatorie
• Note di Credito
In funzione del tipo di documento emesso vengono aggiornate automaticamente le giacenze di magazzino, lo
scadenziario e il registro di prima nota. Numerose funzioni di importazione permettono la fatturazione automatica
di rapportini, DDT, ricevute fiscali, preventivi, etc. Le condizioni di pagamento e l’eventuale banca di appoggio
vengono prelevati automaticamente dall’anagrafica cliente e proposti in fase di inserimento con possibilità di
essere liberamente modificati. In fase di inserimento righe il prezzo viene proposto in base al listino abituale del
cliente ed è possibile inserire molteplici sconti in cascata.
Dallo scadenziario è possibile generare la distinta di presentazione degli effetti (Ri.Ba o RID) sia su supporto
cartaceo che su files conformi allo standard ABI per il trasferimento telematico con home-banking.
E’ prevista la gestione di numerazioni distinte per ogni tipologia di documento e la possibilità di associare
numerazioni distinte per la stessa tipologia di documento. La registrazione dei movimenti contabili in prima nota
prevede l’assegnazione della contropartita di ricavo in base al tipo di articolo.
La stampa di tutti i documenti, ad eccezione di Ricevute e Fatture Fiscali, può essere eseguita su normale modulo
A4 (stampante laser) con stampa dell’intestazione o logo aziendale opzionale per poter utilizzare fogli di carta
intestata già predisposta.
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La stampa dei documenti fiscali prevede l’utilizzo di moduli fiscali prenumerati fornibili direttamente dal produttore.
Sempre con il modulo documenti è possibile la registrazione dei documenti contabili in ingresso (fatture, fatture
accompagnatorie e note di credito) per una più semplice e rapida memorizzazione dei movimenti contabili e di
magazzino.
LE PRINCIPALI FUNZIONI DISPONIBILI
1
Gestione documenti contabili e di trasporto (DDT, Fatture, Fatture accompagnatorie)
2
Emissione Ricevute Fiscali “al banco
3
Emissione Ricevute Fiscali “a saldo” interventi
4
Righe articolo con prelievo dati da anagrafica magazzino (1)
5
Righe articolo con inserimento manuale o importazione da catalogo (2)
6
Inserimento testi liberi (255 car.) con possibilità di prelevare e modificare frasi precodificate in glossario
7
Inserimento articoli a distinta con esplosione componenti su documenti di trasporto (1)
8
Fatturazione con importazione da preventivo (3)
9
Fatturazione con importazione da doc.ti di trasporto
10
Fatturazione con importazione da Rapportini di lavoro (6)
11
Funzione “Copia da lista” per importazione liste articoli memorizzate (4)
12
Funzione “Crea lista” per memorizzare liste “tipo” (4)
13
Stampa su foglio bianco A4 con o senza intestazione
14
Logo grafico personalizzabile sui documenti
15
Inserimento note a piè di pagina con importazione date scadenziario
16
Annotazione ritenuta 4% per condomini su notea piè di pagina
17
Generazione automatica scadenze da registrazione documento
18
Generazione automatica movimenti prima nota da documento contabile (5)
19
Registrazione automatica in Prima Nota dell’incasso con Rimessa diretta (5)
20
Scarico automatico magazzino da documento di trasporto (1)
21
Registrazione documenti di ingresso con generazione automatica prima nota e movimenti di magazzino (5) (1)
22
Gestione effetti Ri.Ba. e R.I.D. con registrazione file per home banking
23
Ricerca e stampa elenchi documenti e brogliaccio documenti
24
Ricerca e stampa scadenziario attivo e passivo.
25
Ricerca e stampa righe dettaglio articoli
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Ricerca e stampa Ricevute Fiscali con dettaglio corrispettivi giornalieri per aliquota
N.B. (1) Richiede Modulo magazzino ; (2) Richiede modulo Cataloghi; (3) Richiede modulo Preventivi ; (4) Richiede modulo Liste ateriale ; (5)
Richiede Modulo Prima Nota ; (6) Richiede modulo Gestione Impianti
MODULO contabilità generale
Dedicato alla gestione amministrativa ed agli adempimenti fiscali, consente di avere un controllo costante sulla
situazione Clienti/Fornitori, Cassa/Banche, Debiti/Crediti, Costi/Ricavi.
Gran parte dei movimenti contabili possono essere generati automaticamente dai documenti emessi o registrati.
L’inserimento di tutti gli altri movimenti quali presentazione effetti, insoluti, incassi, giroconti, corrispettivi etc.
è guidato da un sistema di registrazione semplice ed intuitivo che permette, anche a personale poco esperto di
amministrazione contabile, l’inserimento delle registrazioni.
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Il piano dei conti, strutturato su tre livelli, è fornito precaricato con possibilità di essere liberamente modificato. La
registrazione dei movimenti avviene seguendo le tradizionali regole della partita doppia.
E’ prevista la consultazione dei mastrini per il saldo di Clienti, Fornitori e Sottoconti e la visualizzazione e stampa
del partitario Clienti/Fornitori con partite aperte, chiuse ed insoluti.
In qualunque momento è possibile produrre un bilancio di verifica contabile sia per la situazione economica che
per quella patrimoniale.
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Le chiusure e aperture di fine anno contabile sono generate automaticamente con gestione dei diversi anni
contabili sempre in linea.
Le stampe “fiscali” prevedono il giornale bollato, le stampe dei registri Iva, le liquidazioni periodiche dell’Iva,
l’allegato Cli/For.
PRINCIPALI FUNZIONI DISPONIBILI MODULO CONTABILITÀ GENERALE
1
Registrazione manuale Documenti Attivi e Passivi (Fatture, Note di Credito emesse o ricevute)
2
Registrazione Documenti con Iva ad esigibilità differita
3
Registrazione fatture acquisto IntraCEE, San Marino, Reverse Charge (autofatture)
4
Registrazione Incassi da partite aperte su scadenziario attivo
5
Registrazione Pagamenti da partite aperte su scadenziario passivo
6
Registrazione presentazione effetti con importazione distinta da modulo documenti (1)
7
Registrazione insoluti con generazione automatica riga oneri bancari (spese)
8
Registrazione Corrispettivi con importazione importi da Ricevute Fiscali emesse (1) (2)
9
Registrazione movimenti generici con tabella causali personalizzabile
10
Visualizzazione e stampa mastrini Clienti / Fornitori / Banche
11
Visualizzazione e stampa partitario per Cliente/Fornitore
12
Verifica conto economico (costi/ricavi) e stato patrimoniale (attività/passività) analitica o sintetica
13
Consultazione e stampa scadenziario attivo e passivo
14
Stampa brogliaccio movimenti di prima nota
15
Gestione automatica numero e data protocolli di acquisto con possibilità di forzatura manuale
16
Apertura e chiusura automatica dell‟esercizio con gestione “in linea” dei diversi esercizi contabili
17
Stampa giornale fiscale
18
Stampa registri Iva fiscali con liquidazione mensile / trimestrale
19
Gestione e stampa allegato Clienti / Fornitori
20
Esportazione in formato Excel dei movimenti contabili
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Esportazione in formato Excel Bilancio di verifica
N.B. (1) Richiede modulo Documenti ; (2) Richiede modulo Gesione Impianti
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l’area magazzino
MODULO MAGAZZINO
Costruito su una struttura multi deposito per gestire depositi periferici come Cantieri e Furgoni permette una
completa gestione della logistica di magazzino.
La scheda Articolo
Ogni articolo viene codificato in una scheda completa e dettagliata che prevede in particolare la gestione dei
diversi listini di acquisto e di vendita con i codici prodotto utilizzati dai vari fornitori per lo stesso articolo.
MODULO MAGAZZINO
Per ogni articolo sono disponibili una serie di informazioni che permettono la suddivisione per Marca e per Gruppo
merceologico, la localizzazione mediante Scaffale e Posizione, la gestione contabile con i conti di Acquisto e Vendita,
il riordino tramite i valori di Scorta minima e Lotto abituale. Prerogativa importante la possibilità di inserire Articoli
a distinta (articoli composti da un insieme di articoli semplici) da utilizzare nella creazione di preventivi, DDT e
fatture riducendo notevolmente i tempi di inserimento. E’ possibile inoltre la gestione di Articoli a matricola con
indicazione delle singole matricole esistenti o transitate nel magazzino per permettere una rapida rintracciabilità.
Dalla scheda di ciascun articolo è possibile la consultazione delle giacenze esistenti presso il magazzino centrale
e su ogni singola unità periferica (Cantiere o Furgone). Una scheda “Movimenti” raccoglie tutte le informazioni
relative ai singoli movimenti (Carico, Scarico o Trasferimento) che hanno concorso alla determinazione della
giacenza attuale.
La movimentazione di ciascun articolo può avvenire in modo automatico, con l’emissione dei vari documenti, DDT
/ Ricevute fiscali / Fatture accompagnatorie / Note di consegna / Rapportini di lavoro, oppure con l’inserimento di
movimenti “manuali” per i vari articoli attraverso l’uso di una semplice ed intuitiva interfaccia grafica.
L’inserimento avviene attraverso una prima fase (inserimento “testata” movimento) che raccoglie i dati generali
della tipologia di movimento e da una seconda fase (inserimento “dettagli” movimento) nella quale vengono
inserite le singole righe di movimentazione.
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CODICE A BARRE
Per gli articoli di magazzino è prevista la gestione del codice a barre. La codifica utilizzata è di tipo EAN13 e tutte
le movimentazioni possono essere eseguite tramite lettura del codice a barre. La lettura può essere eseguita
tramite economici lettori con interfaccia tastiera oppure da lettori di tipo industriale con scanner laser ed un
software dedicato denominato MagBar. Quest’ultima soluzione evoluta permette di disporre di un vero terminale
di magazzino utilizzabile anche all’esterno (cantieri, furgoni) per la produzione delle liste di prelievo materiale.
Il terminale permette anche un rapido ed automatico allineamento delle giacenze reali di magazzino tramite
inventari “sul campo”.
La stampa delle etichette nei diversi formati è prevista sia su normali stampanti laser che su stampanti dedicate
con stampa termica diretta (es. Dymo Labelwriter) o a trasferimento termico (es. Zebra).
ORDINI A FORNITORE
E’ prevista la funzione per gli Ordini a Fornitore con cui è possibile compilare gli ordini di materiale da inoltrare ai
fornitori. L’inserimento delle righe può essere effettuato manualmente o sfruttando l’utilità di prelievo automatico
da sottoscorta con cui vengono analizzate le scorte di materiale che si trovano al di sotto della soglia minima
preimpostata. Ad ogni ordine registrato viene assegnato un numero progressivo.
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Successivamente, all’arrivo del materiale , l’ordine viene utilizzato per generare automaticamente i vari movimenti
di carico, con possibilità di gestire anche l’eventuale evasione parziale dell’ordine, mantenendo le quantità inevase
in sospeso oppure forzandone l’evasione completa. Anche l’eventuale caricamento manuale dell’ordine è facilitato
dalla gestione multicodice che permette di inserire direttamente il codice del produttore per la ricerca dell’articolo.
L’ordine può essere stampato oppure esportato o inviato, in un file formato .PDF, attraverso un client di posta
elettronica.
INVENTARI
In qualsiasi istante è possibile determinare un inventario di magazzino valorizzato secondo uno dei tre metodi:
• Prezzo medio ponderale
• Ultimo prezzo di acquisto
• Prezzo a listino (acquisto)
E’ possibile produrre stampe di inventario valorizzate e suddivise per gruppo merceologico, una stampa riassuntiva
valorizzata delle giacenze e valore di magazzino, una stampa con totali riepilogativi del valore di magazzino suddiviso
per Marca. Le funzioni di chiusura prevedono la generazione automatica dei movimenti di chiusura inventario a
fine anno e riapertura per l’anno successivo. Gli esercizi annuali vengono gestiti “in linea” per permettere la
chiusura e riapertura in qualsiasi periodo dell’anno.
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PRINCIPALI FUNZIONI DISPONIBILI MODULO MAGAZZINO
1
Scheda articolo di magazzino con consultazione situazione giacenze ed impegnato con partitario movimenti.
2
Sottoconti acquisto e vendita per collegamento a fatturazione e prima nota
3
Campo note su articolo per gestire descrizioni estese o note tecniche da inserire su preventivi
4
Gestione multilistino : possibilità di gestire più prezzi di acquisto e vendita per ciascun articolo.
5
Gestione multicodice : possibilità di gestire più codici fornitore per articolo con unico codice interno.
6
Importazione articolo da catalogo con collegamento a listino fornitore (1)
7
Duplicazione ultimo articolo inserito
8
Gestione articoli con matricola
9
Gestione articoli a distinta con prezzo a forfait e analitico
10
Gestione voci fuori inventario per fatturazione (es. manodopera, trasferta, pasti, pernotti etc.)
11
Gestione situazione giacenze Magazzino centrale, Cantieri e Furgoni
12
Controllo scorta minima su Magazzino e Furgoni
13
Movimentazione articoli : Carico, Scarico, Trasferimento
14
Movimentazione articoli con codice a barre.
15
Ordini a fornitore con prelievo automatico da sottoscorta. Importazione righe ordine da file ANGAISA
16
Carico automatico magazzino con evasione ordine
17
Inventario di magazzino a prezzo medio ponderale, ultimo prezzo di acquisto o a listino
18
Ricerca articoli con stampa elenchi ed etichette con codice a barre
19
Ricerca e stampa listini articoli
20
Ricerca e stampa movimenti di magazzino
21
Ricerca e stampa materiale in ordine
N.B. (1) Richiede modulo Cataloghi
MODULO CATALOGHI
La GESTIONE CATALOGHI affronta in modo intelligente la gestione delle grandi quantità di informazioni che
possono essere raccolte attraverso l’inserimento di cataloghi precodificati distribuiti dai vari fornitori.
Tra gli standard di importazione sono disponibili, oltre al popolare foglio Excel®, i formati ANAGAISA (rel. 5.1
e 6.0), .TXT (testo a larghezza fissa) e .CSV (testo con separatore. Ogni articolo presente a catalogo può essere
importato singolarmente in una scheda articolo di magazzino, mantenendo un collegamento dinamico con il
listino importato. Questo evita la necessità di dover manipolare migliaia di schede articoli permettendo di gestire
solo il sottoinsieme degli articoli utilizzati effettivamente nella gestione quotidiana. Il collegamento al catalogo
assicura nel contempo l’aggiornamento della scheda ad ogni nuovo aggiornamento del fornitore. E’ possibile
inoltre l’inserimento manuale dei dati per creare dei cataloghi “personali”.
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PRINCIPALI FUNZIONI DISPONIBILI MODULO CATALOGHI
1
Importazione files formato testo .CSV , .TXT
2
Importazione files formato Excel
3
Importazione files in formato ANGAISA 5.0 , 6.0
4
Inserimento manuale di articoli a catalogo
5
Funzioni di ricalcolo prezzi Vendita / Acquisto
MODULO LISTE MATERIALI
La funzione permette di esportare da qualunque documento di Unicò una lista completa delle righe di dettaglio e,
analogamente, di importare una lista creata in precedenza consentendo un “copia-incolla” evoluto tra documenti
diversi. E’ possibile quindi trasferire una lista di articoli o parte di essa da un documento ad un altro, risolvendo
le numerose problematiche di trascrizione di righe documento, evitando errori di digitazione, e senza perdite di
tempo.
I casi di applicazione pratica di questa funzione sono innumerevoli:
• Creazione di “note di consegna o lavoro temporanee”
• Memorizzazione di documenti “tipo”
• Liste di prelievo
• Bozze d’ordine
• Etc.
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Ogni lista viene identificata da una data ed una descrizione per permettere una facile reperibilità. Ogni documento
prevede sia una funzione di “copia” righe da lista che la possibilità di “creare” una nuova lista con le righe del
documento.
Le liste possono essere stampate con la valorizzazione a “Costo” (uso interno) o a “Listino” (per Cliente). E’
importante notare come la creazione di una “Lista” non genera alcun movimento di magazzino. Per cui qualsiasi
Lista può essere liberamente cancellata in qualsiasi momento senza bisogno di rettifiche o controlli particolari.
PRINCIPALI FUNZIONI DISPONIBILI MODULO LISTE MATERIALI
1
Indicazione della “Tipologia” della lista
2
Accodamento di più liste
3
Importazione di liste generate da terminali barcode (1)
4
Funzioni di ricalcolo prezzi
N.B. (1) Richiede modulo Magazzino
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l’area INSTALLAZIONE
Vengono raggruppate in quest’area i moduli dedicati alla produzione.
MODULO PREVENTIVI
Il modulo PREVENTIVI permette di elaborare in maniera rapida ed efficiente i preventivi da sottoporre ai clienti.
Nella redazione del preventivo sono previste diverse tipologie di righe :
• Articoli di magazzino
• Articoli a distinta con memorizzazione dei componenti e possibilità di valorizzazione “analitica” oppure “a
forfait”.
• Articoli da “catalogo”
• Articoli manuali
• Righe di testo con possibilità di utilizzare un glossario di frasi precodificate.
• Totali parziali di sezione
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L’aspetto grafico della stampa può essere adattato alle proprie preferenze mediante uno specifico programma di
configurazione. Ogni preventivo può essere duplicato (funzione “Importa”) e modificato per ottenere velocemente
un nuovo preventivo. Tra le funzioni di utilità da segnalare:
• l’analisi del costo, per verificare il “costo” della realizzazione sulla base dei prezzi di acquisto delle voci inserite;
• la funzione di ricalcolo per aggiornare velocemente i prezzi di preventivo in base a percentuali di ricaricosconto o listini di vendita
• la funzione per il calcolo del fabbisogno con cui compilare gli ordini per i vari fornitori una volta che il preventivo
viene “accettato”.
PRINCIPALI FUNZIONI DISPONIBILI MODULO PREVENTIVI
1
Inserimento dati generali preventivo e righe di dettaglio
2
Righe articolo con prelievo dati da anagrafica magazzino (1)
3
Righe articolo con inserimento manuale o importazione da catalogo (2)
4
Gestione articoli a distinta con prezzo a forfait o analitico (1)
5
Inserimento testi liberi (255 car.) con possibilità di prelevare e modificare frasi precodificate in glossario
6
Totali parziali di sezione
7
Inserimento di “salto pagina” tra le righe
8
Configurazione modalità di stampa preventivo (prezzi, dettagli, totali, descrizioni etc.)
9
Stampa su foglio A4 con o senza intestazione ed eventuale logo aziendale
10
Calcolo costo preventivo con margine e ricarico complessivi e suddivisi per tipologia articoli.
11
Importazione righe da preventivi esistenti
12
Funzioni di ricalcolo prezzi su preventivi
13
Gestione numerazione e “stato” preventivo (In elaborazione, Presentato, Accettato, Respinto).
14
Calcolo del fabbisogno materiale con stampa al “miglior prezzo”
15
Ricerca e stampa elenco preventivi emessi
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Ricerca e stampa righe preventivi emessi
N.B. (1) Richiede modulo Magazzino; (2) Richiede modulo Cataloghi
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MODULO COMMESSE
Con il modulo COMMESSE, naturale complemento ai moduli Magazzino, Preventivi e Documenti, è possibile
gestire lo stato avanzamento lavori nei cantieri, consultando costantemente quanto è stato già fatto, quanto
manca alla conclusione dei lavori, conteggiare le opere in economia etc. Il modulo commesse è caratterizzato da
un’elevata flessibilità che permette all’utente di adottare solo quelle procedure e funzioni che meglio si adattano
alle caratteristiche ed esigenze tipiche dell’azienda stessa. In quest’ottica infatti si può decidere di gestire la
commessa sia partendo da un preventivo oppure solo a consuntivo.
Lo stato di avanzamento della commessa viene costantemente aggiornato in base ai documenti emessi collegati
alla commessa stessa:
• Rapportino di lavoro riferito al tecnico per l’imputazione di materiali e manodopera.
• DDT di consegna o trasferimento a cantiere
• Note di consegna, un particolare documento che permette di aggiornare il consegnato senza movimentare il
magazzino, caso tipico di acquisto diretto del materiale dal grossista
• Fatture di acconto “a corpo”
Anche per quanto riguarda la gestione dei materiali, e quindi la gestione di magazzino, possono essere adottate
diverse strategie: si può infatti decidere di creare un magazzino esterno associato al cantiere della commessa
dove spostare la merce prima che questa venga installata e scaricata tramite rapportino o DDT; oppure si può
saltare questo passaggio e scaricare la merce, sempre tramite rapportino o DDT, direttamente dal magazzino
centrale o dal furgone associato al tecnico che esegue il lavoro.
Ogni commessa può essere suddivisa in “sezioni” distinte per una migliore consultazione in fase di stampa. Con
la funzione di “Analisi” è possibile ottenere informazioni precise su costi, ricavi e margini dei lavori eseguiti. Il
“Fabbisogno” consente di conoscere, sulla base del preventivo, il materiale necessario alla realizzazione del
lavoro e provvedere al suo “impegno” in magazzino.
Numerose stampe consentono una esportazione analitica su carta dei dati inseriti.
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PRINCIPALI FUNZIONI DISPONIBILI MODULO COMMESSE
1
Inserimento dati generali commessa e righe di dettaglio
2
Associazione Cantiere-Commessa per aggiornamento in tempo reale della situazione a cantiere (1)
3
Possibilità di gestire scarico materiale da Magazzino Centrale, Cantiere o Furgone (1)
4
Importazione preventivo in commessa con calcolo e stampa elenco fabbisogno materiale (1) (2)
5
Analisi commessa su quantità a preventivo e quantità consegnata
6
Visualizzazione in tempo reale dei Totali (Previsto,Consegnato, Economia, Acconti ) con operazioni
algebriche tra gli importi
7
Funzioni “Associa” e “Dissocia” per abbinamento materiale a preventivo con materiale a consuntivo
8
Aggiornamento stato avanzamento con rapportino di lavoro e DDT
9
Associazione diretta del materiale consegnato con quello previsto per aggiornamento stato avanzamento
10
Gestione Note di consegna per carico diretto da Fornitore a Cliente senza movimentazione magazzino
11
Analisi situazione commessa e scostamenti da preventivo (2)
12
Stampa scheda Commessa con suddivisione analitica articoli per gruppo mercelogico ed indicazione ore
manodopera (1)
N.B. (1) Richiede modulo Magazzino; (2) Richiede modulo Preventivi
MODULO DICHIARAZIONE DI CONFORMIT À EC644
Grazie alla collaborazione con Edilclima srl (www.edilclima.it) , società leader nello sviluppo di software tecnico in
ambito termoidraulico, è stato possibile integrare il programma per la redazione delle Dichiarazioni di Conformità
EC644 e l’editor grafico EC655 prodotti dalla prestigiosa software house piemontese, direttamente all’interno della
piattaforma UNICO’3.
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Il programma consente di compilare e stampare la “Dichiarazione di conformità dell’impianto alle regole dell’arte”
secondo il DM 37/08 e s.m.i. e gli allegati obbligatori costituiti dalla “Relazione delle tipologie dei materiali utilizzati”
(per ogni tipo di impianto), dagli allegati previsti dalle Delibere 40/04 e 87/06 dell’Autorità per l’energia elettrica e
il gas e dagli allegati conformi alle Linee guida per la compilazione degli allegati obbligatori pubblicate dal CIG in
collaborazione con l’UNI.
Con il modulo grafico si dispone di un editor grafico potente, ma di estrema semplicità di utilizzo per disegnare lo
schema di impianto realizzato a corredo di dichiarazioni di conformità o di progetti ai sensi del DM 37/08 (Nuova
46/90).
E’ un CAD autonomo e semplificato che permette di disegnare velocemente tubazioni, componenti, accessori e
testo descrittivo.
L’inserimento dei componenti (generatori, valvole, apparecchi, ...) è agevolato dalla presenza di oltre 100 simboli
predisposti.
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l’area ASSISTENZA
MODULO GESTIONE IMPIANTI
Il modulo Gestione Impianti rappresenta oggi lo stato dell’arte per prodotti dedicati a questo tipo di attività grazie
anche alla più che decennale esperienza acquisita sul campo da Futura Soluzioni Informatiche. Straordinaria la
facilità con cui si possono gestire impianti termici, centrali termiche, impianti di condizionamento e altre tipologie
di impianto con una interfaccia “intelligente” che si adatta al tipo di impianto da gestire.
Gli impianti termici vengono divisi in due “classi” principali:
•
Semplici – impianti con unico generatore di calore e/o piano di manutenzione semplificato composto da
Manutenzione ordinaria , Analisi Combustione e Rilascio Bollino (impianti <35 kW o piccole centrali termiche.
•
Complessi – impianti con più generatori di calore ed eventuale bruciatore e/o piano di manutenzione complesso
con più visite periodiche programmate (centrali termiche con conduzione terzo responsabile).
L’interfaccia di utilizzo varia in funzione della tipologia selezionata in modo da adattarsi nel migliore dei modi alle
varie casistiche, snellendo le operazioni a carico dell’utilizzatore.
LA SCHEDA TECNICA
Nella scheda tecnica dell’impianto sono presenti tutte le informazioni necessarie ad una corretta gestione
dell’impianto e alla produzione della modulistica dedicata (allegato G, allegato F, libretto impianto o centrale).
Le numerose “spie” permettono di individuare velocemente le eventuali “criticità” dell’impianto come : Operazioni
di manutenzione scadete e/o in scadenza; Chiamate aperte non ancora evase; Corrispettivi non saldati; Situazione
Contratto di manutenzione scaduto (Scaduto, Attivo, Non presente); Segnalazione di Note aggiuntive con situazioni
di “Fuori Norma”; Clienti con anagrafica bloccata in amministrazione.
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Per gli impianti di condizionamento è prevista la gestione di una scheda dedicata con relative tabelle dei modelli
che riporta le caratteristiche sia delle unità “esterne” (fino a 6 per ogni impianto) che di quelle interne (fino a 24
per impianto).
Per gli impianti di condizionamento è prevista la gestione di una scheda dedicata con relative tabelle dei modelli
che riporta le caratteristiche sia delle unità “esterne” (fino a 6 per ogni impianto) che di quelle interne (fino a 24
per impianto).
Una tipologia di impianto generico denominata “Altro” permette la gestione anche di impianti diversi come
addolcitori, UTA, etc.
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SCHEDA COMPONENTI
La scheda permette di memorizzare opzionalmente numerose informazioni tecniche sulla componentistica
presente (circolatori, cronotermostati, contacalorie, schede di regolazione etc.) per permettere ai tecnici
manutentori di conoscere dettagliatamente l’impianto su cui andranno ad operare.
RIFERIMENTI
La scheda Riferimenti contiene tutte le informazioni anagrafiche collegate alle varie figure che, a vario titolo, sono
coinvolte nella gestione dell’impianto (Proprietario, Occupante, Installatore, Amministratore, Terzo Responsabile,
Installatore, Referenti, Cliente di fatturazione etc.). Per ognuna sono disponibili numerose informazioni come
Telefoni, e-mail, cellulare etc.
IL PIANO MANUTENZIONE
Per ogni impianto possono essere inserite le scadenze di manutenzione programmata. Nel caso di impianti
termici semplici queste sono predefinite, Manutenzione ordinaria, Analisi combustione e Rilascio Bollino, mentre
negli altri casi è possibile definire fino a 6 scadenze di manutenzione con periodicità libera (da giornaliera a
quinquennale). Una volta definito il “Piano di manutenzione” dell’impianto il programma provvederà a proporre
automaticamente il rinnovo delle scadenze tramite l’inserimento degli interventi effettuati lasciando ampia libertà
all’operatore di modificare la proposta automatica.
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LA CHIAMATA STRAORDINARIA
Gli eventi straordinari (pronto intervento) vengono gestiti attraverso l’inserimento delle chiamate con cui si
programma l’intervento del tecnico avvalendosi anche di una agenda in linea che riporta i planning giornalieri e
settimanali di ogni tecnico suddivisi per zona (con colore e sigla).
L’inserimento della chiamata viene completato poi dalla stampa della “scheda chiamata”, dell’eventuale “Allegato
F/G” o dal foglio di lavoro da consegnare al tecnico incaricato dell’intervento.
REGISTRAZIONE INTERVENTO
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Ogni intervento, straordinario o programmato, viene registrato in uno storico attraverso un programma di
inserimento consuntivo intervento con cui è possibile memorizzare i dettagli dell’intervento eseguito e dei
documenti rilasciati (ricevuta fiscale, rapportino, allegato F/G). Con l’inserimento del consuntivo intervento
vengono eseguite automaticamente le seguenti operazioni:
• chiusura della chiamata collegata se presente
• riprogrammazione delle scadenze per le operazioni di manutenzione eseguite
• scarico automatico dal magazzino o dal furgone assegnato al tecnico che ha eseguito l’intervento degli articoli
utilizzati
I dati così registrati possono essere poi trasferiti al modulo documenti per la fatturazione.
INVIO TELEMATICO
Il software dispone di un modulo dedicato che permette l’esportazione e l’invio agli enti di controllo degli allegati
F e G memorizzati. Lo standard utilizzato è quello approvato della regione Lombardia (Catasto Unico regionale
Impianti Termici).
PRINCIPALI FUNZIONI DISPONIBILI MODULO GESTIONE IMPIANTI
1
Gestione impianti termici e centrali termiche
2
Gestione impianti di condizionamento
3
Gestione impianti generici
4
Gestione e stampa libretti di centrale ed impianto conformi a D.M. Marzo 2003
5
Scadenze di manutenzione programmabili
6
Scheda componenti ed accessori impianto
7
Inserimento dati di contratto attivo e memorizzazione dati storici
8
Gestione documenti allegati per collegamento a file esterni
9
Pannello di controllo con spie di segnalazione “Manutenzione scaduta”;“Chiamata aperta”;”Contratto scaduto /
attivo / assente”;”Scoperto contabile”;”Note Fuori Norma”;”Cliente bloccato”
10
Registrazione chiamate straordinarie con agenda tecnico in linea e consultazione planning giornaliero o settimanale
11
Stampa schede di chiamata e rapporti di controllo (allegato F/G) anche su moduli prestampati
12
Invio e-mail con scheda chiamata al tecnico
13
Consuntivo intervento giornaliero con registrazione documenti emessi
14
Emissione Rapportino di lavoro con collegamento opzionale a fatturazione (2)
15
Emissione Ricevuta o Fattura Fiscale su modulo fiscale prestampato
16
Emissione Fattura Immediata (2)
17
Scarico automatico da magazzino o furgone assegnato al tecnico dei ricambi utilizzati (1)
18
Inserimento e stampa allegato F/G
19
Stampa allegati F e G conformi al modello regione Lombardia
20
Scheda guasto componente per reperibilità ricambi conforme ISO 9002
21
Ricerca e stampa elenco impianti
22
Ricerca e stampa componenti installati, garanzie, contratti
23
Ricerca e stampa elenchi chiamate
24
Ricerca e stampa elenchi manutenzioni programmate
25
Ricerca e stampa elenchi interventi, documenti interventi etc.
26
Ricerca e stampa elenchi prime accensioni
N.B. (1) Richiede modulo Magazzino; (2) Richiede modulo Documenti
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MODULO AGENDA
La programmazione degli impegni di manutenzione, ordinari o straordinari, viene agevolata dall’uso di una agenda
che permette la consultazione degli impegni in scadenza, l’assegnazione al tecnico e la visualizzazione attraverso
un planning, giornaliero e settimanale, suddiviso per zone indicate con sigla e colore.
Tra gli Impegni vengono anche catalogati i “Richiami telefonici” per consentire un completa ed efficiente attività di
sollecito telefonico programmato presso i clienti.
Con delle semplici funzioni di “drag&drop” è possibile lo spostamento dell’appuntamento assegnato in caso di
variazione.
Per ogni appuntamento programmato è possibile stampare poi la scheda di uscita e l’allegato F/G nel caso di
impianti termici.
PRINCIPALI FUNZIONI DISPONIBILI MODULO AGENDA
1
Agenda tecnici settimanale e giornaliera con visualizzazione impegni ed appuntamenti programmati.
2
Visualizzazione planning agenda con configurazione programmabile e evidenziazione colorata delle
zone.
3
Funzione “drag & drop” per spostamento rapido degli appuntamenti in agenda
4
Gestione appuntamenti extra con funzione “memo”
5
Inserimento “memo multipli” per gestione “ferie”, “permessi” etc.
N.B. (1) Richiede modulo Magazzino
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+39 800 257701 (solo telefoni fissi)
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