Capitolo
1
Guida introduttiva
di CardScan
1
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la limitazione dei danni accidentali o consequenziali, quindi non si applicano
le limitazioni o le esclusioni di cui sopra.
Sommario
Introduzione a CardScan
Riepilogo dei prodotti ......................................................................
Funzionalità principali .....................................................................
Risorse per gli utenti CardScan ...........................................................
Supporto tecnico ...........................................................................
1
2
4
4
Capitolo 1 Creazione della rubrica in CardScan
Operazioni preliminari ..................................................................
Visualizzazione dei contatti nella visualizzazione Elenco ............................
Verifica dell'accuratezza ................................................................
Accesso ai contatti da CardScan ......................................................
1-1
1-4
1-5
1-6
Capitolo 2 Utilizzo di CardScan per la gestione dei contatti
Aggiunta di contatti senza biglietti da visita ...........................................
Utilizzo di campi aggiuntivi per ulteriori informazioni ..................................
Organizzazione dei contatti in categorie ...............................................
Funzionalità principali per la ricerca dei contatti ......................................
Ricerca e rimozione dei duplicati ......................................................
Gestione di file di contatti multipli ......................................................
Backup dei contatti .....................................................................
Aggiornamento dei contatti mediante scansione ......................................
2-1
2-2
2-2
2-3
2-4
2-4
2-5
2-6
Capitolo 3 Utilizzo dei dati di CardScan in Microsoft Outlook e in
altre applicazioni desktop
Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati ............................... 3-1
Sincronizzazione di CardScan e Outlook .............................................. 3-3
Capitolo 4 Copia di contatti da e verso dispositivi palmari Palm
OS™
Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati ............................... 4-1
Sincronizzazione........................................................................ 4-2
Guida introduttiva di CardScan
i
Capitolo 5 Copia di contatti da e verso dispositivi Windows
Mobile®
Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati ............................... 5-1
Sincronizzazione manuale ............................................................. 5-2
Appendice A: Conformità alle normative FCC e alle direttive
europee
ii
CardScan, Inc.
Riepilogo dei prodotti
Introduzione a CardScan
Nel presente manuale sono descritte le funzionalità principali della famiglia di prodotti CardScan. Lo
scopo è illustrare i vantaggi e la flessibilità dei prodotti CardScan, nonché fornire all'utente
indicazioni su come accedere alle informazioni dettagliate e alle istruzioni per imparare ad utilizzare
i prodotti.
Riepilogo dei prodotti
Prodotto
Utenti
Caratteristiche principali
CardScan
Executive
Utenti che desiderano
uno strumento veloce
e preciso per
trasformare i biglietti
da visita in rubriche
elettroniche.
Lavoratori
indipendenti che
gestiscono grandi
quantità di contatti e
che preferiscono la
scansione a colori.
CardScan Executive è un prodotto completo che
consente di acquisire informazioni dai biglietti da
visita in modo preciso, ben organizzato e di facile
utilizzo in rubriche elettroniche. CardScan Executive
è ideale per la gestione dei contatti. Se invece si
preferisce gestire i dati senza un'applicazione
desktop o un palmare, Scambio guidato dati di
CardScan consente di scegliere la procedura
migliore per copiare i dati da e verso CardScan. È
quindi possibile utilizzare i dati in Microsoft Outlook
e in altri strumenti per la gestione dei contatti,
agende elettroniche e palmari come Palm e
dispositivi Windows Mobile.
CardScan
Team
Gruppi di lavoro che
condividono
informazioni sui
contatti in una rete
aziendale
Sono incluse tutte le funzionalità di CardScan
Executive, con l'ulteriore possibilità di condividere
file in rete.
CardScan
Lead Qualifier
Gruppi di lavoro che
desiderino acquisire
contatti in occasioni
differenti, condividere
i contatti acquisiti e
operare rapidamente
sulle informazioni.
Acquisire dati sui contatti ed elementi importanti per
identificare un lead mediante la scansione di moduli.
Una volta eseguita la scansione dei dati, sono
disponibili tutte le funzionalità di CardScan
Executive e Team per consentire ai gruppi di
verificare e utilizzare i dati in modo efficiente.
CardScan
Personal
Utenti di CardScan
che desiderano uno
scanner portatile.
Versione portatile di CardScan Executive con tutte
le funzionalità, esclusa la scansione a colori dei
biglietti da visita. È possibile scambiare dati con un
numero limitato di Agende elettroniche e palmari.
Guida introduttiva di CardScan
1
Introduzione a CardScan
1
Funzionalità principali
Nella sezione che segue sono illustrate le principali funzionalità comuni a tutti i prodotti CardScan.
•
•
•
•
•
•
Scansione
Verifica dell'accuratezza
Interfaccia grafica di facile utilizzo
Gestione dei contatti con funzioni di esplorazione avanzate
Scambio dati
Ampie possibilità per raggiungere i contatti online
Funzionalità di scansione
• Scansione ed elaborazione di biglietti da visita internazionali.
• Classificazione automatica, durante la scansione, di gruppi di biglietti da visita e possibilità di
aggiungere note a ciascun biglietto del gruppo.
• In caso di biglietti da visita con informazioni su entrambi i lati, è possibile acquisire e salvare
l'immagine sul retro del biglietto.
• Avviare CardScan inserendo il biglietto da visita nello scanner. La funzionalità di rilevamento
automatico del biglietto nello scanner è sempre attiva. Quando lo scanner rileva la presenza
di un biglietto viene avviato il programma CardScan.
Verifica dell'accuratezza
• La possibilità di utilizzare una rubrica dipende dall'accuratezza dei dati che contiene.
CardScan rende semplice la verifica dei dati evidenziando i campi in cui è possibile che i dati
non siano esatti.
• L'opzione Controlla dettagli di CardScan consente di verificare che i dettagli di nome e
indirizzo siano stati immessi nei campi appropriati e di correggere velocemente gli eventuali
errori.
Interfaccia grafica di facile utilizzo
• Spostare il cursore all'interno della finestra di CardScan e puntare sulle varie sezioni. Quasi
tutti gli elementi della finestra rappresentano una funzione e la descrizione della funzione
viene visualizzata negli aiuti veloci.
• Le icone della visualizzazione Elenco consentono di mostrare i contatti nel formato preferito
dall'utente. Mediante le icone è possibile ottenere vari tipi di visualizzazioni, da una raccolta di
sole immagini dei biglietti, al livello di dettaglio che consente di interagire con i dati (ad
esempio, trovare un indirizzo con una mappa Web facendo clic sull'indirizzo in visualizzazione
Elenco).
2
CardScan, Inc.
Funzionalità principali
Funzionalità per la gestione dei contatti
• Mediante la Barra di spostamento è possibile accedere immediatamente a contatti
raggruppati secondo un criterio specifico, ad esempio, categorie, modifiche recenti, duplicati
e così via.
• Utilizzare una funzionalità efficace, complessa e flessibile denominata QuickSearch per
trovare i contatti in più file aperti.
• Gestione guidata duplicati consente di trovare automaticamente e gestire le informazioni dei
contatti duplicati.
• Visualizzare contemporaneamente più file in finestre di CardScan separate.
• Salvare la copia di un file in un account personale e protetto nel sito Web AtYourService
(all'indirizzo www.cardscan.net), quindi accedere ai file in qualsiasi momento da qualsiasi
parte del mondo con un semplice browser Web.
• Se i file locali vengono abilitati per il Web e salvati nel sito di AtYourService, è possibile
ricevere automaticamente aggiornamenti dai contatti mediante AtYourService. Gli
aggiornamenti ricevuti possono essere esaminati, accettati o rifiutati nel browser.
Scambio di dati con altri programmi e dispositivi
• Utilizzare Scambio guidato dati per rilevare automaticamente le applicazioni installate nel
computer e scegliere il metodo migliore per copiare i dati da e in CardScan. La procedura
guidata consente di scambiare dati con:
- Altre applicazioni desktop (ad esempio, Microsoft Outlook)
- Dispositivi palmari Palm OS™
- Dispositivi Windows Mobile®
Migliore utilizzo delle funzioni di funzioni di invio di messaggi, di
composizione dei numeri e di esplorazione del Web
• È possibile avviare l'invio di un messaggio, la composizione di un numero o la visita a un sito
Web semplicemente facendo clic sui dati nelle visualizzazioni Elenco e Riepilogo.
• È inoltre possibile inviare messaggi di posta elettronica a contatti di CardScan da Microsoft
Outlook, senza copiare i contatti in Outlook, semplicemente indicando un file di CardScan
come rubrica in Outlook. In questo modo sarà possibile visualizzare e inviare messaggi ai
contatti di CardScan da Outlook.
• L'indirizzo di un contatto può essere individuato su una mappa Web facendo clic sull'indirizzo
nella visualizzazione Elenco o Riepilogo. È inoltre possibile scegliere il servizio di mappe via
Web da utilizzare.
Guida introduttiva di CardScan
3
Introduzione a CardScan
1
Risorse per gli utenti CardScan
Guida in linea
Sito Web di CardScan
Nella Guida in linea sono disponibili istruzioni, descrizioni
dettagliate delle funzionalità e suggerimenti per la risoluzione
dei problemi. Per accedere alla Guida in linea relativa a una
finestra di dialogo, fare clic su ? nella finestra. Viene
visualizzato l'argomento corrispondente della Guida in una
finestra a tre riquadri, con schede per Sommario, Indice,
Ricerche e Glossario. La Guida in linea può anche essere
aperta premendo il tasto F1 della tastiera o dal menu ? di
CardScan.
Visitare il sito www.cardscan.com per:
• Aggiornamenti del software
• Scaricare la documentazione
• Accedere alla Knowledge Base gestita dal supporto
tecnico
Supporto tecnico
Per contattare il supporto tecnico nella propria area geografica/lingua, sono disponibili le seguenti
informazioni:
Inglese/Nord America
Tel: 617-492-4200 o 1-866-900-6902
Fax: 617-492-6659
http://www.cardscan.com
Europa
Francese
Tel: +49 (0) 2203 9113333
Fax: +49 (0) 2203 9113390
http://www.cardscan.com
Tedesco
Tel: +49 (0) 2203 9113331
Fax: +49 (0) 2203 9113390
http://www.cardscan.com
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CardScan, Inc.
Supporto tecnico
Inglese/Regno Unito
Tel: 0845-6000588 - per chiamate dal Regno Unito
Tel: +49 (0) 2203 9113332 - Per chiamate in inglese provenienti da altre aree.
Fax: +49 (0) 2203 9113390
http://www.cardscan.com
Per le altre lingue, contattare il rivenditore locale. Per conoscere il rivenditore più vicino,
visitare il sito www.cardscan.com.
Guida introduttiva di CardScan
5
Introduzione a CardScan
1
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6
CardScan, Inc.
Operazioni preliminari
Capitolo 1 Creazione della rubrica in CardScan
Nel presente capitolo viene illustrato come creare una rubrica in CardScan eseguendo
semplicemente la scansione dei biglietti da visita. Vengono inoltre evidenziate le funzionalità per la
verifica dell'accuratezza delle informazioni. Nel capitolo sono incluse le seguenti sezioni:
•
•
•
•
Operazioni preliminari per la scansione di biglietti da visita
Visualizzazione dei contatti di CardScan
Verifica dell'accuratezza
Accesso ai contatti da CardScan
Operazioni preliminari
In questa sezione sono descritti i passaggi da eseguire dopo aver installato e configurato
CardScan. La procedura di installazione e configurazione è descritta nel documento fornito nel CD
del prodotto. Dal momento che si presuppone che l'utente non abbia scelto di avviare CardScan
come ultimo passaggio della procedura di installazione, sarà necessario innanzitutto avviare il
programma. Effettuare la seguente procedura:
1. Avviare CardScan scegliendo Start→Programmi→CardScan→CardScan. CardScan viene
avviato e si visualizza l'Introduzione guidata.
2. Seguire l'Introduzione guidata per configurare CardScan all'utilizzo dello scanner e per abilitare
le funzionalità che consentiranno di utilizzare al meglio CardScan. Al termine della
configurazione, viene visualizzata una finestra di dialogo che richiede di creare un file o di aprire
un file esistente.
3. Scegliere l'opzione desiderata e fare clic su OK. CardScan apre il file dei nuovi contatti.
4. Eseguire la scansione di un biglietto da visita. Viene visualizzata la finestra di dialogo mostrata di
seguito:
Fare clic su
questa freccia
per espandere
la finestra di
dialogo ed
esaminare le
immagini
salvate.
Consente di
trasformare
l'immagine
salvata in un
contatto.
Consente di
assegnare note e
categorie ai contatti
durante la scansione
dei biglietti.
Consente di salvare le
immagini senza
elaborarle e chiudere la
finestra di dialogo.
Guida introduttiva di CardScan
1-1
Capitolo 1 Creazione della rubrica in CardScan
1
5. Eseguire la scansione di più biglietti inserendoli nello scanner e utilizzare una delle seguenti
opzioni:
•
Fare clic sulla freccia blu per espandere la finestra di dialogo ed esaminare le immagini
salvate prima dell'elaborazione.
Fare clic sulla
freccia su/giù per
ridurre la finestra di
dialogo e
nascondere le
immagini salvate.
Fare clic sulle
frecce a sinistra e
a destra per
visualizzare le
immagini salvate
una per volta.
•
1-2
Fare clic per
eliminare l'immagine
visualizzata.
Fare clic su Elabora per creare contatti dalle immagini salvate. CardScan elabora le
immagini e mostra i dettagli dell'ultima immagine nella visualizzazione Modifica, per
consentire la verifica dell'accuratezza.
CardScan, Inc.
Operazioni preliminari
NOTA: il nome
del contatto
visualizzato in
dettaglio è
evidenziato
nella Barra di
spostamento.
Per ulteriori
dettagli sulla
Barra di
spostamento,
vedere "Utilizzo
di CardScan per
la gestione dei
contatti" a
pagina 2-1.
Scheda della
visualizzazione
Elenco
Scheda della
visualizzazione
Riepilogo
Scheda della
visualizzazione
Modifica
Guida introduttiva di CardScan
1-3
Capitolo 1 Creazione della rubrica in CardScan
1
Visualizzazione dei contatti nella visualizzazione Elenco
Fare clic sulla scheda Elenco per visualizzare i contatti presenti nel file.
Le informazioni sui contatti vengono visualizzate in un elenco a più colonne. È possibile
personalizzare la visualizzazione Elenco in modo da includere colonne relative a qualsiasi tipo di
informazione sui contatti.
Stato degli
aggiornamenti di
AtYourService
(vedere pagina 2-6)
Il pulsante Visualizza tutti
consente di visualizzare
tutti i contatti di un file
Lo stato di verifica
indica i contatti non
verificati con il simbolo
.
Barra
QuickAccess
Barra Lettera:
consente di
elencare solo
i nomi dei
contatti che
iniziano con
una
determinata
lettera.
Pulsanti
che consentono di
scegliere
la modalità di
visualizzazione
dell'elenco
Numero di
contatti
all'interno
del file
Barra di stato
NOTA: l'intensità del simbolo
varia in base alla probabilità che il contatto non sia
preciso. Tuttavia, persino accanto ai contatti accurati è presente un punto
interrogativo fino a quando non viene selezionata la casella "Verificato" della
visualizzazione Modifica. Vedere "Verifica dell'accuratezza" a pagina 1-5.
1-4
CardScan, Inc.
Verifica dell'accuratezza
Verifica dell'accuratezza
Per verificare l'accuratezza di un contatto, aprirlo nella visualizzazione Modifica, come illustrato a
pagina 1-2.
Verifica dei campi evidenziati da CardScan. CardScan evidenzia tutti i campi in cui
probabilmente sono contenute informazioni incomplete o non accurate. Per verificare un campo
evidenziato, confrontarne il contenuto con le informazioni presenti nell'immagine del biglietto.
Quando si seleziona un campo, CardScan evidenzia la parte corrispondente dell'immagine.
Verifica dei campi e del testo nascosto nella visualizzazione. Accertarsi di aver
esaminato i campi e le righe di testo che potrebbero essere nascoste nella visualizzazione.
Il pulsante
indica la presenza di
un altro campo o di altre righe di
testo. Facendo clic sul tasto, la
freccia si modifica in
e il campo
viene visualizzato.
Se i campi contenenti informazioni
non sono visibili,
in CardScan viene visualizzato il
simbolo
. Per visualizzare le
informazioni nascoste, fare clic
direttamente sul simbolo.
Una volta terminata la verifica dell'accuratezza, selezionare questa casella.
Verifica dei dettagli relativi al nome e all'indirizzo. Spesso i nomi delle persone
contengono dettagli complessi. Ad esempio, alcuni nomi contengono qualifiche o titoli, quali Rev.,
Ph.D ecc. Tali dettagli devono essere posizionati in modo corretto, specialmente se devono essere
esportati, trasferiti o sincronizzati.
Dal momento che un numero sempre crescente di persone sceglie design elaborati per i biglietti da
visita, è importante controllare gli indirizzi per essere certi che i relativi componenti si trovino nei
campi giusti. Tale verifica è importante soprattutto quando si esegue la scansione dei biglietti da
visita di persone di altri paesi.
Guida introduttiva di CardScan
1-5
Capitolo 1 Creazione della rubrica in CardScan
1
Per iniziare la verifica dei dettagli dei nomi e degli indirizzi, fare clic sul pulsante Nome o Indirizzo
nella visualizzazione Modifica. Verrà visualizzata la seguente finestra di dialogo:
Facendo clic sul pulsante Nome, la
scheda Nome sarà visualizzata per
prima. Se invece si fa clic sul pulsante
Indirizzo, sarà visualizzata per prima
la scheda Indirizzo.
Per modificare il testo di questa
finestra di dialogo e della
visualizzazione Modifica, è possibile
digitarlo, trascinarlo e rilasciarlo
oppure tagliarlo e incollarlo.
Una volta terminata la verifica, selezionare la casella "Verificato".
Accesso ai contatti da CardScan
Se le informazioni sul contatto sono accurate, è possibile interagire con il contatto nelle
visualizzazioni Riepilogo ed Elenco. Spostando il cursore all'interno della visualizzazione Riepilogo,
questo diventa un puntatore a forma di mano. Puntando sul collegamento e facendo clic con il
mouse su di esso è possibile effettuare le seguenti operazioni:
•
•
•
•
Avviare il sito Web all'interno del browser.
Creare un messaggio di posta elettronica con il campo relativo all'indirizzo già compilato.
Comporre numeri di telefono, se nel computer è installato un modem.
Visualizzare una mappa Web dell'indirizzo del contatto.
Nell'esempio riportato di seguito sono illustrate le visualizzazioni Riepilogo ed Elenco in cui è
possibile svolgere le operazioni elencate in precedenza con un semplice clic del mouse.
Accesso a un contatto dalla visualizzazione Riepilogo
Di seguito è mostrato un esempio in cui si visita il sito Web del contatto dalla visualizzazione
Riepilogo di CardScan.
1-6
CardScan, Inc.
Accesso ai contatti da CardScan
1. Selezionare un contatto e fare clic sulla scheda Riepilogo. Viene mostrata la visualizzazione
Riepilogo del contatto.
2. Puntare all'indirizzo Web. Fare clic sull'indirizzo quando la forma del cursore cambia in puntatore
a forma di mano.
Accesso a un contatto dalla visualizzazione Elenco
Facendo clic sui pulsanti a destra della visualizzazione Elenco è possibile scegliere il modo in cui
vengono visualizzati i contatti presenti nel file. Fare clic su questi pulsanti per vedere le diverse
modalità di visualizzazione dei contatti. Il pulsante in alto rappresenta la visualizzazione meno
dettagliata e non include le immagini dei biglietti. Gli altri pulsanti consentono di visualizzare l'elenco
con l'opzione per includere le immagini dei biglietti.
NOTA: per interagire con i contatti dalla visualizzazione Elenco, accertarsi che
l'opzione Mostra immagini biglietti non sia selezionata.
Nell'illustrazione seguente è rappresentata la composizione del numero di telefono di un contatto
della visualizzazione Elenco.
Guida introduttiva di CardScan
1-7
Capitolo 1 Creazione della rubrica in CardScan
1
Visualizzazione delle mappe degli indirizzi in Internet
È possibile utilizzare lo stesso metodo per generare una mappa dell'indirizzo del contatto sul Web.
Per avviare questa funzionalità, è anche possibile scegliere Biglietto→Visualizza la mappa
dell'indirizzo. Effettuare la seguente procedura:
1. Visualizzare il contatto nella visualizzazione Riepilogo o selezionarlo nella visualizzazione
Elenco. Posizionare il puntatore sull'indirizzo nella finestra oppure scegliere
Biglietto→Visualizza la mappa dell'indirizzo. Viene visualizzata la finestra di dialogo
Seleziona servizio Web di mappe.
2. Scegliere il servizio desiderato e fare clic su OK. CardScan avvia il browser installato nel
computer e visualizza la mappa tramite il servizio selezionato. Se il browser è già aperto,
CardScan consente di visualizzare la mappa all'interno della finestra del browser esistente.
1-8
CardScan, Inc.
Aggiunta di contatti senza biglietti da visita
Capitolo 2 Utilizzo di CardScan per la gestione dei contatti
CardScan include diverse funzionalità efficaci per la gestione dei contatti, tra cui:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Aggiunta di contatti senza scansione in modi differenti
Aggiunta di campi per immettere una maggiore quantità di dati
Organizzazione dei contatti in categorie
Utilizzo della Barra di spostamento per visualizzare i contatti raggruppati in categorie,
modifiche recenti, stato di verifica ecc.
Ricerca dei contatti con QuickSearch
Ricerca e rimozione dei duplicati
Sostituzione dell'immagine e dei dati del biglietto tramite la scansione di un nuovo biglietto
Backup e recupero dei dati sui contatti con AtYourService
Ricezione di aggiornamenti automatici tramite AtYourService
Gestione di più file in più finestre
Aggiunta di contatti senza biglietti da visita
È possibile aggiungere contatti a CardScan in diversi modi:
•
•
•
Creando un nuovo contatto e digitando le informazioni nei diversi campi
Trascinando e rilasciando i contatti da altre applicazioni e dal Web
Importando file
Creazione manuale dei contatti. Per creare un contatto manualmente:
1. Fare clic sul pulsante Nuovo biglietto nella barra degli strumenti di QuickAccess. CardScan
apre un contatto vuoto nella visualizzazione Modifica.
2. Digitare le informazioni sul contatto nei campi appropriati.
NOTA: dal momento che si presuppone che le informazioni immesse siano accurate,
la casella "Verificato è già selezionata. Se non si è certi, è possibile
deselezionarla.
Trascinamento dei contatti da altre applicazioni e dal Web. È possibile creare contatti in
un file CardScan selezionando il testo in un'altra applicazione, trascinandolo e rilasciandolo nella
visualizzazione Elenco. Questa operazione consente di creare contatti dai messaggi di posta
elettronica o dalle lettere in formato elettronico.
È anche possibile trascinare e rilasciare i file vCard dal Web.
Importazione di file in CardScan. È possibile importare interi file da qualsiasi strumento per la
gestione dei contatti o da un’agenda elettronica in grado di esportare i dati in un file di testo con i
campi delimitati da tabulazioni o virgole. Per importare un file, scegliere File→Scambio
dati→Procedura guidata. Lo Scambio guidato dati consente di eseguire il processo.
Guida introduttiva di CardScan
2-1
Capitolo 2 Utilizzo di CardScan per la gestione dei contatti
1
Utilizzo di campi aggiuntivi per ulteriori informazioni
Nella visualizzazione Modifica le informazioni sono mostrate in campi separati: Nome, Posizione,
Azienda, Indirizzo, Secondo indirizzo, Telefono, Fax, Posta elettronica, Pagina Web e Altro. Sono
anche disponibili i campi per sei numeri telefonici e sei indirizzi di posta elettronica aggiuntivi, che è
possibile etichettare singolarmente.
Fare clic su questi
pulsanti per aprire i
campi per le
informazioni
aggiuntive.
Se, ad esempio, si fa clic sul
pulsante accanto al numero di
telefono, CardScan apre un
campo vuoto per il numero e
l'elenco a discesa delle etichette.
Digitare il numero e fare clic
sull'elenco a discesa per
scegliere tra le etichette
disponibili oppure per crearne
una personalizzata.
NOTA: è possibile aggiungere un secondo indirizzo utilizzando il metodo descritto in
precedenza. Tuttavia, per garantire l'accuratezza, fare clic sul pulsante
Indirizzo e utilizzare la scheda Secondo indirizzo della finestra di dialogo
Controlla dettagli biglietto.
Aggiunta di note. Per aggiungere delle note a un contatto, aprire il contatto nella visualizzazione
Modifica e fare clic sulla scheda Note.
Organizzazione dei contatti in categorie
Le categorie offrono la possibilità di organizzare i contatti in gruppi significativi, che consentono di
trovare i contatti rapidamente, di selezionarli per la stampa di etichette di spedizione, ecc. Per
ulteriori informazioni, consultare la Guida in linea.
2-2
CardScan, Inc.
Funzionalità principali per la ricerca dei contatti
È possibile assegnare categorie a:
•
Singoli contatti, aprendo il contatto nella visualizzazione Modifica e facendo clic sulla
scheda Categorie.
•
Contatti multipli, selezionando i contatti nella visualizzazione Elenco e scegliendo
Categorie→Assegna.
Funzionalità principali per la ricerca dei contatti
Le due funzionalità più efficaci per la ricerca dei contatti sono la Barra di spostamento e
QuickSearch.
Barra di spostamento
La Barra di spostamento di CardScan offre l'accesso immediato a raccolte diverse di informazioni
sui contatti. La parte superiore della barra di spostamento contiene pannelli che forniscono l'accesso
immediato a raccolte diverse di contatti. Per trovare tutti i contatti di una raccolta specifica, fare clic
sul pannello che rappresenta la raccolta e utilizzare le voci all'interno di ciascun pannello per trovare
i contatti.
Nell'esempio riportato di seguito viene illustrato come, facendo clic sul pannello Verificato della
Barra di spostamento, sia possibile isolare i contatti verificati e quelli non verificati.
Pannelli della
Barra di
spostamento
Fare clic sul
pannello
Verificato
per isolare e
accedere ai
contatti
verificati e
non verificati.
Guida introduttiva di CardScan
2-3
Capitolo 2 Utilizzo di CardScan per la gestione dei contatti
1
Ricerca dei contatti con QuickSearch
È possibile cercare i contatti in qualsiasi numero di file aperti. Sulla barra degli strumenti
QuickAccess il componente QuickSearch viene visualizzato nel modo illustrato di seguito:
Per ripetere la ricerca di una
Per perfezionare la ricerca,
parola già eseguita in
fare clic su questo pulsante
precedenza, utilizzare
e utilizzare la finestra di
l'elenco a discesa delle
dialogo QuickSearch.
combinazioni di parole
Per effettuare la ricerca con le parole
utilizzate precedentemente.
incluse nel contatto, digitare le parole.
QuickSearch consente di effettuare la ricerca nei modi indicati di seguito:
•
•
•
Digitando semplicemente le parole dal contatto che si sta cercando.
Specificando i campi in cui ricercare.
Combinando parole e campi.
Per perfezionare la ricerca, fare clic sul pulsante QuickSearch e utilizzare la seguente finestra di
dialogo:
Digitare le parole in questa
casella.
Scegliere le
combinazioni
di parole
dall'elenco a
discesa.
Scegliere il campo dall'elenco
a discesa.
Se sono aperti più file,
scegliere i file in cui effettuare
la ricerca dall'elenco a discesa.
Ricerca e rimozione dei duplicati
La funzione Gestione guidata duplicati di CardScan consente di trovare le informazioni duplicate
relative ai contatti e di rimuovere i duplicati automaticamente oppure manualmente. Per avviare
Gestione guidata duplicati, scegliere Biglietto→Trova Duplicati.
Gestione di file di contatti multipli
CardScan consente di eseguire il programma in più finestre. In tal modo è possibile gestire più file.
Scegliendo File→Apri un'altra finestra si apre CardScan in un'altra finestra. Nella finestra appena
aperta vengono visualizzate le stesse informazioni della finestra precedente. A questo punto, è
possibile aprire un altro file (ad esempio, per trascinare e rilasciare i contatti da un file all'altro
oppure è possibile che si desideri mostrare, contemporaneamente, visualizzazioni diverse di contatti
dello stesso file).
2-4
CardScan, Inc.
Backup dei contatti
Trascinamento di contatti da un file all'altro
Nell'esempio seguente viene illustrata la differenza tra il trascinamento di contatti tra due file
all'interno della stessa finestra e la stessa operazione tra due file visualizzati in finestre diverse:
•
Quando si trascinano dei contatti da un file all'altro all'interno della stessa finestra, è
necessario rilasciare i contatti selezionati sul nome del file sulla barra File.
•
Quando, invece, si trascinano i contatti da una finestra all'altra, è possibile rilasciarli in
qualsiasi punto dell'area dei dettagli della finestra. Se nell'area dei dettagli è attiva la
visualizzazione Riepilogo o Modifica per un determinato contatto, nel momento in cui si
rilasciano dei nuovi contatti si apre la visualizzazione Elenco. I contatti aggiunti in questa
finestra sono evidenziati.
SUGGERIMENTO: la possibilità di trascinare e rilasciare più contatti da un file all'altro consente
di suddividere i file più grandi in due file più piccoli. Per ulteriori informazioni, consultare la
Guida in linea.
Backup dei contatti
Per garantire la sicurezza e la disponibilità delle informazioni importanti, utilizzare la funzionalità
Backup guidato. Per avviare Backup guidato, scegliere File→Manutenzione→Backup.
Backup guidato consente di salvare i file CardScan localmente, su un supporto separato e,
soprattutto, nell'account protetto sul sito Web AtYourService (www.cardscan.net).
AtYourService
AtYourService consente di:
• Abilitare per il Web tutti i file CardScan presenti sul computer salvandoli nell'account privato e
protetto sul sito Web AtYourService. Successivamente, sarà possibile accedere al file Web
mediante un browser, apportare modifiche al file Web o a quello locale e mantenerli identici
grazie alla Sincronizzazione di CardScan.
• L'abilitazione dei file al Web offre diverse possibilità:
•
Se si è lontani dal proprio computer, è possibile accedere ai contatti da qualsiasi altra
connessione Internet. Avviando semplicemente il browser sul sito Web AtYourService
(www.cardscan.net) ed effettuando l'accesso con il proprio indirizzo di posta elettronica e la
propria password, è possibile visualizzare, aggiungere o modificare contatti.
•
Nel momento in cui si torna al proprio computer, grazie a CardScan sarà possibile disporre
dei file aggiornati con le modifiche apportate tramite AtYourService.
•
Se si dispone di un computer a casa e al lavoro, installando CardScan su entrambi, e
mantenendo una copia locale dei contatti su entrambi i computer, AtYourService mantiene i
file sincronizzati.
Con AtYourService, è possibile consentire ai contatti di aggiornare i propri dai. Non è necessario
digitare alcuna informazione: con pochi clic sarà possibile visualizzare, accettare o rifiutare gli
aggiornamenti dei contatti. CardScan effettuerà la sincronizzazione tra la copia sul desktop e quella
sul Web, in modo da mantenerle identiche.
Guida introduttiva di CardScan
2-5
Capitolo 2 Utilizzo di CardScan per la gestione dei contatti
1
Utilizzo continuo dei contatti con gli aggiornamenti AtYourService
I contatti elettronici possono essere utilizzati solo se sono aggiornati. AtYourService risolve questo
problema inviando messaggi posta elettronica ai contatti quattro volte l'anno e richiedendo loro di
esaminare le proprie informazioni nel file dell'utente (le informazioni contenute nel campo Note non
vengono rivelate ai contatti). I contatti che hanno fornito aggiornamenti vengono contrassegnati in
CardScan con il simbolo
.
Per esaminare gli aggiornamenti disponibili, scegliere AtYourService→Esamina aggiornamenti.
CardScan avvia la procedura guidata per gli aggiornamenti, che consente di esaminare rapidamente
eventuali aggiornamenti, di accettarli o di rifiutarli. Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web
all'indirizzo www.cardscan.net.
Aggiornamento dei contatti mediante scansione
Se si dispone del nuovo biglietto di un contatto, è possibile aggiornare l'immagine fronte del contatto
e le informazioni nei campi corrispondenti tramite la scansione del nuovo biglietto nel contatto
esistente. A tale scopo, selezionare il contatto e scegliere Biglietto→Sostituisci.
2-6
CardScan, Inc.
Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati
Capitolo 3 Utilizzo dei dati di CardScan in Microsoft
Outlook e in altre applicazioni desktop
CardScan consente di copiare i contatti da e verso lo strumento di gestione dei contatti o l’agenda
elettronica preferita. Le opzioni di scambio dei dati offerte da CardScan sono diverse. Per scegliere
l'opzione ottimale per lo strumento di gestione dei contatti utilizzato, servirsi di Scambio guidato dati.
Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati
NOTA: nell'esempio riportato di seguito viene descritto il modo in cui Scambio guidato
dati supporta gli utenti che utilizzano Microsoft Outlook come strumento di
gestione dei contatti. Se si utilizza uno strumento diverso, è sufficiente inserire
le informazioni all'interno della procedura guidata e verrà indicata l'opzione più
appropriata.
Esempio: Microsoft Outlook. Per scegliere l'opzione più indicata:
1. Per utilizzare Scambio guidato dati, avviare CardScan, scegliere File→Scambio dati e quindi
Procedura guidata dal menu Scambio dati. Verrà visualizzata la seguente schermata:
2. Accertarsi che sia selezionata la prima opzione e fare clic su Avanti.
3. Nella schermata successiva, selezionare la versione di Outlook di cui si dispone e fare clic su
Avanti. La procedura guidata indica come opzione ottimale l'utilizzo di Sincronizzazione di
CardScan.
Guida introduttiva di CardScan
3-1
Capitolo 3 Utilizzo dei dati di CardScan in Microsoft Outlook e in altre applicazioni desktop
1
4. Fare clic su Continua. Viene visualizzata la finestra di dialogo Sincronizzazione di CardScan.
5. Fare clic su Configura. Viene visualizzata la finestra di dialogo Configura sincronizzazione.
6. Individuare il file CardScan da sincronizzare. Quindi fare clic su Seleziona per selezionare una
cartella di Outlook. Viene visualizzata la finestra di dialogo Selezione cartella di Outlook.
7. Selezionare la casella Contatti per la sincronizzazione con CardScan e fare clic su OK. Viene
visualizzata la finestra di dialogo Configura sincronizzazione.
8. Esaminare questa finestra di dialogo per accertarsi che il file di CardScan e la cartella di Outlook
selezionati siano gli elementi che si desidera sincronizzare.
9. È inoltre possibile fare clic su Opzioni per esaminare le opzioni di sincronizzazione predefinite.
Sebbene sia possibile che si tratti delle opzioni desiderate dall'utente, è utile controllarle nel caso
in cui si desideri modificarle.
3-2
CardScan, Inc.
Sincronizzazione di CardScan e Outlook
10.Fare clic su OK per salvare la configurazione e tornare alla finestra di dialogo Sincronizzazione
di CardScan.
Fare clic per modificare
la configurazione
corrente.
Fare clic per
sincronizzare i file
mostrati nella finestra
Stato.
Fare clic per
configurare la
sincronizzazione
automatica.
Sincronizzazione di CardScan e Outlook
È possibile effettuare la sincronizzazione manualmente, in qualsiasi momento, oppure scegliere la
sincronizzazione automatica.
•
Per effettuare la sincronizzazione manualmente, fare clic su Sincronizza nella finestra di
dialogo Sincronizzazione di CardScan.
•
Per configurare la sincronizzazione automatica, fare clic su AutoSync nella finestra di
dialogo Sincronizzazione di CardScan.
SUGGERIMENTO: è possibile utilizzare i contatti di CardScan da Microsoft
Outlook senza copiare i contatti in Outlook. CardScan dispone di una
funzionalità che consente di indicare i file CardScan come rubrica personale
di Microsoft Outlook. Non esistono limiti al numero di numero di rubriche di
CardScan per Outlook che è possibile configurare. Per eseguire questa
operazione, scegliere Strumenti→Rubriche per Outlook.
Guida introduttiva di CardScan
3-3
Capitolo 3 Utilizzo dei dati di CardScan in Microsoft Outlook e in altre applicazioni desktop
1
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3-4
CardScan, Inc.
Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati
Capitolo 4 Copia di contatti da e verso dispositivi palmari
Palm OS™
In CardScan sono disponibili varie opzioni per copiare i contatti da e nei palmari Palm OS.
NOTA: le opzioni sono disponibili solo se il programma di installazione di CardScan
rileva il software Palm Desktop nel PC. È necessario installare il software
Palm Desktop prima di installare il software CardScan.
Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati
Per scegliere l'opzione più efficiente, utilizzare Scambio guidato dati.
1. Avviare CardScan, scegliere File→Scambio dati. Viene visualizzato il menu Scambio dati.
2. Scegliere Procedura guidata dal menu Scambio dati. Viene avviato Scambio guidato dati.
3. Nella prima schermata di Scambio guidato dati, selezionare l'opzione per i dispositivi palmari
Palm e fare clic su Avanti. Verrà visualizzata la seguente schermata:
Guida introduttiva di CardScan
4-1
Capitolo 4 Copia di contatti da e verso dispositivi palmari Palm OS™
1
NOTA: la prima opzione di questa schermata è preselezionata, in quanto l'utilizzo di
HotSync in CardScan e nella rubrica di Palm rappresenta il metodo migliore
per mantenere identici i contatti in entrambe le posizioni. Dopo la
sincronizzazione iniziale, CardScan consentirà di trovare ed eliminare
eventuali duplicati (vedere pagina 2-4). Nelle successive sincronizzazioni,
CardScan sincronizzerà soltanto le nuove informazioni sui contatti. In tal modo
è possibile evitare la generazione di duplicati.
Nella procedura riportata di seguito viene descritta la configurazione di questa
opzione.
4. Fare clic su Avanti. Viene visualizzata la schermata introduttiva di Conduit per Palm di
CardScan.
5. Fare clic su Continua. Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di CardScan Conduit.
6. Nella scheda Generale, selezionare Attiva CardScan Conduit. In tal modo vengono attivate le
opzioni di CardScan Conduit.
7. Impostare le opzioni desiderate e fare clic su OK per salvarle, quindi chiudere la finestra di
dialogo Opzioni di CardScan Conduit. Per ricevere assistenza durante l'impostazione delle
opzioni, fare clic sul pulsante ? nella finestra di dialogo.
Sincronizzazione
Premere il pulsante HotSync sull'alloggiamento (o sul dispositivo) per avviare la sincronizzazione.
Viene visualizzata la finestra di dialogo relativa all'avanzamento, che si chiude una volta completata
la sincronizzazione.
4-2
CardScan, Inc.
Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati
Capitolo 5 Copia di contatti da e verso dispositivi Windows
Mobile®
Il modulo CardScan ActiveSync consente di sincronizzare un file CardScan con i dispositivi
Windows Mobile, tra cui Windows CE, Pocket PC e SmartPhone 2003 o versioni successive. La
sincronizzazione mediante il modulo CardScan ActiveSync consente di aggiornare
automaticamente i dati in un dispositivo Windows Mobile ogni volta che si apportano modifiche alle
informazioni sui contatti nel file di CardScan e viceversa.
NOTA: per eseguire la sincronizzazione con CardScan, è necessario che sul
dispositivo Windows Mobile sia in esecuzione Microsoft Windows CE 3.0 o
versione successiva.
Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati
Per scegliere l'opzione più efficiente, utilizzare Scambio guidato dati. Effettuare la seguente
procedura:
1. Avviare CardScan, scegliere File→Scambio dati, quindi scegliere Procedura guidata dal menu
Scambio dati. Viene visualizzata la prima schermata di Scambio guidato dati.
2. Selezionare l'opzione Copia i contatti da e verso un dispositivo Windows Mobile e fare clic
su Avanti. Verrà visualizzata la seguente schermata:
Guida introduttiva di CardScan
5-1
Capitolo 5 Copia di contatti da e verso dispositivi Windows Mobile®
1
NOTA: se si sceglie la seconda opzione, la procedura guidata consentirà di eseguire
il processo descritto in "Scelta dell'opzione ottimale con Scambio guidato dati"
a pagina 3-1.
3. Scegliere l'opzione ActiveSync e fare clic su Avanti.
4. Fare clic su Continua. Viene visualizzata la finestra Microsoft ActiveSync.
5. Scegliere Strumenti→Opzioni. Viene visualizzata la scheda Opzioni.
6. Attivare il servizio Contatti CardScan selezionando la casella di controllo corrispondente.
Disattivare tutti gli altri servizi Contatti.
NOTA: questa operazione è necessaria in quanto è possibile sincronizzare solo uno
strumento di gestione dei contatti per volta.
7. Durante la configurazione iniziale, fare clic su OK. Viene visualizzata la finestra di dialogo
Opzioni di CardScan ActiveSync. Se si esegue una configurazione successiva, fare clic su
Impostazioni. Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di CardScan ActiveSync.
8. Fare clic su Sfoglia e selezionare il file CardScan per la sincronizzazione.
9. Se il file CardScan è protetto da password, è possibile inoltre selezionare l'opzione "Usa questa
password" e digitare la password. In tal modo CardScan sarà in grado di aprire il file
automaticamente ogni volta che si effettua la connessione piuttosto che richiedere la password.
10.Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni di CardScan ActiveSync. La
sincronizzazione viene eseguita automaticamente. In caso contrario, fare clic sul pulsante
Sincronizzazione.
Sincronizzazione manuale
È sempre possibile sincronizzare i file selezionati facendo clic sul pulsante Sincronizzazione della
finestra Microsoft ActiveSync.
5-2
CardScan, Inc.
Appendice A: Conformità alle normative FCC e alle
direttive europee
Dichiarazione FCC
La presente apparecchiatura è stato collaudata e trovata conforme ai limiti di un dispositivo digitale di classe B, nel
rispetto delle norme FCC, parte 15. Questi limiti sono studiati per fornire una protezione ragionevole dalle interferenze
dannose quando l'apparecchio viene installato in un'area residenziale.
L'apparecchio genera, utilizza e può irradiare energia in radiofrequenza e se non è installato e utilizzato in conformità
al manuale di istruzioni può causare interferenze di disturbo alle comunicazioni radio. Tuttavia, non vengono fornite
garanzie che l'interferenza non si verifichi in particolari installazioni.
Per la conformità alla parte 15 delle normative FCC, è necessario utilizzare il cavo fornito con lo scanner. Se questo
apparecchio causa interferenze di disturbo alla ricezione radiotelevisiva, rilevabili mediante lo spegnimento e la
riaccensione dell'apparecchio, l'utente è invitato a tentare di eliminare le interferenze adottando uno dei seguenti
metodi:
• Riposizionare l'antenna di ricezione.
• Aumentare la distanza tra l'apparecchio e il ricevitore.
• Collegare lo scanner e il computer a una presa di un circuito diverso da quello al quale è collegato il ricevitore.
Dichiarazione di conformità alle normative europee
Apparecchiatura
Descrizione:
Anno di
fabbricazione:
Modello CardScan 800c
Apparecchiatura IT
Scanner per biglietti da visita
5 V CC, 500mA
2006
Normative
applicabili:
73/23/EEC, Direttiva sul basso voltaggio
89/336/EEC, Direttiva EMC
Standard
applicabili:
EN 60950-1:2002
Apparecchiatura IT - Sicurezza
EN 55022: 1998 Apparecchiatura
IT - Caratteristiche sui disturbi in radiofrequenza
- Limiti e metodi di misurazione
EN 55024: 1998 Apparecchiatura
IT - Caratteristiche relativa all'immunità
- Limiti e metodi di misurazione
Peter Dikeman
Vice President Engineering
CardScan, Inc.
1 giugno 2006
A-1
1
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A-2
CardScan, Inc.