Il CNIPA per la dematerializzazione e
l'innovazione organizzativa
Cons. Floretta Rolleri
Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
La visione tradizionale della
dematerializzazione
 Scomparsa della carta a favore del
documento informatico
 Risparmio nei costi di gestione e stoccaggio
 Efficienza nel reperimento delle informazioni
archiviate
 Pieno valore dei documenti digitali
 Procedure per il riversamento delle
immagini dei documenti cartacei
 Conservazione dei documenti
digitali
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Stato dell’arte
 Importanti passi in avanti nella direzione della
dematerializzazione
 Nel settore privato: buona diffusione delle pratiche di
conservazione digitale
 Nelle pubbliche amministrazioni: progressiva affermazione
degli strumenti informatici (protocollo, PEC, gestione
documentale, firma digitale)
ma
 Elevata presenza di "cicli misti" di gestione documentale,
nei quali convivono sia il supporto cartaceo che quello
digitale
 I tempi e i costi dei procedimenti amministrativi sono
ancora condizionati dal ciclo cartaceo
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Nuove esigenze
 Le organizzazioni moderne devono confrontarsi
con:
 Capacità di modificare prassi radicate in nuove
modalità di gestione dei processi
 Regole flessibili e dinamiche, capaci di assecondare il
tumultuoso evolvere delle tecniche (e dei costumi)
 Ciò richiede
 Sostegno all’adozione dei processi innovativi
 Interventi preventivi e strutturali per eliminare
potenziali ostacoli al cambiamento
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Ostacoli da rimuovere
 Scarsa fiducia nel mezzo informatico
 Sicurezza
 Affidabilità
 Visione burocratica del ruolo
 Mancanza di una cultura interdisciplinare

Resistenza al cambiamento
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Dematerializzazione e normativa
 Legislazione attuale
 Corrispondenza tra procedimenti cartacei ed
elettronici
 Nuove esigenze
 Progressiva evoluzione della normativa per
sfruttate al meglio le peculiarità dei processi
elettronici
 Adeguamento tempestivo delle norme
tecniche ai nuovi contesti
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
La proposta di regole tecniche
 Sistema di gestione documentale
integrato con il sistema di conservazione
 Dal processo di riversamento alla
riproduzione del documento
 Formati per la formazione del documento
distinti dai formati per la conservazione
 Supporti per la conservazione con
particolari caratteristiche di qualità e
durata
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Il ruolo del CNIPA
Tra le funzioni attribuite in materia di emanazione
di norme tecniche e standard:
 Formulazione del parere a sensi dell’art.71 CAD
sulla proposta di regole tecniche
 Predisposizione di apposite guide tecniche di
approfondimento (proposta DPCM)
 Parere tecnico su progetti relativi a processi di
conservazione caratterizzati da aspetti specifici e
peculiari non previsti nelle guide tecniche
(proposta DPCM)
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Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Il ruolo del CNIPA
Tra le funzioni di predisposizione , realizzazione e gestione
di interventi e progetti di innovazione:
Stimolo al cambiamento nelle P.A.
 Superamento degli atteggiamenti conservativi
 Collaborazione con il mondo della ricerca e dell’industria
 Partecipazione alle iniziative europee
 Ottimizzazione dei processi interni in funzione delle
specificità dei compiti
 Collaborazione nella integrazione dei processi trasversali
 Logica della unitarietà ed ubiquità dei servizi pubblici
 Sistema Pubblico di Connettività
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
La dematerializzazione non si
esaurisce negli aspetti tecnologici
 Importanza degli aspetti organizzativi
 Attenzione alla reingegnerizzazione delle prassi
amministrative
 Capacità di disegnare i nuovi processi sfruttando
le opportunità offerte dalla tecnologia
 Rilievo alle specificità delle Amministrazioni
 Conciliazione delle istanze di innovazione con
quelle del mantenimento dei valori culturali e
storici
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Sistemi innovativi per la gestione dei
flussi documentali nelle PA
 Tracciabilità dei documenti prodotti dai
procedimenti amministrativi
 Reale “unificazione” e dialogo tra i sistemi
di tracciatura dei procedimenti usati nelle
diverse amministrazioni
 Trasparenza verso gli utenti
 Monitoraggio dello stato dei procedimenti
 interni
 interamministrazione
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Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Dall’eliminazione della carta alla
inessenzialità della carta
 Occorre superare la logica dell’intervento
“correttivo” e creare le premesse affinché
la quantità di carta in circolazione
diminuisca naturalmente
 La prima fase dell’informatizzazione si è
conclusa e le tecnologie elettroniche sono
una realtà diffusa ed imprescindibile
 La carta non è più il veicolo primario delle
informazioni
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Dalla gestione del dato alla gestione
del flusso documentale
Documento elettronico: la rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati giuridicamente
rilevanti
 La gestione dei documenti è ancora
separata da quella dei dati
 Doppio binario
 Overhead per processi di
riversamento/sincronizzazione
 Occorre definire i workflow dei processi e
gestirli con adeguati strumenti informatici
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Dalla cultura del dato alla cultura
della conoscenza
Numero
Dato
Calcolatori
Banche dati
Informazione
Sistemi informativi
Conoscenza
Sistemi di gestione
della conoscenza
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Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Dematerializzazione e gestione della
conoscenza
 Gli strumenti di gestione della conoscenza
possono essere il motore dei processi di
riorganizzazione favorendo:
 la condivisione della esperienza, anche con
rappresentanti del mondo accademico ed industriale
(workshop, community)
 lo sviluppo di una nuova cultura amministrativa in
grado di sfruttare al meglio le tecniche informatiche
 l’efficacia della gestione documentale attraverso
strumenti di ricerca idonei e semplici da usare sia per
documenti strutturati che in testo libero
Caserta, 8 maggio 2008
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Alcuni esempi
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Dematerializzazione del
Casellario giudiziario
Il nuovo sistema informativo del Casellario giudiziale,
completato il recupero dell’arretrato esistente e attuata
l’alimentazione automatica da parte dei sistemi informativi
“fonte”, comporta l’eliminazione delle “schede” cartacee
 I vantaggi riguardano:
-la tempestività dell’informazione sulla situazione penale del
soggetto (certificato penale e certificato dei carichi pendenti) a
livello nazionale
-la maggior
efficienza degli uffici( riduzione del personale dedicato al
caricamento dei dati e alla gestione degli archivi).
-il risparmio dei costi (riduzione degli spazi e della carta nonché
delle spese postali)
 Il progetto, cofinanziato dal CNIPA, è in corso di realizzazione.

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Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Recupero delle spese di giustizia
 Il progetto consentirà di dematerializzare lo scambio di
atti fra giustizia e Equitalia nei procedimenti per il
recupero delle spese (spese processuali, pene pecuniarie,
spese di gestione delle procedure concorsuali),
consentendo una maggior velocità dell’incasso delle
somme dovute.
 Il progetto, cofinanziato dal CNIPA, è in corso di
realizzazione.
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Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Automazione Uffici Notifiche
Esecuzioni e Protesti
• Realizzazione e diffusione di un sistema per l’automazione
delle attività degli ufficiali giudiziari, incluse le
comunicazioni con le cancellerie dei tribunali, ad
integrazione dell’automazione dei flussi informativi previsti
dal Processo civile telematico.
• Cofinanziato dal CNIPA
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Copie dei fascicoli giudiziari
 Il progetto provvede alla digitalizzazione di tutto il flusso
documentale che esiste nelle fasi di indagine del Pubblico
Ministero. In questo modo si elimina la necessità di
fotocopiatura degli atti (che sono resi disponibili in
formato digitale alle parti interessate) e si riducono così i
tempi di composizione e trasmissione dei fascicoli alle fasi
successive.
 Il progetto, cofinanziato dal CNIPA, è stato rilasciato in
produzione presso il primo polo pilota.
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Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Comunicazioni tra i servizi sociali e il
Tribunale per i minori
 Il progetto, realizzato per ora in Sicilia, sostituisce gli
scambi di documentazione cartacea tra gli uffici dei servizi
sociali e i Tribunali per i minori nei procedimenti di
adozione con comunicazioni elettroniche (PEC e firma
digitale). Consente di ridurre i tempi dei procedimenti di
adozione nazionali e internazionali.
 Cofinanziato dal CNIPA
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Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Trasmissione telematica delle notizie
di reato
 Il progetto prevede le comunicazioni digitali (firma digitale
e PEC) dei documenti costituenti le notizie di reato da
parte delle forze di polizia alla Procura della Repubblica
competente.
 Il progetto, realizzato nell’ambito del PON Sicurezza,
prevede l’estensione ad altri uffici giudiziari del Nord,
anche con cofinanziamento CNIPA
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
SIDIP
 Il progetto prevede la digitalizzazione del “fascicolo
processuale” penale, costituito dagli atti del P.M., dal
verbale del dibattimento, comprese le registrazioni
fonografiche e audiovisive e le relative trascrizioni.
 Obiettivi:
- riduzione dei tempi e dei costi dei processi
- condivisione delle conoscenze degli atti anche a favore degli
avvocati.
 Il progetto, il cui prototipo è stato sviluppato nell’ambito
PON Sicurezza, prevede la diffusione anche con
finanziamento CNIPA
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Adunanza elettronica del CNIPA
 Sono stati eliminati ca. 25 Kg di carta per adunanza, per
un totale di ca. 1 tonnellata di carta all’anno
 Risparmio ambientale calcolato con
 Si prevede di risparmiare (al lordo):
 32 tonnellate di legno
 il consumo energetico di ca. 5 mesi di un’abitazione media
statunitense
 Fonte: http://www.edf.org/
Caserta, 8 maggio 2008
Il CNIPA per la dematerializzazione e l'innovazione organizzativa
Per maggiori informazioni
www.cnipa.gov.it
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