IL LIBRO UNICO DEL LAVORO AL DEBUTTO
È terminato il regime transitorio vigente fino al periodo di paga del mese di dicembre 2008,
durante il quale i datori di lavoro potevano adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta
del libro unico del lavoro attraverso la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue
sezioni paga e presenze, o del registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i
lavoranti a domicilio, preventivamente vidimati e debitamente compilati e aggiornati.
Pare conseguentemente opportuno, mediante una sintesi integrata dei documenti di prassi,
determinare un quadro della situazione inerente agli obblighi in tema di libro unico del
lavoro.
CHI (Profili soggettivi)
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,con la sola eccezione dei datori di lavoro domestico. Le
pubbliche amministrazioni sono esentate dalla tenuta del libro unico perché provvedono
alle registrazioni mediante i fogli o cedolini o ruoli di paga.
Devono essere inseriti nel libro unico i dati relativi a:
lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi operative situ
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lavoratori distaccati2;
collaboratori coordinati e continuativi, indipendentemente dalla modalità organizzativa (con o
senza progetto);
associati in partecipazione con apporto lavorativo (anche se misto, capitale e lavoro).
Per quanto attiene ai collaboratori coordinati e continuativi e agli associati in
partecipazione, vanno esclusi dalle registrazioni nel libro unico del lavoro tutti quei soggetti
che svolgano tali attività in forma professionale o imprenditoriale autonoma, quali, a titolo
esemplificativo:
agenti e rappresentanti individuali che svolgono l'attività in forma di impresa;
amministratori, sindaci e componenti di collegi e commissioni, i cui compensi sono
attratti nei redditi di natura professionale;
associati in partecipazione, che svolgano tale attività in forma imprenditoriale o quale
parte della propria attività di impresa o lavoro autonomo.
Non sono più oggetto di registrazione:
collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari;
coadiuvanti delle imprese commerciali;
soci lavoratori di attività commerciale e di impresa in forma societaria.
Non sono obbligati alla tenuta del Libro Unico:
le società cooperative di produzione e lavoro ed ogni altro tipo di società, anche di fatto,
per il lavoro manuale e non manuale (quando sovrintendono al lavoro altrui) dei
1
La nozione di datore di lavoro comprende tutte le casistiche finora obbligate alla tenuta dei libri obbligatori:
- datore di lavoro in Italia;
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- datore estero con dipendenti in Italia;
- datore estero con dipendenti esteri in Italia con obbligo contributivo.
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distaccatario, ferma restando la possibilità di procedere alla registrazione anche in tutti i mesi di impiego. Le
registrazioni possono essere realizzate senza particolare obbligo di formato, anche in forma di elenco. Per tutta la
durata del distacco o della somministrazione vanno inseriti negli elenchi riepilogativi del personale in forza e contano ai
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rispettivi soci; le società, anche cooperative, sono obbligate a istituire il libro unico per i
soci solo nel momento in cui gli stessi instaurano uno specifico rapporto di lavoro
subordinato o di collaborazione coordinata e continuativa, nonché per i propri
dipendenti, collaboratori e associati in partecipazione con apporto di lavoro, alla
medesima stregua della generalità dei datori di lavoro;
l'impresa familiare per il lavoro, con o senza retribuzione, del coniuge, dei figli e degli
altri parenti e affini, che nell'impresa prestino attività manuale o non manuale (salvo che
non siano dipendenti, collaboratori coordinati o associati in partecipazione con apporto
lavorativo);
i titolari di aziende individuali artigiane che non occupano lavoratori dipendenti,
collaboratori coordinati o associati in partecipazione, ma operino con solo del titolare o
avvalendosi esclusivamente di soci o familiari coadiuvanti;
le società (di persone e di capitali) e le ditte individuali del commercio (terziario) che non
occupino dipendenti, collaboratori coordinati e continuativi a progetto, associati in
partecipazione o simili, ma operino solo col lavoro del titolare o dei soci lavoratori.
I tirocinanti e gli stagisti non vanno iscritti nel libro unico, ma restano fermi gli obblighi,
anche di tipo documentale, relativi agli adempimenti di natura fiscale.
Amministratori e sindaci vanno registrati sul libro unico solo nel mese in cui avviene
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Non vanno iscritti se sono liberi professionisti.
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senza compensi o solo per registrare eventuali distaccati o somministrati.
COSA (Profili oggettivi)
Le registrazioni sul Libro Unico del Lavoro sono obbligatorie non soltanto per la generalità
dei lavoratori subordinati inseriti nell'organizzazione d'impresa, compresi i lavoratori in
somministrazione (che pertanto risulteranno iscritti nel libro unico dell'utilizzatore oltre che
in quello dell'agenzia per il lavoro che li assume), ma anche per:
collaborazione coordinata e continuativa;
collaborazione coordinata e continuativa a progetto;
collaborazione coordinata e continuativa occasionale (cd. "mini-co.co.co.");
associazione in partecipazione con apporto di lavoro.
Per ciascun lavoratore il cui il rapporto di lavoro sia riconducibile ad una delle tipologie
contrattuali citate devono essere indicati:
il nome e cognome;
il codice fiscale;
la qualifica e il livello di inquadramento contrattuale (nei casi in cui ricorrono);
la retribuzione base;
l'anzianità di servizio;
le relative posizioni assicurative e previdenziali.
Non è possibile eseguire annotazioni manuali sul Libro Unico.
Inoltre, deve essere effettuata qualsiasi annotazione riferita a dazioni in denaro o in natura
corrisposte o gestite dal datore di lavoro. Devono essere comprese, quindi, nelle registrazioni
obbligatorie:
le somme a titolo di rimborso spese;
le trattenute a qualsiasi titolo effettuate;
2
le detrazioni fiscali;
i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare;
le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali.
Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono
essere individuate specificatamente.
PRECISAZIONI SUI RIMBORSI SPESE*
Domanda
Risposta
Annotazioni
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sempre Sì, vanno eseguite le annotazioni relative L’
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iscritti sul Libro ai rimborsi spese, anche se fiscalmente e pr
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approntato a parte.
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anche i rimborsi di Libro Unico le somme rimborsate al
spese anticipate dal dipendente che costituiscono mera
dipendente
con anticipazione di spese che lo stesso ha
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intestate sostenuto in nome e per conto
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con utilizzo di carta da indicare sul Libro Unico non conta il o fondi cassa anticipativi
di credito aziendale mezzo di pagamento con cui i rimborsi non andrà indicata sul
ovvero mediante sono effettuati, ma la qualità delle spese Libro Unico, ove andrà
un fondo spese rimborsate. Vanno indicate le spese che evidenziata
solo
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nno sono rimborsate al dipendente, sia rendicontazione
delle
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forfetariamente che su base di spese gestite attraverso
elencazione analitica dei singoli titoli di tali fondi.
spesa, escludendo invece le fatture o le
spese
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* La mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti potrà non essere di regola
sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo e fiscale e con obbligo
di dettaglio analitico delle attività aziendali al riguardo.
PRECISAZIONI SULLE RETRIBUZIONI IN NATURA
Domanda
Risposta
Annotazioni
Vanno
sempre
La mancata annotazione di importi marginali (ad es. ticket
iscritte sul Libro
pasto) o non ricorrenti potrà non essere di regola
Unico anche se
sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere
Sì
esenti fiscalmente e
contributivo o fiscale, purché il datore di lavoro
contributivamente?
fornisca analiticamente, su richiesta degli organi
ispettivi, le informazioni relative anche a tali dazioni.
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cedolino, sia in tutte le altre forme, scritturali o informatiche, a seconda delle modalità di
tenuta.
3
Il Libro Unico del Lavoro, inoltre, deve contenere il calendario delle presenze. Per i lavoratori
dipendenti dovranno risultare registrate, per ogni giorno:
il numero delle ore di lavoro effettuate;
l'indicazione delle ore di straordinario;
le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite;
le ferie;
i riposi.
È possibile inserire le presenze di più dipendenti in uno stesso foglio del Libro Unico.
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giornaliera (ferie o malattia) o oraria (permesso o rol).
Per i collaboratori e gli associati in partecipazione non va tenuta la registrazione delle presenze,
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Le annotazioni relative alla presenza o assenza dei lavoratori devono essere effettuate
utilizzando causali inequivoche, risultanti da apposita legenda tenuta anche separatamente dal
Libro Unico.
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In caso di rettifica o annullamento di uno o più cedolini,a
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(entro il 16 del mese successivo), sarà sufficiente procedere alla specifica annotazione con
apposito indicatore sulla versione finale e corretta di ciascun cedolino che compone il libro
unico.
Trattandosi di un nuovo sistema chepr
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2009, è opportuno che la numerazione delle sezioni paga e presenze del libro unico riparta
dal numero 1.
Con riferimento ai lavoratori che sono retribuiti in misura fissa o a giornata intera o con riguardo
a periodi superiori deve essere annotata soltanto la giornata di presenza al lavoro; tuttavia,
anche in tale ipotesi permane l'obbligo di indicare la causale relativa alle assenze. Tale
obbligo si intende inoltre esteso ai collaboratori autonomi iscritti sul libro unico del lavoro,
con riguardo alle assenze che hanno riflesso su istituti legali o prestazioni previdenziali. Si
tratta in particolare di quei lavoratori che non sono assoggettati ai limiti orari di cui al D. Lgs.
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cioè di quelli comunque soggetti alla normativa in materia di orario di lavoro, pure se
retribuiti con retribuzione mensile anziché oraria.
Nei casi in cui il lavoratore non percepisca alcuna retribuzione o compenso (ad esempio nel caso di
taluni collaboratori amministratori di società) o non svolga la propria prestazione lavorativa (ad
esempio lavoratore intermittente nei periodi di stand by) la registrazione sul Libro Unico del
Lavoro deve avvenire solo in occasione della prima immissione al lavoro e,
successivamente, per ogni mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere l'attività lavorativa o a
percepire compensi o somme, nonché al termine del rapporto medesimo. In caso di lavoro
4
a chiamata con obbligo di risposta le scritturazioni sul Libro Unico sono da intendersi
sempre obbligatorie, anche nei periodi in cui il lavoratore percepisce la sola indennità di
disponibilità.
Per quanto riguarda i lavoratori in somministrazione, l'utilizzatore dovrà limitarsi ad annotare i
dati identificativi del lavoratore (nome, cognome, codice fiscale, qualifica e livello di
inquadramento contrattuale, agenzia di somministrazione), mentre il somministratore dovrà
procedere alle annotazioni integrali anche con riferimento al calendario delle presenze e ai
dati retributivi.
I datori di lavoro agricoli che, assumendo lavoratori per un numero di giornate non superiori a
270 in ragione di anno, adottavano il registro d'impresa semplificato sono esonerati dal
documentare la registrazione delle presenze nel libro unico del lavoro.
Con riferimento al lavoro a domicilio, nel Libro Unico del lavoro dovranno essere riportati,
con riferimento a ciascun lavoratore a domicilio, anche i seguenti dati:
le date e le ore di consegna del lavoro;
le date e le ore di riconsegna del lavoro;
la descrizione del lavoro eseguito;
la specificazione della quantità e della qualità del lavoro eseguito.

I dati sul lavoro a domicilio possono essere esposti sul libro unico del lavoro anche con
modalità analoghe a quelle in atto con riferimento all'abrogato libretto personale di
controllo.
Il datore di lavoro può, nei confronti dei lavoratori subordinati, assolvere l'obbligo di
consegna del prospetto di paga mediante consegna di una fotocopia delle scritturazioni effettuate
sul Libro Unico del Lavoro. Non vi è obbligo di consegna delle presenze al lavoratore,
nemmeno dietro sua richiesta, fatte salve espresse disposizioni della contrattazione
collettiva, anche aziendale.
È stato eliminato l'obbligo di riepilogo mensile delle retribuzioni, mentre è attribuito al personale
ispettivo, in occasione dell'accesso in azienda, il potere di richiedere ai datori di lavoro che
occupino oltre dieci lavoratori, oppure operino con più sedi stabili di lavoro, di esibire
appositi elenchi riepilogativi mensili del personale occupato - anche con riferimento ai soggetti che
risultano iscritti nel libro unico del lavoro senza percepire alcuna retribuzione o compenso
o senza svolgere alcuna prestazione lavorativa - e dei dati individuali relativi alle presenze,
alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all'ultimo periodo di registrazione sul
Libro Unico del Lavoro, anche suddivisi per ciascuna sede di lavoro. Il personale ispettivo
ha facoltà di richiedere gli elenchi riepilogativi mensili relativi ai cinque anni che precedono
l'inizio dell'accertamento, dovendo però aver cura di verificare, caso per caso, la materiale
possibilità di realizzazione e di esibizione degli stessi da parte del datore di lavoro, del
consulente del lavoro o del servizio o centro di assistenza della associazione di categoria. La
forma è libera e la loro mancata elaborazione non è sanzionata, ma gli ispettori ne possono
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I riepiloghi mensili delle retribuzioni (c.d. cedolone) non sono più obbligatori secondo le norme che
disciplinano il Libro Unico.
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tenuto né aggiornato a far data dal 18 agosto 2008. Gli obblighi di registrazione si
assolvono con le relative scritturazioni nel Libro Unico.
Gli obblighi di istituzione e di aggiornamento del libro matricola sono abrogati dal 18 agosto
2008.
5
È possibile mantenere la presenza sul Libro Unico di annotazioni o registrazioni non richieste
dalla norma (ad es. vari riepiloghi mensili oppure cedolini dei soci) nel rispetto delle seguenti
condizioni:
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che tale realizzazione non sostituisca altri obblighi di tenuta o documentazione (es.
elenchi riepilogativi mensili), ma rimanga unicamente uno strumento interno aziendale;
che si conservi la numerazione di ogni foglio, anche facoltativo, senza soluzione di
continuità.
Con l'introduzione del libro unico del lavoro e la contestuale abrogazione del libro
matricola si è resa necessaria anche la modifica delle previsioni normative riguardanti
l'obbligo del datore di lavoro di procedere alla consegna della dichiarazione di assunzione al
lavoratore. L'obbligo, che riguarda soltanto i lavoratori subordinati, s'intende assolto,
alternativamente:
mediante la consegna al lavoratore della copia della comunicazione obbligatoria inviata
telematicamente,
ovvero del contratto individuale di lavoro completo di tutte le informazioni relative
all'instaurazione e allo svolgimento del rapporto.
QUANDO (Termini)
Il Libro Unico va istituito prima della messa in uso, vale a dire entro il termine previsto per la
prima registrazione e cioè entro il 16 del mese successivo. Quindi il primo obbligo di
istituzione del Libro Unico si verifica entro il 16 febbraio 2009.
Le scritturazioni obbligatorie sul Libro Unico del Lavoro, dunque, devono avvenire "per
ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo", ma si ritengono in ogni caso non
tardive, e quindi non sanzionabili, le scritturazioni effettuate con riferimento al termine di
versamento mensile dei contributi, in tutti i casi in cui lo stesso sia posposto per la
particolare ricorrenza del giorno di scadenza.
È fatta salva la facoltà, per le aziende che hanno in uso una retribuzione "sfasata", di seguitare
a valorizzare le presenze nel mese successivo: la registrazione dei dati variabili3 delle retribuzioni
può avvenire, infatti, con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di
ciò sia data precisa annotazione sul Libro Unico del Lavoro. I dati del calendario presenze
possono essere registrati unitamente ai dati variabili della retribuzione cui gli stessi si
riferiscono, a condizione che vi sia specifica annotazione sul Libro Unico per ciascun
lavoratore interessato. Ad esempio nel Libro Unico da realizzarsi entro il 16 febbraio 2009
andranno inserite le presenze di dicembre 2008 ed i conseguenti dati retributivi variabili. La
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Per chi paga entro la fine del mese è possibile stampare i dati retributivi entro la data di
pagamento ed il calendario presenze entro il 16 del mese successivo. Il Libro Unico deve
contenere, in ogni caso, la specifica annotazione relativa al parziale differimento dei dati
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3
I dati o gli elementi retributivi che si possono considerare differibili sono quelli individuati nella delibera C.D.A. Inps n. 5/1993, nonché
tutti i dati che non attengono alla nor
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dipendente, e che quindi necessitino di una rilevazione di calendario (come ad esempio le assenze retribuite o meno, o lo straordinario)
ovvero procedurale (ad es. i rimborsi spese o le dazioni in natura).
6
COME (Sistemi di tenuta)
Il Libro Unico del lavoro ha la funzione di documentare ad ogni singolo lavoratore lo stato
effettivo del proprio rapporto di lavoro ed agli organi di vigilanza lo stato occupazionale
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La tenuta e la conservazione del Libro Unico del Lavoro può essere effettuata soltanto
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l'Inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti
appositamente autorizzati dall'Inail, in sede di stampa del modulo continuo;
a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell'Inail, alla stampa e generazione
della numerazione automatica;
su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e
sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei
dati, garantendo oltre alla consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la
integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel
rispetto delle regole tecniche di cui all'art.71 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n.82; tali sistemi
sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione
scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente per
territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche
tecniche del sistema adottato. I documenti informatici che compongono il Libro Unico
del Lavoro devono avere la forma di documenti statici non modificabili e devono essere
emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con
l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica. Essi possono
essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo,
purché rimanga sempre assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di
continuità per ciascun periodo di paga. Inoltre, devono essere consentite le funzioni di
ricerca e di estrazione delle informazioni degli archivi informatici in relazione al cognome
e nome e al codice fiscale del lavoratore, alla data e alle associazioni logiche di tali dati. Il
Libro Unico su supporti magnetici deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su
supporto cartaceo o informatico (formato "pdf"), in caso di verifiche, controlli o
ispezioni.
Sistema
Fogli mobili
a ciclo
continuo
Stampa
laser
SISTEMA SCELTO E ADEMPIMENTI
Adempimento
Termini
Numerazione in ogni pagina e
Prima della messa in uso, presso
vidimazione
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attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli
deteriorati o annullati
Il Libro Unico deve essere vidimato esclusivamente dall'Inail, anche per i datori di lavoro
che in passato provvedevano presso altri Enti. La vidimazione sarà registrata con riferimento
al "Codice Cliente" e non più alla Posizione Assicurativa Territoriale (PAT) e sarà adottata
7
esclusivamente con le modalità della stampa laser ovvero della vidimazione su fogli mobili a
ciclo continuo.
Per il sistema di vidimazione del libro unico del lavoro con stampa laser, è prevista
un'autorizzazione preventiva, da parte dell'Inail, alla stampa e generazione della
numerazione automatica. È stato previsto il rilascio di u
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direttamente alle case di software sui vari tracciati dalle stesse elaborati e posti in uso. Pertanto:
gli Utenti già autorizzati alla vidimazione in fase di stampa laser che utilizzeranno uno di questi
tracciati non dovranno chiedere una nuova autorizzazione, né dovranno fare alcuna
comunicazione all'Inail;
gli Utenti che per la prima volta chiedono l'autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa
laser e che utilizzano un tracciato pre-autorizzato dovranno limitarsi ad inviare una
comunicazione in tal senso ad una Sede dell'Inail, la quale provvederà ad inserire
l'informazione in procedura (in tale comunicazione individueranno il nome e il codice di
riconoscimento e gli estremi dell'autorizzazione centralizzata rilasciata dall'Inail);
gli Utenti che non utilizzeranno i tracciati pre-autorizzati, dovranno recarsi presso le Sedi Inail
per ottenere l'autorizzazione, anche se sono già in possesso di autorizzazione alla
vidimazione in fase di stampa laser del libro paga.
Di regola non è possibile tenere sezioni distinte del Libro Unico, tuttavia, in caso di esigenze
specifiche tipizzate che potranno essere unicamente la pluralità di sedi e le diverse categorie
di lavoratori, il soggetto dovrà comunicare alla DPL in cui ha sede legale o operativa che
effettua, con la medesima numerazione, la tenuta del libro unico in più sezioni distinte.
DOVE (Luogo di tenuta)
Il luogo di tenuta e conservazione del Libro Unico non è più, come in passato, il "luogo in
cui si esegue il lavoro", ma alternativamente:
la sede legale dell'impresa4;
lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato;
i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle
altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.
Per i gruppi di impresa, la società capogruppo può essere affidataria di tutti gli adempimenti di
cui all'art.1 della L. n.12/79 per le società collegate del gruppo, ivi compreso l'affidamento
della tenuta del Libro Unico del Lavoro.
I centri di elaborazione dati non possono in nessun caso essere tenutari del Libro Unico.
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la sola elaborazione del Libro Unico
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la tenuta del Libro Unico
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sia in condizione di poter esibire le scritture e la documentazione senza opporre alcuna eccezione relativa alla sede liberamente
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informale, su qualsiasi supporto cartaceo non vidimato o in ogni altra forma, posto che
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consulente medesimo.
Il Libro Unico può essere tenuto anche da più di un soggetto a condizione che:
ciascun soggetto sia autorizzato separatamente alla tenuta;
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magnetico, indipendentemente dalle modalità organizzative e dal software utilizzati da
ciascuno;
il datore di lavoro provveda a comunicare a tutte le DPL interessate la tenuta separata del
libro unico, con indicazione dei vari soggetti e dei contenuti di ciascuna sezione;
la suddivisione rispetti strettamente una logica precisa (i casi previsti sono: per sedi o per
categorie di lavoratori) identificata nella comunicazione alla DPL;
siano rispettate da ciascun soggetto le modalità e i contenuti di tenuta.
Gli elenchi riepilogativi potranno comunque essere prodotti da ciascun tenutario singolo.
È possibile la tenuta5 di paghe e presenze da parte di diversi soggetti purché siano rispettate le
seguenti condizioni:
ciascuno dei soggetti sia autorizzato separatamente alla tenuta;
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magnetico, indipendentemente dalle modalità organizzative e dal software utilizzati da
ciascuno;
il datore di lavoro provveda a comunicare a tutte le DPL interessate, la tenuta separata
del Libro Unico, con indicazione dei vari soggetti e dei contenuti di ciascuna sezione;
siano rispettati da ciascun soggetto le modalità ed i contenuti della tenuta del Libro
Unico.
In ogni caso gli elenchi riepilogativi potranno essere prodotti da ciascun tenutario singolo.
La tenuta distinta di presenze e retribuzioni non determina, in caso di retribuzione differita,
il differimento della data di registrazione del calendario presenze.
Nel caso di gestione separata di paghe e presenze occorre rispettare le condizioni sopra
evidenziate e, in particolare, che entrambi i soggetti gestiscano la parte del libro unico agli
stessi affidata secondo le disposizioni di norma.
È venuta meno la necessità di istituire e tenere copie "conformi" del libro obbligatorio.
COMUNICAZIONI OBBLIGATORIE A REGIME
Obbligato
Destinatario
Contenuto
Termine
Soggetto
Ingresso o uscita di un nuovo
autorizzato alla
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* Il tenutario del libro unico può effettuare la comunicazione alla DPL al posto del datore di lavoro
obbligato, anche mediante una comunicazione riepilogativa per più datori di lavoro,
assumendosi ogni responsabilità in merito ai contenuti di detta comunicazione, dovendo
pertanto munirsi della documentazione necessaria a comprovare comunque la delega
5
Tenuta ed elaborazione del libro unico non sono concetti coincidenti.
9
ricevuta da ciascun datore di lavoro.
L'unificazione delle procedure di comunicazione - tenendo ben distinti i due
obblighi - è attivata sul portale Inail.
Il termine per adempiere è il 31 gennaio 2009.
Saranno in ogni caso ritenute valide le comunicazioni già pervenute direttamente alla DPL
territorialmente competente.
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I consulenti del lavoro, i professioni
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un sistema di numerazione unitaria del Libro Unico del Lavoro per i datori di lavoro
assistiti, devono, preventivamente, ottenere delega scritta da ciascun datore di lavoro assistito, la
quale potrà risultare anche dalla lettera di incarico o da altro documento similare.
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I soggetti già autorizzati alla numerazione unitaria del preesistente libro paga sono tenuti a
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Contestualmente alla prima richiesta di autorizzazione, da presentarsi in via telematica, i soggetti
devono inviare all'Inail, in via telematica, un elenco dei datori di lavoro assistiti, indicandone il
codice fiscale.
Gli stessi, inoltre, dovranno provvedere a comunicare all'Istituto, sempre in via telematica,
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la formalizzazione dell'incarico da parte di un nuovo datore di lavoro;
la cessazione dell'incarico nei confronti di uno dei datori di lavoro già comunicati.
Gli estremi (numero e data) della nuova autorizzazione nazionale alla numerazione unitaria
devono essere riportati sul cedolino del Libro Unico.
Un soggetto autorizzato alla numerazione unica non può di regola ottenere più autorizzazioni
per tenere distinte numerazioni. È tuttavia possibile, nel solo caso di un soggetto
autorizzato che gestisca più sedi distinte in modo autonomo u
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distinte autorizzazioni ai fini di realizzare diverse ed indipendenti enumerazioni, a
condizione che tutte le autorizzazioni siano organicamente collegate, di modo che la perdita
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tutte le altre. Nei casi in cui è consentito ottenere, da parte dei soggetti abilitati, una pluralità
di autorizzazioni alla numerazione unitaria, ciascun Libro Unico partirà dal numero 1 e
garantirà al suo interno la propria sequenzialità numerica.
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(entro il 16 del mese successivo), sarà sufficiente procedere alla specifica annotazione con
apposito indicatore sulla versione finale e corretta di ciascun cedolino che compone il libro
unico.
I CED non possono essere titolari di una propria autorizzazione alla numerazione unica, ma possono
unicamente eseguire operazioni di calcolo e stampa dei dati retributivi e del calendario delle
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Il professionista potrà eventualmente affidare ai CED, secondo procedure ed accordi
interni, la conservazione fisica del libro unico di cui sia tenutario, ma sempre sotto la sua
esclusiva responsabilità.
L'Inail provvede ad una verifica formale delle condizioni di autorizzazione, soprattutto, per quanto
attiene alla repressione di eventuali ipotesi di abusivismo.
Le sedi Inail, anche su indicazione della Direzione provinciale del lavoro, hanno facoltà di
sospendere o revocare le autorizzazioni alla numerazione unitaria in tutti i casi in cui la tenuta del
Libro Unico del Lavoro da parte del soggetto autorizzato mostri elementi di dolo o di gravi
mancanze rispetto alle modalità di regolare gestione dello stesso.
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entro 30 giorni) e per la tenuta del libro unico (DPL preventivamente) sono state unificate
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pervenute.
Esibizione
Il termine di compilazione del nuovo libro obbligatorio di lavoro comporta che gli
ispettori, all'atto dell'accesso ispettivo, potranno richiedere l'esibizione del libro unico
aggiornato fino al mese precedente (se l'ispezione avviene dopo il 16 del mese) ovvero fino
a due mesi precedenti (se l'ispezione avviene prima del 16 del mese). I funzionari
accertatori ordineranno l'esibizione del Libro Unico del Lavoro aggiornato al mese in corso
in data successiva al 16 del mese seguente quello di avvio dell'ispezione.
La verifica della corretta instaurazione dei rapporti di lavoro dei lavoratori trovati intenti al
lavoro all'atto dell'accesso ispettivo sarà effettuata mediante l'esame delle comunicazioni
obbligatorie preventive di instaurazione del rapporto.
L'obbligo di esibizione grava, a seconda dei casi, sul datore di lavoro, sul consulente del
lavoro o su uno dei professionisti parimenti autorizzati, o ancora sul servizio o centro di
assistenza della associazione di categoria.
Il datore di lavoro soggetto all'obbligo di istituzione del libro unico del lavoro che lo detenga
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onetempestiva agli organi di vigilanza (e cioè prima che
l'ispettore proceda alla redazione del "verbale di primo accesso ispettivo") nel luogo in cui
si esegue il lavoro, solo quando si tratta di sede stabile di lavoro, anche a mezzo fax o posta
elettronica.
Qualora l'ispezione del lavoro riguardi attività mobili o itineranti, le cui procedure operative
comportino lo svolgimento delle prestazioni lavorative presso più luoghi di lavoro
nell'ambito della stessa giornata o sono caratterizzate dalla mobilità dei lavoratori sul
territorio, il personale ispettivo procederà a formulare espressamente la richiesta di
esibizione del libro unico del lavoro, in apposito "verbale di primo accesso ispettivo".
Deve considerarsi "sede stabile di lavoro"l
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autonomia amministrativa, sussistano comunque mezzi idonei a garantire la consultazione
del libro unico (ad esempio fax, posta elettronica) e personale di coordinamento idoneo ad
interloquire con gli organi di vigilanza.
11
Il datore di lavoro può affidare la tenuta del Libro Unico direttamente al consulente del lavoro o
ad uno degli altri professionisti contemplati dall'art.1 co.1, della L. n.12/79, con l'onere di
comunicare preventivamente alla Direzione provinciale del lavoro competente per
territorio il nome, le generalità e l'indirizzo del professionista cui ha conferito l'incarico di
tenuta e cura del Libro Unico del Lavoro (e dell'altra documentazione di lavoro).
Il consulente del lavoro e gli altri professionisti sono sanzionabili per non aver esibito e
portato in visione il libro unico del lavoro, conservato e tenuto presso il proprio studio,
solo qualora siano decorsi 15 giorni dalla richiesta espressamente formulata nel "verbale di
primo accesso ispettivo", senza opporre un "giustificato motivo" ostativo o impeditivo.
I soggetti di cui all'art.1, co.4, della legge 11 gennaio 1979 n.12, vale a dire i servizi e i centri di
assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma
cooperativa, possono tenere presso i loro uffici il libro unico del lavoro; i datori di lavoro
interessati devono provvedere alla preventiva comunicazione scritta alla Direzione
provinciale del lavoro territorialmente competente, con riferimento alle generalità del
soggetto al quale è stato affidato l'incarico, nonché al luogo dove il libro unico è
materialmente reperibile. Anche questi soggetti hanno a disposizione 15 giorni dalla
richiesta espressamente formulata nel "verbale di primo accesso ispettivo", salvo un
"giustificato motivo" ostativooi
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Conservazione
Il soggetto che detiene il Libro Unico (datore di lavoro, ovvero consulente del lavoro,
professionisti autorizzati o servizi e centri di assistenza delle associazioni di categoria) ha
l'obbligo:
di conservare il Libro Unico del Lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima
registrazione o dalla messa in uso;
di custodirlo nel rispetto del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 in tema di privacy.
Il medesimo termine di conservazione, per la durata di cinque anni dalla ultima
registrazione, è esteso ai libri obbligatori in materia di lavoro dismessi in seguito all'entrata
in vigore del libro unico ovvero al medesimo libro unico in caso di cambio di sistema o di
modalità della tenuta.
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contratto di appalto o subappalto, potranno richiedere alla controparte (appaltatore e
subappaltatore) di fornire, nel rispetto delle prescrizioni relative alla privacy, le scritture
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fini dei controlli inerenti alla responsabilità solidale.
Accertamenti ispettivi
Competenti a constatare e contestare gli illeciti amministrativi relativi agli obblighi di
istituzione, tenuta, registrazione, esibizione e conservazione del Libro Unico del Lavoro,
nonché alla conseguente irrogazione delle sanzioni pecuniarie amministrative previste, sono
tutti gli organi di vigilanza che effettuano accertamenti in materia di lavoro e previdenza.
Il Libro Unico del Lavoro può pertanto essere verificato:
dagli ispettori delle Direzioni provinciali e regionali del lavoro,
dagli Ispettori regionali del lavoro della Sicilia e dei servizi ispettivi delle Province
Autonome di Trento e Bolzano,
dai funzionari ispettivi degli Istituti ed Enti previdenziali ed assicurativi.
12
L'autorità competente a ricevere il rapporto in caso di mancata estinzione delle violazioni
mediante pagamento delle sanzioni in misura ridotta, è la Direzione provinciale del lavoro
territorialmente competente.
Modulistica ispettiva
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verbale di primo accesso,
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verbale di contestazione finale degli illeciti,
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Tali nuovi modelli di verbali, prima della definitiva adozione, saranno utilizzati in via
sperimentale al fine di valutarne eventuali correzioni, implementazioni o miglioramenti.
In ogni caso, il verbale di primo accesso ispettivo è rilasciato al datore di lavoro ispezionato
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obbligatoria, ad adottare provvedimenti sanzionatori nei soli casi in cui riscontrino
comportamenti di natura dolosa e fraudolenta palesemente diretti ad eludere la normativa;
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delle nuove modalità informatiche, invece, il personale ispettivo è invitato, fino al 16
giugno 2009, a tener conto delle oggettive difficoltà legate alle nuove procedure operative
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Alba, 02.02.2009
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