EVOLUZIONE CUAS
Roma, 25 gennaio 2006
BOZZA
1
Progetto “efficientamento 2006”
Progetto “ Nuova Rendicontazione per immagini”
Il progetto si propone di informatizzare il processo di rendicontazione
delle ricevute cartacee originali dei bollettini eliminando gli attuali
sistemi ottico-meccanizzati di gestione del flusso cartaceo e le
successive lavorazioni manuali per il controllo e l’imbustamento
La realizzazione del nuovo processo di rendicontazione prevede il
coinvolgimento di due società del gruppo, Postecom e Postel,
rispettivamente per la gestione e la elaborazione dei dati di
rendicontazione e delle immagini e per la gestione della piattaforma di
stampa e imbustamento delle ricevute secondo formati di stampa
predefiniti
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2
Progetto “efficientamento 2006”
“Nuova Rendicontazione per immagini” – Obiettivi di Business
Incremento dell’efficacia del processo di incasso bollettini:
 Miglioramento del servizio attraverso l’ampliamento dei
canali e delle modalità di rendicontazione al cliente
beneficiario
Obiettivi di
business
 Contrazione
dei
tempi
rendicontazione al cliente
di
postalizzazione
della
 Incremento dei livelli di qualità del ciclo di produzione con
l’ampliamento della fase di verifica elettronica a tutti i
bollettini bianchi
 Riduzione costi legati alla gestione della materialità dei
bollettini attraverso la digitalizzazione del processo di
rendicontazione (costi di gestione e di manutenzione dei
sistemi di smistamento e raggruppamento automatico)
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Progetto “efficientamento 2006”
“Nuova Rendicontazione per immagini” – Obiettivi Tecnologici
Predisposizione di un’ infrastruttura tecnologica abilitante per la
realizzazione di passi evolutivi successivi quali:
Obiettivi
Tecnologici
 Potenziamento dei canali
l’accettazione dei bollettini
telematici
alternativi
per
 Ottimizzazione dell’attuale archiviazione digitale con
eliminazione dell’archiviazione tramite microfilmatura
(Archiviazione Ottica Digitale a norma CNIPA)
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Progetto “efficientamento 2006”
“Nuova Rendicontazione per immagini” – Processo di lavorazione “AS IS”
1
2
Arrivi
Bollettini
da Ufficio
Postale
Pre
allibramento
6
Post
allibramento
Cicli di
recupero
(Attività
Trasversali alla
lavorazione)
7
Attività Manuale
Caricamento
8
5
9
Verifica
Elettronica
immagini
Bilanciamento
Elettronico
Produzione
flussi
di accredito
Produzione
“Liste di
accompagnamento”
Accredito /
Addebito
Bridge
Servizio
Assistenza
Clienti (2° e 3°
livello)
Ricerche /
Archivi
Focal Point
Segreteria
tecnica
Sistema
Gestione della
Qualità
Controllo di
Gestione
2
Attività Semi-automatica
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(ICR)
Intelligent
Character
Recognition
Microfilmatura
Selezione
cartacea delle
ricevute di
accredito
Fase batch di
Postallibramento
Staff
(Attività
Trasversali alla
lavorazione)
4
Preparazione
documenti
Spunta e
Correzione
1
3
3
Attività Automatica
5
4
5
Verifica per
sfogliamento
Partenze
Sistemi
informativi
Attività svolte solo se nelle fasi
precedenti si riscontrano anomalie
Progetto “efficientamento 2006”
“Nuova Rendicontazione per immagini” – Processo di lavorazione “TO BE”
1
2
Arrivi
Bollettini
da Ufficio
Postale
Pre
allibramento
6
Post
allibramento
Cicli di
recupero
(Attività
Trasversali alla
lavorazione)
Attività Manuale
Caricamento
8
5
Accredito /
Addebito
Focal Point
9
Verifica
Elettronica
immagini
Bilanciamento
Elettronico
Produzione
flussi
di accredito
2
Partenze
Bridge
Servizio
Assistenza
Clienti (2° e 3°
livello)
Ricerche /
Archivi
Segreteria
tecnica
Sistema
Gestione della
Qualità
Controllo di
Gestione
Attività Semi-automatica
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(ICR)
Intelligent
Character
Recognition
Microfilmatura
Fase batch di
Postallibramento
Staff
(Attività
Trasversali alla
lavorazione)
4
Preparazione
documenti
7
Spunta e
Correzione
1
3
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Attività Automatica
6
Sistemi
informativi
Attività svolte solo se nelle fasi
precedenti si riscontrano anomalie
Progetto “efficientamento 2006”
“Nuova Rendicontazione per immagini” – Obiettivi finali del Progetto
L’evoluzione prevista si configura come efficientamento operativo interno
e punta a minimizzare gli impatti normativi e commerciali
mantenendo inalterati il layout del bollettino e l’operatività della
transazione per il cliente versante
L’obiettivo finale è quello di ottenere una giusta sintesi tra
l’efficientamento del prodotto tradizionale allo sportello, tuttora
strumento leader sul territorio nazionale per i servizi di incasso, e
l’arricchimento dell’offerta innovativa attraverso il previsto
ampliamento delle funzionalità e dei servizi offerti dai canali telematici
alternativi di pagamento
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7
Progetto “efficientamento 2006”
Dimensionamento “TO BE” : sintesi
Considerato il volume di bollettini lavorati e quello delle attività trasversali
alla produzione nonché il tempo medio impiegato da una risorsa nello
svolgimento delle stesse, evidenzia un organico attuale superiore alle attuali
esigenze dimensionali della struttura dei CUAS:
FASI DI
LAVORAZIONE
# RISORSE ATTUALI
DIMENSIONAMENTO
TO BE
Pre-allibramento
441
441
Post-allibramento
317
127
Cicli di recupero
286
286
Attività di Staff
71
71
D
1.115
925
190
TOT
(-17%)
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Soluzione organizzativa: razionalizzazione numero CUAS
In considerazione dei progetti organizzativi in corso, delle evoluzioni di
mercato e tecnologiche, nonché delle reintegre di risorse ex-contratto a
tempo determinato, la strategia aziendale non è quella di procedere alla
redistribuzione degli esuberi sulle varie location ma di continuare nella
razionalizzazione del numero dei CUAS per le seguenti ragioni:
 Consente maggiori risparmi in termini di costi fissi e di struttura (es.
immobili, macchinari dedicati, ecc.)
 Permette di migliorare il rapporto Line /staff nonché la saturazione delle
risorse e del numero di coordinatori
 Rende possibile valutare la razionalizzazione secondo una logica di
equilibrio organici sul territorio di riferimento
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9
Soluzione organizzativa: razionali di scelta del CUAS da chiudere
Sulla base delle logiche esposte la soluzione scelta è quella di procedere alla
chiusura del CUAS di Milano.
Motivazioni:
 ottimale ricollocazione delle risorse in considerazione del nuovo progetto
ELI2 (*)
 normalizzazione territoriale dei centri operativi
 presenta un elevato numero di risorse diplomate/laureate (≃ 71%) e
quindi facilmente reimpiegabili
(*) Il progetto ELI2 prevede la fornitura di servizi integrati verso il Ministero dell’Interno per il rilascio, ai cittadini stranieri
in possesso di alcuni requisiti, dei permessi di soggiorno e per il rinnovo di quelli già concessi ed in scadenza.
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Struttura organizzativa CUAS: nuova distribuzione territoriale bollettini
Domani
Oggi
C.U.A.S.
SEDI
Attuale Distrib. Volumi bollettini
Geografica
accettati
1 - Piemonte
Torino
Piemonte, V.A.,
Sicilia, Sardegna
114,9 mln
2 - Lombardia
Milano
Lombardia, Liguria
105,6 mln
3 - Veneto
Venezia
Veneto, Trentino,
Friuli, Emilia, Umbria
116,5 mln
4 - Toscana
Firenze
Toscana, Campania
108,5 mln
5 - Marche
Ancona
6 - Puglia
Bari
Marche, Lazio
Puglia, Basilicata,
91,8 mln
Abruzzo, Molise; Calabria
Totale
1
87,6 mln
2
C.U.A.S.
SEDI
Futura Distrib.
Geografica
Volumi bollettini
accettati
1 - Piemonte
Torino
Piemonte, V.A.,
Sicilia, Sardegna,
Milano, Monza, Lodi
153,5 mln
Venezia
Veneto, Trentino, Friuli,
Emilia, Pavia, Sondrio,
Varese, Cremona,
Como, Lecco, Mantova
134,5 mln
2 - Veneto
3 - Toscana
Firenze
Toscana, Campania,
Umbria
119,5 mln
4 - Marche
Ancona
Marche, Lazio,
Bergamo, Brescia
107,6 mln
5 - Puglia
Bari
624,9 mln
Totale
3
4
Puglia, Basilicata, Abruzzo,
109,8 mln
Molise, Calabria, Liguria
2
1
5
3
6
4
5
= Regioni in cui sono presenti i CUAS
BOZZA
624,9 mln
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