Management per l’editoria
L’organizzazione di un convegno
Francesca Simeoni
L’organizzazione di un convegno
Sommario:
-
Introduzione: definizione di convegno
-
Utilità dei convegni nell’epoca della virtualità
-
Analisi quantitativa del fenomeno congressuale
-
Ricerca del core service e degli outcome
-
Flow chart per la realizzazione di un convegno
-
Per concludere …
Sapete qual è la malattia della “convegnite”?
La “convegnite” è una malattia contagiosa. Miete milioni di vittime ogni
anno in tutto il mondo. I sintomi sono sbadigli, pancia gonfia a causa di
eccesso di caffè e spumante, camicia sudata sulla schiena (ma solo d’estate
e quando l’aria condizionata non funziona). Oddio, proprio di vittime è
difficile parlare. Anche perché chi è affetto dalla “convegnite” spesso si
gode viaggi e pranzi, passa le sue notti in alberghi di lusso, partecipa a
visite guidate nei centri storici e nei musei, consente alla moglie di fare
shopping nelle principali città del mondo. La “convegnite” colpisce un po’
dappertutto, soprattutto la classe dirigente: dai politici ai manager, dai
medici agli informatori scientifici, dagli scienziati agli universitari (in questi
casi la malattia ha forme croniche), ma non risparmia nemmeno coltivatori
diretti e pensionati. Insomma, via, a un convegno, almeno una volta nella
vita, hanno partecipato tutti!
Introduzione: verso la definizione di convegno
INCONTRO
è un momento, più o meno lungo, nel corso del
quale due o più persone si mettono in contatto
per condividere idee, opinioni e progetti, per
partecipare assieme ad un EVENTO, per
instaurare o consolidare in qualche modo una
relazione
Introduzione: verso la definizione di convegno
EVENTO
L’evento è un avvenimento, programmato o meno, con
durata limitata, che nasce con una specifica finalità
… deve essere qualcosa di differente dalla vita quotidiana
della persona che vi partecipa e dell’azienda che lo
promuove
… deve essere un momento unico finalizzato alla
soddisfazione di un bisogno
deve essere qualcosa che rimane impresso nella mente dei
partecipanti
Introduzione: definizione di convegno
Tipologie di “incontri scientifici”
Congresso
Incontro periodico tra un numero piuttosto elevato di persone appartenenti alla
stessa area di interesse, ad una disciplina od ad un’associazione professionale
o culturale al fine di discutere un tema specifico. In particolare, i contributi per
l’approfondimento del tema congressuale giungono unicamente dagli
appartenenti al gruppo associativo che ha promosso l’evento stesso.
Convegno
Incontro non necessariamente periodico proposto al fine di aprire un
dibattito, discutere un filone di ricerca, sensibilizzare l’opinione di uno specifico
pubblico su un particolare problema. Chiunque e qualunque organizzazione
privata o pubblica può promuovere un convegno. All’interno di questa categoria
di eventi si suole collocare la conferenza, la quale si contraddistingue per
l’apertura verso un’interdisciplinarietà della discussione che viene promossa al
fine di raggiungere la massima penetrazione sociale.
Convention (o Corporate Meeting, o assemblea)
È una riunione generale di un definito gruppo scientifico che si forma per
fornire informazioni, discutere sulle attività svolte o ancora da svolgere e volta
allo scopo di ottenere consenso da parte dei partecipanti.
… continua
Introduzione: definizione di convegno
Tipologie di “incontri scientifici”
… ed altre minori
Tavola rotonda
Workshop
Simposio
Utilità dei convegni nell’epoca della virtualità
Incontri virtuali
VANTAGGI
SVANTAGGI
- Efficienza
-Perdita aspetti non verbali
- Apertura al mondo intero
-Senso di insicurezza nelle
relazioni
- Immediatezza nello scambio di
informazioni
- Facilità di interazione (vedi
soggetti introversi)
- Pronta e facile reperibilità di
dati, documenti e statistiche
-Sovrabbondanza di
informazioni
-Dubbia affidabilità, fondatezza,
pertinenza e qualità dei dati
Analisi quantitativa del fenomeno congressuale
Il mercato congressuale internazionale: incontri per continente
Europa
Asia
Nord America
America Latina
Australia/Pacifico
Africa
Totale
2001
2000
1999
1998
1540
471
262
177
149
1854
463
363
208
179
1882
520
360
178
127
1998
511
381
192
131
67
2666
84
3151
87
3154
99
3312
Analisi quantitativa del fenomeno congressuale
Il mercato congressuale internazionale: classi dimensionali
4%
2% 2%
29%
14%
50-249
250-499
500-999
1000-1999
2000-2999
3000-3999
23%
26%
>4000
Analisi quantitativa del fenomeno congressuale
Il mercato congressuale italiano
2000
%
2000/1999
1999
%
1999/1998
1998
104.563
1,85%
102.661
-2,66%
105.461
Totale partecipanti
17.536.507
9,14%
16.067.806
-7,64%
17.397.408
Totale presenze
35.337.461
14,43%
30.880.746
7,99%
28.596.220
6.385
27,80%
4.996
-7,95%
5.428
Totale congressi
Fatturato
complessivo
(in mil di €)
Analisi quantitativa del fenomeno congressuale
Il mercato congressuale italiano
E’ un business con stagionalità complementare rispetto al
turismo leisure
primavera – autunno
… ma risente come tutte le categorie di turismo
dei fenomeni straordinari (negativi)
Nel 2002, post 11 settembre 2001,
il numero di congressi in Italia è
diminuito, registrandone 98.890
Ricerca del core service e degli outcome
CORE
SERVICE
OUTCOME
Diffusione e produzione di
conoscenza
Apertura al nuovo
Generazione di contatti
Costruzione di fiducia
Arricchimento culturale nel
viaggio …
Ma c’è qualcosa di più ampio
Ricerca del core service e degli outcome
In un saggio del 1963, l’Autore, nelle vesti di un certo dott. Francesco
Berti della Orelli (azienda torinese), esplica cosa si può intendere per
vocazione congressuale:
“la vocazione di riconoscersi appartenenti a un gruppo, a una
specializzazione, ad una categoria, o semplicemente a quella parte
di genere umano dotata di buona cultura, di arrivismo e di talento
conviviale. Conservo in un cassetto una scatola piena di targhe,
distintivi, medaglie ricordo. In molti è inciso il mio nome sormontato
da quello più prestigioso della Orelli, ed è come se anch’esso mi
appartenesse e nello stesso tempo come se io appartenessi – che è
un po’ vero – alla Orelli”.
Libero Biagiaretti, Il congresso, Bompiani, Milano, 1963
Ricerca del core service e degli outcome
CORE
SERVICE
OUTCOME
Diffusione e produzione di
conoscenza
Apertura al nuovo
Generazione di contatti
Costruzione di fiducia
Arricchimento culturale nel
viaggio
Ricerca del core service e degli outcome
Motivazioni principali per la realizzazione di un evento congressuale
Generici obiettivi di
comunicazione
14%
40%
Agire sulla motivazione
delle risorse umane
Scadenze istituzionali per
rinnovo cariche
24%
Formazione
19%
3%
Presentazione/lancio di un
prodotto
Ricerca del core service e degli outcome
I servizi
Affinché tali outcome trovino effettiva consistenza durante il convegno,
l’organizzatore deve realizzare una serie di servizi per il partecipante che vanno
oltre l’organizzazione del programma scientifico.
Il programma sociale
qualcosa che veniva offerto dal luogo
ospitante ai congressisti quale gesto di
ringraziamento o di benvenuto: una
cerimonia, un concerto, una cena, niente di
più di un gesto di cordialità e di ospitalità
Parte integrante del
programma
congressuale
PERCHÉ?
 per incoraggiare le relazioni interpersonali (network)
 per avere momenti di relax che “ricaricano”
 per lasciare un buon ricordo al congressista
(vedi turismo congressuale)
Flow chart per la realizzazione di un convegno
Ideazione
Programmazione
ed
implementazione
Gestione delle
giornate
Attività di
chiusura e
post-convegno
Attenzione ai tempi!
Programma
scientifico
Programma sociale
in sede e fuori sede
Flow chart per la realizzazione di un convegno
Ideazione
Ideazione
•definizione del tema (obiettivo)
•scelta della data
•scelta della sede
•definizione target partecipanti
•costituzione gruppi di lavoro
•call for paper e promozione
Flow chart per la realizzazione di un convegno
Programmazione ed implementazione
Programmazione
ed
implementazione
•ricerca finanziatori
•contratti con terzisti e fornitori
•stesura budget
•materiale pubblicitario in genere (flyer, inviti,
programma, manifesti, pagina web, buste e carta
intestate)
•referaggio
•preparazione personale (istruzione,
abbigliamento)
•servizio meteo antecedente i giorni del convegno
•information point per tutto ciò che riguarda i
mezzi di trasporto (stradale, aereo, ferroviario,
marittimo)
•indicazioni che guidano il congressista verso la
sede del convegno ed anche all’interno della
struttura
Flow chart per la realizzazione di un convegno
Gestione delle giornate
•elenco delle relazioni rilevanti rispetto un
determinato tema, già selezionate e
catalogate secondo un ordine logico
•organizzazione delle sessioni parallele
•individuazione dei chairman
Gestione delle
giornate
Programma
scientifico
•servizio di traduzione in simultanea
•disponibilità di servizi e strumenti tecnici
(soprattutto audio-visivi durante le sessioni)
Flow chart per la realizzazione di un convegno
Gestione delle giornate
•competenza del personale di front office e
necessariamente anche di quello di back office
•parcheggio auto
•badge con l’indicazione del nome e della
provenienza leggibili
•disponibilità di servizi di pagamento diversi
•allestimento struttura
•assicurazione
•elenco dei servizi pubblici da contattare per
qualsiasi necessità, visita a centri storici e località
tipiche
•cartine della città e depliant vari
di promozione turistica
Programma sociale •tempo e indicazioni per lo
in sede e fuori sede shopping
•conoscere culture, tradizioni, cibi
ed usanze diverse dalle proprie
•cene e appuntamenti “goliardici” extra convegno
•ospitalità alberghiera
•programma per accompagnatori
•relax
•gentilezza, disponibilità e cortesia
degli organizzatori e di chi presta i
servizi congressuali meeting room
•internet point
•valigetta congressuale
•adeguatezza della struttura
ospitante rispetto al numero dei
partecipanti
•coffee break, lunch, bottigliette
d’acqua anche durante le sessioni
Gestione delle
giornate
Flow chart per la realizzazione di un convegno
Attività di chiusura e post-convegno
•stampa degli atti
•elenco degli indirizzi, compresa l’email,
dei partecipanti al fine di poterli
contattare successivamente
•regali
•certificato di partecipazione
•servizio fotografico
•questionario di valutazione della
Attività di
chiusura e
post-convegno
qualità
•controllo e chiusura budget
Per concludere …
… l’effettivo beneficio di un incontro scientifico
E' innegabile che il convegno possa anche essere vissuto per motivi
che non si possono definire scientifici.
Non bisogna, però, cadere nella trappola della facile generalizzazione
di alcuni casi fuorvianti …
“… la gente ha una gran voglia di fare pellegrinaggi. Solo, però, che al
giorno d’oggi li chiamano congressi. Come il pellegrino cristiano del
Medioevo, così il congressista del nostro tempo indulge a tutti i piaceri e
ai diversivi del viaggio, mentre in apparenza sembrerebbe austeramente
intento al proprio perfezionamento. …”
David Lodge, Il professore va al congresso, Bompiani, Milano, 1984
… per non perdere di vista il reale ed insostituibile valore del convegno.
Per concludere …
… l’effettivo beneficio di un incontro scientifico
Ad ogni modo è difficile stabilire quale sia l’effettivo beneficio di
un incontro scientifico anche perché
ognuno dei partecipanti è differente dagli altri
e per questo il contributo che egli porta e l’uso che fa di ciò che
riceve è sempre diverso.