Convertire uno schema elettrico, un manuale o un
articolo in formato digitale
Ovvero come trasformare un documento
cartaceo interessante in un documento
digitale, che sia di dimensioni accettabili per la
sua trasmissione in rete, o per la sua
archiviazione, e che conservi una ugualmente
accettabile definizione per essere stampabile
ottenendo
l’equivalente
di
una
“bella
fotocopia”
Questa è una premessa essenziale, lo scopo è di ottenere una
riproduzione decente, nulla di più.
Queste poche righe sono quanto può servire per archiviare un documento
cartaceo che deve andare distrutto. È il caso tipico delle riviste che tutti noi
accumuliamo in casa, fino a che la cosa non diventa insostenibile e queste
sono archiviate in cantina/solaio/garage. Le pubblicazioni che seguono
questa strada sono virtualmente buttate via, cercare un articolo diventa quasi
impossibile.
Ecco la soluzione, un archivio digitale in cui sia possibile effettuare la ricerca
utilizzando gli strumenti che ci mette a disposizione Windows.
Sono alcuni anni che molti costruttori distribuiscono data sheet o cataloghi in
formato digitale. Molti avranno sicuramente notato come la versione cartacea
e quella digitale siano praticamente identiche.
Per poter effettuare questo tipo di conversione abbiamo bisogno di un minimo
di attrezzatura che ora vedremo.
Il trattamento deve essere quanto più veloce possibile, un manuale di
istruzioni, o un data sheet di 50 pagine deve occupare possibilmente meno di
3 Mb ed essere trattato in meno di un’ora.
Uno schema elettrico di una sola pagina potrebbe occupare meno di 100Kb e
pochi minuti di lavoro.
Un articolo di una rivista di 6-7 pagine, con schemi elettrici e alcune foto
dovrebbe occupare 300-500 Kb. Una rivista intera richiede poco più di un’ora
di lavoro e occupa da 4 a 12 Mb. Una annata completa occupa da 50 a 150
Mb, secondo il metodo di conversione utilizzato.
Con questo sistema un normale CD ROM potrebbe contenere da 5 a 10
annate di una rivista, oppure più di 1500 articoli. Su un DVD possiamo
archiviare decenni di riviste…
La lettura e l’uso di un articolo archiviato direttamente sul monitor è possibile,
ma non comoda. Realizzare un progetto partendo da articolo archiviato è
disagevole, a meno di non stamparlo.
Dunque il risultato finale è nuovamente su supporto cartaceo, una stampa in
bianco e nero, molto meglio se effettuata con una stampante laser che
restituisce il documento archiviato con una definizione normalmente
accettabile. Tutte le operazioni che seguono sono finalizzate non solo
all’archiviazione, ma anche alla successiva ristampa del documento.
Cosa ci serve
Ovviamente un computer, anche un vecchio pentium 100, con Windows 98,
uno scanner piano (A4), anche parallelo, con il suo programma di scansione.
Va bene anche un modello economico da 300 dpi, usato costa meno di
nulla…
Il tempo per la scansione al tratto
di una pagina di dimensioni simili
ad un A4 è di circa 30 secondi,
quasi indipendenti dal tipo di
computer utilizzato. Modelli più
recenti USB o vecchi SCSI sono
molto più veloci.
Un programma per grafica che
supporti l’acquisizione diretta dallo
scanner di più pagine in
successione,
PhotoImpact
versione 6, Unleaded PhotoImpact
4 (di cui esiste una versione gratuita.) o simili. È importante che sia in grado
di cancellare parti dell’immagine, di ruotarla di 90 o 180 gradi e di tagliare e
incollare parti di una immagine su un’altra. I file in uscita devono essere.JPG
o.BMP, evitiamo i formati dedicati tipo “UFO”. Anche ACDC dalla versione 5
supporta i driver twain dello scanner, il suo maggior vantaggio è nel
salvataggio automatico della immagine a fine scansione a cui assegna un
nome seguito da tre numeri in successione (ad esempio nome-001, nome002 ecc). Le immagini così salvate devono poi essere riaperte con un
programma adatto a ripulirle da pubblicità, bordi scuri e quanto altro non sia
necessario o renda la scansione “sporca”.
L’uso di questo programma è molto valido per archiviare manuali o qualsiasi
cosa che abbia molte pagine e nessuna parte da eliminare.
Se avete la possibilità di reperirlo è bellissimo Adobe Acrobat versione 5 o
superiore. La cosa Vi permette di avere in uscita dei file PDF che possono
essere letti con Acrobat Reader e trattati come un vero manuale elettronico,
non come una serie di file immagine, compreso l’inserimento di un eventuale
indice. Questo programma costa molto, ma non è indispensabile.
Limiti
Anche se il nostro documento è in formato digitale NON è un testo, tutto
quanto segue è finalizzato a permettere l’archiviazione di documenti, anche di
testo, ma alla fine otteniamo SEMPRE una immagine dell’originale, non la
sua conversione in formato testo, non è successivamente trattabile con editor
o word processor, a meno di non ricorrere al trattamento con un OCR, ma la
cosa è fattibile per pochi documenti, non certo per intere riviste!
Come avviene la conversione
Il documento su carta andrà preparato, se è una pubblicazione da eliminare è
necessario prima togliere le graffette e, con l’aiuto di una taglierina anche a
rotella, tagliare le pagine in questione in modo da avere i fogli singoli, regolari
e non spiegazzati. Se si tratta di un volume, o parte di un volume che non va
rovinato allora lo dobbiamo aprire e appoggiarlo, premendolo con decisione,
sul piano dello scanner in modo da avere la miglior scansione possibile senza
danneggiare l‘originale.
Manuali d’uso sono spesso graffati come una rivista, con molta attenzione è
possibile aprire la graffatura, sfilare e passare i fogli uno a uno allo scanner
quindi richiudere il manuale con le sue graffette.
La scansione dovrà avvenire al tratto con una definizione consigliata di 300
dpi; definizioni maggiori portano a file più grandi, mentre con definizioni
minori abbiamo un risultato scadente.
Se è necessario possiamo effettuare due scansioni della stessa pagina, una
al tratto e l’altra a 256 livelli di grigio per poi tagliare e cancellare la parte che
contiene foto dall’immagine al tratto per incollargli al suo posto la stessa parte
a livelli di grigio.
Le foto possono essere più gradevoli, se viste sul monitor e se trattate con lo
scanner a livelli di grigio, mentre la loro stampa e quasi sempre brutta, ma
dipendente qualità della stampante utilizzata.
La dimensione di un file contenente alcune pagine trattate in questo modo
risulta molto maggiore del file contenente le stesse pagine e scannerizzate
usando la sola modalità al tratto. La differenza può essere anche oltre le 3 –
5 volte, per questo la riserverei solo dove è veramente necessario.
Uno schema elettrico andrà sempre scannerizzato al tratto, se è necessario
aumentate la definizione, ma non utilizzate la modalità a scala di grigi, il
risultato di una stampa proveniente da un file creato in questa modalità sarà
uno schema praticamente inutilizzabile. Se lo schema elettrico ha delle parti
colorate è bene effettuare la solita scansione al tratto e abbinare un’altra
scansione a colori, questo perché la stampa di uno schema a colori ha quasi
sempre dei “buchi”, inoltre è mal interpretato da stampanti laser in B/N.
Dopo aver effettuato la scansione di tutte le pagine del documento è
necessario pulirle sia dai bordi scuri della scansione, da aloni della carta, sia
da parti che non interessano (pubblicità, o altro). Non è solo una operazione
che migliorerà l’estetica del risultato finale, ma anche un sistema per
risparmiare quanto più spazio possibile sulle dimensioni dei file.
A questo punto salviamo i file usando nomi appropriati (pagina 01, 02, 03,
RTX SSB 01, RTX SSB 02, oppure qualsiasi altro sistema che Windows
ordini seguendo la sequenza della pagine originali). Il formato più favorevole
è il JPG, ma anche BMP potrebbe andare bene, a patto che
successivamente convertiamo il file in PDF oppure lo archiviamo in formato
compresso. Anzi, la conversione in PDF di una pagina in formato BMP è
terribilmente più veloce della stessa pagina in formato JPG!
Se il documento è archiviato in una cartella singola oppure compresso in un
file ZIP è assolutamente necessario che il nome del file, o della cartella,
richiami il suo contenuto. Dobbiamo usare nomi omogenei in modo che una
successiva ricerca riporti realmente tutti gli articoli che ci interessano. Ad
esempio se archiviamo articoli di progetti di ricevitori utilizzeremo sempre la
parola “ricevitore” oppure “RX”, non solo “supereterodina”. Un nome del tipo
“Ricevitore supereterodina 40 e 20 m – parte 2 - oscillatore locale” verrà
trovato da Windows utilizzando una qualunque parola contenuta nel nome
permettendo la ricerca non solo come ricevitore a conversione, ma anche
come oscillatore locale. Questo aumenta l’efficacia della ricerca.
Abbiamo ora in nostro documento su disco, potremmo aver finito qui oppure,
se ne abbiamo la possibilità, effettuare la successiva conversione in PDF.
La conversione in PDF
Il programma che effettua
la conversione di quasi
qualsiasi formato di file in
PDF è Adobe Acrobat, ed
è protetto da una fila lunga
così di diritti riservati,
dunque attenzione a quel
che fate! Le prove sono
state fatte grazie ad un
amico, ma non è il tipo di
programma
che
è
facilmente reperibile.
Attenzione!
Stiamo
parlando di Adobe Acrobat,
non Acrobat Reader, che i
PDF li legge solo!
Abbiamo
due
possibili
strade per convertire il file
in un documento unico.
Apriamo Acrobat, nella casella File, Open, scegliamo Tutti i file e clicchiamo
sul quello che contiene la prima pagina del documento che appare quasi
subito sul monitor.
Apriamo ora Document, Insert page, scegliamo il formato adatto (JPG o
BMP) e tenendo premuto il tasto CONTROL scegliamo tre pagine in
sequenza (non piú di tre altrimenti, chissà perché, l’ordine non è rispettato)
clicchiamo su Select file, e successivamente su After e Last page (dopo,
ultima pagina).
Ripetiamo da Document fino a che non abbiamo esaurito le pagine del nostro
documento.
La conversione di una pagina è effettuata dal solito Pentium 100 in due o tre
secondi, in un battito di ciglia da un PC più serio.
Possiamo ora salvare il file dal menù File, Salva con nome.
La conversione di un documento unico di molte pagine
Se il file è unico e particolarmente lungo possiamo convertire un documento
simulando una stampa che avrà come destinazione Acrobat Distiller (o Adobe
PDF, se la versione di Acrobat è superiore alla 6) invece della nostra
stampante predefinita.
Distiller (o Adobe PDF) è una stampante virtuale che Acrobat colloca nella
cartella delle stampanti durante l’installazione, simula in tutto una stampante
fisica e il risultato è un file.PDF al posto di un foglio stampato.
È importante salvare i file con le immagini in modo che vengano visualizzati
in ordine, è tipica la dicitura di Photoimpact 6 che assegna un nome di default
al file e numerandoli progressivamente con questa sintassi: UNTITLED - 1, 2,
3…. 9, 10, 11… in questo caso è necessario rinominare i primi 10 file come
01, 02, 03 ecc. affinché l’ordine venga rispettato.
Viene simulata una operazione di stampa che ha come destinazione un file in
formato PDF, di cui ci verrà richiesto il nome. La cosa è utile nel caso di
conversioni di documenti lunghi, in cui aggiungere pagine a gruppi di tre può
essere operazione noiosa e soggetta ad errori.
Visualizziamo tutte le immagini, che avremo messo in una cartella vuota,
utilizzando programmi tipo ACDC, e dopo averli evidenziati tutti (tools, select
all) li mandiamo tutti in stampa in una sola volta avendo cura di scegliere
quale periferica di destinazione la stampante virtuale a cui avremo eliminato
completamente i margini di stampa, per sfruttare tutta la superficie del foglio
“virtuale” A4.
Il risultato sarà un file PDF contenente tutte le pagine evidenziate, nel
medesimo ordine.
Successivamente è possibile modificare l’ordine delle pagine semplicemente
trascinandole con il mouse nella finestra Thumbnails (Miniature per la
versione in italiano) a sinistra del monitor.
I file ottenuti con i due sistemi non sono di dimensioni uguali, ma sono del
tutto paragonabili tra loro, anche come qualità.
I link
Acrobat può creare dei link,
ovvero
è
possibile
associare
delle
frasi,
oppure delle porzioni di
pagina, anche grafica, a un
altro file.
Il programma associa una
zona della pagina con un
file che deve trovarsi nella
posizione specificata, è
necessario che l’albero
delle directory non venga
modificato,
altrimenti
Acrobat
fornirà
un
messaggio di errore.
Sulla pagina di Acrobat bisogna scegliere il simbolo con due anelli di catena,
selezionare la zona in cui il link deve essere attivo, nel nostro caso l’indice di
una vecchia rivista, l’azione da compiere (aprire un file) e altre definizioni
grafiche.
Successivamente si cerca il file da associare, si conferma il file e il link, quindi
si procede con il link successivo.
Sono sufficienti pochi minuti per capire come lavora il programma, per creare
un nuovo link occorrono pochi secondi e il risultato è molto professionale!
In modo assolutamente analogo è possibile creare un indice di un solo file
inserendo dei segnalibri nei punti interessanti.
Alternative
Per questo tipo di conversione possiamo utilizzare altri programmi, PDF995 è
uno di questi, il risultato è un file PDF del tutto compatibile con i file generati
da Adobe Acrobat. I programma non è gratuito, ma il suo costo è una
frazione della spesa necessaria per acquistare Abobe Acrobat, che nel
frattempo è arrivato alla versione 8 per Windows XP.
Con la comparsa di libri in formato digitale, si chiamano ebook e sono
reperibili anche in rete a titolo gratuito, Microsoft ha creato un prodotto
analogo a Acrobat che produce file con estensione LIT. I file sono più leggeri
di quelli prodotti da Adobe Acrobat, ma è meno adatto ad archiviare file che
sono praticamente delle grosse immagini.
Un’altra alternativa è l’archiviazione dei file in formato HTM, gestibile da
Explorer; ho provato a convertire alcuni file sia con FrontPage, fa parte del
pacchetto di Office, sia con Word. In entrambi i casi il lavoro risulta piuttosto
lungo e il risultato è stato un file fino a tre volte più lungo del corrispondente
PDF.
Conclusioni
Dopo aver fatto le prime prove ho archiviato articoli che potevano tornare utili,
poi riviste intere e annate complete, opportunamente ripulite dalle cose
sicuramente inutili.
Poi un vecchio data sheet di Valvole Philips e uno Eimac che dovevo
restituire, appunti vari, piedinature di microfoni, manuali di RTX, manuali di
servizio, alcuni Bollettini Geloso, schemari, e vecchi handbook.
Il sistema è molto versatile e permettere di archiviare in poco spazio una
quantità di documenti impressionante.
Resta il dubbio di cosa accadrà negli anni a venire, se il nostro archivio
conserverà la sua leggibilità con macchine e sistemi che oggi non esistono.
Siamo in buona compagnia, molti stanno orientandosi verso supporti sempre
meno cartacei, dunque possiamo immaginare che una futura riconversione in
formati futuri sia sempre possibile.
Per i futuri lettori posso aggiungere che questo è lo stato dell’arte, per noi
dilettanti, all’inizio della primavera del 2007.