NUOVO MANUALE UTENTE
In questo manuale, Vi guideremo attraverso la configurazione di base del software. Inizieremo assumendo che il Vostro
dispositivo Time Attendance sia gia’ stato montato e che il Vostro software sia giá stato configurato. La prima volta che
si apre il software, vi accorgerete che il database è vuoto a parte alcuni codici di lavoro di base ed un dipartimento
vuoto. Ora Vi guideremo attraverso la configurazione.
1- SELEZIONE DELLA LINGUA.
Durante l'installazione ha avuto la possibilità di selezionare la lingua desiderata. Se la selezione è stata corretta, è
possibile procedere direttamente al punto 2, se invece si desidera cambiare la lingua, per favore si segua le istruzioni
riportate qui di seguito.
Vada alla pagina Impostazioni-Generale, e selezioni la lingua desiderata. Clicchi su
ed apparirà una finestra
informandoLa di riavviare il software. Dalla volta successiva il software verrà avviato nella lingua selezionata.
2- COLLEGAMENTO DEL SOFTWARE AL DISPOSITIVO.
Il collegamento con il dispositivo può essere impostato dalla pagina 'Dispositivo' nel software.
Workforce Planner può comunicare con il dispositivo tramite una penna USB o collegando il dispositivo alla rete.
Quando questo è collegato alla rete, le timbrature degli utenti verranno traferite automaticamente al software. Per la
raccolta dei dati e la sincronizzazione degli utenti tramite USB, si faccia riferimento al manuale del dispositivo.
Configurazione chiavetta USB:
Per impostare la USB si clicchi sull’icona
che si trova in alto a dx della pagina. Questo aprirà la seguente finestra.
Si prega di specificare un nome per il Vostro dispositivo, quindi cliccare su ‘Questo computer’e, nel caso ci fosse*,
selezionare la lingua, dal menu a discesa ‘Lingua’. Il software è adesso pronto per ricevere i dati dalla chiavetta USB.
* Se la lingua desiderata non è presente in questo elenco, selezionare ‘Other’.
Configurazione Network:
Per impostare l'indirizzo IP sul vostro dispositivo, fare riferimento all’ appropriato manuale del dispositivo .
L’ impostazione di una connessione ad una rete collegata al dispositivo è un processo automatizzato.
Semplicemente clicchi sulla lente
che si trova in alto a dx della pagina, e Le apparirà una finestra mostrandoLe
l’indirizzo IP del Suo dispositivo sullo schermo.
Clicchi su ‘Si’ ed il dispositivo apparirà come connesso alla pagina. Per modificare le informazioni del dispositivo, come
per es. il nome, semplicemente doppio clic sul dispositivo collegato e potrà mofidicare un qualsiasi campo disponibile.
Il dispositivo è collegato adesso con il programma software.
3- DIPARTIMENTI.
La creazione dei dipartimenti, soprattutto con la gestione di un gran numero di utenti, aiuterà a gestire sia gli utenti che
le timbrature in modo più efficace. Inoltre Vi permetterà di generare rapporti su specifici gruppi, utenti o dipartimenti.
Nella pagina ‘Dipartimento’ del software, troverete un reparto pre-esistente. Sia il nome e la descrizione sono definiti da
un punto interrogativo. E’ possible modificarli con un doppio clic sulla riga o seguendo la procedura descritta di
seguito.
Cliccando sulla riga del dipartamento , lo sfondo cambia in blu, si clicchi quindi sull’ icona
apparirà una nuova finestra. Si modifichi il nome e la descrizione, e fare clic su 'OK’-.
e
Per aggiungere altri dipartimenti si clicchi sull’icona
che si trova in alto a dx della pagina e compili i campi della
finestra che Le appare, salvi sempre cliccando su 'OK'.
4- TABELLA DI LAVORO.
A seconda dell’uso di orari di lavoro fissi o variabili della Sua azienda, il programma Workforce Planner Le offre due
modi di applicare orari ai membri del personale. Se i Vostri dipendenti lavorano con orari di lavoro regolari che non
variano da settimana a settimana, allora si sarà in grado di seguire le seguenti istruzioni. Se invece si necessita di più
flessibilità o variazione nel lavoro causati da cambiamenti di turni di giorno o di notte, questo sarà ripreso più avanti nel
capitolo pianificazioni.
Si vada a: ‘Tabella di Lavoro’ e selezionare ‘Tabella di Lavoro’ dal menu a discesa.
Cliccare sull’icona
che si trova in alto a dx della pagina. Inserire il nome e la descrizione del Suo programma di
lavoro nella finestra che Le appare e fare clic su OK.
Nella parte inferiore della pagina diventeranno visibili i seguenti campi.
Come esempio useremo il seguente calendario. Un impiegato/i lavora dal Lun. al Gio. dalle 9:00 alle 17:00 ed il Ven.
dalle 09:00 alle 15:00. Ogni giorno timbra/timbrano per la pausa pranzo dalle 12:00 alle 13:00. Cliccando sul ‘Giorno
della settimana’ apparirà un menu a discesa e si potrà selezionare i giorni desiderati.
Il ‘Tipo di avvio’ è predefinito automaticamente con ‘Entrata’. Per il nostro esempio ‘Ora inizio’ è 9:00 e la fine della
giornata ‘Fine del tempo’ è 17.00.
Poiché le ore di lavoro del Ven. differenziano dal resto della settimana dobbiamo creare una seconda linea con orario
9:00-15:00
Per impostare la pausa pranzo ‘timbrata’, inseriremo una terza linea. Visto che gli utenti vanno a mangiare alla stessa
ora tutti i giorni, possiamo usare una linea anche se le entrate e le uscite dei giorni settimanali variano. Indicheremo che
gli utenti hanno una pausa timbrata dalle 12:00 alle 13:00. Prima di tutto selezioneremo i giorni dal Lun. al Ven. e poi
cambieremo il ‘Tipo di avvio’* a ‘Pausa esc.’ compilando con l’orario di inizio e di fine.
Il nostro orario di lavoro è ora completo, possiamo salvare cliccando sull’icona della tabella stessa
in alto a
sinistra. Se il segno verde continua ad essere grigio vuol dire che purtroppo c'è un conflitto nella programmazione.
* Per quanto riguarda i ‘ Tipi di avvio’:
Ci sono quattro differenti ‘Tipi di avvio’:
•
•
•
•
Entrata: utilizzato per notificare l'inizio della giornata lavorativa.
Pausa incl: utilizzata se le pause fanno parte della giornata lavorativa. Questo serve solamente per
scopi informativi e non ha nessun impatto sul totale delle ore lavorate
Pausa escl: questa viene usata quando gli utenti timbrano l’inizio e la fine della loro pausa.
Pausa impl: utilizzata se si vuole detrarre la/le pausa(e) automaticamente dal totale delle ore
lavorate senza che gli utenti timbrino sul dispositivo.
5- CREARE UN CODICE LAVORO.
I Codici di lavoro sono un elemento chiave del Workforce Planner e possono essere utilizzati per diversi scopi. Essi
possono essere utilizzati per specificare tempo dedicato ai progetti specifici ma sono utilizzati anche in assenza di
registrazione.
Si clicchi sull’icona ‘Codice lavoro’ per andare alla pagina Codice lavoro’. Con l'installazione del software Le verranno
giá preconfigurati per default alcuni codici lavoro. Questi possono essere modificati e personalizzati in base alle
proprie esigenze e ci torneremo più avanti.
Per aggiungere un altro ‘Codice lavoro’ è sufficiente cliccare sull’icona
apparirá una nuova finestra.
che si trova in alto a dx della pagina e
Di seguito passeremo in rassegna tutti gli elementi in questa finestra:
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•
•
•
•
Work code: questo é l’ID del codice di lavoro , non è necessario cambiarlo ma è possibile cambiarlo
per esempio per far rispecchiare un conto o un numero di lavoro.
Nome: il nome del codice di lavoro (questo campo è obbligatorio).
Descrizione: la descrizione del codice lavoro (questo campo è obbligatorio).
Tipo di codice di lavoro: Ci sono diversi tipi di codici di lavoro. L'impatto che hanno sul conteggio
delle ore varia da tipo a tipo. Torneremo su questi successivamente durante la spiegazione delle
opzioni di pianificazione nel software. Per la creazione di di codici di lavoro regolari, si usi ‘Orario.
Regolare uscita: consente al software di capire quale codice di lavoro é stato usato per indicare la
fine della giornata.
Colore: cambiare il colore del codice di lavoro nella progettazione e la griglia dell’orologio.
Per riassumere brevemente: durante la creazione di un codice di lavoro regolare, basta compilare il nome, la
descrizione e scegliere un colore.
6- CREARE UN UTENTE.
Ci sono due modi per creare un nuovo utente. È possibile farlo o dal software o dal dispositivo. Anche se è possibile
usare entrambi i modi, vi consigliamo di iniziare dal dispositivo TA, in quanto riduce al minimo gli errori e previene che i
dati degli utenti si mescolino.
Si noti che dopo ogni modifica apportata agli utenti, è necessario sincronizzare il programma con il dispositivo.
Partendo dal dispositivo:
Registrare l'utente nel dispositivo secondo il manuale del dispositivo ed assicurarsi che la comunicazione tra il software
ed il dispositivo sia impostata.
Vada alla pagina 'Dispositivo' e selezionare il dispositivo.
Cliccare sull’icona in alto a destra ‘Sincronizza utenti e impronte digitali’
le differenze tra i dati nel software e quelli del dispositivo.
ed apparirá una nuova finestra mostrando
Invii i dati al software cliccando sull’icona 'Dispositivo> Database'
seguito dall’icona
. Il software
ricontrollerá ancora una volta le differenze. Se non vengono trovate differenze, apparirá il messaggio ‘No modifiche
rilevate’. Il Suo utente/i é ora sincronizzato con il software ed il dispositivo.
Si vada sull’icona Utente per completare le informazioni sull’utente.
Selezionare l’utente e cliccare sull’icona ‘Modifica informazioni utente’
.
Nella scheda in basso ‘Dati sistema’ si trova la minima quantitá di dati necessari per impostare correttamente l’utente e
far si che sia riconosciuto dal dispositivo.
1-Nome utente: é il nome che apparirá anche sullo schermo del dispositivo; dovrá al massimo contenere 8 lettere.
2-Privilegio: il default predefinito é utente e si può cambiare se si vuole concedere più diritti all'utente.
3-Stato: si assicuri che sia impostato su ‘attivo’.
4-Numero RFID: Si inseriscano i numeri stampati sulla tessara RFID (quando stampati) che si vuole collegare
all’utente.
5-Cambia password: È possibile assegnare una password all'utente. Consentirá a lui/lei di entrare nel software o
timbrare nel timbratore. Nel creare un utente dal software, il valore della password è uguale all'ID utente. Se
anche lei vuole utilizzare la password sul dispositivo, deve essere solo numerica e non più di 5 numeri.
6-Tabella di lavoro: È possibile collegare al lavoratore una tabella di lavoro, come illustrato nella sezione 4.
Al termine, si clicchi su
per salvare.
Partendo dal software:
Si vada sull’icona Utente, e cliccare sullícona in alto a destra
.
Apparirà la seguente finestra.
Il software selezionerá automaticamente il primo ID utente libero. É possibile modificare l'ID dell’utente, tuttavia a causa
del modo in cui il software e il dispositivo comunicano, Le consigliamo vivamente di mantenere l’ID utente rilasciatole
dal software. Selezionare un dipartimento per l’utente dall'elenco a discesa, e cliccare quindi su OK. Adesso é
possibile compilare i dati dell’utente.
Al termine, si clicchi su
per salvare.
Dobbiamo adesso inviare i dati dell’utente al dispositivo. Si vada all’icona ‘Dispositivo’, e selezionare il dispositivo.
Cliccare sull’icona ‘Sincronizza utenti e impronte digitali’
una nuova finestra apparirá mostrandoLe le differenze tra
i dati nel software e quelli nel dispositivo. Invii i dati al dispositivo cliccando sull’icona ‘Database > Dispositivo’
seguito dall’icona
.
Il Suo utente è ora sincronizzato dal software al dispositivo, se si desidera registrare le impronte digitali all’utente, si
faccia riferimento al manuale del dispositivo.
7- ORGANIZZARE I DIPENDENTI.
Abbiamo già spiegato come creare una tabella di lavoro per dipendenti con orari di lavoro regolari. Ora andremo a
creare una ‘pianificazione’ con orari flessibili per i nostri dipendenti.
È possibile creare una pianificazione assemblando vari modelli. Questi modelli sono creati dalla combinazione di una
pianificazione ed un codice di lavoro.
Prenderemo ad esempio un’azienda dove i dipendenti lavorano su 3 turni differenti. Il primo turno é dalle 8:00 alle
17:00 con una pausa timbrata dalle 12:00 alle 13:00. Il secondo turno é dalle 17:00 alle 01:00 con pausa dalle
21:00 alle 22:00, e l’ultimo turno é dalle 01:00 alle 08:00 senza pausa.
Per prima cosa creeremo tre codici di lavoro diversi per ogni turno.
Ora creiamo modelli per questi turni. Si vada alla pagina ‘Pianificazione’. Si puó accedere alla pagina di pianificazione
cliccando su ‘tabella di lavoro' e selezionando 'Pianificazione' dal menu a discesa.
Sul lato destro dello schermo, potrete vedere una tabella vuota, si clicchi su
per creare un nuovo modello di orario.
Si compili con un nome il modello (in questo caso ‘Day’), e poi cliccare sull’icona ‘Modifica pianificazione’. Apparirá
una nuova finestra.
È possibile compilare questa finestra nello stesso modo in cui si é compilata la tabella di lavoro nella sezione 4.
Cliccare su ‘OK’ per salvare. Selezionare il codice di lavoro ‘Day’ creato precedentemente nell’elenco a discesa del
codice di lavoro (Workcode).
Si salvi questo modello cliccando sull’icona
sulla destra dello schermo.
Possiamo procedere nello stesso modo per i restanti due turni (evening/pomeriggio e night/sera).
Selezionare i giorni che si vogliono nella pianificazione sul lato sinistro dello schermo e semplicemente trascinare e
rilasciare il modello desiderato. Apparirá una finestra dandovi la possibilità di lasciare una descrizione. É ancora
possibile modificare il codice di lavoro associato o annullare l'operazione. Cliccare su ‘OK’ per salvare.
Ripetere l'operazione finché non ha terminato con la pianificazione.
8. PIANIFICAZIONE DEI GIORNI FESTIVI NAZIONALI E DELLE FERIE.
Festivitá nazionali:
La pianificazione delle feste nazionali é un processo semplice. Si vada a ‘Pianificazione’ e si clicchi in alto a destra
sull’icona ‘importa giorni festivi’
.
Dalla nuova finestra, selezionare dall’elenco a discesa, la propria nazione. Si lasci il codice di lavoro selezionato per
default. Confermare la scelta cliccando su ‘OK’.
Ferie:
Pianificare vacanze o ferie varierá a seconda se i propri dipendenti lavorano su una tabella di lavoro regolare o su una
pianificazione.
I dipendenti con orario di tabella di lavoro regolare:
Creeremo un modello da applicare alla pianificazione. La chiameremo con un nome come visto in precedenza, ma
invece di creare una pianificazione per il modello, si specificherá un periodo di tempo nella cella ‘Pianificazione’.
Questo periodo deve coprire la tabella di lavoro legata al dipendente. Nell’esempio della nostra tabella di lavoro,
l’utente lavora dalle 9:00 alle 17:00. Siamo in grado di compilare 9:00-17:30 nella cella ‘Pianificazione’. Se si vuole
coprire tutte le tabelle di lavoro, basterá compilare ’00:00-23:59’ nella cella della ‘Pianificazione’.
Non si dovrá creare nessun nuovo codice di lavoro per questo modello, basterá selezionare lo standard ‘Ferie’
workcode. Salvi cliccando sull’icona
sulla destra dello schermo.
Dopo di questo, abbiamo solo bisogno di selezionare i giorni di vacanza sulla pianificazione, e trascinare il nostro
modello di vacanza.
Dipendenti con Pianificazione:
Per pianificare le vacanze per un dipendente che lavora con una pianificazione, trascinare un modello già utilizzata per
questo dipendente nel corso dei giorni che si desidera impostare come giorni di vacanza. All’aprirsi della nuova
finestra, cambiare il codice di lavoro in ‘FerieP’.
Alternativamente, è anche possibile creare un modello con il numero corretto di ore legate al codice di lavoro ‘Vac. P’.
9. GESTIRE LE ASSENZE PER MALATTIA
É abbastanza semplice tenere traccia delle assenze per malattia. Si possono trovare due casi: il dipendente ha giá una
tabella di lavoro o pianificazione, o si deve fare la pianificazione con la consapevolezza che un dipendente é assente
per malattia.
Gestione assenze per malattia sulla griglia dell’orologio:
Si vada alla ‘Griglia dell’orologio’, e selezionare l’utente assente.
Si selezioni poi il/i giorno/i in cui la persona é malata e cliccare con il tasto destro del mouse.
Selezionare ‘Copia tabella di lavoro alle timbrature’; apparirá una nuova finestra. Nell’elenco a discesa del codice di
lavoro, selezionare il codice di lavoro predefinito ‘Malattia’ e cliccare OK.
Il Suo dipendente é adesso registrato come malato nel/nei giorno/i selezionati.
Gestione assenze per malattia nella pianificazione:
Procedere come se si stesse andando a pianificare un normale orario di lavoro. Quando la finestra di conferma si apre,
modificare il codice di lavoro per il codice di lavoro standard ‘Malattia’.
L’assenza per malattia del tuo dipendente è adesso gestita.