Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali
Processo magazzino e produzione
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Definizione
Il ciclo magazzino è caratterizzato da tutte quelle attività aventi
per oggetto la gestione fisica dei prodotti rientranti nei processi di
acquisto, trasformazione e cessione di beni da parte di
un’azienda.
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Definizione – Rimanenze
Le rimanenze rappresentano valori economici relativi a beni in
giacenza e/o a processi produttivi (di beni o di servizi oggetto
dell’attività dell’impresa) iniziati e non conclusi alla fine
dell’esercizio e che saranno oggetto di vendita o troveranno
compimento in quello successivo.
Si distinguono:
 rimanenze in senso stretto
 lavori in corso su ordinazione (c.d. commesse a lungo
termine) – non trattate in questo sessione.
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Definizione – Rimanenze (segue)
Rimanenze:
 rimanenze di beni fungibili
 valori economici comuni a due o più esercizi
 beni materiali destinati alla vendita o che entreranno nel
processo produttivo
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Definizione – Rimanenze (segue)
Le rimanenze sono:
 materie prime, sussidiarie e di consumo
 prodotti in corso di lavorazione e semilavorati
 lavori in corso su ordinazione
 prodotti finiti e merci
Gli elementi costitutivi delle rimanenze sono tutti beni di cui
l’impresa è proprietaria, cioè:
 beni fisicamente esistenti nei magazzini e nelle aree di
produzione dell’azienda (escluso le merci di proprietà dei
terzi)
 beni in viaggio quando l’impresa ne ha già acquistato il titolo
di proprietà
 beni di proprietà dell’impresa presso terzi
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Principi contabili di riferimento
n. 13 - Le rimanenze di magazzino
n. 23 - Lavori in corso su ordinazione
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• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Conti di Bilancio
C) ATTIVO CIRCOLANTE
S. P.
I. Rimanenze
1) Materie prime, sussidiarie e di consumo
2) Prodotti in corso di lavorazione e semil.
3) Lavori in corso su ordinazione
4) Prodotti finiti e merci
5) Acconti
A) VALORE DELLE PRODUZIONE
C.E.
2) Variazione delle rim. di prod. in c. lav., sem., finiti
3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione
B) COSTI DELLA PRODUZIONE
11) Variazione delle rimanenze di materie prime,
sussidiarie, di consumo e merci
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Conti di Bilancio
C) ATTIVO CIRCOLANTE
I. Rimanenze
1) Materie prime, sussidiarie e di consumo
materie prime
materie sussidiarie
materie di consumo
materiali di manutenzione
attrezzature industriali e commerciali
costantemente rinnovate
imballaggi
parti di ricambio e componenti
materiale pubblicitario
semilavorati acquistati all’esterno
2) Prodotti in corso di lavorazione e semilavorati
3) Lavori in corso su ordinazione
anticipi a fornitori per forniture d’esercizio
acconti per forniture di beni iscrivibili tra le rimanenze
4) Prodotti finiti e merci
5) Acconti
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Conti di Bilancio
A) VALORE DELLE PRODUZIONE
2) Variazione delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione,
semilavorati e prodotti finiti
devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle
R.F. e R.I. di prodotti risultanti dalla produzione e in corso di
fabbricazione;
la voce deve essere al netto delle eventuali svalutazioni.
3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione
B) COSTI DELLA PRODUZIONE
11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di
consumo e merci
devono essere indicate le differenze algebriche
tra il valore delle R.F. e R.I. di tutte le materie e
le merci che sono necessarie per la
fabbricazione dei prodotti.
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Contabilizzazione delle rimanenze
Problematiche inerenti:
 quantità da valorizzare
 determinazione di quali costi incorporare nelle rimanenze
 determinazione delle modalità di incorporazione dei costi
nelle rimanenze
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Criteri di valutazione
 Art. 2426 C.C.
• (n. 9) le rimanenze sono iscritte al costo di acquisto o di
produzione, o al valore di mercato se inferiore
 (n. 12) al valore costante se:
• le rimanenze sono costantemente rinnovate
• non suscettibili di variazioni sensibili
• complessivamente di scarsa importanza rispetto all’attivo
del bilancio
PricewaterhouseCoopersSlide 13
Criteri di valutazione
 Valutazione dei beni:
• al costo di acquisto se acquistati a titolo oneroso
• al costo di fabbricazione o produzione se prodotti
internamente
 Determinazione dei costi:
• dalla contabilità analitica
• da calcoli o valutazioni extra-contabili
PricewaterhouseCoopersSlide 14
Criteri di determinazione del costo (1)
Per i beni fungibili, ex art. 2426 CC (n. 10):
 FIFO ( first-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più remoti sono i primi venduti)
 secondo tale metodo viene assunto che le quantità acquistate o prodotte in epoca più remota
siano le prime ad essere vendute o utilizzate in produzione;
 restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più recenti.
 Costo medio ponderato
 secondo tale metodo le quantità acquistate o prodotte non sono più individualmente
identificabili e fanno parte di un insieme in cui i beni sono ugualmente disponibili.
 LIFO ( last-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più recenti sono i primi venduti)
 Si assume che le quantità acquistate o prodotte più recentemente siano le prime ad essere
vendute od utilizzate in produzione
 Restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più remote.
Per i beni non fungibili:
 Obbligatorio il metodo della identificazione specifica del costo
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Criteri di determinazione del costo:
Costo medio ponderato
 Costo medio ponderato per:
- movimento: il costo viene ricalcolato dopo ogni singolo
acquisto e gli scarichi vengono valorizzati con il costo
medio ponderato calcolato dopo l’ultimo acquisto
effettuato
- periodo: il costo viene determinato solo alla fine del
periodo di riferimento (mese, trimestre, anno)
PricewaterhouseCoopersSlide 16
Criteri di determinazione del costo:
FIFO e LIFO
 FIFO:
- riflette il flusso fisico effettivo delle voci di magazzino
- valuta il magazzino ai costi più recenti
 LIFO
- nel caso di prezzi crecenti, origina un valore di magazzino
inferiore ai costi correnti (da indicare in nota integrativa se
rilevante)
- due varianti:
1) LIFO continuo
2) LIFO a scatti
PricewaterhouseCoopersSlide 17
Il valore di mercato: definizioni
Due definizioni:
 valore netto di realizzo (per merci, prodotti finiti, semilavorati di produzione
e prodotti in corso di lavorazione)
E’ il prezzo di vendita detratti i costi di completamento e I costi diretti di
vendita
 costo di sostituzione (per materie prime e sussidiarie, semilavorati di
acquisto)
Costo con il quale una voce di magazzino può essere riacquistata o
prodotta
PricewaterhouseCoopersSlide 18
Valutazione al valore di mercato
 Principio della prudenza e della competenza:
Obbligo di adottare il valore desumibile dall’andamento del mercato,
allorché questo sia inferiore al costo
 Svalutazione per:
- obsolescenza
- deterioramento dei beni
- prezzi di vendita inferiori ai costi
 Da fare voce per voce (per articolo o categorie)
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Valutazione al valore di mercato (segue)
 Svalutazione per adeguamento al valore di realizzo:
- non si deve effettuare un accantonamento a fondo svalutazione da
esporre nel passivo, ma si adeguano le rimanenze al valore di
realizzo
- la svalutazione non è una rettifica “straordinaria” (contropartita
economica direttamente in voce A 2 o B 11)
- necessario che rimanga evidenza del costo originario e della
svalutazione effettuata (per ripristino) *
* = può essere agevole utilizzare un fondo rettificativo del valore delle rimanenze
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• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Principali rischi di revisione
• Inesistenza / non accurata rilevazione delle giacenze fisiche
di magazzino
• Errato cut-off delle entrate e delle uscite di magazzino
• Errata / mancata rilevazione delle merci presso depositari
• Non corretta valorizzazione di magazzino
• Inadeguatezza del fondo svalutazione di magazzino
(adeguamento al mercato, se minore; fenomeni di
obsolescenza, di lento rigiro e di deterioramento fisico)
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• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Obiettivi della sessione
Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:
•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo
•ruoli chiave e responsabilità
•esempi di flowchart del processo
•rischi chiave e controlli del ciclo
•impatto del ciclo a livello di bilancio
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Collegamenti con gli altri cicli
Ricavi (R&R)
Acquisti (P&P)
Immobilizzazioni
materiali
Contabilità generale
(GL)
Paghe e personale
Preparazione
bilancio
di fine anno
Transazioni finanziarie
significative
Magazzino
Bilancio
Processi di business
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Collegamenti con gli altri cicli
(segue)
Ciclo produttivo
COMPRO
( Acquisto )
FACCIO
( Produzione )
Produzione
Ordine RM
Acquisto
Paghe e
personale
Time Collection,
Distribution, Labor
Controllo
qualità
.
(Incl Cycle Counts –
WIP, FG)
pagamento
GL
GL
Ordine di vendita
Emissione
semilavorati
Ricevimento
Ricevimento
fattura
VENDO
( Ricavi )
Prod’n Work Order
,
(FG,QA,OH)
Spedizione
Ciclo
produttivo
Fatturazionel
Pagamento
GL
Prodotti finiti
Costi produttivi
MAGAZZINO ( RM, ,WIP, FG)
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Processo magazzino
Sottoprocessi
Costi produttivi – Materie prime
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
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Costi produttivi – materie prime
Ricevimento
• L’ordine di acquisto coincide con i beni ricevuti
• Aggiornamento del magazzino e dei record finanziari
legati alle materie prime
• Conteggio periodico del magazzino
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Financial reporting risks e rischi operativi
Sono i rischi tipici del ciclo acquisti più:
• Item del magazzino smarriti o rubati
• Magazzino non ai livelli di soglia previsti
• Accesso al magazzino non ristretto
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Processo magazzino
Sottoprocessi
Costi produttivi – Materie prime
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – Prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
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Costi produttivi - semilavorati
Ordine di
Time
Produzione
Collection/
semilavorati
Distribution
Costi di
produzione
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Costi produttivi - semilavorati
Ordine di produzione – semilavorati
• Movimentazione dei beni dalle materie prime ai
semilavorati (registrata e approvata)
• Registrazione delle quantità di magazzino,
emissione ricevute, trasferimento da materie prime
a semilavorati
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Costi produttivi – semilavorati (segue)
Time Collection / Distribution
• Registrazione del tempo e della frequenza a supporto del
ciclo paghe e personale e imputazione dei costi diretti ai
prodotti finiti e semilavorati
• Imputazione delle svalutazioni ai costi dei semilavorati
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Costi produttivi - semilavorati (segue)
Costi produttivi
• Imputazione dei servizi ai costi dei semilavorati
• Conteggio periodico del magazzino
• Processazione dei costi dei prodotti finiti
• Registrazione delle quantità di magazzino, trasferimento di
semilavorati a prodotti finiti
• Confronto tra costi reali mensili e costi standard
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Financial reporting risks e rischi operativi
• L’informativa dei costi di produzione e di magazzino è
inaccurata
• La registrazione di tempo, frequenza, ecc. a supporto del
ciclo paghe e personale, svalutazione e costi diretti sui
prodotti finiti è incompleta o inaccurata
• Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati
• Le differenze con i costi standard non sono indagate
• Il personale trascorre troppo tempo su lavori per progetti
non autorizzati
• Ritardi di produzione dovuti a problematiche logistiche nel
trasferimento dei materiali
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Processo magazzino
Sottoprocessi
Costi produttivi – Materie prime
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
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Prodotti finiti
Rettifiche
• Conteggio periodico del magazzino
• Supporto di documentazione formale
• Approvazione
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Financial reporting risks
•Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati
•Il magazzino può essere inaccurato, portando così a inaccurati
elementi di bilancio
•Registrazioni di magazzino effettuate su costi di produzione e
non soggette a valutazione
•Obsolescenza e slow moving
•Perdite
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Processo magazzino
Sottoprocessi
Costi produttivi – Materie prime
Costi produttivi - semilavorati
Costi produttivi – Prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
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Inventory Release
Stoccaggio / Movimentazione di magazzino
•Stoccaggio
•Spedizione dei prodotti
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Financial reporting risks
•Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati
•Vendite di prodotti non inserite nelle registrazioni di magazzino
•Registrazione inaccurata delle vendite dei prodotti può portare
a financial reports inaccurati
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Rischi operativi
•Eccessivo costo di movimentazione dei materiali,
contribuisce ad aumentare il costo dei prodotti.
•Eccessiva movimentazione dei materiali su lunghe distanze,
con più passaggi.
•Le risorse utilizzate nella produzione non sono rilevate fino
al momento dell’inventario fisico.
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Processo magazzino
Sottoprocessi
Costi produttivi – materie prime
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Maintenance
Standing Data Maintenance
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Esempi di rettifiche
Variazioni nei files dei costi (Costi standard)
Variazioni nel MPS (Master Production Schedule)
Variazioni nell’Inventory Master (RM, WIP, FG)
Variazioni nell’Allocation / Distribution / Overhead
Rates
Journal entries
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Processo magazzino
Sottoprocessi
Costi produttivi – materie prime
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – Prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
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Manutenzione dei dati fissi (“Standing Data
Maintenance”)
• File di costo (Costi standard)
• MPS (Master Production Schedule)
• Inventory Master (RM, WIP, FG)
• Overhead Rates
• Inventory Reports
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Ruoli e responsabilità
Costi produttivi – materie prime
Produzione
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – prodotti finiti
Inventory Release
Magazzino
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Contabilità
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Processo magazzino / Costi dei prodotti venduti –
Financial
diagramma di flusso - collegamento
ai conti
Statements
ERP system
Inventory
(BS)
Raw Material
WIP
(BS)
(BS)
DR
DR
Finished
Goods (BS)
DR
Production costs
Production costs
Production costs
Raw Materials
Work in Progress
Finished Goods
ERP system
ERP system
ERP system
Purchasing
Payroll
Fixed Asset
Master data
(Inventory/Costs of
production)
ERP system
Cost of
goods sold
(BS)
CR -FG
DR - CGS
Inventory Release
ERP system
Revenue
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Slide 49
Flowchart Processo
Descrizione
Ufficio Accettazione
3.3 Gestione entrata merce
Non appena la merce acquistata dai fornitori arriva nel luogo stabilito per la consegna, viene
presa in carico dal personale addetto al ricevimento merci dell’azienda cliente, ispezionata,
contata e identificata; a seguito di tali operazioni gli incaricati in argomento provvedono
all’emissione di un documento di ricevimento (buono di entrata merce o BEM) relativo alla
merce analizzata (la merce in entrata può essere soggetta a collaudo se stabilito dall’Ufficio
Qualità) e al suo invio a tutti gli uffici/reparti/magazzini interessati.
Gestione entrata merce
3.3
Ufficio Logistica
Movimentazioni interne e
versamento di prodotti finiti
3.4
3.4 Movimentazioni interne
La merce viene progressivamente immessa nel ciclo di trasformazione nel rispetto dei tempi e
delle modalità indicate dai programmi di produzione. Tali movimentazioni devono essere
debitamente autorizzati e pertanto ogni prelievo / deposito di merce è accompagnato da
documenti quali le bolle di prelievo, bolle di trasferimento interno, bolle di scarico magazzino
prodotti finiti.
Ufficio Logistica
Spedizione e uscita merce
3.5
Ufficio Logistica
Gestione materiali presso
terzi
3.5 Spedizione e uscita merce
La merce viene prelevata dal magazzino prodotti finiti (bolle di scarico) e spostata nella zona di
spedizione, dove sarà imballata e inviata al cliente. Il personale addetto alle operazioni di
spedizione opera sulla base di una lista od ordine di prelievo che deriva da un ordine di vendita
emesso dall’Ufficio Commerciale e preventivamente approvato.
3.6 Gestione materiali presso terzi
Quando viene spedito del materiale presso terzi viene registrata l’uscita merce in conto lavoro.
3.6
Ufficio Logistica
Gestione resi da clienti
3.8 Gestione resi da clienti
La merce viene restituita all’azienda congiuntamente al documento di trasporto denominato
bolla di reso. Al momento del ricevimento gli addetti del Magazzino contano ed ispezionano la
merce in entrata e si procede alla redazione della bolla di entrata merce. L’addetto delle
vendite predispone la nota di credito con cui si riconosce al cliente un ammontare pari al
controvalore della merce resa.
3.8
Ufficio Logistica
Inventario fisico e rettifiche
3.9
Controllo di Gestione
Valorizzazione magazzino
3.10
3.9 Inventario fisico
Il personale del Magazzino preposto verifica la quantità di beni fisicamente presenti in azienda
ad una determinata data al fine di procedere al controllo periodico delle consistenze e di
ottenere dati utili alla successiva valorizzazione. Per rilevare la conta fisica effettuata si
utilizzano cartellini inventariali prenumerati. Le differenze che scaturiscono dopo l’inventario
tra saldi fisici e saldi contabili costituiscono le cosiddette differenze inventariali e possono
essere dovute a errori di registrazione, furti, danneggiamenti, etc… In questo caso vengono
operate delle rettifiche per allineare i valori fisici e contabili. Possono essere disposti inventari
periodici ad hoc su alcune tipologie di merce che il management intende monitorare.
3.10 Valorizzazione magazzino
La contabilità di magazzino determina sia in termini di quantità che di controvalore, il volume
totale delle giacenze a disposizione dell’azienda e fornisce uno strumento di vigilanza
amministrativa sulle stesse. A cadenze predeterminate (ogni trimestre, semestre o ad ogni
chiusura di bilancio) viene effettuata la valorizzazione del magazzino secondo il principio di
gestione stabilito dal management aziendale in precedenza. E’ valutata l’opportunità di
accendere un fondo obsolescenza in base all’analisi effettuata dal Controllo di Gestione.
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Esempi di Test sui controlli - Transazioni
Fasi
Rischio
Punti di controllo necessari
Test dei Controlli
Financial Statement
Assertion
IPO
E/
C P R
C A
V C A V R
O
O D O
I beni
1.
Entrate potrebbero
non essere
registrati
Utilizzo di documenti prenumerati Verificare l'integrità della
per la registrazione di entrata delle sequenza numerica dei
merci e di trasferimento interno
documenti
delle medesime alla produzione
Riconciliazione indipendente delle
registrazioni di magazzino con i
conti di controllo della contabilità
industriale e generale
Diminuzioni di I magazzinieri sono responsabili
2.
per il ricevimento delle merci nel
Uscite di magazzino
non
magazzino
magazzi
autorizzate
no
I magazzinieri sono responsabili
per l'ottenimento di appropriati
documenti attinenti tutte le uscite
dal magazzino
Confronto periodico tra saldi
contabili e fisici
Rieseguire le riconciliazioni
effettuate (reperformance)
a
a
a a a
a a a
Osservare, per un campione
di documenti di entrata e di
trasferimento alla
a a
produzione, la presenza
della sigla/firma dei
magazzinieri
Verificare, per un campione
di rilevazione delle uscite dal
magazzino, che sussistano
a a
documenti di uscita e di
trasferimento alla
produzione autorizzati
Osservazione fisica di alcuni
controlli;
a a
Rieseguire alcuni dei
controlli effettuati
a
a
a
a
a a a
Slide 51
Esempi di Test sui controlli - Saldi
Fasi
Rischio
Procedure di conta
fisica inaffidabili
Punti di controllo
necessari
Test dei Controlli
Separazione delle mansioni Osservazione;
di custodia del magazzino e Verifica di mansionari
di tenuta delle registrazioni
di contabilità di magazzino
Adeguate istruzioni
Osservazione;
inventariali seguite in modo Riesecuzione di alcune
appropriato
conte fisiche
Indagini e correzioni
Inventario delle differenze
inventariali
fisico
inadeguate
Logica di calcolo
inappropiata
Metodi di calcolo
inappropriati
Adeguata documentazione
delle differenze inventariali
riscontrate e della loro
correzione
Analisi delle risultanze
del controllo;
Riesecuzione di alcuni
controlli sulle differenze
riscontrate
Documentazione sulle
Inquiry - Confronto con le
logiche di calcolo approvata disposizioni dei principi
dalla direzione
contabili
amministrativa
Controllo sull'adeguato
Test sul funzionamento
funzionamento dei software del software
di produzione
Financial Statement
Assertion
IPO
E/
C P R
C A
V C A V R
O
O D O
a a a a
a
a
a
a
a a
a a
a a
a
a
a
a
a
Slide 52
Esempi di diagrammi di flusso (“Flow Chart”)
Flow chart livello 1:
Flow chart livello 2:
Flow chart livello 3:
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Segregazione dei compiti (“Segregation of duties”)
Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli
1. Separazione tra le attività di autorizzazione alle
movimentazione/custodia dei beni e le attività di
esecuzione della movimentazione/custodia dei beni
Applicazione SOD al Ciclo Magazzino
Funzione Spedizione/Acquisti versus Funzione
Gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze
Funzione Gestione della Custodia/Movimentazioni
Giacenze versus Funzione di Contabilità di
2. Separazione tra le attività di esecuzione alle
Magazzino e Industriale
movimentazione/custodia dei beni e le attività di
rilevazione contabile della movimentazione/custodia Funzione di supervisione dell'Inventario fisico
versus Funzione di gestione della Produzione e di
dei beni medesimi
gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze
Funzione di gestione della Produzione versus
Funzione Contabilità di Magazzino/ Industriale
Funzione di Contabilità Industriale versus
3. Separazione tra le attività di rilevazione contabile e Contabilità Generale
le responsabilità operative di gestione
Slide 54
Domande?
Slide 55