Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali Processo magazzino e produzione • Introduzione • Contabilità • Revisione • Il processo in dettaglio Definizione Il ciclo magazzino è caratterizzato da tutte quelle attività aventi per oggetto la gestione fisica dei prodotti rientranti nei processi di acquisto, trasformazione e cessione di beni da parte di un’azienda. Slide 3 Definizione – Rimanenze Le rimanenze rappresentano valori economici relativi a beni in giacenza e/o a processi produttivi (di beni o di servizi oggetto dell’attività dell’impresa) iniziati e non conclusi alla fine dell’esercizio e che saranno oggetto di vendita o troveranno compimento in quello successivo. Si distinguono: rimanenze in senso stretto lavori in corso su ordinazione (c.d. commesse a lungo termine) – non trattate in questo sessione. Slide 4 Definizione – Rimanenze (segue) Rimanenze: rimanenze di beni fungibili valori economici comuni a due o più esercizi beni materiali destinati alla vendita o che entreranno nel processo produttivo Slide 5 Definizione – Rimanenze (segue) Le rimanenze sono: materie prime, sussidiarie e di consumo prodotti in corso di lavorazione e semilavorati lavori in corso su ordinazione prodotti finiti e merci Gli elementi costitutivi delle rimanenze sono tutti beni di cui l’impresa è proprietaria, cioè: beni fisicamente esistenti nei magazzini e nelle aree di produzione dell’azienda (escluso le merci di proprietà dei terzi) beni in viaggio quando l’impresa ne ha già acquistato il titolo di proprietà beni di proprietà dell’impresa presso terzi Slide 6 Principi contabili di riferimento n. 13 - Le rimanenze di magazzino n. 23 - Lavori in corso su ordinazione Slide 7 • Introduzione • Contabilità • Revisione • Il processo in dettaglio Conti di Bilancio C) ATTIVO CIRCOLANTE S. P. I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo 2) Prodotti in corso di lavorazione e semil. 3) Lavori in corso su ordinazione 4) Prodotti finiti e merci 5) Acconti A) VALORE DELLE PRODUZIONE C.E. 2) Variazione delle rim. di prod. in c. lav., sem., finiti 3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci Slide 9 Conti di Bilancio C) ATTIVO CIRCOLANTE I. Rimanenze 1) Materie prime, sussidiarie e di consumo materie prime materie sussidiarie materie di consumo materiali di manutenzione attrezzature industriali e commerciali costantemente rinnovate imballaggi parti di ricambio e componenti materiale pubblicitario semilavorati acquistati all’esterno 2) Prodotti in corso di lavorazione e semilavorati 3) Lavori in corso su ordinazione anticipi a fornitori per forniture d’esercizio acconti per forniture di beni iscrivibili tra le rimanenze 4) Prodotti finiti e merci 5) Acconti Slide 10 Conti di Bilancio A) VALORE DELLE PRODUZIONE 2) Variazione delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione, semilavorati e prodotti finiti devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di prodotti risultanti dalla produzione e in corso di fabbricazione; la voce deve essere al netto delle eventuali svalutazioni. 3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione B) COSTI DELLA PRODUZIONE 11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delle R.F. e R.I. di tutte le materie e le merci che sono necessarie per la fabbricazione dei prodotti. Slide 11 Contabilizzazione delle rimanenze Problematiche inerenti: quantità da valorizzare determinazione di quali costi incorporare nelle rimanenze determinazione delle modalità di incorporazione dei costi nelle rimanenze Slide 12 Criteri di valutazione Art. 2426 C.C. • (n. 9) le rimanenze sono iscritte al costo di acquisto o di produzione, o al valore di mercato se inferiore (n. 12) al valore costante se: • le rimanenze sono costantemente rinnovate • non suscettibili di variazioni sensibili • complessivamente di scarsa importanza rispetto all’attivo del bilancio PricewaterhouseCoopersSlide 13 Criteri di valutazione Valutazione dei beni: • al costo di acquisto se acquistati a titolo oneroso • al costo di fabbricazione o produzione se prodotti internamente Determinazione dei costi: • dalla contabilità analitica • da calcoli o valutazioni extra-contabili PricewaterhouseCoopersSlide 14 Criteri di determinazione del costo (1) Per i beni fungibili, ex art. 2426 CC (n. 10): FIFO ( first-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più remoti sono i primi venduti) secondo tale metodo viene assunto che le quantità acquistate o prodotte in epoca più remota siano le prime ad essere vendute o utilizzate in produzione; restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più recenti. Costo medio ponderato secondo tale metodo le quantità acquistate o prodotte non sono più individualmente identificabili e fanno parte di un insieme in cui i beni sono ugualmente disponibili. LIFO ( last-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più recenti sono i primi venduti) Si assume che le quantità acquistate o prodotte più recentemente siano le prime ad essere vendute od utilizzate in produzione Restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più remote. Per i beni non fungibili: Obbligatorio il metodo della identificazione specifica del costo Slide 15 Criteri di determinazione del costo: Costo medio ponderato Costo medio ponderato per: - movimento: il costo viene ricalcolato dopo ogni singolo acquisto e gli scarichi vengono valorizzati con il costo medio ponderato calcolato dopo l’ultimo acquisto effettuato - periodo: il costo viene determinato solo alla fine del periodo di riferimento (mese, trimestre, anno) PricewaterhouseCoopersSlide 16 Criteri di determinazione del costo: FIFO e LIFO FIFO: - riflette il flusso fisico effettivo delle voci di magazzino - valuta il magazzino ai costi più recenti LIFO - nel caso di prezzi crecenti, origina un valore di magazzino inferiore ai costi correnti (da indicare in nota integrativa se rilevante) - due varianti: 1) LIFO continuo 2) LIFO a scatti PricewaterhouseCoopersSlide 17 Il valore di mercato: definizioni Due definizioni: valore netto di realizzo (per merci, prodotti finiti, semilavorati di produzione e prodotti in corso di lavorazione) E’ il prezzo di vendita detratti i costi di completamento e I costi diretti di vendita costo di sostituzione (per materie prime e sussidiarie, semilavorati di acquisto) Costo con il quale una voce di magazzino può essere riacquistata o prodotta PricewaterhouseCoopersSlide 18 Valutazione al valore di mercato Principio della prudenza e della competenza: Obbligo di adottare il valore desumibile dall’andamento del mercato, allorché questo sia inferiore al costo Svalutazione per: - obsolescenza - deterioramento dei beni - prezzi di vendita inferiori ai costi Da fare voce per voce (per articolo o categorie) Slide 19 Valutazione al valore di mercato (segue) Svalutazione per adeguamento al valore di realizzo: - non si deve effettuare un accantonamento a fondo svalutazione da esporre nel passivo, ma si adeguano le rimanenze al valore di realizzo - la svalutazione non è una rettifica “straordinaria” (contropartita economica direttamente in voce A 2 o B 11) - necessario che rimanga evidenza del costo originario e della svalutazione effettuata (per ripristino) * * = può essere agevole utilizzare un fondo rettificativo del valore delle rimanenze Slide 20 • Introduzione • Contabilità • Revisione • Il processo in dettaglio Principali rischi di revisione • Inesistenza / non accurata rilevazione delle giacenze fisiche di magazzino • Errato cut-off delle entrate e delle uscite di magazzino • Errata / mancata rilevazione delle merci presso depositari • Non corretta valorizzazione di magazzino • Inadeguatezza del fondo svalutazione di magazzino (adeguamento al mercato, se minore; fenomeni di obsolescenza, di lento rigiro e di deterioramento fisico) Slide 22 • Introduzione • Contabilità • Revisione • Il processo in dettaglio Obiettivi della sessione Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti: •sottoprocessi chiave all’interno del ciclo •ruoli chiave e responsabilità •esempi di flowchart del processo •rischi chiave e controlli del ciclo •impatto del ciclo a livello di bilancio Slide 24 Collegamenti con gli altri cicli Ricavi (R&R) Acquisti (P&P) Immobilizzazioni materiali Contabilità generale (GL) Paghe e personale Preparazione bilancio di fine anno Transazioni finanziarie significative Magazzino Bilancio Processi di business Slide 25 Collegamenti con gli altri cicli (segue) Ciclo produttivo COMPRO ( Acquisto ) FACCIO ( Produzione ) Produzione Ordine RM Acquisto Paghe e personale Time Collection, Distribution, Labor Controllo qualità . (Incl Cycle Counts – WIP, FG) pagamento GL GL Ordine di vendita Emissione semilavorati Ricevimento Ricevimento fattura VENDO ( Ricavi ) Prod’n Work Order , (FG,QA,OH) Spedizione Ciclo produttivo Fatturazionel Pagamento GL Prodotti finiti Costi produttivi MAGAZZINO ( RM, ,WIP, FG) Slide 26 Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi – Materie prime Costi produttivi – semilavorati Costi produttivi – prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 27 Costi produttivi – materie prime Ricevimento • L’ordine di acquisto coincide con i beni ricevuti • Aggiornamento del magazzino e dei record finanziari legati alle materie prime • Conteggio periodico del magazzino Slide 28 Financial reporting risks e rischi operativi Sono i rischi tipici del ciclo acquisti più: • Item del magazzino smarriti o rubati • Magazzino non ai livelli di soglia previsti • Accesso al magazzino non ristretto Slide 29 Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi – Materie prime Costi produttivi – semilavorati Costi produttivi – Prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 30 Costi produttivi - semilavorati Ordine di Time Produzione Collection/ semilavorati Distribution Costi di produzione Slide 31 Costi produttivi - semilavorati Ordine di produzione – semilavorati • Movimentazione dei beni dalle materie prime ai semilavorati (registrata e approvata) • Registrazione delle quantità di magazzino, emissione ricevute, trasferimento da materie prime a semilavorati Slide 32 Costi produttivi – semilavorati (segue) Time Collection / Distribution • Registrazione del tempo e della frequenza a supporto del ciclo paghe e personale e imputazione dei costi diretti ai prodotti finiti e semilavorati • Imputazione delle svalutazioni ai costi dei semilavorati Slide 33 Costi produttivi - semilavorati (segue) Costi produttivi • Imputazione dei servizi ai costi dei semilavorati • Conteggio periodico del magazzino • Processazione dei costi dei prodotti finiti • Registrazione delle quantità di magazzino, trasferimento di semilavorati a prodotti finiti • Confronto tra costi reali mensili e costi standard Slide 34 Financial reporting risks e rischi operativi • L’informativa dei costi di produzione e di magazzino è inaccurata • La registrazione di tempo, frequenza, ecc. a supporto del ciclo paghe e personale, svalutazione e costi diretti sui prodotti finiti è incompleta o inaccurata • Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati • Le differenze con i costi standard non sono indagate • Il personale trascorre troppo tempo su lavori per progetti non autorizzati • Ritardi di produzione dovuti a problematiche logistiche nel trasferimento dei materiali Slide 35 Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi – Materie prime Costi produttivi – semilavorati Costi produttivi – prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 36 Prodotti finiti Rettifiche • Conteggio periodico del magazzino • Supporto di documentazione formale • Approvazione Slide 37 Financial reporting risks •Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati •Il magazzino può essere inaccurato, portando così a inaccurati elementi di bilancio •Registrazioni di magazzino effettuate su costi di produzione e non soggette a valutazione •Obsolescenza e slow moving •Perdite Slide 38 Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi – Materie prime Costi produttivi - semilavorati Costi produttivi – Prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 39 Inventory Release Stoccaggio / Movimentazione di magazzino •Stoccaggio •Spedizione dei prodotti Slide 40 Financial reporting risks •Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati •Vendite di prodotti non inserite nelle registrazioni di magazzino •Registrazione inaccurata delle vendite dei prodotti può portare a financial reports inaccurati Slide 41 Rischi operativi •Eccessivo costo di movimentazione dei materiali, contribuisce ad aumentare il costo dei prodotti. •Eccessiva movimentazione dei materiali su lunghe distanze, con più passaggi. •Le risorse utilizzate nella produzione non sono rilevate fino al momento dell’inventario fisico. Slide 42 Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi – materie prime Costi produttivi – semilavorati Costi produttivi – prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Maintenance Standing Data Maintenance Slide 43 Esempi di rettifiche Variazioni nei files dei costi (Costi standard) Variazioni nel MPS (Master Production Schedule) Variazioni nell’Inventory Master (RM, WIP, FG) Variazioni nell’Allocation / Distribution / Overhead Rates Journal entries Slide 44 Processo magazzino Sottoprocessi Costi produttivi – materie prime Costi produttivi – semilavorati Costi produttivi – Prodotti finiti Inventory Release Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Slide 45 Manutenzione dei dati fissi (“Standing Data Maintenance”) • File di costo (Costi standard) • MPS (Master Production Schedule) • Inventory Master (RM, WIP, FG) • Overhead Rates • Inventory Reports Slide 46 Ruoli e responsabilità Costi produttivi – materie prime Produzione Costi produttivi – semilavorati Costi produttivi – prodotti finiti Inventory Release Magazzino Adjustments & Ledger Maintenance Standing Data Maintenance Contabilità Slide 47 Processo magazzino / Costi dei prodotti venduti – Financial diagramma di flusso - collegamento ai conti Statements ERP system Inventory (BS) Raw Material WIP (BS) (BS) DR DR Finished Goods (BS) DR Production costs Production costs Production costs Raw Materials Work in Progress Finished Goods ERP system ERP system ERP system Purchasing Payroll Fixed Asset Master data (Inventory/Costs of production) ERP system Cost of goods sold (BS) CR -FG DR - CGS Inventory Release ERP system Revenue Slide 48 Slide 49 Flowchart Processo Descrizione Ufficio Accettazione 3.3 Gestione entrata merce Non appena la merce acquistata dai fornitori arriva nel luogo stabilito per la consegna, viene presa in carico dal personale addetto al ricevimento merci dell’azienda cliente, ispezionata, contata e identificata; a seguito di tali operazioni gli incaricati in argomento provvedono all’emissione di un documento di ricevimento (buono di entrata merce o BEM) relativo alla merce analizzata (la merce in entrata può essere soggetta a collaudo se stabilito dall’Ufficio Qualità) e al suo invio a tutti gli uffici/reparti/magazzini interessati. Gestione entrata merce 3.3 Ufficio Logistica Movimentazioni interne e versamento di prodotti finiti 3.4 3.4 Movimentazioni interne La merce viene progressivamente immessa nel ciclo di trasformazione nel rispetto dei tempi e delle modalità indicate dai programmi di produzione. Tali movimentazioni devono essere debitamente autorizzati e pertanto ogni prelievo / deposito di merce è accompagnato da documenti quali le bolle di prelievo, bolle di trasferimento interno, bolle di scarico magazzino prodotti finiti. Ufficio Logistica Spedizione e uscita merce 3.5 Ufficio Logistica Gestione materiali presso terzi 3.5 Spedizione e uscita merce La merce viene prelevata dal magazzino prodotti finiti (bolle di scarico) e spostata nella zona di spedizione, dove sarà imballata e inviata al cliente. Il personale addetto alle operazioni di spedizione opera sulla base di una lista od ordine di prelievo che deriva da un ordine di vendita emesso dall’Ufficio Commerciale e preventivamente approvato. 3.6 Gestione materiali presso terzi Quando viene spedito del materiale presso terzi viene registrata l’uscita merce in conto lavoro. 3.6 Ufficio Logistica Gestione resi da clienti 3.8 Gestione resi da clienti La merce viene restituita all’azienda congiuntamente al documento di trasporto denominato bolla di reso. Al momento del ricevimento gli addetti del Magazzino contano ed ispezionano la merce in entrata e si procede alla redazione della bolla di entrata merce. L’addetto delle vendite predispone la nota di credito con cui si riconosce al cliente un ammontare pari al controvalore della merce resa. 3.8 Ufficio Logistica Inventario fisico e rettifiche 3.9 Controllo di Gestione Valorizzazione magazzino 3.10 3.9 Inventario fisico Il personale del Magazzino preposto verifica la quantità di beni fisicamente presenti in azienda ad una determinata data al fine di procedere al controllo periodico delle consistenze e di ottenere dati utili alla successiva valorizzazione. Per rilevare la conta fisica effettuata si utilizzano cartellini inventariali prenumerati. Le differenze che scaturiscono dopo l’inventario tra saldi fisici e saldi contabili costituiscono le cosiddette differenze inventariali e possono essere dovute a errori di registrazione, furti, danneggiamenti, etc… In questo caso vengono operate delle rettifiche per allineare i valori fisici e contabili. Possono essere disposti inventari periodici ad hoc su alcune tipologie di merce che il management intende monitorare. 3.10 Valorizzazione magazzino La contabilità di magazzino determina sia in termini di quantità che di controvalore, il volume totale delle giacenze a disposizione dell’azienda e fornisce uno strumento di vigilanza amministrativa sulle stesse. A cadenze predeterminate (ogni trimestre, semestre o ad ogni chiusura di bilancio) viene effettuata la valorizzazione del magazzino secondo il principio di gestione stabilito dal management aziendale in precedenza. E’ valutata l’opportunità di accendere un fondo obsolescenza in base all’analisi effettuata dal Controllo di Gestione. Slide 50 Esempi di Test sui controlli - Transazioni Fasi Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli Financial Statement Assertion IPO E/ C P R C A V C A V R O O D O I beni 1. Entrate potrebbero non essere registrati Utilizzo di documenti prenumerati Verificare l'integrità della per la registrazione di entrata delle sequenza numerica dei merci e di trasferimento interno documenti delle medesime alla produzione Riconciliazione indipendente delle registrazioni di magazzino con i conti di controllo della contabilità industriale e generale Diminuzioni di I magazzinieri sono responsabili 2. per il ricevimento delle merci nel Uscite di magazzino non magazzino magazzi autorizzate no I magazzinieri sono responsabili per l'ottenimento di appropriati documenti attinenti tutte le uscite dal magazzino Confronto periodico tra saldi contabili e fisici Rieseguire le riconciliazioni effettuate (reperformance) a a a a a a a a Osservare, per un campione di documenti di entrata e di trasferimento alla a a produzione, la presenza della sigla/firma dei magazzinieri Verificare, per un campione di rilevazione delle uscite dal magazzino, che sussistano a a documenti di uscita e di trasferimento alla produzione autorizzati Osservazione fisica di alcuni controlli; a a Rieseguire alcuni dei controlli effettuati a a a a a a a Slide 51 Esempi di Test sui controlli - Saldi Fasi Rischio Procedure di conta fisica inaffidabili Punti di controllo necessari Test dei Controlli Separazione delle mansioni Osservazione; di custodia del magazzino e Verifica di mansionari di tenuta delle registrazioni di contabilità di magazzino Adeguate istruzioni Osservazione; inventariali seguite in modo Riesecuzione di alcune appropriato conte fisiche Indagini e correzioni Inventario delle differenze inventariali fisico inadeguate Logica di calcolo inappropiata Metodi di calcolo inappropriati Adeguata documentazione delle differenze inventariali riscontrate e della loro correzione Analisi delle risultanze del controllo; Riesecuzione di alcuni controlli sulle differenze riscontrate Documentazione sulle Inquiry - Confronto con le logiche di calcolo approvata disposizioni dei principi dalla direzione contabili amministrativa Controllo sull'adeguato Test sul funzionamento funzionamento dei software del software di produzione Financial Statement Assertion IPO E/ C P R C A V C A V R O O D O a a a a a a a a a a a a a a a a a a a Slide 52 Esempi di diagrammi di flusso (“Flow Chart”) Flow chart livello 1: Flow chart livello 2: Flow chart livello 3: Slide 53 Segregazione dei compiti (“Segregation of duties”) Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli 1. Separazione tra le attività di autorizzazione alle movimentazione/custodia dei beni e le attività di esecuzione della movimentazione/custodia dei beni Applicazione SOD al Ciclo Magazzino Funzione Spedizione/Acquisti versus Funzione Gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze Funzione Gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze versus Funzione di Contabilità di 2. Separazione tra le attività di esecuzione alle Magazzino e Industriale movimentazione/custodia dei beni e le attività di rilevazione contabile della movimentazione/custodia Funzione di supervisione dell'Inventario fisico versus Funzione di gestione della Produzione e di dei beni medesimi gestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze Funzione di gestione della Produzione versus Funzione Contabilità di Magazzino/ Industriale Funzione di Contabilità Industriale versus 3. Separazione tra le attività di rilevazione contabile e Contabilità Generale le responsabilità operative di gestione Slide 54 Domande? Slide 55