PREFAZIONE E RINGRAZIAMENTI
Questo libretto è il primo risultato di un percorso che mi auguro
pieno di tante altre soddisfazioni. Riassume e diffonde il lavoro di un
gruppo di volontari delle Pro Loco che hanno voluto investire il proprio
tempo nel futuro e nel tentativo di migliorare la propria Associazione.
L’unico fattore in grado di distinguere una località, all’interno
della sterminata offerta turistica veicolata via internet, è oggi la ‘qualità’
e per questo abbiamo sviluppato un percorso che potesse dare senso a
questo termine anche per le Pro Loco. I primi risultati sono dentro a
queste poche pagine che costituiscono una prima breve guida per chi
vorrà provare a migliorarsi.
Per tutto questo devo ringraziare Accademia d’Impresa, a nome
mio e del Comitato Direttivo della Federazione Trentina Pro Loco e
Consorzi, che ha accolto la nostra proposta di utilizzare le sue risorse a
favore del mondo Pro Loco. A questo particolare progetto, supportati dal
direttore della struttura Mauro Leveghi, hanno lavorato Milena
Casagranda, Stefano Pollini, Marica Bertoldi e Cristina Rosati.
Infine voglio ringraziare i generosi volontari delle Pro Loco che
hanno dedicato il loro tempo al ‘pensare’ piuttosto che al fare e che
voglio nominare singolarmente: Gianluca Oliana e Luciano Cont della
Pro Loco di Aldeno, Valentina Lanz della Pro Loco di Ala, Katarzyna
Ragus della Pro Loco di Ravina, Giancarlo Fontana e Wilma Loss della
Pro Loco di Ronco e Sonia Capponi della Pro Loco di Pinzolo. Il lavoro
non è finito qui, direi che questo è solo l’inizio.
IL PRESIDENTE
Armando Pederzolli
Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
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Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
INTRODUZIONE
Il Progetto Qualità Pro Loco nasce per stimolare le associazioni
Pro Loco a riflettere sul proprio modo di operare, per poterlo confrontare
e migliorare all’interno di un sistema che ospita, ogni anno, più di
4.000.000 di turisti. Le Pro Loco ‘colorano’ la vacanza dei visitatori per
trasformarla in un’esperienza da ricordare e ripetere. Quello che le Pro
Loco decidono di offrire sarà ciò che i turisti e i visitatori vedranno di
quel territorio, un’immagine che dovrà essere continuamente costruita e
verificata anche tenendo conto delle tendenze del turismo moderno
all’interno delle necessità della comunità più in generale.
Obiettivi generali del progetto
Il progetto Qualità Pro Loco nasce per esplorare la possibilità
migliorare e consolidare alcune capacità nell’organizzazione di eventi a
partire dall’analisi delle proprie esperienze. Il percorso formativo
costruito per l’occasione sottolinea l’importanza di dotarsi di un sistema
di auto-valutazione degli eventi che le Pro Loco possano trovare utile per
condurre una riflessione sul proprio modo di fare.
Valutare per dare valore
Per valutazione non si intende qui l’attribuzione di un ‘voto’ come
a scuola, ovvero il giudizio su di una prestazione. Per valutazione si
intende il modo di “dare valore”, il tentativo di misurare qualche cosa
per poter vedere la sua efficacia e/o la sua evoluzione nel tempo. La
valutazione permette inoltre di stabilire dei criteri per confrontare tra loro
i vari progetti che la stessa Pro Loco propone, o ancora di confrontarli
con quelli di qualche altra associazione. Complessivamente la
valutazione è un modo tra i tanti di analizzare e dare forma alla qualità
del modo di costruire e realizzare gli eventi.
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Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
Valutar-si
Dotarsi di un sistema di valutazione significa costruire una
modalità condivisa di vedere ed analizzare la propria attività. Dotarsi di
strumenti di misura aiuta a non fermarsi alle apparenze, aiuta a prendere
in considerazione più di un aspetto e a capire che cosa può essere
migliorato. Nessuno ci può dire da fuori che cosa fare, possiamo invece
imparare noi ad utilizzare strumenti che ce lo facciano scoprire
autonomamente, degli strumenti che ci aiutino a individuare dei paletti,
dei criteri su cui concentrare l’attenzione, che possono anche essere utili
a leggere e a far evolvere il modo di fare di una Pro Loco.
Un ‘sistema’ di valutazione
Questo processo può essere molto utile alle singole associazioni
ma aumenta la propria utilità se diventa un sistema di valutazione utile
per tutte le Pro Loco. Quando si estende, un sistema di valutazione
condiviso permette a chi lo utilizza di comprendere le modalità di lavoro
degli altri utilizzatori. Permette inoltre di valorizzare e rendere distintivo
il proprio modo di operare, di capire quali sono le proprie peculiarità e le
proprie modalità di intervenire sul territorio. Così le Pro Loco possono
costruire un linguaggio comune, possono dialogare riuscendo a percepire
che cosa fa l’altro e scambiarsi idee e prassi, e soprattutto possono
lavorare con un’attenzione rinnovata verso il territorio.
La valutazione può essere solo autovalutazione
Questo sistema di valutazione attualmente non esiste per le Pro
Loco e non è possibile importarlo dall’esterno; deve quindi essere
inventato dai protagonisti del sistema stesso sulla base di ciò che loro
ritengono vada misurato. Abbiamo però delle esperienze in altri contesti,
degli esempi positivi che possiamo utilizzare per analizzare i nostri
modi, esempi che naturalmente dovranno essere riadattati e in molti casi
anche identificati ad hoc.
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Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
L’arte del misurare
Non è sempre facile sapere cosa misurare e altrettanto complesso
può essere comprendere che cosa quella misura indica. E’ necessario
capire che cosa vuol dire ad esempio avere tanti incassi ad una festa,
oppure pensare a cosa significa avere tanti partecipanti. Il percorso
formativo intrapreso ha voluto proporre la costruzione di un metodo che
permettesse di capire i numerosi segnali che si possono captare nella
realizzazione di un evento e che spesso sono coperti dall’importanza che
viene attribuita ad un insieme ristretto di aspetti, su cui però spesso si
basa l’intera valutazione dell’evento e si basano le idee di riproposta
dello stesso.
LA VALUTAZIONE
IMPRESSIONE
SENSAZIONI
SOMMARIA
POCHE VARIABILI
SENZA INDICATORI
NON VERIFICABILE
NON CONDIVISIBILE
GENERALIZZAZIONE
METODO
STRUMENTI
ARTICOLATA
MOLTE VARIABILI
INDICATORI RAGIONATI
VARIFICABILE
COMPRENSIBILE PER ALTRI
COMUNICABILE
BASE DECISIONALE
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Il percorso proposto non è stata una classica esperienza didattica
ma un progetto sperimentale partito dall’esperienza dei partecipanti che
ha analizzato eventi già proposti e applicato a questi gli strumenti
realizzati.
I contenuti
I contenuti teorici che sono stati presentati ai partecipanti hanno
riguardato tre aree particolari all’interno del processo di organizzazione
di un evento: sono stati considerati i contenuti della progettazione
dell’evento, della sua gestione e del network che si rende utile al
raggiungimento dei propri scopi. Dopo questa prima fase si è proceduto
alla costruzione di strumenti che fossero in grado di raccogliere le
osservazioni e che ne permettessero un successivo utilizzo.
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Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
GLI STRUMENTI UTLIZZATI
Il piano di progetto
E’ stato proposto ai partecipanti di provare ad utilizzare un piano
di progetto in cui specificare in modo chiaro gli obiettivi e il senso
dell’evento, l’articolazione dell’evento, i compiti di ognuno, i costi, gli
eventuali rischi e le modalità di valutazione;
Elementi
1. Scopo dell’evento
2. Articolazione dell’attività
3. Risorse
4. Assegnazione
5. Coordinamento
6. Rischi
7. Costi
Descrizione
Definire gli obiettivi del progetto: vanno
presidiati e controllati nel corso di tutto
il progetto
Quali sono le attività da svolgere e in che
sequenza: prima durante e dopo.
Persone, tecnologie, materiali impiegati
nel progetto. Vanno descritte le
caratteristiche, le quantità, il tempo di
impiego e il modo di ottenerle.
Chi fa che cosa: chi è responsabile di
ogni singola attività, come viene
incaricato, coinvolto, responsabilizzato
Quali sono i principali momenti di
coordinamento e di decisione: chi si
occupa di coordinare il progetto. Chi si
occupa di coordinare le singole attività o
i gruppi di persone
Fattori che possono avere effetti negativi
sul raggiungimento degli obiettivi
Quali sono i costi da sostenere,
programmazione e controllo
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Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
Il piano di valutazione del progetto
Parallelamente al piano di progetto è stato proposto di utilizzare
una prima scheda di valutazione in cui specificare le variabili principali
da osservare e tenere sottocontrollo durante l’evento e le domande
domanda da fare: orali in forma di intervista o scritte attraverso un
questionario. E’ importante specificare anche chi si deve occupare di fare
tali domande e di tenere sotto osservazione alcune variabili.
Elementi
1. Scopo dell’evento
2. Articolazione dell’attività
3. Risorse
4. Assegnazione
5. Coordinamento
6. Rischi
7. Costi
Descrizione
variabili da
analizzare
Sono stati raggiunti gli
obiettivi?
E’ stata rispettato il piano
delle attività?
Le risorse erano adeguate
e sono state impiegate
con efficacia?
Le responsabilità
assegnate sono state
recepite ed interpretate
correttamente?
Il coordinamento è stato
efficace?
Sono stati previsti gli
elementi critici? Come
sono stati gestiti?
Quali le spese e quali i
ricavi?
Per dare una validità pratica al piano di valutazione è stato
necessario strutturare una griglia articolata che prendesse in
considerazione un livello di analisi più approfondito e allo stesso tempo
più concreto. In particolare era necessario andare ad individuare che cosa
si voleva misurare e che cosa indicassero questi valori:
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Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
La griglia di valutazione dell’evento
Dati qualitativi
SONO STATI RAGGIUNTI GLI OBIETTIVI DEL PIANO PROGETTO?
Si
In parte
No
Perché in parte? Perché no?
Obiettivo 1:………………
Obiettivo 2:………………
Strumenti
Due o tre domande poste da circa 5 persone del gruppo di
organizzazione dell’evento, ad almeno 3 fruitori (nb: attenzione a
individuare correttamente il target)
Indicatori
l’opinione dei fruitori rispetto all’esperienza (legame tra il tema e
l’obiettivo)
lo stato d’animo delle persone
………………………………..
RISULTATI DIVERSI DAGLI OBIETTIVI DEL PROGETTO, NON PREVISTI
Positivo/negativo?................................................................
Risultato 1:…………………
Da valorizzare o da eliminare?.............................................
Positivo/negativo?................................................................
Risultato 2: ………………...
Da valorizzare o da eliminare?.............................................
LE RELAZIONI CRITICHE
Relazione con:…………….
(ripetere per ogni partner)
Nuova/ non nuova?
Tipo di partner (comune, ass…)
Con che ruolo è intervenuto?
Presenza positiva o negativa? Perché?
Da riattivare? (si/no)
IDEE PER LA PROSSIMA EDIZIONE
Cosa inserire?
Cosa eliminare?
Cosa cambiare?
Perché?
COME SONO STATE PERCEPITE LE COSE NUOVE
Capire se dalle domande poste agli intervistati viene
nominata la novità e poi in che termini ne parlano
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Dati Quantitativi
Affluenza e costi
Affluenza (N° persone)
Chi partecipa (Target)
Come partecipa(Coinvolto?)
Costi preventivati
Costi complessivi
Copertura sponsor
Attività organizzative
Il programma dell’evento è
stato realizzato:
Tutto
%
Attività logistiche
Luogo dell’evento
infrastrutture
raggiungibilità
sicurezza
servizi
immagine
Attività di ristorazione
Quante persone?
Miglioramenti possibili
Attività tecnico-allestitive
Persone che lavorano
Tempi di preparazione
Tempi smontaggio
Quante persone?
Quanto tempo?
Quanto tempo?
Attività di comunicazione
Materiale stampato
Pubblicità
Quanto?
Di che tipo?
Attività reperimento e
gestione risorse-finanziarie
Chi sono i finanziatori?
Attività amministrative
Autorizzazioni
Compensi
Assicurazioni
Accordi con gli artisti
(compensi, contratti…)
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Novità?
Sufficiente?
Sufficiente?
Sufficiente?
Sufficiente?
Sufficiente?
Efficace?
Efficace?
Miglioramenti possibili
Miglioramenti possibili
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Problemi riscontrati
Problemi incontrati
Di che tipo?
Come sono
stati affrontati?
Risolti?
Risolti in
parte?
Logistici
Tecnico- allestitivi
Organizzativi
Comunicazione
Amministrazione
Personale
Gli strumenti sono stati costruiti in aula e sono stati poi utilizzati
direttamente dai partecipanti per la progettazione e la valutazione di uno
degli eventi organizzati durante l’estate. Il grado di applicazione di
questi è stato differenziato ma tutti i partecipanti ne hanno riconosciuto il
valore. In particolare i partecipanti sono riusciti a fissare alcuni punti su
cui non avrebbero mai potuto fare delle considerazione senza una lavoro
che precedesse l’evento e che fosse concluso a posteriori con una
riflessione.
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Una parentesi: strumenti e organizzazione
Riportiamo in questo riquadro alcuni dati raccolti dalla
Federazione grazie ad un questionario inviato alle Pro Loco nel mese di
settembre del 2008. L’elemento organizzativo spicca come possibile
campo di miglioramento secondo il 45% delle Pro Loco ed è al terzo
posto tra le questioni urgenti. Gli strumenti utilizzati hanno influito
fortemente sull’attribuzione dei compiti e dei ruoli, ‘chi fa cosa?’ è stata
una domanda a cui non è sempre stato facile rispondere.
elementi da migliorare
b- la distribuzione dei compiti e dei ruoli
45%
a- la quantità e le strategie di finanziamento
45%
d- l’organizzazione degli eventi
38%
h- i rapporti con il Consorzio Pro Loco
33%
f- i rapporti con le Apt
32%
g- i rapporti con il paese
26%
e- il ricambio generazionale
22%
c- i rapporti con il comune
18%
questioni urgenti
e- il ricambio generazionale
a- la quantità e le strategie di finanziamento
b- la distribuzione dei compiti e dei ruoli
12
51%
30%
28%
g- i rapporti con il paese
22%
f- i rapporti con le Apt
20%
d- l’organizzazione degli eventi
19%
c- i rapporti con il comune
16%
h- i rapporti con il Consorzio Pro Loco
7%
Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
I PRIMI RISULTATI
Nella prima fase di aula si è verificato che le Pro Loco sono molto
attente al processo di valutazione dei propri eventi ma risentono della
mancanza di un metodo valido, riconosciuto e condiviso che possa essere
utilizzato. Non è stato difficile lavorare su alcuni temi cari
all’organizzazione degli eventi attraverso i contenuti teorici della
progettazione e della gestione degli eventi che hanno arricchito il
bagaglio di conoscenze dei partecipanti. I partecipanti hanno scoperto
che esiste un insieme di nozioni teoriche sull’organizzazione degli eventi
che ha strutturato da tempo i suoi contenuti, dando particolare rilievo a
come si collabora con le altre entità del territorio coinvolte negli eventi.
La necessità di dedicare del tempo alla costruzione e
strutturazione di strumenti ha messo in luce che solitamente molto spazio
viene dato all’operatività e una porzione marginale di energie viene
invece dedicata alla condivisione e alla riflessione sui risultati del
proprio operato. Esiste uno sbilanciamento forte dell’organizzazione
dell’evento sulla fase operativa mentre le altre fasi vengono considerate
molto meno importanti.
Valutazione
Realizzazione
Ideazione
Pianificazione
L’utilizzo di strumenti come il piano di progetto e la scheda di
valutazione ha permesso alle persone che lavorano all’interno della Pro
Loco di condividere con gli altri alcune considerazioni sull’andamento
dell’evento. I dati raccolti e strutturati grazie all’utilizzo degli strumenti
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Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
costruiti hanno costituito una base comune e condivisa sulla quale
ragionare. L’oggetto di discussione nei direttivi delle Pro Loco è, a volte,
difficile da individuare e da focalizzare e la formalizzazione di alcuni
strumenti è stata ritenuta utile in questo senso.
La costruzione di strumenti ha permesso di concentrasi su un
numero più alto di elementi e di soffermarsi sopra questi con maggiore
facilità. Aver fissato questi punti ed averne intrapreso una discussione ha
permesso di spostarsi da una valutazione fatta di impressioni e
sensazioni ad una valutazione ragionata dalla quale trarre qualche
elemento in più per il futuro.
La formalizzazione dei dati raccolti ha inoltre permesso di
ipotizzare spiegazioni più approfondite del perché un evento è andato
bene o male. La semplice impressione rendeva particolarmente difficile
il passaggio al livello successivo che consiste di solito nel ‘tentare una
spiegazione di quello che è successo’. Una valutazione fatta in modo
approssimativo non permette nemmeno di avere chiaro ‘cosa’ è
successo’, ed ogni tentativo di capire ‘perché’ è successo è inutile se
fondato su una simile premessa. Un quadro più strutturato e condiviso
della realtà dell’evento permette invece di dare per consolidato e comune
a tutti almeno ‘ciò che è successo’ e permette di intavolare una
discussione sulle possibili motivazioni di quanto accaduto perché ci aiuta
a costruire un linguaggio comune che abbia dei significati condivisi da
tutti. In questo processo ha avuto un ruolo fondamentale la necessità di
scrivere le cose ai fini dell’utilizzo di un metodo. La Pro Loco fanne
spesso troppo affidamento alla memoria individuale e si preoccupano
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Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
poco dell’importanza che ha lasciare un segno o una memoria scritta
condivisa.
Per arrivare a costruire questo insieme di oggetti del ‘discutere’ è
necessario lavorare in gruppo. Stiamo ora parlando di un passaggio
delicato che dovrebbe a nostro avviso costituire l’anima della vita
associativa. Un’associazione è in sostanza un gruppo di persone che si
mettono insieme per perseguire degli scopi comuni e tali scopi
dovrebbero essere condivisi da tutti i soci, per lo meno dal direttivo. Il
ristretto numero di Pro Loco che ha composto il gruppo di lavoro ha
rivelato che quello della condivisione e della riflessione sarebbe un
comportamento da tenere in tutte le fasi che costituiscono gli eventi.
Realizzazione
Pianificazione
Valutazione
Ideazione
Nella figura vediamo che tipo di rappresentazione del processo
emerge dal gruppo di lavoro quando si parla di un evento. Il momento
critico di condivisione e riflessione sui risultati è ciò che rappresentiamo
nel disegno con una ‘incerta linea tratteggiata’. Che rapporto c’è tra la
valutazione e l’ideazione di un evento, ad esempio per un’eventuale
riedizione? E’ stato molto difficile, per le Pro Loco che hanno
partecipato, utilizzare i dati raccolti per fare una valutazione che andasse
oltre quella personale e quindi fare in modo che questa diventasse
materiale di lavoro per tutto il gruppo. Ancora più difficile portare i
risultati al di fuori dei confini dell’associazione, ai finanziatori, ai
partner, valorizzando il fatto che il nome di queste Associazioni è ‘Pro
Loco’, e che quindi il ‘luogo’ deve essere sempre un elemento vivo e di
valore. La valutazione sembrava avere all’inizio, per i partecipanti, un
utilizzo più dal punto di vista tecnico logistico che dal punto di vista
dello stimolo alla riflessione. Inoltre c’è una tendenza a ritardare questo
tipo di lavoro, a rimandarlo nel tempo rischiando quindi di perdere i dati
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Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
raccolti o di banalizzare la particolarità di ogni specifica situazione.
L’effetto del ricordo tende poi a limare i possibili spigoli problematici
dell’accaduto e ad uniformare il singolo eventi a tutti gli altri realizzati in
passato.
Cosa è emerso da chi ha tentato di fare questo tipo di sforzo, cioè
da chi ha provato in qualche modo a chiudere il circuito collegando la
fase di valutazione con quella dell’ideazione?
E’ chiaro che una fase di condivisione e riflessione basata su una
valutazione deve trovare origine fin dalla prima ideazione dell’evento. E’
pressoché impossibile valutare un evento solo ed esclusivamente ex post
poiché gli strumenti che si costruiscono in questo caso rischiano solo di
mostrare che le cose sono andate proprio come si voleva. Per fare una
valutazione degli obiettivi bisogna fissare quelli che ci prefiggiamo e
verificare, dopo la realizzazione di un evento, se li abbiamo raggiunti o
meno, diversamente sarebbe difficile avere un qualche riferimento valido
rispetto alla situazione di partenza.
Per fare alcuni esempi elenchiamo degli aspetti che sono stati
oggetto di valutazione, condivisione e riflessione.
I destinatari degli eventi
E’ importante tenere conto del legame che unisce i destinatari
dell’evento, il tipo di proposta e la modalità di coinvolgimento delle
persone. Ogni possibile tipologia di partecipante agli eventi ha esigenze
diverse legate alla sua età, alla sua provenienza e a tante altre variabili.
La tipologia di proposta non può essere slegata a chi vi partecipa e si è
visto che le persone sono più interessate quando possono fare
un’esperienza diretta di qualche tipo.
I partner
Qualunque altra associazione, organizzazione, ditta o
amministrazione comunale con cui abbiamo rapporti va coinvolta in tutte
le fasi di realizzazione, dall’ideazione alla valutazione, condividendo
problematiche e risultati. E’ meglio chiarire fin dall’inizio con quale
ruolo i partner prendono parte ai nostri progetti ed è bene sapere che
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Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
dividere con loro dei risultati positivi è il primo passo per costruire una
relazione che ha un futuro.
Le richieste della comunità
E’ importante ascoltare le richieste e segnali delle persone e del
territorio ma non bisogna fare in modo che le motivazioni del nostro
operato siano solo interne od esterne all’associazione. La Pro Loco non
deve fare tutto ciò che le viene richiesto dalla comunità piuttosto deve
riuscire ad integrare le richieste di quest’ultima con gli scopi e gli
obiettivi dell’associazione.
L’organizzazione
Le Pro Loco hanno il difficile compito di distribuire i compiti e i
ruoli al loro interno. Concentrare il lavoro su pochi sovraccarica di
impegni un ristretto numero di persone e sminuisce il ruolo, la
disponibilità e l’impegno dei numerosi soci su cui si potrebbe contare.
Pensare ai ruoli e al chi fa cosa è un modo per strutturare meglio
l’organizzazione.
Pianificazione
Realizzazione
Ideazione
Valutazione
Condivisione e Riflessione
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Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
CONCLUSIONI
L’intento principale del percorso era quello di proporre ai
partecipanti un metodo che potesse essere utile alle Pro loco nello
svolgimento delle loro attività. In particolare è emersa l’importanza di
alcuni passaggi sui quali la valutazione ha insistito per sua natura viste le
modalità in cui è stata proposta. Non si tratta di fasi che hanno una
sequenza cronologica ma di un breve elenco di ‘attenzioni’ che se
continuamente poste possono notevolmente migliorare sia la vita delle
associazioni in generale sia la qualità degli eventi organizzati. Si tratta di
fasi che andiamo a descrivere di seguito.
Esplicitare
Molte domande rimangono di solito implicite nella vita delle
associazioni Pro Loco. Tutti danno per scontato di essere lì per un
motivo preciso ma quando è ora di raccontarlo questo ‘perché’ rimane
vago e non ben precisato. A volte si è l’ perché la Pro Loco esiste da
cent’anni, a volte non si sa bene perché si è lì. La domanda ‘perché
siamo qui’ influenza inevitabilmente la qualità della vita associativa e
degli eventi. Quando questo perchè non è chiaro diventa impossibile dare
un senso a tutto ciò che si fa e nemmeno all’esterno il senso del nostro
operato verrà compreso. Perché facciamo questa festa? Quali sono gli
obiettivi di questa festa? Per chi la facciamo? Tutte queste domande
vengono stimolate da qualunque processo di valutazione minimamente
strutturato e se ben poste permettono di allineare e correggere ciò che nel
tempo può anche diventare ‘senza senso’.
Formalizzare
La necessità di formalizzare quanto deciso e programmato in sede
di ideazione dell’evento ha messo l’accento sull’utilità di una memoria
scritta degli eventi. Formalizzare quello che facciamo permette inoltre di
guardarsi in una prospettiva storica, permette di vedere se l’associazione
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Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
sta navigando verso quanto si era proposta rispetto ad un tempo passato,
permette appunto di valutare più in generale se gli obiettivi sono stati
raggiunti. Inoltre, lo sforzo di scrivere le cose ci obbliga a tradurre in
linguaggio tutto ciò che si vuole fare, ci obbliga ad esplicitarlo attraverso
le parole e lo rende quindi comunicabile agli altri. In questo modo quello
che facciamo o siamo può essere comunicato e può diventare patrimonio
della comunità più allargata. A conferma dell’importanza di questo
elemento c’è il fatto che le Pro Loco si lamentano di essere poco
conosciute dalla propria comunità ma non riescono ma a valutare che
cosa hanno fatto per farsi conoscere ed apprezzare.
Ascoltare e condividere
Questo termine emerge dalle considerazioni fatte sul percorso
riguarda alla messa in gioco dei risultati. Alla fine di un evento ci si
trova a dover tirare delle conclusioni. E’ molto importante che tale
valutazione non rimanga di conoscenza solo di pochi ma che diventi
patrimonio almeno della Pro Loco e di tutti quelli che hanno contribuito
alla realizzazione dell’evento. Questo non è sempre facile perché si tende
a proteggere il proprio operato dal giudizio degli altri piuttosto che
utilizzare le osservazioni come spunto per migliorare. Non si può tuttavia
negare che dai partner o dai fruitori degli eventi possano provenire delle
indicazioni interessanti, suggerimenti che non devono stravolgere
completamente il senso di quello che facciamo ma che possono renderlo
migliore e più partecipato da parte della comunità. Forse sarebbe utile
integrare quello che dall’esterno pensano delle Pro loco e quello
dall’interno esse sono riuscite a valutare. Dal confronto di queste due
fotografie si può ricavare un’immagine più ricca di come si è, come
mediazione tra quello che ci vedono gli altri e quello che si crede di
essere.
Innovare
Le Pro Loco sperimentano idee, alcune maturano e diventano
eventi anche promozionabili, altre scemano, cambiano e si trasformano
di continuo. Tutte le volte si cerca di rimettere insieme le poche risorse
economiche e le risorse umane del volontariato in modo da ottenere
qualche cosa di bello. Innovazione non è aggiungere un dettaglio mai
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Federazione Trentina Pro Loco e Consorzi & Accademia d’Impresa - Progetto Qualità Pro Loco – Novembre 2008
usato prima ma organizzare e mettere in relazione le risorse in modo
diverso. L’innovazione non sta quindi nell’avere più soldi o in chissà
quale altra ‘cosa’, la novità emerge quando si riesce a modificare anche
di poco un sistema, a farlo spostare di poco da una situazione troppo
stabile o che non è capace di evolvere in qualche cosa di nuovo.
L’importante è cercare di governare questo spostamento, cercare di farlo
corrispondere a degli obiettivi ragionati e non lasciarlo al puro caso,
altrimenti abbiamo un cambiamento di qualche tipo ma del quale non
riusciamo a comprendere la natura. L’innovazione c’è solo se abbiamo
valutato, se abbiamo realizzato un sogno o se abbiamo scoperto qualche
cosa di nuovo rispetto a un obiettivo imprevisto. D’altro canto, se non
valutiamo rischiamo ogni volta di partire da zero con le esperienze
rischiando di ripetere all’infinito gli stessi errori o di scontrarci, ad un
certo punto, con un problema che si è fatto troppo grande.
La gestione dell’evento
Piano di progetto:
Fase 1:
IDEAZIONE
Confronto con il Direttivo
e informalmente con
stakeholder
1.
Riunione di condivisione e
prog. valutazione (scheda)
2.
Comunicazione stakeholder
Fase 2:
Fase 3:
Fase 4:
ATTIVAZIONE
PIANIFICAZIONE
ATTUAZIONE
1. Riunione con il Gruppo di lavoro (scheda di
valutazione)
2.diffusione con stakeholder
Valutazione sul campo
Fase 5:
VALUTAZIONE
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