I-care srl
via Enrico Fermi 5/A
25087 Salò BS
Italia
Caso Studio: Libretti di impianto delle apparecchiature
soggette alla dichiarazione FGAS
Gestione e
ottimizzazione della
gestione documentale
aziendale, con
riferimento alle
dichiarazioni FGAS
“La
gestione dei libretti di impianto delle apparecchiature soggette alla
dichiarazione FGAS”
PROFILO DEL CLIENTE
Il cliente seguito in questo progetto da I-Care è una
società multinazionale con 3000 libretti di impianto da
gestire, di cui 2000 da FGAS.
NECESSITA’ DEL CLIENTE
L’esigenza del cliente è stata quella di gestire in maniera
corretta e puntuale la documentazione e i libretti di
impianto, in particolar modo i documenti da riversare
verso Enti terzi. Nel caso specifico di parla dei dati FGas
verso ISPRA, dove il decreto del Presidente della
Repubblica del 16 Aprile 2013, n. 74 (Regolamento
recante definizione dei criteri generali in materia di
esercizio, conduzione, controllo, manutenzione e
ispezione degli impianti termici per la climatizzazione
invernale ed estiva degli edifici e per la preparazione
T : 0365/44.88.70
F : 0444/183.0484
dell'acqua calda per usi igienici sanitari) e visto il decreto
del 10 Febbraio 2014 (Modelli di libretto di impianto per
la climatizzazione e di rapporto di efficienza energetica
di cui al decreto del Presidente della Repubblica n.
74/2013).
Le apparecchiature fisse oggetto di questo tipo di
dichiarazione devono contenere 3 kg o più di gas
fluorurati ed appartenere ad una delle seguenti
categorie: refrigerazione, condizionamento dell’aria,
pompe di calore o sistemi di protezione antincendio.
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LA SOLUZIONE PROPOSTA DA I-CARE
La soluzione proposta ed applicata da I-Care è stata
quella di creare un portale web di semplice approccio in
grado di soddisfare le richieste del cliente e supportare
lo stesso nella fase di implementazione della struttura
iniziale.
La prima fase del progetto è stata appunto di
affiancamento al cliente nel reperimento, convalida e
digitalizzazione dell’intero parco di libretti di impianto
soggetti alla suddetta dichiarazione. La seconda fase,
invece, ha visto l’implementazione ed il caricamento dei
documenti reperiti all’interno dello strumento web.
Il portale sviluppato ha al centro del suo flusso di lavoro
la scheda anagrafica del libretto, questa scheda
elettronica permette di visualizzare in maniera rapida le
informazioni chiave contenute nel libretto, aspetto
fondamentale nell’applicazione dal cliente che
richiedeva un’interfaccia rapida ed intuitiva che
riportasse le quantità di gas fluorurato reintegrato o
eliminato nelle diverse apparecchiature.
La gestione delle revisioni degli stessi libretti è stata
automatizzata grazie ad un algoritmo che permette di
assegnare ai diversi documenti la nomenclatura propria
che si aggiorna secondo una codifica numerica
progressiva. Grazie a questo sistema di archiviazione è
stata facilitata e velocizzata la reperibilità di ogni
revisione del libretto d’impianto.
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L’ulteriore sviluppo del portale web è stato quello di
introdurre la possibilità al cliente di gestire le date di
scadenza dei libretti d’impianto notificate con un
preavviso certo.
L’insieme dei libretti in formato elettronico è infine
archiviato in una cartella repository presente nel portale
web, oppure all’interno del server aziendale del cliente.
L’ultima fase del progetto seguito da I-Care è stata un
periodo di formazione al personale addetto a questo tipo
di attività, in modo tale da lasciare in eredità al cliente
una procedura univoca e condivisa per dare continuità al
progetto.
MIGLIORAMENTI CONSEGUITI
La gestione documentale dei libretti di impianto ha
portato immediatamente i seguenti benefici:
 disciplinare, ordinare e rendere disponibili in
formato elettronico ogni revisione del libretto
d'impianto;
 rendere efficiente ed efficace il criterio di gestione e
reperibilità dei libretti;
 assicurare un archivio elettronico ordinato, completo,
affidabile e condiviso.
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L’approccio di I-Care ha inoltre permesso al Cliente di
conseguire un risparmio economico e di tempo. Infatti
secondo il decreto 517/2014 ogni azienda deve
dichiarare le apparecchiature contenenti gas fluorurato
installate attraverso il portale web FGas di ISPRA entro
il 31 Maggio 2016, senza il supporto del portale web
questa attività può essere molto dispendiosa a livello di
tempo e conseguentemente a livello economico,
specialmente per una grande realtà, in quanto è
richiesta la compilazione di più fogli Excel riportanti i dati
dell’azienda e delle apparecchiature installate. Grazie al
portale web ideato da I-Care è possibile gestire i dati di
carico e scarico dei gas fluorurati e generare, quando
richiesto dall'utente, un file Excel secondo il format
ISPRA da utilizzare direttamente per il caricamento
massivo tramite il portale web di FGas. Risparmiando
tempo, costi ed uniformando la propria documentazione
secondo le norme di legge.
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RISULTATI CONSEGUITI
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Efficacia nella gestione dei
documenti
Semplicità nel reperimento delle
informazioni chiave dei
documenti
Risparmio nelle tempistiche di
completamento delle
dichiarazioni richieste
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