Azienda ULSS n.8 - Asolo
Dal documento cartaceo
al documento digitale:
Un nuovo archivio amministrativo
e clinico dell’Azienda ULSS n. 8 di
Asolo
Lo stato attuale degli Archivi
La documentazione risulta oggi archiviata in più sedi:
Numero di
sedi
Metri lineari
Documentazione
amministrativa
14
3.345
Documentazione sanitaria
2
1.695
Cartelle cliniche (dal 1916)
11
5.771
27
10.811
La premessa progettuale
Trasformare i documenti da fattore non produttivo
in risorsa aziendale attraverso:
la conservazione appropriata ed unificata del
cartaceo;
la consultabilità effettiva dei documenti;
la dematerializzazione dei documenti clinici.

Una partnership pubblico-privata per il
work flow documentale aziendale


Per la gestione dell’Archivio, l’azienda ULSS ha
affidato alcune fasi tecnologiche ed operative ad un
partner privato INTEMA Srl – Smartpaper, che ha
specifico know-how nell’ICT dell’ambito sanitario e
nell’archiviazione ottica di documenti.
Con tale partnership l’ULSS ha dato inizio
dall’1.1.2004, grazie al protocollo unico informatico,
ad un radicale cambiamento (posta elettronica
certificata, firma digitale, ecc.) nella gestione dei
documenti per pianificare e controllare il flusso
interno.
Il progetto



Gli obiettivi principali:
realizzazione di un archivio centralizzato per la
conservazione di tutta la documentazione cartacea
(amministrativa e sanitaria) esistente;
realizzazione di un archivio “digitale” per le cartelle
cliniche (n. 40.000 circa all’anno), quale premessa per
la cartella clinica elettronica
L’archivio centralizzato
Il GANTT attuativo:
 Avvio attività del nuovo archivio centralizzato:
 Maggio 2005;
 Avvio attività dell’archivio digitale:
 Giugno 2005;
 Completamento del conferimento dei documenti e
passaggio a regime dell’archivio digitale:
 Ottobre 2005.
L’archivio centralizzato
La costituzione dell’archivio centralizzato dell’ ULSS
prevede le seguenti fasi:





censimento della documentazione nelle attuali
strutture;
classificazione dei documenti esistenti;
trasferimento fisico dei documenti;
costituzione della banca dati nel nuovo Archivio;
Disattivazione di tutti gli Archivi periferici (n. 16)
L’archivio centralizzato
I vantaggi
I principali vantaggi conseguibili sono:



il recupero degli spazi con armadi compattabili;
la puntuale definizione dei processi gestionali e
dei livelli di servizio;
la maggiore rapidità nel reperimento dei
documenti.
L’archivio “digitale”
Progressiva trasformazione della documentazione
cartacea in formato digitale, attraverso un
processo di dematerializzazione.
Tra i
primi processi di dematerializzazione
previsti nell’ambito della ULSS8 rientra quello
relativo alle cartelle cliniche.
La cartella clinica:






I livelli di servizio
Ritiro documenti dai presidi ospedalieri;
Conservazione e custodia presso l’archivio
centralizzato;
Digitalizzazione della documentazione corrente;
Digitalizzazione on-demand per la
documentazione storica;
Riproduzione della cartella clinica a richiesta
dell’assistito, ecc.;
Consultazione on line da parte dei soggetti
autorizzati.
La cartella clinica: Lo schema funzionale
Formazione della cartella
clinica “digitale”
Riferimento
temporale e
Firma digitale
Cartella clinica
cartacea
Procedura di
memorizzazione
Procedura di
conservazione
Riferimento
temporale e
Firma digitale
Pubblico
ufficiale
Supporto di
conservazione
Responsabile
conservazione
La cartella clinica digitale
I vantaggi
 erogazione di un servizio efficiente e tempestivo per le
esigenze interne di consultazione dei reparti e sale
chirurgiche, day hospital etc.;
 riduzione delle code di lavoro presso l'ufficio archivio;
 riduzione dei rischi di smarrimento, alterazione o
danneggiamento delle cartelle cliniche o delle loro
parti;
 riduzione degli originali smarriti per consultazioni
urgenti dell'originale da parte del personale
sanitario.
La cartella clinica:
Architettura
applicativa
Web-based
l’architettura del sistema
La cartella clinica: Le funzioni

Le principali funzionalità del sistema:

acquisizione dei documenti;

archiviazione documentale;

firma digitale;

consultazione Web .
La cartella clinica
Le funzioni: autenticazione
L’accesso al sistema avviene in modo controllato:
La cartella clinica
Le funzioni: ricerca
La ricerca è semplice ed intuitiva:
La cartella clinica
Le funzioni: ricerca
Il risultato della ricerca consente di individuare il ricovero:
La cartella clinica
Le funzioni: visualizzazione
La visualizzazione della cartella individuata:
La cartella clinica
Le funzioni: log
Conclusioni
L’utilizzo del documento “digitale” e delle
tecnologie per l’informazione nelle attività
gestionali consentono di formare la memoria per
il futuro e pongono le basi per:




elaborazioni statistiche
analisi e ricerche
programmazione e controllo
integrazioni con altri sottosistemi aziendali
FINE