VADEMECUM
SULLA RENDICONTAZIONE DEI PROGETTI
FINANZIATI ALL’INTERNO DELL’INIZIATIVA
COMUNITARIA
INTERREG III A
ITALIA – AUSTRIA 2000 – 2006
(versione 1.0 – 12 dicembre 2005)
Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia
Programma Operativo Interreg III A ITALIA–AUSTRIA 2000/2006
PREMESSA
Il presente VADEMECUM è stato realizzato, riprendendo in larga parte i
contenuti del vademecum predisposto per il PIC Interreg IIIA Italia-Slovenia, a
beneficio dei progetti cofinanziati a valere sul Programma di Iniziativa
comunitaria Interreg III A Italia-Austria 2000-2006, sulla base della normativa
comunitaria vigente in tema di Fondi strutturali e, in particolare, di spese
ammissibili.
I documenti cui si fa riferimento sono i seguenti:
• Regolamento del Consiglio 1260/99 del 21/06/99 recante disposizioni
generali sui Fondi strutturali;
• Regolamento (CE) 1783/99 relativo al FESR;
• Regolamento (CE) 438/01 della Commissione “Recante modalità
d’applicazione del regolamento (CE) 1260/99 del Consiglio per quanto
riguarda i sistemi di gestione e controllo dei contributi concessi nell’ambito
dei fondi strutturali”;
• Regolamento 448/04 della Commissione che modifica il regolamento (CE)
1685/00 per quanto riguarda le norme di ammissibilità al cofinanziamento
da parte dei fondo strutturali e che revoca il Regolamento della
Commissione (CE) 1145/03.
• Regolamento (CE) 1159/00 della Commissione “Relativo alle azioni
informative e pubblicitarie a cura degli Stati membri sugli interventi dei
fondi strutturali”,
• Regolamenti (CE) 69/01 e 70/01 in materia di aiuti di Stato;
• Regolamento (CE) 1681/94 della Commissione “irregolarità e recupero
somme indebitamente pagate”;
• Circolare esplicativa sui controlli del 14/06/2004 della Direzione per le
Relazioni Internazionali e le Autonomie Locali servizio per i Rapporti
Internazionali e l’Integrazione Europea della Regione Autonoma FVG.
La documentazione di riferimento è disponibile sul sito della Regione Friuli
Venezia Giulia www.regione.fvg.it/progcom/progcom.htm (cliccando sul link
‘Interreg IIIA Italia-Austria’).
Lo scopo del VADEMECUM è quello di fornire ai beneficiari finali e/o soggetti
attuatori della Regione Friuli Venezia Giulia (Direzioni e altri soggetti pubblici o
privati) un supporto nella definizione delle metodologie di rendicontazione e,
soprattutto, un’indicazione dell’Unità di Gestione Locale del Friuli Venezia Giulia
(Servizio Rapporti Comunitari e Integrazione Europea) sulle spese ammissibili
al P.I.C. Interreg IIIA Italia Austria 2000-2006.
L’utilizzo del vademecum è obbligatorio a partire dal 1 gennaio 2006,
indipendentemente dalla data dei documenti di spesa.
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Anche a seguito dell’utilizzo da parte dei beneficiari finali di prassi e procedure
non sempre omogenee e coerenti si è voluto, con questo strumento, mettere
ordine cercando di tenere conto delle diverse esigenze dei beneficiari ed
affrontando, in particolare, le voci di spesa che, sulla base dell’esperienza fin
qui maturata, hanno generato maggiore incertezza presso i beneficiari sia
pubblici che privati.
Si è inoltre tentato di adattare il più possibile questo strumento ai progetti
attualmente in corso e alle relative tipologie di beneficiari finali.
La
gestione
amministrativo-fiscale
e
la
relativa
documentazione
utilizzata
per
il
rendiconto,
indipendentemente da quanto esposto nel presente
vademecum, deve in ogni caso rispettare le leggi
(civilistiche, fiscali, ecc.) e i regolamenti comunitari,
nazionali e regionali vigenti, le previsioni dello specifico
bando cui si è risposto e qualsiasi altra norma applicabile
sulla base delle specifiche caratteristiche del beneficiario
finale. Il presente vademecum intende rappresentare una
guida di lettura per queste normative.
Inoltre per la soluzione dei problemi che dovessero
emergere nel corso del programma, l’Autorità di Gestione
potrà, ai sensi delle funzioni attribuitegli dal P.I.C. Interreg
IIIA Italia Austria 2000-2006, emanare circolari o note
esplicative di cui sarà data immediata notizia sul sito
(selezionando
la
www.regione.fvg.it/progcom/progcom.htm
pagina relativa al Programma).
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Parte I
Definizioni generali
1. I BENEFICIARI FINALI
Per beneficiari finali, d’ora innanzi “beneficiari”, si intendendo i soggetti titolari
del contributo a valere sull’Iniziativa Comunitaria Interreg IIIA Italia-Austria
2000-2006.
Coerentemente con quanto stabilito dal Reg. 1260/99: “per beneficiari finali si
intendono gli organismi e le imprese pubbliche o private responsabili della
committenza delle operazioni; nel caso dei regimi di aiuto ai sensi dell’art. 87
del Trattato e di aiuti concessi da organismi designati dagli Stati membri, i
beneficiari finali sono gli organismi che concedono gli aiuti”.
All’interno del PIC Interreg III A Italia-Austria le tipologie di beneficiari sono
individuate,
misura
per
misura,
all’interno
del
Complemento
di
Programmazione e sono poi specificate in ciascun bando. A titolo
esemplificativo si può trattare di soggetti pubblici (quali Enti locali, Istituti
Scolastici, CCIAA, ecc.) oppure di soggetti privati (associazioni, imprese, ATI).
Il soggetto indicato quale beneficiario del contributo è responsabile
della stesura e presentazione del rendiconto finale (e degli eventuali
rendiconti
intermedi)
e
del
monitoraggio
trimestrale
fisico,
procedurale e finanziario.
Nel caso in cui il beneficiario non coincida con il soggetto attuatore
l’individuazione delle responsabilità e la distribuzione dei compiti dovrà essere
individuata da apposita convenzione tra le parti.
2. IL RENDICONTO
Il rendiconto delle spese sostenute è il documento sul quale si basa l’attività di
controllo (in itinere e finale) degli organi competenti e che permette, definito
l’importo speso e riconosciuto come ammissibile, di procedere all’erogazione di
saldi o anticipi (se previsti). Il rendiconto viene di norma predisposto a
conclusione dell’intervento ma può essere richiesto anche a scadenze
prefissate durante la realizzazione (in caso di erogazione a fronte di
avanzamento lavori o per altre motivazioni specifiche). Il decreto di
concessione del contributo contiene, di regola, indicazioni riguardo ai termini e
alle modalità della presentazione del rendiconto. In caso contrario sarà
necessario fare riferimento a quanto previsto nel bando/avviso.
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Costituiscono parte integrante del rendiconto la documentazione a supporto
delle spese sostenute, oltre a tutte le comunicazioni intercorse tra il
beneficiario e la Direzione competente nelle quali siano evidenziate modifiche
relative al budget e/o al contenuto del progetto inizialmente approvato.
Ai fini della dichiarazione di spesa, dovranno essere rendicontate le spese
relative all’intero importo del progetto, compresa la quota di cofinanziamento
del beneficiario. La quota a carico del beneficiario finale va intesa come
cofinanziamento proprio dell’ente e, come tale, non può essere costituita da
altri contributi pubblici espressamente finalizzati all’intervento oggetto del
contributo Interreg IIIA, compresi quelli a valere su altri programmi
comunitari.
Per la presentazione del rendiconto deve essere utilizzato il modello allegato.
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2.1
REQUISITI GENERALI PER L’AMMISSIBILITA’ DELLE SPESE
Le due regole di base cui si deve sempre far riferimento nella predisposizione
dei rendiconti, e da cui discendono tutte le modalità operative e le necessità
documentali indicate nel presente documento, sono, oltre all’ammissibilità della
spesa (rispetto a quanto previsto dal progetto, dal bando e dai regolamenti) e
la conformità alla normativa vigente:
1) la tracciabilità della spesa: i documenti costantemente custoditi dal
beneficiario in apposito fascicolo o presentati per il rendiconto devono
consentire di risalire agevolmente alle spese agli stessi collegate (ad es.
si deve poter facilmente individuare a quali buste paga si riferisce un
bollettino di versamento IRAP);
2) l’effettivo e definitivo sostenimento della spesa alla data della
rendicontazione: la spesa deve corrispondere a dei pagamenti
effettivamente (uscita finanziaria) e definitivamente (risultanti dai libri
contabili, senza possibilità di recupero) sostenuti dal beneficiario.
In linea con la normativa di riferimento possono essere portate a rendiconto
solo spese effettivamente sostenute alla data del rendiconto (intermedio o
finale) e che possiedano le caratteristiche sotto elencate:
a) essere sostenute effettivamente e direttamente per il progetto cofinanziato,
opportunamente documentate e riferite temporalmente al periodo di
attuazione del progetto essere effettuate nel periodo di eleggibilità del
progetto (salvo diverse indicazioni specifiche contenute nel bando di
riferimento);
b) essere sostenute relativamente ad attività realizzate nell’area ammissibile
del Programma (oltre alla Provincia di Udine e alle aree in deroga di
Pordenone e Gorizia, l’area ammissibile è costituita da Veneto e provincia
autonoma di Bolzano, per la parte italiana; Carinzia, Salisburgo e Tirolo, per
la parte austriaca)1;
c) rientrare in una delle categorie di spesa previste dal programma, dal bando
e dal piano finanziario del progetto2;
d) soddisfare il principio di buona gestione finanziaria e di economicità;
1
Qualunque attività fuori area ammissibile, ancorché esplicitamente prevista nella scheda
progettuale, andrà preventivamente autorizzata dal servizio competente.
2
Il piano finanziario del progetto è quello predisposto in fase di presentazione del progetto
eventualmente modificato od integrato con comunicazioni successive che andranno a costituire
parte integrante della documentazione a supporto della rendicontazione. Salvo diverse
disposizioni contenute nel decreto di concessione, le modifiche dovranno essere comunicate
alla Direzione competente nel caso le stesse non siano sostanziali, ed approvate dall’Autorità di
gestione e/o dalla Direzione competente nel caso in cui vadano ad influire sulle attività del
progetto così come descritte nella scheda progettuale.
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e) essere giustificate da documenti di spesa originali che, se possibile,
dovranno riportare nell’oggetto la dicitura “PIC Interreg III A Italia - Austria
2000-2006 progetto titolo ………”;
f) Rispettare le norme vigenti in materia di appalti pubblici, le norme previste
da regolamenti e/o circolari interne e qualsiasi altra norma applicabile alla
fornitura di beni e/o servizi. Gli enti pubblici potranno utilizzare, se esistenti,
i propri regolamenti interni in materia di semplificazione delle procedure di
spesa o fare riferimento alla normativa nazionale o regionale sulla
semplificazione. I regolamenti interni sono parte integrante del rendiconto
e, in quanto tali, devono essere sempre custoditi nel fascicolo dedicato al
progetto. Per quanto riguarda gli enti pubblici, per le spese riferite
all’acquisto di attrezzatura o ogni altro bene/servizio comparabile
esclusivamente in termini di prezzo, è preferibile la richiesta di almeno tre
preventivi. Per quanto riguarda i soggetti privati si potrà procedere agli
acquisti di beni e attrezzature, nonché all’affidamento di incarichi
unicamente previa selezione basata sul confronto di almeno tre preventivi di
spesa forniti da ditte in concorrenza, procedendo quindi alla scelta,
motivata, di quello che per parametri tecnico-economici, appare il più
conveniente. Tale procedura non è da applicarsi per importi complessivi
inferiori a euro 516,00 IVA esclusa (euro cinquecentosedici/00).
In nessun caso sono ammessi costi espressi forfettariamente e/o
come percentuale di voci di costo, salvo il caso specifico riportato nella
sezione ‘Investimenti strutturali e infrastrutturali’.
2.2
DOCUMENTI PER LA RENDICONTAZIONE
I documenti relativi al rendiconto possono essere suddivisi in due categorie:
1) Documenti comprovanti la spesa: fatture o “documenti contabili aventI
forza probatoria equivalente”.
Per “documento contabile avente forza probatoria equivalente” si
intende, nei casi in cui le norme fiscali e contabili nazionali non rendano
pertinente/obbligatoria l’emissione di fattura, ogni documento presentato
per comprovare che la scrittura contabile riflette fedelmente la realtà ed
è conforme alla normativa vigente in materia di contabilità. Tra i
documenti aventi forza probatoria equivalente, emessi da soggetti non
obbligati all’emissione della fattura, si trovano, a titolo esemplificativo, il
cedolino paga, la ricevuta fiscale, lo scontrino fiscale, ecc. Nelle
successive schede saranno esemplificati i documenti tipici di ogni
categoria di spesa.
La ricevuta fiscale deve riportare la data ed i seguenti elementi:
•
ditta, denominazione o ragione sociale, ovvero nome e cognome
delle persone fisiche, domicilio fiscale, partita IVA, ubicazione
dell’esercizio dove è svolta l’attività e di quello dove vengono
conservati i documenti previsti dal decreto;
7
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•
•
natura, qualità e quantità dei beni o servizi prestati;
corrispettivi dovuti comprensivi di IVA.
2) Documenti comprovanti l’effettivo pagamento della spesa. Si riporta di
seguito l’elenco, valido per tutte le categorie di spesa, dei possibili
documenti:
• mandato di pagamento quietanzato dalla tesoreria dell’ente;
• documenti attestanti il versamento degli oneri fiscali, sociali e
assicurativi (DM10, F24, bollettini postali, ecc.)
• se i pagamenti sono effettuati tramite bonifico dovrà essere
allegata a ciascun documento di spesa copia dell’avvenuto bonifico
quietanzato dalla banca. In alcuni casi limitati (ad es. le spese
effettuate via home banking) può essere accettata la copia
dell’ordine di bonifico solo se corredata dal relativo estratto conto
da cui si evince l’effettiva uscita dal conto. In caso di bonifico
cumulativo sul documento dovranno essere riepilogate le voci
rendicontate cui lo stesso si riferisce in modo da consentire un
agevole controllo;
• se il pagamento avviene tramite assegno (di cui si indicheranno gli
estremi sul documento di spesa) sarà necessario allegare copia
dell’estratto conto da cui risulti l’avvenuto pagamento;
• se il pagamento avviene tramite bollettino postale sarà necessario
allegare copia dello stesso;
• se il pagamento avviene in contanti (ammesso solo per pagamenti
inferiori ai 250 euro IVA esclusa) il beneficiario dovrà allegare
dichiarazione liberatoria del fornitore bollata secondo quanto
previsto dalla normativa vigente3 oppure estratto conto da cui
risulti la causale del prelievo di contanti. Non saranno richieste
queste pezze d’appoggio solo per spese di importo esiguo quali
ticket del posteggio, piccola ristorazione per importi inferiori ai 10
Euro IVA esclusa e in casi da definirsi di volta in volta;
• se il pagamento avviene con carta di credito sarà necessario
allegare l’estratto conto.
Tutti i documenti afferenti alle due categorie sopra descritte (in originale o
fotocopia conforme) devono comunque essere sempre disponibili (per eventuali
controlli in loco) all’interno di un fascicolo specifico dedicato esclusivamente al
progetto. Fatte salve diverse previsioni contenute nel decreto di concessione, i
soggetti privati potranno dichiarare la conformità dei documenti mediante
dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà resa ai sensi dell’art. 47 D.P.R.
447/2000. Gli originali devono essere annullati da un timbro riportante la
dicitura “Spesa sostenuta con i fondi del Programma Interreg IIIA ItaliaAustria, progetto titolo ..., per un importo pari a €…”, ed essere facilmente
accessibili in caso di controllo.
3
Si tratta di una dichiarazione rilasciata dal fornitore che certifica che gli importi sono stati
regolarmente pagati in contanti.
8
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I documenti afferenti alle due categorie sopra descritte sono necessari per
tutte le categorie di spesa elencate nella parte II, anche se non esplicitamente
richiamati.
3. SPESE SOSTENUTE DAI PARTNER DEL PROGETTO
In linea generale le spese devono corrispondere a pagamenti eseguiti dai
beneficiari. In alcuni casi possono essere ammissibili anche spese sostenute dai
partner.
I partner possono essere di due tipologie:
1) Partner transfrontaliero austriaco: è il titolare del progetto speculare
austriaco citato nella scheda progettuale. Poiché il requisito
indispensabile affinché un progetto sul versante italiano possa essere
finanziato è l’esistenza di un progetto speculare austriaco finanziato,
non è ammissibile che il progetto italiano rimborsi costi sostenuti dal
partner austriaco nell’ambito della sua (austriaca) parte di competenza.
2) Partner regionali: si tratta di partner ‘associati’ che collaborano alle
attività del progetto. Qualora contribuiscano anche finanziariamente, le
spese sostenute dagli stessi sono ritenute ammissibili se rispettano
ciascuna delle seguenti condizioni:
•
•
•
•
il partner sia indicato nella scheda progettuale approvata;
tra il beneficiario ed il partner venga sottoscritta una convenzione,
redatta
secondo
il
modello
reperibile
sulla
pagina
Internet sopra richiamata, dalla quale risultino le modalità della
collaborazione e gli obblighi a carico di ciascuna delle parti;
le spese sostenute dal/dai partner siano presentate in modo
dettagliato e nel rispetto di quanto previsto dal presente
documento. Il rendiconto del partner, completo dei documenti per
la rendicontazione (fatture, ricevute, buste paga, mandati, estratti
conto, ecc.), costituisce parte integrante del rendiconto finale;
i documenti di spesa siano intestati al partner e le relative spese
siano sostenute direttamente dallo stesso.
Sulla base degli accordi inseriti nella convenzione rispetto alla ripartizione dei
costi del progetto, il beneficiario dovrà provvedere a versare ai partner la
quota parte spettante di contributo.
In sede di rendiconto finale il beneficiario dovrà allegare, oltre alla
documentazione sopra richiamata, anche copia dei mandati/bonifici che
comprovino l’avvenuto trasferimento ai partner della quota di contributo loro
spettante.
Non possono essere considerati partner, anche se citati come tali nella scheda
progettuale, soggetti che hanno nell’attuazione del progetto un ruolo tipico dei
9
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fornitori di beni e servizi che, come tali, emetteranno regolari fatture o
ricevute.
Le prestazioni rese da un qualsiasi altro soggetto austriaco diverso dal partner
sono ammissibili purché riconducibili ad una prestazione di beni o servizi.
4. LE ENTRATE
Per entrate, secondo quanto riportato alla norma n. 2 del Regolamento (CE)
448/04, si intendono le entrate generate da un’operazione durante il periodo
del finanziamento attraverso vendite, attività di noleggio, servizi, tasse di
iscrizione/canoni o altre entrate equivalenti.
Queste entrate rappresentano un introito per il beneficiario finale e riducono
l’importo del finanziamento richiesto per il progetto. Entro il termine di
chiusura dell’intervento queste entrate, la cui composizione deve essere
dettagliata dal beneficiario, devono essere integralmente o proporzionalmente
detratte dalla spesa ammissibile a seconda che siano generate integralmente o
parzialmente dal progetto stesso.
5. IVA ED ALTRE IMPOSTE E TASSE
IVA4
Si tratta di un costo ammissibile solo se si verificano le condizioni di
ammissibilità elencate nella norma n. 7 dell’allegato al regolamento (CE) n.
1685/2000 come modificato e sostituito dall’allegato del regolamento (CE) n.
448/2004, ovvero se tale imposta costituisce un costo non recuperabile
Il Regolamento CE 448/2004 prevede infatti che “l’Iva può costituire una spesa
ammissibile solo se realmente e definitivamente sostenuta dal beneficiario
finale”.
Ai fini della valutazione di ammissibilità dell’IVA è necessario presentare una
dichiarazione, sotto forma di autocertificazione a firma del rappresentante
legale, che certifichi il regime IVA a cui è sottoposto l'Ente beneficiario.
IRAP
Con il D.Lgs n. 446 del 1/12/97 è stata istituita l’Irap. Tale imposta è calcolata
su di una base imponibile costituita, tra l’altro, dalle retribuzioni corrisposte al
personale a qualunque titolo utilizzato o sul valore della produzione netta.
Tale imposta può essere considerata ammissibile per la parte riconducibile
esclusivamente agli oneri derivanti da retribuzioni.
Il beneficiario dovrà inoltre allegare, oltre ai documenti comprovanti il
versamento e le modalità di calcolo, una dichiarazione, sotto forma di
4
Regolamento 448/2004 norma n. 7 “IVA e altre imposte e tasse”
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dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà a firma del rappresentante legale5,
dalla quale risulti che l’IRAP non è stata oggetto di alcuna agevolazione
eventualmente prevista nel periodo in cui la spesa viene sostenuta.
5
Ai sensi dell’Art. 38 del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000, la dichiarazione è sottoscritta
dall’interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritta e inviata unitamente
alla fotocopia non autenticata di un documento d’identità in corso di validità del dichiarante.
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Parte II
Verifica del rendiconto e Analisi delle voci di spesa
ammissibili
1. VERIFICA DEL RENDICONTO
Scopo del controllo del rendiconto è verificare la rispondenza e l’attinenza delle
spese esposte con gli obiettivi del progetto e con le norme vigenti, per
permettere l’identificazione e la quantificazione delle spese ammissibili; sulla
base di tale controllo verrà definito l’importo del saldo da versare al
beneficiario finale.
La verifica amministrativo-contabile del rendiconto è effettuata, nel caso di
beneficiari esterni alla Regione, da personale della Direzione o del Servizio
regionale responsabile dell’attuazione. Per i progetti che prevedono una
Direzione o un Servizio regionale come beneficiario finale, il controllo del
rendiconto sarà effettuato da personale della direzione stessa, ma da un
soggetto diverso da colui che ha istruito la pratica.
In entrambi i casi (beneficiari esterni o coincidenti con la Regione) verrà
redatto da parte della Direzione/Servizio regionale competente un verbale di
collaudo amministrativo da parte di un soggetto diverso dal responsabile
dell’istrutturia dell’operazione in esame (circolare esplicativa sui controlli del
14/06/2004).
Nella presentazione della scheda progettuale i proponenti saranno
tenuti a rispettare le spese ammissibili espressamente previste da
ciascun asse, misura ed azione (per i dettagli si rinvia a quanto
previsto dai singoli bandi e dalle schede di misura riportate nel
Complemento di Programmazione).
La valutazione dell’inammissibilità delle spese può avvenire anche
successivamente all’approvazione del progetto.
2. PERSONALE
COSTI DEL PERSONALE INTERNO
Rientrano in questa categoria le spese relative a personale interno inteso
come:
•
•
personale assunto con contratto a tempo indeterminato;
personale assunto con contratto a tempo determinato;
12
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•
•
personale con contratti di collaborazione coordinata e continuativa (il
personale in collaborazione a progetto viene considerato autonomo e
quindi esterno);
personale con contratti di lavoro interinale.
Le spese per personale sostenute dalle amministrazioni pubbliche sono
ammissibili qualora siano rispettate le seguenti condizioni:
a) si tratti di personale assunto specificatamente per il progetto (contratto a
tempo determinato, contratto di collaborazione coordinata e continuativa,
lavoro interinale);
b) nel caso si tratti di personale a tempo indeterminato o in co.co.co già in
servizio presso le amministrazioni pubbliche titolari del progetto, ferma
restando la necessità di comprovare la spesa, vengano rendicontati
unicamente i costi aggiuntivi direttamente correlati al progetto (straordinari,
progetti obiettivo, viaggi e trasferte, indennità di missione).
Per permettere una chiara e puntuale definizione del rapporto tra personale
impiegato ed attività svolta, le spese relative al costo del personale dovranno
essere corredate, oltre a quanto previsto nella sezione 2 della parte I, da
apposita documentazione che deve comprendere:
•
•
•
•
•
•
lettera d’incarico sottoscritta dal conferente e controfirmata per
accettazione dal lavoratore nella quale siano specificati il ruolo all’interno
del progetto, il costo orario netto, le ore da prestare e il costo totale;
copia del contratto;
cedolini paga rendicontati con l’evidenza dell’importo rendicontato sul
cedolino e derivante dalla moltiplicazione del costo orario netto6 per le ore
prestate nel periodo coperto dal cedolino;
timesheet mensile da cui si desumano le ore attribuite al progetto in
ciascuna giornata;
tabella riassuntiva da cui si desumano:
o tipologia e durata del contratto in essere;
o calcolo del costo orario (a partire dal costo orario netto);
o importo rendicontato a valere su ciascun cedolino derivante dalla
moltiplicazione del costo orario netto per le ore rendicontate nel periodo
del cedolino;
o importo totale rendicontato derivante dalla moltiplicazione del costo
orario lordo per le ore rendicontate nel periodo del cedolino;
o importo rendicontato su eventuali altri documenti (bollettino pagamento
IRAP, ecc.) derivante dalla moltiplicazione della relativa quota oraria per
le ore rendicontate nel periodo del documento (bollettino pagamento
IRAP, ecc.);
dimostrazione
di
avvenuto
pagamento
degli
oneri
oggetto
di
rendicontazione (INPS, INAIL, IRAP, ecc). L’importo rendicontato deve
6
In questo caso il costo orario si intende al netto di tutte le componenti che non sono incluse
nel cedolino (ad es. IRAP, INPS a carico del datore di lavoro, ecc.) e per le quali vanno quindi
fornite le relative pezze d’appoggio.
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•
derivare dalla moltiplicazione della quota del costo orario netto7 (come da
tabella riassuntiva) per le ore prestate nel periodo coperto dal documento8;
dimostrazione di avvenuto pagamento: autodichiarazione in originale del
legale rappresentante del beneficiario sotto forma di dichiarazione
sostitutiva di atto notorio dell’avvenuto pagamento del personale e dei
relativi oneri oggetto di rendiconto (INPS, INAIL, IRAP, ecc) OPPURE
fotocopia della dichiarazione di avvenuto percepimento degli importi del
periodo da parte del lavoratore (bollata secondo le norme vigenti) OPPURE
fotocopia degli estratti conto da cui si desuma l’uscita dell’importo OPPURE
fotocopie delle attestazioni di avvenuto bonifico9.
Determinazione del costo orario per personale interno
Il costo del personale assunto a tempo determinato, indeterminato o con
contratti di collaborazione è dato dalla retribuzione di cui il dipendente
utilizzato è in godimento, rapportata al tempo d’impegno nel progetto.
La base per individuare il costo del personale è rappresentata dalla retribuzione
annua al lordo di oneri diretti, indiretti, TFR e contributi a carico del datore di
lavoro.
Oneri diretti: sono ammissibili solo quegli elementi che caratterizzano il
rapporto in misura stabile e ricorrente (derivanti dai contratti individuali o
collettivi in essere) quali, a titolo esclusivamente esemplificativo, paga base ed
eventuali integrazioni più favorevoli, contingenza, aumento di anzianità,
elemento distintivo della retribuzione, indennità di funzione. Di conseguenza
sono inammissibili gli elementi che rivestono carattere occasionale
(maggiorazione per straordinari, maggiorazione per turni, cottimo, premi di
produzione se considerati come corrispettivo della produttività del singolo,
diarie e trasferte, indennità sostitutive di trasporti e mensa, una tantum,ecc.).
Oneri indiretti: sono ammissibili quando gli stessi misurino benefici dei
lavoratori previsti contrattualmente e specificatamente valutabili. A titolo
esclusivamente esemplificativo possono rientrare in questa categoria le
seguenti componenti: ferie, riposi aggiuntivi per festività soppresse o per
riduzioni di orario di lavoro, festività infrasettimanali, 13ma e 14ma mensilità,
premio produzione se riconosciuto contrattualmente o sostitutivo della 14ma
mensilità. Non sono invece ammissibili: permessi sindacali, permessi per
partecipazione ad assemblea, permessi concessi a lavoratori studenti, assenze
per malattie e infortuni, congedo matrimoniale, maternità.
7
In questo caso il costo orario si intende al netto di tutte le componenti che non sono incluse
nel cedolino (ad es. IRAP, INPS a carico del datore di lavoro, ecc.) e per le quali vanno quindi
fornite le relative pezze d’appoggio.
8
Nel caso il documento (o l’importo pagato) si riferisca a più periodi o a più persone si deve
allegare al documento stesso una tabella esplicativa che consenta di risalire alle modalità di
calcolo dell’importo inserito nell’apposito timbro.
9
Gli estratti conto e i bonifici vanno annullati con l’apposito timbro e con l’indicazione
dell’importo utilizzato: nel caso il documento (o l’importo pagato) si riferisca a più periodi o a
più persone si deve allegare al documento una tabella esplicativa che consenta di risalire alle
modalità di calcolo dell’importo inserito nell’apposito timbro.
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La retribuzione deve essere rapportata alle ore di impegno dedicate al
progetto.
Più precisamente il costo imputabile al progetto è rappresentato dall’importo
totale degli elementi costitutivi della retribuzione in godimento diviso per le ore
lavorative annuali previste dal CCNLL e moltiplicato per il numero di ore di
impegno attribuite al progetto finanziato.
Per i lavoratori in collaborazione coordinata continuativa, se il contratto non
prevede il numero di ore da prestare, si deve utilizzare il numero di ore
previste dal CCNLL, con riferimento alla tipologia di prestazione e al contratto
utilizzato dal beneficiario finale.
Determinazione costo orario
Stip. lordo annuo + quota TFR + quota 13ma e 14ma +maturata + Oneri sociali a carico Ente
n. ore
Importo imputabile al progetto
Costo ora lavorata X n. ore attribuite al progetto
Per la modalità di calcolo degli straordinari si potrà fare riferimento alle
disposizioni vigenti presso ciascun ente.
Nel caso in cui particolari responsabilità fossero attribuite ad un soggetto
nell’ambito del progetto in questione, queste devono risultare da chiare
deleghe di attribuzione.
Il beneficiario è tenuto ad organizzare un sistema di rilevazione delle
prestazioni effettuate che rilevi le ore lavorate e le attività svolte in queste ore.
Questo timesheet con evidenza mensile permetterà una immediata
quantificazione del tempo dedicato alla realizzazione del progetto.
Nel caso il personale (e la conseguente documentazione che ne dimostra il
pagamento) sia impiegato anche su altri progetti finanziati, l'Autorità di
Gestione e/o la Direzione competente si riserva il diritto di richiedere il
dettaglio del lavoro svolto nella gestione di altri progetti.
COSTI DEL PERSONALE ESTERNO
Rientrano in questa categoria le spese imputabili a consulenze esterne previste
dal progetto: prestazioni d’opera occasionale, prestazioni professionali, assegni
per borse di studio e/o di ricerca, personale in collaborazione a progetto.
Saranno riconosciute solamente le borse di studio appositamente bandite per
la realizzazione del progetto finanziato.
Il compenso riconosciuto ai collaboratori esterni è determinato secondo le
tariffe prestabilite dagli albi professionali. Nel caso in cui il prestatore non sia
iscritto ad alcun albo professionale e/o non siano state prestabilite, dall’ente
attuatore del contributo, delle tabelle (desumibili dal regolamento contabile, da
circolari o da disposizioni dell’organo decisorio interno) dalle quali si evinca
chiaramente il costo giornaliero minimo e massimo delle prestazioni d’opera,
nelle attività di verifica e certificazione delle spese si valuterà caso per caso in
15
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Programma Operativo Interreg III A ITALIA–AUSTRIA 2000/2006
considerazione dei prezzi di mercato e per un importo complessivo giornaliero
non superiore a 500,00 €. Il compenso riconosciuto ai collaboratori esterni
deve in ogni caso risultare coerente e compatibile con il tipo di prestazione
offerta.
Il costo del personale con contratto a progetto, ferma restando l’ammissibilità
di personale assunto specificatamente per il progetto cofinanziato, e nel caso il
contratto abbia ad oggetto anche altre attività oltre a quelle legate
all’attuazione del progetto cofinanziato, è dato dalla retribuzione di cui il
dipendente utilizzato è in godimento, rapportata al tempo d’impegno nel
progetto cofinanziato.
Gli importi attribuibili al progetto sono quelli desunti dalla nota di debito o dalla
fattura emessa dal soggetto percepente. Gli importi possono essere anche
attribuiti in quota parte se il prestatore non effettua la sua opera
esclusivamente per il progetto. Sono considerati ammissibili ai fini della spesa
tutti gli oneri a carico del beneficiario finale (contributi previdenziali, casse di
categoria, ecc.).
A supporto della spesa sostenuta, oltre a quanto previsto nella sezione 2 della
parte I, il beneficiario è tenuto a produrre:
•
•
•
•
lettera d’incarico sottoscritta dal conferente e controfirmata per
accettazione dal lavoratore nella quale siano specificati il ruolo all’interno
del progetto, il costo orario netto, le ore da prestare e il costo totale;
copia dell’eventuale contratto;
dimostrazione di avvenuto pagamento di eventuali oneri oggetto di
rendicontazione (IRPEF, INPS, INAIL, IRAP, ecc): bollettino pagamento
IRAP, DM 10, ecc. Tali documenti devono essere annullati con l’apposito
timbro (vedasi Parte I – sezione 2) e con l’evidenza dell’importo
rendicontato sul documento10;
eventuale documentazione che dimostri l’utilizzo delle procedure previste in
tema di appalti (beneficiari pubblici) e affidamenti (beneficiari privati)
secondo quanto previsto nella sezione 2 della Parte I.
Per i lavoratori in collaborazione a progetto, se il contratto non prevede il
numero di ore da prestare, si deve utilizzare il numero di ore previste dal
CCNLL, con riferimento alla tipologia di prestazione e al contratto utilizzato dal
beneficiario finale.
Non sono mai ammissibili costi espressi forfettariamente o quale
percentuale sulle spese totali del progetto.
10
Nel caso il documento (o l’importo pagato) si riferisca a più periodi o a più persone si deve
allegare al documento stesso una tabella esplicativa che consenta di risalire alle modalità di
calcolo dell’importo inserito nell’apposito timbro.
16
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Programma Operativo Interreg III A ITALIA–AUSTRIA 2000/2006
3. VIAGGI E SPESE ALBERGHIERE
Sono considerati ammissibili i costi sostenuti dal beneficiario e/o partner e dal
suo personale per viaggi, pernottamenti e pasti.
Tali spese devono essere strettamente connesse alla realizzazione del progetto
approvato e previste dal contratto sottoscritto e, nel caso di dipendenti
pubblici, dai regolamenti/circolari interne alle Amministrazioni11.
Laddove non previsti espressamente dal contratto di lavoro, i limiti di
ammissibilità delle spese per viaggi, missioni, vitto e alloggio saranno
computati sulla base di quanto previsto dalla normativa per i dipendenti
dell’Amministrazione regionale.
A titolo esclusivamente esemplificativo possono rientrare in questa categoria di
spesa: viaggi per partecipare a riunioni, comitati, seminari od azioni
informative e di pubblicizzazione degli interventi.
A supporto della spesa sostenuta, oltre a quanto previsto nella sezione 2 della
parte I, il beneficiario è tenuto a produrre:
1. nota spese compilate da chi effettua la missione, rimborsate dal beneficiario
o dal partner;
2. copia conforme (il beneficiario o il partner deve possedere l’originale) della
documentazione comprovante la spesa sostenuta e coerente con quanto
riportato dai documenti di cui sopra:
• biglietti di viaggio per treni, bus, aerei o navi (nel caso di viaggio aereo
saranno rimborsate solo le spese riferite alla classe economy);
• fatture o ricevute di alberghi o ristoranti.
Per quanto riguarda le spese autostradali si consiglia di acquistare schede
prepagate a scalare (con rilascio della fattura), allegando comunque a
rendiconto le ricevute rilasciate in automatico, o di farsi fatturare dall’ente
gestore dell’autostrada le ricevute automatiche;
3. relazione sintetica, secondo il fac-simile allegato, da cui risultino il/i nome/i
dei partecipanti (deve trattarsi di personale effettivamente impiegato nel
progetto), il motivo della missione, il luogo, la durata, il dettaglio delle
spese imputate distinte in viaggi, pernottamenti e pasti.
11
Per quanto concerne gli istituti scolastici sono ammissibili le spese di missione (indennità di
missione e diaria) così come previsto dai regolamenti ministeriali e interni in vigore. La
rendicontazione di tali spese si sostanzierà producendo: autorizzazione alla missione, nota
riepilogativa della missione, regolamento applicabile, prova dell’avvenuto pagamento.
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4. INCONTRI, CONFERENZE, CONGRESSI, CORSI E ALTRI EVENTI
Rientrano in questa categoria di spese i costi sostenuti per l’organizzazione e la
realizzazione di convegni o seminari direttamente collegati al progetto
approvato.
Per ogni evento devono essere chiaramente indicati lo scopo, il gruppo di
persone partecipanti, la localizzazione, la durata, il numero di partecipanti, le
lingue per le quali è stato effettuato il servizio di traduzione.
A titolo esclusivamente esemplificativo possono rientrare in questa categoria i
seguenti costi:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
catering;
traduzioni;
affitto sala ed equipaggiamenti;
interpretariato;
inviti (realizzazione e spedizione);
trasporti, il vitto e l’alloggio pagati ai partecipanti su invito o ai relatori;
cachet di artisti e oneri correlati12;
diritti di autore;
tassa per l’occupazione del suolo pubblico;
promozione sui media.
A supporto della spesa sostenuta, oltre a quanto previsto nella sezione 2 della
parte I, il beneficiario è tenuto a produrre:
•
•
•
•
•
fatture o ricevute debitamente quietanzate e annullate con l’apposito
timbro;
copia degli inviti;
lista dei partecipanti;
copia del materiale distribuito ai partecipanti;
eventuale documentazione che dimostri l’utilizzo delle procedure previste in
tema di appalti (beneficiari pubblici) e affidamenti (beneficiari privati) e
richiamate nella sezione 2 della Parte I.
In caso di prestazioni rese da personale valgono le stesse procedure riportate
nella sezione ‘Costi del personale’.
Le manifestazioni periodiche possono essere finanziate solo per la prima
edizione.
I costi relativi a corsi di formazione sono ammissibili solo se preventivamente
ed esplicitamente autorizzazioni da parte dell’Autorità di Gestione.
12
Nel caso di manifestazioni periodiche sono ammissibili solo le spese relative all’edizione
pilota (vale a dire alla prima edizione cofinanziata dal Programma).
18
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Programma Operativo Interreg III A ITALIA–AUSTRIA 2000/2006
I beneficiari, al fine di permettere una valutazione degli interventi ed
una loro concertazione, sono tenuti ad informare l’Autorità di Gestione
del Programma riguardo tutte le iniziative pubbliche relative agli
interventi finanziati.
5. ATTREZZATURE
Rientrano in questa categoria le spese per l’acquisto di beni durevoli, iscritti o
ascrivibili nel libro degli inventari o soggetti ad ammortamento in quanto
aventi un’utilità temporale maggiore di un anno, nonché spese per l’acquisto di
hardware e software, sostenute e contabilizzate nel rispetto dei medesimi
criteri.
I soggetti pubblici13, indipendentemente dalla durata del progetto, potranno
rendicontare l’intero costo di acquisto delle attrezzature, dando atto dell’utilizzo
pubblico delle stesse anche dopo la conclusione del progetto cofinanziato.
I soggetti privati, qualora la durata del progetto sia inferiore alla durata
dell’ammortamento, potranno imputare solamente i costi incorsi durante la
durata del progetto secondo le percentuali riportate dal Decreto ministeriale 31
dicembre 1988.
La spesa per attrezzature è ammessa a rendicontazione solo se effettivamente
collegata agli obiettivi del progetto; in questo caso comprende tutte le spese
accessorie alla reale fruibilità del bene acquistato (trasporto, installazione,
ecc).
Possono anche essere rendicontate spese relative all’acquisto di beni usati
purché soddisfino le seguenti condizioni:
•
•
•
•
siano accompagnate da un documento che ne specifica l’origine;
i beni non abbiano beneficiato, nei sette anni precedenti, di agevolazioni
derivanti da contributi pubblici;
il costo del bene non ecceda il valore di mercato e sia comunque inferiore al
prezzo del bene nuovo;
le caratteristiche tecniche del bene soddisfino le norme e gli standard
vigenti.
A supporto della spesa sostenuta, oltre a quanto previsto nella sezione 2 della
parte I, il beneficiario è tenuto a produrre l’eventuale documentazione che
dimostri l’utilizzo delle procedure previste in tema di appalti (beneficiari
pubblici) e affidamenti (beneficiari privati) e richiamate nella sezione 2 della
Parte I.
13
Fatta eccezione per quei soggetti pubblici che, compatibilmente con le norme vigenti,
applichino l’ammortamento.
19
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Programma Operativo Interreg III A ITALIA–AUSTRIA 2000/2006
Possono essere esposte a rendiconto anche spese per l’affitto, il noleggio o il
leasing di attrezzature. Per tutte le tipologie il beneficiario dovrà documentare
la necessità e la relazione tra il bene noleggiato ed il progetto. La spesa
rendicontata dovrà essere rapportata al periodo di effettivo utilizzo del bene,
secondo la formula:
canone annuo (o altra unità temporale) X n.gg.utilizzo per il progetto
Tot.gg. anno (o altra unità temporale)
6. STUDI, INDAGINI E RICERCHE
Possono rientrare in tale categoria i costi che fanno capo a investimenti di tipo
immateriale finalizzati alla conduzione di indagini, rilevazioni e ricerche.
Qualora tali attività siano effettuate direttamente dal soggetto attuatore, sono
ammessi i costi relativi alle risorse umane impegnate nell’ambito di un
rapporto di lavoro dipendente o di rapporto di collaborazione professionale,
purché debitamente documentati ed evidenziati come voce distinta dalle altre
spese per il personale, così come i costi sostenuti per i materiali utilizzati.
Nel caso in cui tali attività siano condotte da organizzazioni esterne, al fine di
poter effettuare la scelta del soggetto cui affidare l’incarico, in base non solo
all’aspetto economico ma anche alla qualità del piano di lavoro e all’affidabilità
del fornitore, è necessario che le tre offerte di preventivo che andranno
richieste contengano oltre ai costi di realizzazione anche una serie di
informazioni puntuali sul fornitore (curricula dei lavori eseguiti e delle figure
professionali della struttura o in collaborazione esterna, ecc.) e sulla modalità
di esecuzione del progetto (piano di lavoro, figure professionali utilizzate,
tempi di realizzazione).
Per quanto riguarda la documentazione necessaria a supporto della
rendicontazione di queste spese si rimanda a quanto previsto nella sezione
relativa ai costi del personale interno ed esterno e nella sezione 2 della parte I
a proposito delle procedure di evidenza pubblica e degli affidamenti da parte di
privati.
7. INVESTIMENTI STRUTTURALI E INFRASTRUTTURALI
Le spese sostenute per la realizzazione o l’acquisto di infrastrutture sono
ammissibili se direttamente collegabili agli obiettivi del progetto. In questo
caso rientrano tra queste tutte le spese di preparazione e realizzazione
dell’intervento.
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Programma Operativo Interreg III A ITALIA–AUSTRIA 2000/2006
Per quanto riguarda gli enti pubblici, sulla base dell’art. 11 della L.R. 14/2002,
è ammissibile l’importo dell’1,5% (in deroga all’inamissibilità di spese calcolate
in percentuale) da ripartirsi tra il responsabile unico del procedimento, gli
incaricati della redazione del progetto, del piano della sicurezza, della direzione
dei lavori, del collaudo, nonche’ tra quanti, tecnici e amministrativi, hanno
collaborato alla realizzazione dell’opera. La percentuale effettiva, nel limite
massimo dell’1,5 per cento, è da considerarsi al netto dei relativi oneri
previdenziali e assicurativi posti a carico dell’amministrazione aggiudicatrice ed
è ripartibile esclusivamente tra i dipendenti dell’amministrazione pubblica.
L’importo deve essere calcolato esclusivamente sull’importo dei lavori a base
d’asta e il personale coinvolto deve risultare individuato da una lettera di
incarico o nominato nell’atto di approvazione del progetto esecutivo.
Per qualsiasi altra previsione in merito si rimanda in ogni caso alla L.R.
14/2002.
A supporto della spesa sostenuta, oltre a quanto previsto nella sezione 2 della
parte I, il beneficiario è tenuto a produrre:
• documentazione comprovante l’espletamento delle procedure di gara (tre
preventivi, capitolato d’oneri, ecc.);
• verbali attestanti l’aggiudicazione della gara di appalto;
• contratto/convenzione stipulato con l’aggiudicatario con il dettaglio dei costi
stabiliti per ogni attività da effettuarsi. Se, ad esempio, l’aggiudicatario deve
far ricorso all’utilizzo di personale interno e/o esterno deve dettagliare il
costo di questo personale. Si verrà così a creare una vera e propria
rendicontazione dettagliata che l’aggiudicatario farà al soggetto appaltante.
Tale rendicontazione sarà quindi riportata nelle fatture (trasmesse alla
Direzione competente e all’Autorità di Gestione) emesse dal soggetto
aggiudicatario;
• relazione dettagliata controfirmata dal responsabile dell’Ente/società
appaltante del lavoro effettuato e della conformità di tale lavoro a quanto
richiesto dal contratto/convenzione;
In questa voce di spesa rientrano sia l’acquisto di terreni che quello di beni
immobili per i quali valgono alcune distinzioni sotto riportate.
In sede di aggiudicazione di una gara, i ribassi d’asta possono essere utilizzati
per opere finalizzate al miglioramento dell’intervento e della sua funzionalità,
sempre che non comportino modifiche sostanziali al progetto stesso. L’utilizzo
degli importi derivanti dai ribassi d’asta deve essere sempre autorizzato dalla
Direzione competente.
ACQUISTO DI TERRENI
In ottemperanza a quanto stabilito dalla Norma n. 5 del Regolamento (CE)
448/04, l’acquisto di terreni non edificati deve inserirsi in un’azione che
contribuisce allo sviluppo economico ed è sovvenzionabile soltanto se
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Programma Operativo Interreg III A ITALIA–AUSTRIA 2000/2006
direttamente
collegato
a
un
investimento
produttivo
o
in
infrastrutture. Le spese non possono superare il limite del 10% del costo
ammissibile a finanziamento e devono essere rispettate le disposizioni nazionali
volte ad evitare le speculazioni.
MAX Spesa terreni= 10* (Totale spesa ammissibile- spesa terreni)
90
La norma precisa inoltre che “l’acquisto di terreni non edificati rappresenta una
spesa ammissibile ai fini del cofinanziamento dei fondi strutturali alle condizioni
seguenti:
a) deve sussistere un nesso preciso fra l’acquisto del terreno e gli obiettivi
dell’operazione cofinanziata;
c) un professionista qualificato indipendente o un organismo debitamente
autorizzato deve fornire un certificato nel quale si conferma che “il prezzo
d’acquisto non è superiore al valore di mercato”.”
Le indennità di esproprio sono considerate ammissibili solo se
l’effettivo pagamento all’indennizzato avvenga nel periodo di durata
del progetto. Restano escluse le spese conseguenti a eventuali
controversie legali derivanti dall’esproprio stesso.
ACQUISTO E/O AFFITTO DI BENI IMMOBILI
Relativamente all’acquisto di beni immobili la norma n. 5 del Regolamento
(CE) 448/04 stabilisce le condizioni generali di ammissibilità:
a) un professionista qualificato indipendente o un organismo debitamente
autorizzato deve certificare che il prezzo non supera il valore di mercato ed
attestare che l’immobile è conforme alle vigenti norme nazionali, oppure
evidenziare i punti non conformi nel caso in cui il beneficiario debba
provvedere alla loro regolarizzazione. Questo perché eventuali costi di
recupero o ristrutturazione siano a loro volta portati a rendiconto;
b) l’immobile non deve aver fruito nei 10 anni precedenti di un finanziamento
nazionale o comunitario che si configuri come doppio aiuto nel caso di
cofinanziamento da parte dei fondi strutturali;
c) l’immobile deve essere utilizzato per il periodo e la destinazione stabiliti
dall’Autorità di Gestione;
d) l’immobile può essere utilizzato solo conformemente alle finalità
dell’operazione.
Nel caso di affitto di beni immobili, deve sussistere ed essere documentata la
relazione tra il bene e gli obiettivi del progetto e la spesa rendicontata dovrà
essere rapportata al periodo di effettivo utilizzo del bene, come dalla formula:
canone annuo(o altra unità temporale) X n.gg.utilizzo per il progetto
Tot.gg. anno (o altra unità temporale)
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Programma Operativo Interreg III A ITALIA–AUSTRIA 2000/2006
Rientrano in questa voce anche le spese sostenute per la ristrutturazione od il
recupero di immobili.
8. INFORMAZIONE E PUBBLICITA’
Le attività relative all’informazione sono ammissibili se direttamente collegate
agli obiettivi del progetto.
Possono rientrare in questa categoria le spese correlate a momenti di
divulgazione, diffusione degli interventi e di sensibilizzazione. A titolo
esclusivamente esemplificativo possono essere considerate ammissibili le spese
relative alla produzione di materiale informativo e promozionale multilingue,
pubblicazioni (brochure, opuscoli, pieghevoli, libri, video, CD-Rom ecc), nonché
poster, locandine ed altro materiale informativo concernente l’organizzazione di
conferenze, seminari, convegni, esposizioni ecc. connessi all’attuazione di
interventi cofinanziati, così come la creazione di siti web creati con esclusivo
riferimento al progetto. Nel rispetto del regolamento (CE) n. 1159/2000, le
pubblicazioni devono mettere in evidenza sulla copertina l’indicazione della
partecipazione comunitaria con l’indicazione del fondo interessato, nonché gli
emblemi dell’UE, dello Stato e della Regione. Si raccomanda di dare congrua
evidenza a tali emblemi assicurando, ad esempio, che le loro dimensioni siano
almeno le stesse dell’emblema del beneficiario e, in ogni caso, di dimensioni
non inferiori a qualsiasi altro sponsor privato. Tali criteri si applicano, per
analogia, anche al materiale elettronico, ai siti web e a qualsiasi altra forma di
promozione.
A supporto della spesa sostenuta, oltre a quanto previsto nella sezione 2 della
parte I, il beneficiario è tenuto a produrre:
•
•
gli originali del materiale promozionale o informativo prodotto;
eventuale documentazione che dimostri l’utilizzo delle procedure previste in
tema di appalti (beneficiari pubblici) e affidamenti (beneficiari privati) e
richiamate nella sezione 2 della Parte I.
Come per la voce incontri, conferenze e congressi, l’Autorità di Gestione deve
essere anticipatamente informata delle azioni pubbliche di diffusione o
informazione dell’intervento.
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9. COSTI PREPARATORI
Rientrano in questa voce i costi sostenuti in momenti precedenti la
presentazione dell’application form, ossia le spese sostenute dal beneficiario
per la predisposizione del progetto. Il loro ammontare totale non può superare
il 10% del totale delle spese ammissibili.
Sono ammesse, se il bando non le esclude, quali spese preparatorie solo le
seguenti tipologie:
•
•
•
•
spese per la traduzione dell’application form;
spese per l’acquisizione di documentazione tecnica necessaria alla redazione
del progetto;
spese per studi specifici;
spese per il perfezionamento della partnership.
10. SPESE GENERALI
Possono rientrare in questa categoria le spese per l’acquisto di beni la cui vita
utile ha durata temporale inferiore o al massimo pari ad un anno e le
cosiddette spese indirette, a costo pieno o attribuite al progetto secondo il
criterio del pro-rata; queste ultime spese saranno valutate caso per caso
rispettando il criterio della attinenza alle attività espletate nel progetto e alle
norme prestabilite dal regolamento (CE) n. 1685/2000 come modificato dal
regolamento (CE) n. 448/2004. L’ammontare di tali costi non può essere
superiore al 7% del costo totale del progetto.
A titolo esclusivamente esemplificativo, possono rientrare in questa categoria
tutti i costi pagati a fornitori esterni (affitto degli uffici, spese postali,
telefoniche, spese relative al fax, a fotocopie, beni di consumo, cancelleria,
ecc), spese per garanzie fidejussorie fornite da banche o da altri istituti
finanziari.
Sono inoltre ammissibili le spese indirette che, ad esempio, possono essere
rappresentate da:
•
•
utenze in pro quota;
affitto in pro quota.
La Norma n. 1 del Reg. 448/2004 impone la rendicontazione analitica delle
spese generali; al punto 1.8 dispone che “le spese generali sono considerate
ammissibili a condizione che siano basate sui costi effettivi relativi
all’esecuzione dell’operazione cofinanziata dai Fondi strutturali e che vengano
Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia
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imputate con calcolo pro rata all’operazione, secondo un metodo equo e
corretto debitamente giustificato”.
Qualora non sia possibile determinare il costo direttamente attribuibile al
progetto cofinanziato, evidenziando una rispondenza tra il bene acquistato
(es. materiale di cancelleria) e l’uso esclusivo all’interno delle azioni previste
dal progetto, è possibile ricorrere ad un calcolo pro rata.
Una metodologia di calcolo riconosciuta per le spese indirette potrebbe essere,
a titolo esemplificativo, quella di rapportare il totale delle entrate accertate
nell’anno finanziario precedente al totale delle spese generali sostenute
nell’esercizio ed applicare la percentuale così ritrovata al progetto in modo da
determinare la percentuale di incidenza delle spese generali.14
Un’altra possibilità è quella di imputare al progetto una quota di spese generali
collegandola al rapporto tra personale dipendente impiegato sul progetto e
personale totale.
La modalità di calcolo “pro rata” deve in ogni caso essere preventivamente
concordata con l’Autorità di Gestione e/o la Direzione Competente e da
questa/e autorizzata.
In fase di rendicontazione dovranno comunque essere prodotti i documenti
giustificativi della spesa esposta e la tabella riepilogativa del metodo di calcolo
utilizzato.
A supporto della spesa sostenuta il beneficiario è tenuto a produrre la
documentazione prevista nella sezione 2 della parte I.
14
Regolamento (CE) 448/04 Norma n. 1 punto 1.8
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