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Il Multi Project Management e la
condivisione della Conoscenza
Web Based
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2
Perché usare HiPlan
Il processo di sviluppo di un nuovo
prodotto/commessa e la sua realizzazione in
produzione è di per se un insieme di attività che
coinvolgono molti enti aziendali.
Il coordinamento tra le attività non è facile da
gestire, perché, nella stragrande maggioranza dei
casi, queste sono caratterizzate da relazioni di
precedenza, che ne vincolano l’esecuzione in
cascata
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3
Hi Plan si caratterizza per:
Orientamento ai processi
Flessibilità ed adattabilità
Integrazione con strumenti di supporto al
processo decisionale
Facilità d’uso e d’implementazione
Possibilità di distribuire applicazioni, dati e
processi
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Cosa è Hi Plan?
È un sistema informativo (Multi-project Planning,
Scheduling e reporting Web-based) ingegnerizzato da
Logical System srl che conduce all’ottimizzazione dei
processi di:
 progettazione,
 prototipazione,
 prove e collaudi,
 ingegnerizzazione,
 preserie
produzione
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Cosa fa Hi Plan
L’algoritmo di schedulazione, a capacità finita, ottimizza i
carichi di lavoro delle varie risorse, in modo da rispettare i
vincoli di capacità produttiva e quelli di sequenza delle
attività, perseguendo i seguenti obiettivi:
 rispettare le date di consegna
 saturare le risorse
 bilanciare il carico sulle risorse alternative
 rispettare le priorità assegnate ai vari progetti/commessa
minimizzare i tempi di attraversamento dei progetti/commessa
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Alcuni risultati conseguiti con l’uso
di Hi Plan
Prima
2004
2005
2006
TTM
-48%
TTM
-58%
Prodotto tipo 1
Media prodotto 1
100
TTM
-40%
Prodotto tipo 2
Media prodotto 2 160
TTM
-42%
40%
25%
15%
9%
15 prodotti
17 prodotti
(+4 restyling)
27 prodotti
Percentuale
di
ritardo su Baseline
(affidabilità)
N° nuovi prodotti
per anno
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TTM
-49%
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Dati necessari per il funzionamento
di Hi Plan
(1/3)
 anagrafiche di: utenti, settori, direzioni, risorse,
attività.
 calendari dei turni di lavoro di azienda: feriali,
sabato, domenica
 calendari dei turni di lavoro di risorsa: feriali,
sabato, domenica
 calendario giornaliero di risorsa
 calendario delle festività
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Dati necessari per il funzionamento
di Hi Plan
(2/3)
 Strutturazione delle relazioni cronologiche tra le
attività, aggregazione di più attività in fasi di
riepilogo
 ciclo di lavorazione di ogni progetto/commessa:
 Per singola attività: elenco delle risorse alternative e relativi
tempi di lavorazione, indicazione della eventuale risorsa
prioritaria nella scelta fra quelle alternative
 Frazionabilità delle attività su più risorse (numero e tipologia del
frazionamento)
 Relazioni di: fine-inizio, trascinamento tra le attività
 Tempi di ritardo tra attività in cascata
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9
Dati necessari per il funzionamento
di Hi Plan
(3/3)
 Avanzamento del progetto/commessa:
 Per ogni attività che ha avuto un avanzamento del
lavoro si dovrà immettere il numero di ore lavorate, se
necessario si dovrà introdurre la variazione
incrementale di tempo con cui rettificare il valore
previsto.
 Possibilità della gestione di skill per risorsa, attraverso
la definizione di caratteristiche tecniche per le risorse e
per le attività.
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Struttura del progetto
Il database relazionale Sql, alla base dell’applicativo, impone la codifica di una serie di tabelle
anagrafiche con le quali creare, in modo semplice ed intuitivo, la struttura del progetto (WBS)
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Dati di dettaglio per le attività
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Il cruscotto di schedulazione
Tutte le impostazioni necessarie per centrare gli obiettivi di consegna dei progetti
selezionati e per saturare la capacità delle risorse; con possibilità di effettuare anche
simulazioni a capacità infinita per i progetti più critici
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Il confronto tra schedulazioni
Le richieste del cliente possono essere soddisfatte?
Le modifiche, gli imprevisti, l’avvio di nuovi progetti determineranno ritardi considerevoli?
Le risposte a queste domande sono indispensabili per una efficiente ed efficace pianificazione
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14
I carichi delle risorse
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15
I vincoli di sequenza (Gantt)
Possibilità di analizzare il piano focalizzando l’attenzione sugli obiettivi intermedi
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16
Carichi di lavoro per settore
schedulazione a capacità finita
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17
Schedulazione Progetti
Prospetto riepilogativo
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18
Cruscotto performance Progetti
Percezione dello stato di avanzamento dei lavori con un colpo d’occhio
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19
Analisi Simulazioni
I piani di progetto elaborati da Hi Plan
possono essere messi a confronto per
selezionare quello da ufficializzare
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Le risorse e l’interazione con
Hi Plan
“Velocità” di consultazione dei lavori assegnati
“Semplicità” di inserimento dei consuntivi
“Coinvolgimento” all’interno del team-work
con obiettivi “visibili”
“Velocità e semplicità” nella segnalazione di
potenziali ritardi
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La TO DO LIST web – based
Ogni risorsa in base al proprio profilo vede: date di inizio e fine attività, status di criticità,
notifica presenza documentazione, note di lavoro ...
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Interfaccia consuntivazione lavori
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Interfaccia consuntivazione lavori
mediante utilizzo di Checklist
Con l’obbligo di svolgere un
insieme
di
microattività
subordinate all’attività principale
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Richiesta incremento ore via e-mail
Messaggio
creato
automaticamente dal
sistema per la notifica
del rischio di possibili
sforamenti delle ore
previste, e/o delle
date di consegna
pianificate; con invio
al
Responsabile
Funzionale ed al
Project Manager
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Analisi dei consuntivi
Classificazione ABC INCROCIATA
(stampabile in pdf ed esportabile in
excel); con evidenziazione (sfondo
rosso) del peso del tempo impiegato in
attività non pianificabili/imprevisti
rispetto al tempo dedicato ai progetti
schedulati. Possibilità di aggregare i
dati per settori, direzioni, clienti, centri
di costo ecc..
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Analisi uso Risorse in attività N.P.
Classificazione ABC INCROCIATA (esportabile in excel): consente l’analisi di dettaglio
disaggregata degli imprevisti, che vengono esplosi per singola attività non pianificabile
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Analisi incidenza mensile attività N.P.
Interrogazione che consente di
rilevare statisticamente i tempi
effettivi di disponibilità delle
risorse, con la possibilità di
effettuare pianificazioni successive
sempre più aderenti alla realtà
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Piano Progetto Dinamico
Consente l’analisi interattiva sul singolo progetto su metriche temporali e quantitative; le
ripianificazioni ed i consuntivi vengono comparati con la Base Line desiderata
Confronto temporale tra
pianificato e consuntivato
Confronto quantitativo tra
pianificato e consuntivato
Confronto quantitativo coerente
con la Base Line impostata
Incrementi previsionali
autorizzati dal PM
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Interrogazione stato progetto da parte dei
Clienti
E’ possibile aprire una finestra sui
progetti
all’esterno della rete
aziendale, in modo che i clienti
possano utilizzarla, nei limiti di
visualizzazione concessi all’atto
della
configurazione,
per
monitorare lo stato d’avanzamento
dei lavori in base alle loro esigenze
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30
Costi Generali
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(1/2)
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31
Costi Generali
21/12/2015
(2/2)
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32
HiPlan – Modulo Costi
Monitorizza scostamenti tra i costi di progetto (costi di risorsa + costi attività +
costi generali) stimati a preventivo ed i costi rilevati a consuntivo
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33
Gestione della Conoscenza
“Documentazione”
Hi Plan può essere utilizzato come archivio in cui è
possibile trasferire tutta la documentazione prodotta,
ricercarla in maniera semplice e consultarla ogni volta che
si desidera. È possibile consentire la visibilità dei
documenti solamente agli utenti desiderati
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34
Immissione Documenti
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Ricerca Documentazione
Motore di ricerca multi filtro per estrarre le “informazioni” contenute nella documentazione
allegata ai singoli progetti
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36
Agenda Generale
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Proattività
(push technology su evento)
configurazione del servizio effettuata specificando la frequenza di invio, l’ora di partenza ed
i destinatari
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38
Proattività
Alert in funzione della soglia di costo preimpostata
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39
Proattività
(push technology su evento)
Configurazione del servizio effettuata specificando la frequenza di invio (Real Time,
Giornalmente (ora), Settimanalmente (giorno e ora)) e il vettore (pop-up, email, sms)
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Hi Plan e Logical System
forniscono:
Una soluzione di Project Management snella, di
rapida ed efficace implementazione;
Un supporto al miglioramento continuo che fa
leva sulla condivisione della conoscenza
generata giorno dopo giorno;
Una soluzione orientata ai contenuti, mirata alle
esigenze del cliente
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Una soluzione di Project Management snella, di
rapida ed efficace implementazione
Hi Plan è la soluzione per il Multi Project
Management che supporta le organizzazioni
dall’ideazione alla realizzazione dei progetti, lungo
le funzioni di Ricerca e Sviluppo, progettazione,
prototipazione, industrializzazione e produzione.
R&D Progettazione Prototipazione
Ideazione
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Industrializzazione Produzione
HI PLAN
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Realizzazione
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Una soluzione di Project Management snella, di
rapida ed efficace implementazione
Tutto ciò che è assimilabile ad un progetto /
commessa può essere rielaborato in HiPlan per
creare “modelli previsionali”,
monitorare lo “stato di avanzamento” dei lavori
valutare l’opportunità di intervenire con “azioni
correttive”
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Una soluzione di Project Management snella, di
rapida ed efficace implementazione
Il valore strategico della gestione e condivisione della
conoscenza viene enfatizzato attraverso la classificazione
delle informazioni, strutturate e non, generate durante la
vita di un progetto
L’utilizzo della tecnologia web permette di ricercare ed
analizzare le informazioni, valorizzare il bagaglio
professionale delle risorse, ovunque sia necessario. Hi Plan
è quindi uno strumento per il supporto delle decisioni,
rafforza la sinergia tra i membri del team di progetto.
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Alcuni Plus dell’Appllicativo HiPlan
Creazione di “modelli previsionali” che puntano al miglioramento
continuo e alla minimizzazione del dispendioso processo di
pianificazione
La gestione delle risorse a capacità finita ed il monitoraggio delle
attività non pianificabili garantiscono pianificazioni più
attendibili; inoltre lo schedulatore di HiPlan è tanto più efficace
quanto più è elevato il numero di attività, progetti e risorse
coinvolte
Un semplice strumento di analisi consente il confronto tra
simulazioni con logica “what if”, in modo da ufficializzare il
piano che meglio risponde alle proprie aspettative, in termini di
data di consegna, priorità, bilancio del carico di lavoro
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Alcuni Plus dell’Appllicativo HiPlan
Possibilità di definire una pluralità di skills di risorsa ed attività (e
relativi livelli di competenza), in modo che vengano
automaticamente proposte le risorse idonee all’espletamento della
singola attività
possibilità di dichiarare il lavoro effettivamente svolto attraverso
maschere di consuntivazione semplici da usare. Tre click di
mouse e pochi secondi per alimentare un sistema capace di
restituire informazioni riclassificate di supporto alle decisioni
Possibilità di gestire e registrare tutti gli imprevisti (di progetto e
non), in modo da poter valutare la loro incidenza sulla
disponibilità effettiva della risorsa, a fronte del calendario
ufficiale
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Alcuni Plus dell’Appllicativo HiPlan
Durante le fasi di stesura delle WBS (Work Breakdown Structure) e
di consuntivazione del lavoro svolto, si può alimentare un
repository per la documentazione, in modo da gestire tutte le
informazioni digitali che di volta in volta vengono create,
classificate e condivise, per distribuire la conoscenza generata
all’interno dell’organizzazione
Un sofisticato motore di ricerca consente di rintracciare tutte le
informazioni immesse (sia dati strutturati che destrutturati),
comprese le email
Possibilità di avere reportistica con dati aggregati secondo criteri di
analisi ABC di tipo incrociato (risorse/attività, risorse/progetti,
risorse/imprevisti, …), per immediata valutazione elle aree critiche
su cui intervenire
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Un supporto al miglioramento aziendale che fa
leva sulla condivisione della conoscenza
Il mix di elementi per mantenere le promesse
Pianificazione
L’algoritmo di ottimizzazione, elemento cardine del processo di pianificazione,
consente di subordinare l’allocazione delle attività di progetto all’effettiva
disponibilità delle risorse in gioco. Questo spiccato orientamento alla gestione
delle risorse a capacità finita ed il monitoraggio delle attività non pianificabili,
generano una maggiore saturabilità delle risorse ed una pinificazione più
attendibile
Avanzamento lavori
Un’interfaccia snella e facile da usare, per l’immissione degli stati di avanzamento
delle attività, basata sull’uso del solo browser web, permettono una puntuale
tracciabilità dei consuntivi ed una immediata valutazione degli scostamenti dalla
baseline di progetto
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Un supporto al miglioramento aziendale che fa
leva sulla condivisione della conoscenza
Il mix di elementi per mantenere le promesse
Miglioramento Continuo
Insieme di strumenti e metodologie per valorizzare ed usare tutte le competenze
presenti in azienda. Creazione di un ambiente per il lavoro in team e per la
condivisione della conoscenza; incentivazione alla formalizzazione delle
conoscenza, che altrimenti resterebbe di esclusivo dominio del singolo a discapito
dell’organizzazione
Gestione dei Costi
Il costante controllo del livello raggiunto dai costi a consuntivo messo a confronto
con le previsioni di spesa, forniscono elementi di valutazione delle performance
economiche dei progetti
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Un supporto al miglioramento aziendale che fa
leva sulla condivisione della conoscenza
Visibilità Clienti
Una finestra sempre aperta, per il cliente che vuole conoscere in tempo reale, lo
stato di avanzamento dei lavori commmisionati
Proattività
Evindenziazione dei parametri potenzialmente fuori controllo, in modo che il
Project Manager possa ricevere sistematicamente le segnalazioni di eventuali
criticità, per attivare immediatamente le necessarie azioni correttive
Tecnologia
Quando si parla di Multi Project Management e Gestione della Conoscenza non si
può prescindere da una piattaforma tecnologica all’avanguardia, che agevola il
lavoro in team e permette la condivisione delle informazioni che consentono di
monitorare lo stato di avanzamento dei lavori
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Un supporto al miglioramento aziendale che fa
leva sulla condivisione della conoscenza
PIANIFICAZIONE
Il processo di pianificazione inizia con la creazione della WBS (Work Breakdown
Structure), che consiste nella scomposizione del Progetto in attività elementari, a
cui associare opportune competenze tecniche e, conseguentemente, risorse e tempi
di attraversamento previsionali.
Alla scomposizione seguirà la fase di attribuzione dei vincoli cronologici, che
regolano le relazioni temporali tra le attività.
Per creare scenari futuri aderenti a quella che sarà la realtà, si dovranno dichiarare i
progetti da coinvolgere nella schedulazione, le priorità da rispettare, le date di
inizio a cui essere vincolati e le date obiettivo di consegna.
I risultati della pianificazione possono essere messi a confronto con le baseline di
progetto.
Prima di ufficializzare un nuovo piano, si ricorrerà ad un modulo per l’analisi delle
simulazioni, al fine di scegliere lo scenario più accettabile
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Un supporto al miglioramento aziendale che fa
leva sulla condivisione della conoscenza
AVANZAMENTO LAVORI
Il salvataggio di un piano schedulato sul database genera le ToDoList. Grazie alle
liste delle attività da fare, le risorse potranno: individuare le attività a cui dedicarsi
distinguendo quelle critiche dalle altre, consuntivare il lavoro svolto, consuntivare
note e documenti allegati alla WBS e rilevare gli slittamenti temporali subiti.
Dall’elenco delle attività da svolgere (ToDoList) si può selezionare quella su cui si
è lavorato e visualizzarne lo stato degli avanzamenti. Specificando in questa sede
le ore spese sull’attività, si creano le condizioni per effettuare confronti con le
previsioni e si può decidere di intervenire con azioni correttive.
Le risorse che subiscono imprevisti, possono dichiararli nell’apposita maschera. È
possibile specificare il tipo di imprevisto ed interrogare il sistema per rilevare
l’incidenza di questi sull’avanzamento dei lavori. I dati statistici consentiranno di
effettuare ritarature dei calendari di disponibilità delle risorse, al fine di
minimizzare il peso degli imprevisti sui risultati delle schedulazioni.
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Un supporto al miglioramento aziendale che fa
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MIGLIORAMENTO CONTINUO
È disponibile una visione d’insieme dei progetti in termini di tempi di attraversamento e
quantità di lavoro svolto.
I valori effettivi a confronto con il lavoro precedentemente pianificato, permettono di
analizzare gli scostamenti e le motivazioni che li hanno generati.
Dal rilevamento delle rettifiche dei dati previsionali di progetto e dal confronto con i
consuntivi, può essere monitorata la situazione del progetto.
L’utente HiPlan può sfruttare il sistema per accumulare esperienza da riutilizzare per
migliorare le performance aziendali e contrarre il tempo di ritorno degli investimenti.
È per questo scopo che è stata realizzata la Project Knowledge Card (Carta d’identità del
progetto).
Per mezzo della PKC è possibile formalizzare le caratteristiche salienti dei progetti, al fine
di costruire quel bagaglio di informazioni che verranno consultate da altri project manager
prima di iniziare a un nuovo progetto.
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COSTI
I costi generali sono i costi necessari per la realizzazione di un progetto, non
assimilabili direttamente a quelli di risorsa. Tali costi possono essere attribuiti ad
un progetto, ad una sua fase di riepilogo o ad una sua attività elementare.
Selezionando un progetto si può inserire il costo stimato a preventivo ed il costo a
consuntivo.
Una volta assegnato ad ogni risorsa il costo/ora (datato), il costo delle risorse di un
progetto per la singola attività viene calcolato automaticamente.
Dalla somma dei costi di risorsa con quelli generali, si ottengono i costi totali del
progetto.
Gli scostamenti tra costi a consutivo e quelli previsionali sono continuamente
monitorati.
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Un supporto al miglioramento aziendale che fa
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VISIBILITA’ CLIENTI
La tecnologia con cui è stato sviluppato HiPlan consente di godere di
servizi fruibili via internet. È possibile, fra le altre cose, configurare
il sistema per aprire una finestra sullo stato di avanzamento dei
lavori ai clienti ovunque, nella lingua da essi desiderata. Le
interrogazioni effettuate dai clienti si caratterizzano per la semplicità
di esposizione dei dati, che ne facilitano l’interpretazione, anche per
mezzo di semplici ed intuitive rappresentazioni grafiche. Il tutto
viene ulteriormente semplificato dall’erogazione del servizio nella
lingua più congeniale al cliente/utente.
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Un supporto al miglioramento aziendale che fa
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PROATTIVITA’
Gli utenti possono ricevere via e-mail reportistica generata
automaticamente dal sistema, sfruttando i servizi proattivi di cui HiPlan è
dotato. La configurazione del servizio si effettua specificando la frequenza
di invio ed i destinatari. Il sistema comunica, tramite e-mail, il verificarsi di
determinati eventi, che si desidera tenere sotto controllo.
Per esempio il raggiungimento di una soglia di costo preimpostata. Anche
le segnalazioni sullo stato di avanzamento dei progetti e delle attività
possono raggiungere l’utente mediante la sottoscrizione del relativo
servizio proattivo. L’e-mail visualizzerà, con la frequenza desiderata, tutti i
progetti/attività che si desidera tenere sotto controllo, evidenziando
eventuali ritardi di consegna.
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leva sulla condivisione della conoscenza
TECNOLOGIA
HiPlan adotta lo stato dell’arte della tecnologia:
il web per fruire dell’applicativo da qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento
il database relazionale (standard odbc) ed il linguaggio sql per interrogare i dati nella
forma desiderata
la posta elettronica, i memo personali e la messaggistica agevolano la creazione di
comunità virtuali
L’architettura multiutente e multi profilo per definire privilegi di accesso e livelli di
responsabilità
Il motore di schedulazione a capacità finita ed infinita
Il motore di ricerca per la documentazione e le informazioni (note, e-mail, messaggi,
memo, …)
Un sofisticato strumento di analisi delle simulazioni per il confronto degli scenari
L’affidabilità, la sicurezza, la stabilità e il contenimento dei costi garantito da Linux
21/12/2015
Logical System s.r.l. - Jesi (AN)
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Una soluzione orientata ai contenuti, mirata
alle esigenze del cliente
Nella nuova economia sono proprio i dati relativi all’attività dell’azienda, così come quelli
riguardanti i rapporto intrattenuti con i suoi clienti, i suoi partner e i suoi fornitori, che
trasformati in informazione e in conoscenza possono realmente differenziarla dai
concorrenti e migliorarne in maniera sensibile la competitività.
Nell’impresa estesa le informazioni non debbono essere più viste come un bene riservato da
proteggere con attenzione, ma come una risorsa che, se opportunamente condivisa, può
essere sfruttata vantaggiosamente.
Le conoscenze necessarie per implementare con successo HiPlan nell’organizzazione
aziendale possono essere acquisite con 4-6 giornate di formazione, distribuite nell’arco di
tre mesi.
Il piano formativo consente di ripercorrere con l’applicativo le fasi che caratterizzano il
processo di ideazione, modellizzazione e realizzazione dei progetti, in modo da valutare
l’impatto sull’organizzazione e le condizioni ideali di utilizzo dello strumento.
L’obiettivo che si raggiunge alla conclusione dell’iter formativo è la modellizzazione dello
strumento sulle specifiche esigenze organizzative.
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Come passare dalle parole ai fatti
Ogni azienda vorrebbe essere più efficiente, controllare e monitorare i propri piani di sviluppo, i propri
progetti, migliorare la produttività, ridurre i costi.
HiPlan è l’applicativo di Multi Project Management che supporta lo sforzo aziendale per conseguire
questi obiettivi; ecco come:
Progettazione del sistema Multiprogetto
Codifica delle attività, risorse, skills e di tutti gli ingredienti di progetto
Creazine delle WBS (Work Breakdown Structure): i modelli di progetto
Schedulazione delle attività dei progetti e pianificazione del lavoro delle risorse
Monitoraggio dello stato di avanzamento dei lavori, mediante confronto fra previsionali e valori
effettivi
Classificazione ed interrogazione dei dati
Gestione della documentazione prodotta e della conoscenza generata
Gestione dei costi di progetto
Servizi proattivi, messaggi e memo
PKC (Project Knowledge Card)
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