COREP – Consorzio per la Ricerca e l’Educazione Permanente
IL CONTROLLO DI GESTIONE
NELLA P.A.
un caso di benchmarking
Alessandria, 10 maggio 2002
Michele PANTE'
1
Le principali norme di riferimento







L 241/90
trasparenza, partecipazione alla
gestione del potere pubblico, procedimento
funzionale ai bisogni del cittadino
D. Lgs. 29/93
Interesse pubblico primario,
attività amministrative soggette a valutazione
L. 537/93
legge finanziaria misurazione
attività - carichi di lavoro
L. 20/94
riforma dei controlli Corte Conti
D. Lgs 77/95
(per EE.LL.) il controllo entra
nel ciclo pianificazione, programmazione,
gestione e controllo
L. 59/97
si è arrivati al
dopo un
processo di riforme
D. Lgs. 286/99
Michele PANTE'
2
L’evoluzione della P.A.
aspetti
sostanziali
aspetti
formali
legittimità
approccio
burocratico
adempimento
focalizzazione
sistema di controllo
approccio
manageriale
esiti della
gestione
focalizzazione modelli
organizzativo e gestionale
sul piano del loro
funzionamento interno
risultato
cultura prevalente
Michele PANTE'
3
Desiderio (ambizioso) sotteso al
D. Lgs. 286/99… e non solo
Realizzare una P.A. in grado di produrre di
più a parità di costo
o
in grado, a costi inferiori, di erogare i
servizi programmati senza compromettere
la qualità
PERTANTO ……….
Michele PANTE'
4
Il controllo e la verifica sono condizioni
necessarie per il miglioramento
infatti
non si può controllare (e quindi migliorare)
ciò che non si può misurare (e quindi
conoscere)
Pertanto
occorre individuare metodi analitici per
legare “le cose da fare” a indicazioni sul
“cosa si sta facendo” in modo che qualcuno
possa prendere delle decisioni
Michele PANTE'
5
COROLLARIO 1 ( ………… sulle “cose da fare”)
Necessario stabilire obiettivi da raggiungere
COROLLARIO 2 ( ………… sulle indicazioni da ottenere)
Necessario stabilire standard di riferimento
costruiti con metodo rigoroso (diversi per
efficacia, efficienza e qualità)
COROLLARIO 3 ( ………… sul qualcuno e sulle indicazioni)
Ogni soggetto che interviene nel processo
decisionale deve possedere le informazioni
di cui necessita e deve interpretarle
correttamente
Michele PANTE'
6
La funzione dei controlli interni
I controlli interni rappresentano un sistema
informativo creato per aiutare i diversi
livelli di decisione a coordinare le loro azioni
in modo da realizzare gli obiettivi di
mantenimento, performance ed evoluzione
stabiliti alle diverse scadenze
MA …….
Michele PANTE'
7
Occorre, a monte, definire i
FABBISOGNI INFORMATIVI, ossia
rispondere a:
1. Destinatari informazioni: chi sono?
2. Metodo: in quale modo? E’ possibile?
3. Oggetti: di cosa hanno bisogno? Perché?
e solo alla fine
4. indicatori: cosa misuro? Come?
Michele PANTE'
8
3. Oggetti. Cosa serve, quali
informazioni e perché






Analisi di attività per snellimento, tempi del
procedimento, ecc.
Ricerca prassi migliori (best practice)
Analisi organizzative per dimensionamento
organico
Analisi per esternalizzazioni (make or buy)
Erogazione di premi (valutazione del personale)
Rispetto di programmi (Gantt)
Michele PANTE'
9
(segue)
3. Oggetti. Cosa serve, quali informazioni e perché
SEMPRE
ABBIAMO
BISOGNO DI CAPIRE
I NOSTRI SPAZI DI MIGLIORAMENTO






Analisi di attività per snellimento, tempi del
procedimento, ecc.
Ricerca prassi migliori (best practice)
Analisi organizzative per dimensionamento
organico
Analisi per esternalizzazioni (make or buy)
Erogazione di premi (valutazione del personale)
Rispetto di programmi (Gantt)
Michele PANTE'
10
4. Indicatori (solo alla fine!)
A seconda di ciò che ci interessa conoscere,
giudicare, valutare, capire, verificare, ……
indicatori di:
efficienza
efficacia
qualità
processo/risultato
Siamo a posto? Abbiamo tutto?
NO!
Ci mancano gli standard
Michele PANTE'
11
I controlli interni
(art. 17 c. 1 l. 59/1997)
NECESSITA’/FUNZIONI:
 prevedere ed istituire sistemi per la
valutazione, sulla base di parametri oggettivi,
dei risultati dell’attività amministrativa e dei
servizi pubblici ……
 prevedere che ciascuna amministrazione
provveda …… alla valutazione comparativa dei
costi, rendimenti e risultati;
 collegare l’esito dell’attività di valutazione ……
alla allocazione annuale di risorse
Michele PANTE'
12
Il controllo di gestione
COMPITI: verifica del grado di efficacia,
efficienza ed economicità
Necessario definire:






l’unità responsabile del CdG
le unità che si intende misurare (centri costo)
procedure definizione obj e soggetti responsabili
modalità di rilevazione e ripartizione costi
indicatori
frequenza di rilevazione
Michele PANTE'
13
Qualità del servizio
Michele PANTE'
14
Il benchmarking
“è la ricerca delle migliori prassi
aziendali che portano ad una
prestazione superiore”
(Robert C. CAMP)
Controlli interni
CdG
Michele PANTE'
BMK
15
Tipologie di BMK

interno

Competitivo o intrasettoriale

Funzionale o intersettoriale

singoli fattori produttivi

parti di processi aziendali

risultati dell’azione
Michele PANTE'
IN BASE AI
SOGGETTI
IN BASE AGLI
OGGETTI
16
Perché fare BMK



Agisce in regime di non
concorrenza
Supera l’attuale problema di
veloci mutamenti ambientali
Supera la tabella dei parametri
gestionali (art. 70 e 40 D. Lgs. 77/95)

Permette di individuare gli enti virtuosi

Trova i veri spazi di miglioramento

Crea standard di riferimento

E’ utile per le valutazioni
Michele PANTE'
17
Punti di debolezza

Resistenze al cambiamento e
legittimazioni all’operato

Gruppo di lavoro

Influenze “politiche”

E’ processo “negoziato”
Michele PANTE'
18
Procedura





Scelta enti
Identificazione scopo
Determinazione oggetto di analisi
Scelta indicatori
Costruzione del metodo

Raccolta dati ed elaborazione
Confronto
Interpretazione dei gap
Definizione piani di miglioramento

Nuovo monitoraggio



Michele PANTE'
19
Gli esempi
(citati dalla Corte dei Conti)
Fase 1: SCELTA ENTI








Comune di
Comune di
Comune di
Comune di
Comune di
Comune di
Comune di
Comune di
Beinasco
Collegno
Cuneo
Nichelino
Orbassano
Rivalta
Rivoli
Volvera



Utenze telefoniche
Farmacie comunali
Gestione calore
Michele PANTE'
20
Bolletta telefonica
Fase 2: IDENTIFICAZIONE SCOPO (perché)
 Capire le ragioni di una spesa telefonica
elevata in alcuni enti e attuare correttivi
Fase 3: OGGETTO DELL’ANALISI (cosa)
 Individuare i singoli oggetti da analizzare
(n° edifici, n° linee, n° apparecchi, n° accessi
internet, n° teledrin, n° fax, n° verdi,
bolletta con Iva, canoni da centralini iva
esclusa, canoni da bollatrici, linee interne Iva
esclusa, costo scatti telefonici)
Michele PANTE'
21
Michele PANTE'
22
Bolletta telefonica
Fase 4: SCELTA INDICATORI (quale
rappresentazione)
 Individuare come rendere omogenei i dati
ottenuti e come sintetizzarli
(importo totale bollette, costo medio per
abitante, per dipendente, costo totale in
relazione alle spese correnti)
Michele PANTE'
23
Bolletta telefonica
Fase 6: RACCOLTA DATI ED ELABORAZIONE
 Problema per articolazione dati su singoli plessi
Fase 7 - 8 - 9: CONFRONTO INTERPRETAZIONE GAP INDIVIDUAZIONE SOLUZIONI
Michele PANTE'
24
Bolletta telefonica
(in migliaia di lire)
L. 800.000
L. 700.000
L. 600.000
L. 500.000
L. 400.000
L. 300.000
L. 200.000
L. 100.000
L. 0
Ente Ente Ente Ente Ente Ente Ente
1
2
3
4
5
6
7
Michele PANTE'
25
Costo per abitante
L. 16.000
L. 14.000
L. 12.000
L. 10.000
L. 8.000
L. 6.000
L. 4.000
L. 2.000
L. 0
Ente 1 Ente 2 Ente 3 Ente 4 Ente 5 Ente 6 Ente 7
Michele PANTE'
26
Costo per dipendente
(in migliaia di lire)
L. 2.100
L. 1.900
L. 1.700
L. 1.500
L. 1.300
L. 1.100
L. 900
L. 700
L. 500
Ente 1 Ente 2 Ente 3 Ente 4 Ente 5 Ente 6 Ente 7
Michele PANTE'
27
Rapporto con spese correnti
(titolo I)
(valore percentuale)
1,40%
1,20%
1,00%
0,80%
0,60%
0,40%
0,20%
0,00%
Ente 1 Ente 2 Ente 3 Ente 4 Ente 5 Ente 6 Ente 7
Michele PANTE'
28
Farmacie comunali
Fase 2: IDENTIFICAZIONE SCOPO (perché)
 Capire le ragioni modalità di gestione ottimale
e individuare criterio oggettivo per MBO
Michele PANTE'
29
Farmacie comunali
Fase 3: OGGETTO DELL’ANALISI (cosa)
 Individuare i singoli oggetti da analizzare
Michele PANTE'
30
Farmacie comunali
Fase 4: SCELTA INDICATORI
 Individuare come rendere omogenei i
dati ottenuti e come sintetizzarli
Michele PANTE'
31
Farmacie comunali
Fase 6: RACCOLTA DATI ED ELABORAZIONE
 Problema per articolazione dati su singoli plessi
Fase 7 - 8 - 9: CONFRONTO INTERPRETAZIONE GAP INDIVIDUAZIONE SOLUZIONI
Michele PANTE'
32
Parafarmaco venduto/totale vendite
(valore percentuale)
22,00%
20,00%
18,00%
16,00%
14,00%
12,00%
10,00%
F1 F2 F3 F4 F5
F6 F7 F8 F9 F10 F11
Michele PANTE'
33
Costo del personale/totale costi
(valore percentuale)
21%
19%
17%
15%
13%
11%
9%
7%
F1 F2
F3
F4 F5 F6
F7 F8
Michele PANTE'
F9 F10 F11
34
Reddito operativo / totale costi
(valore percentuale)
20%
15%
10%
5%
0%
-5%
-10%
F1 F2 F3
F4 F5 F6
F7 F8
Michele PANTE'
F9 F10 F11
35
Rotazione delle scorte
(RF/ RI + acq. Anno)
(valore percentuale)
30,00%
28,00%
26,00%
24,00%
22,00%
20,00%
18,00%
16,00%
14,00%
12,00%
10,00%
F1 F2 F3 F4 F5
F6 F7 F8 F9 F10 F11
Michele PANTE'
36