Comune di Vicopisano
Provincia di Pisa
DIRETTIVA:
FLUSSI DOCUMENTALI,
PIANO DI COMUNICAZIONE INTERNA E ESTERNA,
INTRANET/INTERNET
Delibera di Giunta Comunale
n. 191 del 26 novembre 2004
SOMMARIO
1. Premesse
2. Comunicazione interna e flussi documentali
2.1 Riunioni
2.2 Posta cartacea
2.3 Protocollo informatico e gestione dei flussi documentali
2.4 Posta elettronica e messaggistica interna
2.5 Intranet e Rete LAN aziendale
2.6 Atti
2.7 Banche dati
2.8 Privacy e Misure di Sicurezza
3. Comunicazione esterna
3.1 Cosa si deve comunicare
3.2 Chi deve comunicare
3.3 Mezzi e strumenti
3.4 Viconet
3.5 Posta elettronica
4. Altri progetti di e-government
5. Conclusioni
1.
PREMESSE
Il presente documento ha lo scopo di approfondire alcuni temi di interesse generale che
coinvolgono tutti gli uffici e i servizi e che sono stati oggetto negli ultimi tempi di profonde e non
trascurabili innovazioni sia di carattere tecnologico che normativo.
1
Esso si propone innanzitutto come strumento ricognitivo dell’attuale situazione con la
prospettiva di tracciare possibili indirizzi e criteri operativi orientati alla definizione di un sistema
integrato di comunicazione interna/esterna. Non è perciò un documento “chiuso” , unilateralmente
definito, bensì la base per ogni possibile riflessione e proposta in senso “dinamico” e migliorativo
da parte di tutti i destinatari, tecnici e politici.
-
Solo un breve cenno alle più importanti fonti normative di riferimento:
L. 241/90 e disposizioni attuative: procedimenti amministrativi, trasparenza;
D.lgs. 165/2001 – art. 11: Ufficio Relazioni con il Pubblico;
Legge 150/2000 e disposizioni attuative: “Disciplina delle attività di informazione e
comunicazione delle pubbliche amministrazioni”
D.P.R. 445/2000, DPCM 428/98, DPCM 31.10.2000: T.U. Documentazione amministrativa,
Protocollo informatico e flussi documentali.
Comunicazione pubblica esterna, comunicazione interna e regolamentazione dei flussi
documentali rappresentano momenti differenti della stessa funzione di informazione e
comunicazione delle pubbliche amministrazioni e, pertanto, richiedono strumenti e forme di
raccordo che valorizzino con efficacia le integrazioni e le sinergie.
La direttiva del Ministero della Funzione Pubblica del 6 febbraio 2002, in materia di
comunicazione delle P.A., indica alcuni obiettivi che qui possono essere utilmente ricordati.
Il primo è la “ (… )realizzazione di un sistema di flussi di comunicazione interna incentrato
sull’intenso utilizzo di tecnologie informatiche e banche dati sia per migliorare la qualità dei
servizi, sia per concorrere a costituire un senso di appartenenza tra coloro che operano nella sfera
pubblica (… )”.
Il secondo è che “ Una buona comunicazione interna, fondata su un’ampia circolazione delle
informazioni, consente di costruire al meglio l’identità di una amministrazione, favorendo la
crescita di un senso di appartenenza positivo alla dimensione del lavoro pubblico e contribuendo a
porre su nuove basi l’immagine della sfera pubblica (… )”.
Il terzo è che “ Le amministrazioni debbono pertanto considerare che gli strumenti interattivi della
comunicazione online risultano ormai centrali e decisivi nella costruzione degli assetti
organizzativi delle loro strutture. Queste devono, conseguentemente, ridisegnare i loro processi
organizzativi in relazione all’esigenza di sviluppare modalità interattive di comunicazione interna,
interistituzionale, nei confronti dei cittadini”.
2.
COMUNICAZIONE INTERNA E FLUSSI DOCUMENTALI
Gli strumenti di comunicazione interna sono i più vari. Tra essi senz’altro assume rilevanza
anche la semplice comunicazione verbale e scritta. L’importanza di una buona e efficace
comunicazione in ambito aziendale, le tecniche, gli approcci, gli ostacoli ecc. sono oggetto di
numerosi studi, approfondimenti scientifici e corsi di formazione tenuti anche in questo Comune.
Con la presente circolare si vuole solo limitarci a toccare taluni aspetti più prettamente operativi e
organizzativi, dato per assunto l’obiettivo che la massima condivisone di risorse e informazioni
migliora l’efficienza e il senso di partecipazione alla missione complessiva dell’ente locale e al
superamento di una concezione frammentata della struttura comunale, per settori e uffici, anziché
per processi e servizi.
2.1.
RIUNIONI
2
Nell’ambito della comunicazione verbale merita un breve cenno di premessa il tema delle
riunioni, al fine di ricordare alcune regole di condotta ormai acquisite dalla migliore tecnica delle
organizzazioni collettive che sarebbe utile osservare per rendere le stesse maggiormente efficaci e
produttive:
a) convocare gli interessati indicando il luogo della riunione, i temi che si intendono trattare e l’ora
prevista di inizio e fine della riunione;
b) rispettare gli orari prefissati
c) individuare tra i presenti un verbalizzante che annoti la data della riunione, i presenti, le
informazioni date e/o le decisioni prese e rimetta al termine dette annotazioni ai partecipanti e a
eventuali altri soggetti non presenti.
d) se la riunione si conclude con un mandato a qualcuno “a fare qualcosa” sia specificato cosa, chi
e, possibilmente, entro quando.
Di fondamentale importanza per le riunioni delle Commissioni Consiliari è l’annotazione dei
presenti a cura del presidente sull’apposito prospetto presente presso la segreteria dove sono
conservati i fascicoli di ogni commissione.
2.2.
POSTA CARTACEA
Viene sempre assunta e spedita dal protocollo generale secondo le regole del Manuale di
Gestione di cui al paragrafo successivo.
Quella in arrivo è assegnata il giorno stesso dal Segretario.
Presso l’Ufficio Protocollo sono collocate le seguenti cartelle di posta, che possono essere
usate anche per scambio di corrispondenza interna, non protocollata:
1) SINDACO;
ASSESSORI;
2) DIFENSORE CIVICO;
3) UFFICIO STAMPA;
4) UFFICIO CONSULENZA IN MATERIA DI FINANZIAMENTI AGEVOLATI;
5) RAGIONERIA;
TRIBUTI;
ECONOMATO;
PERSONALE;
6) DEMOGRAFICI;
7) POLIZIA MUNICIPALE;
8) SEGRETERIA;
9) BIBLIOTECA
TURISMO
INFORMAGIOVANI;
10) SCUOLA, SOCIALE;
11) SISTEMA INFORMATIVO;
12) URBANISTICA;
SUAP;
13) EDILIZIA PRIVATA;
14) LAVORI PUBBLICI;
PROTEZIONE CIVILE;
AMBIENTE;
Sono invece collocate presso la Segreteria Comunale le cartelle di:
PRESIDENTE DEL CONSIGLIO COMUNALE;
CAPIGRUPPO CONSILIARI (per i gruppi di minoranza presso la loro stanza al primo piano);
PRESIDENTI DI COMMISSIONI CONSILIARI;
3
L’assegnazione avviene mediante indicazione sul documento dei soggetti destinatari, diretti
o per conoscenza. Un asterisco indica il destinatario diretto, che riceve l’originale. E’ di norma
l’ufficio competente, titolare della pratica alla quale il documento afferisce. I Responsabili dei
Servizi destinatari di un documento potranno senz’altro disporne l’ulteriore assegnazione ad altro
ufficio e al personale competente anche mediante l’assegnazione di ulteriori copie rispetto a quelle
indicate.
Occorre avere la massima cura nel trattare la corrispondenza dalla quali derivi un
procedimento amministrativo obbligatorio. Al riguardo si rinvia alle regole fondamentali contenute
nel Regolamento Comunale sul procedimento amministrativo, in particolare per quanto riguarda i
tempi di conclusione dei procedimenti amministrativi. Qui si ricorda che i tempi o sono indicati
dalle normative speciali, o sono indicati dal Comune per singoli procedimenti (in regolamenti
settoriali oppure nella delibera di Giunta n. 221 del 3.10.1998, che dovrà essere quanto prima
aggiornata, oppure sono di trenta giorni ex art. 2 legge 241/90).
La corrispondenza assegnata va fascicolata da parte dell’Ufficio titolare della pratica. Non è
escluso che debbano provvedere alla fascicolazione anche altri soggetti che hanno ricevuto una
copia (nel caso ad esempio di sub procedimenti o procedimenti collaterali a competenza distribuita).
La fascicolazione è comunque oggetto di regolamentazione nell’ambito del “Manuale di gestione”
di cui al punto successivo.
2.3 PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DEI FLUSSI
DOCUMENTALI
E’ la parte più difficile perché impone profondi mutamenti del modo di operare all’interno
dell’Ente che non sarà facile attuare. E tuttavia sono adempimenti oltreché obbligatori anche molto
utili, in prospettiva, al miglioramento dell’organizzazione aziendale e all’efficienza dei servizi.
Secondo quanto stabilito dal pacchetto di riforme collegato alla legge Bassanini del 1997 e
al Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa, tutte le P.A. dovevano entro il 31.12.2003
introdurre il protocollo informatico come da regole tecniche di cui al dpcm 31.10.2000. Detta
disposizione fa inoltre obbligo alle P.A. di adottare il “Manuale per la Gestione del protocollo
informatico, dei flussi documentali e degli archivi” che affronti alcuni aspetti cruciali quali la
gestione e la tenuta dei documenti sui vari supporti, la trasmissione di documenti informatici,
l’introduzione del titolario di classificazione e la definizione degli indirizzi legati alla gestione del
sistema archivistico.
La Rete Archivistica della Provincia di Pisa ha redatto una bozza unitaria di manuale
che, adeguata alle peculiarità dell’Ente, è stata approvata dalla Giunta comunale con delibera n.
180 del 23.12.2003. Il Manuale è disponibile nella Intranet in apposita cartella contenuta in
“Generale” ove potrà essere consultato per eventuali osservazioni, che potranno essere anche solo
inserite nella medesima cartella.
Esso è da considerarsi documento immediatamente precettivo, ad eccezione solo di quelle
parti che presuppongono preventive attività di innovazione tecnologica (es. acquisizione ottica di
documenti):
Raccomandando la diretta consultazione del Manuale, ci si limita qui ad alcune annotazioni:
- il Comune è qualificato come unica Area Organizzativa Omogenea con un unico sistema di
protocollo. Dal 1.1.2004 cessano tutti i cosiddetti protocolli interni, o altri sistemi di
registrazione dei documenti diversi dal protocollo unico;
- è parimenti adottato un unico titolario di classificazione a fini archivistici, allegato al Manuale.
Il titolario attuale, ancora obbligatorio, è sempre quello della Circolare del 1897 a tutti nota;
- l’accesso al sistema del protocollo informatico (Iride) deve essere distribuito e non accentrato in
unico ufficio;
- attualmente il sistema corrisponde a quelle che sono le “funzionalità minime” del protocollo
informatico (segnatura e registrazione). Funzionalità aggiuntive necessarie alla gestione dei
4
-
2.4.
flussi documentali mediante acquisizione ottica dei documenti e creazione del fascicolo
informatico saranno attivate a seguito di implementazione software e hardware programmata
per il corrente anno;
il concetto di base è che ogni ufficio deve provvedere alla classificazione e alla fascicolazione
informatizzata delle pratiche secondo regole comuni e univoche;
saranno ovviamente tenuti corsi di formazione a seguito della trasformazione del sw Iride in
formato Iride/Web;
con il trasferimento dell’archivio storico pre-unitario presso il Palazzo Pretorio potrà essere
ripresa l’attività di inventariazione e di scarto degli archivi di deposito e corrente, con il
reperimento di spazi, nonché l’annuale attività di versamento in archivio di deposito dei
fascicoli relativi a pratiche esaurite.
POSTA ELETTRONICA E MESSAGGISTICA INTERNA
Devono diventare gli strumenti principali di comunicazione interna. Il primo anche di tipo
formale.
E obiettivo a cui tutti devono concorrere: la massima limitazione del ricorso alla
comunicazione cartacea tra uffici.
Tutte
le
postazioni
sono
dotate
di
indirizzo
e-mail,
costituito
dal
[email protected].
Occorre che in ogni postazione venga aperto il programma di gestione della posta elettronica
(Outlook Express) all’entrata in ufficio e che lo stesso venga chiuso al momento dello spegnimento
del pc. L’inserimento in Rubrica degli indirizzi di colleghi e amministratori consente una
comunicazione interna facile e immediata anche per gruppi.
In “Generale/Utilità Generali” si possono reperire indirizzi e istruzioni su come
creare/modificare Mailing list oltre ad indicazioni per il loro utilizzo. Fra le mailing list attive di
particolare utilità è quella [email protected] . Scrivendo questa e-mail nell’indirizzo di
invio si scrive a tutti i dipendenti e amministratori del comune.
Trattasi perlopiù, in mancanza di firma digitale, di comunicazioni non protocollate. Infatti,
in base al punto 2.3.3. del Manuale, la corrispondenza interna non va mai protocollata salvi i casi
eccezionali della lettera b) (“documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono quelli
redatti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti
all’attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale
possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi” ).
Pertanto per coloro che sono dotati di postazione pc è sufficiente ricorrere ad un semplice
messaggio di posta elettronica, ad esempio, per convocare riunioni, inviare comunicazioni di servizio,
diffondere circolari o informazioni. La certezza della ricezione da parte del destinatario è data
impostando la richiesta di messaggio che confermi l’avvenuta ricezione. Dopo una prima fase di
rodaggio del nuovo sistema elettronico di rilevazione presenze/assenze si auspica che la posta
elettronica venga utilizzata anche per ferie e permessi ecc.
La messaggistica interna, a differenza della posta elettronica, non può essere utilizzata per
comunicazioni formali (es. la convocazione di una riunione) perché dà luogo a una comunicazione che
non lascia traccia, ma solo come possibile veloce alternativa alla semplice comunicazione verbale.
Ricordare comunque di barrare sempre in NetWriter gli avvisi di ricezione e lettura ad e ccezione dei
casi in cui si scelga l’opzione “Scrivi a tutti” . Con Netwriter si possono anche inviare file.
Per ogni chiarimento sull’uso dei programmi è sempre possibile rivolgersi al dott. Sbrana della
U.O. Informatica [email protected] . La propria posta elettronica può essere consultata anche
fuori dall’ufficio da qualunque pc che sia connesso a internet andando all’indirizzo www.viconet.it e
inserendo il proprio indirizzo e-mail e password in Viconet/Servizi online/web mail.
5
2.5
INTRANET E RETE LAN AZIENDALE
In termini tecnici costituisce la Intranet del Comune la parte del sito web www.viconet.it
chiamata “Area riservata” cioè visibile esclusivamente da dipendenti e amministratori ai quali sono
stati forniti Username e Password, mediante consegna a ricevuta di un floppy disc in occasione
dell’attuazione del Documento Programmatico di Sicurezza (V.di “ Generale/Privacy”). Per fare un
esempio nella sezione “Banche dati” l’Anagrafe della popolazione può essere consultata da un
qualsiasi utente Internet solo relativamente alla propria posizione (inserendo gli estremi della
propria carta d’identità ), mentre è aperta, secondo regole d’accesso predefinite e modulari, per
l’utente Intranet.
Ciò premesso occorre comunque precisare che, per le caratteristiche del sistema informativo
comunale, la condivisione di documenti, risorse e informazioni all’interno dell’Ente, scopo di ogni
intranet, avviene anche e soprattutto sia attraverso il sito web vero e proprio che per mezzo della
struttura della LAN aziendale, che definiremo anch’essa “Intranet” .
Quanto al sito web www.viconet.it, su cui si tornerà più diffusamente parlando di
comunicazione esterna, va rilevato che esso non va concepito solo come uno strumento per chi si
collega da fuori (la “vetrina” del comune” ), ma come un contenitore dinamico di informazioni e
risorse al quale ricorrere anche nel lavoro quotidiano sia per attingere che per inserire informazioni
e documenti. E’ quindi consigliabile che ciascuno configuri il sito come pagina iniziale di Internet
Explorer (inserendo http://www.viconet.it nella stringa che si apre entrando in Strumenti/Opzioni
Internet) e lo consulti periodicamente. Dal sito si può accedere ad esempio alle banche dati di
delibere (con testi) e determine (solo oggetto) mediante agevoli chiavi di ricerca full text, Si
possono inoltre reperire moltissime informazioni: news, orari, turismo, numeri utili, servizi,
modulistica, ecc. Perciò è possibile e auspicabile che ciascuno, dalla propria postazione, possa ad
esempio offrire una prima informazione all’utenza anche non strettamente pertinenti al proprio
ufficio di appartenenza. (es. se altro ufficio riceve una richiesta relativa all’apertura della Rocca o
alla disinfestazione dalle zanzare è in grado di attingere comunque prime utili informazioni
semplicemente accedendo al sito).
Lo stesso concetto vale, a maggior ragione, per le risorse contenute nella parte condivisa
(chiamata “GENERALE” ) della LAN aziendale, sulla cui struttura e funzionamento occorre
soffermarci per definire elementari regole operative chiare e condivise.
Come si vede nei diagrammi sottostanti e come ciascuno può verificare dalla propria postazione la
Rete LAN - “Intranet su “Server” (S:)” - del Comune è costituita da tre sottogruppi: “Generale” ,
“Uffici”, “ Program” .
STRUTTURA INTRANET COMUNALE
UNITA' S
UFFICI
Amministrativi
Contabili
Tecnici
GENERALE
PROGRAM
Suddiviso a sua volta in 20 caselle
Non toccare !!
La cartella “Program” contiene materiale relativo ai vari applicativi in uso nell’ente e
6
riguarda perlopiù l’U.O. Informatica. Perciò il suo contenuto non va modificato se non di concerto
con il responsabile di detto ufficio.
La cartella “Uffici” è distinta in tre sottocartelle corrispondenti ai Servizi Amministrativi,
Contabili e Tecnici, ciascuna contenente altrettante ulteriori sottocartelle corrispondenti perlopiù
alle UU.OO. L’organizzazione delle sottodistinzioni è rimessa alle scelta dei singoli responsabili
trattandosi infatti del file-server dove, per motivi di sicurezza, sono contenuti documenti e risorse
sviluppate da ciascuna postazione di lavoro. La finalità del file server è infatti principalmente quella
di lavorare tutti su un'unica memoria, che imposta back up giornalieri automatici e mantiene più
liberi e efficienti i singoli pc. E’ rimessa alla decisione dei singoli operatori la possibilità di limitare
l’accesso a tutte o alcune delle proprie cartelle mediante l’uso di password. Inoltre i files contenenti
dati riservati potranno essere collocati nelle cartelle “privacy” predisposte sul server in
corrispondenza a ogni U.O. come descritto nel DPS (v.di punto 2.8). La memoria dei singoli pc (C:)
dovrebbe quindi essere libera e utilizzata per documenti correnti in fase di lavoro che poi sono
salvati sul file-server. Evitare di duplicare tutti i propri documenti sia sul PC che sulla memoria
centrale, limitandosi a quelli di uso corrente (per possibili rallentamenti temporanei della rete,
specie per sedi decentrate). Ma soprattutto evitare di lavorare solo sul PC trascurando il file server,
perché in caso di danneggiamento dell’hard disk andrebbero tutti persi.
Amministrativi
Demografici
Bernini
Istruzione
Danesi
Cioli
Brogi
Minuti
Segreteria
CED
Vigili
Bacci
Assessori
Annecchino
Onnis
Boldrini
Cultura Turismo
Lugeschi
Pastacaldi
Contabili
Ragioneria
Susini
Economato
Petroni
Personale
Tributi
Balducci
Compagnucci
Desideri
7
Tecnici
Edilizia
Tonelli
Geppini
U.O. 3.2
Vincini
Documenti Lavori Pubblici
Urbanistica
Servizi Esterni
Documenti
Documenti Fantozzi Saleppichi Documenti Bernardini Marino Saleppichi
La cartella “Generale” , come detto, contiene tutte le risorse condivise di natura varia sulle
quali lavorare direttamente da postazioni distribuite: Albo delle associazioni comunali, bilancio,
peg, report, dotazione organica, calendario utilizzo palazzo pretorio, modulistica interna e esterna,
circolari e direttive, regole sulla privacy, STATUTO e REGOLAMENTI, Piano strutturale,
Repertorio dei contratti, Registro ordinanze, ecc. Tra le varie sottocartelle particolare utilità ha
quella “U T I L I T A’ G E N E R A L I” ; contiene orari, indirizzi, numeri utili, elenco
amministratori e commissioni, elenco pw per accedere a banche dati telematiche (Ancitel, Burt,
Camere di Commercio, Giurisprudenza, ecc.), fac simili, carta intestata ufficiale, etichette, elenco
ditte, elenco riviste di aggiornamento professionali disponibili, elenco assistenze tecniche e relativi
numeri ecc.
Tutti gli uffici sono invitati ad aggiornare i contenuti e inserirne di nuovi ritenuti meritevoli
di condivisione, ciascuno per la parte di competenza (sia file che nuove cartelle). I documenti, a
secondo della loro natura possono essere inseriti anche in “sola lettura” o, al limite, con password.
Ogni aggiornamento dei contenuti potrà essere oggetto di comunicazione collettiva con un semplice
messaggio di posta elettronica e/o messaggistica interna. Ciò che è inserito con queste modalità è
oggetto di presunzione di conoscenza generale e non ammette ignoranza.
Qualche esempio dall’esperienza corrente:
1. Nuovo orario di ricevimento degli assessori: la segreteria aggiorna il file e comunica a
tutti l’aggiornamento per posta elettronica per la pubblicità nei vari uffici;
2. Nuovi schemi con riferimenti esercizio provvisorio/approvazione bilancio: invece di
fotocopiarli per tutti basta rendere disponibile il file come sopra nella cartella “Schemi
atti” per renderne obbligatorio l’aggiornamento negli atti;
3. Direttiva sulle mancate timbrature, nuovo codice disciplinare: idem come sopra nella
cartella “Direttive circolari” .
Ovviamente nel caso di comunicazioni che interessino personale senza pc non si potranno
trascurare, limitatamente al necessario, anche le tradizionali forme di comunicazione cartacea
(lettere, bacheche). L’obiettivo che ci si prefigge è tuttavia quello di ridurre in maniera consistente
l’uso della carta attraverso un miglior uso della intranet. Sarà una scelta dei destinatari dei messaggi
stampare o meno il documento, con l’invito a stampare il meno possibile.
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9
Un ultima avvertenza: la cartella “Generale” non è il “parcheggio” per inviare e ricevere
files tra uffici. Per questo c’è la posta elettronica, la messaggistica o la semplice indicazione del
nomefile/percorso. Se proprio si sente la necessità di parcheggiare qui un file da mettere a
disposizione di qualcuno si può usare la sottocartella Varie o quella Schemi atti; la cartella Generale
ammette solo sottocartelle, mai file singoli.
2.6
ATTI
E’ indubbio che una efficace comunicazione interna passa anche dalla corretta gestione
dell’iter dei provvedimenti amministrativi del Comune. Almeno di quelli principali, a valenza
generale: Delibere, Determine, “argomenti” di Giunta (Direttive), Ordinanze, Decreti del Sindaco.
Delibere di Consiglio: Il Consiglio Comunale si riunisce praticamente tutti i mesi. E’ opportuno
quindi che ogni ufficio segnali alla segreteria l’oggetto della proposta di delibera sin dal momento
dell’avvio del procedimento (segnare la data sulla cartella e firmarla). Successivamente, ad
istruttoria già avanzata, occorre valutare, anche di concerto con il Sindaco e l’Assessore, la
segnalazione della pratica al Presidente della Commissione Consiliare competente, per l’eventuale
trattazione preliminare. Ad istruttoria completata, compresi i pareri della Ragioneria ove necessari,
la pratica potrà essere iscritta all’o.d.g.. La segreteria diffonde la data del Consiglio non appena
questa viene fissata dalla Giunta e invita a depositare le pratiche istruite. In ogni caso è
tassativamente prescritto dal T.U.E.L. il deposito delle pratiche complete almeno tre giorni liberi
prima della data del Consiglio. Sulla minuta della proposta di delibera e degli eventuali allegati
deve essere indicato il nomefile/percorso per consentire alla segreteria di recuperare il testo.
Eventualmente i file possono essere parcheggiati a tal fine nella cartella “generale/schemi atti” .
Delibere di Giunta: La Giunta si riunisce ogni settimana, quasi sempre di pomeriggio, previo avviso
di convocazione partecipato anche ai Responsabili dei Servizi. Le pratiche vengono presentate in
forma di proposta, corredata dai prescritti pareri del Responsabile del Servizio e della Ragioneria e
da ogni altro elemento utile all’istruttoria presso la segreteria con largo anticipo rispetto alla data
della riunione e, in ogni caso, non oltre le ore 11,00 del giorno di seduta pomeridiana. Le cartelle
devono già essere controfirmate da parte dell’Assessore relatore. E comunque da evitare l’iscrizione
all’o.d.g. di pratiche che non siano state esaminate preventivamente con il Sindaco o con
l’Assessore di riferimento.
Le delibere vengono numerate e pubblicate all’Albo di norma entro due/tre giorni e sono
immediatamente disponibili sul sito web del Comune (escluso gli allegati). Il fascicolo ritorna
all’ufficio solo dopo il termine di pubblicazione (15 gg.). Ciò non toglie che si possano/debbano
eseguire gli adempimenti conseguenti anche prima di tale periodo sia perché la gran parte delle
delibere è munita della clausola di immediata eseguibilità , sia perché comunque l’esecutività si
verifica dopo il decimo giorno di pubblicazione. Pertanto, prima che ritorni materialmente il
fascicolo, basta aprire il sito web o chiedere alla segreteria .
Schemi di contratto, progetti, piani urbanistici e altri atti di programmazione DEVONO
essere materialmente allegati e rimanere alla serie degli originali presso la segreteria. Evitare in
questi casi di utilizzare la formula “di approvare XXX depositato agli atti” .
Usare la massima cura nella descrizione degli oggetti sino dal momento dell’apertura del
fascicolo, evitando di essere troppo stringati e ermetici, in quanto le parole in oggetto costituiscono
la più importante delle chiavi di ricerca in banca dati. Parimenti importante è la compilazione delle
altre parti del frontespizio delle relative cartelle di delibere, determine e argomenti e cioè
10
l’indicazione di servizio e u.o., la firma del responsabile del servizio e del responsabile del
procedimento e la data di inizio del procedimento stesso (da scrivere non appena si apre il
fascicolo), nonché l’Assessore referente (per le delibere di GC) e gli alelgati.
Riguardo al rapporto tra il contenuto degli atti deliberativi e le regole di tutela della privacy è intervenuta
recentemente una interessante Pronuncia del Garante della Privacy, chiamato a decidere su un ricorso presentato da un
dipendente comunale che, avendo proposto azione giudiziaria contro l’Amministrazione, contestava la integrale
pubblicazione all’Albo Pretorio della delibera con la quale la Giunta, nel costituirsi in giudizio riportava integralmente
tutti gli elementi del contenzioso. Il Garante ha affermato che “..in termini generali è lecito ed anzi doveroso per il
Comune effettuare trattamenti di dati personali al fine di rispettare gli obblighi di pubblicità legale stabiliti dall’art. 124
del TUEL (Albo Pretorio)” e che ” … la disciplina della privacy non può mai pregiudicare l’obbligo di adeguata
motivazione degli atti amministrativi prescritto dall’art. 3 della legge 241/90” . Il bilanciamento con gli interessi della
privacy impone di selezionare i dati di fatto indispensabili per il perseguimento delle finalità del provvedimento, ma
non deve portare ne ad ometterne la pubblicazione ne, tanto meno, ad “impoverirne il contenuto e a renderlo non
intelligibile. La legislazione sulla privacy quindi obbliga alla sinteticità , non obbliga invece alla generalizzata non
menzione dei presupposti di fatto sottesi all’emanazione del provvedimento. Da evitare sono soprattutto i casi di atti in
“bianco” , contenenti mero rinvio agli atti istruttori endoprocedimentali. Come sottolineato in precedenti pronunce è
comunque vietata la pubblicazione di dati idonei a rilevare lo stato di salute (art. 22, comma 8, Codice privacy). In
questi casi è sempre necessario indicare nell’oggetto degli atti in pubblicazione le sole iniziali dell’interessato.
Gli “argomenti” di Giunta sono punti di discussione all’ordine del giorno delle nelle sedute
della Giunta Comunale. Talora ne scaturiscono Direttive dalle quali possono derivare avvio di
procedimento amministrativo o elementi di dettaglio e completamento degli atti generali di
programmazione. Possono costituire un momento importante di condivisione di problematiche e
informazioni. L’art. 16 dello Statuto Comunale sottolinea l’importanza delle costanti verifiche di
bilancio con la Ragioneria Comunale.
“ Art. 16
Funzionamento della Giunta
“… … … ”
La Giunta opera collegialmente mediante deliberazioni e direttive di indirizzo. Ai singoli Assessori può essere attribuita
la sovrintendenza dell'attività di singoli settori dell'amministrazione con funzioni propositive e referenti nei confronti di
Giunta e Consiglio.
Le direttive, al pari delle deliberazioni, devono risultare dai verbali della Giunta.
Gli atti che comportano riflessi contabili devono essere sempre preventivamente partecipati alla ragioneria comunale
per la verifica di compatibilità con gli strumenti di programmazione finanziaria.
Le direttive della Giunta possono essere altresì finalizzate a fornire elementi di dettaglio e integrazione degli indirizzi
approvati con il Piano Esecutivo di Gestione, fatte salve le variazioni di elementi essenziali che possono essere adottate
con formale deliberazione di modifica dello stesso. “
Vale quanto detto per gli atti relativamente alla necessità di istruttoria (elementi di fatto,
elementi di diritto, eventuale indicazione di capitoli di spesa o di assenza di previsione di bilancio,
ecc.) e di un preventivo confronto con l’Assessore di riferimento. Le decisioni assunte vengono
registrate nel verbale di seduta e inviate agli uffici interessati per gli adempimenti conseguenti. In
alcuni casi la decisione viene partecipata a più uffici, per gli adempimenti di rispettiva pertinenza,
mediante il sistema della fotocopiatura del frontespizio.
L’istruttoria di delibere e argomenti deve essere firmata dal Responsabile del Servizio e dal
quello di U.O. e/o procedimento. Nel programma IRIDE e nel sito web vengono comunque
codificate in tre gruppi: amministrativo, tecnico e contabile.
Le determine vengono invece codificate per U.O. Esse riportano obbligatoriamente il
numero di Registro Generale ed è solo questo che le identifica a termini di legge. Il numero di
registro particolare non è obbligatorio e viene inserito per servizio. Evitare di usarlo, soprattutto
nella corrispondenza esterna, per identificare gli atti.
11
Dal 1.1.2005 saranno inseriti nel database Iride anche i testi delle determine. Inizialmente a
cura della segreteria (ricordarsi di rendere disponibile il file con indicazione di nome e percorso
come sopra). Successivamente a cura di ogni ufficio una volta attivato il sw Iride/Web. I testi
saranno disponibili solo in intranet.
Vale quanto già detto riguardo a allegati e oggetti.
Le altre serie generali di atti tenute per Statuto sono quelle di ordinanze (del Sindaco ex art.
54 TUEL e dei Responsabili in tutti gli altri casi) e Decreti del Sindaco.
Presso la Segreteria vengono registrate e pubblicate all’Albo. Per la segnatura nel registro
c’è l’apposita cartella in generale.
Il loro inserimento in banca dati è al momento rinviato all’attivazione di Iride/Web.
Le notifiche, anche se per posta, si fanno esclusivamente a mezzo del Messo Comunale.
Vedere al riguardo la circolare apposita in generale/direttive e circolari.
2.7
BANCHE DATI
Si è detto che delibere, determine, anagrafe, concessioni edilizie, sono disponibili dal sito
internet.
Ad altri programmi di uso ricorrente si accede sempre in interfaccia Web ma, al momento,
occorre una configurazione per la quale si deve richiedere l’intervento del dott. Sbrana.
Ad esempio per il programma di bilancio e contabilità (ASCOTWEB). Le funzionalità di
detta procedura andranno maggiormente diffuse presso il personale interessato dall’uso mediante
appositi incontri di formazione.
Come detto si prevede entro il corrente anno l’accessibilità diffusa in modalità web anche
del sistema di protocollo e gestione documentale e quello di gestione del personale che, insieme
all’introduzione dei badge marcatempo, e all’uso della posta elettronica, concorrerà alla riduzione
della documentazione cartacea nella gestione dei rapporti interni.
In “generale/utilità generali/accessi telematici” si possono reperire indirizzi web, username
e password per l’accesso a banche dati presso le quali il Comune è registrato (quesitari, legge,
giurisprudenza, ecc.). Particolare importanza ha la banca dati del BURT che, a partire da luglio
scorso, non viene più inviato in forma cartacea (vedasi apposita circolare in generale/direttive e
circolari” )
Nella stessa cartella il file di word contenente il Repertorio dei contratti del Comune, con
possibilità di ricerca full text.
2.8.1
PRIVACY E MISURE MINIME DI SICUREZZA (DPS)
Sebbene l’argomento esuli dal contesto del presente documento si ritiene utile un
sintetico cenno date le recenti riforme a le strettissima correlazione con la tematica della comunicazione.
In attuazione della legge sulla tutela dei dati personali (L. 675/94) l’Ente ha dato corso ai seguenti
adempimenti:
1.
Approvazione Regolamento comunale sulla tutela dei dati personali (in “generale/regoalmenti” );
2.
Approvazione del Documento programmatico sulle misure di sicurezza per il trattamento dei dati (DPS) e allegato
Documento per l'utilizzo delle risorse di Calcolo e Reti del Comune di Vicopisano (in “generale/privacy”);
3.
Rilevazione delle banche dati e delle modalità di trattamento delle informazioni contenenti designazione degli
incaricati del trattamento (“generale/privacy” );
4.
Assegnazione individuale e accettazione stazione di lavoro, programmi gestionali e applicativi, profilo utente e
password per rete NT, intranet e posta elettronica (floppy disc personale contenente anche i documenti approvati
12
dalla Giunta);
5.
Mappatura delle dotazioni hardware e delle procedure software ( “generale/privacy” );
6.
Notifica al Garante della privacy dei trattamenti;
In data 1.1.2004 è entrato in vigore il D.lgs. 30.6.2003, n. 196 (“Codice in materia
di protezione dei dati personali”) che ha riordinato l’intera materia apportando alcune novità .
In particolare per i soggetti pubblici valgono le seguenti regole:
- il trattamento (raccolta, organizzazione, consultazione, comunicazione a terzi, diffusione) di dati personali è
consentito solo per lo svolgimento delle funzioni istituzionali;
- a differenza dei privati, i soggetti pubblici che effettuano trattamento di dati personali non devono chiedere il
consenso dell’interessato. Si ritiene comunque doverosa l’informativa e quindi si invita comunque ad adottare nella
modulistica la formula tipo (aggiornata) reperibile in “ generale/privacy/informativa”;
- il trattamento di dati diversi da quelli sensibili e giudiziari è consentito anche in mancanza di una espressa norma di
legge o di regolamento. La comunicazione ad altro soggetto pubblico è ammessa quando è prevista da norma di
legge o regolamento o, in mancanza, quando è comunque necessaria per lo svolgimento di funzioni istituzionali. La
comunicazioni a privati e enti pubblici economici è ammessa unicamente quando quando è prevista da norma di
legge o regolamento. Lo stesso vale per la diffusione (es. pubblicazione all’Albo Pretorio).
- particolari disposizioni a carattere più restrittivo sono dettate per i dati sensibili e giudiziari;
- in ogni caso i trattamenti devono essere effettuati secondo un principio di stretta necessità ;
- la Giunta Comunale ha provveduto ad approvare l’aggiornamento del DPS compreso l’elenco ricognitivo delle
banche dati e degli incaricati del trattamento e dei trattamenti previsti. Le misure minime di sicurezza sono quelle
conformi all’allegato B al Codice e devono essere oggetto di corsi di formazione. Tutti i suddetti documenti sono in
“generale/privacy/privacy2004”.
In particolare, come già accennato, secondo quanto previsto dalle misure minime di
sicurezza adottate ai sensi del DPR n.196/2003, sul server intranet sono state predisposte tante
cartelle di rete condivise quante sono le U.O. nelle quali è strutturato il Comune:
\\SERVER\CULTURA
\\SERVER\DEMOGRAFICI
\\SERVER\ECONOMATO
\\SERVER\EDILIZIA
\\SERVER\INFORMATICA
\\SERVER\LAVORI\\SERVER\LAVORIPUBBLICI
\\SERVER\PERSONALE
\\SERVER\POLIZIA
\\SERVER\RAGIONERIA
\\SERVER\SEGRETERIA
\\SERVER\SOCIALE
\\SERVER\TRIBUTI
\\SERVER\URBANISTICA
Tali risorse dovranno essere utilizzate per trattare tutti quei dati che sono ritenuti personali,
in particolare andranno posti i file il cui contenuto prevede qualunque informazione, relativa a
persona fisica, giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente,
mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione
personale. Tutti gli altri file devono essere lasciati nelle relative cartelle pubbliche. Ad una
cartella può essere assegnata una lettera di unità disco (si consiglia P come Privacy) per poter
accedere alla cartella dall’icona Risorse del computer utilizzando la voce di menù Connetti unità di
rete e spuntando l’opzione Riconnetti all’avvio.
Comunque per facilitare l'accesso a tali cartelle nelle corrispondenti cartelle ad accesso libero
dell'U.O. è stato predisposto un collegamento chiamato "PRIVACY".
Ciascuna cartella è accessibile ai soli componenti della relativa u.o. in quanto responsabili ed
incaricati del trattamento dei dati in modo da garantire la massima sicurezza e riservatezza dei dati
stessi. I responsabili del trattamento possono, concordandosi con il Responsabile della Sicurezza,
rendere accessibili tali cartelle a componenti di altri uffici.
13
2.
COMUNICAZIONE ESTERNA
Il Piano Comunale di Comunicazione risponde all’esigenza di definire contenuti, modalità e
risorse della comunicazione, in attuazione della legge 150/2000. Premesso che “comunicare” è un
dovere istituzionale di ogni Pubblica Amministrazione, alla luce del mutato contesto normativo e
culturale, l’obiettivo che il piano si propone è quello di individuare all’interno del Comune i
seguenti elementi: cosa si deve comunicare, chi deve comunicare e con quali mezzi e strumenti.
3.1
COSA SI DEVE COMUNICARE
Oggetto di comunicazione pubblica sono eventi, progetti, servizi, scadenze e opportunità ,
informazioni e campagne di sensibilizzazione.
Eventi: possono essere distinti in eventi “classici” o ricorrenti e eventi nuovi o episodici.
Nel primo caso si tratta di iniziative e manifestazioni che hanno già una loro immagine predefinita
ed un pubblico fidelizzato. La pianificazione della comunicazione di queste tipologie di iniziative
sfrutta il potere della memoria, le suggestioni di immagini note e riconoscibili, il passaparola.
Le iniziative uniche o le prime iniziative di una serie presuppongono un’analisi mirata per una
comunicazione finalizzata a un target di potenziali interessati. Inoltre organizzare e comunicare un
evento presuppone un’analisi di costi che devono avere adeguate allocazioni in bilancio e di compiti
e attribuzioni trasversali tra diversi uffici. Quanto ai costi sono gestiti in via generale dall’Ufficio
Economato, dietro richiesta, quelli relativi a lavori tipografici, piccoli oggetti di rappresentanza,
rinfreschi, pianete e fiori (ovviamente nell’ambito di un budget annuale calcolato all’inizio
dell’esercizio finanziario sulla base delle previsioni fatte pervenire dai singoli uffici). Le restanti
spese sono ordinate entro i budget assegnati con il PEG. E’ quindi necessario che quando si deve
programmare l’organizzazione di un evento sia istruita una pratica di Giunta (argomento) con
l’indicazione di tutte le previsioni di spesa, dei capitoli di riferimento, dei compiti attribuiti ai vari
uffici (cantonieri, vigili, ufficio stampa, ecc.), nonché con l’indicazione di un coordinatore
dell’evento.
Progetti: devono essere oggetto di comunicazione sia in fase di avvio (presentazione
pubblica, cartelli di cantiere, sito web, ecc.) per comunicare “quello che sarà ” , “nuovi luoghi” o
“luoghi che cambiano” , sia in corso di esecuzione, sia al completamento (“l’inaugurazione” ). Se
l’avvio dell’attività connessa ai progetti può causare disagi agli abitanti o cittadini in genere è
doveroso sviluppare anticipatamente un’azione informativa mirata sulla durata dei lavori, sul tipo di
problema, sui motivi dell’intervento.
Servizi – Opportunità – Scadenze amministrative - Modulistica: Le categorie dei cittadini
interessati devono essere messe in condizione di avere a disposizione le informazioni, di sapere
dove reperirle, di ottenere eventuali consulenze dagli addetti. Il sito web contiene la sezione “Guida
ai Servizi” che dovrebbe costituire la principale sede di inserimento e reperimento di queste
informazioni (cfr. infra).
Informazioni e campagne di sensibilizzazione: In periodi o situazioni particolari è
opportuno, se non necessario, fornire tempestive informazioni di utilità generale (es. sospensione
erogazione acqua) o attuare vere e proprie campagne di sensibilizzazione rispetto ad una novità (es.
nuove disposizioni del codice della strada, manutenzione caldaie, ecc.) o ad una questione più
legata alla sfera della coscienza sociale.
Una fondamentale puntualizzazione: occorre evitare l’errore di ritenere oggetto di comunicazione
pubblica solo gli argomenti rientranti tra le competenze e funzioni comunali in senso stretto.
La riforma del Titolo V della Costituzione ha accentuato il ruolo del Comune quale ente più prossimo ai
cittadini, tenuto quindi all’esecuzione di compiti e funzioni sempre più ampi in base al principio di
sussidiarietà verticale. Di contro è sempre più frequente il ricorso a enti derivati, esternalizzazioni, aziende e
14
consorzi. In questo contesto si sta assistendo ad una deresponsabilizzazione delle strutture comunali in ordine
a servizi non più gestiti in forma diretta, ma pur sempre funzionalmente afferenti al Comune.
Il panorama attuale esige invece che il Comune assuma in maniera netta e decisa la funzione di principale
referente dei cittadini in un’ottica di governance generale del proprio territorio, anche attraverso continue
forme di interrelazione, coordinamento e controllo con tutte le realtà che a vario titolo vi operano, dalle altre
amministrazioni pubbliche (scuola, forze dell’ordine, Provincia, Consorzi di bonifica, ecc.), alle aziende di
servizio (ASL, Acqua, Gas, Rifiuti, Edilizia sociale), alle associazioni.
Il Comune è chiamato quindi a porre in essere attività di comunicazione anche riguardo a servizi
erogati per il tramite delle aziende pubbliche, nonché iniziative di rilevanza generale proprie di altre P.a.
oppure organizzate da associazioni no profit, con l’unica esclusione della pubblicità a iniziative a contenuto
chiaramente commerciale
3.2 CHI DEVE COMUNICARE
L’efficace comunicazione pubblica è preciso dovere di ogni dipendente. Rientra quindi nei
compiti d’ufficio di tutti e, possibilmente, non solo nei limiti delle proprie strette competenze e
attribuzioni.
Non si deve incorrere nell’errore di ritenere che questo sia una prerogativa specifica di
qualche ufficio particolare (Ufficio Relazioni con il Pubblico, Ufficio stampa ecc.). Anche alla luce
del fatto che l’ordinamento degli uffici e dei servizi presenta attualmente funzioni di URP diffuse
presso tutta la struttura.
In questa chiave è stata progettato e sviluppato un software ad interfaccia semplice per
l’inserimento di contenuti sul sito web che tutti sono tenuti a utilizzare (nel caso di difficoltà basta
chiedere al responsabile dell’U.O. Informatica).
Ogni ufficio deve inoltre agevolare gli utenti nella comprensione di procedure, regole,
opportunità ; rendere disponibili le normative di riferimento e la modulistica.
Con l’obiettivo di reperire all’interno dell’Ente un supporto tecnico professionale alla
attività di comunicazione istituzionale dall’inizio di quest’anno è stato costituito l’Ufficio Stampa
(affidato alla dott.sa Daniela Pierini). L’ufficio ha sede presso l’ufficio di informazione turistica in
via Lante (tel. 050/796276 – e-mail: [email protected]) e supporta Sindaco e
Assessori. Dispone inoltre di una cartella di posta presso l’Ufficio protocollo. L’addetto stampa
cura in particolare i rapporti con i media per cui devono essere obbligatoriamente veicolati tramite
questo ufficio i comunicati stampa e le altre notizie da passare ai media. Per il resto l’ufficio stampa
può fornire anche utili contributi di tipo consulenziale nella restante attività di comunicazione
(redazione testi, progettazione eventi, ecc.). L’addetto stampa invece NON gestisce budget di spesa
e quindi non può essere utilizzato per richieste di preventivi e ordinativi di spesa che competono
agli uffici nell’ambito degli ordinari capitoli di PEG.
3.3 MEZZI E STRUMENTI
Il ricevimento del pubblico costituisce il tradizionale strumento di comunicazione verbale
con i cittadini. Quello di Sindaco, Assessori e Difensore Civico è disponibile in “Generale/Utilità
Generali” e viene aggiornato con cadenza in genere bimestrale.
Quello degli uffici è sempre in generale («orariouffici.xls»). E’ approvato insieme al PEG e
deve essere esposto ben visibile fuori dall’ufficio, nonché riportato sul sito web e su tutta la
corrispondenza e la modulistica con indicazione di nome cognome, qualifica e recapiti telefonici e
e.mail. Eventuali variazioni devono avere l’approvazione del Sindaco.
Altro strumento tradizionale di comunicazione verbale sono le assemblee pubbliche, efficace
strumento di partecipazione diretta dei cittadini all’attività amministrativa. Sono indette dalla
Giunta che ne stabilisce anche tempi e modalità organizzative.
15
L’” Albo Pretorio” è il più tradizionale strumento di comunicazione pubblica legale. In realtà
la pubblicazione degli atti all’Albo realizza piuttosto un presupposto di integrazione di efficacia
legale degli stessi in quanto tende ad assicurarne una condizione di mera conoscibilità alla quale
l’ordinamento riconnette la produzione di effetti giuridici generali. Con l’evoluzione della
tecnologia la pubblicazione degli atti dell’Albo Pretorio sul sito web del Comune ha attribuito alla
pubblicazione un effetto anche sostanziale di trasparenza e effettiva messa a disposizione di
chiunque (anche chi non abita in prossimità del Palazzo Comunale). Pertanto gli uffici saranno
tenuti alla pubblicazione sul sito tutto ciò che, ai soli fini legali, è obbligatoriamente pubblicato
all’Albo Pretorio (cfr infra).
Nella corrispondenza cartacea devono essere seguiti alcuni accorgimenti. In primo luogo è
d’obbligo l’uso di segni distintivi comuni e riconoscibili. Al riguardo in “intranet/generale/utilità
generali” è disponibile il file
«carta intestata 2004.doc». Si deve infatti sottolineare
l’obbligatorietà per tutti gli uffici dell’uso dei segni distintivi comuni che concorrono a determinare
la “corporate identity” dell’Ente.
Occorre ricordare inoltre per i procedimenti amministrativi, i contenuti obbligatori della
comunicazione di avvio di cui all’art. 8, comma 2, della legge 241/90.
Il Comune dispone di una convenzione Posta Target con Poste italiane che consente l’invio
di comunicazioni di interesse generale a tutti i cittadini o a gruppi di essi (es una frazione, gli
studenti, le ditte, ecc.). Nel caso di invii multipli superiori a 1000 si invita quindi a segnalarlo
all’ufficio protocollo per l’uso di buste con autorizzazione posta target prestampata.
Manifesti, volantini, opuscoli sono realizzati in proprio o presso la tipografia convenzionata.
In questo caso per il tramite dell’ufficio economato al quale va fornito il file. Per la progettazione
di soluzioni o composizioni grafiche è possibile avvalersi della collaborazione del personale della
biblioteca comunale. Occorre che siano utilizzate soluzioni ripetute e riconoscibili nel caso di
tipologie di comunicazione omogenee (es. i manifesti in materia urbanistica o le successive
edizioni di uno stesso evento). Manifesti, volantini e opuscoli dovranno sempre contenere
l’indicazione dell’ufficio di riferimento, il logo del Comune, l’indirizzo del sito web e i recapiti per
informazioni e contatti.
I manifesti devono essere affissi per il tramite dell’ufficio pubbliche affissioni (possono
essere a tal fine consegnati all’ufficio protocollo). L’affissione di manifesti comunali entro il
territorio è gratuita. Qualora si preveda l’affissione in altri comuni occorre prevedere il relativo
impegno di spesa con anticipazione economale.
I volantini vengono distribuiti in tutti i locali aperti al pubblico (generalmente per il tramite
degli obiettori e devono recare i contenuti minimi di cui sopra.
Manifesti e volantini devono inoltre essere presenti nel palazzo comunale, nelle sedi
decentrate oltreché presso gli altri uffici pubblici presenti nel comune (scuole, uffici postali, usl) e
in tutte le altre sedi che si ritengano utili (associazioni, bacheche, banche ecc.).
Ricordare di fare sempre una versione in pdf del manifesto/volantino/opuscolo e di
pubblicarla contestualmente nelle news del sito web.
Comunicati stampa e conferenze stampa sono gestiti dall’ufficio stampa al quale occorre
sempre rivolgersi per questo tipo di comunicazione. Nel caso un ufficio o assessore provveda in
proprio per motivi d’urgenza non dimentichi di far pervenire comunque all’ufficio stampa la
comunicazione per conoscenza. La selezione per l’inserimento on-line dei comunicati stampa è
parimenti gestita a mezzo dell’Ufficio Stampa.
La newsletter « Il Comune Informa» è il periodico ufficiale di informazione. Si tratta di uno
strumento di comunicazione snello e immediato che raggiunge tutte le famiglie del Comune con
16
cadenza periodica non prestabilita. Non è una rivista ne’ un giornale, bensì una newsletter di due,
quattro o otto pagine. In genere contiene informazioni diverse perlopiù riferite a servizi, eventi,
scadenze, opportunità , ma può assumere anche carattere monografico (es. piano strutturale, bilancio
di fine mandato, raccolta differenziata). E’ previsto un minimo di quattro numeri l’anno. L’attività
redazionale è continua e svolta dalla segreteria e dall’ufficio stampa. A questi uffici possono essere
fatte pervenire notizie e informazioni da inserire. Il contenuto definitivo, prima della stampa, viene
deciso con argomento di Giunta. Gli uffici e gli assessori sono pertanto sollecitati a segnalare
secondo le loro esigenze argomenti da inserire nella prima newsletter utile (possibilmente già il
testo completo e sintetico).
Si ricordano titolo ricognitivo, trattandosi di mezzi usare in situazioni peculiari, i seguenti
mezzi di comunicazione: striscioni, inserzioni su quotidiani e riviste a pagamento, riprese televisivi
o cinematografiche, programmi radiofonici e televisivi, cartellonistica di cantiere.
In particolare si ricorda l’obbligatorietà di quest’ultima e la necessità che contenga tutte le
possibili informazioni relative al progetto. Nel caso di progetti di una certa entità è opportuno anche
prevedere una documentazione grafica e fotografica del prima e del dopo, nonché, nel caso, la
realizzazione di plastici.
3.4 VICONET
Il progetto di rete civica comunale «Viconet», ormai in stato di avanzata realizzazione è
anche e soprattutto un progetto di comunicazione pubblica. I passaggi essenziali del progetto sono
stati i seguenti:
• collegamento in rete di tutti le postazioni comunali, centrali e periferiche;
• realizzazione di una infrastruttura di proprietà comunale per la trasmissione di dati in modalità
wireless (onde radio);
• approvazione di un regolamento della rete civica (disponibile sul sito e in intranet);
• stipula di una convenzione con un operatore di telecomunicazioni (provider) per la fornitura di
connettività internet a banda larga e servizi accessori;
• offerta alla comunità (cittadini, imprese, associazioni) della possibilità di aderire alla rete civica
ottenendo servizi di connettività (sia in modalità telefonica che in modalità sperimentale
wireless nelle zone coperte dall’infrastruttura), servizi di posta elettronica, nonché tutti gli altri
servizi previsti dal regolamento (attualmente di carattere principalmente informativo);
Per approfondimenti circa contenuti e obiettivi del progetto è possibile consultare il sito web
alla sezione rete civica o anche la cartella Viconet in “generale/progetti”.
Preme in questa sede soprattutto puntualizzare il tipo di apporto richiesto a tutti gli uffici in
relazione alle funzioni distribuite di back office che il progetto richiede.
L’aggiornamento e l’inserimento di contenuti sul sito web, così come nella intranet in
generale, è compito preciso di ogni ufficio, più o meno interessato da attività di comunicazione.
Trattasi di attività afferenti alle mansioni lavorative, rientrante tra i doveri d’ufficio e da adempiere
con la massima puntualità e tempestività . L’inserimento è perlopiù guidato e conseguibile mediante
accesso all’area riservata per mezzo di UD e pw intranet che ciascuno possiede e compilazione
completa delle schede di interfaccia. Eventuali aggiornamenti al di fuori di quelli suddetti, che
presupponessero modifica di pagine web in html possono essere richiesti all’U.O. Informatica.
Novità: devono essere inserite con la massima tempestività e possono avere i contenuti più
svariati, dall’iniziativa culturale alle scadenze tributarie. I campi di testo devono essere compilati
con criteri di sintesi e di linguaggio comune, non burocratico. Devono essere allegati documenti in
pdf. Chi non avesse ancora installato il convertitore da word (.doc) a acrobat reader (.pdf) può
chiedere alla U.O. Informatica. E’ obbligatorio che ogni news contenga la compilazione della
17
sezione «contatti» con l’indicazione dell’ufficio al quale poter chiedere maggiori informazioni
(possibilmente il compilatore steso). Oltre all’allegazione di documenti in pdf, è possibile inserire
link ad altri siti o a parti dello stesso sito comunale, semplicemente mediante digitazione
dell’indirizzo.
In questa sezione vengono altresì pubblicati gli «avvisi di deposito» di atti presso la
Segreteria Comunale previsti dalla normativa. Per i bandi di gara e di concorso è prevista apposita
sezione in Il Comune/Atti e norme/Bandi e gare. Tuttavia è consigliabile segnalare la pubblicazione
di un bando di gara o di concorso anche come news.
Le notizie utili non sono solo quelle di stretta pertinenza del Comune. Possono essere anche
quelle relative a questioni di interesse generale (nazionale, regionale, locale) quali novità normative,
iniziative di altri enti e/o associazioni. In questi casi è sempre utile acquisire documenti altrui in
formato digitale e utilizzare link. Il sistema raccoglie tutte le news e le trasforma in mail-letter che,
previo filtro dell’Ufficio stampa, viene periodicamente inviata tramite posta elettronica agli utenti
registrati.
Le notizie inserite possono essere in qualsiasi momento modificate o eliminate. In
particolare occorre tenere presente che le stesse sono “a scalare” e, inserendone delle nuove, alla
fine passano in un archivio non visibile in home page. Ricordarsi quindi di riposizionare mediante
nuovo inserimento quelle notizie che presentano ancora carattere di attualità .
Bandi e gare: il responsabile del procedimento provvede all’inserimento di bandi di gara o
di concorso (comprensivi di tutta la documentazione scaricabile). E’ importante che il giorno di
inserimento coincida con quello di pubblicazione all’Albo Pretorio e la data di scadenza sia quella
della presentazione dell’offerta in caso di procedure aperte (asta pubblica) ovvero quella di richiesta
di invito a gara per le procedure ristrette (licitazione privata). Nel bando deve essere sempre
indicato che la documentazione di gara è scaricabile dal sito internet e può essere richiesta anche su
cd.
Relativamente ai bandi di gara ci pare utile ricordare che l’art. 24 della legge 340/2000 aveva
stabilito che a decorrere dal 1.1.2001 tutte le amministrazioni pubbliche avevano l’obbligo di pubblicare tutti
i bandi e gli avvisi di gara su un sito informatico individuato con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri. Per gli appalti sotto soglia comunitaria questa pubblicazione avrebbe dovuto sostituire “ogni altra
forma di pubblicazione prevista da norme di legge o di regolamento, fatta salva la normativa di origine
comunitaria e fatti salvi gli obblighi di pubblicazione su quotidiani o periodici previsti dalla legge” . Stante
l’inerzia della Presidenza del Consiglio dei Ministri è intervenuto ad oggi solo il Decreto del Ministero delle
Infrastrutture n. 20 del 2001 (di dubbia legittimità data la carenza di potere), che ha disposto la pubblicazione
sul proprio sito www.infrastrutturetrasporti.it. Conseguentemente la norma della legge 340 è da ritenersi non
ancora in vigore anche se, prudenzialmente e per motivi di massima trasparenza e diffusione, è opportuno
pubblicare i bandi all’Albo Pretorio, sul sito comunale, sul SITAT regionale e sul sito del Ministero delle
Infrastrutture. E’ altresì importante far coincidere la data di pubblicazione anche alla luce di recenti sentenze
di TAR che fanno decorrere i termini di impugnazione dall’ultima pubblicazione.
Statuto e Regolamenti: vengono inseriti online e in intranet direttamente dall’Ufficio
Segreteria che ne cura anche gli aggiornamenti in caso di delibere modificative. Gli Uffici potranno
verificare la correttezza degli inserimenti segnalando eventuali errori o la presenza di regolamenti
successivamente abrogati o superati da normative successive.
Area utenti: E’ presente nel sito un’area utenti che dà la possibilità a chiunque di registrarsi
alla rete civica o anche solo alla mail-letter di Viconet. La registrazione può avvenire direttamente
sia da parte dell’utente che del Comune. A tal fine l’Ufficio stampa sta portando avanti il data entry
di soggetti, residenti e non, che in qualsiasi modo sono entrati in contatto con il Comune fornendo
nome cognome (o ditta) e indirizzo di posta elettronica. Questi tre dati sono sufficienti per inserire il
soggetto nel database dei destinatari della mail-letter. Si richiede quindi a tutti gli uffici di
segnalare, possibilmente via posta elettronica, all’Ufficio stampa tutti i nominativi per i quali si
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ritiene utile l’inserimento nel database e dei quali si conoscono i dati suddetti. La cosa più semplice
è fare un veloce «inoltra» all’e-mail [email protected] delle e-mail ricevute
con l’indicazione «per registrazione newsletter». Alla prima newsletter di Viconet che ricevono
potranno decidere se continuare a riceverla per intero, scegliere gli argomenti di loro interesse, o
essere cancellati.
Guida ai servizi: Obiettivo del 2004 è la compilazione, da parte di ogni ufficio, del maggior
numero di schede della guida ai servizi alla quale si accede dall’home page secondo un criterio
alfabetico. Si richiama quanto già disposto con nota del Segretario Comunale prot. n. 309 del
10.1.2004. Le schede di interfaccia devono essere compilate interamente (compreso il link alla
modulistica e la sezione «vedi anche») e con linguaggio semplice e comprensibile. Esempi di
questo tipo, da prendere a riferimento, sono rinvenibili su moltissimi siti di altri comuni e su
pubblicazioni disponibili in segreteria. Attualmente le schede compilate sono ancora poche e sono
assenti interi settori del Comune.
Anche qui si ribadisce l’opportunità di inserire schede che non riguardino servizi
direttamente erogati dal Comune (es. Geofor per il ritiro rifiuti ingombranti o Acque per un
allacciamento per le quali sono stati creati apposite pagine nella sezione Il Comune/Servizi Pubblici
con link ai siti delle aziende).
Si sottolinea l’importanza della dinamicità della guida ai servizi che dovrà essere
tempestivamente aggiornata in caso di variazioni.
Particolare attenzione dovrà essere posta sull’indicazione dei tempi che non dovranno essere
quelli presunti o mediamente praticati dall’ufficio ma quelli legali in coerenza con la 241 secondo il
criterio già accennato al paragrafo 2.2.
Si consiglia tuttavia di analizzare la possibilità di inserire descrizioni e informazioni anche
non strettamente legate a procedimenti specifici, mediante l’utilizzo flessibile dell’interfaccia
attualmente presente ovvero mediante la compilazione dell’interfaccia a campo libero (es. potrebbe
essere utili una scheda C.A.F. con l’indicazione dei centri di assistenza fiscale presenti nel comune
o una scheda incendi boschivi con le principali raccomandazioni eccetera eccetera).
Modulistica: deve essere gestita sia online che in intranet (“generale/modulistica”) e
richiamata nella guida ai servizi. Gli uffici sono invitati a inserire tutta la modulistica (escluso
quella di uso interno) curandone altresì gli aggiornamenti in caso di variazioni normative. Tra i
campi che obbligatoriamente devono essere inseriti in ogni modulo ricordiamo il n. di telefono e
l’e.mail del richiedente.
VicoRisponde: è un Sistema Informatico automatizzato per la gestione online di segnalazioni
e reclami. Chiunque può effettuare segnalazioni tramite un semplice browser internet collegandosi
al sito del Comune e entrando nella sezione VicoRisponde. L’interfaccia guida l’utente ad un facile
inserimento per mezzo di una serie di campi sia acontenuto chiuso che aperto. E’ possibile anche
inviare, in allegato, file di documenti o immagini. All’utente il sistema rilascia in automatico una
ricevuta caratterizzata da un codice, tramite il quale l’utente potrà monitorare lo stato della sua
segnalazione dal sito web. Tutte le segnalazioni sono immagazzinate in un database centralizzato
accessibile agli utenti dell’area riservata. Il sistema, una volta che gli sia giunta una segnalazione,
allerterà con un messaggio di posta elettronica, in funzione dell’argomento trattato, il responsabile o
i responsabili (e gli assessori) individuati nella fase di avviamento. Questi ultimi, tramite
l’interfaccia intranet, dovranno in tempo utile, prima prendere atto della segnalazione, poi fornire la
risposta definitiva. In ogni servizio o U.O. è opportuno individuare i dipendenti addetti alla gestione
di VicoRisponde. Il sistema si prenderà carico di aggiornare lo stato della segnalazione e
comunicare ogni aggiornamento all’utente tramite il servizio di posta elettronica (se questo lo avrà
inserito al momento della trasmissione della segnalazione). Il punto focale dell’aspetto back office
risulta quello dell’inserimento delle segnalazioni che provengono da fonti diverse quelli: di persona,
19
telefono, fax, posta. A tale proposito provvedono gli uffici e in particolare gli addetti alla gestione
(ma inserendo il nome del segnalatore non il proprio).
Tutti i destinatari dei messaggi possono verificarne lo stato in intranet, dialogare eventualmente per
posta elettronica. Ricevono infine i messaggi di risposta per conoscenza. Gli addetti di gestione,
individuati per ciascun servizio in riferimento al profilo funzionale potranno anche acquisire l’uso
della firma digitale per la comunicazione elettronica certificata (cfr infra).
SMS e messaggi vocali: E’ attiva dal maggio 2004 la modalità di comunicazione per mezzo
di sms e anche messaggi su telefono fisso per le quali il sistema è già predisposto come si vede
nell’apposita sezione dell’area utenti. Sono in via di definizione più precise direttive sull’attivazione
e l’operatività (per ora dispone di accesso il solo ufficio manutenzioni-protezione civile geom.
Bernardini) al quale ci si può rivolgere. Il sistema di messaggistica multicanale consente di
velocizzare le comunicazioni con i cittadini con la certezza di essere recepito dagli utenti presenti
nel Comune come destinatari del messaggio stesso. Questo servizio permette al Comune di riuscire
nella comunicazione capillare e certa senza dover utilizzare strumenti esistenti, non sempre da tutti
ben visibili, che richiedono spostamenti di carta (posta), cose e persone (volantini, affissioni, etc..),
con dispendio di costi sicuramente più elevati rispetto a questo servizio.
In pratica questo servizio consente di inviare in maniera rapida, economica e personalizzata,
ad infiniti destinatari messaggi SMS su rete mobile ed e-mail in tempo reale o scadenzati nel tempo
e per inviare SMS vocali verso la telefonia di rete fissa.
Ad esempio: scadenze ICI, variazioni di orari di trasporti scolastici, deviazioni di viabilità
per lavori, dismissioni di servizi di erogazione (acqua, luce, gas).
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Banche dati: Sono accessibili mediante accesso internet le seguenti banche dati:
Anagrafe (area riservata)
Delibere
Determine
Concessioni edilizie (area riservata)
VicoRisponde
Novità
Statuto e Regolamenti
Cartografia
Bandi e gare
Registro delle Imprese (area riservata)
L’Ente può abilitare all’accesso altre P.A. o soggetti esterni comunque legittimati solo
previa stipula di apposita convenzione secondo uno schema tipo utilizzato principalmente per
l’interscambio di informazioni finalizzate alla verifica delle autocertificazioni così come stabilito
dal D.P.R. 445/2000. Tutti coloro che utilizzano forme di accesso a banche dati di altre P.A. o
consentono accesso esterno a banche dati comunali, ovvero, intendono attivare una nuova forma di
interconnessione, devono segnalarlo immediatamente alla U.O. Informatica. Infatti tutte le
interconnessioni di banche dati possono essere esercitate solo previa stipula di una convenzione
contenente clausole di garanzia necessarie al rispetto della nuova normativa sulla tutela dei dati
personali. Al riguardo l’U.O. Informatica sta predisponendo una ricognizione di tutte le
interconnessioni attive e una bozza tipo di convenzione.
Non bisogna dimenticare inoltre che internet è di per se’ una grande banca dati contenente
infinite risorse e informazioni e il suo corretto utilizzo può permettere notevoli miglioramenti
dell’efficienza amministrativa. Per il reperimento di documenti e risorse si consiglia innanzitutto
l’uso del motore di ricerca “google” all’indirizzo www.google.it, il migliore per ricerche per parole
chiave.
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Moltissimi sono inoltre i siti ricchi di informazioni utili al lavoro quotidiano. In particolare il
sito della Provincia di Pisa www.reform.it è un contenitore di risorse utili a tutta l’attività degli Enti
Locali reperite continuamente sul web e organizzate per argomenti, siti utili, studi e esperienze,
normative e sentenze, prassi operative. Da non trascurare anche i servizi e le banche dati della Rete
Telematica Regionale Toscana www.rtrt.it, al quale il Comune aderisce.
E’ in fase di compilazione inoltre l’elenco dei links utili sul sito web comunale. Sono gradite
segnalazioni.
Si raccomanda una navigazione esclusivamente finalizzata ad attività d’ufficio e il divieto di
download di file e programmi di interesse personale. In particolare è assolutamente vietato il caricamento di
programmi peer to peer per il download di files audio.
La connessione a internet da parte di ciascuna postazione è oggetto di continuo monitoraggio da
parte del sistema.
3.5 POSTA ELETTRONICA
Innanzitutto si ribadisce l’obiettivo già indicato di far diventare la p.e. lo strumento
principale e ordinario di comunicazione interna.
Quanto alla comunicazione esterna la p.e. è parimenti un mezzo di comunicazione da
potenziare anche se la sua valenza giuridico formale è subordinata all’attivazione di meccanismi di
firma digitale e certificazione elettronica.
La legislazione italiana ha rivoluzionato il mondo burocratico-amministrativo, attribuendo alla firma
digitale lo stesso valore della firma autografa, rendendo così pienamente validi ai fini di legge i documenti
informatici sottoscritti con essa. Si parte dall'art.15, comma 2, della legge 15/3/1997, n.59 (la cosiddetta
Bassanini-1), che dispone che "gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati
con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro
archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi a tutti gli effetti di legge". Il successivo
regolamento attuativo, il D.P.R. 10/11/1997, n.513, recentemente abrogato, è stato ripreso e inglobato nel
D.P.R. 28.12.2000 n.445 (Testo Unico delle Disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa), il cui obbiettivo è quello di riordinare la normativa in materia di firma
digitale, documentazione elettronica ed amministrativa, in base ai criteri e principi indicati dalla legge 8/3/99
n.50 (sulla predisposizione dei Testi Unici). Esso dispone in particolare che "Il documento informatico
sottoscritto con firma digitale, ... soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha efficacia probatoria ai
sensi dell'art. 2712 del Codice civile" (c.1, art.10). Un ulteriore provvedimento legislativo, il D.P.C.M.
8/2/1999, anch'esso sviluppato e proposto dall'AIPA (Autorità per l'Informatica nella Pubblica
Amministrazione), regola gli aspetti tecnici ed organizzativi di chi usufruisce ed opera con i documenti
informatici e la firma digitale. Grazie alla definizione di questi standard e regole comuni i Certificatori
italiani possono vantare il risultato, tutt'altro che indifferente, dello scambio e del corretto riconoscimento dei
documenti firmati tra soggetti le cui chiavi pubbliche siano state certificate.
L’introduzione della firma digitale all’interno dell’Ente dovrà essere graduale e oggetto di
programmazione. Chiunque ne avesse bisogno da subito può richiedere alla U.O. Informatica. Per
eventuali approfondimenti cfr. “generale/progetti/firmadigitale”.
L’indirizzo [email protected] è l’indirizzo ufficiale di posta elettronica del Comune
inserito nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
4.
ALTRI PROGETTI DI E-GOVERNMENT
Passiamo in sintetica rassegna altri progetti di e-government ai quali il Comune ha aderito
nell’ambito della programmazione regionale.
PO-Banda: Il progetto PoBanda “Pari Opportunità di utilizzo della Banda larga e di connessi servizi
ad alto valore aggiunto” realizzato dalla Provincia di Pisa, prevede la realizzazione in 120 sedi di
Comuni, scuole, uffici statali e regionali, associazioni della Provincia di Pisa, di accessi a Internet
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tramite connessioni a 2Mbit full-duplex e di servizi ad alto valore aggiunto connessi alle funzioni di
governo e amministrazioni pubbliche. Gli obiettivi prioritari del progetto sono: la diffusione
dell’uso di Internet in termini di contenuti, pari opportunità fra i territori, sostegno ai Comuni per la
trasformazione da enti-azienda a enti-sistema, partecipazione fra pari dei centri piccoli e medi alla
rete dell’Area vasta della Toscana e nazionale, stimolo alla crescita dell’imprenditoria locale. La
banda larga, come indicato nelle linee guida del piano nazionale di e-governement, è uno strumento
essenziale per lo sviluppo dei territori poiché consente di potenziare i benefici derivanti dei servizi
on-line per imprese e cittadini quali la possibilità di operare anche al di fuori degli orari degli uffici,
di velocizzare l’erogazione dei servizi, di disporre di informazioni complete, di avere migliore
accessibilità e qualità di servizi. Per ora il Comune è beneficiario di questo tipo di connessione
internet.
CI-Tel (Front Office telematico per il cittadino): Il progetto CiTel “Front-office telematico del
Cittadino” coordinato dal Comune di Pisa consiste in uno sportello telematico che consente
l’erogazione di servizi ai cittadini e alle imprese su più canali d’accesso, sia fisici che virtuali,
snellendo code e procedure. In pratica il cittadino che ha familiarità con le tecnologie avanzate della
società dell’informazione può accedere allo sportello direttamente dal computer di casa, dal suo
cellulare oppure da appositi chioschi multimediali che saranno installati in vari punti della città
evitando lunghe code e complessi percorsi burocratici. Il progetto prevede la realizzazione di un
ampio numero di servizi di base rivolti ai cittadini dei comuni di Pisa, San Giuliano, Vecchiano,
Volterra, Calci, Cascina e Vicopisano. Il portale dei servizi sarà utilizzabile da cittadini, imprese,
CAF, professionisti che hanno necessità di usufruire dei servizi presenti in questi sette Comuni, ma
anche da turisti, per quanto riguarda gli aspetti legati alla prenotazione e pagamenti on-line per gli
ingressi ai musei, e da alunni e genitori per le problematiche legate alla scuola. Al momento il
Comune è interessato a sviluppare un’interfaccia per rendere accessibili mediante Ci-Tel i sistemi
dei tributi e dell’anagrafe.
Progetti Regione Toscana:
A1 – Costituzione del centro tecnico della rete regionale (RTRT), estensione e potenziamento della
infrastruttura telematica sul territorio
A3 – Realizzazione della infrastruttura di servizi per la cooperazione applicativa”
B2 – Invio telematico di comunicazioni da parte di cittadini ed imprese al sistema della Pubblica
Amministrazione Toscana e fra organizzazioni pubbliche e private.
5.
CONCLUSIONI
Sarebbe scontato in conclusione ribadire che l’obiettivo della presente definizione di regole univoche
e condivise di comunicazione e di gestione dei flussi documentali è il miglioramento dell’efficacia,
efficienza e economicità dell’attività della Pubblica Amministrazione. La regola delle “tre E” è ormai da tutti
conosciuta e da molto tempo assunta a principio di riferimento dell’azione amministrativa.
Ci preme sottolineare piuttosto invece come più di recente, anche nel Pubblico Impiego, sia stata
sottolineata l’esigenza di contribuire a determinare condizioni di benessere organizzativo nelle pubbliche
amministrazioni quale presupposto per realizzare i suddetti obiettivi di efficienza e produttività .
La recente Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 24 marzo 2004, ha individuato la
comunicazione intraorganizzativa circolare e la circolazione delle informazioni quali variabili a cui le
amministrazioni devono prestare attenzione per la suddetta finalità .
Si è cercato pertanto di definire un quadro quanto più chiaro ed esaustivo di regole di condotta e
criteri operativi suscettibile di modifiche e adeguamenti, anche a seguito di proposte migliorative che
tutti coloro che sono chiamati ad attuarlo vorranno eventualmente avanzare.
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S:\Generale\Direttive e Circolari interne\piano comunicazione e flussi documentali.doc
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