nuova serie
numero 3
marzo 2003
Slam Notizie
Periodico di informazione
per la semplificazione
del linguaggio amministrativo
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Chiaro
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La prima edizione
del Premio Chiaro!
di Sabrina Salvatore*
DIPARTIMENTO
DELLA FUNZIONE
PUBBLICA
via del Sudario, 49
00186 Roma
TEL 06 6899 7226
FAX 06 6899 7078
E-MAIL
[email protected]
Gruppo di lavoro
Roberto Contessi
(responsabile editoriale
di “Slam Notizie”),
Maria Teresa de Stefano,
Eugenio Falcone,
Alfredo Fioritto,
Massimo Prampolini,
Sabrina Salvatore,
Filippo M. Salvo,
Mauro Trotta.
Segreteria
Anna Maria Martino
Progetto grafico
Ettore Festa
www.funzionepubblica.it/
chiaro
DIPARTIMENTO DELLA
FUNZIONE PUBBLICA
per l’efficienza delle
amministrazioni
Alcuni governi organizzano già da diversi anni delle competizioni riservate alle amministrazioni pubbliche, e ad
altri soggetti privati, per premiare chi produce i messaggi
(atti, moduli, altri documenti) più chiari e leggibili. Ne
sono un esempio il premio Plan-Plain language svedese e il
premio Crystal mark, noto nel mondo anglosassone e assegnato da un’autorevole associazione privata: la Plain
English Campaign.
La tradizione virtuosa e già sperimentata all’estero è giunta in Italia ed è merito del Dipartimento della Funzione
pubblica quello di aver creduto nell’organizzazione del
Premio Chiaro!. Mettere a confronto i documenti di diverse amministrazioni permette non solo di individuare gli
atti migliori, vale a dire quelli più semplici e leggibili, ma
anche capire a che punto è la sensibilità dei cittadini e
delle amministrazioni sul tema della semplificazione.
Il numero significativo delle candidature (521), che il Premio Chiaro! ha ricevuto, stimola qualche considerazione.
La prima è che l’elevata partecipazione e, in generale,
l’entusiasmo che ha accompagnato il Progetto Chiaro! sin
dall’inizio, sono il segnale di una rinnovata attenzione ai
temi della comunicazione e più in generale a quello dei
rapporti con i cittadini.
In secondo luogo, però, bisogna anche osservare che a
volte l’impegno non basta e che tanta strada resta ancora
da fare. Scrivere in modo comprensibile significa padroneggiare alcune tecniche di scrittura controllata e questo
rafforza la necessità che il lavoro di sensibilizzazione e
informazione su questo tema continui.
È necessario diffondere una cultura di semplicità e chiarezza, dare visibilità e diffondere strumenti che possano essere presi ad esempio da altre amministrazioni.
D’altro canto, però, 500 candidature sono molte. Sono un
segnale forte che la domanda di chiarezza da parte dei cittadini è diventata un’opportunità. È un’opportunità per il
buon rapporto con il cittadino, che può capire come e perché pagare una tassa, una multa, o presentare una
domanda di concorso. È un’opportunità per i comuni, le
regioni, le province, gli ospedali che possono lavorare con
maggiore efficienza, risparmiando sui costi, quando il cittadino sa con chiarezza cosa deve fare.
*Coordinatrice del Progetto Chiaro!
1
Il lavoro della
semplificazione
di Giuseppe Mastracchio*
Il grande scienziato Louis Pasteur,
padre fondatore della microbiologia
moderna, già postulava, intorno alla
metà del secolo scorso, l’importanza
di essere semplici e concisi nell’esposizione. In una lettera inviata ad un collega accademico, porgeva le sue scuse
per essersi dilungato troppo e non
aver avuto il tempo necessario per
essere breve. Già, perché scrivere brevemente è paradossalmente molto più
difficile. Dire molto con poco, infatti,
è impresa ardua. E lo è soprattutto
per chi riveste lo status di pubblico
dipendente che, in quanto tale, ha il
dovere di trasmettere informazioni
accessibili ai cittadini.
La Regione Molise, la più giovane
delle regioni italiane, spesso non brilla
per chiarezza ed efficacia comunicativa dei documenti. Costrutti ampollosi,
stereotipati, fanno bella mostra di sé
nella gran mole di atti prodotti dai
vari uffici. Nemmeno quelli destinati
al personale dell’ente ne sono immuni, risultando talvolta vere e proprie
indecifrabili ipotesi dottrinali.
Ma l’accresciuta sensibilità alla semplificazione del linguaggio amministrativo sta muovendo i primi passi anche
nella nostra realtà. La Regione, infatti,
seguendo le orme dell’Emilia Romagna, nel biennio 2000-2001 ha preso
parte ad un progetto finalizzato allo
sviluppo di una comunicazione semplice ed efficace attraverso l’agevolazione del confronto e lo scambio di
esperienze tra amministrazioni pubbliche.
Il progetto, in realtà, stenta ad avere
una sua applicazione a causa della
riorganizzazione dell’intero apparato
burocratico regionale. Tuttavia le
esperienze significative, meritorie di
citazione, non mancano. Due esempi
su tutti. In primo luogo, all’Assessorato all’Agricoltura è già in fase operativa, da oltre un anno, sia la procedura
di informatizzazione del protocollo
sia la conseguente automazione dell’intero percorso di lavorazione del
Continua a pagina 4
GUIDA
ALLA SCRITTURA
Istruzioni per l’uso:
dal testo di partenza...
di Roberto Contessi
Gli avvisi pubblici sono testi che
hanno, dal punto di vista comunicativo, due caratteristiche specifiche:
Comune di XXX
a. vengono esposti, cioè appesi
in luoghi pubblici
Prot.n.
b. non hanno un destinatario
specifico, ma sono indirizzati
a larghe fasce di popolazione.
del
AVVISO PUBBLICO
Oggetto: Proroga termini per il versamento dell imposta comunale sulla pubblicita’, diritti
sulle pubbliche affissioni e tassa occupazioni spazi ed aree pubbliche - Anno d’imposta
2002
La prima caratteristica spinge a
evitare di usare come titolo
“Avviso pubblico”, dato che il
luogo dove il foglio è appeso e
le circostanze in cui il documento viene letto invitano a identificarlo subito. Per contro, usare
il campo “Oggetto” non considera che l’avviso non è tenuto
in mano come una lettera, ma
appunto è distante da chi legge.
Per questo, è necessario un titolo. Un buon titolo cattura l’attenzione di chi non può sapere
che quell’avviso lo riguarda personalmente. Un buon titolo è
dunque fondamentale quando il
destinatario non è specifico.
Sottolineiamo inoltre altri due
punti importanti:
IL FUNZIONARIO RESPONSABILE DELL’AREA ECONOMICO - FINANZIARIA
Letto l’art. 27 comma 8 L. 448/2001 il quale prevede che il termine per la deliberazione delle
tariffe, delle aliquote d’imposta dei tributi comunali e dei regolamenti disciplinanti le entrate tributarie
comunali stabilito entro la data di approvazione del bilancio di previsione;
Letto il Decreto Ministero dell’Interno del 20.12.2001 che stabilisce che il bilancio di previsione
va approvato entro il 28.02.2002;
Visto che l’art. 10 comma 1 lett. a) L. 448/2001 prevede che le tariffe dell’imposta comunale
sulla pubblicita’ e del diritto sulle pubbliche affissioni sono deliberate entro il 31 marzo di ogni anno
con effetto dal primo gennaio e che in mancanza si intendono prorogate quelle dell’anno precedente;
Visto che l’art. 50 e 8 D.Lgs. 507/93 prevede rispettivamente come termine per il versamento
della tassa occupazioni spazi ed aree pubbliche (tosap) e dell’imposta comunale sulla pubblicita’ e
diritti sulle pubbliche affissioni (icpdpa) il 31.01.2002;
Vista la deliberazione G.C. n. 16 del 18.01.2002 con cui si dispone di prorogare al
30.04.2002 il termine per il versamento dell’imposta comunale sulla pubblicita’, diritti sulle pubbliche
affissioni e tassa occupazioni spazi ed aree pubbliche - Anno d’imposta 2002
COMUNICA
che i versamenti dell’imposta comunale sulla pubblicita’, diritti sulle pubbliche affissioni e tassa
occupazioni spazi ed aree pubbliche per l’anno d’imposta 2002 potranno essere effettuati entro il
15.05.2002 senza che vengano applicate sanzioni amministrative pecuniarie e interessi;
che i contribuenti che verseranno dopo la suddetta data potranno avvalersi dell’art. 13
comma 1 lett. a) e b) Decreto Legislativo 18.12.1997 n. 472 e successive modificazioni e
integrazioni procedendo al versamento dell’imposta dovuta, degli interessi di mora al 3% annuale
con maturazione giornaliera e della sanzione del 3,75% per il ritardo entro i 30 giorni e del 6% per il
ritardo entro un anno.
F.TO IL RESPONSABILE DELL’AREA
ECONOMICO - FINANZIARIA
a. anzitutto, l’inversione
dell’ordine delle informazioni
b. in secondo luogo
il cambiamento di soggetto.
Nel documento originale, i presupposti che costituiscono le
ragioni della decisione rappresentano il centro dell’informazione. Dunque, prima è specificato chi firma l’atto, poi vengono indicate le ragioni della decisione e poi viene indicata la
decisione stessa.
Dal punto di vista comunicativo,
invece, il testo appartiene ad
una categoria che chiamiamo
testo di servizio. Questo comporta una conseguenza importante.
2
IL DOCUMENTO
DEL MESE
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Xxxxxx, 24 settembre 2002
PUBBLICITÀ, AFFISSIONI E OCCUPAZIONE SPAZI PUBBLICI
Rinvio del pagamento delle tasse per il 2002
Avviso
:
La scadenza dei pagamenti che indichiamo di seguito è stata rinviata1 al 24 novembre 2002
1. la tassa comunale sulla pubblicità
2. la tassa comunale per i diritti sulle pubbliche affissioni
3. la tassa per l’occupazione di spazi ed aree pubbliche.
Come pagare
Le persone interessate potranno pagare la tassa in una o più rate entro il termine stabilito. Il
pagamento si può effettuare:
1. con un versamento sul c/c postale n° 12345 intestato al Comune di XXX,
specificando nello spazio per la causale il tipo di tassa.
oppure
2. con un bonifico bancario intestato al Comune di XXX, conto corrente n°6789,
ABI 4567, CAB 6578.
Chi paga dopo il 15 maggio 2002, dovrà pagare una multa2.
Informazioni
Il responsabile del procedimento è Mario Verdi dell’area economico-finanziaria (telefono
00/123456). Per avere maggiori informazioni, telefonare dal lunedì al giovedì dalle 08.30 alle 13.30.
Il responsabile dell’area economico-finanziaria
Mario Verdi
Note
1. Vedi
• la delibera della Giunta comunale numero 16 del 4 febbraio 2002
• l’articolo 27, comma 8 e l’articolo 1, lettera A della legge 448/2001 che riguarda…
• il decreto del Ministero dell’interno del 20.12.2001
• gli articoli 50 e 8 del decreto legislativo 507/1993 che riguardano…
2. Gli interessi moratori sono del 3% annuo, per ogni giorno di riitardo. Inoltre, il contribuente dovrà pagare
una multa pari al 3,75% per il ritardo fino a 30 giorni ed una multa pari al 6% per il ritardo fino ad un anno.
A questo proposito vedi l'articolo 13 comma 1 lettera a) e b) del Decreto legislativo n.472 del 18.12.1997.
3
er
rinvio
pagare
tassa
!
Chiaro
Avviso pubblico n. 345/02
Infine la riscrittura, rispetto al
documento originale, manifesta
alcune attenzioni. Abbiamo
scritto frasi brevi, mantenendoci
entro le 25 parole per frase,
abbiamo distribuito le informazioni con i titoletti e abbiamo
sostituito le espressioni meno
usate con un linguaggio comune. Osservate gli esempi:
proroga
versare
imposta comunale
COMUNE DI XXX
AREA ECONOMICO-FINANZIARIA
ne
Marchio
Inoltre, nel documento semplificato la normativa svolge ancora
la funzione di fondamento giuridico dell’atto, ma è posta nello
spazio dedicato alle note. Questo significa che rappresenta
un’informazione che non va
persa, ma che non è utile a comprendere il cuore del messaggio.
LINGUAGGIO
COMUNE
istrativo
P
I testi di servizio sono documenti molto concreti, poiché forniscono una serie di informazioni
a proposito di conti da pagare,
moduli da riempire, denaro da
ritirare. In questo caso, l’informazione centrale è quella che
indica entro quando pagare e
come fare. Per questo, abbiamo
invertito l’ordine delle informazioni e abbiamo dato subito il
quando e il come.
In secondo luogo, osservate
come nel documento originale è
molto evidenziato il soggetto
che firma il documento: il funzionario responsabile. Invece, il
suo ruolo deve essere al servizio
del cittadino. Infatti, nel documento semplificato il funzionario responsabile svolge il ruolo
di informatore, nel caso di
richieste, e garantisce la correttezza dell’atto firmandolo.
PAROLE
DIFFICILI
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APPROFONDIMENTI
Il linguaggio burocratico
e l’uso del computer
Istituto di Linguistica computazionale*
Segue dalla prima pagina
Il lavoro della
semplificazione
di Giuseppe Mastracchio*
processo amministrativo. In
secondo luogo, vale la pena di
ricordare il collegamento in rete
al Sistema informativo agricolo
regionale (Siar) anche degli uffici agricoli periferici.
Ma vi sono anche esempi che
toccano la vita quotidiana di
singoli uffici. Il personale ispettivo del Servizio fitosanitario
regionale si è impegnato nella
redazione di opuscoli divulgativi
dedicati ad un’accurata analisi
della complessa normativa fitosanitaria in continua evoluzione.
Il materiale ha migliorato sensibilmente il rapporto con gli
utenti, riscuotendo apprezzamenti anche presso altri enti
(Aziende sanitarie locali) coinvolti nel rilascio delle autorizzazioni. Le guide, infatti, consentono agli imprenditori agricoli o
ai rivenditori dei prodotti fitosanitari di potersi orientare abbastanza agevolmente nei meandri degli adempimenti previsti
per il rilascio dell’autorizzazione
alla vendita o all’acquisto dei
prodotti fitosanitari. Le guide
sono anche utili per coloro che
intendono semplicemente aprire
un vivaio.
Insomma, piccoli passi di cambiamento verso la strada che
indicava Pasteur.
* Ispettore del Servizio fitosanitario regionale del Molise
Il vocabolario dell’italiano è costituito da
oltre centomila vocaboli. Si impara ad
usare i vocaboli nei primi anni di vita e
l’acquisizione delle competenze linguistiche continua costantemente.
Poche migliaia di parole sono quelle
necessarie alla comunicazione e costituiscono il vocabolario di base, vale a dire
quell’insieme di parole che sono note
alla maggioranza dei parlanti adulti.
Le altre parole sono tipiche di determinati ambiti scientifici e professionali
anche se è frequente l’osmosi tra i due
sottoinsiemi.
Il linguaggio burocratico nasce nel linguaggio amministrativo che, a sua volta,
è caratterizzato dall’apporto di diversi
linguaggi tecnici, con un contributo rilevante del settore giuridico. Il burocratese
è invece costituito da quell’insieme di
parole, di espressioni complesse, di formule verbali che hanno uno scarso contenuto informativo e possono essere
sostituite con parole di uso comune
senza dispersione semantica, ovvero
senza cambio di significato. Migliorare la
redazione dei documenti amministrativi
significa comprendere questi aspetti e
orientare gli sforzi in queste direzioni:
eliminare il burocratese e migliorare il
linguaggio tecnico amministrativo.
Di fatto, coloro che scrivono i documenti
amministrativi, messi di fronte a diverse
scelte lessicali che sono di significato
equivalente, tendono spesso a scegliere
quelle più rare e difficili e l’abitudine li
porta a un uso di formule dotte e arcaiche. D’altro canto, è pur vero che alcuni
concetti si esprimono sinteticamente solo
con determinate parole “tecniche”, la cui
sostituzione comporta l’uso di giri di
parole ridondanti e spesso incomplete
dal punto di vista del significato.
Questo comporta che il vituperato linguaggio burocratico spesso è incomprensibile perché è forgiato da funzionari
amministrativi – che lo usano quotidianamente e non si accorgono delle difficoltà – ma è destinato ai cittadini, di cul4
tura e esigenze diverse, che lo usano solo
episodicamente.
Un supporto linguistico-informatico
potrebbe affiancarsi ai manuali di stile
redatti negli ultimi anni per facilitare e
riconvertire ad un linguaggio più comprensibile coloro che devono scrivere i
documenti amministrativi. Se ogni documento elaborato manualmente fosse sottoposto ad un vocabolario di base dell’italiano scritto, le parole che non appartengono a tale insieme, e che pertanto
devono essere controllate, sarebbero
immediatamente individuate.
Un dizionario automatico dei sinonimi
potrebbe poi segnalare le possibili parole
sostitutive.
Analogamente si potrebbe intervenire
sulla sintassi segnalando le frasi troppo
lunghe, l’uso delle forme non finite del
verbo, l’eccessiva o carente punteggiatura. Il redattore di un documento non
sarebbe più solo a interrogarsi sulla leggibilità del suo documento e non sarebbe costretto in maniera innaturale a cercare dei sinonimi più comprensibili. Un
consigliere, in qualche modo, imparziale
lo costringerebbe a prendere coscienza
delle possibili difficoltà di comprensione
altrui, gli proporrebbe delle scelte e lo
indurrebbe ad affinare la sua competenza linguistica e a migliorare le sue capacità espressive.
Infine, quel redattore sarebbe anche
garantito nelle sue competenze. Il supporto linguistico-informatico potrebbe
essere arricchito di quei vocaboli propri
del linguaggio amministrativo, che sono
ritenuti “tecnici” e di conseguenza insostituibili.
* Cnr, Unità staccata di Genova