Venezia, 17 febbraio 2009
Cooperazione Territoriale Europea
L’ATTIVITÀ DI RENDICONTAZIONE
Michela Bergamin
Eurosportello - Unioncamere del Veneto
European Commission
Enterprise and Industry
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Argomenti trattati
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La rendicontazione finanziaria di un progetto
Il budget del progetto
Ammissibilità delle spese
Voci di spesa
Giustificativi di spesa e documentazione di supporto
Il controllo di primo livello
Richieste di pagamento
Alcuni suggerimenti e raccomandazioni
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Venezia, 17 febbraio 2009
LA RENDICONTAZIONE
FINANZIARIA DI UN PROGETTO
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Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Una definizione di rendicontazione
• La rendicontazione è l’attività riassuntiva di
tutti gli aspetti di un progetto
• Comprende tutti gli elementi per la lettura
incrociata delle attività svolte per il
raggiungimento degli obiettivi del progetto
• Evidenzia lo “stile” di gestione e gli
scostamenti rispetto all’idea progettuale
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
….. il rendiconto finanziario rispecchia
le
azioni previste dal progetto e approvate
nel relativo budget.
PROJECT MANAGER (gestione attività
progettuali) e FINANCE MANAGER
(gestione finanziaria del progetto)
dovrebbero lavorare in sinergia
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Enterprise and Industry
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Il Logical Framework
OBIETTIVO GENERALE
OBIETTIVI SPECIFICI
RISULTATI ATTESI
Project
Manager
ATTIVITÀ
RISORSE
BUDGET
Finance
Manager
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Diverse regole di rendicontazione
Diversi programmi di cooperazione
Specifiche regole per costruire il budget e
manuali di rendicontazione finanziaria
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Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
COSTRUZIONE
DEL BUDGET
IMPLEMENTAZIONE
ATTIVITÀ
Project Manager
Progettista
Financial Manager
RENDICONTAZIONE
FINANZIARIA
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IL BUDGET DEL PROGETTO:
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Venezia, 17 febbraio 2009
Il budget del progetto: punto di
partenza per la gestione finanziaria
• Qual è l’ammontare del budget approvato per
il progetto?
• Quali sono le tipologie di spesa previste dal
progetto?
cfr. Voci di spesa – Macro Azioni
• Quali attività devono essere portate avanti?
cfr. Cronogramma – Piano di lavoro
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Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Esempio di Budget – AF Interreg IVC
Preparation
activities
CP1
Management
and
coordination
CP2
CP3
CP4
CP5
Communicatio Field depends
on Type of
n and
dissemination intervention
(cover sheet),
please select
TOTAL
per budget line
%
EUR
Staff
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 %
Administration
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 %
Travel and
accommodation
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 %
External expertise and
services (see 4.3)
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 %
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 %
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 %
0,00
0,00 %
0,00 %
0,00 %
0,00 %
0,00 %
0,00 %
100 %
Equipment (see 4.4)
Sub-projects
TOTAL
per CP
EUR
%
100 %
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Enterprise and Industry
Connecting to Other Networks
Piano di lavoro
Leveraging Intermodal Network
Esempio di
Cronogramma
Methodology and Transversal
Coordination for WP3
feb-09
mar-09
apr-09
may-09
jun-09
jul-09
aug-09
sep-09
oct-09
nov-09
dec-09
Activity
jan-09
Action
dec-08
WP
nov-08
Venezia, 17 febbraio 2009
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
3.1.1
Detailed WP3 Work plan
X
3.1.2
Development of overall WP3 methodology
X
3.1.3
Refinement of Scope for all Outputs
3.1.4
Key Lessons Learned from WP3
3.1.5
Work package technical coordination
3.2.1
Consolidating common results and
experiences from previous projects
3.2.2
Characterization and development of SoNorA
base transport network
3.2.3
Key interconnections in the EU and extra EU
multimodal transport network
3.2.4
Traffic Model Update
3.2.5
Future transport infrastructure scenarios:
2020 and 2030
3.2.6
Case Study: Analysis of Railway Axis RostockBerlin-Trieste
3.3.1
Intermodal network: definition of development
priorities for deployment
3.3.2
Consolidated intermodal network deployment
priorities
3.3.3
Ten-T 2010 recommendations
3.3.4
Intermodal platforms network: identification
and national strategy updates
3.3.5
Strategic intermodal sections: localization and
national strategy update
3.3.6
Identifying deployment mechanisms and
innovative solutions in intermodality
3.3.7
Intermodality recommendations
X
Consortium meeting
…...
X
X
Technical meeting
during Consortium
meeting 1
X
Meeting in Italy
….
X
X
X
Technical meeting
during Consortium
meeting 2
X
X
X
X
3.3.3 meeting led by
CZR in Prague - final
report draft
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Previsioni di Spesa
4.2 Payment forecast
Please provide in the table below the expected amounts to be paid and reported by semester.
Jan-Jun 2008
EUR
%
Jan-Jun 2009
Jul-Dec 2009
Jan-Jun 2010
Jul-Dec 2010
Jan-Jun 2011
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 %
0,00 %
0,00 %
0,00 %
0,00 %
0,00 %
0,00 %
Jul-Dec 2011
EUR
%
Jul-Dec 2008
Jan-Jun 2012
Jul-Dec 2012
Jan-Jun 2013
Jul-Dec 2013
Jan-Jun 2014
Jul-Dec 2014
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 %
0,00 %
0,00 %
0,00 %
0,00 %
0,00 %
0,00 %
Total
0,00
Preparation costs to be added in first reporting period
REALISTICHE PER EVITARE DISIMPEGNO FONDI
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Le fasi del progetto
-
Presentazione AF
• Costruzione budget
-
Selezione proposta progettuale
Firma del Subsidy Contract
• Convalida budget
-
Implementazione attività
-
Monitoraggio: progress report
Valutazione finale : final report
Elevata attenzione:
• Corretta gestione finanziaria
• Rendicontazione periodica
• Certificazione delle spese
• Richieste di pagamento
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Corretta gestione finanziaria – criteri di
base
• Ogni spesa deve avere attinenza ed essere
congruente con gli obiettivi del progetto
• Deve essere temporalmente funzionale con gli
obiettivi del progetto e temporalmente effettuata
nell’arco di tempo di vita del progetto
• Deve essere comprovata da documenti probanti
• Deve inoltre essere pagata entro i termini stabiliti nel
contratto di finanziamento (Subsidy Contract)
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Corretta gestione finanziaria – principi di
base
• Principio di economicità: le risorse usate dall’ente per
perseguire le attività dovrebbero essere disponibili a
tempo debito, nella quantità e qualità appropriate e al
miglior prezzo.
• Principio di efficienza: migliore relazione tra risorse
impiegate e risultati raggiunti.
• Principio di efficacia: raggiungimento degli obiettivi
specifici e dei risultati attesi.
(1605/2002 §27.2)
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Ammissibilità delle spese – le fonti
• Regolamenti CE
• Regolamento generale: (CE) n.1083/2006 art. 56
• Regolamento FESR: (CE) n.1080/2006 art. 7
• Regolamento di implementazione: (CE) n.1828/2006
artt. dal 48 al 53
• Regole nazionali
• Regole di programma
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Regole di ammissibilità – principi
generali a livello europeo
Le spese sono considerate ammissibili solo
se rispettano i seguenti principi
 Spese effettivamente sostenute
 Spese riferite ad un progetto debitamente approvato dal
Comitato di Monitoraggio
 Ammontare delle spese adeguato per il raggiungimento
dell’obiettivo del progetto
 Spese non in contraddizione con specifici criteri di
ammissibilità
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Regole di ammissibilità – principi
generali a livello europeo
NON sono ammissibili
 L’IVA recuperabile
 Gli interessi passivi
 Ammende, penali, spese per controversie legali
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Ammissibilità delle spese –
Regolamento CE 1083/2006
Art. 56 § 4
“Le norme in materia di ammissibilità delle
spese sono stabilite a livello nazionale, fatte
salve le eccezioni previste dai regolamenti
specifici per ciascun Fondo.”
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Regole di ammissibilità – principi generali a
livello italiano
DPR N. 196 DEL 03/10/2008
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Art.2 – Spese effettivamente sostenute
Art.3 – Oneri finanziari e di altro genere e spese legali
Art.4 – Acquisto di materiale usato
Art.5 – Acquisto di terreni
Art.5 – Acquisto di edifici
Art.7 – IVA
Art.8 – Locazione finanziaria
Art.9 – Spese di assistenza tecnica
Art.10 – Spese connesse alle singole operazioni
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Regole di ammissibilità – principi generali a
livello italiano DPR N. 196 DEL 03/10/2008
• Art.2 “non sono ammissibili le spese relative ad un
bene rispetto al quale il beneficiario abbia già fruito,
per le stesse spese, di una misura di sostegno
finanziario nazionale o comunitario.”
principio di non ammissibilità del doppio
finanziamento !
Nel caso che venga provata l’intenzionalità del doppio
finanziamento, oltre che alla revoca del contributo saranno
applicate le vigenti normative in materia di frodi.
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Regole di ammissibilità – principi
specifici a livello di Programma
• Specifici manuali di implementazione,
manuali per la rendicontazione delle spese,
linee guida per il controllo e l’audit finanziario
NOTA BENE:
Normalmente le spese sono ammissibili se
sostenute entro l’area di programma.
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Costi ammissibili – principi generali
• Tenere a mente i criteri di base generali
• Verificare di volta in volta nei manuali
finanziari di ogni singolo programma
prima di procedere ad assumere
impegni di spesa !
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
VOCI DI SPESA
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Tipologie di spesa finanziabili
•
•
•
•
•
•
•
•
Personale
Consulenze
Spese generali / costi di amministrazione
Promozione / Informazione e pubblicità
Organizzazione incontri / eventi
Viaggi
Attrezzature
Investimenti
• Costi preparatori
• Controllo di primo livello
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Costi di Personale (1/4)
• Si riferiscono a costi del personale che si dedica al
progetto full time o part time (dedicando una certa
percentuale dell’orario complessivo di lavoro)
• Solo costi di personale direttamente
assunto/impiegato dall’organismo partner
ufficialmente incluso nell’AF del progetto
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Costi di Personale (2/4)
• I costi del personale includono il costo aziendale
(lordo + oneri sociali a carico azienda, se obbligatori
per legge)
• Il personale può essere assunto ad hoc (contratto
lavoro a progetto) oppure può trattarsi di personale
pre-esistente (lettera di incarico).
• I contratti di lavoro o lettere di incarico devono
specificare l’incarico da svolgere e la stima
dell’ammontare dei giorni/ore da dedicare al progetto.
• NB. In caso di personale assunto con contratti a
progetto, verificare che il contratto riporti il nominativo
del progetto nella scheda allegata.
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Costi di Personale (3/4)
Se non indicato diversamente (da specifiche regole di
programma o regole nazionali) il costo giornaliero/orario
in genere si calcola nel seguente modo:
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Costi di Personale (4/4)
Il personale deve redigere dei Timesheet mensilmente
indicando nel dettaglio le ore dedicate al progetto / le
ore totali lavorate; la descrizione delle attività inerenti il
Progetto.
Il timesheet deve essere firmato dal personale e
controfirmato dal responsabile del progetto.
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Esempio di timesheet
TIMESHEET
PARTNER CODE
DAY
Month
WP ACTION
Contract Number
3B017 INDE
Year_______
Number of
Location
hours
In
Outside
worked
Europe
Europe
Employee
Hours/working day
Activity description
Comments
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6
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28
29
30
31
Total hours per
wp-action
Total hours
Total days
0
0
0
0
0
0
Date, signature of staff/expert Date, signature of employer
inde/pp1/ts
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Costi di amministrazione (1/4)
Includono, normalmente:
• Spese di cancelleria
• Fotocopie
• Spese postali
• Canoni di affitto
• Telefono, fax, internet
• Riscaldamento, elettricità
• Oneri bancari per operazioni transnazionali
• Altre spese amministrative assolutamente necessarie al
raggiungimento degli obiettivi progettuali
NOTA BENE: NON devono includere costi che possono rientrare
in altre voci di spesa!
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Costi di amministrazione (2/4)
• Costi diretti: derivano esclusivamente
dal progetto (es. spese di spedizione
corriere)
• Costi indiretti: legati alle attività
progettuali e calcolati pro-rata
(è necessario stabilire e giustificare il metodo
di calcolo utilizzato)
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Costi di amministrazione (3/4)
• Metodo di calcolo suggerito per
l’imputazione di costi indiretti
(se non indicato diversamente da altre disposizioni)
tot. ore lavorate sul progetto dallo staff di progetto
tot. ore lavorate dal personale dell’ente/dipartimento
Non utilizzare mai importi forfettari, ma evidenziare criterio
trasparente e scegliere costi reali ed effettivamente utili per
l’implementazione del progetto!
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Costi di amministrazione (4/4)
• Limite massimo di imputazione al
progetto: è buona norma consultare i
manuali riferiti al singolo programma
• es per SEE / Interreg IVC non devono
superare il 25% dei costi del personale del
progetto
• per il programma Italia-Slovenia 2007-2013 la
percentuale massima ammissibile è pari al
5% dei costi totali del progetto
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Consulenze esterne e servizi (1/2)
• Include incarichi a professionisti/consulenti esterni
per il progetto (lavoratori occasionali, servizi
consulenza, sia persone fisiche che giuridiche)
• Le spese di consulenza devono essere chiaramente
menzionate nell’AF
• Queste spese sono soggette al rispetto delle regole
di evidenza pubblica nel conferimento di incarichi e
appalti a terzi.
NB. I partner di progetto non possono essere assunti in
qualità di esperti esterni o prestatori di beni e servizi a
pagamento
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Consulenze esterne e servizi (2/2)
Regole in materia di evidenza pubblica
Decreto legislativo del 12 aprile 2006, n. 163 in
attuazione delle Direttive 2004/17/CE e
2004/18/CE
La scelta deve essere motivata da criteri tecnici
ed economici
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Viaggi e alloggio
• Solo per il personale che lavora effettivamente nel progetto
(spesso le spese di viaggio/alloggio sostenute dai consulenti
esterni rientrano direttamente nella voce di spesa “Consulenze”.
• Nella scelta del mezzo di trasporto valutare il miglior rapporto
costo-efficienza
• Viaggi in seconda classe o economy / Alberghi ***
• Durata della missione chiaramente in linea con lo scopo: un
giorno prima e un giorno dopo in genere sono consentiti se si
dimostra la convenienza economica
• I costi devono essere direttamente pagati dall’ente partner (se
anticipati dallo staff, occorre provare l’effettivo rimborso spesa, di
norma nel cedolino paga).
• Per diem e/o le indennità di missione in genere sono considerati
costi ammissibili ma devono essere debitamente ridotti se il
partner ospitante offre il pranzo o la cena.
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Venezia, 17 febbraio 2009
Incontri - eventi
Includono, normalmente:
• Spese di noleggio della sala
• Spese di noleggio attrezzature (es. videoproiettori, cabine di
interpretariato)
• Servizio di catering
• Servizio di interpretazione e traduzione
• Rimborso spese relatori / “gettoni presenza”
Si devono rispettare anche in questo caso le norme in materia di
evidenza pubblica e norme in materia di comunicazione e
pubblicità nella scelta dei fornitori di servizi/consulenti.
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Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Costi di promozione
Includono, normalmente:
• Articoli di giornale / comunicati stampa / inserzioni in giornali
• Volantini
• Brochure
• Pubblicazioni
• Newsletter
Si devono rispettare anche in questo caso le norme in materia di
evidenza pubblica e norme in materia di comunicazione e
pubblicità nella scelta dei fornitori di servizi/consulenti.
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Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Attrezzature
Includono, normalmente:
• Attrezzature informatiche e software solo per uso interno all’ufficio
(es. pc, stampanti)
• Attrezzature d’ufficio ove strettamente necessario (es. proiettori)
L’acquisto di attrezzature, ad ogni modo, deve essere strettamente
funzionale alla corretta implementazione del progetto e deve
essere specificato nell’AF formalmente approvata.
Di norma, è ammissibile solo il costo di ammortamento per il
periodo di utilizzo delle attrezzature.
Devono essere rispettate anche in questo caso le norme di evidenza
pubblica.
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Venezia, 17 febbraio 2009
Investimenti
Includono, normalmente:
• Acquisto di terreni
• Acquisto di immobili
• Acquisto di infrastrutture
Sono ammissibili solo se previste nell’AF, direttamente collegati agli
obiettivi del progetto e se è chiaramente dimostrata l’utilità
dell’investimento (anche a livello transfrontaliero/transnazionale)
Di norma, è ammissibile solo il costo di ammortamento per il periodo
di utilizzo delle attrezzature.
Devono essere rispettate anche in questo caso le norme di evidenza
pubblica.
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Venezia, 17 febbraio 2009
Ulteriori costi ammessi
• Costi preparatori (con un limite prefissato dal
programma)
• Costi per il controllo di primo livello
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GIUSTIFICATIVI DI SPESA E
DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO
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Venezia, 17 febbraio 2009
Giustificativi di spesa e
documentazione di supporto
Tutti i giustificativi di spesa e tutta la
documentazione di supporto deve essere
trasmessa in copia conforme all’originale.
In genere si invia una apposita dichiarazione del
responsabile legale e si appone un timbro di copia
conforme su tutta la documentazione inviata
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Costi di Personale
Giustificativi di spesa includono:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Elenco del personale
Curriculum Vitae (per personale co.co.pro.)
Copia contratto per personale assunto ad hoc con co.co.pro.
Lettera incarico (firmata sia dal lavoratore che dal resp.le)
Costo orario/giornaliero (e se necessario metodo di calcolo
usato)
Cedolini paga con indicazione ore/giornate dedicate al progetto
(timbro)
F24 con indicazione degli oneri sociali a carico del progetto
Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati
Timesheet mensili
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Esempio di elenco del personale impiegato nel progetto
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Venezia, 17 febbraio 2009
Costi di amministrazione
Giustificativi di spesa includono:
• Copia della fattura o ricevuta fiscale (intestata al
beneficiario partner di progetto)
• Documentazione a supporto del metodo di calcolo
pro rata, per i costi amministrativi indiretti
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di
pagamento quietanzati
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Consulenze esterne e servizi
Giustificativi di spesa includono:
• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel
rispetto norme evidenza pubblica)
• Procedura utilizzata per il conferimento dell’incarico
• Contratto di consulenza / collaborazione occasionale /
fornitura servizio
• Fattura o ricevuta fiscale
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati
• Relazione attività svolte
• Output di progetto realizzati
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Viaggi e alloggio
Giustificativi di spesa includono:
• Copia della autorizzazione alla missione
• Nota spese della persona che ha effettuato la missione
• Copia dei giustificativi di spesa (es. biglietti autobus, treno,
carte imbarco aerei, ricevute fiscali bar - ristorante – fattura
albergo)
• Copia cedolino paga (se rimborso avvenuto in busta paga)
• Fattura o ricevuta fiscale o estratto conto carta credito per
prenotazione aerea / alberghiera
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati
• Rapporto di missione
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Incontri - eventi
Giustificativi di spesa includono:
•
•
•
•
•
Copia dell’invito
Copia dell’agenda/programma dell’incontro
Verbale della riunione
Lista dei partecipanti con elenco firme
Richiesta di preventivi e/o copia documenti relativi alle
procedure di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)
• Conferma preventivo / contratto di fornitura servizio
• Fattura o ricevuta fiscale
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati
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Costi di promozione
Giustificativi di spesa includono:
• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel
rispetto norme evidenza pubblica)
• Procedura utilizzata per la scelta del fornitore
• Incarico / Contratto per la fornitura del servizio
• Fattura o ricevuta fiscale
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati
• Copia del materiale prodotto
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Enterprise and Industry
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Attrezzature
Giustificativi di spesa includono:
• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto
norme evidenza pubblica)
• Procedura utilizzata per la scelta del fornitore
• Incarico / Contratto per la fornitura del servizio
• Bolla di consegna o fattura di installazione
• Fattura o ricevuta fiscale
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati
• Copia del registro dei beni capitalizzati
NB. È buona norma apporre etichette sui beni acquistati con i fondi del
progetto per una loro immediata identificazione; le etichette dovrebbero
riportare: logo UE, indicazione FERS, codice progetto, n. di registrazione nel
registro degli inventari.
European Commission
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Venezia, 17 febbraio 2009
Investimenti
Giustificativi di spesa includono:
• Copia dei documenti relativi alla procedura di appalto (nel rispetto
norme evidenza pubblica)
• L’atto di aggiudicazione dell’appalto
• Copia del contratto di compravendita / costruzione*
• Perizia giurata di stima redatta da soggetti autorizzati e indipendenti
che attesti che il valore del terreno e dell’immobile non superi il
valore di mercato / stato di avanzamento o finale dei lavoro con
relativo certificato di collaudo*
• Fattura o ricevuta fiscale o altri documenti di valore probatorio
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati
• Altri documenti previsti obbligatoriamente dalla normativa vigente a
livello nazionale
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Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
IL CONTROLLO DI PRIMO LIVELLO
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Venezia, 17 febbraio 2009
Controllo di primo livello
Solamente le spese certificate dai
controllori di primo livello possono essere
formalmente incluse nelle richieste di
pagamento, predisposte periodicamente
dal Lead Partner (in conformità con le
regole dei singoli Programmi).
European Commission
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Venezia, 17 febbraio 2009
Controllo di primo livello
Art.16 EC 1080/2006
“Al fine di convalidare le spese, ciascun Stato Membro
predispone un sistema di controllo che consenta di
verificare la fornitura di beni e servizi co-finanziati, la
veridicità delle spese dichiarate per le operazioni o le
parti di operazioni realizzate sul proprio territorio, e la
conformità di tali spese e delle relative operazioni o parti
di operazioni, con le norme comunitarie e le sue norme
nazionali.”
European Commission
Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Controllo di primo livello
Art.13 EC 1828/2006
• “Le verifiche (…) riguardano, a seconda del caso, gli
aspetti amministrativi, finanziari , tecnici e fisici delle
operazioni.’’ = TUTTO
• “(…) consentono di accertare che le spese dichiarate
siano reali, che i prodotti o servizi siano stati forniti
conformemente alla decisione di approvazione, che le
domande di rimborso del beneficiario siano corrette e che
le operazioni e le spese siano conformi alle norme
comunitarie e nazionali.’’
• “Esse comprendono procedure intese a evitare un doppio
finanziamento delle spese attraverso altri programmi
nazionali e o comunitari o attraverso altri periodi di
programmazione.’’
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Enterprise and Industry
Venezia, 17 febbraio 2009
Controllo di primo livello
Il controllo di primo livello riguarda tutti i partner beneficiari ed
è condotto dai controllori designati dallo Stato Membro (in
grado di interpretare correttamente la documentazione e
giustificativi di spesa e tenendo a mente le regole nazionali).
Ciascuno dei beneficiario è responsabile per la corretta
imputazione e rendicontazione delle spese e si assume la
responsabilità in caso di eventuali irregolarità riscontrate
nelle spese da esso dichiarate.
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RICHIESTE DI PAGAMENTO
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Sistema di controllo e reporting
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Pagamenti quote FERS
• Cadenze periodiche (report attività e
finanziari ogni 6 mesi in genere con scadenza
prefissata per presentazione report e
conseguenti richieste di pagamento)
• Trasferimento fondi ai PPs
• Problema a livello italiano: non ancora
definito sistema di controllo di primo livello
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L’ATTIVITÀ DI RENDICONTAZIONE
ALCUNI SUGGERIMENTI PRATICI
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La gestione finanziaria del progetto
• Registrare ogni impegno di spesa
• Tabella excel con avanzamento di spesa
costantemente aggiornata
• Rendiconto finanziario con cadenza periodica
(ogni 3/6 mesi)
• Evitare variazioni di budget o contenerle
entro il limite prefissato dallo specifico
programma, con l’autorizzazione del LP
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Venezia, 17 febbraio 2009
La contabilizzazione delle spese
• Gestione contabile analitica e separata in
alcuni casi (per il LP)
• Chiara indicazione della tipologia di spesa
imputata al progetto (riferimento progetto,
annullamento con timbro…)
ATTENZIONE AL DOPPIO FINANZIAMENTO !
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Archiviazione giustificativi di spesa
Documentazione amministrativo-contabile
• Fatture di fornitori
• Fatture di consulenti / Note di accredito
• Note spese con pezze giustificative (biglietti bus,
treno, scontrini fiscali, …)
• Cedolini paga del personale
Documentazione a supporto
(cfr. elenco per singole voci di spesa)
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Come organizzare la rendicontazione
• Produrre la documentazione necessaria conformemente a
quanto richiesto dal Programma (giustificativi di spesa e
documentazione di supporto
• accertarsi di seguire le procedure richieste!
• costante dialogo e collaborazione tra Financial
Manager e Project Manager !
• Sistema trasparente di contabilità del progtto
• attenzione al doppio finanziamento !
• Archiviazione funzionale della documentazione
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GRAZIE DELL’ATTENZIONE!
EUROSPORTELLO - UNIONCAMERE DEL VENETO
[email protected]
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