ATTIVITA’
CONGRESSUALE
Ogni anno milioni di
persone si mettono
in viaggio nel mondo
per assistere ad un
congresso o a una
riunione (nazionale o
internazionale).
LESSICO CONGRESSUALE
 Assemblea
(es.: soci di banca, ecc);
 Congresso (es. congresso politico,
ecc.);
 Conferenza (es.: conferenza stampa,
ecc.);
 Simposio (es.: contenuti scientifici,
tematica specifica per esperti,
medici, ecc.)
 Tavola rotonda (se internazionale,
Open Forum);
LESSICO CONGRESSUALE
Seminario(lezioni, corsi, ecc.)
 Work shop (es. approfondimento
tematiche, ecc.)
 Meeting (es. incontri aziendali, politici,
sportivi, ecc.) ;
 Convention (es.:riunione varie persone
allo scopo di vendere un prodotto, ecc)
 Incentive Tour (es. viaggio organizzato
con riunioni di lavoro, aggiornamento
tecniche, coesione di gruppo, ecc.

NUOVE FIGURE PROFESSIONALI
Il mercato congressuale ha creato
nuove figure professionali, posti di
lavoro ed ha ampliato interessanti
segmenti di mercato turistico, i cui
primi beneficiari sono, subito dopo i
vettori, gli albergatori.
SEDI CONGRESSUALI
Nel contesto congressuale
italiano, l’albergo
è una componente
essenziale dell’offerta e
non soltanto una semplice
alternativa alle “sedi” congressuali,
palazzi dei congressi, centri
congressuali, ecc.
L’OFFERTA DEI SERVIZI
La struttura ricettiva, forse, si configura
come situazione ideale per il congressista.
Per vocazione, l’albergo è la struttura più
adatta per una ottimale concentrazione dei
servizi:
 può offrire tutti i servizi di ristorazione
 può ospitare i partecipanti della
manifestazione
 dispone di audivisivi di base
 non ha problemi di sicurezza e di
assicurazioni
 offre, per tradizione, una buona immagine
IL CONGRESSISTA
In albergo trova un luogo confortevole
per il lavoro, congiunto alla comodità dello
alloggio ad ai servizi di ristorazione e
complementari, quali:fitness, relax, serate
particolari, attività sportive, ecc. … …
OFFERTA CONGRESSUALE
Va da sé che l’imprenditore non
può “creare” un Centro
Congressuale, magari
“promuovendo ”un locale
di ristorazione,
o altro, in sale di
riunione.
NULLA AL CASO
……
PRINCIPALI FATTORI DI SUCCESSO
la conoscenza degli aspetti distintivi
della domanda (target)
la disponibilità degli specifici servizi
richiesti dalla committenza
l’utilizzo di un’opportuna strategia di
marketing, intesa anche come
politica di qualità e prezzi
CONGRESSISTI E SPAZI
E’ risaputo che i congressisti sono dei grandi
“consumatori” di spazi.
CONGRESSISTI E SPAZI
Essi necessitano di aere e spazi per:
 il ricevimento/accoglienza delegati /congressisti
 le operazioni di iscrizione e distribuzione dei
documenti
 i servizi logistici (escursioni, programma
facoltativi, ecc)
 i lavori congressuali con sale/saloni per le riunioni
planarie
 le riunioni contemporanee delle commissioni e le
conferenze stampa (sale di dimensioni minori)
CONGRESSISTI E SPAZI
 i gruppi di lavoro (salette)
 il comitato organizzatore o il PCO, per il
personale di segreteria, i traduttori, per fax, PC,
ecc.
 la riproduzione di documenti (fotocopiatrici,
fascicolatrici, ecc)
 cucine “satelliti” con relative attrezzature anche
per “piccole” attività di ristorazione
 il servizio di coffee break
 il servizio di guardaroba
 i fumatori
 Kinderheim
ZONE CIRCOLAZIONE
Va da sé che
la disponibilità
degli spazi
predetti non
deve precludere
l’esistenza
di ampie zone di
circolazione,
meglio se
separate dalle
altre “normali” aree
utilizzate dalla clientela
individuale.
PRINCIPALI ATTREZZATURE
bacheche e tabelloni per l’affissione dei
programmi del giorno
 porta nomi da tavolo
 caselle individuali per i delegati
 sistemi di ricerca e appello persone
 mezzi di comunicazione (telefonia interna
ed esterna, fax, e-mail, internet, ecc.)
 segnaletica di direzione delle sale, uffici,
ecc.

PRINCIPALI ATTREZZATURE






cabine fisse o mobili per la traduzione simultanea
multilingue (spesso si fa ricorso ad aziende
esterne)
sistemi di amplificazione e diffusione del suono
apparecchi audiovisivi (proiettori di immagini
fisse e mobili)
TV circuito chiuso (visione ed interventi anche
dalle camere)
attrezzature per la
duplicazione dei “documenti”
Monitoraggio simultaneo di tutte le
sale riunioni
Trasmissioni dei lavori congressuali nelle
camere interessate
Mezzo: sistema TV circuito chiuso
CENTRO REGIA (tecnici)
ATTREZZATURE PER LO STUDIO NELLE
CAMERE
o
o
o
o
o
o
Monitor TV
Terminali
Ampie scrivanie
Lavagne
Telefono aggiuntivo sulla scrivania
P.C. per intervenire via internet
Attrezzature di supporto per insegnanti
e conferenzieri nelle aule riunioni e nelle
sale ricreative
proiettori per lucidi, diapositive e filmati
 sale di proiezione, schermi
 podio, leggio, pedane mobili
 controllo della proiezione e
 dell’audio, unità di dissolvenza,
programmatori automatici
 sistemi di illuminazioni regolabili

ATTREZZATURE DI SUPPORTO
NELLE AULE, NELLE SALE RIUNIONI
E NELLE SALETTE PER I GRUPPI DI
LAVORO RISTRETTI
lavagne scorrevoli con pennarelli a gesso
liquido
 supporti per mappe e grafici
 lavagne adesive, magnetiche o a puntine,
per fissare fogli e appunti
 pannelli, lavagne, cavalletti

ATTREZZATURE DI SUPPORTO PER
INSEGNANTI, CONFERENZIERI E
PARTECIPANTI NELL’AUDITORIUM











proiezione standard e con retro illuminazione
schermi multi-immagine
monitor TV installati nel soffitto
audio programmabile
amplificazione voce
microfoni mobili
registrazione/produzione cassette
grandi schermi TV(anche angolari)
sistemi traduzione multilingue
cuffie e pannello di controllo per ciascuna poltrona
palco, leggii, ecc
ATTREZZATURE SALE DA BALLO E SALE
BANCHETTI
 proiezione
multimediale standard e
con retro illuminazione
 palcoscenico a componenti
modulari (complesso musicale,
ecc.)
 reti di distruzione e
diffusione audivisivi
 microfoni, ecc.
 podii, leggii, ecc.
ATTREZZATURE ED OPTIONAL GENERICI
PER L’APPRENDIMENTO E LE
PRESENTAZIONI, SISTEMI DI
COMUNICAZIONI, STRUTTURE PER IL
TEMPO LIBERO






sistema video satellite per teleconferenze
televisori portatili
sistemi di simulazione video
videocamere per ripresa e trasmissione in diretta
teleconferenze
sistema “Quotron” (titoli azionari e merci in tutto
il mondo 24/24 ore)
stampa e riproduzioni, laboratori fotografici e
studi grafici interni
ATTREZZATURE ED OPTIONAL
GENERICI …






tecnici addetti alle apparecchiature e per le
riparazioni (a mano che non siano disponibili
attrezzature sostitutive)
strutture e materiali specificatamente studiate
per ottimizzare l’acustica
sistemi di illuminazione regolabile per agevolare
la lettura, la scrittura e migliorare l’atmosfera
generale
Posti a sedere confortevoli
sale per coffee-break adiacenti alla sale riunioni
health club per attività ricreative negli intervalli
Esempio: Grand Hotel Dino di Baveno
70 sale congressi
10 a 900 persone
Sala segreteria
Sala stampa
Area espositiva coperta:
mq 2800
Area espositiva scoperta:
mq 6500
Sala maggiore: mq 1400
Altezza sala maggiore: cm
370
Altezza porte: cm 320
Larghezza porte: cm 400
Portata pavimento: Kg/mq
1000

Attrezzature e servizi
congressuali:

Telefono diretto*
Fotocopiatrice*
Amplificazione*
Lavagna a fogli mobili
Lavagna luminosa
Proiezione dias*
Proiezione film: mm 8-16-35*
Freccia laser*
Multivisore*
TV a circuito chiuso*
Proiezione su grande schermo*
Audioregistrazione*
Videoregistrazione*
Televideoconferenza*
Traduzione simultanea*
Podio*
Passerella per sfilate*
Org. post-congressuale*
Transfer dall'aeroporto*


















* su richiesta
Tutti gli alberghi congressuali
dispongono delle attrezzature
precedentemente elencate ?
Impensabile …! Allora ….?? Supplire alle
carenze di uffici …
Come?
adibendo a tale scopo delle camere
comunicanti
utilizzare le stanze di un’ala dell’albergo (Arabi)
noleggio degli strumenti mancanti
 attivare nuove linee telefoniche
 riservare linee telefoniche all’evento.
RICHIESTE SERVIZI IN CAMERE
E’ risaputo che
durante un
congresso
aumentano le
richieste dei servizi
in camera: l’ 80%
dei congressisti
può ordinare la
prima colazione
alla stessa ora.
Altre richieste: aperitivo
in camera , ecc.
RICHIESTE SERVIZI
Il 90% dei delegati si siede
contemporaneamente al ristorante nello
stesso momento (pianificare bene..…)
La maggioranza delle signore può desiderare
il servizio parrucchiere nelle ore
precedenti il grande evento (ricevimento,
galà, ecc.)
QUALITA’ DEL SERVIZIO CONGRESSUALE

La qualità del servizio
riscontrabile in un
albergo congressuale
è riconducibile al
livello della
formazione e della
motivazione di tutti gli
addetti, dai quadri
direttivi agli operatori
telefonici, facchini,
ecc.
L’ATTIVITA’ CONGRESSUALE
Consente all’albergatore di
Incrementare il
fatturato e quindi
il guadagno
Acquisire nuovi
segmenti di mercato
Aumentare il tasso
di occupazione delle camere
Implementare la vendita
dei servizi complementari,
ad es. f&b, ecc.
Lavorare anche in bassa stagione
L’ATTIVITA’ CONGRESSUALE
Consente, altresì, all’albergatore di:
Consolidare e rafforzare
l’immagine aziendale
“trasformare “un congressista”
in potenziale cliente INDIVIDUALE
GESTIRE BENE I RAPPORTI FRA PCO E
PERSONALE ALBERGHIERO
Il responsabile del centro congressuale ha il
compito di guidare l’evento congressuale
dall’inizio alla fine e costituisce all’interno
della struttura alberghiera
il punto di
riferimento fra
PCO
MP.
La figura del responsabile
congressuale, negli alberghi in cui
tale l’attività è marginale ,viene
sostituita
dal
direttore
vendite
dal
capo
ricevimento
Lo spazio congressuale in albergo
 Pianificare
gli spazi destinati ai
congressisti
 Profilo della clientela congressuale
 Motivo che attiva l’evento
 Numero delle persone che dovrà
essere contenuto nel volume
spaziale delle singole aree.
LO SPAZIO CONGRESSUALE
NELL’ALBERGO
Solo una corretta analisi della domanda
(definizione economica, sociale e
motivazionale del cliente congressista)
potrà orientare
Il programmatore
verso le scelte ottimali
che risponderanno
pienamente alle
richieste
ANALISI FUNZIONALE DELLO
SPAZIO
SI ESPRIME NELLE DEFINIZIONE DEI METRI
QUADRATI CHE DEVONO ESSERE MESSI A
DISPOSIZIONE DI CIASCUN
CONGRESSISTA PER L’OTTIMALE
SVOLGIMENTO DELLE DIVERSE ATTIVITA’
DEL CONVEGNO STESSO.
ANALISI FUNZIONALE DELLO SPAZIO
PER PICCCOLI GRUPPI
Le sale per riunioni
per un numero di
circa 10/25 partecipanti
per motivi di studio
e/lavoro, ecc ,
talvolta possono
essere utilizzate per
ricerche, “messa a punto
finale” e proposte da
presentare in seduta
plenaria.
GLI SPAZI (esempio di m. 4,50 x 4,50)
Standard: 2 mq/posto
Posti:
10
Superficie:20 mq.
GLI SPAZI (esempio per 24/25 pax)
Se aumenta il numero dei partecipanti, circa
25 persone,si può ricorrere ad una soluzione
ad “auletta”, predisponendo una postazione
ORARTORI e delle singole posizioni di
ascolto utilizzando SEGGIOLE con piano
mobile inseribile nel bracciolo delle stesse.
GLI SPAZI (esempio di 4,50 x 9,20)
Standard: 1,7mq/posto
Posti:
24
Superficie:41 mq.
GLI SPAZI PER CONFERENZA
Spazi così ampi devono essere previsti in
fase di progettazione della struttura
alberghiera.
Standard: 1,3mq/posto
Posti:
60
Superficie:78 mq.
Un esempio di spazi congressuali
















Salone multifunzionale - 600 metri quadrati
Auditorium - 240 metri quadrati
Segreteria auditorium - 15 metri quadrati
Zona espositiva - 200 metri quadrati
Sala Cotto - 42 metri quadrati
Sala Azzurra - 57 metri quadrati
Sala Picasso - 40 metri quadrati
Sala Giardino - 80 metri quadrati
Hall/grande soggiorno - 230 metri quadrati
Saletta guardaroba - 30 metri quadrati
Sala Trapezio - 200 metri quadrati (adibita a sala breakfast
e buffet)
Ristorante La Rotonda - 180 metri quadrati
Galleria espositiva - 60 metri quadrati
Sala grande Club - 35 metri quadrati
Tre salette Club - 45 metri quadrati
Zona espositiva - 80 metri quadrati
Dimensioni
Capienza
mxm
h
m2
Banchetti
Cocktails
Sala Giotto
13,4x11
4,40
147,4
130
200
200
120
50
Sala Michelangelo
6,2x14,5
4
89,9
80
150
100
70
40
7x11
4
77
70
100
70
45
30
Sala Machiavelli / A
6x5,50
2,80
33
-
-
-
-
12
Sala Machiavelli / B
7,10x4
3,80
24
-
-
-
-
10
Sala Galileo
6,2x4
2,80
24,8
-
-
-
-
10
Sala Leonardo
3x8
2,80
24
-
-
-
-
10
Sala Lorenzo
8x8,6
4,80
69
40
70
50
36
22
Sala Raffaelllo
5,8x9
5
52
-
-
30
24
18
Ristorante
Brunelleschi
-
-
-
200
280
-
-
-
Terrazza
-
-
-
250
350
-
-
-
Ristorante Melarancio
-
-
-
100
150
-
-
SALE MEETING
Sala Dante
Conferenze
-
PARETI MOBILI
Le singole unità, planimetriche già definite,
possono aggregarsi e disaggregarsi
mediante l’ausilio di pareti mobili aventi
caratteristiche “fonoisolanti”; questo va
previsto per poter contemporaneamente
utilizzare le unità in modo separato o, se
la richiesta sarà tale, togliere la parete
mobile e pianificare uno spazio
complessivo.
Illuminotecnica applicata alle sale
Soggiornare 6 o più ore di
seguito all’interno
di uno spazio scarsamente
illuminato con luce
artificiale o nel quale sia
impedita la vista esterna, è
risaputo che condiziona
negativamente la
qualità del
soggiorno/lavoro
congressuale.
Pertanto:
parete aperta verso
l’esterno, in modo che la sala
disponga di illuminazione
solare che di un’adeguata
aerazione naturale.
Non rispettare quanto sopra
comporterebbe soluzioni
congressuali di basso livello
qualitativo
… che cess..
di sala…..
Illuminazione
Nel caso di luce naturale
deve essere integrata da
quella artificiale, non
escludendo sessioni di
lavoro serali, notturne,
ecc.

La zona palco
oratori, nei
momenti in cui non
ci sono proiezioni
di alcun tipo, deve
essere ben
illuminata.
 Ciò per mettere in
“risalto” visivo gli
interventi e i
relatori.
UNITA’ SEDIE
Per una buona
predisposizione
all’ascolto è
determinante la
COMODITA’ della
poltrona che
“accoglie” il
congressista per
parecchie ore al
giorno.
TECNOLOGIA
Gli eventi del giorno d'oggi,
congressi o manifestazioni,
dipendono sempre più in modo
marcato dalla tecnologia.
Aziende specializzate
Aziende specializzate offrono variegati
servizi ed assistenza specializzate






sonorizzazioni
illuminazioni
scenografia
service audio e luci per piccole e grandi sale.
tecnica congressuale completa, proiezioni e
riprese video, traduzione simultanea per
congressi, conferenze e lavori assembleari.
Organizzazione di eventi. Comunicazione visuale
( Lavagne, schermi, proiettori,... )
ASPETTO RISTORATIVO
Come è noto, il pranzo in comune soddisfa
non soltanto delle funzioni fisiologiche, ma
esso stesso è occasione di comunicazione di
incontro e, in alcuni casi, di lavoro
informale.
Durante una manifestazione congressuale, la pausa
ristorativa deve rappresentare un piacevole diversivo
alle attività e alle eventuali tensioni emerse nel corso
di lavori.
PRINCIPALI PAUSE RISTORATIVE
Le pause ristorative che
classicamente ricorrono
durante un evento
Congressuale sono:
Coffee break
(mattino)
□Tea break (pomeriggio)
□ Lunch (rapido e
leggero)


Dinner (pasto più
consitente e servito senza
fretta)
Il food & beverage Mgr,
se presente nella
organizzazione aziendale,
contribuisce al successo
ristorativo.
ALTRE FORME RISTORATIVE
GALA
 COCKTAILS (DI BENVENUTO)
 BANCHETTI A TEMA, ECC.

IL CIBO PUR RIVESTENDO UN RUOLO
FONDAMENTALE, NON E’ IL SOLO
ELEMENTO CHE DETERMINA IL
SUCCESSO DELL’EVENTO
RISTORATIVO
ALTRI FATTORI
La decorazione della sala e dei tavoli
 La musica
 L’animazione della serata (spettacoli veri e
propri, artisti cabaret)
 Ecc.

COSA MANGIARE?
Se il congresso si articola in più giornate e si
svolge interamente in albergo, tra pause
caffé e rinfreschi i congressisti si ristorano 4
o 5 volte al giorno e quindi il livello
qualitativo, dietetico e nutrizionale dei pasti
deve essere tale da non compromettere
l’attività intellettiva e la soglia di attenzione
alle riunioni.
MENU (formula equilibrata)
RICORDA
Prima colazione: 25% delle calorie/giorno
1° coffee break: 10%
“
“
Seconda 2^ colazione:25
“
“
2° coffee break: 10%
“
“
Pranzo: 10%
“
“
SCHEMA CONGRESSO
PRIMA DEL
CONGRESSO
DOPO IL
CONGRESSO
Servizio
transfer
Accoglienza
congressisti
in hotel
Eventuale saldo
Fattura globale
Seguire live
congressisti
Esprimere
Eventuale
consenso
1) SERVIZIO TRANSFER
Trasferimento dei congressisti all’albergo.
Nei giorni dell’arrivo, i congressisti vengono,
generalmente, ricevuti all’aeroporto o alla
stazione ferroviaria e trasferiti agli alberghi,
a cura dell’organizzazione del congresso.
Le operazioni di accoglienza sono
indubbiamente importanti: costituiscono, in
un certo senso, il biglietto da visita
dell’albergo e della sua efficienza organizzativa.
Attenzione
al bagaglio
2) ACCOGLIENZA DEI CONGRESSISTI IN
ALBERGO
 Benvenuto
da parte hostess,
vetturiere, ecc
 Fornire informazioni pertinenti la
manifestazione
 check in
 Vip, organizzatore/i accompagnato/i
in camera
3) SEGUIRE LIVE IN CONGRESSISTI
Regola d’oro:
Risolvere in tempi brevissimi o
tempestivi problemi che
Immancabilmente si possono
verificare nel corso di un evento
congressuale .
4) Il DOPO CONGRESSO
ATTIVARE LE OPERAZIONI DELLA
PARTENZA
La cerimonia di chiusura del congresso ha
avuto termine e verso le ore 14 i
congressisti lasciano l’albergo per tornare a
casa.
Code alla cassa per pagare
eventuali extra ........
5) SALDO FATTURA GLOBALE.
L’ORGANIZZATORE RICEVE E VERIFICA LA
FATTURA GLOBALE dell’albergo e procede al
versamento conclusivo (salvo accordi
diversi).
6) ESPRIMERE APPREZZAMENTO
Il committente non ha nessun obbligo, come
i singoli congressisti, a manifestare ed
esprimere apprezzamento nei confronti del
prodotto alberghiero/congressuale di cui
hanno usufruito.
E’ auspiscabile il questionario per i
congressisti ….
Ringraziamenti postumi … F. O,
Ristorazione, ecc.
IL CONTRATTO ALBERGHIERO
E’ un contratto atipico mediante il quale
l’hotel si impegna a offrire i servizi ricettivi, di
ristorazione e di tipo congressuale ai partecipanti
dell’evento, dietro corrispettivo di un pagamento in
denaro.
Il contratto viene concluso quando l’albergo
riceve dal committente un documento con
cui dichiara di accettare la proposta dell’albergo.
Questo ultimo invia, a sua volta, al committente
una lettera di conferma di quanto concordato.
TRE FASI DELLA PRENOTAZIONE
L’albergatore propone prezzi e servizi
2. L’albergatore riceve la richiesta dettagliata
3. L’albergatore risponde positivamente o
negativamente.
L’albergatore propone soluzione alternative.
1.
Talvolta l’albergatore invia al committente
un modulo da compilare, chiamato ordine di
servizio. Firmandolo e restituendolo, rende
esecutiva la prenotazione