Codice di
condotta
Il codice di condotta JSP enuncia
i nostri principi di business insieme
a una guida per spiegare ad ogni
dipendente come applicarli in pratica
Codice di
condotta
Ci impegniamo a una condotta etica esemplare e
pertanto ad agire sempre con integrità e rispetto.
Agiamo in modo da evitare qualsiasi conflitto di
interessi, senza alcun contributo politico e assumendo
una posizione per cui la conformità legale rappresenta
uno standard minimo.
Crediamo ed appoggiamo la concorrenza libera e leale.
Non tolleriamo alcun tipo di corruzione e
concussione e abbiamo una normativa ben precisa in
merito a regali, ospitalità e spese di viaggio che sono
controllate e soggette a verifiche. A supporto di questa
posizione siamo attivi sostenitori di Transparency
International.
Il nostro scopo è “fare la cosa giusta!”
2.
Indice
Messaggio di Paul Compton
Conformità con la legge
Norme per la tutela della concorrenza
Anticorruzione
Integrità finanziaria
Resoconti finanziari precisi e completi
Sintesi del contratto
Asset aziendali
Diritti di proprietà intellettuale
Ambiente e società
Impegno ambientale
Responsabilità Sociale d’Impresa
Pubblicità e media
Rapporti con i media
Pubblicazioni
Comunicazioni
IS-system
Internet (social media)
Privacy
Informazioni riservate
Informazioni riservate di terze parti
Informazioni dei clienti
Visite allo stabilimento
CRM Gestione della preparazione alla clientela
Salute e sicurezza
Incidenti e situazioni pericolose
Accesso alle strutture della società
Allarme antincendio
Materiale di pronto soccorso
Dispositivi di protezione individuale (DPI)
Sostanze pericolose
Attrezzature e macchinari
Igiene
Spogliatoi
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6
9
12
15
18
22
26
28
3
Informazioni per i dipendenti
Pari opportunità
Orario di lavoro
Ritardo o assenza
Lavoro flessibile
Valutazione delle prestazioni
Spese aziendali
Mobbing, molestie e discriminazioni
Provvedimenti disciplinari
Comportamento individuale
Rapporti personali
Lavoro per un altro datore di lavoro (conflitto di interessi)
Fumo
Alcool e droghe
Visite mediche
Diritto di perquisizione
Benefici
Auto aziendali
Pensionamento
Appartenenza a un’associazione professionale
Abbonamento per un’attività sportiva
Indennità di vacanza contrattuale
Giorni liberi per eventi particolari
Cosa dice chi lavora con noi
Appendice 1
Sintesi del contratto
Appendice 2
Brevetti e scoperte
Appendice 3
Informazioni riservate
Appendice 4
Accordi di riservatezza
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46
49
53
54
57
61
65
4
Messaggio di
Paul Compton
Il nostro Codice di condotta illustra i nostri standard etici, che
rappresentano la base per guadagnare la fiducia e il rispetto di
tutti coloro che (singolarmente e collettivamente) vengono a
contatto con noi e con i nostri prodotti. Il Codice vale per tutti
noi, senza eccezioni. È inoltre nostro compito far sì che i nostri
colleghi siano sempre responsabili e pertanto fare affari solo
con chi ha valori e comportamenti simili ai nostri.
I nostri valori basilari sono onestà, integrità e rispetto di tutte
le persone. Il Codice di condotta non descrive ogni possibile
situazione né pertanto è rigidamente basato su regole e
procedure. Piuttosto, espone determinati principi etici e
condotte, facendo tuttavia forte affidamento sullo stimolo di
ciascuno di noi a “fare la cosa giusta!”. Fondamentale come è
un Codice di condotta, non è sufficiente seguirlo per diventare
una società di successo. Questi sono valori che dobbiamo
condividere e vivere. “Fare la cosa giusta!”
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Conformità
con la legge
Norme per la tutela della concorrenza
Ci impegniamo per mantenere i più elevati standard di etica e
pratiche commerciali. La nostra integrità, reputazione e redditività
dipendono fondamentalmente dalla condotta individuale delle
persone che lavorano con noi. Siamo una società basata sul cliente,
pertanto il nostro standard è di non attuare pratiche
anticoncorrenziali.
La maggior parte dei Paesi ha leggi apposite per proteggere la
concorrenza libera e leale e queste leggi vietano accordi con
competitor che limitino il commercio, come la l'accordo sui prezzi, la
suddivisione della clientela e l’abuso di una posizione dominante.
È importante comprendere cosa si possa considerare una violazione
delle Norme per la tutela della concorrenza in modo da assicurarsi la
conformità alla stessa. Alcuni esempi di comportamento
anticoncorrenziale includono:
• condivisione di informazioni sensibili (prezzi, costi, volumi
di vendita) con i competitor
• stipula di accordi con i competitor per fissare il prezzo
di prodotti o servizi
• stipula di accordi con i competitor per non creare
concorrenza per aree o regioni specifiche o accordarsi
per una “condivisione del mercato”
Questo elenco non è esauriente. In caso di
dubbi relativi alla condotta o situazioni,
è necessario mettersi subito in contatto
con Paul Compton o Marie-Laure Bart.
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Anticorruzione
La legge vieta qualsiasi forma di corruzione all’interno di qualsiasi
ambiente commerciale. Ci impegniamo per mantenere i più elevati
standard di etica e pratiche commerciali. Non si deve mai accettare
oppure offrire alcuna forma di tangente per influenzare una
decisione oppure per guadagnare/fornire un vantaggio commerciale.
Nel caso si scoprisse che qualcuno ha accettato oppure offerto
qualsiasi forma di tangente saranno previsti provvedimenti disciplinari,
che possono condurre alla cessazione del rapporto di lavoro.
Accettare regali
Se viene offerto un regalo per influenzare una decisione finanziaria o
commerciale, è necessario declinare gentilmente l’offerta. È possibile
accettare un regalo, a condizione che questo soddisfi i seguenti criteri:
• i regali non devono essere intesi per il vantaggio di un
soggetto per influenzare una decisione
• il regalo non deve consistere in denaro
• il regalo non deve avere un valore superiore a 100 Euro
Qualsiasi regalo che soddisfi i criteri elencati e che venga ricevuto
durante l’attività ordinaria sarà reso disponibile per il vantaggio di
tutti i dipendenti (se possibile), nel luogo in cui è stato ricevuto. Ad
esempio, posizionando un contenitore per i regali in un’area comune
come la sala per la pausa caffè, ecc.
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Offrire regali per i clienti
Il nostro scopo è di far risaltare e riconoscere il nome attraverso i
regali che scegliamo per i clienti. Non si devono mai utilizzare i regali
in cambio di decisioni di acquisto favorevoli; questa viene considerata
corruzione e non sarà tollerata. Come in precedenza, qualsiasi regalo
offerto deve soddisfare i seguenti criteri:
• i regali non devono essere intesi per il vantaggio di un
soggetto per influenzare una decisione
• il regalo non deve consistere in denaro
• il regalo non deve avere un valore superiore a 100 Euro
Chiediamo di rispettare le procedure interne dei nostri clienti
relativamente alla ricezione di regali. Si prega di tenersi informati in
merito a tali linee guida nel processo di costruzione di solidi rapporti
con i clienti. Oltre a questo, è importante conoscere le abitudini e la
cultura locale dei clienti in modo da prendere decisioni giuste in
merito ai regali e non offendere una cultura diversa dalla propria.
Per evitare il sospetto di corruzione:
Cose da fare
• essere prudenti quando si offrono o si ricevono regali o
intrattenimenti aziendali
• assicurarsi che le spese relative all’intrattenimento aziendale
siano di modesta entità
• assicurarsi che qualsiasi regalo sia permesso dalle leggi locali;
in caso di dubbi, chiedere l’approvazione
• segnalare la corruzione, la possibile corruzione o accordo
fraudolento a Marie-Laure Bart o Paul Compton il prima possibile
Cose da non fare
• far finta di non vedere se si è preoccupati per la condotta di
un collega
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Integrità
finanziaria
Siamo tutti responsabili per assicurare che i fondi della società
vengano spesi adeguatamente; i fondi devono essere utilizzati solo in
caso di una legittima esigenza commerciale ed è necessario garantire
che il costo sia ragionevole e proporzionale al beneficio. Abbiamo
controlli interni che sono seguiti attentamente e conserviamo
resoconti finanziari completi e precisi. Ognuno ha la responsabilità di
informarsi in merito alla normativa sulle spese (fare riferimento alla
sezione: Informazioni per i dipendenti) e alle altre normative di tipo
finanziario applicabili al proprio ruolo.
Resoconti finanziari precisi e completi
Registreremo in modo preciso e onesto tutte le transazioni e
conserveremo i registri in sicurezza per un arco di tempo
appropriato.
Se il proprio ruolo implica la registrazione di transazioni
finanziarie, accertarsi di essere consapevole delle procedure
applicabili e registrare tutte le transazioni in modo onesto e
corretto. È vietato falsificare i registri o i conti (comprese le
relazioni sulle spese). Naturalmente comprendiamo che
possono verificarsi degli errori. In questo caso è necessario
segnalarlo alla Direzione della Contabilità in modo da
seguire le fasi necessarie per correggere l’errore.
Se si sospetta o si nota una scarsa condotta correlata
alla registrazione o alla gestione dei resoconti
finanziari, è propria responsabilità segnalarlo
a Marie-Laure Bart.
Marie -Laure Bart
Finance & Personnel Director
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Conferimento di autorità
I conferimenti di autorità si tengono a livello esecutivo e dirigenziale
e possono essere delegati solo su base occasionale per coprire
assenze dovute a vacanze o malattie. Tutti i costi aziendali devono
essere approvati dalla persona addetta; consultare l’elenco di persone
autorizzate tramite intranet oppure verificare con Marie-Laure Bart.
Sintesi del contratto
Riceviamo un gran numero di contratti (un contratto, documento o
accordo scritto dal quale siamo vincolati).
Al ricevimento di un Contratto, è necessario inoltrarlo a un Firmatario
autorizzato la cui responsabilità include l’argomento del contratto,
ad es. uno dei direttori. Se non si conosce chi è il firmatario
autorizzato pertinente, verificare con Marie-Laure Bart che vi
consiglierà. (Consultare la pagina 54, appendice 1: Sintesi del
contratto, per informazioni dettagliate e per il modulo di Sintesi del
contratto).
Non firmare mai un contratto per conto di JSP tranne se
autorizzati a farlo.
Asset aziendali
È propria responsabilità occuparsi di proprietà e attrezzature
utilizzate o ricevute. Qualsiasi proprietà ricevuta deve essere tenuta al
sicuro per ridurre al minimo la possibilità di perderla o di
danneggiarla e non deve essere utilizzata per attività alle quali non è
destinata. Qualsiasi perdita o furto di proprietà o di attrezzature deve
essere segnalata subito.
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Diritti di proprietà intellettuale
I nostri diritti di proprietà intellettuale (i nostri marchi commerciali,
logo, diritti d’autore, segreti industriali e brevetti) sono tra le nostre
risorse di maggiore importanza. La mancata protezione dei nostri
diritti di proprietà intellettuale può portare a una perdita di valore.
(Consultare la pagina 57, appendice 2: Brevetti e scoperte per
informazioni dettagliate e modulo di richiesta di brevetto).
Cose da fare
• assicurarsi che qualsiasi uso dei nostri logo sia conforme alle
nostre linee guida del marchio
• assicurarsi di proteggere tutte le invenzioni e idee che
possono essere tutelate da brevetto
• segnalare qualsiasi abuso di marchi commerciali, logo o
qualsiasi altra informazione sulla società
Cose da non fare
• consentire a terze parti di usare il nostro marchio o logo
senza autorizzazione e senza accordi scritti adatti
• aggiungere i nostri logo a documenti elettronici
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Ambiente
e società
Impegno ambientale
Offriamo prodotti dal valore economico e ambientale. Il nostro
obbligo verso l’ambiente influenza tutto quello che facciamo,
definendo la nostra prospettiva e le nostre operazioni. Il nostro piano
ambientale in dieci punti è alla base delle nostre azioni ed è
importante comprendere e supportare il nostro impegno ambientale
per i nostri clienti, come descritto di seguito:
Investimento: l’impatto ambientale è il fondamento sul quale
basiamo tutte le nostre strategie e gli investimenti. Gli investimenti
che riducono ulteriormente l’impatto ambientale hanno massima
priorità.
Scienza non opinione: tutte le rivendicazioni saranno supportate da
dati scientifici e/o statistici e, quando possibile/pratico, saranno
fornite da parti indipendenti.
Riciclo: continuare a costruire e quindi mantenere attiva
una raccolta paneuropea per la rete di riciclo e continuare a
rendere disponibile ARPRO® con il contenuto riciclato.
Energia: tutti i prodotti avranno lo scopo di ridurre al
minimo l’energia necessaria per la produzione e lo
stampaggio. Continuare a impegnarsi nella ricerca per
ridurre i requisiti energetici dello stampaggio.
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Risorse: terremo sotto controllo costante e miglioreremo
continuamente tutte le immissioni e agiremo in modo da ridurre al
minimo le immissioni di risorse al contempo massimizzando
l’efficienza.
Trasporto: ridurremo costantemente gli impatti da imballaggio e
trasporto. Inoltre, renderemo disponibili gradi specifici che migliorano
l’efficienza energetica e dei costi di trasporto.
Rifiuti: tutti i rifiuti prodotti dalla società, compresi i rifiuti da
processo, saranno differenziati e riciclati.
Fornitori: effettueremo una scelta a favore dei fornitori che
mostrano impegno verso la riduzione al minimo dell’impatto
ambientale.
Verifica: continueremo ad aderire alla norma ISO 14000 e ad altri
standard di gestione ambientale riconosciuti a livello internazionale.
Tuttavia, questi sono solo standard minimi che cercheremo di superare.
Chi lavora con noi: lavoreremo insieme e supporteremo gli sforzi
per ridurre al minimo l’impatto ambientale.
ARPRO®ha ottenuto risultati eccellenti in una valutazione
indipendente del ciclo di vita, per ulteriori informazioni visitare
il sito www.arpro.com/product/life-cycle.php
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Responsabilità Sociale d’Impresa
Ci impegniamo a operare in armonia con la società sia internamente sia
esternamente e a farne parte meritando la sua piena fiducia. I nostri
principi commerciali sono riflessi nelle nostre direttive e linee guida.
Ci impegniamo all’integrità. La nostra reputazione e pertanto il
nostro futuro dipendono dalla nostra volontà di assumerci una
responsabilità individuale rispetto alla condotta della intera attività. I
nostri principi sono anzitutto operare in modo sicuro, riducendo
continuamente l’impatto ambientale e proseguire con gli standard
etici più elevati. Il nostro scopo è guadagnare e mantenere la fiducia
della società e delle comunità locali come segue:
• osservando tutte le leggi locali e applicabili
• conducendo la nostra attività in modo responsabile, sicuro e
riducendo al minimo l’impatto ambientale
• supportando le attività e gli eventi della comunità locale
• rispettando i diritti umani di tutte le persone che lavorano con
noi fornendo un ambiente di lavoro sicuro
Siamo tutti responsabili di mantenere il nostro impegno nei confronti
della società.
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Pubblicità
e media
Rapporti con i media
Abbiamo un approccio chiaro e ponderato rispetto ai media e
all’emissione di pubblicazioni. Il nostro obiettivo è assicurare che le
informazioni fornite ai media o contenute all’interno di pubblicazioni
relative a JSP o ai suoi asset, attività, operazioni, prodotti o dipendenti
vengano comunicate in modo corretto e registrate in modo preciso,
completo e in conformità con i requisiti legali applicabili.
Risposta alle richieste da parte dei media
In caso di ricezione di una richiesta di informazioni da parte di
qualcuno che lavora nella stampa o in televisione (come giornalisti,
redattori, ricercatori e archivisti) per fornire informazioni correlate a
JSP è necessario ottenere il nome della persona che effettua la
richiesta, il numero di telefono, lo scopo della richiesta e la
loro scadenza. La richiesta e le informazioni correlate devono
essere trasmesse a Gary Carr, che si occuperà della risposta
adatta da fornire. Se Gary Carr non è disponibile, allora la
richiesta deve essere segnalata a Paul Compton.
È nel nostro miglior interesse rappresentare per i media una
fonte affidabile di informazioni riguardanti la società
per garantirne una relazione accurata. Di
conseguenza, le richieste da parte dei media non
devono essere ignorate.
Gary Carr
Marketing and
Communications Manager
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Pubblicazioni
Comunicati
Gary Carr è responsabile della precisione e della completezza di
comunicati stampa, articoli, brochure, opuscoli, newsletter e altre
pubblicazioni. Di conseguenza, nessun comunicato deve essere
rilasciato ai media senza essere stato prima visionato e approvato dal
marketing.
Risposta di emergenza
La risposta di emergenza si riferisce a un evento inaspettato che
coinvolge la società o le sue strutture, prodotti, dipendenti, clienti o
fornitori. Gli eventi inaspettati includono (senza limitazioni):
• disastri naturali
• operazioni militari
• emergenza nazionale
• scioperi
• reclami relativi a responsabilità civile prodotti
• azioni legali
• richiami di prodotto
• scarico nell’ambiente
• presunta attività criminale
• chiusura della società, delle strutture del fornitore o dei clienti
In caso di situazione di emergenza, riferirlo al Piano di crisi
disponibile sull’intranet. In nessuna circostanza è consentito
comunicare con i media in merito al verificarsi o all’impatto di
una situazione di emergenza.
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Pubblicità e promozione
Il team del marketing è responsabile dell’organizzazione della
pubblicità, dell’emissione di comunicati stampa e della risposta alle
richieste dei media relative alle offerte di prodotti esistenti e nuovi
durante la normale attività. Solo le persone designate e approvate da
Gary Carr hanno il permesso di inserire pubblicità, emettere
comunicati e rispondere alle richieste dei media.
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Comunicazioni
IS-System e Internet (social media)
A chi lavora con noi, offriamo l’accesso all’IS System che deve essere
utilizzato a vantaggio della nostra organizzazione e dei nostri clienti.
È propria responsabilità mantenere e migliorare la nostra immagine
pubblica e utilizzare l’IS System in modo produttivo e responsabile.
Effettuando l’accesso all’IS System si accetta di utilizzarlo insieme a
tutte le risorse associate a scopo aziendale e conformemente a
questa normativa. Tutte le comunicazioni elettroniche, che includono
senza limitazioni, messaggi vocali e di testo e e-mail, composte,
inviate o ricevute, sono di proprietà di JSP.
Le comunicazioni elettroniche non sono monitorate costantemente,
tuttavia in qualsiasi momento possiamo monitorare la comunicazione
elettronica, internet e l’uso del Web per determinare la conformità
con questa normativa oppure per altri motivi aziendali. Inoltre ci
riserviamo il diritto di limitare l’accesso a siti e a comunicazioni
elettroniche su schermo per qualsiasi materiale ritenuto
inappropriato per un ambiente lavorativo.
Non è permesso monitorare,
recuperare, leggere oppure ottenere
in altro modo o tentare di accedere
ad alcuna comunicazione eccetto se
si è il destinatario designato.
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Firme nelle e-mail
All’invio di comunicazioni tramite e-mail a parti esterne, è
fondamentale trasmettere un’idea della società che sia coerente e
professionale. Pertanto, tutte le firme nelle e-mail devono essere scritte
in carattere Arial (dimensione 10) nero e riportare quanto segue:
• nome
• JSP (questo non è obbligatorio, in qualsiasi modo venga
visualizzato, deve dichiarare solo”JSP” senza riferimento alla
ragione sociale)
• posizione lavorativa (questo non è obbligatorio, tuttavia se si
sceglie di visualizzare la propria posizione lavorativa, questa
deve comparire subito sotto “JSP”)
• numero di telefono
• numero di cellulare (se necessario)
La firma non deve comprendere logo di società o marchi, riferimenti
alla ragione sociale, indirizzo, numero di fax o rappresentazioni
verbali o illustrate.
Internet (social media)
Per noi, i siti Web di social network, di condivisione di foto e video, di
notizie e di bookmarking, i blog, i siti di networking professionale, gli
strumenti di live blogging e altre pagine di discussione o conversazione
basate sul web rappresentano nuove e significative forme di
comunicazione pubblica.
Se si è autorizzati a comunicare o a pubblicare qualsiasi tipo di
informazione relativa a JSP sui social network, è necessario
mantenere gli stessi standard che si applicano all’uso dell’IS System
della società.
Di seguito alcune linee guida che descrivono cosa si deve e cosa non
si deve fare durante l’uso dell’IS System e dei social media.
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Cose da fare
• utilizzare internet e le comunicazioni elettroniche per scopi
aziendali; la navigazione per scopi personali deve essere
ridotta al minimo o eseguita durante il tempo libero
• essere responsabili dell’accesso dopo aver effettuato il login
con i propri dati
• accertarsi che tutte le comunicazioni elettroniche provenienti
dal nostro IS system abbiano il proprio nome allegato
• accertarsi che tutte le comunicazioni su social network (se si
è autorizzati) siano veritiere, precise e non ingannevoli
• essere onesti riguardo la propria identità nelle comunicazioni
tramite social network; se l’argomento è correlato in qualche
modo a JSP, dichiarare la propria posizione all’interno della
società e chiarire che si sta parlando per proprio conto e non
per la società
Cose da non fare
• utilizzare il proprio indirizzo e-mail aziendale per le
comunicazioni tramite social network tranne se non si è
avuta l’autorizzazione per farlo
• divulgare, tramite qualsiasi comunicazione su social network,
informazioni confidenziali o proprietarie della società o dei
suoi clienti, fornitori o altri, che hanno divulgato a noi le
suddette informazioni, compresi segreti industriali, identità
dei clienti, informazioni finanziarie, informazioni tecniche,
prestazioni aziendali, acquisizioni programmate e lanci di
prodotti futuri
• utilizzare i nostri marchi commerciali, logo o informazioni
protette da diritto d’autore nelle comunicazioni su social
network
• trasmettere materiale protetto da diritto d’autore, diverso da
quello appartenente a JSP, senza previa autorizzazione del
proprietario
• effettuare qualsiasi comunicazione che sia non rispettosa, che
istighi il litigio, che sia offensiva, disonesta, spregiativa o che
rappresenti un danno per la nostra immagine, i nostri prodotti,
marchi, dipendenti, clienti, fornitori o i nostri competitor.
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Quando si utilizzano siti di social network a titolo personale, essere
sensibili: se non si vuol dire qualcosa nel mondo reale, è bene non
dirlo neanche online. Essere se stessi, ma rispettare la legge e i
colleghi.
Se si ritiene di aver pubblicato qualcosa su un social network che
viola queste linee guida, sia intenzionalmente sia non
intenzionalmente, è necessario parlare subito con Marie-Laure Bart o
Gary Carr, che si occuperanno subito di trovare un rimedio
relativamente alla comunicazione.
Internet e le comunicazioni elettroniche non devono essere utilizzate
per vantaggio personale o per far valere i propri punti di vista.
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Privacy
Informazioni riservate della società
Abbiamo tutti l’obbligo di proteggere le informazioni riservate della
nostra società. Le informazioni riservate comprendono segreti
industriali e altri dati proprietari che non sono disponibili per il
pubblico e che mettono il proprietario in una posizione competitiva
vantaggiosa. La divulgazione di informazioni riservate darebbe come
risultato una perdita di tale vantaggio e danneggerebbe la posizione
competitiva del proprietario.
Qualsiasi informazione a cui si ha accesso relativamente al proprio
impiego, che è esplicitamente identificata come riservata oppure che
si ritiene possa essere riservata, deve essere trattata come tale.
(Consultare la pagina 61, appendice 3: Informazioni riservate, per
informazioni dettagliate).
Accordi di riservatezza di terze parti
Le informazioni riservate dei clienti sono costituite da qualsiasi
informazione relativa a clienti, fornitori, contraenti
o qualsiasi terza parte con la quale abbiamo
attività commerciali. La divulgazione di
informazioni riservate darebbe come risultato una
perdita di tale vantaggio e danneggerebbe la
posizione competitiva del proprietario.
Qualsiasi informazione a cui si ha accesso
relativamente al proprio impiego, che è
esplicitamente identificata come riservata oppure
che si ritiene possa essere riservata, deve essere
trattata come tale.
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Può esserci richiesto di mantenere queste informazioni riservate
mediante un Accordo di non divulgazione (NDA) scritto oppure
mediante gli obblighi imposti dalla legge. (Consultare la pagina 65,
appendice 4: Accordi di non divulgazione, per maggiori informazioni).
Informazioni dei clienti
I nostri clienti ci affidano la loro privacy e noi dobbiamo ripagare la
loro fiducia agendo da guardiani responsabili. Gestiamo molti dati
personali e privati di clienti nel nostro database CRM (Salesforce) e
nei nostri computer e telefoni cellulari, compresi nome, indirizzo,
indirizzo e-mail e numero di telefono cellulare.
Abbiamo la responsabilità di garantire che questi dati vengano gestiti
e protetti nel modo giusto, che le comunicazioni restino private e che
non vengano disturbati da comunicazioni indesiderate. Per garantire
la protezione della privacy dei clienti, è necessario osservare quanto
segue:
• non consentire accesso non autorizzato al proprio computer
o telefono cellulare; garantire che siano protetti tramite
password e bloccati quando non sono in uso
• se un cliente o contatto richiede di non ricevere e-mail di
aggiornamento delle notizie, garantire che siano segnalati
come “e-mail opt out” in Salesforce
• non condividere mai le informazioni del cliente con terze
parti senza la loro autorizzazione (ad esempio se chiedono
che i loro dettagli vengano passati a un altro cliente/fornitore,
ecc.); non solo questo sarebbe considerato come abuso di
fiducia, ma rappresenterebbe anche una violazione delle
norme di tutela dei dati personali
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Visite allo stabilimento
Siamo orgogliosi dei nostri prodotti, delle persone che lavorano con
noi, dei processi e dei luoghi di produzione e consentiamo alle parti
esterne di visitare i nostri stabilimenti. È importante garantire che
tutte le visite agli stabilimenti vengano condotte in modo
professionale in modo da dare un’impressione positiva, proteggendo
al contempo le nostre informazioni riservate. Per proteggere le nostre
informazioni riservate, è necessario limitare l’accesso a determinate
aree e informazioni e consentire l’accesso solo a determinate
società/persone. A questo scopo, tutte le visite agli stabilimenti da
parte dei clienti devono avere approvazione preventiva da parte di
Paul Compton.
Non è necessario stipulare degli accordi di riservatezza per consentire
un tour negli stabilimenti, tuttavia se ritenuto prudente, è possibile
farlo. I visitatori autorizzati sono:
• rappresentanti del governo
• contraenti per costruzione e manutenzione
• dipendenti di istituti finanziari e compagnie di assicurazione
• clienti importanti (addetti allo stampaggio ed utenti finali)
Quando si organizza la visita di un cliente allo stabilimento, al
responsabile della gestione clienti è richiesto quanto segue:
• ottenere e documentare l’approvazione da parte di
Paul Compton
• informare il responsabile dello stabilimento
• informare l’ufficio del Personale per comunicare la visita agli
impiegati mediante l’intranet
• determinare se è necessario un accordo di riservatezza
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Tutti i visitatori devono essere avvisati che è severamente vietato
scattare fotografie durante la loro visita allo stabilimento. I visitatori
possono avere accesso al nostro processo produttivo, tuttavia, alcune
particolari aree ed aspetti non devono essere mostrati o discussi.
Ai produttori di resine e ai competitor attuali o potenziali che
conoscono l’espansione in autoclave, l’espansione estrusa e altri
processi di espansione non è permesso visitare i nostri stabilimenti.
Siamo responsabili della sicurezza di tutti i visitatori, pertanto è
necessario osservare le seguenti precauzioni di sicurezza.
• tutti i visitatori devono essere accompagnati da una guida JSP
• i visitatori devono essere tenuti a una distanza sicura dai
macchinari
• i materiali infiammabili sono vietati
• saranno forniti caschetti, scarpe protettive, inserti auricolari,
occhiali
• I responsabili dello stabilimento sono responsabili della
gestione di un registro delle visite allo stabilimento
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customer readiness
management
(CRM Gestione della preparazione alla clientela)
È importante essere orgogliosi nel proprio luogo di lavoro e
mantenere standard e aspettative elevati per noi stessi e per i nostri
colleghi. Dobbiamo assicurarci di essere sempre pronti a ricevere i
nostri clienti e di essere visti in modo professionale. A questo scopo,
viene condotta una visita giornaliera di ciascun luogo per garantire
che i seguenti criteri vengano rispettati.
Le valutazioni di Customer Readiness Management (CRM, Gestione
di preparazione alla clientela) saranno gestite a turno
settimanalmente, specificando chi è responsabile per la valutazione
giornaliera; i servizi professionali sono responsabili della creazione del
programma. Le relazioni di CRM sono categorizzate come segue:
1.
Esterno – NESSUN mozzicone o erbacce,
portoni/cancelli/interfono perfettamente funzionanti
2. Pass per i visitatori e dispositivi di protezione individuale
controllati e disponibili per i visitatori
3. Area della reception e uffici puliti, ordinati e senza confusione
4. NESSUN rifiuto visibile e cestini NON pieni
5. Pulizia del luogo di lavoro e delle attrezzature
6. Bagni funzionanti, puliti e ordinati, rifornimento di carta
igienica e di asciugamani
7. Assenza di cavi, acqua, strumenti o apparecchiature nel
passaggio (pericoli di scivolamento, inciampo o caduta)
8. Granuli o pellet non presenti nelle aree accessibili o intorno
alle attrezzature che NON sono in uso
9. Strumenti o attrezzature conservati in modo sicuro e nel luogo
corretto quando non sono in uso
10. Impiegati all’interno delle aree di produzione vestiti
correttamente con indumenti di sicurezza
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La valutazione deve essere completata prima delle 10:00 e quanto
riscontrato deve essere comunicato alla reception locale per
l’inserimento in intranet.
Tutte le aree che rientrano in uno standard accettabile, dove non è
necessaria alcuna azione, sono evidenziate in verde. Se sono presenti
aree in cui è richiesto intervento, la sezione sarà evidenziata in rosso
sulla dashboard CRM dell’intranet e resterà rossa fino alla risoluzione
del problema.
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Salute
e sicurezza
Ci impegniamo a fornire un ambiente sicuro e stimolante e a
supportare la salute, il benessere e l’equilibrio tra il lavoro e la vita
privata per tutte le persone che lavorano per noi. A questo scopo, è
necessario essere formati in materia di Salute e sicurezza e seguire la
formazione originale con un corso di aggiornamento sul Pronto
soccorso sul lavoro e sulla Prevenzione antincendio.
Incidenti e situazioni non sicure
Tutti gli incidenti, le pratiche non sicure e le procedure non sicure
devono essere segnalate subito al team addetto a Sicurezza,
ambiente e qualità in modo da poter aiutare nella prevenzione di
eventi non sicuri e incidenti in futuro. Nel caso in cui si notino
pratiche o condizioni non sicure è propria responsabilità agire e
segnalarlo velocemente, prima che sia troppo tardi e qualcuno si
faccia male. In caso di dubbi, farsi sentire.
Accesso alle strutture della società
Quando si lavora in uno dei nostri siti, chiediamo di evitare le
seguenti attività:
• entrare o restare all’interno della struttura per qualsiasi scopo
diverso dall’esecuzione del proprio lavoro, senza previa
autorizzazione
• garantire l’accesso (eccetto per scopi relativi al lavoro) a
persone, merci o servizi esterni non autorizzati
• causare disturbi nelle strutture
• dormire nelle aree di lavoro
• restare all’interno dell’edificio una volta che è stato dato
l’ordine di evacuare
• se si resta nell’ufficio presso uno qualsiasi dei siti di
produzione dopo le 19:00, informare il capo turno della
propria presenza e avvisarlo quando si lasciano le strutture
28
Allarme antincendio
È necessario prendere familiarità con le procedure di evacuazione da
incendi, i luoghi in cui si trovano gli allarmi antincendio e gli estintori
e sapere chi sono gli addetti alla lotta antincendio designati nel
proprio luogo di lavoro. Nel caso in cui scatti l’allarme antincendio, è
necessario evacuare dall’area e recarsi direttamente al punto di
raccolta designato; non correre; non fermarsi per raccogliere oggetti
personali.
Le attrezzature antincendio devono essere etichettate correttamente
e non devono essere utilizzate impropriamente, spostate o essere
inaccessibili. La manomissione delle attrezzature antincendio
rappresenta una grave violazione di questa normativa e sfocerà in un
provvedimento disciplinare.
Materiale di pronto soccorso
Ciascun stabilimento è fornito di attrezzatura di pronto soccorso
e di un defribillatore: è importante sapere dove queste attezzature
sono situate.
Dispositivi di protezione individuale
I dispositivi di protezione individuale (DPI) vengono forniti e devono
essere indossati se si lavora oppure se si transita nelle aree di
produzione o nei laboratori. Anche i visitatori che entrano nelle aree
di produzione o nei laboratori saranno dotati di DPI. La sicurezza
prima di tutto; dove vengono forniti dispositivi di sicurezza
individuale, questi devono essere utilizzati.
Sostanze pericolose
Se il proprio ruolo prevede l’uso di o l’esposizione a sostanze o
preparati pericolosi, è necessario utilizzarli secondo le istruzioni
fornite dal supervisore.
29
Attrezzature e macchinari
La prevenzione di incidenti e lesioni richiede che le macchine, gli
strumenti e tutte le attrezzature vengano mantenute in buono stato
operativo.
Se si ha accesso e si utilizzano le attrezzature o i macchinari, è
necessario utilizzarli sempre e solo allo scopo per i quali sono destinati.
Tutti gli operatori di macchinari devono sapere quanto segue:
• l’intervento sulla macchina, sia da parte di un dipendente sia
da parte di una persona specializzata, è limitato alle istruzioni
speciali date a tale scopo: le istruzioni relative alle misure e
alle precauzioni necessarie per la manutenzione e la pulizia
saranno fatte rispettare
• tutti i malfunzionamenti della macchina o qualsiasi incidente
devono essere segnalati subito a un capo turno o a un
membro della sezione Sicurezza, ambiente, qualità
• l’intervento relativo alle installazioni elettriche è limitato solo
agli impiegati autorizzati
• l’uso di qualsiasi dispositivo di manipolazione è limitato solo
ai dipendenti designati
• l’azionamento dei sollevatori a forca è limitato ai dipendenti
dotati dell’autorizzazione scritta e nominativa emessa dal
Responsabile sicurezza, ambiente, qualità oppure dal
Coordinatore del personale locale
• ciascun dipendente autorizzato deve seguire le norme di
guida e il codice della strada per i sollevatori a forca
• qualsiasi violazione o comportamento irresponsabile porterà
all’immediato ritiro dell’autorizzazione e può essere soggetto
a provvedimento disciplinare
• la rimozione o la disconnessione di qualsiasi dispositivo di
sicurezza e protezione sulle attrezzature costituisce una seria
colpa e pertanto responsabilità; qualsiasi comportamento
irresponsabile che metta in pericolo i dipendenti o i visitatori
avrà serie conseguenze
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È severamente vietato intervenire con qualsiasi macchina o
dispositivo che richieda manutenzione specializzata. Se non si è
formati per fare qualcosa, non tentare di farlo.
Igiene
È vietato mangiare nelle aree di produzione, nell’area della reception
e nei laboratori. I pasti sono disponibili nelle mense situate in
ciascuno stabilimento e vi è la disponibilità di cucine per la propria
comodità e comfort.
Spogliatoi
È possibile usufruire di spogliatoi e armadietti individuali che devono
essere tenuti sempre puliti.
Ci riserviamo il diritto di aprire gli armadietti e di entrare negli
spogliatoi per controllarne la condizione e il contenuto; si verrà
avvisati di questa intenzione prima di effettuare
qualsiasi controllo. Nel caso in cui non si
consenta un’ispezione dell’armadietto o in caso
di assenza, condurremo la ricerca in presenza di
due testimoni se richiesto in caso di emergenza o
per motivi di sicurezza.
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Informazioni
per i dipendenti
Pari opportunità
Ci impegniamo a creare un ambiente lavorativo aperto, dove tutte le
persone abbiano pari opportunità. Questo vale in tutte le fasi:
ricerca, selezione, promozione, disciplina, sviluppo, retribuzione e
conclusione.
Cose da fare
• dimostrare rispetto e correttezza durante tutte le interazioni
con i colleghi e con parti esterne
• comprendere la legislazione e la cultura locali pertinenti che
possono influire sulle decisioni commerciali
• segnalare qualsiasi dubbio in merito alle pari opportunità
• garantire che tutte le decisioni relative all’impiego siano libere
da discriminazione e siano prese sulla base del merito e delle
considerazioni aziendali
• in caso di dubbi su azioni o comportamenti di un collega,
spiegarne il motivo e chiedergli di smettere oppure parlarne
con il proprio Coordinatore del personale locale
Cose da non fare
• tollerare discriminazioni di qualsiasi genere
Orario di lavoro
Chiediamo di essere sul proprio luogo di lavoro, di indossare gli
indumenti appropriati e di essere pronti a cominciare il proprio lavoro
puntuali e in orario. Mentre i nostri siti di produzione sono sempre in
funzione, chiediamo di rispettare il proprio orario di lavoro
specificato. L’orario di lavoro esclude il tempo utilizzato (compreso il
tempo pagato) per altre attività, come per vestirsi e per le pause.
32
Le pause pranzo devono essere fatte nei tempi accordati e non
devono superare la durata specificata. Non saltare le pause pranzo,
vogliamo che i nostri dipendenti siano sempre in forza e in salute.
Se il proprio ruolo prevede turni, viene chiesto di rispettare il
programma stabilito, che verrà sempre mostrato. Se il proprio ruolo
comporta l’esecuzione di attività per le quali è necessaria una
presenza continua, è importante restare fino all’arrivo di un sostituto;
questo comprende situazioni in cui il sostituto è in ritardo, sebbene
questi casi debbano essere segnalati.
Ritardo o assenza
In caso di ritardo è necessario tentare di mettersi in contatto con il
proprio manager di linea quanto prima per spiegare le circostanze e
comunicare quando si prevede di arrivare. In caso di assenza, questo
deve essere segnalato quanto prima. Assenza o ritardo ingiustificati
possono essere oggetto di provvedimento disciplinare.
In seguito alle ferie annuali, è necessario tornare al lavoro nella data
concordata. Se non si è in grado di ritornare al lavoro come previsto a
causa di circostanze impreviste, è necessario avvisare il proprio
manager di linea quanto prima.
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Lavoro flessibile
Il nostro scopo è quello di aiutare ad avere una vita lavorativa piacevole
e soddisfacente rispettando la dignità e i diritti di ciascuno e fornendo
luoghi di lavoro sicuri e gradevoli. Inoltre, cerchiamo di condurre tutte
le attività in modo equo, trasparente e senza limiti per nessuno.
Nel caso in cui si desideri richiedere un orario di lavoro part-time o
flessibile, al di fuori di quelli per maternità o paternità obbligatori per
legge, prenderemo in considerazione la richiesta a condizione che
vengano soddisfatti i seguenti criteri:
• non vi sono costi aggiuntivi per la società
• non vi è alcun effetto pregiudizievole sulla capacità di
soddisfare le richieste dei clienti
• siamo in grado di riorganizzare il lavoro con lo staff esistente
• siamo in grado di selezionare staff nuovo/aggiuntivo necessario
• non vi è un impatto pregiudizievole sulla qualità
• non vi è un impatto pregiudizievole sulle prestazioni
• le ore specifiche in cui il dipendente richiede di essere al
lavoro non corrispondono a periodi in cui c’è o potrebbe
esserci poco lavoro da fare
• non vi sono cambiamenti strutturali programmati (anche se
non annunciati) che renderebbero impraticabile il parttime/l’orario flessibile
Le richieste per il part-time o l’orario flessibile devono essere fatte per
iscritto e presentate al responsabile della propria area di operatività.
La richiesta verrà poi valutata dal proprio manager di linea, dal
direttore pertinente e dal proprio responsabile del personale.
Se la richiesta per il part-time o per le ore flessibili viene accettata, la
retribuzione complessiva e gli elementi che la costituiscono, nonché i
benefit (compresi i veicoli forniti dalla società, ecc.) saranno calcolati
in proporzione per riflettere il nuovo orario di lavoro. Inoltre, una
volta accettato il modello part-time o l’orario flessibile può essere
solo modificato o convertito in full-time con il reciproco accordo del
manager di linea, del responsabile del personale e dell’interessato.
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Valutazione delle prestazioni
Vogliamo che i nostri dipendenti siano contenti del loro lavoro e il
nostro scopo è fornire opportunità per crescere e avere successo. La
valutazione delle prestazioni è un’opportunità per discutere di
prestazioni, sviluppi e obiettivi durante un incontro con il proprio
manager di linea e per sviluppare una chiara strategia per il futuro.
La valutazione delle prestazioni viene effettuata in 3 fasi:
1. Autovalutazione: una settimana prima dell’incontro
concordato, verrà chiesto di riflettere sulle proprie prestazioni
e di completare il modulo 12S per la valutazione delle
prestazioni che deve essere consegnato al proprio manager di
linea prima dell’incontro.
2. Incontro: si discuterà dell’autovalutazione e del modulo 12S e
il manager spiegherà la propria valutazione delle prestazioni
del lavoratore. Questo incontro è uno scambio, per cui si avrà
la possibilità di discutere del proprio carico di lavoro, delle
aspettative, delle condizioni di lavoro, della formazione e
sviluppo e delle future possibilità. È importante comprendere
cosa è necessario per lo sviluppo futuro e su cosa si può
migliorare.
3. Tempo per pensare > 1 settimana: Dopo la valutazione delle
prestazioni, sarà data una settimana per esaminare la
valutazione e aggiungere i propri commenti e la firma, prima
di restituirla al manager di linea.
Vi sono 5 diversi livelli a cui è possibile essere valutati:
•
•
•
•
•
Eccellente
Avanzato
Competente
Sono necessari miglioramenti
Sono necessari miglioramenti sostanziali
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Se si è stati valutati con “Sono necessari miglioramenti sostanziali”
oppure con “Sono necessari miglioramenti”, verrà chiesto di
partecipare a un secondo incontro con il proprio manager di linea e il
proprio coordinatore del personale locale (come per la valutazione
trimestrale). Lo scopo di questo secondo incontro è garantire che
vengano decisi obiettivi chiari che aiutino il lavoratore a migliorarsi e
che questi riesca a comprendere pienamente ciò che gli viene
richiesto per migliorare le proprie prestazioni. Questo incontro deve
avere luogo una volta a settimana dopo i processi iniziali.
Se si è stati valutati con Competente, Avanzato o Eccellente, possono
essere dati consigli su alcune aree di miglioramento, tuttavia di solito
non è richiesto un secondo incontro.
Una volta che la valutazione delle prestazioni è stata completata e
firmata, sarà inviata al coordinatore del personale e archiviata.
Formazione
Se si dovesse necessitare di addestramento o se tale formazione
dovesse essere richiesta, una valutazione dell’ efficienza dell’
addestramento verrá condotta dal proprio manager di linea e dal
Coordinatore PS locale. Tutta la formazione deve essere conforme al
nostro orientamento strategico ed approvata da Marie-Laure Bart.
Spese aziendali
Ci aspettiamo che i nostri dipendenti mostrino integrità finanziaria
e che cerchino sempre di trovare il prezzo migliore quando
organizzano viaggi di affari o altre attività che prevedono una spesa
aziendale. Il prezzo è importante, tuttavia vi sono altri fattori che è
necessario tenere in considerazione: qualità, servizio, affidabilità e
termini e condizioni.
36
Come rivendicare le proprie spese
Se si incorre in spese aziendali, è necessario compilare un modello
per Nota spese. È importante definire chiaramente lo “scopo
aziendale” a cui la spesa fa riferimento e garantire che le ricevute per
ciascuna spesa/voce accompagnino la nota. Se una ricevuta viene
persa oppure non è disponibile, è necessario fornire chiari dettagli
della spesa e una spiegazione in merito all’indisponibilità della
ricevuta.
Le note spese devono essere presentate alla Direzione della
Contabilità entro un mese dalla spesa. Il rimborso verrà fatto entro
due settimane dalla ricezione della Nota spese approvata.
Qualsiasi nota non compilata correttamente o non firmata
dalla persona adatta sarà restituita.
Requisiti di approvazione
Tutte le note spese devono essere approvate dalla/e persona/e
appropriata/e prima dell’invio. Chi la approva è responsabile di
esaminare la precisione della Nota spese e di firmarla
tempestivamente per evitare ritardi nel rimborso. L’autorità per
l’approvazione può non essere delegata sempre, ma solo
occasionalmente in caso di assenza (vacanza, malattia, ecc.).
Le note spese che non sono state approvate e firmate da un addetto
saranno restituite. Non è concesso approvare la propria nota spese.
37
Anticipi
In generale, gli anticipi per le spese vengono evitati; tuttavia
comprendiamo che a volte sono inevitabili, ad esempio per evitare
che i dipendenti debbano “finanziare” le spese per i biglietti aerei
quando i voli vengono prenotati con oltre 3 settimane di anticipo, è
possibile ottenere anticipi per i biglietti aerei. Prima della partenza
deve essere presentata una Nota spese con la ricevuta allegata. Una
volta completato il viaggio, il dipendente presenterà una Nota spese
e annoterà l’importo dell’anticipo spese come un pre-pagato sulla
riga fornita. Tutte le spese aggiuntive saranno rimborsate seguendo
la normale procedura.
Alloggio
Quando si viaggia per scopi di lavoro che richiedono pernottamenti,
desideriamo che i nostri dipendenti siano al sicuro e comodi. Si ha
diritto a una stanza privata e non è richiesta la condivisione di una
camera doppia con i colleghi. Al momento della ricerca dell’alloggio,
chiediamo di scegliere un hotel dal prezzo ragionevole situato a una
distanza adatta dal luogo dell’incontro. I costi medi accettabili per
l’alloggio sono:
• Aree metropolitane/città europee: 180 Euro
• Aree rurali europee: 100 Euro
Costi eccessivi per stanza/alloggio verranno approfonditi.
Se il viaggio di lavoro è presso uno dei nostri siti, contattare la
reception locale per informazioni relative agli hotel del posto e per
assistenza con le prenotazioni.
Se durante il viaggio d’affari si sceglie di stare da amici o da parenti
invece di andare in un hotel, i regali per l’ospite possono essere
dichiarati come rimborsabili. Il valore di qualsiasi regalo deve essere
approvato da un addetto. È necessario compilare la nota spese come
sempre e fornire le ricevute in allegato.
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Pasti
Rimborseremo il costo di massimo tre pasti al giorno, comprese mance e tasse,
quando si viaggia per scopi aziendali.
La somma massima rimborsabile per persona per un pranzo o una cena (comprese
spese incidentali ed esclusi hotel, noleggio auto e tariffe aeree) durante un viaggio
d’affari è pari a 100 Euro oppure la somma corrispondente in valuta locale.
Rimborseremo anche tutte le mance usuali e ragionevoli (fino al 15%) per i servizi
effettuati da camerieri, cameriere, fattorini, portieri, cameriere d’albergo, portiere,
ecc.
Lavanderia
Nel caso di un viaggio di lavoro continuo per piü di tre giorni, si potrá chiedere il
rimborso delle spese di lavanderia, stiratura e lavaggio a secco.
Intrattenimento
Spese ragionevoli correlate all’attività incorse durante l’intrattenimento di clienti e
soci aziendali devono essere minime e devono essere utilizzate solo se rivolte a
fortificare o a stabilire buoni rapporti e a migliorare l’immagine dell’azienda.
Intrattenimenti diversi da pranzi o cene aziendali devono offrire una significativa
possibilità d’interazione con i rappresentanti della società del cliente.
Per il rimborso, tutte le richieste per le spese di intrattenimento devono includere i
nomi delle persone intrattenute, la posizione e lo scopo di affiliazione/aziendale per
tale spesa.
Abbonamenti (una serie di eventi simili inclusi in un’unica somma di denaro) a
eventi artistici, musicali o sportivi non possono essere acquistati per conto di JSP
per scopi di intrattenimento dei clienti e non rappresentano una spesa aziendale
rimborsabile secondo questa normativa sia se presentati insieme sia se presentati
uno alla volta per il rimborso.
Non è concesso intrattenere fornitori a spese della società.
39
Offrire regali per i clienti
Il valore massimo che può essere speso per un regalo per un qualsiasi
soggetto all’interno di una società cliente è pari a 100 Euro. È
proibito offrire regali in contanti (fare riferimento alla sezione:
Anticorruzione).
Viaggi aziendali
Viaggio aereo commerciale
I biglietti aerei devono essere prenotati quanto prima possibile per
ottenere le tariffe aeree più basse. Questo deve essere valutato in base
alla necessità di date e orari di viaggio flessibili, pertanto se il
programma lo richiede, è possibile acquistare un biglietto flessibile in
modo da non incorrere in costi aggiuntivi per cancellazioni e
prenotazioni aggiuntive di viaggi aerei. Tutti i viaggi per persone non
appartenenti alla società (vale a dire candidati al lavoro, trasferimento
di coniugi) saranno in classe economy e sono soggetti all’approvazione
preventiva di Marie-Laure Bart.
I viaggi intercontinentali richiedono l’approvazione preventiva da
parte di un direttore relativamente sia all’autorizzazione a viaggiare sia
alla tariffa aerea. A seconda della durata del volo è possibile avere
diritto a viaggiare in business class; le tariffe aeree business class
devono essere approvate da Paul Compton, prima di effettuare
qualsiasi prenotazione.
Programmi Frequent Flyer
Se si è iscritti a un programma personale di incentivazione al viaggio
che accumula miglia, punti o privilegi di viaggio è possibile
mantenere e usare questi privilegi del programma. Tuttavia, è
necessario ricordare che ci si aspetta sempre la tariffa aerea più
bassa, pertanto selezionare un biglietto dal prezzo più elevato per il
solo scopo di guadagnare miglia o punti è inaccettabile.
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Spese per taxi/limousine
Le spese per l’uso ragionevole di un taxi o, se necessario per il
cliente, di una limousine sono rimborsabili.
Noleggio automobile
In caso di necessità di un noleggio auto per scopi di viaggio
aziendale, chiediamo di utilizzare una compagnia affidabile e di
cercare di ottenere il prezzo più basso possibile. A questo scopo le
auto noleggiate devono essere equivalenti in dimensione e costo a,
ad esempio, un’Audi A4 o una Ford Focus. Quando due o più
dipendenti viaggiano verso lo stesso luogo, deve essere fatto
qualsiasi tentativo per viaggiare insieme.
Quando si organizza la scelta dell’auto e i tempi di riconsegna,
chiediamo di fare tutto il possibile per rispettare queste tempistiche per
evitare di incorrere in spese aggiuntive non necessarie, in quanto la
maggior parte delle compagnie ha una tariffa giornaliera. Dopo la
scelta di un’auto da noleggio è propria responsabilità effettuare un
controllo di routine del veicolo e avvisare l’agenzia di noleggio della
presenza di eventuali danni prima di partire in modo da non essere
ritenuti responsabili per costi extra. Inoltre, chiediamo di garantire che
l’auto noleggiata venga nuovamente rifornita di carburante prima di
essere restituita per evitare costi di rifornimento elevati dell’agenzia.
Ci impegniamo a garantire la sicurezza e abbiamo apposite polizze
assicurative di responsabilità civile per la propria protezione durante
un viaggio per scopi aziendali. Pertanto chiediamo di rifiutare qualsiasi
copertura per responsabilità e danno fisico e qualsiasi copertura per
proprietà personale offerta dall’agenzia di noleggio auto, in quanto le
nostre polizze offrono copertura totale in tutti questi casi.
Le spese di carburante e di olio in cui si incorre durante il viaggio
aziendale sono rimborsabili; accertarsi di conservare tutte le ricevute
del carburante.
Multe e violazioni del codice della strada, anche se incorse
durante il viaggio aziendale, non sono rimborsabili.
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Veicoli personali
Dove possibile è preferibile che i veicoli personali non vengano
utilizzati per viaggi aziendali, tuttavia comprendiamo che a volte è
inevitabile. Pertanto, l’uso di un veicolo privato è concesso durante le
ore di lavoro e sarà rimborsato fino a un totale di miglia/kilometri
autorizzati. Inoltre, l’uso di un veicolo privato per scopi aziendali è
coperto da un’assicurazione specifica sottoscritta da JSP.
Abbonamenti
Contribuiremo al costo di abbonamenti selezionati ed approvati (fare
riferimento alla sezione: Benefits dei dipendenti).
Mobbing, molestie e discriminazioni
Tutti gli impiegati hanno il diritto di lavorare in un ambiente
privo di molestie e mobbing. Ci impegniamo a fornire un ambiente
sicuro in cui è possibile lavorare e crescere in modo tranquillo.
La nostra definizione di mobbing, molestie e discriminazione è un
comportamento non desiderato da parte di un altro soggetto che
interferisce con l’impiego del singolo oppure crea un ambiente di
lavoro intimidatorio oppure ostile e che è offensivo, umiliante,
degradante o maligno per chi lo riceve. I casi possono essere collegati
a diversi fattori: età, genere, orientamento sessuale, razza, disabilità o
religione.
Il mobbing, le molestie e la discriminazione possono verificarsi nel
proprio luogo di lavoro, durante viaggi di lavoro o durante eventi
correlati al lavoro. Casi di mobbing, molestie e discriminazione
possono essere compiuti da una persona esterna (vale a dire un
fornitore o un cliente) oppure da un collega. Non viene sempre rivolto
a un singolo, ma può essere percepito come il risultato di un
ambiente ostile.
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Casi di mobbing e molestie possono verificarsi in singole occasioni
oppure essere una serie di eventi ripetuti e possono essere verbali,
non verbali oppure fisici e non devono necessariamente verificarsi
durante un contatto faccia a faccia (ad esempio mediante e-mail
oppure al telefono). Alcuni esempi di mobbing e molestie sono:
• insulti basati sull’età, il genere, l’orientamento sessuale, la
razza, la disabilità o la religione di qualcuno
• prendersi gioco di qualcuno o umiliarlo in pubblico
• atteggiamento ostile, flirt, commenti inappropriati, avance
sessuali o aggressione sessuale
• circolazione di materiale offensivo
• abuso di potere per insidiare o umiliare qualcuno
L’elenco non è esaustivo; il mobbing e le molestie non sono limitati
agli esempi precedenti.
Cosa fare in questi casi?
Se si ritiene di essere vittima di mobbing, molestie o
discriminazione, segnalare subito le proprie preoccupazioni
al proprio responsabile del personale, al proprio manager di
linea oppure a Paul Compton. Non soffrire in silenzio.
Se si ritiene che un collega possa essere vittima di
mobbing, molestie o discriminazione è importante farsi
sentire e segnalare le proprie preoccupazioni a un
membro dell’ufficio del personale.
Paul Compton
Chief Executive
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Cosa faremo?
Se sono state segnalate preoccupazioni relative a mobbing, molestie
o discriminazione, ci impegniamo a condurre un’indagine
approfondita e riservata e a risolvere i problemi quanto più
velocemente possibile. L’indagine sarà condotta come segue:
• verrà chiesto di fare una dichiarazione in merito alle proprie
preoccupazioni
• una persona a propria scelta (ad es. un manager di linea, un
membro dell’ufficio del personale, un direttore) convocherà la
persona a cui è rivolta l’accusa insieme ai testimoni per
comprendere appieno i fatti
• una volta fatto un confronto, tutti i fatti saranno presentati a
Paul Compton che deciderà su qualsiasi altra azione da
intraprendere
Alla JSP non c’è posto per mobbing, molestie e discriminazione e
tutti i casi e le segnalazioni saranno presi seriamente in
considerazione e investigati e potranno portare a provvedimenti
disciplinari. Sarà fatto ogni sforzo per proteggere la riservatezza della
vittima, dell’esecutore e di qualsiasi testimone coinvolto
nell’indagine.
Provvedimenti disciplinari
Sebbene il nostro obiettivo sia risolvere preoccupazioni e lamentele in
modo veloce offrendo un supporto aggiuntivo, vi sono casi in cui è
necessario prendere provvedimenti disciplinari a seguito di
comportamenti profondamente sbagliati o di reiterate prestazioni
insufficienti.
Nei casi in cui si decida di organizzare una riunione disciplinare,
saranno forniti per tempo un avviso e una spiegazione del motivo
della riunione, inoltre sarà data la possibilità di portare un testimone
all’incontro.
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Durante l’incontro
Durante l’incontro l’intervistatore spiegherà il motivo del reclamo e
presenterà le prove raccolte. Sarà data la possibilità di esporre i fatti e
di rispondere a qualsiasi accusa rivolta. Sia l’interessato sia
l’intervistatore avranno la possibilità di porre domande, presentare
prove e chiamare i testimoni pertinenti (dove praticabile); può essere
necessario rinviare l’incontro e riprenderlo successivamente se
vengono alla luce ulteriori prove o testimoni che possono influire sul
risultato della riunione disciplinare.
Possibili risultati
Dopo la riunione, tutte le prove verranno esaminate e l’intervistatore,
Marie-Laure Bart e Paul Compton decideranno sull’azione appropriata
da intraprendere. I possibili risultati sono:
• Nessuna ulteriore azione
• Avviso verbale
• Avviso scritto
• Termine del contratto
Non appena si giunge a una decisione e a un risultato si verrà avvisati
e informati di qualsiasi ulteriore azione.
Diritto di appello
In caso si sia il soggetto di un provvedimento disciplinare e si ritiene
che un’azione intrapresa sia ingiusta, si ha il diritto d’appello contro
la decisione. Tutti gli appelli devono essere presentati a Marie-Laure
Bart, che garantirà che l’appello venga preso in considerazione da
una persona imparziale, non precedentemente coinvolta nel caso.
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Condotta
individuale
Rapporti personali
Rapporti personali possono svilupparsi sul posto di lavoro ed è
importante considerare in che modo possano influire sul team. Se
nasce un nuovo rapporto personale con un collega, il proprio
manager di linea si aspetta che gli venga comunicato apertamente. I
manager non possono selezionare, promuovere o essere responsabili
di persone con le quali abbiano un rapporto personale stretto senza
l’accordo di un superiore.
Lavoro per un altro datore di lavoro/possibile
conflitto di interessi
In caso di impiego con un’altra società è necessario informare il
proprio responsabile del personale locale. Dobbiamo garantire che
non vi sia possibile conflitto di interessi tra le società, oppure il rischio
che si possa essere persuasi/convinti a trasmettere informazioni
commercialmente sensibili. In modo analogo, se un membro della
famiglia o un caro amico lavora per un competitor o un fornitore,
chiediamo di informare il proprio responsabile del personale locale
della situazione in modo da evitare un’accusa di conflitto di interessi
sul posto di lavoro (che sia effettiva o presunta).
Fumo
Il fumo è vietato in tutti gli ambienti chiusi o coperti che
rappresentano un luogo di lavoro, compresi gli ambienti per le
riunioni, la mensa, gli spogliatoi, l’ingresso e la reception. I fumatori
possono fumare solo nelle apposite aree esterne.
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Alcool e droghe
Ci impegniamo a fornire un ambiente sano e sicuro per tutte le
persone che lavorano con noi. Pertanto, non tollereremo l’uso di
alcool o di sostanze illegali sul posto di lavoro.
L’uso, la vendita o la distribuzione di sostanze illegali saranno prese
estremamente sul serio e possono portare al licenziamento o a
un’azione legale.
Non è possibile consumare alcool sul posto di lavoro. In caso di
presenza a una funzione o evento di ospitalità aziendale
(generalmente esterni al normale orario di lavoro), è possibile
consumare alcool con moderazione, tuttavia è importante ricordare
che si sta comunque rappresentando la società e che bisogna restare
sempre professionali.
Se si nota o si ha ragione di ritenere che un collega faccia uso o
possa far uso di sostanze illegali o che consumi alcool sul posto di
lavoro, è necessario segnalarlo al proprio responsabile del personale
per supportare sia il collega in questione sia gli altri colleghi.
A causa del nostro impegno a fornire un ambiente sicuro, possiamo
chiedere di effettuare un test alcolemico se sospettiamo che sia stato
consumato alcool, in quanto questo può rappresentare un potenziale
pericolo per i colleghi o per l’ambiente. Si ha il diritto di rifiutare
questo test; se si esercita questo diritto, verrà chiesto di lasciare
subito le strutture e verrà preso un provvedimento disciplinare. Se si
accetta di sottoporsi a un test alcolemico, verrà reso noto il diritto di
avere una terza parte presente durante il test e la possibilità di
chiedere una seconda valutazione. Il test sarà effettuato dal proprio
manager di linea o da un altro addetto, come concordato con il
responsabile del personale locale.
47
Visite mediche
In alcuni Paesi è obbligatorio per i dipendenti sottoporsi a esami
medici prescritti dalla legge; la frequenza delle visite mediche è
stabilita da regolatori locali. Chiediamo di rispettare queste esigenze
e di essere presenti a qualsiasi appuntamento fissato.
Diritto di perquisizione
Ci riserviamo il diritto di condurre perquisizioni personali nei casi in
cui si sospetti un furto; le perquisizioni saranno condotte da un
responsabile del personale designato oppure dal Rappresentante
dello stabilimento. Se viene richiesta una perquisizione, si verrà
avvisati in anticipo, anche del diritto di rifiutare la perquisizione.
Se si esercita il diritto a non essere perquisiti, ci riserviamo il diritto
di contattare la polizia. Una perquisizione personale sarà sempre
condotta da un collega dello stesso sesso.
48
Benefits
dei dipendenti
Auto aziendali
La fornitura di un’auto aziendale è un vantaggio discrezionale e dipende
dal ruolo e dal viaggio necessario per condurre attività commerciali
efficaci. Se si ha diritto a un’auto aziendale, sarà nostra esclusiva
discrezione, decidere il metodo (acquisto, leasing, ecc.) e il livello di
finanziamento a disposizione per il veicolo. Tutte le regole ed i requisiti
sono applicabili sia ai veicoli acquistati che a quelli in leasing.
• la descrizione del veicolo (per includere le attrezzature
elencate di seguito, più qualsiasi altra modificazione,
ad es. la navigazione satellitare)
• manutenzione e assistenza (compresi pneumatici)
• comprensivo di assicurazione paneuropea per qualsiasi conducente
• IVA
• la tassa aziendale per le emissioni di CO2
• ogni altro costo relativo alla messa su strada
Nel caso in cui il leasing (o un accordo simile) venga selezionato, sarà
decisa una somma mensile fissa per finanziare l’accordo.
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Se si hanno i requisiti per guidare un’auto aziendale, tenere presente
quanto segue:
• il possesso di una patente valida è essenziale
• solo le persone coperte dall’assicurazione auto della società (o
Locatore) sono autorizzate a guidare il veicolo
• è necessario osservare la legge, guidare in modo prudente e
rispettare gli altri utenti della strada
• è necessario indossare sempre le cinture di sicurezza, anche
quando non previsto dalla legge
• i dispositivi portatili non devono essere utilizzati mentre il
veicolo è in movimento
• è propria responsabilità la sicurezza dei passeggeri ed è
necessario assicurarsi che tutti i passeggeri allaccino le proprie
cinture di sicurezza
• è propria responsabilità garantire che l’auto aziendale non sia
esposta alla minaccia o al pericolo di furto senza motivo
• multe e violazioni del codice della strada, anche se incorse
durante il viaggio aziendale, non sono rimborsabili.
Requisiti del veicolo
Tutti i veicoli aziendali devono essere conformi alla legislazione locale
e nazionale e devono ricevere manutenzione e assistenza come
consigliato dal produttore. I veicoli aziendali devono essere dotati dei
seguenti elementi:
•
•
•
•
•
•
•
•
airbag lato conducente e lato passeggero
ABS
fendinebbia
poggiatesta dei sedili anteriori e posteriori
allarme e/o dispositivo di blocco del circuito
kit di pronto soccorso
sedili adeguati per quattro adulti
martello di sicurezza e tagliacintura
50
Per motivi di sicurezza, sono consentiti esclusivamente i veicoli e le
modifiche ai veicoli assemblati in fabbrica, approvati dal produttore
ufficiale, assemblati dal distributore ufficiale.
Non ci affidiamo ad alcun produttore di veicoli, tuttavia ci riserviamo
il diritto di rifiutare veicoli sulla base del potenziale impatto negativo
sul valore di rivendita o sulla nostra immagine pubblica.
Chiunque sia dotato di un’auto aziendale deve mantenere il veicolo
pulito e ordinato e garantire che il veicolo sia pronto per l’uso
durante le ore di attività/lavoro.
Fare riferimento alla Normativa sulle spese per tutte le informazioni
relative alle spese come quelle per carburante, olio e manutenzione.
Pensionamento
Finanzieremo una festa di pensionamento fino a un massimo di 150
Euro. Il pensionato è responsabile per l’organizzazione dell’evento
che deve essere un’attività per tutti, una cena con i colleghi o una
festa in sede (è necessaria l’approvazione).
Appartenenza a un’associazione professionale
Se si è membri di un’associazione professionale, ad esempio
dell’Associazione Italiana di Ingegneria Chimica, dell’Associazione
Italiana Contabili, ecc. è possibile essere rimborsati del costo della
sottoscrizione annuale. Rivolgersi al proprio responsabile del
personale per maggiori informazioni.
Abbonamento per un’attività sportiva
Il nostro scopo è supportare la buona salute delle persone che
lavorano con noi e contribuiremo al costo di un abbonamento per
un’attività sportiva. Questo pagamento è inteso esclusivamente per
l’esercizio aerobico.
51
Indennità di ferie contrattuale
L’indennità di ferie contrattuale è accordata e concessa dal proprio
responsabile del personale. Tutti i permessi devono essere richiesti
utilizzando il modulo di Richiesta ferie e autorizzati dal proprio
manager di linea. L’indennità di ferie contrattuale va da gennaio a
dicembre ed è possibile spostare massimo 5 giorni di ferie non
godute all’anno successivo.
Giorni liberi per eventi particolari
Per promuovere il nostro impegno all’equità e alla giustizia, i nostri
dipendenti dispongono di giorni liberi per partecipare a eventi
specifici o particolari come segue:
• il proprio matrimonio: 5 giorni
• Il matrimonio di un figlio: 1 giorno
• Nascita di un figlio (congedo di paternità) 3 giorni
• Decesso di un coniuge, figlio o genitore: 5 giorni
• Decesso di un membro della famiglia: 1 giorno
52
Cosa dice chi
lavora con noi
“Ho sempre lavorato bene alla JSP..“
“Credo che JSP tratti i dipendenti in modo molto equo e
che sia attenta al benessere dei suoi dipendenti.“
“Per approcciare i clienti, sfodero un sorriso e mostro loro quanto
mi piace lavorare per JSP.“
“Sono fiero di lavorare con JSP, mi piacciono la
filosofia e la cultura JSP.“
“ Mi piacerebbe raccontare quanto sono fiero di lavorare per la
nostra società... la nostra società è eccezionalel.“
“Non è magia, è JSP.“
53
Appendice 1
Sintesi del contratto
Molti dei contratti che riceviamo non sono scritti in inglese e non
vengono tradotti in inglese dalla parte sottoscrivente per consentirne
l’analisi da parte dei nostri rappresentanti legali. L’alternativa ovvia è
quella di ricorrere a una consulenza legale esterna, tuttavia i costi
previsti per ricorrere a una consulenza esterna in altri Paesi sono
notevoli e in molti casi non possono essere giustificati dal potenziale
beneficio del servizio offerto.
Di conseguenza, è stata adottata la seguente procedura per i
contratti a noi sottoposti, al fine di offrire i servizi legali necessari per
tutelare i nostri interessi, al minore costo possibile.
Vi sono tre categorie principali che descrivono la natura dei contratti
che riceviamo:
• Contratto con il cliente: qualsiasi contratto standard con
un cliente relativo alla vendita da parte di JSP di parti di
fabbricazione o prodotti.
• Contratto di modesta entità: qualsiasi contratto per
l’acquisto o la vendita di beni e/o servizi durante il normale
svolgimento delle attività aziendali che abbia una durata di
un anno o meno e che non impegni JSP a pagare un importo
o a fornire beni e/o servizi aventi un valore superiore a
10.000 Euro in totale.
• Altro contratto: qualsiasi contratto diverso da un contratto
con il cliente o da un contratto di modesta entità.
(Nota: qualsiasi contratto che non preveda l’acquisto o la
vendita di beni e/o servizi durante il normale svolgimento
delle attività aziendali, quale accordo di riservatezza, accordo
per lo sviluppo di prodotti, accordo quadro, accordo di
licenza, accordo di leasing, pagherò, accordi di sicurezza o
garanzia, non costituisce un contratto di modesta entità ed è,
pertanto, un altro contratto).
54
Al ricevimento di un contratto, è necessario inoltrarlo a un firmatario
autorizzato la cui responsabilità direttiva include l’argomento del
contratto.
Per quanto riguarda il firmatario autorizzato, questo è tenuto a
seguire le istruzioni che seguono:
Per Contratti con il cliente e per Contratti di modesta entità:
• analizzare il contratto in dettaglio e compilare il modulo di
sintesi del contratto
• se si tratta di un contratto per il cliente o di un contratto di
modesta entità, è possibile firmare il contratto se i termini
commerciali e finanziari sono accettabili e rientrano nella
propria autorità
• conservare un file contenente una copia del contratto firmato
e il modulo di sintesi del contratto compilato
Se il contratto è di altro tipo:
• se il contratto è in inglese, inoltrarlo subito a Zach Estrin
insieme a una copia del modulo di sintesi del contratto
compilato per analizzarlo
• se il contratto non è in inglese, richiedere che la parte
emittente fornisca una traduzione del contratto in inglese per
analizzarlo. Se viene fornita una traduzione, consegnare il
contratto, la traduzione e il modulo di sintesi a Zach Estrin
per analizzarlo
• se la parte emittente non fornisce una traduzione, inoltrare il
documento insieme a un’e-mail di presentazione o una nota
contenente una descrizione della transazione e qualsiasi tipo
di problema (se applicabile) relativo ai termini del contratto a
Zach Estrin che farà da intermediario con il rappresentante
legale pertinente. In caso di problemi legali, questi saranno
gestiti dai nostri rappresentanti legali.
55
Modulo di sintesi del contratto
I. Informazioni relative al contratto
Data
Ente JSP
Altra parte
Titolo del contratto
Descrizione
II. Tipo di contratto
A. È un contratto OEM del settore automobilistico standard? Si No
Se la risposta è No, passare alla fase B. Se la risposta è Sì, il
Firmatario autorizzato può firmare (se è nella pienezza dei poteri).
B. Se non si tratta di un Contratto OEM del settore
Si No
automobilistico standard, il contratto è per la vendita/acquisto di
beni o servizi durante il normale svolgimento delle attività aziendali?
Se la risposta è Sì, passare alla fase C. Se la risposta è No, passare
alla fase D.
C. Il prezzo totale del contratto supera 10.000 Euro?
Si No
Il termine (comprese le estensioni automatiche) supera un anno?
Se la risposta a entrambe le domande precedenti è No, allora si
tratta di un Contratto di modesta entità e può essere firmato dal
Firmatario autorizzato (se è nella pienezza dei poteri). Se la
risposta a una delle domande precedenti è Sì, passare alla fase D
oppure E, come necessario.
D. Se la risposta a una delle domande nella fase C è Sì
Si No
e il contratto è scritto in inglese, inviare il contratto a Zach Estrin
insieme a una copia del presente Modulo di sintesi del contratto.
Se il contratto non è scritto in inglese, passare alla fase E.
E. Se la risposta a una delle domande della fase C è Sì
Si No
e il contratto non è scritto in inglese, richiedere alla parte
emittente di fornire una traduzione nella propria lingua. Una
volta ricevuta la traduzione in inglese, inviare il Contratto a Zach
Estrin insieme a una copia del presente Modulo di sintesi del
contratto. Se non è disponibile alcuna traduzione, passare alla fase F.
F. Se la Parte emittente non fornisce una traduzione in inglese,
inoltrare il contratto con una copia del presente Modulo di sintesi
del Contratto a Zach Estrin che farà da intermediario con il
rappresentante legale pertinente.
_____________________________ _____________________________
Nome:
Firma:
56
Appendice 2
Brevetti e tutela
delle scoperte
La nostra tecnologia principale riguarda il processo per la produzione
di poliolefine espanse. I nostri obiettivi commerciali riguardano
l’espansione del mercato per questi prodotti, nonché la sua quota di
mercato sviluppando nuove applicazioni. Coerentemente con i nostri
obiettivi commerciali, il nostro scopo è:
• fornire un meccanismo per evitare che altri ottengano un
brevetto che impedisca l’uso di qualsiasi tecnologia JSP
• consentire ai nostri clienti di rendere tali invenzioni e
tecnologie disponibili all’intero mercato quanto più
velocemente possibile. Di conseguenza, come regola
generale qualsiasi tecnologia o invenzione che sviluppiamo
(a) per migliorare o aumentare il processo di
stampaggio oppure
(b) per applicazioni nuove o innovative per le
poliolefine espanse
deve essere comunicata ai clienti e ad altri mediante il nostro sito
Web aziendale sotto forma di Technical Alerts (Avvisi tecnici).
Vi sono due casi in cui la regola generale non si applica:
• Se la tecnologia o invenzione è così esclusiva e di valore che
la direzione esecutiva stabilisce che è nell’interesse di JSP
controllare la tecnologia, richiederemo la tutela brevettuale
per la tecnologia o invenzione.
57
• Se la tecnologia o invenzione è sviluppata con una o più altre
parti che sono interessate alla stessa, la decisione se
richiedere tutela brevettuale sarà determinata per ogni
singolo caso alla luce dei rapporti tra le parti e della natura
della tecnologia o invenzione.
Diritti della Società su determinate scoperte, ecc.
Vige l’obbligo di informare la Società per iscritto su ogni e qualsiasi
concetto, invenzione, miglioramento, scoperta, sviluppo, tecnica,
modifica, procedura, formula, idea, segreto industriale, innovazione,
sistema, programma, conoscenza o progetto (nell’insieme
“Scoperte”) correlati al lavoro o alle attività della Società che
vengono ideati, sviluppati o messi in pratica durante l’impiego.
Tale divulgazione deve comprendere, senza limitazioni, una
spiegazione del modo in cui la Scoperta mostra i suoi vantaggi, le
idee sulle quali si basa, tutte le note e i disegni applicabili e i nomi di
tutti coloro che hanno preso parte alla Scoperta.
Si converrà che tutti i diritti, i titoli e l’interesse in tali Scoperte
appartengono alla Società, a conferma di ciò, è necessario eseguire
atti di cessione di tale diritto, titolo e interesse alla Società, ai suoi
delegati, aventi causa o cessionari, quando richiesto, senza richiedere
pertanto compensazione aggiuntiva o separata, soggetta a qualsiasi
disposizione di legge in vigore obbligatoriamente applicabile nella
giurisdizione in cui si è impiegati.
Qualsiasi Scoperta correlata al lavoro o alle attività della Società, che
è possibile realizzare oppure per la quale è possibile richiedere diritto
d’autore o brevetto durante i primi sei mesi successivi alla cessazione
del rapporto di lavoro, deve essere ritenuta pensata dal soggetto
interessato durante il periodo di tale impiego e come tale appartiene
alla Società.
58
Tutela delle scoperte
È necessario assistere la Società e i suoi delegati, aventi causa o
cessionari (a sua o loro richiesta) in tutti i modi adatti durante e dopo
il rapporto di lavoro per ottenere e conservare a suo o loro beneficio i
diritti d’autore o i brevetti in ogni e qualsiasi Paese per tutte le
Scoperte descritte in precedenza.
Tale assistenza deve includere, senza limitazioni, l’esecuzione e la
distribuzione di tutte le cessioni, i certificati e i documenti legali di
qualsiasi natura correlati alla messa in sicurezza e alla conservazione
di tali diritti d’autore e diritti brevettuali e alle prestazioni di tutti gli
altri atti legali come la testimonianza in qualsiasi procedimento
giudiziario per interferenza, causa legale per usurpazione di brevetto
o altra controversia come ritenuto necessario oppure opportuno dalla
Società o dai suoi delegati, aventi causa o cessionari.
59
Modulo di richiesta brevetto
Il sottoscritto __________________________, con la presente richiede
che JSP Licenses, Inc., richieda tutela brevettuale per l’invenzione
descritta di seguito e in suo supporto presenta quanto segue:
Descrizione dell’invenzione
Identificazione di tecnologie concorrenti
Vantaggi dell’invenzione rispetto alle tecnologie concorrenti
Dimensione del mercato per l’invenzione/il prodotto
Costo stimato di produzione versus tecnologie concorrenti
Ostacoli tecnologici
Nome________________________________Data_________________
Firma_____________________________
60
Appendice 3
Informazioni
riservate
Responsabilità
Se si accede a Informazioni riservate, il Ricevente ha la responsabilità
di conservare l’integrità dei dati e di garantire quanto segue:
• Le Informazioni riservate non vengono utilizzate a vantaggio
del Ricevente o di qualsiasi altro individuo o entità (vantaggio
diverso da quello correlato alle prestazioni derivanti dalle
responsabilità del ruolo).
• La distribuzione viene limitata esclusivamente a chi ha
necessità di conoscerle, ad esempio a un collega che abbia
una valida esigenza per accedervi, a un fornitore qualificato
che necessiti l’accesso alle informazioni per fornire beni o
servizi e che sia vincolato da un accordo scritto di non
divulgazione.
• Le informazioni restano riservate a meno che non diventino
pubblicamente disponibili; il Ricevente resta obbligato a
conservare l’integrità delle Informazioni riservate per l’intera
durata del suo rapporto di lavoro e per i cinque anni
successivi alla cessazione del suo rapporto di lavoro.
• Nel caso in cui si posseggano delle Informazioni riservate
(comprese Informazioni riservate create, preparate e
sviluppate direttamente da chi le possiede), vengono
conservate in un luogo sicuro. Le Informazioni riservate create,
preparate o sviluppate per conto della Società vengono
timbrate, ovvero riconoscibilmente contrassegnate con altri
mezzi, arrecando la dicitura “Informazioni riservate JSP”.
61
• Al momento della cessazione del rapporto di lavoro, o in
qualsiasi momento sia richiesto, vengono forniti
immediatamente ogni e qualsiasi software, documento,
bozza, manuale, lettera, appunto, taccuino, analisi e
fotocopia di questi, oltre a tutti gli altri materiali di natura
segreta o riservata che contengano qualsiasi Informazione
riservata oppure che riguardino il lavoro e le attività della
Società oppure i nostri clienti, fornitori o altri soci in affari in
possesso del Ricevente o sotto il suo controllo.
Trasmissione di informazioni riservate
Informazioni confidenziali trasmesse internamente attraverso canali
di posta diretta o esternamente via posta raccomandata o corriere,
devono essere inserite in una busta con la dicitura "Confidenziale".
Questa busta deve:
• avere indicato un indirizzo
• essere contrassegnata con la scritta “Riservato – Apertura
consentita esclusivamente al destinatario
• essere sigillata
Le Informazioni riservate possono essere trasmesse internamente
anche via e-mail. Tutti i trasferimenti elettronici di Informazioni
riservate devono essere accompagnati da:
• Una dicitura nell’intestazione della pagina, in caratteri
maiuscoli, di dimensione maggiore e in grassetto:
“QUESTA E-MAIL È SOGGETTA ALLE CONDIZIONI ALLEGATE.”
62
• Un disclaimer come allegato a tutte le trasmissioni via e-mail:
“QUESTA COMUNICAZIONE È FINALIZZATA ALL’USO DA
PARTE DEL DESTINATARIO E PUÒ CONTENERE
INFORMAZIONI RISERVATE O CONFIDENZIALI. SE IL LETTORE
DI QUESTA COMUNICAZIONE NON È IL DESTINATARIO
DESIGNATO, OPPURE L’IMPIEGATO O L’AGENTE
RESPONSABILE PER LA CONSEGNA DI QUESTA
COMUNICAZIONE AL DESTINATARIO DESIGNATO, IL
LETTORE NON PUÒ UTILIZZARE, COPIARE, RIVELARE O
DIVULGARE ALCUNA INFORMAZIONE PRESENTE IN QUESTA
COMUNICAZIONE. IN QUESTO CASO, IL LETTORE È TENUTO
A DISTRUGGERE QUESTA COMUNICAZIONE E AD AVVISARE
IL MITTENTE INVIANDOGLI UNA E-MAIL DI RISPOSTA.”
Le informazioni riservate che includono i dati che richiedono la
trasmissione elettronica che devono essere trasmesse a un
destinatario esterno devono essere inviate sul nostro sito FTP sicuro.
Se il destinatario designato non può accedere al nostro sito FTP, i dati
devono essere scaricati su un nastro o su un disco e inviati al
destinatario designato con spedizione prioritaria tramite corriere e
con ricevuta di ritorno.
63
Archiviazione di informazioni riservate
Abbiamo la responsabilità di garantire che tutte le Informazioni
riservate vengano archiviate in sicurezza nel seguente modo:
• le Informazioni riservate devono essere archiviate in un
classificatore o in un archivio adeguato possibilmente chiuso
a chiave
• le porte dell’ufficio devono essere chiuse quando l’ufficio non
è sorvegliato
• le Informazioni riservate non devono essere lasciate
incustodite nella propria postazione o in altre aree facilmente
accessibili
• le Informazioni riservate devono essere archiviate su
computer nella rete aziendale e su computer portatili della
Società che richiedano il codice di identificazione dell’utente
e la password personale
64
Appendice 4
Accordi di non
divulgazione
Gestione degli Accordi di non divulgazione (NDA)
Il responsabile della gestione di un Accordo di riservatezza (NDA) di
una terza parte ha la responsabilità di conservare l’integrità dei dati e
di garantire quanto segue:
• Sarà responsabile della revisione, trattativa e realizzazione
dell’NDA, sia esso preparato dal nostro consulente legale o
dalla terza parte.
• Una copia dell’NDA deve essere distribuita solo agli
impiegati/colleghi che necessitino l’accesso all’accordo e solo
dopo che questi abbiano firmato un modulo di consenso (che
afferma che hanno letto, compreso e accettato di rispettare
l’accordo).
• Le Informazioni riservate non vengono rivelate a nessuno,
eccetto nelle circostanze sopra descritte.
• Devono essere conservati documenti separati per ciascun
progetto e per ciascun NDA.
65
Trasmissione di informazioni riservate
Le Informazioni riservate trasmesse internamente attraverso un
canale di posta diretto o esternamente attraverso raccomandata o
corriere, devono essere inserite in una busta contrassegnata con
“Riservato”. La busta deve:
• avere indicato un indirizzo
• essere contrassegnata con la scritta “Riservato – Apertura
consentita esclusivamente al destinatario
• essere sigillata
Le Informazioni riservate possono essere trasmesse internamente
anche via e-mail. Tutti i trasferimenti elettronici di Informazioni
riservate devono essere accompagnati da:
• Una dicitura nell’intestazione della pagina, in caratteri
maiuscoli, di dimensione maggiore e in grassetto:
“QUESTA E-MAIL È SOGGETTA ALLE CONDIZIONI ALLEGATE.”
• Un disclaimer come allegato a tutte le trasmissioni via e-mail:
“QUESTA COMUNICAZIONE È FINALIZZATA ALL’USO DA
PARTE DEL DESTINATARIO E PUÒ CONTENERE
INFORMAZIONI RISERVATE O CONFIDENZIALI. SE IL LETTORE
DI QUESTA COMUNICAZIONE NON È IL DESTINATARIO
DESIGNATO, OPPURE L’IMPIEGATO O L’AGENTE
RESPONSABILE PER LA CONSEGNA DI QUESTA
COMUNICAZIONE AL DESTINATARIO DESIGNATO, IL
LETTORE NON PUÒ UTILIZZARE, COPIARE, RIVELARE O
DIVULGARE ALCUNA INFORMAZIONE PRESENTE IN QUESTA
COMUNICAZIONE. IN QUESTO CASO, IL LETTORE È TENUTO
A DISTRUGGERE QUESTA COMUNICAZIONE E AD AVVISARE
IL MITTENTE INVIANDOGLI UNA E-MAIL DI RISPOSTA.”
66
Le informazioni riservate che includono i dati che richiedono la
trasmissione elettronica che devono essere trasmesse a un
destinatario esterno devono essere inviate sul nostro sito FTP sicuro.
Se il destinatario designato non può accedere al nostro sito FTP, i dati
devono essere scaricati su un nastro o su un disco e inviati al
destinatario designato con spedizione prioritaria tramite corriere e
con ricevuta di ritorno.
Archiviazione di informazioni riservate
Abbiamo la responsabilità di garantire che tutte le Informazioni
riservate vengano archiviate in sicurezza nel seguente modo:
• le Informazioni riservate devono essere archiviate in un
classificatore o in un archivio adeguato possibilmente chiuso
a chiave
• le porte dell’ufficio devono essere chiuse quando l’ufficio non
è sorvegliato
• le Informazioni riservate non devono essere lasciate
incustodite nella propria postazione o in altre aree facilmente
accessibili
• le Informazioni riservate devono essere archiviate su
computer nella rete aziendale e su computer portatili della
Società che richiedano il codice di identificazione dell’utente
e la password personale
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