La Tecnica NTG
2a e 2b
Analisi
Progettazione e
Miglioramento
dei Processi
Obiettivi della Tecnica NTG 2b
a ) Analisi e diagnosi del “come” della produzione e dei processi
b ) Individuazione degli indici di efficienza ed efficacia e dei processi
c ) Individuazione delle eventuali patologie organizzative
d ) Miglioramento dei processi e della produzione
ATTIVITA’ MANSIONE
Insieme di attività/procedura delle posizioni di
lavoro i cui risultati sono destinati a o richiesti
da altre posizioni di lavoro.
Attività delle posizioni di lavoro i cui risultati
costituiscono i dati base ai fini dell’analisi e
valutazione delle attività/processo delle strutture
interessate.
ATTIVITA’ MANSIONE
L’attività/mansione costituisce la minima
attività di valutazione nel Sistema NTG, che,
in linea generale, non si interessa delle
procedure, ma dei risultati che, tramite una
data organizzazione, esse producono
ESEMPI DI ATTIVITA’ MANSIONE
STRUTTURA ORGANIZZATIVA: Ufficio protocollo e archivio
ATTIVITA’/PROCESSO: Smistamento corrispondenza
PRODOTTO/PROCESSO: Corrispondenza smistata
PROCESSO: registrazione e smistamento corrispondenza
UNITA’ DI MISURA: numero
ESEMPI DI ATTIVITA’ MANSIONE
PRIMO CASO
Struttura organizzativa: Affari generali
unica attività mansione: ritiro, apertura, registrazione, selezione e
distribuzione corrispondenza
posizione di lavoro interessata: dipendente con qualifica di applicato
ESEMPI DI ATTIVITA’ MANSIONE
SECONDO CASO
1) attività mansione di avvio: ritiro corrispondenza da ufficio
postale e consegna alla posizione di lavoro n°2
posizione di lavoro interessata n°1: pulizia locali e trasporto corrispondenza
operatori addetti: commessi
2) attività mansione: apertura e ripartizione corrispondenza per
uffici e consegna alla posizione di lavoro n°1
posizione di lavoro interessata n°2: protocollo
operatore addetto: dipendente con qualifica di segretario
ESEMPI DI ATTIVITA’ MANSIONE
SECONDO CASO
3) attività mansione di uscita: trasporto corrispondenza al centro
elaborazione dati per la registrazione informatica e trasporto
della corrispondenza agli uffici interessati
posizione di lavoro interessata n°1: pulizia locali e trasporto corrispondenza
operatori addetti: commessi
CLASSIFICAZIONE DELLE ATTIVITA’
MANSIONE
DISTINZIONE PER CONTENUTO
Un’attività mansione può consistere in:
trasporto
passaggio da un soggetto ad un altro (si
identifica come mansione solo quando
necessita di un tempo significativo per essere
realizzato)
controllo attività di verifica del lavoro effettuato nella
attività mansione precedente
operazione tutto ciò che non è né trasporto né controllo
(definizione residuale)
ATTIVITA’ MANSIONE OPERAZIONE
Si ha un’operazione quando qualcosa viene
creata, modificata, aggiunta o registrata,
quando viene effettuato un calcolo o presa una
decisione. Si definisce come operazione
quell’attività che non è né trasporto, né
controllo (definizione residuale).
È l’attività più direttamente finalizzata a
realizzare l’attività/processo e a conseguire i
prodotti finali in cui tale attività si concretizza
OPERAZIONE (esempi)
PRODOTTO di PROCESSO: gara di appalto
PROCESSO: indizione e realizzazione gara di appalto
1) operazione: predisposizione testo dell’avviso di gara
posizione lavoro interessata: funzionario
2) operazione: dattiloscrittura del testo dell’avviso di gara
posizione lavoro interessata: applicato
3) operazione: registrazione nell’apposito protocollo, delle
richieste di invito alla gara presentata dalle ditte interessate
posizione lavoro interessata: applicato
ATTIVITA’ MANSIONE CONTROLLO
Si definisce controllo l’attività svolta da una
persona e finalizzata al riesame di precedenti
operazioni effettuate da altra persona, per
accertarne la correttezza e la corrispondenza a
norme giuridiche, a regole tecniche o di buona
amministrazione.
CONTROLLO (esempi)
PRODOTTO di PROCESSO: gara di appalto
PROCESSO: indizione e realizzazione gara di appalto
1) controllo: controllo dell’esattezza dell’avviso di gara
dattiloscritto
posizione lavoro interessata: funzionario
2) controllo: controllo per l’inoltra alla giunta
posizione lavoro interessata: assessore delegato
ATTIVITA’ MANSIONE TRASPORTO
Il trasporto consiste nella relazione
spazio-tempo che unisce fra loro le operazioni
ed i controlli.
L’attività trasporto collega tra loro altre due
attività; conseguentemente, avendo definito
l’attività mansione quella svolta da una
persona, questa attività, assume rilevanza nel
Sistema NTG solo se il trasporto viene svolto
da una persona dell’organizzazione.
TRASPORTO (esempi)
PRODOTTO di PROCESSO: gara di appalto
PROCESSO: indizione e realizzazione gara di appalto
1) trasporto: trasmissione dello schema dell’atto deliberativo di
aggiudicazione dei lavori dal funzionario che lo ha predisposto
all’ufficio copia
posizione lavoro interessata: funzionario
2) trasporto: trasmissione dello schema dattiloscritto dell’atto
deliberativo dall’ufficio copia al funzionario che lo ha
predisposto
posizione lavoro interessata: applicato
TRASPORTO (esempi)
3) trasporto: trasmissione dello schema dell’atto deliberativo dal
funzionario che lo ha predisposto alla segreteria dell’assessore
delegato
posizione lavoro interessata: applicato
CLASSIFICAZIONE DELLE ATTIVITA’
MANSIONE
DISTINZIONE PER SCANSIONE TEMPORALE
Un’attività mansione può essere:
successiva (S)
ha inizio solo quando ha termine
una attività mansione precedente
parallela (P)
ha inizio in contemporanea con altre
alternativa (A) viene avviata solo in alternativa ad
un’altra
ATTIVITA’ MANSIONE SUCCESSIVE
Sono successive quelle attività mansione che si
succedono sequenzialmente nel tempo., nel
senso che un’attività mansione si definisce
successiva ad un’altra quando essa inizia dopo
che l’altra si è conclusa.
ATTIVITA’ MANSIONE SUCCESSIVE (esempi)
1) operazione: predisposizione lettera manoscritta
posizione lavoro interessata: funzionario
2) operazione: trasporto della lettera dal funzionario all’ufficio
copia
posizione lavoro interessata: commesso
3) operazione: dattiloscrittura della lettera
posizione lavoro interessata: dattilografo
4) operazione: trasporto della lettera dal dattilografo al
funzionario
posizione lavoro interessata: commesso
ATTIVITA’ MANSIONE SUCCESSIVE (esempi)
5) operazione: verifica rispondenza lettera manoscritta con lettera
dattiloscritta
posizione lavoro interessata: funzionario
6) operazione: trasporto della lettera dal funzionario al dirigente
per la firma
posizione lavoro interessata: commesso
7) operazione: valutazione definitiva, nella forma e nei contenuti,
firma ed invio all’ufficio corrispondenza
posizione lavoro interessata: dirigente
ATTIVITA’ MANSIONE ALTERNATIVE
Sono alternative fra loro quelle attività
mansione che attivano percorsi alternativi
rispetto alla realizzazione del prodotto/processo.
ATTIVITA’ MANSIONE ALTERNATIVE (esempi)
Esempio 1
•
operazione: esame domanda ed inoltro all’ufficio interessato se
la documentazione è completa
posizione lavoro interessata: impiegato
•
operazione: esame domanda e richiesta integrazione agli
interessati, se la documentazione è incompleta
posizione lavoro interessata: impiegato
ATTIVITA’ MANSIONE ALTERNATIVE (esempi)
Esempio 2
•
controllo: controllo regolarità contratto per importo uguale o
inferiore a venti milioni di lire
posizione lavoro interessata: funzionario
•
controllo: controllo regolarità contratto per importo superiore a
venti milioni di lire
posizione lavoro interessata: dirigente
ATTIVITA’ MANSIONE PARALLELE
Sono parallele fra loro quelle attività mansione
che, rispetto alla realizzazione dello stesso
prodotto, si effettuano contemporaneamente per
tutto o parte del tempo di esecuzione.
ATTIVITA’ MANSIONE PARALLELE (esempi)
Esempio 1
PRODOTTO: intervento chirurgico
•
operazione: intervento chirurgico
posizione lavoro interessata: medico chirurgo
•
operazione: anestesia
posizione lavoro interessata: anestesista
•
operazione: assistenza infermieristica
posizione lavoro interessata: infermiere
ATTIVITA’ MANSIONE PARALLELE (esempi)
Esempio 2
PRODOTTO: manovra di carri in una stazione ferroviaria
•
controllo: coordinamento e controllo manovra
posizione lavoro interessata: capo squadra manovra
•
operazione: guida carrello motore di manovra
posizione lavoro interessata: carrellista
•
operazione: esecuzione manovre
posizione lavoro interessata: due manovratori
ATTIVITA’ MANSIONE PARALLELE (esempi)
Esempio 3
PRODOTTO: ricerche effettuate
•
operazione: esecuzione coordinamento ricerca
posizione lavoro interessata: ricercatore capo
•
operazione: esecuzione ricerca
posizione lavoro interessata: tre ricercatori
ATTIVITA’ MANSIONE PARALLELE (esempi)
Esempio 4
PRODOTTO: accettazione conti correnti postali
•
controllo: coordinamento e controllo conti correnti postali
posizione lavoro interessata: capo turno sportelleria
•
operazione: accettazione conti correnti sportello n° 1
posizione lavoro interessata: impiegato n° 1
•
operazione: accettazione conti correnti sportello n° 2
posizione lavoro interessata: impiegato n° 2
•
operazione: accettazione conti correnti sportello n° 3
posizione lavoro interessata: impiegato n° 3
ATTIVITA’ MANSIONE PARALLELE (esempi)
Esempio 5
PRODOTTO: stipendi
•
operazione: calcolo retribuzioni base
posizione lavoro interessata: impiegato n° 1
•
operazione: calcolo indennità di missione e competenze
accessorie
posizione lavoro interessata: impiegato n° 2
•
operazione: calcolo trattenute fiscali ed assicurative
posizione lavoro interessata: impiegato n° 3
LE INATTIVITA’
Le inattività costituiscono un blocco del
processo durante il quale non vi è alcun
intervento di operatori. L’inattività si riferisce
non all’operatore, bensì al processo.
In relazione alle responsabilità connesse allo
stallo del processo, le inattività si distinguono
in attesa e deposito.
ATTESA
Si definisce attesa la sosta nell’iter del processo
relativo al prodotto/processo, con assenza di
attività, la cui responsabilità è della struttura
interessata
ATTESA (esempi)
RESPONSABILITA’ DI NATURA ORGANIZZATIVA
INTERNA A CIASCUNA POSIZIONE LAVORO
• sosta della lettera da portare da un ufficio ad un altro a cura di
un commesso in attesa della registrazione che sta effettuando
della corrispondenza
• sosta del controllo di una pratica di concessione edilizia da
parte del dirigente del settore urbanistica, mentre sta
controllando un piano di urbanizzazione di commercio
• sosta del controllo da parte dell’Assessore delegato, mentre è
impegnato nei lavori di giunta
• sosta nella dattiloscrittura perché la dattilografa è impegnata a
dattiloscrivere altre lettere
ATTESA (esempi)
RESPONSABILITA’ DI NATURA ESTERNA A CIASCUNA
POSIZIONE LAVORO MA INTERNA ALLA STRUTTURA
CUI IL PROCESSO SI RIFERISCE
• sosta della lettera da portare da un ufficio ad un altro a cura di
un commesso in attesa che arrivi l’ora per la distribuzione delle
lettere ai vari uffici
• sosta del controllo di una pratica di concessione edilizia da
parte del dirigente del settore urbanistica, mentre attende una
integrazione di notizie da parte dell’ufficio urbanistica da lui
dipendente
•sosta del controllo da parte dell’Assessore delegato, mentre
attende integrazione di documenti da uno degli uffici
dell’assessorato stesso
ATTESA (esempi)
RESPONSABILITA’ DOVUTE AL “LASSISMO”
PERSONALE
• sosta della lettera da portare da un ufficio ad un altro a cura di
un commesso in attesa di “averne voglia”
• sosta del controllo di una pratica di concessione edilizia da
parte del dirigente mentre legge il giornale
• sosta del controllo da parte dell’assessore delegato mentre
telefona agli amici
• sosta nella dattiloscrittura di una lettera in attesa della lunga
chiacchierata con il vicino
DEPOSITO
Si definisce deposito la sosta nell’iter del
processo con assenza di attività, la cui
responsabilità è esterna alla struttura
interessata.
DEPOSITO (esempi)
RESPONSABILITA’ ESTERNA AL SETTORE MA INTERNA
ALL’ENTE
• sosta della lettera da portare da un ufficio ad un altro in attesa
del commesso di “altro settore” che ha la responsabilità del
trasferimento della lettera
• sosta del controllo di una pratica di concessione edilizia da
parte del dirigente del settore urbanistica, mentre attende
un’integrazione di notizie e pareri da parte del dirigente del
settore affari legali
• sosta del controllo da parte dell’Assessore delegato, mentre
attende integrazione di documenti da uno degli uffici di un altro
assessorato
DEPOSITO (esempi)
RESPONSABILITA’ ESTERNA AL SETTORE ED ESTERNA
ANCHE ALL’ENTE
• sosta del controllo di una pratica di concessione edilizia da
parte del dirigente del settore urbanistica, mentre attende il
parere dei Vigili del Fuoco
• sosta del controllo da parte dell’Assessore delegato, mentre
attende il parere del CORECO
IL PROCESSO
Il processo è l’insieme di attività mansione e di
inattività mediante le quali si realizza un
prodotto/processo.
FASE di PROCESSO
Parte di un processo costituita da un insieme
coordinato ed interagente di attività mansione e
di inattività individuate per evidenziare
segmenti di una procedura significativa ai fini
dell’analisi del processo stesso.
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
Esempio 1
PRODOTTO di PROCESSO: provvedimento qualsiasi ma a
richiesta di un interessato
PROCESSO: provvedimento
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
1) Fase accettazione domanda (S)
1.1) operazione d’ingresso (S): accettazione e protocollazione
domanda e consegna della domanda all’impiegato per esame
preliminare
posizione lavoro interessata: impiegato n° 1
1.2) operazione (S): esame preliminare congruità della domanda e
sufficienza documentazione e consegna della domanda al
funzionario
posizione lavoro interessata: impiegato n° 2
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
2) Fase istruttoria (S)
2.1) operazione (S): analisi, valutazione della domanda e
predisposizione manoscritta del provvedimento
posizione lavoro interessata: funzionario
2.2) trasporto (S): trasporto del provvedimento manoscritto dal
funzionario all’ufficio copia
posizione lavoro interessata: commesso
2.3) operazione (S): dattiloscrittura provvedimento
posizione lavoro interessata: dattilografo
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
2) Fase istruttoria (S)
2.4) trasporto (S): trasporto del provvedimento dattiloscritto al
funzionario
posizione lavoro interessata: commesso
2.5) controllo (S): verifica rispondenza tra provvedimento
dattiloscritto e provvedimento manoscritto
posizione lavoro interessata: funzionario
2.6) trasporto (S): trasporto provvedimento dal funzionario al
dirigente per la firma
posizione lavoro interessata: commesso
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
3) Fase conclusione (S)
3.1) operazione (S): valutazione definitiva, nella forma e nei
contenuti, firma e restituzione al funzionario
posizione lavoro interessata:dirigente
3.2) operazione (S): verifica dell’apposizione della firma,
registrazioni varie
posizione lavoro interessata: funzionario
3.3) trasporto (S): trasporto provvedimento dal funzionario
all’ufficio corrispondenza
posizione lavoro interessata: commesso
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
3) Fase conclusione (S)
3.4) operazione di uscita (S): protocollazione provvedimento ed
invio per posta all’interessato
posizione lavoro interessata:impiegato
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
Esempio 2
PRODOTTO di PROCESSO: contratto stipulato
PROCESSO: contratto stipulato
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
1) Fase accettazione domanda (S)
operazione d’ingresso (S): analisi e valutazione contenuti,
modalità e prezzi relativi al contratto - messa a punto bozza di
contratto
posizione lavoro interessata: impiegato
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
2) Fase (S): controllo contenuti e prezzi del contratto
2.1) fase (S): trasferimento bozza di contratto per il contratto
2.1.1) trasporto (A): trasferimento della bozza di contratto al
funzionario se l’importo è inferiore a venti milioni di lire
posizione lavoro interessata: commesso
2.1.2) trasporto (A): trasferimento della bozza di contratto al
dirigente se l’importo è uguale o superiore a venti milioni di lire
posizione lavoro interessata: commesso
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
2) Fase (S): controllo contenuti e prezzi del contratto
2.2) fase (S): controllo regolarità contratto
2.2.1) controllo (A): controllo regolarità contratto per importo
inferiore a venti milioni di lire
posizione lavoro interessata: funzionario
2.2.2) controllo (A): controllo regolarità contratto per importo
uguale o superiore a venti milioni di lire
posizione lavoro interessata: dirigente
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
2) Fase (S): controllo contenuti e prezzi del contratto
2.3) fase (S): trasferimento bozza di contratto dal controllo
all’impiegato
2.3.1) trasferimento (A): trasferimento della bozza di contratto dal
funzionario, nel caso di importo inferiore a venti milioni di lire, al
direttore generale per l’approvazione definitiva
posizione lavoro interessata: commesso
2.3.2) trasferimento (A): trasferimento della bozza di contratto dal
dirigente, nel caso di importo uguale o superiore a venti milioni di
lire, al direttore generale per l’approvazione definitiva
posizione lavoro interessata: commesso
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
2) Fase (S): controllo contenuti e prezzi del contratto
2.4) fase (S): approvazione del contratto
2.4) operazione (S): approvazione del contratto e consegna
all’impiegato per la stesura definitiva del contratto
posizione lavoro interessata: direttore generale
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
3) Fase (S): firma e conclusione contratto
3.1) fase (S): firma del contratto da parte del direttore generale
3.1.1) operazione (P): stesura definitiva del contratto, ottenimento
del visto del funzionario per importi inferiori a venti milioni di lire
e firma del direttore
posizione lavoro interessata: impiegato
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
3) Fase (S): firma e conclusione contratto
3.1) fase (S): firma del contratto da parte del direttore generale
3.1.2) fase (P): controllo da parte della dirigenza intermedia
3.1.2.1) controllo (A): visto da parte del funzionario, per importi
inferiori a venti milioni di lire
posizione lavoro interessata: funzionario
3.1.2.2) controllo (A): visto da parte del dirigente, per importi
uguali o superiori a venti milioni di lire
posizione lavoro interessata: dirigente
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
3) Fase (S): firma e conclusione contratto
3.1) fase (S): firma del contratto da parte del direttore generale
3.1.3) operazione (P): firma del contratto da parte del direttore
generale
posizione lavoro interessata: direttore generale
“FASIZZAZIONE” del PROCESSO (esempi)
3) Fase (S): firma e conclusione contratto
3.2) fase (S): firma del contratto da parte del contraente esterno e
conclusione
3.2.1) operazione (S): invito al contraente esterno per la firma del
contratto
posizione lavoro interessata: impiegato
3.2.2) deposito (S): attesa per firma da parte del contraente
posizione lavoro interessata: impiegato
3.2.3) operazione di uscita (S): firma del contratto da parte del
contraente esterno e registrazioni varie
posizione lavoro interessata: impiegato
TEMPI DI PROCESSO
Nel Sistema NTG il tempo che viene
evidenziato in via prioritaria è il tempo medio
di attività mansione e di inattività; come
sottoprodotto viene individuato anche il tempo
di lavoro stimato.
TEMPO MEDIO DI ESECUZIONE
ATTIVITA’ MANSIONE
Si definisce tempo medio di attività mansione
Tm il periodo di tempo da quando la pratica o
l’affare “arriva” nelle responsabilità della
persona cui l’attività mansione si riferisce a
quando ne “esce”
DI
TEMPO MEDIO DI ESECUZIONE
ATTIVITA’ MANSIONE
Si avrà:
TmOS = tempo medio di operazione successiva
TmOA = tempo medio di operazione alternativa
TmOP = tempo medio di operazione parallela
DI
TEMPO MEDIO DI ESECUZIONE
ATTIVITA’ MANSIONE
Si avrà:
TmCS = tempo medio di controllo successivo
TmCA = tempo medio di controllo alternativo
TmCP = tempo medio di controllo parallelo
DI
TEMPO MEDIO DI ESECUZIONE
ATTIVITA’ MANSIONE
Si avrà:
TmTS = tempo medio di trasporto successivo
TmTA = tempo medio di trasporto alternativo
TmTP = tempo medio di trasporto parallelo
DI
TEMPO MEDIO DI ATTESA
Si definisce tempo medio di attesa relativo ad
un’attività mansione il tempo medio
complessivo somma di tutti i periodi di tempo
relativi all’attività mansione stessa, durante i
quali la pratica o l’affare attendono senza
essere interessati da alcuna attività lavorativa
È dato dalla differenza tra tempo medio di esecuzione
dell’attività mansione cui si riferisce e tempo di lavoro
stimato per l’attività mansione stessa
TEMPO MEDIO DI ATTESA
Si avrà:
tempo medio di operazione successiva
TmOS = (Tm AtOS + TlsOS)
tempo medio di attesa relativo ad OS
TmAtOS = (TmOS - TlsOS)
TEMPO MEDIO DI ATTESA
Si avrà:
tempo medio di operazione alternativa
TmOA = (Tm AtOA + TlsOA)
tempo medio di attesa relativo ad OA
TmAtOA = (TmOA - TlsOA)
TEMPO MEDIO DI ATTESA
Si avrà:
tempo medio di operazione parallela
TmOP = (Tm AtOP + TlsOP)
tempo medio di attesa relativo ad OP
TmAtOP = (TmOP - TlsOP)
TEMPO MEDIO DI DEPOSITO
Si definisce tempo medio di deposito l’intervallo
di tempo da quando il processo comincia a
quando cessa di attendere per l’esecuzione di
attività mansione esterne alla struttura o
all’organizzazione
Il deposito è quindi un’inattività che collega due
attività mansione relative ad una stessa persona,
ma fuori dalla responsabilità della struttura
TEMPO MEDIO DI DEPOSITO
Si avrà:
TmDS = tempo medio di deposito successivo
TmDA = tempo medio di deposito alternativo
TmDP = tempo medio di deposito parallelo
TEMPO DI LAVORO STIMATO
Il tempo di lavoro stimato Tls relativo ad
un’attività mansione è costituito dal totale della
presenza effettiva che la persona dedica
mediamente all’attuazione completa dell’attività
mansione stessa
Il tempo di lavoro stimato è costituito da solo
lavoro, mentre il tempo effettivo medio Te ingloba
anche quota parte della presenza di non lavoro
della persona
TEMPO DI LAVORO STIMATO
Il tempo di lavoro stimato ha un grado di
verosimiglianza molto limitato ed è valido solo
per la struttura interessata dall’analisi e per il
periodo di immutata situazione tecnologicoprocedurale.
TEMPO MEDIO DELLA FASE DI PROCESSO
Il Tm di una fase di processo è costituito:
dalla somma dei tempi medi delle attività mansione
e delle fasi successive in essa comprese
dalla media ponderata dei tempi medi delle attività
mansione e delle fasi alternative in essa comprese,
in cui il peso è rappresentato dalla percentuale di
frequenza relativa all’alternativa interessata
rispetto al totale dei casi
dal tempo medio più lungo fra quelli delle attività
mansione e delle fasi parallele in essa comprese
TEMPO DI LAVORO STIMATO
FASE DI PROCESSO
DELLA
Il Tls di una fase di processo è costituito:
dalla somma dei tempi di lavoro stimati delle
attività mansione e delle fasi successive in essa
comprese
dalla media ponderata dei tempi di lavoro stimati
delle attività mansione e delle fasi alternative in
essa comprese, in cui il peso è rappresentato dalla
percentuale di frequenza relativa all’alternativa
interessata rispetto al totale dei casi
dalla somma dei tempi di lavoro stimati delle
attività mansione e delle fasi parallele in essa
comprese
ANALISI DEI PROCESSI
Nell’ambito del Sistema NTG una procedura
si analizza solo in funzione del miglioramento
concreto dell’efficienza e dell’efficacia di un
determinato prodotto.
Migliore efficienza
Riduzione del Tls
e quindi del Te
Migliore efficacia
Riduzione del Tm
Non è detto che un processo sia comunque da
modificare
Ogni qualvolta si verifichino interventi normativi
occorre un’analisi e valutazione dell’impatto degli
interventi normativi e/o organizzativi sui processi
esistenti al fine di migliorare il nuovo processo
Occorre sempre analizzare e migliorare un nuovo
processo, tenendo conto delle risorse disponibili e
degli altri processi esistenti: particolare attenzione
deve essere dedicata a quei nuovi processi che sono
conseguenza di nuove attività assegnate alla
struttura
Occorre limitarsi ad analizzare il processo solo
per la parte che riguarda la propria struttura (per
motivi di “incompetenza” e per evitare eventuali
“risentimenti” altrui
Occorre contribuire ad ottimizzare i processi in
comune con altre strutture
PROCESSO E PRODOTTO/PROCESSO
Non è consentita l’analisi di un processo non riferito ad
un prodotto/processo esplicitamente individuato
1) corrispondenza tra processo e prodotto/processo
nella LAPP, ad ogni prodotto/processo corrisponde
un determinato processoe, una volta individuato il
prodotto/processo viene automaticamente
individuata la struttura dalla quale “esce”
PROCESSO E PRODOTTO/PROCESSO
2) corrispondenza tra posizioni lavoro coinvolte in
un processo e posizioni lavoro partecipanti alla
realizzazione del prodotto/processo
3) individuazione delle attività mansione di
ingresso e di uscita dalla struttura
con l’attività di ingresso inizia il processo del quale
la struttura è responsabile, con quella di uscita si
conclude
PROCESSO E PRODOTTO/PROCESSO
4) individuazione delle rimanenti attività mansione
per ogni attività mansione va esplicitato:
- qualificazione (operazione, controllo, trasporto)
- tipologia di collegamento temporale con le altre
attività (successiva, alternativa, parallela)
- tempo di esecuzione Tm (intervallo di tempo che
itercorre da quando il processo entra nella
responsabilità della persona interessata a quando
ne esce)
PROCESSO E PRODOTTO/PROCESSO
4) individuazione delle rimanenti attività mansione
- tempo di lavoro stimato Tls (tempo di lavoro che la
persona dedica complessivamente mediamente al
processo durante il periodo Tm)
- tempo di deposito TmD (il tempo di attesa TmAt
viene calcolato automaticamente per differenza tra
Tm e Tls)
- numero medio di prodotti (il Tls va diviso per il
numero medio di prodotti)
PROCESSO E PRODOTTO/PROCESSO
5) fasizzazione del processo
la fasizzazione è necessaria pere raggruppare fra
loro attività mansione e può avvenire a diversi
livelli di aggregazione
PROCESSO E PRODOTTO
ISTITUZIONALE
O VENDIBILE
Il processo di un prodotto istituzionale o vendibile
è costituito dall’insieme dei processi dei
prodotti/processo che lo compongono
Mentre il processo del prodotto/processo ,in
quanto tale, si esaurisce nell’ambito della
struttura, quello relativo al prodotto istituzionale
o vendibile riguarda tutta l’organizzazione
EQUAZIONE DI PRODUTTIVITA’
Tmp = (TmO + TmC + TmT + TmAt + TmD)P
P = prodotto/processo, o istituzionale, o vendibile
 quanto più si abbassa TmP, tanto più si riduce
il tempo del processo necessario a produrre i
prodotti del tipo
 quanto più bassi sono TmD e TmAt, tanto più
il processo è efficace
 quanto più basso è TmT, tanto più il processo è
efficace
EQUAZIONE DI PRODUTTIVITA’
Tmp = (TmO + TmC + TmT + TmAt + TmD)P
P = prodotto/processo, o istituzionale, o vendibile
 quanto più basso è TmC e TmO, tanto più il
processo è tempestivo (rimanendo però entro
certi limiti, oltrepassando i quali si pregiudicano
accuratezza del prodotto ed efficacia del
processo)
EQUAZIONE DI PRODUTTIVITA’
Per una migliore valutazione si convertono i valori
assoluti dell’equazione in valori percentuali
100%Tmp = KO + KC + KT + KAt + KD
dove:
KO = TmO x 100 : TmP
KC = TmC x 100 : TmP
KT = TmT x 100 : TmP
KD = TmD x 100 : TmP
KAt = TmAt x 100 : TmP
EQUAZIONE DI PRODUTTIVITA’
 valori alti di KAt sono segno di lassismo e
disorganizzazione all’interno della struttura
interessata dall’analisi
 valori alti di KD sono segno di patologie
esterne (eccessivi controlli, disorganizzazioni…)
 valori alti di KT sono segno di eccessiva
frammentazione del processo (cattiva
dislocazione di risorse umane e strumentali)
EQUAZIONE DI PRODUTTIVITA’
 valori alti di KC sono segno di eccessiva
attività di controlli interni
 valori alti di KO sono segno, generalmente, di
relativa efficacia del processo
INDICI DI PRODUTTIVITA’
Il Sistema NTG permette di individuare una
serie di indici comparabili che facilitano
confronti, relazioni e conseguenti trasferimenti
di interventi migliorativi
Il grado di produttività di un processo è tanto più
elevato quanto più sono bassi tali indici: il
miglioramento di ciascuno di essi comporta
comunque un miglioramento del processo
INDICI DI PRODUTTIVITA’
TEMPO MEDIO DI PROCESSO TmP
Il tempo medio di un processo relativo ad un prodotto
finale P è la distanza di tempo che intercorre tra il
momento in cui si avvia l’attività mansione in ingresso
e quello in cui termina l’attività mansione in uscita
TEMPO MEDIO EFFETTIVO DI PRODUZIONE Te
Il tempo di lavoro stimato di un processo relativo ad
un prodotto finale P è il tempo complessivo lavorato
da tutti gli operatori che concorrono alla
realizzazione di quel prodotto
INDICI DI PRODUTTIVITA’
INDICE DI INATTIVITA’ DEL PROCESSO IIP
IiP è dato dal rapporto fra la somma dei tempi di
deposito e di attesa ed il tempo totale del processo; mette
in evidenza il grado di inattività mediamente presente
INDICE DI FRAMMENTAZIONE DEL PROCESSO IFP
Ifp è dato dalla somma del numero delle attività
mansione e delle inattività presenti nel processo; mette
in evidenza il grado di spezzettamento
INDICI DI PRODUTTIVITA’
Sono indici di eccellenza di un processo relativo
ad un dato prodotto presente in N
organizzazioni, quegli indici con più basso valore
concretamente rilevati nelle N organizzazioni
MIGLIORAMENTO DEL PROCESSO
OBIETTIVI DI MIGLIORAMENTO
PRODURRE
DI
PRODURRE
MEGLIO
PIU’
PRODURRE
PRIMA
PRODURRE AL MEGLIO
UN NUOVO PRODOTTO
PRODURRE
MINOR COSTO
A
PRODURRE AL MEGLIO UN
PRODOTTO MODIFICATO
OBIETTIVI
Produrre di più
Produrre prima
Produrre meglio
Produrre a minori costi
Produrre al meglio un
nuovo prodotto
Produrre al meglio un
prodotto modificato
METODO
AUTOGENO
R
A
G C
I R
O E
N A
A T
M I
E V
N O
T
O
TRASFERIMENTO
R
A
G
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T
O
C
R
E
A
T
I
V
O
+
I
M
I
T
A
Z
I
O
N
E