ORGANIZZAZIONE E
SISTEMI INFORMATIVI
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Organizzazione e Sistemi Informativi
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INDICE
1. Organizzazioni, risorse e processi
2. I Processi e le strutture organizzative
3. Il sistema Informativo e il sistema informatico
4. La classificazione dei processi e delle decisioni aziendali
5. Evoluzione dei sistemi informatici da settoriali a integrati
6. L’informatica come disciplina organizzativa e tecnologica
7. Le tipologie dei dati
8. Le tipologie di Sistemi informativi
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ORGANIZZAZIONI
RISORSE E PROCESSI
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Struttura di un’azienda
Suddivisione dell’organizzazione in differenti sistemi
con compiti ed obiettivi specifici che cooperano
attraverso legami di tipo gerarchico e funzionale
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Risorse Aziendali
Risorsa è tutto ciò con cui la azienda opera, sia materiale
che immateriale, per perseguire i suoi obiettivi.
Risorse interne (dirette)
• di scambio: I prodotti o i servizi offerti da un'azienda
• di struttura: i materiali utilizzati, gli immobili, il denaro e le
persone utilizzate per produrre
• di gestione: norme,deleghe, piani, informazioni
Risorse esterne (indirette):
L'ambiente sociale e gli altri operatori economici.
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Differenti Classificazioni delle risorse
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Definizione classica di processo aziendale
Un processo è l’insieme delle attività (sequenze di
decisioni e azioni) che l’organizzazione nel suo
complesso svolge per gestire il ciclo di vita
(pianificazione, acquisizione, gestione) di una risorsa o
di un gruppo omogeneo di risorse.
Ad es., per le risorse umane, si possono definire processi di:
• pianificazione: pianificazione dell'organico, pianificazione
dell'assegnazione di persone ad attività, pianificazione della
formazione e dell'addestramento;
• acquisizione: selezione, assunzione, formazione iniziale;
• gestione: assegnazione alle attività, valutazione, avanzamenti e
rotazioni, adeguamento dei salari, aggiornamento professionale.
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I PROCESSI E LE STRUTTURE
ORGANIZZATIVE
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Nuova definizione di Processo Aziendale
Un insieme di attività interrelate svolte da una o più strutture
organizzative:
• finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e
misurabile (il prodotto/servizio interno o esterno)
• che contribuisce al raggiungimento della missione
dell'organizzazione
• che trasferisce valore al fruitore del servizio (il cliente, anche in
questo caso, interno o esterno).
I compiti e le responsabilità delle strutture organizzative sono
codificate in norme o procedure che regolano il processo.
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Nuova definizione di Processo Aziendale
Se le singole strutture organizzative operano con le proprie
risorse umane e utilizzano altre risorse (finanziarie, logistiche,
materiali e strumentali, informative, tecnologiche), tutte
queste dovranno essere integrate per il raggiungimento
dell’obiettivo del processo.
Il processo in questa accezione è quindi elemento
di omogeneizzazione dell’organizzazione.
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Processi e strutture organizzative
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IL SISTEMA INFORMATIVO E IL SISTEMA
INFORMATICO
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La risorsa informazione
Un caso molto particolare di risorsa su cui operano tutte le
aziende è l'informazione.
L'informazione è infatti una risorsa che riguarda tutte le altre
risorse.
I processi, per poter operare, hanno bisogno di conoscere la
risorsa o le risorse su cui agiscono, in altri termini hanno bisogno
di informazioni.
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La risorsa informazione
Per esempio, ciascuno dei processi per il trattamento
della la risorsa personale ha bisogno di informazioni:
• i processi di pianificazione della risorsa hanno bisogno
dei dati sulla disponibilità, sul mercato del lavoro, di
personale con specifiche caratteristiche professionali
• i processi di acquisizione richiedono la gestione delle
informazioni relative alle persone contattate, per poterle
valutare e definire quindi le necessità formative
• i processi di gestione hanno bisogno di informazioni
sulle singole persone in organico.
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Il sistema informativo
I PROCESSI
di trattamento
(raccolta,
archiviazione, elaborazione, distribuzione) della
risorsa INFORMAZIONE costituiscono, nel loro
complesso, il sistema informativo.
Per identificare tali processi si segue lo stesso approccio del
ciclo di vita introdotto più in generale per le risorse.
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Risorsa informazione e risorsa personale
Considerando le informazioni, relative alle presenze/assenze:
• nella pianificazione sono definite quali informazioni siano di
effettivo interesse (gli orari di ingresso e di uscita del personale, le
assenze e la loro motivazione);
• nell'acquisizione sono definite le procedure di ingresso di tali
informazioni nel sistema (gli orari tramite badge e lettore di
badge all'ingresso e all'uscita del personale, le assenze tramite
comunicazione scritta della segreteria degli assenti);
• nella gestione sono definite le procedure di elaborazione delle
informazioni (il resoconto mensile per il computo dei ritardi e
delle ore di straordinario, il computo delle assenze per tipologia e
la comunicazione agli uffici competenti).
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Verso il sistema informatico
Prima dell'introduzione degli elaboratori elettronici, i processi
informativi all'interno delle organizzazioni venivano gestiti con
metodi manuali (complesse e lunghe procedure di registrazione
dati su supporti cartacei, di archiviazione documenti, di ricerca
su schedari, ...)
L’introduzione delle ICT ha invece permesso:
• di accelerare l'esecuzione dei processi informativi, mettendo a
disposizione facili e rapide procedure di registrazione,
archiviazione, elaborazione, ricerca dei dati.
• di pensare ad una razionalizzazione dei processi informativi.
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Il sistema informatico
Il sistema informatico è quella parte del
sistema informativo che consente di:
•
•
•
•
raccogliere,
archiviare,
elaborare,
scambiare
le informazioni mediante l’uso delle ICT.
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I servizi informatici: supporto ai processi
aziendali
Processi
Aziendali
Sistema
Aziendale
Processi
informativi
Sistema
informativo
Processi
informativi
automatizzati
Sistema
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Servizi
informatici
Informatico
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LA CLASSIFICAZIONE DEI PROCESSI
E DELLE DECISIONI AZIENDALI
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La Teoria di Anthony
Secondo Anthony la vita di un'azienda dipende:
• dalla definizione degli obiettivi strategici dell'azienda:
• quali sono i prodotti o servizi su cui l'azienda punta di più
• quale è il mercato su cui l'azienda vuole affermarsi, etc.;
• dalla traduzione degli obiettivi strategici nell'organizzazione e
nella gestione dell'azienda:
• come sarà organizzata produzione di beni o erogazione servizi
• quali saranno le norme di promozione dei prodotti o servizi.
• dall’attuazione degli obiettivi:
• la produzione dei beni,
• l'erogazione dei servizi, etc.
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Classi di Processi
• i processi direzionali concorrono alla
definizione degli obiettivi strategici;
• i processi gestionali concorrono alla
traduzione degli obiettivi in criteri di gestione
ed effettuano il controllo del raggiungimento
di tali obiettivi;
• i processi operativi concorrono
all'attuazione
degli obiettivi.
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TIPI DI DECISIONI
• decisioni strutturate, in cui le regole per decidere
sono completamente determinate:
 basta conoscere tutte le variabili di interesse ed applicare ad
esse tali regole per derivare meccanicamente l'esito della
decisione;
• decisioni semi-strutturate, in cui alcune regole per
decidere sono determinate:
 ma l'intervento umano creativo è necessario per stabilire
l'esito finale;
• decisioni non-strutturate, in cui non esistono criteri
generali per decidere:
 ma l'intero processo è affidato all'esperienza ed alla
creatività del Organizzazione
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Processi aziendali e tipi di decisioni
Non esiste una corrispondenza rigida fra tipi di
decisione ed livelli di processi aziendali tuttavia:
• a livello operativo la stragrande maggioranza delle
decisioni è di tipo strutturato.
• a livello gestionale le decisioni sono prevalentemente
semi-strutturate.
• a livello direzionale le decisioni sono tipicamente
non strutturate.
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EVOLUZIONE DEI SISTEMI INFORMATICI
DA SETTORIALI A INTEGRATI
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Sistemi informatici settoriali
• La prima fase di sviluppo dei sistemi informatici ha riguardato
l'automazione delle attività di raccolta, archiviazione e
reperimento dei dati di natura operativa.
• L'ottica di sviluppo è prettamente settoriale:
 giustificata da alcuni limiti imposti dalle tecnologie H/S
disponibili;
 in contraddizione con la reale integrazione dei processi
informativi aziendali:
• pur riguardando singole risorse, hanno bisogno di
informazioni anche su altre risorse aziendali.
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Sistemi informatici integrati
La seconda fase di sviluppo dei sistemi informatici è
caratterizzata dall'integrazione fra:
applicazioni operative e automazione dei processi informativi
di livello gestionale e direzionale.
I sistemi informatici integrati sono orientati ai dati. Gli archivi
non sono ridondanti e la gestione delle informazioni è
centralizzata.
• la non ridondanza dei dati consente inoltre di avere una coerenza di
aggiornamento che, in un'ottica settoriale, rischia di essere non
rispettata.
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Integrazione e Ristrutturazione
L'integrazione dei dati è un prerequisito necessario per il
supporto alle attività di tipo gestionale e direzionale: infatti
i processi di questo livello necessitano di dati intersettoriali.
L'informatizzazione settoriale può consistere in una replica,
con nuove tecnologie, delle stesse procedure effettuate
manualmente.
La realizzazione di un sistema integrato richiede la
ridefinizione delle procedure organizzative e la
redistribuzione dei compiti all'interno dell'azienda.
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L’INFORMATICA COME DISCIPLINA
ORGANIZZATIVA E TECNOLOGICA
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Informatica e organizzazione
Le tecnologie dell’informazione applicate alle aziende si
trasformano da semplici strumenti per migliorare
l’efficienza dei processi in leve gestionali per la
trasformazione dell’organizzazione.
L’informatica assume quindi una duplice veste:
• da un lato continua ad essere una tecnologia con le
proprie evoluzioni;
• dall’altro si trasforma in una disciplina organizzativa.
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L’evoluzione del ruolo dell’informatica nelle
organizzazioni
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LE TIPOLOGIE DEI DATI
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Importanza dei dati in azienda
• L'evoluzione dei sistemi informatici assegna un ruolo
sempre più rilevante ai dati come fattore di
integrazione fra le varie procedure aziendali.
• I dati sono un elemento di stabilità rispetto alle
procedure aziendali che possono variare assai
rapidamente.
• E’
perciò
interessante
giungere
ad
una
classificazione delle diverse tipologie di dati
anche in relazione al loro utilizzo da parte delle
diverse
categorie
di processi.
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Dati settoriali e dati aziendali
Un'azienda è suddivisa in diversi settori; in
ciascuno di essi viene generato
 un insieme di informazioni specifiche del
settore;
 altre informazioni generate da altri settori.
•
i dati settoriali sono i dati che vengono
generati ed
utilizzati unicamente all'interno di un settore;
•
i dati aziendali quelli condivisi da più settori.
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Dati personali e dati condivisi
Nelle applicazioni informatiche tradizionali, i dati sono
generalmente condivisi da più utenti:
• gli utenti fanno capo allo stesso settore nel caso di dati
settoriali
• a settori differenti nel caso di dati aziendali.
L'introduzione dell'informatica individuale ha diffuso il concetto
di dati personali:
 Un dato è personale se la sua definizione nasce da un utente che ne
cura per intero tutte le fasi di vita (immissione, modifica,
cancellazione, salvataggio) e ne è l'unico responsabile.
I dati personali possono essere
 copie dei dati condivisi
 introdotti direttamente dall'utente
 provenire da fonti esterne.
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Dati di analisi e dati di sintesi
Un dato è:
• derivato o di sintesi, se esiste un procedimento di
calcolo che permette di ottenere il suo valore a
partire da altri dati
• elementare o di analisi altrimenti.
• Il concetto di dato di analisi e di sintesi è relativo al
sistema informativo cui si riferisce, ma non al
sistema informatico:
 è possibile infatti che nel sistema
automatizzato siano stati immessi i dati di
sintesi e non i relativi dati più elementari.
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Dati interni e dati esterni
• Un dato può essere classificato interno se la sua
esistenza dipende dall'azienda e cessa quindi di
esistere con essa;
• un dato è esterno se, anche se l'azienda può influire
sul suo valore, esiste indipendentemente da essa.
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Tipi processi e tipologie di dati
Tipi di
processi
Tipi di
dati
Gestionali
Direzionali
aziendali
Personali/
condivisi
sintetici
Interni/
esterni
Operativi
settoriali
condivisi
analitici
Interni
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LE TIPOLOGIE DI SISTEMI
INFORMATIVI
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Sistemi di Supporto operativo
• Acquisizione e organizzazione di informazioni creando
schedari elettronici (anagrafi aziendali prodotti, clienti,
distinta base, …)
• Elaborazione delle transazioni (sportello, ordini, …)
• Pianificazione delle operazioni ( programmazione
produzione, gestione scorte,…)
• Gestione procedure amministrative ( contabilità clienti,
fornitori, …)
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Sistemi di elaborazione delle
transazioni (OLTP)
• Base di dati: memorizza informazioni persistenti
• N processi di elaborazione: leggono e/o scrivono
sulla base dei dati (transazioni)
Processo 1
Processo 2
Processo N
BASE DI DATI
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Sistemi Informativi Direzionali
• Supporto alle attività di controllo direzionale e
pianificazione strategica (Management
Information Systems, MIS, Decision Support
Systems, DSS)
• Fornire informazioni a diversi livelli di sintesi e di
tipo non predefinito, a seconda delle esigenze
dell’utente ( reporting direzionale)
• Consentire all’utente modifiche veloci del formato
e del contenuto delle informazioni prodotte
(rendiconti analitici diversificati)
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Sistemi Informativi Direzionali
OLAP
Motori di calcolo
(DSS)
Motori di presentazione
(EIS)
Data Warehouse
Data Entry
Aggregazione
(budget, dati direzionali)
OLTP
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DB TRANSAZIONALI
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Tipologie interrelate e complementari
• Esempio azienda manifatturiera
– Schedari elettronici: distinta base, anagrafi dei prodotti
– Elaborazione transazioni e controllo cicli
approvvigionamento, produzione e vendita
– I Sistemi di Supporto Operativo alimentano i Sistemi
Informativi Direzionali
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45
FINE
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