Come utilizzare Office 2000 e
BackOffice 4.5 per creare,
organizzare e condividere il
know-how aziendale
Il Knowledge Management
Pubblica
Ammin.
Email
Fonti
esterne
flusso
“Il Knowledge management non è altro che la gestione del
Partners
delle informazioni per far pervenire le informazioni giuste alle persone
che ne hanno bisogno, affinché possano utilizzarle velocemente.”
Colleghi
Documenti
Knowledge Worker
Sistemi
Informativi
Bill Gates, “Business @lla velocità del pensiero”
Clienti
Voice Mail
Fornitori
Multimedia
Il Knowledge Management per
Microsoft
Concentrarsi sui Knowledge Worker
 Attenzione alle reali necessità, non alla definizione
teorica

Condivisione
informazioni
Analisi dei dati
Knowledge Workers
without
Collaborazione limits
Produttività
e messaggistica
Digital
Dashboard
di gruppo
La piattaforma Microsoft per il KM
Custom Business Solutions
Windows & Windows CE Devices
Office & Internet Explorer
BackOffice Server:
Internet Information Server,
Exchange Server, SQL Server
Exchange
SQL Server
Scenari

Come usare le Office Server Extensions
per collaborare sui documenti condivisi
sulla intranet

Come costruire una Digital Dashboard
con Outlook 2000 e BackOffice 4.5

Come lavorare in gruppo con Office 2000
e BackOffice 4.5 utilizzando il nuovo
Team Productivity Update
Come usare le Office Server
Extensions per collaborare sui
documenti condivisi sulla
intranet
Office 2000 Workgroup Web

Office Server Extensions per trasformare il Web da
read-only a server per il lavoro di gruppo

Accesso, condivisione e ricerca
> Viste più ricche sui documenti
> Organizzazione docuemnti per categorie

Collaborazione
>
>
>
>
Pubblicazione integrata con le applicazioni Office
Authoring multiutente
Discussioni basate sui documenti
Notifiche via posta elettronica
Frontpage Server Extensions

Componenti che potenziano le
capacità di gestione del WEB



Gestione della sicurezza


Permettono il salvataggio e l’apertura di file
direttamente con il Web
Estendono il dominio delle risorse accessibili dalla
shell di Windows ai protocolli HTTP e FTP
Protezione basata su ruoli (amministratori, autori,
utenti di sola consultazione)
Supporto multiserver
Office 2000 Server Extensions
 Fornite
con Office 2000 (Cd #2 o Cd #3)
 Installazione
integrata
 Frontpage
Server Extensions
 Office Server Extensions
 Database (SQL Server, MSDE)
 Configurazione
 Sicurezza
semplificata
integrata con NT
 Casella di posta elettronica
Office 2000 Server Extensions
 Discussioni
sul Web
 Collaborazione
documenti
 Abbonamenti
dinamica centrata direttamente sui
e sottoscrizioni
 Specifica
dei folder o dei documenti a cui l’utente è
interessato
 Notifica
via e-mail al verificarsi di determinati
eventi sul server
 Un
documento viene modificato
 Viene aperta una discussione su un documento
 Viene creato un documento che risponde a
determinati requisiti
Office 2000 Server Extensions
 Home
Page utente
 Interfaccia
per l’accesso, la consultazione dei
documenti
 Permette il collegamento con
altri Web, con o senza OSE
 Home
Page di amministrazione
 Impostazioni
relative a discussioni, abbonamenti,
sottoscrizioni, notifiche, database e casella postale
 Console
di amministrazione
 Gestione della sicurezza
 Database di collaborazione
Office Server Extensions
Demo
Office Server Extensions: architettura
Internet Information Server
ISAPI
Estensioni per
la pubblicazione
ASP per la Collaborazione
Eventi
Documenti
Metadati
File server
Oggetti COM
Discussioni
Notifiche
SQL Server
SMTP
E-mail
Server
OSE: database di collaborazione

Discussioni e notifiche gestite da SQL Server


Indipendenti dalla posizione del documenti
Indipendenti dai permessi di pubblicazione

Necessario un database di collaborazione per
ogni sito virtuale

Opzioni: MSDE o SQL Server (scalabilità)
OSE: database di collaborazione

Opzioni di deployment:


MSDE
 Disponibile gratuitamente con le OSE
 Nessun traffico di rete aggiuntivo
 Manutenzione automatica
 Nessuna competenza richiesta
SQL Server 7.0 o 6.5 esterni
 Leva sull’installato SQL Server esistente
 Centralizzazione database
 Strumenti di amministrazione
OSE: scenari architetturali

Documenti e DB sullo stesso server


Documenti su server OSE e DB su altro server



Funzionalità complete
Notifiche con funzionalità complete
Perdita della discussione allo spostamento
di un documento
Documenti su un server non OSE e DB su un
server separato
Notifiche solo per nuova discussione
 Perdita della discussione allo spostamento
di un documento

OSE: falsi miti
Falso: Pubblicazione sul web possibile solo
con le Office Server Extensions
 Falso: Pubblicazione sul web possibile solo
su web server di Windows NT
 Falso: Possibilità di usare qualsiasi database
ODBC per la gestione della collaborazione
 Falso: Impossibilità di usare per altri scopi il
database per la collaborazione

Problematiche di scalabilità

Pubblicazione richiede molte risorse di CPU

Numero consigliato di siti web: ~200

Configurazione consigliata:



Molti siti web piccoli
Pochi documenti per sito
Esempio di test
>
>
>
>
PII 266, 64MB, NT4 Server
40 utenti simultanei
25.000 documenti (200KB)
150.000 discussioni per web
Sicurezza

Windows NT


NTFS e Access Control List
Internet Information Server


Autenticazione
3 livelli
> Anonimo – nessuna autenticazione
> Basic – user/password chiari sulla rete
> NT Challenge/Response – logon unico, nessuna passaggio in
chiaro sulla rete


Frontpage Server Extensions


Cifratura SSL
Ruoli e gruppi
Office Server Extensions

Estensione dei ruoli e dei gruppi
Office Server Extensions: ruoli

4 ruoli predefiniti





Gruppi locali di NT per ogni ruolo



Browsers (a livello di web server)
Authors (a livello di web server)
Collaborators (a livello di sito virtuale)
OSE Administrators (a livello di web server)
webname_Authors
servername_Collaborators, etc…
Per granularità maggiore ( folder e file):
utilizzo delle ACL di NTFS
Office Server Extensions
Amministrazione
Demo
Controllo delle versioni
3
opzioni
Nessuno (default)
 Check-in/check-out integrato

> Nessuno storico, solo un rollback
> Nessun carico di performance aggiuntivo

Visual SourceSafe
> Gestione di account VSS sul web server
> Storico completo, rollback
> Installazione sul client
Cosa serve?

NT Server

Office 2000

Internet Information Server

Office Server Extensions

Database (MSDE, SQL server)

SMTP server (Option Pack, Exchange Server)
Come costruire
una Digital Dashboard con
Outlook 2000 e BackOffice 4.5
Che cos’è una Dashboard?
Cosa serve?
Configurazione minima

Exchange Server




Messaggistica
Cartelle pubbliche (public folders)
Internet Explorer 5.0
Outlook 2000



Outlook Today
Folder Web Pages
Outlook View Control
Componenti opzionali


Office Web Components (Office 2000)
FrontPage® 2000
Outlook Today
 Un’unica
vista per appuntamenti, task, messaggi:
tutto all’interno di una pagina Web
 Personalizzabile
con testo, links, immagini,
controlli ActiveX, linguaggi di scripting
 Può
essere una pagina ASP che gira su un server
aziendale..
 ..
È
o una pagina HTML che risiede sul disco locale
possibile distribuire Outlook Today come file
HTML o all’interno di una DLL
Folder Homepage

Come se fosse un Outlook Today
per ogni folder

Folder Homepage permette di
personalizzare Outlook così da
avere barre di navigazione,
elenchi, links ecc.

Si possono sfruttare gli oggetti
di Outlook dalle pagine web
Outlook View Control

Controllo ActiveX® che permette di manipolare ogni
oggetto di Outlook!




Visualizzazione delle cartelle di Outlook (inbox, public
folders, task, contatti, ecc.)
Controllo delle viste
Stesse funzionalità di Outlook (open, create, print ecc.)
Può essere inserito in



Outlook Web View (folders home page)
Un form di Outlook
Internet Explorer
Demo Outlook Today
Le informazioni per il Knowledge
Worker
Informazioni Esterne
Digital Dashboard
• Notizie di mercato
• Siti dei clienti
• Siti dei fornitori
• Siti della concorrenza
• Ricerche
Informazioni Interne
• Vendita
• Finanza
• Personale
• Supporto tecnico
• Appuntamenti
• Bacheca interna
Informazioni Gruppo di Lavoro
• Documenti
• Calendario
• Attività
• Discussioni
• Stato dei progetti
• Flusso dei processi
Informazioni Personali
• Mail
• Calendario
• Attività
• Contatti
• Presentazioni,
documenti…
Cos’è la Digital Dashboard
Dati personali
Outlook, Office
…
Lavoro di
gruppo
Siti web
esterni
Analisi dati
aziendali
Cos’è la Digital Dashboard?
 Home
Page per Outlook con aggregazioni di
informazioni:
 Personali
 Di gruppo
 Aziendali
 Esterne
 Non
è un Portale Web
 Informazioni
personali, anche locali
 Supporto off-line
 Focalizzazione sulle priorità di business
 Integrato con Office e BackOffice
Qualche esempio
Qualche esempio
Qualche esempio
Qualche esempio
… e quella di Bill Gates
Demo: Digital Dashboard
Come costruire una Digital
Dashboard
Outlook ViewCtrl
DHTML
Web Components
Codice Standard Outlook
Sorgenti Dati
Come costruire una Digital
Dashboard


Definire a chi è rivolta (noi stessi, azienda ecc.)
Definire il contenuto


Dove prendere le informazioni




Public Folder di Exchange, File locali, Web, Database
Costruire la pagina HTML (FrontPage)


troppe informazioni = nessuna informazione
Outlook View Control
Office Web Components
Aggiungere eventuale codice di scripting
(interattività, validazione, personalizzazione ecc.)
Provvedere alla distribuzione in azienda
Outlook View Control


Il componente fondamentale della Digital Dashboard
Rilasciato con il Team Productivity Update o disponibile sul
web:




www.microsoft.com/exchange
officeupdate.microsoft.com/outlook
Richiede l’installazione e la configurazione di Outlook 2000
Visualizzabile anche in Internet Explorer per:




Scenari di collaborazione basati su Intranet
Ricchezza di visualizzazione all’interno di un browser
Facilità di programmazione
Il modo più veloce per aggiungere funzionalità di collaborazione ad
una Intranet
Proprietà dell’Outlook View
Control
Esempio di codice
<object ID="ViewCtl1" WIDTH="0" HEIGHT="0"
CLASSID="CLSID:0006F063-0000-0000-C000000000000046" VIEWASTEXT
codeBase=outlctlx.CAB#ver=9,0,3024 >
<param NAME="Namespace" VALUE="MAPI">
<param NAME="Folder" VALUE=“Inbox>
<param NAME="View" VALUE="Messages with AutoPreview">
<param NAME="Restrict" VALUE="[Subject] = 'Hello’”>
Distribuzione della Digital Dashboard
 Tramite
Web e moduli associati a Public Folder
 Facilmente
aggiornabile
 Sfrutta i CDO (Collaboration Data Object)
 Supporto delle Active Server Pages (ASP)
 Scalabilità
 Tramite
DLL
 Migliori
tempi di risposta
 Distribuzione tramite SMS o Installazioni personalizzate
di Office
 Non usare le DLL se si sfruttano frameset, iframes o
form perchè possono non funzionare correttamente.
Digital Dashboard Starter Kit

6 Digital Dashboard pronte all’uso:
> La mia prima Digital Dashboard
> Funzionali: Vendite, Finanza
> Verticali: Manifatturiera, Ospedale,
Assicurazioni

Documentazione
> Guida allo sviluppo
> Business Process Assessment Guide

COM Add-ins
> Outlook Today
> FrontPage
Demo: Digital Dashboard
Sicurezza

La sicurezza di Internet Explorer è disabilitata
SOLO quando Outlook Today visualizza la sua
pagina di default

Spostarsi su un’altra pagina attiva la sicurezza del
browser

Attenzione ai “Frame”: la sicurezza è disabilitata
fintanto che siamo nella Outlook Today Home
Page!
Tips di implementazione
 Usare
controlli ActiveX per nascondere codice e
migliorare le performance
 Usare un approccio basato sui template
(semplice da gestire)
 Mantenere le proprietà dei Public Folder
 Troppo può essere troppo poco!
(valore dell’informazione)
 Posizionare le cose più importanti al centro
dello schermo (risultano più evidenti)
Supporto fuori rete

Disponibile grazie a Folder
Homepage

Stesse proprietà di Internet
Explorer
> Livelli di esplorazione
> Sincronizzazione automatica o
manuale
Sia per le cartelle personali che
per i Public Folders
 Attenzione alle Active Server
Pages

Office Web Component
 Componente
 Funzionalità
 Componente
Foglio di Calcolo
foglio elettronico di base
Tabella Pivot
 Interfaccia
per operazioni di pivot
 Database relazionali tramite OLE-DB
 Componente
 Per
Grafico
realizzare grafici interattivi
 Componente
 Permette
Data Source
di creare un collegamento tra la pagina
Web ed una fonte dati
Risorse sul Web

Digital Dashboard




www.microsoft.com/office/ork/2000/journ/outtodayintro.ht
m
www.microsoft.com/dns
www.microsoft.com/exchange
officeupdate.microsoft.com/outlook
Come lavorare in gruppo con
Office 2000 e BackOffice 4.5
utilizzando il nuovo
Team Productivity Update
Team Productivity Update:
obiettivi

Estendere BackOffice Server 4.5 e
Office 2000 per condividere
documenti e dati in locazioni centrali

Consentire lo sviluppo e il
deployment di soluzioni basate su
BackOffice Server 4.5 per gruppi di
lavoro

Mantenere controllo e gestione delle
strutture a livello centrale
(IT Manager)
Team Productivity Update: vantaggi

Per i Knowledge Worker




Creazione semplice di workspace per la condivisione
di informazioni
Spazi di lavoro in grado di ospitare documenti,
applicazioni collaborative e dati operativi (LOB)
Utilizzo dello stesso ambiente per condividere dati
personali (messaggi, appuntamenti, contatti) e dati
riguardanti attività di gruppo
Per gli IT Manager



Controllo sul processo di creazione dei workspace
Estensione e personalizzazione dei workspace con
strumenti già in uso e conosciuti
Scalabilità (progetti e utenti)
Demo Team Workspace
Team Workspace: cosa
contiene
Workspace
personalizzabile con
FrontPage
Link ad
applicazioni di
gruppo,
Documenti,
URLs
Exchange public
folders
Personalizzazione Ricerca Offline
Pagina di benvenuto
per il gruppo
Applicazioni
aggiunte
nella barra di
Outlook di
ogni membro
Viste sulle applicazioni
Applicazioni
Team Folders
Applicazioni di
terze parti
Documenti
Web Folders
Office Server
Extensions
Team Productivity Update: funzionalità


Setup integrato di tutte le componenti
Team Workspace Wizard



Applicazioni di gruppo “pronte all’uso”




Permette all’utente finale di creare e personalizzare i Team
Workspace, definendo owner, membri del team e
applicazioni, pur mantenendo il controllo dell’IT Manager
Il Team Workspace è “ospitato” dentro Outlook 2000 o
Internet Explorer 5.0
Applicazioni di collaborazione basate su Exchange Server
(Calendario condiviso, Contatti condivisi, Gruppi di
discussione)
Gestione dei documenti e intregrazione con le Office Server
Extensions
Possibilità di aggiungere nuove applicazioni al Team
Workspace sfruttandone tutte le caratteristiche (search,
offline, ecc.)
Supporto fuori rete
Demo
creazione e approvazione di un
workspace
Team Workspace:
configurazione

Pagina di configurazione




Modifica ruoli: owner e membri
Aggiunta applicazioni e link
Personalizzazione delle pagine con FrontPage 2000
Microsoft Management Console



Snap-in per la creazione/modifica di richieste
Gestione delle approvazioni
Gestione “Application Instantiation Model” Template
Team Productivity Update:
architettura
Setup
Team Workspace
Utente
Applicazioni
sviluppate
ad-hoc
Outlook
Team Folders
.
Amministraz.
Applicazioni Office Server
Extensions
Application Instantiation Model
Deployment
Access 2000 Data Projects, SQL OLEDB Provider
Applicazioni
Ambiente
di sviluppo
Configurazione del server
 BackOffice
Server 4.5
 Configurazione
minima
 NT
Server 4.0 Service Pack 4
 NT Option Pack
 SQL Server 7.0
 SMTP Server
 Configurazione
 Exchange
completa
Server 5.5
(può essere sullo stesso server o
su un altro server ovunque in rete)
Configurazione del client

Configurazione minima:


Internet Explorer 5.0
Configurazione completa:
Internet Explorer 5.0
 Outlook 2000
 MSDE per il supporto offline


Licenza di Office 2000
Riassumendo

Come usare le Office Server Extensions
per collaborare sui documenti condivisi
sulla intranet

Come costruire una Digital Dashboard
con Outlook 2000 e BackOffice 4.5

Come lavorare in gruppo con Office 2000
e BackOffice 4.5 utilizzando il nuovo
Team Productivity Update
Domande e risposte