CITTA' DI GARDONE VAL TROMPIA
(Provincia di Brescia)
PIANO ESECUTIVO DI GESTIONE, PIANO DETTAGLIATO
DEGLI OBIETTIVI E PERFORMANCE DELL’ENTE:
STATO DI ATTUAZIONE AL 31/12/2011
IL CONTESTO DI RIFERIMENTO
Il Comune di Gardone V.T. è un Ente montano (è collocato nella media Valle Trompia)
ed ha una popolazione di 11.948 abitanti al 31/12/2011. L’anno di riferimento della
Relazione sulla Performance è l’esercizio finanziario 2011.
Tale anno è stato caratterizzato, al pari degli ultimi anni (o forse ancor di più), da una
congiuntura economica sfavorevole a livello nazionale ed internazionale che ha
costretto, l’Italia, le Regioni e gli enti locali in primis, a consistenti tagli della spesa
pubblica a fronte di risorse sempre più in diminuzione. I Comuni, sono le istituzioni per
definizione più vicine alla popolazione e pertanto gli stessi si sono trovati a dover
fronteggiare le maggiori e più pressanti richieste, soprattutto in campo sociale, a cui non
sempre si è potuto dare risposta proprio per le ragioni di cui sopra. L’Ente si è trovato
inoltre nell’impossibilità di fare investimenti (anche se necessari) per i vincoli stringenti
alla spesa pubblica posti dal Patto di stabilità.
In questo contesto si è trovato ad operare anche il Comune di Gardone Valtrompia, che
nella situazione critica sopra descritta, ha dovuto suo malgrado ridurre il numero dei
servizi erogati ai propri cittadini o contenere gli stessi. I servizi erogati, ritenuti
essenziali qualitativamente, sono stati mantenuti a livelli soddisfacenti, come risulta dai
questionari di gradimento somministrati agli utenti. Le modalità di erogazione dei
servizi stessi sono state rese note ai cittadini mediante la distribuzione della pratica
“Guida ai Servizi al Cittadino”, interamente realizzata all’interno dell’Ente e
pubblicata senza costi per il Comune, grazie alle sponsorizzazioni da parte di privati.
Tale guida è stata poi trasformata in una vera e propria carta dei servizi a seguito
1
dell’individuazione di specifici standard di qualità, distinti per servizio, che l’Ente si è
impegnato a mantenere. La Carta dei Servizi è stata poi completata mediante
l’aggiornamento della modulistica per la presentazione delle istanze di parte, finalizzate
all’accesso ai servizi stessi, e della relativa documentazione richiesta a corredo, in
attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale. Il tutto è stato poi pubblicato sul
sito istituzionale dell’Ente. Si è poi coinvolta l’utenza, che ha richiesto l’accesso ai
servizi, per conoscere l’opinione dei cittadini in merito al gradimento ed all’efficienza
dei servizi stessi. Diverse sono state le modalità di somministrazione dei questionari di
“Customer Satisfaction”, dalla tradizionale forma cartacea a quelle on-line del sito, a
cui si è aggiunta quella degli “Emoticons” presso lo sportello al cittadino. I risultati, in
rapporto a quelli del 2010, hanno mantenuto nel complesso i livelli dell’anno
precedente.
Il Comune di Gardone V.T. nell’anno 2011 ha chiuso in pareggio il proprio bilancio. Ha
rispettato il Patto di stabilità, al pari degli anni precedenti. Rispetto alle risorse
definitivamente assegnate in sede di assestamento e le risorse effettivamente impegnate
per il raggiungimento degli obiettivi dell’Ente vi è una percentuale di scostamento per le
spese correnti pari al 95,72%, e per quelle d’investimento pari all’84,38%. In merito a
queste ultime spese, la percentuale di scostamento è maggiore rispetto a quelle correnti
in quanto il reperimento delle risorse che finanziano le spese in conto capitale è
avvenuto solo a fine anno. Nel complesso, comunque, vi è una buona capacità dell’Ente
di ragionare in termini di impiego efficace delle risorse assegnate per il raggiungimento
degli obiettivi soprattutto di breve periodo. Ciò è dovuto non all’incapacità di
programmare per periodi più lunghi ma per l’incertezza di reperire finanziamenti a
fronte di una normativa sempre più stringente e di contenimento della spesa, in continua
variazione.
In merito alla spesa di personale, il Comune di Gardone Valtrompia ha, nel corso del
2011 al pari degli anni precedenti, rispettato i vari vincoli imposti dalla vigente
normativa in termini di riduzione e contenimento della stessa. Il rapporto fra il numero
dei dipendenti e la popolazione del Comune è inferiore alla media nazionale.
In merito alla spesa di personale, il Comune di Gardone Valtrompia ha, nel corso del
2011 al pari degli anni precedenti, rispettato i vari vincoli imposti dalla vigente
normativa in termini di riduzione e contenimento della stessa. Il rapporto fra il numero
dei dipendenti e la popolazione del Comune è inferiore alla media nazionale. Nel
dettaglio, la spesa di personale del Comune di Gardone V.T. è stata mantenuta entro tutti
i parametri prescritti dalle norme come di seguito indicato:
- riduzione spesa di personale anno 2011 rispetto anno 2010 e precedenti,
- rispetto del rapporto tra spesa corrente (spese ripetitive e ricorrenti) e la spesa di
personale (che è inferiore, con riferimento al parametro nazionale e che comprende
anche le spese di personale delle società partecipate dall’Ente),
2
- contenimento della spesa del salario accessorio, rispetto all’anno 2010.
A fronte del rispetto dei limiti di cui sopra e del contenimento della spesa di personale
sono stati garantiti i servizi erogati dal Comune alla cittadinanza, attraverso un costante
processo di riorganizzazione e di razionalizzazione delle attività poste in essere.
Nel corso del 2011 si sono svolte anche le operazioni inerenti al censimento generale
della popolazione. Sono stati organizzati due punti di raccolta presso gli uffici comunali
per l'assistenza alla compilazione ed il ricevimento dei questionari. Dal mese di
novembre i rilevatori, con il costante supporto dell'ufficio censimento, hanno poi
provveduto al recupero delle mancate risposte e all'inserimento dei questionari nel
sistema informatico SGR. Un dato indicativo della corretta gestione delle liste
anagrafiche da parte dei servizi demografici dell’Ente può essere desunto dall’indice di
mancata normalizzazione delle liste trasmesse all’ISTAT: il dato nazionale è del 2,1%, il
nostro è stato dello 0% (tutte le posizioni presenti nelle liste anagrafiche erano corrette).
Il Museo delle Armi e della Tradizione Armiera ha arricchito il percorso espositivo
con l’inserimento di nuove armi e con la realizzazione di audio-video-guide in italiano,
inglese e tedesco. Nel 2011 è stata inoltre realizzata un’apprezzata Mostra espositiva
dedicata al 150° anniversario dell’unità d’Italia dal significativo titolo “Gardone 1861:
uomini, equipaggiamenti, economia”, che ha visto una straordinaria presenza di
visitatori e studenti di ogni ordine e grado scolastico. Infatti, la mostra è stata inaugurata
il 29 ottobre ed è rimasta aperta fino al 29 gennaio ed i visitatori sono stati
complessivamente 714. Oltre alla pannellistica è stata realizzata anche una piccola guida
della mostra che è stata venduta all’interno del bookshop del museo.
Al fine di promuovere il Museo e le attività economiche inerenti la produzione di armi a
Gardone Val Trompia, in un’ottica di marketing territoriale, sono state svolte diverse
attività:
- ad Aprile 2011 il personale è stato presente ad EXA 2011, la prestigiosa fiera del
settore armiero, ospite all’interno dello stand del Consorzio Armaioli di Gardone
V.T.;
- in occasione di Travagliatocavalli, grazie alla collaborazione con alcuni studi
d’incisione di Gardone, è stato possibile allestire un settore della fiera con
dimostrazione diretta degli incisori gardonesi, per promuovere il territorio anche al di
fuori della Valle;
- in collaborazione col Sistema Museale ed alcune ditte armiere è giunto a compimento
il progetto Ferro&armi, con la messa in rete del concept site omonimo che presenta i
differenti aspetti della produzione delle armi e della lavorazione del ferro. È stato
presentato un volume relativo alla produzione dei fucili fini realizzati a Gardone;
- c’è stata collaborazione con l’Università per adulti e il Sibca per serate a tema storico
e visite guidate specifiche; inoltre, all'interno del museo sono stati presentati al
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pubblico due volumi sul mondo delle armi e della caccia: “L'arte del fucile italiano” e
“I roccoli della media Valle Trompia”
A maggio 2011 è stato realizzato il Festival dei narratori “Oblomov”, giunto alla
seconda edizione. Il numero degli spettatori alle tre serate è stato soddisfacente ed ha
visto la collaborazione dell’Associazione Amici della Biblioteca.
Il Festival ha permesso ai cittadini gardonesi e non di incontrare nel corso dei pomeriggi
e delle tre serate gli autori, con la presentazione dei relativi libri, con accompagnamento
musicale ed aperitivo. Particolarmente riuscita l’idea di creare un apposito spazio
espositivo curato dalla locale libreria di Gardone che ha permesso la vendita diretta delle
pubblicazioni degli autori.
Il comune di Gardone Val Trompia ha fatto da capofila per la presentazione della
seconda istanza di finanziamento per il IV bando dei Distretti del Commercio a cui si è
aggiunto anche il Comune di Lumezzane, ottenendone il relativo finanziamento.
Il distretto del commercio, con Gardone capofila, denominato "Itinerari commerciali
della Valle Trompia" si è fatto promotore del coordinamento delle iniziative natalizie di
promozione commerciale, dando inizio ad un gruppo di lavoro intercomunale dei
commercianti.
Per quanto riguarda l’ambiente, nel corso del 2011, è stato approvato il Piano di Azione
per l'Energia Sostenibile (PAES) con deliberazione di Consiglio Comunale n. 34 del
30/11/2011. Nello stesso anno sono inoltre state avviate e concluse alcune attività in
esso previste, quali la sostituzione delle lampade del parcheggio del complesso “I
portici” con quelle a risparmio energetico, sono entrati in esercizio gli impianti
fotovoltaici di Inzino e Magno. Si è aderito al progetto “Votiva +” con la sostituzione
delle tradizionali lampade votive con quelle più efficienti a risparmio energetico,
cosiddette a Led.
Infine, è stata avviata la raccolta differenziata porta a porta di vetro, carta e plastica dopo
la relativa campagna di promozione e sensibilizzazione della cittadinanza.
Per quanto riguarda le opere pubbliche merita una particolare menzione l’avvio dei
lavori relativi alla realizzazione della strada in variante alla provinciale SP 345, con la
messa in opera del Ponte sul fiume Mella. I lavori sono attualmente in corso e sono state
messe in campo tutte le iniziative perché l’ente cofinanziatore dell’opera (Provincia di
Brescia) eroghi le somme di propria competenza stabilite dal relativo accordo di
programma.
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I RISULTATI RAGGIUNTI:
OBIETTIVI GENERALI DI PERFORMANCE ORGANIZZATIVA
Per agevolare la lettura viene riportato, per ciascun obiettivo, in sintesi lo stralcio dell’obiettivo da
raggiungere con le azioni da porre in essere e, di seguito, i risultati raggiunti, così come relazionati dai
dirigenti/responsabili.
Obiettivo operativo:
OBIETTIVO N. 1 – A: Revisione ed aggiornamento carte dei servizi e predisposizione
di apposita guida
Azioni da porre in essere per ciascuna area/settore:
Predisposizione carta integrale del servizio erogato da pubblicare sul sito dell’ente
contenente tutte le notizie utili all’utenza per accedere al servizio. Il linguaggio da usare
deve essere semplice, chiaro e da tutti comprensibile. La veste grafica deve essere
accattivante, facilmente leggibile ed uniforme per tutti i servizi. Occorrerà aggiornare
inoltre i riferimenti normativi, la modulistica da utilizzare, la documentazione
necessaria a corredo, specificando che quella già in possesso dell’ente non verrà
richiesta salvo eventuali modifiche nel frattempo intervenute; è necessario indicare le
tariffe per accedere al servizio, eventuali disposizioni regolamentari.
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 1 – A al 31/12/2011:
Settore amministrativo:
E’ stato approvato il Piano Esecutivo di Gestione/Piano della Performance; subito dopo
è stata convocata una riunione con i responsabili dei vari settori dell'Ente riguardo alla
revisione di tutte le carte dei servizi dell'Ente. In seguito, sono state predisposte ed
illustrate ai responsabili le Linee guida per la stesura delle Guide e delle Carte integrali
di cui sopra. Sono state poi definite precisamente tutte le fasi e le modalità operative
delle attività da porre in essere.
Nel contempo è stata svolta un’attività di ricerca di forme gratuite di stampa degli
opuscoli e di diffusione degli stessi presso le famiglie gardonesi.
Le bozze delle Guide ai servizi predisposte dagli uffici sono state riviste ed armonizzate
tra loro secondo un unico schema e sono state presentate le informazioni sotto forma di
domanda/risposta al fine di facilitarne la lettura da parte dei cittadini.
Nel mese di novembre è così stata distribuita alle famiglie gardonesi “la Guida ai servizi
al cittadino”. Successivamente, con deliberazione di Giunta Comunale n. 160 del
15/12/2011, sono state approvate le Carte integrali dei servizi comunali, comprensive
degli standard di qualità ai quali l’Ente si obbliga nell’erogare tali servizi. Tali Carte
sono state rese successivamente note al pubblico anche tramite la pubblicazione sul sito
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istituzionale del Comune, dove sono stati anche aggiornati tutti i moduli disponibili per
gli utenti che in questo modo potranno evitare di doversi recare presso gli uffici a ritirare
eventuali documenti cartacei per poi dover ritornare a riconsegnarli una volta completati.
Nel complesso sono stati mappati 19 servizi, raccolti in 14 Carte sintetiche per la Guida
ai servizi stampata per le famiglie ed in 15 carte integrali, comprensive di standard di
qualità, pubblicate sul sito istituzionale dell’Ente.
Settore servizi alla persona:
Gli uffici del settore hanno realizzato i testi per la guida, è stato successivamente redatto
il testo per la carta dei servizi long-form.
Area polizia locale:
E’ stata revisionata e pubblicata nel corso del c.a. la Carta dei Servizi della Polizia
Locale con aggiornamento ed integrazione della relativa modulistica. La Carta dei
servizi è stata predisposta e pubblicizzata con l’intento di fornire ai cittadini-utenti le
informazioni utili sui servizi erogati, sulle attività e funzioni di competenza, sulle
modalità e tempi di intervento della Polizia Locale. Si è voluto, in tal modo, garantire la
massima trasparenza ed imparzialità nell’informare la cittadinanza e gli utenti sul tipo di
attività svolte e servizi erogati dalla Polizia Locale, sulle procedure, tempistiche ed
eventuali spese per richiedere o attivare i predetti servizi, sui tempi necessari per
l’erogazione del servizio richiesto, sulla tipologia di tutela a disposizione del cittadino.
E’ stata predisposta e trasmessa, nei termini previsti e concordati (31/07/2011), una
guida completa di tutti i servizi erogati dal Comando Polizia Locale con indicazione
delle attività svolte, delle modalità e tempi di erogazione.
La predetta guida contiene, inoltre, tutte una serie di informazioni utili per i cittadini,
nonché risposte alle domande più frequenti che vengono poste dagli utenti.
Area finanziaria:
Entro il 30/7/2011 è stata trasmessa la proposta sintetica della carta dei servizi (tributi)
per l’inserimento nella guida ai servizi.
Nel mese di dicembre 2011 è stata pubblicata la carta dei servizi del settore tributi con
identificazione di standard e indicatori di risultato.
Settore tecnico:
Numero servizi mappati/Numero carte integrali (su sito): 5/5
Sono stati trasmessi tutti i dati necessari finalizzati sia alla redazione della Guida ai
Servizi del cittadino che alla redazione della Carta dei Servizi dell’ufficio tecnico.
In aggiunta ai servizi mappati sopraindicati, nel 2011, attraverso la costituzione del
SUAP intercomunale con l’apporto dell’attività dei singoli sportelli, sono stati mappati
66 procedimenti inseriti con la relativa modulistica sull’apposito sito
www.suap.valletrompia.it
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Obiettivo strategico triennio 2012/2013
OBIETTIVO N. 1 – B: Mantenimento standard qualitativi dei servizi dell’Ente previsti
nelle carte dei servizi revisionate
Per l’anno 2011 gli standard di qualità a cui fare riferimento sono quelli indicati nelle
carte dei servizi finora pubblicate a stralci sul notiziario comunale o, nei tempi medi
dei procedimenti pubblicati sul sito e come rilevati nell’anno 2010. Per gli anni
successivi si prenderanno come riferimento gli standard resi noti nelle guide in corso di
pubblicazione.
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 1 – B al 31/12/2011:
Settore amministrativo:
Prosegue l’erogazione dei servizi dell’Ente nel rispetto degli standard qualitativi previsti
nelle carte dei servizi.
Settore servizi alla persona:
La realizzazione e la pubblicazione in Internet delle nuove carte dei servizi ha permesso
di individuare e dichiarare gli standard di qualità dei servizi; di conseguenza a partire
dalla stessa pubblicazione si potrà verificare la rispondenza del servizio effettivo rispetto
a quanto dichiarato.
Indicatori 2011:
Tempi medi
Procedimento
Tempo medio dichiarato
Tempo medio effettivo
Cambio
di
residenza 30 gg
20 gg
all’interno del comune
Rilascio
certificazioni Immediato – 3 gg per Immediato – 3 gg per
anagrafiche
certificazioni storiche
certificazioni storiche
Rilascio carta d’identità
1 giorno
1 giorno
immigrazione
45 gg
45 gg
Aggiornamento carte e Immediato
Immediato
permessi di soggiorno
Attestato d’identità minori 1 giorno
1 giorno
(ora carta d’identità)
Rilascio informazioni URP 10 minuti
10 minuti
Autorizzazione
suolo 7 gg
7 gg
pubblico
(spettacoli
e
attività commerciali)
Spettacoli viaggianti
15 gg
15 gg
Trattenimento in pubblici 7 gg
7 gg
esercizi
Manifestazioni di sorte 7 gg
7 gg
locale
7
Centro ricreativo estivo
Isee
Rilascio tessere parcheggio
per invalidi
Concessione sale pubbliche
Iscrizione al registro delle
associazioni
Concessione del patrocinio
Iscrizione al servizio di
ristorazione scolastica
Rilascio tessere biblioteca
comunale
Prestito libri
Prestito interbibliotecario
Rilascio autorizzazioni sala
conferenze
Immediata
5 gg
2gg
5 gg
2gg
Immediato
30gg
Immediato
30 gg
15gg
30gg
15 gg
15 gg
Immediato
Immediato
Immediato
3 gg
Immediato
Immediato
3 gg
Immediato
In alcuni casi il tempo medio effettivo è stato ridotto.
Non si sono registrati reclami nel corso dell’anno 2011.
Area polizia locale:
E’ stata predisposta una mappatura generale dei servizi erogati con relativa
individuazione degli standard di qualità ed indicazione dei risultati attesi in termini di
miglioramento o mantenimento del servizio, anche per gli anni successivi, che è stata
inserita all’interno della carta dei servizi e portata adeguatamente a conoscenza della
cittadinanza mediante la pubblicazione della stessa sul sito internet dell’ente. In tal senso
si precisa che, nell’ottica di perseguire l’obiettivo di miglioramento dello standard di
qualità, tutti procedimenti di competenza dell’ufficio scrivente vengono avviati e
conclusi nei termini previsti dalla legge e dai regolamenti comunali. Nell’ottica di
garantire livelli di efficienza nell’erogazione dei servizi, tutte le segnalazioni pervenute
al Comando Polizia Locale sono state vagliate ed, in relazione alla gravità della
problematica esposta, evase con celerità, disponendo i relativi accertamenti o
sopralluoghi ed approntando la soluzione ritenuta più idonea. E’ stata, infine, garantita
una costante e continua attività di collaborazione ed ausilio agli altri uffici comunali ed,
ove necessario, sono stati concordati, programmati ed effettuati gli accertamenti ed
sopralluoghi richiesti.
Area finanziaria:
Per quanto riguarda il settore economico-finanziario, sono stati mantenuti gli standard
qualitativi dei servizi dell’ente come rilevati nell’anno 2010 e previsti nella carta dei
servizi.
Settore tecnico:
8
Per ogni servizio presente nella guida sono stati identificati i relativi standard di qualità e
come si evince dai report sotto allegati sono stati rispettati i valori assicurati per il 2011.
Si ritiene opportuno evidenziare che i tempi medi dei procedimenti relativi all’ufficio
edilizia-urbanistica sono stati stati rispettati anche grazie alla presenza di una risorsa
tecnica identificata nella figura del “geometra praticante” il quale previa adeguata
formazione ha potuto operare anche in modo autonomo su parti procedimentali delle
pratiche istruite (certificati idoneità alloggio, certificati destinazione urbanistica, etc…).
L’attività del praticante ha potuto sgravare l’ufficio di attività di competenza che hanno
permesso ai tecnici di concentrarsi in maniera specifica su obbiettivi prioritari quali PGT
e pratiche edilizia maggiori.
Non sono pervenute segnalazioni o reclami in ordine ai servizi erogati previsti nella
C.d.S.
FONTE standard standard standard Tempi
2011
2012
2013 medi
procedimen
ti 2011
Ambiente Autorizzazione al 15gg.
Tempi di Atti interni
15
13
10
15
Transito su strade Provvedimento rilascio del
(15 gg)
agrosilvopastorali espresso
provvedimen
(Autorizzazione)
to
Ambiente Autorizzazione
10 gg.
Tempi di Atti interni
10
9
8
10
lavori cimiteriali
Provvedimento rilascio del
gg)
espresso
provvedimen
mediante
to
convalida/nulla
osta istanza
presentata
Ambiente Autorizzazione
90 gg dal 30
Tempi di Atti interni
89
87
85
88
taglio legna
Ottobre di ogni rilascio del
(90 gg)
anno.
provvedimen
Provvedimento
to
espresso
(Autorizzazione
al taglio legna)
Edilizia/urb Certificato di
30gg
15
15
13
3,5
30 giorni
Tempi di
anistica Destinazione
rilascio del
Urbanistica (CDU)
provvedimen
to
Edilizia/urb Agibilità
30 giorni
Tempi di Con parere
25
25
21
15
anistica
rilascio del ASL: 30
provvedimen
gg
to
con
autocertific
azione:
60gg
Edilizia/urb Autorizzazione
30gg
28
25
25
9,38
30 giorni
Tempi di
anistica all'Installazione di
rilascio del
mezzi Pubblicitari
provvedimen
to
Servizio
Denominazione
procedimento
Termine
procedimento
Indicatore
2011
9
Edilizia/urb
anistica
Autorizzazione
Occupazione
temporanea o
permanente Spazi
ed
Aree Pubbliche
Edilizia/urb
Denuncia Inizio
Attività (DIA)
anistica
Edilizia/urb
anistica
Certificazioni
idoneità alloggio
Edilizia/urb
anistica
Numeri civici
30 giorni
Tempi di Atti interni
rilascio del
(15 gg)
provvedimen
to
15
15
15
5,11
30 giorni
tempi di
istruttoria
della pratica
30gg
28
28
28
28
Tempi di
rilascio del
provvedimen
to
Tempi di
rilascio del
provvedimen
to
Tempi di
rilascio del
provvedimen
to
tempi di
istruttoria
della pratica
Atti interni
(30 gg)
20
20
15
8
Atti interni
(15 gg)
15
10
10
15
Atti interni
(15 gg)
15
15
15
6,04
60 gg per
assunzione
provvedim
enti
40
35
30
7
Edilizia/urb Autorizzazione alla
anistica Manomissione del
Suolo Pubblico
15 giorni
Edilizia/urb Segnalazione
anistica certificata di inizio
attività SCIA
60 giorni
OBIETTIVO N. 2: INDAGINI DI CUSTOMER SATISFACTION
Obiettivo strategico:
Dal 2010 la qualità percepita sui principali servizi erogati è monitorata
sistematicamente mediante somministrazione agli utenti di questionari appositi di
customer satisfaction (in versione cartacea), i cui risultati, ed in particolare le criticità
rilevate che orientano al miglioramento, saranno consultabili sul sito Web del Comune.
Anche nel corso dell’anno 2011 gli uffici dell’ente aventi contatto con il pubblico
rilevano il grado di soddisfazione dei rispettivi utenti attraverso appositi questionari di
customer satisfaction, tramite i quali l’Ente potrà individuare più facilmente i punti di
criticità/miglioramento su cui concentrare l’attenzione nei prossimi esercizi o attraverso
il servizio di customer care (emoticons) della Provincia. Limitatamente al sito Web,
viene monitorato il gradimento dell’utenza in merito alla completezza, chiarezza, facile
accessibilità di quanto offerto dal sito istituzionale dell’Ente.
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 2 al 31/12/2011:
Per il raggiungimento di tale obiettivo si è tenuto conto dei risultati raggiunti nell’anno
di riferimento (2011) raffrontati con quelli dell’anno 2010, per quei servizi già
monitorati. Per un maggior dettaglio si rimanda alla presentazione dei risultati allegata
alla presente.
Settore amministrativo:
10
Nel corso dell’anno 2011 sono stati elaborati i questionari di gradimento somministrati
nel 2010 agli utenti del Settore Servizi alla persona (Dote scuola e centri ricreativi
estivi), del Settore tecnico (Urbanistica), del servizio Polizia locale ed al servizio tributi.
Nell'ottica della massima trasparenza i risultati dei questionari sono stati pubblicati sul
sito istituzionale dell'Ente.
Sulla scorta dei risultati dei questionari somministrati nel 2010 sono poi state tenute
apposite riunioni con i responsabili al fine sia di analizzare le criticità segnalate che di
identificare le misure da porre in essere per superare tali criticità.
Ad esempio laddove è stata segnalata carenza di privacy sono stati disposti diversamente
gli arredi dell’ufficio al fine di garantire maggiore riservatezza agli utenti, ai quali è
anche stata data la possibilità di sedersi di fronte agli operatori; nel caso di segnalazioni
inerenti la ridotta apertura al pubblico degli uffici è stato ampliato l’orario di accesso
agli sportelli per gli utenti.
Perciò, i questionari di gradimento cartacei, somministrati nel 2011, sono stati
predisposti sia con il fine di rilevare l’andamento dei servizi già monitorati nell’anno
2010 ed anche con lo scopo di valutare il gradimento degli utenti rispetto alle modifiche
introdotte nei servizi stessi per rispondere alle criticità segnalate con i questionari
dell’anno precedente.
Al fine di facilitare la verifica del gradimento dei servizi da parte dell’utenza, nel 2011 è
stata poi attivata la rilevazione anche tramite emoticons, ossia le faccine verdi, gialle e
rosse con le quali si è potuta esprimere la soddisfazione in modo semplice e veloce, sia
da casa che presso l’Ente. Infatti, presso lo Sportello al cittadino è stato collocato un
computer appositamente dedicato agli emoticons al quale hanno potuto accedere tutti
quegli utenti che, ricevuto un servizio dagli uffici comunali, si sono visti consegnare un
codice con il quale, cliccando semplicemente un pulsante, hanno espresso il proprio
gradimento sui servizi stessi. Tale strumentazione è stata fornita gratuitamente dalla
Provincia a seguito della partecipazione dell’Ente al laboratorio provinciale in materia di
Performance.
I risultati dei vari questionari 2011 nelle varie forme di interrogazione dell’utenza hanno
evidenziato come il gradimento dei servizi erogati dall’Ente sia stato nel complesso
soddisfacente e mantenuto (in alcuni casi migliorato) rispetto ai risultati 2010.
Settore servizi alla persona:
Si è effettuata la customer satisfaction cartacea sul servizio CRED e sulla dote scuola.
Sono stati attivati i monitoraggi con il sistema “mettiamoci la faccia” di alcuni servizi
dei demografici e dello sportello per il cittadino/istruzione; i risultati di tali indagini
danno un grado di soddisfazione molto alto da parte dei cittadini.
Area polizia locale:
Nel periodo settembre - novembre 2011, sono state svolte le indagini di customer
satisfaction, con relativa predisposizione del questionario, somministrazione e richiesta
di compilazione agli utenti, raccolta degli stessi. In tal senso, sono stati somministrati n.
167 questionari ed acquisiti con risposta n. 151 con successiva trasmissione all’ufficio
11
competente per l’elaborazione, analisi e valutazione degli stessi. In attuazione
all’iniziativa denominata “Mettiamoci la faccia” , dopo attenta analisi e valutazione dei
settori ed argomenti di maggior interesse per gli utenti, sono stati individuati e
comunicati n. 3 servizi ritenuti di maggior rilievo nella quotidiana attività dell’ufficio
che saranno oggetto di monitoraggio.
E’ stata data attuazione all’iniziativa denominata “Mettiamoci la faccia” promossa dal
Ministero per P.A. e Innovazione, finalizzata a rilevare, tramite il sistema di gestione
emoticons, il livello di soddisfazione dei cittadini-utenti per i servizi erogati, che saranno
monitorati e, dunque, oggetto di valutazione da parte degli utenti. Sono stati, inoltre,
generati e consegnati all’utenza n. 52 codici per esprimere il gradimento tramite il touch
screen, al fine di poter monitorare il gradimento degli utenti in merito alle Informazioni
sulle multe e sui ricorsi.
Area finanziaria:
Sono stati resi noti i risultati dell’indagine di customer satisfaction del 2010 del servizio
tributi. E’ emersa la necessità di migliorare gli spazi di attesa del pubblico ma anche
quella di aumentare il livello di privacy durante i colloqui degli utenti con il personale
dell’ufficio tributi. Nel mese di settembre è stata attuata una riorganizzazione degli spazi
con la possibilità per il cittadino di sedersi di fronte agli addetti, con il pubblico in attesa
a debita distanza, consentendo così una maggiore tutela della riservatezza.
E’ stato avviato il servizio di customer care (emoticons) della Provincia, con la
generazione del codice identificativo da attribuire agli utenti, sospeso temporaneamente
per l’inizio della nuova indagine di customer satisfaction tramite questionario.
E’ stato somministrato un nuovo questionario agli utenti dell’ufficio tributi nel corso dei
mesi di ottobre/novembre/dicembre, per verificare se i parametri emersi come criticità
nell’indagine del 2010 sono migliorati.
Settore tecnico:
Verificate le risultanze del customer del 2010 e accolta la segnalazione che il campione
risultava poco rappresentativo si è esteso il periodo di rilevazione divulgando il modulo
a partire dal 3 Ottobre al 20 Dicembre al fine di ottenere un campione più
rappresentativo.
La rilevazione è stata adeguatamente pubblicizzata mediante affissione di informative
all'ingresso degli uffici ed esposizione della modulistica in vista diretta al bancone di
segreteria. Nel 2011 sono state riconsegnate nell'urna predisposta n. 40 schede tutte
adeguatamente compilate.
NOTA:
Nonostante il periodo più lungo di somministrazione dei questionari, il campione non
risulta ancora significativo. Non essendo stato rilevato il numero degli accessi se non
per il numero di pratiche consegnate e rilasciate, non è possibile fare un serio raffronto
con i risultati dell’anno precedente. Nonostante la poca significatività del campione si
evidenzia comunque il risultato positivo in quanto la valutazione ottima è passata dal
33,33% del 2010 al 48,75% del 2011.
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OBIETTIVO N. 3: OPERAZIONE TRASPARENZA
Obiettivo strategico 2011/2013
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 3 al 31/12/2011:
Settore amministrativo:
Sinora sono state puntualmente pubblicate sul sito istituzionale dell’Ente tutte le
informazioni previste dalla sezione “Trasparenza, valutazione e merito”, in particolare
quelle in tema di personale, incarichi e consulenze, struttura organizzativa, dati relativi
alle società partecipate. Per quanto riguarda la Performance e risultati raggiunti, sono
stati pubblicati il Piano generale di sviluppo 2011, la Relazione Previsionale e
Programmatica 2011-2013, il Piano Esecutivo di gestione 2011 ed il Piano dettagliato
degli obiettivi – parte generale / performance organizzativa ed infine il piano dettagliato
degli obiettivi per la performance individuale dei dipendenti.
Area finanziaria:
Per quanto di propria competenza, sono stati attuati gli obiettivi relativi all’”Operazione
trasparenza”. In particolare è stata pubblicata la relazione previsionale e programmatica
2011/2013 ed entro il 30 giugno 2011 e 31 dicembre 2011 sono stati pubblicati i dati
relativi agli incarichi presso le società partecipate con indicazione dei compensi.
Settore servizi alla persona:
Il Settore servizi alla persona ha fornito tutti i dati richiesti dai competenti uffici per
l’aggiornamento della sezione “Trasparenza, Valutazione e Merito” del sito internet
comunale.
Area polizia locale:
Al fine di attuare la trasparenza nella P.A., in conformità alle vigenti normative, sono
stati pubblicati sul sito Internet dell’Ente il curriculum vitae e recapiti istituzionali del
titolare di posizione organizzativa, nonché i nominativi degli appartenenti al comando
con relativi numeri telefonici ed indirizzo di posta elettronica dell’Ufficio, elenco dei
servizi forniti, le scadenze e le modalità di adempimento dei procedimenti di
competenza ai sensi della legge n. 241/90. Inoltre è stata aggiornata, con le modifiche di
legge intervenute nel corso dell’anno e messa a disposizione dell’utenza, tutta la
modulistica che interessa l’attività dell’Ufficio Polizia Locale.
Settore tecnico:
L’Ufficio Tecnico ha fornito tutti i dati richiesti dai competenti uffici per
l’aggiornamento della sezione “Trasparenza, Valutazione e Merito” del sito Internet
comunale.
OBIETTIVO N. 4: ATTUAZIONE PROGRAMMAZIONE DELL’ENTE
Azioni da porre in essere:
L’Ente, con l’approvazione degli atti di programmazione, individua i programmi e
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progetti ritenuti strategici. Nell’ambito delle Linee programmatiche, prima, approvate
all’inizio del mandato amministrativo, del Piano Generale di Sviluppo, approvato con
cadenza annuale, della Relazione Previsionale e Programmatica approvata
annualmente ma con un orizzonte temporale di tre anni si individuano gli obiettivi che
si vogliono realizzare nel corso del mandato amministrativo.
Con il Peg ed il piano dettagliato degli obiettivi gli organi di indirizzo, trasformano i
programmi strategici in obiettivi operativi stabilendone le priorità, sulla base delle
risorse messe a disposizione.
In base a quanto sopra, accanto agli obiettivi di Peg verranno individuate le relative
priorità. (priorità 1, 2, 3, 4,5).
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 4 al 31/12/2011:
Settore amministrativo:
Nel corso del 2011 sono stati approvati i documenti di pianificazione che contengono la
strategia dell’Ente (Piano Generale di Sviluppo 2011-2014, Relazione Previsionale e
programmatica 2011-2013, Bilancio di previsione 2011 –2013, Piano esecutivo di
gestione 2011, Piano della performance / Piano dettagliato degli obiettivi e obiettivi
generali, elenco delle opere pubbliche). Si è dato conto dello stato di attuazione al 30
settembre in sede di verifica degli equilibri di bilancio.
Tutti gli obiettivi del Piano Esecutivo di Gestione sono stati collegati ai programmi della
Relazione Previsionale e Programmatica ed al Piano Generale di Sviluppo nell’ottica
della programmazione a breve, medio e lungo termine finalizzata alla realizzazione del
programma dell’Amministrazione. A tutti gli obiettivi di PEG, distinti tra strategici ed
operativi, sono stati assegnati dei livelli di priorità sui quali è stata tarata la percentuale
di raggiungimento della performance organizzativa.
Nel complesso l’attuazione della strategia e i risultati di performance organizzativa
(performance dell’Ente nel suo complesso) sono più che soddisfacenti.
Area polizia locale:
Si evidenzia che l’impiego delle risorse umane, strumentali e finanziarie assegnate
all’Ufficio Polizia Locale è stato indirizzato, attraverso una costante e quotidiana azione
di programmazione e coordinamento, al perseguimento delle finalità e degli obiettivi
indicati nei piani e nei programmi predisposti dall’organo di governo dell’Ente, dando
maggior rilievo a quelli con priorità 1. Infatti, l’organizzazione interna dell’Ufficio,
articolata sulla base di specifiche competenze attribuite a ciascun operatore,
l’aggiornamento nella definizione delle procedure, con relativa razionalizzazione dei
modi e tempi di esecuzione, e la corretta gestione delle risorse assegnate hanno
consentito nel corso di tutto il 2011, anche attraverso un continuo monitoraggio delle
azioni ed attività messe in campo e dei risultati conseguiti, una verifica costante sullo
stato di attuazione degli obiettivi, dei piani e programmi di cui sopra, nonché sul rispetto
delle fasi e tempi di attuazione degli stessi e sul raggiungimento e mantenimento degli
standard quantitativi e qualitativi prefissati.
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Area finanziaria:
Per quanto di propria competenza, è stata data attuazione all’obiettivo n. 4.
Settore tecnico:
Nella stesura di PEG sono stati individuati gli obiettivi strategici.
In particolare sono stati identificati n. 16 obiettivi suddivisi in termini di priorità
raggiunti con risultati soddisfacenti.
OBIETTIVO N. 5: STATO DI SALUTE DELL’ENTE: ATTUAZIONE DEL
PIANO DI RAZIONALIZZAZIONE
Obiettivo N. 5 - A: attuazione piano di razionalizzazione
Obiettivo strategico
Azioni da porre in essere:
Gli uffici dovranno attuare il piano di razionalizzazione triennale approvato con
delibera del Consiglio Comunale n. 21 del 28/04/2011.
Ciascun dipendente dovrà prendere visione del piano approvato dal Consiglio
Comunale, attuare quanto nello stesso programmato, partendo dai risultati raggiunti
negli anni precedenti e tentando di migliorarli o mantenendo lo standard raggiunto
negli anni passati, qualora i risultati non fossero ulteriormente migliorabili. Ciò
ponendo in essere gli accorgimenti previsti nel piano stesso e infine relazionando
all’ufficio controllo di gestione con un unico documento distinto per settore, sui risultati
ottenuti.
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 5 - A al 31/12/2011:
Settore amministrativo:
Sono state poste in essere tutte le azioni raccomandate dal piano di razionalizzazione
approvato sia per quanto riguarda l’utilizzo della carta che le tecnologie e le attrezzature
informatiche (firma digitale e scansioni con fotocopiatore).
Area polizia locale:
Dando seguito a quanto intrapreso negli anni scorsi, nel garantire l’erogazione dei
servizi, lo svolgimento delle attività, la predisposizione degli atti e nell’evadere le
pratiche che per legge competono all’Ufficio Polizia Locale, tutto il personale in organo,
ciascuno nell’ambito delle competenze assegnate, si è contraddistinto per l’impegno,
puntualità e precisione nell’assolvimento dei propri compiti al fine di perseguire
l’obiettivo di attuazione del piano di razionalizzazione spese di funzionamento del
comune. In tal senso è stata prestata particolare attenzione al risparmio energetico,
telefonico e della carta. In particolare il risparmio della carta è stato attuato mediante
una attenta attività di riciclaggio o utilizzando per le comunicazioni, ove possibile, la
posta elettronica.
Area finanziaria:
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Per quanto di propria competenza, è stata data attuazione all’obiettivo n. 5 -A. In
particolare si è aderito alla gara aggregata della Provincia per la fornitura di toner e
cancelleria per ottenere risparmi di spesa e sono stati razionalizzati gli abbonamenti a
riviste e quotidiani, mantenendo solo quelli strettamente necessari o sottoscrivendo
quelli on-line, meno costosi, passando da una spesa di € 4.954,00 del 2010 ad una di €
3.758,00 del 2011. Per quanto riguarda il consumo di carta, sono stati attuati tutti gli
accorgimenti contenuti nel piano di razionalizzazione triennale, limitando le stampe a
quelle strettamente necessarie, inviando agli uffici file in pdf e dimezzando la quantità
delle stampe di mandati e reversali, in seguito all’introduzione dell’ordinativo
informatico.
La spesa per carta nel 2011 si è ridotta rispetto al 2010. Si rileva che pur risultando a
bilancio un importo pari ad € 2.080,82, questo deve essere integrato per € 524,40
fatturati a carico del 2010 ma relativi ad una fornitura utilizzata di fatto nel 2011,
arrivando così a complessivi € 2.605,22.
La spesa per toner nel 2010 è stata di € 3.935,00 e nel 2011 di € 1.184,66. La spesa per
cancelleria nel 2010 è stata di € 963,94 e nel 2011 di € 695,57.
Settore tecnico:
A livello di Ufficio Tecnico si è inoltrata una informativa sull’utilizzo di carta riciclata
per la stampa di copie ad uso interno. Inoltre è stato predisposto un cassetto di
alimentazione delle fotocopiatrici dedicato alla carta da riciclare.
Sempre al fine di limitare la stampa di documenti e limitare i tempi di ricerca degli stessi
è stato potenziato il servizio di caricamento e condivisione di file utili per la
consultazione di interesse generale (convenzioni urbanistiche, elaborati grafici del
patrimonio, etc…)
L’entrata in funzione a pieno regime dello Sportello Unico per le Attività Produttive ha
consentito la ricezione, redazione e trasmissione di file di competenza in formato
digitale.
Obiettivo N. 5 – B: potenziamento dell’uso della pec, della e-mail e del fax per le
comunicazioni dell’ente verso gli altri enti, verso gli operatori dei vari settori ed ai
componenti degli organi istituzionali.
Azioni da porre in essere:
Anno 2011
Gli uffici dovranno privilegiare l’invio delle comunicazioni istituzionali dell’ente ad
altri Enti, agli operatori dei vari settori, ed ai componenti degli organi istituzionali
prioritariamente tramite posta elettronica certificata ed in subordine tramite e-mail, con
avviso di ricevimento, ed infine con fax..
La convocazione delle varie commissioni consiliari dovrà avvenire tramite e-mail.
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Gli uffici dovranno inviare l’avviso di convocazione delle commissioni tramite e-mail,
verificare l’avvenuto ricevimento ed archiviare digitalmente (mediante creazione di
apposita cartella, l’intera procedura di convocazione)
Gli uffici avranno cura di creare apposite banche dati con gli indirizzi e-mail degli
operatori dei vari settori a cui inviare le comunicazioni istituzionali, ottenendo il
consenso dagli stessi per l’uso di tale modalità.
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 5 - B al 31/12/2011:
Settore amministrativo:
Sono state applicate, ove possibile, le indicazioni dell’obiettivo, in particolare è stata
avviata la convocazione delle commissioni consiliari con la modalità della posta
elettronica. Tale canale di comunicazione viene utilizzato anche per la trasmissione ai
commissari di atti e documenti inerenti l’istruttoria delle pratiche da esaminare.
Settore servizi alla persona:
La e-mail è divenuta il sistema di comunicazione “normale” da parte del personale del
settore. L’utilizzo della PEC si è concentrato in relazione allo svolgimento di alcune
gare (con operatori economici che ne erano in possesso) e nelle comunicazioni
istituzionali con altri enti (CMVT, Regione).
Area polizia locale:
In tutti i casi in cui, nell’espletamento delle attività di competenza, si è reso necessario
comunicare ed interloquire con altri organi, soggetti istituzionali o procedere alla
trasmissione di atti, ove possibile, sono stati utilizzati i moderni mezzi di comunicazione
di cui l’ufficio è dotato. Infatti, l’Ufficio ha provveduto alla trasmissione cartacea dei
documenti e degli atti di competenza solo se necessario, in quanto previsto dalla legge o
richiesto espressa delle istituzioni interessate o soggetti destinatari degli stessi. In tutti
gli altri casi, le comunicazioni con gli uffici comunali, organi istituzionali o altri enti,
con relativa trasmissione di atti o documenti, avviene tramite e-mail o mezzo fax. Tale
modus operandi garantisce il perseguimento degli obiettivi di efficienza, celerità ed
economicità nell’azione amministrativa, se solo si considera il risparmio che, in tal
modo, si realizza per quanto attiene la voce delle spese postali.
Area finanziaria:
Per quanto di propria competenza, è stata data attuazione all’obiettivo n. 5 – B.
Settore tecnico:
L’uso della Pec è effettuato come canale preferenziale per le comunicazioni con gli
operatori economici titolari di imprese aggiudicatrici di appalti e degli enti istituzionali.
Dal 28 Settembre 2011 è entrato in funzione a pieno regime lo sportello unico per le
attività produttive le cui comunicazioni sono state eseguite esclusivamente tramite pec.
OBIETTIVO N. 6: STATO DI SALUTE DELL’ENTE, UTILIZZO EFFICIENTE
DELLE RISORSE E SVILUPPO DELL’ORGANIZZAZIONE
Per l’ambito di performance a cui fare riferimento vedere obiettivo n. 5.
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Azione n. 1
Obiettivo operativo:
Spese postali: mantenimento standard anno precedente
Situazione di partenza:
Il 2010 è stato l’anno in cui sono state messe in atto alcune attività di monitoraggio
delle spese postali che hanno consentito di conoscere le problematiche ed intervenire
con alcune correzioni, permettendo così una razionalizzazione delle stesse. Spesa anno
2010 € 21.736,00.
Azioni da porre in essere: Nel 2011 l’obiettivo è quello di mantenere gli standards
dell’anno precedente e contenere la spesa nei limiti dell’anno 2010.
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 6 – Azione n. 1 al 31/12/2011:
Area polizia locale:
Al fine di perseguire l’obiettivo di mantenimento del costo delle spese postali, nei casi in
cui è stato possibile, si è provveduto direttamente alla notifica degli atti ai cittadini
residenti nel territorio comunale. E’ opportuno in ogni caso evidenziare che nel 2011 vi
è stato un forte incremento del numero dei verbali per violazione alle norme del C.d.S.
da notificare ai trasgressori con relative spese postali. Pertanto, al fine di evitare il più
possibile le rinotifiche degli stessi, che comporterebbero per l’Ente un ulteriore aggravio
alla voce spese postali, gli operatori di polizia locale addetti all’inserimento dati si sono
costantemente impegnati per verificare la correttezza dei stessi ( tipo veicolo e targa del
veicolo, velocità contestata, corretto indirizzo del trasgressore etc.) al fine di garantire,
in tal modo, che il verbale venga correttamente notificato al primo tentativo, con
conseguente risparmio per l’ente per quanto attiene alle spese postali. Tale obiettivo è
stato perseguito anche in considerazione del fatto che nell’espletamento delle attività di
competenza, in tutti i casi in cui si è reso necessario comunicare o trasmettere atti ad
altri soggetti istituzionali, ove possibile, sono stati utilizzati i moderni mezzi alternativi
(fax, e-mail etc) alla spedizione postale.
Area finanziaria:
Al 31/12/2011 le spese postali rilevate dal capitolo 4325 ammontano ad euro 18.000,00.
L’impegno di spesa dell’anno 2010 ammontava ad euro 21.736,00. Si può quindi
rilevare non solo il mantenimento dello standard dell’anno precedente, ma anche un
risparmio notevole.
Settore tecnico:
La maggior parte delle comunicazioni da inoltrare ai cittadini residenti nel territorio di
Gardone vengono consegnate al Messo.
Azione n. 2
Obiettivo operativo
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Monitoraggio tempistica pagamenti, programmazione e razionalizzazione
procedimenti di spesa
Il settore Servizi Finanziari, sentiti gli uffici maggiormente interessati alle procedure di
pagamento e per rilevanza degli importi e per frequenza nei pagamenti, predisporrà
apposita programmazione dei pagamenti stessi. Gli atti amministrativi di autorizzazione
e di liquidazione della spesa dovranno essere compatibili per quanto possibile con la
programmazione di cui sopra, tenuto conto della tempistica e dell’andamento della
riscossione delle entrate.
Ciascun ufficio concorrerà al rispetto della programmazione stabilendo le priorità delle
attività da porre in essere, anche in ragione della compatibilità dei pagamenti
programmati con la finalità del rispetto del Patto di Stabilità.
Gli uffici, nella predisposizione di convenzioni e contratti con enti, associazioni, società
partecipate dall’ente, dovranno prevedere tempistiche di pagamenti compatibili con la
riscossione delle entrate. A titolo puramente esemplificativo e non esaustivo, possono
essere previsti in convenzioni annuali, periodi di pagamento che cadano nei mesi di
riscossione della TIA e dell’ICI.
Gli uffici avranno cura di valutare con attenzione nei capitolati speciali d’appalto, le
tempistiche relative ai pagamenti a favore dei creditori/fornitori dell’Ente.
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 6 – Azione n. 2 al 31/12/2011:
Area polizia locale:
In merito all’obiettivo di monitoraggio tempistica pagamenti, si evidenzia che i termini
per i pagamenti a favore dei creditori e fornitori dell’Ente per servizi e/o forniture
inerenti l’attività dell’Ufficio Polizia Locale sono stati regolamentati nelle apposite
convenzioni stipulate con gli stessi e, comunque, nel rispetto dei termini prescritti dalla
legge. Tutti gli atti necessari per la liquidazione delle spese, con indicazione del CIG e
corredati dal DURC, sono stati predisposti prontamente e, comunque, ben prima dei 10
giorni antecedenti la data di scadenza delle fatture e trasmessi immediatamente
all’ufficio Ragioneria per la successiva liquidazione.
Un’ulteriore finalità perseguita è quella della programmazione e attuazione di un piano
di razionalizzazione di tutte le spese per la fornitura di beni e servizi necessari per un
corretto ed efficiente funzionamento dell’Ufficio Polizia Locale. Tale pianificazione
consente un monitoraggio costante dell’andamento generale delle spese correnti ed una
verifica delle stesse rispetto alle somme stanziate nel bilancio di previsione.
Area finanziaria:
Nel corso dell’anno 2011 i pagamenti sono stati svolti con regolarità. I tempi medi
rilevati dal programma di contabilità, dalla data di protocollo della fattura alla data di
emissione del mandato, sono stati di 30 giorni. Il pagamenti relativi agli investimenti
sono stati in linea con le previsioni formulate in sede di bilancio preventivo ed il patto di
stabilità è stato rispettato anche per il 2011. Per quanto riguarda l’anticipazione di cassa
si rileva un minore ricorso rispetto all’anno 2010, dovuto anche alla rimodulazione delle
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scadenze delle rate della TIA. L’esercizio 2011 si è chiuso con un fondo di cassa di circa
7.000,00 euro.
Settore tecnico:
Durante l’intero anno si è monitorata la situazione dei pagamenti e sono state definite e
concordate le migliori strategie di pagamento e razionalizzazione della spesa anche in
funzione del Patto di Stabilità.
Azione n. 3
Obiettivo operativo
Monitoraggio e controllo della gestione delle entrate
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 6 – Azione n. 3 al 31/12/2011:
Settore amministrativo:
In accordo con l’ufficio ragioneria è stato effettuato il monitoraggio delle entrate e delle
spese affidate ai responsabili, in particolare per la verifica del permanere degli equilibri
di bilancio effettuata entro il 30 settembre, verificando gli scostamenti più rilevanti sia in
termini di accertamenti/impegni che di riscossioni/liquidazioni.
Settore servizi alla persona:
Si è prestata particolare attenzione al pagamento delle tariffe da parte degli utenti,
sollecitando i debitori con tutti i mezzi a nostra disposizione.
Area polizia locale:
In merito al monitoraggio e controllo delle entrate, il personale dell’Ufficio Polizia
Locale preposto all’attività di gestione e controllo delle entrate si è costantemente
impegnato a verificare e monitorare, mediante l’ausilio dei programmi e degli strumenti
in dotazione, l’andamento delle stesse. Ciò è stato garantito attraverso una quotidiana
attività di inserimento dei dati, caricando e registrando nel programma in dotazione i
bollettini postali di pagamento delle sanzioni amministrative pecuniarie pervenuti in
Ufficio.
In tutti i casi in cui è stato riscontrato un ritardo nel pagamento delle sanzioni si è
proceduto con l’immediato invio della lettera pre-ruolo, con cui si avvisa il trasgressoredebitore di pagare il dovuto, onde evitare aggravi di spese e la successiva procedura
esecutiva.
Il monitoraggio e controllo della gestione delle entrate consente, inoltre, di verificare che
l’andamento delle entrate sia in linea con le previsioni di bilancio.
Area finanziaria:
I residui attivi del settore economico-finanziario sono stati verificati nel corso del 2011
in occasione dell’inserimento nel rendiconto esercizio 2010; con eliminazione dei
residui attivi inesigibili/insussistenti. Per i residui attivi relativi a ICI sono in corso le
procedure di riscossione coattiva/pignoramenti, mentre i residui attivi relativi ai
contributi dallo stato sono stati erogati nel corso del 2011. Nel mese di settembre 2011 è
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stata richiesta una ricognizione a tutti gli uffici relativa ai residui attivi, ai fini della
verifica degli equilibri di bilancio di fine settembre. Sono stati eliminati residui attivi che
verranno considerati inesigibili/insussistenti in occasione della redazione del rendiconto
dell’esercizio 2011.
Settore tecnico:
Tale controllo è stato effettuato dagli uffici competenti e le risultanze sono state
trasmesse regolarmente per gli adempimenti di competenza.
Azione n. 4
Obiettivo operativo
Analisi, Controllo e razionalizzazione delle procedure
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 6 – Azione n. 4 al 31/12/2011:
Settore amministrativo:
Si è proceduto alla verifica a campione della documentazione allegata ai provvedimenti
e sono state verificate a campione alcune determinazioni dei vari dirigenti/responsabili
prima della pubblicazione.
Area polizia locale:
Sono stati rivisti tutti i procedimenti amministrativi di competenza dell’Ufficio Polizia
Locale, procedendo ad una attenta analisi degli stessi, al fine di conformare l’iter di
ciascun procedimento alle varie modifiche normative intervenute e, nel contempo,
garantire il rispetto dei termini di conclusione dei procedimenti stessi. In tal senso si
precisa che, tutti i procedimenti di competenza dell’ufficio scrivente vengono avviati e
conclusi entro i termini di legge (30 giorni dal ricevimento della richiesta o dalla data di
avvio d’ufficio) ed in molti casi anche prima dei predetti termini, in linea con gli
standard di qualità ed indicatori di risultati inseriti nella carta dei servizi. In tal senso, la
finalità è quella di contemperare l’esigenza di efficienza ed efficacia dell’azione
amministrativa, mediante una corretta gestione dei diversi procedimenti di competenza,
con quella di celerità ed economicità, cercando di dare, nel più breve tempo possibile,
risposte alle diverse istanze pervenute dai cittadini o altre istituzioni.
Settore tecnico:
Il dirigente e i responsabili hanno fornito i dati necessari alla verifica dei procedimenti.
Azione n. 5
Obiettivo operativo
Efficienza nella gestione delle risorse: Scostamento tra lo stanziamento definitivo
ed impegnato
Azioni da porre in essere
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riduzione dello scostamento tra quanto richiesto dagli uffici e stanziato definitivamente
dall’Amministrazione in sede di assestamento e quello effettivamente impegnato per
raggiungere gli obiettivi ed i risultati attesi, così come risultanti dal peg/pdo definitivo.
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 6 – Azione n. 5 al 31/12/2011:
Settore amministrativo:
Ad esclusione della spesa prevista e non impegnata per l’anticipazione di cassa, si è
verificato il rapporto tra le spese correnti dell’ente impegnate e stanziate definitivamente
che è pari a 95,72%, mentre quello tra le spese di investimento impegnate e stanziate
definitivamente è pari a 84,38%.
Area polizia locale:
Particolare attenzione è stata posta ai costi di gestione dell’ufficio cercando, per quanto
possibile, di mantenere gli stessi entro i limiti delle risorse assegnate e, comunque, non
eccedendo nelle spese correnti rispetto agli anni precedenti.
Settore tecnico:
Al 31/12/2011 non risultano significativi scostamenti tra le somme stanziate e quelle
impegnate, lo scostamento pari all’84,38% relativo alla spesa per investimenti è legato
all’acquisizione delle risorse introitate a fine anno a seguito di vendita degli immobili.
Area finanziaria:
La verifica è stata effettuata per la ricognizione degli equilibri di bilancio del 30/9/2011.
Una ulteriore verifica è stata effettuata in sede di assestamento del 30/11/2011.
Azione n. 6
Obiettivo operativo
Aggiornamento piano di interscambiabilità di ruoli mappatura, di procedure più
frequenti e con scadenze, con relativo vademecum.
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 6 – Azione n. 6 al 31/12/2011:
Settore amministrativo:
I procedimenti più frequenti sono conosciuti a tutto il personale di segreteria, che è in
grado di supplire i colleghi assenti per brevi periodi. Elementi di problematicità
riguardano il servizio informatico, costituito da una sola unità, in quanto sono necessarie
competenze specifiche non nel bagaglio del restante personale.
Settore servizi alla persona:
Si è organizzato un sistema di interscambiabilità tra gli operatori coinvolti nello sviluppo
dello sportello unico, e nei servizi culturali (biblioteca-museo).
Il servizio sportello del cittadino è dotato di un vademecum che spiega tutti i passaggi
dei procedimenti di competenza, il vademecum è collocato in una posizione conosciuta
da tutto il personale operativo allo sportello, sia come “titolare” che come “jolly”.
Area polizia locale:
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In merito all’obiettivo generale inerente l’aggiornamento del piano di intercambiabilità
di ruoli con relativa mappatura delle procedure più frequenti e con scadenze e relativo
vademecum, è stato predisposto, con relativo aggiornamento, un elenco dettagliato dei
procedimenti in capo all’Ufficio Polizia Locale, con relativa indicazione dell’iter da
seguire e tempi entro i quali verrà concluso il procedimento. Inoltre, nell’elenco predetto
sono stai indicati i soggetti responsabili di ogni singolo procedimento ed individuato un
sostituto in caso di assenza e/o impedimento del responsabile.
Area finanziaria:
Per quanto riguarda l’ufficio ragioneria/tributi la mappatura è stata effettuata nell’anno
2010. Nell’anno 2011 sono state condivise alcune procedure relative al nuovo
programma di contabilità Finanziaria.NET.
Settore tecnico:
La mappatura descrittiva e procedurale dei singoli procedimenti eseguita nel 2011
garantisce l’interscambiabilità dei ruoli nelle attività di competenza di singole unità
operative (segreteria LLPP, segreteria urbanistica, tecnici edilizia urbanistica).
La condivisione e l’aggiornamento dei procedimenti mappati è garantita attraverso il
deposito degli stessi sul server utc nella cartella “Appoggio Ufficio Tecnico”.
Nella cartella succitata sono inoltre depositati tutti i file aggiornati relativi a singole
tematiche quali ad esempio: tracciabilità pagamenti, Durc, Cup, manuali, siti
istituzionali. Il sistema così realizzato rappresenta uno strumento efficace di
consultazione e aggiornamento delle specifiche tematiche.
Azione n. 7
Obiettivo operativo
Supporto agli uffici in materia di procedure di gara e contratti per forniture/servizi
e lavori pubblici - Aggiornamento vademecum e modulistica.
Azioni da porre in essere: L’ufficio lavori pubblici aggiornerà, il “vademecum” e la
relativa modulistica in adeguamento alla nuova normativa.
L’alta professionalità dell’ufficio progettazioni con la ditta all’uopo incaricata
continuerà a supportare gli uffici per la stesura, ove richiesto dalla normativa dei
DUVRI di competenza (per gli appalti che prevedono rischi da interferenza).
La responsabilità del procedimento rimane in capo ai singoli uffici che dovranno
impostare materialmente le gare, predisporre la relativa documentazione e la
modulistica necessaria, utilizzando gli schemi messi a disposizione dall’ufficio lavori
pubblici.
L’informazione in merito alle procedure potrà avvenire anche mediante singoli incontri
degli uffici con il personale del settore lavori pubblici, senza però appesantire ed
aggravare le ordinarie competenze degli uffici.
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 6 – Azione n. 7 al 31/12/2011:
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Settore tecnico:
E’ stata creata un’area condivisa ove è possibile visionare aggiornamenti in termini di
appalti di lavori, forniture e servizi. La recente pubblicazione del regolamento dei
contratti di fornitura, servizi e lavori e le continue modifiche al codice dei contratti
comportano la necessità di acquisire una modulistica aggiornata peraltro di difficile
reperimento sul mercato proprio per la rapidità dell’evoluzione normativa. Ad oggi,
considerata la complessità dell’aggiornamento dei moduli rispetto alla normativa
vigente, non risultano infatti essere disponibili i modelli per i soli lavori di contratti e
capitolati da parte di studi specializzati del settore. Per quanto riguarda le forniture e i
servizi sono disponibili presso l’ufficio tecnico alcuni testi aggiornati al 2011 utili per la
consultazione di problematiche specifiche di settore.
L’Ufficio Tecnico si è reso disponibile alle richieste di supporto e consulenza derivanti
da altri uffici.
Azione n. 8
Obiettivo operativo
Fornitura dati per sito Internet e potenziamento dello stesso con ulteriori dati
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 6 – Azione n. 8 al 31/12/2011:
Settore amministrativo:
L’Ufficio Ced ha provveduto nel corso dell’anno alla tempestiva pubblicazione della
documentazione trasmessa dagli uffici, potenziando in particolare la sezione
“Trasparenza, valutazione e merito” e “Sportello per il cittadino” dove sono state
pubblicate integralmente le Carte dei servizi erogati dall’ente comprensive di standard di
qualità e di modulistica per la presentazione delle istanze di parte.
Il sito è stato costantemente aggiornato e sottoposto a questionari di gradimento on line i
cui risultati si possono ritenere positivi.
Area finanziaria:
Per quanto di propria competenza, il sito Internet è stato costantemente aggiornato.
Settore servizi alla persona:
Per quanto di propria competenza, il sito Internet è stato costantemente aggiornato.
Area polizia locale:
L’Ufficio Polizia Locale, nell’ambito delle attività di competenza, ha provveduto con
correttezza agli adempimenti richiesti per aggiornamento e trasmissione dei dati utili da
inserire nel sito Internet dell’Ente, in modo tale che lo stesso sia il più completo
possibile, per quanto riguarda il settore di riferimento. In tal senso, è stata garantito un
continuo e costante aggiornamento della modulistica riferita alle diverse procedure di
competenza, prestando particolare attenzione alle eventuali modifiche normative
intervenute e procedendo, eventualmente, a conformare alle stesse la modulistica già
pubblicata sul sito.
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Settore tecnico:
L’U.T. provvede costantemente ad inoltrare al responsabile CED i dati necessari per
aggiornare la modulistica, divulgare informative, pubblicizzare bandi, garantire un più
facile accesso agli elaborati progettuali.
Azione n. 9
Obiettivo operativo
Aggiornamento continuo regolamenti comunali
Il presente obiettivo, previsto anche negli anni precedenti, mira ad avere la
regolamentazione comunale adeguata alle esigenze dell’ente ed aggiornata alla
intervenuta nuova normativa.
Risultati attesi e tempistica: regolamentazione aggiornata in base alle nuove esigenze,
entro il 31/12/2011, con la relativa pubblicazione sul sito Internet nell’apposito spazio
dedicato ai regolamenti comunali a disposizione dei cittadini. A tal fine copia cartacea
dei nuovi regolamenti o di quelli aggiornati comprendenti le modifiche apportate, dovrà
essere consegnata all’ufficio segreteria e file aggiornato all’ufficio ced per la
pubblicazione su Internet.
Stato di attuazione dell’obiettivo N. 6 – Azione n. 9 al 31/12/2011:
Settore amministrativo:
Si è provveduto alla pubblicazione sul sito Internet del regolamento comunale di
organizzazione degli uffici e del relativo aggiornamento, tale regolamento comprende
anche la disciplina della pubblicazione all’Albo Pretorio on line, i procedimenti
disciplinari ed il ciclo della performance. Nel corso del 2011 sono stati anche approvati i
criteri sul funzionamento del Comitato Unico di Garanzia, istituito nei primi mesi
dell’anno.
Settore servizi alla persona:
Nel corso del 2011 è stato rivisto il regolamento relativo al Piano famiglia; inoltre i
servizi sociali hanno elaborato delle proposte per l’aggiornamento del piano socio
assistenziale, anche se è stata valutata dall’assessore la necessità di dilazionarne la sua
approvazione.
Area polizia locale:
Tutto il personale addetto al Comando P.L. si è impegnato a porre particolare attenzione
alle variazione e/o modifiche normative intervenute nei settori e materie di rispettiva
competenza. Nei casi in cui le modifiche normative intervenute hanno inciso su materie
oggetto di disciplina regolamentare, è stata avviata prontamente la procedura per
l’aggiornamento del regolamento comunale, al fine di conformare quest’ultimo alle
modifiche di legge intervenute. Allo stato attuale, i regolamenti che riguardano il
Comando Polizia Locale sono rispondenti alla disciplina legislativa in vigore.
Settore tecnico:
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E’ stato aggiornato il regolamento di semplificazione dei procedimenti di spese in
economia. Il regolamento è stato inserito come proposta di Consiglio n. 29 del
06.12.2011.
Area finanziaria:
Sono stati aggiornati i regolamenti di competenza dell’ufficio tributi.
Il referente dell’Ufficio
Controllo di gestione
(Dott.ssa Alessandra Richiedei)
Il Direttore Generale
(Dott.ssa Carmelina Barilla)
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