Flint Group - Codice di comportamento
Contents:
Flint Group
Lo scopo di questo Codice di comportamento è
quello di esporre gli standard generali di Flint Group
riguardanti i comportamenti etici e legali. Questo
Codice governa le azioni ed i rapporti di lavoro tra
Flint Group ed i suoi dipendenti,1 funzionari, direttori
e clienti presenti e potenziali, fornitori, distributori
autorizzati, rappresentanti, concorrenti, governo ed
agenzie di autoregolamentazione, i mezzi
d'informazione e chiunque altro abbia contatti con
Flint Group.
Flint Group - Codice di condotta
Questo documento è stato adattato dal codice Flint
Group di condotta pubblicato nel novembre 2014, che
si trova a:
www.flintgrp.com/en/Codeofconduct.php
copertina: Flint Group’s Print Media Europe - Chemical Products
Division, Irlam, UK.
Section 2.
Conformità a questo Codice di comportamento e alla legge .....................6
Section 3.
Etica degli affari ...................................................................................8
Section 4.
Sicurezza, Salute ed Ambiente .............................................................9
Section 5.
Condizioni di lavoro .............................................................................10
Section 6.
Informazioni confidenziali ....................................................................11
Section 7.
Conflitti d'interesse .............................................................................12
Section 8.
Corruzione e concussione
Section 9.
Riciclaggio di denaro ...........................................................................15
Section 10.
Frode e pratiche illecite .....................................................................15
Section 11.
Controlli sul commercio ......................................................................16
Section 12.
Norme antitrust e sulla concorrenza .....................................................17
Section 13.
Indagini ufficiali ..................................................................................17
Section 14.
Partecipazione politica ....................................................................... 18
Section 15.
Registrazione operazioni e registri di Flint Group ..................................18
Section 16.
Uso dei beni Flint Group .....................................................................19
Section 17.
Internet e posta elettronica ............................................................... 19
Section 18.
Consigli etici e segnalazione di violazioni
Section 19.
Amministrazione e deroga di questo codice di comportamento ............ 22
Section 20.
Flint Group: Hotline di Garanzia dell’Integrità.........................................24
.................................................................13
2
.......................................... 20
Flint Group: Code of Conduct
Antoine Fady - CEO, Flint Group
"Vi ringraziamo per il tempo dedicato alla lettura
dettagliata del Codice di comportamento di Flint Group".
Questo documento chiarisce senza ombra di dubbio gli elevati standard etici
che abbiamo deciso di applicare alle nostre attività quotidiane. Definisce il
nostro impegno ad agire nel rispetto della legge e in linea con i nostri principi
di onestà e integrità. Spiega poi ciò che occorre sapere per portare alla luce
qualsiasi comportamento aziendale che violi tali linee guida.
Il Codice di comportamento è per tutti noi: dipendenti, partner, fornitori,
distributori e agenti; ed è per chiunque lavora per, con o per conto di Flint
Group. Stiamo percorrendo questo cammino insieme. Il nostro impegno ad
agire nel modo giusto farà una grande differenza nel rispetto di noi stessi, nel
benessere delle nostre comunità e nel successo a lungo termine del Gruppo.
Cordiali saluti,
Flint Group: Code of Conduct
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Antoine Fady - CEO Flint Group
Flint Group: Mission and Guiding Principles
Mission
La nostra Mission è offrire le migliori prestazioni come fornitori nei settori della stampa e degli
imballaggi, con riscontri positivi da parte dei clienti, gli azionisti e i collaboratori, grazie alla
capacità di offrire eccezionale convenienza, qualità costante e innovazione continua ai nostri
clienti in tutto il mondo.
Creiamo valore per clienti, azionisti e collaboratori
Clienti
Collaboratori
Integrità
Leadership,
lavoro di
squadra
Miglioramento
continuo
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Flint Group: Code of Conduct
Introduzione:
Flint Group è totalmente impegnata a perseguire prassi d'affari etiche, integrità personale e
compliance al Codice di comportamento ("Code of Conduct" o "Code") e a tutte le leggi
applicabili a Flint Group in tutti i paesi in cui opera. La reputazione di Flint Group di agire in
modo responsabile svolge un ruolo vitale nel suo successo di impresa.
La nostra reputazione è radicata nei nostri cinque principi guida, che
definiscono l'essenza di come comportarsi e come condurre gli affari.
Ognuno di noi è responsabile
per rendere Flint Group un luogo
di lavoro positivo, vincente e
rispettabile.
- I nostri clienti sono il fulcro di tutto ciò che facciamo.
- Ognuno di noi contribuisce al successo aziendale.
- Non vi saranno mai compromessi sull'integrità.
- Le nostre prestazioni ed aspirazioni di realizzare l'eccellenza, sono
guidate e sorrette da miglioramenti continui.
- I prerequisiti per raggiungere i nostri obiettivi sono leadership
e lavoro di squadra.
Questi valori vengono espressi tramite i principi e
gli standard di comportamento prefissi nel nostro
Codice di comportamento. Essi definiscono
come gestiamo gli aspetti economici, sociali,
di sicurezza ed ambientali delle nostre
operazioni nel mondo.
Politiche più dettagliate e procedure dirette a
specifiche aree di compliance, integreranno questo
Codice di comportamento.
Flint Group: Code of Conduct
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Flint Group - Costa Rica
Section 2: Conformità a questo Codice di comportamento e alla legge
Quando agisce per conto di Flint Group, ciascuno
di noi ha la responsabilità di lavorare con integrità.
Quando agisce per conto di Flint Group, ciascuno di noi ha la responsabilità di lavorare con
integrità. Tutti i dipendenti di Flint Group devono conoscere le leggi, norme e regolamenti
applicabili al nostro ruolo e responsabilità, in ogni paese in cui operiamo—l'ignoranza della
legge non è motivo accettabile per non adempiervi. Tutti i dipendenti devono adempiere la
legge, questo codice, le politiche e i minimi standard delle politiche applicabili al ruolo e alle
responsabilità loro assegnati. Inoltre, coloro che hanno posizioni di dirigenza, hanno la
speciale responsabilità di fare da guida con il buon esempio e la massima integrità. Costoro
dovrebbero assicurarsi che i dipendenti sotto la loro supervisione siano stati ben addestrati,
conoscano e adempiano questo Codice di comportamento.
Nel caso in cui si venga a conoscenza di un comportamento che sembri violare la legge, questo
Codice di comportamento o le politiche ed i minimi standard delle policy di Flint Group, si ha il
dovere di riferirlo facendo uso di uno dei meccanismi di segnalazione stabiliti dall'Articolo 18 del
presente Codice di Condotta, “Consigli etici e segnalazione di violazioni”. Qualora non si fosse certi
di cosa fare in una certa situazione, si faccia riferimento all'articolo sull’argomento di questo Codice
di comportamento, se ne parli col proprio dirigente o, se si preferisce, si contatti qualsiasi altro
interlocutore indicato in questo documento.
"Se le tue azioni finissero sulla
prima pagina dei giornali, ne
saresti fiero? Questo è in genere
un valido barometro per capire
Dirk Wollenweber - Operations Manager,
Packaging and Narrow Web, Germany
Tutte le infrazioni di questo Codice di comportamento saranno trattate seriamente da Flint Group,
per quanto minime od insignificanti possano apparire. Tutte le infrazioni o violazioni saranno
indagate immediatamente e la comprovata non conformità potrà comportare conseguenze
disciplinari severe, licenziamento incluso. Inoltre, qualsiasi Parte terza che manchi di adempiere
questo codice di comportamento potrebbe avere il proprio contratto terminato o non rinnovato.
Qualora Flint Group stabilisse che l'infrazione di questo Codice potrebbe anche rappresentare una
violazione di una legge applicabile, la questione sarà indagata ed eventualmente riferita alle
competenti autorità.
se un comportamento è
Il nostro Codice non è un contratto. Non conferisce alcun diritto specifico sul lavoro, non garantisce
un impiego per alcun periodo specifico.
appropriato".
Flint Group rispetta e supporta lo spirito del Global Compact delle Nazioni Unite
Antoine Fady, CEO Flint Group
http://www.unglobalcompact.org
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Flint Group: Code of Conduct
L'importante è di riflettere costantemente sulla nostra condotta e sul nostro comportamento—facciamoci queste domande:
mi sono comportato secondo i nostri valori?
Ho adempito a questo Codice di comportamento e alla legge?
Sarei felice delle decisioni che ho preso se la storia venisse pubblicata sui giornali?
Sento che questo è il modo giusto di fare le cose?
Mi sentirei orgoglioso del modo in cui ci siamo comportati in questa situazione?
Come mi sentirei se la situazione fosse capovolta e mi ritrovassi ad essere
bersaglio del medesimo comportamento?
Ho preso una decisione giusta, professionale e basata sui fatti?
Il mio comportamento, ha avuto un impatto negativo o avverso su
un'altra persona senza giustificazione valida e ragionevole?
Ho consentito che il mio interesse o giudizio personale influenzassero
il mio comportamento?
Flint Group: Code of Conduct
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Alfred Karow - Application Technology,
Flexographic Products, Germany
Section 3: Etica degli affari
Oltre a rispettare la legge, tutti i dipendenti Flint
Group e Parti terze devono osservare standard
elevati di affari ed etica personale nell'eseguire
doveri e responsabilità loro assegnati.
Ciò richiede che si pratichi onestà, integrità e buon giudizio in ogni aspetto delle interazioni
con altri dipendenti Flint Group, pubblico esterno, mondo degli affari, clienti, fornitori,
concorrenti e governo ed autorità normative.
Nel commercio, il comportamento etico negli affari può essere maggiore di quanto richiesto dalla
legge. La politica di Flint Group è quella di condurre gli affari aderendo agli standard etici più alti
in ciascuno dei paesi in cui opera, in modo tale che l'integrità e l'onestà di Flint Group ed i suoi
dipendenti non siano in questione.
"Fai sempre la cosa giusta."
Bill Miller, Presidente di Print Media, conclude le proprie riunioni di direzione ed assemblee coi dipendenti
con queste cinque parole, che sono importantissime per tutti i dipendenti di Flint Group.
Bill Miller President Print Media Transatlantic
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Flint Group: Code of Conduct
Section 4: Sicurezza, Salute ed Ambiente
Flint Group s'impegna a condurre i propri affari in conformità a tutte le leggi e regolamenti di
sicurezza, salute, ambiente e lavoro in modo tale da avere il più alto riguardo per la sicurezza
e la salute dei suoi dipendenti e la protezione dell'ambiente.
Dunque, Flint Group esige che tutti i suoi dipendenti facciano il massimo sforzo per attenersi alla
lettera e allo spirito di queste leggi e regolamenti e dei seguenti elementi essenziali delle politiche
aziendali di sicurezza, salute ed ambiente:
si esige che ogni dipendente sia responsabile per la propria sicurezza e adotti
un comportamento improntato alla sicurezza. Inoltre, si richiede che i
dipendenti avvertano i propri colleghi ogni volta che osservano qualcuno
adottare un comportamento che non è sicuro.
Un obiettivo fondamentale di Flint Group è zero incidenti sul lavoro. Tutte le
attività sul posto di lavoro dovranno adottare questo principio guida standard,
sia che si tratti di nuovi o attuali processi lavorativi sia di design e sviluppo
prodotti,.
Flint Group si impegna a fornire un luogo di lavoro sicuro ai propri dipendenti. Forniremo gli
strumenti e l’addestramento necessari ad assicurare che i dipendenti siano in grado di eseguire il
proprio lavoro e condurre gli affari in condizioni sicure.
Una forte cultura della sicurezza
Aderiremo a quanto più severo esista tra tutte le leggi, norme e regolamenti locali o gli standard
Flint Group. A tale scopo, si utilizzeranno strumenti e tecniche proattivi in modo da anticipare leggi
che possano risultare in nuovi regolamenti.
Formazione, valutazione,
Flint Group farà uso solo di fornitori di materie prime e terzisti che abbiano ottenuto la giusta
approvazione regolamentare. Fornitori e terzisti dovranno condividere i nostri punti di vista
riguardanti la sicurezza sul lavoro e la protezione dell'ambiente.
Flint Group si sforzerà di ridurre l'inquinamento da scarichi ed emissioni. Prenderemo misure attive
per conservare energia attraverso il ciclo di esistenza dei nostri prodotti.
Inoltre, faremo uso di dati su sicurezza, salute ed ambiente in modo da consentire un'informazione
consona ai dipendenti e ai clienti per poter lavorare con etichette e schede dati di sicurezza che
siano totalmente a norma.
Flint Group: Code of Conduct
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sul lavoro ha profonde radici.
impegno quotidiano e persino un
pizzico di umorismo sono tutti
elementi che trasformano un
programma di sicurezza nella
cultura della sicurezza.
Michael Tucker - Laboratory Technician,
Print Media North America, Atlanta - USA
Section 5: Condizioni di lavoro
A. Lavoro forzato
Flint Group condanna il lavoro forzato od obbligato e adempie alle rispettive leggi vigenti in ciascuno
dei paesi in cui opera.
B. Lavoro minorile
Flint Group riconosce il diritto di ogni bambino ad essere protetto dallo sfruttamento economico e
adempie le leggi riguardanti l'età di lavoro minima in ciascuno dei paesi in cui opera. Oltre a
questo, Flint Group si attiene sempre alla dichiarazione delle Nazioni Unite sui diritti del minore.
http://www.unicef.org/lac/spbarbados/Legal/global/General/declaration_child1959.pdf
C. Antidiscriminazione
Flint Group riconosce la dignità di ogni dipendente, ed il diritto ad un luogo di lavoro libero da
molestie, maltrattamenti o punizioni corporali. Le decisioni riguardanti assunzioni, stipendi, benefici,
avanzamenti di carriera, licenziamenti o pensionamenti sono basati solamente sull'abilità del
dipendente di fare il proprio lavoro. Flint Group non discrimina nessuno sulla base di alcuna
caratteristica protetta dalle leggi vigenti ma si assicurerà sempre, qualora tale azione non
sia coperta o altrimenti prevista dalle leggi vigenti, che non avvenga alcuna
discriminazione basata su razza, credo, disabilità, genere, stato civile o di maternità,
credo religioso o politico, età od orientamento sessuale.
D. Leggi sul lavoro e standard di politiche minimi
Flint Group ottempera a tutte le leggi sul lavoro applicabili, regolamenti e standard
dell'industria in ciascun paese in cui offre impiego. I dipendenti di Flint Group
riceveranno stipendi dignitosi per i servizi da loro forniti.
Flint Group si attende che i dipendenti in qualsiasi parte del mondo, non siano
soggetti ad alcuna forma di molestia, bullismo, intimidazione, trattamento
irrispettoso, ambiente di lavoro intimidatorio, eccetera.
E. Dichiarazione universale dei diritti dell'uomo dell'ONU
Flint Group rispetta e supporta lo spirito della dichiarazione universale dei diritti
dell'uomo
http://www.un.org/en/documents/udhr/index.shtml
(L-R) Xintong Lu, Lead Scientist and Ayesha Syed R&D
Technician - Chemical Products Division, Batavia, USA
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Flint Group: Code of Conduct
Section 6: Informazioni confidenziali
Flint Group crede nel fatto che le informazioni riservate sono una risorsa importante per
condurre i propri affari e vieta l'uso o la divulgazione non autorizzati di queste informazioni. Di
tanto in tanto Flint Group riceve informazioni confidenziali da altre aziende ai sensi di Accordi
di riservatezza e i dipendenti dovrebbero proteggere quelle informazioni come richiesto
dall'Accordo. Flint Group rispetta i diritti di altre aziende alle proprie informazioni confidenziali
e richiede che i suoi dipendenti si attengano completamente ad ambo, lo spirito e la lettera
delle leggi vigenti ed i regolamenti che proteggono tali diritti.
Tutte le informazioni non pubbliche riguardanti Flint Group o le loro aziende, dipendenti,
clienti e fornitori sono confidenziali.
Flint Group affida le informazioni riservate ai propri dipendenti, funzionari e direttori. Tali informazioni
riservate possono venire usate solamente per lo scopo commerciale previsto. Le informazioni
confidenziali non possono essere condivise con nessuno al di fuori di Flint Group, famigliari ed amici
inclusi, o con altri dipendenti che non necessitano di tali informazioni per espletare le loro mansioni.
Ai dipendenti di Flint Group, potrebbe essere richiesto di firmare accordi di riservatezza specifici nel
corso del loro impiego con Flint Group, per cui l'elenco esemplificativo di informazioni confidenziali
incluso qui sotto è meramente esemplificativo e non deve essere considerato esaustivo per quanto
riguarda contenuti e scopo. I dipendenti di Flint Group, nei limiti delle leggi vigenti o della
giurisdizione, rimangono soggetti all'obbligo di mantenere riservate tutte le informazioni, anche dopo
il termine del loro impiego con Flint Group.
Quanto segue è un elenco esemplificativo e non esaustivo di informazioni riservate.
- Risultati di esercizio correnti e previsti di Flint Group, prima che essi siano resi di pubblico dominio
da Flint Group.
- Segreti commerciali, che includano qualsiasi informazione tecnica o commerciale, quali formule,
programmi, metodi, processi, tecniche, raccolte o informazioni che siano di valore perché non
generalmente conosciute.
- Tutti i diritti per un'invenzione od un processo sviluppato da un dipendente usando strutture o
segreti commerciali di Flint Group, risultante da qualsiasi lavoro per conto di Flint Group, o relativo
agli affari di Flint Group.
- Particolari di clienti, prezzi e condizioni e offerte d'appalto.
- Particolari di fornitori, prezzi e condizioni e gare d'appalto.
- Processi di produzione, capacità e output.
- Informazioni riservate quali elenchi di clienti ed informazioni confidenziali di clienti.
- Ogni comunicazione pubblica e mediatica riguardante Flint Group (a parte puri annunci
commerciali) deve ottenere la precedente autorizzazione dell’Amministratore Delegato del Gruppo
Flint (Chief Executive Officer.)
Flint Group: Code of Conduct
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E se...
D: Nell'ambito di un recente progetto, sono venuto a
conoscenza di informazioni riservate. Io penso che
condividerle con i clienti andrebbe solo a vantaggio
di Flint Group. Cosa dovrei fare?
R: Innanzitutto, puoi chiedere alle persone che ti hanno
rilasciato tali informazioni. Potrebbero accettare di
informare i clienti selezionati che hai identificato. Se
non sono d'accordo, devi mantenere la riservatezza
delle informazioni, come istruito. Ci potrebbero essere
complessità di cui non sei a conoscenza, motivi ulteriori
per mantenere la confidenzialità oppure una semplice
differenza di opinione. In questo caso, il tuo dovere è
osservare le linee guida sulla riservatezza fissate
da chi prenderà la decisione finale.
Christine Viklund - HR Director, Global
Flexographic Products and Corporate Functions
Section 7: Conflitti d'interesse
I conflitti d'interesse possono potenzialmente danneggiare
le relazioni con il cliente e la reputazione di Flint Group,
oltre che esporre Flint Group a conseguenze legali.
Pertanto, comunicazione e vigilanza sono imperative per assicurarsi di non trovarsi in una
situazione dove i vostri interessi o relazioni personali entrano in conflitto con i nostri o quelli
dei nostri clienti. Dovete rimanere professionali, obiettivi ed imparziali quando ci rappresentate
e lavorate con i nostri clienti. È importante evitare anche la sola sembianza di un conflitto
d'interessi. Le decisioni che prendete non devono essere influenzate, o percepite come
influenzate da qualsiasi opportunità o relazione personale o privata, potenziali vantaggi, o altri
benefici a parti terze, amici, parenti o soci d'affari inclusi.
I conflitti d'interesse possono includere, tra l'altro:
- lavoro od impiego esterni;
- una relazione commerciale esterna, od un interesse, con un cliente o un concorrente;
Ognuno di noi ha il dovere
di esprimersi ed essere
completamente onesto. Per
maggiori informazioni su
come segnalare eventuali
sospetti, leggi pagina 20
di questo opuscolo.
Tang Tie, TS Technician - Narrow Web,
Guangzhou, China
- una relazione commerciale per conto di Flint Group con qualsiasi persona che sia un parente od
un amico personale, o con un'azienda controllata da tale persona(e);
- una posizione in cui si abbia influenza o controllo sul compenso di qualunque persona che sia
un parente o con cui si sia legati sentimentalmente; o
- l'accettare benefici personali, qualcosa di più di un modesto dono o svago da una persona od
organizzazione che interagisce, o prevede di interagire, in qualsiasi tipo di transazione
commerciale con Flint Group.
I dipendenti sono sempre in obbligo di rivelare ai loro superiori qualsiasi situazione che offra la
possibilità di un conflitto d'interessi tra l'impiegato e Flint Group. La divulgazione di qualsiasi conflitto
potenziale tramite preavviso dell'impiegato al superiore è la chiave per mantenersi in piena
conformità a questo Codice.
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Flint Group: Code of Conduct
Section 8: Corruzione e concussione
Ciascun impiegato, direttore, funzionario, Parte terza, e chiunque altro agisca per conto Flint
Group ha la responsabilità di assicurarsi che Flint Group non venga coinvolto in attività di
corruzione. Tale responsabilità vale ugualmente per tutte le nostre transazioni commerciali in
tutto il mondo, a prescindere da quanto pratiche locali siano percepite come consuete o
necessarie.
Flint Group vieta esplicitamente corruzione e concussione in tutte le forme, sia dirette che indirette,
in tutte le parti del mondo in cui operiamo. Ciò vale per tutti i dipendenti di Flint Group, soci d'affari
e Parti terze che commerciano con altri per conto di Flint Group. In modo specifico, Flint Group
vieta di avanzare o far avanzare l'offerta, promessa, regalo, o autorizzazione di pagamento o altro
beneficio, favore, od ospitalità—sia direttamente che indirettamente— a:
- qualunque funzionario pubblico per influenzare o con l'intenzione di influenzare
qualsiasi azione, o inazione, o decisione di ottenere o mantenere un vantaggio
commerciale per Flint Group; o
- chiunque altro in modo da indurre o con l'intenzione di indurre quella persona, o
qualunque altra persona, ad eseguire, o premiare quella persona per eseguire il suo
lavoro erroneamente.
Per ”Funzionario pubblico" si intende qualsiasi funzionario pubblico o funzionario o impiegato di
governo di qualunque livello in qualunque parte del mondo, di enti appartenenti o controllati da
uno Stato come università o aziende di pubblica utilità, di un partito politico, o di organizzazioni
pubbliche internazionali come la Croce Rossa.
Nonostante pratiche a livello locale, Flint Group non permette in nessuna circostanza di effettuare
"pagamenti di facilitazione"—cioè, pagamenti ad un funzionario pubblico per una sua azione
lavorativa di routine (come elaborare documenti, rilasciare permessi, ecc.) al fine di accelerare
l'esecuzione dei compiti (cioè, azioni che è già in obbligo di eseguire). I "pagamenti di facilitazione"
non includono pagamenti di tariffe fissate da leggi o regolamenti locali e pagate all'autorità pubblica
locale.
Dobbiamo anche essere consapevoli del fatto che accordi commerciali, come consulenze od
accordi commissionali e donazioni ad organizzazioni caritatevoli possono potenzialmente venire
usati per mascherare corruzione. Tutti gli accordi con Parti terze e contributi caritatevoli possono
avvenire solo secondo le politiche di Flint Group.
Flint Group incoraggia le denunce aperte e tempestive di qualsiasi caso tentato, effettivo o sospetto
di non conformità a questa disposizione del Codice di comportamento. Nessuno dovrebbe chiudere
un occhio su corruzione concreta, tentata o segnali che suggeriscono corruzione.
Flint Group: Code of Conduct
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Con più di 6.000 dipendenti in 40
paesi, oltre 1.000 distributori e
agenti e più di 22.000 fornitori,
dobbiamo garantire che il
comportamento in tutte le nostre
sedi, aziende e culture sia conforme
agli standard globali di Flint Group.
Dan Xu - Quality Control Laboratory
Technician, Shanghai Pigments Plant, China
Corruzione e concussione
A. Corruzione commerciale
Flint Group non tollera che si offrano, effettuino, richiedano o ricevano pagamenti o pagamenti in
natura (doni, favori, donazioni caritatevoli, ecc.) per influenzare persone ad assegnare opportunità
commerciali a Flint Group o per prendere una decisione d'affari a favore di Flint Group, o che abbia
l'intento di provocare lo svolgimento inefficace di un dovere.
L'obiettivo di Flint Group è quello di competere sul mercato sulle basi di
prodotti superiori, servizi e prezzi competitivi.
La corruzione commerciale allo scopo di proseguire gli affari esistenti o per ottenere nuovi affari
non è accettabile ed è vietata in tutti i casi. Tali azioni, oltre che violare questa disposizione del
Codice di comportamento, potrebbero anche violare le leggi del caso ed assoggettare l'impiegato
a multe e/o pene carcerarie. Questa disposizione non proibisce, come da prassi industriale, la
concessione di rimborsi, rimborsi anticipati, o pagamenti di premi a clienti o accordi finanziari per
clienti, secondo prassi industriale, con entità legali od i proprietari di tali entità legali.
B. Doni, svaghi e sponsorizzazioni
E se…
D: Un importante fornitore mi ha offerto un invito
gratuito a un grande evento sportivo. In genere
bisogna comprare il biglietto... Mi sembra un dono
innocuo. Posso partecipare all'evento?
R: Se pensi che l'invito sia una ricompensa o un
incoraggiamento per un trattamento di favore, devi
rifiutare. I doni e le forme d'intrattenimento occasionali
e di entità modesta sono accettabili soltanto se sono
offerti senza l'intento di influenzare te o l'azienda. La
situazione deve essere valutata caso per caso. Se hai il
minimo dubbio, parlane con il tuo responsabile o con
l'ufficio legale per garantire che la tua decisione sia in
linea con le linee guida di Flint Group.
(L-R) Ron Yarbrough, Product Development Engineer,
Anthony Wilson - Department Manager,
Transfer Media Division - Asheville, USA
Doni e svaghi dati e ricevuti come ricompensa o per incoraggiare un trattamento speciale non
sono permessi. In certe circostanze, il dare e ricevere doni e svaghi modesti è accettabile. Un
pranzo d'affari, ad esempio, può rappresentare un modo rilassato per scambiare informazioni.
Nondimeno, a seconda della loro entità, frequenza e circostanze in cui avvengono, questi
potrebbero costituire tangenti, pagamenti politici, od influenza indebita. Il banco di prova da
applicare è se tali doni o svaghi possano essere intesi, o persino ragionevolmente interpretati come
ricompense od incoraggiamenti a fare favori o trattamenti preferenziali. Se la risposta è positiva,
allora sono vietati dalle politiche Flint Group. Scambi di doni e svaghi, inclusi pagamenti di spese
di viaggio e qualsiasi accordo di sponsorizzazione, devono essere conformi alle politiche di Flint
Group.
Doni, inclusa qualsiasi forma di ospitalità non possono essere fatti direttamente o indirettamente
a funzionari pubblici senza la precedente approvazione dell’Ufficio Legale del Gruppo Flint.
Servizi e favori, incluso il provvedere contanti, viaggi od altri benefici, non possono essere dati
direttamente o indirettamente a funzionari pubblici in nessuna circostanza.
Si tenga sempre in considerazione l'integrità—siamo certi di esserci
sempre comportati a prova di verifica al riguardo di doni e ospitalità che
abbiamo dato o ricevuto?
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Flint Group: Code of Conduct
Section 9: Riciclaggio di denaro
Il riciclaggio di denaro è il processo di nascondere, tramite legittime transazioni d'affari, la fonte
di soldi ottenuti in modi illeciti. Coloro che lavorano per o per conto di Flint Group non devono
mai permettere di essere usati o sfruttati come veicolo di riciclaggio di denaro, attività criminali
o supporto di attività illegali.
Coloro che lavorano per o per conto di Flint Group non devono permettere che risorse o sistemi di
Flint Group siano usati per alcuna attività criminale o illegale e devono esercitare la dovuta cautela
qualora vengano a conoscenza di transazioni od attività che paiono inusuali o fuori dell'ordinario, o
qualora gli venga chiesto di fare cose non strettamente consone ai nostri requisiti di sicurezza e
valutazione del rischio, conservazione della documentazione, o processi di revisione.
Section 10: Frode e pratiche illecite
Qualsiasi comportamento o transazione che cerchi di deviare o stanziare benefici finanziari
o di altra natura a voi o ad una parte terza, inclusa l'appropriazione indebita di beni di Flint
Group o quelli di un cliente, è non solo una violazione di questo Codice e dei termini del
vostro impiego ma, nella maggioranza delle giurisdizioni, è anche un atto criminale. Flint
Group indagherà e, qualora ne sia il caso, riferirà qualsiasi pratica fraudolenta od illecita
alle autorità competenti, oltre che esercitare qualsiasi altro diritto detenuto.
Flint Group richiede che i propri dipendenti, funzionari e direttori
facciano rapporto su ogni frode, nota o sospettata, o altre pratiche
illecite che implichino Flint Group e/o coloro che lavorano per o per
conto di Flint Group in forza delle linee guida sul come fare rapporto
enunciate nell'articolo 18 di questo Codice, “Consigli etici e
segnalazione di violazioni”.
Dobbiamo selezionare i nostri partner con attenzione e fare
in modo che mantengano gli stessi standard elevati che
applichiamo a noi stessi.
Flint Group: Code of Conduct
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Lisa Johnson - HR Director, Pigments, Chips
and Resins, Elizabethtown - USA
Section 11: Controlli sul commercio
Il personale di Flint Group dovrebbe prestare speciale
attenzione alle leggi che governano il commercio
internazionale, inclusi i controlli sulle esportazioni, i prerequisiti
per le importazioni e le leggi sulle sanzioni economiche
(collettivamente, "controlli sul commercio").
Certi paesi in cui opera Flint Group impongono restrizioni commerciali mirate a paesi, enti e
persone specificati. Periodicamente, la maggior parte dei paesi impone anche controlli sulle
esportazioni e l'uso finale di certi prodotti, tecnologie, software e servizi. Le pene per la
violazione di queste leggi possono essere molto rilevanti. Queste pene possono includere multe
civili o criminali, reclusione, revoca di permessi di esportazione ed interdizione da contratti
governativi. Spesso, queste leggi sono anche applicate a persone ed attività fuori del paese
che ha disposto tale legge.
Pertanto, Flint Group:
- rispetterà i regolamenti rilevanti di import-export che
governano le spedizioni di materie prime, prodotti e
servizi di Flint Group, come pure tutti gli accordi
internazionali applicabili;
- non condurrà affari (né importazioni né esportazioni)
con paesi che sono sotto embargo commerciali e/o
sanzioni economiche che siano applicabili a Flint
Group e il suo commercio; e
- non espanderà mai il commercio in un paese straniero
dove Flint Group non commerciava, senza valutarne il
rischio e discuterne con la dirigenza e l’Ufficio Legale
Flint Group.
Andreas Tueschen Director Global Regulatory
Le restrizioni commerciali, tipicamente coprono:
- esportazioni o riesportazioni in un paese proibito o sotto sanzioni, ente o persona priva della licenza
o autorizzazione necessaria;importazioni o compravendita di immobili da, o che origina in, un paese
sotto sanzioni;
- importazioni o compravendita di immobili con un ente o persona sotto sanzioni;
- relazioni d'affari con un paese, ente o persona sotto sanzioni;
- lo scambio di prodotti soggetti a restrizioni, software, dati tecnici o tecnologie senza
licenza tramite email, scaricamento o divulgazione a persone in o da paesi sotto
sanzioni;
- la proibizione di dedicarsi a certe attività boicottate—per esempio, leggi USA
antiboicottaggio.
Coloro che lavorano per o per conto di Flint Group devono sempre agire in
accordo con ogni legge e regolamento di controlli commerciali applicabile.
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Flint Group: Code of Conduct
Section 12: Norme antitrust e sulla concorrenza
Flint Group si vincola ai principi della libera e leale concorrenza.
La nostra politica è quella di competere vigorosamente ed in modo efficace ma al contempo
attenerci sempre alle leggi antitrust/concorrenza del caso in tutti i paesi in cui operiamo. Di
conseguenza, dobbiamo:
- mantenere al minimo i contatti con i nostri concorrenti;
- non rivelare ai, cercare di ottenere dai, o scambiare con i concorrenti qualsiasi informazione
commerciale delicata quale prezzi, trattative contrattuali, capacità, costi di produzione, strategie o
progetti commerciali, intenzioni di offerte. clienti e quote di mercato;
- non discutere informazioni commerciali delicate in joint venture con concorrenti o concorrenti potenziali
a meno che ciò non sia in relazione alla joint venture specifica;
- non discutere informazioni commerciali delicate durante incontri di associazioni di commercio o di
industria; e
- scambiare soltanto le informazioni lecitamente richieste per completare la transazione, quando si vende
o acquista un prodotto a o da un concorrente.
Stipulare un accordo, con un concorrente, riguardante prezzi, costi, termini, clienti, mercati, produzione,
piani aziendali o qualsiasi altra faccenda che tocchi la concorrenza è illecito. Un accordo tacito di fissare
prezzi o assegnare mercati è tanto illecito quanto un accordo scritto.
Section 13: Indagini ufficiali
Pubblici ministeri e funzionari governativi hanno ampia autorità di indagare su possibili violazioni
di legge. Essi possono convocare gran giurì (o simili), emettere mandati per visione di documenti
e sollecitare colloqui o testimonianze di dipendenti di Flint Group. Flint Group ha una politica di
cooperazione con richieste ragionevoli da parte di ispettori pubblici. Al contempo, Flint Group
ha diritto a tutte le tutele legali a beneficio di persone investigate o accusate di violazioni,
inclusa la rappresentanza legale. Se un rappresentante di qualunque governo o agenzia pubblica
contatta qualsiasi dipendente di Flint Group o richiede di avere accesso a dati o documenti a
scopo investigativo, il dipendente deve notificarlo immediatamente al proprio superiore o
all’Ufficio Legale di Flint Group e rispondere secondo la prassi aziendale abituale di Flint Group.
I materiali corrispondenti, inclusi documenti possibilmente correlati all'indagine, verranno
conservati se richiesto dalla legge applicabile.
Qualora avesse dubbi sull'indagine o su come rispondere, il dipendente deve contattare l’Ufficio
Legale di Flint Group.
Flint Group: Code of Conduct
17
Russell Taylor - Senior VP - HR,
Communications and Integrity/Compliance
Section 14: Partecipazione politica
Flint Group adotta la politica di non usare alcun fondo societario per contributi a forze politiche
di qualsiasi tipo o a qualsiasi candidato di un partito politico.
Questo divieto copre non solo contributi diretti, ma anche assistenza indiretta a candidati o partiti
politici tramite l'acquisto di biglietti a banchetti o altri eventi per la raccolta di fondi e la fornitura
di qualsiasi altro bene, servizio o attrezzatura a partiti politici o comitati. Flint Group non rimborserà
nessuno direttamente o indirettamente, per qualsiasi contributo politico o per il costo di presenziare
a qualsiasi evento politico.
È vietato fare lobby politica di qualsiasi tipo.
Section 15: Registrazione operazioni e registri di Flint Group
Flint Group compilerà e manterrà libri contabili, fatture, registri e
resoconti, in ragionevole dettaglio, che riflettano accuratamente e
giustamente le transazioni e cessioni dei beni di Flint Group.
"Flint Group lavora con migliaia di clienti e
fornitori in tutto il mondo. Ogni giorno
gestiamo un'enorme quantità di prodotti e
valute. Un sistema di fatturazione e
contabilità accurato è alla base delle buone
pratiche aziendali".
Ciascun impiegato deve mantenere registri accurati e giusti di transazioni, rapporti sull'analisi
tempi, conti spese ed altri record di Flint Group. Flint Group concepirà e manterrà un sistema
interno di controlli in grado di fornire sufficiente assicurazione che le transazioni siano
autorizzate correttamente, eseguite e registrate.
Tutti i libri contabili di Flint Group, registri, conti, fondi e beni devono essere mantenuti in modo da
riflettere accuratamente, nel periodo contabile corretto in cui la transazione in questione ha avuto
luogo, in modo ragionevolmente esauriente le sottostanti transazioni e cessioni degli affari di Flint
Group Non si deve inserire alcun dato che celi o mascheri intenzionalmente la vera natura di
qualsiasi transazione di Flint Group. A tale riguardo, bisogna attenersi alle seguenti linee guida:
Steve Dryden, CFO
Steve Dryden CFO Flint Group
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Flint Group: Code of Conduct
non verranno istituiti, per alcuno scopo, fondi o beni non registrati o "in nero";
1 non verranno istituiti, per alcuno scopo, fondi o beni non registrati o "in nero";
2 non verrà creata o pagata alcuna fattura fittizia o falsa;
3 non verranno inseriti dati falsi o artificiali o rendiconti fuorvianti.
4 Beni e passività di Flint Group saranno riconosciuti e dichiarati
in conformità alle prassi standard di Flint Group ed i principi contabili generalmente riconosciuti,
adottati in qualunque momento.
Qualora un impiegato di Flint Group creda che i libri contabili e registri di Flint Group non siano
mantenuti in conformità a questi requisiti, l'impiegato deve riferire la cosa direttamente al livello
dirigenziale che crede appropriato, o come indicato nell'Articolo 18, del presente Codice di
Condotta, “Consigli etici e segnalazione di violazioni”.
Cos'è "l'uso al di fuori
dell'organizzazione"?
I dipendenti non sono autorizzati a usare le risorse
tecnologiche di Flint Group:
Section 16: Uso dei beni Flint Group
I beni di Flint Group devono venire usati solo a scopo di affari
legittimi di Flint Group come definito nelle politiche IT e solo da
dipendenti autorizzati o persone da loro designate.
Ciò include entrambi i tipi di beni: tangibili ed intangibili. Alcuni esempi di beni tangibili sono le
apparecchiature per ufficio quali telefoni, copiatrici, computer, mobili, forniture e strumenti per
produzione.
- Per svolgere un lavoro esterno retribuito, eccetto
quando autorizzato da un alto dirigente dipartimento
del reparto/ufficio e da un alto dirigente delle risorse
umane.
- A vantaggio di organizzazioni non correlate
all'Azienda, eccetto quelle autorizzate da un alto
dirigente del dipartimento del reparto/ufficio e da un
alto dirigente delle risorse umane per il servizio
aziendale adeguato.
- Per ottenere un guadagno o un beneficio personale.
- Per attività politiche o di lobby non approvate
dall’Amministratore Delegato di Gruppo (CEO).
- Per iniziative commerciali o private.
Section 17: Internet e Posta elettronica
Internet e Posta elettronica sono forniti ai dipendenti di Flint Group per uso aziendale e non
per uso personale. I dipendenti sono tenuti ad usare queste risorse in accordo con le politiche
e procedure IT di Flint Group.
Inoltre, gli utenti sono vincolati dai requisiti delle applicabili leggi locali, statali, federali ed
internazionali ed impegni contrattuali, inclusi ma non solo, la policy di uso accettabile della rete e
del fornitore di servizi Internet (Internet Service Provider, ISP) di Flint Group.
Flint Group: Code of Conduct
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La tecnologia aziendale non può essere usata per scopi
commerciali,
eccetto
come
autorizzato
specificatamente dalle politiche scritte dell'Azienda.
Ogni uso commerciale deve essere adeguatamente
correlato alle attività aziendali e prevedere l'adeguato
rimborso all'Azienda per le imposte e gli altri costi che
essa potrebbe sostenere per effetto dell'uso
commerciale.
Tutte le comunicazioni devono essere veritiere,
professionali e cortesi.
Heinz EnsenChief Information Officer, Flint Group
Section 18: Consigli etici e segnalazione di violazioni
Non esistono risposte facili a molti dei quesiti etici affrontati durante
le attività aziendali quotidiane. Il modo d’agire giusto sarà evidente
in alcuni casi, ma in situazioni più complesse, decidere sul miglior
modo d’agire potrebbe essere difficile.
La nostra politica di
tolleranza zero contro la
ritorsione conferma la nostra
convinzione che parlare è
sempre la cosa giusta da
fare.
Adrian Fradley - Aqueous Batch Maker,
Chemical Products Division - Irlam, UK
Coloro che lavorano per o per conto di Flint Group e che hanno dubbi riguardanti la conformità
o che desiderano fare rapporto su possibili esempi di mancata conformità, hanno a
disposizione diverse opzioni. Queste includono: (1) parlarne con un dirigente o un superiore;
(2) fare uso dei processi ufficiali interni, quali il processo ufficiale di reclamo; (3) parlarne col
personale di Risorse Umane; e (4) contattare il personale di Flint Group Corporate
Compliance. Inoltre, la linea telefonica gratuita diretta Ethics and Integrity di Flint Group ed
il modulo web per fare rapporti, sono accessibili 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno, per
consentire di fare rapporti anonimi su casi seri di mancata conformità, incluse frode,
discriminazione, molestie, violenza, politica giuridica o violazioni normative; o questioni
ambientali.
Tutti i rapporti sono presi in seria considerazione. Ciascuna accusa sarà indagata e, se
confermata, risolta tramite azione correttiva appropriata e/o azione disciplinare. Qualora il
dipendente scelga di essere identificato/a, verrà messo/a al corrente dopo il completamento
dell'indagine.Flint Group non tollera alcuna forma di ritorsione o recriminazione contro coloro
che, in buona fede, fanno rapporto di possibile mancata compliance. La nostra politica di
tolleranza zero di ritorsioni va a braccetto con la nostra convinzione che fare sentire la
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Flint Group: Code of Conduct
propria voce è sempre la scelta giusta. Chi dà voce ad inquietudini o fa rapporto in buona fede su
condotta inappropriata—o prende parte ad un'indagine su una questione di etica e conformità—
segue il nostro Codice. Flint Group non tollererà ritorsioni contro di voi. Flint Group considera atti
di ritorsione come fossero atti di condotta inappropriata che, se comprovati, possono risultare in
misure disciplinari fino ad includere il licenziamento.
Se fate rapporto su una presunta violazione alla quale avete partecipato, la vostra autodenuncia
e cooperazione continua saranno tenuti in considerazione nel decidere quali sanzioni, qualora ce
ne fossero, siano appropriate alla vostra responsabilità in tale violazione.
Tuttavia, il processo per fare rapporto dovrebbe essere usato solo per sospetti genuini. se fate
rapporto in buona fede su un sospetto che sapete essere falso e/o calunnioso, la questione verrà
riferita al Senior VP Human Resources, Communications and Compliance il quale raccomanderà
la sanzione disciplinare appropriata contro di voi per avere sollevato il sospetto.
Se sollevate un sospetto di non conformità con terzi (diversi da organismi di vigilanza o normativi
appositi)—p. es., con un giornalista o su un sito web—in qualsiasi momento prima di sollevarlo
internamente in osservanza con questo articolo, nel corso di un'indagine o dopo che un'indagine
è stata completata, la questione verrà riferita al Senior VP - Human Resources, Communications
and Compliance, il quale raccomanderà la sanzione disciplinare appropriata contro di voi.
Quando si solleva un sospetto o un reclamo di non conformità, chi è accusato di comportamento
di non conformità sarà presunto innocente a meno che o finché Flint Group non determini
altrimenti. Il principio di innocenza finché i fatti e le circostanze non indichino altrimenti è una
salvaguardia importante per dipendenti soggetti di un rapporto di sospetta non compliance
(conformità).
I Corporate Compliance Officers che si possono contattare per ottenere indicazioni includono
Regional Integrity and Compliance Contacts, Flint Group Integrity Officers, il Chief Compliance
Officer ed il Chairman.
http://intranet.flintgrp.com/en/flint-group-hub/Policies/IntegrityAssurance.php
Segnalazione di un problema…
D. Quando si segnala un sospetto, quali sono i tempi
di reazione?
L'ispettore nominato contatterà la(e) persona(e) che
hanno fatto la segnalazione nel più breve tempo
possibile, generalmente nel giro di 10 giorni dalla
denuncia.
D. Se segnalo un sospetto, riceverò un riscontro
sull'azione adottata?
Sì, chi segnala un sospetto riceverà un riscontro sul
risultato dell'indagine.
D. Se qualcuno espone un sospetto falso o doloso,
cosa verrà fatto?
Se un dipendente segnala una sospetto che non è in
buona fede ed è sia falsa che dolosa, il fatto sarà riferito
al
Senior
VP,
HR,
Communications
and
Integrity/Compliance , i quali proporranno le azioni
disciplinari appropriate contro il dipendente
denunziante.
http://intranet.flintgrp.com/en/flint-group-hub/Policies/IntegrityAssuranceHotline.php
Flint Group: Code of Conduct
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Abhijit Rahate - Operations Manager,
Chemical Products Division- Irlam UK
Section 19: Amministrazione e deroga di questo codice di comportamento
Questo Codice di Comportamento sarà amministrato dal Board of Directors di Flint Group.
"Sei tu a fare di Flint Group quello
che è oggi. Gli standard massimi. Il
migliore team…"
Members of Flint Group’s second European Phoenix
Leadership Training Course
Qualsiasi domanda e richiesta di ulteriori informazioni su questo Codice di comportamento
dovrebbe essere diretta ad un Corporate Compliance Officer.
(Per maggiori dettagli clicca qui).
Flint Group distribuisce il proprio Codice di comportamento periodicamente ai propri dipendenti e
svolge addestramenti sul Codice di comportamento. Esiste un procedimento annuale di Employee
Representation Certification (ERC) in cui si richiede ai dipendenti designati ed al nostro Board of
Directors di riconoscere di aver letto, compreso e certificato la loro conformità al nostro Codice e
divulgare qualsiasi potenziale conflitto d'interessi o qualsiasi altra eccezione alla compliance con
il Codice. Se non si completa il procedimento di certificazione, ciò può rappresentare una violazione
del Codice e si potrebbe essere sottoposti ad azioni disciplinari a discrezione dell'azienda, ove
consentito dalla legge.
22
Flint Group: Code of Conduct
La mancata lettura del nostro Codice, firma di un'accettazione o certificazione online non esenta,
in alcuna circostanza, dall'obbligo di rispettare il nostro codice.
Le informazioni fornite dal Audit Committee del Flint
Group Board includeranno:
Si richiede ai dipendenti, funzionari e direttori di Flint Group di attenersi a questo Codice di
comportamento e di rappresentare Flint Group (e le sue sussidiarie) sempre in maniera
responsabile in tutte le regioni e territori. In generale, non dovrebbe esserci alcuna deviazione o
deroga da questo Codice di comportamento. Tuttavia, in circostanze estremamente rare ove possa
sollevarsi un conflitto con questo Codice, si può richiedere una deroga.
1 un sunto di tutti i commenti e risultati su Employee
Representation Certificates (ERC);
Qualsiasi deroga deve venire approvata dal Board of Directors. L'esame e la decisione sulla richiesta
di deroga sarà pienamente documentata nelle minute del consiglio del Board of Directors.
3 tutte le questioni di frodi serie ed attività criminali
scoperti in qualunque modo. Adottato dal Board of
Directors:
Saranno indagate violazioni, note o sospettate, di questo Codice e qualsiasi dipendente coinvolto
in tali violazioni, e qualsiasi dirigente che incoraggi, sostenga o ignori consapevolmente tali
violazioni, sarà soggetto ad azioni disciplinari, fino al licenziamento incluso.
Flint Group: Code of Conduct
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2 l'annotazione di tutti i casi di Integrity and
Compliance - riportando i dettagli e gli esiti; e
Flint Group Hotline di Garanzia dell’Integrità
Flint Group fa del suo meglio per osservare i più elevati standard etici e di
integrità in tutte le sue articolazioni aziendali. Desideriamo che tutti i nostri
dipendenti svolgano il loro compito in modo rispettoso, onesto ed etico.
Tuttavia, chiunque eventualmente nutrisse in buona fede il sospetto di qualche
condotta aziendale scorretta e si sentisse a disagio nel riferirla al proprio
responsabile, sarà assistito da EthicsPoint per esporre la propria segnalazione
in modo sicuro, affidabile e riservato.
Portale web della Hotline
www.flintgrp.ethicspoint.com
Le tue segnalazioni saranno esaminate. Teniamo in grande considerazione
questo tipo di informazioni.
www.flintgrp.com
[email protected]
linkedin.com/company/flint-group
@flinteresting
Flint Group