VADEMECUM PER I COORDINAMENTI REGIONALI
Prefazione
Policoro è il progetto adottato dalla Chiesa Cattolica Italiana come segno di attenzione al grave
problema della disoccupazione giovanile nel Sud Italia.
Obiettivi del progetto sono:
offrire alle Chiese locali strumenti e opportunità per affrontare il problema della disoccupazione
giovanile in una prospettiva di evangelizzazione e di promozione umana;
aiutare le Chiese ad interagire tra di loro con spirito di solidarietà e di reciprocità;
stimolare le varie pastorali e le aggregazioni laicali di ispirazione cristiana a lavorare “a rete” in
un’ottica di sinergia e di collaborazione reciproca.
Le linee di intervento che caratterizzano il Progetto Policoro sono:
una nuova modalità di lavoro in sinergia tra pastorali e forze laicali;
l’evangelizzazione dei giovani disoccupati o in situazione irregolare di lavoro;
la formazione delle coscienze e della mentalità per una nuova concezione del lavoro;
i gesti concreti di solidarietà e i rapporti di reciprocità tra le Chiese.
È promosso dall’Ufficio nazionale per i problemi sociali e il lavoro, dal Servizio nazionale per la
pastorale giovanile e da Caritas Italiana. Attraverso la sinergia tra i tre Uffici - e con gli enti e
associazioni di ispirazione cattolica raccolti nella Filiera dell’evangelizzazione e nella Filiera della
formazione - il Progetto mira ad avviare nella pastorale ordinaria, processi e iniziative di
evangelizzazione e promozione umana dei giovani disoccupati o in situazioni irregolari di lavoro.
1
re
DIOCESI
3 direttori + coordinatore
adc + filiere
Equipe diocesana
(3 direttori +
animatore + filiere)
2
Senso del coordinamento regionale
All’origine del progetto Policoro si è pensato di costituire un coordinamento, il più possibile agile e
funzionale, tra i tre ambiti della pastorale. Tale coordinamento non ha voluto esprimersi tramite la
creazione di una struttura in più, ma piuttosto come uno strumento, a servizio del progetto, di
confronto attorno ad un problema e alle sue provocazioni pastorali.
L’immagine della rete è parsa la più consona per esprimere questa progettualità comune. La rete è
fatta di:
nodi, le singole realtà con le loro caratteristiche e le loro specificità;
fili che collegano tra di loro i nodi costruendo una fitta relazione di collegamento e di
sostegno reciproci (cosa sarebbero i nodi se non fossero sorretti dai fili che li pongono in
relazione costruttiva tra loro!);
corde che collegano l’insieme e permettono alla rete di distendersi, di chiudersi...di pescare.
La volontà di crescere insieme trova nella rete un’immagine efficace per esprimere la volontà di
sentirsi protagonisti, la convinzione di costruire rapporti di comunione e di comunicazione e la
determinazione ad elaborare insieme una risposta comunitaria che sia espressione autentica di
Chiesa.
Il coordinamento regionale viene quindi considerato da sempre uno degli anelli fondamentali della
catena del progetto Policoro.
Il coordinamento regionale, infatti, attraverso la sua attività pastorale e organizzativa, favorisce la
diffusione e lo sviluppo del progetto in maniera capillare ma anche organica, impedendo che
l’impegno profuso sul territorio possa disperdersi senza dare continuità alle attività di
evangelizzazione e diffusione di una nuova cultura del lavoro.
Composizione del coordinamento
Il modello di coordinamento costruito a livello nazionale (Segreteria Nazionale) è stato riproposto
anche a livello regionale (Coordinamento regionale) e diocesano (Equipe diocesana).
Il coordinamento regionale è composto da:
i tre direttori regionali delle pastorali coinvolte (PSL, PG, Caritas) o da loro rappresentanti con il
compito di:
o programmare le attività
o organizzare i corsi di evangelizzazione e formazione (corsi di base e di aggiornamento)
o promuovere reti e collegamenti tra pastorali e filiere
o promuovere e organizzare momenti di confronto, nell’ambito di incontri regionali, con
tutor, adc, filiere e - ove opportuno - direttori diocesani
o promuovere incontri presso le diocesi del progetto con le équipes diocesane e i relativi
vescovi
o promuovere incontri presso le diocesi ove non sia ancora presente il Progetto
o sostenere/accompagnare i gesti concreti ove necessario
o promuovere il lavoro di rete tra tutti i soggetti coinvolti
o sviluppare rapporti di reciprocità
o effettuare delle verifiche
o tenere costantemente i contatti con la segreteria nazionale
o partecipare - 1 coordinatore per regione, a rotazione - agli incontri di segreteria
nazionale (come concordato il 31/03/2004 in occasione dell’incontro dei
rappresentanti dei coordinamenti regionali con la segreteria)
o partecipare agli incontri del coordinamento nazionale.
un “animatore coordinatore” individuato tra gli animatori di comunità della regione con il
compito di:
o tenere costantemente i contatti con gli adc della regione
o portare la voce degli animatori della regione nel coordinamento
3
o
partecipare attivamente alla programmazione e allo svolgimento delle attività del
coordinamento
le filiere dell’evangelizzazione e della formazione composte dagli enti e delle associazioni di
ispirazione cristiana, mettendo a disposizione del Progetto le proprie risorse professionali e
strutturali, con il compito di:
o partecipare attivamente alla programmazione e allo sviluppo delle attività del
coordinamento
o contribuire con le loro specificità ai momenti formativi regionali e diocesani
o vivere il lavoro in rete anche tra pastorali e filiere
o promuovere e organizzare momenti di confronto, nell’ambito di incontri regionali, con
tutor, adc, filiere e - ove opportuno - direttori diocesani
A partire da gennaio 2005 è prevista, inoltre, la figura del segretario regionale con il compito di
supportare organizzativamente il coordinamento regionale nelle sue attività (ad esempio: inviare le
convocazioni del coordinamento, effettuare le telefonate/comunicazioni per conto del
coordinamento, raccogliere le relazioni degli adc, redigere i verbali degli incontri del
coordinamento, archiviare la documentazione del progetto regionale, vigilare sulle scadenze e sugli
adempimenti previsti nel vademecum, ….).
Attività del coordinamento
Le attività di competenza del coordinamento indicate sopra, saranno quindi svolte da ciascun
componente interagendo in rete con gli altri attori del progetto in modo da consentire un lavoro di
insieme.
Tra le attività svolte dal coordinamento regionale si ritengono fondamentali le seguenti:
- organizzare i corsi di evangelizzazione e formazione (corsi di base e di aggiornamento)
- promuovere e organizzare momenti di confronto, nell’ambito di incontri regionali, con tutor,
adc, filiere e - ove opportuno - direttori diocesani
- promuovere incontri presso le diocesi ove non sia ancora presente il Progetto
- sviluppare rapporti di reciprocità
Contributo finanziario
In virtù dell’importante compito affidato, si riconosce al coordinamento regionale un contributo
annuale pari ad € 5.000,00.
Questo importo va inteso quale rimborso di una parte dei costi sostenuti per lo svolgimento delle
attività sopra descritte, con la consapevolezza che non è destinato a coprire la totalità dei costi del
coordinamento regionale.
Essendo Policoro un progetto che mira ad uno sviluppo autonomo del territorio del Sud rendendolo
soggetto attivo nel processo di crescita (cfr Chiesa Italiana e Mezzogiorno …), il coordinamento è
chiamato a reperire le ulteriori fonti di copertura coinvolgendo gli enti che operano sul territorio nello
scommettere sul progetto.
Calendario delle attività
Per consentire continuità al Progetto Policoro si è deciso di slittare le date di inizio e fine delle attività
regionali (fissandole dal 1/5 al 30/4) rispetto a quelle delle borse di studio degli animatori (che vanno
dal 1/1 al 31/12). Il motivo è quello di evitare uno stop delle attività del coordinamento regionale in
concomitanza con quello delle diocesi nel momento della sostituzione degli animatori.
Il coordinamento regionale dovrà quindi programmare il proprio piano di attività annuale dal 1
maggio al 30 aprile, seguendo lo schema indicato di seguito.
Indichiamo inoltre, alcune date cui riferirsi per programmare le attività.
4
Si veda anche il calendario riportato tra gli allegatI che rappresenta un importante strumento di
lavoro.
presentazione del piano di attività alla CEI
versamento I tranche (50%) pari a € 2.500,00 da parte della CEI
inizio attività programmata
organizzazione dei corsi regionali
invio da CEI/Inecoop della lettera alle diocesi per l’attivazione delle borse
di studio per l’anno successivo
sollecito alle Diocesi per l’individuazione dell’AdC
promozione di Policoro nelle nuove Diocesi
incontri referente regionale con il nazionale
relaz. semestrale alla CEI sull’attività programmata
invio dei nomi degli AdC da parte delle diocesi alla CEI/Inecoop
versamento saldo (50%) pari a € 2.500,00 da parte della CEI
presentazione piano di attività nuovo anno alla CEI
relaz. finale alla CEI sull’attività programmata dell’anno passato
entro il 31/3
entro il 31/5
1/5
da maggio a ottobre
giugno
settembre – ottobre
sempre
25/5 - 22/9 - 16/2
entro il 31/10
entro il 1/11
entro il 30/11
entro il 31/3
entro il 30/4
Presentazione annuale del piano delle attività – schema guida
Il piano delle attività dovrà essere redatto seguendo lo schema guida di seguito riportato che va
compilato considerando le indicazioni riportate nella seconda colonna sotto la voce
“Programmazione”. (La terza e la quarta colonna saranno seguite rispettivamente per la verifica
semestrale e per quella finale).
Programmazione
Premessa: il quadro
generale
Gli obiettivi per il
2004/2005
Le attività ipotizzate
Gli Animatori di
Comunità
(numero diocesi, rapporto con i
Vescovi, situazione generale
ecclesiale e sociale (riferita al
Progetto Policoro) …)
- promuovere Policoro raggiungendo il 100% delle diocesi della
regione
- 1 corso di formazione di base
- formazione continua per 15
giornate nell’anno
- sviluppo reti locali: 2/3 incontri
con le filiere
- 1 incontro con i rappresentanti
delle pastorali delle regioni con
cui sviluppare la reciprocità
- …
- corso base regionale annuale
- corsi aggior. evangelizzazione,
formazione nell’anno
- incontri c/o le diocesi
- accompagn. gesti concreti
- incontri con le diverse
associazioni del territorio
- rapporti di reciprocità
- …
- formazione AdC
- collegamento con gli AdC della
Verifica semestrale
Verifica finale
(31/10)
(30/4)
Indicare se e come si Indicare se e come si
è modificato il quadro è modificato il quadro
generale
generale
Indicare quanto e
Indicare quanto e
come è stato fatto
come è stato fatto
rispetto al programma rispetto al programma
Indicare quanto e
Indicare quanto e
come è stato fatto
come è stato fatto
rispetto al programma rispetto al programma
Indicare quanto e
come è stato fatto
Indicare quanto e
come è stato fatto
5
gli incontri di
coordinamento
regionale
Le risorse
Il rapporto con la
segreteria nazionale
Piano economico della
programmazione
annuale
regione
- contatti con gli AdC
- accompagnamento
- ……….
- 4 incontri di coordinam. region.
(calendario, modalità, strumenti di
lavoro….)
necessarie
disponibili
da recuperare
(esplicitare punti di forza e di
debolezza; spazi di miglioramento;
richieste …)
come migliorare la comunicazione.
Il piano economico da presentare
dovrà seguire lo schema guida del
piano economico
rispetto al programma rispetto al programma
Indicare quanto e
come è stato fatto
rispetto al programma
Indicare quanto e
come è stato fatto
rispetto al programma
Indicare se ci sono
stati miglioramenti o
difficoltà
Indicare quanto e
come è stato fatto
rispetto al programma
Indicare quanto e
come è stato fatto
rispetto al programma
Indicare se ci sono
stati miglioramenti o
difficoltà
Il piano economico
da presentare dovrà
seguire lo schema
guida del piano
economico
Il piano economico
da presentare dovrà
seguire lo schema
guida del piano
economico
Piano economico- schema guida
RENDICONTO IN ITINERE AL 31-10
Attività
Budget di
progetto
speso al
31/10
di cui rendicontato
importo
fattura n. del
RENDICONTO FINALE AL 30 - 4
speso al
30/4
di cui rendicontato
importo
fattura n. del
CORSI DI BASE REGIONALE
SALA
VITTO
ALLOGGIO
MATERIALE E CANCELLERIA
DOCENZE
VIAGGI
ATTI
ORE DI LAVORO DEL
COORDINAMENTO
CORSI DI AGGIORN. REG. LE
SALA
VITTO
ALLOGGIO
MATERIALE E CANCELLERIA
DOCENZE
VIAGGI
ATTI
N. ORE DI LAVORO DEL
COORDINAMENTO
INCONTRI C/O DIOCESI
VIAGGI
VITTO
ALLOGGIO
MATERIALI
6
INCONTRI COORD. REG.LE
VIAGGI
VITTO
ALLOGGIO
MATERIALI
DOCENTI
INCONTRI DI RAPPRESENT
COORD REG
SPESE GENERALI
TELEFONO
CANCELLERIA
EVENTI
……………..
In fase di programmazione va compilata la sola colonna “Budget di progetto” ossia la previsione
delle spese per singole voci. (Le altre colonne saranno utilizzate in sede di verifica).
E’ importante che il piano economico preveda tutte le attività programmate, distinguendo i costi
previsti per singola attività.
Lo spirito di questo lavoro è quello di consentire da un lato una migliore pianificazione delle attività
regionali attraverso una propria tabella di marcia coordinata con l’intero progetto nazionale, e
dall’altro diffondere, con il nostro esempio, la trasparenza e l’educazione alla legalità che si vogliono
trasferire nella cultura del lavoro attraverso l’intero progetto Policoro.
Altro aspetto importante è quello di poter prendere coscienza delle attività che vengono
complessivamente realizzate in ambito regionale nonché del relativo costo globale.
Entrambi gli aspetti previsti a inizio anno, saranno poi ripresi nelle relazioni di verifica semestrale e
finale.
Verifica Semestrale
Entro il 31/10, il coordinamento dovrà presentare una relazione semestrale riprendendo esattamente
i capitoli dello schema di pianificazione delle attività, al fine di verificare a che punto si è giungi
rispetto alla tabella di marcia, per rimodulare la pianificazione del secondo semestre. (vedi schema
guida per la programmazione – colonna 3).
La relazione dovrà quindi essere compilata prendendo come base il piano della attività
programmate analizzando quelle realizzate, i tempi, le modalità seguite, i successi, gli insuccessi, gli
insegnamenti tratti, i punti di forza e di debolezza ecc….
La relazione semestrale, infine, dovrà indicare anche i costi sostenuti fino al 31/10, sempre utilizzando
lo schema del piano economico presentato in sede di programmazione.
VERIFICA SUL PIANO ECONOMICO
In sede di verifica semestrale occorre compilare le colonne 3, 4 e 5 del piano economico ossia
quelle riportate sotto la voce “RENDICONTO IN ITINERE AL 31-10”
E’ importante distinguere cosa si intende per “speso” e “rendicontato”:
- speso: va inteso come il costo sostenuto rispetto al preventivo (budget) per la realizzazione
dell’attività a cui si riferisce. Non necessariamente tutto ciò che è speso deve essere
rendicontato (giustificato);
- rendicontato: va inteso come la parte del costo sostenuto che va giustificato (€ 5.000,00
annuali) con copia conforme di fatture, scontrini, documenti di spesa.
7
La cifra che dovrà essere necessariamente rendicontata è pari al contributo annuale
erogato dalla CEI (€ 5.000,00). Non è necessario che in sede di verifica semestrale sia
rendicontata esattamente la metà del contributo (€ 2.500,00). E’ necessario, invece, che
nella verifica finale sia rendicontato l’intero importo del contributo annuale (€ 5.000,00).
Ad esempio se il coordinamento realizza un corso di formazione e sostiene alcuni costi
rendicontandone solo parte, deve compilare lo schema come segue:
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Esempio
RENDICONTO IN ITINERE AL 31-10
Attività
Budget di
progetto
CORSI DI BASE REGIONALE
per 20 persone a Napoli
Sala per 20 persone
speso al
31/10
80,00
80,00
vitto 18 persone x 10€
200,00
180,00
Alloggio 18 persone x 30€
600,00
540,00
materiale e cancelleria
blocchi + penne
docenze
100,00
120,00
viaggi
Atti
ore di lavoro del
coordinamento n. ore
(da non sommare)
TOTALI
RENDICONTO FINALE AL 30-4
di cui rendicontato
importo
fattura n. del
speso al
30/4
80,00 Ft Casa del buon consiglio
n. 40 del 25/6/04
180,00 Ft Casa del buon consiglio
n. 40 del 25/6/04
540,00 Ft Casa del buon consiglio
n. 40 del 25/6/04
120,00
Ft. Buffetti
n. 35 del 15/6/04
0
-
0
0
0
150,00
0
-
150,00
0
0
-
0
-
5
5
(da non
sommare)
(da non
sommare)
1.130,00
1.070,00
di cui rendicontato
importo
fattura n. del
920,00
Nel caso in cui si è sostenuto un costo ma non si è ancora in possesso della relativa fattura, il costo
andrà inserito nei costi sostenuti ma non in quelli rendicontati al 31/10. Sarà possibile inserire tale
spesa nel rendiconto finale (entro il 30/4).
Come si evince dall’esempio, si può verificare che l’importo speso sia maggiore o minore rispetto a
quello preventivato. L’importo rendicontato può essere solo inferiore o uguale allo speso, e
comunque deve essere conforme a quanto riportato sul documento giustificativo (fattura o altro).
Nella colonna “speso al 31/10” si dovrà quindi riportare quanto è stato speso al 31/10 per ogni
singola voce di costo indipendentemente da quello che dovrà essere rendicontato.
Nella colonna “di cui rendicontato” dovranno essere riportati l’importo, il numero e la data dei
giustificativi di spesa relativi alle sole spese rendicontabili.
I giustificativi dovranno essere inviati in copia conforme all’originale (fotocopia con timbro COPIA
CONFORME ALL’ORIGINALE accompagnato dalla firma di un responsabile amministrativo).
Rientrano nella categoria delle spese rendicontabili tutti i costi sostenuti per la realizzazione delle
attività ritenute prioritarie dalla Conferenza Episcopale ossia:
- organizzare i corsi di evangelizzazione e formazione (corsi di base e di aggiornamento)
- promuovere e organizzare momenti di confronto, nell’ambito di incontri regionali, con tutor,
adc, filiere e - ove opportuno - direttori diocesani
- promuovere incontri presso le diocesi ove non sia ancora presente il Progetto
- sviluppare rapporti di reciprocità
Relazione Finale
Entro il 30/4 il coordinamento dovrà presentare la relazione finale riprendendo – come nella
relazione semestrale - esattamente i capitoli dello schema di pianificazione delle attività, al fine di
verificare le attività realizzate rispetto a quelle previste.
La relazione finale dovrà quindi essere compilata prendendo come base il piano della attività
programmate analizzando quelle realizzate, i tempi, le modalità seguite, i successi, gli insuccessi, gli
insegnamenti tratti, i punti di forza e di debolezza ecc…
La relazione finale, infine, dovrà riportare anche tutti i costi sostenuti nell’anno (1/5 – 30/4), sempre
utilizzando lo schema del piano economico presentato in sede di programmazione/ verifica
semestrale.
VERIFICA SUL PIANO ECONOMICO
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In sede di verifica finale occorre compilare le colonne 6, 7 e 8 del piano economico ossia quelle
riportate sotto la voce “RENDICONTO FINALE AL 30/4”
Per quanto concerne il senso di questo lavoro, si rimanda a quanto indicato nel capitolo verifica
semestrale.
Ad esempio se il coordinamento realizza un corso di formazione nel primo semestre e diversi incontri
con le diocesi e incontri di coordinamento regionale, dovrà rendicontare come segue
Esempio
RENDICONTO IN ITINERE AL 31-10
Attività
Budget di
progetto
CORSI DI BASE REGIONALE
per 20 persone a Napoli
Sala per 20 persone
speso al
31/10
80,00
80,00
vitto 18 persone x 10€
200,00
180,00
Alloggio 18 persone x 30€
600,00
540,00
materiale e cancelleria
blocchi + penne
docenze
100,00
120,00
viaggi
Atti
RENDICONTO FINALE AL 30-4
di cui rendicontato
importo
fattura n. del
speso al
30/4
di cui rendicontato
importo
fattura n. del
80,00 Ft Casa del buon consiglio
n. 40 del 25/6/04
180,00 Ft Casa del buon consiglio
n. 40 del 25/6/04
540,00 Ft Casa del buon consiglio
n. 40 del 25/6/04
120,00
Ft. Buffetti
n. 35 del 15/6/04
0
-
0
0
0
150,00
0
-
150,00
0
0
-
ore di lavoro del
coordinamento n. ore
INCONTRI C/O DIOCESI
5
5
0
-
viaggi
1.000,00
850,00
0
vitto
300,00
290,00
290,00
alloggio
0
0
0
materiali
300,00
320,00
320,00
INCONTRI COORDINAMENTO
REG.
viaggi
800,00
1.000,00
0
TOTALI
vitto
1.400,00
1.250,00
1.250,00
alloggio
0
0
0
materiali
420,00
400,00
420,00
docenti
0
0
0
5.340,00
4.110,00
2.280,00
Le fatture dovranno essere richieste per tempo per fare in modo che i documenti giustificativi siano
consegnati insieme alla relazione finale entro il 30/4.
Come si evince dall’esempio, si può verificare che l’importo speso sia maggiore o minore rispetto a
quello preventivato. L’importo rendicontato può essere solo inferiore o uguale allo speso, e
comunque deve essere conforme a quanto riportato sul documento giustificativo (fattura o altro).
Nella colonna “speso al 30/4” si dovrà quindi riportare quanto è stato speso dal 1/11 al 30/4 per ogni
singola voce di costo indipendentemente da quello che dovrà essere rendicontato.
Nella colonna “di cui rendicontato” dovranno essere riportati l’importo, il numero e la data dei
giustificativi di spesa relativi alle sole spese rendicontabili.
I giustificativi dovranno essere inviati in copia conforme all’originale (fotocopia con timbro COPIA
CONFORME ALL’ORIGINALE).
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Allegati
Gli allegati che seguono rappresentano degli utili strumenti di lavoro per il coordinamento
regionale.
Sono contenuti nel CD allegato all’opuscolo per consentirne l’uso attraverso un pc.
INSERIRE GLI ALLEGATI
ALLEGATO 1 PIANO DI ATTIVITA’
ALLEGATO 2 PIANO ECONOMICO
ALLEGATO 3 CALENDARIO
ALLEGATO 4 PROGRAMMA ANNUALE COORD REGIONALE
ALLEGATO 5 RIMBORSO VIAGGI COORD REGIONALI
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