Metodologia di misurazione e
riduzione degli oneri e dei
tempi amministrativi
Progetto Formez “Pianificazione e strumenti per le politiche di semplificazione e
misurazione e riduzione degli oneri e dei tempi” per le Regioni Obiettivo
Convergenza (PON Governance e Azioni di Sistema – Asse E)
Roma, 14 gennaio 2010
Francesco Sarpi
1
Criteri di base





coerenza metodologica: nella MOA dobbiamo per quanto
possibile ricorrere allo SCM
partecipazione: non solo delle amm.ni, ma soprattutto delle
associazioni di categoria
sostenibilità: oggetto di misurazione sono solo i procedimenti
considerati particolarmente rilevanti per i destinatari  ruolo
delle associazioni nell’individuazione delle aree di regolazione.
proporzionalità: le tecniche di rilevazione e stima devono essere
proporzionate rispetto all’impatto atteso.
flessibilità: gli strumenti di misurazione non sono rigidamente
selezionati e definiti a priori.
2
I confini delle due misurazioni
Procedimento amministrativo X
MOA
t-2
Impresa:
Attività
propedeutich
e alla
presentazione
dell’istanza
t-1
Impresa:
Trasmissione
della
domanda
Misurazione tempi
t0
P.A.:
Ricezione
della
domanda
t1
P.A.: Analisi
della
documentazi
one
presentata
ufficio X
t2
P.A.: Analisi della
documentazione
presentata ufficio
Y: richiesta info
integrative
all’impresa
MOA
t3
Impresa:
Attività svolte
per fornire
info
integrative
Misurazione tempi
t4
P.A.: Analisi
della
documentazi
one
integrativa
presentata
dall’impresa
t5
P.A.:
conclusione
del
procedimento
(espressa o
tacita)
5
Durata del procedimen to  T   ti
t 0
3
Misurazione degli Oneri
Amministrativi
Costi di adeguamento alla regolazione
Costi di adeguamento
Fiscali/Monetari
Adeguamento
“sostanziale”
Trasferimenti
monetari alla P.A.
(es. diritti, bolli,
ecc.)
Adeguamenti al
processo
produttivo, al
prodotto,
all’attività
Amministrativi
-Attività amministrative che le
imprese comunque sosterrebbero
- Attività derivanti solo da
obblighi informativi imposti
dalla regolazione
5
Lo Standard Cost Model
• Metodologia introdotta in Olanda nel 2003. Obiettivo: ridurre di
un quarto gli oneri amministrativi entro il 2007.
• Estensione a tutti i paesi UE e alla CE: -25% entro il 2012
Costi sostenuti dai destinatari a seguito dell’obbligo di
fornire informazioni sulla loro attività alla pubblica
amministrazione o a terzi (es. consumatori).
Il concetto di obbligo informativo va inteso in senso ampio:
non solo obblighi relativi all’invio di informazioni, ma anche
quelli consistenti nel produrre e/o conservare informazioni
presso l’impresa, nonché tutte le attività connesse
In sintesi, lo SCM consiste in uno “spacchettamento” della
normativa in esame in una serie di parti misurabili
6
Risultati Italia
Area
OI
0-4
5-249
0-249
Privacy
11
Ambiente
6
€ 1.540.382.270,0
€ 518.807.203,0
€ 2.059.189.473,00
Prev. incendi
7
€ 995.211.578,0
€ 414.302.989,0
€ 1.409.514.567,0
Paesaggio/BBCC
4
€ 550.817.407,0
€ 70.582.619,0
€ 621.400.026,0
Lavoro
9
€ 5.858.047.885,0
€ 1.052.596.190,0
€ 6.910.644.075,0
Previdenza
9
€ 1.832.709.507,0
€ 1.196.832.562,0
€ 3.029.542.069,0
Totale
46
€ 10.777.168.647,0
€ 3.253.121.563,0
€ 16.112.969.400,0
€ 2.082.679.190,0
7
Chiarimenti preliminari sul modello

Non dice nulla riguardo all’efficacia della regolazione o al
benessere sociale che deriva da un intervento pubblico

Valuta i costi derivanti da obblighi informativi imposti dalla
regolazione (principalmente sulle imprese)

Non assicura misurazioni statisticamente rappresentative, ma è
un metodo pragmatico per fornire stime approssimative sugli oneri
amministrativi

Principale vantaggio: elevato grado di dettaglio nella misurazione

Obiettivi: 1) Aumentare la consapevolezza circa gli oneri
amministrativi (specie occulti) che la regolazione può generare; 2)
fornire base informativa per interventi di riduzione (semplificaz.)
8
La regolazione degli altri...

Problema: altri livelli di governo

Come tener conto delle regole prodotte da UE,
Stato, Regioni ed EELL: categorie per
classificare gli OI
9
La scelta di due ipotesi di base
1.
2.
Compliance
Oneri volontariamente sostenuti (es.
richieste di aiuti)
10
Le fasi dello SCM
11
Attori
Amm. regionali e locali; Ass.
categoria
Amm.
regionali
e SUAP
Amm.,
esperti e
stakeholders
Schema di sintesi
della misurazione
degli oneri regionale
Fasi
Mappatura
degli OI
Classificazione
OI
Strumenti/Output
Studio
normativa di
settore (per
livello di
governo) ed
analisi
procedimento
Calcolo
frequenza
Quantificazion
e target
imprese
Stima della
popolazione
Amm.
reg.
Parametri
costo
Stima
impatto
atteso per OI
Strumenti per
la rilevazione
Questionari e
griglie
intervista
Amm.,
esperti e
stakeholders
Raccolta info:
focus groups e
interviste
Amm.
regional
ie
SUAP
Elaborazione
info
Rapporto
Misurazione
Database info
raccolte
Stima degli
oneri per OI
e totali
12
Disposizione
regolativa
Obbligo informativo A
Obbligo informativo B
Richiesta informazioni 1
Attività 1
Attività 2
Oneri
amministrativi
Richiesta informazioni 2
13
Un possibile elenco di obblighi
info...(di prossima revisione)

Redazione ed invio di rapporti e documenti

Richieste di autorizzazioni, permessi, esenzioni

Notificazioni di attività svolte

Domande di sussidi

Aggiornamento di piani di emergenza e sicurezza

Cooperazione in caso di ispezioni

Informazioni a terzi
14
...e relative attività

Acquisire dimestichezza con gli obblighi informativi

Recuperare informazioni

Modificare informazioni esistenti

Produrre informazioni ex novo

Sostenere costi monetari per rispettare gli obblighi info

Effettuare riunioni interne

Svolgere attività di sostegno agli ispettori

Correggere le informazioni a seguito delle ispezioni

Garantire formazione interna

Copiare, distribuire, conservare le informazioni

Inviare le informazioni
15
Mappatura nelle Regioni (vale per
oneri e tempi)

L’esperienza mostra che è impossibile, date le risorse,
replicare il modello statale

Il problema della varietà territoriale

Serve individuare (assieme alle ass. categoria) un
“procedimento standard”

La mappatura – e, dunque, la misurazione –
riguarderanno questo procedimento
16
Nelle Regioni: individuazione del
target di imprese


La segmentazione delle imprese è determinante
perchè il peso della regolazione può variare in
base a:

Dimensione  se possibile, riportare le stime per
piccole, medie, grandi

Settore  alcune regolazioni (dunque, oneri) incidono
in modo maggiore su certi settori
Fonti da usare: Registro imprese, archivi dei
servizi regionali, dati Suap
17
Consultazioni
1. Quando svolgerle e con chi
2. Quali aspetti trattare nel corso della consultazione
preliminare (prima della rilevazione)
3. Consultazione ai fini della misurazione
4. Consultazione per elaborazione e valutazione opzioni di
semplificazione
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Coinvolgimento associazioni
Indiviuazione aree di regolazione/norme da misurare
•Individuazione dei procedimenti ad “alto impatto”
Mappatura
•Verifica correttezza e completezza
Focus group preliminare
• Classificazione degli OI ed assegnazione al più appropriato “percorso di valutazione” (v. dopo)
Definizione questionari di rilevazione
• Questionari e griglie di interviste per la rilevazione degli oneri presso esperti o imprese
Individuazione esperti partecipanti agli expert assessments
Ipotesi di riduzione degli oneri e stima dei risparmi
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Parametri di costo
Per misurare gli oneri amministrativi è necessario raccogliere
una serie di parametri di costo.
Prezzo: E’ il costo del lavoro effettivamente sostenuto
dall’impresa nel caso di lavori svolti da personale interno; in
caso contrario  tariffa professionale.
Tempo: l’ammontare di tempo (h, gg, ecc.) necessario per
svolgere l’attività amministrativa.
Quantità: dimensione della popolazione e della frequenza con cui
l’attività è svolta annualmente.
20
La raccolta e standardizzazione dei
dati

Scelta dello strumento (dati esistenti, esperti, interviste)

Svolgimento delle interviste: possibili modalità

Raccolta dei dati

Elaborazione dei dati e selezione, per ogni attività
prevista, della
“impresa normalmente efficiente”
21
Una metodologia praticabile
Modalità di rilevazione centrate su:

Consultazione associazioni

Consultazione esperti ed intermediari

Rilevazioni dirette (di regola telefoniche) con imprese
concentrate solo su alcuni aspetti  esperienza nazionale
sull’apporto effettivo che le imprese possono fornire
22
Consultazione con associazioni per
selezionare OI più rilevanti e valutare grado
e tipo di esternalizzazione
L’OI è stato giudicato rilevante tenuto conto
della popolazione di imprese e dell’onerosità?
SI
NO
Le attività amm.ve richieste
sono omogenee sul territorio?
SI
1) Individuare le attività
amministrative ridondanti e con
oneri attesi marginali;
NO
2) Stimare gli oneri sub 1)
Consultazione con gli EELL e
le associazioni per stabilire una
lista delle attività amm.ve più
comuni
3) Svolgere un expert assessment per
validare le stime sub 2) e valutare i
restanti oneri
Si ritiene che il grado di esternalizzione sia pressoché pari al 100%?
SI, le imprese si affidano
prevalentemente ad
ass.ni
Il costo atteso
per impresa è >
€ X?
SI
2 exp. ass. con
ass.ni.
Eventuale
focus con
imprese
NO
1 exp. ass.
con ass.ni
SI, si affidano
prevalentemente
a consulenti
SI, si affidano in
ugual misura a
consulenti ed ass.ni
Il costo atteso
per impresa è >
€ X?
Il costo atteso
per impresa è >
€ X?
SI
2 exp. ass. con
consul.
Eventuale
focus con
imprese
NO
1 exp. ass.
con consul.
SI
1 exp. ass. con
cons. + 1 con
ass.ni.
Eventuale focus
con imprese
NO
1 exp. ass.
con cons. +
1 con ass.ni
NO, usano
principalmente
risorse interne
Il tempo di
lavoro atteso è
molto rilevante?
SI
1 exp ass.
con ass.ni +
interviste
con X
imprese
NO
1 exp ass.
con ass.ni +
1 focus con
imprese
23
SCM formula
Combinando Prezzo, Tempo e Quantità in base alla
seguente formula:
Σ (P*Q)
(P: Prezzo = tariffa * tempo; Q: Quantità = N. imprese * Frequenza)
è possibile calcolare i costi totali per azione, obbligo
informativo ed origine della regolazione
24
Lezioni dall’applicazione del modello
Problemi
Possibili correttivi
Chiarire sin dall’inizio campo d’indagine
Confusione (specie tra i destinatari) sulla
definizione di obblighi informativi/oneri amm.vi Fornire documenti ed informazioni standard
prima degli incontri
Errori nella selezione delle imprese da
coinvolgere nell’indagine
Preselezione (es. attraverso esame archivi
amm.vi)
Varietà territoriale
Individuare e misurare un procedimento
“standard”
Rischio eccessiva varietà risultati.
Privilegiare focus group con esperti e
associazioni; se la varietà rimane, prevedere
interviste a 10-15 imprese
Disomogeneità risultati tra tipogolie di imprese
(specie micro)
Ricorrere a consultazione esperti/professionisti
mirata per le microimprese
Incapacità delle imprese a fornire risposte
quando non sono direttamente coinvolte nel
rispetto degli OI
Verificare ex ante chi adempie di fatto. Inutile
chiedere ciò che non sanno: usare le risposte
delle imprese per i CT e quelle degli esperti per
la ripartizione %
Il risultato della misurazione (in termini di
possibili riduzioni) è “deludente” rispetto alle
risorse impiegate
Concentrare la richiesta di info dettagliate sugli
OI modificabili. Adeguare di conseguenza la
struttura del questionario.
25
Misurazione dei tempi
26
Attori
Amm. regionali e locali, SUAP,
Ass.ni categoia
Amm., esperti e stakeholders
Schema di sintesi
della misurazione
dei tempi regionale
Fasi
Strumenti/Output
Analisi
normativa
Individuazione
fasi del
procedimento
Input, output e
attori di ogni
fase
1) Rappresentazione
grafica tramite
SAD;
2) Questionari
e griglie di
intervista
Rilevazione
tempi medi
attuali
Stima
popolazione
Stima tempi
attuali
Database info
raccolte
Proposte di
semplificazione
Amm.
regionali e
SUAP
Elaborazione
dei dati
Stima dei
risparmi di
tempo
Rapporto
Misurazione
27
Fasi






Analisi normativa del procedimento
Rappresentazione grafica tramite SAD: fasi del
procedimento e loro legame input-output, attori,
termini e tempi
Rilevazione dei dati e stima dei tempi medi;
Stima della popolazione
Stima dei tempi spesi prima dell’intervento di
semplificazione
stima dei tempi risparmiati grazie alla semplificazione
28
Variabili di misurare

Quattro accezioni di tempo:
1.
durata totale
2.
tempi di lavoro
3.
tempi di giacenza
4.
tempi di trasporto
29
Rilevazione dati

interviste o focus group con responsabili dei procedimenti
e/o delle varie unità organizzative

interviste e/o focus group con associazioni di categoria ed
esperti

interviste e/o focus group con gruppi di imprese
30
Stima pop





Banche dati regionali sul tot procedimenti/anno
Ammin. Locali (Suap)
Infocamere
Indagini sul campo (rilevazione a sportello presso
alcune amm.ni del n. di procedimenti in un arco
temporale)
Estrapolazioni
31