Manuale per l’Accreditamento
Centro Osservazione e Diagnosi
L’Airone
Via Crocetta, 18 – Argenta (FE)
DOC STRUTTURA E 4
N° della
revisione
0
Motivo della revisione
Prima emissione della Cooperativa sociale Cento Fiori
per rinnovo accreditamento struttura
Coop Sociale CENTO FIORI a r.l. O.N.L.U.S.
Data di
emissione
20/05/2011
Iscritta all’allbo delle Società Cooperative al n. A163394 - P.IVA 01297440404
Sede sociale e amministrativa: Via Portogallo, 10 - 47922 Rimini (RN)
Tel. 0541.743030 - Fax 0541.743232 - E-mail: [email protected] - Sito web www.coopcentofiori.it
1
Indice
Indice....................................................................................................................................................2
Introduzione e presentazione del manuale ...........................................................................................4
Introduzione .....................................................................................................................................4
Presentazione del Manuale...............................................................................................................7
I dieci capitoli del manuale ..................................................................................................................8
1. Politica .............................................................................................................................................9
1.1 Missione .....................................................................................................................................9
1.2 Visione .......................................................................................................................................9
1.3 Obiettivi .....................................................................................................................................9
2. Pianificazione.................................................................................................................................11
2.1. Organigramma e matrice delle responsabilità delegate ..........................................................11
2.2. Funzionigramma .....................................................................................................................12
2.3. Interfacce.................................................................................................................................12
2.4. Pianificazione annuale ............................................................................................................13
2.4.1 Obiettivi specifici:.............................................................................................................13
2.4.2 Definizione delle risorse economiche (budget) ................................................................14
2.5. Catalogo dei prodotti...............................................................................................................14
2.6. Il piano delle turnazioni delle attività .....................................................................................15
2.6.1 Calendario presenze degli operatori di comunità e dell’infermiere ..................................15
2.6.2 Turni di presenza dei psicologi .........................................................................................16
2.6.3 Turni di presenza dello psichiatra .....................................................................................16
3. Comunicazione..............................................................................................................................17
3.1 Comunicazione esterna ............................................................................................................17
3.2 Comunicazione interna ............................................................................................................17
4. Struttura..........................................................................................................................................18
4.1. Requisiti per il funzionamento................................................................................................18
4.2. Aspetti strutturali.....................................................................................................................18
4.2.1. Localizzazione. ................................................................................................................18
4.2.2. Settori lavorativi...............................................................................................................18
4.3. Sicurezza. ................................................................................................................................18
5. Attrezzature....................................................................................................................................20
5.1. Dotazioni ed utilizzo. ..............................................................................................................20
5.1.1. Refettorio e angolo sporzionamento. ...............................................................................20
5.1.2. Spazi ricreativi. ................................................................................................................20
5.1.3. Automezzi. .......................................................................................................................20
5.1.4. Ufficio operatori...............................................................................................................20
5.1.5. Sala riunioni. ....................................................................................................................20
5.1.6. Infermeria.........................................................................................................................21
5.2. Coinvolgimento di operatori ed utenti nella gestione. ............................................................21
5.3. Programmazione manutenzioni...............................................................................................21
5.4. Nuove acquisizioni..................................................................................................................21
6. Formazione.....................................................................................................................................22
7. Sistema informativo .......................................................................................................................24
7.1 Gestione della documentazione ...............................................................................................24
7.2 Responsabilità e modalità di gestione dei documenti ..............................................................25
7.3 Gestione dei dati.......................................................................................................................25
8. Procedure .......................................................................................................................................27
9. Indicatori di verifica.......................................................................................................................28
2
10. Processi di miglioramento............................................................................................................31
Allegati del manuale ..........................................................................................................................32
Allegato 1 - Organigramma Attività terapeutiche Coop. Cento Fiori................................................33
Allegato 2 - Organigramma Centro Osservazione Diagnosi “L’Airone” ..........................................34
Allegato 3 - Matrice delle responsabilità delegate.............................................................................36
Allegato 4 – Risorse umane del Centro di Osservazione e Diagnosi “L’Airone” .............................38
Allegato 5 - Carta dei servizi .............................................................................................................39
Allegato 6 - Planimetria del Centro di Osservazione e Diagnosi L’Airone.......................................42
Allegato 7 - Piano Annuale Formativo ..............................................................................................43
3
Introduzione e presentazione del manuale
Introduzione
La Cooperativa Sociale Cento Fiori è nata nel maggio 1981 con un impegno in prima persona del
Ser.T. di Rimini (allora CMAS), raccogliendo diversi giovani sulla “piazza” (border-line,
tossicodipendenti, emarginati, volontari) desiderosi di impegnarsi in un’impresa che aveva lo scopo
di creare, attraverso il lavoro, opportunità per affrancarsi e liberarsi dalla dipendenza della droga e/o
da situazioni di emarginazione.
La nascita della cooperativa è stata la naturale evoluzione di un movimento di “piazza”, descritto
sulla pubblicazione: Rimini, una città contro la droga (edizioni Maggioli).
Con questo spirito si è poi evoluta la cooperativa; all’inizio ha avviato un’ampia gamma di attività
lavorative: imbiancatura di locali, laboratori artigianali per la lavorazione del cuoio, negozio di
fiori, serigrafia, agricoltura. In collaborazione con il Ser.T. ha deciso di creare una comunità
terapeutica, di tipo laico, “senza santi né santoni”, dove professionalità, ricerca scientifica e
lavoro, in rete con l’Ente Pubblico, potessero dare una risposta immediata e forte alle esigenze dei
giovani tossicodipendenti del territorio riminese (Comunità Terapeutica di Vallecchio); dopo 2 anni,
con la stessa modalità , è stato creato il Centro Diurno. La risposta c’è stata, moltissimi giovani,
attraverso le due strutture comunitarie, hanno risolto i loro problemi di dipendenza dalle sostanze
psicotrope e si sono inseriti in modo produttivo ed attivo nel territorio.
La Cooperativa gestisce dal 1984 a tutt’oggi la Comunità Terapeutica di Vallecchio, situata a
Vallecchio di Montescudo (RN), nata dalla collaborazione con il Sert di Rimini, collaborazione, che
nel corso di questi anni si è trasformata in lavoro di rete con i Servizi del territorio. La comunità
terapeutico-riabilitativa residenzale accoglie persone con problemi di dipendenze patologiche. Le
attività lavorative che si svolgono sono: il Centro Ippico aperto al pubblico con un’attività didattica
per bambini ed adulti e di pensionamento per cavalli, il canile temporaneo e permanente che offre i
servizi di raccolta, visita, isolamento e pensionamento di cani randagi della Provincia, il laboratorio
di assemblaggio di materiali vari che collabora con aziende esterne e l’agricoltura biologica. Nella
struttura sono presenti inoltre una palestra con attrezzature per body-building, un campo sportivo
attrezzato per calcetto, pallavolo, basket e tennis. Negli anni si sono svolti anche corsi di
formazione in collaborazione con diversi Enti di formazione riminesi.
Dal 1986 la Cooperativa gestisce il Centro Diurno, struttura terapeutico-riabilitativa
semiresidenziale localizzata a Rimini, che si rivolge a persone con problemi d’abuso di sostanze
psicoattive e lavora in rete con i Servizi del territorio; sempre nel territorio sono inseriti i settori
lavorativi che attualmente sono: legatoria e restauro di libri, centro stampa, serra florovivaistica,
lago di pesca sportiva e gestione del canile di Rimini.
Nell’anno 2000 è iniziato un approfondimento, su sollecitazione dell’Azienda U.S.L. di Rimini, per
la creazione di un centro diagnosi e terapia breve, per patologie derivate da abuso di sostanze
psicotrope, finalizzato a dare risposte immediate ed a fornire diagnosi scientificamente valide. Nel
2002 è iniziata la sperimentazione e nel 2005 è stato riconosciuto dalla Regione Emilia Romagna il
Centro di Osservazione e Diagnosi (COD) a Vallecchio di Montescudo (RN).
Successivamente, sulla base dell’esperienza del COD di Vallecchio, è stata decisa l’acquisizione,
dal luglio 2010, della struttura COD L’Airone di Argenta (FE). La struttura, già esistente da circa
4
dieci anni, era precedentemente gestita dalla Cooperativa Cidas di Ferrara. La nuova gestione, della
Cooperativa sociale Cento Fiori, pur proponendo il modello terapeutico collaudato da anni nelle
strutture riminesi, ha continuato come d’abitudine la preesistente collaborazione del COD L’Airone
con i locali Ser.T del ferrarese.
Dal 2009 la Cooperativa Sociale Cento Fiori a r.l. ONLUS, in considerazione di particolari
condizioni socio-economiche di persone in trattamento presso Servizi dell’Azienda U.S.L. o Enti
Accreditati, ha attivato dei progetti di Reinserimento sociale residenziale con l’obiettivo di
favorire l’autonomia dell’utente qualora vi siano scarse risorse familiari e/o sociali.
Il progetto, la cui durata iniziale viene definita con il servizio inviante, viene valutato a cadenza
almeno semestrale, durante tale periodo sarà effettuato il monitoraggio dei liquidi biologici per
verificare il consumo di sostanze psicotrope. Al termine del periodo di verifica o al sopraggiungere
di problematiche di particolare rilievo può essere ridefinito il progetto, o con l’indicazione al
trasferimento in altra sede, o con il prolungamento del periodo di inserimento presso il gruppo
appartamento.
La Cooperativa affianca con propri educatori lo staff del progetto Andromeda-Se.A.T.T., della
Casa Circondariale di Rimini, che ha l’obiettivo di individuare le misure alternative alla detenzione
ed i programmi più idonei, per i detenuti con problemi di abuso di sostanze psicotrope. Tali
programmi, strutturati grazie ad una stretta relazione tra Amministrazione Penitenziaria, Azienda
U.S.L. e Comune di Rimini, prevedono un lavoro costante di sollecitazione e monitoraggio della
partecipazione del recluso all’azione trattamentale.
Per quanto concerne le attività della Cooperativa di tipo B sono attivi alcuni settori, all’interno
dei quali viene impiegata manodopera professionale, proveniente anche dall’area del disagio, e
vengono realizzati percorsi di formazione al lavoro di utenti in terapia.
Dal 2005 è avviata inoltre una collaborazione con il progetto Equal, progetto della Provincia di
Rimini avente lo scopo di offrire una rete di relazioni ed opportunità alle imprese formate anche da
lavoratori in particolari condizioni di svantaggio.
La legatoria artistica e il centro restauro del libro effettuano le seguenti attività:
• rilegatura di libri e riviste di vario genere e tipologia, dai fascicoli periodici delle edicole con
copertina personalizzata a volumi di maggiore pregio;
• rilegatura tesi di laurea;
• costruzione di scatole da archivio in legno e cartone;
• legatoria artistica artigianale per la produzione di album fotografici, per matrimoni, nascite e
qualsiasi momento piacevole da ricordare, agende, libro dei visitatori, ecc., tutto ciò che nel
settore può costituire un regalo per gli altri ma anche per sé. La legatoria offre la propria
produzione per la vendita al dettaglio sia presso il laboratorio che presso un proprio punto
vendita, La Bottega della Solidarietà, localizzato nel centro a Rimini. Il laboratorio propone
anche vendita all’ingrosso ai negozi di articoli da regalo, cartolerie ecc. e ai fotografi per i
quali possono essere elaborate numerose personalizzazioni;
• restauro del libro e di qualsiasi opera in materiale cartaceo o pergamenaceo per privati e Enti
Pubblici con direttore tecnico autorizzato. Il laboratorio si offre a tutti coloro che,
collezionisti, antiquari, studiosi, possessori di opere librarie, ma anche fumetti rari, stampe
dipinti su carta e pergamena, desiderano un intervento di restauro conservativo
scientificamente corretto.
Il settore ha fra i propri clienti, oltre a numerosi privati, i Comuni di Rimini, Riccione,
Santarcangelo di Romagna, Verucchio, Gemmano, Mondaino, l’Azienda U.S.L. di Rimini ed il
Tribunale di Rimini.
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Le attività sono rivolte a tutti coloro che, volendo usufruire di prestazioni concorrenziali e
professionali, ritengono importante anche la finalità solidaristica della stessa offerta come valore
aggiunto.
Dall’agosto 2006 è stato attivato un Centro Stampa dove, grazie ad una convenzione con
l’Azienda USL di Rimini, vengono elaborati materiali a colori e in bianco e nero nei formati A3, A4
e A5. In tale settore sono occupati lavoratori “svantaggiati”. Il settore sta avendo ampi margini di
crescita grazie all’interesse di molti Enti locali territoriali e di molte imprese riminesi.
La Serra florovivaistica è un’attività che, grazie al punto vendita di Rimini nel quale sono presenti
un ampio assortimento di piante da appartamento, piante fiorite e verdi, stagionali e perenni da
esterno, vasi e accessori vari, offre tutto ciò che può servire per la cura e il mantenimento del verde,
fornisce consulenza e prodotti per la gestione del verde in interni ed esterni, noleggia piante e
produce allestimenti verdi sia per interni che per esterni. Da molti anni gestisce anche per conto di
Hera Rimini il servizio di distribuzione piante attraverso l’iniziativa “la tua carta per un fiore”.
Ha collaborato, infine, con Casa Circondariale di Rimini e A.U.S.L. di Rimini al progetto
Se.A.T.T., progetto di “Comunità in carcere”, occupandosi della produzione di piante stagionali
vendute poi nel proprio punto vendita.
La Cooperativa svolge a Riccione un’attività di pesca sportiva nel Lago Arcobaleno, luogo dove
dal 1993 è attivo un progetto di reinserimento sociale.
Sono inoltre attivi dal 2005 lo Studio di Psicologia e di Psicoterapia, l’Attività di prevenzione,
l’Attività Veterinaria e le Consulenze Manageriali.
Lo Studio di Psicologia e di Psicoterapia nasce dalla necessità di rispondere alle richieste del
territorio; Psicologi con specializzazioni in diversi campi uniscono le loro professionalità per
accogliere domande di terapia, consulenza, formazione e supervisione.
L’attività di prevenzione viene svolta nei luoghi del divertimento, nelle scuole, con la cittadinanza
durante incontri aperti al pubblico e utilizza come strumenti la peer education, il counselling, la
discussione in piccoli gruppi, per stimolare attivamente la partecipazione.
L’Attività Veterinaria è rivolta soprattutto verso animali di affezione grazie alle esperienze maturate
per diversi anni nelle gestioni di canili e gattili che hanno permesso una formazione completa ai
veterinari stessi.
Le Consulenze Manageriali vengono prestate per altre Cooperative sociali nelle aree
amministrativo-contabile, marketing, organizzazione, ricerca e sviluppo.
Da segnalare anche altri aspetti caratterizzanti la Cooperativa.
Sin dalla sua nascita la Cooperativa partecipa all’esperienza del Consorzio Sociale Romagnolo,
consorzio unitario che aggrega altre 22 Cooperative con lo scopo di far crescere la cooperazione
sociale e gli inserimenti lavorativi di soggetti svantaggiati.
Nel 2000 la Cooperativa ha acquistato la propria sede sociale, un immobile di ca. 1.000 mq., dove
trovano dislocazione le attività di Centro Diurno, Studio di Psicologia e Psicoterapia, alcuni
laboratori artigianali, Servizi Amministrativi e Consulenze Manageriali.
La Cooperativa è associata a CNCA (Coordinamento Nazionale Comunità di Accoglienza) e
Legacoop (Lega Nazionale Cooperative e Mutue). Dal 1995 è socia fondatrice del Consorzio
Sociale Romagnolo, consorzio composto da 23 cooperative sociali della provincia di Rimini.
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Dalla Cooperativa, nei 30 anni di attività, sono nate altre esperienze, alcune di queste hanno visto la
nascita di cooperative sociali:
• dall'attività di giardinaggio e manutenzione di aree verdi di enti pubblici e privati iniziata nel
1984 è nata nel 1996 la Cooperativa Sociale Ecoservizi l’Olmo che attualmente vede
occupati stabilmente 90 lavoratori, con punte di 140 nei periodi estivi, di cui il 40%
proveniente dall’area del disagio;
• dal cantiere nautico aperto nel 1991, è nata nel 2000 la Cooperativa Sociale Atlante; durante
dieci anni di cantiere è stata ricostruita una Goletta, imbarcazione di legno, che è stata
utilizzata per esperienze terapeutiche con persone con problemi psichiatrici e di sostanze
psicoattive; la Cooperativa ha fornito la barca e l’equipaggio per l’esperienza di 10 anni di
Lega Ambiente (Goletta Verde).
Il laboratorio di fitopreparazioni nato a Forlì nel 1988 è stato invece rilevato dai soci della
Cooperativa che operavano nel settore nel 2000 ed attualmente produce essenze per erboristerie a
livello nazionale.
La serigrafia nata nel 1982 si è distaccata nel 2002 a seguito del cambiamento di sede della
Cooperativa per poter continuare a svolgere la propria attività.
Altre attività, infine, si sono concluse: la falegnameria, aperta nel 1987 e chiusa nel 1990,
produceva stand per manifestazioni, il laboratorio per manufatti in vetroresina aperto nel 1991 è
stato chiuso nel 1998.
Presentazione del Manuale
Generalità
Il presente Manuale per l’accreditamento del Centro di Osservazione e Diagnosi “L’Airone” di
Argenta (FE), della Cooperativa Sociale Cento Fiori di Rimini, rappresenta un riferimento per
l’attuazione del modello di Accreditamento istituzionale delle strutture sanitarie in conformità con i
requisiti previsti dalla normativa della Regione Emilia Romagna.
La Coop. Sociale Cento Fiori si è organizzata negli anni tenendo in considerazione le normative
nazionali e regionali che riguardano le tossicodipendenze, fra queste evidenziamo alcune fra le più
importanti:
Il DPR 9 ottobre 1990, n. 309: "Testo unico delle leggi in materia di disciplina degli stupefacenti e
sostanze psicotrope, prevenzione, cura e riabilitazione dei relativi stati di tossicodipendenza", che
agli artt.115 e 116 definisce le modalità di collaborazione degli Enti Ausiliari, che svolgono senza
fini di lucro la loro attività nei confronti delle persone tossicodipendenti, con le Aziende sanitarie, e
sancisce l’istituzione dell’Albo regionale degli Enti Ausiliari.
La legge regionale n. 34 del 12 ottobre 1998, recante "Norme in materia di autorizzazione e
accreditamento delle strutture sanitarie pubbliche e private, in attuazione del DPR 14 gennaio 1997"
e successive modificazioni.
Il Piano sociale e sanitario 2008 - 2010 che porta a compimento un sistema integrato di servizi
sociali, socio-sanitari e sanitari per la realizzazione di un nuovo welfare universalistico, equo,
radicato nelle comunità locali e nella regione. Un processo avviato con le leggi regionali n. 2 del
2003 (legge quadro sui servizi sociali) e n. 29 del 2004 (legge di riorganizzazione del Servizio
sanitario regionale). L’integrazione avviene a livello regionale, provinciale e distrettuale con il
coinvolgimento, nel rispetto delle relative competenze, di tutti i soggetti (Regione, Enti locali,
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strutture pubbliche, private profit e non profit, associazioni, volontariato, forze sociali), coinvolti
nel sistema di welfare.
Approvazione ed emissione
Hanno partecipato attivamente alla progettazione e alla stesura del presente documento il Presidente
della Cooperativa Sociale Cento Fiori, il Responsabile Qualità, il Direttore e tutti gli operatori del
Centro di Osservazione e Diagnosi “L’Airone” che durante le riunioni ne hanno discusso i
contenuti. Il Responsabile della Qualità è in possesso dell’Attestato Regionale del Corso per
“Valutatori del Sistema di Gestione per la Qualità nel settore della Sanità”.
L’approvazione e le azioni che ne conseguono sono compito del Presidente e del Consiglio di
Amministrazione della Cooperativa.
Revisione
A causa della dinamicità dei fenomeni legati alle dipendenze patologiche, si ritiene il documento in
continua evoluzione, per consentire le dovute modifiche necessarie a rispondere alle nuove
esigenze.
E’ responsabilità del Referente della qualità della Cooperativa provvedere alla verifica del Manuale
per l’Accreditamento in maniera periodica, in modo da garantirne l’aggiornamento.
I dieci capitoli del manuale
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Politica
Pianificazione
Comunicazione
Struttura
Attrezzature
Formazione
Sistema informativo
Procedure
9. Indicatori di verifica
10. Processi di miglioramento
8
1. Politica
1.1 Missione
La missione della Cooperativa è promuovere prevenzione, trattamento, cura e reinserimento sociale
delle persone con problemi di dipendenze patologiche.
La Cooperativa opera, all’interno di un sistema di rete integrato, tra i vari servizi dell’Azienda USL
di Ferrara, dell’Azienda USL di Rimini e dell’Area Vasta Romagna, altri Enti ed Associazioni
locali e collabora con altre Aziende USL del territorio nazionale.
La Cooperativa si adopera affinché le azioni si fondino sulla capacità di fornire un servizio fatto di
beni relazionali, reti sociali generative di relazioni, e considerando gli utenti come co-produttori e
co-valutatori dello stesso servizio di cui sono fruitori.
I beneficiari d’intervento sono considerati come un “sistema complesso” di cui fa parte la famiglia e
il contesto sociale. L’utente e la sua famiglia diventano protagonisti del progetto di trattamento,
costruendo con gli operatori il terreno dove possano esprimere la loro volontà e il diritto di scelta.
L’organizzazione del lavoro è centrata sull’elaborazione dei progetti.
Agli operatori è richiesta un’elevata capacità di osservazione, lettura dei problemi e progettazioni in
equipe orientate all’integrazione professionale.
Agli utenti e ai loro famigliari è richiesta la partecipazione attiva.
1.2 Visione
La Cooperativa si propone di perseguire l’interesse generale della comunità attraverso:
• interventi volti alla promozione del benessere e dell’integrazione sociale;
• gestione di servizi socio-sanitari ed educativi con l’obiettivo della diagnosi e del trattamento
di persone con problemi di dipendenza patologica;
• svolgimento di attività lavorative finalizzate all’inserimento di persone “svantaggiate”;
• svolgimento di attività di ricerca scientifiche con finalità sociali, con particolare attenzione
al fenomeno delle dipendenze patologiche;
• organizzazione di eventi, attività culturali ed educative;
• promuovere il movimento cooperativo, anche avviando collaborazioni con altre cooperative
o enti.
1.3 Obiettivi
L’obiettivo per la Cooperativa non è “LAVORARE PER” ma “LAVORARE CON”.
Questo approccio comporta il ricorso al dialogo ed all’ascolto diretto supportato dall’utilizzo di
strumenti diversi che suscitano relazioni mediate da attività che possono avere molteplici
espressioni e ambiti di realizzazione; si tratta di attività che promuovono l’espressione, la
progettualità, il riconoscimento delle competenze e delle opportunità che derivano dagli incontri
sociali.
La Cooperativa si adopera per:
• garantire l’insieme dei diritti e delle opportunità volte al benessere dei singoli e delle
comunità;
• sostenere i progetti di vita delle persone e delle famiglie, promuovendo l’empowerment
individuale e di gruppo ed il pieno diritto di cittadinanza;
• favorire il reinserimento sociale di soggetti con problemi d’uso e abuso di sostanze
psicoattive ed altre problematiche;
9
•
informare e aggiornare gli operatori e la società rispetto a problematiche ed evoluzioni del
fenomeno dipendenze patologiche.
Per raggiungere tali obiettivi la Cooperativa organizza le sue attività promuovendo:
• il lavoro in equipe multi-professionale, favorendo il lavoro fra persone con diverse
professionalità che condividono le proprie esperienze per risolvere insieme i problemi dei
cittadini/utenti/pazienti;
• attuare un coinvolgimento attivo di ogni persona;
• la collaborazione continua con il Sert, Azienda U.S.L e altri Enti per rafforzare il lavoro di
rete con il territorio, con cui condividere percorsi formativi e di crescita.
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2. Pianificazione
La struttura “Centro Osservazione Diagnosi L’Airone di Argenta” (COD) è inserita all’interno delle
attività terapeutiche gestite dalla Cooperativa.
La responsabilità complessiva è, come da statuto, assegnata al Presidente ed al Consiglio di
Amministrazione.
In ogni settore di attività della Cooperativa è individuata la figura di Responsabile cui è delegata la
gestione operativa dell’attività stessa.
La Cooperativa, inoltre, ha designato due figure addette alla Qualità, una con funzioni di
responsabilità ed una con mansioni di controllo; i compiti sono i seguenti:
- Responsabile Qualità:
• assicurare che sia istituito, applicato e mantenuto attivo il Manuale di Accreditamento;
• assicurare che processi necessari per il sistema di gestione per la qualità siano predisposti,
attuati, controllati e tenuti aggiornati;
• riferire alla Direzione sull’andamento dei processi al fine di permetterne il riesame, e su
ogni esigenza per il miglioramento continuo del servizio e per lo sviluppo professionale
degli operatori (singoli e in équipe);
• assicurare la promozione della consapevolezza delle esigenze nell’ambito di tutta
l’organizzazione.
- Controllore Qualità:
• verificare con cadenza regolare il rispetto delle direttive del Manuale;
• segnalare eventuali non conformità.
La Cooperativa, al fine di monitorare le proprie attività terapeutiche e per sperimentare nuove
modalità, ha istituito da alcuni anni al proprio interno un Comitato Scientifico così composto:
• Presidente
Monica Ciavatta
• Resp. COD e CT Vallecchio e resp. qualità
delle strutt. Terap. della Cooperativa Cento Fiori Sandro Poggi
• Responsabile Centro Diurno
Laura Grossi
• Responsabile Reinserimento Residenziale
Cristian Tamagnini
• Coordinatrice COD e CT Vallecchio
Gloria Calloni
• Coordinatrice educatori
Cristina Rinaldi
• Psicologi
Federico Olei
Annalisa Valeri
2.1. Organigramma e matrice delle responsabilità delegate
La struttura organizzativa del COD “L’Airone” è inserita all’interno dell’Organigramma della
Cooperativa relativo alle Attività Terapeutiche (vedi Allegato 1) ed è evidenziata
nell’Organigramma del Centro Osservazione Diagnosi (vedi Allegato 2), dove sono indicate le
funzioni di base dell’attività.
La Cooperativa ha scelto un’organizzazione a rete, pertanto ogni figura impiegata viene coinvolta
nella gestione (prevalentemente attraverso il lavoro in equipe) ed ha la possibilità di interloquire
direttamente con tutte le altre figure impegnate nella Cooperativa.
La matrice delle responsabilità (vedi Allegato 3) descrive in modo schematico chi è responsabile o
coinvolto o informato nelle principali funzioni della struttura organizzativa.
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2.2. Funzionigramma
Il Funzionigramma (vedi Allegato 4 sulle risorse umane) riporta l’elenco delle figure professionali
interne ed esterne che hanno un ruolo nella gestione operativa del COD “L’Airone”.
A fianco di ogni risorsa umana è indicato il rispettivo ruolo, livello e tempo standard di lavoro (cui
vanno aggiunti eventuali straordinari).
È importante segnalare che per scelta strategica della Cooperativa le diverse funzioni devono
rapportarsi una all’altra per facilitare la realizzazione dei processi, sviluppando il lavoro d’équipe.
Il Funzionigramma del COD “L’Airone” è parte integrante delle Risorse Umane della Cooperativa.
2.3. Interfacce
L’attività del COD “L’Airone” vede costanti relazioni sia con figure interne che con il mondo
esterno. Ognuna di queste concorre alla realizzazione del nostro servizio.
Principali interfacce
interne
Comunità Terapeutica di
Vallecchio
Centro Diurno di Rimini
Centro di Osservazione e
Diagnosi di Vallecchio
Presidenza
Direzione
L’equipe
Il passaggio di consegne nel
cambio del turno
Principali
interfacce esterne
Punti e/o modalità di coordinamento
Valutazione dell’utenza che, alla dimissione dal programma
del COD di Argenta, deve effettuare l’ingresso nella Comunità Terapeutica
Valutazione dell’utenza che, alla dimissione dal programma
del COD di Argenta, deve effettuare l’ingresso nel Centro Diurno
Valutazione dell’utenza che, per motivi inerenti l’andamento del programma
nel COD di Argenta, deve effettuare l’ingresso nel COD di Vallecchio e
viceversa (vedi procedure per la continuità assistenziale
Comunicazioni e coordinamento con le strutture ed il personale
Invio e ricezione comunicazioni e richieste con strutture
e personale
Riunioni settimanali di coordinamento e di analisi dell’andamento
della struttura e degli utenti
Passaggio di informazioni tra gli operatori sulla situazione
organizzativa e sugli utenti
Punti e/o modalità di coordinamento
Ser.T. e C.S.M. Az.U.S.L. di
Ferrara
Valutazione dell’ingresso e definizione degli obiettivi del progetto con
l’utente, negli accordi che vengono presi telefonicamente e/o direttamente
(anche con l’invio di relazioni) con la U.O. Dipendenze Patologiche e/o
CSM di Ferrara
Altri Ser,T. e C.S.M.
della provincia di Ferrara
Valutazione dell’ingresso e definizione degli obiettivi del progetto con
l’utente attraverso contatti telefonici e/o diretti (anche con l’invio di relazioni)
con i servizi invianti della provincia di Ferrarara
Altri Ser.T. e C.S.M. Regionali
Ser.T. e C.S.M. extraregionali
Valutazione dell’ingresso e definizione degli obiettivi del progetto con
l’utente attraverso contatti telefonici e/o diretti (anche con l’invio di relazioni)
con i servizi invianti della Regione Emilia-Romagna
Valutazione dell’ingresso e definizione degli obiettivi del progetto con
l’utente attraverso contatti telefonici e/o diretti (anche con l’invio di relazioni)
col servizio inviante
12
Evidenze
-Verbali delle riunioni d’equipe
- Verbali delle riunioni d’equipe
- Verbali delle riunioni d’equipe
- Verbali delle riunioni d’equipe
- Verbali delle riunioni d’equipe
- “Diario di bordo del COD”
- Bacheche
- Verbali delle riunioni d’equipe
- Cartelle cliniche degli utenti
- “Diario di bordo del COD”
Evidenze
- Accordi di fornitura (in Bozza)
- Autorizzazione ingresso
- Scheda anamnestica
- Scheda “proposta inserimento
in comunità”, sulla base del
modello adottato in Area Vasta
Romagna
- Relazioni periodiche
- Accordi di fornitura (in Bozza)
- Autorizzazione ingresso
- Scheda anamnestica
- Scheda “proposta inserimento
in comunità”, sulla base del
modello adottato in Area Vasta
Romagna
- Relazioni periodiche
- Autorizzazione ingresso
- Scheda anamnestica- Scheda “proposta inserimento
in comunità”, sulla base del
modello adottato in Area Vasta
Romagna
- Relazione del servizio inviante
- Relazioni periodiche
- Autorizzazione ingresso
- Scheda anamnestica
- Scheda “proposta inserimento
in comunità”, sulla base del
modello adottato in Area Vasta
Romagna
- Relazione del servizio inviante
- Relazioni periodiche
U.E.P.E. di Ferrara
Verifiche periodiche del programma svolto dagli utenti in regime di
affidamento sociale in prova
Forze dell’ordine
Controlli su utenti in regime di affidamento sociale in prova.
Comunicazione ed esecuzione di eventuali ordinanze giudiziarie su utenti in
programma.
- Relazioni periodiche
- Copie di eventuali notifiche
- Comunicazioni periodiche via
fax di utenti in ingresso e in
uscita dalla struttura
Università Degli Studi di
Bologna – Corso di laurea in
Psicologia
Convenzione per tirocinio formativo per studenti del corso di laurea in
Psicologia
- Convenzione
Università Degli Studi di
Bologna – Corso di laurea in
Scienze della Formazione
Convenzione per tirocinio formativo per studenti del corso di laurea in
Scienze della Formazione
- Convenzione
L’interfaccia con le funzioni amministrative è comune per tutte le attività e prevede:
• gestione del personale (in riferimento alla stipula dei contratti, alle attività amministrative di
pagamento degli stipendi, attività di formazione, disposizione di personale ausiliario per
garantire la continuità di servizio in caso di emergenza, ecc.);
• gestione delle pratiche amministrative (fatturazione, pagamenti, adempimenti
amministrativi);
• elaborazione dati.
2.4. Pianificazione annuale
Il piano annuale del COD è costruito a partire dalle linee strategiche definite nella politica della
Cooperativa Cento Fiori (vedi cap. 1. Politica) e tenendo conto delle specificità del COD L’Airone
di Argenta (vedi la presentazione del Centro di Osservazione e Diagnosi nell’allegato 5 – Carta dei
servizi).
I principali obiettivi generali previsti dal piano annuale,visto che la nuova gestione della
Cooperativa Cento Fiori è iniziata dal 01/07/2010, va dal luglio 2010 al giugno 2011 e sono:
• il mantenimento ed il consolidamento dei livelli standard stabiliti negli anni precedenti per i
prodotti erogati dalla struttura.
• Il miglioramento della formazione del personale presente nella gestione del sistema qualità e
l’attivazione della stessa formazione per il personale di nuova assunzione.
• la definizione delle risorse economiche (budget) per il Piano della Formazione ed altre
iniziative o migliorie della struttura.
• la formazione per sviluppare maggiormente le competenze degli operatori nel trattamento:
1. delle doppie diagnosi
2. del paziente border-line
3. dei disturbi del comportamento alimentare
4. dei casi che tendono alla cronicizzazione
2.4.1 Obiettivi specifici:
•
•
l’attivazione della scheda per il “bilancio delle competenze” per migliorare la
valutazione dell’utente;
l’assegnazione della figura dell’educatore come referente per le attività di tipo
lavorativo;
13
•
la formazione all’uso della “scheda per l’inserimento degli utenti in struttura”, adottata
nell’Area Vasta Romagna, per l’ulteriore miglioramento della collaborazione con tutti i
servizi invianti e nell’ottica di personalizzare ulteriormente i progetti terapeutici.
2.4.2 Definizione delle risorse economiche (budget)
Il COD “L’Airone” dal punto di vista della responsabilità fiscale e finanziaria non ha una propria
autonomia operativa. Le uscite di cassa, prestabilite dal consiglio d’amministrazione (in base alla
verifica dell’andamento della gestione) e gestite dall’ufficio amministrativo, vengono registrate su
un libro di “prima nota” e controllate nello stesso ufficio della Cooperativa.
Il limite di spesa viene stabilito periodicamente (con periodicità annuale). E’ previsto che il COD
formuli, tramite il responsabile e sentito il parere dell’equipe, una proposta che comprenda i costi
ordinari per la gestione della struttura (vitto, alloggio, attività ordinarie per la conduzione della
struttura, gestione mezzi, ecc.) e per i progetti previsti; le spese di gestione amministrativa, le spese
del personale, le spese generali (anche le utenze, le assicurazioni dei mezzi, ecc) e le spese per la
formazione organizzata dalla Cooperativa sono gestite direttamente dal consiglio
d’amministrazione. E’ quest’ultimo che comunque stabilisce il budget di cui può disporre il COD.
E’ anche previsto che in caso di spese straordinarie è possibile chiedere una quota budget extra, che
dovrà essere approvata dallo stesso consiglio di amministrazione.
Le entrate sono gestite direttamente dall’ufficio amministrativo, che ha l’incarico di intrattenere i
rapporti finanziari con gli enti che inviano le persone accolte.
2.5. Catalogo dei prodotti
Nell’individuare i prodotti che il COD “L’Airone” mette a disposizione dei propri utenti, si è voluto
sottolineare, con il contributo degli operatori, quelle caratteristiche che rappresentano elementi
qualificanti del prodotto stesso tenendo conto delle esigenze e aspettative dell’utente, del punto di
vista del professionista nell’adeguatezza delle scelte e dell’efficacia dei risultati conseguiti, senza
tralasciare le aspettative della Cooperativa che vuole prodotti efficaci e rispondenti ai bisogni degli
utenti nell’ottimizzazione delle risorse disponibili.
Nella tabella seguente sono descritti in modo dettagliato i prodotti del COD con la specificazione
dei destinatari, degli obiettivi, degli indicatori e dei standard.
Tabella prodotti
Prodotto
Destinatari
Descrizione prodotto
Obiettivi
Indicatori
Standard
Accoglienza
Situazioni
di
dipendenza patologica
e/o
commorbilità
psichiatrica e altro
(vedi carta dei servizi)
in cui c’è una richiesta
d’ingresso in struttura e
un parere favorevole
dell’equipe terapeutica
dopo
i
colloqui
preliminari.
Situazioni
in
cui
l’utente ha necessità di
eliminare
progressivamente
Ascolto e accoglimento della
richiesta del servizio d’invio e
dell’utente.
Effettuazione dei colloqui per
raccogliere i dati anamnestici e
dare informazioni sulla struttura.
Valutazione della richiesta in
equipe per decidere se e quando
programmare l’ingresso.
Assicurare
all’utente una
presa in carico
il
più
tempestiva
possibile.
Tempo
intercorrente
tra la ,prima
richiesta ed il
primo
colloquio
Entro
una
settimana
Strutturazione di un piano di
disintossicazione sotto la guida
di uno dei psichiatri del COD
fino
ad
arrivare
alla
Garantire
all’utente
la
disintossicazio
ne nel rispetto
Numero
percentuale di
disintossicazio
ni ultimate /
> 80%
Disintossicazione
14
“sostitutivi” (Metadone
o Subutex, o altro) o
psicofarmaci.
Situazioni in cui c’è
bisogno di valutare la
condizione
psichica
con la finalità di
ottenere
una
stabilizzazione anche
attraverso
un
assestamento
della
terapia
psicofarmacologica.
Problematiche
psicologiche che sono
conseguenza e/o causa
della
situazione
patologica dell’utente.
Trattamento
psichiatrico
Trattamento
individuale
Trattamento
gruppo
di
Situazioni psicologicorelazionali
problematiche
che
caratterizzano
la
situazione patologica
dell’utente.
Trattamento
familiare
Situazioni
familiari
instabili o fortemente
conflittuali (con la
famiglia d’origine o
quella acquisita).
Trattamento
psico-pedagogico
integrato
Per tutti gli utenti.
Diagnosi
Per tutti gli utenti.
stabilizzazione fisica dell’utente.
Organizzazione di colloqui
psichiatrici
settimanali
finalizzati alla valutazione e al
trattamento psicofarmacologico
(quando occorre) per ottenere
una migliore stabilizzazione
psichica dell’utente.
Attivazione
di
colloqui
settimanali finalizzati ad un
trattamento individualizzato e
con lo scopo di migliorare
nell’utente la conoscenza di sé e
il prevenire i comportamenti
inadeguati (o sintomatici).
Attivazione di sedute settimanali
finalizzate allo studio e al
miglioramento della relazione
con “l’altro” in un confronto
continuo sulle problematiche
personali trattate in gruppo.
Attivazione di spazi terapeutici
familiari con cadenza regolare, o
secondo necessità, fino al
termine del programma per
affrontare le dinamiche emotivoaffettive e relazionali tra utenti e
familiari.
Ad avvenuto ingresso, a ciascun
utente viene attribuito psichiatra,
psicologo
o
sociologo
e
operatore di comunità di
riferimento; questi ultimi due in
particolare, essendo più presenti
nella quotidianità, collaborano
costantemente nella gestione
della terapia dell’utente.
Al termine dell’osservazione
l’equipe emette un referto
diagnostico (secondo i criteri
dell’ICD 10) che contiene anche
le
indicazioni
terapeutiche
successive alla dimissione.
dei
tempi
personali
programmati
Aiutare
l’utente
a
raggiungere la
stabilizzazione
psicofarmacologica
numero
di
disintossicazio
ni iniziate
Numero
percentuale di
utenti
stabilizzati /
numero
di
utenti
con
trattamento
psicofarmacologico
Aiutare
l’utente
ad
approfondire
le
prorie
problematiche
Effettuazione
dei
colloqui
settimanali
Almeno
colloquio
settimana
Aiutare
l’utente
a
migliorare la
relazionalità
Partecipazione
alle sedute di
gruppo
settimanali
previste
Oltre l’80% di
presenze
ai
gruppi
terapeutici
Aiutare
l’utente
a
gestire meglio
la relazionalità
nella propria
famiglia
Partecipazione
alle
sedute
familiari
organizzate
100 % di
presenze alle
sedute
familiari
effettuate
Garantire
l’integrazione
degli interventi
effettuati
Corretta
compilazione e
aggiornamento
delle cartelle
cliniche
e
mediche
100%
delle
cartelle
correttamente
compilate
e
aggiornate
Garantire,
attraverso
il
referto,
la
diagnosi con le
indicazioni
terapeutiche
Compilazione
del
referto
diagnostico /
tutti gli utenti
dimessi
al
terzo mese
100%
dei
dimessi
con
referto
diagnostico
> 75%
un
la
2.6. Il piano delle turnazioni delle attività
Gli operatori svolgono le attività secondo piani organizzativi e turnazioni validati dal responsabile
del COD “L’Airone”.
2.6.1 Calendario presenze degli operatori di comunità e dell’infermiere
Il calendario è redatto a cadenza mensile. Contiene:
• il piano delle attività quotidiane con l’indicazione dei compiti attribuiti a ciascuno;
• gli orari delle turnazioni settimanali e la cadenza dei turni di fine settimana.
Il documento è disponibile:
15
•
nell’ufficio del responsabile e degli educatori del COD;
2.6.2 Turni di presenza dei psicologi
Il calendario è redatto a cadenza annuale. L’obiettivo è di garantire la presenza costante nell’arco
della settimana.
Il documento è disponibile nell’ufficio del responsabile del COD.
2.6.3 Turni di presenza dello psichiatra
Il calendario è redatto con cadenza annuale. L’obiettivo è di garantire le visite psichiatriche
settimanali previste.
Il documento è disponibile nell’ufficio del responsabile del COD.
16
3. Comunicazione
La comunicazione è fondamentale ai fini della comprensione e della conoscenza sia degli utenti del
servizio offerto dal COD sia nel rapporto con gli Enti coinvolti.
3.1 Comunicazione esterna
Le modalità di comunicazione verso l’esterno sono:
Sito internet (www.coopcentofiori.it) che descrive le attività della cooperativa, dando
particolare rilievo all’organizzazione delle strutture terapeutiche, compresa quella del COD
L’Airone di Argenta.
Carta dei servizi, che contiene il dettaglio dei prodotti e delle modalità di offerta e di
accesso alla struttura (vedi Allegato 5) per l’utenza.
Opuscoli informativi su funzionamento e accessibilità al programma del COD L’Airone.
Contatto diretto con Responsabile e singoli operatori per avere informazioni dirette su
modalità e servizi offerti.
Contatto diretto con gli uffici amministrativi per avere informazioni relative a questioni di
carattere tecnico in merito agli accessi ai programmi terapeutici.
Partecipazione agli incontri del Comitato di Programma Dipendenze Patologiche
dell'AUSL di Ferrara.
3.2 Comunicazione interna
La comunicazione interna è assicurata dalle seguenti attività:
Riunioni settimanali d’equipe con relativa compilazione del verbale dove vengono
registrati tutti gli argomenti discussi e le decisioni prese.
Riunioni settimanali degli operatori di comunità.
Incontri periodici di formazione.
Incontri periodici di supervisione.
Audit clinici periodici su argomenti di volta in volta programmati.
Aggiornamento continuo del quaderno delle consegne e relativa consultazione (definito
“diario di bordo del COD”) per la continuità informativa nei turni di lavoro.
Aggiornamento verbale sulle condizioni degli utenti e dell’organizzazione contingente
tra gli operatori di comunità in turno.
Formalizzazione delle richieste verbali e scritte e di osservazioni personali degli utenti
all’equipe attraverso la registrazione delle stesse sul verbale d’equipe.
Utilizzo di bacheche per informazioni o comunicazioni di servizio di carattere generale.
Comunicazioni cartacee o e-mail a scopo informativo o contenenti direttive specifiche.
Incontri col Responsabile per ascoltare e discutere qualsiasi problema posto da operatori e
utenti.
17
4. Struttura
4.1. Requisiti per il funzionamento
La struttura è in possesso dell’Autorizzazione al funzionamento rilasciata dal Comune di Argenta
(FE) in data 15.03.2007 per l’attività di “Centro Osservazione Diagnosi” per 15 posti ed Iscrizione
all’Albo Regionale degli Enti Ausiliari (Art. 116 del D.P.R. 309/1990) con provvedimento n. 11496
del 04.11.2002. L’autorizzazione al funzionamento è stata aggiornata dal Comune di Argenta (FE),
con provvedimento del 06/08/2010, in seguito al subentro della Cooperativa Sociale Cento Fiori
nell’esercizio dell’attività della struttura con decorrenza dal 01/07/2010.
Presso gli uffici amministrativi della Cooperativa è conservata tutta la documentazione relativa ai
locali (identificazione, superficie, planimetrie, volumi e norma CEI su impianti) e sono specificate
le destinazioni d’uso nelle forme previste dalla delibera regionale.
4.2. Aspetti strutturali.
I locali del COD sono in possesso dei requisiti stabiliti per legge e possiedono le caratteristiche
strutturali e funzionali previste per le specifiche attività.
4.2.1. Localizzazione.
Il COD è localizzato in Via Crocetta n. 18 del comune di Argenta (FE), in una zona periferica
dell’abitato (vedi Allegato 6).
4.2.2. Settori lavorativi.
I settori lavorativi del COD sono:
• Gestione refettorio e sporzionamento
• Gestione della casa
• Manutenzione e giardinaggio
• Assemblaggio
La cucina, relativamente alla gestione del refettorio, ha i requisiti autorizzativi per il funzionamento,
la documentazione è disponibile presso gli Uffici amministrativi della Cooperativa e ne esiste copia
anche nell’ufficio del responsabile del COD.
4.3. Sicurezza.
Il COD “L’Airone” è in possesso dei requisiti previsti dalla Legge 81/2008 e, ove richiesto, dalle
norme relative a HACCP.
Al responsabile per la sicurezza sono affidati il controllo periodico del piano di sicurezza previsto,
la formazione dei nuovi operatori e l’informazione al personale in materia.
Gli impianti elettrici delle strutture sono realizzati secondo quanto stabilito dalle leggi n° 186/1968
“disposizioni concernenti la produzione di materiali, apparecchiature, macchinari, istallazioni ed
impianti elettrici ed elettronici” e n°46/1990 “norme per la sicurezza degli impianti” nel rispetto
delle norme del Comitato Elettrotecnico Italiano (CEI).
La sicurezza antincendio è garantita in tutti gli ambienti nel rispetto delle disposizioni della legge
n. 818/1984 “nulla osta provvisorio per le attività soggette ai controlli di prevenzione incendi; art. 2
18
e 3 della legge n°66/1982 e norme integrative dell’ordinamento del Corpo Nazionale dei Vigili del
Fuoco” e successive modifiche e integrazioni.
Il COD è dotato di un piano di evacuazione ed utenti e operatori ne sono a conoscenza.
Gli impianti termici sono realizzati nel rispetto della regola dell’arte secondo quanto disposto dalla
legge n°10/1991 “norme per l’attuazione del piano energetico nazionale in materia di uso razionale
dell’energia, di risparmio energetico e di sviluppo delle fonti rinnovabili di energia”.
Gli impianti sono sottoposti a adeguata manutenzione.
Il COD dispone della segnaletica di sicurezza, antincendio e d’emergenza, secondo quanto
prescritto dalle norme relative.
Il COD dispone del manuale per il rispetto delle norme relative alle mense secondo la legge 155/97
dell’HACCP.
Il COD è inserito all’interno del Documento Programmatico sulla Sicurezza e rispetta gli
adempimenti in materia di rispetto del trattamento dei dati personali.
19
5. Attrezzature
Le attrezzature assegnate al COD sono di seguito elencate, divise per aree di interesse, e calibrate in
base alle specifiche necessità.
Ogni attrezzatura rispetta le norme per il proprio utilizzo, pertanto ove previsti sono presenti i
manuali per la valutazione del rischio secondo la legge 81/2008.
5.1. Dotazioni ed utilizzo.
Tutte le dotazioni sono inventariate presso gli Uffici amministrativi della Cooperativa.
5.1.1. Refettorio e angolo sporzionamento.
Le attrezzature sono:
• Tavoli
• Sedie
• Mobiletto per stoviglie e tovagliato
• Piani di lavoro e pensili in acciaio inox
• Erogatore acqua naturale
5.1.2. Spazi ricreativi.
Gli spazi ricreativi hanno le seguenti dotazioni:
• Divani per lettura, relax
• Tavolo e sedie per giochi di società
• TVC SAT con lettore DVD e video
• Piccola videoteca
5.1.3. Automezzi.
Il COD per effettuare i trasferimenti necessari allo svolgimento del programma ha in dotazione due
autovetture:
• Ford Transit targato AJ 565 JR
• Fiat Panda targata DC 378 TJ
Ogni automezzo è dotato di cassetta di sicurezza, piccolo estintore e foglio movimento su cui
vengono registrati gli spostamenti con indicazione di giorno ed ora, autista, luogo e motivazione,
km iniziali e finali.
5.1.4. Ufficio operatori.
Le dotazioni presenti sono:
• Scrivanie
• Sedie
• Piccola libreria
• Cassettiere
• PC e stampante
• Telefono
• Fax
• Mobiletti per documenti di uso quotidiano (agende, registro presenze, protocollo documenti
in entrata e in uscita e relativo registro)
5.1.5. Sala riunioni.
Le dotazioni presenti sono:
20
•
•
•
•
•
Tavoli
PC e stampante
Telefono cordless
Sedie
Mobiletti con chiusura per cartelle cliniche e documenti
5.1.6. Infermeria.
Le dotazioni presenti sono:
• Tavolo
• Sedie
• Telefono
• Mobiletto con chiusura per farmaci
• Frigorifero per farmaci
• Lettino
• Cassaforte con chiusura per farmaci
5.2. Coinvolgimento di operatori ed utenti nella gestione.
Ogni figura presente nel COD “l’Airone” viene responsabilizzata al fine di un corretto utilizzo di
ogni attrezzatura.
Qualora dovesse riscontrarsi un non corretto utilizzo dell’attrezzatura, il Responsabile è impegnato
a ripristinare il corretto utilizzo attraverso appropriate azioni, nei confronti di coloro che hanno
effettuato un impiego non conforme, che di volta in volta si rendono necessarie.
5.3. Programmazione manutenzioni.
Per tutte le attrezzature è rispettato il piano manutenzioni ordinario.
Il Responsabile del COD “L’Airone”, in coordinamento col responsabile della sicurezza, ha il
compito di vigilare sul corretto adempimento.
La manutenzione delle attrezzature esistenti è effettuata periodicamente dai fornitori stessi in base a
regolari contratti di manutenzione o con prestazioni a chiamata (come avviene ad esempio per il
ritiro delle siringhe usate in infermeria). Ove previsto le manutenzioni ordinarie sono certificate su
apposite schede.
Le manutenzioni straordinarie vengono richieste dal Responsabile alla Direzione della Cooperativa
e di volta in volta autorizzate.
In base all’usura delle attrezzature vengono programmate le eventuali sostituzioni.
5.4. Nuove acquisizioni.
Qualora dovesse presentarsi la necessità di integrazione delle attrezzature il Responsabile inoltra la
richiesta alla Direzione della Cooperativa che, previo assenso del Consiglio di Amministrazione,
provvede all’acquisto.
21
6. Formazione
Il Piano Annuale Formativo della struttura COD (vedi Allegato 7) si inserisce all’interno del
Piano Annuale Formativo Aziendale della Cooperativa di cui è parte integrante ed usufruisce di
una parte del Piano della Formazione del Programma delle Dipendenze Patologiche dell’Az.USL
di Ferrara.
Utilizzando i momenti istituzionali delle riunioni di equipe del COD, a garanzia della
partecipazione di tutto il personale, il responsabile della formazione effettua la rilevazione dei
bisogni formativi. I bisogni emersi sono poi trasferiti all’interno di un altro momento istituzionale,
il Comitato Scientifico della Cooperativa. I bisogni vengono poi analizzati in ultima istanza dal
Consiglio d’Amministrazione della Cooperativa, che verifica la congruità rispetto agli obiettivi
programmati. Da qui nascono indicazioni precise che orientano successivamente la
programmazione delle attività formative specifiche raccolte nel Piano Annuale Formativo della
Cooperativa la cui responsabilità è in capo al Presidente.
Per la definizione e l’elaborazione dell’attività di progettazione e per la gestione delle attività
formative, la Cooperativa si avvale di una collaborazione strutturata con l’Ente formativo Cesvip,
che opera secondo le procedure definite nell’ambito del manuale di qualità di cui si è dotato ai fini
della certificazione, secondo la normativa UNI EN ISO 9001, coerente agli indirizzi ed alle
normative comunitarie, nazionali e regionali in materia di formazione professionale e, in base a
necessità particolari, di altri Enti formativi.
La pianificazione delle attività formative cerca di connotarsi anche come strumento finalizzato ad
azioni di miglioramento e a progetti di innovazione che possono essere individuati nei momenti di
verifica.
La programmazione della formazione
Nell’ottica della formazione continua, la Cooperativa supporta il processo di sviluppo delle risorse
umane sia nell’ambito dell’acquisizione di nuove competenze tecnico-professionali, sia nell’ambito
dell’elaborazione di nuove capacità relazionali, organizzative e manageriali; a tal scopo vengono
organizzate riunioni quindicinali cui partecipano gli operatori di comunità presenti nell’unità
operativa di Vallecchio. Sempre a tale scopo sono previste riunioni per l’aggiornamento continuo
dei programmi terapeutici, tali momenti sono definiti: “riunioni teoriche”.
La domanda di bisogni formativi emergenti, espressi e valutati ai vari livelli di cui sopra, trova
quindi risposta sia a livello interno con l’approntamento di specifiche attività, sia con la
partecipazione ad eventi organizzati da altri, il tutto raccolto nel piano formativo.
Il Piano Annuale Formativo prevede al proprio interno l’attività di supervisione e di formazione
continua del Responsabile e degli operatori.
A tutto questo si aggiunge lo stimolo a cogliere tutte quelle occasioni utili, interessanti e ritenute
necessarie di cui si viene a conoscenza nel corso dell’anno, anche se non previste nel piano perché
gestite a discrezione di altri enti; la partecipazione al CNCA (Coordinamento Nazionale Comunità
di Accoglienza) consente di avere un ruolo attivo, sia a livello regionale che nazionale.
La Cooperativa ha identificato questo percorso che va dalla raccolta dei bisogni formativi alla
pianificazione di dette attività:
• Il responsabile della formazione della Cooperativa, all’interno dei momenti istituzionali,
raccoglie le esigenze formative di ciascun componente entro il mese di gennaio di ogni
anno, evidenziando quali iniziative formative sono presenti sul territorio e collegate al
Programma delle Dipendenze Patologiche dell’Az. USL di Ferrara di cui è parte integrante.
• Il Comitato Scientifico elabora il Piano Annuale Formativo della Cooperativa, che il
responsabile della formazione presenta alle diverse equipe di lavoro entro il mese di
febbraio di ogni anno.
22
•
Il responsabile della formazione della Cooperativa raccoglie le diverse indicazioni
provenienti dalle diverse sedi operative con le loro specifiche attività sul territorio, e si
premunisce di sottoporre il Piano Annuale Formativo della Cooperativa al Consiglio
d’Amministrazione per la conferma. Successivamente si rende attuativo il progetto.
Al termine della formazione annuale viene effettuata la verifica della soddisfazione e dell’efficacia
dei momenti formativi, per cui i discenti sono tenuti a rispondere alle domande obbligatorie ai fini
dell’ottenimento dei crediti ECM (ufficialmente richiesti per questo tipo di eventi); viene in tal
modo valutata la rilevanza degli argomenti trattati, la qualità educativa dell’aggiornamento e
l’efficacia dell’evento.
23
7. Sistema informativo
Il sistema informativo adottato nel COD ha lo scopo di gestire la documentazione e le informazioni
in modo da permettere agli operatori di accedere ai documenti e conoscere dettagliatamente
obiettivi e modalità adottate dall’organizzazione.
I documenti individuati dal sistema informativo riguardano l’organizzazione generale della struttura
(contenuta nel manuale per l’accreditamento), la descrizione dei processi clinico-assistenziali e di
supporto (contenuta nelle procedure), la descrizione delle modalità specifiche adottate nelle
procedure (contenuta nelle istruzioni operative), i documenti di registrazione delle attività effettuate
nell’erogazione dei prodotti.
Parte della documentazione è trattata nella modalità definita “cartacea”, soprattutto per ciò che
riguarda la cartella clinica degli utenti, i verbali delle riunioni d’equipe ed i verbali dei gruppi
terapeutici con gli utenti.
I dati anagrafici degli utenti e quelli utilizzati a scopo di ricerca e di verifica dei risultati sono
informatizzati e perciò più facilmente trasferibili sia all’amministrazione della Cooperativa sia alle
istituzioni che lo richiedono.
7.1 Gestione della documentazione
I documenti gestiti sono:
• Il Manuale per l’accreditamento è strutturato sui dieci capitoli del modello regionale
dell’Emilia Romagna e descrive sinteticamente la gestione dell’elemento definito da
ciascuno di essi. Il documento ha una funzione informativa anche per gli operatori che
hanno contribuito alla sua realizzazione.
• Le Procedure generali e specifiche adottate dal COD che descrivono le principali attività
che compongono i processi gestiti nella struttura.
• Le Istruzioni operative documentano le operazioni specifiche che l’operatore esegue nello
svolgimento di una determinata attività di cui è importante garantire la ripetitività.
• Le linee guida aiutano a prendere decisioni cliniche sulla base di evidenze scientifiche
disponibili.
• Il Protocollo dei documenti in entrata e in uscita dal COD che vengono registrati nel
protocollo generale, su supporto cartaceo.
• Il Documento dell’informazione del personale su tutti i documenti e i dati che sono gestiti
dalla struttura, contenente le firme di tutti gli operatori e attestante che questi ultimi sono
informati e aggiornati sulla documentazione e le eventuali modifiche.
• La Cartella clinica contiene tutti i dati per il trattamento clinico del singolo utente (i dati
anamnestici, i dati anagrafici e il progetto terapeutico con gli obiettivi, i tempi previsti, le
verifiche e la valutazione finale); alla cartella clinica solitamente vengono allegati il
documento sulla privacy firmato dall’utente contenente la delega al trattamento dei dati
personali, i documenti provenienti dai servizi invianti ed altri eventuali documenti.
• La Cartella Medica contiene i documenti sanitari degli utenti (con allegati esiti di visite,
analisi, ecc.) ed è usata per tenere costantemente monitorata la situazione sanitaria.
• I Verbali delle riunioni d’equipe contengono i dati salienti delle riunioni, la registrazione
dei presenti, gli argomenti discussi e le decisioni prese.
• I Verbali dei gruppi terapeutici contengono gli argomenti discussi in quel particolare
momento clinico e perciò rappresentano materiale di discussione sia in ambito di riunione
d’equipe sia in ambito di supervisione.
• I Documenti di proprietà degli utenti (patente, carta d’identità, ecc.) che sono
indispensabili per qualsiasi necessità personale degli stessi.
24
•
•
•
Il programma informatizzato CT 6 (CT 6 è l’identificativo del programma) è il Registro
delle presenze utenti che ne aggiorna costantemente i dati e i movimenti.
I Documenti riguardanti la struttura e che sono rappresentati da: l’autorizzazione al
funzionamento, il decreto di accreditamento, le normative, le leggi, le informative, ecc..
I Documenti riguardanti la Legge 81/2008 e HACCP che servono per la gestione della
sicurezza nei posti di lavoro e per la sicurezza in materia di alimentazione.
7.2 Responsabilità e modalità di gestione dei documenti
Tipo di
Documento
Responsabile
gestione
Manuale per
l’accreditamento
Procedure generali
e specifiche
Istruzioni
Operative
Responsabile COD
Linee guida
Responsabile COD
Protocollo
Responsabile COD
Documento sull’informazione del
personale
Responsabile COD
Cartella clinica utente
Responsabile COD
Cartella medica Utente
Responsabile COD
Verbali delle
riunioni d’equipe
Responsabile COD
Verbali dei gruppi terapeutici
Responsabile COD
Documenti di proprietà utenti
Responsabile COD
Documenti
sanitari utenti
Registro presenze
Utenti
Documenti struttura
(autorizzazione al funzionamento,
decreto di accreditamento, ecc.)
Documenti
gestione HACCP
Documenti
legge 81/2008
Responsabile COD
Responsabile COD
Luogo
archiviazione
Modalità
Archiviazione
Tempo
Utilizzo
Ufficio del
responsabile
Ufficio del
responsabile
Ufficio del
responsabile
Armadio in
sala riunioni
Ufficio del
responsabile
Ufficio del
responsabile
Armadio
in sala riunioni
Cartacea e
su file
Cartacea e
su file
Cartacea e
su file
Cartacea e
su file
Fino a nuovo
Riesame
Fino a nuovo
Riesame
Fino a nuovo
Riesame
Fino a nuove
edizioni pubblicate
Fino a esaurimento
registro
Infermeria
Cartacea
Armadio
in sala riunioni
Armadio
in sala riunioni
Ufficio del
responsabile
Cartacea
Cartacea
Cartacea
Cartacea
Cartacea
Cartacea
Fino a nuovo riesame
Fino a termine
programma utente
Fino a termine
programma utente
Per almeno due anni, poi
archiviazione definitiva
Per almeno due anni, poi
archiviazione definitiva
Fino al termine del
programma
Fino al termine del
programma
Registrazione continua
senza scadenza
Responsabile COD
Infermeria
Cartacea
Responsabile COD
Ufficio del
responsabile
Cartacea e su file
Responsabile COD
Ufficio del
responsabile
Cartacea e su file
Fino a scadenza
documenti
Ufficio del
responsabile
Cartacea
Fino ad eventuale
modifica di legge
Ufficio del
responsabile
Cartacea
Fino ad eventuale
modifica di legge
Responsabile
sicurezza
(legge 81/2008)
Responsabile
sicurezza
(legge 81/2008)
7.3 Gestione dei dati
I dati che vengono gestiti sono rappresentati dalle registrazioni che vengono effettuate nei diversi
momenti della quotidianità ed anche nelle varie fasi del procedere dei programmi terapeutici, dal
momento dell’ingresso nel COD fino al termine del programma. La raccolta dei dati anamnestici,
durante i colloqui che precedono l’ingresso dell’utente in struttura, avviene in forma cartacea;
successivamente una parte dei dati viene trasferita nella modalità informatizzata col sistema (nel
programma CT 6).
La cooperativa ha stilato il DPS (Documento Programmatico della Sicurezza), utilizzato anche per
il COD “L’Airone”, che è depositato presso l’ufficio amministrativo di Rimini; il DPS contiene le
modalità di gestione di tutti i dati – riguardanti sia il personale che l’utenza – e comprende anche le
25
modalità di protezione. I dati vengono conservati con opportuni programmi informatizzati che sono
dotati di procedimenti che garantiscono la tutela della privacy, ed anche di modalità periodiche di
backup per proteggere i dati.
La modalità individuata per la gestione dei dati permette un più semplice utilizzo degli stessi:
• per lavori clinici di approfondimento (audit clinici) delle variabili che intervengono nel
lavoro terapeutico;
• per fornire dati alla sede centrale della Cooperativa, a scopo di analisi dei dati e/o per la
definizione del bilancio;
• per fornire dati alla Regione o altre istituzioni, quando richiesto;
• allo scopo di tenere aggiornati i dati interni. Può servire per verificare il tipo e/o la quantità
di presenze, oppure per aggiornare l’equipe sull’andamento dei programmi terapeutici dal
punto di vista numerico.
Tutti gli operatori del COD sono coinvolti nella raccolta, nell’aggiornamento, e nell’utilizzo dei dati
(sia quelli contenuti in cartella utente, sia quelli informatizzati), e a tale scopo diversi uffici sono
dotati di computer collegati al server di rete.
Il responsabile del COD è anche responsabile della tutela dei dati (informatizzati e non) relativi alla
propria unità operativa.
26
8. Procedure
Le procedure definiscono, attraverso documenti scritti, le modalità in cui sono svolte le attività (o
processi) e le relative responsabilità e documentazione di riferimento.
Le procedure utilizzate nel COD sono suddivise in:
• procedure generali*
• procedure specifiche del COD.
Le procedure generali sono:
• procedura per la gestione ed il controllo dei documenti del sistema qualità delle strutture
terapeutiche gestite dalla cooperativa sociale Cento Fiori;
• procedura per la gestione dei percorsi d’inserimento del personale neoassunto e dei
tirocinanti nelle strutture terapeutiche gestite dalla cooperativa sociale Cento Fiori;
• procedura per la gestione delle azioni correttive, preventive e di miglioramento nelle
strutture della cooperativa Cento Fiori;
• procedura per definire i protocolli d’ingresso e le modalita’ di interfaccia tra le strutture
terapeutiche gestite dalla cooperativa sociale Cento Fiori;
• procedura per la gestione dell’audit clinico sulle cause di interruzione.
Le procedure specifiche sono:
• procedura per la gestione degli aspetti clinici e delle disintossicazioni nel centro di
osservazione e diagnosi “L’Airone” di Argenta;
• procedura per la gestione dei farmaci e dell’infermeria nel centro di osservazione e diagnosi
“L’Airone” di Argenta;
• procedura per la continuità assistenziale nel centro di osservazione e diagnosi “L’Airone” di
Argenta;
• procedura per la gestione delle emergenze e del rischio clinico nel centro di osservazione e
diagnosi “L’Airone” di Argenta.
* Tra le procedure generali non compare la procedura per la selezione e valutazione dei fornitori
perché, viste le piccole dimensioni della struttura, si è optato per le istruzioni operative che
permettono ampiamente di tenere sotto controllo la valutazione e la selezione dei pochi fornitori
della struttura.
27
9. Indicatori di verifica
Il processo della verifica dei risultati è determinante per il governo della qualità nel COD
“L’Airone” di Argenta.
A livello generale la Cooperativa assegna responsabilità specifiche nel controllo periodico delle
attività, per assicurare efficacia nel soddisfare i requisiti della politica e raggiungere gli obiettivi
generali. Essa ha definito gli strumenti attuativi di tale attività che vede tutti gli operatori coinvolti
nella misurazione e nella verifica dei dati raccolti.
Le iniziative di formazione del personale e le successive ricadute su questi ultimi indicano la
congruità fra gli obiettivi e i risultati attesi. La supervisione del COD rappresenta uno dei momenti
privilegiati in cui misurare gli esiti degli interventi attuati.
Il COD ha messo a punto un Sistema di Verifica dei risultati, che interagendo con tutti gli altri
processi dell’accreditamento, in particolare con i processi della pianificazione e del miglioramento,
dia evidenza alla presenza di un governo della qualità dichiarata.
Si sottolinea che l’intero processo della Verifica dei Risultati chiede come risorsa principale del suo
buon esito, la partecipazione professionale, ma anche emotiva, di tutto il personale coinvolto, sia
nell’ascolto e segnalazione di tutti gli input, sia soprattutto nell’elaborazione/riflessione capace di
produrre miglioramento nella performance della struttura COD. A tal proposito si ritiene importante
che la presa in carico del paziente sia condivisa, all’interno dell’equipe degli operatori, da uno
psicologo e un operatore di comunità.
Le evidenze di quanto si dichiara sono tutte segnalate nella tabella posta a conclusione di questo
capitolo; segnaliamo, in particolare, i verbali delle riunioni d’equipe, che esprimono la centralità
di questi momenti per il buon andamento della struttura, la supervisione e le relazioni semestrali,
annuali ed ex-post come momenti non solo formali, ma di partecipazione al sistema integrato di
servizi rivolti alle persone dipendenti da sostanze psicotrope.
Il COD ha messo a punto un Sistema di Verifica in cui sono stati individuati come oggetti di
monitoraggio e rielaborazione i seguenti aspetti:
A. Iniziative di formazione
Le iniziative formative partono dalle proposte dell’equipe degli operatori per facilitare il
raggiungimento degli obiettivi definiti.
B. Presa in carico condivisa
E’ prevista per ogni utente del COD la presa in carico condivisa fra uno psicologo e un
educatore professionale.
C. Audit clinico sulle cause di interruzione
E’ prevista, nel caso vi siano abbandoni del programma terapeutico concordato, una prima
verifica con l’inviante per individuare le cause dell’abbandono. Periodicamente è previsto
l’audit clinico sulle interruzioni del programma terapeutico per studiare nuove strategie di
riduzione del fenomeno.
D. Monitoraggio del clima organizzativo.
Nei momenti d’equipe degli operatori, in presenza del supervisore, è previsto uno spazio
attento e partecipato in cui vengono analizzate le difficoltà incontrate durante lo svolgimento
del lavoro e in particolare la qualità della relazione all’interno dell’equipe stessa.
E. Monitoraggio e verifica dei processi previsti dall’accreditamento.
28
Cogliendo come centrale nell’ambito dell’accreditamento la continua tensione al
miglioramento della qualità dell’intervento nella struttura sulla base di riscontri oggettivi,
riteniamo che l’andamento dei processi vada monitorato e verificato con attenzione.
In particolare il sistema di verifica viene riesaminato almeno ogni 12 mesi per assicurare
efficacia nel rispondere alle sue funzioni.
Tabella riassuntiva delle modalità e responsabilità del sistema di verifica:
VERIFICHE
Iniziative di
formazione
Presa in carico
condivisa
Audit clinico su
modalità e cause di
abbandoni
Monitoraggio del
clima organizzativo
Monitoraggio della
qualità percepita
dall’utenza
Monitoraggio e
verifica dei processi
previsti
dall’accreditamento
RESPONSABILE
RACCOLTA E
VERIFICA DATI
Responsabile della
formazione
Responsabile di
struttura
annuale
Questionari di
valutazione.
mensile
Verbali equipe
Equipe operatori
Responsabile di
struttura
Periodica/max
semestrale
Verbali degli Audit
Equipe operatori con
responsabile e
supervisore
Responsabile di
struttura e
supervisore
Mensile
Relazione annuale;
Verbali equipe;
Relazione supervisore
Equipe operatori
Responsabile di
struttura
Trimestrale
Relazione annuale
Equipe operatori
Responsabile qualità
Annuale
Relazione annuale;
Verbali equipe;
VALUTATORI
Equipe operatori
Equipe operatori
29
FREQUENZA
EVIDENZE
Tabella indicatori:
Definizione
Valutazione diagnostica
multidisciplinare
Valutazione dei risultati
dei trattamenti:
- Referti diagnostici
prodotti
Adeguatezza dei tempi di
valutazione
Tasso di utilizzo dei posti
letto
Calcolo (definizione
numeratore e
denominatore)
N° utenti che hanno
ricevuto una
valutazione di almeno
due professionisti di
discipline differenti (di
cui 1 medico)/ totale
degli utenti
N° di referti diagnostici
compilati e completi di
indicazioni
terapeutiche/ totale
degli utenti dimessi al
terzo mese
N° trattamenti di durata
> 2 mesi e < 3 mesi/
totale trattamenti
Giorni totali di presenza
in COD / posti
disponibili nell’anno
Articolazioni
(ulteriori
indicatori)
Razionale
Standard
Garanzia della
valutazione
multidisciplinare
>90%
(definito
dalla
Regione)
Garanzia della
refertazione della
diagnosi e della
indicazione
terapeutica
100%
(definito
dalla
struttura)
Indica adeguatezza
dei tempi per la
definizione della
diagnosi
Indicazione del
tasso di utilizzo
della struttura
100%
(definito
dalla
Regione)
60,33% dal
01/07/2010
al
31/12/2010
Livello di utilizzo
(livelli di fornitura
informazioni)
- Struttura
- Az. USL
- Regione
- Utente
- Servizio d’invio
- Struttura
- Az. USL
- Regione
- Struttura
Fonte dei dati
Struttura
Linee per
gestione
indicatore
Rilevazione
annuale
Struttura
Rilevazione
annuale
Struttura
Rilevazione
annuale
Struttura
Rilevazione
annuale
Gli indicatori sono quelli indicati e richiesti come requisiti specifici per l’accreditamento.
Occorre sottolineare che per il secondo indicatore in elenco, riguardante la valutazione dei risultati dei trattamenti, si è scelto “referti diagnostici
prodotti”; i motivi di tale scelta risiedono nel fatto che il referto diagnostico che definisce anche l’indicazione terapeutica, è l’elemento su cui si
concentrano le maggiori aspettative degli utenti e dei servizi d’invio.
Per la valutazione dei risultati dei trattamenti, e con la finalità del miglioramento, sono utilizzati anche gli indicatori relativi ai prodotti (come
indicati nella relativa tabella del cap. 2 della pianificazione) offerti dalla struttura.
10. Processi di miglioramento
Il miglioramento della qualità si riferisce all’insieme delle azioni intraprese dalla Cooperativa per
aumentare l’efficacia e l’efficienza dei servizi erogati ed investire in progetti innovativi. Per definire
i processi di miglioramento i dati e i documenti di riferimento sono:
Obiettivi per la qualità dichiarati nel manuale accreditamento
Piano annuale delle attività del COD
I risultati del Sistema di Verifica
E’ centrale in tutto il processo di miglioramento la rilevazione delle criticità. Intendiamo con
criticità uno scostamento rispetto a quanto atteso o stabilito riguardo al servizio offerto; esse sono il
risultato di un’accurata elaborazione del Sistema della Verifica dei risultati.
Nel momento in cui si riscontrano delle criticità, queste sono analizzate a livello di equipe del COD,
dove vengono individuate:
oggetto della segnalazione;
potenziali cause;
azioni di miglioramento.
La programmazione di azioni di miglioramento si sviluppa principalmente a partire da questi
momenti di verifica delle criticità o non conformità evidenziate.
Questo si concretizza nella pianificazione annuale sia come riprogettazione dei processi
organizzativi, sia come attivazione di progetti innovativi.
Il miglioramento si attua attraverso un processo che prevede ideazione, programmazione,
comunicazione e attuazione.
La proposta del responsabile del progetto viene discussa nel Comitato Scientifico, successivamente
viene portata all’esame dell’equipe del COD, infine, se approvato dal Consiglio d’Amministrazione
della Cooperativa, inizia la realizzazione. Il C.d.A della Cooperativa effettua anche la valutazione
dell’esecuzione, a seguito dei risultati raggiunti descritti dal responsabile del progetto a conclusione
dello stesso.
Per ogni obiettivo di miglioramento è indicato:
- un Responsabile dell’azione che ha il compito di elaborare un progetto di miglioramento che
prevede:
a) origine problema/analisi dati di partenza;
b) obiettivi/risultati attesi;
c) fasi e tempi del progetto;
d) indicatori di monitoraggio del progetto.
Visti gli obiettivi dichiarati nel manuale di accreditamento, le azioni di miglioramento del COD per
l’anno 2011 sono:
• la progettazione e l’attivazione della scheda per il “bilancio delle competenze” per
migliorare la valutazione dell’utente;
• l’assegnazione della figura dell’educatore come referente per tutte le attività di tipo
lavorativo;
• l’uso della “scheda per l’inserimento degli utenti in struttura”, adottata nell’Area Vasta
Romagna, per l’ulteriore miglioramento della collaborazione con i servizi invianti e
nell’ottica di personalizzare ulteriormente i progetti terapeutici.
31
Allegati del manuale
32
Allegato 1 - Organigramma Attività terapeutiche Coop. Cento Fiori
Consiglio di
Amministrazione
Presidente
Direttore
Vice Presidente
Responsabile
COD Vallecchio
Responsabile
CT Vallecchio
Responsabile
Centro Diurno
Responsabile
COD Argenta
Equipe
COD
Vallecchio
Equipe
CT
Vallecchio
Equipe
CD Rimini
Equipe
COD
Argenta
Attività
Terapeutiche
Attività
Terapeutiche
Attività
Terapeutiche
Coordinatore attività
lavorative COD
Vallecchio
Coordinatore attività
lavorative CT
Vallecchio
Resp. sicurezza (L.81/2008)
Resp. sicurezza (L.81/2008)
Attività lavorative
Area Vallecchio:
Cucina - Gestione
della casa Agricoltura –
Assemblaggio Canile - Centro
Ippico
Attività lavorative
Area Vallecchio:
Cucina - Gestione
della casa –
manutenzione Agricoltura Assemblaggio
Canile - Centro
Ippico
Attività
Terapeutiche
Coordinatore attività
lavorative
CD Rimini
Resp. sicurezza (L.8120/08)
Attività lavorative
Area Rimini:
Casa - Legatoria Centro Stampa Serra florovivaistica
Cantiere Nautico –
Canile
Lago di pesca sportiva
Responsabile
Qualità
Responsabile
Servizi generali
33
Coordinatore attività
lavorative COD
Argenta
Resp. sicurezza (L.81/2008)
Attività lavorative
Argenta:
Cucina – Gestione
della casa Assemblaggio Manutenzione
Allegato 2 - Organigramma Centro Osservazione Diagnosi “L’Airone”
(estrapolato dall’organigramma aziendale e con i nominativi dei ruoli principali)
Consiglio di
Amministrazione
Presidente
Monica Ciavatta
Direttore
Vice Presidente
Alfio Fiori
Responsabile
COD
Claudia De Carli
Equipe COD
Attività
Terapeutiche COD
Resp. sicurezza (L.81/2008) e
coordinatore attività
lavorative
Giuliano Ubaldi
Attività lavorative
Argenta:
Cucina – Gestione della
casa - Assemblaggio Manutenzione
Responsabile
Servizi generali
Massimo Duranti
Responsabile
Qualità
Sandro Poggi
34
35
Educatrice COD
Federica Ponzilacqua
Educatrice COD
Cecilia Borgiani
Educatore COD
Giandomenico Punilia
Educatore COD
Matteo Carletti
Educatore COD
Fabrizio Di Chiara
Resp. Sicurezza L. 81/08
Giuliano Ubaldi
Resp. Servizi generali
Massimo Duranti
Impiegata Servizi generali Wilma Gabrielli
C
C
I
I
I
I
I
C
I
C
I
C
I
C
I
C
I
C
I
C
I
C
I
C
I
C
I
C
I
C
R
C
I
C
I
I
I
I
C
I
I
I
I
I
I
I
R
R
C
C
C
R
C
I
C
C
C
I
C
C
I
C
C
I
C
C
I
C
C
I
C
C
I
C
C
I
C
C
I
C
C
I
C
C
I
C
C
I
C
C
I
C
C
R
R
I
R
R
C
I
I
I
I
I
C
I
I
I
I
I
I
C
C
I
C
R
R
R
R
R
R
C
C
I
C
C
I
C
C
I
C
C
I
I
R
I
C
C
I
I
I
C
I
I
I
I
I
C
I
I
C
I
I
I
I
I
C
I
I
I
I
I
C
I
I
R
I
I
C
I
I
I
I
I
C
I
I
I
I
I
C
I
I
I
I
I
C
I
I
I
I
I
C
I
I
I
I
I
C
I
I
C
I
I
C
I
I
I
I
I
I
C
R
I
I
C
I
I
I
I
I
C
I
I
R
I
I
I
I
I
I
I
I
I
C
C
I
C
C
C
C
C
C
C
C
I
C
C
C
C
C
C
C
C
I
Addetto servizi generali
Alessandro Zamagni
Controllo qualità
Riccardo Bolognesi
Medico di base del COD
Patrizia Masperi
C
C
Educatrice COD
Atonia La Piana
Infermiere Professionale
Roberto Cavina
Psichiatra COD
Stefano Ferri
R
C
Psicoterapeuta COD
Alessandro Arena
Educatoree COD
Donato Zlotek Bogdan
Presidente coop Cento Fiori
Monica Ciavatta
R
R
Direttore cop Cento Fiori
Alfio Fiori
Responsabile Qualità
Sandro Poggi
Responsabile Struttura COD
Claudia De Carli
Centro di Osservazione e
Diagnosi “L’Airone” di
Argenta
RUOLI E PERSONE INTERESATE
Allegato 3 - Matrice delle responsabilità delegate
PRINCIPALI FUNZIONI/RESPONSABILITA’
Definizione della strategia della struttura
Interazione interfacce interne ed esterne
Garanzia che la politica generale della cooperativa
sia applicata alla struttura
Responsabilità del sistema informativo
Responsabilità sulle procedure
Responsabilità sulla sicurezza
Responsabilità sulla pianificazione e gestione del
budget
Responsabilità della formazione/supervis.
Responsabilità del piano annuale attività
Responsabilità del Sistema Gestione Qualità
Responsabilità gestione infermeria
Responsabilità verifica dei risultati
Responsabilità azioni di miglioramento
Responsabilità sulla valutazione dello stato di salute
fisica degli utenti
Responsabilità sulla valutazione psichiatrica degli
utenti
Responsabilità sulla valutazione diagnostica
d’equipe
Responsabilità sulla verifica del progetto terapeutico
personalizzato
R
I
I
R
C
Legenda: R > Responsabile; C > Coinvolto; I > Informato
36
C
I
I
I
C
I
I
I
I
I
I
I
C
I
I
I
37
Allegato 4 – Risorse umane del Centro di Osservazione e Diagnosi
“L’Airone”
Situazione a maggio 2011
nome
cognome
Stefano
Claudia
Alessandro
Donato
Federica
Cecilia
Matteo
Giandomenico
Atonia
Fabrizio
Roberto
Ferri
De Carli
Arena
Zlotek Bogdan
Ponzilacqua
Borgiani
Carletti
Pumilia
La Piana
Di Chiara
Cavina
Monica
Alfio
Sandro
Ciavatta
Fiori
Poggi
Riccardo
Bolognesi
Giuliano
Ubaldi
Massimo
Wilma
Alessandro
Duranti
Gabrielli
Zamagni
unità operativa
ruolo
Personale operativo della struttura
COD Argenta
Psichiatra
COD Argenta
Psicologa responsabile
COD Argenta
Psicoterapeuta
COD Argenta
Educatore
COD Argenta
Educatore
COD Argenta
Educatore
COD Argenta
Educatore
COD Argenta
Educatore
COD Argenta
Educatore
COD Argenta
Educatore
COD Argenta
Infermiere professionale
Personale della Direzione e per il controllo della struttura
Rimini
Presidente
Rimini
Direttore
Rimini
Responsabile Qualità
Operatore di comunità (corso region.)
Rimini
Verifiche interne qualità
Rimini
Resp. sicurezza (legge 81/2008)
Personale dell’amministrazione
Rimini
Responsabile Servizi Generali
Rimini
Impiegata Servizi Generali
Rimini
Addetto alla segreteria
38
livello CCNL /
contratto
ore
Libera professione
D2+ indennità psic.
Libera professione
D2
D2
D1
D1
D1
D1
D1
Libera professione
4
38
12
38
30
30
30
30
30
20
10
F2
F2
F2
8
14
8
D1
6
E1
10
E2
D2
B1
14
10
14
Allegato 5 - Carta dei servizi
LA CARTA DEI SERVIZI
DEL CENTRO DI OSSERVAZIONE E DIAGNOSI (COD)
“L’AIRONE” DI ARGENTA – FE
Sommario:
Storia e mission della Cooperativa sociale “Cento Fiori”
Il servizio COD e la sua organizzazione
Le modalità d’accesso al COD
Le garanzie per gli utenti: indicatori e standard
STORIA E MISSION DELLA COOPERATIVA SOCIALE
“CENTO FIORI”
La Cooperativa Sociale “Cento Fiori” è nata nel 1981 con l’idea dell’inserimento lavorativo a scopo terapeutico e per
offrire delle alternative al fenomeno della tossicodipendenza. All’epoca ci si rese presto conto che senza l’ausilio di
apposite strutture era impossibile fare cose concretamente utili, perciò furono aperte la Comunità Terapeutica di
Vallecchio alla fine del 1984 e, nel 1986, il Centro Diurno di Rimini. La loro gestione è stata fin dagli inizi mista,
caratterizzata da uno stretto coordinamento pubblico-privato.
Successivamente, sulla scorta dell’esperienza con la CT e in seguito alle mutate richieste e caratteristiche dell’utenza, la
collaborazione con l’Azienda U.S.L. di Rimini si è concretizzata nel 2002 con la creazione del Centro di Osservazione e
Diagnosi (COD) di “Vallecchio” e l’introduzione di percorsi per utenti con doppia diagnosi nel Centro Diurno.
Dal 2008 è stato ufficializzato, con apposita convenzione, il percorso per l’appartamento residenziale per il
reinserimento.
L’esperienza del COD di Vallecchio ha permesso poi di acquisire dal luglio 2010 la gestione del COD “L’Airone” di
Argenta (FE).
IL SERVIZIO COD E LA SUA ORGANIZZAZIONE
Tipologia del servizio ed utenza
destinataria
I servizi che la Cooperativa sociale Cento Fiori
offre nel Centro di Osservazione e Diagnosi
“L’Airone” sono di tipo socio-sanitario e sono
destinati ad utenti con le seguenti caratteristiche:
•
Casi di abbandoni e/o ricadute dopo un
programma terapeutico.
•
Casi di doppia diagnosi.
•
Situazioni con conflittualità familiare.
•
Altre situazioni di dipendenza
patologica.
Il programma è rivolto ad utenti sia di sesso
maschile sia femminile, maggiorenni.
L’utente, all’ingresso, non deve presentare
patologie (fisiche o psichiatriche) acute in atto.
Le finalità terapeutiche del servizio
Nel Centro di Osservazione e Diagnosi “L’Airone” il lavoro
terapeutico che viene svolto ha i seguenti obiettivi:
Accoglienza e supporto alla motivazione al cambiamento.
Disintossicazione da farmaci sostitutivi e da psicofarmaci, e
stabilizzazione dell’eventuale terapia psicofarmacologica.
Osservazioni e diagnosi cliniche, finalizzate a dare una precisa
indicazione terapeutica.
Favorire il raggiungimento del maggior equilibrio psico-fisico
possibile attraverso una maggior comprensione di se stessi, una
maggiore capacità di assumersi delle responsabilità e favorendo
un processo di adattamento attivo alla realtà.
Durata della terapia ridotta a tre mesi (che si possono rinnovare,
ove ce ne sia la necessità, in accordo col diretto interessato e col
servizio inviante).
Riduzione della conflittualità familiare.
39
- Informazione ed orientamento per gli utenti ed i loro familiari.
L’organizzazione del trattamento
Le risorse disponibili per l’attuazione
del servizio
Le modalità del trattamento sono le seguenti:
Nei giorni successivi all’ingresso si effettuano il
primo colloquio psicologico ed una prima visita
medica e/o psichiatrica per valutare l’eventuale
terapia farmacologica.
I colloqui, con finalità diagnostica-terapeutica, sono
settimanali
Sono previsti colloqui familiari mensili e secondo la
valutazione del caso.
Vengono somministrati tests psicologici a scopo di
approfondimento diagnostico.
È’ prevista la partecipazione a due gruppi: uno
terapeutico e uno psicopedagogico (entrambi a
frequenza settimanale).
- Durante le riunioni dell’equipe terapeutica il caso è
valutato ed inquadrato a fini diagnostici.
- Al termine del trattamento il paziente è dimesso con
una diagnosi, secondo i criteri dell’ICD 10, e
l’indicazione per l’eventuale trattamento successivo
Gli aspetti clinici e strategici utilizzati nel Centro di
Osservazione e Diagnosi “L’Airone” sono gestiti da un
gruppo di esperti composto da diverse professionalità:
psicologi, psichiatri ed educatori professionali.
C’è anche un gruppo di operatori che fanno da supporto
per tutto ciò che riguarda gli aspetti amministrativi e
gestionali/organizzativi:
il personale amministrativo per ciò che riguarda
le fatturazioni ed il controllo dei conti;
l’infermeria del COD che si avvale, per gli
interventi di propria competenza, degli
infermieri;
il personale della presidenza/direzione e della
gestione qualità delle sedi di Rimini che
supportano il lavoro gestionale/organizzativo
dell’equipe, vista la recente formazione di
quest’ultima (dal luglio 2010).
Le modalità del trattamento
- L’utente del C.O.D. è trattato e seguito individualmente, per cui ciascuno ha lo
psicologo, l’educatore e lo psichiatra di riferimento all’interno della equipe
terapeutica.
- L’utente stipula un contratto terapeutico nel quale fissa gli obiettivi da
raggiungere durante la permanenza nel Centro; nello stesso momento all’utente
viene chiesto di conformarsi alle regole di comportamento quotidiane.
- L’osservazione dei momenti clinici e della quotidianità offre del materiale di
riflessione e di analisi consentendo un lavoro sulla persona al fine di favorire il
raggiungimento degli obiettivi concordati.
Collocazione della
struttura
Il Centro di Osservazione e Diagnosi
“L’Airone” è situato ad Argenta (FE), in
zona periferica rispetto all’abitato.
E’ facilmente raggiungibile sia dalla
locale stazione ferroviaria sia dalla
strada che collega Ferrara con
Ravenna e che attraversa il territorio
comunale.
LE MODALITÀ DI ACCESSO AL COD
La procedura usuale per l’accesso al percorso terapeutico prevede che ci sia un’iniziale richiesta, anche solo telefonica,
di un ente (di solito un Ser.T. e/o un C.S.M.) o da parte dello stesso utente interessato per verificare la possibilità di
inserimento in struttura. Entro una settimana dal primo contatto avviene il primo colloquio per la valutazione del caso,
che è propedeutico all’ingresso in struttura, dopo opportuna valutazione da parte dell’equipe; ai fini dell’approfondimento
della valutazione del caso, al servizio inviante viene chiesta una relazione sull’utente in oggetto. Il colloquio ha la doppia
finalità della conoscenza diretta dell’utente, con la compilazione della scheda di anamnesi, e di renderlo edotto sul
funzionamento della struttura.
La valutazione del caso in equipe permette di decidere sull’idoneità dell’utente all’eleggibilità a tale ruolo ed inserirlo nella
lista di attesa.
Dopo questa prima valutazione vengono ripresi i contatti con l’operatore del servizio d’invio che ha fatto la richiesta
d’inserimento per definire insieme e più in dettaglio un progetto terapeutico personalizzato che comprende:
•
obiettivi
•
tempi
•
modalità di verifica
•
risorse da attivare/attivabili per raggiungere gli obiettivi.
Quando necessario vengono poi fissati nuovi colloqui per verificare la reale volontà dell’utente ad intraprendere il
percorso terapeutico progettato ed accertarne la fattibilità in base alle condizioni personali, famigliari o di altro genere.
Qualora i tempi di attesa per l’ingresso si dovessero prolungare (per via delle liste d’attesa o per motivi personali
dell’utente), i colloqui hanno anche la finalità di monitorare, con la collaborazione del servizio d’invio, l’andamento
dell’utente.
Infine quando l’equipe fissa la data d’ingresso, in accordo col servizio d’invio, la stessa viene comunicata all’utente e ai
suoi famigliari.
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LE GARANZIE PER GLI UTENTI: INDICATORI E STANDARD
I servizi garantiti dal COD L’Airone
A garanzia dell’utenza, sul buon funzionamento e sull’efficacia dei programmi terapeutici attuati, viene eseguito il
monitoraggio dei principali servizi offerti nelle strutture gestite dalla Coop. Cento Fiori. A tal fine vengono stabiliti gli obiettivi
per ciascun servizio/prodotto, e fissati i relativi indicatori e standard.
Nella tabella seguente vediamo in dettaglio, in base ai prodotti/servizi erogati, gli obiettivi concordati e garantiti agli utenti, i
relativi indicatori individuati e gli standard stabiliti.
Prodotti
Accoglienza
Disintossicazione
Trattamento
psichiatrico
Trattamento
individuale
Obiettivi concordati
Indicatori
Assicurare all’utente una presa in carico il più
tempestiva possibile.
Garantire all’utente la disintossicazione nel rispetto dei
tempi personali programmati
Assicurare all’utente la possibilità di raggiungere la
stabilizzazione psico-farmacologica
Assicurare all’utente la possibilità di approfondire le
problematiche personali attraverso il trattamento
individuale
Tempo intercorrente tra la prima richiesta
ed il primo colloquio
Numero di disintossicazioni ultimate /
numero di disintossicazioni iniziate
Numero di utenti stabilizzati / numero di
utenti con trattamento psico-farmacologico
Effettuazione dei colloqui settimanali
Standard
Entro una settimana
> 80%
> 75%
Almeno un colloquio la settimana
Trattamento di gruppo
Assicurare all’utente la possibilità di comprendere e
migliorare le problematiche relazionali attraverso il
trattamento psicologico di gruppo
Partecipazione alle sedute di gruppo
settimanali previste
>80% di presenze ai gruppi
terapeutici
Trattamento familiare
Offrire all’utente la possibilità di gestire meglio la
relazionalità nella propria famiglia, con il trattamento
familiare
Partecipazione alle sedute familiari
organizzate
100 % di presenze alle sedute
familiari effettuate
Trattamento psicopedagogico integrato
Garantire l’integrazione di tutti gli interventi effettuati
Corretta compilazione e aggiornamento
delle cartelle cliniche e mediche
100% delle cartelle correttamente
compilate e aggiornate
Diagnosi
Garantire, attraverso il referto, la diagnosi e le relative
indicazioni terapeutiche
Compilazione del referto diagnostico / tutti
gli utenti dimessi al terzo mese
100% dei dimessi con referto
diagnostico
Il miglioramento continuo dei servizi
La direzione della cooperativa Cento Fiori, nella logica del miglioramento continuo, si è assunta il costante impegno di
monitorare il lavoro svolto dalla equipe del COD. Le modalità adottate sono diverse:
per ciò che riguarda gli aspetti clinici è il costante lavoro di supervisione e formazione che permette di effettuare le
giuste modifiche nella gestione dei casi e soprattutto di trattarli in modo personalizzato. Questo tipo di lavoro, attuato
con il personale di tutte le strutture, copre l’intero arco dell’anno per tutti gli anni, ed è condotto da uno specialista
psichiatra esperto nel trattamento della casistica da noi curata;
nel miglioramento dell’impostazione dei programmi personalizzati, un aiuto importante arriva dalla stretta
collaborazione con i servizi invianti, soprattutto attraverso la gestione delle verifiche periodiche degli obiettivi stabiliti
per ciascun programma.
un’altra fondamentale modalità per ottenere il miglioramento del servizio è rappresentata dall’uso del questionario di
gradimento, chiedendo periodicamente agli utenti presenti nelle nostre strutture di compilare il questionario per la
rilevazione della soddisfazione rispetto ai servizi offerti. Si tratta di uno strumento che, essendo utilizzato
direttamente dall’utenza, permette agli operatori delle strutture interessate e alla direzione della Cooperativa di
rilevare il gradimento del servizio erogato e di correggere, ove se ne rileva l’importanza o l’utilità, le modalità con cui
sono realizzati i servizi stessi; è una modalità che permette all’utenza di esprimere i propri pareri, inclusi sia gli
apprezzamenti sia le eventuali critiche, in forma anonima.
Per le equipe che gestiscono le singole strutture lo strumento del questionario di gradimento rappresenta spesso un feedback sulla gestione della terapia col gruppo degli utenti e, in quanto tale, permette di frequente di modulare l’intervento sia
sugli aspetti clinici sia sugli aspetti organizzativi
Centro di Osservazione e Diagnosi L’Airone
Via Crocetta, 18 - 44011 Argenta (FE)
Tel. 0532/318114 Fax 0532/310007
Responsabile: Dr.sa Claudia De Carli
Il Centro di Osservazione
e Diagnosi
E-Mail [email protected]
E-Mail [email protected]
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Allegato 6 - Planimetria del Centro di Osservazione e Diagnosi
L’Airone
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Allegato 7 - Piano Annuale Formativo
Il piano della formazione per l’anno 2011*
Il Responsabile della formazione della Cooperativa, dopo aver raccolto le esigenze formative nelle
varie strutture, ha esposto i bisogni al Comitato Scientifico che ha elaborato la proposta formativa
per l’anno 2011.
Il Piano Formativo della Coop. Cento Fiori ha previsto il corso “ Piano formativo per lo sviluppo
delle competenze degli operatori di comunità: prevenzione e cura delle dipendenze patologiche”.
I temi previsti da trattare durante il corso sono:
1. Trattamento delle doppie diagnosi;
2. Il paziente borderline;
3. I disturbi del comportamento alimentare;
4. La gestione della cronicità.
Il corso, con durata concordata di 50 ore, prevede la partecipazione di 19 operatori delle diverse
strutture gestite dalla Coop. sociale Cento Fiori.
* Il piano della formazione per l’anno 2011, come si può evincere al capitolo 6 del presente
manuale, è stato elaborato ad iniziare dai primi mesi dell’anno 2010, sulla base delle esigenze
formative delle strutture riminesi (Centro di Osservazione e Diagnosi di “Vallecchio”, Centro
Diurno di Rimini e Comunità Terapeutica di “Vallecchio”); conseguentemente l’equipe terapeutica
del COD “L’Airone”, avviato nella nuova gestione della Coop. Cento Fiori dal 01/07/2010, si è
trovata (vista l’analogia della casistica e delle problematiche trattate nell’altro COD di Rimini) ad
usufruire di quanto era precedentemente programmato dalla Cooperativa medesima.
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