PO Italia Svizzera 2007 – 2013
PO Cooperazione Territoriale
Italia Svizzera 2007 - 2013
Formazione propedeutica allo
svolgimento dei controlli di I livello
Marina De Nigris
Archidata Srl – Assistenza tecnica
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Parte 1
CENNI INTRODUTTIVI AL PROGRAMMA
Inquadramento
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Approvato con Decisione (C (2007) 6556 del 20
Dicembre 2007, il Programma Operativo di
Cooperazione Transfrontaliera Italia-Svizzera 20072013 è finalizzato a:
1.
coniugare lo sviluppo del territorio con la gestione sostenibile
dell’ambiente;
2.
incentivare lo sviluppo di una economia di sistema basata
sull’innovazione e sull’integrazione delle risorse turistiche e
delle reti e servizi di trasporto nelle aree transfrontaliere;
3.
incrementare la qualità della vita nell’area rafforzando i
processi di cooperazione in ambito sociale e istituzionale e
valorizzando il patrimonio culturale.
Alcuni punti di attenzione
•4 Amministrazioni regionali partecipanti (Regione
Lombardia, Regione Piemonte, Regione VdA e Provincia
Autonoma di Bolzano) più tre cantoni svizzeri
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•Piano finanziario unico con la seguente configurazione
Totale risorse PO: € 91.749.144,00
Quota FESR: € 68.811.858,00 (75%)
Quota nazionale: € 22.937.286,00
•Benché il piano finanziario non contempli risorse
private, sulle diverse misure i beneficiari privati sono
tenuti a cofinanziare; i beneficiari pubblici possono farlo
su base volontaria.
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Tipologie di progetti finanziati
• I progetti ordinari sono proposte puntuali, presentate da due o più
beneficiari, che riguardano un’area definita e una sola misura di
intervento.
• I piani Integrati Transfrontalieri - PIT sono costituiti da un insieme di
progetti ordinari che riguardano settori e temi diversi (quindi diverse
misure all’interno di differenti assi) ma strettamente coerenti e
collegati tra loro, convergendo verso una comune strategia di sviluppo.
• I progetti strategici approfondiscono tematiche che per loro natura
hanno un forte impatto sulle strategie di cooperazione e che possono
contribuire in modo significativo allo sviluppo socio-economico
dell’intera area transfrontaliera o gran parte di essa.
Per questi motivi, coinvolgono direttamente le Amministrazioni
corresponsabili del programma (che possono tuttavia estendere il
partenariato ad altri soggetti determinanti per la riuscita del progetto).
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Caratteristiche dei partenariati
• I progetti ordinari hanno un capofila italiano e uno svizzero e altri partner
che possono appartenere ad una o più amministrazioni (progetti
multiregionali).
• I piani Integrati Transfrontalieri - PIT hanno un coordinatore unico e sono
poi articolati in più progetti ordinari ognuno afferente ad una singola
misura del programma.
• I progetti strategici comprendono per definizione più amministrazioni
regionali.
I circuiti finanziari del Programma
C.E.
IGRUE
AdC
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Amministrazioni
corresponsabili
Partner
Referenti
regionali di
progetto*
Partner
Referente
unico
Partner
I circuiti finanziari all’interno dei progetti
AdC
Quota
naz.
Quota
naz.
FESR
Regione
Lombardia
FESR
Quota
naz.
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Capofila
CCIAA Novara
Partner
Provincia di
Varese
Provincia
Bolzano
Regione
Piemonte
FESR
Partner
Comune di
Merano
Quota
naz.
Partner
Comune di
Aosta
Regione
Valle d’Aosta
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Meccanismi di rimborso delle spese di progetto
Tipologia di
pagamento
Percentuale di
finanziamento
Importo spese
sostenute
Anticipo
15%
-
I Acconto
25%
35%
II Acconto
30%
70%
Saldo
Fino al 30%
conclusione progetto
Alcune specifiche
 Nel caso di beneficiari di aiuti in regime de minimis l’importo dell’anticipo potrà
essere più alto.
 La spesa sulla quale vengono effettuati i calcoli per la liquidazione degli acconti è la
spesa validata dai controllori di primo livello
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Parte 2
L’ASSETTO ORGANIZZATIVO DEI CONTROLLI
Finalità del controllo di I livello
Le spese convalidate:
1. Possono essere inserite nella dichiarazione di spesa alla CE e quindi
permettono di rispettare gli impegni annuali di spesa
2. Al raggiungimento di determinate soglie danno diritto al rimborso
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Dichiarazione di spesa include (Art. 78 Regolamento CE 1083):
Il totale delle spese rendicontate dai beneficiari e la
corrispondente quota di contributo pubblico da versare o già
versata
Gli anticipi corrisposti ai beneficiari dei regimi di aiuto (a
condizione che siano coperti da garanzia bancaria)
Specificità dei PO di Cooperazione
Coinvolgimento di una molteplicità
di Amministrazioni
Maggiore articolazione dei ruoli e delle funzioni
La disciplina applicabile è il risultato di una lettura incrociata di
tre norme comunitarie:
 Art. 60 Regolamento CE 1083
 Art. 15 Regolamento CE 1080
 Art. 13 Regolamento CE 1828
Modelli di gestione e controllo per i programmi CTE
Lo SM individua controllori
accreditati che verranno
selezionati dai singoli progetti
Ciascuna Amministrazione
corresponsabile individua le
strutture responsabili sul
proprio territorio
Tre soluzioni
possibili
L’AdG individua un‘unica
struttura di controllo per
l‘intero territorio ammissibile
Il caso concreto del PO Italia - Svizzera
Svolgimento dei
controlli
Operazione multiregionale
Parte di
operazione
Parte di
operazione
Ufficio controlli
amministrazione responsabile
sul territorio
Ufficio controlli
amministrazione responsabile
sul territorio
Parte di
operazione
Parte di
operazione
Ufficio controlli
amministrazione responsabile
sul territorio
Ufficio controlli
amministrazione responsabile
sul territorio
Strutture coinvolte a livello regionale
Regione
Piemonte
Regione
Lombardia
Provincia di
Bolzano
Regione
Valle d’Aosta
 Individuazione delle strutture responsabili per settore di
competenza
 Individuazione delle strutture responsabili per territorio di
competenza (NOC)
 Ufficio spese dell’Amministrazione Provinciale
 Individuazione delle strutture responsabili per settore di
competenza
Audit di sistema da parte dell’AdG
1. Aggiornamento
2. Corretto funzionamento
progressivo delle piste
di controllo
3. Effettiva separazione
delle funzioni
dei flussi informativi
AdG
4. Realizzazione di
percorsi formativi
5. Corretto ed uniforme
6. Rispetto della
utilizzo degli strumenti di
controllo
tempistica prevista
Articolazione dei controlli
Verifiche in loco a campione
Verifiche documentali
Verifiche a conclusione del
progetto
Controlli di I livello
I controlli di I livello svolti dalle Strutture di controllo sono articolati in
 Verifiche amministrativo-contabili:
 verifiche sul 100% della spesa rendicontata volte alla convalida delle spese presentate
(di norma si concludono entro 30 giorni)
 Eventuali verifiche in loco in itinere:
 sono svolte volte a campione sulla spesa rendicontata e già verificata su base
documentale
 hanno l’obiettivo di completare il processo di accertamento della regolarità della spesa
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 Verifiche in loco a conclusione (tendenzialmente presso il CF):
 potrebbero interessare progetti che hanno già “subito” verifiche in loco
 verificano la corrispondenza delle realizzazioni conseguite dai partner con quanto
stabilito dal progetto
… ma anche….
 Verifiche ex post:
 Hanno lo scopo di accertare la stabilità delle operazioni finanziate nei cinque anni
successivi alla chiusura.
 Si svolgeranno a partire dal 2014
Metodologia di campionamento
 Analisi dei rischi:
 IR, rischio di irregolarità associato alle peculiarità dell’operazione
finanziata (status del beneficiario, numerosità del partenariato)
 CR, rischio che il beneficiario non individui da sé errori
(irregolarità accertate nelle verifiche a tavolino)
 Estrazione del campione:
Operazioni suddivise in 3 classi omogenee in base al “livello di
rischiosità” ; per ognuna calcolo della spesa da raggiungere
tramite estrazione progetti (5% classe a basso rischio, 10% classe a
medio rischio; 20% classe a rischio alto)
 Estrazione ripetuta fino a che non siano estratti progetti di
almeno 2 Amministrazioni per ogni campionamento
 I progetti potranno essere campionati più volte ma solo a fronte
di un incremento di spesa significativo (almeno 30%).
 Si eviterà di far coincidere controlli di I livello e controlli dell’AdA.
Livelli di controllo
Autocontrollo
Autocontrollo del
del
partner
partner
 Rispetto
Rispetto della
della
tempistica
tempistica
 Utilizzo
Utilizzo della
della
modulistica
modulistica ufficiale
ufficiale
 Completezza
Completezza della
della
documentazione
documentazione
giustificativa
giustificativa allegata
allegata
 Corrispondenza
Corrispondenza tra
tra
informazioni
inserite
informazioni inserite
nel
nel modello
modello
“Rendiconto
“Rendiconto delle
delle
spese
spese sostenute”
sostenute” ee
documentazione
documentazione
allegata
allegata
Controllo
Controllo del
del capofila
capofila
 Rispondenza
Rispondenza delle
delle
spese
spese dichiarate
dichiarate agli
agli
obiettivi
obiettivi ee al
al piano
piano di
di
attività
attività
 Rispetto
Rispetto della
della
distribuzione
distribuzione del
del piano
piano
finanziario
per
voci
finanziario per voci di
di
spesa
spesa
 Non
Non superamento
superamento
delle
delle quote
quote di
di budget
budget
assegnate
a
ciascun
assegnate a ciascun
partner
partner ee
complessivamente
complessivamente
allocate
allocate al
al progetto
progetto
Verifica
Verifica della
della struttura
struttura di
di controllo
controllo
Verifiche
Verifiche ai
ai sensi
sensi dell’
dell’ art.
art. 13
13 reg.
reg.
1828/2006
1828/2006 per
per accertare
accertare che
che ::
•le
•le spese
spese dichiarate
dichiarate sono
sono reali;
reali;
•i
•i prodotti
prodotti oo ii servizi
servizi sono
sono forniti
forniti
conformemente
conformemente alla
alla decisione
decisione di
di
approvazione;
approvazione;
•le
•le domande
domande di
di rimborso
rimborso sono
sono corrette;
corrette;
•le
•le operazioni
operazioni ee le
le spese
spese sono
sono conformi
conformi
alle
norme
nazionali
e
comunitarie;
alle norme nazionali e comunitarie;
•è
•è evitato
evitato ilil doppio
doppio finanziamento
finanziamento delle
delle
spese
spese attraverso
attraverso altri
altri programmi
programmi
nazionali
e/o
comunitari
nazionali e/o comunitari ovvero
ovvero
attraverso
attraverso altri
altri periodi
periodi di
di
programmazione.
programmazione.
Verifiche svolte dalle Strutture di controllo
Verifiche amministrative
Verifica della sussistenza della documentazione amministrativa relativa
all’operazione che dimostra il suo corretto finanziamento a valere sul Programma e
che giustifica il diritto all’erogazione del contributo (in particolare verifica della
sussistenza della Convenzione tra Autorità di Gestione e Capofila italiano e della sua
coerenza con bando di selezione, lista progetti e Programma Operativo).
Verifica della completezza della documentazione amministrativa. Il controllore
verificherà che: a) il beneficiario abbia utilizzato e compilato i format previsti per la
rendicontazione allegando altra documentazione richiesta; b) che ci sia
corrispondenza tra i riepiloghi di spesa presentati e i documenti giustificativi allegati
in copia conforme nonché tra gli impegni e i relativi pagamenti.
verifica della correttezza della documentazione giustificativa di spesa
(comprendente almeno fatture quietanzate o documentazione contabile
equivalente) dal punto di vista normativo (civilistico e fiscale) e di coerenza ai sensi
della normativa nazionale e comunitaria di riferimento, al Programma, al bando di
selezione, alla Convenzione e a sue eventuali varianti. Il controllore verificherà la
corrispondenza e l’adeguatezza dei giustificativi di spesa rispetto alla normativa
applicabile.
Verifiche svolte dalle Strutture di controllo
Verifiche amministrative
verifica della ammissibilità temporale della spesa. Il controllore verificherà che le spese
rendicontate siano state sostenute nel periodo di durata previsto per il singolo progetto o
che si tratti di spese già sostenute ma indicate al punto S scheda progettuale al ed
approvate.
verifica della ammissibilità della spesa in quanto riferibile alle voci di costo del
Programma. Il controllore verificherà che: a) le spese portate in rendicontazione
soddisfino i requisiti di ammissibilità previsti dalla normativa UE e italiana di riferimento,
nonché tutte le altre eventuali condizioni di eleggibilità stabilite specificamente dal PO
Italia - Svizzera; b) le somme rendicontate rispettino gli importi previsti per voce di spesa
dal piano finanziario approvato (o le sue varianti successive
verifica del rispetto dei limiti di spesa ammissibile a contributo previsti dalla normativa
comunitaria e nazionale di riferimento (es. dal regime di aiuti cui l’operazione si riferisce),
dal Programma, dal bando, dalla Convenzione e da sue eventuali varianti.
Verifiche svolte dalle Strutture di controllo
Verifiche amministrative
verifica della riferibilità della spesa esattamente al beneficiario che richiede
l’erogazione del contributo, e all’operazione oggetto di contributo. Il controllore
verificherà che: a) la documentazione presentata si riferisca a spese sostenute dal
beneficiario per attività direttamente riferibili al progetto; b) le spese siano coerenti con il
piano di attività approvato tramite convenzione e sulla relativa documentazione figuri la
dicitura o il timbro “Spesa sostenuta da … .ai sensi del PO Italia – Svizzera per un importo
(totale /parziale) pari ad € …”
verifica del rispetto della normativa nazionale e comunitaria di riferimento (in
particolare informazione e pubblicità e appalti)
verifica dell’assenza di cumulo del contributo richiesto con altri contributi non
cumulabili mediante verifica delle dichiarazioni effettuate dai beneficiari, di diciture di
altre agevolazioni su titoli di spesa e beni
Verifiche svolte dalle Strutture di controllo
Verifiche in loco
I documenti di orientamento nazionali e comunitari (Lineeguida IGRUE sui sistemi di
gestione e controllo, Nota COCOF 08/020/04) identificano puntualmente le verifiche da
svolgere in loco:
verifica della esistenza e della operatività del Beneficiario selezionato (specie se
privato)
verifica della sussistenza presso la sede del beneficiario della documentazione
amministrativo-contabile in originale
verifica della sussistenza presso la sede del beneficiario di una contabilità
separata riferita all’operazione
 verifica del corretto avanzamento delle attività coerentemente con le
informazioni fornite all’AdG (relazioni di avanzamento, report di monitoraggio,
indicatori)
verifica della corrispondenza degli output di progetto a quanto previsto dal
programma, dal bando, dalla convenzione tra capofila e Autorità di Gestione
verifica dell’adempimento degli obblighi di informazione previsti dalla normativa
comunitaria, dal programma e dalla convenzione tra Autorità di gestione e capofila
verifica dell’impatto effettivo dell’operazione rispetto alle priorità trasversali
dell’ambiente e delle pari opportunità (solo a conclusione del progetto)
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Parte 3
GLI STRUMENTI DEL CONTROLLO
Come vengono documentati i controlli
Paragrafo 4 art. 13 Reg. (CE) 1828:
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Italia Svizzera 2007 - 2013
“L’Autorità di gestione stabilisce per iscritto norme e
procedure relative alle verifiche effettuate e tiene una
documentazione relativa a ciascuna verifica, indicante il lavoro svolto,
la data e i risultati della verifica e i provvedimenti presi in
connessione alle irregolarità riscontrate.”
Gli argomenti di verifica che costituiscono l’oggetto dei
controlli in loco verranno formalizzati in apposite CHECKLIST
finalizzate ad orientare lo svolgimento delle analisi. L’esito delle
verifiche sarà sintetizzato in un VERBALE.
Elenco modelli
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• Checklist controlli amministrativi + verbale
• Checklist verifiche in loco in itinere +verbale
• Checklist verifiche in loco finali + verbale
Checklist controlli documentali – sezione anagrafica
OBIETTIVO “COOPERAZIONE TERRITORIALE EUROPEA”
Programma Operativo di Cooperazione Transfrontaliera
Italia – Svizzera 2007-2013
Aggiornamento 2012
Checklist verifiche amministrative
(da compilarsi per ciascun partner incluso nel rendiconto presentato dal capofila)
PARTNER
DATA DELLA VERIFICA
TITOLO DEL PROGETTO
CODICE IDENTIFICATIVO
MISURA
DECRETO CONCESSIONE N.
CONVENZIONE FIRMATA IL
DATA D'INIZIO ATTIVITA'
DATA CHIUSURA ATTIVITA'
TOTALE PROGETTO
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ASSE
€
-
FESR
TOTALE PARTNER
€
-
€
€
-
€
-
IMPORTO GIA' LIQUIDATO AL PARTNER
€
-
CONTROLLORE
QUOTA NAZIONALE
€
PRECEDENTI VERIFICHE IN LOCO
€
-
IMPORTO GIA' CONVALIDATO SU RENDICONTI PRECEDENTI
-
QUOTA NAZIONALE
DI CUI CONTRIBUTO PUBBLICO
FESR
AUTOFINANZIAMENTO PARTNER
€
DI CUI CONTRIBUTO PUBBLICO
DATA
FIRMA
€ € -
Checklist controlli documentali – sezione generale
ARGOMENTI
ESITO
NOTE
1) Completezza e coerenza della documentazione di spesa
Utilizzo della modulistica ufficiale per la presentazione delle spese
Corretta compilazione della modulistica
Presenza, in copia conforme, della documentazione giustificativa di spesa, di pagamento e dell'ulteriore
documentazione rilevante ai fini del controllo
Adeguato livello di dettaglio della documentazione contabile
Corrispondenza tra documenti giustificativi di spesa e di pagamento
Presenza del timbro di annullamento e indicazione della quota di spesa imputabile al programma
Corrispondenza tra la documentazione giustificativa e gli importi indicati nel modello "Rendiconto delle spese
sostenute dal partner"
2) Rispetto della normativa nazionale e comunitaria
Pubblicità (Regolamento CE 1828/2006)
Appalti (D.lgs. 163/2006)
Compilare sezione apposita (cfr. infra)
Concorrenza (Reg. 1998/2006; Regolamento CE 800/2008)
3) Ammissibilità della spesa
Fatture quietanzate nel periodo di eleggibilità del programma
Fatture quietanzate nel periodo di eleggibilità del progetto
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Corrispondenza delle spese sostenute prima della presentazione della domanda con gli importi indicati art.3 della
Convenzione
Congruità delle spese dichiarate con le categorie di spesa previste dal Programma
Rispetto degli importi per categoria di spesa indicati nel piano finanziario approvato (o nelle sue successive
varianti debitamente comunicate e autorizzate)
Non superamento del budget complessivo assegnato al partner secondo il piano finanziario approvato (o le sue
successive varianti debitamente comunicate e autorizzate)
Corenza delle spese rispetto alla natura e alla finalità del progetto nonché specificamente con il piano di attività
approvato
Assenza di altri timbri riferibili ad altri finanziamenti comunitari/nazionali ricevuti per le stesse spese (o quote
parti di esse)
Costi al netto dell'IVA (in assenza di dichiarazione di non recuperabilità) e di qualsiasi altro onere fiscale e
previdenziale che non gravi definitivamente sul beneficiario
Rispetto del principio di buona gestione finanziaria e di economicità
Rispetto delle norme generali di ammissibilità di cui all'art. 7 reg 1080/2006 e agli artt. 49-53 reg 1828/2006
Rispetto delle disposizioni previste per le diverse categorie di spesa
LEGENDA: si = esito del controllo positivo; no = esito del controllo negativo; n/v = controllo non effettuato/non effettuabile; n/a = controllo non applicabile
COMPILARE LA SCHEDA SPECIFICA DI APPROFONDIMENTO
Checklist controlli documentali – sezione appalti
ARGOMENTI
ESITO
NOTE
IDENTIFICAZIONE DELLA PROCEDURA (cfr. Sezione A - check list autocontrollo del beneficiario)
1) Procedura aperta ( pubblicazione di bando di gara con termine a presentare offerte - cfr. art. 55
Dlgs. 163/2006)
2) Procedura ristretta (invito a manifestare interesse e successivo invito a presentare offerte - cfr.
art. 55 Dlgs. 163/2006)
3) Procedura negoziata (senza pubblicazione di un bando di gara - cfr. art 57 Dlgs. 163/2006)
4) Procedura in economia cfr. art. 125 Dlgs. 163/2006)
5) Contratto escluso dall'applicazione del Codice (cfr. artt. 19-27)
6) Accordo tra pubbliche amministrazioni (cfr. art. 15 L. 241/90)
VERIFICA DELLA PROCEDURA SEGUITA: PROCEDURA APERTA O PROCEDURA RISTRETTA (cfr. Sezione B - check list autocontrollo del beneficiario)
Le informazioni fornite nella check list di autocontrollo del beneficiario evidenziano il rispetto delle
disposizioni in materia di:
a) pubblicazione del bando di gara/avviso con riferimento all'importo a base di gara (cfr. punto2 )
b) criteri di selezione/aggiudicazione (cfr. punti 4 e 5)
c) esiti della procedura (cfr. punto 6)
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VERIFICA DELLA PROCEDURA SEGUITA: PROCEDURA NEGOZIATA (cfr. Sezione C - check list autocontrollo del beneficiario)
Nel caso di procedura negoziata per servizi complementari il beneficario ha fornito motivazioni
rispetto ai criteri richiesti dal Codice (art. 57, comma 5, lett. a) per l'adozione di questa procedura
(circostanze imprevedibili, servizio non separabile da principale, importo non superiore al 50% del
contratto originario)? (cfr. sezione C1)
Nel caso di procedura negoziata per servizi analoghi il beneficiario ha fornito motivazioni rispetto
ai criteri richiesti dal Codice (art. 57, comma 5, lett.b) per l'adozione di questa procedura (ripetizione
di servizi conformi al progetto inizilae, previsione della possibilità di fare ricorso ai tali servizi nel
bando di gara, stipula nei tre anni successivi alla firma del contratto iniziale, l'importo complessivo
dei due contratti rientra nella soglia di riferimento per la procedura utilizzata per il primo
contratto)? (cfr. sezione C2)
Nel caso di procedura negoziata non riferibile nè ai servizi complementari, nè ai servizi analoghi ,
il beneficiario ha fornito motivazione rispetto alla procedura seguita (art. 57, comma 2: gara
deserta, operatore economico specifico per ragioni tecniche, estrema urgenza per fatto non
imputabile all'amministrazione)? (cfr. sezione C3)
Nel caso di incarichi di progettazione il beneficiario ha fornito indicazione rispetto ai criteri richiesti
dal Codice (art. 91, comma 2) per l'adozione di questa procedura (importo inferiore a 100.000,00
euro, invito ad almeno 5 operatori)? (cfr. sezione C4)
Nel caso di procedura negoziata per lavori di importo complessivo inferiore a un milione di euro,
il beneficiario ha fornito indicazione rispetto ai criteri richiesti dal Codice (art. 122, comma 7) per
l'adozione di questa procedura (importo inferiore a 1 milione di euro, invito ad almeno 10
operatori per importi pari o superiori a 500.000,00 euro o 5 opertaori per importi inferiori a
500.000,00 euro)? (cfr. sezione C5)
Checklist controlli documentali – sezione appalti
VERIFICA DELLA PROCEDURA SEGUITA: PROCEDURA IN ECONOMIA (cfr. Sezione D - check list autocontrollo del beneficiario)
Il benficiario ha indicato se i lavori, servizi e forniture oggetto della procedura in economia sono
stati preventivamente individuati in un Regolamento interno dell'ente (o altro atto)?
Nel caso di affidamento diretto, l'importo del contratto è inferiore a 40.000, euro (cfr. art. 125,
commi 8 e 11 - Dlgs. 163/2006)?
Nel caso di cottimo fiduciario per importo pari o superiore a 40.000, euro il beneficiario ha fornito
motivazione rispetto alla procedura seguita (art. 125, commi 8 e 11: rispetto dei principi di
trasparenza, rotazione, parità di tratamento, previa consultazione di almeno 5 operatori
economici)?
VERIFICA DELLA PROCEDURA SEGUITA: CONTRATTI ESCLUSI (cfr. Sezione E - check list autocontrollo del beneficiario)
Nel caso dei contratti esclusi , il beneficiario ha fornito motivazione rispetto ad una delle
fattispecie previste (ad. es. servizi di ricerca ai sensi della lett. f) del comma 1 dell'art. 19, servizi di
cui all'Allegato II B del Dlgs 163, 2006, etc.)?
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Italia Svizzera 2007 - 2013
L'affidamento dei contratti esclusi è stato preceduto da invito ad almeno cinque concorrenti, se
compatibile con l'oggetto del contratto?
VERIFICA DELLA PROCEDURA SEGUITA: ACCORDI TRA PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI (cfr. Sezione F - check list autocontrollo del beneficiario)
Nel caso di accordi tra PP.AA., il beneficiario ha fornito chiare motivazioni a sostegno della volontà
di collaborare (attività di interesse comune)?
E' documentato che le amministrazioni contraenti sono tenute a presentare la rendicontazione
analitica delle spese sostenute conformemente a quanto previsto dai documenti di Programma?
NOTE/CONCLUSIONI GENERALI RELATIVE ALLA PROCEDURA UTILIZZATA
Checklist controlli documentali – sezione voci di spesa
VOCI DI SPESA
ESITO
ALLEGATI
GIUSTIFICATIVI DI SPESA
Infrastrutture e strutture edilizie
Contratto di compravendita registrato
Assegnocircolare/bancario non trasferibile e
relativo estratto conto
Le spese rendicontate sono strettamente riferibili al
progetto e giustificate dalla natura dello stesso? E'
dimostrabile l'impatto transfrontaliero dell'investimento?
Altri eventuali documenti previsti dalla normativa
civilistica e fiscale
Mandato/ordine di pagamento quietanzato
Contratto di locazione registrato/eventuali avvisi di
pagamento sui canoni
Bonifico bancario e relativo estratto conto
Fatture, ricevute, note di debito o altri documenti
di valore probatorio equivalente
Altro (specificare nelle note )
Sono escluse le spese per l'edilizia abitativa?
E' rendicontato per intero solo il costo di opere
infrastrutturali/edifici che costituiscono l'output di
progetto, sono destinati esclusivamente alle attività di
progetto e garantiscono la continuità dell'uso rispetto alle
finalità del progetto anche oltre alla durata di
quest'ultimo (per almeno 5 anni )?
L'investimento riguarda opere per le quali non è stato
concesso un precedente contributo
nazionale/comunitario negli ultimi 10 anni?
PO Cooperazione Territoriale
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GIUSTIFICATIVI DI PAGAMENTO
Sono escluse spese per immobili di proprietà del
beneficiario o di una pubblica amministrazione?
Nel caso di costruzione ovvero di recupero di
infrastrutture o edifici sono state rispettate le procedure
di evidenza pubblica previste dal Decreto Legislativo
163/2006? Sono state rilasciate le necessarie
autorizzazioni?
In caso di affitto, dal contratto emerge il riferimento al
Progetto?
Altro (specificare nelle note )
ALTRA DOCUMENTAZIONE RILEVANTE AI FINI DEL CONTROLLO
Perizia giurata attestante il valore di mercato
Estratti dal libro del catasto
Dichiarazione del mantenimento dell’opera alle
finalità di destinazione per almeno 5 anni
Dichiarazione che l’immobile non ha fruito
negli ultimi 10 anni di un precedente
finanziamento nazionale/comunitario
Documentazione comprovante l’espletamento delle
procedure di evidenza pubblica applicabili
Prospetto dal quale si evincano i canoni di
locazione di cui si chiede il rimborso
Contratto per la realizzazione dei lavori
Checklist appalti debitamente compilata
Autorizzazioni previste dalla legge
SAL (e, a completamento dei lavori,
dichiarazione di collaudo)
Altri eventuali documenti previsti dalla normativa
vigente
NOTE
Modalità di compilazione dell’elenco irregolarità
Checklist controlli documentali – sezione irregolarità
PO
Territoriale
Cooperazione Territoriale
PO Cooperazione
2007
Svizzera
Italia
Italia Svizzera 2007 -- 2013
2013
CODICE E DESCRIZIONE IRREGOLARITA'
NATURA
ERRORE
ARGOMENTO
CHECKLIST
Sistemico o meno
Scegliere, tramite apposito
menù a tendina, uno dei codici
identificativi dell’irregolarità
rilevata
VOCE DI SPESA
DOCUMENTO
GIUSTIFICATIVO
Personale,
attrezzature, ecc.
1/2/3/ecc.
Fatture, ecc.
IMPORTO
IRREGOLARE
DICHIARAZIONE
AdC
PAGATO AL
BENEFICIARIO
importo non
incluso
no
importo non
incluso
no
importo non
incluso
no
Può essere anche una quota
parte dell’Importo del
documento imputato al
progetto
Già impostato per le verifiche
amministrative
Verbale controlli documentali
OBIETTIVO “COOPERAZIONE TERRITORIALE EUROPEA”
Programma Operativo di Cooperazione Transfrontaliera
Italia – Svizzera 2007-2013
VERBALE DI VERIFICA
Aggiornamento 2010
Vista la documentazione sui rendiconti delle spese sostenute dai beneficiari, presentata dal
PO Cooperazione Territoriale
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Capofila…….., il/i sottoscritto/i………………………………………………………. incaricato/i del controllo di I
livello sui finanziamenti previsti dal Fondo Europeo per lo Sviluppo Regionale nell’ambito del PO
Cooperazione Italia - Svizzera 2007-2013 ha/hanno effettuato le verifiche amministrative sul
Progetto………… (titolo), Codice ID……… Misura……….

DATI DELLA STRUTTURA DI CONTROLLO
Ente………….. …………………………………………………..........................................................
Sede legale……………………………………………………………………………..................................
Via, frazione, località..........................…………………………………... C.A.P........................
Telefono………………………fax………………… mail ………………………...................................

DATI GENERALI DEL CAPOFILA
Ragione o denominazione sociale ………………………………………………….........................
Sede legale……………………………………………………………………………..................................
Verbale controlli documentali

DATI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE PRESENTATA
Data di presentazione della documentazione da controllare …………………….………
Numero del rendiconto ……………..(numero progressivo nel corso della vita del progetto)
La documentazione presentata si riferisce alle spese di cui al report del sistema informativo
“Elenco fatture associate alla rendicontazione” allegato al presente verbale

OGGETTO DELLA VERIFICA
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Ai sensi del regolamento di attuazione (1828/2006), i controlli sono stati eseguiti per accertare :
- che le spese dichiarate siano reali;
- che i prodotti o i servizi siano stati forniti conformemente alla decisione di approvazione;
- che le domande di rimborso del beneficiario siano corrette;
- che le operazioni e le spese siano conformi alle norme nazionali e comunitarie;
- che sia evitato il doppio finanziamento delle spese attraverso altri programmi nazionali e/o
comunitari ovvero attraverso altri periodi di programmazione.

DATI RELATIVI AI CONTROLLI
Di seguito vengono riportati i risultati e le osservazioni emerse a seguito dell’attività di controllo
svolta.
Più precisamente:
1) Il controllo amministrativo ha comportato la convalida delle spese presentate a rendiconto
così come indicato nel report del sistema informativo “Elenco fatture associate alla
rendicontazione” (cfr. Allegato)
2) A livello di singolo partner, il controllo amministrativo ha messo in luce le seguenti
irregolarità (NB: compilare la tabella 1 con riferimento alle spese considerate non
ammissibili in via definitiva, cioè spese per le quali nel report del sistema informativo
figura “NO” nella colonna “reimputabile”)
Verbale controlli documentali
Tab. 1 Irregolarità
Partner
Categoria di
Spesa
Spesa
Dichiarata
Spesa
Convalidata
Codice
Motivazioni
irregolarità
1) Durante le attività di controllo sono state richieste integrazioni? ………....(SI/NO, se SI
specificare le integrazioni richieste nella tabella seguente; qualora la documentazione
integrativa sollecitata non sia pervenuta alla data di chiusura del verbale, specificare nelle
note anche l’importo la cui convalida è sospesa)
Tab. 2 Integrazioni
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Partner
Integrazioni Pervenute il
richieste in
data
Adeguatezza
documentazione
pervenuta
SI
NO
Note
OSSERVAZIONI:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Il presente verbale è redatto in duplice copia. Il report “Elenco fatture associate alla
rendicontazione”, di seguito allegato, ne costituisce parte integrante.
Data, ……….…..
IL/I RESPONSABILE/I DEL CONTROLLO
……………..………………………………………………………….
……………..………………………………………………………….
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Parte 4
IL PROCESSO DI RENDICONTAZIONE
Rendicontazione delle spese
COME  Tramite sistema informativo + flusso cartaceo
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COSA  Rendiconto spese sostenute + documenti
giustificativi in copia conforme
QUANDO  On line: processo continuo; flusso cartaceo:
almeno 2 volte l’anno (31 maggio e 15-30 ottobre)
CHI  Partner + Capofila italiano
Iter rendicontazione
Scheda processo: RENDICONTAZIONE PROGETTI
Attività
Beneficiari (capofila, partner)
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Invio dei rendiconti delle spese sostenute
secondo il modello "Rendcioconto delle spese
sostenute dal beneficiario"
Partner
Ricezione del rendiconto delle spese
sostenute e imputazione di queste ultime per
singolo
beneficiario
nel
sistema
di
monitoraggio (con il supporto delle
Amministrazioni corresponsabili)
Referente
unico
Invio delle copie conformi dei documenti
contabili relativi alle spese sostenute
Partner
Recezione della suddetta documentazione e
invio al fine di consentire le verifica di
regolarità e legittimità (documentali sul 100%,
in loco a campione)
Validazione, all'interno del sistema
monitoraggio, delle spese presentate
Altri soggetti (CdP, STC, controllori)
Referente
unico
Referenti
regionali di
progetto*
di
* Per i partner piemontesi dei progetti multiregionali
Strutture
di
controllo
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Format rendicontazione
Specifiche sulle informazioni fornite nel rendiconto
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Dati generali
Numero progressivo: il beneficiario dovrà inserire un numero progressivo
per ogni giustificativo incluso. Tale procedimento farà si che, all’interno
della contabilità di progetto, ogni spesa sia rintracciabile in maniera
univoca e direttamente collegabile ai documenti contabili di riferimento
Voci di spesa: il beneficiario dovrà specificare a quale voce di costo, fra
quelle adottate nell’ambito del programma e quantificate nella scheda di
domanda del progetto, sia riconducibile la spesa di cui si allega il
giustificativo.
Tipo di documento: il beneficiario dovrà indicare la natura del documento
giustificativo che dimostri l’effettiva sussistenza della spesa dichiarata. A
titolo esemplificativo fattura, parcella, ricevuta, salari e stipendi, valori
bollati, ecc.
Descrizione: il beneficiario dovrà includere una breve descrizione
dell’oggetto della spesa che viene dichiarata. A titolo esemplificativo può
costituire oggetto di spesa lo stipendio di un dipendente con riferimento
alla mensilità considerata, l’acquisto di un determinato oggetto/servizio,
ecc.
Specifiche sulle informazioni fornite nel rendiconto
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Dati relativi ai documenti di spesa
Denominazione fornitore: il beneficiario dovrà inserire il nominativo del
soggetto che esegue la prestazione/servizio cui la spesa si riferisce. Trattasi
a titolo esemplificativo del nominativo di chi emette la fattura, del
nominativo del dipendente che riceve lo stipendio ecc.
Codice fiscale del fornitore: il beneficiario dovrà inserirlo
obbligatoriamente qualora il soggetto fornitore emetta fattura.
Numero del documento: il beneficiario dovrà inserire il numero
identificativo del documento di spesa. Qualora si tratti di una fattura,
l’inserimento di tale numero è obbligatorio.
Data del documento: il beneficiario dovrà inserire la data in cui il
documento giustificativo è stato emesso. Nel caso di fattura per esempio
sarà la data in cui la fattura viene rilasciata dal fornitore.
Totale importo documento: il beneficiario dovrà introdurre la cifra
contenuta nel documento giustificativo di spesa.
Specifiche sulle informazioni fornite nel rendiconto
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Dati relativi al pagamento
Modalità di pagamento: Il beneficiario dovrà indicare lo strumento con il
quale è avvenuto il pagamento. A titolo esemplificativo contanti, assegno,
bonifico, ricevuta bancaria, carta di credito, bancomat.
Data pagamento: Il beneficiario dovrà indicare la data in cui è avvenuto
l’effettivo pagamento (quietanza) ovvero l’esborso finanziario.
Totale importo pagamento il beneficiario dovrà introdurre, rispetto
all’importo del documento di spesa, la quota effettivamente pagata.
Importo imputabile alla voce di costo: Rispetto al totale pagato, il
beneficiario dovrà inserire l’importo effettivamente ammissibile al
programma. Ad es. se un dipendente è impiegato al 30% sul progetto
finanziato, l’importo da inserire corrisponderà al 30% dell’importo pagato.
NB: Se l’IVA viene recuperata dal beneficiario, l’importo da inserire sarà al
netto dell’IVA.
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Parte 5
LE CONDIZIONI DI AMMISSIBILITÀ DELLE
SPESE
Principi generali
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In generale sono considerate ammissibili le spese che:
 sono strettamente connesse all’esecuzione del progetto e corrispondono
al piano attività
 rispettano il piano finanziario approvato (o le sue eventuali rimodulazioni)
e i principi di sana gestione finanziaria e economicità
 ricadono nelle categorie di spesa del programma e rispettano le
disposizioni comunitarie/nazionali previste per ciascuna di esse
 rispettano il divieto di cumulo dei contributi e di doppio aiuto
 sono state effettivamente e definitivamente sostenute
 sono oggetto di una contabilità separata
 sono sostenute nel rispetto dei criteri civilistici e fiscali
 i sono supportate da adeguati documenti giustificativi sugli originali dei
quali figura il timbro riportante il nome del Programma, il codice ID del
progetto, e l’importo rendicontato sul Programma
 sono rendicontate secondo le procedure e gli strumenti predisposti
nell’ambito del PO
Ammissibilità territoriale
Tutte le spese sostenute devono essere riconducibili ad attività e risultati
realizzati nell’ambito dello spazio di cooperazione del Programma ovvero:
1. Per l’Italia: zone NUTS III confinanti e zone NUTS III adiacenti
(elencate a pagina 24 delle linee guida)
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2.
Per la Svizzera: i tre cantoni confinati (Ticino, Vallese, Grigioni)
Le spese sostenute nelle aree adiacenti non possono superare in totale il
20% del contributo comunitario sul PO.
NB. A fine progetto dovrete calcolare il totale delle spese sostenute in
area adiacente
Il FESR può finanziare anche attività sostenute nei tre cantoni svizzeri
qualora apportino un beneficio significativo alle regioni italiane
partecipanti al programma. Anche in questo caso è prevista una soglia
massima pari al 10% del contributo comunitario al PO.
Sono finanziabili, solo se indispensabili per la riuscita del progetto, le
spese sostenute da partner esterni all’area di cooperazione.
Ammissibilità temporale
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Sono finanziabili solo le spese che rientrano nel periodo di eleggibilità del
progetto così come definito da ciascuna Convenzione AdG- Capofila (art. 3).
Fanno eccezione le spese già sostenute che devono comunque rientrare nel
periodo di eleggibilità del Programma (ovvero devono essere state
effettivamente pagate dopo il 1 Gennaio 2007); le spese già sostenute
devono essere state indicate al momento della presentazione dalla
domanda di contributo e devono esser state approvate dal CdP ( basta
verificare l’importo ammesso in convenzione)
Documenti giustificativi
DOCUMENTAZIONE GIURIDICAMENTE RILEVANTE
(comprovante la legittimità
della spesa effettuata: bando, contratto, ecc. Varia a seconda delle tipologie di spesa)
GIUSTIFICATIVI DI SPESA
•
•
•
Fattura
Cedolino
Altro documento contabile di valore equivalente
GIUSTIFICATIVI DI PAGAMENTO (attestante l’effettivo esborso finanziario)
•
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•
•
•
•
Assegno circolare/bancario non trasferibile corredato da estratto conto
bancario attestante l’esborso finanziario
Mandato/ordine di pagamento quietanzato dall’ Istituto bancario e/o
tesoriere
Bonifico bancario dal quale si evinca importo e percipiente corredato da
estratto conto bancario attestante l’esborso finanziario
Ricevuta bancomat/carta di credito corredata da estratto conto bancario
attestante l’esborso finanziario
Copia conforme della contabilità ufficiale dell'ente per i pagamenti in
contanti (fino ad importo massimo di 500 € )
Infrastrutture e strutture edilizie
Principali condizioni di ammissibilità
• Acquisto, affitto, costruzione/ristrutturazione di infrastrutture e edifici
direttamente collegati agli obiettivi progettuali e aventi impatto
transfrontaliero.
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• E’ necessario che l’opera rimanga nella proprietà del beneficiario e sia
destinata alle finalità previste dal progetto (per almeno 5 anni dal
completamento)
• In caso di acquisto è necessaria una dichiarazione che attesti che
l’opera non ha fruito negli ultimi 10 anni di un precedente
finanziamento nazionale/comunitario
Infrastrutture e strutture edilizie
Documentazione giuridicamente rilevante
•
Per acquisto di edifici:
 Perizia giurata attestante il valore di mercato
 Estratti dal libro del catasto
 Dichiarazione del mantenimento dell’opera alle finalità di destinazione per almeno 5 anni (se non
altrimenti specificato nella decisione di approvazione da parte del CdP)
 Dichiarazione che l’immobile non ha fruito negli ultimi 10 anni di un precedente finanziamento
nazionale/comunitario
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
•
Per affitto di edifici:
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 Prospetto dal quale si evincano i canoni di locazione di cui si chiede il rimborso
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
•
Per costruzione/ristrutturazione infrastrutture e edifici:
 Documentazione comprovante l’espletamento delle procedure di evidenza pubblica applicabili
allegata alla checklist appalti debitamente compilata
 Dichiarazione del mantenimento dell’opera alle finalità di destinazione per almeno 5 anni (se non
altrimenti specificato nella decisione di approvazione da parte del CdP)
 SAL (e, a completamento dei lavori, dichiarazione di collaudo)
 Contratto per la realizzazione dei lavori
 Autorizzazioni previste dalla legge
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
Altri investimenti materiali e immateriali
Principali condizioni di ammissibilità
•
•
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•
•
Acquisto/affitto di terreni e acquisto/affitto/costruzione/ristrutturazione di
opere non infrastrutturali (percorsi cicloturistici, impianti di irrigazione, reti
telematiche, ecc.) direttamente collegati agli obiettivi progettuali e aventi
impatto transfrontaliero.
In caso di acquisto e costruzione è necessario che l’opera rimanga nella
proprietà del beneficiario e sia destinata alle finalità previste dal progetto (per
almeno 5 anni dal completamento dell’opera)
Per i tutti beni con vita utile superiore alla durata del progetto, può essere
richiesto il rimborso dell’intero costo del bene solo se costituisca l’output di
progetto (altrimenti rendicontabili le sole quote di ammortamento relative al
periodo di svolgimento delle attività progettuali)
Acquisto di terreni: max 10% del costo complessivo del progetto (fatta eccezione
per le operazioni a tutela dell’ambiente e in presenza di specifiche condizioni)
Altri investimenti materiali
Documentazione giuridicamente rilevante
•
Per acquisto di terreni:




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Perizia giurata attestante il valore di mercato
Estratti dal libro fondiario
Attestazione catastale sulla destinazione non agricola del terreno
Dichiarazione del mantenimento dell’opera alle finalità di destinazione per almeno 5 anni (se non
altrimenti specificato nella decisione di approvazione da parte del CdP)
 Dichiarazione che l’immobile non ha fruito negli ultimi 10 anni di un precedente finanziamento
nazionale/comunitario
 Decisione di autorizzazione dell’AdG per le operazioni a tutela dell’ambiente
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
•
Per acquisto di opere non infrastrutturali:
 Perizia giurata attestante il valore di mercato
 Estratti dal libro del catasto
 Dichiarazione del mantenimento dell’opera alle finalità di destinazione per almeno 5 anni (se non
altrimenti specificato nella decisione di approvazione da parte del CdP)
 Dichiarazione che l’opera non ha fruito negli ultimi 10 anni di un precedente finanziamento
nazionale/comunitario
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
Altri investimenti materiali
Documentazione giuridicamente rilevante
•
Per affitto di terreni/opere non infrastrutturali:
 Prospetto dal quale si evincano i canoni di locazione di cui si chiede il rimborso
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
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•
Per costruzione/ristrutturazione di opere non infrastrutturali:
 Documentazione comprovante l’espletamento delle procedure di evidenza pubblica
applicabili allegata alla checklist appalti debitamente compilata
 Dichiarazione del mantenimento dell’opera alle finalità di destinazione per almeno 5
anni (se non altrimenti specificato nella decisione di approvazione da parte del CdP)
 SAL (e, a completamento dei lavori, dichiarazione di collaudo)
 Contratto per la realizzazione dei lavori
 Autorizzazioni previste dalla legge
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
Dotazione di strumenti e attrezzature
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Principali condizioni di ammissibilità
• Si distinguono beni strumentali (normali attrezzature in uso presso il
beneficiario per lo svolgimento della sua attività: computer, stampanti,
proiettori ecc..) dalle attrezzature specialistiche che costituiscono
output di progetto.
• Nel primo caso è rendicontabile solo il costo dell’ammortamento
rapportato alla periodo e alla % di utilizzo sul progetto; solo in caso di
uso esclusivo per il progetto sarebbe rendicontabile l’intero costo.
• Nel secondo caso è ammissibile l’intero costo salvo il mantenimento
della proprietà e della destinazione d’uso per un periodo di 5 anni.
• Disposizioni specifiche per acquisto materiale usato: in particolare
dichiarazione che attesti che l’opera non ha fruito negli ultimi 7 anni di
un precedente finanziamento nazionale/comunitario
Dotazione di strumenti e attrezzature
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Documentazione giuridicamente rilevante
 Documentazione comprovante l’espletamento delle procedure di evidenza pubblica
applicabili allegata alla checklist appalti debitamente compilata
 Dichiarazione del mantenimento del bene alle finalità di destinazione per almeno 5
anni (solo per le attrezzature tecnico-scientifiche)
 Dichiarazione rilasciata dal venditore attestante la provenienza esatta del materiale e
comprovante che lo stesso non abbia fruito negli ultimi 7 anni di un precedente
finanziamento nazionale/comunitario (solo per materiale usato)
 Registro dei beni ammortizzabili
 Contratto d’acquisto/noleggio/leasing
 DDT/rapporto di installazione
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
PO Cooperazione Territoriale
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Prestazioni di servizio
Principali condizioni di ammissibilità
• Il beneficiario, pur mantenendo la responsabilità delle attività
progettuali e del finanziamento ricevuto può esternalizzare alcuni
servizi.
• I soggetti terzi (sia persone fisiche che giuridiche) dovranno essere
selezionati sulla base di procedure di evidenza pubblica (in fase di
rendicontazione si dovrà produrre apposita checklist appalti che dia
conto della pertinenza delle procedure seguite). Si richiede pertanto
l’applicazione del decreto legislativo n. 163 del 2006.
• E’ vietato il subappalto tra partner italiani dello stesso progetto.
• Sono compresi in tal voce anche i costi di impostazione,
coordinamento, monitoraggio dei progetti che complessivamente
dovranno essere ≤ 6% del costo del progetto.
Prestazioni di servizio
Documentazione giuridicamente rilevante
PO Cooperazione Territoriale
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 Documentazione comprovante l’espletamento delle procedure di evidenza
pubblica applicabili allegata alla checklist appalti debitamente compilata
 Contatto, convenzione o lettera di incarico
 SAL/relazione intermedia
 Timesheet giornate svolte (solo per contratti a misura o rendiconto)
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
Spese di personale
Principali condizioni di ammissibilità
•
•
PO Cooperazione Territoriale
Italia Svizzera 2007 - 2013
•
personale interno: dipendente (tempo determinato/indeterminato). Il suo
costo può essere rendicontato di norma nel limite della quota di
autofinanziamento (NB. Deroga per i beneficiari pubblici)
personale assunto per la realizzazione dell’operazione: personale esterno
assunto dai beneficiari specificamente per la realizzazione dell’operazione
(specifica da inserire nel contratto) (NB. anche collaborazioni instaurate
precedentemente ad alcune condizioni)
metodo di calcolo del costo di personale:
RAL+DIF+OS * h/uomo
h/lavorabili
•
RAL= retribuzione annua lorda in godimento
comprensiva di 13 e 14ma)
DIF= retribuzione differita (TFR)
OS= oneri fiscali e previdenziali
h/lavorabili= ore lavorative annue previste dal contratto
h/uomo= ore di impegno dedicate al progetto finanziato
Spese di trasferta: sono ammissibili esclusivamente con riferimento al
personale indicato nella lista di progetto, nel rispetto dei principi di
economicità e efficienza, a fronte di rendicontazione analitica e a rimborso
avvenuto da parte dell’ente di appartenenza
Spese di personale
Modello di calcolo
Dipendente
Mario Rossi
RAL
€ 50.000
DIF (TFR)
€ 3.700
OS (a carico del datore di lavoro)
€ 8.000
H/lavorabili
1760*
H/uomo rilevate da timesheet mese x
120
Costo Mario Rossi imputabile al PO per il mese x
=(50.000+3.700+8.000)*120/1760= € 4.200
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*Coefficiente standard calcolato su 220 giornate di 8 ore
NB: A prescindere dall’importo del cedolino per il mese in questione, l’importo
imputabile al programma e quindi da inserire a sistema in fase di
rendicontazione è quello che risulta dal calcolo svolto. L’importo degli oneri a
carico del datore di lavoro di cui all’F24 (che dovranno essere tuttavia allegati
assieme al cedolino a giustificazione della spesa dell’intero costo aziendale) non
sarà pertanto necessariamente inserito in una stringa separata del report di
rendicontazione. I singoli beneficiari potranno comunque optare per una
rendicontazione separata delle singole voci che compongono la spesa.
Spese di personale
Documentazione giuridicamente rilevante
•
Per il personale interno:





Ordine di servizio (solo per i dipendenti pubblici)
Contratto, convenzione o lettera d’incarico
Lista del personale attribuito al progetto
Timesheet mensile firmato e datato
Prospetto di ricostruzione del costo di cui si chiede il rimborso, comprendente il
riepilogo degli oneri sociali di cui si chiede il rimborso
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
PO Cooperazione Territoriale
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•
Per il personale assunto ad hoc:
 Documentazione comprovante l’espletamento delle procedure di selezione del
personale esterno
 Curriculum vitae
 Contratto, convenzione o lettera d’incarico
 Lista del personale attribuito al progetto con le specifiche sopra elencate
 Timesheet mensile
 Prospetto di ricostruzione del costo di cui si chiede il rimborso (comprendente il
riepilogo degli oneri sociali di cui si chiede il rimborso)
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
Spese di personale
Documentazione giuridicamente rilevante
•
Per spese di trasferta:
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 Autorizzazione alla missione
 Nota spese corredata da titoli di viaggio, fatture/ricevute per vitto e alloggio,
ricevute taxi e parcheggio, spese di autostrada, riepilogo del viaggio effettuato con
mezzo proprio (indicante tipologia del mezzo, targa, km di percorrenza e rimborso
spettante), contratto di autonoleggio
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
Formazione
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Principali condizioni di ammissibilità
• Sono spese ammissibili a titolo esemplificativo:

Affitto di sale

Acquisto/noleggio attrezzature

Compenso tutors e docenti

Costi per la stampa del materiale didattico

Indennità o retribuzioni corrisposte ai beneficiari delle attività
formative
• Rispetto delle procedure di evidenza pubblica qualora applicabili (es. per la
selezione dei docenti).
Formazione
Documentazione giuridicamente rilevante

PO Cooperazione Territoriale
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







Documentazione comprovante l’espletamento delle eventuali procedure di
selezione di tutors e docenti
Documentazione comprovante l’espletamento delle eventuali procedure di
evidenza pubblica (acquisto di attrezzature, ecc.) allegata alla checklist appalti
debitamente compilata
Contratti di acquisto/noleggio/leasing
Contratti/lettere di incarico con docenti e tutors
Piano formativo
Copia del materiale didattico
Registro formativo e delle presenze
Dettaglio costi con l’indicazione delle spese generali (costi indiretti)
Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
Spese generali
Principali condizioni di ammissibilità
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Spese generali dirette: sono le spese direttamente collegate al progetto e
dedicate specificatamente a quest’ultimo (linee telefoniche dedicate, contratto
d’affitto, ecc.)
Spese generali indirette: sono spese riconducibili indirettamente al progetto
ricavabili come % di incidenza del progetto stesso sulle spese generali dell’intera
organizzazione del beneficiario.
•
La % di incidenza viene calcolata e secondo un metodo equo che dovrà
essere conservato per tutta la durata del progetto.
•
Metodi di calcolo proposti

numero di ore lavorate sul progetto/numero ore totali aziendali
lavorabili

unità di personale dedicate al progetto/ numero di persone che
lavorano nell’intera organizzazione o dipartimento del beneficiario.

numero di metri quadri utilizzati dal personale dedicato al progetto/
superficie dell’intera organizzazione o dipartimento del beneficiario.
Spese generali
Documentazione giuridicamente rilevante
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Per le spese generali dirette:
 Documentazione comprovante l’espletamento delle eventuali procedure
di evidenza pubblica allegata alla checklist appalti debitamente compilata
 Contratti stipulati con eventuali fornitori
 Contratti per eventuali utenze dedicate
 Contratto di affitto
 Copie conformi dei documenti sui quali sono state apposte eventuali
marche da bollo
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
• Per le spese generali indirette:
 Prospetto di calcolo delle spese indirette
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
Promozione e comunicazione
Principali condizioni di ammissibilità
•
PO Cooperazione Territoriale
Italia Svizzera 2007 - 2013
•
•
•
•
Spese per organizzazione e attuazione di eventi (affitto sale; catering; spese
di stampa di brochure e materiale informativo; spese per attrezzature es.
videoproiettori,; servizi di società specializzate nell’organizzazione di eventi;
costi di interpretariato; compenso dei relatori; vitto, alloggio e trasporto dei
relatori) o partecipazione «attiva» a fiere e manifestazioni
Spese per attività di diffusione dei risultati (pubblicità sui mezzi di
comunicazione; conferenze stampa; pubblicazioni riguardanti gli esiti del
progetto e/o gli atti di convegni e seminari; costi di traduzione; brochure,
opuscoli e altro materiale promozionale sul progetto; produzioni video, DVD,
Cd-rom; realizzazione del sito web di progetto)
Non sono finanziabili manifestazioni artistiche una tantum né i compensi degli
artisti a meno che la loro presenza non sia direttamente collegata alle attività
e agli output del progetto.
Le spese relative a vitto, alloggio e trasporto del personale partecipante alle
riunioni di progetto dovranno essere imputate alla voce “Spese di trasferta” di
ciascun partner.
NB. E’ normale che alcune spese di comunicazione possano essere inserite
nella voce prestazione di servizio
Promozione e comunicazione
Documentazione giuridicamente rilevante
PO Cooperazione Territoriale
Italia Svizzera 2007 - 2013
 Documentazione comprovante l’espletamento delle eventuali procedure
evidenza pubblica allegata alla checklist appalti debitamente compilata
 Contratti stipulati con fornitori
 Contratti d’acquisto/noleggio/leasing
 Contratti di servizi/Lettere d’incarico e corrispondenti relazioni di attività
 Copia del materiale informativo
 Ordini del giorno, programmi e atti delle riunioni/seminari
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
Oneri finanziari e d’altro genere
Principali condizioni di ammissibilità
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PO Cooperazione Territoriale
Italia Svizzera 2007 - 2013
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Oneri relativi alle transazioni finanziarie transnazionali (quali ad esempio i
bonifici verso il territorio elvetico strettamente connessi alle attività del
progetto).
Le spese bancarie relative all’apertura e alla gestione dei conti, qualora
l’attuazione dell’operazione richieda l’apertura di un conto o di conti separati.
Le spese per consulenze legali, le parcelle notarili e le spese relative a perizie
tecniche o finanziarie nonché le spese per contabilità o audit se connesse
direttamente all’operazione e necessarie per la sua realizzazione
I costi delle garanzie fornite da banche o da altri istituti finanziari, se tali
garanzie sono prescritte dalla legislazione nazionale o comunitaria o da
prescrizioni dell’Autorità di Gestione (ad es. i costi relativi alle fideiussioni
bancarie richieste dall’AdG ai partner non pubblici ma anche altre garanzie se
disposte per legge.. ).
non sono rimborsabili gli interessi debitori, le commissioni per operazioni
finanziarie ad esclusione di quelle transnazionale gli altri oneri meramente
finanziari, le ammende e le penali.
Oneri finanziari e d’altro genere
Documentazione giuridicamente rilevante
PO Cooperazione Territoriale
Italia Svizzera 2007 - 2013
 Documentazione comprovante l’espletamento delle procedure di selezione di
consulenti, periti, auditors, ecc.
 Contratti relativi all’apertura di conti bancari
 Contratti di consulenza e corrispondenti relazioni di attività
 Polizze fidejussorie o altri contratti di garanzia
 Altri eventuali documenti previsti dalla normativa vigente
Alcuni elementi di attenzione
 Affidamenti in house
I requisiti chiave fissati dalla giurisprudenza per determinare la legittimità dell’affidamento
sono due :
a) l’amministrazione aggiudicatrice esercita sul soggetto aggiudicatario un "controllo
analogo" a quello esercitato sui propri servizi
b) il soggetto aggiudicatario svolge la maggior parte della propria attività in favore
dell’ente pubblico di appartenenza.
Controllo analogo  partecipazione totalitaria di una o più pubbliche amministrazioni
PO Cooperazione Territoriale
Italia Svizzera 2007 - 2013
 Imposte e tasse
 Iva non recuperabile
 IRAP in regime retributivo (e in presenza di personale assunto ad hoc sul progetto)
 Contributi in natura
Es. fornitura di terreni o immobili, attrezzature o materiali, attività di ricerca o professionali
o prestazioni volontarie non retribuite
Necessaria valutazione o perizia indipendenti
Importo max ammissibile = autofinanziamento