31 MAGGIO – 1 GIUGNO 2014
MARCELLINA (RM)
REGOLAMENTO GENERALE
1) TITOLO DELLA MANIFESTAZIONE
EXPO AGROALIMENTARE LAZIO 2014 - 1° Edizione
2) ORGANIZZATORE
La Manifestazione fieristica è organizzata da Ferrero Food Eventi di
seguito denominata Organizzazione.
3) LUOGO, DATA E ORARIO DEL SALONE
La manifestazione avrà luogo presso il Palazzo del Municipio di
Marcellina (Roma) dal 31 maggio al 1 giugno 2014.
L’orario di accesso per gli espositori sarà dalle 9.00 alle 21.00 del 31 e
dalle 10 alle 22.00 del 1 giugno,
l’orario di accesso per i visitatori sarà dalle 16.00 alle 21.00 del 31 e dalle
10.00 alle 20.00 del 1 giugno.
4) AMMISSIONE
a. Sono ammesse ad esporre ad EXPO AGROALIMENTARE LAZIO
2014 1° Edizione Aziende italiane ed estere le cui attività rientrino
nell’oggetto del Salone.
b. Previo accoglimento da parte della Segreteria organizzativa della
domanda di partecipazione, possono essere ammessi come espositori le
Aziende italiane ed estere che espongano direttamente o tramite loro
concessionari, agenti, rappresentanti, associazioni di categoria, enti
pubblici, organismi istituzionali che svolgono la loro attività nell’ambito
di settori inerenti la manifestazione.
c. L’Organizzazione si riserva, per il miglioramento della rassegna, la
facoltà di ammettere aziende o organismi non aventi i requisiti
sopraindicati e/o di escluderne altri e/o di vietarne la presentazione in più
stand.
d. L’ammissione alla Manifestazione e conseguente assegnazione
dell’area espositiva avverrà compatibilmente con la disponibilità di spazi
espositivi negli specifici settori e tenuto conto della tipologia dei prodotti
esposti, della modalità di commercializzazione e delle caratteristiche
produttive delle aziende.
e. La Segreteria organizzativa si riserva il diritto di rifiutare l’ammissione
alla Manifestazione quando essa ritenga, a suo insindacabile giudizio, che
il richiedente non presenti i necessari requisiti di idoneità.
In tal caso l’Organizzazione non è tenuta a motivare le sue decisioni. Il
rifiuto di ammissione non può dar luogo ad alcun indennizzo a titolo di
danno o di interesse.
5) DOMANDA DI PARTECIPAZIONE - ACCETTAZIONE DEL
REGOLAMENTO GENERALE
a. La domanda di partecipazione deve essere compilata sull’apposito
modulo, sottoscritta dal Titolare o dal legale rappresentante.
b. Le domande e il saldo importi per le aree espositive dovranno pervenire
entro il 29 aprile 2014; dopo tale data le domande verranno accettate con
riserva e inserite in lista di attesa. Con la sottoscrizione della domanda,
l’Espositore si impegna a partecipare alla manifestazione nell’area
espositiva che gli verrà assegnata e ad accettare senza riserva il
regolamento generale, i criteri di attribuzione dei settori espositivi e tutte
le prescrizioni integrative che verranno emanate in qualsiasi momento
nell’interesse della Manifestazione.
6) ISCRIZIONE
a. La domanda di partecipazione alla manifestazione, dovrà essere
accompagnata dal saldo quota della quota di iscrizione.
b. Quote di iscrizione: l’Azienda dovrà la quota relativa alla categoria
scelta o di appartenenza (Espositore A o B, Espositore in Collettiva,
Sponsor base, Sponsor Premium).
c. L’iscrizione al catalogo (cartaceo ed on-line) è di diritto e obbligatoria
per tutti gli espositori diretti, l’Azienda rappresentata e i marchi presenti
in fiera.
d. Gli importi dovranno essere corrisposti all’organizzazione tramite
bonifico bancario come indicato nella domanda di adesione.
e. Qualora la domanda non venisse accolta, l’importo versato verrà
restituito. L’Organizzazione avrà la facoltà di rifiutare l’ammissione
dell’Espositore, a suo insindacabile giudizio, quando la relativa domanda
non sia accompagnata dai previsti versamenti della quota di
partecipazione.
f. E’ fatto obbligo all’Espositore di specificare la ragione sociale ed i
relativi dati, compresi i dati fiscali delle Aziende rappresentate i cui
prodotti egli intenda esporre nel proprio desk, tramite la domanda di
partecipazione.
g. Dal 1 Gennaio 2011, in base al DLGS n. 8/2010, applicativo della
Direttiva UE n. 8/2008, gli Espositori esteri soggetti passivi d’imposta
non sono più tenuti al pagamento dell’IVA sul canone di partecipazione e
servizi connessi alla Manifestazione ad esclusione dei non soggetti passivi
IVA (es. privati); per poter individuare la tipologia del soggetto
committente (soggetto passivo/soggetto non passivo) è indispensabile
ricevere, prima dell’emissione della fattura, l’informazione della partita
IVA/Codice identificativo od altra idonea documentazione comprovante
lo status di società e non di privato. Si rende quindi assolutamente
necessario che le domande di partecipazione pervengano con le
informazioni di cui sopra; in caso contrario si dovrà procedere
all’emissione delle fatture con l’assoggettamento all’IVA italiana.
7) ASSEGNAZIONE DELL’AREA ESPOSITIVA
La conferma dell’assegnazione dell’area espositiva verrà comunicata
dall’Organizzazione mediante lettera raccomandata a.r., telefax o e-mail o
con qualsiasi altro mezzo idoneo ad assicurare la prova dell’avvenuto
ricevimento; essa sarà valida solo per l’espositore a cui sarà intestata. Non
è ammessa la cessione totale o parziale, anche gratuita dello spazio
assegnato a soggetti terzi. In caso di accertata infrazione le merci
introdotte ed esposte abusivamente potranno essere estromesse a rischio e
spese del titolare del posteggio. L’Organizzazione non è vincolata né da
eventuali richieste di collocamento dello spazio, né dalle richieste relative
all’entità in superficie dell’area espositiva: le stesse, formulate
dall’Espositore all’atto della compilazione e dell’invio della domanda di
partecipazione o comunicate successivamente, si intendono indicative e
preferenziali e non impegnano in alcun modo l’Organizzazione.
8) RINUNCIA
La firma del contratto obbliga al saldo delle spettanze anche in caso di
mancata partecipazione all’evento con le modalità previste dal contratto e
dal regolamento. L’Espositore avrà facoltà di recedere dal contratto
dandone comunicazione all’Organizzazione con lettera raccomandata
A.R. (anticipata via fax) almeno 40 giorni prima della data di inizio della
Manifestazione. Resta inteso che l’Organizzazione avrà il diritto di
trattenere il 40% della quota d’iscrizione a titolo di indennizzo e multa
penitenziale per l’esercizio del diritto di recesso. Qualora l’Espositore
inviasse comunicazione successivamente alla scadenza di tale termine (o
non inviasse alcuna comunicazione), in ogni caso (anche qualora
rinunciasse alla partecipazione) non avrà diritto ad alcun risarcimento
sulla quota di iscrizione.
9) CANONE DI PARTECIPAZIONE E QUOTA DI ISCRIZIONE
Le tariffe espositive si applicano all’intera superficie delle aree espositive
occupate. La quota di iscrizione comprende inoltre:
a) iscrizione a catalogo cartaceo e online;
b) assicurazione;
c) tessere espositori;
d) pulizie area circostante;
e) sistemi di sicurezza;
f) autorizzazione utilizzo logo EXPO AGROALIMENTARE LAZIO
2014 1° Edizione per pubblicità;
g) cavaliere indicativo dell’Azienda;
h) catalogo della Manifestazione.
10) ALLESTIMENTO DELLE AREE ESPOSITIVE
Le aree espositive saranno messe a disposizione degli Espositori dal
giorno 31 maggio 2014 alle ore 9.00. Tutti gli allestimenti e relativi
impianti dovranno essere costruiti rispettando le norme antinfortunistiche,
di prevenzione incendi e di ogni regola per la tutela della sicurezza
personale e materiale propria e di terzi. L’Espositore dovrà contenere il
proprio allestimento entro la superficie assegnatagli.
11) SGOMBERO AREE ESPOSITIVE E DIRITTO DI RITENZIONE E
RIVALSA
Dopo la chiusura della manifestazione, gli spazi devono essere sgomberati
entro le ore 22.00 del 1 giugno o il giorno successivo dalle ore 9.00 all ore
13.00. In difetto, l’Organizzazione non assume nessuna responsabilità per
le merci e i materiali e quanto vi fosse depositato e si riserva la facoltà di
procedere al loro ritiro, immagazzinamento e/o smaltimento senza alcuna
sua responsabilità ed a spese, rischio e pericolo dell’inadempiente. E’
fatto assoluto divieto di sgomberare, disallestire e smontare gli stand
prima delle ore 20.00 del 1° giugno.
12) CATALOGO UFFICIALE ESPOSITORI
L’iscrizione nel catalogo ufficiale della manifestazione è obbligatoria; gli
Espositori compariranno con Logo aziendale o con Intestazione come
comunicato all’atto di iscrizione. La segreteria organizzativa declina ogni
responsabilità per contenuti, errori od omissioni. Il catalogo
dell’Esposizione riporterà suddiviso per settore merceologico ed in ordine
alfabetico l’elenco delle Aziende espositrici.
13) TERMINI DI PAGAMENTO
Il saldo della quota di partecipazione dovrà essere effettuato
contestualmente all’invio della scheda di partecipazione timbrata e firmata
entro e non oltre il 29 aprile 2014. Il pagamento dovrà essere effettuato
secondo le modalità indicate nella scheda di partecipazione;
l’Amministrazione provvederà ad emettere le relative fatture nei giorni
immediatamente successivi alla ricezione del saldo.
14) SORVEGLIANZA GENERALE
L’Organizzazione provvede ad un servizio generale di vigilanza diurna e
notturna degli spazi espositivi. L’Organizzazione non si assume nessuna
responsabilità per furti, danneggiamenti e altri eventi dannosi che
dovessero verificarsi ai danni degli espositori e della merce presente nella
superficie allocata. La custodia e la sorveglianza degli spazi espositivi
durante l’orario di apertura della Fiera compete ai rispettivi espositori.
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MARCELLINA (RM)
15) PULIZIE AREE ESPOSITIVE
Il servizio di pulizia degli spazi comuni sarà effettuato dopo la chiusura
dei padiglioni a cura dell’Organizzazione. Il servizio comprende: pulizia
dei pavimenti, asportazione dei rifiuti ordinari e svuotamento dei cestini.
16) ASSICURAZIONI – LIMITAZIONI DI RESPONSABILITA’
a. Polizza “All Risks” beni degli Espositori. Le merci, i macchinari, i
materiali di allestimento e le attrezzature portati e/o utilizzati dagli
espositori devono essere coperti da polizza assicurativa del tipo “All
Risks” (tutti i rischi), con rinuncia alla rivalsa degli assicuratori nei
confronti di terzi. Tale copertura assicurativa viene messa a disposizione
dall’Organizzazione per un capitale minimo di € 5.000,00 per ogni
espositore ed il relativo importo.
b. Polizza di Responsabilità Civile verso Terzi. A questa assicurazione
provvederà l’organizzazione per tutti gli Espositori, facendoli rientrare
senza alcun onere nella propria polizza generale, che prevede un
massimale non inferiore ad € 1.000.000,00 (un milione).
c. Limitazioni di responsabilità. L’organizzazione declina ogni
responsabilità per danni consequenziali, danni di immagine, perdite di
fatturati ecc. La sottoscrizione della Domanda di Partecipazione implica
accettazione di tale limitazione di responsabilità dell’Organizzazione.
Anche per i danni diretti, ciascun Espositore accetta che l’Organizzazione
limiti la propria responsabilità ai valori delle merci presenti durante la
Manifestazione.
17) DANNI ALL’AREA ESPOSITIVA
Le aree espositive devono essere restituite nelle condizioni in cui sono
state prese in consegna. Le spese di ripristino sono a carico degli
espositori che sono anche responsabili dell’osservanza delle speciali
norme per l’uso delle strutture e degli impianti tecnici.
18) FORZA MAGGIORE
Nel caso di annullamento della manifestazione per cause non imputabili
all’Organizzazione le quote di iscrizione non saranno restituite.
L’organizzazione non potrà essere citata per danni a nessun titolo.
19) ATTIVITA’ VIETATE
E’ in genere vietato quanto possa arrecare pregiudizio, disturbo o danno al
regolare svolgimento della Manifestazione e dei suoi scopi ed in
particolare sono tassativamente proibite:
• l’esposizione di prodotti diversi dalla categoria merceologica segnalata
nella domanda di partecipazione;
• la pubblicità al di fuori del proprio stand. La pubblicità nei saloni
dell’Esposizione viene gestita esclusivamente dall’Organizzazione a
mezzo di propri concessionari esclusivi;
• la distribuzione e la consegna di qualsiasi materiale tecnico-divulgativo
e pubblicitario (riviste, manuali, volumi, opuscoli o
quant’altro) non di stretta pertinenza dell’espositore, il quale, peraltro
potrà provvedere alla distribuzione o alla consegna di
materiale pubblicitario purché di sua stretta pertinenza solamente presso il
proprio desk;
• l’introduzione di animali fatto salvo quelli per l’accompagnamento di
disabili;
• promuovere offerte, questue e oblazioni di qualsiasi genere, attività
religiosa, politica o sindacale;
• fumare all’interno di tutti i luoghi chiusi dell’Esposizione.
In caso di inosservanza anche di uno solo dei divieti, la domanda di
partecipazione alla manifestazione potrà essere risolta semplicemente
mediante comunicazione scritta all’espositore presso il suo stand. Ciò
comporterà l’immediata chiusura dello stand senza pregiudizio per i
corrispettivi dovuti dall’espositore oltre ad eventuali danni.
20) SANZIONI PER DISALLESTIMENTO ANTICIPATO
Durante lo svolgimento della manifestazione l’espositore è tenuto ad
essere presente nello spazio espositivo con i propri prodotti. L’abbandono
e lo smontaggio anticipato rispetto all’orario di chiusura stabilito per
l’ultimo giorno di manifestazione, comporta l’automatica applicazione di
una sanzione forfettaria di € 1000.00 + IVA per ogni area espositiva
interessata. Gli organizzatori di collettive sono pregati vivamente di
vigilare affinché i co-espositori si attengano a questo punto
delregolamento. Per le aziende che saranno inadempienti, oltre alla
sanzione, verrà valutata l’esclusione dalle successive edizioni della
Manifestazione.
21) SICUREZZA
Ogni Espositore è tenuto alla più scrupolosa osservanza dell’intero
sistema normativo vigente, in materia di tutela della salute e dell’integrità
fisica dei lavoratori, e della normativa giuridica, previdenziale e
assistenziale per tutto il periodo di durata della Manifestazione, inclusi i
tempi di montaggio e smontaggio degli allestimenti dei desks ed ogni altra
attività connessa. I comportamenti non conformi alle normative di
sicurezza, in particolare quando possono influire sulla sicurezza generale
dei saloni e dei terzi presenti, potranno essere oggetto di intervento da
parte dell’organizzazione e comportare la chiusura immediata dell’area
espositiva. Qualsiasi altra conseguenza che dovesse derivare
dall’inosservanza delle disposizioni sopra richiamate è unicamente
addebitabile alla responsabilità dell’Espositore e delle Imprese da questo
incaricate. L’Espositore è responsabile della conformità alla norme vigenti
di tutto quanto realizzato a sua cura nel proprio spazio in ordine ad
allestimenti, strutture, impianti, prodotti esposti, ecc. Ogni Espositore è
tenuto alla nomina del “Responsabile dello spazio espositivo”, figura che
(ai fini della sicurezza) assume nei confronti di tutti i soggetti
eventualmente interessati ogni responsabilità connessa alle attività svolte
per conto dell’Espositore per tutta la durata della permanenza nei saloni
del Municipio. A discrezione dell’Espositore e sotto sua completa
responsabilità, il “Responsabile dello spazio espositivo” può anche essere
persona fisica diversa in ciascuna delle tre fasi già richiamate
(allestimento, Manifestazione, smontaggio). Il nominativo
del Responsabile e relativi numeri di telefono di reperibilità, devono
essere indicati sulla Domanda di partecipazione. Eventuali variazioni o
integrazioni dovranno essere comunicate all’Organizzazione prima
dell’inizio dei lavori.
22) OBBLIGHI E RESPONSABILITA’ DELL’ORGANIZZAZIONE.
L’organizzazione risponde nei confronti dell’espositore della consegna
dello spazio espositivo come assegnato. L’espositore comunque esonera
l’organizzazione da ogni responsabilità nei limiti di cui all’art. 1229 Cod.
Civ. In ogni caso la responsabilità dell’Organizzazione è limitata al
pagamento di una somma pari al 30% della quota dovuto dall’Espositore
con l’esclusione di qualsivoglia ulteriore risarcimento del danno di
quest’ultimo.
23) SERVIZIO INFORMAZIONE E TUTELA DEI DIRITTI DI
PROPRIETA’ INDUSTRIALE E INTELLETTUALE
L’Azienda sottoscritta dichiara di aderire al regolamento del Servizio
Informazione e Tutela dei Diritti di Proprietà Industriale e Intellettuale e
di rispettarne l’attuazione, impegnandosi a non ostacolarne il
funzionamento.
24) DLGS 196/2003: TUTELA DELLA PRIVACY. Informativa sul
trattamento dei dati personali dell’Espositore.
1. L’Organizzazione è il “Titolare del trattamento” e informa l’Espositore
che i dati personali indicati nella Domanda di ammissione o rilasciati
anche successivamente sono necessari per l’esecuzione degli obblighi
relativi alla partecipazione alla Manifestazione, alla fornitura dei relativi
servizi e ai connessi adempimenti amministrativi, contabili e fiscali,
secondo le modalità e nei limiti indicati nella domanda e nel presente
Regolamento. Senza i predetti dati potrebbe non essere possibile
ammettere l’Espositore alla Manifestazione e fornire i correlati servizi.
Per dette finalità, i dati sono utilizzati, con modalità coerenti con gli scopi
sopra indicati e anche mediante ausilio di strumenti elettronici, da
strutture e personale a ciò incaricato dal Titolare del trattamento e dagli
altri soggetti (fornitori o tecnici) a cui i dati sono comunicati
esclusivamente per attività o
servizi relativi allo svolgimento della Manifestazione. L’elenco
aggiornato di tali soggetti è disponibile presso la nostra Azienda (ai
recapiti sotto indicati).
2. I dati dell’Espositore potranno essere inoltre trattati da per l’analisi
delle informazioni relative alla sua attività, alla partecipazione alle nostre
Manifestazioni ed ai servizi richiesti ai fini dell’individuazione, attraverso
anche elaborazioni elettroniche, delle sue preferenze e dei possibili servizi
e prodotti di suo interesse, nonché per la rilevazione della qualità dei
servizi, per il compimento di ricerche di mercato ed indagini statistiche. I
dati potranno altresì essere utilizzati dal predetto Titolare per
comunicazioni postali e telefoniche di carattere promozionale,
pubblicitario o commerciale nei confronti dell’Espositore. A tal fine,
potranno essere comunicati anche a società che collaborano con A.M.I., a
società del gruppo di quest’ultima, ad altri espositori, fornitori ed
operatori economici, nell’U.E. e all’estero, nonché diffusi attraverso la
pubblicazione, anche per via telematica, dei cataloghi delle
Manifestazioni. Per tali finalità non è necessario il consenso
dell’Espositore in quanto i dati trattati riguardano la sua attività
economica, imprenditoriale o professionale.
3. Previo consenso dell’Espositore i dati che lo riguardano possono essere
trattati dall’Organizzazione per finalità di invio anche tramite sistemi
automatizzati di chiamata, fax, e-mail, sms, mms, di materiale
pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato o
comunicazioni commerciali sulle manifestazioni fieristiche di suo
interesse e sui servizi e prodotti della nostra Azienda e delle società del
nostro Gruppo. Ove l’Espositore sia d’accordo i dati potranno essere
altresì trattati per l’invio, tramite sempre sistemi automatizzati di
chiamata, fax, e-mail, sms, mms, di comunicazioni commerciali,
promozionali e pubblicitarie, concernenti prodotti e servizi di terzi
(organizzatori, espositori, operatori coinvolti nelle manifestazioni
fieristiche od operanti anche in altri settori) interessati a proporre
vantaggiose offerte commerciali agli espositori che partecipano alle nostre
fiere e mostre. A tal fine, i dati potranno essere anche comunicati o ceduti
a tali soggetti in modo da permettergli di utilizzarli direttamente per
l’invio delle loro comunicazioni commerciali.
4. L’Espositore potrà in qualunque momento rivolgersi al Responsabile
per il riscontro alle richieste degli interessati presso l’organizzazione. ai
recapiti indicati nella Domanda o nel presente Regolamento, per
richiedere eventualmente di consultare o rettificare i propri dati personali
o di opporsi al loro trattamento (art. 7 del d.lgs. n. 196/2003, recante il
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MARCELLINA (RM)
Codice in materia di protezione dei dati personali). Presso i Titolari
(Ferrero Food - Eventi, Via S.ta Bernadette 76, 00167 Roma) potrà essere
richiesto anche l’elenco dei Responsabili del trattamento, nonché l’elenco
degli altri soggetti sopra indicati.
25) OBBLIGO DI OSSERVANZA DEL REGOLAMENTO GENERALE
L’Espositore si impegna a osservare e, ai sensi dell’art. 1381 Codice
Civile, a fare in modo che gli Espositori indiretti osservino, le norme del
presente Regolamento Generale per tutti i comportamenti ad essi riferibili
in base alle medesime norme.
26) FORO COMPETENTE
Per qualsiasi controversia è stabilito in via esclusiva a giudicare come
competente il Foro di Roma.
Data………………
Firma e timbro ………………………....................………………………..