NOTE OPERATIVE
(DAL 10 OTTOBRE 2012)
REGOLAMENTO DELLE MISSIONI PER IL PERSONALE DIPENDENTE E NON DIPENDENTE
DELL’UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI MILANO – BICOCCA
ARTICOLO 1 – Definizione di missione
Per missione si intende la prestazione di una attività svolta nell’interesse istituzionale dell’Ateneo, sia sul territorio
nazionale che all’estero, da parte di persone che abbiano l’indispensabile idoneità a portarla a pieno compimento. La
missione è strettamente personale e non sono ammesse missioni cumulative.
1
ARTICOLO 2 – Modalità di rimborso spese
Per rimborso spese si intende il rimborso dei costi sostenuti per le missioni effettuate in conformità al comma
precedente.
Per le missioni in Italia è previsto il rimborso analitico delle spese di viaggio, vitto, alloggio, iscrizione a convegno e di
alcuni servizi, nei limiti e secondo le modalità precisate negli artt.13 e 14.
Non è prevista alcuna indennità.
Per le missioni all’ estero sono previste due modalità di rimborso:
il rimborso analitico delle spese di viaggio, vitto, alloggio, iscrizione a convegno e di alcuni servizi, nei limiti e secondo
le modalità precisate negli artt. 13 e 15, senza alcuna indennità;
oppure
il rimborso alternativo che prevede oltre al rimborso delle spese di viaggio, la corresponsione di una somma
forfettaria aggiuntiva secondo le modalità precisate nell’ art. 16.
Per ogni viaggio è ammessa la scelta di un solo criterio di rimborso.
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ARTICOLO 3 – Sede di servizio
Per sede di servizio del personale universitario si intende il territorio del comune in cui è compresa la sede della
struttura di appartenenza oppure ove il soggetto opera, in forza di assegnazione da parte degli organi di governo, di
afferenza, di vincolo contrattuale o di svolgimento delle attività di formazione, di ricerca o di servizio da cui deriva la
qualifica di soggetto appartenente al personale universitario.
Nel caso di struttura dotata di più sedi, per sede di servizio si intende quella che viene stabilita con atto formale da parte
dell’Ateneo.
Se la località della missione corrisponde al Comune in cui l’interessato ha la propria sede di servizio o dimora abituale,
non sono riconosciute le spese di missione sostenute, tranne il rimborso documentato dei biglietti dei mezzi di trasporto
urbano.
Esempi:
1 – Un dipendente tecnico-amministrativo afferente alla sede di Monza deve recarsi a Milano per un
corso di formazione.
Al dipendente spetteranno i rimborsi di viaggio e vitto nei limiti stabiliti da questo Regolamento.
2 – Un dipendente tecnico-amministrativo afferente alla sede di Milano deve recarsi in Milano a
seguire un corso di formazione.
Al dipendente spetterà solamente il rimborso dei mezzi di linea (tram, autobus, metro, ecc.).
3 – Un docente universitario afferente alla sede di Monza fa parte di una Commissione esaminatrice
che si riunisce a Monza. Gli altri componenti provengono da altre città italiane. All’ora di pranzo si
recano tutti in una pizzeria di Monza. Tutti i Commissari presenteranno richiesta di rimborso delle
spese di vitto.
Al docente universitario afferente alla sede di Monza non spetterà alcun rimborso mentre gli altri
componenti potranno essere rimborsati.
3
ARTICOLO 4 – Ambito di applicazione
Il presente regolamento disciplina le modalità di conferimento degli incarichi di missione ed il trattamento economico
di rimborso delle spese per le seguenti categorie di personale:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
professori di I e II fascia, ricercatori sia a tempo indeterminato che determinato;
dirigenti o titolari di funzioni equiparate;
personale amministrativo, tecnico, collaboratori linguistici e ausiliari sia a tempo indeterminato che
determinato;
dipendenti di altre università (anche straniere) e di altre amministrazioni pubbliche inseriti in programmi
di ricerca, di mobilità o altre attività, con liquidazione della spesa su fondi specifici;
membri di organi collegiali di governo o centrali dell’Ateneo; membri di commissioni ufficiali per compiti
inerenti lo svolgimento del proprio incarico; membri di organi o commissioni costituite dal Rettore, dal
Direttore Amministrativo, dal Senato Accademico e dal Consiglio di Amministrazione; membri di
commissioni giudicatrici di concorso o di studio;
relatori invitati in occasione di congressi, simposi, lezioni ed attività seminariali;
titolari di assegni di ricerca, dottorandi, specializzandi, borsisti e studenti;
collaboratori esterni per lo svolgimento di attività al di fuori della prestazione dovuta per specifici
incarichi da effettuare al di fuori della sede stabilita per la prestazione, purché il corrispettivo pattuito non
sia già comprensivo di ogni e qualsiasi spesa da sostenere per portare a termine l’incarico;
personale estraneo alle Amministrazioni statali, ivi compreso il personale di cui agli artt. 25 e 26 del
D.P.R. 382/80, qualora sia preventivamente inserito, ove consentito, in programmi di ricerca, ovvero sia
titolare di particolari incarichi, purché il corrispettivo pattuito non sia già comprensivo di ogni e qualsiasi
spesa da sostenere per portare a termine l’incarico.
Al personale di cui ai punti 1), 2), 3), 4) competono il trattamento di missione e il rimborso spese secondo quanto
previsto dalla normativa vigente e disciplinato dal presente regolamento. Al personale di cui al punto 5) spetta il
trattamento di missione così come previsto dalla normativa vigente se assimilato a lavoro dipendente, mentre spetta il
solo rimborso spese se personale esterno non dipendente. Al personale di cui al punto 6) spetta il rimborso delle spese
nei limiti del presente regolamento ed eventualmente un compenso per l’attività svolta in occasione di congressi,
simposi, lezioni e seminari. Al personale di cui ai punti 7), 8) e 9) spetta il rimborso delle sole spese secondo quanto
stabilito dal presente regolamento.
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ARTICOLO 5 – Imputazione della spesa
Le spese per le missioni gravano sui fondi espressamente indicati allo scopo, disponibili nei rispettivi capitoli di
bilancio dell’Amministrazione centrale e delle strutture periferiche, sia provenienti da fondi stanziati
dall’amministrazione sia da finanziamenti destinati alla realizzazione di programmi di ricerca o da contratti con enti
pubblici o privati. Il presente regolamento non si applica nel caso in cui il rimborso spese e l’eventuale trattamento di
trasferta si riferiscano a missioni svolte nell’ambito di particolari progetti che presentano una normativa a parte per la
liquidazione di tali spese.
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ARTICOLO 6 – Documentazione della spesa
Il rimborso di tutte le spese disciplinate dal presente regolamento verrà effettuato sempre a fronte di presentazione di
pezze giustificative in originale, secondo quanto indicato negli artt. 13, 14 e 15.
In caso di lievi difetti formali della documentazione di spesa allegata, quali la mancanza del codice fiscale
dell’interessato su uno scontrino o l' assenza di traduzione di un documento di spesa scritto in una lingua diversa da
inglese, francese e spagnolo, è ammessa dichiarazione da parte dell’interessato e sotto la sua responsabilità che quanto
dichiarato ad integrazione della documentazione presentata corrisponde al vero. La dichiarazione dell’interessato è
ammessa purché sia chiaramente rilevabile la correlazione diretta tra i documenti presentati e la missione effettuata.
Nota operativa
Giustificativi di spesa:
1 - qualora i documenti giustificativi originali delle spese sostenute necessitino di ulteriori
dichiarazioni a supporto del rimborso richiesto, queste ultime dovranno essere effettuate dagli
interessati sul modulo “dichiarazione sostitutiva di atto notorio” (vedi modulistica) o tra le
annotazioni del modulo di missione. Con questa procedura è possibile, ad esempio, rimborsare un
voucher (vedi nota artt. 14 e 15).
L’interessato dovrà sottoscrivere una dichiarazione sostitutiva di atto notorio se durante lo
svolgimento della missione si verificano situazioni che determinano un cambiamento sostanziale
rispetto alla trasferta autorizzata (esempio: rientro anticipato o posticipato da una missione con
aggravio di costi). La predetta dichiarazione dovrà essere firmata anche dal responsabile del centro
di responsabilità (vedi art. 22).
2 – qualora sia impossibile presentare al rimborso l’originale del giustificativo di spesa ma sia
possibile farsi rilasciare dall’erogatore del servizio/fornitura una copia conforme all’originale,
quest’ultima potrà essere ammessa al rimborso unitamente alla dichiarazione sostitutiva di atto
notorio firmata dall’interessato e sottoscritta dal responsabile del centro di responsabilità, nella
quale deve essere indicato il motivo per il quale non è possibile presentare il documento originale.
3 – inoltre è possibile ammettere al rimborso:
-
i giustificativi di spesa, per i quali non è prevista nessuna emissione del giustificativo né
cartaceo né via e.mail, stampati direttamente dai siti internet nei quali sono resi disponibili;
-
i giustificativi in formato pdf inviati tramite e.mail: in questo caso è necessario trasmettere
sia il documento in pdf sia il messaggio di posta elettronica con il quale è stato inviato.
4 - NON sono ammessi al rimborso i giustificativi di spesa nei seguenti formati:
•
A - fotocopie, fermo restando i casi previsti dalle norme fiscali in vigore;
•
B - FAX;
•
C - i documenti inviati in allegato a messaggi di posta elettronica in formato DOC.
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ARTICOLO 7 – Durata delle missioni
Il rimborso di missioni continuative effettuate sul territorio nazionale nella medesima località è corrisposto fino ad un
massimo di 240 giorni continuativi. Tale limite è ridotto a 180 giorni per le missioni all’estero.
7
ARTICOLO 8 – Autorizzazione allo svolgimento della missione
Tutto il personale per poter svolgere la missione deve essere preventivamente autorizzato.
L’autorizzazione è concessa a domanda dell’interessato e a seguito di incarico, conferito dal titolare dei fondi su cui
grava la spesa o dal Capo Area, previa verifica della disponibilità di copertura della spesa relativa e della posizione
giuridica del soggetto.
L’autorizzazione è concessa :
1.
2.
3.
4.
dal Rettore per i suoi delegati per missioni che graveranno sul fondo rettorale;
dal Preside o suo delegato nel caso di missioni che interessino l’attività della Facoltà;
dal Direttore di Dipartimento, dai responsabili di centri autonomi di spesa o loro delegati, per tutto il
personale le cui missioni graveranno sui fondi di cui sono responsabili;
dal Direttore amministrativo o da ogni singolo capo area per il personale in servizio presso l’Amministrazione
centrale.
Nella richiesta di autorizzazione devono risultare i seguenti elementi:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
cognome e nome;
qualifica, matricola o livello;
località della missione;
giorno ed ora di inizio della missione e giorno di fine della missione, ovvero durata presumibile;
scopo della missione;
mezzo di trasporto usato (con idonea motivazione quando trattasi di mezzi straordinari);
fondo sul quale deve gravare la spesa.
Le missioni compiute da Rettore, Prorettore, Presidi, Direttori di Dipartimento, Direttore amministrativo, Responsabili
di centri autonomi di spesa, non sono soggette ad alcuna autorizzazione, pur rimanendo l’obbligo di sottoscrivere il
relativo incarico di missione.
Qualora ricorrano obiettive circostanze (ad esempio ricerche svolte in collaborazione tra più strutture), l’incarico di
missione potrà essere conferito anche al personale che presta servizio in strutture diverse da quella cui afferisce il
proponente. I costi relativi graveranno sui fondi della struttura autorizzante.
Della veridicità e completezza dei dati forniti sono responsabili coloro che li sottoscrivono, ciascuno per la parte di
propria competenza.
Un docente che si assenti per missione, anche se a carico di altri enti, per più di 30 giorni, ha l’obbligo di informare il
Coordinatore del Consiglio di Coordinamento Didattico di appartenenza. Se, a giudizio del Coordinatore, l’assenza
influisce in modo rilevante sull’attività didattica che l’interessato è tenuto a svolgere, l’autorizzazione del Responsabile
della struttura è subordinata al parere del Consiglio di Coordinamento Didattico cui competono i provvedimenti atti a
garantire il regolare svolgimento dell’attività didattica.
Nota operativa
Se il viaggio di servizio comprende più località, queste devono essere già comprese
nell’autorizzazione di missione.
Autorizzazione per svolgimento missione in auto con più persone:
(vedi note art. 17)
Autorizzazione
La richiesta di autorizzazione a recarsi in missione è relativa ad ogni uscita sul territorio.
Qualora l’uscita sul territorio riguardi un evento, che si articola in più date, gratuito o con un
rimborso spese complessivo di importo contenuto (esempio: € 20,00 in totale) si consiglia di
chiedere l’autorizzazione presentando un solo modulo di missione per tutto il periodo allegando il
calendario completo dell’evento o delle riunioni prestabilite. L’interessato dovrà consegnare a fine
corso l’attestato di partecipazione e contestualmente presentare richiesta di rimborso per le spese di
modesto importo complessivamente sostenute. Il rimborso verrà effettuato in unica soluzione.
Esempio:
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1 – Un assegnista di ricerca dell’I.N.F.N. deve recarsi a Parigi per partecipare ad un congresso nel
quale esporrà i risultati della ricerca che sta conducendo in Bicocca.
Il viaggio viene effettuato nell’interesse dell’Università Bicocca quindi si tratta di una missione i
cui estremi vanno riportati nel registro delle trasferte.
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ARTICOLO 9 – Personale in congedo per motivi di studio o di ricerca
Ai docenti collocati in congedo per motivi di studio o di ricerca, ai sensi del comma 1 dell’art. 17 del D.P.R. 382/80,
dell’art. 10 della legge 311/58 e dell’art. 8 della legge 349/58, Legge n. 230 del 4/11/2005 e D. Lgs. n. 164 del 6/4/2006
assegnatari di fondi di ricerca o inseriti formalmente in un gruppo di ricerca, in relazione a missioni direttamente
connesse con il programma della ricerca ed effettuati sul territorio nazionale o all’estero, compete soltanto il rimborso
delle spese documentate per viaggi, pernottamenti e pasti in relazione alla categoria di appartenenza, secondo quanto
previsto dalla normativa vigente in materia di missioni sul territorio nazionale e estero. Luogo di inizio e fine del
viaggio è considerato quello ove è ubicata l’istituzione presso la quale il docente sta usufruendo del congedo. Non
spetta alcun rimborso per il soggiorno nel luogo in cui è ubicata l’istituzione presso la quale il docente sta usufruendo
del congedo. Sono altresì rimborsabili sugli stessi fondi le spese relative alla iscrizione a convegni e seminari. Ai
professori e ricercatori collocati in aspettativa ai sensi dell’art. 7 della Legge n. 240 del 30.12.2010, che abbiano
mantenuto la titolarità dei progetti e dei relativi finanziamenti attivati da soggetti diversi dall’Università, spetta il
rimborso delle spese documentate con le stesse modalità di cui sopra.
Esempi:
1 – Un professore ordinario è collocato in congedo per motivi di studio e ricerca per sei mesi a New
York. Durante questo periodo chiede di poter partecipare ad una conferenza a Parigi oggetto dello
studio che sta conducendo negli U.S.A.. Al termine del periodo di congedo per studio e ricerca
l’interessato chiede il rimborso di: iscrizione alla conferenza di Parigi, viaggio A/R New YorkParigi e pernottamento per tutto il periodo di soggiorno nella capitale francese. Chiede inoltre il
rimborso dell’appartamento affittato a New York per sei mesi.
Al professore verranno rimborsati su fondi di ricerca: iscrizione alla conferenza, viaggio e alloggio
a Parigi. Nessun rimborso gli spetta per il suo soggiorno a New York.
2 - Un docente si deve recare in Giappone per un periodo di studio e ricerca di dodici mesi e chiede
di poter ottenere il rimborso del viaggio aereo di andata e ritorno.
Il rimborso del viaggio di andata e ritorno per la località in cui il docente effettuerà il periodo di
studio e ricerca non potrà essere rimborsato perché strettamente attinente al periodo di congedo. Per
lo stesso motivo l’Ateneo ed i centri autonomi di spesa non potranno effettuare assunzione di spesa.
3 – Un docente, mentre sta svolgendo un periodo di sabbatico a Pavia, ha necessità di recarsi per n.
45 giorni a Berna per condurre una ricerca scientifica. Al suo rientro in Italia chiede di poter
ottenere il rimborso di: viaggio in ferrovia Pavia-Berna-Pavia, vitto e alloggio in Svizzera.
Al docente saranno rimborsate le spese di viaggio, vitto e alloggio inerenti al suo soggiorno in
Svizzera.
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ARTICOLO 10 – Personale al seguito
Il personale di qualifica inferiore, in missione al seguito di dipendenti di grado più elevato, può essere preventivamente
autorizzato, con provvedimento motivato, a fruire di rimborsi di servizi di categoria superiore. La relativa
autorizzazione deve essere preventivamente concessa dal Responsabile della Struttura su cui graverà la spesa. I soggetti
accompagnatori di personale strutturato diversamente abile hanno diritto al rimborso delle spese così come previsto per
il personale inviato in missione, purché le pezze giustificative siano a loro intestate.
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ARTICOLO 11 – Distanza della località di missione
Il personale inviato in missione in località distante non più di 80 chilometri dalla sede di servizio o di abituale dimora è
tenuto a rientrare giornalmente in sede. Fanno eccezione le sotto elencate attività:
-
prima emergenza a seguito di eventi calamitosi e interventi di protezione civile;
tutela e rilevazione del patrimonio del territorio e dell’ambiente;
rilievi relativi a ricerche geologiche e/o scavi archeologici;
segreteria organizzativa di un Convegno/Seminario/Corso;
riunioni di personale afferente a varie Università e/o Enti italiani ed esteri;
collaborazione a progetti scientifici;
particolari motivazioni legate alla missione stessa previamente autorizzate dal Responsabile
della struttura.
Nota operativa
la distanza chilometrica si calcola dal centro-città della destinazione di partenza al centro-città della
destinazione di arrivo. Le località di arrivo e di partenza possono essere o la sede di servizio o
l’abituale dimora. Per il calcolo chilometrico si dovrà scegliere quella tra le due che si trova alla
distanza più breve rispetto alla località di missione.
Esempio:
1 - Tre dipendenti si devono recare a Como per due giorni consecutivi per un’esposizione fieristica
per la promozione dell’Ateneo Milano-Bicocca. Due di essi dimorano ed afferiscono alla sede di
Milano mentre il terzo dimora a Bergamo ed afferisce alla sede di Monza.
Tutti e tre non possono pernottare in Como e devono rientrare in sede giornalmente per recarsi
nuovamente a Como il giorno successivo. Infatti la distanza dalla dimora o dalla sede di servizio
rispetto alla destinazione della missione è inferiore a Km 80 ed il motivo della missione non rende
necessario il pernottamento nella località di missione.
2 – In Università sono stati predisposti dei seggi per lo svolgimento delle procedure elettorali che si
terranno in due giorni consecutivi. Alcuni dipendenti di questa Università sono stati assegnati ai
seggi allestiti presso le sedi universitarie poste fuori dal comune di Milano. Un dipendente di
Milano, che è stato assegnato alla sede di Lecco, situata a circa Km 60 dal capoluogo lombardo,
chiede di poter pernottare in loco visto l’impegno lavorativo richiesto. Al dipendente sarà
rimborsato anche l’importo relativo al pernottamento.
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ARTICOLO 12 – Mezzi di trasporto
La scelta del mezzo di trasporto deve rispondere a criteri di efficienza e di economicità. Il personale inviato in missione,
ove non sia stato autorizzato ad avvalersi di mezzi straordinari, è tenuto ad usare di norma il mezzo ordinario.
Sono mezzi ordinari:
1. il treno;
2. gli altri mezzi in regolare servizio di linea (nave, servizi automobilistici urbani o extra urbani, etc);
3. i mezzi di trasporto in dotazione all’Università degli Studi di Milano Bicocca;
4. l’aereo;
5. i taxi.
Sono considerati mezzi straordinari:
1.
2.
i mezzi noleggiati;
l’auto propria.
L’impiego dei mezzi straordinari è sempre subordinato a preventiva autorizzazione ed alla sussistenza di almeno una
delle seguenti condizioni:
- convenienza economica: la convenienza dovrà essere accertata raffrontando la spesa globale che si dovrebbe
sostenere (spese di viaggio, di vitto e/o pernottamento) nell’ipotesi di uso del mezzo ordinario e quella equivalente
per le stesse voci derivanti dall’uso del mezzo straordinario. A tal fine l’interessato dovrà indicare nella richiesta
ogni elemento utile di confronto. In particolare la convenienza economica per lo svolgimento della missione dovrà
essere valutata dal punto di vista dell’Amministrazione, tenendo conto di tutti i costi conseguenti alle possibili
alternative di svolgimento della missione;
- il luogo della missione non sia servito da ferrovia o il servizio ferroviario sia particolarmente disagiato e non vi
siano altri mezzi ordinari di linea;
- necessità di trasportare materiali o strumenti delicati e/o ingombranti indispensabili per il disimpegno del servizio;
- incompatibilità degli orari dei mezzi ordinari con le esigenze della missione.
Senza la sussistenza di almeno una di queste condizioni, al dipendente autorizzato che usufruisse ugualmente di mezzi
straordinari spetterà solamente il rimborso della spesa per l’utilizzo del mezzo ordinario più economico tra quelli
previsti dalla normativa vigente e per la tratta tra luogo di partenza e luogo di missione, previa presentazione di
documenti giustificativi a supporto della richiesta di rimborso spese (quali presentazione note di agenzie che attestino la
spesa con mezzo ordinario, ecc).
Fermo restando quanto sopra indicato, l’uso dell’auto propria prevede una disciplina specifica e differenziata a seconda
della categoria di personale:
Personale docente e ricercatori a tempo indeterminato
L’uso del mezzo proprio, secondo le condizioni di cui sopra, deve essere autorizzato anche quando non è chiesto il
rimborso della relativa spesa, ed è sempre subordinato alla sussistenza di valida copertura assicurativa. A tal fine il
soggetto dovrà compilare in tutte le sue parti il modulo di richiesta di autorizzazione all’uso dell’auto propria. E’
ammesso il rimborso delle spese con le modalità ed i limiti imposti dall’art. 13 del presente regolamento.
Personale contrattualizzato
L’uso dell’auto propria può essere autorizzato solo nel caso in cui si dimostri la sussistenza della condizione di effettiva
convenienza economica. Le altre condizioni previste per l’autorizzazione del mezzo straordinario non sono ammesse.
L’uso dell’auto propria quale mezzo di collegamento con l’aeroporto non è consentito. L’autorizzazione del mezzo
proprio prevede il solo riconoscimento della copertura assicurativa e nessun rimborso spese legate all’uso del mezzo,
ciononostante in presenza dei requisiti di cui sopra, questa Amministrazione ammette al rimborso l’equivalente del
biglietto a fascia chilometrica previsto per i viaggi in treno. Sarà usata, quale parametro di riferimento, la tabella
pubblicata da Trenitalia per le tariffe a fascia chilometrica previste per la Regione Lombardia.
L’uso del mezzo aereo e del taxi è sempre subordinato a preventiva autorizzazione per il personale tecnico
amministrativo e per il personale esterno di cui ai punti 7), 8), 9) dell’art. 4.
A tutto il personale è vietato l’utilizzo di mezzi a traino (es. caravan).
13
Note operative
Altri mezzi in regolare servizio di linea:
mezzi di linea urbani ed extra-urbani: è ammesso il rimborso del biglietto di tutti i mezzi di linea
urbani ed extra-urbani. E’ possibile rimborsare anche eventuali abbonamenti limitatamente alla
quota riferita ai giorni di missione purché l’abbonamento sia completo di tutte le sue parti. E’
ammesso il rimborso del mezzo di trasporto di linea urbana anche per missioni effettuate nel
Comune sede di servizio.
Esempio trasporto urbano:
- Un dipendente che dimora a Sesto San Giovanni è stato autorizzato ad andare in missione a Roma.
Il giorno della partenza il dipendente utilizza un autobus extra-urbano per recarsi alla Stazione
Centrale di Milano. Il dipendente chiede il rimborso del biglietto dell’autobus extra-urbano pari ad
€ 2,50.
La tratta Sesto San Giovanni – Milano corrisponde alla tratta casa-lavoro che è a carico
dell’interessato.
Al dipendente sarà rimborsato solo il valore del biglietto (€ 1,50) corrispondente allo spostamento
all’interno del Comune in cui ha sede il posto di lavoro (Milano). Lo stesso rimborso spetta anche
per le tratte urbane ferroviarie.
mezzi con funi:
i mezzi con funi sono da considerarsi mezzi ordinari di servizio.
soste intermedie:
la prima sosta intermedia è ammessa solo dopo Km 800 mentre le successive sono ammesse non
prima di Km 600. Qualora vengano utilizzati aerei o treni con cuccette non sono ammesse soste
intermedie. Fanno eccezione eventi eccezionali documentati quali scioperi, calamità, ecc..
permanenza nel luogo di missione:
1 - rimborso biglietti di viaggio relativi all’utilizzo di mezzi di linea con ulteriore permanenza nel
luogo di missione dopo il termine della trasferta o prima del suo inizio:
– se la permanenza viene effettuata nel luogo di missione anche per motivi personali è ammesso il
rimborso del viaggio di rientro in sede/dimora abituale o di arrivo nella località di soggiorno.
È necessario indicare sempre il motivo che ha imposto il prolungamento del soggiorno;
– se la permanenza viene effettuata in una località diversa da quella di missione per motivi
personali, sarà rimborsata solo la tratta utile per raggiungere la località di sosta se economicamente
più conveniente rispetto al viaggio di rientro in sede o abituale dimora.
A tal fine sarà necessario confrontare il costo delle due tratte da raffrontare con la stessa tipologia di
mezzo di trasporto e con la stessa classe di viaggio.
2 - rimborso pernottamento, vitto e trasporti locali con ulteriore permanenza nel luogo della
missione dopo il termine della trasferta o prima del suo inizio:
- se la permanenza nel luogo di missione avviene per motivi personali prima o dopo la fine
dell’attività da effettuare in trasferta, il pernottamento, il vitto ed i trasporti locali non saranno
rimborsati.
valutazione della convenienza economica (per noli e auto propria):
i preventivi di spesa devono essere sempre supportati da documenti giustificativi utili al confronto
dei costi.
La valutazione della convenienza economica in fase di autorizzazione si effettua considerando i
treni ad alta velocità nella classe di spettanza. In loro assenza si considerano i treni Eurostar,
Intercity, regionali, ecc.
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Se sul territorio da percorrere non è presente una linea ferroviaria, la comparazione deve essere
effettuata con altri mezzi di linea presenti sulla medesima tratta (esempio: autobus, aereo, ecc.).
Nelle missioni all’estero il mezzo utile per la valutazione economica è quello più veloce (aereo low
cost se esiste).
mezzo ordinario più economico:
il “mezzo ordinario più economico” è quello utilizzato per la valutazione economica.
uso del mezzo proprio per personale contrattualizzato:
se autorizzato ad utilizzare il mezzo proprio il personale contrattualizzato può ottenere solamente il
rimborso ferroviario a tratta chilometrica della Regione Lombardia della Società Trenord sia in
Italia sia all’estero (vedi art. 13).
Se l’autorizzazione all’uso del NOLO riporta una motivazione non corretta cioè non compresa tra
quelle indicate nell’art. 12 del presente Regolamento, spetta:
in Italia
all’estero
per tutto il personale
mezzo più economico: mezzo più veloce:
dipendente e non
treno AV o Eurostar o aereo low cost
dipendente
Intercity o Regionale
dell’Università
Se l’autorizzazione all’uso dell’AUTO PROPRIA riporta una motivazione non corretta cioè non
compresa tra quelle indicate nell’art. 12 del presente Regolamento, spetta:
in Italia
all’estero
Per il personale
mezzo più economico: mezzo più veloce:
Docente e Ricercatore treno AV o Eurostar o aereo low cost (se c’è)
a Tempo
Intercity o Regionale o o treno o pullman o
indeterminato
pullman o ecc.
ecc.
Per il personale
Nessun rimborso
Nessun rimborso
contrattualizzato
Esempi:
1 - Un dipendente deve andare in missione a Venezia lunedì 10 maggio per due giorni e rientrare a
Milano mercoledì 12 maggio. Parte da Milano venerdì 7 maggio alle ore 19.30 e si ferma a Venezia
per motivi personali sabato e domenica. Al termine della missione il dipendente chiede il rimborso
del viaggio in treno di andata e ritorno, del pernottamento e del vitto dei giorni 9-10-11 maggio
(domenica, lunedì, martedì).
Al dipendente saranno rimborsati: viaggio in treno di andata e ritorno, pernottamento dei giorni 10 e
11 maggio, vitto dei giorni 10,11 e 12 maggio. Il pernottamento ed il vitto relativo alla domenica 9
maggio non sono rimborsabili perché l’interessato si trovava a Venezia per motivi personali quindi
la missione inizia lunedì 10 maggio.
2 - Un dipendente dopo aver effettuato una missione a Firenze dal 2 al 5 luglio per partecipazione
ad un corso di formazione, si trattiene nella stessa città per altri due giorni per motivi personali.
L’interessato dopo essere rientrato in sede chiede il rimborso di: viaggio di andata e ritorno in treno,
pernottamento per le notti del 2,3,4 e 5 luglio, vitto e trasporti locali per tutto il periodo. Il
dipendente allega un attestato di partecipazione al corso con l’indicazione delle ore di frequenza.
Al dipendente saranno rimborsati: viaggio di andata e ritorno in treno, pernottamento per le notti del
2,3 e 4 luglio, vitto e trasporti locali del giorno 5 luglio fino all’orario di fine corso (termine
dell’attività lavorativa).
15
3 - Un dipendente parte da Milano ed effettua una missione a Roma. Al ritorno, però, non rientra a
Milano ma acquista un biglietto ferroviario per recarsi a Treviso.
Al dipendente non sarà rimborsata la tratta Roma-Treviso ma l’equivalente della tratta Roma-Milano.
16
ARTICOLO 13 – Rimborso delle spese di viaggio
Per determinare il rimborso delle spese di viaggio, si considera sede di partenza la sede più vicina alla località di
missione tra quella di servizio e l’abituale dimora. Nel caso in cui il Responsabile della struttura ritenga che, per
economicità della spesa, sia più conveniente operare in modo diverso potrà autorizzare modifiche del tragitto
rispetto a quanto previsto dalla norma precedente. Resta in ogni caso escluso il rimborso delle spese per il tragitto
tra luogo di dimora e località di servizio.
Sono rimborsabili le seguenti spese di viaggio:
Spese
Treno
Aereo
Nave
Taxi
Classe 1
Classe 2
Personale docente e ricercatore,
Revisori dei Conti, dirigenti e
personale esterno assimilabile
alla dirigenza
Personale di elevata
professionalità, personale
tecnico amministrativo,
dottorandi, assegnisti, titolari di
contratti di formazione
specialistica, borsisti, studenti e
altri esterni
Biglietto di I o II classe
Compartimento singolo
Supplementi vari
Prenotazione posto
Classe economica
Business class solo per i voli
intercontinentali di durata
superiore alle 5 ore
Mezzi di collegamento con
l’aeroporto quali autobus
extraurbano o treno
Tasse d’imbarco
Spese di agenzia
I o II classe + eventuali oneri di
prenotazione e tasse di imbarco
Biglietto di II classe
Carrozza con letti
Supplementi vari
Prenotazione posto
Classe economica
Business class solo per i voli
intercontinentali di durata
superiore alle 5 ore
Mezzi di collegamento con
l’aeroporto quali autobus
extraurbano o treno
Tasse di imbarco
Spese di agenzia
II classe + eventuali oneri di
prenotazione e tasse di imbarco
Importo massimo pari a 160 euro a Importo massimo pari a 160 euro a
missione e nei seguenti casi:
missione e nei seguenti casi:
1 - come mezzo di collegamento
con la stazione di partenza del
mezzo di linea;
1 - come mezzo di collegamento
con la stazione di partenza del
mezzo di linea;
2 - quando la località da
2 - quando la località da
raggiungere non è servita da mezzi raggiungere non è servita da mezzi
pubblici e non risulta disponibile pubblici e non risulta disponibile
un mezzo dell’Università;
un mezzo dell’Università;
3 - per spostamenti nell’area
urbana di svolgimento delle
missioni nel limite massimo
giornaliero di € 25,00 quando:
3 - per spostamenti nell’area
urbana di svolgimento delle
missioni nel limite massimo
giornaliero di € 25,00 quando:
sia in atto uno sciopero dei mezzi sia in atto uno sciopero dei mezzi
pubblici o in altre ipotesi
pubblici o in altre ipotesi
17
eccezionali adeguatamente
documentate;
eccezionali adeguatamente
documentate;
l’incaricato di missione si deve
l’incaricato di missione si deve
spostare in orario notturno (22.00 spostare in orario notturno (22,00
– 6.00);
– 6,00);
Noleggio mezzi di
trasporto
l’incaricato di missione non sia in
grado di deambulare producendo,
in questo caso, adeguata
giustificazione medica
l’incaricato di missione non sia in
grado di deambulare producendo,
in questo caso, adeguata
giustificazione medica
Se preventivamente autorizzato e
dietro presentazione del contratto
originale di noleggio e ricevuta di
pagamento
Se preventivamente autorizzato e
dietro presentazione del contratto
originale di noleggio e ricevuta d
pagamento
Carburante fino a 100,00 euro +
spese di parcheggio fino a 20,00
euro a missione + eventuali
pedaggi autostradali
Carburante fino a 100,00 euro +
spese di parcheggio fino a 20,00
euro a missione + eventuali
pedaggi autostradali
Spese
Personale docente e ricercatori a Ricercatori
a
tempo
tempo indeterminato
determinato,
dirigenti,
personale
di
elevata
professionalità,
personale
tecnico
amministrativo,
dottorandi, assegnisti, titolari
di contratti di formazione
specialistica, borsisti, studenti
e altri esterni
Auto propria
Se autorizzato, indennità chilometrica Se autorizzato e se è stata
pari ad 1/5 del costo di un litro di dimostrata la convenienza
benzina senza piombo + pedaggi economica, si rimborsa
autostradali + spese di parcheggio fino l’equivalente del biglietto
a 20,00 euro a missione.
ferroviario a fascia
chilometrica (vedi art. 12)
Parcheggio
in Se autorizzato all’uso del mezzo NON AMMESSO
Aeroporto
proprio e fino a euro 100,00 per
missione.
Documentazione per il rimborso delle spese di viaggio
Il rimborso delle spese di viaggio avviene dietro presentazione del biglietto di viaggio o di idoneo documento
valido ai fini fiscali (contenente sempre la tratta percorsa, l’importo e la data). Per i voli aerei è richiesta la carta di
imbarco o documento equivalente.
È ammesso il rimborso delle spese di viaggio anche in presenza di biglietti elettronici. Se sul biglietto elettronico il
nome di chi ha pagato il viaggio è diverso dal nome del passeggero (incaricato di missione) non si può procedere
al rimborso.
È ammesso il rimborso della spesa sostenuta per l’aereo su volo parzialmente utilizzato, sempre che l’interessato
presenti, per la liquidazione della missione, la nota rilasciata dall’agenzia di viaggio attestante il costo del biglietto
intero, il costo per la parte di volo usufruito, l’importo rimborsato e il ritiro del biglietto stesso da parte
dell’agenzia.
18
È ammesso il rimborso del biglietto aereo di andata e ritorno pur avendo usufruito solo di una delle due tratte e il
rimborso di un altro mezzo di trasporto se si dimostra mediante documentazione la convenienza dell’acquisto
(stampa di internet in cui figura il prezzo della stessa tratta oppure dichiarazione agenzia viaggi).
È ammesso il rimborso di spese di viaggio derivanti dall’acquisto di pacchetti turistici. In questo caso il rimborso
sarà effettuato dietro presentazione di fattura emessa dalla società erogatrice del servizio nella quale si evidenzino
i servizi offerti e pagati, con annesso biglietto aereo (anche elettronico) e carte d’imbarco.
Al personale inviato in missione spetta il rimborso delle spese di agenzia purché idoneamente giustificate con
fattura o ricevuta fiscale.
Nel caso di uso di auto propria, le percorrenze chilometriche debbono riferirsi alle distanze esistenti fra la sede di
servizio e la località di destinazione della missione. Nel caso in cui la località di partenza o di arrivo indicata sia
diversa da quella della sede di lavoro o di abituale dimora, verrà computata tale distanza se, dal calcolo, risulti una
convenienza economica per l’amministrazione.
È ammesso l’utilizzo dell’auto anche per missioni all’estero, fermi restando i limiti previsti per le missioni sul
territorio nazionale. L’incaricato di missione, per ottenere l’autorizzazione all’uso dell’auto, dovrà produrre un
preventivo di spesa che comprenda il costo del viaggio di andata e ritorno con il mezzo più veloce (es. aereo) e, nel
caso in cui dovesse effettuare una sosta intermedia, il costo per il pernottamento. Il responsabile del Centro di
costo valuterà la spesa complessiva e, solo se la missione in auto dovesse risultare economicamente più
conveniente, potrà concedere l’autorizzazione; in tal caso saranno rimborsati i km percorsi per il viaggio di andata
e ritorno.
Note operative
Aereo:
Per il rimborso del biglietto aereo occorrono il ticket elettronico e le carte d’imbarco anche in
presenza di fatture, estratti conto, bolle, ricevute, note, ecc. emesse da agenzie viaggi.
E’ possibile dichiarare l’eventuale smarrimento delle carte d’imbarco utilizzando il modulo
“dichiarazione sostitutiva di atto notorio” oppure indicarlo tra le annotazioni del richiedente sul
modulo di missione.
Per tutte le tipologie di voli acquistati sarà rimborsato il costo del volo escludendo l’importo
relativo all’assicurazione.
Solamente per i voli low cost sono ammesse al rimborso ulteriori voci facoltative quali, ad
esempio: check-in on line, supplemento bagaglio, imbarco prioritario, pacchetto SMS,
prenotazione posto.
Devono presentare l’autorizzazione per l’uso dell’aereo: personale tecnico-amministrativo,
dottorandi, assegnisti, specializzandi, studenti, tirocinanti, borsisti vari, CO.CO.CO.,
occasionali e professionisti.
Qualora uno dei soggetti sopra indicati desideri effettuare un volo intercontinentale che ha
durata superiore alle cinque ore in classe business dovrà chiedere l’autorizzazione sia per l’uso
del mezzo aereo sia per la classe di volo.
Esempi rimborso Aereo:
1 - Un tecnico sanitario deve recarsi in Romania ed è stato autorizzato all’uso dell’aereo in
classe business.
Al dipendente sarà rimborsato il volo in classe economy perché si può ottenere il rimborso del
biglietto aereo in classe business solo per voli intercontinentali superiori alle cinque ore di
viaggio.
2 - Un dottorando di ricerca deve recarsi a Parigi per raccogliere dati per la sua tesi ed utilizza
l’aereo senza chiedere la relativa autorizzazione.
Al dottorando non sarà rimborsato il volo perché il suo utilizzo era vincolato alla concessione
della specifica autorizzazione.
3 - Un dipendente dopo aver effettuato una missione chiede il rimborso dell’aereo e dei diritti
di agenzia presentando l’estratto conto rilasciato dall’agenzia viaggi e le carte d’imbarco.
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Al dipendente non può essere rimborsato né il costo del volo né i diritti di agenzia perché non
ha consegnato il biglietto aereo e neppure la ricevuta fiscale relativa ai diritti di agenzia.
4 - Un dipendente per ottenere il rimborso dell’aereo utilizzato in missione, presenta al
rimborso il solo itinerario del volo e le carte d’imbarco.
Per effettuare il rimborso del volo al dipendente è necessario che il dipendente consegni il
biglietto aereo o la ricevuta del biglietto elettronico;
5 - Un dipendente deve acquistare via internet un biglietto elettronico per un volo di A/R a
Londra. La sua carta di credito è momentaneamente fuori servizio e chiede ad un collega di
effettuare l’acquisto in sua vece.
Al dipendente non sarà rimborsato il costo del volo perché è possibile rimborsare solo le spese
sostenute dall’incaricato di missione e non da terzi.
Note operative
Taxi:
Nel caso in cui la località non fosse servita da mezzi di linea l’interessato può dichiararlo
utilizzando il modello “dichiarazione sostitutiva dell’atto notorio” oppure tra le note del
modulo di missione.
Devono presentare l’autorizzazione per l’uso del taxi: personale tecnico-amministrativo,
dottorandi, assegnisti, specializzandi, studenti, tirocinanti, borsisti vari, CO.CO.CO.,
occasionali e professionisti (vedi art. 4 – punti 7, 8 e 9).
L’utilizzo del taxi è ammesso per ogni singola situazione elencata nel sopra riportato art. 13 del
presente Regolamento.
Si precisa inoltre che il taxi è ammesso come mezzo di collegamento sia con la stazione di
partenza sia con quella di arrivo del mezzo di linea.
In caso di utilizzo del taxi in orario notturno è utile che l’interessato ne specifichi l’orario tra le
note del modulo di missione.
Durante una missione l’utilizzo del taxi è sottoposto a due limiti di tipo economico:
• il limite massimo di spesa relativo a tutta la missione è pari ad € 160,00
• oltre al limite sopra indicato, per i soli spostamenti nell’area urbana, il limite giornaliero
di spesa è pari ad € 25,00. Sono esclusi dal limite giornaliero di spesa i collegamenti
con le stazioni dei mezzi di linea situati all’interno dell’area urbana.
Esempi rimborso Taxi:
1 - Un professore deve recarsi in una azienda agricola che si trova in una località lontana dal
centro abitato e non servita da mezzi di linea. Al suo ritorno il professore dichiara l’assenza dei
mezzi pubblici scrivendo una nota sul modulo di missione e chiedendo contestualmente il
rimborso di due ricevute di taxi: una per l’andata ed una per il ritorno.
Al professore sarà rimborsato l’utilizzo del taxi perché ha dichiarato l’assenza dei mezzi di
linea, nello spazio dedicato alle annotazioni del richiedente del modulo di missione.
2 - Un commissario proveniente da Roma soggiorna a Milano per partecipare agli esami di
stato per tre giorni consecutivi. Il primo giorno utilizza il taxi per recarsi dalla Stazione
Centrale all’Università con una spesa di € 27,50, il secondo giorno per spostarsi comodamente
in città per un tragitto pari ad € 27,00 e il terzo giorno, per un tragitto effettuato durante uno
sciopero dei mezzi di linea per un costo pari ad € 32,00. Il taxi utilizzato il terzo giorno supera
il limite massimo giornaliero di € 25,00. Il commissario chiede il rimborso di tutti i taxi
utilizzati.
20
Al commissario saranno rimborsati complessivamente due taxi:
• taxi del primo giorno € 27,50 - corretto
• taxi del secondo giorno € 27,00 – non ammesso
• taxi del terzo giorno
€ 32,00 – corretto e rimborsabile fino al limite di € 25,00.
3 - Un professore inglese arriva a Milano per svolgere la sua attività di commissario per un
esame finale di dottorato internazionale ed utilizza un aereo per andare e tornare da Londra
nella stessa giornata. Sceglie di utilizzare il taxi come mezzo di collegamento con l’aeroporto di
Orio al Serio. Ogni viaggio in taxi costa al commissario € 98,00.
Al professore inglese saranno rimborsati due taxi fino ad un massimo di € 160,00.
4 - Un tecnico amministrativo dell’amministrazione centrale è stato autorizzato a svolgere una
missione a Roma. Durante il soggiorno l’interessato utilizza un taxi per muoversi agevolmente
in città ed un altro per recarsi velocemente alla stazione ferroviaria.
Al dipendente non sarà rimborsato alcun taxi perché non è stato preventivamente autorizzato
all’uso di questo mezzo di trasporto.
Note operative
Noleggio mezzo di trasporto:
Per procedere al rimborso di questa spesa è necessario che il contratto di noleggio e la ricevuta
di pagamento debbano essere intestate all’incaricato di missione preventivamente autorizzato al
noleggio del mezzo di trasporto.
Diritti di Agenzia Viaggi:
E’ ammesso il rimborso dei diritti di Agenzia Viaggi per l’emissione di biglietti, pacchetti
turistici e altri servizi purché attestati mediante un documento fiscalmente valido (scontrino
fiscale, fattura, ricevuta fiscale). Quando un’Agenzia Viaggi emette un ticket elettronico per un
viaggio aereo, per ottenere il rimborso dei diritti di agenzia (fee), questi ultimi dovranno essere
ugualmente attestati come sopra.
Infine, i corrispettivi emessi dall’Agenzia di Viaggio possono essere attestati mediante un
“tagliando sostitutivo della ricevuta fiscale” che, in base alla risoluzione n. 125/E del
29/09/2004, riporta gli stessi dati e notizie previsti per il biglietto di trasporto ed ha carattere di
scontrino fiscale.
E’ ammesso il rimborso dei diritti di agenzia anche utilizzando il metodo alternativo purché i
diritti stessi siano strettamente correlati con il biglietto di viaggio relativo alla medesima
missione (vedi art. 16).
Esempio:
Quattro dipendenti si recano in Agenzia Viaggi per acquistare altrettanti servizi di viaggio
come di seguito riportato:
A – viaggio aereo andata e ritorno a Parigi. L’Agenzia Viaggi rilascia un ticket elettronico
ed una bolla di accompagnamento sulla quale espone i diritti di agenzia pari ad € 20,00;
B – pacchetto albergo e viaggio in aereo andata e ritorno a Bruxelles. L’Agenzia Viaggi
rilascia un documento fiscale con l’indicazione dei servizi fatturati e l’esposizione dei
diritti di agenzia pari ad € 35,00;
C – viaggio in treno andata e ritorno a Brindisi. L’Agenzia rilascia uno scontrino fiscale con
l’indicazione dei diritti di emissione pari ad € 2,00;
D – viaggio aereo andata e ritorno a Roma. L’Agenzia Viaggi emette “tagliando sostitutivo
della ricevuta fiscale” esponendo anche i diritti di agenzia pari ad € 15,00.
Saranno rimborsati i diritti di agenzia degli esempi B-C-D mentre non saranno rimborsati quelli
21
dell’esempio A perché non esposti su scontrino fiscale o ricevuta fiscale o fattura o “tagliando
sostitutivo della ricevuta fiscale”.
Note operative
Auto:
Al personale docente ed ai ricercatori a tempo indeterminato è consentito l’uso dell’auto
privata. Il rimborso è relativo al tragitto per raggiungere e per tornare dal luogo di missione e
deve essere il più breve e diretto possibile. Non è ammesso il rimborso chilometrico per
ulteriori spostamenti.
Il rimborso chilometrico per missioni svolte sul territorio nazionale verrà calcolato utilizzando
le rilevazioni pubblicate sul sito del Ministero delle Attività Produttive riferite all’inizio di ogni
mese.
Il rimborso chilometrico per missioni effettuate all’estero nei Paesi dell’Unione Europea verrà
calcolato
utilizzando
i
valori
riportati
nella
pagina
http://ec.europa.eu/energy/observatory/oil/bulletin.
Per i Paesi extra U.E. avverrà rilevando il valore di un litro di benzina dalla ricevuta di un
rifornimento di carburante effettuato nel Paese d’interesse.
“Mezzo ordinario più economico” - vedi note art. 12.
Non è possibile concedere l’autorizzazione all’uso dell’auto all’estero se non si può comparare
i costi rispetto all’uso dei mezzi di linea perché l’economicità della spesa va sempre dimostrata.
Il riepilogo dei costi deve essere supportato da documenti giustificativi (esempio: stampe da
internet, fax, ecc.).
Esempi auto:
1 - Un docente ha utilizzato la propria auto per recarsi in missione ottenendo un’autorizzazione
con una motivazione non compresa tra quelle ammesse dal Regolamento Missioni. Al suo
rientro in sede chiede il rimborso dei chilometri percorsi, dei pedaggi autostradali e del
parcheggio.
Al dipendente sarà rimborsato l’equivalente del biglietto di viaggio riferito al mezzo ordinario
più economico nella classe di spettanza (vedi prospetto art. 12) ma non potrà ottenere il
rimborso dei pedaggi autostradali e del parcheggio.
2 - Un docente, autorizzato ad utilizzare la propria auto, si reca in missione sulle Alpi francesi
ed al rientro chiede il rimborso dei chilometri percorsi.
Al dipendente saranno rimborsati i chilometri di andata e ritorno percorsi:
-
sul territorio italiano moltiplicati per il valore di un quinto di un litro della benzina
senza piombo;
sul territorio del Paese della Comunità Europea (Francia) moltiplicati per il costo di un
quinto di un litro benzina della Francia.
3 - Un docente parte da Milano e, attraversando il territorio della Slovenia, si reca in Croazia
con l’auto propria autorizzata ed al suo rientro chiede il rimborso chilometrico.
Al dipendente saranno rimborsati:
-
in Italia i chilometri di andata a ritorno moltiplicati per il valore di un quinto di un litro
della benzina senza piombo;
in Slovenia i chilometri di andata e ritorno moltiplicati per il valore di un quinto di
benzina rilevabile dalla tabella pubblicata dal Ministero delle Attività produttive;
in Croazia i chilometri di andata e ritorno moltiplicati per il valore di un quinto di
22
benzina rilevabile da un giustificativo di spesa relativo al un rifornimento di carburante
effettuato all’interno Paese.
4 - Un docente si deve recare a Ginevra ed è stato autorizzato ad utilizzare la propria auto.
Durante il soggiorno nel luogo di missione l’interessato utilizza l’auto per spostarsi all’interno
della città ed al rientro in sede chiede il rimborso anche dei chilometri percorsi al suo interno.
Al dipendente spetta solo il rimborso dei chilometri per andare e tornare da Ginevra. I percorsi
effettuati nella località di missione o all’interno del luogo in cui ha sede il proprio lavoro non
sono rimborsabili.
Note operative
Parcheggio in aeroporto:
- L’utilizzo dell’auto propria, se preventivamente autorizzato, permette il rimborso del
solo parcheggio in aeroporto al personale docente ed ai ricercatori a tempo
indeterminato fino al limite massimo di € 100,00 a missione. Sono esclusi dal rimborso
i chilometri percorsi ed i pedaggi autostradali da e per l’aeroporto stesso.
- Al personale contrattualizzato non è consentito l’uso dell’auto propria per recarsi in
aeroporto.
Esempio parcheggio in aeroporto:
- Un professore è stato autorizzato ad utilizzare la propria automobile come mezzo di
collegamento con l’aeroporto per lo svolgimento di una missione in Germania. Il professore al
suo ritorno chiede il rimborso del ticket autostradale, del parcheggio in aeroporto e dei
chilometri percorsi per raggiungere l’aeroporto stesso.
Al professore sarà rimborsato solo il parcheggio in aeroporto fino al un massimo di € 100,00.
23
ARTICOLO 14 – Altre spese rimborsabili per missioni sul territorio nazionale
Oltre alle spese di viaggio sono ammesse al rimborso:
- le spese di vitto ed alloggio;
- le quote di iscrizione a congresso;
- le spese per alcuni servizi accessori
nei limiti e con le modalità precisate nei commi seguenti.
1– SPESE DI VITTO E ALLOGGIO:
Sono rimborsate entro i seguenti limiti di spesa:
Classe 1
Classe 2
Personale docente e
ricercatore, Revisori dei
Conti, dirigenti e personale
esterno assimilabile alla
dirigenza
Personale di elevata
professionalità, personale
tecnico amministrativo,
dottorandi, assegnisti,
titolari di contratti di
formazione specialistica,
borsisti, studenti e altri
esterni
Spese per pasti
Per missioni di durata tra le 6 e le 12
ore spetta il rimborso di un solo pasto
al giorno mentre per missioni di durata
superiore alle 12 ore spetta il rimborso
di due pasti giornalieri. In entrambi i
casi il limite giornaliero è pari ad euro
60,00
Per missioni di durata tra le 6 e le 12
ore spetta il rimborso di un solo pasto
al giorno mentre per missioni di durata
superiore alle 12 ore spetta il rimborso
di due pasti giornalieri. In entrambi i
casi il limite giornaliero è pari ad euro
45,00.
Spese per alloggio
limite massimo di 200,00 euro a
notte
limite massimo di 150 euro a notte
È ammesso l'uso di foresterie o altre strutture ricettive quando più convenienti degli alberghi.
Nei casi di missione continuativa nella medesima località di durata superiore a 10 giorni è consentito il rimborso
per la spesa sostenuta per il pernottamento in residenza turistico alberghiera, sempre che risulti economicamente
più conveniente rispetto all’eventuale costo che si sarebbe sostenuto per l’albergo nella medesima località.
Per l’espletamento delle attività legate esclusivamente al territorio quali eventi di protezione civile (esempio:
frane, smottamenti, eruzioni vulcaniche, ecc.), rilievi e campionamenti di acque e terreni e attività didattiche svolte
in territori particolarmente disagiati e/o isolati, è ammesso il rimborso delle spese sostenute per il soggiorno in
strutture turistico alberghiere (ad. es. bungalow) e campeggi (esempio: camper, tenda, ecc.) anche per periodi di
durata inferiore a 30 giorni.
Il riconoscimento delle spese di vitto e alloggio è subordinato alla presentazione delle fatture o delle ricevute
fiscali regolarmente intestate al fruitore della prestazione, salvo nel caso in cui sia rilevabile la correlazione diretta
tra i documenti e la missione stessa. Per i pasti potranno essere ammessi a rimborso gli scontrini fiscali, quali
documenti sostitutivi di fattura o ricevuta fiscale, come consentito dalla vigente normativa fiscale sulla
certificazione dei corrispettivi, purché dagli stessi si evincano il tipo di esercizio comunque abilitato alla
ristorazione o che fornisce il servizio, la descrizione della consumazione, la ragione sociale, i dati fiscali del
richiedente integrati sullo scontrino.
Qualora accada che, in un solo documento fiscale, vengano indicati più coperti, sarà rimborsato l’equivalente di un
solo coperto determinato dalla suddivisione del totale per il numero dei coperti. In questo caso è necessario che
almeno uno dei soggetti interessati sia afferente a questa Università e all’interno della documentazione relativa al
rimborso sia conservato l’originale della ricevuta.
Nel caso di uso di foresteria è ammesso il rimborso della spesa sostenuta dietro presentazione di regolare ricevuta
quietanzata comprovante l’avvenuto pagamento.
24
2 – QUOTE DI ISCRIZIONE:
È ammesso il rimborso della:
-
quota di iscrizione a convegni, dietro presentazione di fattura quietanzata o di un documento originale
quietanzato rilasciato dalla segreteria organizzativa del convegno;
-
iscrizione ad associazioni, tutorial, spese per ammissioni e valutazioni di lavori scientifici, qualora queste
siano vincolanti per l’iscrizione al convegno stesso e dietro presentazione di idoneo documento valido ai
fini fiscali.
3 – SERVIZI ACCESSORI:
Nel limite massimo giornaliero di € 30,00 sono ammesse al rimborso le spese per i seguenti servizi:
-
internet;
spese postali e telegrafiche e trasmissione fax;
lavanderia;
fotocopie;
deposito bagagli;
commissioni bancarie;
cancelleria;
dispense, opuscoli e stampati.
Trattandosi di spese soggette a tassazione per gli importi eccedenti la quota esente prevista dalla normativa
vigente, quando si richieda il rimborso di queste spese la liquidazione per il personale di cui ai punti da 1) a 5)
dell’art. 4 sarà effettuata dall’Ufficio Missioni di questo Ateneo.
Note operative
Intestazione dei documenti fiscali:
Quando lo scontrino fiscale non è integrato meccanicamente con il codice fiscale dell’interessato o
quando la ricevuta fiscale non riporta i dati fiscali del consumatore, è utile scrivere gli stessi
utilizzando la “dichiarazione sostitutiva di atto notorio”. In alternativa è possibile, solo per le
ricevute dei pasti (no albergo), effettuare queste annotazioni direttamente sul retro del documento
fiscale (nome, cognome e codice fiscale del soggetto).
Solitamente le ricevute rilasciate dai Bed and Breakfast non sono né ricevute fiscali né fatture bensì
dei bollettari che, per avere valore fiscale, devono essere datati e numerati progressivamente. Inoltre
devono contenere cognome, nome e codice fiscale del titolare, la natura della prestazione ed il
relativo importo. Il rimborso potrà essere effettuato anche se il documento originale non è bollato.
Pasti:
- in Italia: sono ammessi al rimborso solo i documenti fiscali che identificano i pasti principali per
ogni giorno di missione:
- personale in classe 1 : 1 o 2 pasti per un massimo di 60,00 euro
- personale in classe 2 : 1 o 2 pasti per un massimo di 45,00 euro
Per missioni di durata tra le 6 e le 12 ore spetta il rimborso di un solo pasto mentre per missioni di
durata superiore alle 12 ore spetta il rimborso di due pasti giornalieri.
Gli scontrini che riportano l’utilizzo di un buono pasto non saranno rimborsati.
Gli scontrini che riportano la dicitura “NON FISCALE” sono ammessi al rimborso. Questi
giustificativi sono validi fiscalmente perché sono emessi da imprese di grande distribuzione (es.:
mense) che, in base al comma 429 della Legge n. 311/2004, hanno scelto di trasmettere in via
telematica i corrispettivi da versare quotidianamente all’Agenzia delle Entrate.
-
all’estero:
-
personale in classe 1 : 1 o 2 pasti – vedi Tabelle A e B
personale in classe 2 : 1 o 2 pasti – vedi Tabelle A e B
25
Il conteggio delle ore per quantificare i pasti rimborsabili, per le missioni effettuate sul territorio
nazionale ed all’estero, inizia con l’ora in cui il soggetto esce dalla propria dimora o dalla sede di
servizio e termina con l’ora in cui vi fa rientro.
Qualora accada che il rimborso di un pasto debba essere suddiviso tra più commensali, gli aventi
diritto al rimborso dovranno allegare alla missione la fotocopia del giustificativo di spesa
precisando in quale trasferta si trova l’originale del documento. In ogni caso si dovrà accertare la
correlazione della spesa rimborsata con lo svolgimento della missione di tutti gli interessati.
L’originale del documento dovrà necessariamente trovasi in una pratica di rimborso di questa
Università.
Esempi pasti:
1 - Un docente chiede il rimborso dei pasti consumati in missione in Italia presentando: un ticket
che riporta “reparto 1” quale descrizione della consumazione, un ticket che riporta la dicitura “non
fiscale”, un ticket che riporta la ragione sociale dell’esercizio commerciale e la descrizione analitica
della consumazione di una cena e una ricevuta relativa ad un pranzo a cui manca la ragione sociale
dell’esercizio commerciale. Sugli scontrini fiscali non è stato indicato meccanicamente il codice
fiscale dell’interessato e sulla ricevuta fiscale l’esercente non ha riportato i dati fiscali del
consumatore.
Al docente saranno rimborsati due pasti:
ticket “reparto 1”
non rimborsabile
manca la descrizione analitica della consumazione
ticket “non fiscale”(*)
rimborsabile
corretto
ticket della cena (*)
rimborsabile
corretto
ricevuta del pranzo
non rimborsabile
manca la ragione sociale dell’esercizio commerciale
(*) I tickets rimborsabili dovranno essere completati dall’interessato indicando sul retro dei
documenti il proprio nome, cognome e codice fiscale.
2 - Un dipendente si è recato in missione a Roma per n. 19 ore. Al ritorno chiede il rimborso di tre
scontrini fiscali per altrettante consumazioni.
Il dipendente ha diritto a due consumazioni: gli saranno rimborsate le consumazioni che
identificano i pasti principali.
3 - Un dipendente si è recato in missione sul Monte Generoso per n. 16 ore. Ha diritto al rimborso
di n. 2 pasti principali ma decide di acquistare, prima di partire, salumi e formaggi presso una
salumeria a fondo valle e presenta al rimborso un scontrino fiscale “parlante” per un importo di €
19,25.
Il dipendente ha diritto al rimborso di due pasti ma non gli sarà rimborsato lo scontrino perché non è
possibile rimborsare l’acquisto di generi alimentari.
4 – Un collega informatico si deve recare presso la sede di Sondrio per un intervento tecnico che
durerà circa n. 13 ore. Il dipendente (tecnico-amministrativo) ha consumato due pasti del valore di €
28,30 ed € 20,00. L’interessato ne chiede il rimborso presentando due regolari ricevute fiscali.
Al dipendente sarà rimborsato l’importo di € 45,00 per due motivi:
•
perché appartiene alla classe 2
•
perché il limite massimo giornaliero è unico e si applica per la consumazione di uno o due
pasti al giorno.
5 – Due docenti ed un assegnista di ricerca si sono recati a Barcellona per un Convegno. Durante il
soggiorno consumano dei pasti adeguatamente documentati. Un pasto è stato documentato con una
26
sola ricevuta sulla quale sono riportate le consumazioni dei tre commensali. Ognuno di loro ha
mangiato piatti diversi per costi diversificati. Il totale complessivo riportato sulla ricevuta è pari ad
euro 72,00. Ai singoli commensali sarà rimborsato l’equivalente di un terzo della ricevuta (€ 72,00
: 3 = € 24,00). Uno dei tre soggetti dovrà allegare alla propria missione la ricevuta originale mentre
gli altri due allegheranno una fotocopia precisando in quale missione di questa Università si trova
l’originale.
Note operative
Alloggio:
Il dipendente in missione può utilizzare la struttura alberghiera che ritiene più idonea per lo
svolgimento della missione nel rispetto dei limiti imposti del Regolamento Missioni.
Per ottenere il rimborso del pernottamento è necessario che il documento presentato al rimborso
contenga anche la quietanza di pagamento.
Qualora il giustificativo di spesa venga trasmesso via e.mail, per ottenerne il rimborso è necessario
che l’interessato presenti sia il messaggio di posta elettronica sia il documento in formato pdf.
Per il rimborso del prepaid voucher (che riporta l’importo anticipato), oltre al giustificativo di spesa
in originale, l’interessato deve presentare anche la prenotazione del servizio che ha effettuato presso
l’agenzia viaggi (vedi art. 6).
Solo per gli afferenti a questa Università: Può capitare che le ricevute fiscali intestate ad una sola
persona possano riguardare il pernottamento di più persone. In questo caso, però, è necessario che
l’albergatore attesti il nominativo di tutti gli interessati. L’ammontare della spesa sarà suddivisa per
il totale dei soggetti e ciascuno potrà chiedere il rimborso della quota spettante purché l’originale
del documento venga conservato all’interno di una missione. Gli altri aventi diritto al rimborso
dovranno allegare alla missione la fotocopia del giustificativo di spesa precisando in quale trasferta
si trova l’originale del documento. In ogni caso si dovrà accertare la correlazione della spesa
rimborsata con lo svolgimento della missione di tutti gli interessati.
Locazione appartamento:
Il presente Regolamento Missioni non prevede l’affitto o il subaffitto di appartamenti locati né in
Italia né all’estero.
Colazione:
•
se la colazione è il terzo pasto della giornata di cui si chiede il rimborso NON si potrà
rimborsare
•
se la colazione è uno dei due pasti della giornata di cui si chiede il rimborso si potrà
rimborsare
Mezza pensione o pensione completa:
L’incaricato di missione che ha usufruito di un servizio di pensione completa o mezza pensione
deve allegare una dichiarazione dell’albergatore che attesti il valore dei singoli pasti compresi nella
fatturazione. La predetta dichiarazione o documento equivalente serve per poter verificare se sono
stati rispettati i limiti di spesa rimborsabili per vitto e alloggio.
Tassa di soggiorno:
In alcuni comuni italiani è stata reintrodotta la tassa di soggiorno per i turisti. L’importo del tributo
varia a seconda della categoria dell’albergo e del numero di pernottamenti. La tassa di soggiorno,
essendo una voce di spesa strettamente legata al pernottamento, è ammessa al rimborso purché
debitamente documentata.
Quote di iscrizione a congressi/convegni/seminari/ ecc.:
27
Per ottenere il rimborso dell’iscrizione a congressi/convegni/seminari/ecc. è necessario che il
documento presentato al rimborso contenga anche la quietanza di pagamento. Qualora il
giustificativo di spesa venga trasmesso via e.mail, per ottenerne il rimborso è necessario che
l’interessato presenti sia il messaggio di posta elettronica sia il documento in formato pdf. Qualora
le iscrizioni a congressi, ecc. comprendano anche alloggio e/o vitto (esempio: cena sociale)
l’incaricato di missione deve produrre un documento dal quale si possano rilevare la natura delle
voci di spesa che determinano il totale versato e, possibilmente, il loro valore (esempio: form
inviato con la scelta dei servizi congressuali scelti). Nel caso non fosse possibile ottenere un
documento con il dettaglio delle spese, l’interessato deve sottoscrivere un’autocertificazione
utilizzando il modello apposito.
Iscrizioni ad Associazioni, Tutorial, Spese per ammissione e/o presentazione lavori:
Qualora
si
debba
sostenere
altre
spese
per
potersi
iscrivere
ad
un
congresso/convegno/seminario/ecc., è necessario che l’interessato presenti anche il documento
compilato e trasmesso all’organizzazione dell’evento (o brochure o altro documento) dal quale si
possa constatare la natura delle spese che determinano l’ammontare pagato e che le stesse erano
vincolanti ai fini dell’iscrizione. La mancanza del predetto documento non permetterà il rimborso
della spesa. Per ottenere il rimborso di iscrizioni ad Associazioni, Tutorial, Spese per
amministrazione e/o presentazione lavori, è necessario che il documento presentato al rimborso
contenga anche la quietanza di pagamento.
Esempio quota iscrizione, pre-meeting, post-meeting, quota associativa annuale:
Un ricercatore si iscrive ad un meeting che si terrà a Roma. Compila un modulo per iscriversi e
contestualmente dichiara di voler pagare: iscrizione al meeting € 800,00, quota associativa €
150,00, pre-meeting € 70,00 e post-meeting € 40,00. Al termine della missione chiede il rimborso di
tutte le voci sopra indicate allegando il modulo compilato per l’iscrizione al meeting. Al ricercatore
non sarà rimborsata alcuna spesa perché il documento presentato è valido solamente per
comprendere la natura delle varie spese e di come assoggettarle. Per ottenere il rimborso delle spese
l’interessato dovrà presentare una ricevuta quietanzata rilasciata dalla segreteria organizzativa del
meeting ed il modulo compilato per iscriversi.
Ricevute per ingresso a Fiere, Biblioteche e Musei:
Il biglietto d’ingresso a Fiere, Biblioteche e Musei potrà essere rimborsato solamente se la missione
ha come finalità lo specifico ingresso a Fiere, Biblioteche e Musei (cioè indicato nel motivo
dettagliato dell’autorizzazione di missione). Sarà ammesso al rimborso il biglietto d’ingresso in
originale. Il relativo importo va indicato nel riepilogo delle spese del modulo di missione alla voce
generica “iscrizione a congressi”.
Servizi accessori:
Le commissioni per l’utilizzo della carta di credito, per analogia, vanno ricomprese tra quelle
previste per le “commissioni bancarie”. Se esposte sul documento di spesa, si rimborsano con il
metodo a pie’ di lista separandole dalla spesa a cui si riferiscono.
Le commissioni relative all’utilizzo della carta di credito che riguardano le spese di viaggio, vitto e
alloggio si rimborsano unitamente all’importo della spesa a cui si riferiscono.
Solo i servizi accessori elencati possono essere rimborsati se documentati come previsto dal
presente Regolamento. Nessun’altra spesa potrà essere ammessa al rimborso.
I servizi accessori per missioni in Italia sono esenti da tassazione fino ad un limite giornaliero di €
15,49.
28
Esempi servizi accessori:
1 - Un docente effettua una missione a Napoli dalle ore 8.00 alle ore 20.00 e chiede il rimborso di:
vitto € 30,00, internet € 10,00, deposito bagagli € 5,00, cancelleria € 12,00 ed un quotidiano € 2,00.
Tutte le spese sono adeguatamente documentate. Al docente saranno rimborsate le spese sostenute
tranne il quotidiano perché non ammesso.
2- Un docente si reca a Parigi e paga l’iscrizione dal convegno con carta di credito. L’iscrizione al
convegno è pari ad € 150,00 mentre la commissione per l’utilizzo della carta di credito è pari ad €
8,00 per un totale complessivo di € 158,00.
Entrambi gli importi vengono riportati sul documento di spesa separatamente.
Il docente, per ottenere anche il rimborso della commissione di € 8,00 dovrà chiederne il rimborso
utilizzando il modello a pie’ di lista.
3 – Un docente si reca a Parigi e paga il pernottamento in hotel con carta di credito. Il costo è pari
ad € 120,00 mentre la commissione per l’utilizzo della carta di credito è pari ad € 5,00 per un totale
complessivo di € 125,00.
Entrambi gli importi vengono riportati sul documento di spesa separatamente.
Al docente sarà rimborsato il totale complessivo di € 125,00.
Note operative
Commissari:
Ai commissari di concorso, valutazioni comparative, dottorato di ricerca, esami di stato, ecc. che
provengono da altre città italiane o estere, spetta il rimborso delle spese mediante presentazione di
giustificativi di spesa originali. Non sarà liquidato loro alcun anticipo di missione. Ai commissari
spettano i rimborsi delle spese sostenute per la trasferta a partire da un giorno prima fino ad un
giorno dopo il termine della loro attività.
Ai Professori non residenti in Italia si applicano gli stessi limiti previsti per i Docenti italiani che
effettuano missioni sul territorio nazionale.
Esempio commissario:
- Un commissario parte da Palermo il 9 luglio per un esame finale di dottorato di ricerca che si
svolgerà a Milano il 10 luglio. Rientrerà a Palermo il 13 luglio. Il professore, rimasto a Milano per
tutto il periodo, chiede il rimborso di viaggio, vitto e pernottamento.
Al professore è possibile rimborsare le spese sostenute entro le 24 ore che precedono e che
succedono il giorno dei lavori. In questo caso si possono rimborsare le spese di vitto del 9, 10 e 11
luglio,quelle di alloggio del 9 e 10 luglio e le spese di viaggio di andata e ritorno da Palermo.
29
ARTICOLO 15 – Altre spese rimborsabili per missioni all’estero
L' elenco delle spese ammesse al rimborso varia a seconda della modalità di rimborso prescelta.
Quando si opta per il sistema di rimborso analitico oltre alle spese di viaggio è possibile chiedere il
rimborso delle:
-
-
spese di vitto ed alloggio;
quote di iscrizione a congresso;
vaccinazioni obbligatorie;
visti di ingresso;
spese per servizi aggiuntivi.
I limiti di spesa sono indicati nella seguente tabella:
Spese
Classe 1
Classe 2
Personale docente e
ricercatore, dirigenti e
personale esterno
assimilabile alla dirigenza
Personale di elevata
professionalità, personale tecnico
amministrativo, dottorandi,
assegnisti, titolari di contratti di
formazione specialistica, borsisti,
studenti e altri esterni
Spese per alloggio
Limite massimo di 250,00 euro a
notte.
Limite massimo di 200,00 euro a notte.
Spese per pasti
Per missioni di durata tra le 6 e le
12 ore spetta il rimborso di un solo
pasto al giorno mentre per missioni
di durata superiore alle 12 ore
spetta il rimborso di due pasti
giornalieri. Il limite massimo
giornaliero è riportato nelle tabelle.
Fino a 100,00 euro
Per missioni di durata tra le 6 e le 12 ore
spetta il rimborso di un solo pasto al
giorno mentre per missioni di durata
superiore alle 12 ore spetta il rimborso di
due pasti giornalieri. Il limite massimo
giornaliero è riportato nelle tabelle.
Ammesso
Ammesso
Iscrizione ad associazione,
tutorial,
spese
di
ammissione e valutazione di
lavori scientifici
Se indispensabili per l’eventuale
iscrizione al convegno
Se
indispensabili
per
iscrizione al convegno
Visto di ingresso
Ammesso
Ammesso
Fino a 300,00 euro
Fino a 300,00 euro
Spese di vaccinazione
Quota di
convegni
Dispense,
stampati
iscrizione
opuscoli
a
e
Fino a 100,00 euro
l’eventuale
Nei casi di missione continuativa nella medesima località di durata superiore a 10 giorni è
consentito il rimborso della spesa sostenuta per il pernottamento in residenza turistico alberghiera,
sempre che risulti economicamente più conveniente rispetto all’eventuale costo che si sarebbe
sostenuto per l’albergo nella medesima località.
Spese per servizi
Nel limite giornaliero di euro Nel limite giornaliero di euro
45,00
45,00
I servizi che possono essere rimborsati sono:
-
internet;
spese postali e telegrafiche e trasmissione fax;
lavanderia;
fotocopie;
30
- deposito bagagli;
- commissioni bancarie;
- cancelleria;
- cambio valuta
- spese telefoniche
Le spese telefoniche dovranno essere strettamente attinenti all’attività effettuata nella località di missione ed avere
carattere di eccezionalità.
Come per le missioni in Italia, queste ultime spese sono soggette a tassazione per gli importi eccedenti la quota esente
prevista dalla normativa vigente. Pertanto la liquidazione della missione per il personale di cui ai punti da 1) a 5)
dell’art. 4 sarà effettuata dall’Ufficio Missioni di questo Ateneo.
Note operative
Visto d’ingresso:
Per ottenere il rimborso del visto d’ingresso è necessario consegnare sia la ricevuta di pagamento in
originale sia la fotocopia del passaporto sul quale è stato apposto il visto.
In caso di visto d’ingresso cumulativo, cioè rilasciato in unica soluzione per più viaggiatori e non
intestato ad una singola persona, fermo restando la procedura di cui sopra, sarà necessario fare delle
fotocopie della ricevuta di pagamento. In una missione ci sarà l’originale mentre in tutte le altre ci
sarà una fotocopia e bisognerà indicare tra le annotazioni del modulo di missione in quale trasferta
si trova l’originale. Questa procedura può essere attivata solo se tutti i visti sono relativi a missioni
che saranno rimborsate dall’Università Milano-Bicocca.
Alloggio all’estero:
Non sono ammessi al rimborso i documenti di spesa denominati: information invoice, pro-forma
invoice.
Per il rimborso del prepaid voucher (che riporta l’importo anticipato), oltre al giustificativo di spesa
in originale, l’interessato deve presentare anche la prenotazione del servizio che ha effettuato presso
l’agenzia viaggi (vedi art. 6).
Per ottenere il rimborso del pernottamento occorre consegnare la fattura definitiva che deve essere
richiesta dall’interessato prima di lasciare l’hotel.
Spese telefoniche:
Per ottenere il rimborso delle spese telefoniche è necessario presentare al rimborso:
•
la tessera telefonica utilizzata per la ricarica ed eventuale ricevuta d’acquisto
•
per le chiamate effettuate direttamente dall’hotel o da un esercizio commerciale: documento
fiscale che attesti l’importo delle telefonate.
Non sono ammesse al rimborso le ricevute delle carte di credito.
Esempio spese telefoniche:
Un docente si è recato a Formentera e ha dovuto effettuare alcune telefonate ai suoi collaboratori in
Italia per organizzare il soggiorno degli studenti.
Ha acquistato una tessera per ricaricare il proprio cellulare ed ha pagato con carta di credito. Ha
smarrito la tessera e la ricevuta di acquisto ma ha conservato la ricevuta della carta di credito che ha
successivamente presentato al rimborso.
Al docente non sarà rimborsata la spesa sostenuta per l’acquisto della tessera perché la ricevuta
della carta di credito non è un giustificativo di spesa.
Tassa di soggiorno:
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in alcune località estere è in vigore la tassa di soggiorno per i turisti. La tassa di soggiorno, essendo
una voce di spesa strettamente legata al pernottamento, è ammessa al rimborso purché debitamente
documentata.
Spese per servizi:
Le commissioni per l’utilizzo della carta di credito, per analogia, vanno ricomprese tra quelle
previste per le “commissioni bancarie”. Se esposte sul documento di spesa, si rimborsano con il
metodo a pie’ di lista separandole dalla spesa a cui si riferiscono.
Le commissioni relative all’utilizzo della carta di credito che riguardano le spese di viaggio, vitto e
alloggio si rimborsano unitamente all’importo della spesa a cui si riferiscono.
Solo i servizi elencati possono essere rimborsati se documentati come previsto dal presente
Regolamento. Nessun’altra spesa potrà essere ammessa al rimborso.
Le spese relative a servizi per missioni all’estero sono esenti da tassazione fino ad un limite
giornaliero di € 25,82.
Esempi vitto all’estero:
1 - Un ricercatore si reca in missione a Parigi per un solo giorno. Parte da casa alle ore 6.00 e arriva
a destinazione alle ore 8.00. Riparte da Parigi alle ore 19.00 e rientra a Milano alle ore 21.00.
Chiede il rimborso di due pasti presentando per uno la ricevuta di un ristorante e per l’altro la
ricevuta della carta di credito.
Il ricercatore ha diritto al rimborso di due pasti perché la sua missione supera dodici ore ma, in
questo caso, si può rimborsare solo il pasto documentato con la ricevuta rilasciata dal ristoratore
mentre la ricevuta della carta di credito non dà diritto al rimborso del secondo pasto.
Esempio iscrizione congresso:
- Un ricercatore ha partecipato ad un convegno in U.S.A. Oltre alla quota di iscrizione, chiede il
rimborso di tutorial, iscrizione ad associazione scientifica e spese di presentazione di due lavori.
Nella quota di iscrizione al convegno erano compresi il pernottamento ed una cena sociale.
Per ottenere il rimborso di tutorial, iscrizione ad associazione scientifica e spese per la
presentazione di due lavori, il ricercatore deve presentare un documento che dimostri che erano
vincolanti ai fini dell’iscrizione al convegno (modulo compilato e trasmesso per l’iscrizione al
convegno, brochure, ecc.). Lo stesso documento serve anche per il pernottamento ed il vitto
specificando tra le note del modulo di missione le date a cui di riferiscono le spese predette.
Esempio rimborso dispense:
1 - Un docente, autorizzato ad utilizzare il metodo di rimborso alternativo, ha acquistato a New
York degli stampati per un valore di $ 180,00. Al ritorno dalla missione chiede la liquidazione del
rimborso con metodo alternativo ed anche il rimborso degli stampati.
Il docente avendo scelto il rimborso con metodo alternativo non può chiedere il rimborso degli
stampati.
Esempio rimborso iscrizione ad associazione:
2 - Due dipendenti si devono recare a Londra ad un convegno per il quale è necessario iscriversi
all’associazione scientifica. Un docente paga direttamente l’iscrizione con la propria carta di credito
mentre l’altro fa pagare la quota di iscrizione alla Segreteria Amministrativa Dipartimentale.
Il docente che ha pagato personalmente l’iscrizione associativa riceverà il rimborso che, però, sarà
oggetto di tassazione. Il docente che ha dato incarico all’Amministrazione di effettuare il
pagamento non avrà alcun addebito.
32
Note operative
I. V. A. - Rimborso quota di partecipazione a corso/seminario formativo/ecc. svolto sul territorio
nazionale.
Le quote di iscrizione a corsi formativi per gli Enti Pubblici, non sono soggette ad I.V.A. ai sensi
della Legge n. 537/1993, art. 14, comma 10.
Quando l’interessato anticipa la spesa dell’iscrizione al corso può capitare che il valore della quota
d’iscrizione venga maggiorato dell’I.V.A.
A seconda dell’intestazione e dell’I.V.A. esposta sul documento, è possibile rimborsare:
1 – ricevuta intestata all’Università/Dipartimento e senza I.V.A. – sarà rimborsato l’importo totale
indicato sul giustificativo di spesa;
2 - ricevuta intestata all’Università/Dipartimento con I.V.A. esposta – sarà rimborsato l’importo
totale indicato sul giustificativo di spesa al netto dell’I.V.A.;
3 – ricevuta intestata all’interessato con I.V.A. esposta – sarà rimborsato l’importo indicato sul
giustificativo di spesa al netto dell’I.V.A. (rimborso oggetto di tassazione);
4 – ricevuta intestata all’interessato senza I.V.A. – sarà rimborsato l’importo totale indicato sul
giustificativo di spesa (rimborso oggetto di tassazione).
Esempi tassazione per missioni all’estero e sul territorio nazionale:
1 - Un docente afferente ad un dipartimento di questa Università, ha effettuato una missione a Parigi
il 9, 10, 11 e 12 maggio. Al suo ritorno chiede solo il rimborso delle spese documentate tra le quali
ci sono anche spese per cancelleria euro 18,75 e fax € 22,00 per un totale pari ad € 40,75 sostenute
il 9 e 10 maggio. Al dipendente spetta l’applicazione della quota esente da tassazione per n. 2 giorni
(€ 25,82 x 2 gg) per un totale di € 51,64. L’ammontare complessivo dei servizi aggiuntivi è
inferiore al totale delle quote esenti quindi al dipendente saranno rimborsati i servizi aggiuntivi
senza tassazione. Il rimborso della missione potrà essere effettuato direttamente dalla Segreteria
Amministrativa Dipartimentale.
2 - Un dipendente afferente ad un dipartimento di questa Università, ha effettuato una missione a
Firenze il 20 e 21 aprile. Al suo ritorno chiede il rimborso dei seguenti servizi accessori
documentati: internet € 20,00 il 20 aprile, cancelleria € 15,00 e fotocopie € 6,00 il 21 aprile per un
totale complessivo pari ad € 41,00. Al dipendente spetta l’applicazione della quota esente da
tassazione per n. 2 giorni (€ 15,49 x 2 gg) per un totale di € 30,98. esempio calcolo:
20,00+15,00+6,00=41,00-(15,49x2)=41,00-30,98=10,02. Il totale dei servizi accessori (41,00) è
maggiore del totale della quota esente (30,98) e la differenza tra i due importi pari ad € 10,02 sarà
oggetto di tassazione. Al dipendente saranno rimborsati i servizi aggiuntivi con le seguenti
modalità: € 30,98 senza tassare nulla ed € 10,02 con tassazione. Il rimborso di tutta la missione sarà
effettuato dall’Ufficio Missioni d’Ateneo.
3 - Un ricercatore afferente ad un dipartimento di questa Università, si è recato in missione a
Lugano per un solo giorno. Al suo ritorno, dichiarando di essere stato totalmente spesato, chiede
solamente il rimborso documentato dell’importo versato per la presentazione del suo lavoro
scientifico dimostrando che era indispensabile per la partecipazione al congresso, pari ad € 200,00.
Per ottenere il rimborso del lavoro scientifico il ricercatore dovrà indicare sul retro del modulo di
missione la descrizione della spesa ed il relativo importo. Al dipendente spetta l’applicazione della
quota esente da tassazione pari ad € 25,82 per un giorno. Al ricercatore sarà rimborsato il lavoro
scientifico presentato con le seguenti modalità: € 25,82 (quota esente) senza tassare nulla ed €
174,18 (cioè € 200,00 importo lordo del lavoro scientifico - € 25,82 quota esente = € 174,18) con
tassazione. Il rimborso di tutta la missione sarà effettuato dall’Ufficio Missioni d’Ateneo.
33
4 - Un dottorando afferente ad un dipartimento di questa Università, si è recato in missione a Nizza
per un solo giorno. Al suo ritorno chiede solamente il rimborso documentato di dispense per €
150,00 e collegamento ad internet per € 10,00. Il dottorando dovrà indicare le dispense ed il relativo
importo sul retro del modulo di missione ed internet sul modulo a “pie’ di lista”. Al dottorando sarà
rimborsato: € 150,00 + € 10,00 = tot. € 160,00 di cui € 25,82 (quota esente giornaliera per missioni
all’estero) senza tassazione ed € 134,18 in ritenuta d’acconto IRPEF 20%. (esempio calcolo:
150,00+10,00=160,00-25,82=134,18). Il rimborso della missione potrà essere effettuato
direttamente dalla Segreteria Amministrativa Dipartimentale.
5 - Un docente effettua una missione a Napoli il 6 luglio dalle ore 8.00 alle ore 20.00 e chiede il
rimborso di: vitto € 30,00, internet € 10,00, deposito bagagli € 5,00 e cancelleria € 12,00. Tutte le
spese sono adeguatamente documentate. Il docente può ottenere il rimborso di tutte le spese
sostenute. Il rimborso del vitto pari ad € 30,00 sarà rimborsato senza tassazione. L’importo dei
servizi accessori supera la quota esente giornaliera perciò € 15,49 saranno rimborsati senza
tassazione mentre la differenza di € 11,51 saranno oggetto di tassazione. esempio di calcolo:
10,00+5,00+12,00=27,00-15,49=11,51 per cui 15,49+30,00=45,49 senza tassazione e 11,51 con
tassazione. Il rimborso di tutta la missione sarà effettuato dall’Ufficio Missioni d’Ateneo.
ARTICOLO 16 – Metodo alternativo per le missioni all’estero
Il metodo di rimborso alternativo prevede il riconoscimento di una somma forfetaria se sussistono le seguenti
condizioni:
•
•
autorizzazione preventiva alla corresponsione di una somma forfetaria;
durata della missione superiore ad un giorno comprensiva del tempo di viaggio.
La somma forfetaria è corrisposta secondo quanto previsto dalla tabella allegata al presente regolamento, per ogni 24
ore compiute di missione. In caso di prosecuzione della missione per periodi non inferiori alle 12 ore continuative e'
corrisposta, a titolo di quota di rimborso, una ulteriore somma pari alla metà di quelle determinate nell'allegata tabella
relativamente al periodo di continuazione.
Utilizzando il metodo alternativo non compete alcun rimborso per vitto e alloggio, nonché per l’utilizzo dei mezzi di
trasporto urbano, dei collegamenti di linea con stazioni, aeroporti o porti e del taxi utilizzati in occasione della missione
svolta.
Quando si utilizza il metodo alternativo, oltre alle spese di viaggio è possibile chiedere il rimborso di:
- quote di iscrizione ai convegni;
- vaccinazioni obbligatorie;
- visti di ingresso;
nei limiti e secondo le modalità precisate negli artt. 13 e 15.
Il rimborso alternativo non può essere corrisposto qualora l’alloggio fosse offerto da questa Università, Enti o
Organizzazioni italiane o estere.
La liquidazione delle missioni con metodo alternativo sarà effettuata dall’Ufficio Missioni di questo Ateneo.
Note operative
Autorizzazione:
La missione può essere liquidata con metodo alternativo solo se l’interessato ha ottenuto la relativa
autorizzazione prima di effettuare la trasferta.
In caso contrario la missione può essere liquidata solo con il rimborso analitico delle spese
sostenute.
Inizio e fine trasferta:
Il metodo alternativo può essere applicato solo se la missione ha una durata superiore ad un giorno.
34
La trasferta inizia dall’ora in cui il soggetto esce dall’abitazione (o sede di servizio) e finisce
quando ne fa ritorno.
Mezzi di trasporto rimborsabili:
Sono esclusi dal rimborso:
- i taxi, utilizzati all’interno dell’area urbana, all’esterno dell’area urbana e come
collegamento con aeroporti, porti e stazioni;
- i mezzi di linea urbani anche se utilizzati per raggiungere stazioni situate all’interno
dell’area urbana.
Sono ammessi al rimborso:
- tutti i mezzi di linea extra urbani.
Trattamento fiscale del metodo alternativo:
L’importo liquidato è costituito da una somma forfetaria che costituisce reddito da lavoro
dipendente e assimilato ed è assoggettato a tassazione per la parte che eccede € 77,47 al giorno al
netto delle spese di viaggio.
Esempi trattamento fiscale del metodo alternativo:
1 - Un docente si reca in missione a Barcellona. Esce dall’Università alle ore 18 del 6 maggio e ne
fa ritorno alle ore 20 del 7 maggio. L’interessato, che è rimasto in missione per n. 26 ore, chiede il
rimborso della missione con metodo alternativo.
Al docente (Classe 1 - tab. A/area A – tab. C) spetta la liquidazione di una quota forfetaria pari ad €
120,00. Il trattamento fiscale del rimborso prevede l’applicazione di quote esenti pari ad € 77,47 per
ogni giorno solare interessato dalla missione. In questo caso si avrà:
quota forfetaria € 120,00 per n. 24 ore pari ad una quota meno n. 2 quote esenti (6 e 7 maggio) €
154,94. Al docente sarà liquidato l’importo di € 120,00 senza alcuna tassazione.
2 – Un docente si reca in missione a Locarno in Svizzera. Parte da casa alle ore 6 del 3 settembre e
ne fa rientro alle ore 10 del 5 settembre. L’interessato, che è rimasto in missione per n. 52 ore,
chiede il rimborso con metodo alternativo.
Al docente (Classe 1 - tab. A/area G – tab. C) spetta la liquidazione di due quote forfetarie pari ad €
155,00. cad. Il trattamento fiscale del rimborso prevede l’applicazione di quote esenti pari ad €
77,47 per ogni giorno solare interessato dalla missione. In questo caso si avrà:
quota forfetaria € 155,00 x n. 48 ore pari a due quote = € 310,00 meno n. 3 quote esenti (3-4-5
settembre) € 232,41. Al docente sarà liquidato l’importo lordo di € 310,00. L’importo di (310,00232,41=) € 77,59 sarà oggetto di tassazione fiscale, previdenziale e IRAP.
3 – Un docente che ha ottenuto l’autorizzazione al rimborso utilizzando il metodo alternativo per
una missione effettuata a Berlino chiede anche il rimborso documentato del biglietto aereo e dei
diritti di agenzia viaggi.
Al docente saranno liquidate le quote forfetarie spettanti, il rimborso del viaggio aereo e l’importo
relativo ai diritti di agenzia perché si tratta di una spesa strettamente attinente al biglietto di viaggio
acquistato.
Note operative
Modalità di rimborso:
A) Metodo alternativo per missioni all’estero:
trattamento economico:
35
si può ottenere il rimborso di: quote forfetarie – viaggio – iscrizione al congresso visto d’ingresso - vaccinazione.
trattamento fiscale:
non sono oggetto di tassazione i rimborsi di:
- viaggio, vaccinazione, visto d’ingresso
- iscrizione ai congressi se i giustificativi di spesa sono intestati
all’Università/Dipartimento
sono oggetto di tassazione i rimborsi di:
- iscrizione al congresso se il giustificativo di spesa è intestato alla persona o se
l’intestazione manca del tutto
- quote forfetarie. Alle quote forfetarie si applicano le quote esenti da tassazione
previste dalla normativa in vigore (€ 77,47).
B) Metodo analitico per missioni in Italia e all’estero:
trattamento economico per missioni in Italia:
si può ottenere il rimborso di: viaggio – vitto – alloggio - iscrizione congresso iscrizione ad associazione, tutorial, ammissione e valutazione di lavori scientifici servizi accessori (vedi elenco);
trattamento fiscale:
non sono oggetto di tassazione i rimborsi di:
- viaggio, pernottamento, vitto,
- iscrizione al congresso per trasferte fuori dal comune sede di lavoro, se il
giustificativo di spesa è intestato all’Università/Dipartimento (esclusi Professionisti
con P. IVA e casi particolari)
sono oggetto di tassazione i rimborsi di:
- iscrizione al congresso se il giustificativo di spesa è intestato alla persona o se
l’intestazione manca del tutto
- iscrizione ad un congresso svoltosi nello stesso comune sede di lavoro
indipendentemente dal tipo di intestazione del giustificativo di spesa
- iscrizioni ad associazioni, tutorial, ammissione e valutazione di lavori scientifici
- servizi accessori.
Le spese oggetto di tassazione relative a missioni effettuate sul territorio nazionale
sono esenti da tassazione fino ad un limite di € 15,49 per ogni giorno di missione.
trattamento economico per missioni all’estero:
si può ottenere il rimborso di: viaggio – vitto – alloggio - visto d’ingresso –
vaccinazione - iscrizione congresso – iscrizione ad associazione, tutorial, spese di
ammissione e valutazione di lavori scientifici - dispense – servizi aggiuntivi (vedi
elenco).
trattamento fiscale:
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non sono oggetto di tassazione i rimborsi di:
- viaggio, pernottamento, vitto, vaccinazione, visto d’ingresso
- iscrizione al congresso se il giustificativo di spesa è intestato
all’Università/Dipartimento (esclusi Professionisti con P. IVA e casi particolari)
sono oggetto di tassazione i rimborsi di:
- iscrizione al congresso se il giustificativo di spesa è intestato alla persona o se
l’intestazione manca del tutto
- iscrizioni ad associazioni, tutorial, ammissione e valutazione di lavori scientifici
- dispense (comunque intestate)
- spese per servizi aggiuntivi.
Iscrizione ad associazione:
Il rimborso della quota associativa pagata direttamente dall’interessato, può
essere rimborsata all’incaricato di missione con le seguenti modalità:
- se il rimborso viene richiesto unitamente alla missione di servizio è possibile
ridurre l’imponibile togliendo la quota esente giornaliera;
- qualora invece, venga presentata al rimborso solo la quota di iscrizione pagata
(senza missione), tutto l’importo sarà oggetto di tassazione.
Le spese oggetto di tassazione relative a missioni effettuate all’estero sono esenti da
tassazione fino ad un limite di € 25,82 per ogni giorno di missione.
Per quanto riguarda i servizi aggiuntivi si precisa che solo le spese elencate possono essere
rimborsate se documentate come previsto dal presente Regolamento.
Nessun’altra spesa potrà essere ammessa al rimborso.
Per la liquidazione delle trasferte, sia con il metodo alternativo sia con quello analitico, si
raccomanda la massima precisione nella comunicazione di periodi relativi ad attività svolte per altri
enti/organizzazioni o per soggiorni personali.
La corretta comunicazione dei giorni di missione è utile anche per la copertura assicurativa.
Si ricorda che la tassazione dei rimborsi spese viene così applicata:
-
personale strutturato: IRPEF a scaglioni;
-
personale dipendente di altri enti: IRPEF a scaglioni;
-
CO.CO.CO.: IRPEF a scaglioni;
-
giovani promettenti, dottorandi, assegnisti, specializzandi, studenti, borsisti vari, lavoratori
occasionali: ritenuta d’acconto irpef 20%;
-
lavoratori non residenti: aliquota secca irpef 30%;
-
professionisti con P. IVA: emettono fattura.
Si precisa che i giustificativi di spesa presentati da soggetti per i quali si debba applicare la ritenuta
d’acconto IRPEF 20% o la ritenuta secca al 30% se devono ottenere il rimborso di spese senza
tassazione devono presentare al rimborso i giustificativi ORIGINALI mentre, se devono ottenere il
rimborso di spese parzialmente o totalmente tassate devono presentare solo le fotocopie delle spese
stesse e conservare gli originali. I professionisti con P. IVA devono sempre allegare solo le
fotocopie dei documenti di spesa.
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In presenza di spese da tassare, la liquidazione del relativo rimborso a favore di qualifiche per le
quali va applicata l’ IRPEF a scaglioni, deve sempre essere effettuato dall’Ufficio Missioni
d’Ateneo.
Al personale esterno che ha ottenuto il rimborso di spese totalmente o parzialmente tassate, per
l’importo soggetto a tassazione, viene rilasciato annualmente un CUD o una certificazione fiscale.
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ARTICOLO 17 – Controllo economico della spesa
I responsabili delle strutture devono vigilare ed adottare tutti i provvedimenti necessari al fine di contenere la spesa e
verificare, oltre al rispetto dei limiti previsti nel presente regolamento, che le spese siano congrue anche con riferimento
alle località di missione.
In base al principio del controllo economico della spesa, il Responsabile della struttura potrà autorizzare anche il
rimborso di particolari spese di viaggio e alloggio che per loro natura non sono disciplinate nel presente regolamento,
ma che consentono un evidente risparmio documentato per l’amministrazione.
Note operative
Rientrano tre le particolari spese di viaggio le missioni effettuate da più persone utilizzando una
sola auto privata.
In questo caso solamente il soggetto che è stato autorizzato all’uso dell’auto propria può chiedere il
rimborso delle spese relative all’uso dell’auto stessa.
Per ottenere il rimborso delle spese è necessario che:
• l’auto propria sia utilizzata per tutto lo svolgimento della missione
• deve essere allegato al modulo di autorizzazione all’uso dell’auto propria l’elenco dei soggetti
trasportati che devono essere persone autorizzate ad effettuare la medesima missione del
conducente.
Per il calcolo della distanza chilometrica saranno considerati solo i chilometri relativi alla tratta più
breve tra l’abituale dimora o sede di servizio ed il luogo di missione e viceversa.
Non verranno considerati ulteriori percorsi chilometrici effettuati per andare a raccogliere e
riportare gli altri soggetti trasportati.
Personale contrattualizzato – uso auto propria – valutazione convenienza economica –
autorizzazione
Qualora ci siano più persone contrattualizzate che debbano effettuare una medesima missione e
chiedano di poter viaggiare con un’auto privata, la valutazione economica si farà considerando il
costo totale dei mezzi di trasporto che avrebbero dovuto utilizzare i viaggiatori rispetto ai costi
previsti per l’utilizzo dell’auto propria del soggetto autorizzato a condurla.
Esempi:
1 - Quattro dipendenti tecnici di questa Università, autorizzati a recarsi in missione ad Arona per un
giorno, decidono di utilizzare l’auto propria di uno di loro.
- Valutazione economica: viaggio in treno 2^ classe € 5,65 per n. 4 persone per andata e ritorno = €
45,20 (costo presunto del viaggio in treno).
- Comparazione del viaggio in treno con il mezzo proprio del solo conducente autorizzato: 1/5 di un
litro di benzina verde per i chilometri di andata e ritorno ad Arona senza pedaggi autostradali né
parcheggi = € 41,60.
Al conducente autorizzato sarà rimborsato l’equivalente del biglietto ferroviario a fascia
chilometrica della Società Trenord pari ad € 11,30 (andata e ritorno).
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ARTICOLO 18 – Mobilità dei dottorandi
Il rimborso delle spese relative alla mobilità degli iscritti a corsi di dottorato di ricerca aventi sede amministrativa
presso questo Ateneo o provenienti da Atenei consorziati, italiani o stranieri, fruenti o meno di borse di studio può
essere effettuato previa attestazione del coordinatore del corso sulla necessità degli spostamenti in relazione al
programma di studio o di ricerca deliberato dal Collegio dei docenti.
Tale attestazione potrà essere rilasciata anche complessivamente per tutta la durata del corso o su base annuale, qualora
sia possibile effettuare una programmazione di massima della mobilità del dottorando.
Le spese saranno imputate direttamente al fondo di funzionamento del Dottorato stesso, assegnato dal Consiglio di
Amministrazione. Su tale fondo è ammissibile il rimborso di tutte le spese di viaggio, soggiorno ed altre spese così
come previsto dagli articoli precedenti.
Nel caso in cui il dottorando partecipi a specifici progetti di ricerca per i quali debba effettuare viaggi in Italia o
all’estero avrà diritto al rimborso spese così come previsto dagli articoli precedenti. In questo caso l'autorizzazione alla
missione sarà rilasciata congiuntamente dal Coordinatore del Dottorato e dal responsabile del progetto di ricerca.
Note operative
Sul modulo di missione dovrà essere riportato chiaramente il nome del coordinatore del dottorato,
del titolare dei fondi, del responsabile del centro di responsabilità ed eventualmente, un delegato
nominato dal direttore per concedere le autorizzazioni in sua vece. L’autorizzazione concessa dal
coordinatore del dottorato è necessaria sia per le missioni da rimborsare con il fondo di
funzionamento del dottorato sia con fondi di ricerca.
Se al dottorando è stata rilasciata dal coordinatore del dottorato una sola autorizzazione che riguarda
più missioni, il dottorando dovrà allegare copia dell’autorizzazione massiva in ogni missione.
La qualifica di dottorando di ricerca relativa al periodo di missione per i soggetti non afferenti
all’Ateneo Milano-Bicocca, sarà attestata con dichiarazione dal coordinatore del dottorato di ricerca
o dal responsabile di struttura.
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ARTICOLO 19 – Rimborso spese per relatori esterni italiani o stranieri
L’università ha facoltà di liquidare il rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio a favore di relatori italiani o
stranieri nei limiti del presente regolamento che intervengono in occasione di scambi culturali, congressi, simposi,
tavole rotonde, lezioni ed altre manifestazioni riferibili a fini istituzionali come previsto dal Regolamento d’Ateneo per
l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità.
La liquidazione dei rimborsi spese e di eventuali compensi a favore dell’interessato possono avvenire solamente dopo lo
svolgimento dell’attività con le seguenti modalità:
1.
2.
3.
presentazione di una richiesta di rimborso inoltrata dall’interessato sulla quale sia indicato il motivo del
rimborso, la sua entità, il fondo da utilizzare e l’autorizzazione del Responsabile della struttura;
presentazione dei documenti giustificativi;
dati anagrafici dell’interessato necessari per il pagamento.
Non è ammessa la concessione di anticipi a personale esterno all’Università. Tuttavia l’Amministrazione, i Centri di
Spesa autonomi, i Centri di spesa decentrati, hanno la possibilità di offrire ospitalità ai relatori mediante assunzione di
spesa direttamente a carico dei fondi della struttura per servizi di viaggio, vitto e alloggio, tramite procedura ordinaria
per l’acquisizione di beni e servizi.
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ARTICOLO 20 – Delegati del Rettore
Al personale inviato in missione su delega del Rettore spetta il trattamento di missione previsto per lo stesso.
Note operative
La delega del Rettore dovrà essere comprovata con un documento allegato al modulo di missione
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ARTICOLO 21 – Anticipi di missione
Il personale dipendente di questo Ateneo incaricato di effettuare una missione può chiedere un anticipo di missione
secondo le seguenti modalità:
Missioni sul territorio nazionale:
per missioni di durata superiore a due giorni l’interessato ha facoltà di chiedere una anticipazione pari al 75% del
trattamento economico complessivo spettante per il rimborso delle spese di missione;
Missioni all’estero per periodi superiori a 24 ore:
in presenza di rimborso delle sole spese documentate, l’anticipo sarà pari al solo costo del pernottamento.
In caso di rimborso alternativo, l’anticipo sarà pari al costo delle spese di viaggio (esclusi mezzi urbani, extra urbani e
taxi) e del 90% della somma forfetaria spettante per il rimborso alternativo come riportato nelle allegate tabelle.
La richiesta di anticipazione dovrà pervenire all’ufficio competente almeno 15 giorni prima della data prevista per
l’inizio della missione.
L’anticipazione è concessa, entro i limiti di chiusura di fine anno delle procedure contabili, su presentazione, da parte
dell’interessato, di apposita dichiarazione dei costi, allegando i preventivi di spesa e nel rispetto dei limiti fissati dalle
presenti disposizioni.
Qualora l’importo dell’anticipo risultasse superiore all’importo complessivo del trattamento economico di missione da
liquidare, la differenza dovrà essere recuperata dall’ufficio liquidatore entro 30 giorni dal termine della missione e
comunque nel più breve tempo possibile. In caso di mancato svolgimento della missione da parte dell’interessato
l’ufficio liquidatore procederà al recupero nelle forme previste dalla legge.
Il personale che ha richiesto e ottenuto l’anticipo è tenuto, una volta terminato l’incarico di missione, a far pervenire
all’amministrazione, con la massima tempestività ed entro i termini di chiusura di fine anno delle procedure contabili,
tutta la documentazione necessaria ai fini della liquidazione della missione.
Note operative
Per le missioni in Italia è sempre possibile chiedere un anticipo pari al 75% del totale presunto della
missione e resta fermo il diritto dell’interessato di chiedere un anticipo anche per importi inferiori al
75% del preventivo complessivo (esempio: importo del solo biglietto di viaggio o importo del
viaggio e pernottamento, ecc.).
Per le missioni all’estero ci sono due modalità:
1. se la missione sarà rimborsata con il rimborso analitico delle spese l’anticipo sarà pari al
solo costo del pernottamento se quest’ultimo non sarà offerto da Enti/organizzazioni;
2. se la missione sarà rimborsata con il metodo alternativo l’anticipo sarà pari al costo delle
spese di viaggio (solo il viaggio principale esclusi i collegamenti) e del 90% della somma
forfetaria calcolata in base alle tabelle A e C.
Resta fermo il diritto dell’interessato di chiedere un anticipo anche per importi inferiori.
A supporto dell’uscita di cassa, la richiesta di anticipo dovrà essere accompagnata da documenti
quali la stampa di un preventivo del costo del viaggio, stampa preventivo pernottamento, fotocopia
del modulo di missione autorizzato, locandina o documento equivalente che riporti la durata precisa
dell’evento a cui si intende partecipare, ecc.
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ARTICOLO 22 – Liquidazione missione
Al termine della missione l’interessato dovrà compilare e sottoscrivere un prospetto riassuntivo di tutti i dati della
missione svolta e allegare eventuali attestati di partecipazione, convocazioni di riunioni, o qualsiasi altro documento
utile ai fini del controllo della missione stessa.
Il responsabile della struttura dovrà sottoscrivere le eventuali dichiarazioni dell’incaricato in merito all’effettivo
svolgimento della missione e a quanto altro necessario per giustificare gli aspetti esecutivi della missione difformi da
quelli concordati (maggiore durata, diverso percorso ecc).
Non potranno essere accolte le richieste di rimborso pervenute dopo due anni dall’effettuazione della missione.
Qualora le disponibilità dei fondi specifici ed in particolare di quelli per la ricerca non permettano la completa copertura
finanziaria del trattamento economico di missione, è consentito l’espletamento della missione con riduzione del
trattamento stesso, previo assenso dell’interessato.
Fatte salve le modalità di rimborso previste, questo regolamento non consente la corresponsione di indennità sostitutive,
integrative e di emolumenti aventi natura similare e forfetaria ancorché previsti da altre disposizioni normative.
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ARTICOLO 23 – Aggiornamenti
I valori indicati nel presente regolamento e nella tabella allegata potranno essere aggiornati dal Consiglio di
Amministrazione dell’Università tenuto conto delle variazioni del costo della vita comunicati dall’ISTAT e dalla
normativa nazionale.
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ARTICOLO 24 – Norme transitorie e finali
Per quanto non previsto nel presente regolamento valgono le norme di legge e statutarie, oltre
quanto stabilito nel Regolamento per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità di questa
Università, ove compatibili. Si rimanda in particolare alla seguente normativa e successive modificazioni ed
integrazioni:
1. R.D. n. 941/26
2.
Legge 176/58
3. Legge n. 836/73
4. D.P.R. n. 513/78
5. Legge n. 417/78
6. D.P.R. n. 917/86
7. D.M. 11 aprile 1985
8. D.P.R. 22 dicembre 1986
9. D.P.R. 23 agosto 1988
10. D.L. n. 413/89
11. D.P.C.M. 16 marzo 1990
12. Legge n. 662/96
13. D.M. 27 agosto 1998
14. D.M. 13 gennaio 2003
15. Legge n. 350/2003
16. Legge n. 266/2005
17. D.L. n. 223/2006
18. Legge n. 296/2006
19. Sentenza della Corte dei Conti n. 1385 del 10 novembre 1983
20. Consiglio di Stato – sezione IV – sentenza 12 luglio 2007 n. 3990
21. Circolare Ministero del Tesoro n. 51 del 24 luglio 1990
22. Circolare Agenzia delle Entrate n. 326 del 23 dicembre 1997
23. Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 143 del 13 maggio 2002
24. D.L. n. 78 del 31 maggio 2010
25. Decreto Interministeriale del 23 marzo 2011 – Ministero degli Affari Esteri e Ministero
delle Finanze.
ARTICOLO 25 – Entrata in vigore
Le disposizioni del presente Regolamento entrano in vigore a decorrere dalla data di
emanazione indicata nel Decreto Rettorale di adozione dello stesso.
Le modifiche entrano in vigore il giorno di pubblicazione all’Albo Ufficiale d’Ateneo.
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