Introduzione al Project Management
Il project management
Secondo Archibald un progetto è:
un’impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta
al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito,
mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di
risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di
costi-tempi-qualità
Obiettivi e vincoli
2
Il tensore dei vincoli
COSTI
ADEGUATO
TEMPI
QUALITA’
3
La definizione del Project Management Istitute
Una combinazione di uomini, risorse e fattori organizzativi,
riuniti temporaneamente, per raggiungere obiettivi unici,
definiti e con vincoli di tempo, costi, qualità e risorse limitate.
Tecniche di project management sono finalizzate al
miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza e nascono per la
gestione del tempo per poi rivolgersi alla gestione delle risorse
economiche, umane e materiali
4
Gli obiettivi del project management
Il traguardo che il project management si prefigge è quello di
fornire gli strumenti atti a:
•disporre in ogni momento di una visione realistica del progetto,
fondata su dati consuntivi certificati;
•responsabilizzare gli enti operativi su obiettivi specifici,
perfettamente delineati;
•evidenziare il concretarsi di situazioni critiche e/o deviate rispetto
a quelle previste;
•svolgere l’analisi what if;
•velocizzare eventuali interventi correttivi;
•tracciare un quadro previsionale credibile dell’evoluzione futura;
•assicurare la coerenza tra gli obiettivi parziali operativi e gli
obiettivi di progetto.
5
Il ruolo del project manager
Il project manager è responsabile della coordinazione e
dell’integrazione delle attività attraverso più linee funzionali.
In particolare, il project manager deve:
•integrare le attività necessarie per sviluppare un piano del
progetto;
•integrare le attività necessarie per eseguire il piano;
•integrare le attività necessarie per apportare modifiche al piano.
Il project manager non avendo autorità gerarchica deve avere forti
competenze comunicative e saper gestire al meglio i rapporti
interpersonali, deve avere familiarità con le operazioni di ciascuna
line organization e deve conoscere la tecnologia utilizzata.
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Il ruolo del functional (o line)
manager
Le responsabilità del functional manager riguardano:
•la definizione dei criteri tecnici delle attività: come portare a
termine l’attività e dove svolgerla;
•l’allocazione delle risorse necessarie al raggiungimento
dell’obiettivo entro i vincoli del progetto;
•la consegna del risultato del progetto.
Una volta assegnati i compiti sarà degli impiegati funzionali
assegnati la responsabilità di portarli a termine
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Gli interlocutori del Project manager
Committente
Cosa mi
aspetto
Cosa posso
dare
Top management
Risultato da
conseguire
Risultato che mi
impegno a
conseguire
Quanto ti costa e
quando lo avrai
Functional (o line)
managers
Di che cosa ho
bisogno e quando
Fornitori esterni
Quanto ti costa e
quando lo avrai
P.M.
Cosa voglio avere,
quando e a quanto
Chi fa, che cosa e
quando
Team di progetto
Cosa siamo in grado
di fare
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Che cos’è il project management
Gestione di un’impresa complessa, unica e di durata determinata
rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito
mediante un processo continuo di pianificazione di risorse
differenziate con vincoli interdipendenti di:
• tempi
• costi
• qualità
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Cenni storici
Attività che risale al periodo di realizzazione delle grandi
costruzioni dell’antichità:
• Piramidi in Egitto (XXVI sec a.c.)
• Colosseo (72 d.c.)
• Acquedotti dell’impero romano (144 a.c.)
Condotta senza tecniche di programmazione
rappresentazione del processo produttivo
e
di
10
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Cenni storici
• H.L. Gantt all’inizio del secolo scorso definì una tecnica di
rappresentazione del processo produttivo utilizzando barre
temporali
• nel 1957 M. Walker definì il metodo CPM (Critical Path
Method) per il controllo dei tempi di progetto
• nel 1958 venne sviluppata la tecnica PERT (Program
Evaluation and Rewiew Technique) in ambito del progetto per
la realizzazione dei sottomarini nucleari (progetto Polaris)
11
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Il P.M. ed i vincoli di progetto
Negli ultimi decenni il Committente ha imposto ai progetti
vincoli sui tempi, costi e qualità sempre più rigidi in quanto:
• Prodotti e tecnologie diventano obsoleti in breve tempo
• Il fornitore deve confrontarsi con una concorrenza più vasta che
spesso utilizza manodopera a basso costo
• Il cliente/utente è più smaliziato
12
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Il P.M. ed i vincoli di progetto
Il risultato è che un elevato numero di progetti non riescono a
rispettare i limiti previsti di budget o di tempo o non producono i
risultati attesi.
Indagine dello Standish Group, basata su un campione di 28.000
progetti e pubblicata da Computer Weekly il 9 luglio 1998,
fornisce questi risultati:
• progetti riusciti: 26%
• progetti chiusi con notevole ritardo sui tempi, e/o costi
imprevisti, e/o funzionalità inadeguate: 46%
• progetti falliti: 28%
13
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Il P.M. ed i vincoli di progetto
I fattori critici di successo del progetto:
• Studio di fattibilità (requisiti, vincoli, stima delle dimensioni del
prodotto, risorse, costi, benefici, ecc.)
• Organizzazione del progetto (gruppi di lavoro, comunicazione,
ciclo di vita, rapporti con il committente)
• Risorse umane e strumenti
• Processo di produzione
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Le fasi di progetto
impostazione
pianificazione
controllo
esecuzione
chiusura
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Le fasi di progetto
• Impostazione del progetto:
• individuazione della struttura organizzativa
• definizione degli obiettivi del progetto
• individuazione del processo di sviluppo (ciclo di vita)
• Pianificazione:
• definizione delle attività e sequenza
• stima dell’impegno di risorse
• definizione di compiti e responsabilità
• stima della durata delle attività
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Le fasi di progetto
• segue Pianificazione:
• schedulazione delle attività
• stima dei costi
• preparazione del piano di progetto
• pianificazione della qualità
• pianificazione delle comunicazioni
• pianificazione dei rischi
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Le fasi di progetto
• Esecuzione delle attività:
• acquisizione e allocazione delle risorse di progetto
• esecuzione delle attività nel rispetto della schedulazione
• distribuzione delle informazioni
• assicurazione della qualità
• gestione della configurazione
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Le fasi di progetto
• Controllo:
• stato avanzamento dei lavori
• controllo dei costi
• controllo della qualità dei prodotti
• controllo dei rischi
• azioni correttive
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Le fasi di progetto
• Chiusura del progetto:
• verifica del soddisfacimento di tutti gli obblighi contrattuali
• ordini di chiusura attività continuative (es. erogazione
servizi)
• trasferimento del personale e chiusura locali
• consegna dell’archivio di progetto
• analisi dei risultati
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Le fasi di progetto
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - struttura organizzativa
• Per funzione: non è assegnato personale allo specifico progetto
e non c’è un coordinatore delle attività;
• Per progetto: esiste un coordinatore (project manager) a tempo
pieno ed il personale che opera sul progetto dipende direttamente
da esso;
• A matrice: esiste un coordinatore a tempo pieno o parziale ed il
personale che opera sul progetto è in parte assegnato al team di
progetto.
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - struttura organizzativa
Organizzazione per funzione
Direzione Generale
Risorse umane
Progettazione
Pianificazione
Amministrazione
Produzione
Acquisti
Controllo progetti
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - struttura organizzativa
Organizzazione per progetto
Direzione Generale
Progetto A
Amministrazione
Risorse Umane
Progetto B
Progetto C
Ricerca e Sviluppo
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - struttura organizzativa
Organizzazione a matrice
Direzione Generale
Progettazione
Pianificazione
Produzione
Acquisti
Controllo progetti
Progetto
A
Progetto
B
Risorse
Progetto
C
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - struttura organizzativa
Tipo di
organizzazione Caratteristiche
Per funzione
Per progetto
A matrice
- Compiti e ruoli rigidi
- Un solo diretto superiore
- Specializzazione
professionale
Pregi
Difetti
- Scarso coordinamento
nell'ambito del progetto,
- scarso coinvolgimento delle
risorse (il progetto transita in
più aree)
- centralizzazione di
risorse simili
- Buon coordinamento e
comunicazione all'interno
del team
- elevata autorità del
- Poco efficiente utilizzo delle
project manager
risorse
- Risorse allocate al team
fino a conclusione del
progetto
- Centralità del progetto
- partecipazione al progetto
delle diverse funzioni
aziendali
- Ottimizzazione delle
- due superiori diretti
risorse
- Conflitti tra project manager
e Functional manager
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - struttura organizzativa
Quale struttura scegliere:
• Struttura per progetti - progetti complessi o molto grandi
• Struttura per funzione - progetti semplici che richiedono elevata
specializzazione del personale
• Struttura a matrice - progetti mediamente complessi
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - Individuazione degli obiettivi
• Prodotto/servizio da realizzare (definizione dei requisiti)
• a quali costi
• in quanto tempo
• con quale livello qualitativo
La fonte di riferimento è il contratto il quale non sempre
definisce in modo sufficientemente chiaro tutti gli obiettivi.
Alcuni obiettivi possono essere impliciti e riguardano le
aspettative inespresse del cliente. L’utenza specifica nel dettaglio
gli obiettivi.
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - Individuazione degli obiettivi
Aspettative
inespresse
del cliente
Contratto
Aspettative
dell’utenza
Obiettivi
di progetto
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - Caratteristiche degli obiettivi
• Chiari - Descrizione non ambigua, con pochi termini tecnici dei
quali è illustrato il significato
• Misurabili - Devono prevedere una metrica ed un valore target
• Realistici - Deve essere raggiungibile il target degli obiettivi nel
loro insieme (prodotto, tempi, costi, qualità)
30
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Pianificazione - Processi di comunicazione
Il piano della comunicazione
Esso deve definire:
• Le informazioni che devono essere scambiate, la frequenza, i
mezzi usati per trasmetterle, la struttura dei documenti
• Le riunioni, lo scopo, la tempistica, i partecipanti
• Il sistema di gestione delle informazioni
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Pianificazione delle attività produttive
Progetto
Identificazione
dei compiti
WBS + struttura
organizzativa
Assegnazione
responsabilità
Vincoli tecnici, Assegnazione risorse e
stima dei tempi
risorse, W.P.
Legami logici,
Schedulazione
scadenze, milestones
WBS
Matrice compitiresponsabilità
Durata WP
Diagramma
di PERTH
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Identificazione dei compiti
Si procede alla definizione analitica del progetto attraverso la
individuazione dei sottoprogetti, dei prodotti e delle attività e
delle loro componenti fino a raggiungere il livello di dettaglio che
consenta un adeguato controllo del progetto in corso d’opera.
33
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Identificazione dei compiti
Un metodo di rappresentazione: WBS
Gestione ordini
Analisi dei dati
Preparazione
Modello
logico
Preparazione
Modello
fisico
Analisi delle funzioni
e progettazione
Definizione
Flusso
informativo
D.F D
Individuazione
moduli e
interfacce
Realizzazione
Scrittura
Programmi
software
Esecuzione
Test
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Identificazione dei compiti
• La WBS non individua la cronologia delle attività;
• Devono essere definiti tutti gli oggetti da consegnare;
• La funzione elementare è un’unità di lavoro (work package).
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Identificazione dei compiti
Per ogni work package occorre indicare:
• La descrizione delle attività da svolgere comprese quelle di
controllo qualità
• evento di chiusura
• gli input attesi eventualmente da altre attività
• Gli output previsti
• mesi uomo richiesti
• vincoli
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Assegnazione responsabilità
Definita la struttura organizzativa del progetto e individuati i
compiti si assegnano le responsabilità.
Il risultato di questa attività può essere rappresentato utilizzando
la matrice Compiti/Responsabilità
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Assegnazione responsabilità
Matrice Compiti/Responsabilità
Work Breakdown Structure
Livello
1 2 3
4
Sistema informativo del personale
Gestione paghe e stipendi
Analisi
Analisi dati
Analisi funzioni
Integrazione d/f
Progettazione
Realizzazione
Collaudo
Bianchi
Team di progetto
Rossi
Verdi
Giorgi
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare
Esempio di rappresentazione grafica
Attività
B
Attività
D
Attività
F
Attività
A
Attività
C
Attività
E
Le frecce indicano i legami di precedenza
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare
Tipi di legami di precedenza:
• Finish to Start: l’attività B non può iniziare se non è terminata
l’attività A.
A
FS
B
40
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare
Tipi di legami di precedenza:
• Start to Start: l’attività B non può iniziare se non è iniziata
l’attività A.
A
SS
B
41
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare
Tipi di legami di precedenza:
• Start to Finish: l’attività B non può finire se non è iniziata
l’attività A.
A
SF
B
42
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare
Tipi di legami di precedenza:
• Finish to Finish: l’attività B non può finire se non è finita
l’attività A.
A
FF
B
43
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare
• Ad ogni legame di precedenza può essere associato un ritardo
(lag) oppure un anticipo
RITARDO
FS + 2
1
2
3
4
5
6
7
44
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare
ANTICIPO
FS - 1
1
2
3
4
5
6
7
45
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare
Metodologie di pianificazione
Le metodologie di pianificazione più diffuse basate sul reticolo
sono:
• PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique)
• CPM (Critical Path Method)
La prima è più adatta nei progetti in cui c’è incertezza nella stima
delle durate delle attività
46
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare
Metodologie di pianificazione
• La metodologia CPM considera valida la durata di ogni attività
elaborata in precedenza
• La metodologia PERT utilizza una durata che viene determinata
in base a tre stime di tempi per la stessa attività:
• La durata stimata più probabile (a)
• La durata stimata più pessimistica (b)
•La durata stimata più ottimistica (c)
47
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare
Determinazione delle risorse umane
• In base al numero di giorni/persona per figura
professionale/attività ed in funzione della durata dell’attività si
determina il numero di persone per figura professionale da
allocare.
• Considerando le date di inizio e fine di ogni attività si
determina il fabbisogno di ogni figura professionale nel corso
del progetto.
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare
Fabbisogno risorsa analista programmatore
30
20
15
10
5
28
25
22
19
16
13
10
7
4
0
1
Nr. risorse
25
giorni del mese
49
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare
Bilanciamento delle risorse
Fabbisogno
delle risorse
Risorse limitate
Slittamento
data termine
Riduzione dei
sovraccarichi
Vincoli di
progetto
Tempo limitato
Riduzione dei
sovraccarichi
Utilizzo
total float
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Distribuzione delle risorse per la schedulazione iniziale
06
09
febbraio
12
15
18
21
24
27
02
05
08
11
m arzo
14
17
20
23
3
3
3
3
25
25
25
20
20
10
10
5
5
26
29
01
04
25
20
15
10
5
anapro
3
Sovrassegnato:
5
Assegnato:
51
07
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Le Carte di Gantt
È un diagramma a barre che permette di visualizzare l’allocazione
temporale delle attività.
Permette di visualizzare in modo immediato l’estensione delle
attività e dell’intero progetto
Facilita la valutazione dello stato di avanzamento delle attività
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Esempio di Carta di Gantt
53
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Valutazione della schedulazione
• Criticità dei percorsi
• Parallelismo dei percorsi
• Dimensione dei Work package
• Quantità delle risorse
• Qualità delle risorse
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Il piano di progetto
• E’ un documento da predisporre prima dell’inizio dei lavori
• Deve esplicitare gli obiettivi del progetto ed indicare
organizzazione e processi previsti
• viene approvato dal Committente
• costituisce il riferimento per il controllo del progetto
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Contenuti del piano di progetto
• definizione degli obiettivi (prodotto,tempi)
• scomposizione del progetto (WBS)
• schedulazione delle attività (PERT, GANNT)
• matrici di responsabilità e carichi di lavoro
• numero e tipologia delle risorse anche del committente
• sistema di controllo (indicatori, metriche, momenti di controllo)
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
I Costi di progetto
La pianificazione dei costi di progetto consente di predisporre le
risorse economiche al momento in cui sono necessarie e permette di
rilevare in corso d’opera eventuali scostamenti rispetto a quanto
previsto.
Si procede attraverso due fasi:
• Individuazione e stima dei costi per singola attività (work package)
• Determinazione della distribuzione dei costi
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
I Costi di progetto
Individuazione dei Costi:
• Costi diretti: si riferiscono ai costi delle persone coinvolte nel
progetto (stipendio, compenso, ecc) ed al costo dei materiali
utilizzati
• Costi indiretti: sono relativi all’organizzazione e riguardano per
esempio gli affitti e la gestione degli uffici, personale degli uffici
non direttamente coinvolti nel progetto, il top management
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
I Costi di progetto
Curva tipica di distribuzione dei costi
60
50
30
20
10
17
15
13
11
9
7
5
3
0
1
Euro
40
tempo
59
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione dei rischi
Il rischio riguarda un possibile evento del progetto che nel
verificarsi produce effetti indesiderati.
Esso è caratterizzato dal danno che produce e dalla probabilità
che l’evento si verifichi.
Modificando le azioni presenti è possibile ridurre le probabilità
che esso si presenti e/o ridurre i danni conseguenti.
60
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione dei rischi
Insieme di attività volte a ridurre le probabilità che eventi futuri
incidano sul raggiungimento degli obiettivi del progetto
(requisiti, tempi, costi, qualità).
Vantaggi:
• Riduzione delle probabilità di fallimento del progetto;
• Riduzione dei costi aggiuntivi dovuti ad eventi non previsti;
• Ottimizzazione dei costi: inserimento del corretto numero di
risorse impiegate nelle attività in funzione anche del rischio.
61
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione dei rischi
I rischi aumentano in modo esponenziale al crescere della
complessità del progetto.
Metodi, strumenti
e processi
Rischio
Esperienza aziendale
Esperienza individuale
Complessità
(SEI)
62
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione dei rischi
Gli Step:
• Individuazione dei fattori di rischio del progetto;
• Classificazione in base all’esposizione al rischio;
• Sviluppo di piani per gestire i rischi;
• Controllo dei rischi.
63
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione dei rischi - Individuazione dei rischi
E’ il tentativo sistematico di specificare i rischi legati al progetto.
Gli strumenti di supporto a questa attività sono:
• check list: sono strutturate per sorgente di rischio e riguardano il
prodotto, la tecnologia , il team, etc.
• questionari nei quali le domande derivano dai rischi più comuni
rilevati da esperienze su progetti già realizzati (banca dati
storica).
• Interviste agli utenti, pareri e giudizi espressi in sede di studio
di fattibilità.
64
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione dei rischi - Individuazione dei rischi
Rischi comuni a tutti i progetti:
• personale non qualificato
• budget e piani non realistici
• errori nella definizione delle funzionalità del software
• gold planting (borchie d’oro)
• componenti sviluppate da terze parti
65
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione dei rischi - I fattori di rischio
•Rischi legati alla specificità del progetto:
• complessità gestionale: eterogeneità degli attori,
interconnessione con altri progetti, pesanti interventi su
procedure, organizzazione e ruoli;
• dimensione del progetto: numero di persone coinvolte,
numero di mesi/persona, dimensioni del sistema;
66
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Controllo del progetto
Perché sono utili segnali tempestivi?
Le correzioni in corso sono
più facili quando c’è tempo a
disposizione
E’ troppo tardi se si è vicini
all’iceberg!
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Controllo del progetto
Obiettivi
• controllo avanzamento del lavoro
• controllo dei costi
• analisi degli scostamenti rispetto al piano di riferimento corrente
(ultimo piano concordato con il Committente)
• azioni correttive
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Controllo del progetto
Avanzamento del lavoro
• Consiste nel misurare il lavoro eseguito
• Rileva le quantità prodotte di lavorati e semilavorati
• Utilizza tecniche diversificate quali:
• on/off per attività di breve durata
• 50/50 per attività che presentano criticità all’inizio
• numero di unità completate
• milestone intermedie a peso predefinito
• percentuale stimata
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Controllo del progetto
Avanzamento del lavoro
La curva di avanzamento ponderato, confrontata con la curva di
previsione, fornisce informazioni sul ritardo/anticipo delle attività e sulla
quantità di lavoro non eseguita.
Avanzamento
Curve avanzamento - budget
350
300
250
200
150
100
50
0
budget
effettivo
1
2
3
4
5
6
7
8
Mese
70
MS PROJECT