- Modulo 4 Fogli di calcolo Prof. Lorenzo Cassarisi Cap. 1: Per cominciare - Che cosa fa un foglio elettronico? Un foglio elettronico è costituito da una tabella in cui è possibile disporre dati, formule e valori. Il vantaggio principale consiste nella possibilità di creare tabelle dinamiche in cui compiere operazioni e istituire relazioni tra i dati. Modulo 4: Fogli di calcolo 2 Cap. 1: Per cominciare - Che cosa fa un foglio elettronico? - Il foglio di calcolo, infatti, è uno strumento che permette di organizzare dati di qualsiasi genere secondo criteri di gestione personali, trasformarli in grafici e diagrammi oppure utilizzarli per formulare ipotesi di sviluppo e costruire modelli previsionali. Modulo 4: Fogli di calcolo 3 Modulo 4: Fogli di calcolo 4 Cap. 1: Per cominciare - Che cosa fa un foglio elettronico? La possibilità di trasformare le informazioni numeriche in grafici e diagrammi può aiutare a comprendere i dati ed elaborarli ulteriormente. Budget mensile - Gennaio 2005 Saldo previsto Entrate previste Saldo effettivo Entrare effettive Modulo 4: Fogli di calcolo 5 Cap. 1: Per cominciare - Che cosa fa un foglio elettronico? Se si raccolgono in un foglio elettronico i dati relativi al budget di un'azienda, per esempio, è possibile confrontare i valori inseriti per le Entrate e le Uscite e utilizzare le funzioni di Previsione, Tendenza e Crescita per prevedere gli andamenti futuri. Modulo 4: Fogli di calcolo 6 Cap. 1: Per cominciare - Aprire un foglio elettronico avviare il programma da Start/Programmi/Microsoft Excel. Viene presentato una nuova cartella (Cartel1) e un nuovo foglio (Foglio1). Modulo 4: Fogli di calcolo 7 Cap. 1: Per cominciare - Aprire un foglio elettronico avviare il programma cliccando sull'icona di Excel (se presente) sul desktop. Modulo 4: Fogli di calcolo 8 Cap. 1: Per cominciare - Aprire un foglio elettronico facendo doppio click su un documento Excel. Si apre il programma e il documento nel punto in cui era stato salvato. Modulo 4: Fogli di calcolo 9 Cap. 1: Per cominciare - Cartelle e fogli di lavoro Il foglio di lavoro si presenta come una enorme matrice bidimensionale formata da celle entro le quali possiamo inserire ogni genere di informazione: da testo a numeri a formule matematiche anche complesse. Excel ha un totale di 65536 righe per 255 colonne (A…Z, AA…AZ, BA…BZ, CA…CZ…) cioè circa 16 milioni 700 mila celle. Modulo 4: Fogli di calcolo 10 Cap. 1: Per cominciare - Cartelle e fogli di lavoro Nello stesso documento ci possono essere più fogli: il documento prende il nome di cartella ed il foglio può essere inteso come “tridimensionale”, ove la terza dimensione è data appunto dalla presenza dei fogli successivi al primo. L'intersezione tra una colonna e una riga si chiama cella oppure casella (cella "A1", cella "B2", etc.). Modulo 4: Fogli di calcolo 11 Cap. 1: Per cominciare - Cartelle e fogli di lavoro Di default, Excel crea una cartella di lavoro contenente 3 fogli (si può modificare il numero di fogli dal menu Strumenti > Opzioni... nella voce "Fogli nella nuova cartella" della scheda "Generale"). Modulo 4: Fogli di calcolo 12 Cap. 1: Per cominciare - Cartelle e fogli di lavoro Per rinominare un foglio dalla barra dei menu: Formato > Foglio > Rinomina, e si digita il nome. La stessa operazione può essere fatta col menu di scelta rapida: si fa clic col tasto destro sulla linguetta del foglio (ad es. sul foglio "Foglio1") e si sceglie l'opzione Rinomina. Modulo 4: Fogli di calcolo 13 Casella Nome Barra della formula Cella Righe Colonne La Casella del nome riporta il nome della cella attiva e permette di cercare subito una cella desiderata, a cui è stato dato un nome. Barra della formattazione Nella Barra della formula viene inserito il dato o la formula che si sta scrivendo in una cella oppure appare il dato o la formula presente nella cella attiva. Essa serve anche a modificare il contenuto di una cella. Cliccando sulle schede del foglio si attiva l'uno o l'altro dei fogli della cartella. Pulsanti di scorrimento Barre di scorrimento Fogli di lavoro Modulo 4: Fogli di calcolo 14 Cap. 1: Per cominciare - Cartelle e fogli di lavoro In ogni istante una sola delle celle del foglio in uso è attiva: le sue coordinate le vediamo sulla barra formula ed ovviamente ogni intervento (ad esempio una digitazione di dati da tastiera) avrà effetto su tale cella. Modulo 4: Fogli di calcolo 15 Cap. 1: Per cominciare - Cartelle e fogli di lavoro Aprire una cartella: fare doppio click sull'icona del file. Si apre il programma e la cartella relativa al file. Modulo 4: Fogli di calcolo 16 Cap. 1: Per cominciare - Cartelle e fogli di lavoro aprire il programma da Start/Programmi/Microsoft Excel e poi dal menu scegliere File/Apri. Cercare nella finestra di dialogo che si apre la cartella e cliccare sul pulsante Apri. Modulo 4: Fogli di calcolo 17 Cap. 1: Per cominciare - Cartelle e fogli di lavoro Dopo aver modificato la cartella di lavoro, essa può essere salvata in vari modi: dal menu File/Salva o File/Salva con nome cliccando sull'icona Salva ( ). Modulo 4: Fogli di calcolo 18 Cap. 1: Per cominciare - Cartelle e fogli di lavoro In Excel si possono aprire più cartelle contemporaneamente per trasferire dati o mettere in relazione dati di cartelle diverse. Modulo 4: Fogli di calcolo 19 Cap. 1: Per cominciare - Cartelle e fogli di lavoro Il riquadro delle attività All’apertura di excel, si può notare sul lato destro dello schermo una finestra in cui compaiono diverse informazioni. Questa è chiamata “Riquadro Attività” (Task Pane). Essa mostra le opzioni da scegliere per iniziare ad operare con excel. E’ più semplice creare un nuovo file o aprirne uno esistente. Se non compare in automatico, basterà selezionare l’opzione Visualizza Riquadro Attività. Modulo 4: Fogli di calcolo 20 Cap. 1: Per cominciare - Cartelle e fogli di lavoro All'apertura del programma, Excel presenta una cartella vuota di nome Cartell1, il cui nome può essere cambiato quando viene salvata per la prima volta. Nel caso si volesse aprire una nuova cartella è sufficiente cliccare su File/Nuovo. Si apre una finestra di dialogo. In essa è possibile scegliere fra una cartella vuota o un modello presente nella scheda Soluzioni foglio di calcolo. Una volta creata la cartella, è possibile salvarla dal menu File/Salva o cliccando sull'icona Salva sulla barra degli strumenti. Si apre una finestra di dialogo in cui è possibile scegliere il nome e il percorso in cui salvare il file. Modulo 4: Fogli di calcolo 21 Cap. 1: Per cominciare - Cartelle e fogli di lavoro Una cartella attiva può essere chiusa semplicemente dalla voce di menu File/Chiudi. Attenzione! prima di cliccare su File/Chiudi accertarsi che sia attiva la cartella desiderata, cliccandoci dentro o cliccando sul relativo pulsante sulla Barra delle Applicazioni (la cartella attiva è riconoscibile dalla barra del titolo evidenziata. Modulo 4: Fogli di calcolo 22 Modulo 4: Fogli di calcolo 23 Cap. 1: Per cominciare - Usare le funzioni di help Cliccando su ? sulla Barra degli Strumenti, si attiva l'help di Excel, al quale si può fare ricorso per risolvere tutti i dubbi che si possono presentare. Modulo 4: Fogli di calcolo 24 Cap. 1: Per cominciare - Usare il comando TROVA Modifica/Trova Modulo 4: Fogli di calcolo 25 Cap. 1: Per cominciare - Usare il comando TROVA Modifica/Sostituisci Modulo 4: Fogli di calcolo 26 Cap. 1: Per cominciare - Modificare le impostazioni di base In esso sono presenti le barre degli strumenti e il foglio senza indicazioni delle interruzioni di pagina. Mostra le interruzioni di pagina. Ciò è importante se si vuole impostare il contenuto del foglio per pagina da stampare. Scompaiono tutte le barre di strumenti. Rimane solo la barra del menu. Adatta la visibilità del foglio di lavoro alle proprie esigenze. Modulo 4: Fogli di calcolo 27 Cap. 1: Per cominciare - Modificare le impostazioni di base - Modulo 4: Fogli di calcolo 28 Cap. 1: Per cominciare - Modificare le impostazioni di base Visualizza Barre degli strumenti Pesonalizza Modulo 4: Fogli di calcolo 29 Cap. 1: Per cominciare - Scambiare documenti File Salva con nome Modulo 4: Fogli di calcolo 30 Cap. 1: Per cominciare - Scambiare documenti File Salva con nome Pagina web Modulo 4: Fogli di calcolo 31 Cap. 1: Per cominciare - La zona E’ un intervallo di celle che si può spostare, copiare, inserire in una formula ecc… Per fare riferimento ad una zona, bisogna immettere il riferimento della cella posta nell’angolo superiore sinistro dell’intervallo, un segno di due punti (:) e il riferimento della cella posta nell’angolo inferiore destro dell’intervallo. La zona di celle, in questo caso, viene descritta come: A1:B5 Modulo 4: Fogli di calcolo 32 Cap. 1: Per cominciare - Utilizzo del mouse Vediamo quali sono le “forme” che può assumere il cursore del mouse: Serve per selezionare una cella oppure una zona. La prima cella di selezione rimane bianca per indicare da dove comincia la zona evidenziata. Modulo 4: Fogli di calcolo 33 Cap. 1: Per cominciare - Utilizzo del mouse Posizionando il mouse sul bordo della cella o zona evidenziata: La freccia permette di spostare il contenuto: basterà trascinare il mouse tenendo premuto il tasto sinistro. Modulo 4: Fogli di calcolo 34 Cap. 1: Per cominciare - Utilizzo del mouse Posizionando il mouse nell’angolo destro inferiore della cella (o dell’ultima cella della zona): Trascinando la crocetta nera è possibile inserire un elenco delle voci che sono stati già impostati nel sistema: i giorni della settimana, i mesi, le date (SERIE). Modulo 4: Fogli di calcolo 35 Cap. 1: Per cominciare - Utilizzo della tastiera Vediamo quali sono i tasti più usati in excel: Tasti di movimento Di una cella a SX o a DX Di una cella in basso o in alto (Home) Torna all’inizio della riga Ctrl + Torna all’inizio del foglio corrente Ctrl + Fine All’ultima cella del foglio corrente Pag Di una schermata verso il basso Pag Di una schermata verso l’alto Modulo 4: Fogli di calcolo 36 Cap. 1: Per cominciare - Utilizzo della tastiera Tasti di selezione (Shift) + frecce La zona delle celle Ctrl + Barra Evidenziano un’intera colonna (Shift) + Barra Evidenziano intera riga Modulo 4: Fogli di calcolo 37 Cap. 1: Per cominciare - Utilizzo della tastiera Tasti di scelta rapida INVIO Conferma l’immissione di dati in una cella Esc Canc F2 F5 Annulla l’immissione di dati in una cella Elimina il contenuto della cella o della selezione Permette di modificare il contenuto della cella attiva Attiva il comando “Vai A” per andare nella cella che si desidera Modulo 4: Fogli di calcolo 38 Capitolo 2 Modulo 4: Fogli di calcolo 39 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire numeri in una cella Per inserire un testo, un numero o una formula in un determinato punto del foglio, basterà selezionare una cella, cliccando semplicemente con il mouse e digitando il testo. Mentre digitiamo, Excel visualizza quello che state scrivendo nella cella selezionata e nella barra della formula. Modulo 4: Fogli di calcolo 40 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire numeri in una cella Per "fissare" i dati nella cella selezionata dovete eseguire una qualsiasi delle seguenti operazioni: premere INVIO; fare clic sul pulsante lnvio (il segno di spunta verde) accanto alla barra della formula; premere un tasto freccia per selezionare una cella diversa; fare clic su una cella diversa per selezionarla. Modulo 4: Fogli di calcolo 41 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire numeri in una cella Le formule potranno essere create soltanto con le celle contenenti i valori calcolabili (numeri, date, formule). Il sistema distingue il testo dal numero: Se la cella non è capace di contenere tutte le cifre compare una sequenza di #. Modulo 4: Fogli di calcolo 42 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire numeri in una cella Inserire numeri in una cella è molto semplice: selezionare la cella cliccandoci sopra e scrivere il numero; Excel capirà che quello che abbiamo scritto è un numero. Se vogliamo che un numero (esempio un numero di telefono) venga interpretato da Excel come testo, iniziare a digitare il numero facendolo precedere da un apostrofo. Modulo 4: Fogli di calcolo 43 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire numeri in una cella I numeri con la virgola vengono inseriti normalmente con la virgola o col punto come separatore dei decimali a seconda di come è configurato il computer. Modulo 4: Fogli di calcolo 44 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire numeri in una cella Trucchi I caratteri che possono essere utilizzati per immettere numeri sono: 0123456789+-(),/$%.Ee Modulo 4: Fogli di calcolo 45 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire numeri in una cella Trucchi Immissione di frazioni Per evitare che le frazioni vengano interpretate come date, utilizzare uno 0 (zero) iniziale. Immettere ad esempio 0 1/2. Immissione di numeri negativi Far precedere i numeri negativi da un segno meno (-) o racchiuderli tra parentesi (). Limite di 15 cifre Indipendentemente dal numero di cifre visualizzate, è possibile memorizzare numeri con un massimo di 15 cifre decimali. Se un numero contiene più di 15 cifre significative, verrà arrotondato per difetto alla quindicesima cifra Modulo 4: Fogli di calcolo decimale. 46 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire numeri in una cella Trucchi Se si digita un numero in una cella a cui è stato applicato il formato numerico Generale, è possibile che tale numero venga visualizzato con un formato differente. Se ad esempio si digita L. 50.000 verrà applicato automaticamente un formato di valuta. Limite di 15 cifre Indipendentemente dal numero di cifre visualizzate, è possibile memorizzare numeri con un massimo di 15 cifre decimali. Se un numero contiene più di 15 cifre significative, verrà arrotondato per difetto alla quindicesima cifra decimale. Modulo 4: Fogli di calcolo 47 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire data e ora in una cella Per separare le varie parti di una data, utilizzare il segno di divisione (/) o il trattino (-), ad esempio 9/5/2002 o 5-set-2002. Per immettere un'ora utilizzando il sistema a 12 ore, digitare l'ora seguita da uno spazio e quindi da una a o una p, ad esempio 9.00 p In caso contrario, l'ora verrà immessa come AM. Modulo 4: Fogli di calcolo 48 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire semplici formule Una formula è un'insieme di costanti e riferimenti uniti da operatori matematici. Nelle formule si possono mettere vari operatori aritmetici: Modulo 4: Fogli di calcolo 49 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire semplici formule + Somma - Sottrazione * Moltiplicazione / Divisione Sono chiamate anche funzioni in quanto effettuano calcoli tra dati. % Percentuale ^ Elevamento a potenza = Uguale a > Maggiore di < Minore di >= Maggiore di o uguale a <= Minore di o uguale a <> Diverso da & Concatenamento di testo Modulo 4: Fogli di calcolo 50 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire semplici formule Per cominciare l’inserimento della formula è necessario digitare il segno = e, di seguito, l’indirizzo della cella nella quale si trova il valore: =A1 Nelle formule si possono mettere vari operatori aritmetici: Addizione =A1+A2 Sottrazione Moltiplicazione =A1-A2 =A1*A2 Modulo 4: Fogli di calcolo Divisione =A1/A2 51 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire semplici formule Ad esempio: 35*A3/A5 è una formula che significa moltiplicare 35 per il contenuto della cella A3 e dividere per il contenuto della cella A5. Una formula è sempre preceduta dal segno di uguale. Modulo 4: Fogli di calcolo 52 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire semplici formule Dopo aver inserito la formula in una cella, bisogna premere INVIO per confermarla nella cella verrà visualizzato il risultato della formula Per poter modificare la formula, bisogna “attivarla” selezionando la cella in cui è stata inserita e: 1. 2. premendo il tasto F2; Cliccando con il mouse sulla barra della formula. Modulo 4: Fogli di calcolo 53 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire semplici formule La formula ha la priorità nei confronti del numero, ciò significa che: quando copiamo il numero che è il risultato di una formula, in realtà copiamo la formula. Modulo 4: Fogli di calcolo 54 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire semplici formule Per esempio: formula per il calcolo del profitto di un determinato periodo di tempo. Modulo 4: Fogli di calcolo 55 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire semplici formule Barra della formula In questa barra viene mostrato il contenuto della cella selezionata: un testo, un numero, una formula, etc. Praticamente tutto quello che si scrive nella cella (semplicemente cliccando sulla casella e iniziando a digitare) viene visualizzato nella barra della formula. Non sempre quello che si vede nella casella è identico a quello che si vede nella barra della formula. Modulo 4: Fogli di calcolo 56 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire semplici formule Barra della formula Proviamo a inserire nella cella: "A1" il valore "5" "A1" il valore "Ciao" "A3" il valore "=5+1" Modulo 4: Fogli di calcolo 57 Cap. 2: Inserire i dati - Inserire semplici formule Lavorare con le parentesi Nel caso di formule più “complesse” che richiedono lo svolgimento di più operazioni, diventa necessario introdurre l’uso delle parentesi. Ad esempio, su un’espressione: E2+E3+E4*E5 Excel effettua la moltiplicazione tra E4 ed E5 prima dell’addizione, rispettando le regole standard matematiche sull’ordine di precedenza. Con l’uso delle parentesi: (E2+E3+E4)*E5 risolviamo il problema. Modulo 4: Fogli di calcolo 58 Cap. 2: Inserire i dati - Copiare le formule Abbiamo già visto come fare per copiare le formule: Fare clic sulla cella che contiene la formula e usare i pulsanti Copia e Incolla; Trascinando il quadratino nero di riempimento della cella che contiene la formula. Modulo 4: Fogli di calcolo 59 Cap. 2: Inserire i dati - Somma automatica Poiché la somma è usata molto di frequente, sulla barra degli strumenti è stato predisposto il pulsante Somma automatica. Se si attiva l‘ultima cella di una sequenza orizzontale (verticale) e si fa clic sul pulsante precedente, i valori delle celle di quella riga (colonna) saranno selezionati automaticamente. Modulo 4: Fogli di calcolo 60 Capitolo 3 Modulo 4: Fogli di calcolo 61 Cap. 3: Righe e Colonne - Inserimento Inserisci celle Modulo 4: Fogli di calcolo 62 Cap. 3: Righe e Colonne - Modificare larghezza e altezza Con il mouse… Portando il cursore sulle intestazioni nel punto di divisione delle colonne e delle righe, esso si trasforma in una riga con una freccia a doppia punta. Ciò indica che trascinando a destra o a sinistra per le colonne o sopra e sotto per le righe si modifica la larghezza e l'altezza. Modulo 4: Fogli di calcolo 63 Cap. 3: Righe e Colonne - Modificare larghezza e altezza Con i comandi a menu… Formato Colonne Formato Righe Modulo 4: Fogli di calcolo 64 Cap. 3: Righe e Colonne - Cancellare righe e colonne Quando si elimina una cella, questa viene rimossa dal foglio di lavoro e le celle circostanti vengono spostate per riempire lo spazio lasciato vuoto. Quando si cancella una cella, ne vengono rimossi il contenuto (ovvero la formula e i dati), i formati (inclusi quelli numerici e condizionali nonché i bordi) e le note, ma la cella vuota rimane sul foglio di lavoro. Modulo 4: Fogli di calcolo 65 Cap. 3: Righe e Colonne - Cancellare righe e colonne Cancellare il contenuto… 1. 2. Selezionare le celle, le righe o le colonne da cancellare. Scegliere Cancella dal menu Modifica, quindi scegliere Tutto, Contenuto, Formati o Note. Note: Se si fa clic su una cella e si preme CANC o BACKSPACE, verrà rimosso il contenuto della cella ma non le note o i formati. Se si cancella una cella, verranno rimossi i formati, il contenuto, le note o tutte e tre queste informazioni. Il valore di una cella cancellata è 0 (zero) e una formula che contiene un riferimento a una cella cancellata riceve il Modulo 4: Fogli di calcolo valore 0. 66 Cap. 3: Righe e Colonne - Cancellare righe e colonne Cancellare celle, righe, colonne… 1. Selezionare le celle, le righe o le colone da eliminare. 2. Scegliere Elimina dal menu Modifica . Note: I riferimenti assoluti alle celle spostate vengono aggiornati automaticamente in modo da rifletterne la nuova posizione e tenere aggiornate le formule. Le formule del foglio di lavoro contenenti un riferimento a una cella eliminata visualizzeranno tuttavia il valore di errore #RIF!. Modulo 4: Fogli di calcolo 67 Capitolo 4 Modulo 4: Fogli di calcolo 68 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - I riferimenti Inserimento delle righe e delle colonne Quando occorre avere una riga o una colonna vuota in mezzo al foglio elettronico, non c’è bisogno di spostare una parte della tabella oppure di riscrivere. Basterà utilizzare i comandi che permettono di inserire le righe o le colonne. Modulo 4: Fogli di calcolo 69 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - I riferimenti Indirizzi delle celle: relativi, assoluti e misti Normalmente, per impostare le formule, si utilizza l’indirizzo della cella (tipo A1); in alcuni casi, per velocizzare il calcolo e limitare il numero delle formule da inserire, è necessario cambiare il tipo di indirizzo. Indirizzo relativo; 2. Indirizzo assoluto; 3. Indirizzo misto. 1. Modulo 4: Fogli di calcolo 70 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - I riferimenti Indirizzi delle celle: relativi, assoluti e misti In base all'impostazione predefinita, in Excel viene utilizzato lo stile di riferimento A1, in cui le colonne sono identificate da lettere (da A a IV, per un totale di 256 colonne) e le righe sono identificate da numeri (da 1 a 65536). Tali lettere e numeri costituiscono le intestazioni di riga e di colonna. Per fare riferimento a una cella, immettere la lettera della colonna seguita dal numero di riga. D50 si riferisce ad esempio alla cella posizionata all'intersezione tra la colonna D e la riga 50. Modulo 4: Fogli di calcolo 71 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - I riferimenti Indirizzi delle celle: relativi, assoluti e misti Per fare riferimento a un intervallo di celle, immettere il riferimento della cella nell'angolo superiore sinistro dell'intervallo, i due punti (:), quindi il riferimento della cella nell'angolo inferiore destro. Modulo 4: Fogli di calcolo 72 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - I riferimenti Indirizzi delle celle: relativi, assoluti e misti Per fare riferimento a Cella all'intersezione della colonna A e della riga 10 Utilizzare A10 Intervallo di celle delimitato dalla colonna A e dalle righe da 10 a 20 A10:A20 Intervallo di celle delimitato dalla riga 15 e dalle colonne da BaE B15:E15 Tutte le celle della riga 5 5:5 Tutte le celle delle righe da 5 a 10 5:10 Tutte le celle della colonna H H:H Tutte le celle delle colonne da H a J H:J Intervallo di celle delimitato dalle colonne da A a E e dalle righe da 10 a 20 Modulo 4: Fogli di calcolo A10:E20 73 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - I riferimenti Indirizzo relativo Se in una formula scriviamo per esempio =somma(A1:D1) e la formula viene inserita nella cella E1, in questa cella comparirà la somma dei contenuti delle celle da A1 a D1. Se ora copiamo la formula nella cella E2 Excell intende che il riferimento alle celle è relativo, cioè, poichè la formula si trova in E2, l'intervallo della formula diventa A2:D2 e la formula copiata sarà =somma(A2:D2); e cos' via se copiamo la formula in altre celle. Questo tipo di riferimento si chiama RELATIVO. Modulo 4: Fogli di calcolo 74 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - I riferimenti Indirizzo assoluto Se in una formula vogliamo che il riferimento ad una cella o ad un intervallo sia assoluto, e cioè che la cella o l'intervallo rimanga sempre lo stesso copiando la formula, allora dobbiamo far precedere i nomi di cella dal simbolo $. Così, se scriviamo =somma($A$1:$D$1), anche se copiamo la formula, viene sempre riportata la somma relativa alle celle da A1 a D1. Modulo 4: Fogli di calcolo 75 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - I riferimenti Indirizzo assoluto Modulo 4: Fogli di calcolo 76 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - I riferimenti Indirizzo misto Possiamo rendere assoluti o relativi riga e colonna, oppure l'una o l'altra. Così, se scriviamo $A1 intendiamo dire che la colonna è relativa e cambierà nelle formule copiate, mentre la riga rimane fissa la 1. Possiamo avere perciò per una cella le scritte A1, $A1, A$1, $A$1 rendendo relative riga e colonna, solo colonna, solo riga, entrambe. Modulo 4: Fogli di calcolo 77 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - I riferimenti Indirizzo misto Modulo 4: Fogli di calcolo 78 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - Etichette e nomi È possibile utilizzare le etichette delle righe e delle colonne di un foglio di lavoro per fare riferimento alle celle delimitate da tali righe e colonne. "Prezzo", "Quantità" e "Totale" sono esempi di etichette utilizzabili. In alternativa, è possibile assegnare nomi descrittivi che rappresentino celle, intervalli di celle, formule o valori costanti. Modulo 4: Fogli di calcolo 79 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - Riferimento 3D Un riferimento 3D include il riferimento di cella o di intervallo preceduto da un intervallo di nomi di fogli di lavoro. È possibile utilizzare qualunque nome memorizzato tra il primo e l'ultimo nome del riferimento. =SOMMA(Foglio2:Foglio13!B5) ad esempio consente di addizionare i valori contenuti nella cella B5 in tutti i fogli compresi tra il Foglio2 e il Foglio13 inclusi. Modulo 4: Fogli di calcolo 80 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - Gestione degli appunti Modifica Appunti Modulo 4: Fogli di calcolo 81 Cap. 4: Operare con il foglio di lavoro - Le opzioni di “incolla speciale” Modifica Incolla Speciale │ A. Incolla soltanto la parte di contenuto delle celle di origine relativo all’opzione selezionata. B. Incolla le regioni di convalidazione dei dati, attribuite alle celle di origine, nelle celle di destinazione. C. Opzioni relative alla possibilità di effettuare delle operazioni algebriche tra i dati di origine e quelli di destinazione, ove presenti. │B A │C Modulo 4: Fogli di calcolo 82 Capitolo 5 Modulo 4: Fogli di calcolo 83 Cap. 5: Calcolare - Utilizzo di funzioni - Se, oltre alle quattro operazioni fondamentali, è necessario svolgere calcoli più complessi, è consigliabile utilizzare le funzioni. Una funzione è una ruotine che Excel richiama ogni volta che la incontra e che fornisce un valore (numerico o di stringa) calcolato dalla routine. Ad esempio =somma(intervallo) è una funzione che calcola la somma dei contenuti dell'intervallo di celle specificato. Modulo 4: Fogli di calcolo 84 Cap. 5: Calcolare - Funzione logiche - La funzione SE analizza dei dati basati su una condizione. SE(Condizione;Vero;Falso) Condizione vera Viene fornito il risultato “Vero” Condizione falsa Viene fornito il risultato “Falso” Modulo 4: Fogli di calcolo 85 Cap. 5: Calcolare - Funzione logiche - Esistono vari tipi di output per queste formule: un numero, una formula, un testo. Per esempio: =se(A1>0;1;0) =se(A1>0;B1+C1;0) =se(A1>0;”si”;”no”) =se(e(A1>0;A1<100);”si”;”no”) =se(o(A1<50;A1>100);1;0) =se(A1>0;”positivo”;se(A1=0;”zero”;”negativo”)) Modulo 4: Fogli di calcolo 86 Cap. 5: Calcolare - Errori nelle funzioni Errore ##### #VALORE! #NUM! #NOME! #RIF! Significato La colonna non è abbastanza larga per visualizzare tutti i valori della cella. La formula contiene un operatore non valido La formula sta usando un numero non valido La formula fa riferimento a un nome di cella sconosciuto La formula contiene un riferimento a una cella non valido Riferimento La formula in una cella, include la cella Circolare stessa. Modulo 4: Fogli di calcolo 87 Cap. 5: Calcolare - Funzione logiche - La funzione SOMMA.SE somma il numero di celle che rispondono a un determinato criterio. SOMMA.SE(intervallo; criteri; intervallo somma) A 1 Roma B 10 2 Milano 15 3 Roma 12 4 Milano 14 5 Chieti 13 6 Chieti 16 7 Torino 12 Si vuole sommare solamente i valori corrispondenti alla città di Chieti. L'intervallo di celle a cui applicare i criteri è A1:A7 =SOMMA.SE(A1:A7;"Chieti";B1:B7) =SOMMA.SE(A1:A7;A5;B1:B7) Modulo 4: Fogli di calcolo 88 Cap. 5: Calcolare - Funzione logiche - La funzione CONTA.SE conta il numero di celle che rispondono a un determinato criterio. CONTA.SE(intervallo; criteri) A 1 Roma B 10 2 Milano 15 3 Roma 12 4 Milano 14 Si vuole conoscere quante caselle nell'intervallo B1:B7 ha un valore superiore a 15. L'intervallo di celle a cui applicare i criteri è B1:B7 =CONTA.SE(B1:B7;">15") 5 Chieti 13 6 Chieti 16 =CONTA.SE(A1:A7;"Milano") 7 Torino 12 =CONTA.SE(A1:A7;"M*") Modulo 4: Fogli di calcolo 89 Cap. 5: Calcolare - Funzione logiche: - Pronti a complicarvi la vita? La funzione SE è utile quando viene usata insieme ad altre funzioni. Supponiamo di voler scrivere in B8 la A B parola “OK!” nel caso in cui la somma 1 Roma 10 2 Milano 15 dell'intervallo B1:B7 superi il valore 50. 3 Roma 12 =SE(SOMMA(B1:B7)>50;"OK!";"NO") 4 Milano 14 5 Chieti 13 6 Chieti 16 7 Torino 12 8 Modulo 4: Fogli di calcolo 90 Cap. 5: Calcolare - Funzione logiche: - Pronti a complicarvi la vita? Nella cella B8 si vuole visualizzare la somma dei valori corrispondenti alla città di Chieti, ma solo se la somma totale (intervallo B1:B7) supera il valore 50: A 1 Roma B 10 2 Milano 15 3 Roma =SE(SOMMA(B1:B7)>50;SOMMA.SE( A1:A7;"Chieti";B1:B7);“NO") 12 4 Milano 14 5 Chieti 13 6 Chieti 16 7 Torino 12 8 Modulo 4: Fogli di calcolo 91 Capitolo 6 Modulo 4: Fogli di calcolo 92 Cap. 6: Grafici - I grafici I grafici vengono creati per visualizzare in maniera semplice da interpretare i dati del foglio di lavoro. Le loro caratteristiche principali: 1. Sono collegati ai dati del foglio da cui sono stati creati; 2. Vengono aggiornati automaticamente quando tali dati vengono modificati. Modulo 4: Fogli di calcolo 93 Cap. 6: Grafici - I grafici Excel è dotato di una procedura guidata. I passi da fare sono: 1. Selezionare l’intervallo di celle contenente i dati necessari per la realizzazione del grafico ed, eventualmente le relative etichette; 2. Scegliere il comando Inserisci Grafico. Modulo 4: Fogli di calcolo 94 Cap. 6: Grafici - Modificare un grafico Anche dopo essere stato costruito un grafico può essere facilmente modificato: è possibile correggere i titoli, aggiungerne altri, cambiare i colori della legenda e così via. Gli elementi del grafico che possono essere modificati si chiamano oggetti. Modulo 4: Fogli di calcolo 95 Cap. 6: Grafici - Modificare un grafico Titolo del grafico Asse delle categorie (asse y) Il testo che descrive il titolo Asse che contiene i valori del tracciato Area del tracciato Area costituita dal grafico vero e proprio Griglia Linee che partono da un asse e attraversano il tracciato Legenda Descrive la serie dei dati Valori Gli elementi di una serie di dati Area del grafico Modulo 4: Fogli di calcolo Asse delle categorie (asse x) Asse che contiene le categorie del tracciato Il riquadro nel quale è rinchiuso il grafico (bordi inclusi) 96 Cap. 6: Grafici - Modificare un grafico Per modificare il titolo del grafico fate clic sul titolo in modo che appaia contornato da un bordo, quindi fate clic in un punto qualunque all'interno del titolo per visualizzare il cursore a barra e digitate le modifiche. Se volete cambiare lo stile di formattazione applicato al titolo o alle voci della legenda, invece, selezionateli in modo che appaiano i bordi di contorno e fate clic con il pulsante destro del mouse. Si aprirà un menu di scelta rapida, in cui dovete scegliere il comando Formato titolo grafico (o Formato legenda). Modulo 4: Fogli di calcolo 97 Cap. 6: Grafici - La barra degli strumenti grafico Visualizza Barre degli strumenti Grafico Modulo 4: Fogli di calcolo 98 Capitolo 7 Modulo 4: Fogli di calcolo 99 Cap. 7: Il foglio elettronico come DB - Concetti fondamentali Un database è una raccolta di informazioni relative ad un particolare oggetto o scopo: elenco dei pazienti (nome, indirizzo, telefono, …) raccolta di dischi rubrica telefonica … Modulo 4: Fogli di calcolo 100 Cap. 7: Il foglio elettronico come DB - Concetti fondamentali Nei database i dati vengono organizzati nel seguente modo: le colonne(“CAMPI”) contengono lo stesso tipo di dati; la prima riga contiene le etichette dei campi; ogni riga (“RECORD”) contiene i dati relativi ad un singolo oggetto, per esempio: codice, nome, indirizzo, numero di telefono, … Modulo 4: Fogli di calcolo 101 Cap. 8: Le Macro - Concetti fondamentali Per ottimizzare procedure ricorrenti si può ricorrere alle macro. Una MACRO è un insieme di istruzioni che guidano excel durante lo svolgimento delle azioni. Con esse, è possibile associare una particolare operazione a un semplice comando o a una combinazione di tasti. Se, per esempio, abbiamo una tabella che viene aggiornata spesso con nuovi dati, possiamo creare una macro per registrare la sequenza di comandi con cui applicare la corretta formattazione ai dati. Modulo 4: Fogli di calcolo 102 Cap. : Funzionalità avanzate - Interattività I controlli ACTIVEx sono comandi che possono essere inseriti all’interno di documenti office, per renderli interattivi. Modulo 4: Fogli di calcolo 103