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RELAZIONE ATTIVITA’ SVOLTE NELL’ANNO 2013
1
INTRODUZIONE - CONTESTO
2
STRUTTURA ORGANIZZATIVA E SPAZI
2.1
Persone
2.1.1 Formazione
2.2
3
4
Spazi
SERVIZI AL PUBBLICO
3.1
Orari
3.2
Prestito
3.3
Prestito interbibliotecario e fornitura di documenti
3.4
Orientamento e informazione bibliografica
3.5
Altri servizi
COMUNICAZIONE
4.1
Diretta (Dipartimenti, docenti, studenti)
4.2
Web
4.2.1 Sito
4.2.2 Facebook, Twitter, multimedia
4.3
Trasparenza, comunicazione e interazione con l’utenza
4.3.1 Reclami
5
RACCOLTE
5.1
Patrimonio, sviluppo e conservazione delle raccolte
5.1.1 Dati inventariali
5.1.2 Collezione
5.2
6
5.1.2.1
Periodici
5.1.2.2
Banche dati
5.1.2.3
Monografie
5.1.2.4
Ebooks
Ordinamento, trattamento
5.2.1 Catalogazione, classificazione, ordinamento della
collezione
DATI DI SPESA
Relazione attività svolte 2013
Pag. - 1 -
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6.1
Periodici e banche dati
6.1.1 Periodici
6.1.2 Banche dati
6.2
Monografie
6.2.1 Monografie – didattica
6.2.2 Monografie - ricerca
6.3
Ebooks
6.4
Altre spese
7
ATTIVITA’ AMMINISTRATIVE
8
MONITORAGGIO E VALUTAZIONE
8.1
9
Statistiche e misurazioni
EVENTI
10 OSSERVAZIONI FINALI
Elenco allegati
Relazione attività svolte 2013
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1. INTRODUZIONE – CONTESTO
Anche il 2013 si è presentato come un anno complesso, e, per alcuni aspetti, di transizione.
Arrivata infatti a compimento la riforma dell’Università prevista dalla legge 240/2010
(Gelmini), le nuove strutture dipartimentali hanno iniziato il loro percorso e la loro attività, con
inevitabili ripercussioni anche per le biblioteche: è stato necessario rinnovare il Consiglio
Scientifico, composto come da Regolamento SBA (anch’esso aggiornato) da delegati dei
Dipartimenti,
rappresentanze
degli
studenti
e
del
personale
TAB;
il
Consiglio
ha
successivamente eletto il Presidente e il Vicepresidente, componenti di diritto del Consiglio
centrale SBA.
E’ ipotizzabile che gli adempimenti amministrativi che per tutto l’anno hanno prioritariamente
occupato i docenti, unitamente alla fase di transizione da una regime all’altro, siano all’origine
di una collaborazione con la biblioteca ancora più scarsa del solito, in particolare per quanto
riguarda la collezione (segnalazione testi d’esame e altri, recepimento proposte editoriali, etc.)
Per il trasferimento di un’unità di personale ad altra struttura, e per la lentezza con cui è stata
sostituita, per tutta la prima metà dell’anno la biblioteca è stata costretta a lavorare a ranghi
ulteriormente ridotti (negli ultimi anni si sono verificati avvicendamenti e perdite di personale
non rimpiazzate): siamo riusciti, con la disponibilità e l’impegno di tutti, a mantenere un buon
standard di erogazione di servizi, ma sicuramente difficoltà e lentezze sono rilevabili nel lavoro
di back office, a causa della necessità di formare il personale nuovo e quello che ha cambiato
mansioni.
Tuttavia, continuiamo a ritenere il servizio di accoglienza e di orientamento in sala identitario
ed essenziale, è dunque fondamentale per noi che a svolgerlo, nell’ottica di offrire il miglior
servizio possibile e necessariamente con l’aiuto di supporti esterni,, sia il personale strutturato.
2. STRUTTURA ORGANIZZATIVA E SPAZI
2.1
Persone
Questo l’organigramma della biblioteca nell’anno 2013, comprensivo dei
cambiamenti
avvenuti:
Responsabile sede Torri: Marco Muscolino (dal mese di febbraio; precedentemente: Ilaria
Brancatisano)
Servizi al pubblico
Responsabile: Enza Gasbarro
Relazione attività svolte 2013
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Il gruppo di lavoro è composto da Enza Gasbarro, Marco Muscolino, Lucia Ciarmoli (dal
mese di maggio, precedentemente: Marta Izzi)
referente per il prestito: Marco Muscolino
referente per i servizi interbibliotecari: Marco Muscolino
Gestione della Raccolta - Responsabile: Marta Izzi (dal mese di febbraio; precedentemente:
Elisabetta Bianchi, trasferita nel mese di febbraio ad altra biblioteca)
Il gruppo di lavoro è composto da: Marta Izzi, Ilaria Brancatisano, Annalisa Morisani,
Andrea Sbrolla.
referente per le acquisizioni: Marta Izzi (dal mese di febbraio; precedentemente: Elisabetta
Bianchi)
referenti per i periodici: Ilaria Brancatisano
referente per la catalogazione: Andrea Sbrolla
Risorse elettroniche - Responsabile: Enza Gasbarro
Collabora: Ilaria Brancatisano
Gestione pagine web: Ilaria Brancatisano, Enza Gasbarro
Statistiche e misurazioni: Enza Gasbarro
Archivio idrocarburi: Andrea Sbrolla
Supporto e attrezzature informatiche: Enza Gasbarro
Amministrazione, segreteria: Maria Emanuela Cirilli, Giuseppe Manelli
Impegni istituzionali
Rappresentanti del personale TAB nel Consiglio Scientifico della biblioteca: Marco Muscolino,
Enza Gasbarro.
Rappresentante del personale TAB in Senato Accademico: Andrea Sbrolla.
Gruppi di Lavoro SBA attivi nel 2013:
Authority: Marta Izzi, Andrea Sbrolla, Annalisa Morisani (con una rotazione che prevede due
persone contemporaneamente attive e una “a riposo”)
Gruppo di lavoro sul monitoraggio SBA:
Relazione attività svolte 2013
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Enza Gasbarro
Gruppi di lavoro per formazione SBA:
Enza Gasbarro, Annalisa Morisani
Gruppo di lavoro Welcome Erasmus:
Marco Muscolino (anche partecipazione come relatore, il 30 settembre 2103, alla Conferenza
inaugurale Welcome Week)
Gruppo di lavoro in preparazione dell’indagine di customer satisfaction SBA:
Enza Gasbarro
Commissione
Risorse
Elettroniche
SBA
(a
composizione
mista,
docenti
e
personale
bibliotecario): i componenti dell’area Bast sono il prof. Decio Levi e Enza Gasbarro.
Gruppo di lavoro (interateneo) Nilde-Alpe:
Enza Gasbarro
Referenti:
Acquisizioni: Marta Izzi
Contabilità: Giuseppe Manelli
Periodici: Ilaria Brancatisano
Catalogazione: Andrea Sbrolla
Circolazione: Marco Muscolino
Redazione web SBA: Ilaria Brancatisano
Altre informazioni
La sostituzione di una unità di personale con una collega proveniente dall’area amministrativa,
e l’avvicendamento avvenuto nel ruolo di responsabile della collezione, hanno comportato un
periodo di formazione per entrambe le colleghe interessate – sia pure a livelli diversi, e con un
differente impegno da parte degli altri colleghi. Ovviamente questo ha causato per alcuni mesi
un certo rallentamento generale delle attività.
Tutto il personale bibliotecario, pur avendo attività prevalenti, è impegnato a rotazione nei
servizi al pubblico (accoglienza in sala, prestito interbibliotecario/fornitura documenti) e nella
catalogazione e aggiornamento della consistenza delle riviste.
Una mattina alla settimana (di norma il lunedì), la direttrice è presente alla sede delle Torri sia
in relazione all’utenza che all’organizzazione di lavoro interna.
Relazione attività svolte 2013
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Dal 14 ottobre Andrea Sbrolla è in telelavoro, per la durata di un anno. L’attività del telelavoro
è essenzialmente quella di catalogazione ed è strutturata in maniera da non creare problemi
alla regolare erogazione dei servizi in presenza.
Fino al 2 settembre 2013 la biblioteca ha usufruito della collaborazione di una volontaria del
Servizio Civile Nazionale (Francesca Iannarilli, nell’allegato n. 1 la Relazione sul suo anno di
volontariato).
Collaborazione esterna della Cooperativa di servizi: sede Centrale: dalle 13:30 alle ore 19.30.
Alla sede delle Torri, che non usufruisce della Cooperativa, l’apertura fino alle ore 19 è
garantita da studenti borsisti, secondo le modalità stabilite concordemente da Amministrazione
centrale e UCCB a partire dall’anno 2011.
Studenti borsisti che hanno collaborato con la biblioteca: n. 52: 28 in sede centrale (di cui 2
assegnati come supporto dal Dipartimento di Scienze), e 24 alla sede delle Torri.
Tirocinante: 1, in base alla convenzione con la Comunità di Capodarco (fino al 21 maggio, e
successivamente dal mese di settembre). Attività: di supporto nella fase finale del trattamento
della collezione (etichettatura), e di ricerca e controllo di informazioni utili alla gestione della
collezione. Tutore interno: Marta Izzi.
2.1.1 Formazione
Fondamentale sempre, a livello motivazionale, ma essenziale soprattutto quando non sono
presenti leve di altro tipo (economiche o professionali), è purtroppo trascurata, in questo
momento di generale scarsità di risorse, a vantaggio di altre criticità considerate prioritarie.
Dunque i momenti formativi sono stati anche quest’anno pochi, e limitati a quelli cui è stato
possibile accedere gratuitamente.
Una buona possibilità, individuata dall’UCCB, è stata quella offerta dai corsi tenuti dall’AIB
Lazio negli spazi del nostro Ateneo: anche alcune persone della nostra biblioteca hanno avuto
modo di partecipare.
Il Piano Formativo di Ateneo, partito nella primavera 2013 (e che proseguirà almeno per tutto
il 2014), è senz’altro una buona occasione, che pressoché tutti i colleghi hanno sfruttato, ma si
tratta di formazione a largo raggio, non specificamente inerente la nostra professione.
Per quanto riguarda invece la formazione erogata da colleghi a colleghi, vale la pena ricordare
il periodo di training della nuova collega proveniente da esperienze di altro tipo, che ha
affiancato le altre persone (in sede centrale) in relazione alle varie mansioni e competenze.
Relazione attività svolte 2013
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Corsi di aggiornamento e seminari seguiti dal personale BAST nel 2013:

Springer Italian Summit - Fiesole, 11 aprile - Partecipante: Enza Gasbarro

Corso di aggiornamento sul Nuovo gestionale in modalità grafica - Catalogo Italiano dei
Periodici (ACNP Web) - Ministero dello Sviluppo Economico – Sede EUR, Viale America,
201
16 aprile 2013 - Orario: 9.30-14: partecipanti: Ilaria Brancatisano, Marta Izzi, Marco
Muscolino

La comunicazione e la formazione in biblioteca / Docente: Ilaria Moroni
1. Comunicazione esterna e interna in biblioteca: teorie e pratiche per
migliorare - Il 7-8 maggio 2013 – ora 9.30-13.00, 14.00-17.30, presso
Università di Roma Tre, piazza della Repubblica 10
Partecipante: Annalisa Morisani
2. Gestire la formazione degli utenti: teorie e buone pratiche - 9 maggio 2013 –
ora 9.30-13.00, 14.00-17.30, presso Università di Roma Tre, Via Ostiense
139
Partecipante: Enza Gasbarro

Strumenti per il reference management (RMS): panoramiche e prospettive - 20
settembre 2013 – ora 9.30-13.00, 14.00-17.30, presso Università di Roma Tre, Via
Ostiense 139
Partecipante: Lucia Ciarmoli

Gestire i collaboratori e prendere decisioni: modelli e tecniche per migliorare - 27
settembre 2013 – ora 9.30-13.00, 14.00-17.30 presso Università di Roma Tre, Via
Ostiense 139
Partecipante: Roberta Lorè

58. congresso nazionale AIB [Associazione Italiana Biblioteche] - Quale lavoro in
biblioteca? Riconoscimento professionale e valorizzazione della professione bibliotecaria
- Roma, 28-29 novembre 2013 - Università Roma Tre –
Partecipanti: Enza Gasbarro, Marta Izzi, Roberta Lorè

La gestione dei contratti e dei diritti delle risorse elettroniche – 4 dicembre 2013
Orario:9.30-17.30 - Biblioteca generale E. Barone di Economia - CDE Altiero Spinelli,
Via del Castro Laurenziano 9 – Roma - Docente: Ezio Tarantino
Partecipante: Marta Izzi
Relazione attività svolte 2013
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2.2
Spazi
Non ci sono stati cambiamenti per quanto riguarda gli spazi a disposizione della biblioteca - ed
è necessario rilevare che non è una notizia positiva – tranne piccole modifiche relative alla
manutenzione e agli arredi: in particolare, l’installazione di scaffali scorrevoli nella sede
centrale, da utilizzare anche in relazione agli spostamenti previsti dalla ex-sede della biblioteca
in Viale Marconi a ubicazioni temporanee (la destinazione finale è sempre quella della futura
nuova biblioteca, che dovrebbe essere dotata di un adeguato deposito).
Gli spazi per l’utenza appaiono tuttora complessivamente adeguati, anche se, in sede centrale,
in alcuni periodi e orari sarebbe utile disporre di un maggior numero di posti a sedere.
E’ stato programmato un diverso utilizzo dell’aula informatica, non più adeguata alle esigenze
attuali: compatibilmente con i problemi della scarsa disponibilità di fondi, si vorrebbe destinare
anche questo spazio all’utenza, in particolare per specifiche esigenze o modalità di studio non
praticabili in sala lettura.
Alla sede delle Torri durante l’anno si è lavorato all’allestimento delle postazioni per gli studenti
di Scienze Geologiche.
3. SERVIZI AL PUBBLICO
3.1 Orari
La sala lettura della sede centrale è aperta dal lunedì al venerdì, con orario continuato dalle 9
alle 19:30.
La sala lettura delle Torri è aperta dal lunedì’ al venerdì, sempre con orario continuato, dalle 9
alle 19.
Numero di ore di apertura settimanale: 52,50 (su 5 giorni).
In entrambe le sedi i servizi sono garantiti dal personale, coadiuvato nella sede centrale dalla
Cooperativa di servizi (dalle 13:30 alle 19:30), e supportati dalla collaborazione degli studenti
vincitori delle Borse di collaborazione, che nella sede delle Torri, dove non è previsto
l’intervento della Cooperativa, garantiscono anche, in assenza del personale e secondo gli
accordi tra Amministrazione dell’Ateneo e SBA stipulati nel 2011, l’apertura dalle 16 alle 19.
La presenza di sole 3 unità di personale, infatti, in assenza di un’organizzazione del lavoro in
turni, non permetterebbe di garantirne l’apertura.
3.2
Prestito
Come si può chiaramente evincere dalla relazione allegata (all. n. 2), a cura del referente per il
servizio di prestito Marco Muscolino, il 2013 ha fatto registrare una flessione delle transazioni
Relazione attività svolte 2013
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di prestito (- 7,50%), parzialmente compensata da un lieve aumento dei rinnovi. Tranne che
per le prenotazioni, i valori in diminuzione mostrano una flessione più ampia per quanto
riguarda la sede delle Torri.
Complessivamente, analizzando i dati delle transazioni e delle tipologie di utenti, il quadro che
emerge è quello di una biblioteca molto frequentata praticamente solo dagli studenti, che la
utilizzano per reperire e consultare quasi esclusivamente libri di testo (i documenti
movimentati sono per l’80% prestabili a 3 e 7 giorni, appunto le due tipologie di durata del
prestito attribuite ai testi didattici).
L’altissimo numero di rinnovi sembrerebbe indicare la necessità di un tempo maggiore in cui
avere il testo a disposizione – il che, ovviamente, preluderebbe a problematiche diverse, anche
in relazione alle politiche di gestione e sviluppo della collezione, e piuttosto ostiche da
affrontare in questo periodo.
Due grafici estrapolati dalla relazione, relativi il primo all’andamento delle principali transazioni
negli anni presi in considerazione, e il secondo all’andamento dei soli prestiti nel corso del
2013:
Relazione attività svolte 2013
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Altri grafici, le tabelle con il dettaglio dei dati, e le valutazione del responsabile del servizio
nell’allegato n. 2.
3.3 Prestito interbibliotecario e fornitura di documenti
Questo servizio, attivo ormai da 11 anni alla Bast, è invece apprezzato particolarmente dai
docenti, e più in generale da tutta l’area impegnata nella ricerca, così come è evidenziato nel
dettaglio dalla relazione, ad opera di Marco Muscolino (all. n. 3).
I dati evidenziano una lieve flessione delle richieste dei nostri utenti verso l’esterno (del 5%
circa), mentre sono tuttora in aumento, secondo un trend in atto già da qualche anno, le
richieste che ci vengono rivolte dalle biblioteche esterne. Se non è semplice valutare il primo
caso (i tagli forzatamente subiti dalla collezione negli ultimi anni non hanno dunque creato
problemi eccessivi agli utenti? Pur non illudendoci di raggiungere al 100% il target interessato,
è pensabile che in 11 anni di attività il servizio sia piuttosto conosciuto all’interno dei
Dipartimenti, se non tra gli studenti, che comunque rappresentano una percentuale
nettamente inferiore tra gli utilizzatori – è poco credibile quindi che il calo sia legato a un
difetto di informazione), nel secondo caso, probabilmente, come già evidenziato nella relazione
del 2012, le motivazioni sono da attribuire complessivamente a una maggiore visibilità della
biblioteca in seguito alla partecipazione ai più utilizzati network nazionali, e a una buona fama
di affidabilità costruita nel tempo.
Ecco, dalla relazione citata, alcuni grafici, riguardanti l’andamento, negli anni 2007-2013, delle
richieste ricevute dagli utenti interni, e di quelle invece ricevute dalle biblioteche esterne:
a)
Richieste dei nostri utenti indirizzate all’esterno, e grafico sull’andamento (periodo considerato: 2007-2013)
Richieste degli
utenti
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013 2012-2013
SCT
TOR
SCT+TOR
874
522
1396
783
369
1152
1115
336
1451
853
548
1401
940
292
1232
857
338
1195
854
278
1132
Relazione attività svolte 2013
-0,35%
-17,75%
-5,27%
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b)
Richieste ricevute da biblioteche ed istituzioni esterne e grafico sull’andamento (periodo considerato: 20072013)
Richieste
ricevute
2007
2008
2009
2010
2011
2012
SCT
TOR
SCT+TOR
127
42
169
187
67
254
176
105
281
187
139
326
298
133
431
438
121
559
2013 2012-2013
480
116
596
9,59%
-4,13%
6,62%
3.4 Orientamento e informazioni bibliografiche
Il personale assolve quotidianamente, al bancone ma anche su appuntamento e con
disponibilità più ampia, alle esigenze di informazioni bibliografiche dell’utenza.
Relazione attività svolte 2013
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Non sono raccolti i dati delle richieste che si svolgono in presenza e in tempo reale, mentre per
quanto riguarda le richieste da remoto nella relazione allegata (all. n. 4), a cura della
Responsabile dei Servizi al pubblico Enza Gasbarro, sono riportate quantità e tipologia delle
richieste cui si dà risposta.
La biblioteca si sta organizzando, a partire dall’anno in corso (2014), per documentare gli
interventi al bancone.
3.5 Altri servizi
Archivio cartaceo dell’esplorazione petrolifera in Italia:
I dati della consultazione: nel 2013 sono state effettuate solo 4 operazioni di consultazione.
20 richieste di informazioni sono state evase telefonicamente.
Il calo della consultazione dell’archivio è indubbiamente legato alla disponibilità online della
maggior parte della documentazione (progetto Videpi). E’ in programma per i prossimi anni
l’aggiornamento del database.
La gestione di questo servizio è attualmente in carico ad Andrea Sbrolla.
Roma Tre pass:
il personale della Biblioteca collabora con l’ASI nell’assistenza agli studenti per quanto riguarda
l’account Roma Tre Pass: sono stati effettuati 97 interventi di reset della password alla sede
centrale, e 9 alla sede delle Torri.
4. COMUNICAZIONE
4.1 Diretta (Dipartimenti, docenti, studenti)
La biblioteca interagisce direttamente con i suoi utenti, in sala, rispondendo alle richieste via
telefono o posta elettronica, o con comunicazioni mirate. Anche il Consiglio Scientifico,
attraverso i rappresentanti dei Dipartimenti e degli studenti, collabora alla diffusione delle
informazioni.
Per quanto riguarda gli studenti, in particolare le matricole, la biblioteca distribuisce ogni anno,
all’inizio dei corsi, un Volantino di benvenuto che ricapitola le informazioni principali sui servizi
disponibili, sull’uso delle biblioteca, su come ottenere informazioni e aiuto nelle ricerche
bibliografiche.
Relazione attività svolte 2013
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Manteniamo costantemente alta l’attenzione agli utenti delle sale, cercando di cogliere le
esigenze espresse o implicite, con l’aggiornamento della segnaletica e inoltre con progetti ad
hoc come ad esempio quello che mette a disposizione carta riciclata per studio ed esercitazioni.
4.2
Web
4.2.1 Sito
Nella cornice di un sito web, quello del Sistema Bibliotecario, che ha sicuramente necessità di
una sostanziale revisione, la biblioteca mantiene costantemente aggiornate le sue pagine, e nel
corso del 2013 ha continuato, tra l’altro, a segnalare, con cadenza mensile o bimensile, le
nuove accessioni, sia cartacee che elettroniche; ha pubblicato inoltre dati e grafici sull’attività
dell’anno precedente.
4.2.2
Facebook, Twitter, multimedia
La gestione della pagina Facebook è stata affidata a un gruppo di lavoro (composto da Annalisa
Morisani, che lo coordina, Lucia Ciarmoli, Enza Gasbarro, Marta Izzi, Andrea Sbrolla) che
programma soprattutto le attività diverse dai semplici aggiornamenti di notizie e servizi: in
quest’ottica ci siamo avvalsi della disponibilità della nostra volontaria SNC e delle sue abilità
grafiche (pubblicazione di vignette).
L’account Twitter della biblioteca diffonde i contenuti pubblicati su Facebook e, in alcuni casi,
interagisce direttamente con gli utenti e con altre biblioteche, istituzioni, soggetti. In
particolare, attraverso la presenza su questo social network di altre strutture di Roma Tre
(Ingegneria sportello per le matricole, URP, …) approfitta di un reticolo di informazioni che,
secondo le modalità tipiche di questa realtà, vengono utilmente diffuse agli utenti.
Sempre con la collaborazione della volontaria, e di uno studente di Ingegneria, Simone Tibollo,
sono stati realizzati due videotutorials dedicati all’utilizzo del Catalogo di Ateneo (ricerca
monografie) e della Biblioteca Virtuale (ricerca articoli di periodici): caricati su YouTube (“Guida
all’uso del Catalogo di Ateneo”: http://youtu.be/VKtbL2IzirY ; “Uso della Biblioteca Virtuale per
la ricerca di articoli di rivista”: http://youtu.be/XgXztJVc4C8 ), sono stati segnalati sia sui
social networks che sul sito web.
Inoltre, è continuata la collaborazione con il Dipartimento di Ingegneria per la realizzazione di
una applicazione per l’interrogazione del catalogo di Ateneo. La prima versione, presentata a
luglio in occasione della laurea dei due studenti che l’hanno implementata, necessitava con
tutta evidenza di alcune modifiche, che sono state richieste immediatamente. Tuttavia la
realizzazione ha richiesto più tempo del previsto, e non si è riusciti a distribuirla entro la fine
Relazione attività svolte 2013
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del 2013. Il progetto è la conseguenza di un’idea nata all’interno della biblioteca, supportata
immediatamente da un rappresentante degli studenti nel CS (Giovanni Mosiello), su cui è stata
richiesta la collaborazione degli organi didattici del Dipartimento. Si trattava di uno degli
obiettivi del Sistema Bibliotecario per il 2013.
4.3
Trasparenza, comunicazione e interazione con l’utenza
4.3.1 Reclami
Nel corso del 2013 sono stati ricevuti solo 9 reclami, tutti nella sede centrale. La maggior parte
riguarda fattori ambientali, ma non la climatizzazione, fonte invece di grande disagio per il
passato.
Ecco i dettagli in alcuni grafici:
Ricevuti
numero di reclami
numero di reclami SCT
numero di reclami TOR
Attesa media per risposta
Attesa media per soluzione
Relazione attività svolte 2013
9
9
0
1,75
2,71428571
Motivo del reclamo
Servizi della biblioteca
accoglienza
banche dati
catalogo
ILL/DD
patrimonio bibliografico
periodici elettronici
personale
prestito altro
prestito libri di testo
reference
1
0
0
0
0
0
0
1
0
0
0
Fattori ambientali
climatizzazione
pulizia/servizi igienici
sala lettura-pc
sala lettura-posti
sala lettura-wifi
6
0
2
2
2
0
Altro
2
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La biblioteca indaga, attraverso un questionario online, sulla soddisfazione degli utenti in
merito alle risposte ricevute ai reclami: 6 utenti su 9 nel 2013 hanno compilato il questionario
- ecco alcuni grafici riepilogativi:
Relazione attività svolte 2013
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Dal 2009, anno in cui la Bast ha iniziato a registrare i reclami dell’utenza, a tutto il 2013, in
totale abbiamo ricevuto 238 reclami, di cui 210 in sede centrale e 28 alla sede delle Torri.
Il 79% (187 reclami) riguarda i “fattori ambientali”, tra cui, negli anni scorsi, è stato
preponderante l’argomento della climatizzazione.
I reclami sui servizi della biblioteca incidono per il 7% (16).
5. RACCOLTE
5.1Patrimonio, sviluppo e conservazione delle raccolte
5.1.1 Dati inventariali
L’inventario bibliografico 2013 riporta un totale di 1616 registrazioni di carico, e 1 di scarico:
Libri:
1107
di cui doni:
585
Riviste:
302
di cui doni:
177
Carte (geologiche, geografiche, etc.):
Estratti, opuscoli:
25
di cui doni:
25
158
di cui doni:
158
Per un valore inventariale di: € 164.355,19.
Questo il dettaglio della suddivisione tra le due sedi:
Relazione attività svolte 2013
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acquisto
monografie - sede centrale
monografie - sede Torri
periodici - sede centrale
periodici - sede torri
carte- sede centrale
carte- sede torri
estratti, opuscoli - sede centrale
estratti, opuscoli - sede Torri
norme tecniche - sede centrale
software - sede centrale
video - sede centrale
totali
dono
408
114
79
46
0
0
0
0
0
0
0
647
totali
545
40
171
6
3
22
158
0
18
5
1
945
953
154
250
52
3
22
158
0
18
5
1
1616
Nota: nell’inventario 2013 sono compresi 554 documenti trasferiti dall’ex-Dipartimento di Strutture in data
31/12/2012.
5.1.2 Collezione
5.1.2.1
Periodici
L’assegnazione SBA (€ 165.810) non appare sufficiente per rinnovare gli abbonamenti ai
periodici correnti, per cui il Consiglio Scientifico (CS) approva la richiesta di un’integrazione agli
organi centrali SBA (€ 5000, verrà accreditata nel mese di maggio).
I periodici del gruppo Nature PG vengono presi in carico dall’UCCB, che trattiene quindi la cifra
corrispondente sul proprio bilancio. Anche i titoli AGU (American Geophysical Union)
storicamente sottoscritti dalla biblioteca dal 2013 sono inclusi in un contratto consortile – non
ne viene dunque rinnovata la sottoscrizione (in questo caso la cifra corrispondente, circa €
12.000, viene lasciata a disposizione della biblioteca).
Il rinnovo degli abbonamenti viene effettuato in due tranches, sulla base di una proposta
elaborata dalla biblioteca, che prevede anche la sostituzione di alcuni titoli tra quelli che
appaiono meno interessanti, in relazione ai dati di consultazione/download.
Nel 2013 il numero di periodici in abbonamento è 187, di cui:
cartacei:
37
combinati:
87
e-only:
63
Nuovi abbonamenti: 14
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Si tratta di alcuni titoli la cui sottoscrizione risulta necessaria perché non più ricompresi nei
contratti consortili, e di altri che sostituiscono quelli che si è deciso di interrompere.
Dismissioni: 25
Oltre ai titoli AGU, si tratta di alcuni periodici giudicati non più attrattivi, sulla base dei dati di
consultazione e degli altri criteri individuati dalla biblioteca e approvati dal CS.
I periodici di interesse delle aree coperte dalla biblioteca acquistati su fondi centralizzati UCCB
(anche all’interno di contratti consortili), sono 160.
Il numero complessivo di testate di periodici posseduti è 965.
Per quanto riguarda il contratto Elsevier, che l’Ateneo si è impegnato ad onorare, e per cui il
bilancio SBA non ha capienza, nel 2013 viene finanziato in parte attraverso fondi messi a
disposizione dall’Amministrazione centrale, e in parte da fondi Dipartimentali. Le quote di
partecipazione vengono elaborate attraverso criteri che tengono conto dei diversi livelli di
utilizzazione delle aree scientifiche.
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5.1.2.2
Banche dati
Anche l’assegnazione per le banche dati (€ 34.000) risulta insufficiente. La biblioteca
sottoscrive due banche dati, Electra OMNIA NET (Norme CEI), e IEEE Xplore (entrambe di
interesse per l’area di Ingegneria).
In seguito all’accertamento della disponibilità in bilancio di un avanzo, la Commissione ER
(Risorse Elettroniche) decide tra l’altro di supportare alcune situazioni critiche evidenziate dalle
biblioteche, tra cui la nostra. La Bast riceve dunque un’integrazione di € 5.445 finalizzato al
pagamento dei due abbonamenti, che possono così essere perfezionati.
5.1.2.3
Monografie
Monografie acquistate nell’anno: 444 (sono stati emessi 98 buoni d’ordine, alla ditta Burioni,
aggiudicataria della gara per la fornitura di monografie effettuata dallo SBA).

Donazioni
Sono state inoltre acquisiti un certo numero di volumi proveniente da donazioni (in particolare
Scudo e Ivaldi), dopo un rilevante (e necessariamente lento) lavoro di valutazione, in base ai
criteri precedentemente stabiliti dal gruppo di lavoro sulla Gestione della Collezione (linee
guida per donazioni e lasciti di materiale bibliografico)
La volontaria del Servizio Civile ha inoltre redatto un elenco completo e dettagliato dei volumi
della donazione dell’Ordine degli Ingegneri (vedi relazione, all. n. 1).

Segnalazioni e proposte di acquisto
Per quanto riguarda il settore didattico, si segnala nel 2013 un rallentamento non solo delle
segnalazioni, che, come già evidenziato, sono pervenute in quantità davvero esigua, ma in
generale delle acquisizioni, in ragione dell’avvenuto raggiungimento di una situazione
pressoché ottimale: per la prima volta, l’offerta della biblioteca appare cioè congruente quasi
completamente rispetto alla richiesta. E’ sicuramente un buonissimo risultato, raggiunto dopo
un lavoro di anni che ha coinvolto molte persone: abbiamo ora una base da cui partire
valutando di anno in anno gli aggiornamenti.
La biblioteca si è dedicata in misura maggiore, nel 2013, alle esigenze della ricerca e, più in
generale, all’acquisizione di testi considerati utili, di approfondimento e di catalogo, per
l’utenza.
Oltre al soddisfacimento delle non molte richieste pervenute, anche attraverso l’organizzazione
della visione di novità editoriali online, la biblioteca ha approntato un sistema di raccolta e
valutazione sia di novità editoriali che di offerte su singoli argomenti e materie, cercando di
Relazione attività svolte 2013
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coprire in particolare quei settori che storicamente risultano più sguarniti. Questo è uno dei
motivi per cui l’incremento delle monografie nel 2013 appare sicuramente poco armonico e
squilibrato a favore di alcune aree (tutta l’area di Ingegneria, in particolare, ma non
esclusivamente, l’ingegneria civile); si provvederà successivamente a riequilibrare, avendo
come obiettivo, compatibilmente ai fondi disponibili, il raggiungimento della copertura ottimale
di tutte le aree seguite (obiettivo a lungo termine per cui è evidentemente necessaria la
collaborazione dei docenti).
5.1.2.4
Ebooks
La biblioteca ha aggiornato una collezione esistente, quella dei testi Wiley/IEEE, con i volumi
pubblicati nel 2012 e nel 2013 (si tratta di 90 titoli circa).
Inoltre, è stata accettata un’offerta dell’editore Springer, riguardante una parte (circa 5500
ebooks, con data di pubblicazione fino al 2005) delle collezioni Lecture Notes in Computer
Sciences, Lecture Notes in Mathematics e Lecture Notes in Physics. Tale offerta era anche volta
a sanare una complessa situazione relativa a un acquisto pregresso, su cui era nata una
controversia a proposito di ciò cui la biblioteca (e i suoi utenti) ha legittimamente accesso.
L’UCCB ha messo a disposizione i fondi necessari (circa € 16.000), permettendo così alla
biblioteca di destinare le risorse ad altri acquisti.
Anche questo incremento della collezione digitale è da ricomprendere piuttosto nell’area della
ricerca, che risulta quindi nel 2013 particolarmente valorizzata.
Gli ebooks a cui la biblioteca acquisisce l’accesso per i propri utenti sono segnalati nella pagina
BAST delle collezioni ; la maggior parte sono reperibili nel Catalogo di Ateneo, sono inoltre
presenti in una lista nella Biblioteca Virtuale; sono accessibili online sia dalla rete di Ateneo che
da remoto, attraverso l’autenticazione federata (IDEM).
5.2 Ordinamento, trattamento
5.2.1 Catalogazione, classificazione, ordinamento della collezione
In base ai dati estrapolabili dal nostro gestionale, si rileva per il 2013 un incremento di nuove
copie (volumi fisici) quantificabile in 2490 records, di cui attualmente disponibili al pubblico
2248 (i rimanenti sono in corso di lavorazione, oppure momentaneamente non
disponibili
presso il fornitore).
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Di questi, 850 sono fascicoli di periodici (per 127 titoli), 1350 sono monografie (libri). Nello
schema seguente il dettaglio:
Libri
Sede Centrale
Sede delle Torri
Carte (geologiche, geografiche…)
Sede Centrale
Sede delle Torri
Risorse elettroniche locali
Sede Centrale
Sede delle Torri
1350
1177
173
22
1
21
26
18
8
Per quanto riguarda i record bibliografici creati (nuove descrizioni immesse in catalogo), anche
a prescindere dal numero di copie fisiche, sono 1246, prevalentemente monografie. In circa
70 casi si tratta di monografie con allegati CD o DVD, in un caso Carte; 21 sono carte
(geologiche o geografiche), 1 risorsa elettronica (rivista), 6 riviste cartacee.
I dati delle due estrazioni sono ovviamente in parte sovrapponibili.
E’ necessario ricordare, anche se difficilmente quantificabile, il costante lavoro di revisione e di
aggiornamento, soprattutto delle collocazioni ma non solo.
Dei nuovi record immessi in catalogo, molti appartengono a donazioni acquisite negli scorsi
anni: dopo la valutazione, impegno che necessita di tempi non affrettati, i volumi scelti
vengono catalogati e resi disponibili, dando la priorità ai testi che risultano interessanti per la
didattica, quando non addirittura testi adottati.
Delle donazioni più consistenti risultano catalogati nel 2013 323 volumi del fondo Puteo, 58
della donazione Lumia, 144 della donazione Scudo, più altri, in misura minore, appartenenti
alle donazioni Ivaldi e Mocenigo.
Per quanto riguarda gli ebooks, le monografie della Wiley/IEEE Library, aggiornamento titoli
2012-2013, sono nel catalogo di Ateneo, in seguito all’importazione (validata) dei record: ecco
l’elenco in catalogo di tutti i titoli accessibili sottoscritti dalla biblioteca.
E’ ancora in corso l’opera di pulizia su molti titoli Springer cui non abbiamo più accesso, e che
per un fraintendimento risalente ad anni addietro sono stati inseriti nel nostro catalogo. In
seguito all’acquisizione di nuove collezioni è stato nel frattempo ripristinato l’accesso ad alcuni
di essi.
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6. DATI DI SPESA
Queste le assegnazioni SBA 2013 alla biblioteca:
Disponibilità 2013
MONOGRAFIE e OP.
CONT.
Biblioteca
scientificotecnologica
€ 35.000,00
Disponibilità
2013
ABBONAMENTI
PERIODICI
Disponibilità 2013
BANCHE DATI
€ 165.810,00
€ 34.000,00
Totale
€ 234.810,00
Inoltre, a disposizione sui fondi centrali: € 1500 per acquisti di cancelleria. Questi fondi sono
stati utilizzati per intero.
Ad aprile 2013, integrazione di € 5000 per gli abbonamenti ai periodici, e di € 5445 per le
banche dati. Queste dunque le assegnazioni di bilancio assestate:
Disponibilità 2013
MONOGRAFIE e OP.
CONT.
Biblioteca
scientificotecnologica
€ 35.000,00
Disponibilità
2013
ABBONAMENTI
PERIODICI
Disponibilità 2013
BANCHE DATI
€ 170.810,00
€ 39.445,00
Totale
€ 245.255,00
Un grafico sull’utilizzo dei fondi:
Utilizzo complessivo fondi 2013
€ 4.102,18; € 36.928,90;
2%
€ 5.690,07;
15%
2%
€ 29.112,44;
12%
€ 169.421,41;
69%
banche dati
Ebooks
monografie
periodici
non utilizzato
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6.1Periodici e banche dati
6.2.1 Periodici
periodici cartacei
periodici elettronici
IVA
per. elettronici + IVA
TOTALI
preventivo di spesa
€ 84.877,57
€ 70.739,66
€ 15.562,73
€ 86.302,39
€ 171.179,96
spesa effettiva
€ 81.522,72
€ 67.056,10
€ 14.752,34
€ 81.808,44
€ 163.331,16
Per situazioni particolari, di rilevanti ritardi editoriali o altro, non sono ancora pervenute, al
momento in cui scrivo, fatture per circa 2000 euro.
6.1.2 Banche dati
IVA
Costo IEEE 2014
Costo Electra Omnia
Net (Norme CEI) (IVA
inclusa)
TOTALE
€ 27.195,00
€ 5.982,90
€ 3.751,00
€ 36.928,90
Ecco un grafico che mette a confronto le spese per i periodici e le banche dati raggruppati per
aree scientifico/disciplinari:
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6.2 Monografie
Per il secondo anno consecutivo è stata effettuata dagli uffici Centrali SBA una gara per la
fornitura
delle
monografie
alle
biblioteche.
In
base
all’ammontare
in
gara,
questa
rappresentata nello schema la situazione della Bast:
complessiva
libri italiani
libri stranieri
didattica
ricerca
possibilità di spesa in
gara
spesa effettiva
€ 29.787,23
€ 5.957,45
€ 23.829,79
€ 20.000,00
€ 9.787,23
€ 29.112,44
€ 5.091,89
€ 24.020,55
€ 10.235,37
€ 18.802,67
altro
(biblioteconomia)
spesa fuori gara
(ebooks)
totale budget
€ 74,40
€ 5.212,77
€ 35.000,00
€ 5.690,07
€ 34.876,91
Il saldo positivo di € 123,09 è in parte servito a liquidare il pagamento di una fattura relativa a
un ordine del 2011.
6.2.1 Monografie - didattica
A fronte di una disponibilità di € 20.000, per la didattica è stata impegnata la somma di €
10.235,37 (le motivazioni sono illustrate nel paragrafo 5.1.2) – suddivisa come da schema
seguente:
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La biblioteca ha reperito/individuato il 64,67% delle indicazioni. Il 35,33% sono pervenute dai
Collegi Didattici e dai singoli docenti.
6.2.2 Monografie – ricerca
Notevolmente incrementata la spesa per la ricerca (vedi paragrafo 5.1.2): in particolare,
quest’anno è stata valorizzata l’area di Ingegneria, come è possibile vedere nei due
seguenti, il
primo suddiviso in
base ai
dipartimenti, il
secondo in
grafici
base alle aree
scientifico/disciplinari:
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Questo il dettaglio:
RIPARTIZIONE IN BASE ALLE AREE
SCIENTIFICHE
disponibilità
somme impegnate al
10/01/2014
Area 01 - Scienze matematiche e informatiche
€ 2.089,29
€ 2.725,22
Area 02 - Scienze fisiche
€ 2.517,86
€ 1.515,43
€ 846,43
€ 244,07
Area 04 - Scienze della terra
€ 1.575,00
€ 1.762,01
Area 05 - Scienze biologiche
€ 1.917,86
€ 2.040,17
Area 08 - Ingegneria civile e Architettura
€ 1.703,57
€ 4.600,63
Area 09 - Ingegneria industriale e
dell'informazione
€ 3.889,29
€ 5.915,14
€ 460,71
€ 0,00
€ 15.000,00
€ 18.802,67
Area 03 - Scienze chimiche
Area 11 - Scienze storiche, filosofiche,
pedagogiche e psicologiche
Infine, il grafico successivo suddivide l’utilizzo in base alle due macroaree di Ingegneria e di
Scienze:
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6.3 Ebooks
La spesa per l’aggiornamento della collezione Wiley/IEEE è stato di € 5.690,07, e risulta di
interesse soprattutto per le aree di Ingegneria Elettronica, Ingegneria Informatica e Ingegneria
Meccanica.
6.4 Altre spese
La biblioteca ha speso per materiale di cancelleria e d’ufficio € 1500.
Le spese per il servizio di DD/ILL sono centralizzate, così come le spese postali di spedizione
(vedi anche la relazione sul servizio DD/ILL, all. n. 3); la biblioteca ha registrato rimborsi ai
fornitori per circa € 770.
7. ATTIVITA’ AMMINISTRATIVE
Anche per il 2013 l’adeguamento a procedure sempre in progress, e che spesso subiscono
modifiche quando non brusche sterzate, ha comportato un notevole impegno, non solo del
personale addetto ma anche di chi, a diversi livelli, esercita un ruolo di controllo e di
responsabilità.
Si tratta di impegno e lavoro difficilmente quantificabile, a volte forse un po’ oscuro, ma
sicuramente essenziale allo svolgimento delle attività fondamentali di back office.
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8. MONITORAGGIO, VALUTAZIONE
8.1
Statistiche e misurazioni
La raccolta dei dati statistici connessi all’attività della biblioteca fa capo al settore dei Servizi al
pubblico, in quanto finalizzata alla trasparenza e alla diffusione di dati che danno conto
dell’attività della biblioteca, oltre che alla misurazione e alla valutazione, ed è curata da Enza
Gasbarro, responsabile del settore, e da Marco Muscolino per quanto riguarda i servizi di
prestito e di prestito interbibliotecario/fornitura documenti. La Direzione, soprattutto in
relazione ai dati riepilogativi della attività annuale, raccoglie, anche avvalendosi del resto del
personale, le informazioni sulle altre attività/servizi. Tali dati vengono successivamente
presentati nelle relazioni annuali.
La rilevazione dei dati di accesso alle risorse elettroniche, gestiti in parte autonomamente e in
parte con la collaborazione dell’UCCB, è essenziale soprattutto ai fini del lavoro preparatorio
annuale in vista dei rinnovi degli abbonamenti di periodici e banche dati.
Anche a livello centrale SBA, da qualche anno è attivo un sistema di monitoraggio e
valutazione delle biblioteche che si basa sui dati raccolti annualmente: Enza Gasbarro ha fatto
parte del gruppo di lavoro sin dalla costituzione, e ha contribuito ad elaborare il nuovo profilo
personalizzato che è stato implementato in Simonlib per le biblioteche di Roma Tre.
Questa attività ha contribuito a incrementare l’attenzione verso la raccolta dei dati, come
quantificazione del lavoro che si svolge nelle strutture, e quindi utile alla valutazione, e come
strumento validissimo per analisi propedeutiche a scelte riguardanti la collezione, la
circolazione, e tutte le altre attività normalmente previste.
9. EVENTI
Da segnalare l’apertura, il 26 febbraio, di un punto di Bookcrossing alla sede delle Torri:
progetto accarezzato da lungo tempo, la postazione è stata allestita nell’atrio della palazzina
del Blocco aule, e dotata inizialmente di un certo numero di libri che molto presto hanno
cominciato a circolare tra gli utenti interessati: possiamo quantificarli, anche confortati dai dati
delle registrazioni ufficiali, non esaustivi, in almeno 150.
La biblioteca ha ospitato anche quest’anno, come ormai d’abitudine, nell’aula didattica,
seminari e incontri a vario livello organizzati dai Dipartimenti, in particolare della sezione di
Ingegneria elettronica (Seminario Biolab, 4 e 5 febbraio), e della sezione di Ingegneria
informatica (disponibilità come aula studio per i partecipanti a un convegno internazionale).
In primavera, il nostro SBA ha ospitato una collega spagnola, nel quadro dei rapporti di
cooperazione internazionale identificati dal programma Erasmus staff training; la collega,
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proveniente dalla Universidad Complutense di Madridì, ha visitato la nostra biblioteca il 21
marzo, accolta in particolare dai colleghi Gasbarro e Muscolino che le hanno illustrato
l’organizzazione del nostro sistema di ricerca e fornitura di documenti e il prestito
interbibliotecario.
Il 27 settembre ha avuto luogo, a cura del Sistema Bibliotecario d’Ateneo, un incontro con Aldo
Rampioni, curatore per l'editore Springer delle pubblicazioni di Fisica: “I percorsi della
pubblicazione scientifica - Author Workshop a Roma Tre”
(http://host.uniroma3.it/biblioteche/schedaNewsC.php?codiceNews=842&current=schedaNews
C)
In questo contesto, lo SBA, attraverso l’intervento della nostra Enza Gasbarro insieme a Lucia
Staccone dell’UCCB, ha presentato le opportunità di pubblicazione ad accesso aperto che offre
il nostro Ateneo.
A questo link il testo dell’intervento, pubblicato nell’archivio aperto di Ateneo, ArcAdiA.
Un altro appuntamento ormai tradizionale per la nostra biblioteca, il torneo di scacchi, è stato
riproposto quest’anno, in due occasioni: oltre alla canonica data primaverile (24 maggio), in
occasione di Euroroma 2013 si è svolto un ulteriore torneo, sempre nella sede centrale della
Bast (15 novembre).
10. OSSERVAZIONI FINALI
Rispettare la nostra vocazione di struttura di servizio, non penalizzare gli utenti e rispettare le
loro richieste, in primo luogo fornendo costantemente e con regolarità i servizi essenziali,
diventa sempre più difficile. Limiti e vincoli, soprattutto imposti dalla scarsità di risorse, ci
costringono frequentemente a lavorare senza rete, quando non addirittura in emergenza.
Spesso la programmazione salta, per imprevisti o diverse determinazioni, sovraordinate, cui è
necessario adeguarsi: l’essere inseriti in un sistema ha indubbiamente molti vantaggi, ma nei
momenti di crisi gli eventi non pianificati possono presentarsi a volte come problemi di non
facile soluzione, se non dismettendo altre iniziative, in alcuni casi magari accuratamente
preparate.
La pianificazione a livello centrale andrebbe forse maggiormente condivisa, tenendo conto di
esigenze e tempi delle strutture che direttamente gestiscono il rapporto con l’utenza, i reali
punti di servizio, che sono la cartina di tornasole di un sistema che si voglia realmente
efficiente, e che abbia al suo centro la soddisfazione degli utenti.
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Roberta Lorè
Direzione Bast
Biblioteca di area scientifico-tecnologica
Roma, 17 febbraio 2014
Elenco allegati:
Allegato n. 1 – Relazione attività volontaria SNC (Roberta Lorè)
Allegato n. 2 – Relazione sul servizio di prestito (Marco Muscolino)
Allegato n. 3 – Relazione sul servizio di prestito interbibliotecario/fornitura documenti (Marco
Muscolino)
Allegato n. 4 – Relazione sul reference remoto (Enza Gasbarro)
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