MANUALE
DEL
PRESIDENTE
DI CLUB
222-IT—(406)
Indice
Introduzione
1
1 Ruolo e responsabilità
3
Ruolo del presidente eletto di club
Responsabilità del presidente di club
Piano direttivo di club
Risorse
Appendici
1. Domande per il dibattito sul tema “Ruolo e responsabilità”
2. Riepilogo della sessione 1: ruolo e responsabilità
3. Delibere del Consiglio centrale e Piano direttivo di club
2 Definizione degli obiettivi
4
6
7
9
11
12
13
15
Individuazione degli obiettivi
Riconoscimenti
Risorse
15
18
19
Appendici
4. Domande per il dibattito sul tema “Definizione degli obiettivi”
5. Riconoscimenti del RI e della Fondazione Rotary
6. Riepilogo della sessione 2: definizione degli obiettivi
7. Scheda degli obiettivi
8. Scheda del piano d’azione
20
21
23
24
25
3 Collaborare con i dirigenti di club e distretto
27
Collaborare con i dirigenti di club
Commissioni di club
Collaborare con i dirigenti distrettuali
Risorse
27
29
32
33
Appendici
9. Domande per il dibattito sul tema “Collaborare con
i dirigenti di club e distretto”
10. Riepilogo della sessione 3: collaborare con i dirigenti
di club e distretto
35
4 Amministrazione del club
Commissione per l’amministrazione del club
Statuto e regolamento di club
Relazioni richieste dal RI e dalla Fondazione Rotary
Strumenti amministrativi online
Finanze
36
37
38
39
40
40
41
Assicurazione
Loghi del Rotary
Reunioni
Programmi settimanali di club
Assemblee di club
La visita ufficiale
Risorse
42
42
44
44
45
46
47
Appendici
11. Domande per il dibattito sul tema “Amministrazione del club”
12. Loghi del Rotary
13. Riunioni distrettuali e internazionali
14. Programma settimanale tipo (90 minuti)
15. Calendario rotariano
16. Riepilogo della sessione 4: amministrazione del club
49
50
51
52
53
54
5 Effettivo
55
Commissione effettivo
Reclutamento
Conservazione dell’effettivo
Formazione
Organizzazione di nuovi club
Risorse
57
57
59
60
60
61
Appendici
17. Domande per il dibattito sul tema “Effettivo”
18. Piano d’azione per lo sviluppo dell’effettivo
19. Riepilogo della sessione 5: effettivo
20. Strategie per il reclutamento – foglio di lavoro
21. Strategie per la conservazione – foglio di lavoro
63
64
67
68
69
6 Progetti di servizio
71
Commissione progetti
Determinazione dei bisogni
Un programma di servizio equilibrato
Progetti internazionali
Pianificazione e attuazione
Valutazione
Risorse
72
73
74
75
76
76
77
Appendici
22. Domande per il dibattito sul tema “Progetti”
23. Preparare un foglio di lavoro per i progetti di servizio
24. Riepilogo della sessione 6: progetti
25. Caratteristiche dei progetti di successo
26. Un programma di servizio equilibrato – foglio di lavoro
27. I programmi del RI e della Fondazione Rotary – foglio di lavoro
79
80
82
84
85
86
7 La Fondazione Rotary
87
Commissione per la Fondazione Rotary
Programmi della Fondazione
Alumni della Fondazione
Sostegno finanziario
SHARE e Fondi di designazione distrettuali
Riconoscimenti
Risorse
88
89
91
91
92
93
93
Appendici
28. Domande per il dibattito sul tema “La Fondazione Rotary”
29. Programmi della Fondazione Rotary
30. Riepilogo della sessione 7: la Fondazione Rotary
96
97
98
8 Pubbliche relazioni
99
Commissione per le pubbliche relazioni
Componenti delle pubbliche relazioni
Rispondere alle domande sul Rotary
Risorse
100
101
103
104
Appendici
31. Domande per il dibattito sul tema “Pubbliche relazioni”
32. Messaggi chiave
33. Riepilogo della sessione 8: pubbliche relazioni
34. Pubbliche relazioni del club – studio di un caso
105
106
107
108
9 Pianificazione annuale e a lungo termine
Appendici
35. Foglio di lavoro per gli obiettivi a lungo termine
36. Riepilogo della sessione 9: pianificazione annuale e a lungo
termine
10 Documenti importanti
37.
38.
39.
40.
Statuto tipo dei Rotary club
Regolamento tipo dei Rotary club
Guida alla pianificazione di club efficienti
Domande per il dibattito durante l’assemblea internazionale
109
111
113
115
117
122
125
133
La presente (2006) edizione del Manuale del presidente di club (222-IT) è concepita per i presidenti di club 2007-08, 2008-09 e 2009-10. Le informazioni
in essa contenute si basano sullo Statuto tipo dei Rotary club, sul Regolamento
raccomandato ai Rotary club, sullo Statuto del Rotary International, sul
Regolamento del Rotary International e sul Rotary Code of Policies. Eventuali
modifiche apportate a questi documenti dal Consiglio di Legislazione 2007
o dal Consiglio Centrale del RI si rifletteranno sul contenuto della presente
pubblicazione.
Introduzione
La responsabilità principale di un presidente è di rendere efficiente il suo club.
I presidenti eletti riceveranno una formazione che li preparerà ad affrontare le
loro responsabilità. Questa formazione include il presente Manuale del presidente di club, il seminario d’istruzione dei presidenti eletti e l’assemblea distrettuale. Al termine della formazione, sarete pronti ad affrontare, a partire dal primo
luglio, un anno stimolante e produttivo.
Prima di partecipare al seminario d’istruzione per presidenti eletti (SIPE)
sarebbe opportuno esaminare con attenzione il manuale per prepararsi ad assumere le responsabilità legate alla leadership e a gestire nel modo migliore le
operazioni di club. Il manuale include informazioni relative ad aspetti specifici
delle vostre responsabilità e le principali risorse a vostra disposizione. La prima
appendice di ogni capitolo contiene una selezione delle domande che solitamente vengono poste al SIPE per consentirvi di prepararvi in anticipo e poter
quindi partecipare più attivamente alle discussioni. Tutti i capitoli includono
inoltre una serie di appendici che verranno completate durante il seminario.
Per questo motivo, è indispensabile portare al seminario d’istruzione dei presidenti eletti la vostra copia del Manuale.
Ogni capitolo del presente manuale corrisponde a una sessione alla quale
parteciperete durante il seminario. Una volta rivisto il manuale, lavorate con
il vostro club per definire gli obiettivi a lungo termine prima di partecipare al
SIPE. A questo scopo potrete utilizzare il foglio di lavoro contenuto nel capitolo 9. La definizione in anticipo degli obiettivi a lungo termine renderà più
efficace la sessione sulla definizione degli obiettivi con la partecipazione del
vostro assistente governatore durante il SIPE. Il capitolo 10 contiene importanti documenti, quali ad esempio la Guida alla pianificazione di club efficienti,
sui quali lavorerete insieme all’assistente del governatore.
La vostra formazione proseguirà durante l’assemblea distrettuale, partendo da
quanto avrete appreso attraverso il manuale e in occasione del SIPE. Il capitolo
10 contiene inoltre un breve elenco di domande in preparazione all’assemblea
distrettuale. Vi suggeriamo di portare con voi il manuale durante l’assemblea
come riferimento. Terminato il corso di formazione, questo manuale continuerà
a essere un valido strumento che potrete consultare durante il vostro mandato.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB
1
Il Manuale del presidente di club fornisce una panoramica delle informazioni
contenute nel Manuale delle commissioni di club e nel Manuale del segretario
di club. I tre manuali costituiscono insieme la Cartella dei dirigenti di club.
Consegnate il Manuale del segretario di club al segretario entrante e condividete
le informazioni contenute nella sezione relativa al tesoriere di club con il tesoriere entrante per assistere questi dirigenti nelle loro responsabilità durante il
nuovo anno.
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Tutte le appendici relative
al SIPE saranno completate in collaborazione con
l’assistente del governatore
durante il seminario d’istruzione dei presidenti eletti.
U
Commenti eventuali
Se avete domande o commenti sul presente manuale, inviateli a:
Leadership Education and Training Division
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 USA
E-mail: [email protected]
Tel: +1 847 866 3000
Fax: +1 847 866 0974
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB
2
1 Ruolo e responsabilità
Il compito principale del presidente di club è di dirigere il club, assicurandosi
che tutto funzioni in modo corretto. Un club efficiente è in grado di:
• Conservare e/o aumentare l’effettivo;
• Realizzare progetti di successo che affrontino i bisogni della comunità locale
o delle comunità di altri Paesi;
• Sostenere la Fondazione Rotary sia attraverso la partecipazione ai suoi programmi sia con contributi finanziari;
• Preparare dirigenti capaci di servire il Rotary oltre il del livello di club.
Gli elementi di un club efficiente rappresentano un approccio funzionale
all’amministrazione del club – la pietra angolare del RI. L’ideale Rotariano del
servire è basato sulle Quattro vie d’azione – azione interna, professionale, d’interesse pubblico e internazionale – che rappresentano la filosofia del RI. Gli
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Ruolo e responsabilità
3
elementi di un club efficiente e le Vie d’azione sono strettamente correlati. Per
esempio, la capacità del club di organizzare progetti di servizio, di sostegno
alla Fondazione Rotary, e di formazione di dirigenti capaci di servire il Rotary
oltre il livello di club, è direttamente proporzionale alla forza e alle dimensioni
dell’effettivo del club. Eventuali debolezze o carenze in un particolare aspetto
del club influenzeranno negativamente l’efficacia di altri aspetti. I club devono
organizzare progetti di servizio per ognuna delle Vie d’azione al fine di sostenere l’obiettivo del Rotary.
SCOPO DEL ROTARY
VIE D’AZIONE
Lo Scopo del Rotary è promuovere e diffondere l’ideale del servire, inteso come
propulsore di ogni attività. In particolare,
l’associazione si propone di promuovere
e diffondere:
Le vie d’azione sono state definite negli
anni ‘20 per chiarire lo Scopo del Rotary.
Primo: lo sviluppo di rapporti interpersonali intesi come opportunità di servizio;
L’Azione interna si concentra
sull’affiatamento dei soci e l’adeguato funzionamento dei club.
Secondo: elevati principi morali nell’attività professionale e nei rapporti di lavoro;
il riconoscimento dell’importanza e del
valore di tutte le attività utili; il significato dell’occupazione di ogni Rotariano
come opportunità di servire la società;
L’Azione professionale incoraggia i Rotariani a porre le proprie
competenze professionali al
servizio del prossimo e a osservare
i più alti principi morali.
Terzo: l’applicazione dell’ideale del
servire alla vita personale, professionale
e sociale di ogni rotariano;
L’Azione d’interesse pubblico
riguarda i progetti e le iniziative
che i club intraprendono per
migliorare le condizioni di vita
all’interno delle loro comunità.
Quarto: la comprensione, la buona
volontà e la pace tra i popoli mediante
una rete internazionale di professionisti
e imprenditori di entrambi i sessi, uniti
dall’ideale del servire.
L’Azione internazionale riguarda
i progetti umanitari condotti in
tutto il mondo e le iniziative per
promuovere la comprensione e la
pace tra i popoli.
Responsabilità del presidente eletto di club
Le responsabilità del presidente eletto di club sono riassunte di seguito e illustrate all’interno di questo manuale (inclusi i riferimenti ai capitoli):
Nota: un asterisco (*) indica una responsabilità riportata nel regolamento o nello
statuto tipo del Rotary club. Altre responsabilità sono state designate dal Consiglio
centrale o sono considerate migliori pratiche.
• Leggere il Manuale del presidente di club e prepararsi per il seminario di formazione dei presidenti eletti.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Ruolo e responsabilità
4
• Servire nel consiglio direttivo del club, assumendosi le responsabilità dettate
dal presidente di club o dal consiglio*.
• Rivedere gli obiettivi a lungo termine utilizzando gli elementi di un club
efficiente come guida (capitolo 2 e 9).
• Stabilire gli obiettivi annuali del club, di sostegno agli obiettivi a lungo
termine, utilizzando la Guida alla pianificazione di club efficienti (capitoli 2,
9, e 10):
– Valutare la situazione dell’effettivo del club.
– Discutere gli obiettivi nel campo delle attività di servizio.
– Identificare metodi per migliorare il sostegno alla Fondazione Rotary.
– Preparare i futuri dirigenti promuovendo la partecipazione ai principali
eventi a livello distrettuale.
– Sviluppare un piano per le pubbliche relazioni.
– Stabilire un piano d’azione per far fronte alle responsabilità amministrative del club.
• Lavorare con i dirigenti distrettuali e di club (capitolo 3 e 4):
– Convocare una o più riunioni del consiglio direttivo del club; rivedere le
disposizioni dello statuto e del regolamento di club (capitolo 4).
– Servire in funzione di socio ex officio per tutte le commissioni di club*
(capitolo 3).
– Sovrintendere alla stesura del bilancio del club* (capitolo 4).
– Incontrarsi con gli assistenti del governatore al SIPE e durante
l’assemblea distrettuale (capitolo 3).
• Assicurare la continuità nella gestione e nei progetti di servizio*
(capitolo 3):
– Nominare i presidenti di commissione*.
– Selezionare gli stessi membri di commissione per tre anni al fine di assicurare la continuità (nei limiti del possibile)*.
– Conferire con il proprio predecessore*.
– Organizzare una riunione congiunta tra il consiglio direttivo entrante e
quello uscente.
• Assicurare regolarmente corsi di aggiornamento (capitolo 4):
– Partecipare al seminario d’istruzione dei presidenti eletti (SIPE) e
all’assemblea distrettuale*.
– Incoraggiare i dirigenti di club a partecipare all’assemblea distrettuale.
– Convocare un’assemblea di club subito dopo quella distrettuale.
– Partecipare al congresso distrettuale.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Ruolo e responsabilità
5
Responsabilità del presidente di club
Le responsabilità del presidente di club sono riassunte di seguito e spiegate
attraverso questo manuale (vedere i riferimenti in parentesi):
Usare il mansionario mensile
del presidente di club (spedito dal rappresentante del
dipartimento Supporto club e
distretti, e disponibile nel sito
web del RI) per pianificare le
attività dell’anno e conoscere
le responsabilità che ricadono sul presidente eletto e sul
presidente in carica.
Fare riferimento al capitolo 4
per un riassunto dettagliato
degli strumenti amministrativi del RI inclusa l’Area soci.
La Segreteria è un organo
amministrativo del Rotary
International composto dal
segretario generale e dal
personale della sede centrale
a Evanston (Illinois – USA)
e negli uffici internazionali
autorizzati dal Consiglio
centrale. I sette uffici internazionali e le loro sedi sono
elencati nell’Official Directory
e nel sito web del RI.
Nota: un asterisco (*) indica una responsabilità riportata nel Regolamento tipo o nello statuto tipo del Rotary club. Altre responsabilità sono state designate dal Consiglio
centrale o sono considerate migliori pratiche.
• Registrarsi all’Area soci del sito web (www.rotary.org) per consentire l’accesso ai dati amministrativi del club da parte del RI.
• Accertarsi che anche il segretario del club si registri al fine di assicurare che
i dati dell’effettivo del club siano aggiornati.
• Implementare e valutare costantemente gli obiettivi del club durante l’anno,
assicurandosi che i soci del club siano coinvolti e informati (capitolo 2).
• Assicurarsi che ogni commissione abbia obiettivi definiti* (capitolo 3):
– Incoraggiare la comunicazione tra presidenti distrettuali e di club.
– Condurre un esame periodico delle attività e degli obiettivi delle diverse
commissioni e del bilancio del club*.
• Presiedere tutte le riunioni del club* (capitolo 4):
– Assicurarsi che siano preparate accuratamente.
– Trasmettere le informazioni importanti ai soci del club.
– Fornire regolarmente opportunità d’affiatamento tra i soci.
• Organizzare e promuovere la partecipazione a riunioni distrettuali e di club
(capitolo 4):
– Organizzare tutte le riunioni mensili del Consiglio*.
– Partecipare e assicurare la presenza di una rappresentanza del club al
congresso distrettuale e altre riunioni distrettuali.
– Promuovere la partecipazione e assicurare la presenza di una rappresentanza del club al congresso annuale del RI.
• Lavorare con i dirigenti distrettuali e di club (capitolo 3):
– Sviluppare, approvare e monitorare il bilancio del club in cooperazione
con il tesoriere* (capitolo 4).
– Lavorare con i dirigenti distrettuali per il raggiungimento degli obiettivi
del club (capitolo 3).
– Utilizzare informazioni e risorse del distretto, del RI e del sito web del RI
(tutti i capitoli).
• Assicurare la continuità dirigenziale e nei progetti di servizio*:
– Presentare un rapporto annuale completo sullo stato del club a giugno,
prima di lasciare l’incarico (capitolo 4).
– Conferire con il successore prima di rimettergli l’incarico per assicurare
una transizione senza problemi (capitolo 3).
– Organizzare una riunione congiunta tra il consiglio direttivo entrante e
quello uscente (capitolo 3).
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Ruolo e responsabilità
6
Piano direttivo di club
FAI FARE AL TUO CLUB
UN SALTO DI QUALITÀ
Adotta il piano
direttivo di club
Il Piano direttivo di club e la struttura amministrativa raccomandata per
i Rotary club. È basato sulle migliori pratiche per i Rotary club efficienti.
Considerando che ogni Rotary club rappresenta una singola entità, il Piano
direttivo di club rappresenta uno strumento altamente adattabile alle esigenze
di ogni singolo club nel mondo. Tutti i Rotary club trarranno beneficio dalla
standardizzazione delle procedure amministrative basate su queste migliori
pratiche:
• Sviluppare obiettivi a lungo termine in linea con gli elementi di un club
efficace;
• Stabilire obiettivi annuali che sostengano quelli a lungo termine;
• Assicurarsi che tutti i soci del club si sentano coinvolti ed informati;
• Mantenere aperti i canali di comunicazione sia con il club che con il distretto;
• Assicurare la continuità di gestione di anno in anno;
• Modificare secondo le esigenze il regolamento di club, affinchè rifletta le
operazioni del club;
• Fornire regolarmente opportunità d’affiatamento;
• Offrire regolarmente corsi di formazione.
L’obiettivo del Piano direttivo di club è di creare un club efficiente che persegua lo Scopo del Rotary attraverso l’esecuzione delle attività di club in linea
con le Vie d’azione. Il Piano direttivo di club, oltre ad essere uno strumento di
valutazione delle operazioni in corso, offre molteplici benefici:
• L’opportunità per i soci di esprimere le proprie opinioni sul futuro del club;
• La semplificazione delle operazioni del club che permetterà ai soci di avere
più tempo a disposizione da devolvere al servire e all’affiatamento;
• Un maggior coinvolgimento dei soci che svilupperà futuri dirigenti distrettuali e di club;
• Aumento del tasso di conservazione dell’effettivo grazie alla maggior partecipazione dei soci nelle attività del club;
• I dirigenti dei club avranno un maggior numero di soci che lavoreranno per
il raggiungimento degli obiettivi del club;
• La continuità di gestione e degli obiettivi facilita la transizione da un anno
rotariano a quello successivo;
• Il rinnovamento dell’entusiasmo generato dalla revisione delle pratiche del
club.
Attuare il Piano direttivo di club
Il club può già utilizzare alcune delle migliori pratiche del Piano direttivo di
club. In presidente eletto deve collaborare con i dirigenti distrettuali al fine
di rivedere la pratiche attuali del club. Tenendo in considerazione le migliori
pratiche del club, i past dirigenti, quelli in carica e quelli futuri dovranno collaborare per modificare il piano direttivo secondo le esigenze del club, al fine
di unificare le seguenti procedure:
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Ruolo e responsabilità
7
1. Sviluppare obiettivi a lungo termine in linea con gli elementi di un club
efficiente.
Gli obiettivi a lungo termine devono coprire i tre-cinque anni seguenti ed
essere in linea con gli elementi di un club efficiente: effettivo, progetti di
servizio, Fondazione Rotary e sviluppo dei dirigenti. Devono inoltre includere strategie per la promozione dei successi del club in ogni elemento. Con
l’evolversi del piano direttivo di club, tali obiettivi devono essere aggiornati.
2. Utilizzare la Guida alla pianificazione di club efficienti per stabilire
obiettivi annuali in armonia con gli obiettivi a lungo termine del club.
La guida alla pianificazione elenca strategie comuni da utilizzare per il
raggiungimento degli obiettivi annuali e offre l’opportunità di aggiungere
strategie alternative. Da considerare come un foglio di lavoro, da aggiornare
a seconda delle esigenze. Gli obiettivi annuali devono essere in sintonia con
le Vie d’azione e con il raggiungimento dello Scopo del Rotary.
3. Condurre riunioni di club coinvolgendo i soci nel processo di programmazione e tenendoli informati circa le attività del Rotary.
Le riunioni di club permettono ai soci di mantenersi aggiornati e sentirsi
coinvolti nelle attività del club. Le assemblee di club rappresentano un’opportunità per i soci per discutere le principali questioni relative al club, e
per le commissioni un’opportunità di fare il punto sulle proprie attività.
4. Assicurare una chiara comunicazione tra dirigenti di club, soci e dirigenti distrettuali.
Le regolari assemblee di club con i soci e con l’assistente del governatore
permettono tale comunicazione. Al di fuori delle assemblee, si dovrà lavorare con i dirigenti dei club per sviluppare un piano di comunicazione tra soci
e dirigenti distrettuali. Nel piano di comunicazione, delineare chi comunicherà con chi, quale metodologia verrà utilizzata e quando tale comunicazione dovrà avvenire.
5. Garantire la continuità di gestione del club e dei progetti di servizio.
L’alternanza annuale ai vertici del club richiede una ricerca continua di
nuovi dirigenti. Tre dei metodi più efficaci per garantire la continuità sono il
ricorso a nomine pluriennali, la presenza in tutte le commissioni del presidente eletto, di quello in carica e del past presidente, e la collaborazione tra
il presidente di club in carica con il presidente designato e il past presidente
uscente. La continuità dirigenziale nei progetti di servizio è importante in
quanto i progetti di servizio possono durare più di un anno.
6. Modificare il regolamento del club affinché rifletta la struttura della
commissioni e i ruoli e le responsabilità dei dirigenti di club.
Lavorare con i dirigenti di club per modificare il regolamento tipo del
Rotary club affinché esso rifletta le operazioni del club. Verificare il regolamento ogni anno per assicurarsi che sia aggiornato.
7. Fornire opportunità d’affiatamento ai soci.
I soci che apprezzano il Rotary si sentiranno più coinvolti. Un forte affiatamento sosterrà gli sforzi di servizio del club. Coinvolgere le famiglie dei soci
per assicurare anche il loro supporto.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Ruolo e responsabilità
8
8. Assicurare che ogni socio abbia un ruolo nei progetti e nelle attività del
club.
Il coinvolgimento insegna ai soci le funzioni del Rotary e sostiene la conservazione dell’effettivo. I soci attivi avvertono un senso di appartenenza e
dedizione nei confronti del club. Coinvolgere le famiglie dei soci per accrescere il potenziale di servizio.
9. Sviluppare un piano di formazione.
Un piano di formazione completo assicura:
• La partecipazione dei dirigenti di club alle riunioni di formazione distrettuale;
• L’orientamento dei nuovi soci;
• L’offerta di opportunità educative per i soci attuali.
La formazione è di cruciale importanza per lo sviluppo dei futuri dirigenti e
per assicurare che gli attuali dirigenti siano ben informati sul Rotary e capaci di guidare i club offrendo un servizio migliore.
Le responsabilità del presidente di club in relazione alle diverse aree del Piano
direttivo di club sono illustrate in questo manuale. Il presidente dovrà rivedere
il piano annualmente, in collaborazione con i dirigenti di club, per assicurarsi
che esso continui a rispecchiare l’obiettivo e l’identità del club. Chiedere aiuto
ai dirigenti distrettuali, in particolare all’assistente del governatore, per l’implementazione del piano durante l’anno.
Risorse
Risorse informative
• Mansionario del presidente di club – Promemoria mensile su attività e scadenze applicabili a tutti i Rotary club. Aggiornato annualmente e spedito dal
rappresentante del Supporto club e distretti o scaricabile dal sito web del RI.
• Manuale di procedura (035-IT) – Delibere e procedure stabilite attraverso l’azione legislativa, il Consiglio centrale e gli Amministratori della Fondazione Rotary. Pubblicato ogni tre anni, dopo il Consiglio di
Legislazione. Contiene i documenti costitutivi del RI.
• Official Directory (007-EN) – Include le coordinate dei dirigenti del RI, della
Fondazione, delle commissioni e del personale amministrativo del RI di tutto il mondo; l’elenco alfabetico di tutti i club divisi per distretti con il nome
dei rispettivi presidenti e segretari, oltre al luogo e all’orario delle riunioni.
• Catalogo del RI (019-IT) – Elenco delle pubblicazioni, dei programmi audiovisivi e della modulistica del RI aggiornato annualmente. Disponibile in
copia cartacea e online.
• Rotary Code of Policies e Rotary Foundation Code of Policies – Raccolta delle
delibere del RI che scaturiscono dalle decisioni del Consiglio centrale del
RI e dal Consiglio d’amministrazione della Fondazione Rotary in sostegno
allo statuto e ai regolamenti, revisionati in seguito alle riunioni del Consiglio
centrale e d’amministrazione (per la versione più aggiornata consultare il
sito web del RI).
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Ruolo e responsabilità
9
• Rotary World (050-IT) – rivista quadrimestrale per dirigenti distrettuali e di
club; da utilizzare per bollettini e newsletter di club.
• RVM: The Rotarian Video Magazine (510-DVD) – Versione video della rivista
The Rotarian; ideale per presentazioni in occasione di riunioni di club, per il
reclutamento e per le iniziative comunitarie.
• The Rotarian o altre riviste regionali del Rotary – rivista mensile ufficiale del
Rotary International; risorsa relativa a progetti distrettuali e di club, decisioni del Consiglio centrale, e delle riunioni del RI.
www.rotary.org
Il sito web del RI offre risorse e informazioni aggiornate su compagine sociale,
Fondazione Rotary, programmi, notizie, eventi, sostegno per club e distretti e
formazione. Numerose pubblicazioni del Rotary sono disponibili nella sezione
download. I visitatori del sito possono acquistare prodotti dal catalogo online,
individuare luoghi e orari delle riunioni di qualsiasi Rotary club e comunicare
con altri Rotariani mediante i forum di discussione online.
Nel portale in lingua inglese, cliccare sui seguenti collegamenti ipertestuali:
• Member Access (Area soci) (www.rotary.org) – permette ai Rotariani di effettuare donazioni alla Fondazione Rotary, gestire il proprio account di posta
elettronica, registrarsi a riunioni, scaricare software amministrativi e accedere ai benefici dei soci. Presidenti e segretari di club hanno accesso a ulteriori
rapporti e dati (per ulteriori informazioni vedere il capitolo 4).
Nota: il portale in lingua italiana dispone della stesse pagina anche se l’aggiornamento delle informazioni in esse contenute richiede maggiore tempo per ovvie esigenze di traduzione. Si prega pertanto di verificare entrambe le versioni.
Parole chiave per le ricerche (nel portale in lingua inglese):
• Club Leadership Plan (www.rotary.org/jump/clubplan) – un’esauriente risorsa
d’informazioni sul Piano direttivo di club. Scaricare il materiale di supporto
e consultare gli ultimi regolamenti tipo del Rotary club e statuto del Rotary
Club.
Risorse umane
• Past presidente di club – questi Rotariani ben informati comprendono e
sono a conoscenza delle esigenze dei club. Possono essere utilizzati come
consulenti per la pianificazione dell’anno o assegnati a dirigere attività dei
club.
• Rappresentati del Supporto club e distretti del RI – il personale della sede
Centrale del RI e degli uffici internazionali è a disposizione per rispondere a
domande amministrative e per inoltrare altri quesiti al personale più consono del RI e della Fondazione.
Per le loro coordinate, fare riferimento all’Official Directory o visitare il sito web
del RI. Le pubblicazioni possono essere ordinate dal Catalogo del RI o scaricate
dal sito web dell’organizzazione.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Ruolo e responsabilità
10
APPENDICE 1
Domande per il dibattito sul tema “Ruolo e responsabilità”
Prendete in considerazione le seguenti domande in preparazione al seminario d’istruzione dei presidenti
eletti.
Quali responsabilità aggiuntive assegna il club al presidente?
In che modo si potrà assicurare la continuità tra l’attuale presidente e il suo successore?
In che modo il Piano direttivo di club beneficierà il club?
Qualora il piano non fosse stato ancora implementato, come si potrà implementare il Piano direttivo di
club?
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Ruolo e responsabilità
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Ruolo e responsabilità
13
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Ruolo e responsabilità
14
2 Definizione degli obiettivi
Il presidente eletto di club guiderà il club nella definizione degli obiettivi da
raggiungere durante l’anno in qualità di presidente. Nel preparare la definizione degli obiettivi, il presidente deve innanzi tutto valutare lo stato attuale
del club, identificandone punti di forza e debolezze, stabilendo obiettivi per
migliorarne l’efficenza e segnalando le aree che presentano possibili problematiche. Il presidente deve incoraggiare la partecipazione di tutti i soci nella
definizione degli obiettivi.
Per il raggiungimento degli obiettivi, il presidente necessiterà dell’appoggio e
del contributo dei soci del club. Il presidente deve guidare i volontari e riconoscere l’operato dei soci del club e portarli come esempio ad altri soci grazie alla
loro eccezzionale partecipazione nelle attività e nei progetti del club.
Responsabilità
Il presidente eletto ha le seguenti responsabilità per la definizione degli
obiettivi:
• Comprendere le caratteristiche di un obiettivo efficace;
• Sviluppare o valutare gli obiettivi a lungo termine del club;
• Definire obiettivi annuali, in armonia con quelli a lungo termine del club;
• Assicurare lo sviluppo di un piano d’azione per ogni obiettivo;
• Implementare e valutare con regolarità gli obiettivi del club;
• Motivare i soci del club alla realizzazione degli obiettivi;
• Identificare le opportunità di riconoscimento attraverso il RI, la Fondazione
Rotary e il distretto.
Definizione degli obiettivi
La Guida alla pianificazione di club efficienti (appendice 39) è uno strumento
pratico ideato per aiutare il presidente a collaborare con gli altri dirigenti alla
definizione degli obiettivi. La guida suggerisce i metodi di valutazione attuale
del club e fornisce delle strategie da adottare per il raggiungimento degli obiettivi del club.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Definizione degli obiettivi
15
Essa va utilizzata anche nel seminario d’istruzione per i presidenti eletti e, con
gli altri dirigenti di club, nell’assemblea distrettuale. Una copia della Guida alla
pianificazione di club efficienti deve essere inoltrata al governatore distrettuale
entro il 1° luglio.
Il presidente continuerà a usare la guida alla pianificazione durante tutti il suo
mandato per misurare i progressi compiuti dal club nella realizzazione dei suoi
obiettivi o per provare strategie alternative. Essa rappresenta un documento di
lavoro che potrà essere aggiornato a seconda delle esigenze. Il presidente dovrà
esaminarla anche con il governatore distrettuale e il suo assistente in occasione
delle loro visite al club nel corso dell’anno.
Obiettivi efficaci
Gli obiettivi a lungo termine del club dovrebbero coprire i prossimi tre-cinque
anni in linea con gli elementi di un club efficiente. Gli obiettivi a lungo termine dovrebbero includere inoltre strategie per la promozione dei successi
del club per ogni elemento. Il presidente lavorerà con i dirigenti del club per
sviluppare o rivedere gli obiettivi a lungo termine prima di partecipare al seminario d’istruzione dei presidente eletti (per ulteriori informazioni consultare il
capitolo 9).
Il presidente eletto dovrà valutare lo stato attuale del club utilizzando la Guida
alla pianificazione di club efficienti, ed in seguito provvedere alla definizione
degli obiettivi per il futuro. Gli obiettivi efficaci sono:
• Condivisi. Coloro i quali hanno partecipato alla definizione degli obiettivi e
allo sviluppo di strategie per il raggiungimento degli stessi, saranno motivati
a realizzarli;
• Misurabili. Un obiettivo deve essere tangibile;
• Ambiziosi. Un obiettivo deve essere abbastanza ambizioso da andare oltre
gli obiettivi raggiunti dal club in passato;
• Raggiungibili. I Rotariani devono essere in grado di raggiungere l’obiettivo
con le risorse disponibili;
• Limitati nel tempo. Un obiettivo deve avere una scadenza o un termine
specifico.
Considerare le seguenti attività di club quando si definiscono obiettivi:
• Effettivo;
• Progetti di servizio;
• Fondazione Rotary (partecipazione e contributi);
• Sviluppo dei dirigenti;
• Publiche relazioni;
• Amministrazione del club.
Sviluppare un piano d’azione
La definizione degli obiettivi è il primo passo che il presidente deve compiere
per assicurare l’efficienza del club e avere successo durante il suo mandato. Il presidente delegherà la maggior parte dei compiti per la realizzazione
degli obiettivi del club ai presidenti delle commissioni e ai soci. Il ruolo del
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Definizione degli obiettivi
16
presidente è quello di assicurarsi che vi sia un piano d’azione sviluppato per
ciascun obiettivo e che vi sia un costante progresso verso la realizzazione degli
obiettivi stabiliti. Al fine di sviluppare un piano d’azione per ciascun obiettivo:
• Individuare i passi da compiere per raggiungere l’obiettivo;
• Stabilire delle scadenze precise per ogni piano d’azione;
• Scegliere un responsabile per la realizzazione di ogni fase del piano;
• Stabilire dei criteri per misurare i progressi compiuti e i successi conseguiti
per ogni fase;
• Valutare le risorse e gli strumenti disponibili per il raggiungimento degli
obiettivi;
• Valutare il successo degli obiettivi precedenti e del piano attuale apportando
le necessarie modifiche.
Valutazione
Raggiunto l’obiettivo, lavorare con i responsabili del successo per valutare
il loro operato. Tale valutazione deve riguardare le strategie utilizzate per il
raggiungimento dell’obiettivo e quelle non idonee. Le conclusioni ottenute tramite la valutazione dovrebbero essere applicate verso altri obiettivi e condivise,
a seconda dei casi, con il presidente eletto o il presidente designato durante la
definizione degli obiettivi.
Motivare i volontari
Dopo aver provveduto alla definizione degli obiettivi e allo sviluppo del piano
d’azione per il loro raggiungimento, il presidente deve lavorare per motivare i
dirigenti del club e i presidenti delle commissioni a attuare il piano d’azione.
Considerando che i Rotariani sono dei volontari, le motivazioni nella loro professione potrebbero essere differenti da quelle utilizzate per il Rotary. Il presidente deve tenere in considerazione le caratteristiche individuali dei soci e dei
dirigenti del club sostenendo la loro motivazione. Le motivazioni più comuni
per i volontari sono:
• La convinzione che l’obiettivo sarà di beneficio alla comunità e al club;
• L’opportunità di affiatamento;
• L’opportunità di networking;
• La convinzione che l’obiettivo sia raggiungibile;
• La possibilità di utilizzare le proprie capacità nell’ambito di un incarico di
club;
• Scadenze con regolari follow-up da parte del presidente o altri membri della
squadra dirigenziale del club;
• Riconoscimento degli sforzi per il raggiungimento dell’obiettivo.
Questi fattori motivazionali possono essere utilizzati per incoraggiare un
maggiore impegno nel Rotary e la continua partecipazione alle attivià del club.
Le attività del club che riescono a combinare questi fattori risultano essere
particolarmente efficaci.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Definizione degli obiettivi
17
Riconoscimenti
I riconoscimenti sono spesso una motivazione per i volontari. Il Rotary
International e la Fondazione Rotary offrono spesso dei riconoscimenti per i
servizi svolti da singoli Rotariani o dai club. Per informazioni circa i riconoscimenti offerti dal RI e dalla Fondazione Rotary consultare l’appendice 5.
Spesso i distretti sviluppano propri riconoscimenti al fine di premiare il conseguimento di successi. Contattare il governatore o il suo assistente per informazioni sui riconoscimenti disponibili per i singoli o per i club.
Lavorare con la commissione
pubbliche relazioni del club
per pubblicizzare la consegna
dei riconoscimenti del club o
dei soci. Numerose comunità offrono riconoscimenti
a volontari eccellenti o a
organizzazioni di servizio;
verificare se il club o i
singoli soci abbiano i requisiti
richiesti per l’assegnazione del riconoscimento. Il
riconoscimento dei club o dei
Rotariani migliora l’immagine
pubblica e il reclutamento
dell’effettivo.
I club sono incoraggiati a sviluppare riconoscimenti propri da consegnare
all’interno del club e della comunità.
Responsabilità
Il presidente eletto ha le seguenti responsabilità in relazione ai riconoscimenti:
• Sviluppare obiettivi di club annuali e a lungo termine che soddisfino i requisiti del programma riconoscimenti, come nel caso dell’Attestato presidenziale del RI;
• Promuovere programmi di riconoscimento per potenziali soci o club.
Il presidente deve comunicare ai dirigenti distrettuali le possibili designazioni
del club il più presto possibile. Fa parte delle responsabilità del presidente
consegnare i riconoscimenti al club o ai membri della comunità.
Per ottimizzare il potenziale motivazionale dei premi e dei riconoscimenti:
• Rendere la presentazione memorabile:
– Invitare il governatore o il dirigente Rotariano più appropriato a consegnare il premio;
– Invitare i componenti della famiglia alla cerimonia di consegna.
• Invitare potenziali soci alla cerimonia in modo da esporli alle attività del
Rotary e all’eccellente contributo fornito dai soci del club in modo da mostrare loro la riconoscenza del club verso i propri soci.
• Creare un’atmosfera appropriata per la consegna:
– Utilizzare un palco o un podio;
– Utilizzare decorazioni o fiori a seconda dei casi.
• Fotografare la cerimonia di consegna e regalare una fotografia ai destinatari
del riconoscimento.
I moduli per i riconoscimenti sono rivisti regolarmente. Per ulteriori informazioni circa i requisiti necessari per la candidatura, le scadenze e le varie tipologie di riconoscimenti, visitare il sito web del RI oppure contattare la divisione
Programmi del RI o lo staff della Fondazione.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Definizione degli obiettivi
18
Risorse
Risorse informative
• Guida di pianificazione di club efficienti (appendice 39) – strumento per la
valutazione e la definizione degli obiettivi del club che i dirigenti possono utilizzare per registrare gli obiettivi relativi all’effettivo, al servire, alla
Fondazione Rotary, alle pubbliche relazioni, allo sviluppo dei dirigenti e
all’amministrazione dei club.
• Attestati presidenziali (900A-IT) – dépliant che descrive il programma degli
Attestati presidenziali per l’anno Rotariano in corso.
www.rotary.org
Parole chiave per le ricerche (nel portale in lingua inglese):
• Recognition programs – programmi di riconoscimento e premi del RI e della
Fondazione Rotary.
Risorse umane
• Lo staff della divisione Programmi del RI – lo staff della sede centrale del RI
potrà rispondere alle domande sui riconoscimenti del RI.
• Lo staff della Fondazione Rotary – lo staff della sede centrale del RI potrà
rispondere a domande riguardanti i riconoscimenti della Fondazione.
Per le loro coordinate, fare riferimento all’Official Directory o visitare il sito web
del RI. Le pubblicazioni possono essere ordinate dal Catalogo del RI o scaricate
dal sito web dell’organizzazione.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Definizione degli obiettivi
19
APPENDICE 4
Domande per il dibattito sul tema “Definizione degli obiettivi”
Prendete in considerazione le seguenti domande in preparazione al seminario d’istruzione dei presidenti
eletti.
Quali obiettivi dell’anno in corso verranno mantenuti durante il vostro mandato?
Come sarà possibile assicurare il raggiungimento degli obiettivi del club?
Come riuscirete a motivare i soci?
Di quali riconoscimenti per servizi e contributi offerti dispone il club?
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Definizione degli obiettivi
20
APPENDICE 5
Riconoscimenti del RI e della Fondazione Rotary
PREMIO
Premio miglior progetto cooperativo. Questo
riconoscimento del RI premia eccellenti progetti di
servizio dei Rotary club promossi in cooperazione con
altre organizzazioni.
Attestato per servizi meritori della Fondazione
Rotary. Questo premio viene assegnato annualmente dagli amministratori della Fondazione Rotary
a un Rotariano per distretto per i servizi resi alla
Fondazione Rotary nell’arco di un anno o più.
Attestato delle Quattro vie d’azione. Questo attestato annuale dà la possibilità di premiare personalmente
i soci che si sono impegnati con costanza nelle Quattro
vie d’azione. I candidati devono essere Rotariani che
godono della stima dei soci del club e che hanno
dimostrato la loro dedizione allo Scopo del Rotary,
partecipando ad attività di servizio ispirate dalle vie
d’azione di club, professionale, d’interesse pubblico
e internazionale. I presidenti in carica e i governatori
distrettuali dell’anno in corso e di quello precedente
non possono partecipare.
Attestato presidenziale. Lo scopo dell’attestato presidenziale è di stimolare la partecipazione dei Rotary
club a una serie di attività, incoraggiando al tempo
stesso l’impegno personale dei Rotariani ad aiutare il
prossimo e a fornire servizi di alto livello alla propria
comunità e all’estero. I Rotary club più attivi sono i
destinatari di questo premio, che viene riveduto ogni
anno dal presidente del RI e che tradizionalmente
riprende il tema corrente del RI.
Premio del RI per le pubbliche relazioni. Questo
premio è destinato ai club che hanno contribuito a
migliorare la conoscenza e la comprensione del Rotary
attraverso i media o con apposite campagne di informazione.
NOMINATO
DA
Governatore
distrettuale
CONSEGNATO
DA
Presidente del
RI
Un Rotariano
per distretto
all’anno
Governatore
distrettuale
Amministratore della
Fondazione
Rotary
Un Rotariano
per club all’anno
Presidente del Presidente del
club
RI
Rotary club
Governatore
distrettuale
Presidente del
RI
Un club per
ogni distretto
Rotary
Governatore
distrettuale
Presidente del
RI
CANDIDATI
Fino a 5 club
per distretto
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Definizione degli obiettivi
21
PREMIO
Riconoscimento delle iniziative per lo sviluppo
dell’effettivo. Questo riconoscimento viene assegnato
ai club che hanno sviluppato programmi innovativi
focalizzati sulla crescita e lo sviluppo dell’effettivo
(conservazione, reclutamento o creazione di nuovi
Rotary club).
Attestato sviluppo e espansione dell’effettivo del
RI. Questo attestato viene assegnato ai club per i tre
aspetti fondamentali dell’effettivo: crescita dell’effettivo, conservazione dei soci e creazione di nuovi club.
Anche i distretti che raggiungono e superano i propri
obiettivi di affiliazione ricevono questo attestato.
Attestato per un mondo libero dalla polio (regionale e internazionale). Questo attestato è stato istituito
dalla Fondazione Rotary al fine di premiare i soci che
hanno offerto un contributo significativo alla campagna per l’eradicazione della polio a livello regionale e
internazionale e per incoraggiarli a partecipare anche
alla fase finale della lotta contro la malattia. I governatori distrettuali in carica o quelli eletti non possono
partecipare.
Attestato per servizi eminenti. Questo attestato del
RI premia i club che abbiano condotto progetti di
servizio eminenti per la comunità.
Attestato della Fondazione Rotary per servizi resi a
livello distrettuale. Questo premio viene assegnato a
Rotariani il cui impegno verso il prossimo attraverso la
Fondazione Rotary merita un riconoscimento speciale.
Attestato della Fondazione Rotary per servizi
eminenti. Il più alto riconoscimento della Fondazione
Rotary per servizi esemplari offerti al di fuori del
distretto e per un considerevole periodo di tempo.
I candidati devono aver ricevuto l’attestato per servizi
meritori almeno quattro anni prima della partecipazione a questo premio.
NOMINATO
DA
Governatore
distrettuale
CONSEGNATO
DA
Presidente del
RI
Almeno tre
club per ogni
distretto
Rotary
Governatore
distrettuale
Presidente del
RI
Rotariani
qualificati
Qualsiasi
Rotariano
Amministratori della
Fondazione
Rotary
Un club per
ogni distretto
del Rotary
Fino a 20
Rotariani per
distretto
Governatore
distrettuale
Presidente del
RI
Governatore
distrettuale
Governatore
distrettuale
Qualsiasi
Rotariano
con la raccomandazione
di un altro
Rotariano
(ambedue
al di fuori
della nomina
distrettuale)
Amministratori della
Fondazione
Rotary
CANDIDATI
Tre club per
distretto
Rotary
Fino a 50
Rotariani in
tutto il mondo
per anno
Moduli di domanda e dettagli circa gli attestati e le scadenze sono disponibili nel sito
www.rotary.org oppure tramite i rappresentanti del Supporto club e distretti.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Definizione degli obiettivi
22
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Definizione degli obiettivi
23
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Definizione degli obiettivi
24
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Definizione degli obiettivi
25
4EMPOPREVISTOPERIL
COMPLETAMENTO
3 Collaborare con i dirigenti di club e
distretto
Una funzione importante del presidente è quella di sviluppare relazioni con i
dirigenti dei club, i soci e i dirigenti distrettuali. Una dirigenza efficace dipende dalle capacità di gestione, dallo spirito di squadra, dall’entusiasmo e
dall’integrità. La capacità di gestione viene dimostrata nel condurre le iniziative di risoluzione dei problemi e nell’essere disponibile per i soci attraverso la
promozione di una comunicazione diretta.
Responsabilità
Il presidente eletto deve adempiere alle seguenti responsabilità nel collaborare
con i dirigenti distrettuali e di club:
• Nominare i membri delle commissioni di club in base alle loro capacità
dirigenziali e al potenziale di crescita;
• Preparare la squadra dirigenziale del club per l’anno a venire;
• Comprendere il ruolo del distretto nel sostegno del club.
Il presidente deve assicurare una chiara comunicazione in quanto sia i dirigenti di club che quelli distrettuali cambiano annualmente mentre i progetti
di servizio durano spesso più di un anno. Il club sarà più efficiente con una
continuità di gestione sia nel club che nelle commissioni.
Collaborare con i dirigenti di club
I Rotariani della squadra dirigenziale si impegneranno al raggiungimento degli
obiettivi del club, per questa ragione è bene conivolgerli nella definizione degli
obiettivi, raggiungere un consenso per quanto riguarda gli obiettivi di club ed
in seguito effettuare le nomine necessarie per il loro raggiungimento. Con le
responsabilità delegate alla squadra dirigente, il presidente avrà più tempo a
disposizione per motivare i soci a partecipare a progetti o attività del club.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Collaborare con i dirigenti di club e distretto
27
La squadra dirigenziale
del club
• Consiglio direttivo del club
• Segretario di club
• Tesoriere di club
• Prefetto
• Presidenti di commissioni
• Vice presidente
• Presidente uscente
• Presidente eletto
Per ulteriori informazioni
circa il ruolo del consiglio direttivo del club, consultare il
capitolo 4, “Amministrazione
del club”.
Assicurarsi che i dirigenti distrettuali partecipino ai seminari di formazione
distrettuale in modo tale da prepararli per le loro responsabilità e lavorare con
la squadra dirigenziale del club per preparare i futuri dirigenti di club e quindi
provvedere ad una transizione all’anno Rotariano seguente.
Consiglio direttivo del club
Il consiglio direttivo è l’organo di governo del club ed è composto dal presidente, dal vicepresidente, dal presidente entrante (o presidente designato) dal
segretario, dal tesoriere, dal presidente uscente e in taluni casi da un numero
di altri soci indicati dal regolamento del club.
Il consiglio viene eletto per gestire gli interessi del club nel suo insieme. I
membri del consiglio lavoreranno con il presidente per portare avanti i piani
del club e per realizzare i suoi obiettivi. In base al Regolamento tipo del Rotary
Club (appendice 38), il consiglio direttivo si assume le seguenti responsabilità:
• Sovrintendere tutti i dirigenti del club e i membri delle commissioni;
• Eleggere un socio del club in qualità di prefetto;
• Sovrintendere il bilancio del club:
– Redigere un bilancio che stanzi fondi adeguati per le attività e i progetti
del club;
– Approvare tutte le uscite non contabilizzate nel bilancio del club;
• Comunicare agli sponsor di potenziali nuovi soci (entro 30 giorni e attraverso il segretario del club) le decisioni sull’effettivo;
• Rivedere il programma e le politiche del club per assicurarsi che siano attuate in modo efficace;
• Studiare metodi nuovi e creativi per promuovere lo Scopo del Rotary;
• Analizzare i bisogni della comunità e del mondo e valutare come il club
possa perseguire questi obiettivi.
Segretario di club
Il compito principale del presidente di club è quello di guidare il club. Il
segretario ha invece la maggior parte delle responsabilità amministrative per le
operazioni quotidiane del club.
In base al regolamento tipo del Rotary club, il segretario dovrebbe avere le
seguenti responsabilità:
• Mantenere aggiornato il calendario delle riunioni settimanali durante l’anno;
• Tenere aggiornato l’albo dei soci;
• Registrare le presenze alle riunioni;
• Diramare gli avvisi delle riunioni del club, del consiglio direttivo e delle
commissioni;
• Redigere e conservare i verbali delle riunioni;
• Ricevere, completare e rispedire i rapporti semestrali sull’effettivo e pagare
le quote sociali al Rotary International entro il 10 luglio e il 10 gennaio;
• Preparare rapporti regolari su nuovi soci, cessazioni e altri mutamenti dell’effettivo da inviare al Segretario generale del RI;
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Collaborare con i dirigenti di club e distretto
28
Per assicurare l’accesso
ai dati amministrativi del
club, il presidente ed il
segretario devono registrarsi
all’Area soci all’indirizzo
www.rotary.org.
• Inviare un rapporto mensile su assiduità ed effettivo al governatore distrettuale entro 15 giorni dall’ultima riunione del mese;
• Riscuotere e trasmettere gli abbonamenti alla rivista The Rotarian;
• Lavorare con il successore per assicurare una transizione senza problemi;
• Svolgere altre mansioni connesse all’incarico di segretario.
Benchè i compiti del segretario siano essenzialmente di tipo amministrativo,
egli ha in realtà molte occasioni per sentire il polso del club. Ad esempio, visto
che il segretario prepara i rapporti sull’assiduità, sarà il primo a capire se vi
siano tendenze preoccupanti. Per guidare i soci verso il raggiungimento degli
obiettivi del club, il presidente dovrebbe mantenersi aggiornato sui dati e sulle
tendenze che il segretario di club raccoglie.
Tesoriere
Una situazione finanziaria solida è importante ai fini del successo del club
e il presidente deve sempre essere informato sui problemi di bilancio.
Incontrandosi regolarmente con il tesoriere, egli può prendere le opportune
misure correttive in tempo utile per evitare problemi finanziari.
Se il club non ha un tesoriere,
l’incarico è svolto dal segretario.
Il tesoriere gestisce tutte le transazioni finanziarie del club, custodisce i documenti contabili e aiuta a redigere il bilancio. Secondo il Regolamento raccomandato ai Rotary club, il tesoriere ha le seguenti responsabilità:
• Mantenere in custodia i fondi del club;
• Rendere conto dei fondi del club al consiglio direttivo in qualsiasi momento
gli venga chiesto di farlo e alla fine di ogni anno;
• Lavorare con il suo successore per assicurare una transizione senza inconvenienti;
• Svolgere le altre mansioni connesse all’incarico di tesoriere.
Prefetto
Per condurre riunioni settimanali efficaci il presidente spesso si affida al
prefetto, il quale deve far sì che il meeting proceda ordinatamente, con poche
interruzioni.
• Fare in modo che le riunioni del club si svolgano ordinatamente e che siano
utili.
• Cercare di prevenire ogni episodio che possa danneggiare la reputazione o il
prestigio del club.
Commissioni di club
Le commissioni di club hanno il compito di pianificare, promuovere e attuare
le attività e i progetti necessari al raggiungimento degli obiettivi annuali e a
lungo termine del club. Se le commissioni non operano con efficacia, il club
non riuscirà a raggiungere i propri obiettivi. Il presidente ha il compito di monitorare con attenzione le attività e i progressi raggiunti da ogni commissione,
fornendo, se necessario, suggerimenti e stimoli.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Collaborare con i dirigenti di club e distretto
29
Responsabilità
Il presidente eletto ha le seguenti responsabilità:
• Nominare le commissioni entro il 31 marzo;
• Preparare i presidenti delle commissioni;
• Assicurare la continuità all’interno delle commissioni e riempiere eventuali
posizioni vacanti;
• Riesaminare la struttura delle commissioni delineata dal regolamento di
club;
• Stabilire se l’attuale struttura delle commissioni è in grado di sostenere efficacemente gli obiettivi di club per il nuovo anno;
• Emendare, se necessario, il regolamento di club affinché esso rifletta accuratamente le necessità organizzative del club.
Struttura delle commissioni di club
Per ulteriori dettagli su come
emendare il regolamento di
club per modificare la struttura delle commissioni, fare
riferimento al capitolo 4.
La struttura tipo delle commissioni di club include le seguenti cinque commissioni che verranno illustrate nel seguente manuale:
• Amministrazione del club (capitolo 4);
• Effettivo (capitolo 5);
• Progetti (capitolo 6);
• Fondazione Rotary (capitolo 7);
• Pubbliche relazioni (capitolo 8).
Il club deve nominare commissioni aggiuntive, se necessario, per progetti speciali o per riflettere le proprie attività tradizionali. Il club ha inoltre la facoltà
di nominare sottocommissioni se necessario. Ad esempio, la commissione
progetti può avere sottocommissioni per il servizio comunitario, quello internazionale, o i programmi giovanili (quali lo scambio di giovani e l’Interact). Se
il club è particolarmente attivo in un particolare programma della Fondazione
Rotary, potrebbe essere utile creare una sottocommissione dedicata a questo
programma.
Commissioni efficienti
Ogni commission deve stabilire degli obiettivi a sostegno degli obiettivi annuali e a lungo termine del club. Qui di seguito vengono elencati una serie di
suggerimenti per rendere le commissioni più efficienti:
• Nominare i membri delle commissioni in base alle loro capacità professionali, ai loro interessi e alle loro doti personali;
• Limitare le dimensioni delle commissioni al numero di persone necessarie
per raggiungere lo scopo stabilito;
• Incoraggiare le commissioni a tenere una documentazione su riunioni, progetti, decisioni e risultati e a relazionare a riguardo il consiglio direttivo;
• Incoraggiare le commissioni a comunicare regolarmente tra loro, con l’assistente del governatore e con le commissioni distrettuali appropriate;
• Partecipare alle riunioni delle commissioni se invitati o quando la situazione
lo richiede;
• Incoraggiare le commissioni a esprimere le loro opinioni.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Collaborare con i dirigenti di club e distretto
30
Selezione dei presidenti delle commissioni
I presidenti delle commissioni devono essere nominati in base alle loro capacità professionali, ai loro interessi e alle loro doti personali. Poiché le attività
delle commissioni possono proseguire per più di un anno, è utile rinominare
i membri delle commissioni affinché essi possano rimanere in carica per un
periodo di tre anni per assicurare la continuità d’azione. Ogni presidente di
commissione deve avere una precedente esperienza all’interno della commissione di cui è eletto presidente. Nel nominare i presidenti di commissione si
devono prendere in considerazione i seguenti requisiti:
• Doti di leadership;
• Conoscenza dell’incarico;
• Conoscenza del Rotary;
• Disponibilità a lavorare con una commissione;
• Immaginazione;
• Capacità di giudizio;
• Entusiasmo.
Formazione dei presidenti di commissione
È nell’interesse del presidente di club assicurarsi che i presidenti di commissione siano preparati per affrontare le loro responsabilità. Il presidente deve incoraggiare i presidenti di commissione a partecipare all’assemblea distrettuale,
nel corso della quale potranno acquisire le capacità e le conoscenze necessarie
per svolgere bene il loro lavoro.
Il presidente di club può inoltre contribuire alla formazione dei presidenti di
commissione nei seguenti modi:
• Distribuendo a ogni presidente di commissione uan copia dell’introduzione,
del primo capitolo e del capitolo relativo alla commissione appropriata del
Manuale delle commissioni di club;
• Assicurarsi che i documenti degli anni precedenti siano stati consegnati ai
nuovi presidenti di commissione;
• Incoraggiare i nuovi presidenti di commissione a contattare i loro
predecessori, affinché possano trarre profitto dalla loro esperienza;
• Condurre riunioni di programmazione con le commissioni entranti prima
dell’inizio del nuovo anno rotariano.
Lavorare con le commissioni
Per sostenere le commissioni di club, massimizzare le loro potenzialità e migliorarne l’efficienza, è importante compiere i seguenti passi:
• Esaminare regolarmente lo stato di ogni commissione;
• Spronare le commissioni ad accettare nuove sfide;
• Coordinare le attività delle commissioni;
• Rispettare l’indirizzo di una commissione, fino a quando si dimostra valido,
anche se non è quello che il presidente del club avrebbe scelto;
• Congratularsi con i presidenti e i membri delle diverse commissioni quando
portano a termine progetti o iniziative.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Collaborare con i dirigenti di club e distretto
31
Collaborare con i dirigenti distrettuali
La responsabilità primaria dei dirigenti distrettuali è quella di sostenere i club.
La dirigenza distrettuale è composta dal governatore, dall’assistente del governatore, dalle commissioni distrettuali, dal responsabile della formazione e dai
past governatori. Il distretto sostiene il club nei seguenti modi:
• Fornire assistenza ai club su varie questioni, come la conservazione e lo
sviluppo dell’effettivo o l’attuazione dei progetti di servizio;
• Spingere alla collaborazione club che hanno problematiche o progetti simili;
• Dare ai Rotariani l’opportunità di far parte di una commissione distrettuale;
• Condividere le informazioni utili con le commissioni di club e i loro membri;
• Coordinare i programmi della Fondazione Rotary, come le Borse degli
Ambasciatori o gli Scambi di gruppi di studio (SGS).
Governatore distrettuale
L’amministrazione dei club di un distretto è sotto la diretta supervisione del
governatore. Per quanto riguarda i club, il governatore distrettuale deve:
• Dare consigli e stimoli per incrementare l’efficienza dei club;
• Tenere i club e i loro dirigenti al corrente delle attività e delle opportunità
del distretto.
Assistente del governatore
Gli assistenti del governatore sono nominati dal governatore distrettuale per
aiutare i club a operare con maggiore efficacia e a raggiungere i loro obiettivi.
Ogni assistente collabora con un numero di club variabile (da 4 a 8) all’interno
di una specifica area geografica. Gli assistenti hanno le seguenti responsabilità:
• Assistere il presidente eletto nell’attuazione e revisione del piano direttivo di
club;
• Assistere il presidente eletto nell’identificazione degli obiettivi di club utilizzando la Guida alla pianificazione di club efficienti;
• Partecipare alle assemblee di club organizzate in concomitanza con la visita
ufficiale del governatore;
• Visitare regolarmente i club (preferibilmente ogni mese, con un minimo di
una visita ogni quattro mesi durante l’anno rotariano) e incontrare i presidenti di club e altri dirigenti per discutere eventuali problematiche di club e
la gestione di fondi e risorse;
• Rivedere periodicamente i progressi compiuti verso il raggiungimento degli
obiettivi di club (come stabilito all’interno della Guida alla pianificazione di
club efficienti) e fornire suggerimenti e consigli quando necessario;
• Assistere i dirigenti di club nella programmazione della visita ufficiale del
governatore;
• Agire come anello di raccordo tra il governatore e i club;
• Incoraggiare i club ad adottare eventuali suggerimenti proposti dal
governatore;
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Collaborare con i dirigenti di club e distretto
32
• Assistere i club nella realizzazione dei progetti e nel monitorare i progressi;
• Identificare futuri dirigenti distrettuali e incoraggiarne la formazione.
La seguente tabella mostra il modo in cui le commissioni distrettuali sostengono le commissioni di club.
COMMISSIONE DI CLUB
Effettivo
Pubbliche relazioni
Amministrazione del club
Progetti
Fondazione Rotary
SOSTEGNO DA PARTE DEL DISTRETTO
Commissione per lo sviluppo
dell’effettivo
Commissione per le pubbliche relazioni
Assistente del governatore
Commissioni per i programmi
Commissione per la Fondazione Rotary
Il presidente deve incoraggiare le commissioni di club a rivolgersi alle rispettive commissioni distrettuali per ottenere informazioni o consigli.
Risorse
Risorse informative
• Cartella dei dirigenti di club (225-IT) – una serie di manuali che illustrano le
responsabilità del presidente di club, del tesoriere e delle commissioni di
club e che spiegano in dettaglio le aree operative di un Rotary club, quali
amministrazione, effettivo, progetti, Fondazione Rotary e pubbliche relazioni. La cartella include:
– Manuale del presidente di club (222-IT);
– Manuale del segretario di club (229-IT);
– Manuale delle commissioni di club (226-IT);
– Guida rapida alla Fondazione Rotary (219-IT);
• Directory distrettuale – elenco dei dirigenti e delle attività distrettuali
(se prodotto dal distretto);
• Manuale di procedura (035-IT);
• Official Directory (007-EN);
• Rotary Code of Policies e Rotary Foundation Code of Policies.
www.rotary.org
Nel portale in lingua inglese, cliccare sui seguenti collegamenti ipertestuali:
• Club-District Support (Club e distretti) (www.rotary.org/support) – risorse
per dirigenti distrettuali e di club che includono le versioni aggiornate del
regolamento e dello statuto tipo di un Rotary club;
• Training (Formazione) (www.rotary.org/training) – fonte di informazioni
aggiornate sulla formazione. Offre l’opportunità di scaricare gratuitamente
numerose pubblicazioni sul tema.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Collaborare con i dirigenti di club e distretto
33
Nota: il portale in lingua italiana dispone delle stesse pagine anche se l’aggiornamento delle informazioni in esse contenute richiede maggiore tempo per ovvie esigenze di traduzione. Si prega pertanto di verificare entrambe le versioni.
Parole chiave per le ricerche (nel portale in lingua inglese):
• Rotary E-Learning Center (www.rotary.org/jump/elearning) – formazione
online per Rotariani a livello di club. Brevi moduli per nuovi soci e dirigenti
di club possono essere visualizzati online o scaricati.
Le pubblicazioni possono essere ordinate utilizzando il Catalogo del RI o scaricate direttamente dal sito web del RI.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Collaborare con i dirigenti di club e distretto
34
APPENDICE 9
Domande per il dibattito sul tema “Collaborare con i dirigenti di club
e distretto”
Prendete in considerazione le seguenti domande in preparazione al seminario d’istruzione dei presidenti
eletti.
In che modo intendete preparare la squadra dirigente di club?
In che modo collaborerete con il consiglio direttivo?
L’attuale struttura delle commissioni di club soddisfa le esigenze e gli obiettivi del club?
In che modo il distretto può sostenere il club?
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Collaborare con i dirigenti di club e distretto
35
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Collaborare con i dirigenti di club e distretto
36
4 Amministrazione del club
La responsabilità ultima dell’amministrazione del club spetta al consiglio
direttivo, diretto dal presidente di club. La squadra dirigente, e in particolare
la commissione per l’amministrazione del club, ha il compito di assistere il
presidente nell’espletamento delle sue responsabilità amministrative al fine di
incrementare l’efficacia della gestione del club.
Il piano direttivo di club è la struttura amministrativa raccomandata a tutti i
Rotary club. In base a questo piano, l’amministrazione efficace del club rappresenta la chiave per raggiungere gli obiettivi annuali e a lungo termine. Il primo
passo nell’attuazione del piano è rappresentato dallo sviluppo di procedure
standard volte a garantire la continuità di gestione, una comunicazione efficace e il coinvolgimento dei soci. La struttura semplificata delle commissioni si
concentra sulle principali funzioni di un club, ma può essere ampliata per far
fronte alle esigenze legate agli obiettivi di servizio e all’affiatamento tra i soci.
Responsabilità
Il presidente eletto ha le seguenti responsabilità amministrative:
• Nominare e convocare la commissione per l’amministrazione di club per
sviluppare un piano d’azione relativo alle funzioni amministrative;
• Conoscere i regolamenti e le procedure amministrative del club contenute
nello statuto e nel regolamento di club;
• Riesaminare le ultime versioni dello statuto e del regolamento tipo dei
Rotary club (appendici 37 e 38);
• Conoscere il funzionamento del processo di emendamento del regolamento
di club;
• Collaborare con i dirigenti per aggiornare lo statuto e il regolamento di
club;
• Determinare quali aspetti del piano direttivo di club possono contribuire al
rafforzamento del club stesso.
Il presidente ha le seguenti responsabilità:
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
37
• Soddisfare gli obblighi amministrativi nei confronti del distretto e del RI:
– Conoscere i rapporti che il club deve redigere periodicamente;
– Capire come le informazioni contenute nei rapporti possono essere utilizzate per valutare le tendenze di club;
– Lavorare con il segretario del club per far sì che i rapporti e i moduli da
compilare periodicamente vengano trasmessi in tempo al RI e al distretto;
– Capire come poter utilizzare l’Area soci e il software opzionale per l’amministrazione del club del RI (RI-CAS) per aggiornare i dati del club;
– Monitorare la gestione delle risorse finanziarie del club, collaborando con
il tesoriere.
• Incoraggiare la partecipazione all’assemblea distrettuale e ad altri eventuali
incontri di formazione;
• Sviluppare programmi settimanali e riunioni di club che suscitino l’interesse
dei soci;
• Preparare la visita ufficiale del governatore e le visite quadrimestrali (o con
frequenza maggiore) dell’assistente del governatore;
• Assicurare il corretto utilizzo dei marchi del Rotary.
Standard minimi
Pianificazione d’incontri e attività settimanali appropriati
in osservanza del mese della
rivista rotariana (aprile).
Il Consiglio centrale del RI ha adottato una serie di standard per garantire
l’efficace funzionamento del club. Collaborate con il distretto e l’assistente del
governatore per soddisfare gli standard minimi elencati qui di seguito:
• Pagamento delle quote sociali pro capite al RI;
• Incontri regolari;
• Abbonamento alla rivista The Rotarian o a un’altra rivista rotariana regionale;
• Attuazione di progetti di servizio che soddisfino le esigenze della comunità
a livello locale o internazionale;
• Ricevimento del governatore, dell’assistente del governatore o di altri funzionari del RI durante le visite ufficiali;
• Mantenimento dell’appropriata copertura assicurativa.
Commissione per l’amministrazione del club
L’amministrazione efficace del club si basa sulla collaborazione. Il presidente
ha il compito di gestire questa collaborazione, mentre la commissione si assume responsabilità amministrative più specifiche. La commissione per l’amministrazione deve essere inclusa tra le cinque commissioni permanenti del club.
Il club può decidere di emendare il proprio regolamento affinché esso rifletta
le responsabilità specifiche della commissione aggiungendo, se necessario,
delle sottocommissioni.
La commissione per l’amministrazione del club ha il compito di assistere il
presidente nel raggiungimento degli obiettivi annuali. Il segretario di club e il
tesoriere devono far parte della commissione. Il presidente della commissione,
nominato dal presidente di club, deve far parte del gruppo dirigente.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
38
Responsabilità della commissione
Ulteriori informazioni sulla
commissione per l’amministrazione del club sono disponibili nella pubblicazione
Manuale delle commissioni
di club e nel Manuale del
segretario di club.
La commissione ha le seguenti responsabilità:
• Soddisfare gli obblighi amministrativi nei confronti del distretto e del RI;
• Registrare le frequenze e preparare relazioni sul tema;
• Trasmettere a tutti i soci informazioni aggiornate sul Rotary promuovendo:
– Il bollettino o il sito web del club;
– The Rotarian o un’altra rivista rotariana regionale;
– Il sito web del RI (www.rotary.org);
– La lettera mensile del governatore distrettuale;
– Il sito web del distretto;
• Promuovendo l’affiatamento tra i soci del club;
• Organizzando programmi per riunioni settimanali e speciali, incluse le
assemblee di club.
Statuto e regolamento del club
Lo Statuto tipo del Rotary club deve essere adottato da tutti i club ammessi al
Rotary International. Lo statuto fornisce un quadro di riferimento per la gestione del club. Lo statuto tipo viene normalmente aggiornato alla conclusione
del Consiglio di Legislazione. Assicuratevi del fatto che il club stia utilizzando
la versione corretta dello statuto tipo (appendice 37).
Il regolamento fornisce ulteriori linee guida, non incluse nello statuto, per la
gestione del club. Il regolamento tipo dei club (appendice 38) è stato sviluppato d’accordo con lo statuto tipo e riflette l’attuale politica del Rotary. È possibile adattare questi due documenti per soddisfare le esigenze, gli obiettivi e le
attività del club, affinché essi riflettano la sua unicità. Per prepararsi al mandato, il presidente di club deve riesaminare il regolamento del club e collaborare
con la squadra dirigente per emendarlo affinché esso rifletta eventuali nuove
pratiche e procedure, la struttura delle commissioni, e i ruoli e le responsabilità dei dirigenti.
Proposta e votazione degli emendamenti
Il club può emendare il proprio regolamento durante qualsiasi riunione.
È tuttavia necessario che sussistano i seguenti prerequisiti:
• La presenza del quorum (un terzo dei soci presenti);
• L’emendamento deve essere approvato da due terzi dei soci presenti;
• Tutti i soci devono ricevere notifica dell’emendamento proposto 10 giorni
prima della riunione;
• Tutti gli emendamenti devono essere in armonia con lo statuo del club e lo
statuto e il regolamento del RI.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
39
Relazioni richieste dal RI e dalla Fondazione Rotary
Tutti i club sono tenuti a inviare relazioni e informazioni al RI il 1° gennaio e il
1° luglio. Queste relazioni includono:
• Il rapporto semestrale;
• Le quote sociali pro capite;
• Altri oneri e pagamenti, quali:
– Abbonamenti individuali e di club a The Rotarian o a un’altra rivista rotariana regionale;
– Quote annuali destinate al Consiglio di Legislazione (soltanto a luglio).
I rapporti semestrali confermano il numero di soci di ogni club al Consiglio
centrale del RI. Il pagamento delle quote sociali pro capite deve essere identificato con chiarezza, specificando il numero del club e quello della ricevuta. Il
mancato pagamento delle quote sociali comporterà lo scioglimento del club.
Ulteriori informazioni sulle
relazioni richieste ai club
sono disponibili nel Manuale
del segretario di club.
Il segretario di club è tenuto ad inviare le informazioni da inserire nell’Official
Directory (nomi e coordinate dei dirigenti entranti) entro il 31 gennaio: ciò
consentirà al Rotary di inviare la normale corrispondenza ed eventuali ulteriori
comunicazioni a chi di dovere. Eventuali modifiche delle informazioni relative
ai dirigenti devono inoltre essere comunicate tempestivamente al RI, mentre le
informazioni relative all’effettivo o alle riunioni devono essere trasmesse con
regolarità.
Le relazioni alla Fondazione Rotary includono:
• Modulo per l’obiettivo contributivo di club;
• Relazioni sui progetti per qualsiasi partecipazione al programma sovvenzioni umanitarie.
Tra le altre relazioni richieste vi sono:
• Relazione mensile sulla frequenza, da inviare al governatore distrettuale
entro 15 giorni dall’ultima riunione del mese;
• Comunicazioni ai club di altre città relative al trasferimento di Rotariani
nella loro area.
Strumenti amministrativi online
Due strumenti messi a disposizione dal RI – Area soci e RI-CAS – possono
essere utilizzati per svolgere con maggiore rapidità e facilità i compiti amministrativi, per garantire una maggiore continuità di gestione nel tempo e per
assicurarsi che il RI disponga sempre di dati accurati.
Area soci
L’Area soci del sito web del RI (www.rotary.org) consente ai Rotariani di
svolgere le normali funzioni amministrative a qualsiasi ora del giorno e della
notte, nelle proprie case, in ufficio o in qualsiasi luogo in cui possano accedere
a Internet. Il presidente e il segretario di club hanno accesso privilegiato alle
seguenti funzioni amministrative:
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
40
• Visualizzazione e modifica dei dati sull’effettivo;
• Pagamento delle quote sociali pro capite e di altri oneri (soltanto con carta
di credito);
• Aggiornamento dei dati del club (orario e sede delle riunioni, informazioni
relative ai dirigenti);
• Ricerca di club e distretti in tutto il mondo;
• Visualizzazione delle relazioni sulle donazioni dei club alla Fondazione
Rotary.
I presidenti avranno inoltre accesso alle funzioni alle quali hanno accesso tutti
i Rotariani quali:
• Registrazione alle riunioni del RI;
• Donazioni alla Fondazione Rotary;
• Visualizzazione dello storico personale delle donazioni alla Fondazione
Rotary;
• Gestione dell’abbonamento al servizio e-mail del RI;
• Visualizzazione dei vantaggi legati all’affiliazione.
RI-CAS
Il software per l’amministrazione del club del RI (RI-CAS) può essere scaricato dall’Area soci. Il segretario di club può utilizzarlo per una serie di funzioni
amministrative, tra le quali:
• Gestione dei contatti (Rotariani e non);
• Gestione delle informazioni relative al club (frequenza, riunioni regolari di
club, statistiche sull’effettivo);
• Assegnazione dei soci a una commissione di club o a altre posizioni dirigenziali all’interno del club;
• Registrazione degli eventi di club (riunioni delle commissioni, altri eventi
d’affiatamento);
• Invio di e-mail ai contatti inseriti nel database.
Finanze
I Rotary club sono tenuti a gestire le proprie risorse finanziarie con la dovuta
competenza. Per essere certi che le questioni finanziarie del club procedano
regolarmente è necessario tenere in ordine registri e resoconti contabili, preparare un bilancio equilibrato e sottoporlo a revisione annuale.
Responsabilità del presidente
Ulteriori informazioni sul
ruolo e le responsabilità del
tesoriere sono disponibili
all’interno del Manuale del
segretario di club.
Il presidente eletto collabora con la squadra dirigente allo sviluppo del bilancio.
Il presidente del club deve lavorare con il consiglio direttivo, il segretario e il
tesoriere per:
• Monitorare l’andamento delle spese in relazione al bilancio preparato;
• Annotare in modo corretto tutte le spese effettuate dal club nel corso dell’anno;
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
41
• Assicurarsi che la struttura delle quote sociali del club e i regolamenti relativi a eventuali penali non pregiudichino la stabilità finanziaria e il raggiungimento degli obiettivi di club;
• Accertarsi che tutte le quote sociali vengano inviate al RI;
• Assicurarsi che il regolamento di club stabilisca norme precise relative allo
stanziamento dei fondi;
• Far eseguire da un revisore di conti autorizzato o da altra persona qualificata una revisione annuale completa di tutte le transazioni finanziarie del
club;
• Presentare un rapporto completo sullo stato delle finanze del club prima
della fine dell’anno rotariano.
Assicurazione
Il club deve mantenere un’assicurazione di responsabilità civile sulle proprie
attività adeguata alla propria zona geografica. Contattare un assicuratore locale
per una consulenza e per assistenza nella sottoscrizione di una polizza assicurativa che protegga il club in caso di incidenti o richieste di risarcimento.
Loghi del Rotary
Il RI è proprietario di numerosi marchi commerciali, tra i quali l’emblema del
Rotary e i nomi Rotary, Rotary International e Fondazione Rotary; collettivamente questi marchi vengono definiti loghi del Rotary (per una lista parziale
fare riferimento all’appendice 12). Il corretto utilizzo di questi marchi preserverà il loro valore come simboli del Rotary nel mondo. Club e distretti possono
utilizzare questi marchi per identificare e promuovere i loro programmi e le
loro attività a condizione che il club o il distretto responsabile dell’iniziativa
venga chiaramente identificati e i loghi vengano riprodotti correttamente.
Direttive sui nomi dei progetti
Il presidente ha il compito di riesaminare i nomi dei progetti e dei programmi
esistenti e futuri del club per assicurarsi che il nome del club sia chiaramente
identificato. Ad esempio:
Incorretto:
Progetto di ripulitura del Rotary
Parco del Centenario del Rotary
Corretto:
Progetto di ripulitura del Rotary Club
di Valley
Parco del Centenario del Rotary Club
di Mountain City
Laddove l’emblema del Rotary compaia con il nome di un progetto o programma di club, assicuratevi che il nome sia collocato vicino all’emblema e abbia la
stessa prominenza. L’inclusione del nome del club assicura una maggiore visibilità all’interno della comunità. Per assistenza sulle direttive relative ai nomi
dei progetti contattare il rappresentante Supporto club e distretti.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
42
PANTONE® Colori
Royal blu
PANTONE® 286
Oro metalizzato
PANTONE® 871
Oro
PANTONE® 129
PANTONE® è un marchio
registrato da Pantone Inc.
Riproduzione dell’emblema del Rotary
L’emblema del Rotary è il marchio commerciale più riconoscibile e più riprodotto del Rotary. Assicuratevi che qualsiasi materiale il club produca utilizzando l’emblema soddisfi le seguenti direttive:
• L’emblema deve essere riprodotto interamente;
• Quando l’emblama viene riprodotto a colori, la ruota dentata deve apparire con i colori ufficiali royal blu e oro (o oro metallizzato), mentre il nome
“Rotary International” deve apparire in oro (o oro metalizzato).
Assicuratevi di evitare alcuni degli errori più comuni quali:
• La mancanza della scanalatura a chiave al centro del logo;
Rotary Club di Port City
• Il riempimento del centro della ruota;
Rotary Club di Port City
• La parziale copertura o modifica dell’emblema;
Rotary Club di Port City
Rotary Club di Port City
• La mancanza del nome del club.
Se doveste scoprire una riproduzione errata dell’emblema del Rotary su un
documento o un oggetto già prodotto, prendete nota dell’errore per assicurarvi
che il problema venga corretto in futuro.
L’emblema ufficiale del Rotary e altri loghi rotariani possono essere scaricati dal
sito web del Rotary.
Oggettistica e licenze
Se il club desiderasse raccogliere fondi per sovvenzionare un progetto attraverso la vendita di oggettistica riportante il nome, l’emblema o altri marchi del
Rotary, è autorizzato a farlo senza richiedere una licenza al RI. Assicuratevi,
tuttavia, che il club acquisti i prodotti da vendere da un rivenditore autorizzato
dal RI e che i prodotti acquistati riportino il nome del club e quello del progetto con la relativa data. Un elenco dei licenziatari del Rotary è disponibile nel
sito web dell’organizzazione.
Se il club desiderasse vendere oggettistica per un progetto di raccolta fondi a
lungo termine, sarà invece necessario richiedere una licenza al RI.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
43
Riunioni
Le riunioni di club, distretto e internazionali consentono ai Rotariani di conoscere nuovi aspetti del Rotary, formare i futuri dirigenti e promuovere l’affiatamento. Durante il proprio mandato, il presidente di club dovrà prepararsi per
numerose riunioni, tra le quali:
• Riunioni settimanali;
• Assemblee di club;
• Riunioni del consiglio direttivo;
• Visite dell’assistente del governatore;
• Visita ufficiale del governatore.
È compito del presidente promuovere le riunioni distrettuali e internazionali
durante gli incontri settimanali e le assemblee di club, e all’interno del bollettino di club. In particolare è utile promuovere la partecipazione alle seguenti
riunioni distrettuali:
• Assemblea distrettuale;
• Seminario distrettuale sull’effettivo;
• Conferenza distrettuale;
• Seminario della leadership distrettuale;
• Seminario distrettuale Fondazione Rotary;
• Congresso internazionale del RI.
Queste riunioni offrono ai Rotariani dei club un’opportunità unica per comprendere meglio lo scopo più ampio delle attività rotariane e per promuovere l’affiatamento. Le riunioni distrettuali forniscono inoltre l’opportunità di
discutere i progetti di club e distretti, e quella di sviluppare progetti di collaborazione con altri club del distretto e all’interno del mondo rotariano. Per un
elenco dettagliato di questi incontri a livello distrettuale e internazionale fare
riferimento all’appendice 13.
Programmi settimanali
I programmi settimanali rappresentano il cuore delle attività rotariane. Il presidente è responsabile dello sviluppo di programmi settimanali che forniscano ai
soci le informazioni e la motivazione necessaria ad incrementare la loro partecipazione e il loro entusiasmo per le attività a servizio del club, della comunità
e del mondo. L’appendice 14 offre un programma settimanale tipo. Per assicurarsi che le riunioni settimanali siano efficaci e ben programmate:
• Sviluppare per ogni riunione un programma con una spazio riservato a un
tema specifico, oltre che a uno spazio per il networking;
• Preparare i programmi in anticipo (idealmente prima dell’inizio dell’anno);
• Se possibile, mettere in relazione i programmi con i progetti, le attività e le
problematiche attuali dei club;
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
44
Le osservanze speciali nel
calendario rotariano sono
inserite nel promemoria
mensile del presidente di
club disponibile attraverso il
rappresentante Supporto club
e distretti.
• Dividere, utilizzando un sistema a rotazione, la responsabilità dell’organizzazione dei programmi settimanali con un presidente di commissione o un
socio;
• Stabilire delle date, delle settimane o dei mesi (elencati nell’appendice 15)
da dedicare a un tema specifico, ad esempio a un programma su un ex borsista Ambasciatore durante il mese della Fondazione Rotary a novembre;
• Preparare sempre un piano di riserva nel caso in cui il programma previsto
venisse cancellato.
Ricordate che i soci sono persone molto impegnate per le quali il tempo è un
bene estremamente importante. Le riunioni devono iniziare e concludersi puntualmente. Le riunioni organizzate e con un programma interessante aumenteranno le conoscenze personali dei soci sul Rotary e rafforzeranno il valore
dell’affiliazione e il legame tra i soci e la comunità locale e il Rotary.
Assemblee di club
Un’assemblea di club è un incontro di tutti i soci del club, inclusi dirigenti e
presidenti di commissione. Lo scopo dell’assembela è quello di discutere il
programma e le attività del club o di formare i soci. I nuovi soci dovrebbero
essere incoraggiati in modo particolare a partecipare alle assemblee di club
affinché possano comprendere meglio il funzionamento del club. Le assemblee di club aiutano tutti i soci a rimanere aggioranti e coinvolti nelle attività
di club. Assemblee di club regolari, con la partecipazione dei soci del club e
dell’assistente del governatore, assicurano una comunicazione efficace tra i
dirigenti del club, i soci e i dirigenti distrettuali.
Il presidente è responsabile della pianificazione e della conduzione delle assemblee di club. È infatti il presidente, o un dirigente designato, a presiedere le
assemblee di club.
Un’assemblea di club consente di:
• Definire gli obiettivi di club e sviluppare un piano d’azione;
• Coordinare le attività delle commissioni;
• Migliorare la conoscenza sul processo d’implementazione del piano d’azione;
• Condurre discussioni informali che stimolino soluzioni e attività creative;
• Condurre una formazione continua sul Rotary e sui suoi programmi;
• Riesaminare punti di forza e debolezze del club.
Gli assistenti dei governatori
devono visitare i club almeno
quattro volte l’anno. Alcuni
club utilizzano queste visite
come opportunità per organizzare assemblee di club.
Tra gli argomenti da discutere durante le assemblee di club vi sono:
• Obiettivi annuali e a lungo termine;
• Progetti di servizio e attività di club;
• Crescita dell’effettivo e strategie di conservazione;
• Conferenza distrettuale o altre riunioni distrettuali e del RI;
• I programmi del RI;
• Qualsiasi argomento emerso durante una discussione aperta.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
45
Programmazione
Il numero ottimale delle assemblee distrettuali da organizzare durante l’anno
va da quattro a sei. Molti club, tuttavia, organizzano un’assemblea di club ogni
mese. Di seguito troverete la programmazione suggerita.
Periodo
Obiettivo
Subito dopo l’assemblea distrettuale
(prima del 1° luglio)
Descrivere, rivedere e discutere i piani suggeriti e sviluppati
durante l’assemblea distrettuale. Discutere il modo in cui il
club incorporerà il tema del RI e le aree di intervento prioritario (presiede il presidente eletto)
Discutere e adottare un piano per il nuovo anno
Prepararsi alla visita ufficiale
Dopo il 1° luglio
Due settimane prima della visita
ufficiale
Durante la visita ufficiale
A metà dell’anno rotariano (gennaio/
febbraio)
Aprile o maggio
Discutere la situazione del club con il governatore distrettuale
Rivedere i progressi compiuti dal club verso il raggiungimento
dei propri obiettivi e determinare il piano di club per il resto
dell’anno
Fornire un’opportunità per una discussione aperta (idee e
suggerimenti possono essere adottati per completare il piano
del club)
La visita ufficiale
Il governatore deve visitare ogni club del distretto. Questa visita personale ha diversi scopi e focalizza l’attenzione sui grandi temi rotariani. La visita ufficiale rappresenta inoltre un’opportunità per la dirigenza del club di chiedere consigli al
governatore su come affrontare le sfide future del club.
Se possibile, la visita dovrebbe essere programmata in modo da coincidere con
un importante evento di club, allo scopo di dare più rilievo alla presenza del
governatore. Gli eventi che potrebbero essere abbinati alla visita sono:
• Serate di consegna della carta costitutiva di un nuovo club;
• Cerimonie di ammissione di nuovi soci;
• Corsi di orientamento per nuovi soci;
• Consegna di premi e riconoscimenti;
• Manifestazioni della Fondazione Rotary;
• Riunioni tra club di diverse città.
Preparazione della visita ufficiale
Lo scopo di una visita del
governatore o dell’assistente
del governatore è quello di
fornire sostegno al club. I
club devono quindi consentire queste visite.
La visita ufficiale può essere un evento molto stimolante per il club, dal
momento che dà ai soci l’opportunità di essere messi al corrente delle grandi
questioni che il Rotary deve affrontare e di trovare soluzioni per i più pressanti
problemi del club. Per assicurare la più ampia partecipazione possibile dei soci
bisogna:
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
46
• Annunciare la visita con un certo anticipo nelle riunioni settimanali del
club.
• Pubblicare un avviso sul bollettino del club per annunciare l’arrivo del governatore.
• Chiedere ai soci di fare uno sforzo speciale per essere presenti alla visita
ufficiale.
• Fare in modo che il governatore consegni personalmente riconoscimenti o
premi (come, ad esempio, il riconoscimento Amico di Paul Harris).
I dirigenti devono impegnarsi a creare le condizioni per una discussione approfondita sui problemi del club, per i quali l’esperienza e le conoscenze del
governatore potrebbero rivelarsi utili. A questo scopo è importante:
• Esaminare i progressi fatti nella realizzazione degli obiettivi indicati nella
Guida alla pianificazione di club efficienti e prepararsi a parlarne durante la
visita;
• Fare una lista di domande, problemi e preoccupazioni che andranno affrontati durante la visita;
• Preparare i resoconti dei progetti delle commissioni, delle varie attività e di
ciò che si è fatto;
• Programmare gli impegni del presidente del club per consentirgli di dedicare al governatore tutto il tempo necessario;
• Organizzare quanto serve per il coniuge del governatore, se lo accompagnerà nella visita.
Risorse
Le seguenti risorse possono essere d’aiuto durante l’amministrazione del club:
Pubblicazioni
• Manuale delle commissioni di club (226-IT) – Incluso nella Cartella dei dirigenti di club (225-IT), descrive le responsabilità e gli obiettivi delle commissioni
di club.
• Manuale del segretario di club (229-IT) – Incluso nella Cartella dei dirigenti di
club (225-IT), descrive le responsabilità e gli obiettivi del segretario di club;
fornisce anche informazioni sul ruolo del tesoriere.
• Lettera mensile del governatore – lettera inviata dal governatore ai distretti
per informare e motivare i dirigenti di club e riconoscere l’eccellenza a livello di club.
• Manuale di procedura (035-IT)
• Official Directory (007-EN)
• Guida alla pianificazione di club efficienti (appendice 39)
• Catalogo del RI (019-IT)
• Rotary World (050-IT)
• The Rotarian o un’altra rivista rotariana regionale
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
47
• Visual Identity Style Manual (547-EN) – pubblicazione a cui fare riferimento
per il design di pubblicazioni a tutti i livelli. Include informazioni sull’utilizzo corretto dell’emblema e dei colori del Rotary, elementi chiave di buone
pubblicazioni, impaginazione, tipografia, e grafica.
www.rotary.org
Nel portale in lingua inglese, cliccare sui seguenti collegamenti ipertestuali:
• Member Access (Area soci) (www.rotary.org)
• Club-District support (Club e distretti) (www.rotary.org/support)
• Download (www.rotary.org/jump/download)
Nota: il portale in lingua italiana dispone delle stesse pagine anche se l’aggiornamento delle informazioni in esse contenute richiede maggiore tempo per ovvie esigenze di traduzione. Si prega pertanto di verificare entrambe le versioni.
Parole chiave per le ricerche (nel portale in lingua inglese):
• Insurance;
• Licensed suppliers of RI merchandise.
Risorse umane
• Assistente del governatore
• Rappresentante Supporto club e distretti
Per le loro coordinate, fare riferimento all’Official Directory o visitare il sito web
del RI. Le pubblicazioni possono essere ordinate dal Catalogo del RI o scaricate
dal sito web dell’organizzazione.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
48
APPENDICE 11
Domande per il dibattito sul tema “Amministrazione del club”
Prendete in considerazione le seguenti domande in preparazione al seminario d’istruzione dei presidenti
eletti.
In che modo il club utilizza lo statuto e il regolamento?
In che modo garantirete la gestione responsabile delle risorse finanziarie del club?
Quali aspetti prenderete in considerazione prima di sviluppare i programmi settimanali?
Quali argomenti verranno discussi durante le assemblee di club?
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
49
APPENDICE 12
Marchi Rotary
I seguenti logotipi e termini sono esempi di marchi Rotary.
Nota: rientrano tra i marchi Rotary anche tutti i temi presidenziali e il logotipo del Centenario del Rotary.
Logotipi Rotary
Annual Programs Fund
Azione Interna
Azione d’Interesse
Pubblico
Global Networking
Groups
Health, Hunger and
Humanity (3-H) Grants
Interact
Azione Internazionale
The Permanent Fund
PolioPlus
Polio Eradication
Rotaract
Rotary Community Corps
Rotary Friendship
Exchange
The Rotary Foundation
Rotary International
Rotary Volunteers
Rotary Youth Exchange
Rotary Youth Leadership
Awards
Azione Professionale
World Community Service
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
50
APPENDICE 13
Riunioni distrettuali e internazionali
Seminario d’istruzione dei presidenti eletti
Conferenza distrettuale
Lo scopo del seminario d’istruzione dei presidenti
eletti (SIPE) è quello di preparare i presidenti
al loro mandato. I presidenti eletti sono tenuti
a partecipare al seminario. Il seminario cerca di
incrementare l’efficacia del club nelle seguenti
aree: definizione degli obiettivi, collaborazione con
i dirigenti distrettuali e di club, amministrazione
del club, effettivo, progetti di servizio, Fondazione
Rotary, pubbliche relazioni e pianificazione annuale e a lungo termine. Il SIPE offre inoltre l’opportunità di incontrare l’assistente del governatore e di
definire gli obiettivi per il nuovo anno.
Lo scopo della conferenza è quello di promuovere
l’obiettivo del Rotary attraverso la collaborazione
e la discussione degli argomenti maggiormente
rilevanti per i Rotary club e il RI. La conferenza
mette in evidenza attività e programmi di successo
a livello distrettuale e di club. È importante che
ogni club abbia il maggior numero possibile di
partecipanti all’evento.
Assemblea distrettuale
Lo scopo dell’assemblea distrettuale è quello di
fornire ai presidenti di commissione entranti, ai segretari, ai tesorieri e ai presidenti eletti, le capacità
e le conoscenze necessarie per assistere i club nel
loro sforzo per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Questo incontro si concentra sulle stesse tematiche
del SIPE ma analizzate più dal punto di vista dei
club. L’assemblea fornisce inoltre ai dirigenti di
club l’opportunità di formare un gruppo affiatato
attraverso esercizi di definizione degli obiettivi e
soluzione dei problemi, oltre che a consentire loro
di incontrare il governatore eletto, gli assistenti del
governatore entranti e le commissioni distrettuali.
Seminari distrettuali sull’effettivo
Lo scopo del seminario è quello di preparare i
dirigenti di club a sostenere le attività per l’effettivo promosse dal club. I presidenti di club e tutti i
membri della commissione per l’effettivo dovrebbero parteciparvi, per apprendere nuove strategie
per il reclutamento e la conservazione dei soci.
Al seminario possono partecipare tutti i Rotariani
interessati.
Seminario di leadership distrettuale
L’obiettivo del seminario, che ha luogo in concomitanza con la conferenza distrettuale, è quello
di favorire l’apprendimento in relazione al servire
il Rotary a livello distrettuale. I past presidenti e i
past dirigenti di club degli ultimi tre anni (o più)
sono incoraggiati a parteciparvi.
Seminario distrettuale della Fondazione Rotary
Lo scopo del seminario è quello di fornire informazioni chiave sulla Fondazione Rotary e incoraggiare una maggiore partecipazione a livello di
club. Il seminario sostiene il quarto obiettivo del
Rotary, trasmettere a ogni Rotariano il messaggio
della Fondazione per la promozione della Pace e
della comprensione internazionale. Il seminario è
rivolto ai membri delle commissione di club per
la Fondazione Rotary e a tutti i Rotariani interessati. Il presidente della commissione di club per la
Fondazione è tenuto a partecipare al seminario.
Congresso internazionale
Lo scopo del congresso annuale è quello di celebrare i traguardi raggiunti dal RI, promuovere
l’affiatamento tra i Rotariani di tutto il mondo e
condividere idee sul servizio e strategie per il rafforzamento dei programmi dei club e dei distretti.
Il congresso si svolge ad aprile, maggio o giugno.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
51
APPENDICE 14
Programma settimanale tipo (90 minuti)
Il seguente programma può essere adattato alle vostre esigenze.
Inizio
Fine
Durata
suggerita
5 min.
30 min.
20 min.
30 min.
5 min.
Attività
Apertura dell’incontro
In base alle tradizioni locali.
Pasto e periodo di socializzazione
Spazio per il presidente
Presentazione degli ospiti e dei Rotariani in visita.
Corrispondenza e annunci: presentare informazioni, notizie e annunci
pertinenti al Rotary.
Rapporti delle commissioni: consentire ai presidenti delle commissioni
di presentare un rapporto sulle attività svolte.
Attività di club: procedere alle votazioni relative alle questioni inerenti
il club e comunicare i progressi compiuti dai progetti di club. Evitare di
discutere dettagli che sarebbe invece più appropriato discutere durante
gli incontri delle commissioni, le assemblee di club o le riunioni del
consiglio direttivo. Risolvere tutte le eventuali questioni pendenti prima
di trattare nuovi argomenti.
Programma
Presentazione del relatore (da parte del presidente della commissione
responsabile del programma).
Intervento del relatore.
Note di chiusura del presidente.
Aggiornamento
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
52
APPENDICE 15
Calendario rotariano
Il calendario rotariano fornisce un quadro di riferimento per la programmazione degli incontri settimanali. All’inizio dell’anno è possibile introdurre il nuovo tema rotariano. In altre importanti occasioni, è
possibile fornire un riepilogo di quanto avvenuto in occasione ad esempio dell’assemblea e della conferenza distrettuale o del congresso internazionale. È possibile inoltre programmare le riunioni settimanali in
concomitanza con osservanze speciali dell’anno rotariano.
Luglio
Agosto
Settembre
Ottobre
Novembre
Dicembre
Gennaio
Febbraio
Marzo
Aprile
Giugno
nessuna designazione da parte del Rotary
mese dell’effettivo e dell’espansione
mese delle nuove generazioni
mese del servizio professionale
mese della Fondazione Rotary
Settimana del 5 novembre: settimana mondiale Interact
mese della famiglia
mese della consapevolezza
mese della comprensione internazionale
23 febbraio: giornata della Pace e della comprensione mondiale/anniversario
del Rotary
mese dell’alfabetizzazione
Settimana del 13 marzo: settimana mondiale Rotaract
mese della rivista rotariana
mese dei circoli professionali del Rotary
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
53
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2IEPILOGODELLASESSIONEAMMINISTRAZIONEDELCLUB
2ISORSE
2ISORSEINFORMATIVE
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Amministrazione del club
54
5 Effettivo
Un club efficiente deve essere in grado di conservare e/o aumentare i suoi
soci. La sua capacità di aiutare la comunità, di sostenere la Fondazione Rotary
e di formare dirigenti in grado di servire al di là del livello di club dipende
dalla forza e dalle dimensioni del suo effettivo. La squadra dirigente e i soci,
in particolare la commissione per l’effettivo, hanno il compito di assistervi
nello sviluppo dell’effettivo. Una strategia efficace e completa per lo sviluppo
dell’effettivo deve includere misure relative al reclutamento, alla conservazione
e all’organizzazione di nuovi club.
Responsabilità
Programmare riunioni e attività settimanali in osservanza
del mese dell’effettivo e dell’espansione (agosto) e del
mese delle nuove generazioni
(settembre).
• Nominare i membri della commissione effettivo di club e partecipare alle
sue riunioni per sviluppare un piano d’azione mirato a concretizzare le iniziative di sviluppo dell’effettivo.
• Valutare l’attuale situazione dell’effettivo del club utilizzanto la Guida alla
pianificazione di club efficienti (appendice 39) e riesaminando gli obiettivi a
lungo termine del club.
• Definire gli obiettivi annuali per l’effettivo del club, che devono sostenere
quelli a lungo termine, utilizzando la Guida alla pianificazione di club
efficienti.
• Identificare e adottare strategie per il reclutamento e la conservazione dei
soci.
• Promuovere la formazione dei soci a livello di club e distretto per tutte le
fasi dell’affiliazione, incluse:
– Formazioni per i potenziali soci;
– Orientamento e formazione dei nuovi soci;
– Formazione continua dei soci.
• Utilizzare tutte le risorse disponibili per sostenere lo sviluppo dell’effettivo.
• Cogliere tutte le opportunità per organizzare un nuovo club nella vostra area.
Il presidente di club ha il compito di fare dell’effettivo una priorità affinché il
club abbia un effettivo attivo e coinvolto per poter raggiungere lo Scopo del
Rotary.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
55
Commissione per l’effettivo
Diverse commissioni devono interagire e collaborare con i dirigenti di club per
poter reclutare, orientare, conservare e formare i soci. Includete la commissione per l’effettivo tra le cinque commissioni permanenti del club. Il club può
emendare il proprio regolamento affinché esso rifletta le responsabilità specifiche della commissione, aggiungendo se necessario delle sottocommissioni.
Quando si selezionano i membri delle commissioni che si dovranno occupare
dei problemi dell’effettivo, bisogna scegliere Rotariani diversi per età, professione ed esperienza, che rappresentino nel modo più fedele possibile il club e
la comunità. Essi dovranno inoltre possedere un carattere aperto e socievole e
una conoscenza approfondita del Rotary.
La commissione ha il compito di sviluppare e implementare un piano per lo
sviluppo e la conservazione dell’effettivo. È importante mantenersi costantemente in contatto con la commissione per decidere se sia necessario adottare
nuove strategie per raggiungere gli obiettivi per l’effettivo prefissati.
Responsabilità della commissione per l’effettivo
• Definire gli obiettivi di club per lo sviluppo dell’effetttivo in collaborazione
con il presidente eletto.
• Assistere il presidente eletto nello sviluppo di un piano d’azione relativo
all’effettivo per il club.
• Incoraggiare tutti i soci a proporre potenziali candidati all’affiliazione.
• Coordinare e attuare un programma di orientamento e formazione per i
nuovi soci.
• Promuovere la conservazione dell’effettivo.
• Attuare il programma di formazione dei soci.
• Identificare le classifiche all’interno della comunità professionale.
• Valutare la composizione dell’effettivo del club e decidere se essa rifletta la
diversità della comunità.
• Spiegare al club lo scopo delle classifiche.
• Assistere il consiglio direttivo nell’analisi dell’eleggibilità di tutti i candidati
proposti per l’affiliazione.
Altre commissioni che sostengono l’effettivo
Ulteriori informazioni sulla
commissione per l’effettivo
sono disponibili all’interno
del Manuale delle commissioni di club.
La commissione per l’effettivo deve collaborare con le seguenti commissioni
per poter raggiungere gli obiettivi per l’effettivo prefissati dal club:
• Commissione per le pubbliche relazioni (per sviluppare e mantenere un’immagine pubblica positiva del club all’interno della comunità e per migliorare la conservazione dei soci attuali attraverso un’efficace campagna di
pubbliche relazioni);
• Commissione per i progetti di club (per la programmazione di progetti e attività che suscitino l’interesse dei soci, soddisfino le esigenze della comunità
e attraggano nuovi soci);
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
56
I dati sull’effettivo del club
registrati nell’arco di cinque
anni possono essere richiesti
al governatore distrettuale o
al governatore eletto.
• Commissione per l’amministrazione del club (per la valutazione delle
tendenze del club, dei bisogni e del livello di soddisfazione dei soci e per la
pianificazione degli incontri e dei programmi settimanali);
• Commissione distrettuale per lo sviluppo dell’effettivo (per supporto, risorse e strategie per il reclutamento e la conservazione dei soci);
• Commissione distrettuale per l’espansione (per direttive su come organizzare o sponsorizzare nuovi club nella vostra area).
Valutazione del club
Il presidente eletto collaborerà con la commissione per l’effettivo alla valutazione della situazione attuale del club e alla definizione degli obiettivi per l’effettivo utilizzando la Guida alla pianficiazione di club efficienti (appendice 39) e altri
strumenti di valutazione dell’effettivo disponibili nella sezione Membership del
portale inglese del sito web del RI. Per comprendere le tendenze dell’effettivo
del club:
• Riesaminare gli obiettivi a lungo termine;
• Rivedere il profilo dell’effettivo di club nell’arco di cinque anni;
• Completare non appena possibile durante l’anno una ricerca sulle classifiche per identificare eventuali professioni presenti nella comunità ma non
rappresentate all’interno del club;
• Consultare se necessario il governatore distrettuale o l’assistente del governatore.
Una volta definiti gli obiettivi è necessario sviluppare un piano d’azione (vedere appendice 18).
Reclutamento
La Guida allo sviluppo dell’effettivo evidenzia gli aspetti principali per lo sviluppo
di un piano di reclutamento
efficace. Tra questi vi sono
gli strumenti di valutazione,
quali il questionario sulla
soddisfazione dei soci e quello sui soci dimissionari.
Proporre nuovi soci è una responsabilità di tutti i Rotariani. I nuovi soci portano importanti benefici al club quali:
• Una maggior capacità di far fronte alle esigenze comunitarie;
• Futuri dirigenti;
• Diversità;
• Idee fresche e nuove energie;
• Continuità per il club e il Rotary nel lungo periodo.
Responsabilità
Il presidente eletto ha il compito di aumentare la consapevolezza dell’importanza di reclutare nuovi soci. Per raggiungere questo obiettivo è necessario:
• Assicurarsi che il consiglio direttivo del club comprenda il valore dello sviluppo dell’effettivo;
• Dare l’esempio – reclutando personalmente un nuovo socio nel primo mese
dell’anno rotariano – e invitare i presidenti di commissione che si occupano
dell’effettivo a fare la stessa cosa;
• Nominare presidenti di commissione dinamici e competenti;
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
57
• Stabilire obiettivi ambiziosi ma sostenibili per quanto riguarda il reclutamento di nuovi soci;
• Convocare un’assemblea di club sulla necessità di nuovi soci e sui modi
migliori per reclutarli;
• Incoraggiare una rappresentazione equilibrata e completa della comunità;
• Promuovere la partecipazione al seminario distrettuale sull’effettivo;
• Incoraggiare i soci a parlare del Rotary e dei suoi obiettivi con amici, familiari e colleghi, chiedendo a quelli che potrebbero diventare dei buoni
rotariani di aderire all’organizzazione;
• Promuovere la conoscenza del club e delle sue attività nella comunità;
• Riconoscendo gli sforzi compiuti dai soci nella sponsorizzazione di potenziali nuovi Rotariani.
Diversità
L’effettivo del club deve riflettere la diversità della comunità locale.
Professione, età, genere e etnia sono alcuni degli elementi che caratterizzano
la diversità della comunità. Un modo per assicurare la diversità professionale
nel club è quello di condurre regolari ricerche sulle classifiche professionali
rappresentate all’interno della comunità. L’ampia gamma di professioni rappresentate all’interno del club garantisce esperienze e conoscenze differenziate che
risulteranno utili durante il servizio.
Il regolamento del RI stabilisce che nessun club può, in virtù del suo statuto
o altrimenti, porre restrizioni all’ammissione a socio in base al sesso, razza,
colore, credo o paesi di origine (per ulteriori informazioni fare riferimento
all’articolo 4.070.).
Strategie di reclutamento
Visitare il database per
lo scambio delle migliori
pratiche sullo sviluppo dell’effettivo nel sito web del RI
per visualizzare iniziative di
successo legate all’effettivo
sviluppate da altri club.
Il reclutamento richiede progetti di club interessanti ed efficaci, pubbliche relazioni, riunioni interessanti e in generale un club attivo ed efficace. La strategia
anticipa inoltre le sfide legate al reclutamento dei nuovi soci, quali:
• La competizione tra diverse priorità;
• La mancanza di diversità tra i soci;
• Il costo elevato dell’affiliazione;
• Errata concezione dei benefici e delle responsabilità legate all’affiliazione;
• Immagine pubblica negativa;
• Scarsa conoscenza dell’azione del Rotary a livello comunitario e internazionale.
È importante quindi determinare innanzitutto le sfide per il reclutamento che
il club dovrà affrontare e successivamente collaborare con la commissione
effettivo per adottare le strategie più appropriate. Vedere l’appendice 20 per le
strategie per il reclutamento dell’effettivo.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
58
Conservazione
La conservazione è un elemento essenziale per incrementare l’effettivo di club.
L’alto tasso di avvicendamento di soci nei club di tutto il mondo è uno dei più
pressanti problemi per il Rotary. È perciò importante monitorare con grande
attenzione il trend delle presenze e della partecipazione alle attività del club,
dal momento che queste tendenze possono far emergere problemi che devono
essere affrontati.
Responsabilità
Il presidente ha il compito di incrementare la consapevolezza dell’importanza
di espandere l’effettivo:
• Facendo della formazione permanente dei soci una priorità per il club;
• Coinvolgendo le commissioni per l’effettivo e le pubbliche relazioni negli
sforzi per la conservazione dell’effettivo;
• Mettendo a capo della commissione per l’informazione un presidente capace di aggiornare costantemente i soci sugli ultimi sviluppi del Rotary;
• Convocando un’assemblea di club per parlare della formazione dei soci;
• Ricordandosi di lasciare spazio, in tutte le riunioni di club, alle notizie sul
Rotary, locali o internazionali;
• Riconoscendo gli sforzi degli attuali soci per il loro contributo ai progetti e
alle attività di club.
Strategie di conservazione
Le strategie di conservazione di successo includono la formazione dei soci e il
loro costante coinvolgimento. Naturalmente, la conservazione dei soci presenta anche delle sfide quali:
• Impegni concomitanti dei soci legati a famiglia e lavoro;
• Costo dell’affiliazione;
• Mancanza d’affiatamento;
• Incontri male organizzati;
• Mancanza di programmi e progetti di servizio che possano interessare i soci;
• Trasferimenti e traslochi.
Il presidente deve collaborare con la commissione per l’effettivo per implementare una strategia di conservazione che consenta di superare queste difficoltà.
Vedere l’appendice 21 per le strategie di conservazione dell’effettivo.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
59
Formazione
La formazione è importante in tutte le fasi dell’affiliazione. Il presidente deve
collaborare con la commissione per l’effettivo per assicurarsi che il club disponga di un piano di formazione adeguato.
Formazione dei potenziali soci
La commissione per l’effettivo deve fornire ai potenziali soci informazioni sulla
storia e gli ideali del Rotary e sul club e le sue iniziative.
Orientamento e formazione dei nuovi soci
Il processo di orientamento e formazione dei nuovi soci deve iniziare subito
dopo l’ammissione per assicurare che i nuovi soci diventino parte attiva del club.
Ulteriori informazioni sulla
formazione e il coinvolgimento dei nuovi soci sono
disponibili nella Guida allo
sviluppo dell’effettivo.
Tutti i soci sono tenuti a partecipare all’orientamento dei nuovi soci. I soci
esistenti possono infatti aiutare i nuovi soci a sviluppare le conoscenze necessarie a svolgere il loro ruolo, a partecipare attivamente alle iniziative del club e
a garantirne il successo.
Formazione continua dei soci
Collaborare con i membri della commissione per l’effettivo per fornire i seguenti componenti della formazione continua:
• Trasmissione di informazioni e notizie relative ai club e al RI;
• Organizzare almeno quattro programmi settimanali l’anno dedicati alla formazione continua;
• Promozione dei seminari distrettuali sulla formazione continua (ad esempio
il seminario sulla Fondazione Rotary).
La formazione continua aumenta il coinvolgimento e l’entusiasmo dei soci.
Organizzazione di nuovi club
Il governatore distrettuale è responsabile per l’organizzazione di nuovi club.
Il presidente deve essere a conoscenza delle opportunità di organizzazione di
nuovi club all’interno della propria area, ad esempio nel caso in cui un gruppo
di Rotariani desiderasse incontrarsi in un’ora o in un giorno differente. In questi casi, contattare il governatore, la commissione effettivo o quella per l’espansione se si ritiene che la comunità sia in grado di sostenere un nuovo club.
Se il club desidera sponsorizzare un nuovo club, il presidente ha le seguenti
responsabilità:
• Assistere il rappresentante speciale nella pianificazione e nell’organizzazione
amministrativa del club;
• Assistere il nuovo club nell’organizzazione di programmi e progetti;
• Inviare, se richiesto, relazioni al governatore durante il primo anno di vita
del club;
• Svolgere il ruolo di mentore del nuovo club per almeno due anni in seguito
alla sua ammissione al RI.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
60
Risorse
Risorse informative
• Ricerca sulle classifiche – uno strumento per assistere i club nell’identificazione di potenziali nuovi soci.
• Bollettino di club – principale strumento di comunicazione del club, include informazioni sullo sviluppo dell’effettivo, quali strategie sul reclutamento
e opportunità di formazione continua.
• Valutazione dell’interesse dei soci – strumento che aiuta il club a identificare
esigenze e interessi dei soci.
• Profilo di club – informazioni sul club per i nuovi soci e quelli potenziali.
• Lettera mensile del governatore – risorsa per i club con strategie di conservazione e reclutamento e opportunità di formazione continua.
• Come proporre un nuovo socio (254-IT) – brochure relativa al processo di
selezione ed elezione dei nuovi soci.
• Guida allo sviluppo dell’effettivo (417-IT) – illustra le procedure basilari per
lo sviluppo dell’effettivo di club e elenca una serie di suggerimenti per la
conservazione dei soci.
• L’orientamento di nuovi soci (414-IT) – risorsa destinata ai Rotariani responsabili dello sviluppo e dell’aggiornamento del programma d’orientamento dei
nuovi soci.
• Guida alla pianificazione di club efficienti (appendice 39).
• Modello di conservazione – strumento che i club possono utilizzare per
identificare i punti di forza e le debolezze dell’attuale strategia di conservazione dei soci.
• Rotary Basics (595-EN) – contiene informazioni utili a tutti i Rotariani.
• Rotary: The Possibility (688-MU) – video di tre minuti, senza narrazione, che
mostra i Rotariani in azione.
• The ABCs of Rotary (363-EN) – raccolta di brevi articoli sulla storia e i programmi del Rotary.
• Questo è il Rotary (001-IT) – brochure che offre una breve panoramica del
Rotary a potenziali nuovi soci e al pubblico in generale.
• Che cos’è il Rotary? (419-IT) – pieghevole tascabile con domande frequenti
sul Rotary e il suo Scopo da distribuire ai non Rotariani.
www.rotary.org
Nel portale in lingua inglese, cliccare sul seguente collegamento ipertestuale:
• Membership (Affiliazione) (www.rotary.org/membership) – sezione contenente informazioni aggiornate sull’effettivo del RI. All’interno della sezione è
possibile scaricare numerose pubblicazioni gratuite.
Nota: il portale in lingua italiana dispone della stessa pagina anche se l’aggiornamento delle informazioni in essa contenute richiede maggiore tempo per ovvie esigenze di traduzione. Si prega pertanto di verificare entrambe le versioni.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
61
Parole chiave per le ricerche (nel portale in lingua inglese):
• Demographic survey (ricerca demografica) – strumento per l’analisi dei dati e
delle tendenze legate all’effettivo.
• Membership Development Best Practices Exchange (scambio delle migliori
pratiche sullo sviluppo dell’effettivo) – contiene idee e iniziative legate allo
sviluppo dell’effettivo inviate da club e distretti di tutto il mondo.
• E-Learning Center (www.rotary.org/jump/elearning) – contiene moduli
ideati per favorire l’autoapprendimento da parte dei nuovi soci e dei nuovi
dirigenti di club.
• Termination profile (profilo di cessazione) – strumento online che i club
possono utilizzare per identificare i motivi alla base della cessazione dell’affiliazione dei soci.
Risorse umane
• Assistenti dei governatori.
• Governatore distrettuale.
• Commissione distrettuale per lo sviluppo dell’effettivo – responsabile per la
supervisione delle attività distrettuali sull’effettivo.
• Commissione distrettuale pubbliche relazioni – fornisce risorse utili per
la creazione di un’immagine positiva dell’organizzazione all’interno della
comunità.
• Coordinatori regionali dell’effettivo del RI (RRIMC) e coordinatori regionali
dell’effettivo di zona del RI (RIMZC) – Rotariani nominati dal presidente del
RI che costituiscono la risorsa primaria per lo sviluppo dell’effettivo all’interno di una regione specifica.
• Rappresentante del Supporto club e distretti.
• Staff del dipartimento Membership Development – dipendenti della sede
centrale del RI incaricati di assistere club e distretti nei loro sforzi per lo
sviluppo dell’effettivo.
Per le coordinate dei referenti fare riferimento all’Official Directory o visitare il sito web del RI. Le pubblicazioni possono essere ordinate utilizzando il
Catalogo del RI o scaricate direttamente dal sito web dell’organizzazione.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
62
APPENDICE 17
Domande per il dibattito sul tema “Effettivo”
Nella fase di preparazione per il seminario prendete in considerazione le seguenti domande.
In che modo è possibile valutare l’attuale situazione del club in termini d’effettivo?
Quali sono stati alcuni successi raggiunti dal vostro club? Quali invece le principali difficoltà affrontate?
In che modo il club si sta adoperando affinché l’effettivo sia veramente caratterizzato dalla diversità?
Quali strategie adottate con successo dal club vorreste condividere con i presidenti eletti (reclutamento,
conservazione, formazione)?
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
63
APPENDICE 18
Piano d’azione per lo sviluppo dell’effettivo
Per reclutare e conservare nuovi soci, il piano di sviluppo dell’effettivo dovrebbe includere i seguenti
punti:
1. Identificare
5. Informare e orientare
2. Introdurre
6. Coinvolgere
3. Invitare
7. Formare
4. Ammettere
1. Identificare
Identificare membri qualificati all’interno della comunità che possano rappresentare dei potenziali candidati per il club. Questi individui dovrebbero possedere un carattere forte ed essere dedicati al servire.
La maggior attenzione alla qualità dei soci avrà un impatto positivo sulla conservazione dell’effettivo di
club.
2. Introdurre
Introdurre i potenziali nuovi soci fornendo loro informazioni sui programmi del RI e sui progetti di
servizio del club. Inserite queste informazioni in un profilo del club da presentare ai visitatori o da
inserire all’interno della brochure Questo è il Rotary da distribuire ai visitatori. Un’edizione recente della
rivista The Rotarian o di una rivista rotariana regionale rappresentano un ottimo mezzo a questo scopo.
Le probabilità che un potenziale socio che abbia ricevuto informazioni dettagliate sul Rotary da parte di
Rotariani entusiasti e che sia stato informato sui progetti di servizio del club prima d’affiliarsi partecipi
attivamente alle attività di club e rimanga coinvolto sono molto più elevate.
3. Invitare
Invitare un potenziale nuovo socio ad affiliarsi al club con una visita da parte del socio proponente e
di un socio membro della commissione effettivo di club. Questa visita da parte dei due soci consente al potenziale nuovo socio di poter contare su un’altra fonte d’informazioni sul Rotary. I Rotariani
che provvederanno a presentare l’invito all’affiliazione dovrebbero conoscere le capacità e gli interessi
personali del potenziale socio per poter suggerire attività e progetti di club che potrebbero soddisfare le
esigenze del candidato.
4. Ammettere
Ammettere i nuovi soci con una cerimonia significativa. Utilizzare la cerimonia d’ammissione come opportunità per spiegare benefici e responsabilità dell’affiliazione. Il club dovrebbe consegnare al nuovo
socio quanto segue:
• Spilla del Rotary;
• Tessera identificativa dei soci;
• Copia del bollettino di club;
• Directory del distretto;
• L’ultima lettera mensile del governatore distrettuale;
• The Rotarian o una rivista rotariana regionale;
• Elenco dei club locali (per partecipare ad eventuali riunioni perse);
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
64
• Targhetta portanome;
• Storia del club;
• Gagliardetto del club.
Se possibile, invitare anche i familiari a partecipare alla cerimonia. Durante la cerimonia, offrire ai
nuovi soci l’opportunità di parlare di loro stessi, della loro professione e della loro famiglia.
5. Informare e orientare
Fornire ai nuovi soci informazioni sul club e sul RI, concentrandosi sui seguenti aspetti:
• Benefici dell’affiliazione;
• Responsabilità dei soci;
• Opportunità di servizio.
Prendere in considerazione l’opportunità di organizzare un programma d’orientamento, suddiviso in
diverse sessioni, per incrementare l’assorbimento delle informazioni da parte dei nuovi soci.
Durante i primi sei mesi, i nuovi soci possono allargare le proprie conoscenze sul Rotary nei seguenti
modi:
• Partecipando agli incontri d’orientamento per nuovi soci;
• Leggendo almeno due delle seguenti pubblicazioni:
– Rotary Basics (595-EN);
– The ABCs of Rotary (363-EN);
– Questo è il Rotary (001-IT);
– Che cos’è il Rotary? (419-IT);
– Guida rapida alla Fondazione Rotary (219-IT).
• Visitando il Rotary E-Learning Center nel sito web del RI (www.rotary.org).
• Partecipando a uno o più dei seguenti incontri:
– Conviviali;
– Riunioni del consiglio di club;
– Riunioni delle commissioni.
• Completando uno o più dei seguenti compiti:
– Tenere un discorso sulle classifiche in occasione di una conviviale;
– Partecipare alla riunione di un altro club per recuperare una riunione persa nel proprio;
– Invitare un ospite a una conviviale o proporre un potenziale nuovo socio.
• Partecipando a uno o più dei seguenti incontri distrettuali (elencati in ordine di priorità):
– Conferenza distrettuale;
– Assemblea distrettuale;
– Seminario distrettuale Fondazione Rotary.
• Scegliendo una commissione di club in cui servire.
Vedere L’orientamento di nuovi soci (414-IT) per ulteriori idee.
6. Coinvolgere
Coinvolgere i nuovi soci in commissioni, attività, raccolte di fondi, riunioni del consiglio di club
direttivo di club e attività sociali. Un socio attivamente coinvolto si sentirà parte integrante del club e
farà del Rotary una priorità. Prendere in considerazione i seguenti metodi per coinvolgere i soci nelle
attività di club:
• Assegnare i nuovi soci a una commissione, o assegnare a loro un compito per ogni riunione settimanale del club;
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
65
• Creare delle targhette portanome speciali che i nuovi soci indosseranno durante il loro primo anno
d’affiliazione. Incoraggiare gli altri soci a prestare attenzione a chi indossa queste targhette sforzandosi di iniziare una conversazione;
• Assegnare a un nuovo socio il compito di accogliere i soci al loro arrivo alle riunioni di club, marcare
le presenze, o presentare un nuovo relatore;
• Inviare un nuovo socio come delegato alla conferenza distrettuale per ampliare le sue conoscenze sul
mondo del Rotary e sui progetti realizzati al di fuori del club. Alcuni club provvedono al rimborso
parziale o totale della tassa di registrazione e delle spese sostenute dal socio in occasione della conferenza. Al termine della conferenza, chiedere al socio di presentare una relazione al club;
• Introdurre un nuovo programma in cui tutti i soci affiliatisi lo stesso anno collaboreranno a un progetto di club;
• Incoraggiare i nuovi soci a sperimentare l’internazionalità del Rotary partecipando al congresso internazionale, ospitando un partecipante a uno scambio di gruppi di studio, ospitando un Rotariano di
un altro Paese o invitando un’azienda o un professionista non Rotariano a partecipare a uno scambio
di gruppi di studio;
• Chiedere ai nuovi soci di identificare due o tre potenziali nuovi soci tra i loro conoscenti.
Promuovendo il Rotary tra i loro amici, i nuovi soci si sentiranno maggiormente coinvolti e crescerà
il loro entusiasmo per il Rotary.
Molti club ritengono utile coinvolgere lo sponsor del nuovo socio in questo processo. Lo sponsor si
mantiene in stretto contatto con il nuovo Rotariano per i primi sei mesi o fino a quanto il nuovo socio
non sarà veramente coinvolto nel club.
7. Formare
Formare tutti i soci del club affinché abbiano una conoscenza sufficiente per prendere l’iniziativa e
partecipare più attivamente. Alcuni soci lasciano i loro club perché non sufficientemente informati.
I club dovrebbero disporre di un programma di formazione continua dei soci per mantenere i soci
costantemente informati sul Rotary e sul club. Questo programma deve includere:
• Informazioni relative al Rotary International e ai nuovi club;
• Almeno quattro programmi settimanali l’anno dedicati alla formazione continua dei soci;
• Partecipazione dei soci agli incontri multidistrettuali dedicati alla formazione continua;
• Almeno due assemblee di club l’anno dedicate alla formazione;
• Seminari distrettuali sulla formazione continua;
• Scambio d’idee e informazioni su programmi, progetti e attività del Rotary durante le riunioni delle
commissioni;
• Partecipazione dei soci alle riunioni di altri club.
Fare riferimento alla pubblicazione Guida allo sviluppo dell’effettivo (417-IT) per ulteriori informazioni su
come sviluppare un piano d’azione per lo sviluppo dell’effettivo.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Effettivo
69
6 Progetti di servizio
Il motto del Rotary è Servire al di sopra di ogni interesse personale. Ogni
Rotariano ha il compito di trovare nuove vie per migliorare la qualità di vita
nella sua comunità e in altre comunità in tutto il mondo attraverso i progetti di
servizio. Attraverso un attento processo di selezione, pianificazione e valutazione, i club possono realizzare progetti di servizio in grado di soddisfare le
esigenze comunitarie.
Per essere efficace un progetto deve:
• Avere obiettivi specifici e risultati misurabili;
• Avere obiettivi realistici e raggiungibili;
• Rispondere ai bisogni identificati;
• Utilizzare le capacità delle persone a cui il progetto è destinato;
• Dare importanza al contributo di tutti coloro che prendono parte
all’iniziativa;
• Utilizzare efficacemente le risorse disponibili;
• Costruire una rete organizzativa efficace per progetti futuri.
Responsabilità
Programmare incontri e
attività settimanali in osservanza del mese del servizio
professionale (ottobre) e di
quello dei circoli professionali
del Rotary (giugno).
Il presidente eletto ha le seguenti responsabilità:
• Nominare i membri della commissione progetti e partecipare alle riunioni
della commissione per sviluppare un piano d’azione mirato a raggiungere
gli obiettivi di servizio del club;
• Valutare lo stato attuale dei progetti di servizio del club utilizzando la Guida
alla pianficazione di club efficienti (appendice 39);
• Definire gli obiettivi di servizio utilizzando la Guida alla pianficazione di club
efficienti;
• Assicurarsi che la commissione progetti segua i punti i tre punti chiave per
la realizzazione di progetti di servizio di successo:
– Determinazione dei bisogni;
– Pianificazione e implementazione;
– Valutazione.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
71
Commissione progetti
La commissione progetti ha il compito di realizzare progetti di servizio educativi, umanitari e professionali che soddisfino le esigenze della comunità locale
e delle comunità in altri Paesi. La commissione progetti deve essere inclusa tra
le cinque commissioni di club permanenti. Il club può decidere di emendare
il proprio regolamento affinché esso rifletta le responsabilità specifiche della
commissione aggiungendo, se necessario, delle sottocommissioni.
Nominare come membri della commissione progetti Rotariani che abbiano una
profonda conoscenza della comunità o del servizio di volontariato.
Il presidente eletto deve collaborare con la commissione progetti per decidere
se eventuali progetti di club attualmente in atto verranno portati avanti anche
nel nuovo anno. Incorporare eventuali progetti che intenderete continuare a
promuovere negli obiettivi del club per il nuovo anno.
Responsabilità della commissione progetti
• Relazionare il presidente eletto sullo stato attuale dei progetti di servizio di
club.
• Condurre una valutazione delle esigenze delle comunità locale o internazionale in cui il club intende realizzare un progetto.
• Assistere il presidente eletto nella definizione degli obiettivi dei progetti di
servizio e nello sviluppo di un piano d’azione.
• Programmare progetti di servizio che soddisfino una o più delle Quattro vie
d’azione.
• Implementare le forme d’intervento decise.
• Promuovere il coinvolgimento del club e della comunità nei progetti.
• Promuovere il progetto sia all’interno del club che all’interno della comunità.
• Gestire le risorse (fondi, materiale, tempo dedicato dal club al progetto).
• Valutazione dei progressi compiuti verso il completamento del progetto.
• Condurre una valutazione conclusiva del progetto.
Sostegno ai progetti
La commissione progetti deve collaborare con le seguenti commissioni alla
realizzazione dei vari progetti:
• Commissione pubbliche relazioni (per raggiungere un maggiore riconoscimento degli sforzi profusi dal club attraverso i progetti di servizio);
• Commissione per l’effettivo (per promuovere la partecipazione ai progetti
tra i soci e identificare tra i volontari della comunità potenziali nuovi soci);
• Commissione Fondazione Rotary (per identificare progetti di servizio idonei
a ottenere sovvenzioni umanitarie da parte della Fondazione);
• Commissione programmi distrettuali (per supporto, risorse e strategie da
utilizzare nella realizzazione dei progetti di servizio);
• Altre commissioni a livello distrettuale (per sostenere i progetti di club,
in particolare l’Azione di Pubblico Interesse Mondiale e le commissioni
Fondazione Rotary).
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
72
Ulteriori informazioni sulla
commissione progetti sono
disponibili nel Manuale delle
commissioni di club.
Ulteriore sostegno alla realizzazione dei progetti può provenire da:
• I Rotariani e le loro famiglie;
• Organizzazioni comunitarie e altri cittadini interessati;
• Alumni della Fondazione Rotary;
• Studenti degli scambi di giovani;
• Partner nel servire (Rotaractiani, Interactiani, Gruppi Rotariani Comuitari);
• Altri Rotary club (collaborando, i club possono combinare le loro risorse).
Il servizio offre l’opportunità di creare nuove reti di collaborazione e incrementare l’affiatamento tra i soci. Il coinvolgimento dei soci nei progetti avrà quindi
un impatto positivo sulla conservazione dell’effettivo.
Determinazione dei bisogni
I progetti di servizio devono occuparsi dei bisogni reali e attuali della comunità. E non è importante che siano costosi o complessi: è sufficiente infatti che
siano necessari. Il presidente deve assicurarsi che i progetti promossi riflettano
i bisogni comunitari oltre alle capacità e agli interessi di club. Il presidente
deve inoltre incoraggiare la commissione progetti a condurre un’analisi dei
bisogni comunitari e delle risorse a disposizione del club per soddisfare tali
bisogni.
Valutazione interna
È importante stabilire se un particolare progetto corrisponda all’insieme di
conoscenze, interessi e capacità del club. Per mezzo di una valutazione interna
i soci possono esaminare i seguenti fattori:
• Esperienze fatte con progetti ormai conclusi e lezioni apprese
partecipandovi;
• Composizione del club, in particolare:
– Numero dei soci disposti a partecipare al progetto;
– Varietà di conoscenze;
– Livello d’interesse dei soci per il potenziale progetto;
– Livello di coinvolgimento nei problemi della comunità che i soci sono
disposti ad assumersi;
– Livello di soddisfazione registrato dai progetti ormai conclusi.
Valutando questi fattori si potranno evidenziare i punti di forza e le carenze
del club, per aiutare i dirigenti a definire i progetti di servizio più adatti. Per
aumentare le possibilità di successo, è necessario individuare un progetto che
riesca a sfruttare al massimo le conoscenze e gli interessi dei soci.
Valutazione esterna
Un altro importante passo da compiere è fare una valutazione esterna, vale
a dire un’analisi dei bisogni della comunità. Questa valutazione aiuterà i
Rotariani a servire meglio la loro comunità.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
73
Per ulteriori informazioni su
come collaborare con il club
e la comunità allo sviluppo
di un progetto di servizio,
consultare la pubblicazione
Comunità all’opera. Come
realizzare progetti efficaci.
Per identificare i maggiori elementi di preoccupazione della comunità si devono esaminare i seguenti aspetti:
• Condizioni economiche;
• Posizione geografica;
• Realtà scolastica;
• Profilo demografico;
• Condizioni politiche.
Per fare una valutazione esterna obiettiva, i dirigenti del club dovranno incontrare rappresentanti di tutti i settori della comunità. Questi gruppi esterni
possono indicare al club degli esperti, che al momento opportuno gli forniranno informazioni sui problemi della comunità e gli daranno dei consigli per i
suoi progetti futuri. Inoltre, lavorando con i rappresentanti della comunità per
impostare e realizzare nuove iniziative, sarà possibile identificare i potenziali
Rotariani di domani.
Un programma di servizio equilibrato
Per ottenere un maggiore
sostegno al progetto, attirare
potenziali nuovi soci e migliorare l’immagine pubblica
del Rotary, è utile sviluppare
una strategia di pubbliche
relazioni particolareggiata.
Per ulteriori dettagli, fare
riferimento al capitolo 8
(Pubbliche relazioni).
Il club persegue lo Scopo del Rotary attraverso l’impegno in progetti che
rispondono alle Quattro vie d’azione. Il RI e la Fondazione Rotary forniscono
le risorse necessarie ad assistere il club nella scelta dei progetti e nel raggiungimento degli obiettivi di servizio. Una volta valutate le esigenze della comunità, il presidente deve incoraggiare la commissione progetti a determinare
quali problematiche di sviluppo a livello sociale, comunitario o internazionale
il club cercherà di risolvere. Da questo punto di vista, potrebbe essere utile
prendere in considerazione l’ipotesi di sviluppare un progetto che faccia fronte
a uno dei temi presenti nell’elenco delle opportunità di servizio. Tale elenco
contiene problematiche che il RI ritiene prioritarie per lo sviluppo di progetti
di servizio, quali ad esempio:
• Infanzia a rischio – assistenza all’infanzia, bambini di strada, abuso e
abbandono di minori, maltrattamenti, sfruttamento del lavoro minorile e
orfani;
• Assistenza ai disabili – eliminazione delle barriere architettoniche, mezzi per la mobilità dei disabili, protesi e arti artificiali e corsi di formazione
professionale per disabili.
• Sanità – prevenzione delle malattie, vaccinazioni, cecità prevenibile, interventi chirurgici all’estero, donazione e distribuzione di attrezzature mediche, costruzione di ambulatori, abuso di droghe e di sostanze alcoliche,
assistenza agli anziani, problemi della terza età e salute mentale;
• Comprensione e tolleranza tra i popoli – promozione della pace tra i
popoli, risoluzione dei conflitti, assistenza ai rifugiati e sminamenti a scopo
umanitario;
• Alfabetizzazione – corsi di alfabetizzazione per adulti, istruzione delle
bambine, distribuzione di libri e corsi tecnici e d’informatica;
• Problemi demografici – educazione a una sessualità sicura, programmazione delle nascite e procreazione consapevole, studi sulla popolazione e
medicina prenatale;
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
74
• Povertà e fame – costruzione di abitazioni a basso costo, problemi dei
senza tetto, raccolta e distribuzione di cibo, produzione alimentare, allevamento di animali di diverse specie, microcredito e formazione professionale;
• Ambiente – conservazione delle risorse idriche, fognature, scavo e manutenzione di pozzi, sistemi d’irrigazione, riciclaggio, messa a dimora di alberi
in parchi e giardini pubblici, forni domestici a energia solare, inquinamento,
campagne di pulizia e raccolta rifiuti in spazi urbani ed extraurbani, costruzione e manutenzione di sentieri rurali;
• Problemi urbani – riduzione del crimine, prevenzione della violenza, assistenza agli immigrati, prigioni, sicurezza del traffico e delinquenza giovanile.
Programmi del RI e della Fondazione Rotary
Il club necessita di risorse finanziarie, umane e informative per assicuare l’efficacia dei propri progetti. Il Rotary International offre un’ampia serie di attività
e programmi umanitari, interculturali e educativi volti a migliorare la condizione umana e favorire il raggiungimento della pace e della comprensione
internazionale, obiettivo ultimo dell’organizzazione. I programmi strutturali, le
aree d’intervento prioritario e i gruppi per reti di relazioni globali aiutano club
e distretti a raggiungere gli obiettivi di servizio all’interno delle comunità locali
e delle comunità in altri Paesi, promuovendo al contempo l’affiatamento e la
cooperazione.
La Fondazione offre programmi umanitari, educativi e culturali a livello locale,
nazionale e internazionale. Questi programmi forniscono l’accesso a risorse
che possono migliorare sensibilmente i progetti del club.
I gruppi per reti di relazioni globali (che includono i circoli professionali e i
gruppi d’azione) sono costituiti da Rotariani che condividono gli stessi interessi organizzatisi a livello internazionale. Un elenco di tali gruppi con risorse
aggiuntive è disponibile nel sito web del RI.
Una descrizione dettagliata dei programmi del RI e della Fondazione Rotary è
disponibile all’interno dell’appendice 27.
Per sostenere i progetti di servizio, molti club organizzano campagne di raccolta fondi. Altre risorse finanziarie includono invece fondi donati da donatori
individuali e aziende locali, sovvenzioni messe a disposizione da altre organizzazioni e sovvenzioni della Fondazione Rotary.
Progetti internazionali
Per ulteriori informazioni sul
programma di sovvenzioni
umanitarie della Fondazione
Rotary fare riferimento al
capitolo 7, “La Fondazione
Rotary”, e visitare la
pagina web dedicata alla
Fondazione all’interno del
sito web del RI.
Nel Rotary l’idea di comunità si estende molto al di là del luogo in cui trova il
singolo club; la comunità rotariana infatti comprende tutti i popoli del mondo.
E ciò è ancora più vero oggi, dal momento che le comunicazioni superveloci e
i mezzi di trasporto mettono in contatto persone di ogni parte del globo.
Fondamentalmente le strategie utilizzate per i progetti internazionali di servizio sono uguali a quelle dei progetti locali. Tuttavia, nel caso di un progetto
internazionale, visto che almeno due club di due Paesi diversi devono lavorare
assieme, i mezzi di comunicazione saranno ancora più determinanti per il suo
successo.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
75
L’Azione di pubblico interesse mondiale (APIM) è un programma che consente ai club di prendere parte a progetti internazionali. L’APIM entra in campo
quando un club di un Paese decide di assistere un club di un altro Paese
attraverso un progetto di servizio. Lo scambio di progetti APIM è a disposizione dei club che hanno avviato progetti di servizio locali e che cercano partner
internazionali per portarli a termine o club interessati a partecipare a progetti
fuori dei confini nazionali.
Quando si avvia un progetto APIM, non va dimenticato che spesso questi progetti possono essere finanziati dalla Fondazione Rotary. Se si vuole rendere più
efficace un progetto APIM, si possono prendere in considerazione le sovvenzioni umanitarie della Fondazione.
Ulteriori informazioni sull’Azione di pubblico interesse
mondiale sono disponibili
all’interno della pubblicazione Manuale dell’Azione di
pubblico interesse mondiale
(APIM) – Guida all’azione
(742-IT, solo Web).
Per partecipare a un progetto internazionale, il club ha bisogno di trovare un
partner internazionale. Questo si può fare in vari modi:
• Esplorare il database dei progetti sotto la voce Scambi di progetti APIM,
nella sezione Programmi del RI, sul sito italiano del Rotary International;
• Parlare con il presidente della commissione distrettuale APIM;
• Contattare il presidente della commissione distrettuale Fondazione Rotary
per chiedergli informazioni sulle sovvenzioni umanitarie;
• Stringere nuove relazioni con altri Rotariani alle riunioni distrettuali e internazionali;
• Osservare ciò che stanno facendo le altre organizzazioni in giro per il mondo;
• Contattare altri Rotariani via Internet.
Pianificazione e attuazione
Ritardi e disguidi nella realizzazione di progetti operativi possono essere minimizzati tramite un’attenta pianificazione. A questo scopo, è necessario collaborare con la commissione progetti per definire gli obiettivi, sviluppare un
bilancio e un calendario ben definito, e iniziare la fase di attuazione.
Durante l’attuazione del progetto, cercare di coinvolgere tutti i soci e monitorare continuamente le attività per assicurarsi che il piano d’azione venga seguito.
Per una panoramica su come pianificare un progetto per il club e la comunità
fare riferimento all’appendice 23.
Valutazione
La valutazione deve fare parte di tutte le fasi, dalla pianificazione all’attuazione.
Il presidente del club deve assicurarsi che i dirigenti valutino con attenzione
tutte le attività a cui il club decide di dedicarsi.
Quando si valuta un progetto di servizio è molto importante porsi le seguenti
domande:
• Il progetto rispondeva ai bisogni della comunità individuati dallo studio
preliminare? Se no, perché?
• I soci e i membri della comunità hanno avuto sufficienti possibilità di parteciparvi?
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
76
• C’è stato equilibrio tra impegno finanziario e impegno personale dei soci?
• Il progetto ha avuto un’adeguata copertura mediatica?
• Le risorse finanziarie del club e quelle accantonate appositamente per il
progetto sono state sufficienti a coprire le spese?
Chiedere ai soci che hanno partecipato a un progetto di preparare un rapporto
scritto, breve, di facile comprensione e pratico. Una copia va spedita allo staff
programmi del RI, per un eventuale inserimento in una delle sue pubblicazioni.
Il modulo da utilizzare per redigere un rapporto si trova in Comunità all’opera.
Come realizzare progetti efficaci (605A-IT). Il progetto può anche essere inserito
nel Community Projects Database, sul sito web del RI (presente anche sul sito
italiano come Database dei progetti, nella sezione Programmi del RI). Questo
database consente ai club di tutto il mondo di esaminare i vari progetti di
successo.
Risorse
Risorse informative
• Una selezione di opportunità di servizio (605B-IT) – questa guida fornisce una
panoramica delle aree di intervento prioritario raccomandate dal Consiglio
centrale del RI e contiene esempi di progetti di successo. La guida accompagna la pubblicazione Comunità all’opera. Come realizzare progetti efficaci.
• Comunità all’opera. Come realizzare progetti efficaci (605A-IT) – guida per la
programmazione, l’attuazione e la valutazione dei progetti.
• Official Directory (007-EN)
• Guida alla pianificazione di club efficienti (appendice 39)
• Catalogo (019-IT)
• Rotary Community Corps Handbook (770-EN) – contiene le istruzioni su
come organizzare un gruppo rotariano comunitario, incluse indicazioni su
come identificare potenziali leader, casi di studio e idee per nuovi progetti.
• Guida rapida alla Fondazione Rotary (219-IT) – raccolta di programmi e
servizi della Fondazione Rotary presentati in un formato che favorisce la
consultazione rapida.
• Manuale dell’Azione di pubblico interesse mondiale (APIM) – Guida all’azione
(742-IT, solo Web) – informazioni generali sulle Azioni di pubblico interesse mondiale, con riferimenti al programma Volontari del Rotary e alle
sovvenzioni della Fondazione che possono essere utilizzate per sostenere i
progetti APIM.
www.rotary.org
Nel portale in lingua inglese cliccare sui seguenti collegamenti ipertestuali:
• RI Programs (www.rotary.org/programs) – la pagina contiene informazioni
dettagliate sui programmi del RI. Numerose pubblicazioni relative ai programmi del RI sono scaricabili gratuitamente.
• The Rotary Foundation (www.rotary.org/foundation) – la pagina contiene informazioni aggiorante sui programmi della Fondazione. Numerose pubblicaMANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
77
zioni relative ai programmi della Fondazione sono scaricabili gratuitamente.
Nota: il portale in lingua italiana dispone delle stesse pagine anche se l’aggiornamento delle informazioni in esse contenute richiede maggiore tempo per ovvie esigenze di traduzione. Si prega pertanto di verificare entrambe le versioni.
Parole chiave per le ricerche (nel portale in lingua inglese):
• Global Networking Groups Directory – un elenco aggiornato di tutti i gruppi per reti di relazioni globali, con il loro scopo e le coordinate dei referenti.
• PolioPlus Partners Open Projects List – fonte primaria di informazioni sui
progetti PolioPlus Partner. I Rotariani possono scegliere di sostenere un
progetto specifico o chiedere che le loro donazioni vengano indirizzate a un
progetto prioritario.
• RI Programs newsletters – bollettini elettronici su programmi strutturali del
RI. Procedere alla registrazione all’interno del sito web del RI per ricevere
tali bollettini.
• Rotary Volunteers International Site Database – Informazioni sui progetti
del Rotary e del Rotaract che necessitano di volontari.
• Rotary Volunteers Database – un elenco di Rotariani, Rotaractiani, alumni
della Fondazione e non Rotariani disponibili a operare all’estero.
• WCS Projects Exchange – un elenco di progetti di club che necessitano di
supporto. Fornisce inoltre esempi di progetti di successo.
Risorse finanziarie
• Fondi da donatori individuali o aziende locali.
• Sovvenzioni da altre organizzazioni.
• Sovvenzioni della Fondazione Rotary per progetti umanitari sviluppati da
club e distretti.
Risorse umane
• Commissioni distrettuali (in particolare quelle APIM e Fondazione Rotary).
• Commissioni distrettuali per i programmi – responsabili della supervisione
di tutti i progetti a livello distrettuale.
• Gruppi di supporto – nominati dal presidente del RI per assistere club e
distretti nelle aree d’intervento prioritario.
• Staff del RI.
• Staff della Fondazione.
Per le coordinate dei referenti fare riferimento all’Official Directory o visitare il sito web del RI. Le pubblicazioni possono essere ordinate utilizzando il
Catalogo del RI o scaricate direttamente dal sito web dell’organizzazione.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
78
APPENDICE 22
Domande per il dibattito sul tema “Progetti di servizio”
Nella fase di preparazione per il seminario prendete in considerazione le seguenti domande.
Pensate a un progetto di successo promosso dal vostro club? Cosa lo ha reso tale?
Come valuterete gli attuali progetti di servizio del club?
Come è possibile programmare progetti che sostengano lo Scopo del Rotary?
Cosa è necessario fare per attuare un progetto di successo?
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
79
APPENDICE 23
Preparare un foglio di lavoro per i progetti di servizio
Prima di iniziare un progetto, assicurarsi che la commissione progetti abbia risposto alle seguenti domande. Le risposte a queste domande consentiranno di sviluppare un piano d’azione.
In quali progetti sono attualmente coinvolti i soci?
Quale sarà lo scopo del progetto?
Chi sarà coinvolto?
In che modo il club collaborerà con i beneficiari del progetto?
Quando verrà realizzato il progetto?
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
80
Dove verrà realizzato il progetto? In che modo i volontari giungeranno sul posto?
Per quale motivo il club ha deciso di intraprendere questo progetto?
Quali risorse saranno necessarie per il completamento del progetto?
In che modo il club assicurerà il corretto utilizzo delle risorse?
In che modo il club promuoverà il progetto?
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
81
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
82
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
83
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
84
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
85
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Progetti di servizio
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7 La Fondazione Rotary
La missione della Fondazione è di sostenere gli sforzi del Rotary International
volti a realizzare lo Scopo del Rotary e a perseguire la comprensione e la pace
tra i popoli attraverso programmi umanitari, educativi e culturali locali, nazionali e internazionali.
La Fondazione Rotary offre ai club l’opportunità di partecipare in modo
costruttivo a programmi che possono trasformare radicalmente la vita della
gente in tutte le parti del mondo. Tali programmi permettono ai Rotariani di
promuovere la pace e la comprensione tra i popoli collaborando in modo intelligente con i club di altri Paesi. La partecipazione alle attività della Fondazione
può inoltre contribuire ad attirare nuovi soci e a conservarli anche in futuro.
I programmi della Fondazione sono sostenuti esclusivamente dai contributi
volontari dei Rotariani e degli amici della Fondazione che condividono il medesimo obiettivo: costruire un mondo migliore.
Responsabilità
Il presidente eletto ha le seguenti responsabilità nei confronti della Fondazione
Rotary:
• Riesaminare l’attuale coinvolgimento del club nei programmi della
Fondazione utilizzando la Guida alla pianificazione di club efficienti
(appendice 39);
• Riesaminare i contributi finanziari del club alla Fondazione utilizzando
l’Area soci nel sito web del RI;
• Stabilire gli obiettivi contributivi e di partecipazione ai programmi della
Fondazione per il nuovo anno, utilizzando la Guida alla pianificazione di
club efficienti e il modulo obiettivi contributivi di club (distribuito durante
il SIPE);
• Nominare i membri della commissione Fondazione Rotary e partecipare alle
riunioni della commissione per sviluppare un piano d’azione in grado di
raggiungere gli obiettivi prefissati;
• Comprendere il legame tra la partecipazione ai programmi e il sostegno
finanziario da parte della Fondazione;
• Conoscere le risorse su cui il club può contare per sostenere la Fondazione.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – La Fondazione Rotary
87
Pianificare attività e riunioni
settimanali durante il mese
della Fondazione Rotary
(novembre), quello della
comprensione internazionale
(febbraio) e quello dell’alfabetizzazione (marzo).
Il presidente di club deve assicurare un progresso costante verso il raggiungimento degli obiettivi della Fondazione. È possibile utilizzare le seguenti strategie per incoraggiare i soci del club a sostenere gli obiettivi del club:
• Dedicare quattro programmi settimanali l’anno (due minimo) alla
Fondazione Rotary;
• Contattare il presidente della commissione distrettuale Fondazione Rotary
per trovare alumni o volontari che possano mettere in relazione le loro esperienze professionali con la Fondazione;
• Incoraggiare i soci a partecipare ai programmi della Fondazione attraverso i
programmi di sovvenzioni umanitarie e quelli educativi;
• Chiedere ai soci di effettuare donazioni alla Fondazione, prestando particolare attenzione ai soci che non hanno mai effettuato alcuna donazione;
• Riconoscere i contributi e la partecipazione ai programmi della Fondazione;
• Collaborare con la commissione Fondazione Rotary per assicurare la corretta gestione delle sovvenzioni concesse.
Commissione per la Fondazione Rotary
La struttura delle commissioni di club per la Fondazione Rotary è legata agli
obiettivi che il club ha definito. Ad esempio, se il club ha intenzione di richiedere una sovvenzione umanitaria sarà utile creare una sottocommissione per le
sovvenzioni.
Ulteriori informazioni
sulla commissione per la
Fondazione Rotary sono
disponibili nel Manuale delle
commissioni di club.
I membri della commissione per la Fondazione Rotary devono essere in possesso di eccellenti capacità comunicative, esperienza internazionale e di volontariato a livello comunitario e internazionale. Gli ex partecipanti ai programmi
rappresentano degli ottimi candidati.
La commissione ha il compito di sviluppare e adottare piani a sostegno della
Fondazione attraverso i contributi finanziari e la partecipazione del club ai
programmi. Includere la commissione per la Fondazione tra le cinque commissioni permanenti del club. Il club può inoltre emendare il proprio regolamento affinché esso rifletta le responsabilità specifiche della commissione,
aggiungendo se necessario delle sottocommissioni.
Responsabilità della commissione
• Valutare, in collaborazione con il presidente eletto, lo stato attuale degli
sforzi del club a favore della Fondazione.
• Definire obiettivi di club a sostegno di quelli distrettuali relativi alla raccolta
fondi a favore della Fondazione e alla partecipazione ai suoi programmi.
• Assistere il presidente nello sviluppo di un piano d’azione relativo alla
Fondazione.
• Identificare le risorse messe a disposizione dalla Fondazione Rotary a sostegno degli obiettivi di club.
• Formare i Rotariani sulla Fondazione Rotary.
• Assicurare la corretta gestione dei fondi messi a disposizione dalla
Fondazione Rotary.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – La Fondazione Rotary
88
Sostegno distrettuale alla Fondazione Rotary
I membri della commissione distrettuale per la Fondazione Rotary possono
fornire consulenze sulla Fondazione e mettere il club in contatto con altri club
impegnati in progetti simili. Contattare il presidente della commissione distrettuale Fondazione Rotary per eventuali domande sulla Fondazione.
Seminario distrettuale
I presidenti e i segretari
di club possono rivedere i
contributi versati dal club
alla Fondazione all’interno
dell’Area soci nel sito web
del RI (www.rotary.org).
Informazioni relative ai
diversi modi in cui un club
può partecipare ai programmi della Fondazione sono
disponibili nella Guida rapida
alla Fondazione Rotary.
Lo scopo del seminario distrettuale è quello di trasmettere a tutti i Rotariani
il messaggio della Fondazione per il raggiungimento della pace e della comprensione internazionale. I presidenti di club, i membri delle commissioni di
club per la Fondazione Rotary e altri Rotariani interessati sono incoraggiati a
parteciparvi.
Programmi della Fondazione Rotary
La Fondazione Rotary dispone di tre diversi tipi di programmi:
• Programmi educativi;
• Sovvenzioni per programmi umanitari;
• PolioPlus.
Programmi educativi
Attraverso i suoi programmi educativi la Fondazione promuove la comprensione tra i popoli offrendo a studenti, educatori, uomini d’affari e professionisti l’opportunità di fare la conoscenza di altre culture e di forgiare relazioni
destinate a durare nel tempo. I programmi educativi attuano le direttive della
Fondazione Rotary informando i partecipanti sui bisogni delle comunità di
tutto il mondo e aiutandoli ad affrontarli utilizzando le opportunità che il
Rotary mette a loro disposizione. La Fondazione offre i seguenti programmi:
• Borse di studio degli Ambasciatori;
• Sovvenzioni per docenti universitari;
• Scambi di gruppi di studio (SGS);
• Centri rotariani di studi internazionali;
• Programma di studi professionali sulla pace e la risoluzione dei conflitti
(Chulalongkorn University).
Per una descrizione dei programmi fare riferimento all’appendice 29.
I Rotariani devono interessarsi alla selezione, all’orientamento e all’accoglienza
dei partecipanti ai programmi educativi. Il club può partecipare ai programmi
educativi in diversi modi:
• Invitando i borsisti (Ambasciatori e della Pace) e i membri di un team SGS a
parlare della loro esperienza con i soci del club;
• Proponendo candidati per le borse di studio degli Ambasciatori e quelle per
la pace, per i programmi di studio sulla pace e la risoluzione dei conflitti,
per le sovvenzioni per docenti universitari, o per gli scambi di gruppi di
studio;
• Pubblicizzando le opportunità di scambio.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – La Fondazione Rotary
89
Sovvenzioni per programmi umanitari
Le sovvenzioni umanitarie della Fondazione finanziano i progetti di club e distretti destinati a sostenere progetti umanitari. La Fondazione offre diversi tipi
di sovvenzioni destinati a diversi bisogni:
• Sovvenzioni paritarie;
• Sovvenzioni distrettuali semplificate;
• Sovvenzioni 3-H;
• Sovvenzioni individuali.
Per una descrizione delle sovvenzioni umanitarie fare riferimento
all’appendice 29.
I moduli di domanda e i
requisiti richiesti per ottenere
le sovvenzioni umanitarie e
per partecipare ai programmi
educativi sono disponibili
all’interno del Catalogo, nel
sito web del RI o attraverso
la commissione distrettuale
per la Fondazione Rotary.
Gli Amministratori della Fondazione hanno stabilito i seguenti standard per le
sovvenzioni per programmi umanitari:
• Le sovvenzioni devono far fronte a bisogni umanitari identificati dai
Rotariani all’interno della comunità allo scopo di favorire uno sviluppo
sostenibile;
• Tutte le sovvenzioni della Fondazione richiedono la partecipazione attiva
dei Rotariani;
• Le sovvenzioni devono sostenere lo sviluppo di legami più saldi tra i
Rotariani;
• Tutte le sovvenzioni devono mostrare un forte impegno alla gestione oculata
dei fondi, impegno che riflette le Quattro vie d’azione. La gestione corretta
dei fondi include una pianificazione dettagliata del progetto, l’invio di tutta
la documentazione necessaria debitamente compilata, il coinvolgimento
diretto dei Rotariani nell’attuazione del progetto, la trasparenza in tutte le
transazioni finanziarie e l’invio puntuale delle relazioni richieste. Eventuali
comportamenti impropri nella gestione dei fondi saranno analizzati dagli
Amministratori e potrebbero risultare nell’impossibilità per il club o il distretto di ricevere fondi dalla Fondazione in futuro.
PolioPlus
Il programma umanitario del Rotary più apprezzato è sicuramente
la campagna internazionale per l’eradicazione della polio, conosciuta
come PolioPlus.
I contributi del Rotary a questa importante iniziativa superano i 600 milioni di
dollari. Oltre a questo, i Rotariani hanno istituito in ogni parte del mondo potenti reti di volontariato a livello locale, che hanno fornito assistenza al personale degli ospedali e mobilitato migliaia di persone per le campagne di vaccinazione e le attività connesse. I presidenti di club devono partecipare a queste
iniziative facendo in modo che PolioPlus sia inserito tra i loro programmi.
Il club può contribuire a garantire il raggiungimento dell’obiettivo dell’eradicazione della polio attraverso le seguenti attività:
• Collaborando con i funzionari della sanità locali per ridurre il rischio di
diffusione della polio mantenendo elevati i tassi di immunizzazione;
• Effettuando donazioni a favore del programma per far fronte ai bisogni legati all’eradicazione della polio nei Paesi in cui la malattia rimane endemica;
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – La Fondazione Rotary
90
• Partecipando ai PolioPlus Partner per fornire un sostegno supplementare ai
Rotariani che lavorano per l’eradicazione della polio nel loro Paese;
• Dedicando un programma settimanale all’eradicazione della polio;
• Assicurandosi che i soci siano costantemente informati e rimangano coinvolti nella campagna fino al raggiungimento dell’obiettivo finale;
• Contattando i presidenti nazionali delle commissioni PolioPlus per collaborare con loro all’attività di sorveglianza.
Alumni della Fondazione
Il presidente eletto ha il
compito di inviare il modulo
obiettivi contributivi di club
che riceverà in occasione del
SIPE.
Gli alumni della Fondazione sono i più di 90.000 individui che hanno partecipato ai programmi della Fondazione dal 1947. Il club dovrebbe rimanere in
contatto con gli individui che hanno partecipato ai programmi all’interno della
propria area e utilizzarli per mostrare il valore di tali programmi. È quindi importante incoraggiare gli alumni a diventare Rotariani e potenziali donatori della Fondazione Rotary. Contattare il coordinatore degli alumni della Fondazione
per la propria zona per maggiori informazioni su come coinvolgere gli alumni
nelle attività di club.
Sostegno finanziario
I contributi finanziari rappresentano la seconda parte dell’equazione per un
sostegno completo alla Fondazione Rotary. Quando i Rotariani possono vedere
con i loro occhi i risultati straordinari dei loro sforzi e possono svolgere un
ruolo attivo nel fare del mondo un posto migliore attraverso l’istruzione, gli
scambi culturali e i progetti umanitari, hanno finalmente modo di comprendere il ruolo svolto dal sostegno finanziario. Le donazioni effettuate a favore
della Fondazione possono essere indirizzate al Fondo programmi o a quello
permanente.
Fondo programmi: per i progetti correnti
Il Fondo programmi è la principale fonte di finanziamento di
tutti i programmi della Fondazione. Il presidente-eletto di club
ha il compito di guidare il club nella definizione degli obiettivi
contributivi al Fondo programmi, incoraggiando tutti i soci a donare almeno
100 USD l’anno.
È essenziale che il presidente spieghi ai soci il legame tra la partecipazione ai
programmi e il supporto finanziario alla Fondazione. Per sostenere l’iniziativa
Ogni Rotariano, Ogni Anno il presidente deve:
• Dare l’esempio, effettuando la propria donazione all’inizio dell’anno
rotariano;
• Incoraggiare e chiedere a tutti i soci di effettuare una donazione ogni anno;
• Informare i soci su come le loro donazioni al Fondo programmi sostengono
i programmi della Fondazione;
• Riconoscere gli sforzi dei Rotariani a sostegno della Fondazione.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – La Fondazione Rotary
91
Fondo permanente: per un domani più sicuro
Il Fondo permanente garantisce il futuro dei programmi della
Fondazione attraverso la creazione di fondi di dotazione. La
parte spendibile delle rendite viene destinata ogni anno ai programmi della Fondazione, garantendo in questo modo fondi aggiuntivi per far
fronte alle numerose richieste ad esempio per le sovvenzioni paritarie e per
gli scambi di gruppi di studio. La recente crescita del Fondo permanente ha
incrementato la capacità della Fondazione di sostenere i programmi annuali.
Le donazioni al fondo sono per la maggior parte donazioni di una certa entità,
grandi donazioni, fondi di dotazione, lasciti testamentari, o vitalizi. Poiché le
donazioni al Fondo possono assumere forme complesse, è suggeribile contattare la commissione distrettuale Fondazione Rotary per ricevere maggiori
informazioni.
SHARE e Fondi di Designazione Distrettuale (FODD)
Il sistema SHARE distribuisce i fondi della Fondazione Rotary in tutto il
mondo e consente ai distretti di partecipare al processo di selezione degli
obiettivi ai quali destinare i fondi. Attraverso il sistema SHARE, i contributi
alla Fondazione Rotary vengono indirizzati ai programmi borse di studio degli
Ambasciatori, sovvenzioni paritarie, scambi di gruppi di studio e agli altri programmi della Fondazione.
Al termine di ogni anno rotariano, i contributi al Fondo programmi provenienti da tutti i club di un distretto vengono divisi in due fondi:
• 50% viene accreditato al Fondo mondiale;
• 50% viene accreditato al Fondo di Designazione Distrettuale (FODD).
La parte destinata al Fondo mondiale viene utilizzata dalla Fondazione per
finanziare i programmi mondiali offerti a tutti distretti. La parte destinata al
FODD può essere invece utilizzata dal distretto per finanziare i programmi di
sua scelta.
La Fondazione dispone di un ciclo di finanziamento che utilizza i contributi ai
programmi tre anni dopo averli ricevuti. Questo ciclo triennale consente da un
lato ai distretti di pianificare il programma e selezionare i partecipanti, mentre
dall’altro offre alla Fondazione la possibilità di investire le donazioni ricevute.
Le rendite derivanti dall’investimento consentono di coprire le spese di amministrazione e quelle legate allo sviluppo dei fondi.
Alla commissione distrettuale Fondazione Rotary spetta il compito di decidere
come utilizzare il FODD, spesso dopo aver consultato i club del distretto.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – La Fondazione Rotary
92
Riconoscimenti
La Fondazione dispone di riconoscimenti per i donatori, come segno di gratitudine per le donazioni effettuate o per l’impegno a effettuarne in futuro. Il
riconoscimento degli sforzi è essenziale per assicurare il continuo sostegno alla
Fondazione Rotary.
La Fondazione dispone dei seguenti riconoscimenti per invidivui e club:
Riconoscimenti individuali
• Socio sostenitore della Fondazione Rotary
• Amici di Paul Harris
• Multipli riconoscimenti amici di Paul Harris
• Memorial Paul Harris Fellow
• Memorial Paul Harris Certificate
• Grandi Donatori
• Socio benefattore
• Gagliardetto Fondo programmi annuale
• Bequest Society
• Certificato di apprezzamento (disponibile anche per le aziende)
Per ulteriori informazioni
sui riconoscimenti della
Fondazione fare riferimento all’opuscolo Donor
Recognition Booklet.
Club
• Gagliardetto “Club sostenitore della Fondazione Rotary al 100%” (consegnato annualmente)
• Ogni Rotariano, Ogni Anno (consegnato annualmente)
• Gagliardetto “Primi tre contribuenti pro capite al Fondo programmi” (per i
distretti; consegnato annualmente)
• Gagliardetto “Amico di Paul Harris al 100%” (su richiesta)
Risorse
Risorse informative
• Donor Recognition Booklet (189-MU) – opuscolo multilingue con informazioni su tutti i riconoscimenti offerti dalla Fondazione.
• Ogni Rotariano, Ogni Anno (cartella) (958-IT) – brochure, adesivi e istruzioni
per assistere i Rotary club nella promozione del sostegno al Fondo programmi.
• Official Directory (007-EN).
• Guida alla pianificazione di club efficienti (appendice 39).
• PolioPlus Brochure (323-EN) – aggiornamento sulla campagna per l’eradicazione della polio, include statistiche e sviluppi recenti, una descrizione
del contributo fornito dal Rotary e dai suoi principali partner, e le sfide che
ancora rimangono per raggiungere l’obiettivo finale.
• Catalogo RI (019-IT).
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – La Fondazione Rotary
93
• Schedina statistica (159-IT) – brochure con le più recenti statistiche relative
alla Fondazione.
• Guida rapida alla Fondazione Rotary (219-IT).
www.rotary.org
Nel portale in lingua inglese cliccare sui seguenti collegamenti ipertestuali:
• Member Access (Area soci) (www.rotary.org)
• The Rotary Foundation (Fondazione Rotary) (www.rotary.org/foundation)
– fonte d’informazioni aggiornate su tutti gli aspetti dei programmi della Fondazione Rotary; strategie di raccolta fondi per l’iniziativa Ogni
Rotariano, Ogni Anno; riconoscimenti; documenti scaricabili gratuitamente.
Parole chiave per le ricerche (nel portale in lingua inglese):
• Gift Acceptance Policy Manual – panoramica dei diversi tipi di donazioni
accettate dalla Fondazione, incluse le donazioni al Fondo permanente.
• PolioPlus Partners Open Projects List – un elenco dei progetti che necessitano di supporto in Paesi in cui la polio rimane endemica e in Paesi ad alto
rischio.
• WCS Projects Exchange Database.
Risorse finanziarie
• Fondi da donazioni individuali o imprese locali.
• Sovvenzioni della Fondazione Rotary.
Risorse umane
• Consulente strategico del Fondo programmi – un Rotariano nominato per
collaborare con il coordinatore regionale della Fondazione Rotary. Funge da
risorsa primaria per una regione specifica.
• Commissione distrettuale per la Fondazione Rotary – responsabile per la supervisione di tutte le attività della Fondazione Rotary all’interno del distretto.
• Consulente Grandi Donatori – Rotariano nominato per collaborare con il
coordinatore regionale della Fondazione Rotary. Funge da risorsa primaria
per il Fondo permanente e i Grandi Donatori per una regione specifica.
• Commissioni nazionali PolioPlus – sostengono il programma PolioPlus a
livello nazionale e inviano le richieste di progetti al programma PolioPlus
Partner.
• Coordinatore regionale della Fondazione Rotary – Rotariano che funge da
punto di riferimento per tutto ciò che riguarda la Fondazione Rotary in una
regione specifica.
• Coordinatori degli alumni della Fondazione Rotary – Rotariano che collabora con il coordinatore regionale della Fondazione Rotary per incoraggiare
club e distretti a coinvolgere gli alumni della Fondazione nelle attività del
Rotary.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – La Fondazione Rotary
94
• Staff dei servizi di sviluppo della Fondazione Rotary – staff della sede
centrale che può rispondere a domande relative ai riconoscimenti alla
Fondazione Rotary.
• Staff della Fondazione Rotary
Per le coordinate dei referenti fare riferimento all’Official Directory o visitare il sito web del RI. Le pubblicazioni possono essere ordinate utilizzando il
Catalogo del RI o scaricate direttamente dal sito web dell’organizzazione.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – La Fondazione Rotary
95
APPENDICE 28
Domande per il dibattito sul tema “La Fondazione Rotary”
Nella fase di preparazione per il seminario prendete in considerazione le seguenti domande.
A quali programmi della Fondazione Rotary partecipa attualmente il club?
Per quale motivo il club dovrebbe sostenere sia il Fondo programmi che il Fondo permanente?
In che modo il distretto sostiene la Fondazione Rotary?
Quali strategie per la promozione della Fondazione Rotary (sia per quanto riguarda il finanziamento che
per quanto riguarda la partecipazione ai programmi) hanno funzionato per il vostro club?
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – La Fondazione Rotary
96
APPENDICE 29
Programmi della Fondazione Rotary
PROGRAMMI EDUCATIVI
Borse degli Ambasciatori
Il programma offre sussidi per soggiorni di studio all’estero a studenti che
fungono da ambasciatori dei valori Rotariani per la promozione della comprensione internazionale.
Sovvenzioni per docenti
Il programma offre sovvenzioni a docenti universitari che desiderano inuniversitari
segnare in università nei Paesi in via di sviluppo. Il programma promuove
l’intesa e lo sviluppo, rafforzando al contempo l’istruzione universitaria nei
Paesi in via di sviluppo.
Scambi di gruppi di studio Il programma consente uno scambio di gruppi di giovani professionisti non
(SGS)
Rotariani tra distretti di due diversi Paesi. I team SGS possono essere tradizionali (composti cioè da rappresentanti di varie professioni), monoprofessionali (composti cioè da rappresentanti di uno stesso campo), o umanitari,
e possono essere incentrati su problematiche regionali.
Centri rotariani di studi
Il programma offre borse di studio per un corso biennale finalizzato al conseinternazionali
guimento di un master in relazioni internazionali, pace, risoluzione dei conflitti e campi affini presso uno dei sei Centri rotariani di studi internazionali.
Corso di studi profesIl programma offre a professionisti di diversi settori l’opportunità di acquisionali sulla pace e la
sire gli strumenti di risoluzione dei conflitti necessari a promuovere la pace
risoluzione dei conflitti
e la risoluzione pacifica dei conflitti. Il curriculum di studi include sia corsi
(Chulalongkorn University) teorici che un’esperienza diretta sul campo.
SOVVENZIONI PER PROGRAMMI UMANITARI
Sovvenzioni paritarie
Sovvenzioni distrettuali
semplificate
Sovvenzioni 3-H
Sovvenzioni per servizi di
volontariato
Forniscono fondi a supporto di progetti umanitari in collaborazione con i
Rotariani di altri Paesi.
Supportano le attività di servizio o umanitarie dei distretti.
Supportano le missioni individuali dei Rotariani e dei loro coniugi condotte
per pianificare o implementare inizative umanitarie internazionali (limite
massimo di due sovvenzioni per anno per persona).
Supportano le missioni individuali dei Rotariani e dei loro coniugi, dei
Rotaractiani e di alumni qualificati della Fondazione Rotary condotte per
pianificare o implementare inizative umanitarie (limite massimo di due sovvenzioni per anno per persona).
POLIOPLUS
Sovvenzioni PolioPlus e
PolioPlus Partner
Supportano gli sforzi per l’eradicazione della polio nei Paesi in cui la malattia rimane endemica o lo è recentemente diventata, o in Paesi ad alto rischio,
attraverso le campagne d’immunizzazione nazionali, il monitoraggio della
trasmissione del poliovirus e altre attività.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – La Fondazione Rotary
97
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – La Fondazione Rotary
98
8 Pubbliche relazioni
Le pubbliche relazioni sono essenziali per il futuro del Rotary. Attraverso le
pubbliche relazioni è possibile informare le comunità di tutto il mondo sulle
iniziative attuate dall’organizzazione. Le pubbliche relazioni stimolano inoltre
i Rotariani a partecipare più attivamente alle attività di club e distretti. Le pubbliche relazioni possono assumere varie forme, dalla promozione delle attività
svolte da un partecipante, a uno scambio giovani, ad articoli sui giornali su un
progetto di club. Indipendentemente dalle differenze culturali che esistono tra
un Paese e l’altro, tutti i Rotary club hanno un pubblico con il quale devono
comunicare.
La responsabilità per lo sviluppo e l’implementazione della campagna di
pubbliche relazioni è condivisa tra i dirigenti e i soci del club (in particolare i
membri della commissione pubbliche relazioni).
Responsabilità
Il presidente eletto ha le seguenti responsabilità:
• Nominare i membri della commissione pubbliche relazioni e partecipare
alle riunioni della commissione per sviluppare un piano d’azione per la
campagna di pubbliche relazioni;
• Riesaminare le iniziative di pubbliche relazioni del club, utilizzando la
Guida alla pianificazione di club efficienti (appendice 39);
• Definire gli obiettivi per le pubbliche relazioni utilizzando la Guida alla
pianificazione di club efficienti (appendice 39);
• Assicurarsi che il club conduca progetti e attività in grado di attirare l’attenzione dei media.
Il presidente ha invece le seguenti responsabilità in relazione alle pubbliche
relazioni:
• Fungere da portavoce del club quando bisogna lavorare con i media o identificare un socio in grado di ricoprire questa posizione;
• Fornire regolarmente degli aggiornamenti a uomini d’affari, rappresentanti
dell’amministrazione civica, gruppi giovanili e ad altre organizzazioni locali
sulla missione del Rotary e sulle iniziative del club a favore della comunità;
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pubbliche relazioni
99
Programmare incontri e
attività settimanali durante
il mese della consapevolezza
del Rotary (gennaio).
• Assicurarsi che ogni socio conosca la storia del Rotary, il suo Scopo e i programmi e le attività dell’organizzazione;
• Tenere buoni rapporti con i rappresentanti dei media locali;
• Incoraggiare i soci a cercare nuove opportunità volte a migliorare l’efficacia
dell’operato del Rotary attraverso contatti personali o professionali;
• Pubblicizzare i progetti di servizio o altre attività di successo che aiutino la
gente a comprendere la missione e i traguardi del Rotary.
Un’efficace campagna di pubbliche relazioni consentirà al club di:
• Ottenere maggiore sostegno e risorse per i propri progetti;
• Allacciare nuovi rapporti con altre organizzazioni comunitarie;
• Attirare soci qualificati;
• Riconoscere gli sforzi dei Rotariani a favore della comunità.
Il pubblico può conoscere il Rotary solo se i Rotariani compiono una sforzo
collettivo volto a condividere le loro conoscenze con i non Rotariani. La creazione di un’immagine pubblica positiva del club deve avere luogo sia all’interno del club che all’interno della comunità.
Commissione per le pubbliche relazioni
La commissione di club per le pubbliche relazioni ha il compito di sviluppare e attuare un piano per fornire al pubblico informazioni sul Rotary e per
promuovere i progetti e le iniziative di club. Il presidente, in qualità di portavoce del club, aiuterà ad attuare questo piano e a valutarne continuamente
l’efficacia. La commissione pubbliche relazioni deve essere inclusa tra le cinque
commissioni permanenti del club. Il club può decidere di emendare il proprio
regolamento affinché esso rifletta le responsabilità specifiche della commissione aggiungendo, se necessario, delle sottocommissioni.
I membri della commissione devono essere Rotariani in grado di ricoprire
efficacemente il ruolo di portavoce e quindi in possesso di una conoscenza
approfondita del RI e del club. Come presidente della commissione, è consigliabile scegliere un socio con esperienza professionale nel campo pubbliche
relazioni e con conoscenze tra i media locali.
Responsabilità della commissione
• Valutare, insieme con il presidente eletto, l’attuale strategia di pubbliche
relazioni del club.
• Assistere il presidente eletto nello sviluppo della strategia di pubbliche relazioni e delle azioni necessarie per attuarla;
• Creare un elenco dei referenti dei media locali da mantenere costantemente
aggiornato;
• Rispondere rapidamente e accuratamente alle richieste di informazioni sui
progetti del club da parte dei media;
• Fornire consulenza al presidente di club su questioni legate alle pubbliche
relazioni;
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pubbliche relazioni
100
• Presentare al pubblico informazioni relative al club e al RI – storia, obiettivi
e traguardi raggiunti;
• Collaborare con i media per assicurare un’adeguata copertura delle attività
del club;
• Comunicare con le principali organizzazioni e con gli esponenti più autorevoli della comunità;
• Collaborare con il presidente della commissione distrettuale pubbliche
relazioni per mantenerlo costantemente informato su fatti che potrebbero
generare interesse anche al di fuori della comunità locale.
Fonti di supporto alternative
Tutti i soci e le commissioni di club dovrebbero collaborare per informare la
commissione pubbliche relazioni su attività che meritano essere menzionate.
Le seguenti commissioni devono sostenere il piano di pubbliche relazioni del
club:
• Commissione per lo sviluppo dell’effettivo (per cercare di reclutare come
soci rappresentanti dei media qualificati);
• Commissione per l’amministrazione del club (per sviluppare una brochure
o una pagina web e per organizzare una scheda informativa del Rotary a
favore del pubblico; per mettere a disposizione dei media locali, dei principali punti d’incontro a livello comunitario, di librerie, ospedali e scuole, la
rivista The Rotarian o una delle riviste rotariane regionali);
• Commissione progetti (per mantere la commissione per le pubbliche relazioni informata sulle attività che meritano un’adeguata copertura pubblicitaria);
• Commissione distrettuale pubbliche relazioni (per comunicare le strategie di
pubbliche relazioni di maggior successo adottate da altri club del distretto);
• Rotary International (per la fornitura di materiale e strumenti che il club
può utilizzare per incrementare la consapevolezza del Rotary all’interno
della comunità).
Componenti delle pubbliche relazioni
Una campagna efficace di pubbliche relazioni richiede tempo, impegno e
organizzazione. Il piano d’azione sviluppato dalla commissione pubbliche
relazioni prima dell’inizio dell’anno rotariano deve prendere in considerazione
le seguenti componenti: audience, strategie e strumenti, e progetti e attività da
promuovere.
Audience
Per trasmettere un’immagine positiva del Rotary alla comunità servono metodi
d’approccio studiati appositamente per i differenti gruppi sociali (la cosiddetta
audience). L’audience del Rotary comprende:
• Media locali (quotidiani, radio e televisioni);
• Dirigenti degli enti pubblici locali;
• Rappresentanti del mondo degli affari;
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pubbliche relazioni
101
•
•
•
•
•
Leader civici;
Organizzazioni attive nella comunità;
Persone direttamente interessate ai progetti di servizio del Rotary;
Studenti ed educatori;
Giornalisti specializzati che si occupano di argomenti come l’istruzione o la
sanità.
Media
Media è un termine di ampio significato che include reti televisive, quotidiani,
servizi internazionali via cavo, Internet e pubblicazioni di altre organizzazioni
e istituzioni. Tra i media rientrano inoltre:
• Pubblicazioni online;
• Pubblicazioni commerciali;
• Reti televisive via cavo gratuite;
• Talk-show e trasmissioni radiofoniche di pubblico interesse;
• Bollettini aziendali;
• Bollettini di altre organizzazioni comunitarie;
• Media non tradizionali, quali ad esempio la pubblicità per esterni.
È essenziale incoraggiare la commissione pubbliche relazioni a indirizzare ogni
storia ai media più appropriati. Ad esempio, le storie caratterizzate dalla presenza di forti elementi visivi saranno più appropriate per le reti televisive.
La competizione per gli spazi sui media è estremamente agguerrita, per questo
motivo è consigliabile suggerire al club di prendere in considerazione tutti i
tipi di media.
Comunicati stampa
Un comunicato stampa rappresenta il mezzo più comunemente usato per
inviare informazioni ai media. Il comunicato stampa può informare i media su
un determinato evento e servire da punto di partenza per la realizzazione di
una storia. Un buon comunicato stampa risponde alle domande essenziali: chi,
cosa, dove, come, quando, perché e come. Il presidente deve collaborare con
la commissione pubbliche relazioni per assicurarsi che il comunicato stampa
sia oggettivo e coinciso (non più lungo di una pagina) e che le opinioni vengano espresse sempre tra virgolette.
Scheda informativa
Una scheda informativa contiene informazioni essenziali relative al Rotary, alla
sua storia, ai suoi obiettivi e alle principali aree d’intervento. Tra i Rotariani, le
schede informative sono utilizzate per informare i nuovi soci o quelli potenziali; al di fuori del Rotary, le schede informative forniscono invece ai media
le informazioni fondamentali sul Rotary, incrementano la consapevolezza sul
Rotary e aiutano a informare il pubblico sulle attività dell’organizzazione. Le
schede informative sono prodotte direttamente dal RI e sono disponibili nel
sito web dell’organizzazione.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pubbliche relazioni
102
Eventi e attività di club considerabili come notizie
I seguenti argomenti sono considerati pubblicabili:
• Progetti o attività a favore della comunità o che rappresentino temi d’attualità nazionali o internazionali;
• Progetti internazionali sostenuti dal club o da un club di volontari locali;
• Progetti che coinvolgono i giovani locali o un esponente di spicco della
comunità;
• La presenza di un importante relatore a una riunione di club;
• Una presentazione sull’esperienza vissuta in un altro contesto culturale da
parte di un partecipante a un programma del RI o della Fondazione;
• Attività dell’Interact e del Rotaract;
• Anniversari dei club o dei programmi locali;
• Storie con un forte impatto visivo.
Ulteriori informazioni su
come avviare un programma
di pubbliche relazioni sono
disponibili nella pubblicazione Effective Public Relations:
A Guide for Rotary Clubs,
e nel sito web del RI
(www.rotary.org).
Ulteriori vie per aumentare la consapevolezza della comunità sul Rotary sono:
• Sponsorizzazione di eventi speciali (maratone, raccolte di fondi, interventi
di riciclaggio) per un programma o un’iniziativa del Rotary;
• Creazione di cartelloni da esporre all’interno della comunità, in particolare
durante eventi speciali;
• Immagini pubblicitarie da inserire in quotidiani e riviste, o da esporre su
cartelloni e bus, o all’interno di stazioni e aeroporti;
• Creazione di un rapporto di collaborazione con lo staff delle pubbliche relazioni di altre organizzazioni con le quali il club collabora;
• Incoraggiare i Rotariani ad indossare la spilla del Rotary e a parlare dell’organizzazioni nelle occasioni appropriate;
• Pubblicando informazioni sul Rotary nel calendario comunitario e nei forum online, o nel sito web di un’altra organizzazione.
Rispondere alle domande sul Rotary
Il presidente funge da portavoce del club. In questa funzione, il presidente dovrà spesso rivolgersi a un pubblico non rotariano, inclusi i media, in occasione
di eventi legati alle attività di club, eventi celebrativi, visite di club e altro ancora. È utile quindi che il presidente collabori con la commissione pubbliche
relazioni per preparare delle brevi dichiarazioni che gli consentano di illustrare
il Rotary e il club ai media.
Il premio pubbliche relazioni
del RI viene consegnato ai
club e ai distretti che sono
riusciti a ottenere una straordinaria copertura mediatica
delle attività realizzate dal
Rotary e che hanno realizzato
programmi che hanno contribuito a migliorare l’immagine
del Rotary all’interno della
loro comunità.
Il presidente deve essere preparato a rispondere a ciascuna delle seguenti domande utilizzando non più di 25 parole:
• Cos’è il Rotary?
• Chi sono i Rotariani?
• Cosa fa il Rotary?
Le risposte a queste domande devono essere positive, oggettive, specifiche e
coincise. L’appendice 32 contiene un elenco dei messaggi chiave da trasmettere rispondendo alle suddette domande.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pubbliche relazioni
103
Risorse
Risorse informative
• Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN) – suggerimenti e
strumenti per la promozione delle attività di club e per attirare l’attenzione
positiva della comunità e di potenziali nuovi soci.
• Guida alla pianificazione di club efficienti (appendice 39).
• Public Relations: Make It Work for You (269-EN) – videocassetta che illustra
l’importanza della comunicazione nell’era dell’informazione.
• Catalog del RI (019-IT).
• Questo è il Rotary (001-IT).
• Visual Identity Style Manual (547-EN).
• Che cos’è il Rotary? (419-IT).
www.rotary.org
Parole chiave per le ricerche (nel portale in lingua inglese):
• Fact Pack – schede informative sul RI e la Fondazione scaricabili gratuitamente;
• Public Relations – informazioni sulle pubbliche relazioni, includono esempi
di strategie di successo adottate in diverse parti del mondo, oltre ad altri
consigli e suggerimenti;
• PR Tips – bolletino quindicinale inviato via e-mail sulle idee per le pubbliche relazioni di club e distretti;
• RI public service announcements (PSAs) – annunci prodotti dal RI per la stampa, le reti radiofoniche e quelle televisive.
Risorse umane
• Assistente del governatore.
• Commissione distrettuale pubbliche relazioni – responsabile della supervisione di tutte le attività di pubbliche relazioni all’interno del distretto.
• Rappresentante del Supporto club e distretti.
• Staff delle pubbliche relazioni del RI – staff della sede centrale responsabile
dell’assistenza a club e distretti per le pubbliche relazioni.
Per le coordinate dei referenti fare riferimento all’Official Directory o visitare il sito web del RI. Le pubblicazioni possono essere ordinate utilizzando il
Catalogo del RI o scaricate direttamente dal sito web dell’organizzazione.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pubbliche relazioni
104
APPENDICE 31
Domande per il dibattito sul tema “Pubbliche relazioni”
Nella fase di preparazione per il seminario prendete in considerazione le seguenti domande.
Qual è il vostro ruolo nelle pubbliche relazioni del club?
Che tipo di media esistono nella vostra area?
Quali attività sono in grado di attirare l’attenzione positiva dei media sul vostro club?
In che modo potete prepararvi al ruolo di portavoce?
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pubbliche relazioni
105
APPENDICE 32
Messaggi chiave
I seguenti messaggi chiave possono essere inseriti
nel materiale per le pubbliche relazioni o utilizzando al momento di rivolgersi al pubblico.
Il Rotary è una delle più grandi organizzazioni
internazionali umanitarie al mondo.
1. I Rotariani sono uomini e donne di alta statura
morale che rappresentano ampi settori del mondo degli affari e delle professioni.
2. Il Rotary può contare su 1,2 milioni di soci in
tutto il mondo, appartenenti a 32.000 Rotary
club sparsi in 170 Paesi.
3. Il motto del Rotary è Servire al di sopra di ogni
interesse personale. L’organizzazione si preoccupa
di soddisfare i bisogni delle comunità di tutto il
mondo.
4. Il Rotary fu fondato nel 1905.
Il Rotary e la pace
Il Rotary promuove la pace e la comprensione
internazionale attraverso programmi educativi
e umanitari.
1. Il Rotary sponsorizza il più grande programma
di borse di studio finanziato privatamente al
mondo. Dall’inizio del programma, circa 34.000
studenti provenienti da 100 Paesi sono diventati
ambasciatori culturali del Rotary, utilizzando le
capacità acquisite attraverso il loro soggiorno di
studi all’estero per aiutare la loro comunità.
2. Il Rotary collabora con sette università in tutto il
mondo per offrire un programma di studi post
universitari sulla pace e la risoluzione pacifica
de conflitti. Il programma mira a formare la
prossima generazione di ambasciatori e leader
della società insegnando loro i metodi più efficaci per la prevenzione dei conflitti.
3. I Rotary club di tutto il mondo promuovono
ogni anno migliaia di progetti umanitari. Ogni
bambino a cui insegniamo a leggere, ogni
adulto a cui spieghiamo il funzionamento del
commercio, ogni parco giochi che costruiamo
rappresentano un passo importante verso la
costruzione di un mondo migliore.
4. Il Rotary aiuta a promuovere la pace affrontando
i problemi che causano instabilità e conducono
allo scoppio di nuovi conflitti (fame, povertà,
condizioni sanitarie, analfabetismo).
5. L’affiliazione al Rotary consente a individui provenienti da diversi contesti culturali e di diversa
nazionalità di stringere legami d’amicizia che
superano ogni confine e tensione.
PolioPlus
L’obiettivo filantropico primario del Rotary è
l’eradicazione della polio in tutto il mondo.
1. La polio, una malattia degenerativa e in alcuni
casi mortale, minaccia ancora i bambini di parte
dell’Africa e dell’Asia.
2. Sono sufficienti 60 centesimi (il costo del vaccino orale antipolio) per proteggere un bambino
da questa malattia per il resto della vita.
I progressi raggiunti sino ad ora sono stati
notevoli.
3. Negli anni Ottanta, 1.000 bambini al giorno
erano colpiti dalla polio. Nei due decenni in
cui il Rotary ha operato insieme ai suoi partner
globali nell’iniziativa per l’eradicazione mondiale della polio, i casi di polio sono diminuiti del
99%. Nel 2005, sono stati meno di 1.900 i casi
di polio registrati in tutto il mondo.
I Rotary club di tutto il mondo hanno contribuito alla campagna per l’eradicazione della
polio.
4. I Rotariani hanno donato il loro tempo e il loro
denaro per aiutare ad immunizzare più di due
miliardi di bambini in 122 Paesi.
5. Il Rotary è il più grande sostenitore privato
dell’iniziativa per l’eradicazione della polio. Il
Rotary mette infatti a disposizione della campagna 500 milioni di USD e migliaia di volontari.
Il Rotary continuerà a portare avanti questa
battaglia fino a quando la polio non sarà definitivamente debellata e ogni bambino sarà al
sicuro da questa terribile malattia.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pubbliche relazioni
106
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107
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pubbliche relazioni
108
9 Pianificazione annuale e a lungo
termine
Per completare i propri progetti, i club devono provvedere alla definizione dei
loro obiettivi. Gli obiettivi a lungo termine riflettono la visione che il club ha
del proprio futuro e offrono al club qualcosa su cui lavorare per i prossimi 3-5
anni. Gli obiettivi a lungo termine devono sostenere lo Scopo del Rotary e gli
elementi di un club efficace.
Il presidente eletto deve riesaminare, insieme ai dirigenti di club, gli obiettivi a
lungo termine del club. Tali obiettivi devono successivamente essere aggiornati
di pari passo con l’evoluzione del club. Tutti i soci possono offrire la propria
opinione su eventuali cambiamenti degli obiettivi a lungo termine. Se il club
non disponesse di obiettivi a lungo termine, è utile che il presidente li definisca.
Un ritiro o un’assemblea di club rappresentano un’ottima opportunità per i
soci di collaborare allo sviluppo della visione del club per il futuro. Il presidente deve collaborare con i dirigenti di club alla definizione degli obiettivi
a lungo termine, determinare quale commissione debba occuparsi specificamente di un obiettivo e stabilire quali passi sia necessario intraprendere per
raggiungere gli obiettivi prefissati.
Una panoramica del processo
di definizione degli obiettivi
è contenuta nel capitolo
2, “Identificazione degli
obiettivi”.
Prima del seminario d’istruzione dei presidenti eletti, utilizzare il modulo
Obiettivi a lungo termine – Foglio di lavoro (appendice 35) per definire gli
obiettivi del club. Naturalmente, questo modulo rappresenta soltanto l’inizio
del processo; è importante che il presidente si assicuri del fatto che il team
dirigente sostenga gli obiettivi stabiliti. Ciò garantirà un anno di servizio con
obiettivi chiari, sostenuti da tutti i soci.
Gli obiettivi annuali sostengono quelli a lungo termine. Il presidente lavorerà
sugli obiettivi annuali durante il seminario d’istruzione dei presidenti eletti
e insieme al gruppo dei dirigenti di club durante l’assemblea distrettuale. La
Guida alla pianificazione di club efficienti dispone di aree destinate agli obiettivi
annuali relative alle seguenti tematiche:
• Effettivo;
• Progetti;
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pianificazione annuale e a lungo termine
109
•
•
•
•
Fondazione Rotary;
Formazione dei dirigenti;
Pubbliche relazioni;
Amministrazione del club.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pianificazione annuale e a lungo termine
110
Completare questo foglio di lavoro PRIMA del
seminario d’istruzione dei presidenti eletti.
APPENDICE 35
Obiettivi a lungo termine – foglio di lavoro
Collaborate con i dirigenti in carica e quelli entranti sul seguente foglio di lavoro per identificare, riesaminare e aggiornare gli obiettivi a lungo termine del vostro club, e per pianificare gli interventi necessari per
raggiungerli. Questi interventi determineranno gli obiettivi annuali.
Anno Rotariano 20
-
Tra 3-5 anni, entro il 1° luglio 20
apparirà nel seguente modo:
il Rotary club di
EFFETTIVO
Obiettivo a lungo termine:
Forme d’intervento
Scadenze
PROGETTO
Obiettivo a lungo termine:
Forme d’intervento
Scadenze
FONDAZIONE ROTARY
Obiettivo a lungo termine:
Forme d’intervento
Scadenze
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pianificazione annuale e a lungo termine
111
Completare questo foglio di lavoro PRIMA del
seminario d’istruzione dei presidenti eletti.
FORMAZIONE DEI DIRIGENTI
Obiettivo a lungo termine:
Forme d’intervento
Scadenze
PUBBLICHE RELAZIONI
Obiettivo a lungo termine:
Forme d’intervento
Scadenze
AMMINISTRAZIONE DEL CLUB
Obiettivo a lungo termine:
Forme d’intervento
Scadenze
ALTRO
Obiettivo a lungo termine:
Forme d’intervento
Scadenze
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pianificazione annuale e a lungo termine
112
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MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Pianificazione annuale e a lungo termine
113
10 Documenti importanti
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
115
APPENDICE 37
Ottobre 2004
*Statuto del Rotary Club di
Art. 1 – Definizioni
Art. 5 – Riunioni
I termini indicati nel presente articolo hanno, nel presente
statuto, il significato indicato a lato, a meno che il contesto
non indichi altrimenti:
1. Riunioni ordinarie.
1. Consiglio: il consiglio direttivo del club.
2. Regolamento: il regolamento del club.
3. Consigliere: un membro del consiglio direttivo.
4. Socio: un socio attivo del club.
5. RI: il Rotary International.
6. Anno: l’anno rotariano che inizia il 1º luglio e termina
il 30 giugno.
Art. 2 – Nome
Il nome di questa associazione è Rotary Club di
(a) Giorno e ora. Il club si riunisce una volta alla settimana
nel giorno e all’ora indicati nel suo regolamento.
(b) Cambiamenti. Per validi motivi, il consiglio può rimandare una riunione a un’altra data (purché avvenga
prima di quella della riunione successiva), oppure può
spostarla a un’ora diversa dello stesso giorno o in un
luogo diverso da quello usuale.
(c) Cancellazioni. Il consiglio può cancellare una riunione
ordinaria se essa cade in un giorno di festa, in caso di
decesso di un socio o in caso di eventi eccezionali (es.
epidemie, disastri, eventi bellici). Il consiglio può cancellare al massimo quattro riunioni all’anno per cause
diverse da quelle sopra indicate, con un limite massimo di tre cancellazioni consecutive.
2. Assemblea annuale. Il regolamento stabilisce che l’assemblea annuale per l’elezione dei dirigenti avvenga entro e
non oltre il 31 dicembre.
(Membro del Rotary International)
Art. 6 – Compagine dei soci
Art. 3 – Limiti territoriali
I limiti territoriali del club sono i seguenti:
1. Requisiti generali. Il club è composto da persone adulte rispettabili con buona reputazione professionale.
2. Tipi di affiliazione. Il club ha due tipi di affiliazione: socio
attivo o socio onorario.
Art. 4 – Scopo dell’Associazione
L
o scopo del Rotary è di diffondere il valore del
servizio, motore e propulsore ideale di ogni attività.
In particolare, esso si propone di:
Primo. Promuovere e sviluppare relazioni amichevoli fra i
propri soci per renderli meglio atti a servire l’interesse generale;
Secondo. Informare ai principi della più alta rettitudine l’attività professionale e imprenditoriale, riconoscendo la dignità
di ogni occupazione utile e facendo sì che venga esercitata
nella maniera più nobile, quale mezzo per servire la collettività;
Terzo.
.
Orientare l’attività privata, professionale e pubblica di
ogni socio del club secondo l’ideale del servizio;
Quarto.
.
Propagare la comprensione reciproca, la cooperazione e la pace a livello internazionale mediante il diffondersi
nel mondo di relazioni amichevoli fra persone esercitanti diverse attività economiche e professionali, unite nel comune
proposito e nella volontà di servire.
3. Soci attivi. Può essere ammesso come socio attivo del club
chiunque sia in possesso dei requisiti indicati nell’articolo
5, comma 2 dello statuto del Rotary International.
4. Trasferimento di un ex Rotariano. Un socio può proporre
come socio attivo del club una persona proveniente da
un altro club, la cui affiliazione sia terminata in seguito
al trasferimento dell’attività professionale al di fuori della
località in cui ha sede il club originario. L’ex socio può essere anche proposto dal club di provenienza. La categoria
professionale di appartenenza di un membro che si trasferisce, non impedisce l’ammissione a socio attivo, anche se
tale ammissione viola temporaneamente i limiti numerici
di categoria.
5. Doppia affiliazione. La doppia affiliazione – a due club rotariani, a un club rotariano e a uno rotaractiano, o come socio attivo e onorario di uno stesso club – non è consentita.
6. Soci onorari.
(a) Requisiti. Possono essere ammessi come soci onorari
del club, per un periodo stabilito dal consiglio, persone che si siano distinte al servizio degli ideali rotariani.
Tali persone possono essere soci onorari di più di un
club.
(b) Diritti e privilegi. I soci onorari sono esenti dal pagamento della quota d’ammissione e delle quote sociali, non
hanno diritto di voto, non possono ricoprire cariche
* Il regolamento del Rotary International stabilisce che ogni club ammesso al RI adotti il presente statuto tipo.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
117
all’interno del club e non rappresentano alcuna categoria professionale, ma hanno il diritto di partecipare
a tutte le riunioni e di godere di ogni altro privilegio.
L’unico diritto e privilegio di cui i soci onorari godono
presso un altro club, è quello di visitarlo senza essere
invitati da un Rotariano.
7. Titolari di cariche pubbliche. I soci che assumano una carica pubblica a termine, continueranno a rappresentare la
categoria originale anziché quella della carica a termine.
Fanno eccezione alla regola le cariche giudiziarie e quelle
presso istituzioni di istruzione di vario livello.
8. Impiego presso il Rotary International. Possono essere soci del
club anche i dipendenti del RI.
Art. 7 – Classificazione
professionale
1. Provvedimenti generali.
(a) Attività principale. Ogni socio appartiene a una categoria in base alla sua attività professionale. La categoria è
quella che descrive l’attività principale del socio o dell’impresa, società o ente di cui fa parte.
(b) Rettifiche. Se le circostanze lo richiedono, il consiglio
direttivo può rettificare o adattare la categoria di appartenenza di un socio. In tal caso, il socio deve essere informato della modifica e ha diritto a esprimere il
proprio parere in proposito.
2. Restrizioni. Il club non può ammettere un nuovo socio attivo in una categoria che sia già rappresentata da cinque
o più soci, a meno che il club non abbia più di 50 soci,
nel qual caso può ammettere un nuovo socio attivo in una
categoria, purché il numero dei suoi rappresentanti non
superi il 10% dei soci attivi del club. Il numero complessivo
dei rappresentanti di una categoria non include i soci pensionati. La categoria di appartenenza di un membro che
si trasferisce, non impedisce l’ammissione a socio attivo,
anche se tale ammissione viola temporaneamente i limiti
numerici di categoria. Se un socio cambia categoria, può
mantenere la propria affiliazione al club nella nuova categoria indipendentemente da queste restrizioni.
altra riunione convocata con l’approvazione del
Consiglio centrale del RI (o del presidente del RI
che agisca per conto del Consiglio centrale), a un
congresso multizonale del Rotary, a una riunione di
una commissione del RI, a un congresso distrettuale, a un’assemblea distrettuale, a una qualsiasi riunione distrettuale convocata dal Consiglio centrale
del RI, alla riunione di una commissione distrettuale convocata dal governatore, o a una riunione
intracittadina di club regolarmente annunciata;
(4) si presenta all’ora e nel luogo in cui avvengono di
consueto le riunioni di un altro club, con l’intenzione di parteciparvi, ma non può perché la riunione non ha luogo;
(5) partecipa a un progetto di servizio del club, o a un
evento o incontro sponsorizzato dal club e autorizzato dal suo consiglio;
(6) partecipa a una riunione del consiglio o, se autorizzato dal medesimo, alla riunione di una commissione cui sia stato assegnato;
(7) partecipa tramite un sito web del club a un’attività
interattiva che richieda almeno 30 minuti di partecipazione.
Qualora un socio si trovi al di fuori del Paese in cui
risiede per più di quattordici (14) giorni, i limiti temporali non sono applicabili, così da permettere al socio
di prender parte, in qualsiasi momento, alle riunioni
nel Paese in cui si trova, che saranno considerate un
valido recupero di quelle cui non ha potuto prender
parte durante il soggiorno all’estero.
(b) Se al momento della riunione, il socio si trova:
(1) in viaggio verso o da una delle riunioni indicate
alla lettera (a) (3) del presente comma;
(2) in servizio nella qualità di dirigente, membro di
una commissione del RI o amministratore della
Fondazione Rotary;
(3) in servizio nella qualità di rappresentante speciale
del governatore distrettuale in occasione della formazione di un nuovo club;
Art. 8 – Assiduità
(4) in viaggio per affari rotariani, in rappresentanza
del RI;
1. Provvedimenti generali. Ogni socio del club è tenuto a partecipare alle riunioni ordinarie dello stesso. Un socio è considerato presente a una riunione ordinaria se vi partecipa
per almeno il 60% della sua durata, o se, dovendo assentarsi improvvisamente dalla riunione, in seguito dimostra
al consiglio in maniera soddisfacente per questo, che l’assenza è dovuta a motivi validi, ovvero se recupera in uno
dei modi seguenti:
(5) direttamente e attivamente impegnato in un progetto di servizio sponsorizzato dal distretto, dal
RI o dalla Fondazione Rotary in una zona remota in cui non esista la possibilità di compensare
l’assenza;
(a) Se entro quattordici (14) giorni prima o dopo la riunione cui non può partecipare, il socio
(1) partecipa per almeno il 60% del tempo alla riunione
ordinaria di un altro club o di un club provvisorio;
(2) partecipa alla riunione ordinaria di un club Rotaract
o Interact, di un Gruppo rotariano comunitario, o
di un club Rotaract o Interact provvisorio, o di un
Gruppo rotariano comunitario provvisorio;
(3) partecipa a un congresso del RI, a un Consiglio
di legislazione, a un’assemblea internazionale, a
un seminario del Rotary per dirigenti attuali, ex
dirigenti e dirigenti entranti del RI, o a qualsiasi
(6) impegnato in attività rotariane debitamente autorizzate dal consiglio, che non consentano la partecipazione alla riunione.
2. Assenze prolungate per trasferte di lavoro. Se il socio, trovandosi in trasferta dal Paese in cui risiede per un prolungato
periodo di tempo, partecipa alle riunioni di un club locale,
a seguito di accordo fra quest’ultimo e il proprio club.
3. Assenze giustificate. L’assenza di un socio si considera giustificata se:
(a) tale assenza si verifica in conformità con le condizioni e le circostanze approvate dal consiglio. Il consiglio
può giustificare l’assenza di un socio per motivi che
considera validi e sufficienti.
2
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
118
(b) l’età del socio e i suoi anni di affiliazione a uno o più
club, combinati insieme, equivalgono a un minimo di
85 anni e il socio abbia comunicato per iscritto al segretario del club il proprio desiderio di essere esentato,
ottenendo il permesso del consiglio.
4. Assenze dei dirigenti del RI. L’assenza di un socio è giustificata se il socio è dirigente del RI.
un rappresentante del club incaricato di informarlo sui
lavori. In caso non venga eseguita nessuna delle summenzionate procedure, il presidente entrante non può
essere presidente del club.
Art. 10 – Quote sociali
5. Registri delle presenze. Un socio le cui assenze sono giustificate in base a quanto indicato dai comma 3 e 4 del presente articolo, non è considerato ai fini del computo delle
presenze e delle assenze alle riunioni del club.
Ogni socio è tenuto a pagare una quota di ammissione e
quote sociali annuali, come stabilito dal regolamento, con
l’eccezione dei soci provenienti da altri club, i quali, se ammessi al club, non devono pagare una seconda quota di ammissione (art. 6, comma 4).
Art. 9 – Consiglieri e dirigenti
Art. 11 – Durata dell’affiliazione
1. Organo direttivo. L’organo direttivo del club è il consiglio
direttivo, costituito e composto in conformità al regolamento del club.
1. Durata. L’affiliazione al club dura fintanto che esiste il club,
salvo cessazione secondo le disposizioni che seguono.
2. Autorità. L’autorità del consiglio si estende a tutti i dirigenti e alle commissioni e, se ha motivi validi, può dichiarare vacante un ufficio.
3. Decisioni del consiglio. Le decisioni del consiglio in merito a
qualsiasi aspetto dell’attività del club hanno carattere definitivo e contro di esse è ammesso unicamente l’appello al
club. Tuttavia, nel caso in cui il consiglio decida di revocare
l’affiliazione di un socio, l’interessato può, conformemente all’articolo 11, comma 6, fare appello al club, richiedere
la mediazione o avvalersi della clausola arbitrale. In caso di
appello, una decisione può essere annullata solo dal voto
dei due terzi dei soci presenti a una riunione ordinaria in
cui sia presente il numero legale dei partecipanti, purché
la presentazione dell’appello sia stata comunicata dal segretario a ogni socio del club almeno cinque (5) giorni
prima della riunione. In caso di appello, la decisione del
club ha valore definitivo.
4. Dirigenti. I dirigenti del club sono: il presidente, il presidente entrante e uno o più vicepresidenti, il segretario, il
tesoriere e il prefetto. Presidente, presidente entrante e vicepresidenti sono membri di diritto del consiglio, mentre
segretario, tesoriere e prefetto possono esserlo o meno, a
seconda di quanto stabilito dal regolamento del club.
5. Elezione dei dirigenti.
(a) Mandato dei dirigenti (presidente escluso). I dirigenti sono
eletti in base a quanto stabilito dal regolamento del
club e, tranne il presidente, entrano in carica il 1º luglio
immediatamente successivo alla loro elezione e restano in carica per il periodo previsto per la stessa, o fino
all’elezione e all’insediamento dei loro successori.
(b) Mandato presidenziale. Il presidente è eletto in base a
quanto stabilito dal regolamento del club, non oltre
due (2) anni e non meno di diciotto (18) mesi prima
del giorno in cui deve entrare in carica. Il presidente ha l’incarico di presidente entrante durante l’anno
immediatamente precedente a quello per cui è stato
eletto presidente. Il mandato presidenziale dura un
(1) anno, dal 1º luglio al 30 giugno successivo o fino
all’elezione e all’insediamento di un successore.
(c) Requisiti. Tutti i dirigenti e i membri del consiglio devono essere soci in regola del club. Il presidente entrante deve partecipare al seminario d’istruzione dei
presidenti entranti e all’assemblea distrettuale, a meno
che non ne sia dispensato dal governatore entrante. In
tal caso, il presidente entrante deve inviare in sua vece
2. Cessazione automatica.
(a) Requisiti. Un socio cessa automaticamente di far parte
del club quando non soddisfa più i requisiti di appartenenza.
Va però evidenziato che:
(1) il consiglio può concedere a un socio che si trasferisca al di fuori della località in cui ha sede il club,
un permesso speciale non superiore a un (1) anno,
per consentirgli di visitare un club nella località in
cui si trasferisce e farvisi conoscere, purché il socio
continui a soddisfare tutti i requisiti di appartenenza al club;
(2) il consiglio può consentire a un socio che si trasferisca al di fuori della località in cui ha sede il club
di mantenerne l’affiliazione, purché il socio continui a soddisfare tutti i requisiti di appartenenza al
club.
(b) Riammissione. Un socio la cui affiliazione cessi per
uno dei motivi esposti alla lettera (a) può presentare
domanda di riammissione, mantenendo la categoria
precedente o richiedendone una nuova, senza dover
pagare una seconda quota di ammissione.
(c) Cessazione dell’affiliazione come socio onorario. Un socio
onorario cessa automaticamente di essere tale al termine del periodo stabilito dal consiglio per tale affiliazione. Il consiglio può tuttavia estendere detto periodo,
come può anche revocare l’affiliazione onoraria in
qualsiasi momento.
3. Cessazione per morosità.
(a) Procedura. Un socio che non abbia pagato le quote dovute entro i 30 giorni successivi alla scadenza, è invitato
a versarle dal segretario mediante un sollecito scritto,
inviato all’ultimo indirizzo noto. Se il pagamento non
avviene entro 10 giorni dalla data del sollecito, il consiglio può, a propria discrezione, revocare l’affiliazione
del socio.
(b) Riammissione. Il consiglio può riammettere un socio
che abbia perso l’affiliazione al club, previa domanda
e pagamento di tutte le somme dovute. Nessun socio,
tuttavia, può essere riammesso come socio attivo se
la propria categoria è stata nel frattempo occupata
(art. 7, comma 2).
3
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
119
4. Cessazione per assenza abituale.
(a) Percentuali di assiduità. Un socio deve
(1) partecipare ad almeno il 60% delle riunioni ordinarie del club, in ciascun semestre;
(2) partecipare ad almeno il 30% delle riunioni ordinarie del proprio club in ciascun semestre. I soci
che non soddisfano questi requisiti perderanno
l’affiliazione al club, a meno che non siano dispensati dal consiglio per motivi validi.
(b) Assenze consecutive. Un socio che risulti assente a quattro riunioni consecutive e che non sia dispensato dal
consiglio per validi motivi o in base a quanto stabilito all’articolo 8, comma 3 o 4, deve essere informato
dal consiglio che la sua assenza può essere interpretata come rinuncia all’affiliazione al club. Dopodiché il
consiglio può, a maggioranza, revocare l’affiliazione.
5. Cessazione per altri motivi.
(a) Motivi validi. Il consiglio può, a una riunione convocata per l’occasione, revocare l’affiliazione di qualsiasi
socio che non soddisfi più i requisiti richiesti per l’appartenenza al club, o per altri validi motivi, mediante il
voto di almeno due terzi dei suoi membri.
(b) Preavviso. Prima dell’intervento indicato alla lettera (a)
del presente comma, il consiglio deve informare il socio delle proprie intenzioni, con un preavviso scritto
di almeno dieci (10) giorni, dandogli la possibilità di
rispondere per iscritto. Il socio ha inoltre diritto ad
esporre di persona le proprie ragioni davanti al consiglio. Il preavviso va recapitato di persona o mediante
raccomandata all’ultimo indirizzo noto del socio.
(c) Sospensione della categoria. Una volta che il consiglio ha
revocato l’affiliazione di un socio per i motivi esposti
nel presente comma, il club non può ammettere un
altro socio nella stessa categoria dell’ex socio fintanto
che non sia scaduto il termine per proporre appello e
non sia stata annunciata la decisione del club o degli
arbitri.
6. Diritto di appello o cessazione per decisione arbitrale.
(a) Preavviso. Entro sette (7) giorni dalla decisione del consiglio di revocare l’affiliazione, il segretario deve inviare al socio la comunicazione scritta della decisione. Il
socio ha quindi quattordici (14) giorni per comunicare
per iscritto al segretario la propria intenzione di appellarsi al club o di richiedere una mediazione o arbitrato,
come stabilito dall’articolo 15.
(b) Riunione per la discussione sull’appello. In caso di appello,
il consiglio decide la data della riunione ordinaria del
club in cui questo va discusso, riunione che deve tenersi entro ventuno (21) giorni dalla ricezione dell’appello. Ogni socio deve essere informato dell’argomento
specifico della riunione con almeno cinque (5) giorni
di anticipo. A tale riunione sono ammessi solo i soci del
club.
(c) Mediazione o arbitrato. La procedura usata per la mediazione o l’arbitrato è quella indicata nell’articolo 15.
(d) Appello. In caso di appello, la decisione del club ha carattere definitivo per tutte le parti e non è soggetta ad
arbitrato.
(e) Decisione arbitrale. In caso di arbitrato, la decisione degli
arbitri o, se gli arbitri non raggiungono un accordo,
del terzo arbitro, ha carattere definitivo per tutte le
parti e non è soggetta ad appello.
(f) Mediazione non riuscita: nel caso la mediazione non abbia successo, il socio può proporre appello al club o
richiedere l’arbitrato secondo quanto sopra indicato.
7. Decisioni del consiglio. La decisione del consiglio diventa
definitiva in mancanza di appello al club o di richiesta di
arbitrato.
8. Dimissioni. Le dimissioni di un socio dal club devono essere comunicate per iscritto al presidente o al segretario, e
sono accettate dal consiglio a condizione che il socio sia in
regola con il pagamento delle somme spettanti al club.
9. Perdita dei diritti relativi al patrimonio sociale. Un socio che
cessi, per qualsiasi motivo, di appartenere al club, perde
ogni diritto sui fondi o altri beni appartenenti al club.
Art. 12 – Affari locali, nazionali e
internazionali
1. Argomenti appropriati. Il benessere generale della comunità
locale, della nazione e del mondo interessa naturalmente i
soci del club; ogni questione pubblica che abbia a che fare
con tale benessere può essere oggetto di analisi e discussione alle riunioni del club, in modo che i soci possano
farsi un’opinione personale. Ciò nonostante, il club non
deve esprimere opinioni in merito a questioni pubbliche
controverse.
2. Neutralità. Il club non appoggia o raccomanda candidati
a cariche pubbliche, né discute durante le sue riunioni i
meriti o i difetti di tali candidati.
3. Apoliticità.
(a) Comunicati e giudizi. Il club non può adottare né diffondere comunicati o giudizi, né prendere decisioni in
merito a questioni o problemi internazionali di natura
politica.
(b) Appelli. Il club non può rivolgere appelli a club, popoli
o governi, né diffondere lettere, discorsi o programmi
per la risoluzione di problemi internazionali specifici
di natura politica.
4. Celebrazione delle origini del Rotary. La settimana in cui ricorre l’anniversario della fondazione del Rotary (23 febbraio)
è stata designata Settimana della pace e della comprensione mondiale. Durante questa settimana, il club festeggia il
servizio reso dal Rotary, riflette sui risultati conseguiti in
passato e si concentra sui programmi intesi a promuovere
la pace, la comprensione e la cooperazione a livello locale
e globale.
Art. 13 – Riviste rotariane
1. Abbonamento obbligatorio. A meno che il club non sia stato
dispensato dal Consiglio centrale dall’osservare gli obblighi stabiliti nel presente articolo secondo quanto previsto
dal regolamento del RI, ogni socio deve abbonarsi alla rivista ufficiale del Rotary International, o a una rivista rotariana approvata e prescritta per il club dal Consiglio centrale
per la durata dell’affiliazione. L’abbonamento va pagato
ogni sei (6) mesi, fintanto che dura l’affiliazione del socio
al club e fino al termine del semestre in cui il socio cessi di
far parte del club.
4
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
120
2. Riscossione. Il club ha il compito di riscuotere gli importi
relativi agli abbonamenti dei soci per semestre anticipato
e di trasmetterli alla segreteria generale del RI o all’ufficio
della pubblicazione rotariana locale, in base a quanto stabilito dal Consiglio centrale.
Art. 14 – Accettazione dello scopo
e osservanza dello statuto e del
regolamento
Il socio ha diritto ai privilegi del club solamente dietro il
pagamento della quota di ammissione e delle quote sociali, pagamento che comporta l’accettazione dei principi del
Rotary, quali sono espressi nello scopo dell’associazione e
l’impegno ad osservare lo statuto e il regolamento di questo
club e ad esserne vincolato. Nessun socio può essere dispensato dall’osservanza dello statuto e del regolamento adducendo la scusa di non averne ricevuta copia.
Art. 15 – Arbitrato e Mediazione
1. Controversie. In caso di controversia tra un socio o un ex socio e il club, un suo dirigente o il consiglio, riguardo a una
questione che non sia una decisione del consiglio e che
non possa essere risolta mediante la procedura prevista in
questi casi, la controversia può essere risolta, su richiesta di
una parte indirizzata al segretario, mediante l’intervento
di un mediatore o il deferimento ad un collegio arbitrale.
2. Data per lo svolgimento della mediazione o dell’arbitrato. In caso
di richiesta di mediazione o di arbitrato, il consiglio, dopo
aver sentito le parti interessate, deve indicare una data per
il suo svolgimento non oltre 21 giorni dalla ricezione della
richiesta.
3. Mediazione. La mediazione si svolge secondo la procedura
riconosciuta da un ente competente o raccomandata da
un organo di mediazione che vanti esperienza in mediazione di controversie ovvero che sia raccomandata dalle linee guida del Consiglio centrale del Rotary International o
del Consiglio di amministrazione della Fondazione Rotary.
Solamente un socio di un club può essere nominato come
mediatore. Il club può richiedere che sia il governatore del
distretto o un suo rappresentante a nominare un mediatore, sempre socio di un club, che abbia le capacità e l’esperienza necessaria.
5. Decisione degli arbitri o del terzo arbitro. Se viene richiesto l’arbitrato, la decisione degli arbitri, o, in caso di disaccordo,
quella del terzo arbitro, è finale e vincolante per le parti, e
contro di essa non è ammesso appello.
Art. 16 – Regolamento
Questo club deve adottare un regolamento che non sia in
contrasto con lo statuto o il regolamento del RI, con le norme specifiche di una zona nel caso siano state determinate
dal RI e con il presente statuto. Detto regolamento può incorporare provvedimenti supplementari e può essere emendato secondo le disposizioni in esso contenute.
Art. 17 – Interpretazione
L’uso del termine “posta”, in qualsiasi forma, derivazione e
combinazione appaia nel presente statuto, implica l’uso sia
della posta tradizionale che di quella elettronica (e-mail),
quest’ultima intesa come mezzo per ridurre i costi e ottimizzare i tempi di risposta.
Art. 18 – Emendamenti
1. Modalità. Salvo per quanto stabilito al successivo comma 2,
il presente statuto può essere emendato solo dal consiglio
di legislazione nel modo stabilito dal regolamento del RI
per l’emendamento del medesimo.
2. Emendamento degli articoli 2 e 3. Gli articoli 2 (Nome) e 3
(Limiti territoriali) del presente statuto possono essere
emendati in qualunque riunione ordinaria del club cui sia
presente il numero legale, mediante voto affermativo dei
due terzi dei soci presenti e votanti, a condizione che la
proposta di emendamento sia stata comunicata per iscritto
a tutti i soci almeno dieci (10) giorni prima della riunione,
e che tale emendamento venga approvato dal Consiglio
centrale del RI. L’emendamento entra in vigore solo dopo
tale approvazione.
(a) Risultato della mediazione. Il risultato o le decisioni concordate tra le parti come conseguenza della mediazione, vanno trascritte e una copia di esse va conservata
da ciascuna delle parti e dal mediatore, mentre una va
inviata al consiglio, e conservata a cura del segretario.
Va anche preparata una dichiarazione riepilogativa del
risultato concordato dalle parti coinvolte per informarne il club. Ciascuna parte, tramite il presidente o il
segretario, può richiedere un’ulteriore mediazione se
l’altra parte non mantenga quanto concordato.
(b) Mancato raggiungimento della mediazione. Se la mediazione non riesce, le parti possono chiedere l’arbitrato
secondo quanto indicato dal comma 1 del presente articolo.
4. Arbitrato. In caso di richiesta di arbitrato, ciascuna parte
nomina un arbitro, e questi due nominano il terzo arbitro.
Solo chi sia socio di un club può essere nominato arbitro
o terzo arbitro.
012A-IT—(1004)
5
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
121
APPENDICE 38
Novembre 2004
Regolamento tipo dei Rotary Club
*Regolamento del Rotary Club di
Articolo 1 Definizioni
1. Consiglio:
il consiglio direttivo del club.
4. Se vengono a mancare membri nel consiglio direttivo
entrante o in qualsiasi altro ufficio designato, il consiglio
entrante provvede alla sostituzione.
2. Consigliere: un membro del consiglio direttivo.
3. Socio:
un socio attivo del club.
Articolo 4 Compiti dei dirigenti
4. RI:
il Rotary International.
5. Anno:
l’anno rotariano che inizia il 1º luglio.
1. Presidente. Ha il compito di presiedere le riunioni del club
e del consiglio direttivo e di svolgere le altre mansioni normalmente connesse al suo incarico.
Articolo 2
Consiglio direttivo
L’organo amministrativo di questo club è il consiglio direttivo, costituito da
soci del club, e cioè
consiglieri eletti ai sensi dell’articolo 3, primo paragrafo del
presente regolamento, e dal presidente, dal vicepresidente,
dal presidente entrante (o dal presidente designato se non
è stato eletto il successore), dal segretario, dal tesoriere e
dall’ultimo past presidente.
Articolo 3
Elezione dei consiglieri e
dei dirigenti
1. A una riunione ordinaria, un mese prima di quella prevista per l’elezione dei dirigenti, il presidente della riunione
invita i soci del club a designare i candidati a presidente,
vicepresidente, segretario, tesoriere e
consiglieri.
Le candidature possono essere presentate da un’apposita
commissione, dai soci del club presenti alla riunione o da
entrambi, a seconda di quanto stabilito dal club. Qualora
si decida di costituire una commissione per le candidature, tale commissione è nominata secondo quanto disposto
dal club. I nomi dei candidati sono scritti su una scheda
in ordine alfabetico a fianco di ogni carica e sottoposti al
voto della riunione annuale. I candidati a presidente, vicepresidente, segretario e tesoriere che abbiano raccolto la
maggioranza dei voti sono dichiarati eletti alle rispettive cariche. I
candidati al consiglio che abbiano raccolto la maggioranza dei voti sono dichiarati eletti consiglieri.
Il presidente così eletto entra a far parte del consiglio direttivo in qualità di presidente designato per l’anno che inizia
il 1º luglio immediatamente successivo alla sua elezione, e
assume l’incarico di presidente il 1º luglio immediatamente successivo a tale anno. Il presidente designato assume il
titolo di presidente entrante al momento della nomina di
un successore.
2. I dirigenti e i consiglieri così eletti formano il consiglio
direttivo, insieme all’ultimo past presidente. Entro una settimana dalla sua elezione, il consiglio direttivo si riunisce
ed elegge a prefetto un socio del club.
3. Se vengono a mancare membri nel consiglio direttivo o in
qualsiasi altro ufficio, i consiglieri residui provvedono alla
sostituzione.
2. Presidente entrante. Partecipa al consiglio direttivo del club
e svolge le altre mansioni affidategli dal presidente del
club o dal consiglio stesso.
3. Vicepresidente. Ha il compito di presiedere le riunioni del
club e del consiglio direttivo in assenza del presidente, e
di svolgere le altre mansioni normalmente connesse al suo
incarico.
4. Segretario. Ha il compito di: tenere aggiornato l’albo dei
soci; registrare le presenze alle riunioni; diramare le convocazioni alle riunioni del club, del consiglio direttivo e
delle commissioni; redigere e conservare i verbali di tali
riunioni; compilare i rapporti richiesti dal RI, inclusi i rapporti semestrali al 1º luglio e al 1º gennaio di ogni anno,
come pure i rapporti parziali al 1º ottobre e al 1º aprile
per ogni socio attivo ammesso dopo l’inizio del semestre
luglio-dicembre o gennaio-giugno; compilare i rapporti sui
mutamenti della compagine dei soci; fornire il rapporto
mensile di assiduità, da trasmettere al governatore distrettuale entro i 15 giorni successivi all’ultima riunione del
mese; riscuotere e trasmettere al RI l’importo relativo agli
abbonamenti alla rivista ufficiale; svolgere le altre mansioni normalmente connesse al suo incarico.
5. Tesoriere. Ha il compito di custodire i fondi, dando rendiconto al club ogni anno e in qualsiasi altro momento gli
venga richiesto dal consiglio e di svolgere le altre mansioni
connesse al suo incarico. Al termine dell’incarico, il tesoriere deve consegnare al tesoriere entrante o al presidente tutti i fondi, i libri contabili o qualsiasi altro bene del
club.
6. Prefetto. Svolge le mansioni normalmente connesse con
questo incarico e altre eventualmente decise dal presidente o dal consiglio direttivo.
Articolo 5 Riunioni
1. Riunione annuale. La riunione annuale del club si tiene il
di ogni anno. In tale occasione sono eletti i dirigenti e i consiglieri per l’anno successivo.
(N.B. L’articolo 5, par. 2 dello statuto tipo del Rotary club stabilisce
che “La riunione annuale per l’elezione dei dirigenti si deve tenere
entro il 31 dicembre…”)
*N.B. Questa proposta di regolamento non ha valore vincolante; pertanto può essere modificata dai Rotary club per adattarsi a specifiche necessità,
purché tali modifiche non violino lo statuto, il regolamento o il codice di condotta del Rotary International. In caso di dubbi, la proposta di modifica
deve essere presentata al segretario generale perché venga esaminata dal Consiglio centrale del RI.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
122
2. La riunione settimanale del club si tiene il giorno
alle ore
.
In caso di cambiamenti o di cancellazione, i soci vanno
informati in anticipo. Alla riunione ogni socio in regola,
tranne quelli onorari (o dispensati dal consiglio direttivo
del club, in conformità con quanto stabilito all’articolo 8,
par. 3 e 4 dello statuto tipo), viene considerato presente o
assente nella misura in cui la sua presenza si estenda o no
ad almeno il sessanta percento (60%) della durata della
riunione, presso questo o qualsiasi altro club, o nella misura eventualmente stabilita da un altro criterio indicato
all’articolo 8, par. 1 e 2 dello statuto tipo del club.
Relazioni pubbliche del
club
Incaricata di mantenere i contatti con l’esterno e di promuovere
i progetti e le attività del club.
Amministrazione del club Svolge attività collegate con il
funzionamento del club.
Progetti
Si occupa della preparazione e
messa in opera di progetti educativi, umanitari e di formazione
a livello locale e internazionale.
Fondazione Rotary
Sviluppa un piano d’azione a sostegno della Fondazione Rotary,
sia dal punto di vista finanziario
che con la partecipazione attiva
dei soci ai programmi umanitari.
3. Sia per la riunione annuale che per le riunioni ordinarie
settimanali, il numero legale è rappresentato da un terzo
dei soci.
4. Le riunioni ordinarie del consiglio direttivo si svolgono il
di ogni mese. Riunioni straordinarie sono convocate con congruo preavviso dal presidente ogni qualvolta
lo ritenga necessario ovvero su richiesta di due (2) consiglieri.
Il club può istituire anche altre commissioni ritenute necessarie.
5. Perché le riunioni del consiglio direttivo siano valide deve
essere presente la maggioranza dei consiglieri.
(b) Ogni commissione svolge le mansioni previste dal
regolamento e quelle supplementari eventualmente
assegnatele dal presidente o dal consiglio direttivo. A
meno che non siano investite di particolari poteri dal
consiglio, le commissioni non possono prendere iniziative prima di aver presentato in merito una relazione al
consiglio e di averne ricevuta l’approvazione.
Articolo 6
Quote sociali
1. Ogni socio del club, per potersi considerare tale, deve versare la quota di ammissione di
.
2. La quota sociale annua di
è pagabile in due rate
semestrali, il 1º luglio e il 1º gennaio. Una parte di tale
quota va in favore dell’abbonamento annuale alla rivista
ufficiale del RI.
Articolo 7
Sistema di votazione
(a) Il presidente è membro di diritto di tutte le commissioni e come tale, gode di tutti i diritti derivanti da tale
partecipazione.
(c) Il presidente della commissione (preferibilmente un
socio che abbia maturato esperienza come membro
della commissione) è responsabile del regolare andamento e delle attività della commissione, deve controllarne e coordinarne i lavori e deve comunicare al
consiglio le attività svolte.
Ciò che riguarda il club va discusso a voce, ad eccezione dell’elezione dei dirigenti e dei consiglieri, che deve avvenire
mediante scrutinio segreto. Il consiglio può determinare
che una specifica decisione sia presa a scrutinio segreto e
non a voce.
(N.B. Le commissioni sopra indicate sono in armonia con il piano
direttivo distrettuale e di club. I Rotary club hanno comunque la
facoltà di creare le commissioni necessarie a facilitare le attività di
volontariato e socializzazione; un elenco esemplificativo si trova nel
Manuale delle commissioni di club.)
Articolo 8
Articolo 10
Compiti delle commissioni
Quattro vie d’azione
Le quattro vie d’azione (azione interna, di pubblico interesse, professionale e internazionale) costituiscono il fondamento teorico e pratico della vita del club.
Articolo 9
Commissioni
Le commissioni si occupano di portare a termine gli obiettivi annuali e a lungo termine del club, in base alle quattro
vie d’azione del Rotary. Il presidente entrante, il presidente
e l’ultimo past presidente del club devono collaborare per
assicurarne la continuità amministrativa; per questo stesso
motivo, ogniqualvolta possibile i componenti di una commissione devono rimanere in carica per tre anni. Il presidente entrante è responsabile della nomina dei presidenti e dei
membri delle commissioni quando vi siano posti vacanti, e
deve riunirsi con le commissioni all’inizio del suo mandato
per pianificare insieme le attività del club. Le commissioni
ordinarie sono le seguenti:
Compagine dei soci
I compiti delle commissioni sono determinati e modificati
dal presidente in carica in base ai documenti rilevanti del
RI. La commissione programmi deve fare in modo che i
progetti per l’anno sociale si svolgano nella sfera dell’azione
professionale, dell’azione d’interesse pubblico e dell’azione
internazionale.
Ciascuna commissione deve avere un mandato specifico,
obiettivi chiaramente delineati e un piano d’azione che
deve essere stabilito all’inizio dell’anno. Deve essere compito principale del presidente entrante proporre raccomandazioni per quanto riguarda le commissioni, il loro mandato e
gli obiettivi del club nonché i progetti da sottoporre al consiglio prima dell’inizio dell’anno, come sopra indicato.
Incaricata di preparare e mettere
in atto un piano omnicomprensivo per l’ammissione al club e la
conservazione dell’effettivo.
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
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Articolo 11 Dispense
I soci che presentino al consiglio una domanda scritta, motivata da ragioni valide e sufficienti, possono ottenere un
permesso che li dispensi dall’obbligo di partecipare alle riunioni del club per un determinato periodo di tempo.
(N.B. Tale permesso evita al socio di perdere la propria appartenenza
al club, ma non consente di compensare le riunioni mancate dallo
stesso. Il socio dispensato, che non partecipi alla riunione settimanale di un altro club, risulta assente, a meno che la sua assenza,
autorizzata in base al disposto dell’articolo 8, par. 3 o 4 dello statuto
tipo, non possa essere considerata ai fini del computo delle presenze
alle riunioni del club.)
Articolo 12
Finanze
1. Prima dell’inizio di ogni anno fiscale, il consiglio prepara
un preventivo delle entrate e delle uscite per l’anno in questione. Questo preventivo rappresenta il limite massimo
di spesa per le rispettive voci, salvo diversa decisione del
consiglio. Il preventivo deve essere diviso in due parti: una
riguardante l’amministrazione del club, e una riguardante
i progetti di volontariato.
2. Il tesoriere deve depositare tutti i fondi del club in una
banca designata dal consiglio. I fondi devono essere divisi
in due parti: amministrazione del club e progetti di volontariato.
3. Tutte le fatture devono essere pagate dal tesoriere o da
altri dirigenti autorizzati solo dietro approvazione di altri
due dirigenti o consiglieri.
4. Una volta l’anno, tutte le operazioni finanziarie del club
devono essere sottoposte a un’accurata revisione contabile
condotta da una persona qualificata.
5. I dirigenti che siano incaricati o controllino i fondi del
club devono prestare cauzione, qualora lo richieda il consiglio; le spese relative all’operazione sono a carico del
club.
6. L’anno finanziario del club comincia il 1º luglio e termina
il 30 giugno, e per la riscossione delle quote sociali viene
diviso in due (2) semestri che vanno rispettivamente dal
1º luglio al 31 dicembre e dal 1º gennaio al 30 giugno. Il
pagamento delle quote pro capite e degli abbonamenti
alla rivista ufficiale vanno effettuati entro il 1º luglio e il
1º gennaio di ogni anno, in base al numero dei soci del
club alle date sopra indicate.
4. Se la decisione del consiglio è favorevole, al candidato
vengono comunicati gli obiettivi del Rotary, come anche i
privilegi e le responsabilità derivanti dall’ammissione, dopodiché viene invitato a firmare il modulo di iscrizione e
a fornire i propri dati e la categoria proposta perché siano
comunicati al club.
5. Se entro sette (7) giorni dalla pubblicazione dei suddetti
dati il consiglio non riceve per iscritto obiezioni motivate
dai soci attivi del club, il candidato viene ammesso al club
dietro il pagamento della quota d’ammissione prevista dal
regolamento (a meno che non sia proposto come socio
onorario).
Qualora fossero presentate obiezioni, il consiglio deve
esprimersi al riguardo alla riunione successiva. Se la candidatura fosse approvata nonostante le obiezioni, il candidato viene ammesso al club dietro il pagamento della quota
d’ammissione (a meno che non sia proposto come socio
onorario).
6. Dopo l’ammissione, il presidente del club provvede alla
presentazione del nuovo socio al resto del club, e alla consegna della tessera e del materiale informativo sul Rotary.
Il presidente o il segretario deve comunicare le coordinate
del nuovo socio al RI; il presidente, inoltre, deve affiancare
al nuovo arrivato un socio che lo aiuti a integrarsi nel club,
e deve coinvolgerlo nelle attività e nei progetti del club.
7. Il club può ammettere, secondo quanto stabilito dallo
statuto del Rotary Club, membri onorari che siano stati
presentati dal Consiglio.
Articolo 14 Risoluzioni
I soci del club non possono prendere in considerazione
nessuna risoluzione o mozione vincolante che non sia stata
prima approvata dal consiglio. Tali risoluzioni o mozioni, se
presentate ad una riunione del club, sono deferite al consiglio senza discussione.
Articolo 15
Ordine del giorno delle riunioni
Apertura.
Presentazione degli ospiti.
Comunicazioni, avvisi e informazioni rotariane.
Eventuali relazioni delle commissioni.
Eventuali argomenti non esauriti.
Articolo 13
Procedure di ammissione al club
Nuovi argomenti.
1. Il nome di un potenziale socio, proposto da un socio attivo del club, va comunicato per iscritto al consiglio dal
segretario. Un ex socio, o un socio proveniente da un altro
club può essere proposto come socio attivo dal club di provenienza. La proposta deve essere trattata con la massima
riservatezza, eccetto quanto disposto in questa procedura.
Chiusura.
2. Il consiglio deve assicurarsi che la proposta soddisfi tutti i
requisiti stabiliti dallo statuto tipo del Rotary club in materia di categorie e ammissione.
3. Il consiglio approva o respinge la proposta entro 30 giorni
dalla sua presentazione, informando il proponente della
decisione tramite il segretario del club.
Relazione o presentazione in programma.
Articolo 16 Emendamenti
Questo regolamento può essere emendato nel corso di una
qualsiasi riunione ordinaria alla quale sia presente il numero legale, con voto dei due terzi dei soci presenti, purché
ogni socio abbia ricevuto comunicazione dell’emendamento proposto almeno dieci (10) giorni prima della riunione.
Il regolamento non può essere modificato da emendamenti
o aggiunte che siano in conflitto con lo statuto tipo del club
e con lo statuto e il regolamento del RI.
012B-IT—(805)
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
124
APPENDICE 39
GUIDA ALLA PIANIFICAZIONE
DI CLUB EFFICIENTIȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ RotaryȱInternational
LaȱGuidaȱallaȱpianificazioneȱdiȱclubȱefficientiȱèȱunoȱstrumentoȱperȱaiutareȱiȱclubȱaȱvalutareȱlaȱpropriaȱattualeȱ
situazioneȱeȱdeterminareȱgliȱobiettiviȱperȱl’annoȱsuccessivo.ȱLaȱGuidaȱsiȱbasaȱsulȱPianoȱdirettivoȱdiȱclub.
Leȱstrategieȱelencateȱnelleȱsezioniȱseguentiȱriflettonoȱvariȱapprocciȱalȱconseguimentoȱdegliȱobiettiviȱfissati.ȱ
Ciòȱnonȱsignificaȱcheȱiȱclubȱnonȱpossanoȱadottareȱstrategieȱalternative,ȱseȱadatteȱalleȱcircostanze.ȱȱ
Iȱpresidentiȱelettiȱdevonoȱcompilareȱilȱpresenteȱquestionarioȱinsiemeȱconȱiȱsociȱdeiȱrispettiviȱclub,ȱ
inviandoneȱpoiȱunaȱcopiaȱall’assistenteȱdelȱgovernatoreȱentroȱilȱ1°ȱluglio.ȱȱȱ
ScaricateȱilȱmoduloȱinȱformatoȱWordȱdalȱsitoȱwebȱdelȱRIȱ(www.rotary.org)ȱ
RotaryȱClubȱdiȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Nomeȱdelȱpresidente:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Indirizzo:ȱȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Telefono:ȱȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Annoȱrotariano:ȱ
Fax:ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
EȬmail:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
DATIȱSULL’EFFETTIVOȱ
Situazioneȱattualeȱ
Numeroȱdiȱsociȱattuali:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱsociȱalȱ30ȱgiugnoȱdelloȱscorsoȱanno:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ Alȱ30ȱgiugnoȱdiȱ5ȱanniȱfa:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
Uomini:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
Donne:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
Etàȱmediaȱdeiȱsoci:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
NumeroȱdiȱRotarianiȱaffiliatiȱda:ȱ
ȱ
1Ȭ3ȱanni:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱ3Ȭ5ȱanni:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱ5Ȭ10ȱanni:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱsociȱcheȱhannoȱpropostoȱunȱpotenzialeȱnuovoȱsocioȱnegliȱultimiȱdueȱanni:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
Laȱcomposizioneȱdell’effettivoȱrifletteȱiȱseguentiȱaspettiȱdellaȱdiversitàȱdellaȱvostraȱcomunità?ȱȱ
ȱ
ȱProfessioneȱ
ȱEtàȱ
ȱSessoȱ
ȱEtniaȱ
ȱ
L’elencoȱdelleȱclassificheȱèȱstatoȱaggiornatoȱalȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱeȱcontieneȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱclassifiche,ȱdiȱ
cuiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱancoraȱvacanti.ȱ
(data)ȱ
(numero)ȱ
ȱ (numero)ȱ
Descriveteȱl’attualeȱprogrammaȱdiȱorientamentoȱdeiȱnuoviȱmembriȱdelȱvostroȱclub:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Descriveteȱiȱprogrammiȱdiȱformazioneȱcontinuaȱaȱfavoreȱdeiȱnuoviȱsociȱeȱdiȱquelliȱgiàȱesistentiȱdelȱvostroȱ
club:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Ilȱclubȱhaȱsponsorizzatoȱunȱnuovoȱclubȱduranteȱgliȱultimiȱ24ȱmesi.ȱ
ȱSìȱȱ
ȱNoȱ
NumeroȱdiȱcircoliȱprofessionaliȱeȱdiȱgruppiȱdiȱazioneȱdelȱRIȱaȱcuiȱiȱsociȱdelȱclubȱpartecipano:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Cosaȱrendeȱilȱclubȱparticolarmenteȱattraenteȱperȱpotenzialiȱnuoviȱsoci?ȱ
Guidaȱallaȱpianificazioneȱdiȱclubȱefficientiȱȱ
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
125
1
ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Qualiȱaspettiȱpotrebberoȱinveceȱrappresentareȱunȱostacoloȱall’ingressoȱdiȱnuoviȱsoci?ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Obiettiviȱfuturiȱ
Obiettivoȱperȱlaȱcrescitaȱdell’effettivoȱperȱilȱprossimoȱannoȱrotariano:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱsociȱalȱ30ȱgiugnoȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
ȱ
(numero)ȱ
(anno)ȱ
Ilȱclubȱhaȱidentificatoȱleȱseguentiȱfontiȱdiȱpotenzialiȱnuoviȱsociȱall’internoȱdellaȱcomunità:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Indicareȱcomeȱilȱclubȱintendeȱconseguireȱquestiȱobiettiviȱbarrandoȱleȱappositeȱcaselle.ȱ
ȱ Mettendoȱaȱpuntoȱunȱpianoȱdiȱconservazioneȱdell’effettivoȱincentratoȱsullaȱpartecipazioneȱattivaȱaȱ
programmi,ȱprogetti,ȱformazioneȱcontinuativaȱeȱattivitàȱesplicitamenteȱinteseȱaȱinteressareȱeȱ
coinvolgereȱiȱsociȱ
ȱ Assicurandosiȱdelȱfattoȱcheȱlaȱcommissioneȱeffettivoȱsiaȱaȱconoscenzaȱdelleȱpiùȱefficaciȱtecnicheȱdiȱ
reclutamentoȱdell’effettivoȱ
ȱ Sviluppandoȱunȱpianoȱdiȱreclutamentoȱcheȱriflettaȱlaȱdiversitàȱdellaȱcomunitàȱ
ȱ Spiegandoȱleȱaspettativeȱeȱleȱresponsabilitàȱconnesseȱall’affiliazioneȱalȱRotaryȱȱ
ȱ Attuandoȱunȱprogrammaȱdiȱorientamentoȱincentratoȱsuiȱnuoviȱsociȱ
ȱ Creandoȱunȱopuscoloȱindirizzatoȱaiȱsociȱpotenziali,ȱconȱinformazioniȱgeneraliȱsulȱRotaryȱeȱspecificheȱ
sulȱclubȱ
ȱ AffiancandoȱunȱRotarianoȱespertoȱaȱogniȱnuovoȱsocioȱ
ȱ RiconoscendoȱufficialmenteȱilȱcontributoȱdeiȱRotarianiȱcheȱsponsorizzanoȱnuoviȱsociȱ
ȱ IncoraggiandoȱlaȱpartecipazioneȱdeiȱsociȱaiȱCircoliȱprofessionaliȱrotarianiȱoȱaiȱgruppiȱd’azioneȱ
ȱ Partecipandoȱalleȱiniziativeȱdiȱriconoscimentoȱdelloȱsviluppoȱdell’obiettivoȱ
ȱ Sponsorizzandoȱunȱnuovoȱclubȱ
ȱ Altroȱ(specificare):ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Formeȱd’interventoȱspecifico:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ
PROGETTIȱDIȱSERVIZIOȱ
Situazioneȱattualeȱ
Numeroȱdiȱpartecipantiȱagliȱscambiȱdiȱgiovani:ȱ Ospitatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Sponsorizzatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱclubȱInteractȱsponsorizzati:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱRotaract:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱȱȱȱRotaryȱCommunityȱCorps:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱattivitàȱdelȱRYLAȱ(RotaryȱYouthȱLeadershipȱAwards):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱscambiȱdiȱamiciziaȱrotariana:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱvolontariȱdelȱRotaryȱregistrati:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱAPIM:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱaltriȱattualiȱprogettiȱdiȱservizio:ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Guidaȱallaȱpianificazioneȱdiȱclubȱefficientiȱȱ
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
126
2
Obiettiviȱfuturiȱ
Ilȱclubȱhaȱfissatoȱiȱseguentiȱobiettiviȱdiȱservizioȱperȱilȱprossimoȱannoȱrotariano:ȱ
Aȱfavoreȱdellaȱcomunitàȱlocale:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
AȱfavoreȱdiȱcomunitàȱinȱaltriȱPaesi:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Indicareȱcomeȱilȱclubȱintendeȱconseguireȱquestiȱobiettiviȱbarrandoȱleȱappositeȱcaselle.ȱ
ȱ Assicurandosiȱcheȱlaȱcommissioneȱresponsabileȱdeiȱprogettiȱdiȱservizioȱsiaȱinȱgradoȱdiȱpianificareȱeȱ
condurreȱunȱsimileȱprogettoȱ
ȱ Valutandoȱiȱprogettiȱinȱcorsoȱconfermareȱcheȱsoddisfinoȱunȱbisognoȱeȱinteressinoȱiȱsociȱ
ȱ Individuandoȱiȱproblemiȱsocialiȱnellaȱcomunitàȱcheȱilȱclubȱintendeȱaffrontareȱmedianteȱprogettiȱeȱ
iniziativeȱdiȱservizioȱ
ȱ Valutandoȱleȱiniziativeȱdiȱraccoltaȱfondiȱperȱstabilireȱseȱsoddisfinoȱleȱesigenzeȱdiȱfinanziamentoȱdelȱ
clubȱ
ȱ Coinvolgendoȱtuttiȱiȱsociȱneiȱprogettiȱdiȱservizioȱ
ȱ Conducendoȱoȱcommissionandoȱunoȱstudioȱdeiȱbisogniȱdellaȱcomunitàȱlocaleȱoȱdiȱcomunitàȱinȱaltriȱ
Paesiȱ
ȱ Riconoscendoȱufficialmenteȱilȱcontributoȱdeiȱsociȱcheȱpartecipanoȱaiȱprogettiȱdiȱservizioȱdelȱclubȱ
ȱ ȱIndividuandoȱunȱaltroȱclubȱconȱcuiȱattuareȱunȱprogettoȱdiȱservizioȱinternazionaleȱ
ȱ Partecipandoȱaiȱseguentiȱprogrammi:ȱ
ȱInteractȱȱ
ȱScambiȱdiȱamiciziaȱrotarianaȱȱ
ȱAPIMȱ
ȱRotaractȱȱ
ȱVolontariȱdelȱRotaryȱȱ
ȱScambiȱdiȱgiovaniȱ
ȱRotaryȱCommunityȱCorpsȱȱ
ȱRYLAȱ(RotaryȱYouthȱLeadershipȱAwards)ȱ
ȱ UsandoȱleȱrisorseȱdellaȱFondazioneȱRotaryȱperȱsostenereȱunȱprogettoȱindividuatoȱdalȱclubȱ
ȱ Altroȱ(specificare):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Formeȱd’interventoȱspecifico:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ
LAȱFONDAZIONEȱROTARYȱ
Situazioneȱattualeȱ
Numeroȱdiȱsovvenzioniȱottenute:ȱȱ
ȱ
Sovvenzioniȱdistrettualiȱsemplificate:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Sovvenzioniȱperȱserviziȱdiȱvolontariato:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Sovvenzioniȱparitarie:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Sovvenzioniȱ3ȱH:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱstudentiȱambasciatori:ȱ
Nominatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Selezionatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Ospitatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱmembriȱdeiȱteamȱSGS:ȱ
Nominatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Selezionatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Ospitatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱsovvenzioniȱperȱdocentiȱuniversitari:ȱ Nominatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Selezionatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Guidaȱallaȱpianificazioneȱdiȱclubȱefficientiȱȱ
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
127
3
NumeroȱdiȱborsistiȱdellaȱPace:ȱ
Nominatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱborsistiȱdelleȱtecnicheȱdiȱrisoluzioneȱdeiȱconflitti:ȱ
Selezionatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Ospitatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Nominatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Ospitatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱattivitàȱPolioPlusȱoȱlegateȱaȱPolioPlus:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ContributiȱannualiȱalȱFondoȱprogrammi:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ContributiȱannualiȱalȱFondoȱpermanente:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱsoci:ȱȱ
ȱ
ȱ
AmiciȱdiȱPaulȱHarris:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Benefattori:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
ȱ
SociȱsostenitoriȱdellaȱFondazioneȱRotary:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Grandiȱdonatori:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
MembriȱdellaȱBequestȱSociety:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱexȱpartecipantiȱaiȱprogrammiȱdellaȱFondazioneȱregistratiȱdalȱclub:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Obiettiviȱfuturiȱ
IlȱclubȱhaȱfissatoȱiȱseguentiȱobiettiviȱrelativiȱallaȱFondazioneȱperȱilȱprossimoȱannoȱrotariano:ȱ
L’obiettivoȱcontributivoȱannualeȱalȱFondoȱprogrammiȱèȱdiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ
L’obiettivoȱcontributivoȱannualeȱalȱFondoȱpermanenteȱèȱdiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ
IlȱclubȱparteciperàȱaiȱseguentiȱprogrammiȱdellaȱFondazione:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Indicareȱcomeȱilȱclubȱintendeȱconseguireȱquestiȱobiettiviȱbarrandoȱleȱappositeȱcaselle.ȱ
ȱ AssicurandosiȱcheȱlaȱcommissioneȱdiȱclubȱperȱlaȱFondazioneȱRotaryȱcomprendaȱiȱprogrammiȱdellaȱ
Fondazioneȱeȱsappiaȱsollecitareȱiȱcontributiȱfinanziariȱnecessariȱaȱsostenerliȱ
ȱ AiutandoȱiȱsociȱaȱcomprendereȱilȱnessoȱtraȱiȱcontributiȱallaȱFondazioneȱeȱiȱsuoiȱprogrammiȱ
ȱ PianificandoȱunȱprogrammaȱdiȱclubȱquadrimestraleȱrelativoȱallaȱFondazione,ȱconȱparticolareȱ
attenzioneȱalȱmeseȱdiȱNovembre,ȱilȱmeseȱdellaȱFondazioneȱRotaryȱ
ȱ IncludendoȱinȱogniȱprogrammaȱunaȱbreveȱstoriaȱcheȱfacciaȱriferimentoȱallaȱFondazioneȱ
ȱ MedianteȱpresentazioniȱcheȱinforminoȱiȱsociȱsullaȱFondazioneȱ
ȱ AssicurandosiȱcheȱilȱpresidenteȱdellaȱcommissioneȱperȱlaȱFondazioneȱpartecipiȱalȱseminarioȱ
distrettualeȱsullaȱFondazioneȱRotaryȱ
ȱ UtilizzandoȱleȱsovvenzioniȱfinanziateȱdallaȱFondazioneȱperȱsostenereȱprogettiȱinternazionaliȱ
ȱ RiconoscendoȱiȱcontributiȱfinanziariȱeȱlaȱpartecipazioneȱdeiȱsociȱaiȱprogrammiȱdellaȱFondazioneȱ
ȱ IncoraggiandoȱtuttiȱiȱsociȱaȱeffettuareȱogniȱannoȱdonazioniȱaȱfavoreȱdellaȱFondazioneȱ
ȱ Partecipandoȱaiȱprogrammiȱoȱalleȱattivitàȱseguenti:ȱ
ȱScambiȱdiȱgruppiȱdiȱstudioȱȱ
ȱ
ȱPolioPlus/ȱPartnerȱPolioPlusȱ
ȱSovvenzioniȱparitarieȱ
ȱ
ȱAccoglienza/Sponsorizzazioneȱdiȱborsistiȱ
ȱSovvenzioniȱdistrettualiȱsemplificateȱȱ
ȱSponsorizzandoȱunȱborsistaȱdellaȱPaceȱ
ȱSovvenzioniȱ3ȬHȱ
ȱSponsorizzandoȱunȱdocenteȱuniversitarioȱȱ
ȱ
ȱSovvenzioniȱperȱserviziȱdiȱvolontariatoȱ
ȱSponsorizzandoȱunȱborsistaȱperȱgliȱstudiȱsullaȱ
risoluzioneȱdeiȱconflittiȱȱ
ȱ Invitandoȱbeneficiariȱedȱexȱbeneficiariȱdiȱsovvenzioniȱrotarianeȱaȱpartecipareȱaiȱprogrammiȱeȱalleȱ
attivitàȱdelȱclubȱ
ȱ Altroȱ(specificare):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Formeȱd’interventoȱspecifico:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Guidaȱallaȱpianificazioneȱdiȱclubȱefficientiȱȱ
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
128
4
FORMAZIONEȱDEIȱDIRIGENTIȱ
Situazioneȱattualeȱ
Numeroȱdiȱdirigentiȱcheȱhannoȱpartecipatoȱ
ȱ
Assembleaȱdistrettuale:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
SeminarioȱdistrettualeȱsullaȱFondazioneȱRotary:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Seminarioȱdistrettualeȱsull’effettivo:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ Seminarioȱdeiȱdirigentiȱdistrettuali:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Conferenzaȱdistrettuale:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱsociȱdelȱclubȱimpegnatiȱaȱlivelloȱdistrettuale:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱvisiteȱdell’assistenteȱgovernatoreȱduranteȱl’ultimoȱannoȱrotariano:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Obiettiviȱfuturiȱ
Ilȱclubȱhaȱfissatoȱiȱseguentiȱobiettiviȱperȱlaȱformazioneȱdeiȱdirigentiȱduranteȱilȱprossimoȱannoȱrotariano:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Indicareȱcomeȱilȱclubȱprogettaȱdiȱformareȱnuoviȱdirigentiȱbarrandoȱleȱappositeȱcaselleȱ
ȱ InviandoȱilȱpresidenteȱelettoȱalȱSIPEȱeȱall’assembleaȱdistrettualeȱ
ȱ Assicurandosiȱcheȱtuttiȱiȱmembriȱdiȱcommissioneȱpartecipinoȱall’assembleaȱdistrettualeȱ
ȱ Esortandoȱgliȱexȱpresidentiȱinteressatiȱaȱpartecipareȱalȱseminarioȱsullaȱleadershipȱ
ȱ Usandoȱl’esperienzaȱdell’assistenteȱdelȱgovernatoreȱassegnatoȱalȱclubȱ
ȱ Esortandoȱiȱnuoviȱsociȱadȱassumereȱincarichiȱdiȱresponsabilitàȱmedianteȱlaȱpartecipazioneȱalleȱattivitàȱ
delleȱcommissioniȱ
ȱ Chiedendoȱaiȱsociȱdiȱvisitareȱaltriȱclubȱperȱscambiareȱideeȱeȱopinioneȱeȱsuccessivamenteȱcondividereȱ
quantoȱappresoȱconȱgliȱaltriȱsociȱ
ȱ Altroȱ(specificare):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Formeȱd’interventoȱspecifico:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ
PUBBLICHEȱRELAZIONIȱ
Situazioneȱattualeȱ
Elencateȱleȱattivitàȱdiȱclubȱcheȱhannoȱottenutoȱunaȱcoperturaȱdaiȱmediaȱeȱspecificateȱqualeȱtipoȱdiȱmediaȱ
(radio,ȱstampa,ȱtelevisione,ȱecc.):ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Obiettiviȱfuturiȱ
Ilȱclubȱhaȱfissatoȱiȱseguentiȱobiettiviȱdaȱraggiungereȱnelȱcorsoȱdelȱprossimoȱannoȱrotarianoȱperȱquantoȱ
riguardaȱleȱpubblicheȱrelazioni:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Indicareȱcomeȱilȱclubȱintendeȱconseguireȱquestiȱobiettiviȱbarrandoȱleȱappositeȱcaselle.ȱ
ȱ Assicurandosiȱcheȱlaȱcommissioneȱpubblicheȱrelazioniȱsiaȱpreparataȱaȱcondurreȱunaȱcampagnaȱ
promozionaleȱattraversoȱiȱmediaȱ
Guidaȱallaȱpianificazioneȱdiȱclubȱefficientiȱȱ
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
129
5
ȱ Promuovendoȱcampagneȱdiȱpubblicheȱrelazioniȱrelativeȱaȱtuttiȱiȱprogettiȱdiȱservizioȱ
ȱ ConducendoȱunȱprogrammaȱmiratoȱadȱincrementareȱlaȱconsapevolezzaȱsuȱcosaȱsiaȱilȱRotaryȱeȱqualiȱ
sianoȱleȱsueȱattivitàȱall’internoȱdellaȱcomunitàȱȱ
ȱ Ottenendoȱlaȱtrasmissioneȱdiȱunȱannuncioȱpromozionaleȱsuȱunȱcanaleȱtelevisivoȱlocaleȱ
ȱ Altroȱ(specificare):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Formeȱd’interventoȱspecifico:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ
AMMINISTRAZIONEȱDIȱCLUBȱ
Situazioneȱattualeȱ
Doveȱeȱconȱcheȱfrequenzaȱsiȱriunisceȱilȱconsiglioȱdirettivoȱdiȱclub?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Quandoȱsiȱriunisconoȱiȱsoci?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Inȱcheȱmodoȱvieneȱpreparatoȱilȱbilancio?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱ
Ilȱbilancioȱvieneȱverificatoȱdaȱunȱcommercialistaȱesterno?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Ilȱclubȱdisponeȱdiȱunȱpianoȱaȱlungoȱtermine?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Ilȱclubȱhaȱsviluppatoȱunȱsistemaȱperȱgarantireȱlaȱcontinuitàȱdiȱgestioneȱall’internoȱdelȱconsiglioȱdirettivo,ȱ
delleȱcommissioni,ȱecc.?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Ilȱclubȱhaȱsviluppatoȱunaȱstrategiaȱperȱmantenereȱiȱsociȱcostantementeȱcoinvoltiȱnelleȱsueȱattività?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Ilȱclubȱutilizzaȱl’AreaȱSociȱnelȱsitoȱwebȱdelȱRIȱperȱaggiornareȱiȱdatiȱsull’effettivo?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Conȱcheȱfrequenzaȱvieneȱpubblicatoȱilȱbollettinoȱdiȱclub?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Descriveteȱilȱmodoȱinȱcuiȱvengonoȱorganizzatiȱiȱprogrammiȱsettimanali:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Conȱcheȱfrequenzaȱvieneȱaggiornatoȱilȱsitoȱwebȱdelȱclub?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Ilȱclubȱosservaȱiȱmesiȱspecialiȱdelȱcalendarioȱrotariano,ȱqualiȱilȱmeseȱdellaȱFondazioneȱeȱilȱmeseȱdellaȱrivistaȱ
rotariana?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Conȱcheȱfrequenzaȱilȱclubȱconduceȱattivitàȱdiȱaffiatamento?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Inȱcheȱmodoȱilȱclubȱcercaȱdiȱcoinvolgereȱleȱfamiglieȱdeiȱsoci?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Obiettiviȱfuturiȱ
Indicareȱcomeȱilȱclubȱintendeȱconseguireȱiȱnuoviȱobiettiviȱdiȱamministrazioneȱbarrandoȱleȱappositeȱ
caselleȱ
ȱ Sonoȱstateȱprogrammateȱriunioniȱregolariȱdelȱconsiglioȱdirettivoȱ
ȱ Aggiornamentoȱdelleȱstrategieȱaȱlungoȱtermineȱeȱdiȱcomunicazioneȱdelȱclubȱȱ
ȱ Sonoȱstateȱprogrammateȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱassembleeȱdiȱclubȱnelleȱseguentiȱdate:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
(numero)ȱ
ȱ
Guidaȱallaȱpianificazioneȱdiȱclubȱefficientiȱȱ
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
130
6
ȱ IlȱclubȱhaȱadottatoȱlaȱversioneȱpiùȱrecenteȱdelȱregolamentoȱtipoȱdiȱclubȱsuggeritoȱdalȱRotaryȱoȱhaȱ
provvedutoȱaȱrivedereȱilȱproprioȱregolamentoȱ(operazioneȱdaȱeffettuareȱidealmenteȱdopoȱogniȱ
ConsiglioȱdiȱLegislazione).ȱ
ȱ Leȱelezioniȱdiȱclubȱavrannoȱluogoȱilȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
(data)ȱ
ȱ Almenoȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱdelegatiȱverrannoȱinviatiȱalȱcongressoȱdistrettualeȱinȱrappresentanzaȱdelȱclub.ȱ
ȱ
ȱ
(numero)ȱ
ȱ Verràȱrealizzatoȱunȱbollettinoȱdiȱclubȱperȱfornireȱinformazioniȱaiȱsoci.ȱ
ȱ
ȱ Ilȱsitoȱwebȱdelȱclubȱverràȱaggiornatoȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱvolteȱl’anno.ȱ
ȱ
ȱ
(numero)ȱ
ȱ Èȱstataȱmessaȱaȱpuntoȱunaȱstrategiaȱperȱcreareȱogniȱsettimanaȱunȱprogrammaȱinteressanteȱeȱvalidoȱ
ȱ IlȱRIȬCASȱoȱunȱsoftwareȱsimileȱverrannoȱutilizzatiȱperȱl’espletamentoȱdelleȱattivitàȱamministrative.ȱ
ȱ Iȱdatiȱmensiliȱsull’assiduitàȱalleȱriunioniȱsarannoȱfornitiȱalȱdistrettoȱentroȱilȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱgiornoȱdelȱmeseȱ
successivo.ȱ
(numero)ȱȱ
ȱ IlȱportaleȱAreaȱSociȱverràȱutilizzatoȱperȱl’aggiornamentoȱdeiȱdatiȱrelativiȱalȱclubȱ(entroȱilȱ1°ȱgiugnoȱeȱilȱ1°ȱ
dicembreȱperȱgarantireȱl’accuratezzaȱdeiȱrapportiȱsemestrali).ȱ
ȱ Leȱvariazioniȱall’effettivoȱsarannoȱcomunicateȱalȱRIȱentroȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱgiorni.ȱ
ȱ
ȱ
(numero)ȱ
ȱ IȱrapportiȱalȱRI,ȱinclusoȱquelloȱsemestrale,ȱverrannoȱcompletatiȱperȱtempo.ȱȱ
ȱ Perȱilȱprossimoȱannoȱsonoȱstateȱprogrammateȱleȱseguentiȱattivitàȱd’affiatamento:ȱ
ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ Altroȱ(specificare):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Formeȱd’interventoȱspecifico:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ
Ilȱclubȱgradirebbeȱconsigliȱeȱraccomandazioniȱdaȱparteȱdelȱgovernatoreȱoȱdiȱunȱsuoȱassistenteȱȱ
inȱmeritoȱa:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Ilȱclubȱvorrebbeȱdiscutereȱiȱseguentiȱtemiȱconȱilȱgovernatoreȱoȱl’assistenteȱdelȱgovernatoreȱduranteȱ
ȱunaȱloroȱvisita:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱ
Firmaȱdelȱpresidenteȱdiȱclubȱ
Annoȱrotarianoȱȱ
Firmaȱdell’assistenteȱdelȱGovernatoreȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ Dataȱ
ȱȱȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Dataȱ
Guidaȱallaȱpianificazioneȱdiȱclubȱefficientiȱȱ
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
131
7
RIEPILOGOȱDEGLIȱOBIETTIVIȱPERȱL’ANNOȱROTARIANOȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ _________ȱ
Azioneȱ
internazionaleȱ
Azioneȱ
d’interesseȱ
pubblicoȱ
ȱ
Azioneȱ
professionaleȱ
Azioneȱinternaȱ
Indicateȱaȱqualeȱviaȱd’azioneȱfaȱriferimentoȱogniȱobiettivoȱfissatoȱdalȱclubȱperȱilȱprossimoȱanno.ȱPerȱ
garantireȱl’equilibrioȱnelleȱattivitàȱdiȱservizioȱdelȱclub,ȱèȱnecessarioȱdisporreȱdiȱalmenoȱunȱobiettivoȱperȱ
ogniȱviaȱd’azione.ȱLaȱmaggiorȱparteȱdegliȱobiettiviȱsarannoȱriferibiliȱaȱpiùȱdiȱunaȱviaȱd’azione.ȱ
Effettivoȱ
ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱsociȱentroȱilȱ30ȱgiugnoȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
(numero)ȱ
(anno)ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
Progettiȱdiȱservizioȱ
Aȱfavoreȱdellaȱcomunitàȱlocale:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
PerȱleȱcomunitàȱdiȱaltriȱPaesi:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
FondazioneȱRotaryȱȱ
L’obiettivoȱcontributivoȱperȱilȱFondoȱprogrammiȱèȱdiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ
L’obiettivoȱcontributivoȱperȱilȱFondoȱpermanenteȱèȱdiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ
IlȱclubȱparteciperàȱaiȱseguentiȱprogrammiȱdellaȱFondazioneȱ
Rotary:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
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Pubblicheȱrelazioniȱ
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Amministrazioneȱdiȱclubȱ
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Altriȱobiettiviȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
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(506)ȱ
Guidaȱallaȱpianificazioneȱdiȱclubȱefficientiȱȱ
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
132
8
APPENDICE 40
Domande per il dibattito sul tema “Assemblea distrettuale”
Nella fase di preparazione per il seminario prendete in considerazione le seguenti domande.
Sessione sulle presentazioni in pubblico
Come è possibile prepararsi alle presentazioni in pubblico?
Quali suggerimenti avreste a riguardo?
Sessione dirigenti
Quali capacità è necessario possedere per dirigere un club?
Come utilizzerete queste capacità durante il vostro mandato?
Sessione di esercitazione – studio di un caso
Di quali procedure dovrebbe disporre il club per rafforzare l’amministrazione, i progetti, le pubbliche
relazioni e gli sforzi a favore della Fondazione?
Sessione sulla finalizzazione degli obiettivi di club e la risoluzione dei problemi
Quali sono gli obiettivi del club per il nuovo anno?
Quali problemi dovrà affrontare il club per raggiungere i propri obiettivi?
Quali strategie utilizzerà il club per superare questi problemi?
MANUALE DEL PRESIDENTE DI CLUB – Documenti importanti
133
FAI FARE AL TUO CLUB
UN SALTO DI QUALITÀ
ADOTTA IL PIANO DIRETTIVO DI CLUB PER...
definire un piano a lungo termine
semplificare la struttura delle
commissioni di club
coinvolgere tutti i soci
Impara a rafforzare il tuo club utilizzando questo manuale
222-IT—(406)