La gestione dei materiali librari
e multimediali:
acquisto – organizzazione –
collocazione - scarto
Daniele Ronzoni
31 marzo 2009
Perché la gestione?
„
Pratiche che richiedono la
condivisione anche da parte dei
collaboratori
Ma cosa vedremo sulla gestione?
„
„
„
„
„
„
Sviluppo delle collezioni
Revisione delle collezioni
Poco su organizzazione e collocazione
Carta delle collezioni della sezione di
documentazione locale
Cenni sulla declassificazione: biblioteca a tre
livelli, dipartimentalizzazione
Cenni su come realizzare un progetto e
ridefinire un processo
In che modo lo vedremo?
„
„
„
„
„
Cenni, spunti
Dialogando, partecipando e
condividendo
Imparando dalle esperienze
Sottolineando gli aspetti pratici
rispetto a quelli teorici
Non importa se non finiamo
Stringiamo il nostro patto
e diciamo chi siamo
Gestione dei materiali librari e multimediali
Fonte: Loredana Vaccani
BOLLATURA,
DORSATURA,
COLLOCAZIONE
Da dove si parte?
Dall’inizio
La biblioteca si chiede: chi sono,
dove sono, cosa devo fare,
perché lo devo fare?
„
„
„
Iscriviamo i bambini?
E’ giusto prestare i libri?
Compriamo la Treccani?
Cos’è la biblioteca?
„
„
La biblioteca è un’organizzazione che
progetta, organizza e gestisce dei servizi
d’informazione
Principale funzione delle biblioteche è la
mediazione dei documenti e del loro
contenuto in funzione del loro uso
La mission (chi siamo)
„
„
„
Un tempo si diceva: scopi, fini,
finalità
La mission della biblioteca di
Seattle
Non è un esercizio retorico: per lo
più non si sanno gli scopi precisi
Organizational Values
Service to our users is our reason for being. Those who need
us most should be our highest priority.
• All employees, volunteers and friends of the Library are valued
as human beings and for their important contributions to our
service.
• We are a learning organization that is open, collegial, and risktaking; we nurture our talents and each other and constantly
reassess our services and methods to adapt to the changing needs
of our community.
• We support and defend intellectual freedom and the
confidentiality of borrowers' and inquirers' use of the Library.
• All Library services are provided in a nonpartisan and nonjudgmental manner that is sensitive to and supportive of human
differences.
• Both staff and patrons are encouraged to laugh often and out
loud.
Esempi concreti
„
„
„
Biblioteca della Facoltà di Scienze
dell’educazione di Padova
Scuola elementare di Montegrotto
con ottima sezione ragazzi in
biblioteca civica
Biblioteca Civica di Aviano:
biblioteche del centro oncologico,
della base NATO
Il nuovo credo:
la centralità dell’utente
„
„
La mission deve essere costruita sui bisogni
dell’utente e non dell’organizzazione (voglio i
pomeriggi liberi, mi piacciono i libri sulla I
guerra mondiale, ecc.)
(Vodaphone, Fideuram, intorno a te)
L’utente ha sempre ragione?
„
„
Privilegiando l’utenza attuale su
quella potenziale si rischia di
disequilibrare le raccolte e tradire
la mission
Attenzione a non coccolare troppo
gli utenti “simpatici”
Vision (dove andiamo)
„
„
„
Una volta si diceva obiettivi a medio
termine
Su la testa, non appiattiti nel tran tran
Avere una direzione che guidi il
cambiamento
Gestire il cambiamento
„
„
„
Le cose cambiano anche se non
vogliamo
Il cambiamento è vita
The library is a growing organism
(quinta legge di Ranganathan)
Capire come cambia lo scenario
TEMPLES
„
„
„
„
„
„
„
„
Tecnologia (es. tecnologie digitali)
Economia (es. fund raising)
Mercati (es. bisogni formativi)
Politiche (es. riduzione fondi)
Legge (es. diritto d’autore)
Etica (es. deontologia del bibliotecario)
Società (es. immigrazione)
(Cultura) (es. tendenze editoriali)
Programmi e progetti
(cosa facciamo)
„
„
„
„
Prima di agire pensa
Pianificazione - Esecuzione - Controllo
Ciclo di Deming: P(lan) - D(o) - C(heck) A(ct) [Pianifica, Esegui, Controlla, Intervieni
per correzioni]
Definizione dell’idea, Pianificazione,
Esecuzione, Controllo, Interventi correttivi
Programmi e progetti
Analisi e stima della situazione
Controllo e verifica
Identificazione esatta
dei problemi
Realizzazione
del programma
Definizione puntuale
degli obiettivi
Stesura del programma
Analisi delle risorse
a disposizione
Allocazione delle risorse
Scelta tra vie
alternative
La gestione consapevole
È un processo coordinato mediante il
quale i responsabili di una biblioteca o di
un suo settore definiscono gli obiettivi,
gestiscono le risorse, valutano i risultati
raggiunti
„ Si compone della necessità di
analizzare, verificare, misurare e
valutare, basando su queste operazioni
le scelte operative
„
Dove siamo?
„
„
Abbiamo visto i prerequisiti per le acquisizioni
(mission, vision, programmazione, ecc.)
Ora vediamo le acquisizioni
Evoluzione dell’acquisizione dei
documenti
„
„
„
Un tempo c’erano solo gli acquisti
(valore intrinseco dell’opera)
Poi la politica degli acquisti (Criteri
per gestire gli acquisti)
Ora la gestione delle collezioni
(Sviluppo coerente delle collezioni
compresa la revisione), sviluppo e
gestione delle collezioni
La responsabilità degli acquisti
„
„
„
Chi fa gli acquisti? (I lettori, i
professori, il comitato, il
bibliotecario)
Ma chi mi garantisce che… (gusti,
pregiudizi, e quant’altro)
Dichiarare i criteri (approval plan)
PLAN
Occorre pianificare per:
„ Essere autorevoli
„ Avvicinarsi agli obiettivi
„ Migliorarsi
Formalizzazione del processo
„
„
„
carta delle collezioni
piano di sviluppo delle
collezioni
protocolli di selezione
Cosa è una carta delle collezioni?
E’ una STRATEGIA DI LAVORO
„
„
„
„
che garantisce unitarietà di intenti tra gli
operatori
che costringe a essere più oggettivi
che rende armonica le raccolte
che pone al centro … che parte da ...
Carta delle collezioni
„
„
„
„
„
„
„
„
„
Definizione finalità (mission) della biblioteca e delle
raccolte
Profilo della comunità e dell’utenza
Finalità del documento (Æobiettivi in PSC)
Individuazione fonti per controllo sulla produzione
editoriale
Selezione ponderata documenti
Connotati delle collezioni (collezioni speciali, aree
particolari)
Politiche di revisione continua e valutazione
Monitoraggio costante dell’uso
Consorzi e accordi di cooperazione
Come si progetta
„
„
„
„
„
Evidenziare la mission assegnata alla biblioteca;
elaborare l’analisi del profilo di comunità;
individuare quali ambiti dell’offerta documentaria
devono essere sviluppati e mantenuti per
rispondere ad obblighi istituzionali;
adottare un sistema di monitoraggio della
fruizione e della copertura documentaria delle
raccolte;
adattare il modello Conspectus per lo sviluppo
delle raccolte.
Es. biblioteca pubblica:
mission
ambiti di intervento per obblighi
istituzionali
„
„
„
„
„
Mission: di tutto per tutti
Testimonianza della cultura locale:
sezione di documentazione locale
Documentazione della cultura
scientifica e letteraria: collezione dei
classici;
Prima informazione su tutti gli ambiti
del sapere: sezione di consultazione;
Supporto ai percorsi formativi.
Es. biblioteca pubblica:
mission
ambiti di intervento per obblighi
istituzionali
Sezione di documentazione locale: il proprio Comune al
massimo livello di dettaglio, conservazione illimitata;
„Collezione dei classici: a carattere nazionale ed
internazionale;
„Sezione di consultazione: con risposta di carattere
introduttivo su qualunque area tematica;
„Supporto ai percorsi formativi: inteso al servizio dei
processi di autoapprendimento; approccio garantito da
consistente patrimonio documentario divulgativo in diversi
supporti e livelli di approfondimento.
„
Il profilo di comunità: 5 macroaree
„
„
„
„
„
Geografica-ambientale-urbanistica
Economica-produttiva
Servizi culturali per il tempo libero
Mobilità
Demografica
Progetto quantitativo e gestione
delle raccolte (vision)
Nella programmazione bisogna fare riferimento a
standard quantitativi e qualitativi necessari per
definire:
•I livelli minimi di servizio;
•Gli obiettivi di sviluppo;
•La dimensione quantitativa di eventuali deficit e
sovradimensionamenti di servizio.
Percorso
•Definizione standard-obiettivo (totali e per
classi)
•Livelli di approfondimento della raccolta
•Criteri di revisione
•Sistemi di monitoraggio
Definizione
•Livello massimo di ampliamento
•numero annuale di acquisizioni
•livello di approfondimento per settori e sezioni
•criteri di revisione
•indice di circolazione totale e per settori
„
Esempio di
suddivisione
della
raccolta
utilizzando
la CDD
003-006 Informatica
„
Altro di 000
„
130 Fenomeni paranormali
„
150 Psicologia
„
Altro di 100
„
200 Religione
„
300-310 Scienze sociali in generale - statistica
„
320, 330 e 380 Politica - Economia - Commercio
„
340, 350 Diritto - Amministrazione pubblica
„
360, 370 Servizi sociali - Educazione
„
390 Usi e costumi, folklore
„
400 Linguaggio
„
500-549 Scienze naturali - Matematica - Astronomia - Fisica
„
550-599 Scienze della terra - Paleontologia - Scienze della vita
„
610 Medicina
„
630, 640 Agricoltura - Economia domestica e vita familiare
„
Altro di 600
„
710, 720 Arti in generale - Urbanistica
„
741.5 Fumetto
„
780-792 Musica - Spettacolo- Rappresentazioni sceniche
„
793-799 Giochi - Sport - Caccia e pesca
„
Altro di 700
„
850 Letteratura italiana
„
Altro di 800
„
910 Geografia e viaggi
„
940 Storia generale d'Europa
„
Altro di 900
* Solimine Giovanni, Le raccolte delle biblioteche. Progetto e gestione, Milano,
Editrice Bibliografica, 1999, p. 164.
Monitoraggio (check)
•Tenere sotto controllo i tassi di utilizzo;
•Determinare corretto livello di sviluppo dei settori;
•Suddividere correttamente il budget degli acquisti;
•Monitorare il flusso delle acquisizioni;
•Attuare una costante revisione
Sistemi di monitoraggio
Elementi essenziali di analisi
su patrimonio, acquisti, livelli approfondimento e articolazione omogenea in
ambiti tematici
•Ind. Prestito
•Ind. Circolazione
•Ind. Dotazione documentaria
•Ind. Incremento dotazione
•Indice di scarto
•Prezzo medio per area tematica
•Ind. Indisponibilità/disponibilità
•Ind. Inutilizzo
•Ind. Prestito interbibliotecario
•Liste di scarto
Conspectus
Progetto statunitense nato nel 1978 per iniziativa del
Research Library Group.
Intendimento: fornire metodologia che consenta di
tracciare mappe delle collezioni, individuare filoni di
specializzazione e definire i gradi del loro
approfondimento.
Concepito per garantire l’organico sviluppo di
progetti di cooperazione tra le biblioteche
universitarie.
Modello Conspectus
Livelli di copertura disciplinare:
0 – nessuna copertura (fuori ambito)
1 – livello minimo (pochi testi di base)
2 – livello documentazione di base (consultazione generale)
3 – livello sostegno all’istruzione (approfondimento, università)
4 – livello ricerca (sussidi per ricerca autonoma)
5 – livello onnicomprensivo (tutti i materiali in tutte le lingue)
Codici lingua
E – solo testi italiani
F – italiano + pochi testi altre lingue
W – materiale in tutte le lingue
Y – prevalenza testi in lingue straniere
Uso della CDD
740
741
742
743
744
745
746
747
748
749
Disegno – Arte decorativa
Disegni
Prospettiva
Temi e motivi vari di disegno
Disegno geometrico e tecnico
Arti minori
Stoffe
Arredamento – Decorazione interna
Arte vetraria
Mobili
E=prevalenza italiano
F=italiano e inglese
W=tutte le lingue ...
3F
1E
1E
2E
1E
4W
1E
1E
5W
1E
Altri elementi
„
„
ECS consistenza attuale delle
raccolte
CCI impegno corrente di
acquisizione
Rielaborazione Provincia di Milano
LIVELLO DELLA PRIMA INFORMAZIONE
livello minimo di ricerca sul soggetto attraverso
monografie ed opere di primo orientamento);
revisioni sistematiche.
LIVELLO DELLA DIVULGAZIONE
introduzione e definizione del soggetto; fino alla
scuola secondaria superiore.
LIVELLO DELL’APPROFONDIMENTO
informazioni sistematiche; livello inferiore
all’informazione specialistica; fino al primo ciclo
universitario.
Piano di sviluppo delle collezioni
„
„
„
„
„
„
Programmazione annua obiettivi
Traduzione obiettivi in quantità di
documenti
Ripartizione del budget nei vari settori
Desiderata
Quantità di copie da acquisire
Criteri svecchiamento e scarto
Consorzi e accordi cooperazione
„
„
„
„
Collezione di un sistema non è solo quella della
singola biblioteca, ma la sommatoria di delle
raccolte di tutte le biblioteche
Anche il materiale che si può dare o ricevere da
un’altra biblioteca con ILL o DD fa parte della
collezione del sistema
Visione utente della biblioteca moderna deve
essere questa
Utente deve sapere cosa biblioteca ha e cosa
condivide
Riassumendo: politica degli acquisti
QUINDI…
Pianificare
lo sviluppo
delle collezioni
Richiede
l’analisi delle
Quantità e qualità
delle collezioni
esistenti
Necessità
finanziarie
Caratteri
dell’ambiente
socioculturale
in cui si opera
Profilo
degli utenti reali
ALTRI ELEMENTI
I DONI
„
„
„
„
Brutti, sporchi e cattivi
Selezionare, selezionare,
selezionare
Rischio casualità
Formalizzare il dono?
I DESIDERATA
„
„
„
„
Rischio casualità
Prosciugano risorse
Evitare contestazioni
Opportunità per argomenti poco
noti
Protocolli di selezione
Documento nel quale si formalizza la
politica di revisione delle raccolte
Dove siamo?
„
„
Abbiamo visto gli strumenti per acquisizioni
consapevoli (carta delle collezioni, piano di
sviluppo delle collezioni, ecc.)
Ora vediamo…
Un esempio di carta delle collezioni
Anche se limitata a una sezione
CARTA
DELLE
COLLEZIONI
CARTA DELLE COLLEZIONI DELLA
RACCOLTA LOCALE DI ABANO TERME
1.
Scopo della raccolta
La Sezione locale si prefigge di raccogliere,
conservare e diffondere la conoscenza dei
documenti che riguardano la storia, l’economia,
la politica, la cultura e più in generale la vita di
Abano Terme.
CARTA DELLE COLLEZIONI DELLA
RACCOLTA LOCALE DI ABANO TERME
2.
Copertura geografica
I materiali raccolti attengono al territorio di Abano Terme
considerato nel suo sviluppo storico e pertanto: a) nel periodo
preromano e romano si comprende anche il territorio che
attualmente ricade nel Comune di Montegrotto Terme, poiché
in quell’epoca i due territori venivano considerati come un
unicum; b) dal medioevo in poi si considera solo il territorio che
attualmente ricade nel Comune di Abano Terme; c) poiché il
Comune di Abano Terme fa parte del Parco regionale dei Colli
Euganei e si ritiene particolarmente importante questa
appartenenza, vengono raccolti anche i materiali che
riguardano il territorio dei Colli Euganei nel loro complesso.
CARTA DELLE COLLEZIONI DELLA
RACCOLTA LOCALE DI ABANO TERME
3.
Connessione locale
Nella raccolta locale propriamente detta verranno raccolti i materiali
che riguardano la storia e la cultura di Abano (come sopra
specificato) anche se prodotti da autori non aponensi.
In appositi fondi verranno raccolti materiali prodotti da autori nati o
residenti ad Abano come pure quelli pubblicati grazie ad editori nati o
residenti ad Abano anche se non riguardano l’oggetto della raccolta.
Ne consegue che saranno raccolte anche opere di fiction, musicali,
ecc.
Parimenti i cataloghi delle mostre d’arte e documentarie, gli atti dei
convegni, le antologie di premi letterari svoltisi ad Abano Terme
saranno raccolti in appositi fondi.
I testi, riguardanti autori presenti nella Collezione Bassi Rathgeb
con loro opere, sono raccolti insieme al fondo Bassi Rathgeb.
CARTA DELLE COLLEZIONI DELLA
RACCOLTA LOCALE DI ABANO TERME
4. Copertura cronologica
I materiali saranno raccolti a prescindere dalla data di
edizione e dal periodo di riferimento.
CARTA DELLE COLLEZIONI DELLA
RACCOLTA LOCALE DI ABANO TERME
5. Copertura culturale
I materiali riguardanti la storia e la cultura di Abano Terme saranno
raccolti a prescindere dall’argomento trattato. Verranno raccolti anche
letteratura grigia (es.: tesi di laurea, documenti prodotti dal Bacino
unico, dal Consorzio Terme Euganee, dall’Azienda di promozione
turistica, ecc.), pubblicazioni minori (es.: manifesti, cartoline postali,
volantini e periodici di parrocchie, associazioni, movimenti politici, ecc.).
Per quanto concerne gli ephemera (es.: calendari, necrologi, ecc.), si
ricercheranno attivamente solo i materiali pubblicitari di alberghi e
Azienda di promozione turistica. Analogamente per quanto concerne i
siti web verranno conservati e catalogati quelli aventi carattere
culturale, politico, religioso, sociale ed economico in senso generale.
Tra quelli a carattere esclusivamente pubblicitario verranno presi in
considerazione solo quelli degli alberghi a causa della rilevanza di tale
attività all’interno dell’economia della nostra città.
CARTA DELLE COLLEZIONI DELLA
RACCOLTA LOCALE DI ABANO TERME
6.
Formati fisici dei materiali
I materiali saranno raccolti a prescindere dal formato e
dal supporto. Gli articoli di rivista, nonché gli spogli di libri,
ancorché posseduti in originale dalla Biblioteca, vengono
riprodotti e collocati in faldoni. Per quanto concerne
fotografie, cartoline e altri materiali grafici si privilegerà
l’utilizzo da parte del pubblico in formato digitale.
CARTA DELLE COLLEZIONI DELLA
RACCOLTA LOCALE DI ABANO TERME
7.
Livelli di copertura
Si cercherà di assicurare il massimo livello di copertura,
per cui verranno raccolti anche documenti specialistici e
quelli redatti in lingue straniere, per quanto concerne
Abano Terme. Relativamente ai Colli Euganei la
copertura sarà meno esaustiva.
CARTA DELLE COLLEZIONI DELLA
RACCOLTA LOCALE DI ABANO TERME
8. Modi di acquisizione dei documenti e gestione della raccolta
L’acquisto dei documenti reperibili nel mercato editoriale corrente
avverrà presso il fornitore principale, mentre per quelli fuori catalogo ci
si rivolgerà a un fornitore specializzato. Per i libri antichi, cartoline e
fotografie ci si rivolgerà al mercato antiquario. Per le opere edite dal
Parco regionale dei Colli Euganei e dal Comune di Montegrotto Terme
si farà richiesta di dono. Analogamente si procederà per i documenti
prodotti da privati, parrocchie, associazioni, movimenti politici, ecc.
Qualora siano a disposizione più copie di un documento, se ne
colloca almeno una nella sezione del prestito.
Il materiale della sezione locale non si scarta e qualora sia
fisicamente usurato si provvede al suo restauro. I materiali in possesso
di altre biblioteche e che non è possibile acquisire in altro modo
vengono riprodotti.
CARTA DELLE COLLEZIONI DELLA
RACCOLTA LOCALE DI ABANO TERME
9.
Politica dei cataloghi e accesso all’informazione
Il materiale verrà catalogato allo stesso livello dei documenti
delle altre sezioni della Biblioteca (AACR2, RICA, ISBD (M)
(NBM) (A) (ER), CDD 11° ridotta, Soggettario della Biblioteca
Nazionale di Firenze) e inserito nel catalogo elettronico della
Biblioteca.
Periodicamente verrà messo a disposizione del pubblico un
catalogo a stampa per titolo e autore del materiale della
Sezione locale. Per quanto concerne le immagini digitalizzate
di fotografie e cartoline, si consentirà l’accesso direttamente
dal catalogo e si produrrà un CD ROM per la consultazione a
domicilio.
CARTA DELLE COLLEZIONI DELLA
RACCOLTA LOCALE DI ABANO TERME
10.
Cooperazione con altri istituti
Nel reperimento dei materiali, nella catalogazione degli
stessi e nella duplicazione dei documenti in copia unica si
collaborerà in particolare con le biblioteche di
Montegrotto Terme e Battaglia Terme e più in generale
con le altre biblioteche del Sistema bibliotecario di Abano.
CARTA DELLE COLLEZIONI DELLA
RACCOLTA LOCALE DI ABANO TERME
11.
Servizi al pubblico
Il materiale della Sezione locale non è a scaffale aperto
e quindi l’accesso da parte del pubblico avviene su
richiesta al personale della Biblioteca che ne controlla la
consultazione in sede. I documenti in via ordinaria non
sono disponibili al prestito ma, per comprovate esigenze
di studio o ricerca e limitatamente al materiale meno raro
o prezioso, possono, su autorizzazione del personale,
venire prestati per brevi periodi. Nel rispetto delle leggi
sul diritto d’autore e tenuto conto della deperibilità dei
materiali, i documenti possono venire riprodotti in
Biblioteca.
CARTA DELLE COLLEZIONI DELLA
RACCOLTA LOCALE DI ABANO TERME
Convenzioni relative alla catalogazione e collocazione dei documenti
I libri della Sezione locale seguono per la collocazione il seguente schema:
L numero di CDD prime tre lettere dell’autore.
I libri antichi seguono per la collocazione il seguente schema:
LAN lettera per l’altezza
numero progressivo
Le fotocopie di opuscoli e articoli della Sezione locale seguono per la collocazione il seguente
schema:
LA numero progressivo
Esse vengono riposte in faldoni che vengono numerati con cifre arabe.
Le cartoline della Sezione locale seguono per la collocazione il seguente schema:
LC numero del raccoglitore
numero progressivo
Le fotografie della Sezione locale seguono per la collocazione il seguente schema:
LF
numero del raccoglitore numero progressivo
Le videocassette e i CD ROM della Sezione locale seguono per la collocazione il seguente schema:
LE numero progressivo
I materiali effimeri (depliant di alberghi, volantini, ecc.) saranno trattati secondo tecniche
archivistiche.
In ciascun record bibliografico, nel campo Stato della registrazione si indica il semestre durante il
quale è stato registrato. Es.: Locale 2002 semestre 1
E ora parliamo di una collocazione
un po’ diversa
La biblioteca a tre livelli
1
2
3
Un esempio di progetto
„
L’introduzione del modello di
biblioteca a tre livelli nella
Biblioteca Civica di Abano
Terme
Cos’è la biblioteca a tre livelli
„
E’ un modello di biblioteca nato in
Germania negli anni ’70 che
introduce, oltre al magazzino
(settore lontano) e allo scaffale
aperto (settore intermedio), il
settore degli interessi del lettore
(settore vicino)
Cos’è la biblioteca a tre livelli
„
„
Introduce il settore vicino sia nel
senso che è vicino agli interessi
del lettore sia nel senso che è il
primo che si incontra entrando in
biblioteca
Il settore vicino ha un aspetto
informale (marktplatz)
Cos’è la biblioteca a tre livelli
„
„
Negli altri settori gli utenti cercano
i documenti per titolo o autore o
per soggetto. Nel settore vicino i
libri si “incontrano” per temi
C’è serendipità per cui si trova ciò
che non si pensava di cercare
Cos’è la biblioteca a tre livelli
„
„
„
Nel magazzino i libri sono nascosti
all’utente, si accede tramite catalogo e
l’interesse è lo studio
Nello scaffale aperto i libri sono a
disposizione dell’utente, si accede per
materia e l’interesse è
l’aggiornamento
Nella “piazza” i diversi documenti sono
proposti all’utente, si accede per tema
e l’interesse è la curiosità
Cos’è la biblioteca a tre livelli
„
„
„
Non si attende che il lettore
venga a cercare il libro ma glielo
si propone
Vetrina, tema, generi, percorsi e
filoni tematici, ecc.
Declassificazione,
dipartimentalizzazione
1 L’idea: dai bisogni agli obiettivi/1
‹il
bisogno degli utenti di trovare i libri che
rispondono ai loro interessi non pienamente
espressi
‹il bisogno della Biblioteca a che i libri della sezione
adulti in generale e più in particolare di saggistica e
di "narrativa non novità" vengano incontrati dagli
utenti
‹il bisogno della direzione della Biblioteca di
motivare gli operatori addetti al prestito nella
sezione adulti, fornendo loro un diverso orizzonte di
senso alle attività quotidiane
1 L’idea: dai bisogni agli obiettivi/2
OBIETTIVI PRIMARI
Aumento della soddisfazione dell'utenza relativamente al
patrimonio posseduto dalla Biblioteca nella sezione del
prestito adulti
crescita dell'utilizzo del patrimonio librario di tale
sezione
OBIETTIVI SECONDARI
Motivare i dipendenti coinvolti nel progetto in così che
affrontino le incombenze quotidiane in modo attivo e
creativo
creare le condizioni perché la Biblioteca divenga una
struttura orientata al cambiamento permanente
2 L’oggetto dello studio di fattibilita’:
la biblioteca a tre livelli
„
„
„
Un modello o una strategia per porre i bisogni
dell’utente al centro dell’organizzazione della
biblioteca
Oltre ai settori del magazzino e a scaffale
aperto si crea un settore in cui i libri di
narrativa vengono ordinati per genere e quelli
di saggistica per temi
Si offre all’utente l’occasione di trovare libri
che non sapeva di volere
3 Soluzioni analizzate/1
3 Soluzioni analizzate/2
3 La soluzione progettuale
Matrice SWOT
„
„
„
„
Strenghts (punti di forza)
Weaknesses (punti di debolezza)
Opportunities (opportunità)
Threats (minacce)
Matrice SWOT
Aspetti positivi
Aspetti negativi
Riferiti
Punti di forza
al
progetto
Empowerment degli operatori
in sé
Orgoglio di essere
all’avanguardia
Punti di debolezza
Riferiti
Opportunità
al
progetto
Immagine più amichevole
in
rapporto Miglioramento dell’offerta
con il
contesto
Minacce
Divisione tra operatori coinvolti
Estraneità operatori non
coinvolti
Libri di uno stesso autore in
punti diversi
I generi per alcuni utenti
possono svalutare la collezione
Dopo la collocazione…
…arriva la revisione
Un esempio di riprogettazione
di un processo
„
La revisione delle raccolte nella
Biblioteca Civica di Abano Terme
Punto di partenza: la mission
„
„
Le biblioteche pubbliche devono
conservare i documenti della
raccolta locale. Per il resto devono
offrire contenuti aggiornati
Le biblioteche scolastiche devono
conservare i documenti della
produzione didattica. Per il resto
devono offrire contenuti aggiornati
Punto di partenza: la mission
„
„
Le biblioteche delle facoltà
scientifiche e dei centri di
ricerca devono offrire contenuti
aggiornati
Le biblioteche delle facoltà
umanistiche e quelle con fondi
storici devono conservare
La revisione delle raccolte è
qualcosa di più del semplice scarto
„
„
„
„
È un modo di gestione
consapevole delle raccolte
È un modo di offrire all’utenza
ciò che richiede
Lo scarto è solo uno degli esiti
possibili
Costringe ad aggiornare le
raccolte
I DUBBI
„
E se poi me lo chiedono?
‹Accade
„
Ma così ho meno libri
‹La
„
di raro, si può usare ILL
qualità è meglio della quantità
Lo scarto è uno spreco e un’ammissione di
errore?
‹Al
contrario si risparmia e tutti possono
sbagliare, ammettendolo non si ripeterà
Perché la revisione
„
„
„
„
„
„
Guadagno di spazio e di soldi
Risparmio di tempo
Miglioramento dell’aspetto
generale
Attualizzazione del fondo
Verifica della raccolta
Riequilibrio della raccolta
La revisione delle collezioni
„
„
„
„
„
Weeding (strappare le erbacce)
Désherbage (diserbare)
Scarto (eliminazione)
Sfoltimento (non si usa)
Revisione (rinnovare)
I CRITERI
STATO FISICO DEI DOCUMENTI
Non necessariamente porta
all’eliminazione, c’è anche il
restauro
„
I CRITERI
ETA’
Varia secondo le classi, non riguarda
i classici
Può riguardare
prima pubblicazione
edizione o stampa del posseduto
ultima edizione
acquisizione
„
I CRITERI
USO
Da solo porterebbe la biblioteca a una collezione
di romanzi di genere, manualistica, guide
turistiche, libri di sport o cucina
„
Tempo trascorso tra due prestiti
dall’ultimo prestito
dall’ultima consultazione
Shelf Time Period STP Tempo di permanenza
sullo scafale
I CRITERI
QUALITA’ DELL’INFORMAZIONE
E’ un criterio soggettivo.
Può riferirsi al documento in sé,
all’uso che se ne potrà fare, a ciò
che è utile per la collezione
Richiede tempo e competenze
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I CRITERI
OBSOLESCENZA
Riguarda l’informazione veicolata
non la vetustà della pubblicazione
o peggio lo scarso uso
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I CRITERI
OGGETTIVO O SOGGETTIVO?
Integrare i due approcci.
Prima misurazione e poi valutazione
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MUSTIE (SMUSI o IOUPI)
M (misleading) = fuorviante o inaccurato
U (ugly) = usurato, logoro, non più riparabile
S (superseded) = superato (da nuova edizione o
altro libro simile)
T (trivial) = nessun valore letterario o scientifico
I (irrelevent) = irrilevante per gli interessi della
comunità
E (elsewhere) = ottenibile altrove in ILL
IOUPI
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Incorrect=Informazione scorretta
Ordinaire=Ordinario, mediocre
Usé=Usato, deteriorato
Périmé=Sorpassato
Inadéquat=Inappropriato
SMUSI
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Scorretto
Mediocre
Usato
Superato
Inappropriato
Metodo SR SMUSI copyr
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150 10/
SMUSI
CDD copyr
almeno uno
5/
ultimo prestito
Metodo SR in 10 tappe
1.
2.
3.
4.
Stabilire criteri scritti, formalizzati
Definire un calendario
Preparare il settore da sfoltire
Avere vicino allo scaffale i materiali necessari
(moduli, linee guida, topografico, ecc.)
5. Esaminare libro per libro, non avere fretta, fare
pause, infilare il modulo nei libri da non
ricollocare
Metodo SR in 10 tappe
6. Fare l’inventario (se c’è il topografico)
7. Prima di eliminare controllare su repertori
8. Trattare i libri in base a quanto scritto sui moduli
9. Individuare i rimpiazzi
10. Presentare i libri
Rinnovare: quando e quanto
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IFLA e Lombardia: almeno il 5%
ogni anno (in vent’anni si rinnova
tutto il patrimonio)
In realtà meno
Programmare il livello di incisività:
morbida, media, forte
Fonte Sergio Staffiere
Casi particolari
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Doppie copie
Opere minori di autori classici
Vecchi best seller
Edizioni precedenti di opera a
scaffale
VARIANTE EPURE
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Esecrabile
suPerato
Usato
Raramente utilizzato
Esiste altrove
VARIANTE WORST (peggio o vincere)
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Worn out (logoro)
Out of date (superato)
Rarely used (poco usato)
Supplied through ILL (fornito con
ILL)
Trivial and faddish (senza valore)
GRIGLIA DI WHITTAKER
Metodo molto costoso
in
termini
di
tempo
Fonte Sergio Staffiere
La soluzione auspicabile
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La rete
Il magazzino di rete
Il magazzino provinciale
Ulteriore problema
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Le raccolte delle biblioteche pubbliche sono beni
demaniali (artt. 822 e 824 C.C.)
La demanialità può cessare per volontà della P.A.
I beni passano così al regime patrimoniale
disponibile (art. 829 C.C.) e quindi alienabili
Ma Testo unico dei Beni Culturali artt. 10, 53 e 54
impediscono la sdemanializzazione
Parere Regione Veneto che autorizza
Deliberazione di G.C. o se inserito nel PEG
determinazione
ATTENZIONE, PERICOLO!
Se vi perseguiteranno per causa mia…
ricordatevi che vi avevo detto di curare gli aspetti
burocratici.
Politiche di revisione e valutazione
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Scarto (macero, donazione,
vendita)
Spostamento a magazzino
Sostituzioni
Duplicati
Rilegatura
Programmi per conservazione
Modalità valutazione uso raccolte
2 Analisi del processo di scarto
Occasionalità
Assenza di criteri
espliciti
Delega e scarso
coinvolgimento
Magazzino senza qualità
Insoddisfazione degli
utenti
Rilegatura di tascabili
Copie deteriorate
Mancanza di spazio
3 Ridisegno del flusso di processo
Scaffale
Riparazione
Eliminazione
Dono
Vendita
Sostituzione
Magazzino
Macero
4 Avvio del nuovo processo
Suddivisione delle classi
Stesura protocolli
Formazione del personale
Empowerment
Riesame casi dubbi
Assegnazione delle classi
sulla base delle inclinazioni
Esame, cambio collocazione,
cambio etichetta, elenco,
inviati a destinazione
5 Misurare i risultati
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Libri riparati
Libri trasferiti a magazzino (totale e per
classe)
Libri scartati (totale e per classe)
Libri a macero (totale e per classe)
Variazione indice di circolazione(totale e
per classe)
PLAN, DO, CHECK, ACT
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Fissare i criteri in base ai risultati
che si vogliono ottenere
Attuare la revisione con verifiche
intermedie, soprattutto se si lavora
in équipe
Misurare i risultati (libri passati a
magazzino, scartati, riacquistati,
metri di scaffali liberati, ecc.)
Ripetere periodicamente
l’operazione
Risultati
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Guadagnato spazio
Risparmiato tempo
Migliorato l’aspetto generale
Attualizzato il fondo
Bancarella delle occasioni
In conclusione
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Moduli e schemi per facilitare il
lavoro
Fonte: Giambattista
Tirelli
Fonte: Giambattista
Tirelli
Fonte: Sergio Staffiere
Fonte: Sergio Staffiere
Fonte: Giambattista
Tirelli
Fonte: Giambattista
Tirelli
Fonte: Sergio Staffiere
E’ FINITAAA!!!!!
GRAZIE PER L’ATTENZIONE
E BUON LAVORO!