Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali
Processo paghe e personale
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Definizione
Il ciclo paghe e personale (“Ciclo payroll”) è costituito dall’insieme
delle operazioni relative all’assunzione, da parte di un’azienda,
dei servizi prestati dal personale dipendente (collaborazione
all’attività di impresa) a fronte del riconoscimento di una
retribuzione in parte immediata (retribuzione periodica) e in parte
differita (trattamento fine rapporto), nel rispetto delle leggi e degli
accordi che disciplinano tale rapporto.
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• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Formalizzazione MyClient
Conti di Bilancio
S. P.
C) TRATTAMENTO DI FINE
RAPPORTO
C.E.
B 9) Costi per il personale
a) salari e stipendi
b) oneri sociali
c) trattamento di fine rapporto
d) trattamento di quiescenza
e simili
e) altri costi (quote
d’iscrizione a ordini
professionali, borse di studio,
ecc.)
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Conti di Bilancio
B4) COSTI per il PERSONALE
1) Salari e stipendi
Salari e stipendi (liquidazioni lorde):
•
Salari e stipendi
•
INPS c/Assegni familiari
•
Debiti verso il personale
•
Enti previdenziali c/ritenute
•
Sindacati c/ritenute
•
Erario c/ritenute su retribuzioni
•
Banca c/c
2) Oneri sociali
Oneri sociali (a carico azienda)
Debiti verso Ist. di previdenza
Banca c/c
3) Trattamento di fine rapporto
4) Trattamento di quiescenza e simili
5) Altri costi
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Costi per il personale
• Aspetti formali:
1) libro paga;
2) libro matricola;
3) registro degli infortuni
4) DM 10 INPS
5) prospetti di liquidazione INAIL
• Istituti di previdenza e sicurezza sociale:
1) INPS: Istituto Nazionale della Previdenza Sociale
2) INAIL: Ist. Naz. per le Assicurazioni contro gli Infortuni sul
Lavoro
3) INPDAI: Ist. Naz. Previdenza per i Dirigenti di Aziende
Industriali
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PricewaterhouseCoopers
Riferimenti normativi
CODICE CIVILE
Valutazione
 La legge non prevede alcun criterio specifico;
 La dottrina prevede che l’iscrizione sia al valore nominale.
Contenuto della nota integrativa
Occorre indicare:
4) Le variazioni intervenute nel TFR
15) il numero medio dei dipendenti ripartito per categoria
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PricewaterhouseCoopers
Ferie maturate e non godute
Elemento di retribuzione indiretta prevista da disposizioni di legge e
contrattuali.
Maturazione: avviene in proporzione al tempo
Classificazione: B9a) “salari e stipendi” e D13) Altri debiti
Valutazione: Valorizzazione in base al costo orario/giornaliero, senza
il rateo 13a e 14°, e comprensivo degli oneri contributivi;
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PricewaterhouseCoopers
TFR: Principi contabili italiani
Classificazione in bilancio: voce C) dello S.P.
Valutazione: retribuzione “continuativa” annua diviso 13,5 e rivalutazione
annua (1,5% fisso + 75% indice Istat).
Anticipazione massima 70% per:

Spese sanitarie “straordinarie”;

Acquisto prima casa per sé o i figli
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PricewaterhouseCoopers
Criteri di contabilizzazione
La rilevazione della quota di trattamento di fine rapporto,
maturata nel corso dell'esercizio, è una tipica scrittura di fine
esercizio; in particolare si tratta di una "integrazione" di costo in
quanto la quota è maturata per competenza economica, ma non
è stata rilevata in contabilità generale durante l'anno in quanto
non si è avuta alcuna manifestazione finanziaria.
Trattandosi di una retribuzione differita, il debito sorge nei
confronti del lavoratore al momento della cessazione del rapporto
di lavoro.
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• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Principali obiettivi di revisione
Gli obiettivi fondamentali delle verifiche da effettuarsi in
quest'area riguardano:
 che i dipendenti esistano
 che siano remunerati secondo contratto o che l’ulteriore
remunerazione aggiuntiva (es. bonus) sia specificatamente
approvata dalle persone che ne hanno il potere
 che i costi siano correttamente rilevati per competenza, non
per cassa.
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PricewaterhouseCoopers
Principali obiettivi di revisione:
il sistema di controllo interno
Accuratezza (Aggiornamento dati principali e archivi);
Completezza (Transazioni registrate una e una sola volta);
Autorizzazione (transazioni, incluso il cambiamento dei dati fissi, siano valide);
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PricewaterhouseCoopers
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
Processo paghe e personale
Ricavi (R&R)
Immobilizzazioni
materiali
Acquisti (P&P)
Contabilità generale
(GL)
Paghe e personale
Preparazione
bilancio
di fine anno
Magazzino
Transazioni finanziarie
significative
Processi di business
Bilancio
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Processo paghe e personale
Obiettivi della sessione
Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:
•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo
•ruoli chiave e responsabilità
•esempi di flowchart del processo
•rischi chiave e controlli
•impatto del ciclo a livello di bilancio
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Processo paghe e personale
Esercizio
Il ciclo all’interno di una società
-Quali sono i passaggi che intercorrono dal momento dalla firma
del vostro contratto di lavoro al momento in cui ricevete il primo
cedolino?
-Chi è coinvolto in questo processo?
-Cosa potrebbe impedirvi di ricevere l’ammontare corretto alla
fine del mese?
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Processo paghe e personale
Process Overview
Time recording
Calcolo delle retribuzioni
Pagamento
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
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Processo paghe e personale
Time recording
Calcolo delle retribuzioni
Pagamento
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
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Processo paghe e personale
Time recording
Capture
time
records
Review
time
records
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Processo paghe e personale
Time recording
Capture time records
•Salari fissi vs. remunerazione ad
ore
•Anche spese, buoneuscita e
benefit variabili
•Calcolo del tempo in automatico
•Calcolo del tempo manuale
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Processo paghe e personale
Time recording
Review time records
•Report per le eccezioni
•Revisione e controlli per gli items in
sospeso
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Processo paghe e personale
Rischi tipici
Financial reporting risks
•Rilevamento di informazioni su tempi e
frequenze fittizi (E/O)
•Non sono rilevate tutte le evidenze di
servizi prestati dai dipendenti (C)
•Le carte di lavoro sono incomplete o
inaccurate (C;A)
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Processo paghe e personale
Calcolo delle retribuzioni
Time recording
Calcolo delle retribuzioni
Pagamento
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
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Calcolo delle retribuzioni
Selezionare i
parametri
delle
retribuzioni
Calcolo delle
retribuzioni
Monitoraggio
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Processo paghe e personale
Calcolo delle retribuzioni
Selezione dei parametri delle retribuzioni
•Selezionare le retribuzioni
•Periodo di retribuzione
•Controllo degli accessi
(settimanale, mensile, una tantum)
e segregazione dei
compiti
•Processare e controllare i parametri
•Standard operating
procedure + checklist
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Processo paghe e personale
Calcolo delle retribuzioni
•Controllo di accessi &
Calcolo delle retribuzioni
•Calcolo di retribuzioni di prova
•Calcolo di retribuzioni finali
segregazione dei
compiti
•Computer validation
routines
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Processo paghe e personale
Calcolo delle retribuzioni
Monitoraggio
•Revisione dei risultati del calcolo delle retribuzioni
•Analisi dei dati di retribuzione rifiutati e controllo
•Controlli individuali a
campione
•Revisione contro budget &
mesi precedenti etc
•Revisione del
management
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Processo paghe e personale
Rischi tipici
Financial reporting risks
•Le retribuzioni lorde e i calcoli sono non accurati (A)
•Non tutti i dipendenti sono inclusi nel calcolo delle
retribuzioni (C)
•Le retribuzioni sono calcolate in un periodo finanziario
errato (CO)
•Le imposte sulle retribuzioni non sono determinate e
contabilizzate coerentemente con le leggi ed i
regolamenti locali (RO; A)
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Processo paghe e personale
Rischi tipici
Rischi operativi
•Il calcolo delle retribuzioni non avviene nei tempi
previsti, comportando ritardi nel pagamento dei
dipendenti
•Incremento delle spese generali dovuto a cicli
paghe e personale decentralizzati
Slide 31
Processo paghe e personale
Pagamento & Reporting
Time recording
Calcolo delle retribuzioni
Pagamento
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
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Processo paghe e personale
Pagamento
Autorizzazione
•Payroll reports
Scrittura dei
pagamenti
•Basata su
gruppi/registro dei
pagamenti
•Revisione del
registro paghe
dopo il calcolo
delle retribuzioni
•Controlli sulle
autorizzazioni
per gli assegni
manuali
•Controlli sugli
assegni
•Controlli di
interfaccia
Monitoraggio
•Payroll reports
•Controlli contabili
•Controllo degli errori
•Management
reports
•Month to month
recons
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Processo paghe e personale
Rischi tipici
Financial reporting risks
•I pagamenti delle retribuzioni non sono
completamente ed accuratamente processati (C;A)
•I pagamenti delle retribuzioni non sono fatti verso
gli impiegati corretti/fraudolentemente (A;R/O)
•I pagamenti con assegni manuali non sono
registrati (C)
•I pagamenti cash e gli anticipi richiesti dai
dipendenti non sono approvati (A;E/O)
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Processo paghe e personale
Rischi tipici
Rischi operativi
•I dipendenti non sono pagati nei tempi previsti
•Rischio di frode se i dipendenti sono pagati in
contanti
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Processo paghe e personale
Adjustments & Ledger maintenance
Time recording
Calcolo delle retribuzioni
Pagamento
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
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Processo paghe e personale
Adjustments & Ledger maintenance
Rettifiche
Aggiornamento
dei conti
Monitoraggio
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Processo paghe e personale
Adjustments & Ledger maintenance
•Controllo prima e dopo le
rettifiche
•Controllo degli accessi &
segregazione dei doveri
•Approvazione del
management per tutte le
Rettifiche
rettifiche
•Retro Pay – Utilizzato per processare le
retribuzioni dei mesi precedenti
•Pagamenti manuali (tra cicli retributivi)
Nota: controllo dei cambiamenti all’anagrafica dei
dipendenti
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Processo paghe e personale
Adjustments & Ledger maintenance
Aggiornamento dei conti
•Online of batch posting to GL
•Separate system –
interface controls
•Controlli di accesso &
segregazione dei doveri
•Controllo delle riconciliazioni
contabili
•Controlli sui periodi contabili
•Periodi contabili
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Processo paghe e personale
Adjustments & Ledger maintenance
Monitoraggio
•Verifica dei controlli sulle
riconciliazioni contabili
•Revisione delle audit trails
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Processo paghe e personale
Rischi tipici
Financial reporting risks
•Vengono processate rettifiche non autorizzate
(A;E/O)
•Le rettifiche non sono rilevate con completezza ed
accuratezza (A;C)
•Le rettifiche non sono effettuate sui conti corretti e
nel periodo corretto (P/D;CO)
•Le trascrizioni dal conto retribuzioni in contabilità
generale non sono complete ed accurate (C;A)
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Processo paghe e personale
Rischi tipici
Rischi operativi
•Troppe rettifiche alle retribuzioni dovute al
rilevamento di errori
•Troppi pagamenti manuali e retro payments dovuti
all’aggiornamento troppo lento dei payroll standing
data
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Processo paghe e personale
Time recording
Calcolo delle retribuzioni
Pagamento
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
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Processo paghe e personale
Standing data maintenance
Dati gestiti da
Human
Resources
Dati
regolamentari
Dati retributivi
Monitoraggio
•Posizioni di
•Tasse
•Livello di
management
•Variazioni al
•Deduzioni e
retibuzione
•Nuove
benefit
specifici
regolamentari
legati al
territorio
(incluse tasse)
•Codici di
processo di
controllo
assunzioni
•Variazioni dei
dipendenti
esistenti
deduzione
•Audit logs
•licenziamenti
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Processo paghe e personaleAnche revisione
Ruoli e responsabilità
indipendente da parte del
manager della divisione
Attiivtà
Ruolo
Area
Time recording
Dipendente
Any department
Impiegato del
personale
Gestore della
divisione
Paghe e personale
Calcolo retribuzioni
Pagamento &
Reporting
Addetto ai pagamenti Debiti /
/ impiegato contabilità
Impiegato del
Adjustments &
Ledger maintenance personale
Standing data
maintenance
Paghe e personale
Contabile
Impiegato del
personale
Impiegato HR
Finanza
Finanza
Paghe e personale
Risorse umane
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Processo paghe e personale: diagramma di flusso –
collegamento ai conti
Financial
Statements
ERP system
Cost to
employer
(PL)
Payroll control
account
(BS)
DR
Cash
(BS)
CR
DR
CR
Standing data
setup
Time recording
Payroll Calculations
Payments
ERP system
ERP system
ERP system
ERP system
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Financial Statements
SW / SO / Piattaforma
Salari /
stipendi
Debito vs.
personale
(SP)
(CE)
D
INPS – Conto
ritenute
(SP)
A
A
INPS – Conto
contributi
(SP)
D
Oneri sociali
(CE)
D
Debiti vs.
Erario
(SP)
Banca
(SP)
D
A
A
A
A
D
Accantoname
nto TFR
(CE)
Fondo TFR
(SP)
A
D
D
A
A
A
D
D
Assunzione del
personale
SW / SO /
Piattaforma
Variazioni
contrattuali
SW / SO /
Piattaforma
Rilevazione
presenze
SW / SO /
Piattaforma
Preparazione
cedolino
SW / SO /
Piattaforma
Registrazione
retribuzioni
SW / SO /
Piattaforma
Disposizione di
pagamento
SW / SO /
Piattaforma
Rettifiche
SW / SO /
Piattaforma
Cessione del
rapporto di lavoro /
Liquidazione
SW / SO / Piattaforma
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Flowchart Processo
Ufficio Personale
Rilevazione presenze
4.3
Ufficio Personale
Preparazione cedolino
4.4
Ufficio Personale
Registrazione retribuzioni
4.5
Uff. Paghe / Tesoreria
Descrizione
4.3 Rilevazione presenze
Il corrispettivo versato dall’azienda ai propri dipendenti risulta essere in buona parte correlato
all’ammontare di tempo effettivamente lavorato. La rilevazione delle presenze viene effettuata
utilizzando strumenti più o meno automatici come la firma sul foglio delle presenze, la bollatura
del cartellino delle presenze o il riconoscimento del badge elettronico.
4.4 Preparazione cedolino
Una volta raccolta la documentazione inviata dagli incaricati dei diversi uffici riguardante le ore
effettivamente lavorate da ciascun dipendente, l’Ufficio Paghe provvede alla predisposizione del
cedolino paga, in base al profilo professionale e allo status individuale di ognuno (tali dati sono
forniti dall’Ufficio Personale). Si determina per ogni dipendente l’ammontare dell’imposta lorda,
l’applicabilità delle detrazioni di imposta e l’importo della ritenuta fiscale.
4.5 Registrazione retribuzioni
Dopo aver determinato per ciascun dipendente l’ammontare delle retribuzioni e avere
debitamente controllato la loro correttezza, l’Ufficio Paghe provvede a emettere i cedolini e ad
aggiornare conseguentemente il libro paga aziendale.
4.6 Disposizioni di pagamento
L’Ufficio Paghe contatta la Tesoreria per procedere al saldo di quanto dovuto ai dipendenti,
tramite emissione di assegno o bonifico bancario. Dopodichè viene compilato il modulo di
versamento F24, che L’Ufficio Paghe trasmette alla Tesoreria affinché venga corrisposto
all’erario quanto dovuto entro il 16 del mese successivo a quello in cui le trattenute sono state
effettuate. Anche i pagamenti dei contributi INPS sono effettuati attraverso il modulo F24.
Disposizioni di pagamento
4.6
Ufficio Personale
Rettifiche
4.7 Rettifiche
Le retribuzioni possono subire nel tempo una serie di modifiche direttamente correlate allo
status di ciascun dipendente. E’ compito dell’Ufficio Personale rilevare e verificare la presenza
di tali presupposti e comunicarli all’Ufficio Paghe affinché questo possa a sua volta procedere
al corretto computo di quanto dovuto ai lavoratori. A fine di ogni anno, l’Ufficio Paghe procede
infine al calcolo del carico fiscale definitivo dei lavoratori e determina gli eventuali conguagli da
riconoscere agli stessi oppure trattenere dalle loro retribuzioni. Rientra fra le rettifiche di fine
esercizio anche la rilevazione delle ferie non godute.
4.7
Slide 48
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli –
Gestione organico
Fasi/Attività
Rischio
Punti di controllo
necessari
Test dei Controlli
Financial
Statement
IPO
Assertion
E/
C P R
C A
V C A V R
O
O D O
Personale fittizio
Autorizzzaione
Esame delle evidenze delle
potrebbe essere
dall'ufficio personale autorizzazioni dell'ufficio
aggiunto a libro paga per ogni nuova
personale per le nuove
assunzione e reporting assunzioni e esame del
a
mensile delle
reporting mensile
variazioni del
personale
1.2 Variazione Il personale potrebbe Autorizzzaione
Esame delle procedure di
delle condizioni beneficiare di
dall'ufficio personale autorizzazione degli aumenti
contrattuali
aumenti retributivi
per ogni aumento
a
non autorizzati
retributivo
1. Assunzione
del personale
Personale non più in
servizio potrebbe
essere mantenuto a
libro paga
Comunicazione
dall'ufficio personale
all'ufficio paghe per
ogni cessazione di
rapporto
Esame delle comunicazioni di
cesssazioni di rapporti di
lavoro e della relativa
variazione al master file delle
retribuzioni
a
a
a
a
Slide 49
Processo di revisione – Esempi di Test sui controlli Amministrazione del
personale
Fasi
Rischio
Punti di
controllo
necessari
Test dei Controlli
Il personale potrebbe Utilizzo di cartellini Osservazione delle procedure di
2.1
essere pagato per oresegnatempo e
utilizzo dei cartellini segnatempo
Rilevazione non lavorate
approvazione del e verifica della approvazione del
delle
cartellino da parte di cartellino da parte di un
presenze
un supervisore
supervisore
Financial Statement
Assertion
IPO
E/
C
R
C A
PD
V C A V R
O
O
O
a a a
Le informazioni sulle Confronto del totale Esame delle evidenze del
retribuzioni
delle ore lavorate confronto tra i totali delle ore
potrebbero essere
determinato
imputate dall'ufficio Paghe e
perse durante
dall'ufficio Paghe
quelle imputate dal dipartimento
a a
durante la
con il dato inserito a EDP
2.2
trasmissione al
computer dal
Predisposizi
reparto EDP che
dipartimento EDP
one
predispone le paghe
retribuzioni
Il file delle retribuzioni Esame
Osservazione delle procedure di
può essere oggetto di indipendente del
inserimento dei dati e verifica del
'forzarture' del
report delle
report per l'esame del supervisore a a a
sistema
forzature al file delle
retribuzioni
Possono
essere
Approvazione delle Verifica dell'esame delle
2.3
registrazioni da parte del
Registrazion commessi errori nella registrazioni da
a
a
registrazione
delle
parte
di
un
supervisore
e delle
supervisore
retribuzioni retribuzioni
a a a
a a
a a a
a a
Slide 50
Separazione dei compiti (“Segregation of duties”)
Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli
Applicazione SOD al Ciclo Lavoro
Funzione di supervisione versus Funzione di
1. Separazione tra attività di autorizzazione e di
elaborazione delle retribuzioni e di
esecuzione
effettuazioni delle registrazioni relative al
personale
Funzione pagamento versus Funzione di
effettuazioni delle registrazioni relative al
personale
Funzione pagamento versus Funzione di
supervisione
2. Separazione tra attività di esecuzione e
attività di rilevazione contabile
Funzione pagamento versus Funzione di
elaborazione delle retribuzioni
Funzione di elaborazione delle retribuzioni
versus Funzione di contabilità del personale
3. Separazione tra responsabilità operative di Funzione di supervisione versus Funzione di
gestione e attività di rilevazione contabile
contabilità del personale
Slide 51
Processo paghe e personale
Business Performance Reviews
•Indicatori chiave di performance
•Revisione alla luce di informazioni indipendenti
•Revisione da parte del management di elementi significativi o
inusuali
•Altro
Slide 52
Processo paghe e personale
Aspetti legati alle frodi
•Dipendenti fantasma
•Pagamento di bonus non autorizzati
•Salari cash
•Trasferte e nota spese
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Domande?
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