Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli INDICE INTRODUZIONE ....................................................................................................... 1 Capitolo I – La qualità nei servizi............................................................................... 5 1.1 – Definizione di servizio ................................................................................... 5 1.2 – Servizio come modo di essere ....................................................................... 6 1.3 – Servizio come insieme di benefici tangibili/intangibili, espliciti/impliciti 6 1.3.1 – Il modello di Kano ................................................................................. 10 1.4 – Servizio come metodo ................................................................................. 12 1.5 – Servizio come comportamento umano ...................................................... 13 1.5.1 - Ricerca GALLUP ................................................................................... 14 1.5.2 - Parasumann, Zeithalm, Berry ................................................................. 15 1.5.3 – SERVQUAL .......................................................................................... 21 Capitolo II – Natura e peculiarità dei servizi ........................................................... 27 2.1 – La natura dei servizi ................................................................................... 27 2.1.1 – Standardizzazione limitata ..................................................................... 27 2.1.2. – Contestualità.......................................................................................... 28 2.1.3 – Eterogeneità............................................................................................ 30 2.1.4 – Affidabilità delle risorse umane ............................................................. 31 2.1.5 – Presenza del disservizio ......................................................................... 32 2.2 – Le peculiarità dei servizi............................................................................. 34 2.3 – Alcune considerazioni sbagliate sulla qualità dei servizi......................... 41 2.3.1 – L’approccio alla qualità nei servizi è uguale a quello alla qualità nei prodotti ............................................................................................................... 41 2.3.2 – La qualità del servizio non è misurabile ................................................ 42 2.3.3 – Le valutazioni del servizio date dall’erogatore sono migliori di quelle del cliente ................................................................................................................. 44 2.3.4 – Il controllo di qualità è limitato al personale di front line...................... 45 1 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Meglio tardi…. 2 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli INTRODUZIONE Lo scopo principale di questa tesi vuole essere quello di suggerire un possibile metodo per “monitorare” costantemente la customer satisfaction del cliente principale dell’universita individuato nel nostro caso nello studente. Nel paragrafo 4.2 dove si parla delle norme ISO in ambito universitario vengono esposti alcuni problemi che possono sorgere quando ci si chiede chi è o chi sono i clienti dell’università e quali sono gli indicatori per misurare la sua soddisfazione. Vediamo come dal contenuto dei vari capitoli si è arrivati o si è tentato di arrivare alla progettazione di un tale metodo di monitoraggio. Nel primo capitolo viene introdotta la definizione di servizio: partendo da alcune classiche definizioni di studiosi che si sono occupati dell’argomento si vuole arrivare a dare una definizione strutturata. Nel paragrafo in cui si parla del servizio come insieme di benefici tangibili/intangibili espliciti/impliciti (1.3) vengono presentati due modelli: quello di Normann che identifica per un servizio nucleo centrale (servizio principale) e servizi periferici, e quello di Kano (1.3.1) che mettendo in relazione il livello di quantità fisica di un prodotto o di un servizio con il grado di soddisfazione del cliente classifica gli attributi qualitativi in cinque categorie. Rosander definisce il servizio come comportamento umano (1.5), a sostegno di ciò egli cita la ricerca Gallup (1.5.1). In questo contesto mi è sembrato opportuno inserire l’importante ricerca di Parasuramann, Zeithalm, Berry (1.5.2) che partendo da indagini esplorative presso i clienti ha portato alla definizione di 10 dimensioni della qualità del servizio da ritenersi valide per la maggior parte delle aziende erogatrici. 1 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Come evoluzione della ricerca gli stessi autori hanno realizzato SERVQUAL, uno strumento per misurare le percezioni dei clienti sulla qualità del servizio (1.5.3). Nel secondo capitolo vengono analizzati natura e peculiarità dei servizi per poter poi tentare di elaborare un sistema di controllo qualità corretto, efficace e completo. In particolare vengono analizzate 5 caratteristiche proprie dei servizi e 13 peculiarità e differenze a livello operativo. A conclusione del capitolo vengono affrontati 4 punti che rappresentano alcune considerazioni sbagliate sulla qualità dei servizi. Il terzo capitolo si apre presentando come l’evoluzione del concetto di qualità ha determinato una parallela evoluzione dell’attività di normazione a livello nazionale, europeo e internazionale, attività che comprende oggi anche la “produzione di norme” legate all’assicurazione (o garanzia) della qualità. Vengono poi analizzate in dettaglio le politiche della qualità a livello europeo e la struttura della qualità a livello nazionale chiarendo i motivi per cui è conveniente adottare un sistema di qualità. A chiusura del capitolo vengono presentate le nuove norme Vision 2000, ovvero il programma di revisione decennale delle norme ISO 9000. Si mette in luce come le caratteristiche delle nuove norme siano venute fuori dai suggerimenti forniti dagli utilizzatori delle stesse. Nel quarto capitolo si arriva alla parte applicativa della tesi: si parte da un’introduzione dove si espongono alcune leggi e decreti riguardanti il sistema universitario che hanno portato alla nascita di strutture quali i nuclei di valutazione, l’Osservatorio per la valutazione del sistema 2 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli universitario (successivamente denominato Comitato nazionale per la valutazione del sistema universitario) e altri ancora. In particolare vengono presentati i parametri di valutazione per l’attività di ricerca, la funzionalità amministrativa e il servizio didattico–formativo e per quest’ultimo sono previsti indicatori per le varie componenti che intervengono a garantire un “efficiente servizio formativo” (relazione dell’Osservatorio del settembre 1997). Nel paragrafo 4.2, come già anticipato, si parla delle norme ISO in ambito universitario e vengono esposti alcuni problemi che possono sorgere quando ci si chiede chi è o chi sono i clienti dell’università e quali sono gli indicatori per misurare la sua soddisfazione. Il paragrafo si conclude evidenziando che grazie anche all’”autonomia” nei bilanci degli Atenei (cresce l’importanza finanziaria dell’apporto delle tasse d’iscrizione) si può constatare come il rapporto Università/studente tenda sempre più verso un mercato libero, dove il peso delle scelte del cliente è vitale per la sopravvivenza dell’azienda. Per tutta risposta a quanto detto sopra viene citato integralmente un intervento del Prof. Alessandro Figà Talamanca (Membro del Comitato Nazionale per la Valutazione) ad un convegno sulla qualità tenutosi presso l’Università Cattolica del Sacro Cuore e reperito direttamente dal sito della suddetta università http://www.unicatt.it. Nell’ intervento viene smentito quanto detto precedentemente. Nel paragrafo 4.4 viene descritta in maniera più approfondita e commentata la nuova norma UNI EN ISO 9001:2000. Partendo dall’applicabilità e dai requisiti soffermandosi in particolar modo sulla politica della qualità, sul manuale della qualità e sulle procedure documentate si arriva a descrivere l’iter per l’ottenimento della certificazione 3 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Nel paragrafo 4.5 viene presentato uno strumento con il quale potrebbe essere possibile monitorare la qualità desiderata e quella percepita. Lo studente è chiamato in prima persona tramite compilazione di un questionario “on line” ad esprimere la sua valutazione con un giudizio rispettivamente sulla qualità attesa e sulla qualità percepita all’interno di un corso di laurea (CLEAM.nel nostro caso). Seguendo la metodologia del SERVQUAL (1.5.3) viene sottratto il punteggio delle percezioni da quello delle aspettative, in questo modo si ottengono valori che variano in un intervallo [–7 ; +7]. Questi valori possono poi essere analizzati con i vari metodi di analisi statistica. È opportuno fissare delle soglie di tolleranza per stabilire quando il programma che effettua periodicamente lo spoglio dovrà avvisare “chi di dovere” su quali sono le domande che presentano “gravi” scostamenti. 4 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Capitolo I – La qualità nei servizi 1.1 – Definizione di servizio Il ricorso al dizionario per cercare una definizione di servizio non è di grande aiuto: l’eterogeneità delle definizioni riscontrabili (atto spontaneo, prestazione organizzata, attività lavorativa, effetti di azioni umane tra persone ecc.) dimostra come il termine “servizio” si presti a interpretazioni non univoche. Nella letteratura manageriale si ritrovano le definizioni di cinque grandi studiosi, il cui contributo alla teorizzazione è particolarmente rilevante. Il servizio e: - “Lavorare per il beneficio di qualcuno (Juran). - “Un metodo per accrescere la soddisfazione del cliente o dell’utilizzatore” (Feigenbaum). - “Ogni lavoro produttivo che non si concretizza in alcun genere di hardware” (Ishikawa). - “Insieme di benefici tangibili/intangibili. Espliciti/impliciti” (Normann). - “Comportamento umano o attività con obiettivi specifici e processi, il cui scopo è soddisfare i bisogni del cliente” (Rosander). Il denominatore comune che lega questi autori è la qualità. In effetti, qualità e servizio tendono per certi aspetti a coincidere (la soddisfazione dei bisogni e dei desideri di qualcuno), anche se questo non implica necessariamente che le imprese e gli enti che erogano servizi assicurino automaticamente qualità. 5 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli 1.2 – Servizio come modo di essere Il servizio è una relazione “bidirezionale”, basata su uno scambio non solo economico (prestazioni a fronte di denaro) ma anche informativo, emotivo, operativo, affettivo. È questa la vera dimensione della “cultura del servizio”, che introduce nella relazione tra erogatore e consumatore la complessità di un rapporto contestuale e l’interdipendenza degli attori per la completa soddisfazione reciproca. 1.3 – Servizio come insieme di benefici tangibili/intangibili, espliciti/impliciti È la scuola nordica di Normann a proporre questa lettura del servizio. Così come dei prodotti è possibile descrivere i componenti, le funzioni, i materiali, le dimensioni, le caratteristiche tecniche ed eventualmente anche provarli, verificandone tangibilmente condizioni d’uso, funzioni assolte, sensazioni generate, prestazioni consentite, anche dei servizi Normann propone di elencare i benefici per il cliente. Dal punto di vista metodologico, si tratta di rilevare la sequenza delle attività svolte dall’azienda/ente per l’erogazione del servizio e di quelle svolte dal cliente per la completa fruizione del servizio stesso. La schematizzazione del flusso consente di evidenziare i punti di contatto diretto con il cliente e il contenuto e l’oggetto della transazione (lavoro, informazioni, conoscenza, abilità prodotti, ecc.). A titolo di esempio viene riportata nella figura seguente la tabella contenente la sequenza di azioni compiute da un cliente che deve ottenere un servizio 6 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli presso uno studio medico evidenziando i punti di contatto con il personale Azioni eseguite dal cliente Eventuali punti di contatto con il (in sequenza) personale Prende l’appuntamento Centralinista addetto/a reception Raggiunge lo studio Registra l’arrivo Addetto/a reception Aspetta in salotto È accompagnato dal dottore Infermiere/a Spiega i sintomi e storia medica al Dottore dottore Dottore, Infermiere/a, Tecnico di Effettua test e diagnosi laboratorio Ascolta prognosi e prescrizioni Dottore Paga il conto e richiede Segreteria, addetto/a contabile documentazione. Acquista eventuali medicine Figura 1.1 – Flow chart per il servizio di uno studio medico. L’oggetto e l’intensità della transazione caratterizzeranno ciò che Normann definisce il “pacchetto di servizi”. Il modello proposto si struttura in un nucleo centrale (servizio principale) per la soddisfazione della funzione primaria del servizio (andare dalla città A alla città B, riacquistare salute, soddisfare l’appetito) e servizi periferici (servizi secondari) per la soddisfazione delle funzioni secondarie (viaggiare comodi, accedere facilmente, ottenere informazioni sul percorso, scegliere alternative di menù ecc). 7 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Il nucleo centrale si richiama alle “necessità” ed ai bisogni, cioè ad uno stato di carenza del cliente, mentre i servizi “periferici” si richiamano al concetto di “desiderio”, cioè a uno stato di positività, di benessere come soddisfazione dei sensi e dell’animo. Funzione Secondaria Funzione Secondaria Desiderio Desiderio Funzione Secondaria FUNZIONE PRINCIPALE Desiderio BISOGNO Funzione Secondaria Funzione Secondaria Desiderio Desiderio Figura 1.2 – Il servizio come insieme di benefici (Negro) Normann evidenzia anche come nei servizi non sempre la distinzione tra servizio centrale e servizio periferico sia chiaramente individuabile. Nelle situazioni in cui il nucleo centrale è praticamente indifferenziato (il trasporto, le assicurazioni, alcuni servizi bancari ecc.) saranno i contenuti dei servizi periferici a condizionare le valutazioni del cliente e la sua scelta tra i fornitori del servizio. 8 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Al modello proposto si aggiunge un ulteriore elemento caratterizzante: la dinamicità. Gli elementi di differenziazione e di valutazione non sono stabili nel tempo, ma occupano alternativamente posizione centrale o periferica. Lo schema concettuale può essere rappresentato da un insieme di “bersagli mobili” che seguono traiettorie irregolari con velocità e accelerazioni imprevedibili. È la complessità del servizio a far si che esso non sia definibile come struttura, come prescrizione, ma solo come funzione che si modella e si adatta su variabili di soggettività del cliente, di tempo, di situazione, di contesto. Così ad esempio, per un servizio di vacanze i riferimenti primi possono essere la conoscenza geografica, la relazione e la socializzazione, il divertimento, il riferimento culturale, il comfort, il relax, la fatica, la spartanità. Si comprende a questo punto l’importanza del front-line nelle aziende e negli enti di servizio. È proprio il personale del front-line che deve osservare, interpretare, capire la dinamica dei bersagli, scegliere tempi, forme, frecce idonee, mirare e colpire l’essenza dei bersagli. Per supportare l’analisi e la definizione del “pacchetto di servizi”, Sasser, Olsen e Wyckoff forniscono una classificazione dell’offerta di servizi in tre tipologie: - beni fisici (il vitto e le bevande in un ristorante, in un ospedale o in un servizio di ristorazione collettiva, i supporti didattici nell’apprendimento delle lingue straniere o nella formazione, le camere e le strutture in un albergo). - Beni intangibili espliciti, cioè benefici fisici dichiarati (apprendere una nuova lingua, una nuova metodologia operativa, garantire sicurezza fisica ed economica ecc.) 9 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli - Beni intangibili impliciti, cioè benefici psicologici sottesi (possibilità di conoscere nuove persone, di visitare nuove località, di appartenere a un club che fornisce status ecc.). 1.3.1 – Il modello di Kano In questo contesto è utile analizzare un modello proposto da Kano (1984). Kano sostiene che non tutte le attese del cliente sono egualmente importanti: l’inserimento o la mancanza di un attributo qualitativo richiesto dal cliente per un certo prodotto o servizio provoca un grado di soddisfazione o insoddisfazione sensibilmente diverso a seconda dell’attributo. Kano evidenzia come è errata la concezione che il livello di qualità “fisica” di un prodotto o servizio e il grado di soddisfazione del cliente siano in relazione lineare tra loro. Si tratta in realtà di una relazione “bidimensionale”. Secondo tale ricerca gli attributi qualitativi definiti dal cliente si possono suddividere in cinque categorie: 1. Tipo “B” (basic) Sono attributi che derivano da bisogni di base che il cliente non esprime in quanto ritiene fondamentali e la cui mancanza anche in minima parte provoca un “crollo” del livello di soddisfazione globale. 2. Tipo “O” (One dimensional) Sono caratteristiche non eccessivamente allettanti per il cliente, la cui presenza però contribuisce ad incrementare la sua soddisfazione, viceversa la loro assenza crea un certo grado di insoddisfazione. Aumentando o diminuendo dello stesso valore 10 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli il grado di soddisfazione di questi bisogni si ottengono aumenti e diminuzioni del livello di soddisfazione globale che sono all’incirca “proporzionali” (lineari). 3. Tipo “E” (Excitement) Sono quelli attributi che attraggono e deliziano il cliente e che contribuiscono a differenziare il prodotto o il servizio da quello della concorrenza. La loro presenza provoca un forte innalzamento della soddisfazione globale, viceversa la loro mancanza può addirittura non influire su tale livello. 4. Tipo “I” (Indifferent) Sono quelli la cui presenza o assenza non influisce sul livello di soddisfazione globale. È bene notare che tali attributi non devono essere presi in considerazione in un’azienda in quanto costituiscono un surplus di sforzo per l’azienda che non si traduce in soddisfazione per il cliente. 5. Tipo “R” (Reverse) Sono attributi la cui presenza provoca insoddisfazione e la cui assenza provoca soddisfazione. Dovendo effettuare una qualsiasi analisi sul livello di soddisfazione del cliente tali bisogni potrebbero essere trasformati nei loro duali “Onedimensional”. Da quanto sopra detto i bisogni da tenere sotto controllo sono i primi tre. È possibile riportare su un grafico quanto sopra detto: indicando sull’asse delle ascisse il grado di soddisfazione del bisogno e su quello delle ordinate il livello di soddisfazione globale avremo che i bisogni del tipo “Basic” avranno un andamento “logaritmico”, quelli “one-dimensional” “lineare” ed infine quelli “Excitement” “esponenziale”. Il tutto viene riportato nella figura seguente. 11 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Figura 1.3 – Il modello di Kano (Kano et al. 1984) Anche in questo caso è presente una dinamicità tra le categorie individuate. Normann evidenzia come gli elementi di differenziazione e di valutazione non sono stabili nel tempo, ma occupano alternativamente posizione centrale o periferica. Nel modello di Kano la dinamicità è a “senso unico” ovvero gli attributi di tipo “Excitement” tendono a diventare “One-dimension” e questi ultimi tendono a diventare “Basic”. 1.4 – Servizio come metodo L’erogazione del servizio segue un ordine logico definibile e strutturabile e principi costanti, applicabili ad ogni impresa indipendentemente dalle caratteristiche dimensionali e merceologiche, sui quali sviluppare personalizzazioni e caratteristiche particolari. 12 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Si possono individuare tre momenti ben distinti, per ognuno dei quali sono definibili principi-guida trasversali di riferimento per la progettazione e l’erogazione del servizio. Predisposizione del cliente alla interazione con il Front-line Interazione Cliente Front-line Gestione del Post servizio Figura 1.4 – Ordine logico di sviluppo del servizio. (Negro) Il primo momento è rappresentato dalla predisposizione del cliente al rapporto con il front-line. È necessario far in modo che il cliente venga a contatto con il personale in maniera positiva, ben disposto all’interazione, informato dei diritti, condizioni e vincoli, con un livello di attese coerente alle effettive prestazioni erogate al fine di massimizzare i benefici del rapporto. Il secondo momento è quello dell’interazione tra front-line e cliente, o “momento della verità (secondo la definizione di Normann). Qui occorre ricercare il raggiungimento, o meglio il superamento, delle attese del cliente. Il terzo momento è la gestione del post-servizio. Poichè nell’erogazione del servizio la “produzione” ha luogo contestualmente al “consumo”, può verificarsi il disservizio (anche se l’obiettivo resta il livello zero). Ma è proprio in questo momento che l’impresa/ente deve dimostrare senza possibilità di appello tutta l’eccezionalità dell’avvenimento, il sincero dispiacere e la totale dedizione alla soluzione dei problemi arrecati. 1.5 – Servizio come comportamento umano 13 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Nel fornire un servizio il fattore umano di chi è a contatto con il pubblico è sicuramente alla base per il raggiungimento di una qualità soddisfacente. Sono state fatte molte ricerche per stabilire quali fossero i requisiti per un servizio ottimale e nella maggior parte dei casi il fattore umano è risultato essere una componente basilare. Di seguito vengono riportate due ricerche esplorative effettuate verso clienti che evidenziano tale aspetto. 1.5.1 - Ricerca GALLUP Rosander definisce il servizio come comportamento umano. Egli cita, a sostegno della sua definizione, i risultati della ricerca Gallup condotta negli USA per conto della American Society for Quality Control nel 1985. Fu analizzato in quell’occasione un campione di 1005 persone e risultò che i fattori che determinano la qualità del servizio sono i seguenti: - Comportamento, attitudini, competenze del personale Soddisfazione bisogni Tempo (velocità del servizio, puntualità) Prezzo Esperienza Altro Nella voce “comportamento, attitudini, competenze del personale” risultano determinanti fattori quali: - Cortesia Attitudini Aiuto, supporto Amichevolezza Attenzione Precisione, assenza problemi Efficienza Affidabilità 14 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Come controprova il sondaggio Gallup evidenzia i seguenti fattori di cattiva qualità del servizio (riguardante i servizi ricevuti dagli intervistati nei due anni precedenti): In Comportamento, attitudini, competenze Lentezza Prezzo Altri questo caso la voce “comportamento, attitudini, competenze” risulta composta da: - lavoro malfatto personale indifferente personale non qualificato mancanza di cortesia È interessante notare come dai dati della ricerca Gallup emerga come nelle valutazioni della cattiva qualità di un servizio l’incidenza degli aspetti comportamentali sia una costante che tende a crescere a seconda del contenuto di servizio puro rispetto al prodotto (compagnie aeree, assicurazioni, banche, riparazioni auto). 1.5.2 - Parasumann, Zeithalm, Berry Un’altra importante ricerca da cui esce fuori l’importante ruolo che gli aspetti comportamentali hanno nella qualità dei servizi è quella eseguita da Parasumann, Zeithelm e Berry. La ricerca parte da un’indagine esplorativa venuta fuori da interviste fatte a 12 “focus group” di clienti 3 per ognuno dei seguenti settori: - servizi bancari per il pubblico - carte di credito - intermediazione di titoli finanziari - riparazione e manutenzione di beni durevoli 15 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli La composizione dei focus group è stata fatta seguendo le linee guida tradizionali del marketing. Le persone selezionate per i focus group, ognuno ne comprendeva da 8 a 12, sono stati selezionate in base alla caratteristica fondamentale che avessero avuto a che fare con una o più transazioni relative al servizio in questione. Per mantenere la similarità tra i membri di ciascun gruppo e assicurare la massima partecipazione sono stati divisi gli intervistati tra i gruppi in base al sesso e all’età. Da queste interviste preliminari gli autori hanno imparato molto su come i clienti percepiscono la qualità del servizio. Gli argomenti affrontati con i clienti hanno riguardato le loro aspettative, le loro priorità, le loro esperienze. Pur essendo presenti esperienze particolari tipiche della categoria di servizi in discussione, sono stati rilevati motivi straordinariamente costanti in tutte e quattro le serie di interviste che hanno fornito preziosi strumenti di comprensione dei metodi che i clienti utilizzano per definire e valutare la qualità del servizio. Definizione della qualità del servizio I focus group hanno sostenuto inequivocabilmente che il segreto per garantire una buona qualità del servizio sia nel soddisfare o nel superare le aspettative dei clienti. Un esempio di ciò nelle interviste fu dato da una partecipante che citò un addetto delle riparazioni che non solo riparò l’apparecchiatura guasta (come ci si attendeva), ma indicò all’interessata come provvedere autonomamente se il problema si fosse ripresentato in seguito. Come esempio negativo si può citare quello di un intervistato sul focus group delle banche che citò il senso di frustrazione provato quando la sua banca non volle cambiare un assegno postdatato. Quando un altro 16 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli partecipante dello stesso focus group gli fece notare che ciò era vietato dalla legge, egli reagì per il fatto che nessuno in banca glielo aveva spiegato. I partecipanti ai vari focus group hanno descritto altre esperienze simili, sia positive che negative. Una cosa però è parsa chiara agli autori delle interviste: i giudizi di buona o cattiva qualità dipendono dalla percezione che i clienti ricevono delle effettive prestazioni rispetto a quanto si attendevano. Quindi la qualità del servizio, così come viene percepita dai clienti, si può definire come il grado di discrepanza tra le aspettative o i desideri dei clienti e le loro percezioni. Fattori che influiscono sulle aspettative I motivi comuni emersi dai focus group indicavano vari fattori che potrebbero determinare le aspettative dei clienti. Innanzitutto le notizie che i consumatori apprendono da altri (comunicazioni tramite il passaparola). Molti intervistati dei focus group sui servizi di riparazione, per esempio, hanno affermato di essersi aspettati un’alta qualità del servizio perchè avevano scelto le imprese in base ai consigli degli amici. Secondariamente è emerso come le aspettative dei clienti variassero di molto a seconda delle caratteristiche personali e delle circostanze, suggerendo quindi l’idea che le esigenze personali possano influire in qualche modo sulle aspettative. Nei focus group sulle carte di credito, ad esempio, alcuni clienti si attendevano che le società di gestione concedessero loro il massimo credito possibile al contrario di altri che desideravano che fossero più restrittive di quanto non si dimostrassero in realtà. In terzo luogo, anche l’esperienza passata nell’uso del servizio potrebbe influire sulle aspettative dei clienti. A titolo di esempio si riporta il caso del focus group sull’intermediazione dei titoli: i clienti più 17 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli esperti erano più esigenti riguardo a competenza tecnica ed efficienza rispetto ai clienti meno esperti per cui contavano le caratteristiche comportamentali quali simpatia e gentilezza. Infine un ruolo chiave di influenza sulle aspettative è svolto dalle comunicazioni esterne (pubblicità). Si intende una grande varietà di messaggi diretti e indiretti inviati dall’e aziende ai clienti: la pubblicità di una banca che promette gli impiegati più cordiali della città, uno spot televisivo che dichiara che la carta di credito è accettata in tutto il mondo, la centralinista di un’impresa di riparazioni che garantisce l’arrivo di un tecnico all’ora stabilita, gli opuscoli di una società di brokeraggio che garantiscono l’implicita promessa di un servizio superiore. Un fattore che influisce sulle aspettative e viene fatto rientrare nella categoria delle comunicazioni esterne è il prezzo, che svolge un ruolo importante soprattutto per i potenziali clienti. Per coloro che considerano per la prima volta l’eventualità di acquisire servizi di brokeraggio è probabile che il prezzo influisca sulla scelta di un certo tipo di agente di borsa e anche su quanto ci si attende dal broker prescelto. Dimensioni della qualità del servizio Gli elementi più interessanti che sono emersi dai focus-group riguardano i criteri utilizzati dai clienti per giudicare la qualità del servizio. I numerosi esempi e le esperienze degli intervistati hanno fornito una massa consistente di materiale sulle aspettative dei clienti, rispecchiate dalle domande specifiche che i clienti pongono e alle quali rispondono nel valutare la qualità del servizio. A seguito di numerose revisioni di tali domande è emerso che gli stessi criteri generali stanno alla base degli insiemi di domande 18 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli specifiche sul servizio che caratterizzano i quattro settori. Sono stati individuati cosi 10 criteri o dimensioni generali: 1 AFFIDABILITÀ corrispondenza tra prestazione e fiducia. Significa che l’azienda esegue il servizio nel modo giusto la prima volta 2 CAPACITÀ DI RISPOSTA volontà e prontezza degli addetti nel fornire il servizio. Comprende la tempestività del servizio 3 COMPETENZA possedere le abilità e le conoscenze necessarie ad eseguire il servizio. - 4 ACCESSO possibilità di accesso e la facilità di contatto. - 5 CORTESIA gentilezza, rispetto, considerazione ed amabilità da parte del personale di contatto (comprese receptionists, centraliniste ecc.) 6 COMUNICAZIONE tenere informati i clienti con un linguaggio comprensibile e prestare loro ascolto. Ciò può anche voler dire che l’azienda dovrà adattare il linguaggio alla portata di ogni tipo di cliente; esprimersi in maniera più evoluta con i clienti più colti e spiegarsi in termini semplici con quelli meno esperti 7 CREDIBILITÀ fiducia ed onestà. Essa comporta l’avere a cuore l’interesse del cliente. 19 - - - precisione nella fatturazione corretta tenuta delle registrazioni esecuzione del servizio stabilito spedizione immediata della distinta delle operazioni prontezza nel richiamare il cliente prontezza nel servizio conoscenze ed abilità del personale a contatto con il cliente conoscenze e abilità del personale di supporto operativo capacità di ricerca dell’organizzazione (es. aziende di intermed. Mobiliare). facilità di accesso telefonico al servizio (linee libere e brevi attese) tempi di attesa non lunghi quando si offre il servizio (es. in una banca) comodi orari di apertura comoda ubicazione delle attrezzature di servizio considerazione per quanto è di propietà del consumatore aspetto pulito e curato del personale di contatto con il pubblico spiegazione del servizio stesso precisazione del costo spiegazione delle relazioni tra servizio e costo rassicurazione al cliente che l’inconveniente sarà risolto il nome dell’azienda la reputazione dell’azienda le caratteristiche proprie del personale a contatto con il Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli 8 SICUREZZA - libertà dal pericolo, dal rischio o dal dubbio. - 9 CAPIRE/CONOSCERE IL CLIENTE - adoperarsi per capire le esigenze del cliente. - 10 ASPETTI TANGIBILI - l’aspetto fisico del servizio - cliente il grado di vendita “forzata” presente nel corso dell’interazione con il cliente sicurezza fisica (la cassa automatica funzionerà ?) sicurezza finanziaria (l’azienda sa dov’è il mio certificato azionario ?) riservatezza (gli affari che faccio con l’azienda sono privati ?) imparare quali sono le esigenze specifiche del cliente prestare attenzione invidualizzata riconoscere il cliente abituale attrezzature fisiche strumenti o attrezzature usate per fornire il servizio rappresentazioni fisiche del servizio, come carte di credito plastificate o distinte bancarie altri clienti all’interno di impianti in cui si offre il servizio Figura 1.5 – Le dieci dimensioni generali nei servizi I dieci criteri sopra riportati non sono necessariamente indipendenti, può darsi che alcuni elementi della credibiltà e della sicurezza in parte coincidano. Gli autori dell’indagine esplorativa ritengono che l’insieme di questi dieci parametri generali sia completo e si presti a valutare la qualità in una vasta gamma di servizi. Anche se i criteri specifici di valutazione possono variare da un servizio all’altro, le dimensioni generali che stanno alla base vengono colte nell’insieme dai dieci criteri. Le conclusioni dell’indagine esplorativa dei 12 focus group possono essere così riassunte: 1. è stato possibile definire la qualità del servizio in termini di divario tra aspettative e percezioni dei clienti 20 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli 2. sono stati individuati i fattori chiave (comunicazione tramite il passa-parola, esigenze personali, esperienza passata e comunicazioni esterne) che influiscono sulle aspettative dei clienti. 3. sono state individuate dieci dimensioni generali che rappresentano i criteri di valutazione utilizzati dai clienti per giudicare la qualità del servizio. Quanto detto viene riassunto nella figura seguente: Dimensioni della qualità del servizio Passaparola Esigenze Personali Esperienza Passata Comunicazioni esterne Aspetti tangibili Affidabilità Capacità di risposta Servizio atteso Percezione sulla qualità del servizio Competenza Cortesia Credibilità Percezioni sul servizio Sicurezza Accesso Comunicazione Comprensione Del cliente Figura 1.6 – Valutazioni del cliente sulla qualità del servizio 1.5.3 – SERVQUAL Basandosi sulle ricerche effettuate per individuare le dieci dimensioni per la valutazione della qualità del servizio emerse 21 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli dall’indagine esplorativa Parasuramann Zeithalm e Berry hanno intrapreso una fase di ricerca quantitativa volta a realizzare un sistema per la misurazione delle percezioni dei clienti sulla qualità del servizio. La fase di ricerca quantitativa ha condotto alla realizzazione di un sistema schematico (chiamato SERVQUAL) suddiviso in due sezioni, una dedicata alle aspettative, contenente 22 proposizioni volte ad appurare le aspettative generali dei clienti in relazione a una categoria di servizi, e una riservata alle percezioni, con un insieme di 22 proposizioni corrispondenti atte a valutare i giudizi dei clienti su un’azienda specifica nell’ambito della categoria di servizi trattata. Nella realizzazione di SERVQUAL gli autori sono partiti da un sistema a 97 voci che, dopo una serie ripetuta di fasi di raccolta e analisi dei dati, hanno affinato fino al raggiungimento del sistema a 22 voci. Le varie analisi effettuate per la realizzazione di SERVQUAL hanno evidenziato l’esistenza di una notevole correlazione tra le voci delle dieci dimensioni per la valutazione della qualità del servizio. Questa correlazione è risultata particolarmente elevata per alcune voci tanto da portare all’accorpamento di alcune di esse in un unica nuova voce. 22 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Dieci dimensioni originarie per la Dimensioni del sistema valutazione della qualità del SERVQUAL servizio Aspetti tangibili Aspetti tangibili Affidabilità Affidabilità Capacità di risposta Capacità di risposta Competenza Cortesia Credibilità Capacità di rassicurazione Sicurezza Accesso Comunicazione Empatia Comprensione del cliente Figura 1.7 – Corrispondenza tra le dimensioni del sistema SERVQUAL e i dieci criteri originari di valutazione della qualità del servizio. Di seguito si riporta un esempio di proposizione rispettivamente sulle aspettative e sulle percezioni: 23 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Aspettative Percezioni Quando le aziende eccellenti di Quando l’azienda XXX si impegna questo settore si impegnano a fare a fare qualcosa entro un dato qualcosa entro un dato termine, termine, rispetta la scadenza. dovrebbero rispettare la scadenza Figura 1.8 – Esempio di proposizioni sulle aspettative e sulle percezioni. Le 22 proposizioni del sistema rappresentano tutte le dimensioni della qualità del servizio. Al fine di effettuare analisi più accurate è opportuno rilevare anche l’importanza relativa che il cliente assegna alle cinque dimensioni nonchè quale egli ritiene essere la più importante. Se necessario, la struttura del sistema si può adattare o integrare al fine di rispondere alle caratteristiche o alle esigenze specifiche di ricerca di un’azienda. Per valutare la qualità del servizio bisogna calcolare la differenza tra i punteggi che i clienti assegnano alle coppie di proposizioni sulle aspettative e sulle percezioni: Punteggio SERVQUAL = percezioni – aspettative Si può quindi valutare la qualità del servizio di un’azienda su tutte e cinque le dimensioni per tutti i clienti facendo la media dei punteggi sulle proposizioni che formano le singole categorie. Usando i dati relativi all’importanza relativa espressa sulle cinque dimensioni si possono ottenere punteggi ponderati, in definitiva è possibile calcolare punteggi relativi agli scostamenti nella qualità del 24 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli servizio con diversi gradi di definizione: per coppia di proposizioni, per dimensione o aggregati per tutte le dimensioni. Esaminando i vari punteggi, un’azienda può non solo valutare la qualità globale del servizio così come è percepita dai clienti ma può individuare anche le dimensioni chiave e gli aspetti di tali dimensioni sui quali concentrare gli sforzi di miglioramento delle prestazioni. Applicando il sistema più volte nel tempo è possibile vedere come si evolve il divario tra i due fattori e se tale divario è dovuto a alle percezioni Punteggi relativi alle aspettative e cambiamenti delle aspettative o delle percezioni o di entrambi. A P 1 2 3 4 5 Tempo Figura 1.9 - Esempio di rilevazione e andamento nel tempo di un punteggio SERVQUAL Nell’esempio riportato nella figura precedente si può notare come il calo del divario, e il conseguente miglioramento della qualità che si ha nel periodo 3 rispetto al 2 è dato in massima parte dal calo delle 25 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli aspettative visto che nello stesso periodo sono calate, seppure di poco, anche le percezioni. Riportando i dati relativi ad altre aziende insieme a quelli relativi alla propria su un grafico analogo a quello della figura 1.9 è possibile effettuare analisi di benchmarking controllandone l’evoluzione nel tempo. È possibile usare il sistema anche all’interno dell’azienda per valutare ad esempio il proprio centro di elaborazione dati, basterà fare delle piccole modifiche alle proposizioni riportate in figura 1.8 introducendo il concetto di “uffici eccellenti di elaborazione dati” come struttura di riferimento per le aspettative e sostituendo “l’azienda XXX” con “il centro di elaborazione dati dell’azienda XXX” nella parte riguardante le percezioni. 26 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Capitolo II – Natura e peculiarità dei servizi Al fine di comprendere come ci si può avvicinare ad una corretta gestione del controllo della qualità nei servizi è necessario approfondire i concetti di natura di un servizio e di focalizzare l’attenzione su peculiarità e differenze a livello operativo. 2.1 – La natura dei servizi Dopo aver definito i concetti di “servizio” e di “qualità” per elaborare un sistema di controllo di qualità corretto, efficace e completo è necessario compiere un’ulteriore analisi per comprendere la natura e la peculiarità dei servizi. Abbiamo visto che le teorie sulla gestione della qualità prendono origine dal settore manifatturiero e sarebbe un errore trasferire indiscriminatamente tali teorie al settore dei servizi, esso non consentirebbe, infatti, lo sviluppo di tecniche specifiche, adatte a un efficace impiego in quest’ultimo ambito. Un sistema di controllo di qualità deve necessariamente considerare cinque caratteristiche principali proprie dei servizi: - standardizzabilità limitata contestualità eterogeneità affidabilità delle risorse umane presenza di disservizio 2.1.1 – Standardizzazione limitata Il primo aspetto da considerare è la limitata standardizzabilità e quantificabilità del servizio, per lo meno in senso di musurabilità di 27 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli caratteristiche fisiche e proprietà dei prodotti. Ciò si deve al fatto che il servizio non è statico ma fortemente dinamico: è una funzione, non una struttura (ROSANDER). Esistono però alcuni elementi misurabili e standardizzabili. Alcuni esempi possono essere tratti dai servizi sanitari di cura (peso, pressione, temperatura, tasso di colesterolo ecc..) e possono essere utilizzati per valutare l’efficacia dell’intervento di riabilitazione. Nei trasporti è possibile rilevare i tempi medi di percorrenza. Altri elementi del servizio possono essere standardizzabili in termini di comportamenti attesi, anche se non quantificabili dell’infermiera, del in indici centralinista, e numeri. Il dell’operatore comportamento di sportello, dell’insegnante e di tutto il personale di front-line può essere descritto in termini di modalità operative, di relazione, di accoglimento, e saluto del cliente, il tutto rilevabile mediante osservazione. Su questi aspetti possono essere definite specifiche scritte: come salutare e dimostrare al cliente sincero benvenuto, come dimostrargli considerazione e rispetto, ecc.. Altri aspetti non standardizzabili sono misurabili in linea generale come percezioni del cliente. È il caso degli elementi del servizio legati alla capacità di adattarsi, di sintonizzarsi con il cliente, di gestire le eccezioni, di curare il particolare. 2.1.2. – Contestualità A differenza dei prodotti, che possono essere costruiti in un posto, assemblati e controllati in un altro, immaginati e ideati in un altro, venduti ed utilizzati in un altro ancora, i servizi si producono e si erogano nello stesso luogo e non si immagazinano. 28 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Una volta che il servizio è erogato non ci sono ancore di salvataggio: la non qualità è scaricata direttamente sul cliente e non ci sono possibilità di correggerla. Il cliente è in presa diretta con l’organizzazione; il controllo di qualità è demandato in tempo reale al personale di contatto e al cliente stesso. Il personale, l’ambiente, l’organizzazione, sono completamente trasparenti al cliente, entrano nel servizio e nelle sue valutazioni. Per il cliente il personale produttivo di un’azienda manifatturiera non ha un volto, un linguaggio, un comportamento, l’ambiente non ha un’impronta, uno stile, l’organizzazione non ha funzionalità, competenza, accessibilità. Tutte le caratteristiche appena esposte nei servizi costituiscono spesso il termine di raffronto. Il servizio non ha un tempo di vita, come un prodotto, ma ha un tempo di erogazione. Il prodotto può essere riparato, il servizio no. Il servizio ha un inizio e una fine, comporta una sequenza di attività, ognuna delle quali soggetta a valutazione e controllo di qualità direttamente dal cliente. Un esempio può essere dato dal trasporto aereo: il cliente osserva certi adempimenti e rispetta dei tempi per ottenere la prenotazione, per ritirare il biglietto, per raggiungere l’aeroporto, per effettuare il check-in, per accedere alla sala d’imbarco, per raggiungere l’aeromobile. Il cliente, dunque, è coinvolto non solo nel tempo di trasporto effettivo, ma anche nei tempi di attesa, di ritardo e di inattività. La variabile tempo diventa fondamentale nel sistema di controllo qualità dei servizi, in quanto è direttamente verificabile dal cliente. È da notare che vi sono alcuni servizi che devono essere a disposizione del cliente sempre, ogni giorno ad ogni ora del giorno, indipendentemente dalla fruizione dei medesimi. È il caso delle aziende di erogazione di acqua, luce e gas. 29 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli 2.1.3 – Eterogeneità La standardizzazione, intesa come assicurazione di prestazioni costanti nel tempo indipendentemente dalle persone che erogano il servizio, è un elemento cardine di un programma di qualità. Importanza ancora maggiore assume nelle aziende di servizi dove la presenza del fattore umano (lavoratore, cliente) rende il servizio fortemente influenzabile dalle condizioni e dal contesto nel quale ogni volta viene erogato. Lo stesso servizio può svilupparsi di volta in volta con modalità e risultati completamente diversi; l’apertura di un conto corrente avviene in maniera differente: se il cliente ha consuetudine di rapporti con il denaro (imprenditore, professionista) oppure no. Le differenze non sono legate alle diverse tipologie di clienti ma anche, per lo stesso cliente, ai momenti e alle situazioni. Può accadere di sperimentare lo stesso servizio con esigenze e attese diverse: si è disposti ad effettuare un rifornimento di benzina self-service quando siamo in gita con la famiglia in abbigliamento casual, lo stesso servizio però non lo accettiamo quando, in abiti impeccabili siamo diretti a una cerimonia o ad un’importante riunione di lavoro. Questi aspetti impongono al sistema di controllo qualità una massima flessibilità e originalità. Un’ulteriore peculiarità è legata al fatto che, in alcune prestazioni di servizi, il cliente valuta la qualità sulla base di fattori che non riguardano la funzione primaria ma gli aspetti secondari. Ad esempio il lavoro di un idraulico è giudicato in base al grado di pulizia lasciato al termine dei lavori. È il caso tipico, quindi, dei servizi ad alto contenuto professionale. Questo aspetto è direttamente 30 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli proporzionale alla differenza tra informazioni, conoscenze e abilità possedute dall’erogatore rispetto al cliente. 2.1.4 – Affidabilità delle risorse umane L’affidabilità delle persone è superiore e primaria anche nei servizi dove è rilevante il contenuto del prodotto. Vi sono casi in cui l’affidabilità delle persone deve essere comunque al 100% e il target “zero errori” è l’unico possibile. È inaccettabile che un’infermiera sbagli un’iniezione su mille praticate, che una puericultrice faccia cadere un neonato ogni mille cambiati, che un pilota sbagli un atterraggio ogni diecimila. Questo è un altro aspetto di profondo divario con il settore manifatturiero. L’affidabilità delle risorse umane è una costante dei servizi, non solo in quelli dove le conseguenze di un errore sono irreparabili. I prodotti e le tecnologie tendono ad uniformarsi: è il fattore umano a fare la differenza. In genere, i servizi sono erogati dalle persone che ricoprono le posizioni ritenute più modeste, meno retribuite, meno premiate e gratificate. La qualità percepita dal cliente è il risultato dell’interscambio con queste persone: le commesse e i commessi, le cassiere o i cassieri delle vendite al dettaglio, gli operatori di sportello delle banche, i postini e gli sportellisti degli uffici postali, il personale di fatica di pulizia e di accettazione negli hotel. Può accadere che il Direttore commerciale di un’impresa trascorra con il suo miglior cliente solo qualche minuto, il responsabile di zona gli dedica qualche ora, mentre il fattorino lo vede tutti i giorni. 31 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli L’immagine dell’azienda o dell’ente di servizi si costruisce quindi sulla base di brevi contatti con le persone che ricoprono le posizioni a più basso livello gerarchico. 2.1.5 – Presenza del disservizio La complessità nella quale operano le aziende di servizi, fatta, come abbiamo visto, di contestualità con il cliente, di variabilità di contesti, situazioni, clienti, di non completa definibilità del risultato finale, di forte influenza della variabile umana, di parziale standardizzabilità degli elementi, di partecipazione attiva del cliente e degli altri clienti, di contingenze e vincoli dovute a fattori esterni, può generare problemi e prestazioni al di sotto degli standards promessi al cliente. L’aereo può ritardare anche per cause non direttamente imputabili alla compagnia di trasporto: traffico aereo, sciopero, ritardi, errori del personale di dogana, dei vigili del fuoco, dei rifornimenti di carburante, del carico ecc. Un’agenzia di viaggio può subire e riversare sui clienti problemi causati da eventi tecnici sul sistema di telecomunicazione non imputabili direttamente ad essa. In questi casi, così come nei casi in cui il disservizio è generato direttamente dall’azienda (per il cliente è totalmente indifferente), l’azienda deve adoperarsi oltre il possibile per recuperare il disservizio. Il cliente deve percepire che l’azienda si sta dedicando con tutte le sue forze a risolvere i problemi generati e a eliminare o alleviare i disagi causati. Egli può anche essere disposto a perdonare il disservizio purchè ne comprenda l’origine, lo senta come eccezionale, avverta l’azienda solidale, fortemente e sinceramente impegnata per recuperare. Questo è fondamentale per non perdere irrimediabilmente il cliente e non pregiudicare la posizione competitiva. 32 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Normann, nel suo libro La gestione strategica dei servizi, afferma che per recuperare un punto negativo nell’erogazione del servizio ne occorrono dodici positivi. Spesso i disservizi sono costituiti da fatti apparentemente di poco conto e l’errore fatale è proprio considerarli tali. Non sempre aerei e treni in ritardo, trasferimenti errati sul conto corrente, camera o auto prenotata non più disponibile e altri disservizi vengono individuati e recuperati. Quel che è più grave è che nella gran parte dei casi non solo non vengono prese serie misure di prevenzione e di gestione a disservizio avvenuto, ma l’azienda erogatrice spesso non rileva i disservizi in modo organizzato. Ogni disservizio rilevato è un’opportunità di miglioramento e di crescita, prima che di mantenimento del cliente. Natura dei servizi Quantificabilità limitata - Contestualità Eterogeneità Affidabilità umane Elementi del controllo di qualità - elementi misurabili (standard numerici) - elementi osservabili (standard comportamentali) - elementi non standardizzabili (percezioni) delle risorse disponibilità servizio/sicurezza variabili relazionali variabili ambientali variabili organizzative variabili temporali preparazione del cliente flessibilità standardizzazione personalizzazione completezza rilevazioni numeriche, comportamentali e percettive - importanza fattore umano - prevenzione, controllo, correzione errore umano - target zero errori 33 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Presenza di disservizio - prevenzione, controllo e gestione del disservizio - garanzia - feedback Figura 2.1 – Criteri guida per l’impostazione del controllo di qualità nei servizi 2.2 – Le peculiarità dei servizi A livello operativo possono essere elencate le seguenti peculiarità che condizionano l’impostazione di un sistema qualità: - le relazioni tra gli impiegati e clienti sono dirette faccia a faccia il front-line è continuamente in scena il processo produttivo è visibile al cliente le decisioni individuali del front-line rivestono notevole importanza il cliente ha un ruolo importante gli altri clienti e gli accompagnatori hanno un ruolo importante il numero di interazioni con il cliente è elevato vengono trattati grandi volumi di documenti cartacei la qualità del software è un fattore cruciale i sistemi di controllo di processo sono limitati il feed-back dal cliente è molto rapido la circolazione delle notizie negative avviene con facilità anche quando le aziende di servizi sono realtà di grandi dimensioni sono polverizzate sul territorio Per ogni punto sopra riportato possono essere fatte le seguenti considerazioni: Le relazioni tra impiegati e clienti sono dirette, faccia-faccia. Il servizio non conosce filtri o intrmediari. Per quanto importante sia il supporto di strumenti, di tecniche e di altre persone (il cosiddetto back-office), la qualità dipende in ogni caso dalla persona di front-line, 34 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli se non altro per quanto riguarda il tempo, le modalità operative e lo stile di relazione. Butera classifica le dimensioni sulle quali si sviluppa il rapporto tra cliente e front-line nel seguente modo: - dimensione strumentale (il soddisfare un bisogno, il risolvere un problema) - dimensione relazionale (l’argomentare, il rimostrare, il provare) - dimensione operativa (redigere documenti, manipolare, consegnare) - dimensione comunicativa (l’intendersi, l’impegnarsi) - dimensione simbolica (l’identificarsi) - dimensione affettiva (il fidarsi, l’affidarsi) - dimensione libidica (il piacersi) Si comprende quindi l’importanza e la responsabilità degli impiegati di front-line nella qualità del servizio e il ruolo delle relazioni umane in un programma di controllo qualità. Il front-line è continuamente in scena Nei servizi il posto di lavoro è una sorta di palcoscenico, di arena dove il lavoratore non può esimersi dall’essere attore principale, continuamente osservato, valutato, giudicato, pressato, sia quando interviene operativamente nel rapporto con altri clienti che in altri momenti. L’assistente di volo è attore non solo quando riceve a bordo i clienti, quando conta e verifica i posti, quando offre il rinfresco, ma anche quando svolge un ruolo passivo di attesa. Il processo produttivo è visibile al cliente A differenza del settore manifatturiero, dove il processo di produzione, di assemblaggio, di confezionamento e distribuzione è totalmente invisibile al cliente, nei servizi appare in tutta la sua interezza. 35 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Operatività degli addetti, rapporti tra ufficio e ufficio, rapporti responsabili-collaboratori, procedure operative, ambienti e metodi di lavoro, tutto è visibile al cliente e di conseguenza direttamente valutabile. Le decisioni individuali del front-line rivestono notevole importanza Nei servizi l’operatore di front-line ha margini di decisionalità più ampi che nell’industria: deve comprendere i reali bisogni e le attese di ogni singolo cliente nel momento specifico in cui questi si presenta e oltre a modellare il suo comportamento alla situazione deve proporre soluzioni diversificate adeguate. L’operatore di front-line diventa per certi aspetti sviluppatore, creatore di servizi nei servizi. Il cliente ha un ruolo importante Sebbene la qualità del servizio dipenda in maniera rilevante dal front-line, non deve essere sottovalutato il ruolo del cliente. “La conoscenza, l’esperienza, l’onestà e la motivazione del consumatore influenzano la produttività dei servizi” (FUCHS) Si riporta di seguito un elenco di ruoli che il cliente può giocare attivamente nell’erogazione di un servizio: - Fornitore di informazioni di marketing Il cliente è un autentico patrimonio di informazioni a costo zero per le imprese. Spesso le informazioni riguardano servizi e soluzioni sperimentate con la concorrenza fornendo ulteriori utili informazioni per la sua analisi. - Fornitore di informazioni operative 36 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Il cliente attiva il processo di erogazione definendo le specifiche del servizio, fornendo le informazioni per la diagnosi del problema e i supporti documentari necessari. La diagnosi del medico può essere influenzata dalla descrizione dei sintomi da parte del paziente. - Esecutore Può accadere che il cliente sostituisca gli operatori dell’azienda nell’esecuzione manuale di operazioni e attività. Prelievo bancomat, compilazione moduli per le operazioni di conto corrente. - Controllore della qualità Al cliente è affidato il primo controllo della qualità del servizio, in quanto egli è presente nel momento dell’erogazione. L’esattezza dello scontrino rilasciato dalla cassiera, la pulizia del reparto ospedaliero, la velocità e la cortesia delle attività di sportello sono sempre sotto stretto controllo visivo del cliente - Stimolatore di nuovi servizi e di tensione al servizio Il cliente, sempre proteso alla soddisfazione di nuovi bisogni e di nuovi desideri, costituisce per l’azienda una continua opportunità per lo sviluppo di nuovi prodotti e servizi. Un cliente particolarmente esigente e innovativo può generare e mantenere la giusta tensione ideale al servizio nel personale impegnato nel processo di erogazione, quella che Normann definisce ethos. Gli altri clienti e gli accompagnatori hanno un ruolo importante Lo stesso ruolo attivo del cliente è ricoperto dagli altri clienti: ad esempio, il cliente che si rivolge allo sportello sbagliato, quello che sbaglia a riempire un modulo, quello che si presenta in ritardo 37 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli all’imbarco o che non rispetta l’assegnazione del proprio posto a bordo di un aereo. In tutti questi casi il comportamento del cliente determina e condiziona la qualità del servizio offerto. Un altro aspetto importante e molto spesso trascurato è dato dagli accompagnatori dei clienti che per certi aspetti diventano anch’essi clienti: i bambini che accompagnano i genitori al supermercato o in banca, i familiari che attendono i parenti negli aeroporti, possono con i loro comportamenti condizionare condizionare attese e atteggiamenti dei clienti e del personale erogatore del servizio. Questo risvolto, oltre che sul sistema qualità, ha potenziali ripercussioni commerciali non sempre sfruttate. Gli accompagnatori, infatti, rappresentano opportunità di contatto per dialogare con potenziali clienti e per offrire proposte commerciali. Il numero di iterazioni con il cliente è elevato I servizi coinvolgono un gran numero di persone e proprio per il loro impatto diretto sulla vita di tutti i giorni (spostarsi, curarsi, fare acquisti, gestire denaro ecc..) generano un gran numero di transazioni, tutte caratterizzate da elevati disturbi, interruzioni, eccezioni, in quanto legate alla soggettività individuale. Questi aspetti visti da un punto di vista operativo di sistema qualità implicano una maggiore probabilità di generare errori. Vengono trattati grandi volumi di documenti cartacei Altro aspetto che aumenta la possibilità di errore è la grande mole di materiale cartaceo che caratterizza i servizi. Al cliente sia a monte che a valle di un processo di erogazione di un servizio si richiedono e si rilasciano documenti e supporti operativi. 38 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Certificati, dichiarazioni, moduli, domande, bollette, preventivi. Tale aspetto va presidiato in un sistema di controllo perchè è caratterizzato dall’errore umano. La qualità del software è un fattore cruciale La ricezione di informazioni e la conseguente elaborazione, archiviazione, ricerca e stampa di documenti costituiscono spesso l’essenza dei processi produttivi delle aziende di servizi. Si comprende allora come il software di supporto rivesta un ruolo tanto importante da poter condizionare la qualità del servizio stesso. Il software deve prevedere la copertura delle funzioni richieste dal cliente; la facilità di utilizzo e di lettura dei tabulati rilasciati (questo aspetto è fondamentale per quanto detto prima sul ruolo di esecutore che il cliente riveste quando utilizza ad esempio un terminale bancomat). Altro aspetto fondamentale è la facilità di apprendimento all’utilizzo quando si è costretti ad aggiornare il software a causa di nuove norme o nuove richieste del cliente. Il sistema informativo, composto sia dal sottosistema software che dall’architettura hardware, richiede una speciale tutela nell’ottica della “qualità del servizio” e non può essere disgiunto e trascurato dal sistema qualità. I sistemi di controllo di processo sono limitati Nella produzione industriale il controllo di processo è un sistema spesso automatizzato che controlla e mantiene le misure successive entro i limiti di specifica definiti. Le prestazioni sono legate in larga misura alle capacità delle macchine. Nei servizi dove i processi sono eseguiti e sviluppati da persone, l’uso e l’interpretazione del controllo di processo è differente e l’attenzione si sposta sulle capacità degli uomini. Tuttavia, errori e tempi 39 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli di esecuzione possono essere ridotti anche per mezzo del miglioramento dei metodi, delle procedure di lavoro, dell’organizzazione. Nei servizi, in ogni caso, occorre tendere non tanto a mantenere i limiti di prestazione quanto a migliorare continuamente i processi. Il feed-back dal cliente è molto rapido Un aspetto di fondamentale importanza che non può essere trascurato in un controllo di qualità è il feed-back del cliente. La presenza diretta di quest’ultimo consente all’azienda, da un lato, di raccogliere desideri e attese e, dall’altro, di osservare il comportamento e ricevere appunto un feed-back diretto e immediato sul suo livello di soddisfazione. La circolazione delle notizie negative avviene con facilità Spesso scegliere l’erogatore del servizio rappresenta per il cliente una decisione difficile e complessa. Questo alimenta un sistema informativo informale ma efficace, fatto di passaparola e di travaso di esperienze. Da un lato, chi deve scegliere l’impresa di servizi attinge direttamente alle valutazioni di amici e parenti; dall’altro, chi ha sperimentato con esiti negativi i servizi offerti si fa carico, animato un pò da spirito di rivalsa e un pò da solidarietà, di diffondere le sue considerazioni e i suoi consigli. Si possono fare alcuni esempi di settori questo aspetto è molto rilevante e la scelta viene fatta esclusivamente sulla base delle segnalazioni ricevute: la scelta di un ristorante, di un albergo, di un villaggio vacanze, dell’officina di autoriparazioni. 40 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Anche quando le aziende di servizi sono realtà di grandi dimensioni sono polverizzate sul territorio Banche, assicurazioni, grande distribuzione, catene alberghiere, servizi di distribuzione di risorse di energia, servizi pubblici centrali, sanità sono realtà di grandi dimensioni polverizzate sul territorio. Questo condiziona fortemente la qualità del servizio. Le unità periferiche che gestiscono il rapporto diretto con il cliente in alcuni casi sono costituite da piccole strutture, non sempre opportunamente attrezzate in termini di supporti operativi culturali e organizzativi. In alcune imprese il front-line è costituito da entità giuridicamente esterne alla casa madre: agenti assicurativi e di vendita, punti vendita nella grande distribuzione, centri di assistenza tecnica e di ristorazione sono gestiti da imprenditori in molti casi supportati dal solo nucleo familiare. Questa peculiarità rende più complessa la standardizzazione delle prestazioni nel tempo e nello spazio e richiede soluzioni diverse per il controllo di qualità. 2.3 – Alcune considerazioni sbagliate sulla qualità dei servizi Lo sviluppo di approcci e metodologie specifiche di controllo qualità nei servizi è stato finora limitato, oltre che dalla complessità della materia, anche dalla presenza di convincimenti basati su considerazioni spesso errate. Di seguito ne verranno esposte alcune. 2.3.1 – L’approccio alla qualità nei servizi è uguale a quello alla qualità nei prodotti 41 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli È un convincimento tanto diffuso quanto pericoloso: il controllo qualità nella produzione di un prodotto è completamente diverso dal controllo qualità richiesto quando lo stesso prodotto è messo in uso, in servizio. C’è differenza tra costruire un aeroplano o un autobus e usarlo per il trasporto civile, costruire un’attrezzatura di laboratorio e usarla per test e scopi sanitari, costruire un’automobile e noleggiarla o affidarla in leasing, fabbricare medicinali e somministrarli in un ospedale o in uno studio medico. Il ruolo e il tempo di progettazione assumono altre dimensioni; cambiano obiettivi e incidenza degli approvigionamenti; sono differenti i processi, le operazioni, le modalità di vendita; il feed-back dal cliente è completamente diverso. Nonostante ciò si diffondono considerazioni sbagliate; forse è la falsa concezione del controllo qualità come problema prettamente ingegneristico costituito da meccanismi, statistiche, misure, caratteristiche fisiche, chimiche e meccaniche ad alimentare questa concezione. 2.3.2 – La qualità del servizio non è misurabile Dalla cultura industriale deriva la convinzione che tutto ciò che non è un prodotto, definibile con caratteristiche fisiche e chimiche attraverso test e strumenti, e tutto ciò che non è contabile non è misurabile. Poichè nei servizi queste caratteristiche sono presenti in misura marginale, con una generalizzazione un pò grossolana si ritiene spesso che i servizi non siano misurabili in termini di qualità, che siano intangibili. 42 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli Questo presupposto ha condizionato la rilevazione e la gestione della qualità e della non qualità nei servizi. Nella gran parte delle aziende di servizi non si dispone di dati quantitativi riferiti alle prestazioni non in linea con le attese del cliente. Dei disservizi spesso non rimane traccia. Tuttavia l’evoluzione del concetto di qualità ci consente di ribaltare questa impostazione errata, fornendoci una via di uscita costituita dal termine di paragone, un metro indiscutibile e unico: il livello di soddisfazione del cliente. Il servizio trova in questo riferimento la sua logica e la sua dimensione misurabile. Le forme concettuali e operative che la realizzano si collocano su tre livelli: - livello di contabilizzazione di eventi e di misura di caratteristiche fisiche - livello di comportamenti osservati - livello di sensazioni, emozioni e benefici psicologici vissuti. Un’ulteriore dimensione della misura della qualità riguarda la rilevazione dei costi della non qualità, quale somma degli insuccessi esterni e interni all’impresa. 43 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli LIVELLI DI MISURABILITÀ DEL SERVIZIO Contabilizzazione Misura - Numero % di errori Tempo di attesa del servizio, di ritardo, di fermata Tests di laboratorio Numero di persone in coda Temperatura Numero clienti perduti Livello di sicurezza Guasti Ecc.. Osservazione - Cortesia Precisione Disponibilità Affidabilità Puntualità Adeguatezza linguaggio Utilità Cooperazione Indifferenza Ecc.. Percezione - Fiducia Paura/timore Orgoglio Prestigio Comfort Coinvolgimento Avventura Riservatezza Status Symbol Gusto, sapore, odore MISURA DEI COSTI DELLA NON QUALITÀ Figura 2.2 – Livelli di misurabilità del servizio 2.3.3 – Le valutazioni del servizio date dall’erogatore sono migliori di quelle del cliente Il cliente spesso non esprime con chiarezza e convinzione ciò che desidera; tocca all’erogatore di servizi scoprirlo. Questo può far pensare che il cliente abbia della qualità del servizio una concezione vaga, indistinta, a volte irrazionale, che non può essere presa sul serio. Il passaggio successivo consiste nel convincersi che solo chi eroga il servizio conosca esattamente che cosa fa qualità. È la natura stessa dei processi di erogazione dei servizi che porta a questa conclusione, Nei servizi vengono sviluppate informazioni, abilità e conoscenze possedute in genere dallo staff tecnico dell’azienda o dal front-line e non dal cliente. A volte alcune aziende di servizi utilizzano questo differenziale di conoscenza tecnica, legislativa, economica per convincere o forzare il 44 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli cliente a soluzioni e condizioni che rispondono più a vantaggi e vincoli interni che non alle attese e ai bisogni dei clienti. I servizi si pensano, si progettano e si “industrializzano” per lo più all’interno delle imprese, senza ascoltare e considerare la voce del cliente. A quest’ultimo però non interessano i tecnicismi, i problemi di budget, i vincoli, le scuse, le forzature. Il cliente non guarda in faccia nessuno: se non si riesce a soddisfarlo in pieno non torna più e punisce il fornitore raccontando ad altri la sua esperienza negativa. 2.3.4 – Il controllo di qualità è limitato al personale di front line Il ruolo determinante che il personale di contatto gioca nella soddisfazione del cliente ha fatto sì che su di esso si orientassero il controllo di qualità e le attività collegate. Le aziende di servizi hanno investito notevoli risorse nella realizzazione di programmi formativi sulla comunicazione e le relazioni interpersonali. Si tratta di iniziative utili, ma che da sole incidono solo marginalmente sulla qualità delle prestazioni; possono invece generare nell’azienda l’illusione di operare nella logica della qualità e indurla a trascurare quei processi che soli generano e assicurano globalmente la condizione di eccellenza. L’assicurazione della qualità deve riguardare l’intera azienda, la sua organizzazione, il clima interno, i suoi processi, lo stile di leadership e il ruolo della Direzione. Nessun operatore di front-line riuscirà mai a trasmettere e a manifestare continuamente ai clienti il suo atteggiamento positivo, la sua attenzione e il suo slancio in misura superiore a quello che l’organizzazione esprime nei suoi confronti. 45 Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. A. Grilli BIBLIOGRAFIA - Pietro Bontadini, Qualità &… Formazione e organizzazione, Supplemento a De Qualitate – Allegato al n.8 settembre 2000 - Leopoldo Comparin, Qualità &… qualitometro, Supplemento a De Qualitate – Allegato al n.10 Novembre 2000 - Giacomo Elias, L’utilizzo delle norme ISO in ambito universitario e formativo, Intervento tenuto in un convegno sulla qualità dell’Università Cattolica del Sacro Cuore. 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Grilli - Fernando Marchitto – Gloria Ficarra, Qualità &… processi formativi, Supplemento a De Qualitate – Allegato al n.5 Maggio 2000. - Giorgio Neglia, Qualità e valutazione nei sistemi formativi, in De Qualitate Anno IX – Settembre 2000 - Giuseppe Negro, Organizzare la qualità nei servizi, Il Sole 24 ore libri - Parasuramann – Zeithalm – Berry, Servire Qualità McGraw Hill - Mario Pettinicchio, Vision 2000: i cambiamenti nelle norme ISO 9000 e l’impatto nelle imprese, in De Qualitate Anno IX – Settembre 2000 - Normann R., La gestione strategica dei servizi, Milano EtasLibri 1985. - Nucleo di valutazione UdA, Rapporto sulla rilevazione delle opinioni degli studenti (a.a. 2001 2002) dal sito http://www.unich.it/nucleo - Nucleo di valutazione univ.degli studi di Lecce, Customer satisfaction a.a. 2000-2001 dal sito http//www.unile.it - Giuseppe Pozzana, La gestione della qualità nella formazione superiore, in De Uqalitate Anno IX Settembre 2000 - Glauco Riem, Privacy e sicurezza, Edizioni Simone - Pietro Ruggeri, Qualità (efficacia) di un corso universitario, in De Qualitate Anno IX - Febbraio 2000 - Paolo Scavino, La qualità nella formazione, alcune riflessioni, in De Qualitate Anno IX – Settembre 2000 - Sergio Sciarelli, L’evoluzione della qualità nella gestione aziendale, relazione 47 tenuta al XX Convegno Estratto dalla tesi di laurea “Verso un controllo di qualità nei servizi” - dott. 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