Manuale delle commissioni di club
La presente (2003) edizione del Manuale delle commissioni di club (226-IT) è stata
concepita per le commissioni che entreranno in funzione nel 2004-05, 2005-06
e 2006-07. Le informazioni in essa contenute si basano sullo Statuto tipo dei
Rotary club, sul Regolamento raccomandato ai Rotary club, sullo Statuto del
Rotary International, sul Regolamento del Rotary International e sul Rotary
Code of Policies. Eventuali emendamenti apportati a questi documenti dal
Consiglio di legislazione 2004 o dal Consiglio centrale del RI modificheranno
automaticamente il contenuto della presente pubblicazione.
Indice
Introduzione
Questionario per partecipanti all’assemblea distrettuale
1
3
1
Selezione dei membri delle commissioni e scelta degli obiettivi
Selezione e formazione dei membri delle commissioni di club
Scelta e realizzazione degli obiettivi
Individuazione e impiego delle risorse
11
11
13
15
2
Effettivo
Commissioni di club che si occupano dell’effettivo
Requisiti per l’affiliazione
Risorse sull’effettivo
Reclutamento e ammissione
Orientamento dei nuovi soci
Conservazione dell’effettivo
17
17
21
22
24
26
28
Appendici
1. Ammissione e presentazione di nuovi soci
2. Orientamento dei nuovi soci – Strategie vincenti
3. Benvenuti al Rotary
4. Programmi d’informazione rotariana
5. STAR (Special Training for Action in Rotary)
6. Questionario soci entusiasti
7. Questionario soci dimissionari
29
31
33
35
38
39
42
3: Progetti operativi
Commissioni di club che si occupano di progetti
Linee guida per progetti operativi
Risorse specifiche
Progetti di successo
Determinazione dei bisogni
Pianificazione e realizzazione
45
45
48
50
52
54
56
Valutazione conclusiva
Progetti internazionali
58
59
Appendici
8. Scelta di un progetto
60
Raccolta fondi per progetti operativi
Istituzione di un’apposita commissione
Direttive per la raccolta fondi
Pianificazione di una raccolta fondi
Volontari
Promozione di una raccolta fondi
Valutazione di una raccolta fondi
63
64
65
67
69
71
72
Appendici
9. Consigli per una raccolta fondi di successo
10. Scheda per la raccolta fondi
74
76
5
La Fondazione Rotary
Commissioni di club che si occupano della Fondazione Rotary
Partecipazione ai programmi educativi e umanitari
PolioPlus
Sostegno finanziario alla Fondazione Rotary
Assicurare un sostegno equilibrato alla Fondazione Rotary
Risorse distrettuali
77
77
81
83
84
86
87
6
Pubbliche relazioni
Commissione pubbliche relazioni
Linee guida sulle pubbliche relazioni di club
Risorse specifiche
Migliorare l’immagine pubblica del Rotary
Avviare una campagna di pubbliche relazioni
89
89
91
93
94
96
Appendici
11. Strumenti di informazione
12. Messaggi chiave sul Rotary
98
99
4
7
Amministrazione del club
Commissioni che si occupano di amministrazione
Risorse amministrative
Partecipazione
Programmi delle riunioni settimanali
Incoraggiare l’affiatamento
La commissione per il bollettino del club
La commissione per la rivista del club
101
101
104
106
109
111
112
114
Appendici
13. Linee guida per la conduzione delle riunioni settimanali
115
Introduzione
Il Rotary International è l’associazione che riunisce i Rotary club di tutto il
mondo: esso è efficiente quando lo sono anche i club che lo compongono. La
presente edizione del Manuale delle commissioni di club (226-IT) è stata studiata
per aiutare i presidenti di commissione a individuare gli obiettivi da perseguire e comprendere meglio le loro responsabilità, allo scopo di aumentare l’efficienza del club.
Prima dell’assemblea distrettuale sarebbe opportuno prendere visione del materiale relativo alla vostra commissione per capire quali sono le responsabilità
che vi verranno affidate e per prepararvi ad assumerle. A pagina 3 è stato inserito un questionario per i partecipanti all’assemblea distrettuale al fine di consentirvi di prepararvi meglio. Questo vi permetterà di trarre maggiori benefici
dai dibattiti che avranno luogo durante l’assemblea.
Durante l’assemblea distrettuale il Manuale delle commissioni di club servirà da
elemento di supporto per gli insegnamenti che vi verranno impartiti. A causa
dell’importante ruolo che il materiale in esso contenuto avrà nella vostra formazione, è consigliabile portare con voi all’assemblea le parti più rilevanti del
manuale.
Oltre a servire da materiale di preparazione per l’assemblea distrettuale, il Manuale delle commissioni di club è anche un’efficace risorsa studiata per aiutare voi
e i membri della vostra commissione a portare a termine la vostra principale responsabilità, che è quella di aumentare l’efficienza del club nel corso dell’anno.
Struttura del manuale
Il Manuale delle commissioni di club è strutturato in modo tale da seguire
fedelmente il tipo di insegnamenti che vengono impartiti all’assemblea distrettuale. L’introduzione e il primo capitolo sono destinati ai presidenti delle varie
commissioni e si occupano della struttura del manuale, della scelta degli obiettivi e della selezione dei membri delle commissioni. Copie di queste sezioni del
manuale vanno distribuite ai presidenti di commissione. I capitoli 2-7 trattano
un aspetto chiave della gestione e dell’efficienza del club e contengono le seguenti informazioni:
● Un elenco completo delle commissioni di club e delle loro responsabilità
fondamentali.
● Brevi sezioni di una pagina o due, dedicate ad argomenti o aspetti specifici.
● Appendici contenenti schede di vario tipo o informazioni aggiuntive, che
le commissioni di club possono utilizzare a sostegno delle loro attività.
I presidenti di commissione che partecipano all’assemblea distrettuale devono
capire quale capitolo si occupi delle loro nuove responsabilità. Se più di un
socio rappresenterà il club per un determinato incarico operativo, si dovranno
Manuale delle commissioni di club
1
fare più copie del materiale di consultazione e d’informazione. Ad esempio, se
i presidenti di due commissioni di servizio decideranno di partecipare all’assemblea distrettuale, avranno entrambi bisogno di una copia del capitolo sui
progetti di servizio, da tenere a portata di mano. Copie aggiuntive del manuale
possono essere scaricate gratuitamente dal sito web del RI o ordinate tramite il
Catalogo (019-IT).
Per domande o commenti rivolgersi a:
Il Manuale delle commissioni di club (226-IT) non
è rilegato per rendere più
semplice la distribuzione di
singoli capitoli ai presidenti
di commissione, che a loro
volta potranno condividere
alcune pagine con i membri
delle commissioni, a seconda delle necessità.
2
Leadership Education and Training Division
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 USA
E-mail: [email protected]
Tel.: +1 847 866 3000
Fax: +1 847 866 0974
Manuale delle commissioni di club
Questionario per partecipanti all’assemblea distrettuale
Rispondete alle seguenti domande usando il presente manuale per prepararvi
alle sessioni a cui parteciperete durante l’assemblea distrettuale. Una conoscenza preliminare del Manuale delle commissioni di club (226-IT) e una riflessione su queste domande aiuteranno i responsabili delle commissioni a prepararsi
al corso di formazione.
Ruoli e responsabilità
1.
Avete già lavorato in una commissione che aveva a che fare con il vostro
attuale incarico?
2.
Quali sono le maggiori sfide che avete dovuto affrontare?
3.
Cosa avete imparato?
Commissioni che si occupano dell’amministrazione del club
1.
Quali responsabilità comporta l’amministrazione di un club?
2.
Cosa bisogna fare per incoraggiare i soci a partecipare regolarmente alle
attività del club?
3.
Quali risultati possono produrre delle riunioni settimanali ben organizzate?
4.
Quali strategie creative vengono utilizzate dal vostro club per realizzare
programmi validi e istruttivi?
5.
Cosa bisogna fare per stimolare e migliorare l’affiatamento tra i soci del
club?
Manuale delle commissioni di club
3
6.
In che modo il bollettino settimanale può contribuire a rendere più efficiente l’amministrazione del club?
7.
Com’è possibile utilizzare il ROTARIAN o la rivista regionale del Rotary a
vantaggio del club?
Commissioni che si occupano della raccolta fondi
4
1.
Cosa rende efficace una raccolta fondi?
2.
Quali punti sono importanti nel pianificare una raccolta fondi?
3.
Quali considerazioni devono fare i soci del club quando stabiliscono gli
obiettivi da raggiungere con una raccolta fondi?
4.
Come si possono motivare i volontari che partecipano alla raccolta fondi?
5.
Cosa deve fare il club per pubblicizzare una raccolta fondi?
6.
Perché è importante fare una valutazione delle attività di autofinanziamento del club?
7.
Cosa ha fatto quest’anno il vostro club per raccogliere fondi? O cosa ha
intenzione di fare?
Manuale delle commissioni di club
Commissioni che si occupano delle pubbliche relazioni
1.
Quali sono le responsabilità del club per ciò che concerne le pubbliche
relazioni?
2.
Come dirigenti di club, cosa dovete fare per promuovere relazioni positive con la vostra comunità?
3.
Cosa può fare ogni socio del club per promuovere delle relazioni migliori?
4.
Cosa devono fare i dirigenti del club per intrattenere buoni rapporti con
i media?
5.
Quali iniziative attirano l’interesse positivo dei media?
6.
Cosa dovete fare quando vi preparate a lavorare con i media?
Commissioni che si occupano del reclutamento e dell’ammissione di nuovi soci
1.
Cosa bisogna fare per reclutare e introdurre nuovi soci nel club?
2.
Come si può utilizzare il principio delle classifiche per facilitare il reclutamento di nuovi soci?
3.
Come si possono coinvolgere i membri del club nell’identificazione e nel
reclutamento di nuovi soci?
4.
Quali sono i vantaggi e le responsabilità dell’affiliazione nel vostro club?
Manuale delle commissioni di club
5
5.
Quali sono le opportunità di servizio offerte dal vostro club?
6.
Che risposte si possono dare alla domanda: “Perché aderire al Rotary?”
7.
Che informazioni dà il vostro club ai potenziali soci?
8.
Che procedura bisogna seguire per l’ammissione di un nuovo socio?
9.
Come può il club fare in modo che le cerimonie di ammissione siano significative?
Commissioni che si occupano dell’orientamento e del mentoring
6
1.
Perché è importante orientare ed educare i nuovi soci del club?
2.
Quali argomenti dovrebbero essere trattati in un programma di orientamento per nuovi soci?
3.
Quali sono i vantaggi e le responsabilità dell’affiliazione al vostro club?
4.
Quali sono le opportunità di servizio offerte dal vostro club?
5.
Com’è strutturato il programma di orientamento del vostro club?
6.
Cosa bisogna fare per coinvolgere i nuovi soci nelle attività del club?
Manuale delle commissioni di club
7.
Quali tecniche di orientamento hanno funzionato nel vostro club?
8.
Perché il mentoring è un buon sistema per orientare i nuovi soci?
9.
Com’è stato utilizzato il mentoring nel vostro club per coinvolgere i nuovi soci?
Commissioni che si occupano dei progetti di servizio
1.
Che vantaggi procurano al club i progetti di servizio di successo?
2.
Quali sono le responsabilità dei presidenti di commissione nell’esecuzione dei progetti di servizio?
3.
Come fate a valutare i bisogni della comunità?
4.
Cosa bisogna fare per pianificare e realizzare un progetto di servizio di
successo?
5.
Quali sono i programmi del RI che i club possono utilizzare per fornire
servizi alla propria comunità o a quelle di altri Paesi?
6.
Quali sono le risorse che la Fondazione Rotary mette a disposizione dei
club per sostenere i loro programmi di servizio?
7.
Cosa possono fare i club per incrementare la popolarità del Rotary attraverso i loro progetti di servizio?
Manuale delle commissioni di club
7
8.
Quali punti devono essere presi in considerazione quando si esaminano
i risultati dei progetti del club?
Commissioni che si occupano della Fondazione Rotary
8
1.
Quali sono le responsabilità dei dirigenti di club che si occupano della
Fondazione Rotary?
2.
Che vantaggi ottiene il club partecipando ai progetti della Fondazione?
3.
Quali sono i programmi educativi della Fondazione?
4.
Cosa hanno in comune i vari programmi educativi?
5.
Cosa sono le sovvenzioni umanitarie della Fondazione?
6.
Quali sono i criteri per l’erogazione delle sovvenzioni umanitarie?
7.
Cosa possono fare i Rotariani per continuare a sostenere l’obiettivo dell’eradicazione definitiva della polio dal pianeta?
8.
In che modo il vostro club stabilisce l’obiettivo delle sue donazioni annuali?
Manuale delle commissioni di club
Lavorare con il proprio team (per tutte le commissioni)
1.
Quali requisiti prendete in considerazione quando selezionate i membri
di una commissione?
2.
Come si possono motivare i membri del team?
3.
Come fate a lavorare con gli altri dirigenti di club per raggiungere gli
obiettivi della vostra commissione?
4.
Quali caratteristiche deve avere un team efficiente?
5.
Quali strategie devono adottare i dirigenti per predisporre un piano
d’azione che consenta loro di raggiungere gli obiettivi del club?
6.
Come fate a comunicare in maniera efficace con i membri del vostro
team? E con gli altri soci, con il presidente del club e con il consiglio direttivo?
7.
Chi può assistere e consigliare i dirigenti a livello di club?
8.
Chi può sostenere i piani del club a livello di distretto?
Obiettivi (per tutte le commissioni)
1.
Quali obiettivi perseguirà la vostra commissione?
2.
Quali strategie adotterete per raggiungere questi obiettivi?
Manuale delle commissioni di club
9
Capitolo da fotocopiare e distribuire a tutti i presidenti di commissione
1
Se il regolamento del club
non contiene informazioni
sugli scopi delle diverse
commissioni, è necessario
emendarlo. Se poi il club verifica che una commissione
non risponde allo scopo per
cui è stata creata, bisogna
procedere al suo scioglimento.
Per emendare il regolamento
del club:
●
È richiesto il raggiungimento del quorum.
●
Due terzi dei soci presenti devono esprimere voto
favorevole.
●
Tutti i soci devono
ricevere notifica dell’emendamento proposto
almeno 10 giorni prima
della riunione.
●
Tutti gli emendamenti devono essere in armonia
con lo Statuto del club,
con lo Statuto del RI e
con i regolamenti.
Selezione dei membri delle commissioni
di club e scelta degli obiettivi
Selezione e formazione dei membri
delle commissioni di club
Comporre un team efficiente è uno dei più importanti compiti di un presidente
di commissione. È lui infatti il responsabile del corretto funzionamento di ogni
cosa e del raggiungimento degli obiettivi della commissione e del club.
Responsabilità del presidente di commissione
● Reclutare membri che abbiano le capacità, le conoscenze, l’esperienza e la
volontà di fare il loro lavoro nel miglior modo possibile.
● Istruire e orientare in modo adeguato i propri collaboratori.
● Occuparsi della preparazione e della conduzione delle riunioni, facendo
in modo che siano efficaci.
● Responsabilizzare i membri della commissione che hanno accettato degli
incarichi.
● Informare il presidente del club e il consiglio direttivo dei progressi fatti.
● Attribuire dei riconoscimenti a coloro che hanno lavorato bene.
Le commissioni efficienti hanno in comune le seguenti caratteristiche:
● Scopo chiaramente definito
● Obiettivi ben formulati
● Piano d’azione dettagliato e graduale
● Linee di comunicazione aperte tra i componenti del team e gli altri dirigenti del club
● Membri del team ben informati e motivati
Stabilire lo scopo di una commissione
I membri di una commissione devono avere una chiara comprensione dello
scopo a cui lavorano, per poter prima stabilire e poi raggiungere in modo
efficace i propri obiettivi. Per identificare lo scopo di una commissione
bisogna:
● Esaminare il regolamento del club, che deve contenere informazioni precise su tutte le commissioni, compreso lo scopo generale di ciascuna di
esse.
● Esaminare gli obiettivi del club per il nuovo anno e confrontarli con quelli scelti dalla commissione, per assicurarsi che siano in perfetta sintonia.
● Incontrare il presidente e il consiglio direttivo per discutere della relazione esistente tra gli obiettivi del club e quelli della commissione e del
ruolo che essa deve avere nel raggiungimento di questi obiettivi.
Manuale delle commissioni di club
11
Preparare e motivare il team
Il presidente della commissione deve contribuire alla preparazione dei suoi
collaboratori:
● Fornendo ai nuovi membri del team informazioni di base sulla commissione e sulle sue attività.
● Dando ai membri della commissione una lista delle attività e delle riunioni del distretto.
● Incoraggiando un regolare scambio di informazioni con le commissioni
di altri club.
● Abbinando i nuovi membri del team con altri dotati di maggior esperienza.
● Conoscendo le risorse a sua disposizione.
Per aver successo i membri della commissione devono però essere fortemente
motivati. I seguenti suggerimenti li aiuteranno a impegnarsi e ad appoggiare
con entusiasmo le attività della commissione:
●
●
●
●
●
12
Rafforzare il senso di appartenenza al gruppo coinvolgendo i membri
della commissione nel processo di pianificazione.
Riconoscere regolarmente i loro sforzi e le loro realizzazioni.
Dimostrare quanto apprezziate la loro collaborazione chiedendo consigli
e mettendoli in pratica.
Assegnare loro dei compiti impegnativi.
Spiegare come gli incarichi che vengono loro assegnati contribuiscano
alla realizzazione dei più vasti obiettivi del club, del distretto e del Rotary
International.
Manuale delle commissioni di club
Scelta e realizzazione degli obiettivi
I club efficienti stabiliscono i loro obiettivi e identificano le strategie più adatte
per raggiungerli. Il presidente di commissione deve lavorare con il presidente
del club e con gli altri dirigenti per assicurarsi che gli obiettivi della commissione non siano in contrasto con quelli del club.
Caratteristiche degli obiettivi efficaci
La massima priorità di un presidente di commissione che si accinge a iniziare
il suo mandato dovrebbe essere la scelta di obiettivi compatibili con quelli del
club e stimolanti per i membri del team. È importante che gli obiettivi individuati dalla commissione siano:
● Condivisibili. I soci che prendono parte alla scelta di un obiettivo e alla
formulazione delle strategie per realizzarlo si impegneranno anche a partecipare alla sua attuazione.
● Misurabili. Visto che un obiettivo misurabile deve essere espresso in termini quantificabili, sarà più facile valutarlo in modo imparziale.
● Impegnativi. Gli obiettivi impegnativi richiedono sforzo, lavoro di squadra, visione, pianificazione e partecipazione del presidente e dei membri
della commissione. L’interesse e l’entusiasmo dei componenti del team
ne soffriranno se gli obiettivi scelti dal presidente non saranno abbastanza impegnativi.
● Realizzabili. Per essere realizzabili gli obiettivi devono essere realistici
e devono basarsi sulle risorse – sia materiali sia umane – che secondo le
previsioni saranno disponibili nel periodo necessario per completare il
progetto. Obiettivi eccessivamente ambiziosi possono produrre una forte
frustrazione.
● Puntuali. Un calendario con le scadenze di tutte le fasi del progetto terrà
il lavoro della commissione in linea con i tempi previsti.
Scegliere degli obiettivi realizzabili
Ogni commissione individuerà un certo numero di obiettivi che siano in
sintonia con il suo scopo. Per assicurarsi che gli obiettivi scelti rispondano alle
effettive capacità della commissione e agli interessi del club bisogna:
● Confrontare i nuovi obiettivi con quelli precedentemente realizzati dalla
commissione e dal club.
● Consultarsi con i dirigenti del club e con i soci che hanno maggior esperienza.
● Chiedere consigli e suggerimenti ai dirigenti distrettuali competenti in
materia.
Usare la Guida alla pianificazione di club efficienti
La Guida alla pianificazione di club efficienti è uno strumento pratico che aiuta i presidenti di club a lavorare con gli altri dirigenti per scegliere obiettivi che consentano di migliorare l’efficienza dei club. La guida suggerisce inoltre alcuni metodi
ordinari che i club possono adottare per perseguire i propri obiettivi. I presidenti
di commissione avranno l’opportunità di imparare a utilizzare la guida assieme
ai presidenti e ai dirigenti di club durante l’assemblea distrettuale.
La Guida alla pianificazione di club efficienti può essere utilizzata nel corso dell’anno per misurare i progressi fatti nella realizzazione degli obiettivi stabiliti.
1 Selezione dei membri delle commissioni di club e scelta degli obiettivi
Manuale delle commissioni di club
13
Potrà essere esaminata periodicamente anche dal presidente del club o dal governatore distrettuale e dal suo assistente, durante le loro visite al club.
Sviluppo di un piano d’azione
La scelta degli obiettivi è il primo passo che un presidente deve compiere per
assicurarsi che la sua commissione sia efficiente e abbia successo nell’anno che
sta per iniziare. Un piano d’azione è il ponte tra la visione insita in un obiettivo e
la sua attuazione pratica. Questi piani presentano dei vantaggi, che rendono più
facile il raggiungimento degli obiettivi del club:
● La fase preparatoria del piano d’azione di una commissione genera entusiasmo e voglia di partecipare tra i membri del team e stimola l’interesse
degli altri soci del club per le attività della commissione.
● Piani ben organizzati spingono i componenti del team a partecipare di
più e meglio alle attività e alle discussioni della commissione.
● Le strategie studiate per raggiungere gli obiettivi forniscono alle commissioni i mezzi per misurare i progressi fatti e insegnano al club nuovi
approcci per lavorare in modo più efficace.
Pianificare le varie fasi della realizzazione di un obiettivo
I presidenti di commissione devono lavorare con i membri dei rispettivi team e
con i dirigenti del club per assicurarsi che vengano fatti regolari progressi nella
realizzazione degli obiettivi senza modificare i piani originari. I seguenti suggerimenti possono aiutare il presidente di una commissione a fare in modo che
i componenti del suo team raggiungano il loro obiettivo:
●
●
●
●
●
●
Indicare le azioni specifiche che possono servire a raggiungere l’obiettivo.
Stabilire delle scadenze dettagliate per ogni singola strategia adottata.
Scegliere un responsabile per la realizzazione di ogni fase del progetto.
Stabilire i criteri per misurare i progressi fatti e i successi conseguiti.
Valutare le risorse e gli strumenti che possono servire a raggiungere
l’obiettivo.
Analizzare i risultati della strategia adottata per affrontare meglio i prossimi obiettivi.
Importanza della comunicazione
Una commissione non può operare efficacemente nell’isolamento. Le sue
azioni e le sue decisioni devono basarsi sui bisogni reali del club. Similmente,
i membri di una commissione devono comunicare tra loro per migliorare i
rapporti di lavoro, per evitare incomprensioni o che qualcuno faccia ciò che
è già stato fatto da un altro. I presidenti di commissione dovrebbero spiegare
regolarmente i progressi fatti nella realizzazione dei loro obiettivi a tutti i soci
del club.
È molto importante aggiornare costantemente il presidente del club e il consiglio direttivo sulle attività della commissione. Bisogna quindi:
●
●
●
14
Comunicare i piani d’azione e i nomi dei membri del team a cui sono state affidate particolari responsabilità.
Fornire aggiornamenti periodici sui progressi fatti nella realizzazione degli obiettivi del team.
Chiedere consigli e suggerimenti per migliorare il lavoro del team e per
superare eventuali difficoltà.
Manuale delle commissioni di club
Individuazione e impiego delle risorse
È importante per il presidente essere in grado di identificare le risorse che possono aiutarlo a portare a termine i piani della commissione. I membri del team
si rivolgeranno a lui per essere guidati e ricevere delle risposte. Sebbene non ci
si possa aspettare che il presidente di commissione abbia una risposta per tutte
le domande che gli vengono fatte, deve però sapere dove trovarla.
Risorse del club
Cercate di sfruttare l’esperienza dei soci del vostro o degli altri club. Le risorse
di club comprendono:
● Ex dirigenti di club
● Soci del club
● Coniugi e familiari dei soci
● Dirigenti e soci di altri club
● Siti web e pubblicazioni di altri club
Risorse distrettuali
Il distretto esiste al solo scopo di servire i club: per questo motivo sono molte le
risorse che i distretti mettono a disposizione dei club a sostegno dei loro sforzi.
Tali risorse comprendono:
● Governatore distrettuale
● Assistente del governatore
● Presidenti e membri delle commissioni distrettuali
● Istruttore distrettuale
● Ex dirigenti distrettuali
● Lettera mensile del govenatore
● Sito web
Per identificare il dirigente distrettuale che meglio può soddisfare le vostre esigenze, è consigliabile rivolgersi al presidente del club, al governatore distrettuale o al suo assistente.
Risorse messe a disposizione dal Rotary International
Il Rotary International produce molti strumenti d’informazione ai quali farete
spesso ricorso durante il vostro mandato, come:
Official Directory (007-EN) – Contiene informazioni utili sui dirigenti del RI,
sulle commissioni e sul personale della Segreteria; un elenco dei distretti e dei
governatori di tutto il mondo; una lista in ordine alfabetico dei club di ogni distretto con i nomi dei presidenti e dei segretari, gli orari e i luoghi di riunione.
Manuale di procedura (035-IT) – Raccolta di documenti e di norme procedurali
adottate dal Consiglio di legislazione, dal Consiglio centrale del RI e dagli Amministratori della Fondazione Rotary, il manuale viene pubblicato ogni tre anni
subito dopo la riunione del Consiglio di legislazione.
Catalogo (019-IT) – Elenco completo di tutte le pubblicazioni, del materiale
audiovisivo, dei moduli e degli altri strumenti d’informazione, aggiornato annualmente. Una versione online è disponibile sul sito web del RI.
1 Selezione dei membri delle commissioni di club e scelta degli obiettivi
Manuale delle commissioni di club
15
Sito web del RI (www.rotary.org) – Costantemente aggiornato, il sito web del
RI è una fonte praticamente inesauribile di informazioni, notizie e materiali sul
Rotary International. Molte delle pubblicazioni presenti sul Catalogo del RI
possono essere scaricate gratuitamente dal web.
THE ROTARIAN e la rivista regionale del Rotary – Rivista ufficiale del Rotary
International pubblicata mensilmente, fornisce informazioni sui programmi
del RI e della Fondazione, comunicazioni ufficiali del RI e notizie di comune
interesse su club e distretti. Più di 30 riviste regionali edite in 22 lingue tengono informati i Rotariani di tutto il mondo.
Rotary News Basket (546-EN) – Notiziario settimanale contenente informazioni
e aneddoti sul Rotary, disponibile nelle versioni su carta e online.
Per informazioni sui membri
del Consiglio centrale del RI,
sugli Amministratori della
Fondazione Rotary, sulle
commissioni e le task force
del RI, sulle commissioni
della Fondazione Rotary
e sul personale della sede
centrale del RI consultare
l’Official Directory.
16
Rotary World (050-IT) – Rivista di otto pagine pubblicata in nove lingue; è destinata ai dirigenti rotariani e a personalità di spicco della comunità internazionale; si occupa dei programmi del RI e della Fondazione e di notizie provenienti
da club e distretti.
Oltre agli strumenti sopra citati, anche i seguenti gruppi di persone possono
fornire informazioni utili:
● Membri del Consiglio centrale del RI e amministratori della Fondazione
Rotary
● Commissioni e task force del RI
● Personale della sede centrale di Evanston, Illinois (USA) e degli uffici internazionali del RI
Manuale delle commissioni di club
2
Effettivo
Commissioni di club che si occupano dell’effettivo
Adottare una strategia coerente per lo sviluppo dell’effettivo è uno sforzo che
richiede la collaborazione di tutti. Diverse commissioni devono infatti lavorare
con i dirigenti per reclutare, orientare e conservare i soci del club.
Selezionare i membri delle commissioni
Quando si selezionano i membri delle commissioni che si occupano dell’effettivo, bisogna scegliere Rotariani diversi per età, professione ed esperienza, che
rappresentino nel modo migliore il club e la comunità. Tra i requisiti richiesti, i
più importanti sono:
● Esperienza professionale nella selezione del personale e nelle vendite
● Rete di relazioni con diversi settori della comunità, come:
— Imprese
— Associazioni professionali
— Associazioni locali e di volontariato
— Rappresentanti dei media
— Enti pubblici locali
— Organizzazioni senza fini di lucro
● Esperienza professionale nei settori della formazione, dell’istruzione e
dell’accoglienza
● Profonda conoscenza dei vantaggi e delle responsabilità dell’affiliazione
e delle opportunità di servizio
● Un carattere aperto e socievole
I problemi dell’effettivo sono di competenza delle seguenti commissioni:
● Classifiche
● Effettivo
● Sviluppo dell’effettivo
● Informazione rotariana
Classifiche
● Conduce ogni anno un’indagine sulle attività e le professioni locali, che
deve essere consegnata entro il 31 agosto.
● Compila un registro delle classifiche occupate o vacanti utilizzando i risultati della suddetta indagine.
● Rivede periodicamente le classifiche rappresentate nel club.
● Riferisce al consiglio tutti i problemi riguardanti le classifiche.
Manuale delle commissioni di club
17
La commissione deve condurre un sondaggio sulle attività e le professioni del
luogo. La guida del telefono, la camera di commercio e gli annuari di categoria
possono rivelarsi estremamente utili quando si fa un’inchiesta di questo tipo,
che oltretutto non ha mai un carattere definitivo. Dal momento che la composizione del mondo degli affari e delle professioni di una comunità è soggetta a
continui mutamenti, anche le classifiche devono essere aperte al cambiamento.
Una volta completata l’indagine, il registro delle classifiche occupate o vacanti
deve essere messo a disposizione di tutto il club.
La commissione deve inoltre spiegare al club il principio delle classifiche, illustrandone lo scopo e l’utilità. Va in particolare sottolineato il fatto che la forza
del Rotary risiede nelle seguenti caratteristiche:
● Varietà delle attività e delle professioni rappresentate nel club
● Un effettivo inclusivo, piuttosto che esclusivo
● Conoscenza delle varie occupazioni da parte dei soci
● Affiatamento basato sulla diversità piuttosto che sulla somiglianza degli
interessi
La commissione deve rispondere prontamente a tutte le domande di ammissione. Nel suo rapporto al consiglio direttivo del club deve spiegare in dettaglio i risultati delle sue indagini e le ragioni delle sue conclusioni.
Nel valutare i requisiti all’ammissione di un candidato, bisogna tenere presenti
i seguenti punti:
●
●
●
●
●
Si tratta di una persona al di sopra di ogni sospetto?
La reputazione dell’impresa del candidato è esemplare?
È una persona disposta a mettersi al servizio degli altri?
Il candidato può far fronte ai costi dell’affiliazione e partecipare alle riunioni settimanali?
È pronto a farsi coinvolgere nei progetti e nei programmi del club e nel
lavoro di commissione?
Effettivo
● Assiste il consiglio direttivo nella valutazione del carattere, attività o professione, posizione sociale ed eleggibilità complessiva di tutte le persone
di cui è stata proposta la candidatura.
● Riferisce al consiglio direttivo la decisione della commissione su ogni
proposta di ammissione.
Sviluppo dell’effettivo
● Stabilisce gli obiettivi di crescita dell’effettivo assieme al presidente.
● Aiuta il presidente a preparare un piano per l’effettivo.
● Studia le strategie per raggiungere gli obiettivi di crescita stabiliti e i metodi per migliorare il livello di soddisfazione dei soci.
● Individua nuovi sistemi per promuovere la conservazione dell’effettivo.
● Incoraggia tutti i membri del club a proporre nuovi soci.
● Promuove il seminario distrettuale sullo sviluppo dell’effettivo e quelli
sponsorizzati dai coordinatori dell’effettivo del Rotary International e dai
coordinatori di zona.
● Chiede la convocazione di un’assemblea di club per discutere i problemi
dell’effettivo non appena gli obiettivi, i piani e le strategie sono stati decisi.
18
Manuale delle commissioni di club
●
Esamina regolarmente l’elenco delle classifiche occupate o vacanti del
club.
●
Presenta un programma per la conservazione e lo sviluppo dell’effettivo.
Propone al consiglio direttivo i nomi di persone qualificate per coprire le
classifiche vacanti.
Progetta iniziative per celebrare il Mese dell’espansione interna ed esterna (agosto).
Rammenta regolarmente ai soci gli obiettivi di crescita dell’effettivo.
●
●
●
È compito della commissione per lo sviluppo dell’effettivo presentare i nomi
di candidati all’ammissione con i requisiti adatti. Aumentando il numero di
soci, il club sarà in grado di servire meglio la propria comunità e il mondo. In
questo modo sarà inoltre possibile assicurare una più ampia rappresentazione
della comunità in cui il club opera.
Bisogna fissare obiettivi di crescita realistici per produrre risultati tangibili. Il
primo passo consiste nella formulazione di un piano per lo sviluppo e la crescita dell’effettivo. Per fare ciò, esaminate i dati riguardanti l’effettivo del club
degli ultimi cinque o dieci anni. Se il club ha avuto successo nel reclutare e conservare nuovi soci, i cambiamenti necessari per continuare a crescere saranno
minimi. Se invece il club ha continuato a perdere soci, è consigliabile studiare
un piano più incisivo per lo sviluppo e la conservazione dell’effettivo. Queste due cose non possono essere il prodotto degli sforzi di poche persone, ma
richiedono l’impegno di tutti i soci del club. È infatti importante che l’intero
club si assuma la responsabilità di proporre nuovi candidati. Tuttavia, la conservazione dei propri soci elimina la necessità di un reclutamento costante e ha
come risultato un club dotato di maggior esperienza.
Informazione rotariana
● Dà informazioni sui privilegi e sulle responsabilità dell’affiliazione a nuovi e vecchi soci e ai candidati all’ammissione.
● Segue l’orientamento dei nuovi soci durante il loro primo anno nel club.
● Fornisce ai soci informazioni sul Rotary, la sua storia, il suo scopo, i suoi
obiettivi e le sue attività.
● Informa i soci sull’andamento delle attività del Rotary International.
● Progetta delle iniziative per celebrare il Mese della sensibilizzazione al
Rotary (gennaio).
È compito di questa commissione fornire informazioni sul Rotary non solo ai
potenziali e ai nuovi soci, ma anche ai Rotariani di lunga data. La commissione
deve inoltre organizzare riunioni informative per i nuovi soci e assegnare un
mentor di grande esperienza a ogni nuovo membro del club per aiutarlo a integrarsi rapidamente.
Dal momento che gli indirizzi e i programmi del Rotary cambiano in continuazione, la commissione per l’informazione rotariana deve far conoscere questi
cambiamenti ai soci del club. Infatti soci che sono meglio informati su ciò che
accade nel RI hanno maggiori probabilità di fornire servizi utili alla comunità e
al club.
Manuale delle commissioni di club
19
Lavorare con le altre commissioni di club
Sebbene le commissioni elencate sopra si occupino abitualmente dell’effettivo,
esso riguarda anche altre commissioni, tra cui:
●
●
●
20
Commissione pubbliche relazioni – Il reclutamento di nuovi soci dipende
da pubbliche relazioni efficaci.
Commissione programmi – Programmi interessanti aiutano a conservare
i soci del club.
Tutte le commissioni di servizio – Coinvolgendo i non Rotariani in progetti a favore della comunità, si possono far conoscere ai potenziali soci le
opportunità di servizio che l’affiliazione al Rotary offre.
Manuale delle commissioni di club
Requisiti per l’affiliazione
I potenziali soci sono:
● Uomini e donne di buona volontà con un’eccellente reputazione professionale o nel mondo degli affari.
● Persone la cui residenza o il cui luogo di lavoro si trovano nella stessa località del club o nelle sue vicinanze.
Per ulteriori informazioni sui requisiti necessari per diventare soci, consultare
il Manuale di procedura (035-IT).
Classifiche
Il principio delle classifiche è stato ideato per far sì che l’effettivo del club rappresenti le diverse componenti della comunità.
La classifica descrive la principale attività dell’impresa, società o istituzione cui
il socio appartiene o la sua principale attività professionale.
Non è possible ammettere un nuovo socio attivo in una classifica che sia già
rappresentata da cinque o più soci, a meno che il club non abbia più di 50
membri. I soci che sono ormai in pensione non vengono inclusi nel conteggio
dei rappresentanti di una classifica. Se un socio cambia classifica, può continuare a far parte del club sotto la nuova classifica, senza tener conto delle limitazioni di cui si è detto.
Ogni anno il club deve fare un’indagine sulle classifiche. Lo scopo di questa indagine è di catalogare le attività e le professioni della comunità. La nuova lista
deve essere confrontata con la precedente, per decidere su quali classifiche concentrare gli sforzi per il reclutamento di nuovi soci. Lo scopo è di mantenre una
rappresentanza equilibrata delle attività e delle professioni della comunità.
Tipi di affiliazione
Il Rotary riconosce due tipi di affiliazione: soci attivi e soci onorari.
●
●
2 Effettivo
I soci attivi sono classificati in base alla loro attività o professione e possono partecipare a pieno titolo alla vita del club.
I soci onorari sono persone che si sono distinte al servizio degli ideali del
Rotary; non hanno diritto di voto né possono ricoprire cariche all’interno
del club, non hanno una classifica e sono dispensati dal pagamento della
quota di ammissione e delle quote sociali.
Manuale delle commissioni di club
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Risorse sull’effettivo
Il Rotary International mette a disposizione dei nuovi e potenziali soci e di chi
si occupa dello sviluppo dell’effettivo i seguenti strumenti di informazione:
Materiali per nuovi e potenziali soci
The ABCs of Rotary (363-EN) – Raccolta di articoli brevi sulla storia, sulle tradizioni, sull’organizzazione e sui programmi del Rotary.
I primi passi nel Rotary (333-IT) – Guida destinata agli sponsor, ai nuovi soci e ai
loro familiari.
Rotary Basics (595-EN) – Un breve opuscolo d’informazione su tutto ciò che
ogni Rotariano dovrebbe sapere.
Take a Look at Rotary (867-EN) – Video della durata di sei minuti destinato a
potenziali Rotariani.
Questo è il Rotary (001-IT) – Breve rassegna sul Rotary formato brochure.
This Is Rotary (449-EN) – Video completo sul Rotary, la sua missione e i suoi
programmi di servizio.
Che cos’è il Rotary? (419-IT) – Opuscolo formato tascabile che risponde alle domande più frequenti sul Rotary.
Materiali per lo sviluppo dell’effettivo
Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN) – Suggerimenti e
consigli su come pubblicizzare le attività del club.
Come proporre un nuovo socio (254-IT) – Procedura regolamentare per la selezione e l’ammissione di nuovi soci.
Lo sviluppo dell’effettivo (916-IT) – Brochure ricca di idee, suggerimenti e strumenti per il reclutamento di nuovi soci.
Guida allo sviluppo dell’effetivo (417-IT) – Procedura regolamentare per lo sviluppo dell’effettivo e suggerimenti su come conservare i soci.
Sito web del RI (www.rotary.org) – Contiene informazioni sulle strategie per lo
sviluppo, l’orientamento e la conservazione dell’effettivo che sono state adottate con successo da molti club.
Rotary News Basket (546-EN) – Newsletter settimanale disponibile sul sito web
del RI (www.rotary.org) o via e-mail.
Per ulteriori pubblicazioni, materiale audiovisivo, brochure, ecc. sull’effettivo
consultare il Catalogo (019-IT).
22
Manuale delle commissioni di club
2 Effettivo
Risorse umane
Suggerimenti utili per lo sviluppo, l’orientamento e la conservazione dell’effettivo si possono ottenere anche dalle seguenti figure rotariane:
●
●
●
●
Dirigenti distrettuali come il governatore, il suo assistente e i membri delle commissioni distrettuali, specialmente quelli della commissione per lo
sviluppo dell’effettivo.
I coordinatori dell’effettivo (RIMC) e i coordinatori di zona (RIMZC) del
RI, che offrono assistenza a club e distretti.
Commissioni e task force del Rotary International.
Altri club che hanno problemi simili riguardo all’effettivo (condividere
esperienze e strategie è sempre vantaggioso).
Manuale delle commissioni di club
23
Reclutamento e ammissione
Nuovi soci di qualità sono essenziali per un club efficiente. Dal momento che
l’affiliazione al Rotary avviene solo su invito, i soci del club devono contattare
amici, familiari, colleghi di lavoro ed esponenti della comunità invitandoli ad
aderire. I dirigenti che si occupano dell’effettivo devono ricordare a tutti i componenti del club l’importanza di identificare e invitare i potenziali soci.
Responsabilità
● Conoscere bene le procedure per reclutare nuovi soci.
● Lavorare con il presidente del club per elaborare e attuare un piano destinato al reclutamento di nuovi soci.
● Identificare tutti i potenziali candidati all’affiliazione.
● Dare personalmente l’esempio: i dirigenti di club che si occupano dell’effettivo dovrebbero reclutare un nuovo socio nel corso del primo mese
dell’anno rotariano.
● Fornire ai potenziali soci informazioni utili e interessanti sul club e sul
Rotary International.
Impostare una strategia efficace per il reclutamento di nuovi soci
Una strategia efficace per il reclutamento di nuovi soci ha varie componenti; le
più importanti sono:
1. Identificare tutti i potenziali candidati all’affiliazione. Prendere in considerazione solo persone qualificate. Creare delle nuove classifiche se le
professioni dei potenziali soci non compaiono sull’apposita lista del club.
Quando cerca nuovi soci da reclutare, il club deve rivolgere la propria
attenzione a:
— Principali attività e imprese della zona
— Associazioni professionali o imprenditoriali
— Camere di commercio
— Enti pubblici
— Soci in affari
— Dirigenti di associazioni senza fini di lucro
— Ex borsisti della Fondazione Rotary
— Rotaractiani ed ex Rotaractiani
2. Informare i potenziali soci su ciò che fa il Rotary, sulla sua storia, sui suoi
ideali, sul club e sulle sue attività. Soffermarsi in particolare sui vantaggi
e sulle responsabilità dell’affiliazione, ma soprattutto sulle opportunità
di servizio che il Rotary offre. (Per ulteriori informazioni, vedi “Orientamento dei nuovi soci” a pag. 26).
3. Invitare i candidati ad aderire al Rotary in modo da soddisfare i loro
interessi e le loro motivazioni e non quelli degli sponsor. L’affiliazione al
Rotary avviene solo su invito. Pertanto i club devono chiedere alla gente
di aderire. Invitare i potenziali soci a una riunione di club è un eccellente
sistema per farli incontrare con i Rotariani. Una tale visita consentirebbe
loro di vedere i vantaggi e gli impegni che l’affiliazione comporta.
24
Manuale delle commissioni di club
2 Effettivo
4. Introdurre i nuovi soci con una cerimonia che sottolinei in modo adeguato l’importanza dell’evento.
5. Orientare il potenziale socio nelle complesse procedure del club e del RI.
Fornire un orientamento efficace ai possibili soci attraverso l’educazione
è vitale per la loro crescita e trasformazione in futuri Rotariani. Questo li
aiuterà anche a partecipare con entusiasmo alle attività del club.
Assegnare quindi a ciascun nuovo socio un mentor personale, per aiutarlo a diventare parte del club.
Per ulteriori informazioni sul
mentoring, vedere l’Appendice 2 (pag. 31) e l’Appendice 3 (pag. 33).
Manuale delle commissioni di club
25
Orientamento dei nuovi soci
Il programma di orientamento del club deve dare ai nuovi soci le conoscenze e
la fiducia necessarie a diventare dei Rotariani attivi.
Un programma di orientamento e di formazione efficace assicura ai nuovi soci
i seguenti vantaggi:
● Nuovi soci che acquisiscono una buona conoscenza del Rotary possono
essere subito coinvolti nella vita del club.
● Soci ben preparati si sentiranno più a loro agio quando dovranno stare a
contatto con i Rotariani più esperti.
Per ulteriori idee sull’orientamento dei nuovi soci, vedere l’Appendice 2 (pag.31).
Il modo più efficace per integrare i nuovi soci è di invitarli a prendere subito
parte ai programmi e alle attività del club.
Responsabilità
● Lavorare con il presidente del club per studiare e realizzare un programma di orientamento e mentoring per nuovi soci.
● Assicurarsi che i membri del club abbiano le capacità e le conoscenze necessarie per assistere e orientare i nuovi soci.
● Facilitare l’orientamento dei nuovi soci assegnando a ciascuno di loro un
mentor.
● Coinvolgere immediatamente i nuovi soci nei progetti e nelle attività di
club che meglio corrispondono ai loro interessi.
Il processo di orientamento di un nuovo socio dovrebbe partire dalle informazioni che gli sono state date quando era solo un candidato. Per individuare i
metodi e le strategie che consentono una rapida integrazione dei nuovi soci
bisogna lavorare con il presidente e con i dirigenti del club o del distretto.
Nozioni essenziali per i nuovi soci
Una delle prime cose da fare in un programma di orientamento è dare ai nuovi
soci informazioni di base sui vantaggi, sulle responsabilità e sulle opportunità
di servizio che derivano dall’affiliazione al Rotary.
I vantaggi dell’affiliazione al Rotary comprendono:
● Partecipare ad attività che hanno un impatto positivo sulla gente della
propria comunità o di altri Paesi.
● Incontrare persone che hanno differenti esperienze professionali.
● Associarsi a un gruppo i cui membri hanno un comportamento e un’integrità di alto livello.
Essere un Rotariano richiede un impegno considerevole in termini di tempo e
di risorse. Le responsabilità dell’affiliazione comprendono:
● Osservare gli obblighi di assiduità stabiliti dallo statuto del club.
● Pagare le quote sociali al Rotary International e al club.
● Partecipare a progetti, programmi e attività di club.
● Proporre come nuovi soci persone qualificate.
26
Manuale delle commissioni di club
2 Effettivo
Alle responsabilità sono legate le opportunità. Diffuso in migliaia di comunità
in tutto il mondo, il Rotary è spesso nella posizione ideale per imprimere un
cambiamento positivo, migliorando la vita di innumerevoli persone e offrendo
ai suoi soci l’occasione di rendersi utili. Ad esempio:
● I soci del club possono creare e realizzare progetti di servizio di loro iniziativa.
● Il Rotary offre la possibilità di servire sia a livello locale sia a livello globale.
● La Fondazione Rotary offre la possibilità di prendere parte a numerosi
programmi educativi e umanitari.
● I soci del club possono fare la differenza versando dei contributi alla Fondazione Rotary.
Coinvolgere i nuovi soci
Il modo più efficace per aiutare i nuovi soci a integrarsi è di coinvolgerli nelle
attività del club sin dal loro primissimo giorno nel Rotary. Soci attivi e motivati
parteciperanno più volentieri alle varie iniziative e si sentiranno più legati al
club. I seguenti suggerimenti possono aiutare i nuovi soci a prendere parte attivamentte alla vita del club:
● Inserire i nuovi soci nelle diverse commissioni subito dopo la loro ammissione al club. Ciò avrà maggiore efficacia se:
— Si sceglie una commissione che corrisponda agli interessi del nuovo
socio.
— Si fa in modo che il presidente di commissione assegni al nuovo socio
un incarico specifico e gli spieghi i tempi e la portata del suo compito.
— Si dà al nuovo socio una descrizione dettagliata del suo incarico.
● Incoraggiare i nuovi soci a partecipare ai progetti di servizio.
● Chiedere ai nuovi soci di occuparsi del ricevimento degli ospiti del club o
di presentare gli oratori alle riunioni settimanali.
● Assegnare un mentor a ogni nuovo socio.
Manuale delle commissioni di club
27
Conservazione dell’effettivo
Sebbene sia importante introdurre nuovi soci nel club, è altrettanto importante
fare in modo che essi conservino la voglia di impegnarsi e l’entusiasmo iniziale. L’alto tasso di avvicendamento di soci nei club di tutto il mondo è oggi uno
dei più pressanti problemi per il Rotary. È perciò necessario monitorare con
grande attenzione il trend delle presenze nelle riunioni e della partecipazione
alle attività del club, dal momento che queste tendenze sono la spia dei problemi che devono essere affrontati.
I questionari per soci entusiasti e soci dimissionari si
trovano alle pagg. 39 e 42.
Per fare in modo che i soci restino nel club pronti a raccogliere le sfide, motivati ed entusiasti, bisogna informarli sui cambiamenti e sulle opportunità.
Soci impegnati e convinti di ciò che fanno aiutano il club a funzionare meglio e
inoltre hanno maggiori probabilità di reclutare nuovi membri.
Strategie per la conservazione dell’effettivo
● Invitare i Rotariani a prendere parte attivamente ai progetti e alle attività
del club.
● Assicurarsi che i programmi e i progetti del club suscitino l’interesse e
l’impegno dei soci.
● Incoraggiare la partecipazione di tutto il club ai progetti di servizio per la
comunità e ai programmi della Fondazione Rotary.
● Fare delle inchieste per scoprire cosa è veramente importante per i soci e
accertarsi che le loro aspettative e i loro interessi vengano soddisfatti.
● Valutare accuratamente i bisogni della comunità per essere certi che i progetti siano utili.
● Seguire con attenzione i soci che non si presentano alle riunioni.
● Assicurarsi che i soci siano sempre aggiornati sul Rotary International e
sulla Fondazione Rotary, organizzando una riunione al mese d’informazione rotariana.
● Organizzare riunioni con altri club, affinché i soci possano condividere le
loro esperienze con altri Rotariani.
● Assicurarsi che le riunioni di club siano interessanti e condotte con spirito professionale.
● Partecipare alle riunioni e agli eventi del proprio distretto, particolarmente a quelli che si occupano di formazione continua, come i seminari sulla
leadership distrettuale, sull’effettivo e sulla Fondazione Rotary.
● Incoraggiare i soci a leggere con attenzione i passaggi che parlano di formazione continua nella lettera mensile del governatore, sul Rotary News
Basket, sul ROTARIAN o una rivista regionale e su Rotary World.
● Rendere piacevoli le riunioni e studiare come coinvolgere i familiari dei
soci.
● Dare spazio ai problemi dell’effettivo sul bollettino del club.
Se un socio si dimette, bisogna sforzarsi di capire i motivi di questa decisione.
Il risultato aiuterà i dirigenti a capire quali sono le cose che il club sa fare bene
e quali sono i miglioramenti che devono essere apportati per prevenire nuove
perdite di soci.
28
Manuale delle commissioni di club
2 Effettivo
Appendice 1: Ammissione e presentazione di nuovi soci
Ammissione
Perché un candidato possa diventare socio a tutti gli effetti deve possedere i
requisiti richiesti e ottenere l’approvazione del consiglio direttivo del club. Per
accogliere un nuovo socio bisogna rispettare la seguente procedura:
1. Lo sponsor, che deve essere un socio attivo del club, comunica per iscritto
il nome del potenziale socio al consiglio direttivo del club tramite il segretario. Un socio proveniente da un altro club o un ex socio può essere
proposto come socio attivo dal club di provenienza o da un socio di quel
club.
2. Il consiglio si assicura che il candidato possegga tutti i requisiti previsti
dallo statuto del club in materia di classifiche e ammissione.
3. Il consiglio emette una decisione entro trenta (30) giorni e la comunica
allo sponsor attraverso il segretario del club.
4. Se la decisione è favorevole, il candidato viene informato dei privilegi e
delle responsabilità derivanti dall’affiliazione.
5. Il candidato viene invitato a firmare la proposta di ammissione e a consentire che il proprio nome e la propria classifica siano comunicati al
club.
6. Se nessun socio attivo del club presenta un’obiezione scritta entro sette
(7) giorni, il candidato verrà considerato socio del club a tutti gli effetti,
previo pagamento della quota di ammissione.
7. Qualora fosse presentata un’obiezione scritta, il consiglio dovrà effettuare
una votazione in merito nella più vicina riunione di club. Controllate sul
regolamento quanti voti sono necessari per respingere l’obiezione.
8. Se il consiglio approva la candidatura nonostante le obiezioni, il candidato verrà considerato socio del club a tutti gli effetti, previo pagamento
della quota di ammissione.
Presentazione
Una cerimonia di presentazione che sottolinei in modo adeguato l’importanza
dell’evento può segnare l’inizio di molti anni di servizio onorato e di attaccamento al club. Per assicurarsi che la cerimonia di presentazione sia memorabile
bisogna:
● Spiegare i vantaggi e le responsabilità che il nuovo socio avrà come
Rotariano
● Non economizzare sul tempo nel presentare il nuovo socio al club e nel
dargli il benvenuto
● Invitare anche la famiglia del nuovo socio alla cerimonia di presentazione
● Presentare i nuovi soci in gruppo
● Consegnare al nuovo Rotariano un distintivo o, se necessario, altri oggetti selezionati con cura
2 Effettivo
Manuale delle commissioni di club
29
Esempio di cerimonia di presentazione
Ecco un esempio di cerimonia rotariana di presentazione, che può essere modificato, abbreviato o allungato a seconda delle necessità del club.
Sei stato accolto come socio nel Rotary Club di __________ perché tutti i suoi
membri pensano che tu sia un leader nella tua professione e perché manifesti
quelle qualità di intelletto e di cuore che ti rendono adatto a interpretare e diffondere il messaggio del Rotary a tutti coloro con cui entrerai in contatto.
Tu sei il rappresentante della tua categoria professionale in questo club e ogni
contributo di valore educativo della tua professione ci giungerà attraverso di
te. D’altro canto, sei diventato il nostro ambasciatore presso la tua categoria ed
è quindi tuo dovere applicare gli ideali e i principi del “Servire al di sopra di
ogni interesse personale” al tuo lavoro.
Lo Scopo del Rotary è di diffondere l’ideale del servire come base di ogni attività e in particolare di incoraggiare:
Primo. L’allargamento della propria cerchia di conoscenze come opportunità
per servire il prossimo.
Secondo. Principi etici elevati negli affari e nelle professioni; riconoscimento
del valore di ogni professione utile e nobilitazione del lavoro di ogni Rotariano
che venga messo al servizio della società.
Terzo. Applicazione dell’ideale del servire nella vita personale, lavorativa e
sociale di ogni Rotariano.
Quarto. Promozione della comprensione, della buona volontà e della pace nel
mondo attraverso una rete internazionale di uomini e donne che si sono distinti negli affari e nelle professioni e che sono uniti dall’ideale del servire.
Ti invito quindi a giudicare da te stesso, attraverso la Prova delle quattro domande, se ciò che pensi, dici o fai:
Primo:
Secondo:
Terzo:
Quarto:
risponde a VERITÀ?
è GIUSTO per tutti gli interessati?
produrrà BUONA VOLONTÀ e MIGLIORI RAPPORTI DI AMICIZIA?
sarà VANTAGGIOSO per tutti gli interessati?
La comunità conoscerà e giudicherà il Rotary attraverso il modo in cui tu lo
rappresenterai, con il tuo comportamento e con il tuo impegno nel servire il
prossimo. Noi quindi ti accettiamo come socio perché siamo certi che i nostri
principi e la nostra organizzazione saranno al sicuro sotto la tua custodia.
Noi infine ci aspettiamo molto da te sia come aiuto sia come ispirazione, cose
che ci consentiranno di essere dei Rotariani migliori e con questa speranza ti
tendiamo con tutto il nostro cuore la mano dell’amicizia rotariana.
30
Manuale delle commissioni di club
Appendice 2: Orientamento dei nuovi soci –
Strategie vincenti
Coinvolgere immediatamente i nuovi soci nelle attività di club è di grande
importanza. Ed è altrettanto importante organizzare programmi appositi per
educare i nuovi soci. Strumenti di orientamento efficaci sono:
● Programmi di mentoring
● Programmi d’informazione rotariana
● Programmi specifici per nuovi soci, nei quali tutti coloro che sono stati
ammessi al club nello stesso periodo lavorano assieme a un unico progetto o partecipano a particolari eventi sociali
● Distribuzione di pubblicazioni rotariane
Sebbene i programmi di orientamento possano differire nella forma, hanno tutti la medesima funzione: dare ai nuovi soci le conoscenze e la sicurezza necessari per diventare Rotariani nel nome e nello spirito. È importante notare come
i club non siano obbligati ad adottare un’unica strategia di orientamento, ma
siano liberi di combinare e modificare le strategie per raggiungere i loro scopi.
Mentoring
I programmi di mentoring sono particolarmente popolari ed efficaci. Sebbene
i Rotariani scelti come mentor siano dirigenti di club e di distretto o lo siano
stati in passato, è più importante che:
● Abbiano una conoscenza approfondita e un forte interesse per il club e il
Rotary.
● Siano disposti ai utilizzare il loro tempo e le loro energie per aiutare i
nuovi soci che sono stati affidati alle loro cure a integrarsi nel club.
I mentor, che vengono assegnati ai nuovi soci subito prima o subito dopo la loro
ammissione al club, hanno in genere i seguenti compiti:
● Controllare il grado di soddisfazione e di coinvolgimento del nuovo socio
attraverso incontri periodici.
● Partecipare alle riunioni assieme al nuovo socio e presentarlo agli altri
membri del club.
● Spiegare al nuovo socio i compiti delle varie commissioni e guidarlo nella
scelta di un incarico di commissione che sia compatibile con i suoi interessi.
● Fornire al nuovo socio informazioni sulle riunioni speciali, come quelle
dedicate ai nuovi membri del club e sulle manifestazioni rotariane che si
tengono nel corso dell’anno. Il mentor deve partecipare più spesso che
può a queste riunioni e fare da anfitrione, in modo informale, al nuovo
socio e alla sua famiglia, presentandoli agli altri membri del club e facendoli sentire a loro agio.
● Assicurarsi che il nuovo socio impari a conoscere tutte le regole del club,
compresi gli obblighi di assiduità.
● Controllare che il nuovo socio partecipi assiduamente alla vita del club.
Se non dovesse presentarsi a una riunione regolare, offrirsi di accompagnarlo a una riunione di recupero.
2 Effettivo
Manuale delle commissioni di club
31
●
●
Coinvolgere il nuovo socio nelle attività della propria commissione, se
non è già stato assegnato a un’altra commissione.
Essere sempre pronto a rispondere alle domande e a offrire i consigli e gli
aiuti che gli vengono richiesti.
Programmmi d’informazione rotariana
Molti club organizzano programmi speciali d’informazione rotariana per i
nuovi soci. Questi programmi servono a far conoscere ai nuovi membri del
club il funzionamento, la storia e gli ideali del Rotary oltre alle attività del club.
In linea di massima i programmi d’informazione riservati ai nuovi soci dovrebbero coprire i seguenti argomenti:
● Orientamenti generali e procedure del Rotary
● Opportunità di servizio
● Storia e tradizioni del Rotary International e del club
Programmi per nuovi soci
Un altro strumento che è stato utilizzato con successo è un programma grazie
al quale tutti i nuovi soci, in gruppo, imparano a conoscere il club e partecipano ad attività o progetti congiunti.
Si tratta del programma STAR (Special Training for Action in Rotary), che è
stato ideato dal Rotary Club di El Paso, nel Texas (USA), e che ha dato prova di
grande efficacia nella formazione dei nuovi soci e nella preparazione di coloro
che dovranno assumere posti di responsabilità nel club. In base a questo programma, tutti i soci che vengono ammessi nel club nel corso dello stesso anno
costituiscono la commissione STAR assieme ad altri dirigenti o ex dirigenti del
club, uno dei quali dovà presiederla. Questa commissione si riunisce all’ora del
breakfast una volta al mese per consentire ai nuovi soci di conoscersi tra loro e
di fare conoscenza anche con i dirigenti, ma soprattutto di parlare delle attività
e dei problemi del club, del distretto e del Rotary International. Ulteriori informazioni sul programma STAR si possono trovare nell’Appendice 5 (pag. 38).
Materiali messi a disposizione dal Rotary International
Il RI mette a disposizione delle persone interessate numerose pubblicazioni e
vari strumenti che servono a dare un’educazione rotariana completa. Non dimenticate di dare alcune di queste pubblicazioni ai potenziali soci prima della
loro ammissione. Questo aiuterà i nuovi soci a integrarsi nel club subito dopo
la cerimonia di presentazione.
32
Manuale delle commissioni di club
Appendice 3: Benvenuti al Rotary
2 Effettivo
Manuale delle commissioni di club
33
34
Manuale delle commissioni di club
Appendice 4: Programmi d’informazione rotariana
I programmi d’informazione rotariana danno ai nuovi soci l’opportunità di
apprendere nozioni di base sul club, sul distretto e sul Rotary. I club possono
decidere gli argomenti e il numero di programmi che intendono offrire. Ogni
programma prevede l’uso di pubblicazioni e supporti audiovisivi che serviranno anche dopo la conclusione del corso. Più avanti troverete lo schema proposto per tre programmi d’informazione rotariana.
I club dovrebbero trovare il modo più adatto per coinvolgere le famiglie dei
nuovi soci nei programmi di orientamento. Infine i club potrebbero chiedere
all’assistente del governatore o a qualche presidente di commissione distrettuale d’introdurre i programmi d’informazione rotariana.
Orientamenti e procedure rotariane
1. Come proporre un nuovo socio
2. Struttura del club
3. Struttura del distretto
4. Riunioni di club
— Riunioni ordinarie
— Riunioni di commissione
— Assemblee di club
— Riunioni del consiglio direttivo
— Attività sociali
5. Obblighi di assiduità
6. Recuperi
7. Finanze (partecipazione, contributi)
Opportunità di servizio
(Nel club, nel distretto e internazionali)
1. Progetti in corso del club e del distretto
2. Programmi del RI
3. Programmi della Fondazione Rotary
4. Inventario degli argomenti di maggiore interesse – È opportuno che i
nuovi soci si consultino con i rispettivi mentor e scelgano la commissione
di cui dovranno far parte. Potrebbero inoltre essere presentati a Rotariani
che si sono occupati di programmi di reciproco interesse.
Storia e tradizioni del Rotary International
1. Origini, crescita e realizzazioni del RI
2. Una tradizione di grandi valori morali
3. Storia e realizzazioni del vostro club
4. Coinvolgimento del coniuge e della famiglia
2 Effettivo
Manuale delle commissioni di club
35
I materiali che servono all’orientamento dei soci devono avere un formato
gradevole ed essere facili da usare. Strumenti che richiedono l’interazione dei
partecipanti, come le schede da compilare o le sessioni di domande e risposte,
possono contribuire a tenere alto l’interesse generale. Alcuni club innovativi
hanno prodotto dei CD-ROM per l’orientamento dei nuovi soci.
Formazione permanente dei soci
Le ricerche hanno dimostrato che un programma specifico di formazione continua dei soci aiuta a migliorare il tasso generale di conservazione dell’effettivo
di un club. Un tale programma deve comprendere:
●
Comunicazione frequente di notizie e informazioni sul Rotary.
● Un numero adeguato di programmi di club dedicati ogni anno alla formazione continua.
● Partecipazione alle riunioni multidistrettuali che si occupano di formazione permanente.
●
●
●
●
●
●
Almeno due assemblee informative di club all’anno.
Coinvolgimento personale dei Rotariani nelle iniziative e nei progetti del
club e del distretto, particolarmente in quelli che richiedono interventi
pratici.
Seminari distrettuali d’istruzione continua.
Riunioni settimanali stimolanti e condotte in modo efficace.
Condivisione d’idee e informazioni su programmi, progetti e attività del
Rotary nelle riunioni ordinarie e informali delle commissioni.
Partecipazione alle riunioni di altri club.
I soci si sentono più legati al club e alla missione del Rotary se vengono regolarmente aggiornati sui cambiamenti e sui fatti principali. Utilizzate i siti web
del club e del distretto, le riunioni settimanali, le e-mail e i bollettini di club
per divulgare le informazioni trasmesse dal governatore distrettuale o dalla
Segreteria del RI. Accertatevi che tutti conoscano i programmi del RI come gli
Scambi di giovani, le Borse degli ambasciatori e l’Azione di pubblico interesse
mondiale (APIM). La partecipazione a uno di questi programmi può far nascere un impegno a vita con il Rotary. Incoraggiate i soci a prendere parte al
congresso distrettuale e al congresso internazionale del RI, dove avranno l’occasione di fare conoscenza con molti Rotariani e d’imparare di più sulle attività
del Rotary nel mondo.
Le pubblicazioni del RI sono eccellenti strumenti di formazione continua.
Leggendo il ROTARIAN, le riviste regionali e il Rotary News Basket, i soci del club
saranno sempre informati su ciò che accade nel mondo del Rotary. I soci vanno
infine incoraggiati a consultare il sito web del RI (www.rotary.org) per conoscere le ultime notizie e le risorse messe a loro disposizione.
Ogni club dovrebbe dotarsi di una biblioteca con tutto il materiale edito dal RI.
Ecco una lista di strumenti di consultazione che una biblioteca di club dovrebbe mettere a disposizione di tutti i Rotariani:
● Official Directory (007-EN)
● Catalogo (019-IT)
● Manuale di procedura (035-IT)
36
Manuale delle commissioni di club
●
Pacchetto di pagine rotariane (267-IT)
●
La commissione distrettuale Fondazione Rotary (300-IT)
This Is Rotary (449-EN) VHS o DVD
Rotary in an Hour (512-EN) audiocassetta
Rotary Basics (595A-EN)
Take a Look at Rotary (867-EN) VHS
My Road to Rotary (922-EN)
●
●
●
●
●
Altri opuscoli informativi possono essere chiesti alla Public Relations Division
presso la sede centrale del RI o scaricati dal sito web www.rotary.org.
Manuale delle commissioni di club
37
Appendce 5: STAR (Special Training for Action in Rotary)
38
Manuale delle commissioni di club
2 Effettivo
Appendice 6: Questionario soci entusiasti
2 Effettivo
Manuale delle commissioni di club
39
40
Manuale delle commissioni di club
Manuale delle commissioni di club
41
Appendice 7: Questionario soci dimissionari
42
Manuale delle commissioni di club
2 Effettivo
Manuale delle commissioni di club
43
44
Manuale delle commissioni di club
3
Progetti operativi
Commissioni di club che si occupano di progetti
Sviluppare un progetto di servizio di successo è uno sforzo che richiede la
collaborazione di tutti. Diverse commissioni devono infatti lavorare assieme ai
dirigenti di club per selezionare, pianificare, attuare e valutare il progetto.
Selezione dei membri di una commissione
Quando si scelgono i Rotariani che dovranno far parte di una commissione
che si occupa di progetti di servizio è importante selezionare persone con una
perfetta conoscenza delle condizioni socioeconomiche della comunità. Altre
importanti considerazioni da fare:
● Professionisti che provengono dal settore dei servizi, come
— Medicina
— Istruzione
— Sicurezza pubblica
— Clero
— Amministrazione di enti morali
— Amministrazione pubblica
● Esperienza lavorativa con i giovani o gli anziani
● Esperienza di lavoro, studi o viaggi all’estero, ove disponibile
● Esperienza in attività di volontariato
● Entusiasmo
I progetti di servizio sono responsabilità primaria delle seguenti commissioni:
● Sviluppo comunitario
● Azione di interesse pubblico
● Protezione dell’ambiente
● Progresso umano
● Azione internazionale
● Partner nel servire
● Volontari del Rotary
● Azione professionale
● Azione di pubblico interesse mondiale (APIM)
● Giovani
Manuale delle commissioni di club
45
Sviluppo comunitario
●
●
Si occupa dei problemi che riguardano le condizioni materiali della comunità e delle sue strutture.
Si dedica a progetti destinati a centri comunitari, strutture sanitarie, miglioramento delle infrastrutture, biblioteche, parchi e centri ricreativi,
servizi pubblici, sicurezza, igiene ambientale, scuole, recupero urbano e
rurale.
Azione di interesse pubblico
● Coordina il lavoro delle commissioni che si occupano di servizi per la comunità o che fanno progetti per migliorarla.
● Prepara progetti di servizio per la comunità a cui partecipano tutti i soci
del club.
Protezione dell’ambiente
● Studia le condizioni ambientali della comunità.
●
Realizza progetti per la protezione degli animali, l’abbellimento e la bonifica dell’ambiente, la qualità dell’aria, la conservazione e la promozione
delle risorse energetiche, il rimboschimento, la riduzione dei rumori, il
riciclaggio, la protezione del suolo, l’eliminazione dei rifiuti tossici, il
trattamento dei rifiuti urbani e quello delle acque.
Progresso umano
● Promuove il benessere dei membri della comunità.
● Sviluppa progetti e attività di servizio che toccano tutti gli aspetti dell’esistenza, fornendo assistenza e sostegno materiale alle persone che si
trovano in stato di bisogno.
● Studia come festeggiare il Mese della Famiglia (dicembre).
Azione internazionale
● Guida e assiste i soci che sono impegnati in attività di servizio internazionali.
● Organizza progetti di servizio internazionali che prevedono il coinvolgimento di tutti i soci.
● Fornisce il proprio sostegno ai programmi del RI che hanno una dimensione internazionale, come gli Scambi di giovani e gli Scambi di amicizia
rotariana.
● Studia come celebrare il Mese dell’intesa mondiale (febbraio) e la Giornata della pace e della comprensione mondiali (23 febbraio).
Partner nel servire
● Promuove e cura le relazioni tra i Rotariani e le organizzazioni sponsorizzate dal Rotary, come Rotaract (club di servizio per giovani di 18-30
anni), Interact (club di servizio per giovanissimi di 14-18 anni) e i Gruppi
rotariani comunitari – GROC (gruppi di non Rotariani disposti a servire
la comunità).
● Organizza corsi di formazione per i dirigenti dei gruppi sponsorizzati dal
Rotary, che li aiuteranno a pianificare e a realizzare progetti di sviluppo
destinati alla comunità.
● Studia come festeggiare la Settimana mondiale Rotaract (quella del 13
marzo), il Mese delle nuove generazioni (settembre) e la Settimana mondiale Interact (quella del 5 novembre).
46
Manuale delle commissioni di club
Volontari del Rotary
●
●
●
●
Seleziona progetti locali di una certa consistenza che richiedono l’impiego di volontari.
Funziona come sottocommissione della commissione per l’azione professionale.
Incoraggia il ricorso ai Volontari del Rotary.
Sviluppa progetti di servizio locali a cui possono prendere parte i Volontari del Rotary.
Azione professionale
● Invita le varie professioni ad adottare principi etici rigorosi.
● Pianifica attività di servizio per tutti i soci e tutte le professioni rappresentate nel club.
● Studia come celebrare il Mese dell’azione professionale (ottobre).
Azione di pubblico interesse mondiale (APIM)
●
●
●
Funziona come sottocommissione della commissione per l’azione internazionale.
Fornisce ai Rotariani informazioni sul programma APIM e sulle risorse
messe a loro disposizione dal Rotary International e dalla Fondazione.
Inserisce in una apposita banca dati (World Community Service Projects
Exchange,) che si trova sul sito web del RI, i progetti che hanno bisogno
di assistenza e i club che cercano iniziative da sostenere.
Giovani
● Coordina le attività di club riservate ai giovani.
● Promuove il programma RYLA (Rotary Youth Leadership Awards).
● Promuove il programma degli Scambi di giovani.
Lavorare con le altre commissioni
Per organizzare in modo efficace i loro progetti di servizio, le commissioni
devono confrontarsi periodicamente con altre commissioni e con i dirigenti di
club, specialmente per le seguenti aree:
● Raccolta fondi. Consultarsi con i responsabili della raccolta fondi del
club per discutere gli obiettivi dei progetti, calcolare i fondi necessari e
individuare le possibili fonti di finanziamento.
● Fondazione Rotary. Incontrarsi con i dirigenti di club che si occupano
della Fondazione, per valutare come essa possa contribuire alla realizzazione dei progetti di servizio del club.
● Pubbliche relazioni. Lavorare con i dirigenti che si occupano di pubbliche relazioni per migliorare l’immagine del Rotary realizzando progetti
di servizio e incoraggiando la comunità a prendervi parte.
● Amministrazione del club. Informare i dirigenti amministrativi del club
dei nuovi progetti di servizio, affinché possano parlarne nel bollettino
settimanale e trasmettere le idee migliori alla Segreteria del RI o al
ROTARIAN (o ancora alla rivista regionale rotariana).
● Effettivo. Studiare assieme ai dirigenti che si occupano dell’effettivo
come usare l’ideale rotariano del “Servire al di sopra di ogni interesse
personale” per attirare e orientare nuovi soci.
Manuale delle commissioni di club
47
Linee guida per progetti operativi
Progetti operativi
● I club devono concentrare i loro sforzi per affrontare i veri problemi della
comunità, analizzando regolarmente le loro attività di servizio e assicurandosi che i progetti avviati siano veramente utili alla comunità a cui
sono destinati.
● È importante per il club avere un programma di servizio equilibrato che
si ispiri alle Quattro vie d’azione: Interna, Professionale, di Interesse Pubblico e Internazionale.
● I club devono pianificare e realizzare progetti di servizio a cui i coniugi e
i familiari dei Rotariani possano partecipare con facilità.
● Ogni club deve avviare almeno un’attività di servizio che richieda l’impegno collettivo di tutti i suoi soci.
● I Rotary club devono invitare i presidenti di altri club alle loro riunioni
ordinarie. Queste visite consentono ai presidenti di:
— Condividere le informazioni che riguardano i progetti di servizio e le
attività dei club
— Migliorare i rapporti tra i club
● I club devono impegnarsi in attività di servizio internazionali e in scambi
con i club dei nuovi Paesi rotariani per aiutarli a conoscere il Rotary e le
sue innumerevoli opportunità di servizio.
● I club possono cooperare tra loro per sponsorizzare dei progetti; tuttavia
va ricordato che lo statuto e il regolamento del RI non prevedono nessun
tipo di associazione tra club al di fuori delle norme stabilite.
Opportunità di servire
● L’azione di interesse pubblico incoraggia e promuove l’adozione dell’ideale del servire nella vita privata, lavorativa e sociale di ogni Rotariano.
● La diffusione della comprensione e della buona volontà tra i Rotariani e
tra la gente è il vero obiettivo dell’Azione internazionale del Rotary.
● L’Azione di pubblico interesse mondiale (APIM) è un programma che si
occupa di attività rientranti nel campo dell’Azione internazionale. Il programma APIM:
— Migliora la vita delle persone
— Affronta i bisogni fondamentali dell’uomo
— Promuove la comprensione internazionale
— Incoraggia la buona volontà attraverso le sue attività tecniche e
professionali
48
Manuale delle commissioni di club
3 Progetti di servizio
Pubbliche relazioni e progetti di club
I club devono:
●
●
●
●
Sponsorizzare tutti gli anni un progetto di primaria importanza al servizio della comunità.
Informare regolarmente il pubblico sui progetti di successo avviati dai
club.
Combattere ogni percezione negativa del Rotary impegnandosi in progetti di servizio utili.
Avviare, ove possibile, progetti annuali o permanenti che siano chiaramente identificabili con il club e che abbiano una forte visibilità nella comunità.
Affari locali, nazionali e internazionali
Il benessere generale della comunità, della nazione e del mondo costituisce la
principale preoccupazione di tutti i Rotariani. Ogni pubblica richiesta riguardante il bene comune può essere oggetto di discussioni e di studi equilibrati e
approfonditi. Tuttavia i club non devono:
●
●
●
●
Esprimere un’opinione su questioni pubbliche controverse e non ancora
risolte.
Appoggiare o raccomandare un candidato a una carica pubblica, né discutere i meriti o i demeriti di un candidato.
Adottare e far circolare risoluzioni o punti di vista o prendere iniziative
sulle questioni internazionali di natura politica.
Rivolgere appelli a club, persone o governi o far circolare lettere, discorsi
o piani per la soluzione di problemi internazionali di natura politica.
Manuale delle commissioni di club
49
Risorse specifiche
Varie risorse sono a disposizione dei club per fare delle analisi preliminari e
per pianificare, valutare e portare a termine con successo i loro progetti di servizio, come
● Commissioni di club che si occupano di attività e progetti (descritte a
pag. 45)
● Commissione per l’organizzazione dei progetti
● Altre risorse umane
● Informazioni
Commissione per l’organizzazione dei progetti
Il successo di un progetto di servizio dipende dall’impegno e dal lavoro di
molte persone. Il regolamento tipo dei Rotary club prevede diverse commissioni per le attività di servizio. È possibile istituire anche una commissione per
l’organizzazione dei progetti, che deve collaborare a tutte le iniziative del club.
Questa commissione, che può avvalersi della collaborazione di altri membri
del club, ha le seguenti responsabilità:
● Partecipare alla scelta degli obiettivi dei vari progetti.
● Tenere i contatti con i più autorevoli rappresentanti della comunità e con
le principali organizzazioni locali.
● Promuovere il progetto all’interno del club e nella comunità.
● Incoraggiare la partecipazione del club e della comunità al progetto.
● Gestire correttamente le risorse come i fondi, i materiali utilizzati e il tempo che i soci mettono a disposizione del club.
● Monitorare i progressi fatti nel completamento del progetto.
● A chiusura dei lavori mettere per iscritto delle considerazioni conclusive
e redigere un rapporto completo.
La commissione per l’organizzazione dei progetti deve avere tra i suoi membri
persone le cui capacità e i cui interessi siano all’altezza del compito da svolgere. Se possibile, scegliere:
● Esponenti non Rotariani della comunità
● Membri delle altre commissioni che si occupano di attività di servizio
● Membri locali di Interact, Rotaract e dei Gruppi rotariani comunitari
(GROC)
Membri
della comunità
Commissioni
per l’azione
di interesse
pubblico
Commissione
organizzativa
dei progetti
Rotariani
con qualifiche
e interessi che
si sposano
perfettamente
con il progetto
Partner nel servire
(soci dei club Interact,
Rotaract, Gruppi
rotariani comunitari)
50
Manuale delle commissioni di club
3 Progetti di servizio
Altre risorse umane
Le persone sono determinanti per il successo di un progetto di servizio. Lavorano senza chiedere un compenso, aiutano a scegliere gli obiettivi del progetto,
conoscono i veri bisogni della comunità e danno consigli utili per valutare
l’iniziativa. Le risorse umane su cui è possibile fare affidamento sono:
●
●
●
●
I programmi e le opportunità
di servizio del RI aiutano i
club e i distretti a raggiungere i loro obiettivi nelle rispettive comunità e in quelle di
altri Paesi.
Programmi del RI
●
Interact
●
Rotaract
●
Gruppi rotariani comunitari (GROC)
●
Circoli professionali rotariani
●
Scambi di amicizia rotariana
●
Volontari del Rotary
●
Rotary Youth Leadership
Awards (RYLA)
●
Azione di pubblico interesse mondiale (APIM)
●
Scambi di giovani
Opportunità di servire
●
Infanzia a rischio
●
Disabili
●
Sanità
●
Comprensione e buona
volontà internazionali
●
Alfabetizzazione
●
Problemi demografici
●
Povertà e fame
●
Ambiente
●
Problemi urbani
●
●
●
Rotariani e loro famiglie
Commissioni distrettuali (in particolar modo la commissione APIM e
quella per la Fondazione Rotary)
Organizzazioni locali e altre persone interessate
Ex borsisti della Fondazione Rotary
Studenti che partecipano al programma degli Scambi di giovani
Partner nelle attività di servizio (Rotaractiani, Interactiani e Gruppi rotariani comunitari
Altri Rotary club (lavorando insieme i club possono sommare le loro risorse, con evidenti vantaggi)
Informazioni
Il Rotary International mette a disposizione delle persone interessate una vasta
gamma di strumenti d’informazione sui progetti di servizio, tra i quali:
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Comunità all’opera. Come realizzare progetti efficaci (605A-IT)
Manuale Interact (654-IT)
Il video International Service in Action: A WCS Video Workshop (753-EN)
Una selezione di opportunità di servizio (605B-IT)
Il sito web del RI, all’indirizzo www.rotary.org
Rotaract Handbook (562-EN)
Rotary Community Corps Handbook (770-EN)
Il video Rotary Volunteers: Hand in Hand (386-EN)
Vocational Service in Your Community (509-EN)
World Community Service Handbook: A Guide to Action (742-EN)
Il World Community Service Projects Exchange sul sito www.rotary.org
Per trovare altre pubblicazioni e strumenti d’informazione sui progetti di servizio, consultare il Catalogo (019-IT) del RI.
Risorse Finanziarie
Molti club effettuano delle raccolte fondi per sostenere i loro progetti di servizio. Le altre risorse finanziarie sono:
● Fondi messi a disposizione dai donatori privati e dalle imprese locali
● Sovvenzioni di altre fondazioni
● Sovvenzioni della Fondazione Rotary
Manuale delle commissioni di club
51
Progetti di successo
Uno dei più importanti ideali rotariani è rappresentato dal motto “Servire al
di sopra di ogni interesse personale”. I club mettono in pratica questo motto
realizzando progetti di servizio per aiutare la propria comunità e le comunità
bisognose di tutto il mondo. L’impegno esemplare di migliaia di Rotariani e
dei loro club è così riuscito a fare la differenza nella vita quotidiana di moltissime persone.
Il primo progetto di servizio del Rotary, nel 1907,
riguardò la costruzione di
una toilette pubblica nel sovraffollato centro di Chicago
(Illinois, USA). Sebbene
tutt’altro che glamorous, il
progetto ebbe successo proprio perché risolse un reale
bisogno della comunità.
Per maggiori informazioni
su come lavorare con il club
e con la comunità per sviluppare un progetto di servizio,
consultare Comunità all’opera. Come realizzare progetti
efficaci (605A-IT).
Per essere efficace un progetto di servizio deve:
● Rispondere a problemi o necessità reali.
● Migliorare concretamente la vita dei membri della comunità.
● Utilizzare le capacità delle persone a cui il progetto è destinato.
● Dare importanza al contributo di tutti coloro che prendono parte all’iniziativa.
● Basarsi su una valutazione realistica delle risorse disponibili.
● Avere obiettivi chiari e produrre risultati misurabili.
● Costruire una rete organizzativa efficace.
Vantaggi per il club
Oltre ad avere un profondo effetto sulle comunità a cui sono destinati, i progetti di servizio portano dei vantaggi anche al club. Infatti un progetto di successo
è in grado di:
● Ispirare e motivare i soci, inducendoli ad aumentare il loro impegno a favore delle attività di servizio del club.
● Attirare nuovi soci dimostrando che l’appartenenza al Rotary costituisce
un impiego utile del proprio tempo e e delle proprie risorse.
Criteri generali
Per aver successo, gli sforzi del club devono essere guidati dai seguenti principi:
● Equilibrio. Il programma di servizio del cub deve comprendere tutte e
quattro le Vie d’azione: Interna, Professionale, di Interesse pubblico e Internazionale.
● Utilità. Riesaminare periodicamente i programmi di servizio del club per
essere certi che affrontino i problemi reali della comunità e che siano utili
per i beneficiari.
● Cooperazione. Avviare attività di servizio che richiedono il coinvolgimento e la partecipazione di tutti i soci del club e delle loro famiglie.
● Comunicazione. Scambiare informazioni sui progetti di servizio con i
presidenti di altri club (invitandoli, ad esempio, alle riunioni settimanali)
e comunicare regolarmente con il distretto e il Rotary International, consentendo così la diffusione di metodi più efficaci nel mondo del Rotary.
52
Manuale delle commissioni di club
3 Progetti di servizio
Responsabilità del presidente di commissione
I progetti di servizio richiedono un approccio sistematico per produrre risultati
ottimali. Come responsabile del successo dei progetti di servizio, il presidente
di commissione deve:
●
●
●
Lavorare con i dirigenti e con i membri del club per avviare progetti che
siano stimolanti per i soci e utili per i beneficiari.
Essere a conoscenza delle risorse messe a disposizione dal distretto, dal
Rotary International e dalla Fondazione Rotary a sostegno dei progetti
dei club.
Conoscere le fasi fondamentali di un progetto di successo:
— Determinazione dei bisogni
— Pianificazione
— Realizzazione
— Valutazione conclusiva
Manuale delle commissioni di club
53
Determinazione dei bisogni
Cosa può garantire il successo di un progetto di pubblico interesse? La sua utilità. I progetti di servizio devono infatti affrontare i bisogni reali e attuali della
comunità. E non è importante che siano costosi o complessi: è sufficiente che
siano necessari. Essendo uno dei responsabili delle attività di servizio del club,
il presidente di commissione dovrà fare in modo che i progetti di servizio avviati rispondano realmente ai bisogni della comunità, oltre che agli interessi e
alle effettive capacità del club. Ciò sarà possibile lavorando con gli altri responsabili delle attività di servizio del club per:
● Capire gli interessi e le capacità dei soci, per decidere quale tipo di attività di servizio possa suscitare più entusiasmo e partecipazione.
● Stabilire su quali risorse, dentro e fuori dal club, si possa contare per sostenere i potenziali progetti.
● Capire quali problemi della comunità possano essere affrontati con maggiori probabilità di successo dal club, tenendo presenti gli interessi dei
soci e le risorse finanziarie o umane a disposizione.
L’analisi dei bisogni comprende due fasi distinte: una valutazione interna
centrata sul club e una valutazione esterna focalizzata sulla comunità a cui il
progetto è destinato.
Valutazione interna
È importante capire se un particolare progetto corrisponde al mix di conoscenze, interessi e capacità del club. Per mezzo di una valutazione interna i soci
possono esaminare i seguenti fattori:
●
●
●
Conoscenze pratiche e abilità particolari dei soci.
Esperienze fatte con i precedenti progetti ed eventuali lezioni apprese.
Composizione del club, in particolare:
— Numero dei soci disposti a partecipare al progetto
— Pluralità di conoscenze
— Livello d’interesse dei soci per il potenziale progetto
— Livello di coinvolgimento nei problemi della comunità che i soci sono
disposti ad accettare
— Livello di soddisfazione registrato dai precedenti progetti
Valutando questi fattori si potranno evidenziare i punti di forza e di debolezza
del club, aiutando i responsabili a selezionare i progetti di servizio più adatti.
Per aumentare le probabilità di successo, è necessario individuare un progetto
che riesca a sfruttare al massimo le conoscenze e gli interessi dei soci.
Valutazione esterna
Un altro importante passo da compiere è fare una valutazione esterna e cioè
un’analisi dei bisogni della comunità. Questa valutazione aiuterà i Rotariani a
servire meglio la loro comunità.
54
Manuale delle commissioni di club
3 Progetti di servizio
Per identificare gli elementi di maggior preoccupazione della comunità si devono esaminare i seguenti aspetti:
● Condizioni economiche
● Posizione geografica
● Pregi e difetti del sistema educativo
● Profilo demografico
● Condizioni politiche
Per fare una valutazione esterna obiettiva, i responsabili dei progetti di servizio del club dovranno incontrare rappresentanti di tutti i settori della comunità, in particolare:
● Autorità locali e responsabili dei servizi sociali
● Organizzazioni locali e gruppi civici, forze di polizia e vigili del fuoco
● Insegnanti
●
Autorità religiose
Grazie a questi incontri il club potrà farsi un’idea più accurata della comunità
e dei suoi problemi e al tempo stesso potrà stringere proficue relazioni con
dirigenti e organizzazioni locali. Questi gruppi esterni sono in grado di fornire
al club esperti che possono dargli informazioni sui problemi della comunità
e consigli per i progetti futuri. Inoltre, lavorando con i rappresentanti della
comunità per studiare e realizzare nuove iniziative, si possono identificare i
Rotariani di domani.
Manuale delle commissioni di club
55
Pianificazione e realizzazione
Essendo uno dei responsabili delle attività di servizio del club, il presidente di
commissione supervisiona il processo di pianificazione, lavorando con i membri della commissione e con i dirigenti di club per dare forma a progetti che
affrontino i problemi più urgenti della comunità. Nella fase di pianificazione
non dimenticate di:
● Coinvolgere e motivare i soci lungo tutto il processo di pianificazione e di
realizzazione del progetto.
● Fare un preventivo dettagliato e un piano di lavoro con i nomi dei responsabili delle varie fasi del progetto, in base alle effettive necessità.
● Reperire le risorse finanziarie mancanti attraverso una raccolta fondi ben
organizzata.
● Impostare una strategia efficace di pubbliche relazioni per garantire appoggi esterni al progetto, attirare nuovi soci e migliorare l’immagine del
Rotary nella comunità (per ulteriori informazioni vedi il capitolo 6, “Pubbliche relazioni”).
Considerazioni preliminari
Prima di dare inizio a un progetto, sarebbe utile porsi le seguenti domande:
In quali progetti sono attualmente coinvolti i soci del club?
Valutare con attenzione l’impatto che la nuova iniziativa potrebbe avere sui
progetti non ancora ultimati.
Quale sarà lo scopo del progetto?
Assicurarsi che lo scopo sia condivisibile, misurabile, impegnativo, realizzabile, attuale e che risponda ai bisogni effettivi della comunità.
Chi sarà coinvolto?
I soci del club? Le organizzazioni locali? Interact, Rotaract o i Gruppi rotariani
comunitari (GROC)? Le famiglie, gli amici o i colleghi? Come verranno premiati i volontari?
Quando verrà realizzato il progetto?
Quanto durerà la fase preparatoria? Vi sono condizionamenti particolari, come
le vacanze o le scadenze scolastiche?
Dove verrà realizzato il progetto?
Vi sono problemi particolari come i costi di trasporto, la sicurezza dei partecipanti e la responsabilità nei loro confronti, che possono dipendere dal luogo in
cui verrà realizzato il progetto?
Perché il club ha deciso di impegnarsi nel progetto?
Il progetto deve saper combinare i bisogni della comunità con gli interessi e le
capacità del club, se si vuole che soci e non soci siano disposti a dedicargli il
loro tempo e il loro denaro.
Come farà il club a raggiungere gli obiettivi del progetto?
Serviranno altri volontari? Ci sarà bisogno di fondi aggiuntivi per portare a
termine il progetto? Come farà il club a pubblicizzare la sua iniziativa?
56
Manuale delle commissioni di club
3 Progetti di servizio
Dopo aver dato una risposta a queste domande, il club sarà pronto a preparare
il piano esecutivo del progetto.
Le schede sulla selezione di
un progetto (pag. 60) e sulla
raccolta fondi (pag. 65) vi
potranno aiutare a elaborare
i piani del club.
Nella pianificazione di un progetto di successo bisogna:
● Stabilire obiettivi ben definiti e quantificabili.
● Capire cosa sia realisticamente fattibile e, se necessario, dividere il progetto in parti più piccole.
● Assegnare ogni singolo compito a un responsabile.
● Identificare e utilizzare tutte le risorse disponibili.
● Lavorare con i responsabili delle pubbliche relazioni per promuovere il
progetto e il ruolo che il club ha avuto nella sua realizzazione.
● Informare in modo esauriente i Rotariani, i rappresentanti della comunità
e i beneficiari del progetto.
● Comunicare regolarmente con i Rotariani, i rappresentanti della comunità e i destinatari dell’iniziativa.
Manuale delle commissioni di club
57
Valutazione conclusiva
La valutazione è importante non solo per il progetto di servizio in fase di
attuazione, ma anche per quelli futuri. Un presidente di commissione deve
esaminare con attenzione tutte le attività a cui il club decide di dedicarsi. Una
valutazione completa consente infatti di:
● Esaminare successi e fallimenti e imparare dalle esperienze fatte.
● Capire se un progetto ha raggiunto il suo scopo e i suoi obiettivi.
● Applicare ciò che si è appreso a progetti futuri.
Chiedere ai soci che hanno
partecipato a un progetto di
preparare un rapporto scritto, breve, di facile comprensione e pratico. Spedire una
copia del rapporto allo staff
programmi del RI, che deciderà se inserire il progetto in
una delle sue pubblicazioni.
Il modulo da utilizzare per
redigere il rapporto si trova
in Comunità all’opera. Come
realizzare progetti efficaci
(605A-IT).
Quando si valuta un progetto di servizio è molto importante porsi le seguenti
domande:
● Il progetto risponde ai bisogni della comunità che sono stati messi in evidenza dallo studio preliminare? Se no, perché?
● I soci e i membri della comunità hanno avuto sufficienti possibilità di
parteciparvi?
● C’è stato equilibrio tra impegno finanziario e impegno personale dei
soci?
● Il progetto ha avuto un’adeguata copertura mediatica?
● Le risorse finanziarie del club e quelle raccolte appositamente per il progetto sono state sufficienti a coprire le spese?
È importante fare anche le seguenti valutazioni:
● Analisi dei dati. Comparare i dati raccolti prima e dopo il progetto. Ad
esempio, i partecipanti ai corsi di alfabetizzazione per adulti possono
essere esaminati all’inizio e alla fine del programma, per poter valutare i
progressi effettivamente fatti.
● Indagini conoscitive. Sono molto utili per valutare risultati che non sono
facilmente quantificabili. Le indagini devono essere impostate in modo
tale da misurare i cambiamenti sopravvenuti negli atteggiamenti delle
persone e nella conoscenza di determinati fatti. Per esempio, nel caso di
un progetto che punta a far crescere il livello di conoscenza dell’AIDS in
una comunità, il club potrebbe condurre delle indagini prima e dopo il
progetto per valutare quanto sia cambiata la consapevolezza della gente.
● Studio particolareggiato. Analizza gli effetti di un progetto su un numero
limitato di persone, rivelando dettagli che altre forme di valutazione non
coglierebbero. Ad esempio, quando si decide di costituire un Gruppo rotariano comunitario (GROC), bisognerebbe chiedere ai partecipanti come
l’iniziativa abbia influito sulla loro vita e su quella della comunità.
Usando tutti e tre questi metodi di valutazione i soci del club potranno acquisire in modo più sicuro le informazioni di cui hanno bisogno. Se il club è in
grado di valutare meglio l’impatto delle sue iniziative, avrà anche maggiori
probabilità di successo in futuro.
58
Manuale delle commissioni di club
3 Progetti di servizio
Progetti internazionali
Nel Rotary l’idea di comunità si estende molto al di là del luogo in cui si trova il singolo club: la comunità rotariana, infatti, comprende tutti i popoli del
mondo. E ciò è ancora più vero oggi, in un momento in cui le comunicazioni e
i mezzi di trasporto superveloci mettono in contatto persone di ogni parte del
globo.
Ulteriori informazioni sul
programma APIM si possono trovare sul World Community Service Handbook: A
Guide to Action (742-EN).
Per trovare un progetto da
sostenere si può visitare il
World Community Service
Projects Exchange, sul sito
web del RI (cercando per
tipo di progetto). Chi è alla
ricerca di un partner internazionale da assistere, può
inviare una descrizione del
suo progetto al RI, che provvederà a inserirla nel database del Projects Exchange
(Scambio di progetti APIM).
Fondamentalmente le strategie utilizzate per i progetti internazionali di ser
vizio sono uguali a quelle dei progetti locali. Tuttavia visto che, nel caso di un
progetto internazionale, almeno due club di due Paesi diversi devono lavorare
assieme, i mezzi di comunicazione saranno ancora più determinanti per il suo
successo.
Trovare un partner internazionale
Per partecipare a un progetto internazionale, il club ha bisogno di trovare un
partner internazionale. Questo si può fare in vari modi:
● Consultando il World Community Service Projects Exchange sul sito web
del RI.
● Parlando con il presidente della commissione distrettuale per l’Azione di
pubblico interesse mondiale (APIM).
● Contattando il presidente della commissione distrettuale per la Fondazione Rotary per chiedergli informazioni sulle sovvenzioni umanitarie.
● Cercando sull’Official Directory (007-EN) i nomi dei membri delle commissioni o delle task force del RI per chiedere loro consigli e informazioni.
● Stringendo nuove relazioni con altri Rotariani nelle riunioni distrettuali e
internazionali.
● Osservando ciò che fanno le altre organizzazioni internazionali.
● Contattando altri Rotariani via Internet.
L’Azione di pubblico interesse mondiale e i programmi della Fondazione Rotary
L’Azione di pubblico interesse mondiale (APIM) è un programma che consente ai club di prendere parte a progetti internazionali. L’APIM entra in campo
quando un club di un Paese decide di assistere un club di un altro Paese attraverso un progetto di servizio. Lo Scambio di progetti APIM è a disposizione
dei club che hanno avviato progetti di servizio locali e che cercano un partner
internazionale per portarli a termine o dei club interessati a partecipare a progetti internazionali.
Quando si avvia in progetto APIM, non va dimenticato che in molti casi queste
iniziative possono essere finanziate dalla Fondazione Rotary. Per rendere più
efficace un progetto APIM, si possono infatti utilizzare le sovvenzioni umanitarie della Fondazione:
● Sovvenzioni distrettuali semplificate
● Sovvenzioni individuali
● Sovvenzioni paritarie
Per ulteriori informazioni su come utilizzare le sovvenzioni umanitarie per
finanziare progetti di servizio internazionali, vedi il capitolo 5 “La Fondazione
Rotary”.
3 Progetti di servizio
Manuale delle commissioni di club
59
Appendice 8: Scelta di un progetto
)DENTIlCAREIBISOGNIDELLACOMUNITÍ
1UALIPROBLEMISOCIALILOCALIOINTERNAZIONALIPRESENTINELLACOMUNITÍPOSSONO
ESSEREAFFRONTATIDAISOCIDELCLUB
¥CONSIGLIABILEPREPARAREUNPROGETTOCHEAFFRONTIUNODEITEMIPRESENTISULLA3E
LEZIONEDELLEOPPORTUNITÍDISERVIZIO1UALEPUNTOTRAQUELLIQUI
ESAMINATIINTERESSAMAGGIORMENTEISOCIDELVOSTROCLUB
s )NFANZIAARISCHIOn2IGUARDAASSISTENZAALLINFANZIABAMBINIDI
STRADAABUSOEABBANDONODIMINORIMALTRATTAMENTISFRUTTAMENTODEL
LAVOROMINORILEEORFANI
s !SSISTENZAALDISABILIn2IGUARDAELIMINAZIONEDELLEBARRIEREARCHI
TETTONICHEMEZZIPERLAMOBILITÍDEIDISABILIPROTESIEARTIARTIlCIALIE
CORSIDIFORMAZIONEPROFESSIONALEPERDISABILI
s 3ANITÍn2IGUARDAPREVENZIONEDELLEMALATTIEVACCINAZIONICECITÍ
PREVENIBILEINTERVENTICHIRURGICIALLESTERODONAZIONEEDISTRIBUZIONE
DIATTREZZATUREMEDICHECOSTRUZIONEDIAMBULATORIABUSODIDROGHEE
DISOSTANZEALCOLICHEASSISTENZAAGLIANZIANIPROBLEMIDELLATERZAETÍE
SALUTEMENTALE
s #OMPRENSIONEETOLLERANZATRAIPOPOLIn2IGUARDAPROMOZIONEDELLA
PACETRAIPOPOLIRISOLUZIONEDEICONmITTIASSISTENZAAIRIFUGIATIE
SMINAMENTIASCOPOUMANITARIO
s !LFABETIZZAZIONEn2IGUARDACORSIDIALFABETIZZAZIONEPERADULTI
ISTRUZIONEDELLEBAMBINEDISTRIBUZIONEDILIBRIECORSITECNICIEDINFOR
MATICA
s 0ROBLEMIDEMOGRAlCIn2IGUARDAEDUCAZIONEAUNASESSUALITÍSICURA
PROGRAMMAZIONEDELLENASCITEEPROCREAZIONECONSAPEVOLESTUDISULLA
POPOLAZIONEEMEDICINAPRENATALE
s 0OVERTÍEFAMEn2IGUARDACOSTRUZIONEDIABITAZIONIABASSOCOSTO
PROBLEMIDEISENZATETTORACCOLTAEDISTRIBUZIONEDICIBOPRODUZIONE
ALIMENTAREALLEVAMENTODIANIMALIDIDIVERSESPECIEMICROCREDITOE
FORMAZIONEPROFESSIONALE
s !MBIENTEn2IGUARDACONSERVAZIONEDELLERISORSEIDRICHEFOGNATURE
SCAVOEMANUTENZIONEDIPOZZISISTEMIDIRRIGAZIONERICICLAGGIO
MESSAADIMORADIALBERIINPARCHIEGIARDINIPUBBLICIFORNIDOMESTICI
AENERGIASOLAREINQUINAMENTOCAMPAGNEDIPULIZIAERACCOLTARIlUTI
INSPAZIURBANIEDEXTRAURBANICOSTRUZIONEEMANUTENZIONEDISENTIERI
RURALI
s 0ROBLEMIURBANIn2IGUARDARIDUZIONEDELCRIMINEPREVENZIONEDELLA
VIOLENZAASSISTENZAAGLIIMMIGRATIPRIGIONISICUREZZADELTRAFlCOE
DELINQUENZAGIOVANILE
60
Manuale delle commissioni di club
3 Progetti di servizio
&AREUNAVALUTAZIONEINTERNA
)DENTIlCARELERISORSEDELCLUB
1UALIPARTICOLARICAPACITÍHANNOISOCIDELCLUB
1UALIFONDISONODISPONIBILIPERSOSTENEREILPROGETTO
1UALICONTATTIINTERNAZIONALIHANNOI2OTARIANIDELCLUBODELDISTRETTO
&AREUNAVALUTAZIONEESTERNA
)DENTIlCARELERISORSEDELLACOMUNITÍ
#ONQUALIALTREORGANIZZAZIONIOPERANTINELLACOMUNITÍÞPOSSIBILECOLLABORAREPER
ASSICURAREILSUCCESSOALPROGETTO
)DENTIlCARELERISORSEDEL2OTARY)NTERNATIONALEDELLA
&ONDAZIONE2OTARY
.ELPIANIlCAREILPROGETTOSAREBBEOPPORTUNOINFORMARSISUIPROGRAMMIDEL2)
0ARTECIPANTIERISORSEPOSSONOINFATTIAIUTAREILCLUBARAGGIUNGEREISUOIOBIETTIVI
s )NTERACTn#LUBPERGIOVANIDELLESCUOLESUPERIORIDIANNICHEPRE
PARAALLALEADERSHIPEALLIMPEGNOCIVICO
s 2OTARACTn#LUBPERGIOVANIDIANNICHEPROMUOVELACRESCITAPRO
FESSIONALEELOSPIRITODILEADERSHIP
s 'RUPPIROTARIANICOMUNITARI'2/#n'RUPPIDINON2OTARIANICHE
UNISCONOILOROSFORZIPERMIGLIORARELECONDIZIONIDIVITADELLACOMUNITÍ
CONLAPPOGGIODIUNCLUB
s 3CAMBIDIAMICIZIAROTARIANAn3CAMBIDIVISITETRA2OTARIANI
s #IRCOLIPROFESSIONALIROTARIANIn'RUPPIDI2OTARIANICHEHANNOINTERESSI
COMUNI
s 6OLONTARIDEL2OTARYn0ERSONECHEFANNOVOLONTARIATOALIVELLOINTERNA
ZIONALE
s 2OTARY9OUTH,EADERSHIP!WARDS29,!n0ROGRAMMACREATOPER
AIUTAREIGIOVANIASVILUPPARELATTITUDINEALLALEADERSHIP
s !ZIONEDIPUBBLICOINTERESSEMONDIALE!0)-n0ROGRAMMACHECON
SENTEAI2OTARIANIDIPARTECIPAREAPROGETTIDISERVIZIOINALTRI0AESI
s 3CAMBIDI'IOVANIn0ROGRAMMACHECONSENTEAGLISTUDENTIDELLESCUOLE
SUPERIORIDIRECARSIALLESTEROPERMOTIVIDISTUDIOOAPPROFONDIMENTOCUL
TURALE
#HIEDEREINFORMAZIONISUIlNANZIAMENTICHELA&ONDAZIONE
2OTARYMETTEADISPOSIZIONEDEICLUB
%SAMINARELAPOSSIBILITÍDIOTTENEREUNASOVVENZIONEUMANITARIA
s 3OVVENZIONIPARITARIE
s 3OVVENZIONIINDIVIDUALI
s 3OVVENZIONIDISTRETTUALISEMPLIlCATE
3ELEZIONAREUNPROGETTOEINIZIARELAPIANIlCAZIONE
.OMINAREUNACOMMISSIONEPERLORGANIZZAZIONEDELPROGETTOlSSAREGLIOBIET
TIVIFAREUNBILANCIOPREVENTIVOEUNCALENDARIODEILAVORIQUINDIPASSAREALLA
FASEATTUATIVA
Manuale delle commissioni di club
61
4
Raccolta fondi per progetti operativi
La raccolta fondi svolge un ruolo importante nel sostegno di gran parte delle
attività del club e questo vale specialmente per i progetti operativi e i contributi annuali alla Fondazione Rotary. Una raccolta fondi è un’impresa collettiva
che richiede il coinvolgimento dei dirigenti di club, del segretario e del tesoriere e spesso anche di alcune commissioni. I presidenti di commissione devono
capire come si effettua una raccolta fondi per garantire il successo dei progetti
che verranno finanziati con il denaro raccolto.
Responsabilità connesse alla raccolta fondi
Le seguenti responsabilità sono associate alla raccolta fondi per sostenere o
espandere le attività e i progetti del club:
●
●
Accertarsi che i soci del club partecipino attivamente all’organizzazione e
alla conduzione della raccolta fondi.
Gestire con prudenza i fondi raccolti e quelli necessari per effettuare la
raccolta.
Manuale delle commissioni di club
63
Istituzione di un’apposita commissione
È importante coinvolgere tutti i soci del club, non solo i membri delle commissioni i cui progetti dipendono direttamente dalla raccolta fondi. Per ottenere risultati migliori, prendete in considerazione l’idea di istituire una commissione
organizzativa ad hoc, che dovrà occuparsi della pianificazione, della conduzione e della valutazione della raccolta.
Scelta dei componenti
Quando si scelgono i Rotariani che dovranno far parte della commissione ad
hoc per l’organizzazione della raccolta fondi, è importante selezionare soci che
abbiano i seguenti requisiti:
● Esperienza nella raccolta fondi di tipo professionale o nel volontariato
● Esperienza nelle vendite
● Esperienza nella contabilità
● Esperienza legale o assicurativa
● Esperienza nella logistica
● Conoscenze nei settori più rappresentativi della comunità, come:
— Imprese e mondo degli affari
— Associazioni professionali
— Gruppi civici
— Rappresentanti dei media
— Enti pubblici
— Organizzazioni senza fini di lucro
Lavorare con gli altri responsabili di club
Gli altri responsabili di club che potrebbero partecipare alla preparazione e alla
conduzione della raccolta fondi sono:
● I responsabili delle pubbliche relazioni, i quali devono fare in modo che
la raccolta sia adeguatamente pubblicizzata nella comunità.
● I responsabili dell’amministrazione del club, che possono utilizzare il
bollettino settimanale per promuovere la raccolta tra i soci del club.
● I responsabili dei progetti di servizio e della Fondazione Rotary, che possono:
— Chiarire gli obiettivi del club nel campo delle attività di servizio.
— Assicurarsi che gli sforzi fatti per organizzare la raccolta fondi
vadano nella giusta direzione e centrino l’obiettivo.
— Accertarsi che i progetti del club siano complementari tra loro e non
siano in competizione per i fondi disponibili.
Requisiti fondamentali di una raccolta fondi di successo
Sebbene gli scopi e i metodi delle raccolte fondi possano variare, è importante
essere a conoscenza dei requisiti che una tale iniziativa deve possedere per
aver successo. Essi sono:
● Pianificare e preparare la raccolta con un certo anticipo
● Ricorrere a dei volontari
● Solida gestione finanziaria
● Promozione
● Valutazione preliminare e conclusiva
64
Manuale delle commissioni di club
4 Raccolta fondi
Direttive per la raccolta fondi
Estratti dal Manuale di procedura (035-IT) e dal Rotary Code of Policies
(016-EN).
Assicurazione e costituzione in società
● I club sono invitati a chiedere il parere di un consulente legale o assicurativo sulla necessità di proteggersi da responsabilità verso terzi nella conduzione delle loro attività e dei loro progetti.
● Potrebbe essere utile costituire il club o una sua attività in società.
● La costituzione in società di un club è una questione che dipende dalle
circostanze e dalle condizioni locali. Per avere informazioni più dettagliate su come costituire il club in società nel vostro Paese, contattate la Club
and District Administration nella persona del responsabile per la vostra
zona.
● Quando il club è coinvolto in un’attività inusuale, è preferibile costituire
in società l’attività in questione piuttosto che il club stesso.
● Il Consiglio centrale del RI non si oppone alla costituzione di un club in
società purché esso inserisca nell’atto di costituzione della società una
dichiarazione che riconosca l’obbligo di osservanza dello Statuto e del
Regolamento del RI, sia nella loro forma attuale sia dopo eventuali emendamenti. L’atto di costituzione della società deve quindi essere trasmesso
al Consiglio centrale del RI attraverso il responsabile di area della Club
and District Administration. Il club riceverà successivamente una lettera
di approvazione dal Consiglio centrale del RI.
● I club devono sottoscrivere assicurazioni contro i rischi di responsabilità
civile verso terzi nella conduzione delle loro attività in conformità alle
leggi vigenti.
● I club degli Stati Uniti, dei loro territori e possedimenti sono coperti automaticamente dal programma di assicurazione generale contro i rischi di
responsabilità civile verso terzi sottoscritto dal RI. I club al di fuori degli
Stati Uniti devono contattare l’ufficio internazionale del RI della propria
area per avere informazioni più dettagliate.
Usi commerciali e pubblicitari
● I Rotariani non possono utilizzare in nessun caso l’Official Directory del
Rotary International a scopi commerciali o di lucro.
● I Rotariani non possono parimenti mettere a disposizione di chicchessia
l’Official Directory per scopi commerciali o di lucro.
● Nessuna organizzazione può distribuire materiale pubblicitario nei club
associati al Rotary International.
4 Raccolta fondi
Manuale delle commissioni di club
65
●
In alcuni casi particolari è consentito distribuire materiale informativo
che non abbia scopi commerciali, alle seguenti condizioni:
— Un club che desidera chiedere l’aiuto di un altro club per qualsivoglia
motivo, deve prima ottenere il permesso del governatore (o
dei governatori, se i club si trovano in due distretti differenti)
presentandogli i suoi piani affinché li possa valutare.
— Nessun club può chiedere aiuti finanziari a un qualsiasi altro club o
a singoli Rotariani, a meno che non siano i suoi stessi soci, se non ha
ottenuto l’autorizzazione del Consiglio centrale del RI.
●
Gli elenchi ufficiali del RI, dei distretti o dei club non possono essere messi a disposizione dei distretti, dei club o dei soci a scopi pubblicitari.
Il Consiglio centrale del RI non vede con favore l’uso delle telepromozioni da parte di club e distretti, qualunque sia il loro scopo.
In linea di massima, il RI non fornisce a chicchessia elenchi di Rotariani
per qualunque motivo senza l’esplicito consenso del Consiglio centrale
del RI.
Chi avesse bisogno dell’elenco dei soci di un club deve chiedere il permesso ai responsabili del club stesso.
Se un governatore chiede l’elenco dei soci di un club al segretario generale del RI, questi è tenuto a consegnarglielo.
●
●
●
●
Metodi da utilizzare per la raccolta fondi
● Quando pianificano o prendono parte a una raccolta fondi o si impegnano in attività contigue, i club devono fare attenzione a non ricorrere a
pratiche poco dignitose, che non contribuiscono a tenere alto e a rafforzare il prestigio del club.
● Sebbene l’uso di e-mail per la raccolta fondi non sia proibito, i club devono essere consapevoli del fatto che le richieste tramite posta elettronica
sono spesso viste con sfavore in molti Paesi. Pertanto i club sono invitati
a non utilizzare le e-mail come mezzo abituale per raccogliere fondi.
● Se la legge locale richiede un articolo apposito nello statuto del club per
consentirgli di effettuare una raccolta fondi, il club che ha bisogno di fare
questa modifica deve chiedere l’approvazione del Consiglio centrale
del RI.
● I club non sono autorizzati a distribuire carte telefoniche prepagate come
mezzo per raccogliere fondi.
Rispetto delle leggi nazionali
● Ogni Rotary club deve conformarsi alle leggi del Paese in cui opera.
● Se un articolo di uno dei documenti costituzionali del RI impone obblighi
incompatibili con la legge locale, il club interessato deve sottoporre il problema al Consiglio centrale del RI.
66
Manuale delle commissioni di club
Pianificazione di una raccolta fondi
Per un promemoria delle
cose che un club deve fare
quando organizza una raccolta fondi vedere “Consigli
per una raccolta fondi di
successo” (pag. 74).
Prima di effettuare una raccolta fondi, bisogna:
● Valutare il fabbisogno finanziario del club in rapporto ai progetti di servizio in corso e agli obiettivi futuri.
● Stabilire lo scopo della raccolta fondi da effettuare (e cioè a chi o a cosa
destinare la somma raccolta).
● Fissare l’obiettivo da raggiungere mediante la raccolta fondi (e cioè la
somma totale da raccogliere).
● Contare i volontari disponibili per l’iniziativa e valutare se ne occorrano
altri.
● Applicare le lezioni apprese nelle precedenti raccolte fondi.
Preparazione di un budget
I fondi necessari per i progetti di servizio destinati alla comunità serviranno
da riferimento per stabilire le dimensioni e lo scopo della raccolta fondi. Le seguenti domande possono aiutare la commissione organizzativa a fare il budget
e a stabilire l’obiettivo della raccolta:
● Quale progetto trarrà dei vantaggi dalla raccolta fondi?
● Quanto denaro è attualmente disponibile nel budget del club per il sostegno del progetto?
● Il budget del club ha fondi per sostenere il costo della raccolta?
● Quanto denaro aggiuntivo sarà necessario per sostenere il progetto?
● In che modo il denaro raccolto porterà dei vantaggi al progetto?
● Vi sono finanziatori esterni che potrebbero sostenere l’iniziativa?
Il budget deve comprendere tutte le spese previste per effettuare la raccolta e
tutti i proventi stimati.
Considerazioni logistiche
Quando si pianifica una raccolta fondi, bisogna prendere in considerazione i
seguenti fattori logistici:
● Scelta del luogo
● Risorse (umane e materiali)
● Scelta della data
Quando si sceglie il periodo più adatto per effettuare la raccolta, tenere presente quanto segue:
● Prendersi tutto il tempo necessario per pianificare e promuovere l’iniziativa.
● Fare attenzione alle condizioni climatiche e prevedere una sistemazione
alternativa in caso di maltempo.
● Controllare il calendario delle manifestazioni della comunità per essere
sicuri che la raccolta fondi non si sovrapponga ad altri eventi pubblici
previsti da tempo.
● Evitare sovrapposizioni con le principali festività religiose o nazionali e
con i più importanti eventi sportivi.
4 Raccolta fondi
Manuale delle commissioni di club
67
●
●
68
Sfruttare tuttavia, se è possibile, i giorni di festa, quando il club può mettere in vendita oggetti associatia particolari feste tradizionali.
Assicurarsi che la raccolta fondi non coincida con un evento rotariano di
distretto o di zona, se si desidera che il governatore o un altro dirigente
distrettuale vi partecipi.
Manuale delle commissioni di club
Volontari
Per effettuare una raccolta fondi di successo è necessaria la collaborazione di
molte persone, ragion per cui è essenziale saper coordinare e motivare i volontari.
Coordinamento
Per coordinare i volontari che partecipano a una raccolta fondi prendete in
considerazione i seguenti suggerimenti:
● Formare commissioni di lavoro che riferiscano alla commissione organizzativa. Queste commissioni, che possono pianificare, organizzare ed
effettuare la raccolta, devono riunirsi periodicamente (ma con crescente
frequenza man mano che l’evento si avvicina).
● I presidenti delle commissioni di lavoro devono incontrarsi regolarmente
con la commissione organizzativa per riferirle i progressi fatti e coordinare i lavori.
● Assicurarsi che i volontari abbiano compiti ben definiti.
● Assicurarsi che vi siano volontari sufficienti per occuparsi dei preparativi
della vigilia dell’evento.
● Sollecitare l’opinione dei volontari per sapere come sia possibile migliorare l’organizzazione della raccolta fondi.
Motivazione
Per motivare i volontari la commissione per l’organizzazione della raccolta
fondi deve fare quanto segue:
● Coinvolgere i volontari (che possono essere soci del club o membri della
comunità) sin dall’inizio dei lavori. Un forte coinvolgimento darà loro un
maggior interesse nel successo finale dell’iniziativa; pertanto saranno più
disposti a dedicare il loro tempo e le loro energie alla raccolta fondi.
● Sollecitare la loro opinione su come sia possibile migliorare l’organizzazione della raccolta fondi. L’esperienza dei volontari può fornire suggerimenti utili per le iniziative del club.
● Ricordarsi di ringraziare i volontari ad ogni riunione; dimostrare l’apprezzamento del club, dopo la conclusione della raccolta, consegnando
loro dei riconoscimenti scritti, delle foto, delle targhe ricordo o anche dei
piccoli doni, se necessario.
Trovare volontari
I volontari da impiegare nelle raccolte fondi vanno cercati tra i soci del club o
nella comunità. La cooperazione con esponenti della comunità e di altre organizzazioni aumenta la visibilità del Rotary e consente di identificare i potenziali soci. Volontari esterni al club potrebbero essere:
● Familiari e amici
● Soci dei club Rotaract o Interact
● Ex borsisti rotariani
● Studenti che partecipano ai programmi di Scambi di giovani e RYLA
● Membri delle altre organizzazioni di servizio della comunità
4 Raccolta fondi
Manuale delle commissioni di club
69
●
●
●
Esponenti degli enti pubblici (ad esempio, un rappresentante del settore
sanitario)
Rappresentanti delle istituzioni religiose locali
Studenti delle scuole superiori o universitari
Gestione dei fondi
I club sono tenuti a gestire le loro finanze in modo simile a quello adottato nel
settore commerciale, esigendo cioè che gli assegni di pagamento siano controfirmati e che i libri contabili siano sottoposti a una revisione annuale. Il tesoriere del club, che è il responsabile della custodia e della gestione dei fondi, deve
lavorare con tutte le commissioni che decidono di effettuare una raccolta fondi.
Nei club privi di tesoriere, è di norma il segretario a svolgere queste mansioni.
Per garantire la correttezza finanziaria di una raccolta fondi possono essere
adottati ulteriori accorgimenti, come:
●
●
●
●
Fare un preventivo accurato, calcolando le spese da sostenere e i possibili
introiti.
Aprire un conto corrente bancario separato su cui versare il denaro della
raccolta, per facilitare la contabilità e garantirne la correttezza.
Annotare tutti i pagamenti effettuati in conto spese e tutte le donazioni
ricevute.
Fare un’assicurazione per coprire eventuali danni alle cose, infortuni o
lesioni (a seconda del tipo di attività prevista).
Il tesoriere o il segretario potrebbero infine fare un rapporto sull’uso del denaro raccolto nella comunità per sostenere i progetti del club. Se necessario
consultare un esperto per sapere se vi sono tasse da pagare o altri obblighi da
adempiere.
70
Manuale delle commissioni di club
Promozione di una raccolta fondi
Il numero di persone che partecipano a una raccolta fondi dipende in larga
misura dal modo in cui il club l’ha promossa. Un evento ben pubblicizzato non
solo attirerà un numero maggiore di partecipanti e di volontari, ma migliorerà
anche l’immagine del Rotary e l’apprezzamento per il suo impegno a favore
della comunità. Per promuovere una raccolta fondi la commissione organizzativa deve coordinare i suoi sforzi con la commissione per le pubbliche relazioni.
Esporre alla vista di tutti
l’emblema del Rotary è il
modo più semplice e diretto
per far capire alla comunità
che la raccolta fondi è sponsorizzata da un Rotary club.
Per ulteriori informazioni
sull’uso dell’emblema del
Rotary, consultare il Visual
Identity Style Manual
(547-EN).
4 Raccolta fondi
Ecco alcune idee per promuovere una raccolta fondi di club:
● Promuovere l’evento sul bollettino del club e nella lettera mensile del governatore
● Distribuire volantini nella comunità
● Mettere dei manifesti nei punti più visibili
● Fare stampare delle T-shirt che dovranno essere indossate da volontari
● Fare pubblicità sui media per raggiungere un’audience più vasta
● Fare in modo che i media locali, come i quotidiani, le riviste e le stazioni
radiotelevisive, si occupino dell’evento.
Ulteriori suggerimenti per promuovere in modo efficace i progetti e le attività
del club si possono trovare al capitolo 6 del presente manuale, “Pubbliche relazioni” o consultando l’Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs
(257-EN).
Manuale delle commissioni di club
71
Valutazione di una raccolta fondi
È importante discutere i pregi e i difetti di una raccolta fondi con i dirigenti del
club subito dopo la sua conclusione. Questa discussione consente al club di
apprendere nozioni che potranno essere utili nella pianificazione delle attività
future. In particolare, le raccolte fondi di successo potranno essere ripetute,
continuate e condivise con altri club, con il distretto e con il RI.
Quando non si raggiungono gli obiettivi
Se una raccolta fondi non riesce a raggiungere l’obiettivo stabilito, il club deve:
● Chiedere l’assistenza finanziaria di altri gruppi che potrebbero finanziare il
progetto per il quale è stata effettuata la raccolta (è meglio tuttavia, per evitare un esito poco soddisfacente, coinvolgere altri soggetti sin dall’inizio).
● Ridimensionare il progetto originale.
La valutazione è importante soprattutto per una raccolta che non ha raggiunto
l’obiettivo previsto. Capire perché l’iniziativa non ha avuto successo sarà infatti utile per raccolte future.
Quando si superano le aspettative
Se una raccolta ha successo, i fondi raccolti possono superare le previsioni. È
importante avere un piano alternativo nel caso si dovesse verificare un fatto
del genere. I fondi eccedenti possono:
● Essere depositati su un conto a beneficio di futuri progetti di servizio del
club
● Essere utilizzati per espandere i progetti in corso
● Finanziare nuovi progetti
● Essere donati alla Fondazione Rotary
Vantaggi di una raccolta fondi di successo
Una raccolta fondi può essere un’attività estremamente benefica. Grazie agli
sforzi dei Rotariani e dei volontari, una raccolta di successo può finanziare progetti che cambieranno in meglio la vita di molte persone. Altri vantaggi meno
visibili sono:
● Dimostrare come l’impegno dei Rotariani e dei volontari possa aiutare
altre persone a cambiare la propria vita.
● Stimolare l’affiatamento tra i soci del club mentre sono impegnati a raggiungere un obiettivo comune.
● Dare l’opportunità ai membri della comunità di conoscere meglio il
Rotary e la sua tradizione di servizio.
● Consentire al club di lavorare con altre organizzazioni: un’opportunità di
condividere risorse e costi, ma anche di rafforzare lo spirito di solidarietà
all’interno della comunità diffondendo la buona volontà.
72
Manuale delle commissioni di club
4 Raccolta fondi
Garantire la continuità
Per assicurare la continuità e la conservazione delle conoscenze acquisite dai
soci del club organizzando la raccolta fondi, bisogna:
●
●
●
Conservare in perfetto ordine tutti i documenti contabili relativi all’iniziativa e metterli a disposizione dei membri di altre commissioni o del
tesoriere del club.
Consegnare tutti i fondi, i libri contabili, gli elenchi delle proprietà del
club o i file elettronici ai responsabili del club.
Discutere delle questioni in sospeso, che dovranno essere affrontate dal
nuovo tesoriere e dai responsabili della raccolta fondi del club.
Manuale delle commissioni di club
73
Appendice 9: Consigli per una raccolta
fondi di successo
Il seguente elenco è un promemoria delle principali cose da fare per organizzare una raccolta fondi di successo. Potreste aver bisogno di cambiare l’ordine
dell’elenco per adattarlo alle necessità del vostro club.
1. Valutare le esigenze della raccolta fondi
— Lavorare con i responsabili dei progetti di servizio e della
Fondazione Rotary per stabilire gli obiettivi della raccolta fondi.
— Decidere il tipo di evento più adatto per raggiungere gli obiettivi
della raccolta fondi.
— Decidere se l’evento pianificato vada costituito o meno in società.
2. Preparare il budget della raccolta fondi
— Consultarsi con il presidente, con il tesoriere (o con il segretario) e
con altri soci per discutere dei fondi disponibili nel budget del club.
— Calcolare le spese necessarie per effettuare la raccolta fondi.
— Fare una previsione dei proventi attesi dalla raccolta.
— Fissare l’obiettivo della raccolta fondi.
3. Calcolare le risorse disponibili e quelle necessarie per raggiungere gli
obiettivi della raccolta fondi
— Calcolare le risorse umane necessarie per pianificare ed effettuare la
raccolta fondi.
— Fare un elenco dei beni e dei servizi donati per l’iniziativa.
4. Decidere la logistica della raccolta fondi
— Scegliere la data e il luogo più adatti per l’evento.
— Fare le prenotazioni e i preparativi necessari.
— Preparare una tabella di marcia per tenere sotto controllo le varie fasi
dell’iniziativa.
— Verificare il rispetto delle leggi locali.
5. Organizzare i volontari
— Decidere ruoli e incarichi per i volontari; accertarsi che ogni
volontario abbia qualcosa da fare.
— Coinvolgere i membri della comunità, in base alle esigenze.
— Coinvolgere amici, familiari e partner negli affari, se possono servire.
6. Pubblicizzare l’evento
— Lavorare con la commissione per le pubbliche relazioni per
impostare le strategie promozionali.
— Escogitare il modo più efficace per pubblicizzare l’evento.
— Individuare il target di pubblico dell’evento sia nel club sia nella
comunità.
— Attirare l’attenzione dei media locali.
74
Manuale delle commissioni di club
4 Raccolta fondi
7. Effettuare la raccolta fondi
— Portare a termine i piani dell’iniziativa.
— Incoraggiare i volontari a monitorare i progressi fatti, prendendo
nota dei successi e delle sfide di cui si dovrà parlare nella valutazione
conclusiva.
8. Registrare i fondi raccolti
— Stabilire una procedura di registrazione prima di passare alla raccolta
dei fondi.
— Depositare i fondi raccolti su un conto aperto appositamente per
l’iniziativa.
— Calcolare tutte le donazioni ricevute e tutte le spese effettuate.
— Fare una rapporto sulla destinazione dei fondi raccolti.
9. Premiare i volontari e i donatori
— Ringraziare spesso i volontari (prima, durante e dopo l’evento).
— Riconoscere pubblicamente gli sforzi dei volontari durante le
riunioni di club e durante l’evento stesso.
— Passare infine alla distribuzione di biglietti di ringraziamento
personalizzati, foto, targhe ricordo o piccoli doni, a seconda dei casi.
Potrebbe essere opportuno ringraziare gli sponsor attraverso i media.
10. Valutare l’iniziativa
— Discutere l’evento con la commissione per l’organizzazione della
raccolta fondi, il presidente e gli altri dirigenti di club.
— Mettere per iscritto ciò che si è appreso perché possa essere applicato
alla prossima raccolta fondi.
— Condividere idee ed esperienze con altri club e con il Rotary
International.
11. Assicurare la continuità con le future raccolte fondi
— Esaminare i documenti delle precedenti raccolte fondi del club con i
dirigenti entranti e con il tesoriere.
— Consegnare i fondi, i libri contabili, gli elenchi delle proprietà del
club e i file elettronici ai responsabili del club.
— Discutere delle questioni in sospeso con il tesoriere entrante e i nuovi
membri della commissione per l’organizzazione della raccolta fondi.
Manuale delle commissioni di club
75
Appendice 10: Scheda per la raccolta fondi
La raccolta fondi servirà a sostenere (elencare le varie iniziative qui sotto)
Somma totale necessaria
1. Somma necessaria per effettuare la raccolta fondi
Amount needed to conduct the fundraiser
Promozione
(T-shirt, spese per pubblicizzare l’iniziativa, ecc.)
Materiali vari
(inviti, biglietti, decorazioni, ecc.)
Spese per i volontari
(trasporti, pasti, ecc.)
Altro
(specificare)
2. Somma necessaria per sostenere il progetto
3. Sommare le voci 1 e 2 per calcolare la somma totale necessaria
4. Somma messa a disposizione dal club per l’iniziativa
5. Sottrarre la voce 4 dalla voce 3 per calcolare la somma da raccogliere
76
Manuale delle commissioni di club
4 Raccolta fondi
5
La Fondazione Rotary
Commissioni di club che si occupano
della Fondazione Rotary
La missione della Fondazione Rotary è di sostenere l’impegno del Rotary International nell’attuazione dello Scopo del Rotary e nel perseguimento della pace
e della comprensione mondiali attraverso programmi locali, nazionali e internazionali a fini umanitari, educativi e culturali. Commissioni e sottocommissioni sono parte integrante delle attività della Fondazione Rotary in ogni club.
La struttura delle commissioni e delle sottocommissioni che si occupano della
Fondazione a livello di club è identica a quella esistente a livello di distretto. È
tuttavia possibile modificarla adattandola alle esigenze del club. Se, ad esempio, il club pensa di chiedere una sovvenzione umanitaria, avrà bisogno di una
sottocommissione per le sovvenzioni. Nei club più piccoli, il presidente della
commissione per la Fondazione Rotary si deve occupare di tutto ciò che riguarda la Fondazione stessa e anche dell’Azione di pubblico interesse mondiale o
APIM. È estremamente importante che la struttura delle commissioni risponda
alle esigenze del club e che vi sia equilibrio tra la richiesta di sovvenzioni per i
nuovi programmi e i contributi versati alla Fondazione.
Per sapere che rapporto esiste tra la struttura delle commissioni e gli obiettivi
del club, fare riferimento alla sezione “Fondazione Rotary” della Guida alla pianificazione di club efficienti, che si trova nel Manuale del presidente di club (222-IT).
Manuale delle commissioni di club
77
Commissione Fondazione Rotary
●
●
●
●
●
Coordina le attività delle sottocommissioni per la Fondazione Rotary.
Incoraggia una partecipazione attiva ai programmi della Fondazione
Rotary.
Incoraggia il sostegno finanziario alla Fondazione Rotary.
Fa conoscere il lavoro della Fondazione Rotary all’interno e all’esterno
del club.
Si occupa delle manifestazioni che si tengono nel Mese della Fondazione
Rotary (novembre).
La commissione può avere le seguenti sottocommissioni:
Ex borsisti
● Identifica gli ex borsisti con i requisiti adatti come potenziali Rotariani.
● Conserva un elenco completo degli ex borsisti della Fondazione appartenenti alla comunità.
●
●
Informa il distretto e il RI su ogni cambiamento dei dati riguardanti gli ex
borsisti (indirizzi, numeri di telefono, ecc.).
Invita gli ex borsisti della Fondazione a partecipare alle attività di club e a
parlare delle loro esperienze nelle riunioni di club.
Contributi annuali
● Spiega la relazione esistente tra i programmi della Fondazione Rotary e i
contributi da versare al Fondo programmi.
● Invita tutti i Rotariani a versare un contributo annuale di almeno 100
USD al Fondo programmi.
● Studia e realizza un programma per consentire al club di raggiungere il
suo obiettivo annuale nella raccolta di contributi per la Fondazione.
Sovvenzioni
● Conosce tutti i programmi della Fondazione e sa dove trovare informazioni sui requisiti e sulla procedura per ottenere una sovvenzione.
● Sa come funziona il Fondo di designazione distrettuale (FODD), come
ottenere delle sovvenzioni utilizzando i fondi accreditati sul FODD del
proprio distretto e come chiedere alla commissione distrettuale per la FR
l’autorizzazione a usare questi fondi per i progetti del club.
● Lavora con la commissione per l’azione internazionale, con la sottocommissione APIM e con la commissione per l’azione professionale.
● Lavora con il presidente della sottocommissione distrettuale per le sovvenzioni per assicurarsi che tutte le domande di sovvenzione siano compilate correttamente.
● Si occupa dell’invio alla Fondazione, nei tempi stabiliti, dei rapporti del
club sull’uso delle sovvenzioni ricevute.
78
Manuale delle commissioni di club
Scambio di gruppi di studio (SGS)
●
●
●
●
●
Conosce gli obiettivi del programma, i requisiti per parteciparvi e come
presentare le domande.
Identifica le persone che dovranno far parte del gruppo di studio e appoggia la loro candidatura presso il distretto.
Rende note le esperienze fatte in precedenza da esponenti della comunità
selezionati dal club per partecipare all’iniziativa e li invita a parlare nelle
riunioni del club.
Organizza scambi di ospitalità e giornate di approfondimento professionale per i soci del club e offre la propria disponibilità a ospitare i gruppi
di studio in visita nel distretto.
Pubblicizza la visita e le attività di un gruppo di studio che viene a conoscere la comunità locale.
Fondo permanente
●
●
●
Invita i Benefattori a mantenere i loro impegni (lasciti testamentari e
donazioni dirette di almeno 1.000 USD al fondo danno diritto al titolo di
Benefattore della Fondazione Rotary).
Comunica regolarmente con il responsabile distrettuale del fondo per
identificare i soci che sono in grado di fare donazioni di una certa entità e
decidere come coltivarli o sollecitarli, a seconda dei casi.
Incoraggia i Rotariani e i loro amici che desiderano diventare membri
della Bequest Society a includere la Fondazione Rotary tra i loro eredi testamentari con un lascito di almeno 10.000 USD e a notificare per iscritto
le loro intenzioni alla Fondazione.
PolioPlus
● Sponsorizza campagne di vaccinazione per bambini che vivono nelle regioni colpite dalla polio.
● Finanzia un progetto del programma Partner PolioPlus.
● Promuove delle raccolte fondi per PolioPlus.
● Organizza un programma di club dedicato a PolioPlus.
● Aggiorna costantemente il club sui progressi fatti dalla campagna internazionale per l’eradicazione della polio.
Borse di studio
● Conosce gli obiettivi dei programmi educativi della Fondazione e le procedure per la richiesta delle Borse degli ambasciatori, delle Borse di studio per la pace e delle sovvenzioni per docenti universitari.
● Si informa presso la commissione distrettuale per la FR sul tipo e sul numero di borse di studio e di sovvenzioni disponibili nel distretto e sulle
scadenze per la presentazione delle domande da parte dei club.
● Rende nota la disponibilità di borse degli Ambasciatori, di borse di studio per la Pace e di sovvenzioni per docenti universitari e seleziona i candidati da presentare al distretto.
● Fornisce informazioni sul Rotary a studenti e docenti universitari sponsorizzati dal club.
● Individua gli assistenti ospiti che si devono occupare dei borsisti della
Fondazione e dei Centri rotariani di studi internazionali nonché dei docenti universitari giunti nel distretto e li aiuta a svolgere i loro compiti,
come richiesto dai dirigenti distrettuali.
Manuale delle commissioni di club
79
Selezionare i membri delle sottocommissioni
Quando si selezionano i membri delle sottocommissioni che dovranno indurre
il club a realizzare gli obiettivi della Fondazione Rotary, bisogna verificare che
abbiano i seguenti requisiti:
Per le sottocommissioni che si occupano di partecipazione ai programmi
●
●
●
●
Interesse a sostenere la Fondazione Rotary.
Eccellenti capacità di comunicazione.
Pratica di volontariato nel proprio Paese o all’estero.
Esperienza di soggiorni all’estero per affari, studi o turismo; utile anche
la conoscenza di una seconda lingua.
Per le sottocommissioni che si occupano di contributi finanziari
●
●
●
●
80
Impegno personale a sostenere la Fondazione.
Esperienza nella raccolta fondi o nelle vendite.
Capacità e chiarezza di esposizione.
Esperienza in materia finanziaria (ad esempio, nella contabilità).
Manuale delle commissioni di club
Partecipazione ai programmi educativi e umanitari
Per realizzare la sua missione la Fondazione Rotary ha istituito programmi
educativi e umanitari.
Programmi educativi
I programmi educativi comprendono:
●
Borse degli Ambasciatori
●
Scambio di gruppi di studio (SGS)
●
Sovvenzioni per docenti
universitari
●
Centri rotariani di studi
internazionali sulla pace
e la risoluzione dei conflitti
I programmi umanitari comprendono:
●
Sovvenzioni distrettuali
semplificate
●
Sovvenzioni individuali
●
Sovvenzioni paritarie
Ogni programma educativo
o umanitario ha requisiti di
partecipazione e moduli di
adesione specifici, che si
possono trovare sul Catalogo
(019-IT) e sul sito web del
RI (www.rotary.org). Informazioni e moduli possono
essere richiesti anche alla
commissione distrettuale
per la Fondazione Rotary.
5 La Fondazione Rotary
Attraverso i suoi programmi educativi, la Fondazione Rotary promuove la
comprensione tra i popoli offrendo a studenti, educatori, uomini d’affari e
professionisti l’opportunità di fare la conoscenza di altre culture e di forgiare relazioni destinate a durare nel tempo. I programmi educativi aiutano la
Fondazione a realizzare la sua missione insegnando ai partecipanti ad occuparsi dei bisogni delle comunità di tutto il mondo e aiutandoli ad affrontarli
utilizzando gli strumenti che il Rotary mette a loro disposizione. Anche la più
recente iniziativa in campo educativo, e cioè i Centri rotariani di studi internazionali, mette in pratica gli ideali della Fondazione fornendo ai vincitori
delle borse di studio per la pace le conoscenze e gli strumenti per superare gli
ostacoli alla comprensione tra i popoli attraverso corsi postuniversitari sulle
relazioni internazionali, la pace e la risoluzione dei conflitti, abbinati ad esercitazioni pratiche.
Tutti i Rotariani devono essere coinvolti nella selezione e nell’orientamento dei
partecipanti ai programmi educativi ed essere disposti a ospitarli nelle proprie
case. Inoltre sarebbe bene che restassero in contatto con i borsisti anche dopo
la conclusione dei programmi, stabilendo con loro dei rapporti che potrebbero
durare per tutta la vita.
I club scopriranno che sponsorizzando e ospitando i vincitori delle borse degli
Ambasciatori e della Pace, gruppi di studio SGS o docenti universitari, avranno l’opportunità di stringere legami con i club di altri Paesi, da cui potrebbero
nascere nuovi progetti umanitari.
Programmi umanitari
Le sovvenzioni umanitarie della Fondazione finanziano i progetti di club e
distretti destinati a migliorare la qualità della vita di molte persone, fornendo
assistenza sanitaria, accesso all’acqua potabile, cibo, istruzione e altri beni primari alle comunità che ne sono prive. I requisiti di base per l’assegnazione di
queste sovvenzioni sono:
● Affrontare un problema umanitario che migliori concretamente la vita dei
membri della comunità, realizzando la missione della Fondazione Rotary.
● Estendere la rete di conoscenze del Rotary partecipando, assieme ad altri
gruppi, a iniziative da cui potrebbero nascere in futuro nuovi progetti di
servizio.
Manuale delle commissioni di club
81
●
Coinvolgere Rotariani esperti che:
— Permettano ai soci del club di imparare nuove cose stando a contatto
delle altre persone che partecipano al progetto.
— Facciano in modo che i partecipanti provino maggior interesse per il
progetto.
— Sfidino i soci a pensare in modo creativo per rispondere alle sfide del
progetto.
— Migliorino il profilo del club.
— Instillino nei soci la consapevolezza di aver fatto qualcosa di utile.
— Facilitino la conservazione dell’effettivo, facendo partecipare i soci a
progetti utili.
●
Dimostrare senso di responsabilità nell’uso del denaro della Fondazione, che
è stato donato da migliaia di Rotariani.
Informazioni sulle modalità di partecipazione ai programmi della Fondazione
Rotary si possono trovare nella Guida rapida alla Fondazione Rotary (219-IT).
82
Manuale delle commissioni di club
PolioPlus
Il più apprezzato tra i programmi umanitari del Rotary è sicuramente la campagna internazionale per l’eradicazione della polio, conosciuta come PolioPlus.
Entro il 2005 i contributi del Rotary a questa importante iniziativa avranno
superato i 500 milioni di dollari. I Rotariani hanno dato vita a un’efficientissima rete di volontariato che copre ogni regione della Terra e che, oltre a fornire
assistenza al personale degli ospedali, ha mobilitato migliaia di persone per le
campagne di vaccinazione e le attività connesse. I club possono partecipare a
queste iniziative inserendo PolioPlus tra i loro programmi.
Ulteriori informazioni sulla
storia, i successi e le ultime sfide che PolioPlus
deve affrontare si possono
trovare sul sito web del RI
(www.rotary.org). È inoltre
possibile contattare direttamente lo staff PolioPlus
del RI all’indirizzo di posta
elettronica polioplus
@rotaryintl.org.
Breve storia
Nel 1985 il Rotary International ha lanciato PolioPlus, un progetto ventennale
per eliminare definitivamente la polio. Con la crescita della campagna d’immunizzazione sono aumentati anche la partecipazione e il coinvolgimento del
RI. Attorno al 1990 il Rotary è infatti passato dalla semplice distribuzione di
vaccini destinati ai bambini dei Paesi in via di sviluppo all’intervento diretto,
fornendo assistenza agli operatori sanitari impegnati nella campagna, addestrando il personale dei laboratori che monitorizzano il virus e cooperando
con i governi coinvolti nella storica iniziativa. Nel 1995 è stato creato il programma Partner PolioPlus allo scopo di consentire ai Rotariani che vivono nei
Paesi ormai liberi dalla polio di dare un sostegno diretto, supplementare alle
persone impegnate nella campagna per eradicare la malattia dalle zone ancora
endemiche.
Verso il traguardo
Ogni club può dare il suo contributo alla sconfitta definitiva della polio seguendo i seguenti suggerimenti:
●
●
●
●
●
●
5 La Fondazione Rotary
Arginare la diffusione della polio nelle comunità a rischio, lavorando con
le autorità sanitarie locali per tenere alto il livello d’immunizzazione.
Lavorare con le autorità sanitarie locali per educare la comunità sull’importanza di riferire ogni singolo caso di paralisi flaccida acuta.
Versare dei contributi a PolioPlus per far fronte alle necessità più urgenti
della campagna contro la polio nei Paesi più esposti alla malattia.
Partecipare al programma Partner PolioPlus per dare un aiuto supplementare ai Rotariani che lavorano per eliminare definitivamente la polio
dai loro Paesi.
Organizzare un programma di club dedicato alla lotta contro la polio.
Assicurarsi che i soci siano sempre informati e pronti a dare il loro contributo, fino a che il mondo non sarà dichiarato ufficialmente libero dalla
polio.
Manuale delle commissioni di club
83
Sostegno finanziario della Fondazione Rotary
Quando i Rotariani possono vedere con i loro stessi occhi i risultati straordinari
dei loro sforzi e sono chiamati a svolgere un ruolo attivo nel fare del mondo un
posto migliore attraverso l’istruzione, gli scambi culturali e i progetti umanitari, hanno finalmente modo di comprendere il ruolo che il sostegno finanziario
svolge nella realizzazione di tutte queste cose. È essenziale che la commissione per la Fondazione Rotary (e in particolar modo le sottocommissioni che
si occupano dei contributi destinati alla Fondazione) spieghi ai soci il nesso
esistente tra la richiesta di sovvenzioni per poter partecipare ai programmi e i
contributi da versare. In linea di massima, i club hanno tre modi per dare i loro
contributi alla Fondazione:
●
Contributi al Fondo programmi
●
Contributi condizionati a favore di determinati programmi o progetti
●
Contributi al Fondo permanente
Fondo programmi: per i progetti di oggi
I contributi al Fondo programmi sono la principale fonte di finanziamento di
tutti i progetti educativi e umanitari della Fondazione. È quindi necessario
incoraggiare i Rotariani ad effettuare almeno una donazione all’anno al Fondo
programmi, per essere certi che le iniziative della Fondazione possano proseguire anche in futuro. Non bisogna dimenticare che le persone danno perché
viene loro chiesto di farlo. I contributi di qualunque entità sono ben accetti e
danno diritto a un riconoscimento. Tutti i Rotariani possono diventare soci sostenitori della Fondazione Rotary versando un contributo minimo di 100 USD
all’anno.
Contributi non condizionati. Le somme versate al Fondo programmi vengono
anche definite contributi non condizionati, i quali hanno le seguenti caratteristiche:
●
●
Vengono investiti per un periodo di tre anni.
Gli interessi e le rendite provenienti dagli investimenti servono a pagare
le spese generali della Fondazione.
Contributi condizionati. Le somme che i club versano per i programmi della
Fondazione Rotary, in particolar modo le sovvenzioni paritarie e PolioPlus,
sono considerate contributi condizionati dal momento che la loro destinazione
è chiaramente indicata. In questo caso la Fondazione non può investire la somma e utilizzare gli interessi, ma deve trasferirla direttamente al programma
scelto dal club.
Per fare un esempio, se un club partecipa a un progetto sostenuto da una sovvenzione paritaria, verserà un contributo per finanziare quel particolare progetto. Essendo stata versata per uno scopo specifico, la somma si limita quindi
a passare attraverso la Fondazione per essere subito messa a disposizione del
progetto scelto dal donatore.
Sebbene la Fondazione incoraggi qualunque tipo di donazione, il club dovrebbe invitare i soci a dare la preferenza al Fondo programmi.
Fondo permanente: per assicurare il domani
Un contributo al Fondo permanente è un investimento nel futuro del Rotary.
Se da un lato le donazioni al Fondo programmi assicurano la gestione quoti-
84
Manuale delle commissioni di club
5 La Fondazione Rotary
diana dei progetti della Fondazione, i contributi al Fondo permanente consentono alla Fondazione di prepararsi a fronteggiare le sfide del futuro grazie alla
costituzione di un solido fondo di dotazione. La maggior parte dei contributi al
Fondo permanente sono somme di una certa entità, dai 10.000 USD in su oppure lasciti testamentari.
●
I contributi al Fondo permanente vengono investiti, non spesi.
●
Una parte delle rendite viene utilizzata per sostenere i programmi della
Fondazione.
●
Le somme utilizzabili per il finanziamento dei programmi aumentano
con l’aumentare del capitale del Fondo permanente.
Cosa accade ai contributi versati alla Fondazione Rotary?
Contributi non condizionati al Fondo programmi
Contributi condizionati
1. La Fondazione Rotary premia i donatori mediante
— Conferma scritta del versamento (il contributo minimo varia a seconda del Paese).
— Consegna dell’attestato di Socio sostenitore
della Fondazione Rotary, Amico di Paul
Harris, Amico multiplo di Paul Harris o
Grande Benefattore, a seconda dei casi.
— Certificato di deducibilità fiscale, ove
previsto.
2. I contributi vengono investiti per un periodo
di tre anni, mentre i proventi degli investimenti vengono utilizzati per pagare le spese correnti della Fondazione.
3. Dopo tre anni:
— Il cinquanta percento dei contributi originari viene depositato presso i Fondi di designazione distrettuali (FODD, conosciuti
anche come Fondi di PARTECIPAZIONE)
che i distretti possono utilizzare, assieme ai
club, per finanziare i loro programmi educativi e umanitari.
— Il rimanente cinquanta percento viene collocato presso il Fondo mondiale (FOM), che
è a disposizione di tutti i distretti per finanziare i programmi della Fondazione.
1. La Fondazione Rotary premia i donatori mediante
— Conferma scritta del versamento (il contributo minimo varia a seconda del Paese).
— Consegna dell’attestato di Socio sostenitore
della Fondazione Rotary, Amico di Paul
Harris, Amico multiplo di Paul Harris o
Grande Benefattore, a seconda dei casi.
— Certificato di deducibilità fiscale, ove previsto.
2. Il contributo viene trasferito alla destinazione
indicata dal donatore. Esempi di contributi
condizionati:
— Progetti sostenuti dalle sovvenzioni
paritarie
— Progetti del programma Partner PolioPlus
— Borse di studio della Fondazione
Manuale delle commissioni di club
85
Assicurare un sostegno equilibrato
alla Fondazione Rotary
Una diretta partecipazione ai programmi della Fondazione Rotary consente ai
soci del club di realizzare la missione della Fondazione e di vedere con i loro
stessi occhi i risultati concreti dei loro sforzi. Quando i Rotariani hanno la possibilità di sperimentare personalmente i programmi della Fondazione, sentono
la necessità di darle il loro sostegno finanziario. I loro contributi permettono
alla Fondazione di creare nuovi programmi che sosterranno la sua missione,
cosa che farà aumentare la partecipazione ai suoi programmi. Questo ciclo
assicura il futuro della Fondazione, la cui missione è di sostenere gli sforzi del
Rotary International nella realizzazione dello Scopo del Rotary e nel perseguimento della pace e della comprensione mondiali mediante programmi umanitari, educativi e culturali a livello locale, nazionale e internazionale.
La Fondazione Rotary dà ai club l’opportunità di partecipare e contribuire a
programmi che possono cambiare in meglio la vita di molte persone nei vari
angoli della Terra. Essa consente ai Rotariani di diffondere la pace e la comprensione nel mondo grazie alla cooperazione tra i club di moltissimi Paesi. La
partecipazione alle attività della Fondazione Rotary consente infine di attirare
nuovi soci e di conservare i propri.
I club efficienti sostengono la Fondazione sia partecipando ai suoi programmi,
sia attraverso contributi finanziari. Le commissioni e sottocommissioni di club
per la Fondazione Rotary devono lavorare per convincere i soci a partecipare
alle attività della Fondazione in questi due modi. Esse devono inoltre trasmettere ai soci le conoscenze necessarie per sostenere la Fondazione Rotary in
modo efficace.
86
Manuale delle commissioni di club
5 La Fondazione Rotary
Risorse distrettuali
Commissioni distrettuali
Ogni distretto dovrebbe avere una sottocommissione per la Fondazione Rotary
che possa confrontarsi con le sottocommissioni di club. In generale i membri
delle commissioni distrettuali hanno una grande esperienza e sono in grado
di dare quel tipo di suggerimenti che difficilmente si possono trovare su un
manuale. I membri delle commissioni distrettuali sanno anche come mettere
il club in contatto con altri club che possono fornirgli l’assistenza di cui ha bisogno. Per informazioni o aiuti di qualsiasi tipo, rivolgersi al presidente della
commissione distrettuale Fondazione Rotary.
Fondo di designazione distrettuale
Nel Fondo di designazione distrettuale (FODD) confluisce il 50 percento di
tutti i contributi versati tre anni prima al Fondo programmi dai donatori e dai
club del distretto. Questi fondi vengono messi a disposizione del distretto per
il sostegno dei programmi della Fondazione, come le borse degli Ambasciatori,
le sovvenzioni distrettuali semplificate o le sovvenzioni paritarie.
La commissione distrettuale Fondazione Rotary decide a grandi linee l’uso che
il distretto farà del suo FODD nel corso dell’anno, spesso consultandosi con
i club. Il presidente della commissione firma le domande di sovvenzioni e le
richieste di finanziamenti in base alle decisioni della commissione stessa. Il distretto può avere fondi per finanziare la partecipazione dei club ai programmi
della Fondazione. In questo caso sarà il presidente della commissione distrettuale Fondazione Rotary a informare i club sui fondi disponibili. La procedura
per ottenere il permesso di utilizzare il FODD varia da distretto a distretto,
tuttavia è sempre necessaria l’autorizzazione scritta del presidente della commissione distrettuale Fondazione Rotary.
Seminario distrettuale sulla Fondazione Rotary
Lo scopo del seminario è di informare i Rotariani sulle opportunità offerte dalla Fondazione. In genere nel seminario si parla dei rapporti tra il distretto e la
Fondazione e degli obiettivi per l’anno in corso.
5 La Fondazione Rotary
Manuale delle commissioni di club
87
6
Pubbliche relazioni
Commissione pubbliche relazioni
Migliorare l’immagine del Rotary è essenziale per il successo di un club. Le
pubbliche relazioni possono infatti ampliare notevolmente l’impatto delle
attività del club, dal reclutamento di nuovi soci ai progetti di servizio per la
comunità. Sebbene nel club siano in molti a interessarsi alle pubbliche relazioni, solo la commissione omonima è responsabile del coordinamento di tutte le
iniziative in materia.
Scelta dei componenti
Quando si selezionano i soci che dovranno far parte della commissione per
le pubbliche relazioni, è importante scegliere Rotariani capaci di parlare con
disinvoltura, che abbiano una buona conoscenza del Rotary International e del
club e che sappiano fare da portavoce quando trattano con i media. Le persone
da prendere in considerazione sono:
● Professionisti dei media
● Persone che hanno rapporti professionali o d’affari con i media, come i
pubblicitari
● Persone capaci di parlare in pubblico, scrivere o fare fotografie
● Rappresentanti autorevoli della comunità in campo civico, accademico o
religioso
● Rotariani con una profonda conoscenza del club e del Rotary International
● Web designer
Responsabilità della commissione
● Informa il pubblico sulle attività del club e sulla storia, lo scopo e le realizzazioni del Rotary durante tutto il corso dell’anno ma specialmente
durante il Mese della sensibilizzazione al Rotary (gennaio).
● Lavora con i media per assicurare un’adeguata pubblicità alle attività del
club.
● Lavora con le commissioni impegnate in attività di servizio per pubblicizzare i progetti di successo sui media locali.
● Redige una lista dei suoi contatti nei media e l’aggiorna regolarmente.
● Risponde tempestivamente e accuratamente alle domande dei media sulle attività del club.
● Dà consigli al presidente del club su tutto ciò che riguarda le pubbliche
relazioni.
Manuale delle commissioni di club
89
●
Comunica con le principali organizzazioni e con gli esponenti più autorevoli della comunità.
●
Fornisce informazioni al presidente della commissione distrettuale per
le pubbliche relazioni sui fatti più significativi, che potrebbero suscitare
interesse anche al di fuori della comunità locale.
Lavora con la commissione per la rivista per informare il RI sui progetti
del club che potrebbero essere menzionati sul ROTARIAN.
●
Istruire i membri della commissione
Per aiutare i membri della commissione a operare in modo efficace come responsabili delle pubbliche relazioni del club, il presidente della commissione
deve:
● Informare i membri della commissione sulle responsabilità di chi si occupa delle pubbliche relazioni del club.
● Esaminare le precedenti campagne di pubbliche relazioni, di successo e
non, e cercare di capire perché abbiano o non abbiano funzionato per poter applicare le debite lezioni alle nuove iniziative.
● Fornire ai membri della commissione un calendario degli eventi del club
e della comunità per facilitare la pianificazione delle nuove iniziative.
● Preparare una lista di ospiti del club che potrebbero interessare i media
locali, come:
— Vincitori delle borse degli Ambasciatori
— Studenti che partecipano al programma degli Scambi di giovani
— Membri di un gruppo di studio SGS
— Governatore distrettuale
— Relatori di grande livello ospiti del club
Lavorare con le altre commissioni di club
Sebbene la responsabilità del coordinamento delle pubbliche relazioni del club
spetti alla commissione omonima, anche altre commissioni o singoli dirigenti
possono avere una funzione importante nello sforzo di sostenere e migliorare
l’immagine del Rotary. Le altre commissioni che si occupano di pubbliche relazioni sono:
● Commissione per lo sviluppo dell’effettivo. Può aiutare il club a reclutare
rappresentanti qualificati dei media come soci.
● Commissione per l’informazione rotariana. Si assicura che i nuovi e i vecchi soci siano informati sulla storia e sulle attività del Rotary e del club.
● Commissione per la rivista. Può fornire copie del ROTARIAN o della rivista
regionale ai media locali o ai centri culturali e ricreativi della comunità.
● Tutte le commissioni che si occupano di servizi e che stiano conducendo
attività interessanti per i media.
90
Manuale delle commissioni di club
Linee guida sulle pubbliche relazioni di club
Scopo delle pubbliche relazioni del Rotary
● Incoraggiare la conoscenza, l’apprezzamento e il sostegno dello scopo e
dei programmi del Rotary.
● Promuovere la consapevolezza che una buona pubblicità, pubbliche relazioni favorevoli e un’immagine positiva sono obiettivi importanti ed
essenziali.
Responsabilità dei singoli Rotariani nelle pubbliche relazioni
● Essere ben informati sullo scopo, sui programmi e sulle attività del
Rotary.
● Sfruttare tutte le occasioni per promuovere gli obiettivi e le realizzazioni
del Rotary attraverso le conoscenze personali, professionali e d’affari.
● Aiutare il club a essere più conosciuto all’interno della comunità, informando personalmente il maggior numero possibile di persone su ciò che
il Rotary è e fa.
Far fronte a pubbliche relazioni negative
● Il club deve contrastare una cattiva immagine sforzandosi di migliorare
le comunicazioni e le relazioni esterne e, se necessario, intensificando le
proprie attività di servizio.
● Se si presenta la necessità o se sorge un problema che potrebbe toccare
altri club o il RI, bisogna avvisare il governatore il più presto possibile e
cercare insieme a lui una soluzione.
● È compito del governatore consigliare e aiutare i club a prevenire o risolvere i problemi locali di pubbliche relazioni. Il segretario generale, invece, assiste i governatori e i club, informando regolarmente il presidente
e il Consiglio centrale del RI e mettendoli al corrente dei problemi che
necessitano del loro intervento.
Pubbliche relazione e progetti di club
● Sponsorizzare ogni anno un progetto di servizio significativo a favore
della comunità.
● Cercare di informare in modo adeguato il pubblico sui progetti di successo realizzati dai vari club.
● Contrastare ogni percezione negativa del Rotary dando vita a programmi
di servizio positivi.
● Impegnarsi, laddove è possibile, in progetti annuali o di lungo periodo
che siano chiaramente identificabili con il club e che abbiano visibilità
nella comunità.
Il Rotary e i mezzi d’informazione
● Prendere le misure appropriate per migliorare le relazioni tra il Rotary e i
mezzi d’informazione.
6 Pubbliche relazioni
Manuale delle commissioni di club
91
●
Esaminare le condizioni sociali e culturali della comunità e lo stato delle
relazioni con i media locali, quindi prendere le seguenti iniziative a livello sia di club sia di distretto per migliorare i rapporti tra il Rotary e i mezzi di informazione:
— Invitare operatori dei media alle riunioni di club per parlare del ruolo
dei mezzi di informazione.
— Organizzare piccoli gruppi di discussione tra Rotariani e addetti ai
media.
— Incoraggiare i Rotariani a frequentare i seminari d’istruzione sui
mezzi di informazione e sulle pubbliche relazioni.
— Assegnare sovvenzioni a giovani giornalisti affinché possano
ampliare le loro esperienze e chiedere che al loro ritorno facciano una
relazione al club.
— Inserire dei rappresentanti dei media nei gruppi di studio che
partecipano al programma SGS.
— Incrementare gli sforzi per convincere un rappresentante dei mezzi
di informazione ad associarsi al club.
Portavoce
I club dovrebbero inviare alle organizzazioni operanti nelle rispettive comunità dei portavoce che sappiano parlare in modo efficace del Rotary.
Premio del RI per le pubbliche relazioni
Questo premio è riservato ai club e ai distretti che sono riusciti ad assicurare
una rilevante copertura mediatica alle attività del Rotary o hanno realizzato
programmi che hanno migliorato in modo evidente l’immagine del Rotary nella propria comunità.
Attirare nuovi soci con le pubbliche relazioni
Per raggiungere questo obiettivo i club devono:
●
●
●
Cercare di avvicinare al Rotary i giovani che in numero crescente stanno
occupando posizioni di responsabilità nel mondo degli affari e delle professioni.
Organizzare programmi settimanali di club che siano più rispondenti allo
Scopo del Rotary.
Concentrarsi sulle attività di servizio più importanti per ottenere un maggiore impatto sulle pubbliche relazioni del club.
Le pubbliche relazioni sono importanti per reclutare nuovi soci e per consentire ai club di conservare il proprio effettivo. La loro utilità deve quindi essere
compresa da tutti i club e, in particolar modo, dalle commissioni per lo sviluppo dell’effettivo.
92
Manuale delle commissioni di club
Risorse specifiche
Risorse del RI
Le pubblicazioni e le altre risorse sotto indicate sono solo una parte degli strumenti per le pubbliche relazioni messi a vostra disposizione dal Rotary International. Per ulteriori informazioni, consultare il Catalogo (019-IT).
Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN).
Promoting Rotary on the Web (271-EN).
PR Tips. Newsletter elettronica nella quale si possono trovare storie rotariane
di successo nel campo delle pubbliche relazioni, comunicati stampa, schede
contenenti informazioni aggiornate e consigli utili per migliorare le relazioni
esterne del club (per ricevere questa newsletter quindicinale bisogna registrarsi nella sezione Effective Public Relations del sito web del RI).
Sito web del RI (www.rotary.org). Contiene informazioni sulle pubbliche relazioni, con esempi di successo dai club di tutto il mondo, comunicati stampa da
usare come modelli e infine consigli pratici di vario tipo.
Rotary Public Relations for the 21st Century (269-EN) video.
Comunicati di servizio del Rotary. Destinati alla carta stampata, alla radio e
alla tv, vengono prodotti dal Rotary International.
Risorse umane
● La Public Relations Division del RI da consigli di carattere generale sulle
pubbliche relazioni; fornisce schede sulla storia, i principali programmi
e le attività di servizio del Rotary; distribuisce grafici e infine pubblicizza
eventi locali che possono destare interesse a livello nazionale o internazionale. Per contattare lo staff :
Telefono: +1 847 866 3000
Fax: +1 847 866 8237
E-mail: [email protected]
● Commissioni distrettuali, in particolar modo quella per le pubbliche
relazioni.
● Portavoce del Rotary. Possono essere dirigenti internazionali, distrettuali
e di club, ex borsisti della Fondazione Rotary, vincitori delle borse degli
Ambasciatori o Rotariani che hanno partecipato agli Scambi di giovani.
6 Pubbliche relazioni
Manuale delle commissioni di club
93
Migliorare l’immagine pubblica del Rotary
La pratica delle pubbliche relazioni non è la stessa in tutto il mondo. Ma, indipendentemente dalle differenze culturali che esistono tra un Paese e l’altro,
tutti i club hanno un pubblico con il quale devono comunicare. Inoltre i club
devono essere sicuri che la comunità sia informata sul Rotary e sulle sue attività e devono prendere misure concrete per migliorare la propria immagine.
Tutti i soci condividono questa responsabilità.
Pubbliche relazioni efficaci possono assumere varie forme, dalla promozione
delle attività di servizio del club sul bollettino settimanale ad articoli su un relatore prestigioso ospite del club. Una percezione positiva del Rotary da parte
del pubblico facilita il reclutamento di nuovi soci e rende più probabile il sostegno della comunità (sotto forma di finanziamenti e di volontari) alle attività di
servizio del club.
Responsabilità associate alle pubbliche relazioni
Il Consiglio centrale del RI ha individuato le seguenti responsabilità di club
per la gestione delle pubbliche relazioni:
●
●
●
●
●
●
●
●
Tenere buoni rapporti con i mezzi di informazione.
Pubblicizzare i progetti e le attività destinati alla comunità.
Usare il ROTARIAN, la rivista regionale, Rotary World o altri strumenti e tecniche per promuovere gli obiettivi e le realizzazioni del Rotary.
Incoraggiare i Rotariani a parlare del Rotary ad amici e colleghi di lavoro.
Stabilire rapporti di reciproca fiducia con esponenti autorevoli della comunità, con i giovani e con i gruppi di interrese speciale che dovrebbero
essere a conoscenza di ciò che fa il Rotary.
Prendere tutte le misure necessarie per prevenire o correggere ogni atteggiamento della comunità che possa danneggiare la reputazione del
Rotary o limitare la sua capacità d’azione.
Usare le pubbliche relazioni per migliorare i metodi di reclutamento di
nuovi soci.
Cercare di avere una rappresentanza adeguata dei mezzi di informazione
nell’effettivo del club.
Responsabilità della commissione per le pubbliche relazioni
Per informare il pubblico su ciò che fa il Rotary si può chiedere ai Rotariani di
fare uno sforzo consapevole per condividere le loro conoscenze con i non
Rotariani. Per costruire un’immagine positiva bisogna infatti lavorare sia nel
club sia nella comunità.
All’interno del club, bisogna far capire ai soci le loro responsabilità nel promuovere le pubbliche relazioni.
È possibile fare in modo che la comunità abbia un’immagine positiva del
Rotary con un’attenta campagna di pubbliche relazioni e inoltre:
● Assicurandosi che i soci siano perfettamente informati sullo Scopo del
Rotary, sui suoi programmi e sulle attività del club.
● Incoraggiando i soci a sfruttare tutte le occasioni per promuovere gli
obiettivi e le realizzazioni del Rotary attraverso le loro conoscenze personali, professionali e d’affari.
94
Manuale delle commissioni di club
6 Pubbliche relazioni
All’interno della comunità, è possibile migliorare la pubblica percezione del
club e del Rotary International:
● Promuovendo i progetti o le attività del club che potrebbero attirare l’attenzione dei mezzi di informazione locali.
● Preparando un pieghevole o un sito web per fornire informazioni sul
Rotary International e sul club.
● Coltivando le relazioni con i media locali.
Manuale delle commissioni di club
95
Avviare una campagna di pubbliche relazioni
Una campagna efficace di pubbliche relazioni richiede tempo, impegno e organizzazione. È importante lavorare con il presidente del club e con i membri
della commissione specifica per predisporre un piano d’azione prima dell’inizio del nuovo anno rotariano. Innanzitutto bisogna preparare il calendario delle cose che si dovranno fare nel corso dell’anno. Il modo più semplice per fare
un simile piano è di prendere un calendario ed evidenziare le date in cui il club
si dedicherà ad attività potenzialmente interessanti per i media, come i progetti di servizio che toccano direttamente la comunità.
Individuare l’audience del Rotary
Per migliorare l’immagine del Rotary all’interno della comunità servono pubbliche relazioni mirate ai diversi gruppi sociali. Il pubblico a cui si rivolge il
Rotary comprende:
● Media locali (quotidiani, radio e televisioni)
● Riveste e giornali specializzati che si occupano di argomenti come l’istruzione o la sanità
● Dirigenti degli enti pubblici locali
● Comunità degli affari
● Studenti e insegnanti
● Esponenti di spicco della comunità
● Organizzazioni attive nella comunità
● Persone direttamente coinvolte nelle iniziative del Rotary
Cosa fa notizia?
Il tipo di informazioni che interessa ai giornalisti varia da luogo a luogo. I
seguenti argomenti, in genere, vengono presi in considerazione dai mezzi di
informazione:
● Progetti o attività destinati alla comunità
● Emergenze in atto nella comunità
● Casi umani di attualità
● Storie locali legate a temi d’attualità nazionali o internazionali
● Attività nelle quali sono coinvolti membri autorevoli della comunità
● Storie che si prestano a essere raccontate con le immagini (adatte alla televisione)
I seguenti esempi rotariani sono solo alcuni dei numerosissimi fatti che possono essere pubblicizzati in modo efficace:
● Volontari che hanno fatto cose fuori del comune
● Casi di cooperazione tra persone di differenti nazionalità e culture
● Progetti locali del RI o della Fondazione
● Partecipanti a programmi rotariani come gli Scambi di giovani, le borse
degli Ambasciatori o gli Scambi di gruppi di studio
● Casi umanitari nei quali sono coinvolte persone che hanno ricevuto un
aiuto dal Rotary
● Attività legate al programma PolioPlus, in particolare quelle che si svolgono nelle aree più colpite dalla polio
96
Manuale delle commissioni di club
6 Pubbliche relazioni
●
●
Per ulteriori suggerimenti su
come prepararsi a lavorare
con i media, vedere le appendici 11 e 12, “Strumenti
di informazione” e “Messaggi chiave sul Rotary”.
Progetti in cui sono coinvolti i giovani locali o un esponente di rilievo
della comunità.
Storie che si prestano a essere raccontate con le immagini.
Prepararsi a lavorare con i media
Per non sprecare il tempo che bisogna dedicare ai media, è consigliabile prepararsi in anticipo quando ci si appresta a promuovere una storia. Per organizzare meglio i propri sforzi occorre:
● Conoscere tutti i particolari della storia da promuovere
● Nominare un portavoce ben informato e abituato a parlare con i media
● Preparare un riassunto dei fatti
● Fare un comunicato stampa
Stabilire dei rapporti con i media
I giornalisti hanno sempre fretta; tuttavia stabilire buoni rapporti di lavoro
con i rappresentanti dei media è essenziale per le pubbliche relazioni del club.
I seguenti metodi hanno aiutato molti club a migliorare le loro relazioni con i
mezzi di informazione:
●
●
●
●
Cercare di reclutare rappresentanti dei media come soci del club
Istituire premi per giornalisti
Invitare dei rappresentanti dei media nel club per parlare della loro professione
Organizzare dibattiti o seminari per Rotariani e rappresentanti dei mezzi
di informazione
I diversi tipi di media
La maggior parte delle comunità sono servite da numerosi mezzi di informazione, come:
● Quotidiani, compresa la versione online
● Stazioni radio
● Stazioni televisive via etere e via cavo
Prima di scegliere un particolare mezzo di informazione, bisogna accertarsi
che sia adatto al progetto o all’attività da pubblicizzare. Per esempio, le storie
che si prestano ad essere raccontate attraverso le immagini possono andar
bene per la stazione televisiva locale.
C’è una tale competizione per accaparrarsi gli spazi e i tempi messi a disposizione dai mezzi di informazione, che forse è meglio utilizzare dei media un
po’ meno tradizionali per promuovere i progetti, le attività e il lavoro del club,
come:
● Pubblicazioni online
● Pubblicazioni specializzate
● Spazi gratuiti per iniziative umanitarie o di beneficenza nei programmi
delle stazioni televisive via cavo
● Programmi o dibattiti radiofonici dedicati ai problemi della comunità
● Newsletter aziendali e associazioni professionali
● Pubblicazioni universitarie, come i giornali delle associazioni studentesche
● Newsletter delle organizzazioni che operano nella comunità
Manuale delle commissioni di club
97
Appendice 11: Strumenti di informazione
Per migliorare l’immagine del club vi sono vari strumenti, che possono rivelarsi molto utili:
Portavoce. Rotariani disponibili, informati e abili nel parlare, che sanno tutto
sul Rotary e sul club. Sebbene il presidente sia il portavoce ufficiale del club, la
commissione per le pubbliche relazioni può preparare altri soci a questo ruolo.
Talvolta i migliori portavoce sono proprio coloro che hanno ricevuto un aiuto
dal Rotary.
Comunicati stampa. Brevi comunicati che rispondono alle domande “chi,
cosa, dove, come, quando e perché”. Servono a trasmettere rapidamente ai media informazioni che possono essere usate come base per un articolo o per un
notiziario radiotelevisivo.
Fotografie. Se di buona qualità, aumentano sensibilmente la probabilità che il
comunicato stampa venga preso in considerazione. Quando scattate una foto
usate l’immaginazione e cercate di dare l’idea dell’azione o di raccontare una
storia. I quotidiani in genere vogliono foto in bianco e nero. Ricordatevi di aggiungere una didascalia con la descrizione dell’evento e i nomi delle persone
fotografate. Ricorrete, se potete, a fotografi di professione.
Schede informative. Queste schede contengono informazioni utili su svariati
argomenti e consentono di allargare la prospettiva dal singolo episodio locale
alle iniziative avviate dal Rotary in tutto il mondo. Il Rotary produce numerose
schede informative sui suoi programmi, che potete inserire nel vostro media
kit (vedi oltre). Se quelle già pronte non vanno bene, fate voi stessi delle nuove
schede.
Lettere di suggerimenti. Più personali dei comunicati stampa, possono essere
utilizzate per suggerire ai media idee per una storia da pubblicare e informazioni per svilupparla. Dovrebbero essere fatte appositamente per ogni singolo
giornalista o mezzo di informazione.
Conferenze stampa. Le conferenze con gruppi di giornalisti locali vanno convocate solo se il club ha annunci importanti da fare alla comunità. Altrimenti è
meglio emettere dei comunicati stampa o parlare di persona con i giornalisti.
Comunicati di servizio. In alcuni Paesi le stazioni radiotelevisive hanno l’obbligo di dare spazio a un certo numero di comunicati di servizio. Si tratta di
messaggi gratuiti, utilizzati principalmente da organizzazioni senza fini di lucro per annunciare eventi speciali o notizie di particolare interesse. In altri Paesi, invece, i gruppi no profit hanno la possibilità di acquistare spazi sui media
a prezzi ridotti. Il Rotary International mette a disposizione dei soci un’ampia
selezione di comunicati di servizio già pronti; per maggiori informazioni consultare il Catalogo (019-IT).
Media kit. Informazioni di carattere generale per partecipanti a manifestazioni
e attività di gruppo. Il kit è una cartella con il simbolo del Rotary, che contiene
notizie sul club e sul RI oltre a informazioni specifiche sull’evento o sull’attività in questione.
Informazioni di base sul Rotary. In ogni comunicazione con il pubblico o con
i media bisogna ricordarsi di aggiungere qualche informazione di carattere generale sul Rotary. Troppo spesso, infatti, si parla solo dell’attività in questione
ma non si dice quasi nulla sul Rotary.
98
Manuale delle commissioni di club
6 Pubbliche relazioni
Appendice 12: Messaggi chiave sul Rotary
Quando si danno ai media informazioni sul Rotary, si possono utilizzare i seguenti messaggi, adattandoli alle proprie necessità:
● Il Rotary è una rete globale di volontari al servizio della comunità.
● Il Rotary lavora per migliorare la qualità della vita di tutti.
● Il Rotary è un’organizzazione internazionale di servizio formata da 1,2
milioni di uomini e donne provenienti dal mondo degli affari e delle professioni che si occupano, come volontari, dei bisogni di tutte le comunità,
ovunque si trovino.
● Il Rotary esiste al solo scopo di fare del bene nel mondo. Ogni anno dà
il via a progetti di servizio locali e internazionali per promuovere la
comprensione e la pace tra i popoli e per migliorare le condizioni di vita
di uomini e donne di ogni età e cultura. La forza del Rotary risiede nel
lavoro volontario dei suoi soci, una rete internazionale di professionisti e
uomini d’affari che si dedicano a programmi di ogni tipo per soddisfare i
bisogni fondamentali dell’umanità.
● I Rotariani sono uomini e donne di grande integrità che rappresentano
tutti i settori del mondo degli affari e delle professioni. Soci di tutte le età
lavorano come volontari per affrontare i problemi della comunità in cui
vivono e le grandi questioni internazionali.
● La forza del Rotary risiede nel fatto che esso è al tempo stesso locale e internazionale. Con più di 30.000 club che servono le comunità di oltre 160
Paesi, il Rotary è nella posizione ideale per affrontare problemi come le
cattive condizioni igieniche e sanitarie, la fame e il degrado ambientale.
● Con il lavoro di migliaia di volontari e fondi per sostenere campagne di
vaccinazione su scala mondiale, il Rotary si sta battendo per eliminare la
polio nazione dopo nazione, regione dopo regione. Tuttavia non si potrà
parlare di eradicazione della polio fino a quando la malattia non sarà
scomparsa da tutta la Terra.
● È stata proprio la forte presenza del Rotary nei Paesi endemici a spingere
l’assemblea dell’Organizzazione Mondiale della Sanità a scegliere come
obiettivo l’eradicazione della polio. Il Rotary International è infatti il
principale partner privato dell’OMS nella crociata mondiale contro la malattia.
6 Pubbliche relazioni
Manuale delle commissioni di club
99
7
Amministrazione del club
Commissioni che si occupano dell’amministrazione del
club
Una buona amministrazione costituisce l’impalcatura che consente al club di
funzionare in modo efficiente. Le attività amministrative indispensabili per
una corretta gestione del club sono:
● Incoraggiare, monitorare e fare rapporti sull’assiduità dei soci alle riunioni del club.
● Organizzare i programmi di tutte le riunioni ordinarie o speciali del club.
● Promuovere l’affiatamento tra i soci del club.
● Fornire informazioni attraverso
— Bollettino del club
— Rivista ufficiale del Rotary, il ROTARIAN o la rivista regionale
I responsabili dell’amministrazione del club devono lavorare assieme – coordinando i loro sforzi nelle suddette aree – per assicurare il perfetto funzionamento di ogni attività.
Selezionare i membri delle commissioni
Quando si selezionano i membri delle commissioni che si occupano dell’amministrazione del club, si devono scegliere Rotariani che abbiano i seguenti
requisiti:
● Attenzione ai dettagli
● Profonda conoscenza delle norme procedurali che riguardano l’amministrazione del club
● Spiccate capacità organizzative
● Conoscenza della logistica
● Doti comunicative e facilità di scrittura
● Esperienza nei settori del design o dell’editoria
● Conoscenze di informatica
Le questioni amministrative sono responsabilità primaria delle seguenti commissioni di club:
Manuale delle commissioni di club
101
Commissione per l’assiduità
●
●
●
●
Invita i soci a partecipare alle riunioni ordinarie del club o a quelle di altri
club quando sono temporaneamente fuori sede.
Informa regolarmente i soci sugli obblighi di assiduità.
Si impegna a eliminare le cause che hanno prodotto una partecipazione
insoddisfacente.
Invita i soci a partecipare agli appuntamenti del Rotary, come il congresso distrettuale, i seminari distrettuali d’istruzione, le riunioni tra club di
diverse città e il congresso del RI.
Commissione per il bollettino del club
● Diffonde attraverso il bollettino settimanale informazioni sul club, sui
soci e sulle attività del Rotary nel mondo.
● Stimola l’interesse per le attività del club e invita i soci a parteciparvi.
● Anticipa il programma della prossima riunione settimanale.
●
●
●
Riporta i punti principali della riunione della settimana precedente.
Promuove l’affiatamento.
Contribuisce all’educazione e all’orientamento di tutti i soci.
Commissione per l’azione interna
● Guida e aiuta i soci a svolgere correttamente i loro compiti di club.
● Supervisiona il lavoro di tutte le commissioni che si occupano del corretto funzionamento del club.
Commissione per l’affiatamento
● Promuove la conoscenza reciproca e l’amicizia tra i soci del club.
● Promuove la partecipazione dei soci alle attività ricreative e sociali del
club.
● Si occupa dell’accoglienza dei Rotariani in visita e degli ospiti del club.
Commissione per la rivista
● Stimola l’interesse per il ROTARIAN e per la rivista regionale del Rotary.
● Si occupa delle manifestazioni indette in occasione del Mese della rivista
rotariana (aprile).
● Presenta brevi resoconti mensili dei contenuti della rivista nelle normali
riunioni di club.
● Incoraggia l’uso della rivista nell’orientamento dei nuovi soci.
● Fornisce una copia della rivista ai non Rotariani invitati a parlare nelle
riunioni di club.
● Offre copie della rivista a biblioteche, ospedali, scuole e altri luoghi pubblici di lettura.
● Invia notizie e fotografie sui progetti del club alla redazione del ROTARIAN
o della rivista regionale del Rotary.
102
Manuale delle commissioni di club
Commissione programmi
●
●
Prepara e organizza i programmi di tutte le riunioni ordinarie o speciali
del club.
Fa in modo che questi programmi siano utili e interessanti per i soci.
Lavorare con le altre commissioni
Sebbene le commissioni sopra elencate si occupino direttamente di tutte le incombenze amministrative del club, i loro sforzi possono produrre risultati migliori se collaborano periodicamente con altre commissioni o dirigenti in grado
di fornire loro un aiuto. Ad esempio:
● Le commissioni responsabili dell’orientamento e del mentoring dei nuovi
soci possono istruirli anche sugli indirizzi e sulle consuetudini procedurali del Rotary e del club.
● I membri della commissione per le pubbliche relazioni possono preparare
una lista di persone e organizzazioni a cui spedire una copia del
ROTARIAN o della rivista regionale, allo scopo di far partecipe la comunità
degli obiettivi e delle attività del Rotary.
● I responsabili delle commissioni che si occupano di attività o progetti di
servizio possono utilizzare il bollettino settimanale per essere certi che
tutti i soci ricevano regolarmente informazioni aggiornate e accurate sui
programmi del club.
Manuale delle commissioni di club
103
Risorse amministrative
Risorse online
Sito web del RI (www.rotary.org). Contiene moltissime informazioni sul
Rotary International.
Area soci. Strumento online, accessibile tramite il sito web del RI, che presidenti e segretari di club possono utilizzare per espletare numerose incombenze
amministrative, come l’aggiornamento dei dati del club e dell’effettivo, il pagamento delle quote sociali, la consultazione online dell’Official Directory (007EN) e dei rapporti sui contributi versati alla Fondazione Rotary.
Regolamento tipo dei Rotary Club (solo sul sito web).*
Statuto tipo dei Rotary Club (solo sul sito web).*
Opere di consultazione
Catalogo (019-IT). Elenco completo, aggiornato annualmente, di tutte le pubblicazioni, del materiale audiovisivo e della modulistica del RI.
Manuale del segretario di club (229-IT). Questo manuale, che fa parte della Cartella dei dirigenti di club (225-IT), analizza le responsabilità e i compiti del segretario di club oltre a descrivere il ruolo del tesoriere.
Manuale di procedura (035-IT). Raccolta di documenti e di norme procedurali
adottati in sede legislativa dal Consiglio centrale del RI e dagli amministratori
della Fondazione Rotary. Il manuale viene pubblicato ogni tre anni, in forma
riveduta e aggiornata, dopo la riunione del Consiglio di legislazione.
Official Directory (007-EN). Contiene nomi, indirizzi, numeri di telefono ed email dei dirigenti del RI, delle commissioni e del personale della Segreteria; un
elenco dei distretti e dei governatori di tutto il mondo; un elenco in ordine alfabetico dei club di tutti i distretti con i nomi dei rispettivi presidenti e segretari
oltre ad orari e luoghi di riunione.
Visual Identity Style Manual (547-EN). Manuale di riferimento per la grafica di
tutte le pubblicazioni del Rotary e per un uso corretto del suo emblema e dei
suoi marchi.
Notizie sul Rotary
Lettera mensile del governatore. Lettera che il governatore distrettuale invia
ai dirigenti di club per informarli e motivarli i e per segnalare i club che hanno
svolto un lavoro degno di nota.
THE ROTARIAN. Rivista ufficiale del RI pubblicata mensilmente. Oltre al
ROTARIAN, più di 30 riviste regionali, in 20 lingue diverse, tengono informati i
Rotariani di tutto il mondo.
Rotary News Basket (546-EN). Bollettino settimanale che contiene notizie e articoli rotariani.
Rotary World (050-IT). Notiziario di otto pagine formato tabloid, destinato ai
dirigenti di club, di distretto e del RI.
* Inscluso nel Manuale di procedura.
104
Manuale delle commissioni di club
7 Amministrazione del club
Come contattare il personale del RI
Per i responsabili dell’amministrazione di club e distretti. Il personale della
sede centrale e degli uffici internazionali del RI può rispondere a molte domande sulle questioni amministrative. Per un elenco degli uffici internazionali
e del personale della sede centrale del RI, consultare l’Official Directory
(007-EN) o il sito web del RI.
Manuale delle commissioni di club
105
Partecipazione
Incoraggiare la partecipazione
La partecipazione è un chiaro indicatore della salute del club. Poiché un calo
progressivo dei livelli di partecipazione spesso nasconde problemi puì gravi,
ogni tendenza negativa va identificata e affrontata il più presto possibile. I responsabili dell’amministrazione del club possono promuovere la partecipazione con i seguenti metodi:
● Monitorare con grande attenzione il livello di partecipazione; se è in calo,
cercare di scoprirne la ragione.
● Preparare un questionario per scoprire le ragioni per cui i soci non partecipano con regolarità alle riunioni settimanali. I risultati dell’indagine
possono aiutare i dirigenti a rimodellare i loro piani per migliorare le
riunioni e le altre attività di club, con l’obiettivo di far salire il tasso di
partecipazione.
● Creare un sistema di supporto per incoraggiare e monitorare il livello di
partecipazione.
● Lavorare con i responsabili dei programmi del club per assicurarsi che le
riunioni settimanali rispondano alle aspettative dei soci e che non rappresentino una perdita di tempo.
● Sottolineare l’importanza della partecipazione con i nuovi soci e i loro
mentor.
● Incoraggiare i soci a recuperare le riunioni a cui non hanno potuto prendere parte.
● Organizzare gare tra i soci del club (o con quelli di un altro club) per vedere chi ha totalizzato più presenze.
● Premiare i soci che hanno un tasso di partecipazione esemplare.
È assolutamente indispensabile parlare con i soci che hanno fatto tre assenze
consecutive per ricordare loro che quattro assenze consecutive possono portare
alla cessazione automatica dell’affiliazione al club.
Obblighi di assiduità
Il Consiglio centrale del RI ha stabilito i seguenti obblighi di assiduità:
● Ogni socio è tenuto a partecipare alle riunioni ordinarie del club.
● Un socio è considerato presente se partecipa ad almeno il 60 percento del
tempo di una riunione o se, dovendo assentarsi improvvisamente, dimostra al consiglio direttivo di essersi allontanato per validi motivi.
● Un socio è considerato presente se, 14 giorni prima o dopo la riunione a
cui non può partecipare, recupera in uno dei seguenti modi:
— Partecipando ad almeno il 60 percento del tempo della riunione
ordinaria di un altro club.
— Partecipando, con l’autorizzazione della direzione del proprio club,
alla riunione ordinaria di un club Rotaract o Interact o di un Gruppo
rotariano comunitario.
— Partecipando al Congresso del RI, al Consiglio di legislazione,
all’Assemblea internazionale o a qualsiasi altra riunione di dirigenti
passati, in carica o entranti del RI.
106
Manuale delle commissioni di club
7 Amministrazione del club
●
●
— Pur essendosi presentato all’ora e nel luogo in cui abitualmente si
svolgono le riunioni di un altro club, è costretto a rinunciare perché la
riunione è stata rinviata.
— Partecipando a un progetto di servizio del club, a un pubblico evento
o a un incontro sponsorizzati dal club e autorizzati dal consiglio
direttivo.
— Partecipando a una riunione del consiglio direttivo del club o, se
autorizzato dal medesimo, a una riunione della commissione di cui il
socio fa parte.
L’assenza non viene calcolata e quindi il socio è considerato presente se:
— È in viaggio verso o da una riunione ufficiale di dirigenti passati, in
carica o entranti del RI.
— È in viaggio per conto del Rotary come dirigente o membro di una
commissione del RI o come amministratore della Fondazione Rotary.
— È direttamente impegnato in un progetto di servizio sponsorizzato
dal distretto, dal RI o dalla Fondazione in una zona remota.
— È impegnato in attività rotariane debitamente autorizzate dal
consiglio del club, che impediscono la sua partecipazione alla
riunione.
L’assenza di un socio è giustificata nei seguenti casi:
— Essa è conforme alle condizioni e alle circostanze previste e
approvate dal consiglio del club. In ogni caso il consiglio può
giustificare l’assenza di un socio per ragioni che considera valide e
sufficienti.
— L’età del socio sommata ai suoi anni di affiliazione a uno o più
club dà un totale di almeno 85 anni e il socio ha comunicato per
iscritto al segretario del club il desiderio di essere esentato dalla
partecipazione, ottenendone l’autorizzazione.
— Il socio è un dirigente in carica del RI.
Rapporti sull’assiduità
Nel preparare i rapporti sull’assiduità bisogna osservare le seguenti disposizioni del Consiglio centrale del RI:
● Entro 15 giorni dall’ultima riunione del mese, ogni club deve inoltrare al
proprio governatore il rapporto mensile sull’assiduità.
● I club che non fanno parte di un distretto devono inoltrare i loro rapporti
al segretario generale del RI.
● I soci le cui assenze sono state giustificate dal consiglio del club vanno
inclusi nei dati che servono a calcolare il tasso di partecipazione alle riunioni.
● I soci le cui assenze sono state giustificate a causa del fatto che la loro età
sommata agli anni di affiliazione al Rotary dà un totale di 85 o più anni,
non vanno inclusi nei dati che servono a calcolare il tasso di partecipazione alle riunioni del club. O meglio, né le loro assenze, né le loro presenze
vanno utilizzate a scopi statistici.
Manuale delle commissioni di club
107
Cessazione dell’affiliazione
Un socio cessa di far parte del club quando si verifica uno dei seguenti casi:
●
●
●
Per assicurarsi che il club
consegni al governatore
distrettuale, entro 15 giorni
dall’ultima riunione del
mese, il rapporto mensile
sull’assiduità bisogna rivolgersi al segretario di club.
108
Non partecipa ad almeno il 60 percento delle riunioni ordinarie in ciascun semestre dell’anno sociale.
Non partecipa ad almeno il 30 percento delle riunioni ordinarie in ciascun semestre dell’anno sociale.
Non partecipa a quattro riunioni ordinarie consecutive e non effettua i
recuperi previsti, senza essere stato dispensato dal consiglio per validi
motivi.
Il mancato rispetto degli obblighi di assiduità porta alla cessazione dell’affiliazione a meno che il consiglio direttivo del club non conceda una dispensa per
validi motivi.
Manuale delle commissioni di club
Programmi delle riunioni settimanali
Le riunioni settimanali sono il fulcro dell’attività del club. Esse costituiscono
l’occasione ideale per:
● Dare ai soci continui aggiornamenti sul Rotary.
● Promuovere i progetti e le iniziative del club, le riunioni distrettuali o altri eventi importanti.
● Rafforzare l’affiatamento tra i soci.
Per avere maggiori ragguagli
sulle riunioni settimanali e
sapere quali sono le ricorrenze speciali del calendario
rotariano, leggere il capitolo
“Suggerimenti per organizzare le riunioni settimanali”.
Ricordatevi che i soci sono persone attive e che il loro tempo è prezioso. Le riunioni vanno quindi preparate con cura e devono offrire programmi interessanti
e impegnativi per:
● Dimostrare ai soci che il tempo e i mezzi impiegati per partecipare alle
riunioni sono stati ben spesi.
● Migliorare la conoscenza personale del Rotary.
● Accrescere la fedeltà dei soci al club.
● Rendere i soci più consapevoli e disposti ad occuparsi di ciò che accade
nella loro comunità e nel resto del mondo.
Accertarsi che le riunioni settimanali siano ben pianificate, verificando quanto
segue:
● Preparare un ordine del giorno con i contenuti della riunione, nel quale
sia previsto del tempo per un discorso ai soci o un programma particolare e per dare modo ai partecipanti di familiarizzare tra loro.
● Predisporre dei piani d’emergenza nell’eventualità che i programmi previsti debbano essere cancellati.
● Iniziare e concludere la riunione con puntualità.
I programmi servono a dare ai soci le informazioni e le motivazioni per indurli
a partecipare con entusiasmo ad attività che sono utili al club, alla comunità e
al mondo. Per migliorare i programmi settimanali bisogna:
● Assicurarsi che tutti i programmi rispecchino lo spirito del Rotary.
● Preparare i programmi con molto anticipo (se possibile, prima dell’inizio
dell’anno).
● Collegare i programmi, quando è possibile, ai progetti e alle attività in
corso o ai temi che più appassionano il club.
● Affidare a rotazione, a persone diverse, il compito di organizzare i programmi.
● Utilizzare il calendario del Rotary come guida per organizzare i programmi speciali (ad esempio, durante il Mese della Fondazione Rotary, vale a
dire a novembre, potrebbe essere organizzato un incontro con un ex borsista della Fondazione). Le ricorrenze speciali del Rotary sono elencate
sulla terza pagina di copertina dell’Official Directory (007-EN).
● Dedicare un’intera riunione al mese all’informazione, all’educazione rotariana e alla preparazione alla leadership dei soci.
7 Amministrazione del club
Manuale delle commissioni di club
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Direttive per i programmi settimanali
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È essenziale che ogni club inserisca nel suo regolamento un ordine del
giorno da adottare in tutte le riunioni settimanali.
Le riunioni ordinarie devono comprendere un discorso introduttivo, un
programma di vario tipo e del tempo per socializzare.
Bisogna sforzarsi di istituire dei programmi sui temi rotariani.
I club dovrebbero invitare alle loro riunioni i presidenti di altri club
come mezzo per incoraggiare la cooperazione, la comunicazione e l’affiatamento.
Ai presidenti in visita deve essere concesso del tempo per illustrare brevemente i programmi e le attività del loro club.
Di tanto in tanto bisogna dedicare delle riunioni ordinarie agli affari e alle
attività del club.
Manuale delle commissioni di club
Incoraggiare l’affiatamento
Il primato del Rotary come organizzazione di servizio e come associazione di
professionisti e uomini (o donne) d’affari può essere utile per attirare nuovi
soci, ma l’affiatamento – vale a dire i legami di amicizia e le buone relazioni
tra i membri del club – è ciò che li trattiene. L’affiatamento è un potente fattore
di motivazione: tiene i soci attivi e stimola la cooperazione nelle attività e nei
progetti di club. Se non ci fosse, sarebbe difficile per il club raggiungere qualunque obiettivo. L’affiatamento non può essere solo un evento che capita una
o due volte all’anno, ma deve ispirare ogni riunione, progetto o attività di club.
Sebbene l’affiatamento possa svilupparsi in modo spontaneo, esso può anche
essere alimentato nei seguenti modi:
● Far circolare una lettera all’inizio dell’anno per chiedere ai soci di comunicare alla commissione per l’affiatamento le ricorrenze da non dimenticare, come i compleanni e gli anniversari.
● Assicurarsi che durante le riunioni ogni socio abbia una targhetta portanome per facilitare le presentazioni.
● Spostare spesso i soci di posto per impedire che si formino dei gruppi
fissi e per aiutarli a conoscersi l‘un l’altro. Nominare un “capo” per ogni
tavolo per promuovere l’affiatamento.
● Usare il bollettino settimanale per pubblicare notizie sui membri del club
e sugli eventi sociali.
● Chiedere ogni settimana a un socio diverso di occuparsi dei nuovi soci e
dei conferenzieri invitati a parlare nel club.
● Assicurarsi che i nuovi soci e gli ospiti vengano accolti con le dovute maniere e che non restino isolati.
● Incoraggiare le relazioni con gli altri club del distretto, della regione e del
mondo.
Direttive per l’affiatamento
● L’uso tra Rotariani del nome di battesimo è solo una consuetudine e non
un obbligo; pertanto l’adozione di questa usanza è lasciata alla discrezionalità di ogni singolo club.
● Tutti i club e tutti i Rotariani devono ricordarsi dei coniugi e delle famiglie dei soci nel programmare le loro attività, perché anch’essi contribuiscono allo spirito di servizio e di affiatamento del Rotary. È ovvio,
tuttavia, che coniugi e famigliari sono associati solo in modo informale al
club.
7 Amministrazione del club
Manuale delle commissioni di club
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La commissione per il bollettino del club
Un momento importante nella vita del club è la condivisione delle informazioni con i soci. I Rotariani, infatti, più sono informati, più sono disposti ad
assumere ruoli attivi nelle iniziative e nei progetti del club. Un’informazione
appropriata può essere fornita non solo nelle riunioni settimanali, ma anche
attraverso il bollettino del club e il ROTARIAN (o la rivista regionale del Rotary).
Bollettino del club
Il bollettino del club è un prezioso strumento per comunicare ai soci importanti informazioni. Esso va usato per:
● Fornire ai soci il calendario delle nuove iniziative del club.
● Discutere gli obiettivi, i piani e i progetti del club.
● Riportare notizie di rilievo su altri club, sul distretto e sui vari appuntamenti rotariani.
● Incoraggiare l’affiatamento segnalando gli eventi speciali che riguardano
la vita dei soci.
● Parlare dei temi cruciali che devono essere affrontati dal club e dal Rotary
International.
I soci che si occupano del bollettino devono restare costantemente in contatto
con le diverse commissioni e con i dirigenti per assicurarsi che tutte le questioni e le attività del club siano trattate e pubblicizzate in modo adeguato.
● Nel preparare il bollettino, è importante inserire delle rubriche fisse che
diano ai soci notizie sulle attività del club e delle commissioni oltre ad informazioni sullo sviluppo dell’effettivo, su anniversari e compleanni, sul
distretto e sul Rotary.
● Aggiungere alcune foto dei soci del club o degli eventi della settimana
per attirare l’attenzione del lettore.
● Menzionare il maggior numero possibile di soci nel corso dell’anno.
● Posizionare titoli, testi e illustrazioni in modo gradevole.
Lo strumento migliore per preparare il bollettino è un programma di videoimpaginazione. Prendete infine in considerazione l’idea di spedire il notiziario
via e-mail o di realizzare una versione online da mettere sul sito web del club.
Le fonti delle informazioni sono:
● I membri del consiglio direttivo del club e i presidenti di commissione
● La lettera mensile del governatore
● Il Rotary News Basket
● Le riunioni del club, del distretto e del Rotary International
● Il ROTARIAN o le riviste regionali del Rotary
● Rotary World e le altre pubblicazioni del Rotary International
● Il sito web del RI (www.rotary.org)
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Manuale delle commissioni di club
7 Amministrazione del club
Direttive per il bollettino del club
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Il bollettino del club deve uscire settimanalmente.
Il suo scopo è di fornire ai soci informazioni che:
— Stimolino l’interesse
— Migliorino il tasso di partecipazione
— Annuncino i programmi delle prossime riunioni
— Riferiscano i punti essenziali delle precedenti riunioni
— Promuovano l’affiatamento
— Contribuiscano all’educazione rotariana dei membri del club
— Diano notizie sul club, sui suoi soci e sulle attività del Rotary nel
mondo
Deve promuovere le attività del distretto.
Il Consiglio centrale del RI ritiene che un socio con esperienza di giornali
possa dare un aiuto nella stesura degli articoli e suggerimenti per la preparazione del bollettino, ma sconsiglia di chiedergli di occuparsene personalmente.
Manuale delle commissioni di club
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La commissione per la rivista del club
Rivista
Il club deve usare il ROTARIAN o la rivista regionale per far conoscere gli obiettivi e le realizzazioni del Rotary ai membri della comunità. La rivista può svolgere un ruolo importante nell’informare i soci sul Rotary e sui suoi progetti
internazionali. I dirigenti del club possono sfruttare al massimo la rivista:
● Esaminandone periodicamente i contenuti durante le riunioni di club,
soffermandosi sugli articoli che possono stimolare i programmi e fornire
idee per nuovi progetti.
● Dando una copia della rivista o un abbonamento omaggio ai potenziali
soci, agli ospiti, ai relatori esterni e ai volontari per aiutarli a conoscere
meglio il Rotary e i suoi ideali.
● Archiviando i numeri già usciti per mettere a disposizione dei soci del
materiale di consultazione da utilizzare per attività e progetti di club.
Direttive per la rivista
● L’abbonamento al ROTARIAN o alla rivista regionale è una delle condizioni
per l’affiliazione a un club.
● Il club è invitato a usare il ROTARIAN o la rivista regionale per promuovere
gli obiettivi e le realizzazioni del Rotary tra i membri della comunità.
● Durante il Mese della rivista rotariana (aprile) i club devono realizzare
dei programmi appositi.
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Manuale delle commissioni di club
7 Amministrazione del club
Appendice 13: Linee guida per la conduzione
delle riunioni settimanali
Qui di seguito troverete alcuni suggerimenti su come organizzare le riunioni
settimanali. Le indicazioni qui riportate possono ovviamente essere adattate ai
bisogni del club.
1. Apertura
— Secondo le consuetudini locali
2. Pasto e intermezzo dedicato all’affiatamento
3. Intervento del presidente
— Presentazione dei Rotariani in visita e degli ospiti.
— Corrispondenza e avvisi. – Informazioni sul Rotary, avvisi e solleciti.
— Relazioni delle commissioni. – Consentire a ogni presidente di
commissione di fare una relazione sulle sue attività.
— Affari di club. – Votare sulle questioni ancora aperte e fare il punto
sullo stato di avanzamento dei progetti del club. Evitare di affrontare
dettagli che vanno trattati nelle riunioni di commissione, nelle
assemblee di club o nelle riunioni del consiglio direttivo. Risolvere le
questioni pendenti prima di affrontare nuovi argomenti.
4. Programma
— Presentazione del relatore esterno (da parte del presidente della
commissione responsabile del programma).
— Discorso del relatore.
— Osservazioni finali del presidente del club.
5. Aggiornamento
Uso del calendario del Rotary
Il calendario del Rotary rappresenta il riferimento naturale per la pianificazione delle riunioni settimanali. All’inizio dell’anno il club deve decidere come
applicare il nuovo tema del RI. In altre occasioni bisogna riassumere ciò che è
stato detto in eventi come l’assemblea distrettuale, il congresso distrettuale e il
congresso del RI. I programmi possono essere pianificati in modo tale da coincidere con le seguenti ricorrenze dell’anno rotariano:
● Mese dell’alfabetizzazione (luglio)
● Mese dell’espansione interna ed esterna (agosto)
● Mese delle nuove generazioni (settembre)
● Mese dell’azione professionale (ottobre)
● Mese della Fondazione Rotary (novembre)
● Settimana mondiale Interact (settimana del 5 novembre)
● Mese della famiglia (dicembre)
7 Amministrazione del club
Manuale delle commissioni di club
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Mese della sensibilizzazione al Rotary (gennaio)
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Mese dell’intesa mondiale (febbraio)
Anniversario della nascita del Rotary e Giornata della pace e della
comprensione internazionale (23 febbraio)
Settimana mondiale Rotaract (settimana del 13 marzo)
Mese della rivista rotariana (aprile)
Mese dei circoli professionali rotariani (giugno)
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Manuale delle commissioni di club
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 USA
www.rotary.org
226-IT—(603)