Comitato CASA
Comitato di Coordinamento delle
Attività Studentesche e
Associative
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1. Premessa
Il presente documento ha la finalità di illustrare funzioni e modalità di
funzionamento del Comitato CASA (Comitato di Coordinamento delle Attività
Studentesche e Associative).
L’obiettivo è quello di fornire indicazioni utili per agevolare la promozione e la
realizzazione all’interno del Campus Bocconi di eventi promossi dalle
Associazioni Studentesche, Gruppi di rappresentanza o da studenti/gruppi di
studenti non organizzati in Associazioni.
I principi di seguito enunciati – e le indicazioni conseguenti, che l’Università ha
deciso di darsi - valgono pertanto indistintamente per tutti gli studenti e per tutte
le iniziative/eventi promossi.
2. Il Comitato CASA (Comitato
Studentesche e Associative)
per
le
Attività
2.1. Premessa
 L’orientamento di fondo dell’Università Bocconi è di promuovere e sostenere
lo sviluppo delle attività di natura culturale, sociale e associativa promosse
all’interno del Campus. Le proposte che provengono da singoli studenti o da
Associazioni e Gruppi sono pertanto benvenute e auspicate nella misura in
cui contribuiscono a rendere vivo e partecipato il campus universitario e
multiforme la comunità bocconiana.
 L’Università deve assicurare che l’insieme delle iniziative che si svolgono al
suo interno siano tra loro sinergiche, e non siano di ostacolo o freno allo
svolgimento di attività istituzionali. Le attività istituzionali comprendono non
solo la didattica nelle sue diverse manifestazioni, ma anche tutte le attività di
sostegno al processo didattico-pedagogico (selezione - sostegno agli
studenti – placement e recruiting – ecc.).
2.2. Funzioni svolte dal Comitato CASA
 Il Comitato CASA – nominato con Decreto Rettorale – ha il compito
primario di garantire che gli eventi e le iniziative promossi da Associazioni
studentesche, Gruppi e studenti risultino non configgenti con la missione e i
principi di fondo dell’Università.
 Di fatto, questo significa assicurare che eventi e iniziative proposte:
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 Siano configurate in modo da non arrecare pregiudizio all’immagine e
alla reputazione dell’Università;
 Siano sviluppati in accordo con i principi di indipendenza e autonomia
da qualsivoglia influenza politica o economica;
 Siano impostati in modo adeguato quanto ai profili gestionali e
organizzativi.
 Il Comitato CASA definisce inoltre periodicamente i criteri che consentono
alle Associazioni studentesche l’accesso ad alcune particolari tipologie di
risorse/attività comuni quali:
o Pagina sul sito Bocconi;
o Box nell’Agenda dello Studente;
o Partecipazione all’iniziativa Associazioni in Mostra;
o Partecipazione ad alcuni eventi promossi dall’Università.
I criteri in oggetto sono pubblicati in apposito documento predisposto dal
Comitato CASA, e reso disponibile e visibile a tutta la comunità studentesca
online nelle pagine di Campus Life.
2.3. Nomina e composizione del Comitato CASA
 Il Comitato CASA viene nominato con Decreto Rettorale.
 Il Comitato CASA è formato da nove membri dei quali:
 Sei membri indicati dal Rettore e dal Consigliere Delegato, uno dei quali
componente del Comitato Rettorale, che assume la Presidenza del
Comitato stesso.
 Tre membri in rappresentanza della componente studentesca, indicati dal
Comitato di Presidenza con comunicazione scritta indirizzata alla
segreteria tecnica, nella quale saranno indicati i nomi ed evidenziate le
competenze specifiche dei singoli membri in relazione alle attività
associative e all’organizzazione di eventi. La proposta dei nominativi deve
essere accompagnata da un breve curriculum che attesti la coerenza della
nomina rispetto alle finalità del Comitato.
 Al momento dell’insediamento è comunicata la composizione della
Segreteria Tecnica del Comitato CASA, individuata organizzativamente
all’interno della struttura di Campus Life – Divisione Studenti. I membri della
Segreteria Tecnica:
o sono invitati permanenti alle riunioni del Comitato CASA;
o hanno diritto di intervento ma non di voto.
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2.4. Modalità operative di funzionamento del Comitato CASA
 Il Comitato CASA delibera a maggioranza semplice. Il quorum costitutivo
delle riunioni del Comitato prevede la presenza- di almeno cinque dei nove
membri nominati.
 In caso di parità dei pareri espressi, il voto del Presidente ha valore doppio.
 La prerogativa di deliberare in merito alle proposte studentesche è del
Rettore che ha delegato l’esercizio di questa competenza al comitato CASA.
Il Rettore conserva comunque la possibilità di assumere, in ogni momento,
la decisione finale in merito all'approvazione ed eventuale finanziamento di
uno o più eventi.
 Il Comitato CASA definisce il calendario delle riunioni per ogni semestre
accademico (agosto-febbraio e marzo-luglio), pubblicandolo in apposita
sezione del sito accessibile a tutti gli studenti, associazioni e altri organismi
interessati a svolgere attività all’interno del campus.
 Il Comitato si riunisce 9 volte l’anno. E’ prevista la possibilità di convocare il
Comitato in seduta straordinaria per un massimo di due volte l’anno a
condizione che la convocazione sia richiesta all’unanimità da tutti i
rappresentanti di una delle tre componenti che lo costituiscono.
 È lasciata facoltà al Presidente di invitare – in veste di uditore – soggetti
esterni alle riunioni del Comitato, nel caso i temi in discussione richiedano
pareri informati. La richiesta di invito può essere fatta al Presidente –
almeno sette giorni prima della riunione del Comitato – da tutti i membri del
Comitato stesso.
 Il Presidente, in caso di sua assenza o impedimento, può designare un
sostituto (scelto tra i membri del Comitato stesso) per presiedere la singola
riunione.
 Per consentire l’analisi delle richieste presentate, sono definiti i seguenti
tempi di presentazione delle richieste:
‐ riunioni interne (per le quali non è prevista promozione): almeno 2 giorni
lavorativi prima della riunione
‐ incontri senza relatori esterni o desk promozionali: almeno 8 giorni
lavorativi prima dell’incontro/desk
‐ incontri con relatori esterni: almeno 5 giorni lavorativi prima della riunione
del Comitato CASA; l’evento deve inoltre tenersi almeno 10 giorni dopo il
Comitato CASA
- domande di finanziamento: stessi tempi dell’evento a cui è collegata la
richiesta di finanziamento.
 Delle riunioni del Comitato CASA è redatto resoconto sintetico con
indicazione delle decisioni adottate.
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2.5. Cause di decadenza dal Comitato
 L’assenza non giustificata per tre riunioni consecutive comporta la
decadenza – d’ufficio – dal ruolo di componente del Comitato, a meno di
motivate ragioni che devono essere espressamente evidenziate e
opportunamente verbalizzate.
 Il Rettore provvede a ripristinare l’operatività del Comitato nominando la/le
persona/e indicata/e dal soggetto di riferimento (Consigliere Delegato per
staff amministrativo – Comitato di Presidenza per gli studenti).
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3. La gestione di Eventi in Università Bocconi
3.1. Una premessa di valore
A monte delle indicazioni fornite nel seguito, viene posto un principio guida:
NELLA DEFINIZIONE DI UN EVENTO
QUALI
IL
PERIODO
L’IMPOSTAZIONE
DI
–
OVVERO NELLA SCELTA DI ASPETTI
SVOLGIMENTO,
COMPLESSIVA
I
RELATORI
DELL’INIZIATIVA
COMUNQUE PREVALERE LA SALVAGUARDIA
-
E
DEVE
IL
TEMA,
SEMPRE
E
DELLA REPUTAZIONE E
DELL’IMMAGINE DELL’UNIVERSITÀ BOCCONI. QUESTO SIGNIFICA CHE
OCCORRE
EVITARE
STRUMENTALIZZAZIONE
TUTTE
LE
MEDIATICA
O
OCCASIONI
COMMERCIALE
DI
DEL
POSSIBILE
NOME
E
DELL’IMMAGINE DELL’UNIVERSITÀ.
Questo principio prevale senza deroghe su qualsiasi regola o norma definita di
seguito, e deve orientare l’azione di quanti – Associazioni, Gruppi o singoli
studenti – si fanno promotori di eventi all’interno del Campus.
3.2. Alcune linee guida di fondo
Nella cornice definita al punto precedente, valgono alcuni principi di ordine
generale e trasferibili, senza eccezioni, a tutte le iniziative sottoposte al vaglio
del Comitato CASA.
Tali principi – ripresi in dettaglio anche di seguito – costituiscono i protocolli
operativi che devono guidare la proposizione di eventi all’interno del campus
Bocconi.
 DESTINATARI DELLE INIZIATIVE. Gli eventi proposti devono essere rivolti
a tutta la comunità bocconiana e devono essere aperti alla partecipazione di
tutti gli studenti. Non sono ammissibili eventi o iniziative che si rivolgono in
via esclusiva a specifici sottoinsiemi dell’Università (ad esempio: studenti di
una classe, studenti di un corso, studenti di una Scuola, ecc.). Eventi di tale
natura – ancorché fattibili – devono essere concordati e definiti
congiuntamente alle unità organizzative e ai responsabili di riferimento
(Dean delle Scuole – Responsabili di Corso – Responsabile
di
Insegnamento – ecc.). Il Comitato CASA si farà carico di reindirizzare le
eventuali proposte alle unità organizzative competenti.
 CAMPUS BOCCONI. Sono considerate attività svolte all’interno del campus
Bocconi tutte le iniziative la cui realizzazione avviene negli spazi di
pertinenza dell’Università, inclusi quindi: Ristorante Bocconi, B.Bar,
residenze, palestra e campo di calcetto.
 COMPLEMENTARIETA’ E NON SOVRAPPOSIZIONE DELLE INIZIATIVE.
Gli eventi proposti al Comitato CASA NON devono in alcun modo
sovrapporsi con attività istituzionali svolte dall’Università, ovvero attività che
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rientrano nell’ambito delle proprie specifiche prerogative. Per “istituzionali”
devono intendersi le attività direttamente gestite dalle Scuole, dai
Dipartimenti, dai Centri di Ricerca dell’Università, dalle Divisioni, dai Servizi
e dalle Funzioni nell’ambito delle specifiche competenze loro assegnate. A
mero titolo esemplificativo sono da considerarsi “istituzionali” le attività
legate alla docenza e alla ricerca, le attività riguardanti la gestione delle
relazioni “amministrative” con gli studenti (criteri di assegnazione delle
borse, attività di orientamento e selezione, attività di relazione con aziende,
istituzioni o employer volte a gestire processi di placement, ecc.). Sono
altresì da considerarsi istituzionali commemorazioni di varia natura
(nazionali e non) la cui eventuale celebrazione è di esclusiva e completa
pertinenza dell’Università e dei suoi organi istituzionali.
Compete al Comitato CASA – nell’ambito delle sue funzioni e prerogative –
valutare se specifiche iniziative si sovrappongono o meno ad attività
istituzionali.
 DOCENTE DELLA PERMANENT FACULTY. Tutti gli eventi promossi da
studenti, Gruppi o Associazioni studentesche - che coinvolgono relatori
esterni all’Università - devono prevedere la partecipazione di un docente
della Permanent Faculty. Il coinvolgimento diretto di un docente della
Permanent Faculty (il cui elenco viene riportato sul sito ufficiale della
Bocconi www.unibocconi.it) non deve essere in nessun modo considerata
una formalità; i membri della Permanent Faculty devono essere individuati:
o in ragione della loro competenza specifica rispetto al tema affrontato
dall’evento;
o considerando la qualità e il ruolo dei relatori esterni invitati.
È compito dei promotori degli eventi farsi parte diligente per individuare
quanti – tra i docenti della Permanent Faculty della Bocconi – possono
mettere a disposizione competenze specifiche in grado di arricchire l’evento
proposto. Dal canto loro i membri della Permanent Faculty coinvolti devono
in modo esplicito e informato poter esprimere la propria valutazione in
merito al contenuto e alla configurazione dell’evento che viene loro
sottoposto.
 RELATORI ESTERNI. Una parte degli eventi proposti comportano il
coinvolgimento di soggetti esterni in qualità di relatori, competenti rispetto al
tema oggetto dell’evento stesso. A questo riguardo, vanno considerate le
seguenti cautele:
 prima di impegnare il nome dell’Università procedendo a un invito
formale, in caso ci siano aspetti di possibile criticità (si veda il punto
successivo in particolare) si suggerisce di verificare – in via preventiva
con la Segreteria Tecnica del CASA - la fattibilità dell’evento e la
coerenza dei profili che si intendono invitare;
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 alcune specifiche figure istituzionali e/o collegate a organi istituzionali
dell’Università NON possono essere invitate a partecipare a eventi che
non siano direttamente promossi dall’Università. Eventuali deroghe
possono essere ammesse solo dopo aver svolto le dovute verifiche con
gli organi apicali dell’Università. In particolare, è precluso l’invito diretto
dei seguenti soggetti:
o per l’Italia e per tutti gli Stati esteri:

capi di Stato e di Governo; componenti del Governo /
Esecutivo (ministri e/o sottosegretari); Direttori Generali /
Segretari Generali di Presidenza della Repubblica, Presidenza
del Consiglio e Ministeri;

componenti del Parlamento (Presidente della Camera dei
Deputati, Presidente del Senato, parlamentari eletti, ecc.) e
Segretari Generali

componenti degli organi di governo del potere giudiziario, in
particolare per l’Italia: Presidente e Collegio della Corte
Costituzionale; Presidente e Consiglio Direttivo della Corte di
Cassazione; Componenti del Consiglio Superiore della
Magistratura; Presidente e Consiglio di Presidenza del
Consiglio di Stato

Presidente / Governatore e Board Member di Banche Centrali

Presidenti di authorities, organismi di vigilanza, Borsa valori

Presidenti / Segretari generali / esponenti di organismi apicali
comunque denominati, di partiti e associazioni sindacali

Presidenti / segretari generali / esponenti di organismi apicali
comunque denominati, delle principali associazioni datoriali

Corpo diplomatico (Ambasciatori e Consoli generali)
o rappresentanti di Istituzioni internazionali:

Commissione Europea. Presidente e Commissari; Direttori
Generali

Parlamento Europeo: Presidente e parlamentari eletti

Consiglio Europeo: Presidente

FMI, ONU, WTO, FAO, UNHCR, OMS, NATO ecc: Chairman /
Managing Director e Board Members;
o membri del Consiglio di Amministrazione dell’Università o di sue
unità collegate;
o membri degli Advisory Board dell’Università o di sue unità collegate;
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o vertici aziendali in rappresentanza dei sostenitori Partner Strategici e
dellle Aziende Partner per lo Sviluppo (lista disponibile sul sito
www.unibocconi.it).
3.3. Le iniziative da sottoporre al Comitato CASA
Devono essere presentate al Comitato CASA tutte le iniziative e gli eventi
promossi dalle Associazioni Studentesche, dai Gruppi di rappresentanza o da
studenti/gruppi di studenti non organizzati in Associazioni.
Devono essere altresì portate al Comitato CASA le iniziative proposte da
Student Media Center (SMC) che NON rientrano nell’ambito dell’attività
caratteristica svolta da SMC.
Gli eventi che in ragione dei contenuti gestiti possono rientrare nell’ambito delle
attività svolte da BAC (Bocconi Art Campus) e da BSC (Bocconi Sport Campus)
saranno valutate con il contributo dei relativi responsabili.
3.4. Format degli eventi
 Il Comitato CASA supporta l’organizzazione di eventi, favorendo tuttavia le
iniziative nell’ambito delle quali viene presentata – con specifico riguardo al
tema trattato – una varietà di punti di vista diversi. L’obiettivo deve essere
sempre quello di assicurare le condizioni affinché si sviluppi un reale
contradditorio tra i soggetti che animano l’evento.
 Laddove possibile è sempre auspicabile prevedere - al termine del dibattito
tra gli speaker - un momento di dibattito e confronto da parte dei
partecipanti all’evento.
3.5. Docente Bocconi della Permanent Faculty
 Tutti gli eventi che coinvolgono relatori esterni all’Università devono
comprendere nel panel dei relatori almeno un docente Bocconi, membro
della PERMANENT FACULTY dell’Università. L’elenco aggiornato della
Permanent Faculty dell’Università Bocconi è reperibile al seguente
indirizzo: www.unibocconi.it>Docenti>Permanent Faculty. Alternativamente,
cliccare su:
http://didattica.unibocconi.it/docenti/proff_ord_alfa.php?tit=1&urlBack=/wps/
wcm/connect/Bocconi/SitoPubblico_IT/Albero+di+navigazione/Home/Docen
ti/Permanent+Faculty/.
 Al momento della presentazione della domanda al Comitato CASA il
docente Bocconi indicato in Event Bureau deve avere espressamente
confermato - via mail - la propria disponibilità a partecipare all’evento, nelle
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date e secondo le modalità indicate dagli organizzatori. È pertanto
necessario – affinché il Comitato CASA possa procedere all’istruttoria della
domanda - caricare in Event Bureau la mail in cui il docente conferma la
partecipazione e l’eventuale motivazione.
3.6. Relatori esterni
 Per ogni relatore NON Bocconi invitato deve essere presentata una
biografia aggiornata e completa che ne illustri la storia professionale e ne
descriva il profilo personale nelle sue dimensioni pubbliche. La biografia
deve essere costruita in modo da consentire, da parte del Comitato CASA,
la compiuta conoscenza (sotto tutti i profili rilevanti, quali sono ad esempio
quello professionale, personale, giudiziario, politico, ecc.) del profilo del/dei
soggetti invitati.
 La compiuta ed esaustiva composizione della biografia dei relatori esterni è
compito specifico dei promotori dell’iniziativa. Al Comitato CASA devono
essere fornite TUTTE le informazioni utili per profilare, con cognizione di
causa, la figura dei relatori esterni che avranno parola in Università.
 Resta inteso che è possibile – laddove sussistano imprevisti o cause di
forza maggiore - presentare la domanda di un evento al Comitato CASA
anche qualora il/i relatore/i non abbia/abbiano ancora confermato la
sua/loro partecipazione. Questa circostanza
deve tuttavia essere
prontamente:
o segnalata alla Segreteria Tecnica del Comitato CASA;
o indicata nella richiesta inserita in Event Bureau.
Si dovrà procedere a comunicare TEMPESTIVAMENTE la partecipazione
ai medesimi destinatari appena avuta la certezza della partecipazione.
 Qualora – per fatti imprevisti o cause di forza maggiore - si debba
procedere alla sostituzione di uno o più relatori, gli organizzatori dell’evento
devono farsi parte diligente dandone tempestiva comunicazione unitamente al nominativo dei potenziali sostituti - alla Segreteria Tecnica
del Comitato CASA. Gli eventuali nuovi nominativi dovranno naturalmente
essere accompagnati da una biografia come prima specificato. Le
sostituzioni intervenute nella composizione dei relatori saranno oggetto di
verifica:

nella prima riunione utile del Comitato CASA;

nel caso non siano programmati incontri del Comitato in tempo utile, nei
modi e nelle forme definite dal Presidente del Comitato, che ne darà
comunque informativa ai membri del Comitato.
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3.7. Rappresentanti politici
 Nel caso il tema affrontato in un evento abbia rilevanza politica, occorre
prevedere la presenza di relatori in grado di proporre posizioni e prospettive
differenti.
Ad eccezione di soggetti che abbiano ricoperto cariche
istituzionali di particolare rilievo (ad esempio Presidenza della Repubblica,
Presidenza del Consiglio, Presidenza di Camera o Senato), i soggetti
politici possono essere coinvolti in uno specifico evento solo ed
esclusivamente se la platea degli ospiti assicura un contradditorio tra pari
(in altri termini, occorre prevedere la partecipazione di esponenti politici di
varie formazioni politiche). Le eventuali eccezioni saranno valutate dal
Comitato CASA.
 Resta comunque inteso che, qualora si realizzi un evento con la
partecipazione di esponenti politici, senza peraltro assicurare il dovuto
contraddittorio, i temi affrontati potranno riguardare esclusivamente aspetti
di natura istituzionale, non legati all’attualità politica.
 Nei periodi di campagna elettorale (elezioni politiche, regionali,
amministrative o europee) – e nello specifico nei tre mesi che precedono
una scadenza elettorale – non è possibile invitare, in veste di relatori di
eventi:
o rappresentanti politici;
o soggetti iscritti in qualsivoglia lista elettorale.
I promotori di un evento dovranno sottoscrivere una dichiarazione (il modulo
è disponibile online) in cui si attesta che il/i relatore/i proposto/i non
sia/siano candidato/i ad alcuna lista elettorale.
 Qualora degli eventi già approvati dal Comitato cadano in periodo di
campagna elettorale, gli stessi possono essere sospesi d’ufficio dal
Presidente che deve darne opportuna motivazione ai membri del Comitato.
3.8. Presentazione di libri, prodotti editoriali e prodotti in
genere
 Non è ammissibile organizzare incontri che si configurino come
presentazioni di libri, prodotti editoriali o prodotti di qualsivoglia natura, e
tantomeno organizzarne la vendita in Università. Nel caso specifico di libri e
prodotti editoriali, eventuali attività di vendita possono essere gestite o
organizzate dalla casa Editrice Egea.
 Nel caso sia invitato l’autore di un libro, di un prodotto editoriale o l’ideatore
di un particolare prodotto, l’incontro/evento :
o deve avere un titolo diverso da quello del libro, del prodotto editoriale
o del nome del prodotto;
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o deve focalizzarsi su un tema che – ancorché di carattere generale –
sia di generale interesse, e non sul prodotto stesso (libro, prodotto
editoriale, prodotto).
3.9. Argomenti e tematiche degli eventi proposti
 Gli studenti Bocconi, le loro associazioni o gruppi non possono organizzare
eventi od incontri che si sovrappongono o interferiscono con attività svolte
istituzionalmente dall’Università.
 A questo riguardo si precisa che:
‐ i rappresentanti degli studenti sono liberi di organizzare incontri volti al
confronto e alla discussione di attività dell’Ateneo, sia didattiche che
amministrative;
‐ è da considerarsi in sovrapposizione con le attività dell’Ateneo ogni
contenuto informativo ed orientativo rivolto agli studenti in merito ad
attività didattiche (es. lezioni, esercitazioni, ecc.), aspetti accademicoamministrativi (es. modalità di ammissione ad attività promosse
dall’Università, ecc.), aspetti connessi alle modalità di selezione e
ammissione in Bocconi, modalità e criteri di attribuzione di benefici
economici, effettuazione di programmi internazionali e stage ed eventuali
altre funzioni attribuite ad unità organizzative dell’Ateneo. Eventi di
questa natura possono essere eventualmente realizzati in stretta
collaborazione e coordinamento con gli uffici competenti, qualora questi
ne ravvisino l’esigenza e l’opportunità. In tal caso gli eventi vanno
comunque segnalati al comitato CASA, che tuttavia non è chiamato ad
alcuna approvazione trattandosi di attività accademiche o istituzionali.
3.10. Eventi che coinvolgono Aziende
 Non è ammissibile organizzare eventi finalizzati a promuovere aziende, loro
attività o loro prodotti. Questo principio si applica anche ad incontri di
carattere orientativo e di approfondimento sull’utilizzo di software, prodotti,
presentazioni di concorsi, premi e competizioni.
 Le presentazioni aziendali, in quanto attività in potenziale sovrapposizione
con una attività istituzionale dell’Ateneo, devono essere preventivamente
concordate con la Divisione Mercato che deve dare – nella persona di un
suo rappresentante – esplicita approvazione. L’approvazione in questione
deve essere prodotta PRIMA della presentazione della proposta dell’evento
al Comitato CASA.
 Le visite aziendali o altre attività con aziende che si tengono al di fuori del
campus potranno essere organizzate solo dopo averne verificato la
fattibilità con la Divisione Mercato.
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3.11. Fund Raising / Vendita Biglietti
 All’interno dell’Università non è possibile vendere biglietti (per spettacoli,
locali, ecc.) relativi a iniziative/entità esterne, e/o raccogliere fondi per
attività proprie o di terzi, anche a fine benefico, salvo in caso di iniziative
istituzionali.
 Eventuali richieste di finanziamento che possano configurarsi come
trasferimenti indiretti a realtà esterne (es. noleggio di mostre, acquisto di
opuscoli e volantini) non potranno essere accordate.
3.12. Collaborazioni ed eventi esterni
 Qualora un evento sia promosso da un singolo o da un’associazione
Bocconi, avvalendosi della collaborazione di associazioni o gruppi esterni
all’Università:
 i materiali di promozione non possono riportarne nomi o loghi, salvo
nell’indicazione della carica dei singoli relatori;
 l’associazione esterna non può promuovere l’evento come proprio.
 Qualora un evento approvato dal Comitato CASA – interno al campus
Bocconi - si colleghi ad un programma più ampio di eventi esterni (che si
svolge a livello cittadino, provinciale, nazionale ecc.):
 è possibile apporre sul materiale promozionale INTERNO la dicitura “In
occasione di…”;
 l’evento BOCCONI non può e non deve essere riportato nel cartellone
del programma esterno .
3.13. Sponsor
 Tutte le sponsorizzazioni devono essere dichiarate in fase di richiesta di
finanziamento all’Università.
 Prima di contattare delle aziende potenziali sponsor, i promotori dell’evento
(associazioni/gruppi studenteschi/singoli studenti) sono tenuti a verificare la
fattibilità con la Divisione Sviluppo e Relazioni con gli Alumni, per un
migliore coordinamento rispetto alle attività di fundraising universitarie.
 Il materiale promozionale di un qualsivoglia evento approvato dal Comitato
CASA non può riportare riferimenti a sponsor, salvo quando lo stesso sia
stato concordato con l’Università. In questo caso non è comunque possibile
riportate sul materiale promozionale il logo dello sponsor, ma è ammesso
apporre la dicitura scritta: “in collaborazione con …”.
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3.14. Eventi con BAA
 È auspicato il coinvolgimento della Bocconi Alumni Association (BAA) nello
sviluppo e nella gestione (ricerca e messa a disposizione di relatori,
promozione, ecc.) di eventi proposti in Campus. In tal caso, sarà possibile
riconoscere il contributo dato all’evento apponendo in fondo al manifesto /
volantino la dicitura: “in collaborazione con BAA”. .
 L’adesione della BAA a una iniziativa promossa da studenti o associazioni
studentesche, e il suo coinvolgimento, devono risultare – all’atto della
presentazione della proposta al Comitato CASA – da esplicita
comunicazione (mail) del Responsabile della BAA.
3.15. Finanziamento
 Il Comitato si avvale del fondo di dotazione per le attività studentesche che
viene definito ogni anno. Eventuali fondi che non vengano utilizzati nel
corso dell’anno potranno essere riportati a nuovo cumulandoli con i fondi
stanziati nell’anno successivo. I residui non possono essere riportati a
nuovo per più di un anno.
 Nessun ulteriore finanziamento di iniziative o attività può essere richiesto ad
altri uffici/servizi dell’Università Bocconi.
 I criteri di selezione che il Comitato utilizza nel valutare le richieste di
finanziamento sono orientati a privilegiare la qualità delle iniziative ,
l’interesse generale dei temi proposti e la solidità del piano esecutivo.
 Nella selezione dei progetti finanziabili il Comitato non privilegia indirizzi
tematici né aree espressive predefinite. Tuttavia il Comitato, che delibera a
proprio insindacabile giudizio, si riserva di escludere d’ufficio dal
finanziamento i progetti che per temi, contenuti o modalità di diffusione
siano contrari alla legge italiana, alle norme e ai regolamenti universitari o
lesivi dei principi e dei valori dell’Ateneo.
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Comitato CASA
Comitato di Coordinamento delle
Attività Studentesche e
Associative
Documento tecnico
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1. EVENT BUREAU (EB)
L’accesso ad Event Bureau è legato all’account Bocconi creato per
l’associazione studentesca (email [email protected]) e funziona con le
stesse credenziali.
Come per tutti gli account Bocconi, la password di accesso va rinnovata
periodicamente (circa 90 giorni) e a tal fine vengono inviati dal sistema avvisi
automatici a partire da 5 giorni dalla scadenza della password stessa. Il
mancato rinnovo blocca non solo l’account email ma anche l’accesso ad Event
Bureau – generando quindi possibili blocchi dell’attività associativa.
È quindi preferibile, qualora l’account Bocconi non venga utilizzato
frequentemente, attivare il forward dei messaggi su una casella email più letta,
per evitare di perdere gli alert che avvisano della prossima scadenza.
NB: Si ricorda che la password per essere valida deve comporsi di minimo 8
caratteri, di cui almeno un numero, e non mai essere stata usata in
precedenza.
STEP POST COMITATO CASA
In seguito all’approvazione dell’evento da parte del comitato CASA, è
necessario che l’associazione effettui l’accesso ad EB per, alternativamente:
‐ approvare la richiesta e consentire così agli uffici di prenderla in carico per le
relative assegnazioni;
‐ bloccare l’evento, se sono intercorsi cambiamenti che non rendono possibile
proseguire con l’organizzazione, o se le richieste del Comitato non sono
condivise / realizzabili.
Si ricorda che questa approvazione è indispensabile perché la richiesta
venga processata dai vari uffici competenti. Senza tale approvazione la
richiesta resta bloccata e nessun servizio (compresa l’assegnazione
dell’aula) può essere fatta.
2. RICHIESTA APPROVAZIONE EVENTO: TEMPI E MODALITA’
Tipo attività Tempi richiesta Riunioni interne (non Almeno 2 giorni lavorativi prima della è prevista riunione promozione) * Modalità richiesta Passi successivi Per aule Bocconi: email contemporaneamente a:
‐ [email protected] ‐ [email protected] ‐ [email protected] segnalando associazione, data, orario di inizio e fine attività, n° partecipanti
Per gli spazi Campus Life (via Bocconi o Piazza Sraffa 11) utilizzare il sistema di prenotazione sale accessibile da http://campuslife.unibocconi.it con le credenziali dell’associazione. NB: occorre una breve descrizione dell’attività + è possibile prenotare ogni spazio max. 2 v al mese per non più di 4 h consecutive Event Bureau – workflow RIUNIONE *
L’ufficio Didattica assegna un’aula via email Incontri senza relatori esterni Almeno 8 giorni lavorativi prima dell’evento Desk di promozione di attività dell’asso‐
ciazione / gruppo Almeno 8 giorni lavorativi prima dell’evento Incontri con relatori esterni Almeno 5 giorni lavorativi prima della Event Bureau – workflow EVENTO * riunione del Comitato CASA; l’evento deve tenersi almeno 10 giorni dopo il Comitato CASA Stessi tempi dell’evento di riferimento Event Bureau – segue l’evento di riferimento *
Richieste di finanziamento collegate ad un evento da approvare
Richieste di finanzia‐
mento non collegate ad un evento da approvare Almeno 5 giorni lavorativi prima della riunione del Comitato CASA; l’attività da finanziare deve tenersi dopo il Comitato CASA Event Bureau – workflow DESK * Form online da compilare, stampare, firmare e far avere (via mail, fax o in forma cartacea) all’Ufficio Campus Life Ricezione di email di conferma della prenotazione, da presentare alla portineria di riferimento per il ritiro delle chiavi NB: prendere nota del Regolamento di utilizzo degli spazi, allegato in chiusura di questo documento Campus Life inoltra la richiesta ai delegati del Comitato CASA. Dopo l’approvazione di entrambi i delegati la richiesta è approvata e prosegue l’iter per l’assegnazione degli spazi Campus Life inoltra la richiesta ai delegati del Comitato CASA. Dopo l’approvazione di entrambi i delegati la richiesta è approvata e prosegue l’iter per l’assegnazione degli spazi In caso di approvazione da parte del Comitato CASA la richiesta prosegue l’iter per l’assegnazione degli spazi Stesse modalità del relativo evento Campus Life scrive via mail al richiedente dopo la riunione del Comitato CASA * NB: Gli studenti non organizzati in associazione / gruppo che intendono proporre attività dovranno prestare attenzione alle due seguenti peculiarità: ‐
La modalità “riunione interna” non è loro disponibile ‐
Tutte le richieste di approvazione evento e l’eventuale richiesta di finanziamento collegata all’evento andranno presentate su moduli cartacei disponibili online 3. PRESENTAZIONE DELLA DOMANDA
PERSONA DI RIFERIMENTO / RESPONSABILE RICHIESTA
Per ogni evento inserito in EB è necessario indicare come:
‐ “persona di riferimento” la persona che effettivamente segue e coordina
l’organizzazione dell’evento, con relativi “telefono e email” (necessari
all’Università per informazioni, notizie e segnalazioni importanti e/o urgenti
riguardo all’evento);
‐ “responsabile richiesta” il presidente o il vice presidente dell’associazione.
SPAZI DISPONIBILI: DESK
Si ricorda che i desk di promozione dell’associazione o delle sue attività
possono essere organizzati unicamente in una delle seguenti postazioni:
‐ lo spazio al piano -1 di via Sarfatti 25 (tra il bancomat e l’ascensore)
‐ piano terra del Velodromo.
SPAZI DISPONIBILI: AULA MAGNA
Le attività studentesche possono tenersi nell’aula magna di via Gobbi, se
disponibile; dato l’alto tasso di utilizzo della sala è tuttavia necessario preverificare con l’ufficio eventi (contattare [email protected]) la
disponibilità dell’aula nel giorno e orario desiderati.
In caso di disponibilità è opportuno richiedere all’ufficio eventi di mettere
un’opzione, segnalando che l’aula è stata opzionata nella richiesta presentata
tramite EB al Comitato CASA.
IMPORTANTE!
Gli eventi che si tengono in Aula Magna devono necessariamente prevedere
l’impiego di personale tecnico professionale per la sala regia (gestione luci,
slide ecc.); tale servizio è esterno a Bocconi e quindi è necessario sostenerne
i costi, che per l’a.a 15/16 sono: mezza giornata 160€ + IVA; giornata intera
250€ + IVA.
SPAZI DISPONIBILI: ASSEGNAZIONE
Si ricorda che gli spazi assegnati non sono necessariamente quelli richiesti; la
reale attribuzione dipende dalla disponibilità nei giorni e orari richiesti ed è
formalizzata unicamente attraverso la notifica di Event Bureau.
EVENTI FUORI ORARIO
Gli edifici Bocconi sono aperti con il seguente orario:
‐ Velodromo: dal lunedì al venerdì fino alle 19.00;
sabato dalle 08.00 alle 13.00;
‐ Sarfatti 25: dal lunedì al venerdì fino alle ore 20.00
sabato dalle 08.00 alle 18.00.
Nell’eventualità in cui sia necessario che le attività proseguano oltre gli orari
sopra riportati, è possibile prendere in considerazione l’eventualità di estenderli
(costo orario per le aule Velodromo: 15€+ partita IVA).
ALLESTIMENTI E ATTREZZATURE
Le richieste di allestimento vanno effettuate in EB, tramite la scheda
allestimento.
La scheda allestimento può essere compilata già in sede di presentazione della
richiesta al Comitato CASA o in una fase successiva, ma comunque almeno
una settimana prima dell’evento, per consentire all’Ufficio Tecnico di verificare
le richieste ed approntare i servizi necessari. In caso gli allestimenti
comprendano servizi non disponibili in Bocconi, che devono quindi essere
noleggiati da fornitori esterni (es. registrazione video, servizio di traduzione,
ecc.), le associazioni / gruppi interessati sono invitati a contattare per tempo
l’ufficio tecnico ([email protected]) per richiedere i relativi preventivi
e verificare la fattibilità dei servizi.
Si segnala che tutte le aule Bocconi sono solitamente attrezzate con un pc,
videobeam e microfono. È tuttavia possibile richiedere ulteriori attrezzature
Bocconi, che verranno fornite ove possibile:
‐ microfoni aggiuntivi;
‐ tegolini per i relatori (NB: i tegolini verranno forniti bianchi, è compito di ogni
associazione portare la stampa del nome dei singoli relatori da inserire nel
tegolino);
‐ l’assistenza da parte di uno degli addetti alle aule nei 10/15 minuti
precedenti l’incontro, per verificare che tutto funzioni;
‐ per incontri con più di 3 relatori suggeriamo di valutare di richiedere, ove
possibile, un tavolo ulteriore, da affiancare alla cattedra già presente in aula.
4. MODIFICHE ALL’EVENTO
È molto importante che tutte le variazioni nel panel di relatori coinvolti
nell’incontro, negli orari e in altri aspetti rilevanti dell’incontro, così come
eventuali cancellazioni di incontri approvati e già inseriti in EB, siano
tempestivamente
modificati
in
EB
e
segnalati
via
email
a
[email protected] e [email protected] per permettere
agli uffici di organizzarsi di conseguenza.
5. FINANZIAMENTO EVENTO
PRESENTAZIONE RICHIESTA
La richiesta di finanziamento va presentata prima della realizzazione
dell’attività, secondo i tempi definiti dal Comitato CASA (vedi punto 2).
Se respinta, la richiesta può essere ripresentata seguendo gli emendamenti
indicati dal comitato CASA fino ad un massimo di due volte. Qualora venisse
invece accettata, l’evento deve svolgersi entro due mesi dall’approvazione
della richiesta.
Si ricorda che non possono essere finanziate iniziative già realizzate.
SPESE FINANZIABILI
Tra le spese finanziabili si segnalano le seguenti:
‐ le spese per dare pubblicità all’iniziativa, con un massimale di 150€ e con
l’esclusione degli eventi promozionali dell’associazione stessa
‐ le spese di regia per l’aula Magna di via Gobbi (mezza giornata: 160€ + IVA;
giornata intera: 250€ + IVA)
‐ richieste di rimborso viaggio per ospiti che provengano, per lavoro o
residenza, da città distanti più di 80 km da Milano. Non è tuttavia previsto un
rimborso qualora di tratti di autori di libri per i quali è in corso una campagna
di promozione, parlamentari o membri di organi di governo e di
rappresentanti aziendali con cariche di Direttore Generale o superiore.
Non sono ammesse al finanziamento:
‐ spese per compensi ai relatori
‐ spese per catering e rinfreschi di qualsiasi sorta
‐ spese che possano configurarsi come trasferimenti indiretti a realtà esterne
(es. noleggio di mostre, acquisto di opuscoli e volantini).
‐ pernottamenti
‐ altre spese di trasferta (taxi, pranzi e cene).
VISIBILITA’ FINANZIAMENTO
I materiali di comunicazione realizzati per la promozione dell’evento per il quale
si è ottenuto il finanziamento dovranno riportare la dicitura “Iniziativa finanziata
con i contributi dell’Università Bocconi”.
RIMBORSO DEL FINANZIAMENTO APPROVATO
Per ottenere il rimborso delle spese approvate dal Comitato CASA occorre che
l’associazione/gruppo presenti all’ufficio Servizi agli Studenti (rif. Barbara
Stefanati, [email protected]) tutti e 3 i seguenti documenti:
- fattura intestata all’Università Bocconi e riportante la dicitura “pagato”;
- relazione firmata dell’attività svolta;
- poster e/o altro materiale promozionale realizzato, che deve riportare la
dicitura “Iniziativa finanziata con i contributi dell’Università Bocconi”.
La documentazione dev’essere consegnata al massimo entro la fine del mese
successivo a quello in cui si è svolto l’evento. Oltre tale termine non sarà
più possibile procedere al rimborso della somma approvata.
N.B. Dato che il budget è relativo all’anno solare, per gli eventi svolti a fine
anno le richieste di rimborso vanno presentate entro il primo venerdì utile del
mese di dicembre.
6. PROMOZIONE EVENTO
Una volta ottenuta l’approvazione dell’evento e l’assegnazione dell’aula, gli
studenti e le loro associazioni / gruppi hanno a disposizione diversi strumenti di
comunicazione per promuovere le proprie attività.
Si ricorda che, oltre agli strumenti di seguito elencati, le associazioni attive
hanno l’ulteriore possibilità di pubblicare l’evento direttamente nella yoU@B –
Agenda dello studente di tutti gli studenti Bocconi.
POSTMASTER
Si tratta di un invio via email per:
‐ promuovere gli eventi organizzati in università
‐ promuovere gli eventi che, per esigenze intrinseche all’attività stessa,
devono tenersi fuori dall’università (quindi non per incontri realizzati in
altre sedi, ma per le attività con particolari requisiti logistici)
‐ attività o campagne di recruitment, con il limite di una volta all’anno per
associazione.
La
richiesta
deve
essere
inoltrata
a
Campus
Life
([email protected]) almeno 3 giorni lavorativi prima di quando
si vuole che il messaggio raggiunga i destinatari. La richiesta deve
comprendere tutti i seguenti elementi:
‐
‐
‐
‐
oggetto del messaggio
testo, che deve sempre essere redatto sia in italiano sia in inglese o
prevedere una formula di apertura che spieghi l’utilizzo di una sola delle
due lingue
destinatari (studenti e/o docenti e/o dipendenti)
indicazione della data desiderata per l’invio.
Il postmaster avrà come sender del messaggio:
- per le associazioni / gruppi: l’email Bocconi dell’associazione
([email protected]). Se l’email non è stata attivata, il postmaster
verrà inviato dall’indirizzo generale [email protected]
- per gli studenti non associati: l’email Campus Life.
Il postmaster dovrà sempre essere firmato dall’organizzatore dell’evento;
qualora vengano segnalati indirizzi mail a cui rispondere, gli stessi non
potranno essere diversi dall’account Bocconi fornito all’associazione / gruppo.
È possibile allegare un file al postmaster, che dovrà essere inferiore ai 500 KB.
Il testo del messaggio potrà subire modifiche, qualora l’Ufficio Campus Life ne
ravvisi la necessità per chiarezza del messaggio / rispetto dei principi contenuti
in questo documento.
SITO BOCCONI, SEZIONE EVENTI – INIZIATIVE DEGLI STUDENTI
È possibile richiedere l’inserimento del proprio evento nella sezione dedicata
alle iniziative degli studenti del sito Bocconi (raggiungibile dalla homepage).
Per fare ciò occorre flaggare l’apposita sezione nel compilare il form di EB e
inviare una email a [email protected] specificando:
‐
‐
‐
‐
associazione / gruppo che organizza l’evento
giorno, orario e aula
titolo dell’evento
programma dell’evento.
È anche possibile allegare la locandina dell’evento.
NEWSLETTER MENSILE DI CAMPUS LIFE
È possibile richiedere l’inserimento dell’evento organizzato nella newsletter
mensile Campus Life, nell’apposita sezione “Le iniziative organizzate degli
studenti”.
La richiesta va effettuata tramite EB al momento della richiesta di approvazione
dell’evento. Eventuali richieste di inserimento successive devono essere
segnalate via mail all’indirizzo [email protected] entro il 20 del mese
precedente a quello in cui si terrà l’iniziativa da promuovere.
MANIFESTI: AFFISSIONE
I poster possono essere affissi UNICAMENTE :
- nelle bacheche a libero utilizzo
- nel bar al -1 di via Sarfatti 25
- al pian terreno del Velodromo.
I poster affissi fuori da questi spazi potranno essere rimossi dal personale
dell’Università.
IMPORTANTE!
I poster realizzati dovranno essere caricati in Event Bureau PRIMA della
stampa e relativa affissione. I poster affissi senza esser stati approvati potranno
esser segnalati al Comitato CASA per eventuali sanzioni.
MANIFESTI: CASI PARTICOLARI
 Promotore: studente singolo
Nei casi in cui il promotore dell’evento non sia un’associazione, ma uno
studente singolo, il suo nome deve essere presentato con adeguata
evidenza (pari a quella dell’orario e del luogo in cui si svolge l’evento) nel
poster come RESPONSABILE DELL’INIZIATIVA.
 Modifiche ai manifesti
Nel caso in cui sia necessario modificare i poster di un evento (promosso da
un’associazione o da uno studente singolo), la modifica deve essere
evidente, ovvero non deve essere fatta a penna, ma tramite un adesivo o un
pennarello.
VOLANTINAGGIO
Per distribuire il materiale cartaceo realizzato e già approvato non è necessaria
una ulteriore approvazione. La distribuzione può avvenire unicamente
all’esterno degli edifici Bocconi.
SOCIAL MEDIA - WEB
La comunicazione sui social media o sul web deve essere coerente ai principi
di sopra definiti.
Allegato:
UTILIZZO DEGLI
SPAZI CAMPUS LIFE
piazza Sraffa 11 e via Bocconi
Orari e attività
Sono a disposizione delle associazioni studentesche i due Spazi Campus Life:

piazza Sraffa 11: dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 20.00

via Bocconi: dal lunedì alla domenica dalle 9.00 alle 22.00.
Gli spazi sono utilizzabili per le attività di tipo sociale delle associazioni
studentesche, non correlate quindi ad attività accademiche o didattiche.
Se membri di un’associazione dovessero essere trovati ad utilizzare gli spazi
per altre attività, come attività di studio o individuali, l’utilizzo delle sale sarà
vietato a tutti i membri dell’associazione per 6 mesi.
Come prenotare
Ogni gruppo o associazione può prenotare ciascuno spazio per un massimo di
due volte al mese per spazio per un periodo consecutivo di non più di 4 ore ad
incontro. Eventuali eccezioni verranno valutate di volta in volta.
a) Per utilizzi dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 20.00 entrambi gli spazi
sono prenotabili online all’indirizzo https://campuslife.unibocconi.it con le
proprie credenziali di rete.
Al momento della prenotazione occorre compilare il campo “note” con
un breve descrizione delle attività. Una volta completata la prenotazione il
sistema
invierà
all’indirizzo
istituzionale
dell’associazione
([email protected]) una mail di riepilogo della prenotazione
effettuata.
b) Lo spazio di via Bocconi è utilizzabile anche:
- dalle 20.00 alle 22.00 dal lunedì al venerdì
- il sabato e la domenica dalle 9.00 alle 22.00.
Per questi utilizzi occorre inviare una specifica richiesta via email
all’indirizzo [email protected] con almeno due giorni di preavviso;
Campus Life procederà a rispondere con eventuale conferma.
E’ importante disdire o modificare tempestivamente le prenotazioni non più
necessarie. Eventuali prenotazioni a vuoto riscontrate potranno comportare la
revoca dell’autorizzazione ad utilizzare gli Spazi da parte dell’associazione.
Modalità di utilizzo
 Ritirare la chiave dalla portineria dedicata (per lo spazio di via Bocconi la
portineria di riferimento è quella della Residenza Bocconi)
 Rispettare i turni di prenotazione, per consentire a tutte le associazioni di
usufruire delle medesime opportunità
 Al termine del proprio turno spegnere tutte le apparecchiature e luci,
riallestire la sala nello stesso modo in cui la si è trovata, chiudere a chiave
e restituire le chiavi alla Reception dedicata.
Si ricorda che:
1.
il sorvegliante della Sala ha autorità di entrare anche senza preavviso
2.
è vietato fumare
3.
non è possibile fare uso di alcolici, cibo e bevande, se non per eventi
istituzionali
4.
è vietato introdurre oggetti pericolosi
Alle associazioni i cui membri dovessero infrangere queste regole o creare
disturbo alla normale fruizione degli spazi sarà immediatamente vietato l’utilizzo
ed il futuro accesso.
Danni, Incuria e Malfunzionamenti
E’ responsabilità dell’associazione utilizzatrice verificare all’ingresso lo stato
dello Spazio, degli arredi e delle attrezzature presenti. In caso di danni,
malfunzionamenti o di mancata pulizia / ordine della stanza si prega di
segnalare tempestivamente la cosa a Campus Life ([email protected]),
eventualmente allegando materiale fotografico.
In caso vengano riscontrati danni, incuria o malfunzionamenti non segnalati
sarà possibile revocare l’autorizzazione a utilizzare gli Spazi per l’associazione,
oltre all’eventuale richiesta di risarcimento dei danni (quantificati da un tecnico
incaricato).
Per comunicazioni o informazioni:
[email protected]
tel. 02 5836 3489