Documenti digitali: dematerializzazione,
archiviazione e conservazione
Guido Marinelli
Bologna 20 Aprile 2006
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Condivisione
• Nell’antichità era la voce degli aedi o dei rapsodi a
narrare e a tramandare le gesta degli dei dell’Olimpo e
degli eroi greci; successivamente, nella società moderna,
la condivisione dei saperi e dei gusti con gli altri
individui è stata affidata alla carta e a supporti persistenti;
oggi la Società Digitale sembra non aver più bisogno più
di supporti e intermediari: il bit appare intrinsecamente
“condivisibile”.
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Il concetto di documento
• I documenti e i supporti evolvono congiuntamente:
– documento “orale”: supporto “volatile”
– documento scritto: supporto “persistente” (diversi supporti,
diverse tecniche di manipolazione, diversa durata, diverse
tecniche di conservazione)
– documento digitalizzato: frutto della conversione su supporto
digitale di un’opera “analogica” (documento scritto, immagine,
film, suono…)
– documento digitale: opera su supporto digitale realizzata
originariamente con tecniche digitali
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L’archivio digitale (1)
• Archivi digitali “omogenei”:
– Archivio digitale “omogeneo” è l’archivio che contiene dati (e/o
documenti) “omogenei” non solo nei contenuti e nei formati ma
anche nelle loro caratteristiche di conservazione. Es:
• archivio di planimetrie catastali tutte acquisite e digitalizzate nello stesso
formato (bitmap …)
• archivio di atti notarili formati digitalmente e memorizzati tutti nello stesso
formato (.doc, .pdf …)
• archivio di risultati di analisi cliniche strutturato in una base dati relazionale
tramite un RDBMS secondo un progetto logico e fisico dei dati
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L’archivio digitale (2)
• Archivi digitali “misti”
– Archivio digitale “disomogeneo” per contenuti o formati oppure
“disomogeneo” per necessità o caratteristiche di conservazione. Es:
• archivio contenente sia planimetrie catastali digitalizzate (bitmap) che atti catastali
cartacei digitalizzati (.pdf …): archivio disomogeneo per formati (relazione tra atto e
planimetria)
• archivio notarile contenente sia la digitalizzazione di contratti firmati (autografi) tra
le parti sia altri documenti non autografi: archivio disomogeneo per necessità di
conservazione (conservazione del cartaceo del documento autografo, conservazione
solo digitale di altri documenti)
• Archivio contenente sia documenti firmati digitalmente sia documenti autografi
digitalizzati sia documenti non autografi: archivio disomogeneo per necessità e per
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caratteristiche di conservazione (firma digitale)
Archivi digitali (misti): dati (multimediali)
complessi che presentano problemi di:
Memorizzazione
- durata Supporti,
- durata tecnologie
-…
Formati standard
- di memorizzazione
- di lettura
Ricerca
- Interrogazione
- correlazione
Interazione sistema/utente, interazione sistema/sistema
Uso (in sicurezza)
- fruizione
- manipolazione
- creazione
- privacy
Memorizzazione (1)
• Persistenza dei supporti di memorizzazione
• Persistenza del documento digitale a fronte di evoluzione
tecnologica delle piattaforme hardware e software che
permettono di trattare l’informazione, cioè di attività che
trasferiscano i dati da una piattaforma di elaborazione ad
un’altra assicurando che gli utenti possano utilizzare gli
oggetti digitali migrati anche nei nuovi ambienti
tecnologici (migrazione, emulazione, incapsulamento)
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Memorizzazione (2)
• Persistenza dei supporti di memorizzazione:
– Il degrado nel tempo permette di mantenere inalterato il
documento digitale originale?
• Persistenza del documento digitale a fronte di
evoluzione tecnologica delle piattaforme hardware e
software:
– le diverse tecniche (migrazione, emulazione, incapsulamento
o compatibilità retroattiva) permettono di mantenere inalterate
le caratteristiche del documento digitale originale?
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Formati standard
• I formati digitali conosciuti possono essere considerati
rappresentazione fedele della realtà? (risoluzione
dell’immagine, campionamento del suono, bit rate, algoritmi
di codifica …).
• Necessità di definire gli standard di creazione e fruizione di
documenti digitali per i testi, le immagini, i suoni … (XML,
PDF/A, …)
• Necessità di definire gli standard relativi alle basi di dati
(XML-Enabled DBMS, XML-Native DBMS)
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Ricerca
• I metadati per la ricerca del contenuto alfanumerico –
testuale sono stati messi a punto da decenni
• Le tecniche per la ricerca del contenuto multimediale,
vale a dire suono, fotogrammi, immagini in movimento,
non sono ancora state messe a punto, o nel migliore dei
casi sono allo stato embrionale. Inoltre presentano
complessità elevate.
• Le tecniche per la ricerca in archivi “misti” presentano un
ordine di complessità ancora superiore
Sicurezza (1)
• Requisiti di sicurezza (estesi)
– Sicurezza e integrità dell’archivio digitale
– Controllo dei diritti di accesso e di uso dell’archivio digitale
– Protezione dell’archivio digitale contro usi e manipolazioni illecite
– Protezione della Privacy …
– Sicurezza della conservazione dell’archivio digitale
– Sicurezza dell’inalterabilità delle caratteristiche dell’archivio digitale
La sicurezza non è solo proteggere l’archivio digitale e regolamentarne
l’uso ma anche controllare il suo uso e la sua evoluzione nel tempo
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Sicurezza (2)
• Tutti gli archivi digitali contengono informazioni che devono
essere adeguatamente protette:
– Contro i “furti digitali”
– Contro usi impropri e illegali
– A tutela della privacy (dati sensibili)
– Per impedire la diffusione di pericoli e minacce in Internet
– L’origine dei documenti e il mantenimento delle loro
caratteristiche originali devono essere certificate e “firmate”
con meccanismi che consentano di verificarne l’integrità.
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Questioni aperte
Ammesso di averne garantito la persistenza e la sicurezza come si
“utilizza” un archivio digitale?
• Interoperabilità tra archivi digitali “misti”
– Interoperabilità tra archivi digitali “omogenei”. Es:
• Diversi Archivi di Stato Civile (diversi Comuni … diversi Stati)
• Diversi Archivi di dati sanitari
– Interoperabilità tra archivi digitali “disomogenei”
• Interazione tra Archivi anagrafici e archivi catastali, notarili, fiscali …
• Validità di un archivio digitale “misto”
– “fotografia periodica” dello stato dell’archivio digitale a fini
conservativi?
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