DIREZIONE SISTEMI INFORMATIVI
Servizio Sviluppo Infrastruttura Tecnologica
DIREZIONE AMBIENTE
Servizio Sostenibilità Ambientale
SERVIZI ON-LINE PER LA PRESENTAZIONE DEL DEPOSITO:
 ATTESTAZIONE CERTIFICAZIONE ENERGETICA (A.C.E.)
 DEPOSITO PROGETTO IMPIANTI TERMICI E CONTENIMENTO ENERGETICO
(ai sensi della Legge 10/1991 Art. 28)
 DEPOSITO PROGETTO IMPIANTI
(ai sensi della Legge 248/2005 e D.M. 37/2008)
Il percorso del progetto
•
Analisi da parte della Direzione Risorse Tecnologiche e della Direzione Ambiente
delle tipologie di pratiche presentate allo sportello fisico con l’obiettivo di realizzare
dei servizi on-line che permettessero principalmente ai tecnici installatori e
all’aziende di inviare direttamente dal proprio ufficio le pratiche suddette, senza
recarsi personalmente all’Ufficio Comunale.
•
Formalizzazione della situazione in essere (AS IS) e dello scenario a tendere (TO BE)
con l’obiettivo, per gli utenti di ottenere un risparmio di tempo ed economico e per il
Comune un risparmio di tempo, semplificazione e miglioramento delle performance.
•
Armonizzazione del flusso dello sportello fisico con quello telematico ed
informatizzazione delle attività facenti parte del processo (back-office), ottenendo
una riduzione del costo del personale impiegato in tale attività che può essere
impiegato in attività alternative in grado di migliorare il livello del servizio reso.
•
Incontro di presentazione con gli ordini professionali che hanno indicato fra i propri
associati i soggetti disponibili ad effettuare una sperimentazione dei servizi on-line
•
Sperimentazione da aprile 2011 con l’utenza amica selezionata.
•
Focus group con utilizzatori per analizzare problematiche e proposte di
miglioramento (rapporto con pratiche SUAP – procura – formati allegati – gestione
anagrafiche ).
•
Adeguamento del S.O.L. alle norme in materia di P.A. digitale e S.U.A.P.
I numeri del progetto
Per considerare l’importanza del nuovo servizio offerto, si indicano
alcuni dati inerenti il volume di pratiche cartacee gestito in modo
tradizionale dal personale dello Sportello al pubblico nell’anno
2011:
• più di 6.000 pratiche di Deposito Progetti e
Attestazione Certificazioni Energetiche
(oggetto della reingegnerizzazione);
•
circa 6.000 pratiche relative alle
Certificazioni della Conformità degli
impianti alla regola dell’Arte
(sulle quali si lavorerà con la medesima
metodologia nel corso dell’anno 2012);
•
qualcosa come circa 2 metri cubi, pari a 1.500
Kg di carta da archiviare, con un andamento
crescente di anno in anno.
Accesso ai servizi on-line
•
I servizi on-line del Comune di Firenze sono accessibili dalla Rete Civica da area Servizi Servizi on line
•
I servizi di deposito richiedono tutti la preventiva autenticazione: di conseguenza, è necessario
possedere le credenziali di accesso (nome utente e password) o una carta elettronica (CNS /
Tessera Sanitaria Regione Toscana)
– per accedere con credenziali di accesso presentarsi con un documento di identità valido e con
il codice fiscale ad uno degli sportelli abilitati sul territorio: è disponibile una funzione di
preregistrazione on-line
– per accedere ai servizi on line con tessera sanitaria, inviata dalla Regione Toscana, occorre
attivarla, recandosi personalmente con la tessera sanitaria ed un documento d'identità
valido, presso uno degli sportelli ASL per ricevere il PIN, e successivamente completare
l’inserimento dei propri dati sul portale
– sul portale del Centro Servizi Territoriale è possibile trovare informazioni dettagliate e
sedi/orari di apertura degli sportelli
(http://centroservizi.lineacomune.it/portal/page/portal/MULTIPORTALE/FIRENZE/).
I servizi di prossima attivazione
•
Dalla reingegnerizzazione dei processi analizzati, finalizzata alla messa on-line di
servizi all’utenza, è emersa la necessità/opportunità di ottimizzare e semplificare il
lavoro dell’ufficio e dei professionisti con un servizio in rete integrato con
l’applicativo gestionale della Direzione.
•
I servizi online che saranno attivati sono:
– Deposito Attestato Certificazione Energetica (A.C.E.)
– Deposito progetto impianti L. 248/2005 e D.M. 37/2008
– Deposito progetto impianti termici e contenimento energetico (ai sensi della Legge 10/1991
Art. 28)
•
Deposito progetto nuovo impianto termico L.10/1991
•
Deposito progetto nuovo impianto termico derivato da frazionamento L.10/1991
•
Deposito progetto ristrutturazione impianto termico L.10/1991
•
Deposito progetto frazionamento impianto termico <= 100 KW L.10/1991
•
Deposito progetto frazionamento impianto termico > 100 KW L.10/1991
•
Deposito progetto sostituzione generatore L.10/1991
•
Deposito progetto isolamento strutture L. 10/1991
•
Deposito progetto serre solari L. 10/1991
Servizio
on-line
Applicativo
Gestionale
Iter del servizio on-line
UTENTE
L’utente accede, compila le
varie schermate e allega i
documenti
(relazioni,schema impianto
etc..) secondo la procedura
prevista dal Codice
dell’Amministrazione
digitale (D. lgs 82/2005 e
ss.mm.).
Dopo l’invio della pratica
on- line il sistema di front
end invia in automatico
una e mail con la pratica
inviata e i relativi allegati
all’utente e all’ufficio.
Al contempo l’integrazione
tra back office e front end
garantisce il riversamento
della pratica e dei relativi
allegati, inviando in
automatico una mail con
la comunicazione del
protocollo assegnato alla
pratica di deposito.
OPERATORE DI BACK OFFICE
Autenticazione al s.o.l.
Inserimento dati
Inserimento degli allegati
nelle forme previste
Ricezione riepilogo
pratica
Invio pratica
@
Ricezione riepilogo
pratica
@
Acquisizione pratica on line e
Generazione numero di
protocollo
Ricezione numero di
protocollo
App.
Gestionale
@
Formati e allegati 1/3
•
Prima della compilazione della pratica on-line, si consiglia di sottoscrivere, laddove
necessario, con firma digitale i documenti informatici o le copie per immagine di
documenti cartacei (ove consentite) secondo la seguente procedura:
•
Documento in origine cartaceo sottoscritto da soggetto diverso
dall’utente che presenta la pratica
– acquisire il documento cartaceo sottoscritto tramite scansione in formato pdf/a
– nel caso di procura/delega, corredare il documento cartaceo del/i documento/i d’identità
valido/i del/i sottoscrittore/i;
– sottoscrivere il documento scansionato e in formato pdf/a con firma digitale del soggetto che
presenta la pratica.
•
Documento in origine cartaceo sottoscritto dall’utente che presenta la
pratica
– acquisire il documento cartaceo sottoscritto tramite scansione in formato pdf/a
– sottoscrivere il documento scansionato e in formati pdf/a con firma digitale da parte
dell’utente che presenta la pratica
•
Si precisa che con la sottoscrizione, con firma digitale, delle copie informatiche di
documenti cartacei l’utente/professionista dichiara (ai sensi dell’art. 47 del Dpr. n.
445/2000 T.U. sulla documentazione amministrativa) la conformità agli originali in
proprio possesso: l’utente è, quindi, tenuto a custodire i documenti in originale.
Formati e allegati 2/3
Specifiche per l’acquisizione da analogico
Tipologia documenti
B/N –
Colore
DPI
B/N
200
Scala di grigi
200
Documenti per i quali
l’informazione colore sia
fondamentale
Colore
200
Materiale fotografico
Colore
Fino a 400, in relazione alla qualità dell’originale
Documenti testuali
Documenti testuali scarsamente
leggibili
Documento in origine informatico
• la documentazione dovrà essere prodotta nei formati di seguito indicati a seconda
della tipologia di elaborato, salvo che altre norme non prevedano formati specifici
• il documento dovrà essere sottoscritto con firma digitale da parte dell’utente che
presenta la pratica.
Formati e allegati 3/3
Formati dei file
•
L’indicazione sui formati da adottare è stata operata sulla base dei seguenti criteri: caratteristiche
dei formati da utilizzare (aperti e non soggetti a royalty ) e implicazioni tecnologiche legate alla
conservazione nel lungo periodo.
Tipologia di documenti
Formato
Elaborati letterali
PDF/A - Portable Document
Format/Archiving per
l’archiviazione a lungo termine
Elaborati tecnici
DWF / DWFx - Design Web
Format
Allegati provenienti da acquisizione da analogico (scansioni)
PDF/A
Documentazione fotografica
La documentazione fotografica non è una mera raccolta di scatti, ma
contiene indicazione dei punti di ripresa e gli opportuni riferimenti
testuali per ogni foto
Singole fotografie
•
PDF/A
Joint Photographic Experts
Group – JPG / JPG2000
Si sottolinea che l’invio della documentazione in altri formati potrebbe creare
problemi di gestione documentale e non essere conforme alla normativa vigente (es.
per possibile presenza di codice dinamico e/o macro ).
Procura speciale al professionista
 Per l’utilizzo dei servizi on-line si è riscontrata l’esigenza di individuare, da una parte,
una procedura per l’invio delle pratiche da soggetto diverso dall’intestatario pratica e,
dall’altra, di standardizzare le informazioni, correlate all'utilizzo dello strumento
informatico e telematico.
 A tal fine, anche in ottemperanza a quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione
digitale (art. 57, d.lgs. n. 82/2005 e ss.mm.), è stato predisposto un formulario “tipo”
di procura speciale reperibile all’interno del servizio online (ad eccezione del
Deposito A.C.E. che può essere presentato solo dal certificatore).
 Il modello deve essere utilizzato dai professionisti per il conferimento della procura
speciale da parte degli intestatari pratica secondo la seguente procedura:
•
•
•
•
l’/gli intestatario/i pratica conferiscono una procura speciale, per il singolo atto, al
professionista mediante firma autografa del modello debitamente compilato;
il professionista mantiene presso il proprio studio la procura speciale firmata e copia dei
documenti d’identità validi dei sottoscrittori;
il professionista acquisisce, tramite scansione, una copia per immagine della procura speciale
compilata e sottoscritta e dei documenti d’identità validi dei sottoscrittori;
il professionista allega la copia per immagine della procura e dei documenti d’identità al
servizio on-line, secondo le indicazioni presenti nei paragrafi successivi
 La procura speciale è un allegato obbligatorio alla pratica online, salvo i casi in cui sia
espressamente indicato diversamente dalle norme vigenti, pena l’inammissibilità
della pratica.
 L’utente/professionista è, inoltre, tenuto a conservare presso il proprio studio/ufficio
documenti formati in origine su supporto cartaceo di cui ha prodotto copie per
immagine (es. copia scannerizzata della procura ) allegate alla pratica on-line.