MANUALE DI
FORMAZIONE
DELL’ASSISTENTE
DEL GOVERNATORE
244-IT—(607)
Indice
Introduzione
1
1 Ruolo e responsabilità
3
Responsabilità
Persone chiave
Formazione
Obiettivi
2 A fianco dei club
4
6
6
7
8
Piano direttivo di club
Obiettivi dei club
Il sostegno ai club
Club che richiedono particolare attenzione
La visita ufficiale del governatore
Conclusione dell’anno
8
10
11
14
16
17
Appendici
1. Incontri formativi a livello distrettuale
2. Riepilogo del piano direttivo di club
3. Guida alla pianificazione di club efficienti
4. Resoconto delle visite al club
5. Suggerimenti per la soluzione di varie problematiche
18
21
23
31
33
3 Risorse del RI e della Fondazione Rotary
Risorse dei club
Risorse distrettuali
Risorse del RI e della Fondazione Rotary
34
34
36
39
Appendici
6. Ruolo e responsabilità del governatore distrettuale
44
7. Seminario di formazione della squadra distrettuale – Questionario 46
La presente edizione (2007) del Manuale di formazione dell’assistente del
governatore (244-IT) è concepita per coloro che ricopriranno tale carica nel
2008-09, 2009-10 e 2010-11. Le informazioni in essa contenute si basano
sullo Statuto tipo dei Rotary club, sul Regolamento raccomandato ai Rotary
club, sullo Statuto del Rotary International, sul Regolamento del Rotary
International e sul Rotary Code of Policies. Eventuali emendamenti apportati a
questi documenti dal Consiglio di Legislazione o dal Consiglio centrale del RI
modificheranno automaticamente il contenuto della presente pubblicazione.
Introduzione
I club che costituiscono il Rotary International sono raggruppati in distretti,
cioè in circoscrizioni geografiche e amministrative il cui scopo è assistere i club
nella realizzazione dello Scopo del Rotary. In questo Manuale (244-IT) verranno illustrate le vostre responsabilità come assistenti del governatore e il vostro
contributo all’efficienza dei club a voi affidati.
Gli assistenti, assieme al governatore e ai componenti delle commissioni distrettuali, fanno parte della dirigenza del distretto, che si riunisce in occasione
del seminario di formazione distrettuale per stabilire una strategia comune di
assistenza ai club.
Questo manuale è organizzato in modo molto simile al seminario; nei diversi
capitoli troverete importanti informazioni sul lavoro che dovrete svolgere sia in
ambito distrettuale sia in relazione ai club. Vi consigliamo di leggerlo prima di
frequentare il seminario e di portarlo con voi durante il corso vero e proprio.
In particolare, preparatevi a rispondere alle domande riportate nell’appendice
7, che offrono un utile spunto di discussione sui temi trattati nel seminario.
Una volta completata la formazione, il manuale potrà servirvi come testo da
consultare nel corso del vostro mandato.
Commenti
Richieste di chiarimenti e commenti su questo manuale possono essere inviati
al seguente indirizzo:
Leadership Education and Training Division
Rotary International
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 USA
E-mail: [email protected]
Telefono: + 1 847 866 3000
Fax: +1 847 866 0974
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
1
Capitolo 1 – Ruolo e responsabilità
Il vostro compito principale sarà di affiancare il governatore nell’amministrazione dei club che vi sono stati affidati, allo scopo di migliorare l’efficienza dei
club e, di conseguenza, del distretto. Per “club efficiente” si intende un club
che sia in grado di:
• conservare e aumentare l’effettivo;
• promuovere progetti che facciano fronte alle necessità della comunità locale
e internazionale;
• sostenere la Fondazione Rotary tramite contributi finanziari e la partecipazione attiva ai programmi;
• formare dirigenti capaci di servire il Rotary a livello distrettuale e oltre.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
3
Questi elementi sono strettamente correlati. Ad esempio, un club con un numero crescente di soci può sostenere programmi di maggiore portata, mentre
la presenza di elementi passivi o disinteressati si ripercuote negativamente sul
rendimento del club. Come assistenti del governatore dovrete sostenere i club
a voi assegnati, aiutandoli a migliorare la propria efficienza.
Responsabilità
Prima del 1° luglio, dovrete:
• consultarvi con il governatore eletto sugli obiettivi del distretto e sulle risorse necessarie per realizzarli;
• assistere il governatore eletto nella selezione delle commissioni distrettuali;
• frequentare il seminario di formazione della squadra distrettuale, organizzato a febbraio, allo scopo di
– chiarire le responsabilità che vi spettano;
– scegliere il protocollo di comunicazione distrettuale;
– stabilire gli obiettivi distrettuali per il nuovo anno sociale;
• in occasione del seminario di formazione dei presidenti entranti (SIPE), riunirvi con i presidenti entranti dei club a voi assegnati e consultando il piano
direttivo di club, cominciare a delineare gli obiettivi per il nuovo anno con
l'aiuto della Guida alla pianificazione di club efficienti;
• in occasione dell'assemblea distrettuale, riunirvi con i dirigenti dei club a
voi assegnati per mettere ulteriormente a punto gli obiettivi del club e le
strategie per realizzarli;
• incontrarvi con il vostro predecessore per farvi un'idea del lavoro che vi
aspetta;
• rivedere i documenti costituzionali contenuti nel Manuale di procedura
(035-IT) e familiarizzarvi con le norme che regolano i club e i distretti
rotariani.
Dopo il 1° luglio, dovrete:
• visitare ogni club con frequenza mensile o trimestrale e incontrarvi con il
presidente e con gli altri dirigenti per discutere dell'andamento amministrativo del club e delle risorse disponibili;
• aiutare i dirigenti dei club a preparare la visita ufficiale del governatore;
• partecipare all'assemblea convocata dai club in seguito all’assemblea distrettuale e in occasione della visita del governatore;
• aggiornare il governatore sull'andamento dei club e proporre iniziative o
soluzioni a eventuali problemi;
• incoraggiare i club ad accogliere le raccomandazioni e le richieste del
governatore;
• seguire il progresso dei club nella realizzazione dei loro obiettivi in tema di
effettivo, progetti di volontariato, Fondazione Rotary, formazione dei futuri
dirigenti e amministrazione del club;
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
4
• coordinare la formazione a livello di club assieme alla commissione distrettuale appropriata;
• individuare i futuri dirigenti distrettuali e incoraggiarne la formazione;
• prendere parte al congresso e alle altre riunioni distrettuali e promuovere
la partecipazione dei soci;
• partecipare ai programmi della Fondazione Rotary, agli eventi annuali e di
beneficenza e alle altre iniziative speciali che richiedono la vostra presenza.
SCADENZIARIO CONSIGLIATO
In preparazione al vostro ruolo
Febbraio
Marzo
Partecipare al seminario distrettuale di formazione.
In occasione del SIPE, incontrarsi con il presidente eletto
dei club di vostra competenza.
Aprile
In occasione dell’assemblea distrettuale incontrarsi con i
dirigenti di club.
Maggio/giugno Incontrarsi con l’assistente del governatore uscente
(se necessario).
Rivedere i documenti costitutivi del RI e dei Rotary club.
Durante il vostro mandato
Luglio
Agosto
Settembre
Dicembre
Gennaio
Aprile
Maggio
Giugno/luglio
Inviare al governatore entrante entro il 1o luglio la Guida
alla pianificazione di club efficienti (una per ciascun club
di vostra competenza).
Ricordare ai club la scadenza del pagamento delle quote
sociali entro il 1o luglio.
Pianificare le visite ai club di vostra competenza. (Ogni
trimestre o con maggior frequenza).
Effettuare le visite trimestrali ai club di vostra competenza.
Ricordare ai club di segnalare nuovi funzionari da includere nell’Official Directory.
Ricordare ai club di inviare l’elenco aggiornato sull’effettivo al RI.
Effettuare le visite trimestrali ai club di vostra competenza.
Ricordare ai club la scadenza del pagamento delle quote
sociali entro il 1o gennaio.
Effettuare le visite trimestrali ai club di vostra competenza.
Completare il Resoconto delle visite ai club a termine della
visita finale e inviarlo al governatore entro il 15 maggio.
Incontrarsi con l’assistente del governatore entrante.
Ricordare ai club la scadenza per l’elenco sull’effettivo da
inviare al RI.
Effettuare le visite finali ai club di vostra competenza.
Ricordare ai club la scadenza del pagamento delle quote
sociali al RI entro il 1o luglio.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
5
Persone chiave
Tra tutti i dirigenti distrettuali, gli assistenti del governatore mantengono i contatti più frequenti con i club; rappresentano dunque un vero e proprio canale
di comunicazione tra i club, il distretto e il Rotary International. Nel corso del
vostro mandato comunicherete molto spesso con i seguenti dirigenti rotariani:
Dirigenti distrettuali
Dirigenti di club
Governatore
Governatore-eletto
Governatore-designato
Presidenti di commissione
Assistenti dei governatori
Presidenti
Segretari
Tesorieri
Presidenti di commissioni
Istruttori
Durante il seminario di formazione distrettuale viene stabilito il protocollo di
comunicazione che verrà adottato dall'intero distretto durante il nuovo anno
sociale. Il protocollo stabilisce i tempi e le modalità della comunicazione tra i
dirigenti distrettuali e dei club (governatore, assistenti e membri di commissioni distrettuali). L'osservanza del protocollo è importante in quanto garantisce
la diffusione tempestiva ed efficace delle informazioni.
Le relazioni tra l'assistente governatore e gli altri dirigenti distrettuali e dei club
sono descritte più dettagliatamente nel capitolo 2.
Formazione
Siete tenuti a partecipare alle riunioni distrettuali quali SIPE, assemblea distrettuale, seminario per la leadership distrettuale, seminario distrettuale sull’effettivo e seminario distrettuale sulla Fondazione Rotary. In occasione del SIPE,
dovrete assistere il governatore eletto alla formazione della squadra dirigenziale
con i presidenti eletti di vostra competenza.
I seminari hanno come obiettivo quello di sostenere i club e migliorare la propria efficienza e conoscenza del Rotary. Per ulteriori informazioni consultare
l’appendice 1, Incontri formativi a livello distrettuale.
A tal fine è estremamente importante promuovere la partecipazione. Durante
le vostre visite ai club, richiedete alla commissione distrettuale per la formazione di distribuire i moduli d'iscrizione ai partecipanti.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
6
Obiettivi
Tra i vostri compiti rientra anche quello di aiutare il governatore entrante e
gli altri dirigenti distrettuali a delineare gli obiettivi del distretto; questa fase
avrà luogo durante il seminario di formazione della squadra distrettuale.
Analogamente, dovrete assistere i dirigenti dei club nello stabilire gli obiettivi
per il nuovo anno sociale; a questo proposito vi tornerà utile l’esperienza che
avete maturato in passato a livello di club. In particolare, dovrete fare in modo
che i programmi individuali dei club siano sintonizzati con quelli del distretto
per evitare situazioni conflittuali.
Un obiettivo è efficace se è:
• condiviso – i soci che partecipano alla pianificazione di un obiettivo si
impegnano maggiormente alla sua realizzazione;
• misurabile – gli obiettivi devono sempre essere delle mete chiare e comprensibili;
• ambizioso – gli obiettivi devono essere sufficientemente ambiziosi da andare
al di là di ciò che è stato fatto in precedenza;
• conseguibili – i Rotariani devono poter essere in grado di raggiungere
l’obiettivo con le risorse disponibili;
• limitato nel tempo – gli obiettivi devono avere delle scadenze o delle tabelle
di marcia.
Questi criteri rappresentano un valido elemento diagnostico: se l’obiettivo
non risponde anche a uno solo di questi criteri, occorre analizzarlo di nuovo
e definirlo con maggior precisione. Nel corso del vostro mandato, continuate
a fare riferimento a queste caratteristiche e assicuratevi che gli obiettivi siano
raggiunti.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
7
Capitolo 2 – A fianco dei club
Uno dei vostri compiti sarà quello di aiutare i dirigenti dei club a scegliere
obiettivi efficaci. Dovrete dunque fungere da consulenti amministrativi nei
confronti dei club; dovrete, cioè, analizzare l’andamento passato e presente del
club e, in base ad esso, fornire suggerimenti per migliorarne l’efficienza.
Piano direttivo di club
Il piano direttivo di club è la struttura amministrativa consigliata per i Rotary
club, basata sulle migliori prassi dei club efficienti. Il piano è abbastanza flessibile da poter essere adattato alle peculiarità e alle esigenze specifiche dei club
di tutto il mondo consentendo la valutazione delle iniziative intraprese. La sua
adozione non è obbligatoria, ma consentirà all’assistente del governatore di sostenere i club alle prese con la sua implementazione (consultate l’appendice 2).
Implementazione del piano direttivo di club
I club di vostra competenza potrebbero già far uso delle migliori pratiche per
club efficienti descritte all’interno del piano direttivo di club. Esse consistono in:
1. Formulare un piano a lungo termine imperniato sugli elementi del club
efficiente.
Il piano deve contenere gli obiettivi per i tre-cinque anni rotariani successivi, relativamente agli elementi caratteristici di un club efficiente: effettivo,
progetti di servizio, Fondazione Rotary e sviluppo della leadership. Inoltre,
deve delineare le strategie per pubblicizzare i successi ottenuti dal club
su ciascuno di questi fronti. Gli obiettivi non sono fissi, ma devono essere
aggiornati periodicamente.
2. Definire gli obiettivi annuali, in armonia con il piano a lungo termine
del club, seguendo la Guida alla pianificazione di club efficienti (appendice 3).
Gli obiettivi annuali devono toccare tutte e quattro le vie d’azione ed essere
finalizzati al raggiungimento dello Scopo del Rotary. La guida alla pianificazione deve essere riveduta durante le visite ai club e il piano direttivo di
club modificato in base alle esigenze.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
8
3. Organizzare assemblee di club per coinvolgere i soci nel processo decisionale e aggiornarli sulle attività del Rotary.
Le assemblee di club consentono ai soci di mantenersi aggiornati e sentirsi
coinvolti nella vita associativa; rappresentano un’opportunità per discutere
collettivamente le decisioni che influiscono sul club e sentire le relazioni
delle commissioni sulle attività svolte.
4. Assicurare il flusso delle comunicazioni tra soci, dirigenti di club e
dirigenti distrettuali.
Tenere regolarmente delle assemblee di club, con la partecipazione dei soci
e dell’assistente del governatore, contribuisce a garantire questi contatti. Al
di là delle assemblee, i dirigenti di club devono definire insieme un protocollo di comunicazione con i soci e con i dirigenti distrettuali, che indichi
chiaramente i soggetti coinvolti, le modalità e i tempi dei contatti.
5. Garantire la continuità della leadership.
L’avvicendamento annuale ai vertici impone ai club di formare costantemente nuovi dirigenti. Ai fini della continuità, è preferibile fare nomine
pluriennali e includere nella commissione oltre al presidente in carica anche
un past presidente e il presidente entrante. Occorre inoltre incoraggiare la
collaborazione tra il presidente di club in carica, il suo immediato predecessore, il presidente entrante e il presidente designato.
6. Emendare il regolamento di club affinché rifletta la struttura delle commissioni e il ruolo e le responsabilità dei dirigenti.
Collaborate con i dirigenti di club per modificare il Regolamento tipo dei
Rotary club consigliato dal RI adeguandolo alla struttura operativa di ogni
club. Assicuratevi che eventuali modifiche al Regolamento siano conformi
con le norme legislative locali.
7. Offrire regolamente occasioni di affiatamento tra i soci.
L’affiatamento all’interno del club stimola il senso di appartenenza dei soci e
favorisce la realizzazione dei progetti di servizio.
8. Fare in modo che tutti i soci partecipino attivamente alla vita associativa, contribuendo ai progetti o alla gestione del club.
Il coinvolgimento nelle attività del club consente ai soci di approfondire la
conoscenza del Rotary e facilita la conservazione dell’effettivo.
9. Formulare un piano di formazione completo.
La formazione rappresenta un aspetto importante per lo sviluppo dei futuri
dirigenti assicurando la diffusione di informazioni sul Rotary e garantendo
la capacità di operato. Un piano di formazione completo deve prevedere:
– la partecipazione dei dirigenti di club alle riunioni formative distrettuali.
– programmi regolari di orientamento dei nuovi soci;
– seminari di formazione continua per tutti i soci;
– un programma di sviluppo della leadership per tutti i soci.
In qualità di assistente del governatore, siete tenuti a collaborare con i dirigenti di club nell’esaminare le attuali operazioni tenendo in considerazione le
migliori prassi. Nel corso dell’anno, rivedete il piano assieme ai presidenti di
club. I past dirigenti, quelli in carica e quelli entranti devono collaborare per
adottare il piano direttivo al fine di raggiungere gli obiettivi preposti.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
9
Obiettivi dei club
Collaborate con i dirigenti di club per stabilire obiettivi basati sugli elementi di
un club efficiente. Il compito dell’assistente del governatore è quello di assistere
nell’analisi delle tendenze del club attuali e precedenti suggerendo modifiche
per migliorarle.
Incoraggiare i dirigenti di club a rivedere gli obiettivi precedenti consente di:
• disporre di una base concreta per definire obiettivi futuri;
• confrontare le tendenze dell’effettivo e della partecipazione ai fini della
pianificazione degli obiettivi;
• valutare i progetti di servizio precedenti e identificare eventuali miglioramenti nella pianificazione e nell’organizzazione.
Sarebbe opportuno consultare il governatore o l’assistente del governatore in
carica per verificare i precedenti storici del club.
Incoraggiate i dirigenti del club a riesaminare la struttura amministrativa del
club alla luce dei nuovi obiettivi. La struttura delle commissioni suggerita dal
Regolamento tipo dei Rotary Club può infatti essere modificata dai club, in modo
che risponda meglio alle nuove esigenze funzionali. Ad esempio, è possibile
fondere due commissioni aventi simili responsabilità, sciogliere le commissioni
in esubero o stabilire nuove commissioni; in tutti questi casi, il club deve prima emendare il proprio regolamento. In alternativa alle commissioni previste,
il club può istituire le seguenti:
• amministrazione;
• effettivo;
• progetti di servizio;
• fondazione Rotary;
• pubbliche relazioni.
Delineare gli obiettivi assume un aspetto importante per un anno di successo
in quanto fornisce un piano d’azione. Tale processo include:
1. L’analisi dei punti di forza e delle carenze del club.
Prima del SIPE, i presidenti eletti di club e gli assistenti del governatore
valuteranno le tendenze e identificheranno gli obiettivi per migliorare le
carenze capitalizzando i punti di forza.
2. Sviluppo degli obiettivi.
Durante il SIPE, gli assistenti del governatore collaboreranno con i presidenti eletti dei club nello stabilire gli obiettivi e nelle fasi di attuazione per il
loro raggiungimento.
• Utilizzate la Guida alla pianificazione di club efficienti* (consultare l’appendice 3) per sviluppare e stabilire obiettivi approvati dalla squadra dirigenziale entrante e le strategie da utilizzare.
• Raccogliete una copia completa della guida alla pianificazione da ciascun
club di vostra competenza entro il 1o luglio.
* Inclusa anche nel Manuale del presidente di club (222-IT) e nel Manuale del segretario di club (229-IT).
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
10
3. Valutazione dei progressi.
Nel corso delle visite ai club, gli assistenti del governatore devono rivedere
gli obiettivi assieme al consiglio di club per determinarne il raggiungimento.
Guida alla pianificazione di club efficienti
Incoraggiate i club ad utilizzare la Guida alla pianificazione di club efficienti
per:
• Stabilire obiettivi annuali in sintonia con gli obiettivi a lungo termine del
club
• Elencare le strategie comuni per raggiungere gli obiettivi annuali
• Esaminare ciascuna delle vie d’azione e collaborare con il club al raggiungimento dello Scopo del Rotary
La Guida alla pianificazione di club efficienti può essere scaricata on-line dal
sito www.rotary.org.
Il sostegno ai club
Gli assistenti del governatore rappresentano un’importante risorsa per i club
di vostra competenza. I club che vi sono stati assegnati si troveranno a dover
affrontare diverse problematiche nel corso dell’anno rotariano; incoraggiateli
a utilizzare tutte le risorse a loro disposizione, prima fra tutte l’esperienza dei
loro soci. I numerosi contatti con i club vi permetteranno di notare le soluzioni trovate dai club per risolvere problemi comuni. Diffondete tra i club del
distretto le idee migliori e aiutateli:
• rendendovi disponibili;
• visitando regolarmente i club;
• mantenendovi in contatto tramite posta, telefono o e-mail;
• dando ai dirigenti la possibilità di valutare il vostro operato.
La condivisione delle informazioni
Le grandi organizzazioni come il Rotary dipendono da una valida rete di
comunicazione. Ai dirigenti distrettuali (governatore distrettuale, governatore
entrante e commissioni distrettuali pertinenti) dovrete riferire qualsiasi informazione o motivo di preoccupazione sui club a voi affidati; analogamente, dovrete fare in modo che i comunicati provenienti dal RI e dal distretto raggiungano i club. È altrettanto importante che teniate aggiornati i nuovi dirigenti
del club e del distretto e, in particolare, il vostro successore, per garantire la
continuità amministrativa, facilitare la gestione delle problematiche non ancora
risolte e fornire ai dirigenti entranti un quadro delle potenzialità dei vari club.
In aggiunta, il vostro compito rappresenterà l’anello di raccordo per i club del
Rotary. Mantenere i contatti con regolare frequenza vi consentirà di monitorare
i progressi, condividere storie di successi e incoraggiare la cooperazione tra i
club.
Il governatore potrebbe richiedervi di discutere con i club di vostra competenza l’importanza dei seguenti argomenti:
• il pagamento delle quote sociali al RI e quelle distrettuali;
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
11
• la finalizzazione del rapporto semestrale da inviare al RI;
• l’invio al RI dell’elenco dei nuovi dirigenti di club entro il 31 dicembre per
l’inclusione nell’Official Directory;
• la scadenza per l’invio delle candidature per i riconoscimenti del RI e della
Fondazione;
• la promozione del congresso e dell’assemblea distrettuale, del SIPE, e di altri
eventi distrettuali.
Visite ai club
Visitate regolarmente i club – se non è possibile una volta al mese, almeno una
volta al trimestre. Queste visite sono importanti perché vi permettono di:
• aggiornare i club sulle risorse messe a loro disposizione dal RI e dal distretto;
• valutare i progressi ottenuti dai club ed eventualmente suggerire modifiche
alle strategie adottate;
• proporre soluzioni pratiche agli eventuali problemi (consultare l’appendice 5);
• informarvi sui seguenti settori:
– effettivo;
– progetti di servizio;
– partecipazione e contributo finanziario del club ai programmi della
Fondazione Rotary;
– altri progetti e funzioni importanti del club;
– assiduità dei soci;
– eventuali situazioni di conflittualità;
• aiutare i dirigenti dei club che ve lo chiedano a organizzare la visita ufficiale
del governatore.
Il resoconto delle vistite al Club
Il Resoconto è un modulo ufficiale che documenta l’efficienza del club e
fornisce i dati annuali sui progressi effettuati dal club al distretto e al Rotary
International. Dovrete compilare un modulo separato per ciascuno dei club
a voi affidati e consegnarlo al governatore distrettuale entro il 15 maggio
(una copia del modulo si trova nell’appendice 4).
Come la Guida alla pianificazione di club efficienti, il Resoconto aiuta a valutare i
progressi del club in base a criteri di efficienza nelle seguenti aree:
• crescita dell’effettivo;
• attuazione di validi progetti di servizio;
• sostegno finanziario alla Fondazione Rotary;
• formazione dei futuri dirigenti;
• promozione delle pubbliche relazioni.
Se dalla valutazione emergono aree problematiche per il raggiungimento degli
obiettivi, i dirigenti del club devono riprendere in mano la Guida alla pianificazione di club efficienti e modificare gli obiettivi e le strategie del club in modo da
renderlo più funzionale.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
12
La versione finale del Resoconto da consegnare a fine anno al governatore deve
includere un vostro giudizio complessivo basato sull’insieme delle visite al
club. Tenete in archivio una seconda copia del documento, da consegnare al
vostro successore.
Il Resoconto viene utilizzato dal Rotary International per analizzare l’andamento
dei club di un dato distretto; una copia dell’analisi verrà consegnata al distretto
interessato.
Partecipazione alle assemblee di club
Il Rotary incoraggia i club a organizzare quattro-sei assemblee all’anno, cioè
riunioni di tutti i soci in cui si:
• delineano le strategie del club;
• coordinano le attività delle commissioni;
• presenta ai soci l'andamento dei progetti in corso;
• discutono le iniziative attuali e future del club;
• aggiornano i soci sul Rotary e i suoi programmi;
• prendono in esame i punti forti e le carenze del club.
Gli argomenti di discussione devono includere:
• progetti di servizio e attività di club;
• strategie per la crescita e la conservazione dell’effettivo;
• partecipazione al congresso distrettuale o altre riunioni distrettuali e del RI;
• programmi del Rotary;
• problematiche da affrontare durante un dibattito aperto.
Voi dovrete partecipare all’assemblea organizzata dal club in occasione della
visita ufficiale del governatore; per quanto riguarda le altre assemblee, dovrete
stabilire insieme ai presidenti dei club se e come partecipare.
Periodo
Obiettivo
Subito dopo l’assemblea distrettuale
(prima del 1° luglio)
Descrivere, rivedere e discutere i piani suggeriti e sviluppati
durante l’assemblea distrettuale. Discutere il modo in cui il
club incorporerà il tema del RI e le aree di intervento prioritario (presiede il presidente eletto)
Discutere e adottare un piano per il nuovo anno
Prepararsi alla visita ufficiale
Dopo il 1° luglio
Due settimane prima della visita
ufficiale
Durante la visita ufficiale
A metà dell’anno rotariano
(gennaio/febbraio)
Aprile o maggio
Discutere la situazione del club con il governatore distrettuale
Rivedere i progressi compiuti dal club verso il raggiungimento
dei propri obiettivi e determinare il piano di club per il resto
dell’anno
Fornire un’opportunità per una discussione aperta (idee e
suggerimenti possono essere adottati per completare il piano
del club)
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
13
Club che richiedono particolare attenzione
La maggior parte dei club si trova ad affrontare problemi che possono essere
risolti internamente dai soci stessi. Un numero ristretto di club, tuttavia, deve
essere seguito da vicino da voi e dagli altri dirigenti distrettuali. Si tratta di
solito di club caratterizzati:
• da una diminuzione nel numero di soci;
• da bassi indici di assiduità;
• dalla non adempienza ai requisiti minimi stabiliti dal Consiglio centrale
del RI.
Nel caso in cui i club di vostra competenza raggiungano i requisiti minimi
ma necessitino di attenzioni particolari, prendete in considerazione i seguenti
suggerimenti:
• aumentate la frequenza delle visite al club;
• rivedete la strategia di comunicazioni tra voi e il club;
• incoraggiate il club a cooperare con club più solidi all’interno del distretto;
• contattate, per assistenza, la commissione distrettuale di competenza.
In qualità di assistente del governatore siete tenuti a aiutare nella creazione di
nuovi club i quali avranno bisogno del vostro sostegno iniziale.
Requisiti minimi stabiliti per i Rotary club
I requisiti minimi sono stati stabiliti secondo criteri di funzionalità, in base al
principio per cui i club devono contribuire in modo vitale alla società e a realizzare l’obiettivo del Rotary. Con la definizione dei requisiti minimi si è voluto
incoraggiare la collaborazione proattiva tra i club non adempienti e i dirigenti
distrettuali che, come voi, potranno aiutarli a uscire dalla crisi. I requisiti minimi sono i seguenti:
• riunioni regolari;
• attuazione di progetti di servizio a livello locale o internazionale;
• accoglienza al governatore, all’assistente del governatore o agli altri dirigenti
del Rotary International in visita;
• versamento regolare delle quote sociali al RI (vedere lo schema nella pagina
seguente);
• l’abbonamento dei soci ad una rivista regionale del Rotary;
• l’acquisto della copertura assicurativa necessaria nella regione in cui si trova
il club (solo per gli USA).
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
14
Mancato pagamento delle quote sociali pro capite
L’assistente del governatore può aiutare i club inadempienti a evitare la
cessazione o, in caso questa sia avvenuta, a svolgere le pratiche per la riammissione al Rotary.
Cessazione
• I club che sei mesi dopo le scadenze dal 1° gennaio o del 1° luglio non
abbiano versato le quote sociali al RI e abbiano nei suoi confronti pendenze maggiori di 250 USD verranno sciolti.
• I club disciolti che non paghino interamente le loro pendenze entro
365 giorni dalla data di cessazione vedranno cancellata la loro carta costitutiva e non potranno essere riammessi al RI.
Riammissione
• Il club che desideri essere riammesso deve pagare interamente le proprie
pendenze nei confronti del RI, con l’aggiunta di una tassa di riammissione
di 10 USD per socio, per un minimo di 10 soci, entro 90 giorni dalla data
dello scioglimento.
• Dopo 90 giorni dallo scioglimento, ma non oltre i 365 giorni da tale
data, i club che desiderino essere riammessi devono pagare interamente
le proprie pendenze nei confronti del RI, versare la tassa di riammissione
di 10 USD per socio, presentare domanda di riammissione e versare una
tassa di domanda pari a 15 USD per socio.
Per stabilire se un club soddisfi o meno i requisiti minimi ci si può basare sui
dati raccolti tramite il Resoconto delle visite al club. Il Rotary International fornisce ai governatori l’elenco dei club non adempienti.
Se tra i club che vi sono stati affidati ci sono club in crisi, dovrete seguirli da
vicino, aiutarli a stendere un piano d’azione e spiegare chiaramente ai loro
dirigenti il ruolo svolto da voi e dagli altri dirigenti distrettuali, compresi il
governatore e le commissioni. Dato che il RI rimborsa una sola visita ufficiale
del governatore distrettuale a ciascun club, spetterà a voi mantenere contatti
diretti e regolari con questi club.
Ai club non adempienti vengono date tre possibilità:
• prendere le misure necessarie per conformarsi ai requisiti minimi del Rotary;
con l'aiuto del governatore distrettuale;
• fondersi con un altro club della zona che acconsenta a tale soluzione;
• cessare volontariamente l’affiliazione con il RI.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
15
La visita ufficiale del governatore
Tra le vostre mansioni figura l’assistenza ai club in occasione della visita
ufficiale del governatore. L'obiettivo della visita del governatore è quello di
sensibilizzare i soci verso aspetti importanti del Rotary, motivare i Rotariani a
partecipare a iniziative di servizio e consentire ai club di discutere le problematiche di rilievo. La visita rappresenta non solo una delle funzioni principali
del governatore, ma anche uno degli eventi più importanti del club nel corso
dell’anno.
Differenze tra visita al club e visita ufficiale
Durante la visita al club l’assistente del governatore
• Valuta i progressi compiuti dal club nella realizzazione dei suoi obiettivi
• Valuta l’efficacia delle strategie adottate
• Suggerisce soluzioni pratiche a eventuali problemi
• Compila il Rapporto sulla visita al club per registrare lo stato delle attività
Durante la visita ufficiale, il governatore
• Motiva i soci a partecipare alle attività di servizio distrettuali e di club
• Richiama l’attenzione sul tema annuale del RI e su importanti aspetti del
Rotary
• Assegna un riconoscimento ai progetti migliori e al contributo di singoli
Rotariani
• Segue da vicino i club deboli e in difficoltà
Pianificazione
La pianificazione della visita ufficiale comporta da parte vostra un'attività di
coordinamento tra il governatore e i club. Alcuni suggerimenti:
• Fissare la visita in modo che coincida con un evento significativo per il club,
ad es.:
– cerimonia di consegna della carta costitutiva;
– cerimonia di accoglienza;
– programmi di orientamento dei nuovi soci;
– eventi della Fondazione Rotary;
– consegna di riconoscimenti e premi;
– riunioni interclub.
• Organizzare le vistite ai nuovi club e ai club che necessitano di attenzioni
particolari agli inizi dell’anno rotariano.
• Tenere conto della posizione geografica dei club in modo che il governatore
possa visitare club adiacenti.
Assicuratevi che siano state risolte le questioni logistiche, come la sistemazione
alberghiera per il governatore e il coniuge.
Preparativi per la visita ufficiale
Per assicurare la massima partecipazione dei soci, incoraggiate i club a promuovere la visita del governatore con i seguenti accorgimenti:
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
16
•
•
•
•
annunciando la visita nel corso di riunioni settimanali che la precedono;
pubblicando dei promemoria nel notiziario del club;
chiedendo ai soci di fare il possibile per essere presenti;
organizzando la visita in modo che il governatore possa presiedere le cerimonie di riconoscimento.
Per aiutare il governatore a prepararsi alla visita ufficiale al club dovrete:
• preparare un profilo aggiornato di ogni club, che includa i dati relativi
all'effettivo, ai progetti di volontariato, al contributo anche finanziario dei
soci alla Fondazione Rotary, e all'assiduità;
• informare il governatore della specifica situazione di ogni club, compresi
successi e problematiche;
• fornire al governatore il programma della visita.
Programma
Perché si possa trarre il massimo beneficio dalla visita del governatore il programma deve comprendere:
• una discussione dei progressi ottenuti dal club; i progressi devono essere
valutati in base alla Guida alla pianificazione di club efficienti;
• un resoconto sul lavoro delle commissioni, compresi piani, attività e
successi;
• l'assegnazione di un riconoscimento ai progetti e ai rotariani più meritevoli;
• una sessione di domande e risposte sul regolamento e sulle attività del
Rotary.
Conclusione dell’anno
Nel corso dell’anno avrete avuto modo di constatare le attività dei club di
vostra competenza per quanto riguarda aspetti quali aumento dell’effettivo, svolgimento di progetti di servizio e sostegno offerto ai programmi della
Fondazione. Al fine di concludere l’anno in maniera positiva prendete in considerazione i seguenti suggerimenti:
• riconoscete e premiate il lavoro svolto dal club nel corso dell’anno;
• assicurate che i club riconoscano i propri punti di forza e continuino ad
utilizzarli;
• suggerite aree che necessitano di miglioramenti per l’anno seguente;
• rivedete la Guida alla pianificazione di club efficienti per consentire ai club di
constatare i progressi effettuati nel raggiungimento degli obiettivi;
• offrite ai club una copia del Rapporto sulla visita ufficiale al club come riferimento per determinare gli obiettivi dell’anno seguente.
Prima della conclusione dell’anno, fornite all’assistente del governatore entrante un aggiornamento sui progressi compiuti dai club e un elenco dei punti di
forza e delle debolezze.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
17
APPENDICE 1 – Incontri formativi a livello distrettuale
In questa tabella sono elencati tutti i corsi distrettuali di formazione che si svolgono durante l’anno con
date, argomenti, convocatori, partecipanti e materiale didattico.
Convocatore/
organizzatore/
partecipanti
Riunione/Data
Argomenti
Seminario di
formazione
della squadra
distrettuale
Febbraio
• Presentazione del tema
annuale del RI
• Amministrazione del
distretto
• Incarichi e responsabilità
• Lavorare con i club
• Risorse
• Piani per l’anno in corso
• Comunicazione
Per i dirigenti:
Seminario d’istruzione della
squadra distrettuale (247-IT)
Per i partecipanti:
Manuale dell’assistente del
governatore (244-IT)
Manuale delle commissioni
distrettuali (249-IT)
Seminario
d’istruzione dei
presidenti eletti
(SIPE)
Marzo
•
Per i dirigenti:
Seminario d’istruzione dei
presidenti eletti (243-IT)
Per i partecipanti:
Manuale del presidente di club
(222-IT)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Convocatore:
governatore eletto
Organizzatore:
commissione
distrettuale per la
formazione
Partecipanti:
assistenti del governatore; commissioni
distrettuali
Presentazione del tema
Convocatore:
annuale del RI
governatore eletto
Incarichi e responsabilità Organizzatore:
del presidente di club
commissione
Scelta degli obiettivi
distrettuale per la
Selezione e formazione
formazione
dei dirigenti di club
Partecipanti:
Amministrazione dei club
presidenti eletti di
Reclutamento e orientaclub
mento dei soci
Progetti di servizio
efficaci
La Fondazione Rotary
Pubbliche relazioni
Risorse
Piani per l’anno in corso
Materiale didattico
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
18
Riunione/Data
Argomenti
Assemblea
distrettuale
Aprile o maggio
(preferibilmente
dopo il SIPE)
• Tema rotariano
• Incarichi e responsabilità
• Principi guida: norme
procedurali
• Selezione e preparazione
della vostra squadra
• Piani per l’anno in corso
• Risorse
• Studio di un caso
• Applicazione pratica:
scelta degli obiettivi
• Soluzione dei problemi
Seminario
distrettuale
sull’effettivo
Riunione annuale da tenersi
preferibilmente
dopo l’assemblea
distrettuale
• Panoramica generale sull’effettivo
• Conservazione dei soci
• Reclutamento di nuovi
soci
• Organizzare nuovi club
• Incarichi e responsabilità
• Risorse
Seminario sulla
leadership
distrettuale
Immediatamente
prima o subito
dopo il congresso
distrettuale
•
•
•
•
•
Convocatore/
organizzatore/
partecipanti
Convocatore:
governatore eletto
Organizzatore:
tutte le commissioni
distrettuali
Partecipanti:
dirigenti di club e
presidenti di
commissione
Convocatore:
governatore eletto
Organizzatore:
commissione distrettuale per l’effettivo
Partecipanti:
dirigenti distrettuali e
di club che si occupano dell’effettivo,
assistenti del governatore e tutti i soci
interessati
Leadership e tecniche
Convocatore:
motivazionali
governatore
Opportunità di leadership Organizzatore:
Riunioni distrettuali
commissione
Organizzare un progetto
distrettuale per la
internazionale
formazione
Programmi del RI e della
Partecipanti:
FR (facoltativi)
presidenti di club in
carica, past presidenti di club o altri
dirigenti che abbiano
servito per tre o più
anni
Materiale didattico
Per i dirigenti:
Guida alla conduzione di un’assemblea distrettuale (828-IT)
Per i partecipanti:
Manuale del presidente di club
(222-IT)
Manuale del segretario di club
(229-IT), una sezione del
quale è dedicata al tesoriere
del club
Manuali delle commissioni
di club:
Amministrazione (226A-IT)
Effettivo (226B-IT)
Pubbliche relazioni
(226C-IT)
Progetti (226D-IT)
Fondazione Rotary
(226E-IT)
Per i dirigenti:
Seminario distrettuale
sull’effettivo – Guida per
istruttori (242-IT)
Per i partecipanti:
determinato dal distretto
Per i dirigenti:
Seminario sulla leadership
distrettuale – Guida per
istruttori (248-IT)
Per i partecipanti:
stabilito dal distretto
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
19
Riunione/Data
Argomenti
• Tecniche di
comunicazione
• Stili di leadership
• Gestire e motivare i
volontari
• Mentorato
• Gestione del tempo
• Identificazione degli
obiettivi e responsabilità
• Pianificazione strategica
• Aspetti etici (prova delle
4 domande)
• Creazione di consenso
• Collaborazione
• Programmi della FondaSeminario
zione Rotary
distrettuale
sulla Fondazione • Scelta e raggiungimento
degli obiettivi riguardanti
Rotary
la Fondazione Rotary
Luglio –
• Responsabilità della comNovembre
missione di club per la
Fondazione Rotary
• Uso del Fondo di designazione distrettuale (FODD)
• Altri argomenti d’interesse
locale
Programma di
sviluppo dei
dirigenti di club
Data stabilita dal
club
Incontro di
formazione dei
dirigenti distrettuali Rotaract
Dopo le elezioni
effettuate nei club
e prima del 30
giugno
Stabiliti dal distretto, ma
potrebbero includere:
• Ruolo e responsabilità
• Attività di servizio
• Sviluppo e conservazione
dell’effettivo
• Questioni relative al RI e
Congresso
al distretto
distrettuale
•
Programmi
del RI e
NON deve
della FR
coincidere con
• Riconoscimenti ai club
l’istituto di zona
né svolgersi otto
giorni prima o
otto giorni dopo il
Congresso del RI
Convocatore/
organizzatore/
partecipanti
Materiale didattico
Stabilito dal club o dal
Organizzatore:
distretto
istruttore di club,
presidente di club,
assistente del governatore e/o commissione distrettuale per
la formazione
Partecipanti:
tutti i Rotariani
Convocatore:
governatore
Organizzatore:
commissione distrettuale Fondazione
Rotary International
Partecipanti:
dirigenti di club,
membri della commissione distrettuale
per la Fondazione
Rotary e tutti i soci
interessati
Convocatore:
governatore
Organizzatore:
rappresentante distrettuale Rotaract
Partecipanti:
Rotaractiani
Rotariani
Non Rotariani
Convocatore:
governatore
Organizzatore:
commissione distrettuale per l’effettivo
Partecipanti:
tutti i soci del
distretto
Per i dirigenti:
Seminario distrettuale sulla
Fondazione Rotary (438-IT)
Per i partecipanti:
stabilito dal distretto
Guida al programma Rotaract
per dirigenti distrettuali
(disponibile solo sul web)
Per i convocatori:
Congresso distrettuale (800-IT)
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
20
APPENDICE 2 – Riepilogo del piano direttivo di club
L’obiettivo del piano direttivo di club è quello di rafforzare il club offrendo la struttura amministrativa
consigliata per Rotary club efficienti.
Gli elementi di un club efficiente sono:
• sostenere o aumentare l’effettivo;
• implementare progetti di successo a livello locale e internazionale;
• sostenere la Fondazione Rotary, finanziariamente e partecipando ai programmi;
• formare dirigenti capaci di servire il Rotary oltre al livello di club.
Per implementare il piano direttivo di club i dirigenti in carica, quelli entranti e i past dirigenti devono:
1. Formulare un piano a lungo termine che tenga in considerazione gli elementi di un club efficiente.
2. Definire gli obiettivi annuali in armonia con il piano a lungo termine del club seguendo la Guida alla
pianificazione di club efficienti.
3. Organizzare assemblee di club per coinvolgere i soci nel processo decisionale e aggiornarli sulle attività
del Rotary.
4. Assicurare il flusso delle comunicazioni tra soci, dirigenti di club, dirigenti distrettuali e di commissioni,
governatore, assistente del governatore e commissioni distrettuali.
5. Garantire la continuità della leadership.
6. Emendare il regolamento di club affinchè rifletta la struttura delle commissioni e il ruolo e le responsabilità dei dirigenti.
7. Offrire regolarmente occasioni di affiatamento tra i soci.
8. Fare in modo che tutti i soci partecipino attivamente alla vita associativa, contribuendo ai progetti o
alla gestione del club.
9. Formulare un piano di formazione completo che assicuri:
• la partecipazione dei dirigenti di club alle riunioni formative distrettuali;
• programmi regolari di orientamento dei nuovi soci;
• seminari di formazione continua per tutti i soci;
• un programma di sviluppo della leadership per tutti i soci.
I dirigenti di club devono implementare il piano direttivo di club in collaborazione con i dirigenti distrettuali come descritto nel piano. Il piano deve essere rivisto ogni anno.
Commissioni di club
Le commissioni di club hanno il compito di svolgere gli obiettivi annuali e a lungo termine del club secondo le Quattro vie d’azione. Il presidente eletto, quello in carica e il past presidente devono collaborare
per assicurare la continuità della leadership e della pianificazione. A tale proposito, sarebbe opportuno
che i membri delle commissioni vengano selezionati per le stesse commissioni per un periodo minimo di
tre anni. Spetta al presidente eletto selezionare i membri e i presidenti delle commissioni e l’organizzazione delle riunioni prima dell’inizio del suo mandato. È consigliabile selezionare alla presidenza di commissione individui che abbiano maturato esperienza come membri di commissione. Le commissioni permanenti devono essere istituite como segue:
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
21
• Effettivo
Questa commissione deve sviluppare e implementare un piano dettagliato per il reclutamento e la conservazione dell’effettivo.
• Pubbliche relazioni
La commissione si deve dedicare all’implementazione di piani per diffondere informazioni sul Rotary al
pubblico e promuovere le attività e i progetti di servizio del club.
• Amministrazione
Questa commissione deve condurre attività relative alle operazioni logistiche del club.
• Progetti di servizio
La commissione deve sviluppare e implementare progetti educativi, umanitari e professionali destinati a
soddisfare le necessità della comunità locale e internazionale.
• Fondazione Rotary
Implementare e sviluppare piani a favore della Fondazione Rotary offrendo sia sostegno finanziario che
di partecipazione ai programmi da parte dei Rotariani.
Si potranno stabilire ulteriori commissioni a seconda delle esigenze specifiche.
Requisiti di formazione
I presidenti delle commissioni di club devono partecipare all’assemblea distrettuale prima di ricoprire tale
incarico.
Rapporti con la squadra dirigenziale distrettuale
Le commissioni di club devono collaborare con l’assistente del governatore e le relative commissioni
distrettuali.
Requisiti di rendicontazione
Le commissioni di club sono tenute ad inviare regolarmente le rendicontazioni sulle proprie attività al
consiglio di club e durante le assemblee di club.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
22
APPENDICE 3 –
GUIDA ALLA PIANIFICAZIONE
DI CLUB EFFICIENTIȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ RotaryȱInternational
LaȱGuidaȱallaȱpianificazioneȱdiȱclubȱefficientiȱèȱunoȱstrumentoȱperȱaiutareȱiȱclubȱaȱvalutareȱlaȱpropriaȱattualeȱ
situazioneȱeȱdeterminareȱgliȱobiettiviȱperȱl’annoȱsuccessivo.ȱLaȱGuidaȱsiȱbasaȱsulȱPianoȱdirettivoȱdiȱclub.
Leȱstrategieȱelencateȱnelleȱsezioniȱseguentiȱriflettonoȱvariȱapprocciȱalȱconseguimentoȱdegliȱobiettiviȱfissati.ȱ
Ciòȱnonȱsignificaȱcheȱiȱclubȱnonȱpossanoȱadottareȱstrategieȱalternative,ȱseȱadatteȱalleȱcircostanze.ȱȱ
Iȱpresidentiȱelettiȱdevonoȱcompilareȱilȱpresenteȱquestionarioȱinsiemeȱconȱiȱsociȱdeiȱrispettiviȱclub,ȱ
inviandoneȱpoiȱunaȱcopiaȱall’assistenteȱdelȱgovernatoreȱentroȱilȱ1°ȱluglio.ȱȱȱ
ScaricateȱilȱmoduloȱinȱformatoȱWordȱdalȱsitoȱwebȱdelȱRIȱ(www.rotary.org)ȱ
RotaryȱClubȱdiȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Nomeȱdelȱpresidente:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Indirizzo:ȱȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Telefono:ȱȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Annoȱrotariano:ȱ
Fax:ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
EȬmail:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
DATIȱSULL’EFFETTIVOȱ
Situazioneȱattualeȱ
Numeroȱdiȱsociȱattuali:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱsociȱalȱ30ȱgiugnoȱdelloȱscorsoȱanno:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ Alȱ30ȱgiugnoȱdiȱ5ȱanniȱfa:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
Uomini:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
Donne:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
Etàȱmediaȱdeiȱsoci:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
NumeroȱdiȱRotarianiȱaffiliatiȱda:ȱ
ȱ
1Ȭ3ȱanni:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱ3Ȭ5ȱanni:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱ5Ȭ10ȱanni:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱsociȱcheȱhannoȱpropostoȱunȱpotenzialeȱnuovoȱsocioȱnegliȱultimiȱdueȱanni:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
Laȱcomposizioneȱdell’effettivoȱrifletteȱiȱseguentiȱaspettiȱdellaȱdiversitàȱdellaȱvostraȱcomunità?ȱȱ
ȱ
ȱProfessioneȱ
ȱEtàȱ
ȱSessoȱ
ȱEtniaȱ
ȱ
L’elencoȱdelleȱclassificheȱèȱstatoȱaggiornatoȱalȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱeȱcontieneȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱclassifiche,ȱdiȱ
cuiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱancoraȱvacanti.ȱ
(data)ȱ
(numero)ȱ
ȱ (numero)ȱ
Descriveteȱl’attualeȱprogrammaȱdiȱorientamentoȱdeiȱnuoviȱmembriȱdelȱvostroȱclub:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Descriveteȱiȱprogrammiȱdiȱformazioneȱcontinuaȱaȱfavoreȱdeiȱnuoviȱsociȱeȱdiȱquelliȱgiàȱesistentiȱdelȱvostroȱ
club:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Ilȱclubȱhaȱsponsorizzatoȱunȱnuovoȱclubȱduranteȱgliȱultimiȱ24ȱmesi.ȱ
ȱSìȱȱ
ȱNoȱ
NumeroȱdiȱcircoliȱprofessionaliȱeȱdiȱgruppiȱdiȱazioneȱdelȱRIȱaȱcuiȱiȱsociȱdelȱclubȱpartecipano:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Cosaȱrendeȱilȱclubȱparticolarmenteȱattraenteȱperȱpotenzialiȱnuoviȱsoci?ȱ
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
23
ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Qualiȱaspettiȱpotrebberoȱinveceȱrappresentareȱunȱostacoloȱall’ingressoȱdiȱnuoviȱsoci?ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Obiettiviȱfuturiȱ
Obiettivoȱperȱlaȱcrescitaȱdell’effettivoȱperȱilȱprossimoȱannoȱrotariano:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱsociȱalȱ30ȱgiugnoȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
ȱ
(numero)ȱ
(anno)ȱ
Ilȱclubȱhaȱidentificatoȱleȱseguentiȱfontiȱdiȱpotenzialiȱnuoviȱsociȱall’internoȱdellaȱcomunità:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Indicareȱcomeȱilȱclubȱintendeȱconseguireȱquestiȱobiettiviȱbarrandoȱleȱappositeȱcaselle.ȱ
ȱ Mettendoȱaȱpuntoȱunȱpianoȱdiȱconservazioneȱdell’effettivoȱincentratoȱsullaȱpartecipazioneȱattivaȱaȱ
programmi,ȱprogetti,ȱformazioneȱcontinuativaȱeȱattivitàȱesplicitamenteȱinteseȱaȱinteressareȱeȱ
coinvolgereȱiȱsociȱ
ȱ Assicurandosiȱdelȱfattoȱcheȱlaȱcommissioneȱeffettivoȱsiaȱaȱconoscenzaȱdelleȱpiùȱefficaciȱtecnicheȱdiȱ
reclutamentoȱdell’effettivoȱ
ȱ Sviluppandoȱunȱpianoȱdiȱreclutamentoȱcheȱriflettaȱlaȱdiversitàȱdellaȱcomunitàȱ
ȱ Spiegandoȱleȱaspettativeȱeȱleȱresponsabilitàȱconnesseȱall’affiliazioneȱalȱRotaryȱȱ
ȱ Attuandoȱunȱprogrammaȱdiȱorientamentoȱincentratoȱsuiȱnuoviȱsociȱ
ȱ Creandoȱunȱopuscoloȱindirizzatoȱaiȱsociȱpotenziali,ȱconȱinformazioniȱgeneraliȱsulȱRotaryȱeȱspecificheȱ
sulȱclubȱ
ȱ AffiancandoȱunȱRotarianoȱespertoȱaȱogniȱnuovoȱsocioȱ
ȱ RiconoscendoȱufficialmenteȱilȱcontributoȱdeiȱRotarianiȱcheȱsponsorizzanoȱnuoviȱsociȱ
ȱ IncoraggiandoȱlaȱpartecipazioneȱdeiȱsociȱaiȱCircoliȱprofessionaliȱrotarianiȱoȱaiȱgruppiȱd’azioneȱ
ȱ Partecipandoȱalleȱiniziativeȱdiȱriconoscimentoȱdelloȱsviluppoȱdell’obiettivoȱ
ȱ Sponsorizzandoȱunȱnuovoȱclubȱ
ȱ Altroȱ(specificare):ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Formeȱd’interventoȱspecifico:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ
PROGETTIȱDIȱSERVIZIOȱ
Situazioneȱattualeȱ
Numeroȱdiȱpartecipantiȱagliȱscambiȱdiȱgiovani:ȱ Ospitatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Sponsorizzatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱclubȱInteractȱsponsorizzati:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱRotaract:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱȱȱȱRotaryȱCommunityȱCorps:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱattivitàȱdelȱRYLAȱ(RotaryȱYouthȱLeadershipȱAwards):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱscambiȱdiȱamiciziaȱrotariana:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱvolontariȱdelȱRotaryȱregistrati:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱAPIM:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱaltriȱattualiȱprogettiȱdiȱservizio:ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
24
Obiettiviȱfuturiȱ
Ilȱclubȱhaȱfissatoȱiȱseguentiȱobiettiviȱdiȱservizioȱperȱilȱprossimoȱannoȱrotariano:ȱ
Aȱfavoreȱdellaȱcomunitàȱlocale:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
AȱfavoreȱdiȱcomunitàȱinȱaltriȱPaesi:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Indicareȱcomeȱilȱclubȱintendeȱconseguireȱquestiȱobiettiviȱbarrandoȱleȱappositeȱcaselle.ȱ
ȱ Assicurandosiȱcheȱlaȱcommissioneȱresponsabileȱdeiȱprogettiȱdiȱservizioȱsiaȱinȱgradoȱdiȱpianificareȱeȱ
condurreȱunȱsimileȱprogettoȱ
ȱ Valutandoȱiȱprogettiȱinȱcorsoȱconfermareȱcheȱsoddisfinoȱunȱbisognoȱeȱinteressinoȱiȱsociȱ
ȱ Individuandoȱiȱproblemiȱsocialiȱnellaȱcomunitàȱcheȱilȱclubȱintendeȱaffrontareȱmedianteȱprogettiȱeȱ
iniziativeȱdiȱservizioȱ
ȱ Valutandoȱleȱiniziativeȱdiȱraccoltaȱfondiȱperȱstabilireȱseȱsoddisfinoȱleȱesigenzeȱdiȱfinanziamentoȱdelȱ
clubȱ
ȱ Coinvolgendoȱtuttiȱiȱsociȱneiȱprogettiȱdiȱservizioȱ
ȱ Conducendoȱoȱcommissionandoȱunoȱstudioȱdeiȱbisogniȱdellaȱcomunitàȱlocaleȱoȱdiȱcomunitàȱinȱaltriȱ
Paesiȱ
ȱ Riconoscendoȱufficialmenteȱilȱcontributoȱdeiȱsociȱcheȱpartecipanoȱaiȱprogettiȱdiȱservizioȱdelȱclubȱ
ȱ ȱIndividuandoȱunȱaltroȱclubȱconȱcuiȱattuareȱunȱprogettoȱdiȱservizioȱinternazionaleȱ
ȱ Partecipandoȱaiȱseguentiȱprogrammi:ȱ
ȱInteractȱȱ
ȱScambiȱdiȱamiciziaȱrotarianaȱȱ
ȱAPIMȱ
ȱRotaractȱȱ
ȱVolontariȱdelȱRotaryȱȱ
ȱScambiȱdiȱgiovaniȱ
ȱRotaryȱCommunityȱCorpsȱȱ
ȱRYLAȱ(RotaryȱYouthȱLeadershipȱAwards)ȱ
ȱ UsandoȱleȱrisorseȱdellaȱFondazioneȱRotaryȱperȱsostenereȱunȱprogettoȱindividuatoȱdalȱclubȱ
ȱ Altroȱ(specificare):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Formeȱd’interventoȱspecifico:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ
LAȱFONDAZIONEȱROTARYȱ
Situazioneȱattualeȱ
Numeroȱdiȱsovvenzioniȱottenute:ȱȱ
ȱ
Sovvenzioniȱdistrettualiȱsemplificate:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Sovvenzioniȱperȱserviziȱdiȱvolontariato:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Sovvenzioniȱparitarie:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Sovvenzioniȱ3ȱH:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱstudentiȱambasciatori:ȱ
Nominatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Selezionatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Ospitatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱmembriȱdeiȱteamȱSGS:ȱ
Nominatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Selezionatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Ospitatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱsovvenzioniȱperȱdocentiȱuniversitari:ȱ Nominatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Selezionatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
25
NumeroȱdiȱborsistiȱdellaȱPace:ȱ
Nominatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱborsistiȱdelleȱtecnicheȱdiȱrisoluzioneȱdeiȱconflitti:ȱ
Selezionatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ Ospitatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Nominatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Ospitatiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱattivitàȱPolioPlusȱoȱlegateȱaȱPolioPlus:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ContributiȱannualiȱalȱFondoȱprogrammi:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ContributiȱannualiȱalȱFondoȱpermanente:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱsoci:ȱȱ
ȱ
ȱ
AmiciȱdiȱPaulȱHarris:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Benefattori:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
ȱ
SociȱsostenitoriȱdellaȱFondazioneȱRotary:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Grandiȱdonatori:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
MembriȱdellaȱBequestȱSociety:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
NumeroȱdiȱexȱpartecipantiȱaiȱprogrammiȱdellaȱFondazioneȱregistratiȱdalȱclub:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Obiettiviȱfuturiȱ
IlȱclubȱhaȱfissatoȱiȱseguentiȱobiettiviȱrelativiȱallaȱFondazioneȱperȱilȱprossimoȱannoȱrotariano:ȱ
L’obiettivoȱcontributivoȱannualeȱalȱFondoȱprogrammiȱèȱdiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ
L’obiettivoȱcontributivoȱannualeȱalȱFondoȱpermanenteȱèȱdiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ
IlȱclubȱparteciperàȱaiȱseguentiȱprogrammiȱdellaȱFondazione:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Indicareȱcomeȱilȱclubȱintendeȱconseguireȱquestiȱobiettiviȱbarrandoȱleȱappositeȱcaselle.ȱ
ȱ AssicurandosiȱcheȱlaȱcommissioneȱdiȱclubȱperȱlaȱFondazioneȱRotaryȱcomprendaȱiȱprogrammiȱdellaȱ
Fondazioneȱeȱsappiaȱsollecitareȱiȱcontributiȱfinanziariȱnecessariȱaȱsostenerliȱ
ȱ AiutandoȱiȱsociȱaȱcomprendereȱilȱnessoȱtraȱiȱcontributiȱallaȱFondazioneȱeȱiȱsuoiȱprogrammiȱ
ȱ PianificandoȱunȱprogrammaȱdiȱclubȱquadrimestraleȱrelativoȱallaȱFondazione,ȱconȱparticolareȱ
attenzioneȱalȱmeseȱdiȱNovembre,ȱilȱmeseȱdellaȱFondazioneȱRotaryȱ
ȱ IncludendoȱinȱogniȱprogrammaȱunaȱbreveȱstoriaȱcheȱfacciaȱriferimentoȱallaȱFondazioneȱ
ȱ MedianteȱpresentazioniȱcheȱinforminoȱiȱsociȱsullaȱFondazioneȱ
ȱ AssicurandosiȱcheȱilȱpresidenteȱdellaȱcommissioneȱperȱlaȱFondazioneȱpartecipiȱalȱseminarioȱ
distrettualeȱsullaȱFondazioneȱRotaryȱ
ȱ UtilizzandoȱleȱsovvenzioniȱfinanziateȱdallaȱFondazioneȱperȱsostenereȱprogettiȱinternazionaliȱ
ȱ RiconoscendoȱiȱcontributiȱfinanziariȱeȱlaȱpartecipazioneȱdeiȱsociȱaiȱprogrammiȱdellaȱFondazioneȱ
ȱ IncoraggiandoȱtuttiȱiȱsociȱaȱeffettuareȱogniȱannoȱdonazioniȱaȱfavoreȱdellaȱFondazioneȱ
ȱ Partecipandoȱaiȱprogrammiȱoȱalleȱattivitàȱseguenti:ȱ
ȱScambiȱdiȱgruppiȱdiȱstudioȱȱ
ȱ
ȱPolioPlus/ȱPartnerȱPolioPlusȱ
ȱSovvenzioniȱparitarieȱ
ȱ
ȱAccoglienza/Sponsorizzazioneȱdiȱborsistiȱ
ȱSovvenzioniȱdistrettualiȱsemplificateȱȱ
ȱSponsorizzandoȱunȱborsistaȱdellaȱPaceȱ
ȱSovvenzioniȱ3ȬHȱ
ȱSponsorizzandoȱunȱdocenteȱuniversitarioȱȱ
ȱ
ȱSovvenzioniȱperȱserviziȱdiȱvolontariatoȱ
ȱSponsorizzandoȱunȱborsistaȱperȱgliȱstudiȱsullaȱ
risoluzioneȱdeiȱconflittiȱȱ
ȱ Invitandoȱbeneficiariȱedȱexȱbeneficiariȱdiȱsovvenzioniȱrotarianeȱaȱpartecipareȱaiȱprogrammiȱeȱalleȱ
attivitàȱdelȱclubȱ
ȱ Altroȱ(specificare):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Formeȱd’interventoȱspecifico:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
26
FORMAZIONEȱDEIȱDIRIGENTIȱ
Situazioneȱattualeȱ
Numeroȱdiȱdirigentiȱcheȱhannoȱpartecipatoȱ
ȱ
Assembleaȱdistrettuale:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ
SeminarioȱdistrettualeȱsullaȱFondazioneȱRotary:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Seminarioȱdistrettualeȱsull’effettivo:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱ Seminarioȱdeiȱdirigentiȱdistrettuali:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Conferenzaȱdistrettuale:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱsociȱdelȱclubȱimpegnatiȱaȱlivelloȱdistrettuale:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Numeroȱdiȱvisiteȱdell’assistenteȱgovernatoreȱduranteȱl’ultimoȱannoȱrotariano:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Obiettiviȱfuturiȱ
Ilȱclubȱhaȱfissatoȱiȱseguentiȱobiettiviȱperȱlaȱformazioneȱdeiȱdirigentiȱduranteȱilȱprossimoȱannoȱrotariano:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Indicareȱcomeȱilȱclubȱprogettaȱdiȱformareȱnuoviȱdirigentiȱbarrandoȱleȱappositeȱcaselle.ȱ
ȱ InviandoȱilȱpresidenteȱelettoȱalȱSIPEȱeȱall’assembleaȱdistrettualeȱ
ȱ Assicurandosiȱcheȱtuttiȱiȱmembriȱdiȱcommissioneȱpartecipinoȱall’assembleaȱdistrettualeȱ
ȱ Esortandoȱgliȱexȱpresidentiȱinteressatiȱaȱpartecipareȱalȱseminarioȱsullaȱleadershipȱ
ȱ Usandoȱl’esperienzaȱdell’assistenteȱdelȱgovernatoreȱassegnatoȱalȱclubȱ
ȱ Esortandoȱiȱnuoviȱsociȱadȱassumereȱincarichiȱdiȱresponsabilitàȱmedianteȱlaȱpartecipazioneȱalleȱattivitàȱ
delleȱcommissioniȱ
ȱ Chiedendoȱaiȱsociȱdiȱvisitareȱaltriȱclubȱperȱscambiareȱideeȱeȱopinioniȱeȱsuccessivamenteȱcondividereȱ
quantoȱappresoȱconȱgliȱaltriȱsociȱ
ȱ Altroȱ(specificare):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Formeȱd’interventoȱspecifico:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ
PUBBLICHEȱRELAZIONIȱ
Situazioneȱattualeȱ
Elencateȱleȱattivitàȱdiȱclubȱcheȱhannoȱottenutoȱunaȱcoperturaȱdaiȱmediaȱeȱspecificateȱqualeȱtipoȱdiȱmediaȱ
(radio,ȱstampa,ȱtelevisione,ȱecc.):ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Obiettiviȱfuturiȱ
Ilȱclubȱhaȱfissatoȱiȱseguentiȱobiettiviȱdaȱraggiungereȱnelȱcorsoȱdelȱprossimoȱannoȱrotarianoȱperȱquantoȱ
riguardaȱleȱpubblicheȱrelazioni:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Indicareȱcomeȱilȱclubȱintendeȱconseguireȱquestiȱobiettiviȱbarrandoȱleȱappositeȱcaselle.ȱ
ȱ Assicurandosiȱcheȱlaȱcommissioneȱpubblicheȱrelazioniȱsiaȱpreparataȱaȱcondurreȱunaȱcampagnaȱ
promozionaleȱattraversoȱiȱmediaȱ
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
27
ȱ Promuovendoȱcampagneȱdiȱpubblicheȱrelazioniȱrelativeȱaȱtuttiȱiȱprogettiȱdiȱservizioȱ
ȱ ConducendoȱunȱprogrammaȱmiratoȱadȱincrementareȱlaȱconsapevolezzaȱsuȱcosaȱsiaȱilȱRotaryȱeȱqualiȱ
sianoȱleȱsueȱattivitàȱall’internoȱdellaȱcomunitàȱȱ
ȱ Ottenendoȱlaȱtrasmissioneȱdiȱunȱannuncioȱpromozionaleȱsuȱunȱcanaleȱtelevisivoȱlocaleȱ
ȱ Altroȱ(specificare):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Formeȱd’interventoȱspecifico:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ
AMMINISTRAZIONEȱDIȱCLUBȱ
Situazioneȱattualeȱ
Doveȱeȱconȱcheȱfrequenzaȱsiȱriunisceȱilȱconsiglioȱdirettivoȱdiȱclub?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Quandoȱsiȱriunisconoȱiȱsoci?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Inȱcheȱmodoȱvieneȱpreparatoȱilȱbilancio?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱ
Ilȱbilancioȱvieneȱverificatoȱdaȱunȱcommercialistaȱesterno?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Ilȱclubȱdisponeȱdiȱunȱpianoȱaȱlungoȱtermine?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Ilȱclubȱhaȱsviluppatoȱunȱsistemaȱperȱgarantireȱlaȱcontinuitàȱdiȱgestioneȱall’internoȱdelȱconsiglioȱdirettivo,ȱ
delleȱcommissioni,ȱecc.?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Ilȱclubȱhaȱsviluppatoȱunaȱstrategiaȱperȱmantenereȱiȱsociȱcostantementeȱcoinvoltiȱnelleȱsueȱattività?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Ilȱclubȱutilizzaȱl’AreaȱSociȱnelȱsitoȱwebȱdelȱRIȱperȱaggiornareȱiȱdatiȱsull’effettivo?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Conȱcheȱfrequenzaȱvieneȱpubblicatoȱilȱbollettinoȱdiȱclub?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Descriveteȱilȱmodoȱinȱcuiȱvengonoȱorganizzatiȱiȱprogrammiȱsettimanali:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Conȱcheȱfrequenzaȱvieneȱaggiornatoȱilȱsitoȱwebȱdelȱclub?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Ilȱclubȱosservaȱiȱmesiȱspecialiȱdelȱcalendarioȱrotariano,ȱqualiȱilȱmeseȱdellaȱFondazioneȱeȱilȱmeseȱdellaȱrivistaȱ
rotariana?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Conȱcheȱfrequenzaȱilȱclubȱconduceȱattivitàȱdiȱaffiatamento?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
Inȱcheȱmodoȱilȱclubȱcercaȱdiȱcoinvolgereȱleȱfamiglieȱdeiȱsoci?ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Obiettiviȱfuturiȱ
Indicareȱcomeȱilȱclubȱintendeȱconseguireȱiȱnuoviȱobiettiviȱdiȱamministrazioneȱbarrandoȱleȱappositeȱ
caselle.ȱ
ȱ Sonoȱstateȱprogrammateȱriunioniȱregolariȱdelȱconsiglioȱdirettivoȱ
ȱ Aggiornamentoȱdelleȱstrategieȱaȱlungoȱtermineȱeȱdiȱcomunicazioneȱdelȱclubȱȱ
ȱ Sonoȱstateȱprogrammateȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱassembleeȱdiȱclubȱnelleȱseguentiȱdate:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
(numero)ȱ
ȱ
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
28
ȱ IlȱclubȱhaȱadottatoȱlaȱversioneȱpiùȱrecenteȱdelȱregolamentoȱtipoȱdiȱclubȱsuggeritoȱdalȱRotaryȱoȱhaȱ
provvedutoȱaȱrivedereȱilȱproprioȱregolamentoȱ(operazioneȱdaȱeffettuareȱidealmenteȱdopoȱogniȱ
ConsiglioȱdiȱLegislazione).ȱ
ȱ Leȱelezioniȱdiȱclubȱavrannoȱluogoȱilȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
(data)ȱ
ȱ Almenoȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱdelegatiȱverrannoȱinviatiȱalȱcongressoȱdistrettualeȱinȱrappresentanzaȱdelȱclub.ȱ
ȱ
ȱ
(numero)ȱ
ȱ Verràȱrealizzatoȱunȱbollettinoȱdiȱclubȱperȱfornireȱinformazioniȱaiȱsoci.ȱ
ȱ
ȱ Ilȱsitoȱwebȱdelȱclubȱverràȱaggiornatoȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱvolteȱl’anno.ȱ
ȱ
ȱ
(numero)ȱ
ȱ Èȱstataȱmessaȱaȱpuntoȱunaȱstrategiaȱperȱcreareȱogniȱsettimanaȱunȱprogrammaȱinteressanteȱeȱvalidoȱ
ȱ IlȱRIȬCASȱoȱunȱsoftwareȱsimileȱverrannoȱutilizzatiȱperȱl’espletamentoȱdelleȱattivitàȱamministrative.ȱ
ȱ Iȱdatiȱmensiliȱsull’assiduitàȱalleȱriunioniȱsarannoȱfornitiȱalȱdistrettoȱentroȱilȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱgiornoȱdelȱmeseȱ
successivo.ȱ
(numero)ȱȱ
ȱ IlȱportaleȱAreaȱSociȱverràȱutilizzatoȱperȱl’aggiornamentoȱdeiȱdatiȱrelativiȱalȱclubȱ(entroȱilȱ1°ȱgiugnoȱeȱilȱ1°ȱ
dicembreȱperȱgarantireȱl’accuratezzaȱdeiȱrapportiȱsemestrali).ȱ
ȱ Leȱvariazioniȱall’effettivoȱsarannoȱcomunicateȱalȱRIȱentroȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱgiorni.ȱ
ȱ
ȱ
(numero)ȱ
ȱ IȱrapportiȱalȱRI,ȱinclusoȱquelloȱsemestrale,ȱverrannoȱcompletatiȱperȱtempo.ȱȱ
ȱ Perȱilȱprossimoȱannoȱsonoȱstateȱprogrammateȱleȱseguentiȱattivitàȱd’affiatamento:ȱ
ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ Altroȱ(specificare):ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Formeȱd’interventoȱspecifico:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ
Ilȱclubȱgradirebbeȱconsigliȱeȱraccomandazioniȱdaȱparteȱdelȱgovernatoreȱoȱdiȱunȱsuoȱassistenteȱȱ
inȱmeritoȱa:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Ilȱclubȱvorrebbeȱdiscutereȱiȱseguentiȱtemiȱconȱilȱgovernatoreȱoȱl’assistenteȱdelȱgovernatoreȱduranteȱ
ȱunaȱloroȱvisita:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱȱ
Firmaȱdelȱpresidenteȱdiȱclubȱ
Annoȱrotarianoȱȱ
Firmaȱdell’assistenteȱdelȱGovernatoreȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ Dataȱ
ȱȱȱ
ȱȱȱȱȱȱ
Dataȱ
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
29
RIEPILOGOȱDEGLIȱOBIETTIVIȱPERȱL’ANNOȱROTARIANOȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ _________ȱ
Azioneȱ
internazionaleȱ
Azioneȱ
d’interesseȱ
pubblicoȱ
ȱ
Azioneȱ
professionaleȱ
Azioneȱinternaȱ
Indicateȱaȱqualeȱviaȱd’azioneȱfaȱriferimentoȱogniȱobiettivoȱfissatoȱdalȱclubȱperȱilȱprossimoȱanno.ȱPerȱ
garantireȱl’equilibrioȱnelleȱattivitàȱdiȱservizioȱdelȱclub,ȱèȱnecessarioȱdisporreȱdiȱalmenoȱunȱobiettivoȱperȱ
ogniȱviaȱd’azione.ȱLaȱmaggiorȱparteȱdegliȱobiettiviȱsarannoȱriferibiliȱaȱpiùȱdiȱunaȱviaȱd’azione.ȱ
Effettivoȱ
ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱsociȱentroȱilȱ30ȱgiugnoȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
(numero)ȱ
(anno)ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
Progettiȱdiȱservizioȱ
Aȱfavoreȱdellaȱcomunitàȱlocale:ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
PerȱleȱcomunitàȱdiȱaltriȱPaesi:ȱ
ȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
FondazioneȱRotaryȱȱ
L’obiettivoȱcontributivoȱperȱilȱFondoȱprogrammiȱèȱdiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ
L’obiettivoȱcontributivoȱperȱilȱFondoȱpermanenteȱèȱdiȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ .ȱ
IlȱclubȱparteciperàȱaiȱseguentiȱprogrammiȱdellaȱFondazioneȱ
Rotary:ȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
ȱ
Formazioneȱdeiȱdirigentiȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
Pubblicheȱrelazioniȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
Amministrazioneȱdiȱclubȱ
ȱȱȱȱȱȱ
ȱ
Altriȱobiettiviȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
Altriȱobiettiviȱȱ ȱ ȱ ȱ ȱ ȱ
ȱ
(506)ȱ
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
30
Resoconto
delle4 visite
ai club
APPENDICE
– Resoconto
delle visite ai club
Istruzioni per l’assistente del governatore: il presente modulo va completato dopo l’ultima visita al club e consegnato al
governatore entro il 15 maggio.
Istruzioni per il governatore: dopo aver aggiunto i propri commenti a questo modulo, spedirlo al rappresentante
dell’Amministrazione club e distretti entro il 1° giugno, ricordando di conservarne una copia per gli atti.
Nome del club:
.
Distretto:
Il club ha attuato il Piano direttivo di club?
Nome dell’assistente del governatore:
Sì
No
.
Parzialmente
.
Numero complessivo di visite fatte al club:
Si prega di valutare i progressi compiuti nel corso dell’anno dal club nelle aree sottoindicate. Se la risposta a una qualsiasi
delle domande 1-20 è “no”, specificarne le circostanze allegando un foglio separato.
Effettivo
1. Il club ha registrato una crescita netta del’effettivo?
Sì
No
2. È stato attuato un piano di reclutamento?
Sì
No
3. Esiste un programma di orientamento per i nuovi soci?
Sì
No
4. Sono stati raggiunti gli obiettivi annuali riguardanti l’effettivo?
Sì
No
5. Il club partecipa ad attività di interesse pubblico?
Sì
No
6. Il club partecipa ad attività internazionali?
Sì
No
7. Sono stati raggiunti gli obiettivi annuali riguanti i progetti umanitari e culturali?
Sì
No
8. Il club ha partecipato quest’anno ai programmi della Fondazione?
Sì
No
9. Sono stati raggiunti gli obiettivi contributivi annuali riguardanti la Fondazione?
Sì
No
Sì
No
Commenti:
Progetti
Fondazione Rotary
Commenti:
Formazione di nuovi dirigenti
10. Il presidente eletto ha partecipato al SIPE
11. Quanti dirigenti del club hanno partecipato all’assemblea distrettuale?
.
12. Quanti soci del club hanno partecipato al congresso distrettuale?
.
13. Quanti soci del club hanno partecipato al seminario sulla leadership distrettuale?
.
Progetti
14. Il club ha raggiunto gli obiettivi riguardanti le pubbliche relazioni stabiliti per quest'anno?
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
31
Sì
No
Criteri di efficienza e funzionalità
15. Il club è in regola con gli obblighi sociali nei confronti del Rotary?
Sì
No
16. Il club organizza riunioni regolari?
Sì
No
17. I soci sono iscritti regolarmente a una rivista rotariana ufficiale (Rotary World Magazine Press)?
Sì
No
18. Si sono organizzati progetti umanitari a livello locale e/o internazionale?
Sì
No
19. Il club ha ricevuto la visita del governatore, dell’assistente e di altri dirigenti rotariani?
Sì
No
20. Il club ha un’assicurazione di responsabilità civile?
Sì
No
21. Come sono state accolte le visite ai club?
Sono stato accolto molto bene — Il club mi ha contattato in anticipo per sottoporre alla mia approvazione i temi che
desiderava discutere durante la mia visita.
Sono stato accolto bene — I soci mi hanno ricevuto calorosamente e si sono dimostrati preparati a discutere i progressi
fatti.
La visita è stata trattata come un dovere amministrativo — Il club ha fatto il minimo indispensabile e non si è
dimostrato interessato a suggerimenti “esterni”.
Non sono stato bene accolto — Spiegare su un foglio a parte.
Il club ha rifiutato la mia visita — Spiegare su un foglio a parte.
22. Giudizio complessivo sul club:
Eccellente —I soci sono informati e soddisfano pienamente i quattro requisiti di un club efficiente, in quanto capaci di
conservare e/o aumentare l’effettivo, realizzare progetti che vadano incontro alle necessità della comunità locale e di
quelle in altri paesi, sostenere la Fondazione Rotary sia partecipando che contribuendo finanziariamente ai suoi
programmi, formare dirigenti in grado di servire a livello distrettuale e internazionale.
Buono — I soci sembrano essere informati e attivi, anche se il club potrebbe aumentare la propria efficienza
concentrandosi su (contrassegnare tutte le voci pertinenti):
Formazione/orientamento dei soci
Incremento delle attività sociali
Incremento delle attività di servizio
Cambiamenti più frequenti ai vertici delle commissioni
Migliore integrazione di tutti i soci
Altro (specificare su un foglio a parte)
Sufficiente — Il club funziona ma deve migliorare nelle aree seguenti (contrassegnare tutte le voci pertinenti):
Formazione/orientamento dei soci
Incremento delle attività sociali
Incremento delle attività di servizio
Cambiamenti più frequenti ai vertici delle commissioni
Migliore integrazione di tutti i soci
Altro (specificare su un foglio a parte)
Scadente — Il club ha bisogno di assistenza in quanto (contrassegnare tutte le voci pertinenti):
I soci non sono nè informati nè attivi.
L’efficienza è minacciata da problemi interni.
La carenza di nuovi soci gl’impedisce di operare adeguatamente.
Non partecipa (o partecipa poco) ad attività di servizio.
I dirigenti non hanno partecipato ai programmi distrettuali di formazione e pertanto non sono in grado di gestire
efficacemente il club.
Critico — Il club non risponde ai criteri di efficienza e funzionalità stabiliti dal RI (vedi domande 15-20).
Nome dell’assistente del governatore
Nome del governatore
Data della visita ufficiale:
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
32
APPENDICE 5 – Suggerimenti per la soluzione di varie
problematiche
In qualità di assistente del governatore, sarete spesso chiamati a risolvere problemi all’interno della squadra dirigenziale o dei club di vostra competenza. Il seguente piano di azione vi consentirà di identificare
soluzioni a vari problemi che vi potreste trovare ad affrontare durante l’anno.
1. Identificazione del problema.
Chiedetevi la seguente domanda: Cosa impedisce a questo club di raggiungere il proprio obiettivo?
Assicuratevi di concentrarvi sul problema reale e non solo sulle cause.
2. Analizzate il problema.
Create una breve e precisa descrizione del problema. Se la descrizione risultasse essere troppo vaga,
potrebbe essere difficile identificare una soluzione valida. Se la descrizione risultasse troppo elaborata,
la soluzione al problema potrebbe risultare complicata.
3. Identificate le cause del problema.
Ponetevi le seguenti domande: chi affligge il problema? Chi altro ha a che fare con questo problema?
Quali sono le loro reazioni?
4. Individuate possibili alternative.
Quali possono essere le soluzioni possibili? Riflettete da soli oppure con altri Rotariani, amici o colleghi
assistenti.
5. Selezionate una soluzione possibile.
Prendete in considerazione gli elementi positivi e negativi di ciascuna soluzione e scegliete la migliore.
6. Create un piano e applicatelo.
Una volta individuata la soluzione, create un piano d’azione dettagliato includendo le persone coinvolte
nelle varie fasi, come verrà svolto e la tempistica.
7. Valutate le soluzioni.
Una volta affrontato il problema, domandatevi: la soluzione è stata efficace? Che consequenze ha provocato? Che cosa si potrà fare in più?
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
33
3 – Risorse
I club si rivolgeranno a voi per consulenza e chiarimenti su molteplici temi;
anche se vi sarà impossibile rispondere immediatamente a tutte le richieste,
è importante che sappiate dove reperire le informazioni necessarie. Vi sono
diverse risorse disponibili – a livello distrettuale, di club e locale e tramite il
Rotary International. Le risorse possono essere informative (documenti, aggiornamenti sui progetti) o umane (individui che possono contribuire all’organizzazione grazie alle loro conoscenze tecniche o alla loro esperienza). Nelle
seguenti pagine sono descritte alcune delle risorse disponibili.
Risorse dei club
Le risorse più importanti dei club sono spesso rappresentate dai soci stessi
e dalle loro famiglie. Incoraggiate i club ad avvalersi delle competenze e
dell'esperienza dei loro soci e dirigenti, tra cui:
• il presidente
• il segretario
• il tesoriere
• le commissioni di club
• gli istruttori di club
• i soci e organizzazioni comunitarie
Incoraggiate inoltre il dialogo tra i club, che può avvenire mediante incontri tra
i soci o i presidenti o con la collaborazione a progetti comuni di volontariato.
Il presidente di club
Il presidente guida il club alla realizzazione degli obiettivi prestabiliti, in base
ai quattro criteri di efficienza; agisce dunque da guida e da motivatore più che
da amministratore. Insieme agli altri dirigenti del club deve:
• stabilire obiettivi realistici ma allo stesso impegnativi;
• impostare le strategie per la loro realizzazione;
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
34
• valutare il successo delle strategie adottate;
• migliorare, se necessario, il piano d’azione e le strategie per la realizzazione
degli obiettivi.
Il presidente si consulta regolarmente con gli altri dirigenti del club per valutare i progressi compiuti e per conoscere il punto di vista dei colleghi e dei soci.
Per voi rappresenta il contatto principale con il club; consultatelo per individuare i punti di forza e le carenze del club che possono richiedere la vostra
guida.
Il segretario
Il segretario espleta compiti principalmente amministrativi, tra cui:
• tenere aggiornato l’albo dei soci e trasmettere al governatore i dati sulle
assiduità;
• diramare gli avvisi di riunione a livello di club, dirigenza e commissioni;
• redigere e conservare i verbali delle riunioni;
• inoltrare al RI i resoconti e le quote sociali;
• informare il Segretario generale del RI dei nuovi soci, delle cessazioni di
appartenenza e degli altri cambiamenti nella compagine sociale del club;
• ricevere i comunicati del distretto e del RI destinati al club.
Per la natura stessa del loro incarico i segretari sono al corrente di tutte
le attività svolte dal club e possono rappresentare una fonte preziosa di
informazioni.
Il tesoriere
Il tesoriere svolge le operazioni finanziarie del club, tiene la contabilità e aiuta
a preparare il bilancio. Le sue mansioni, delineate nel regolamento del club,
comprendono in linea di massima:
• il supporto nella stesura del budget del club;
• l'amministrazione dei fondi del club;
• il mantenimento del bilancio – entrateluscite del club;
• la preparazione di resoconti finanziari;
• l’espletamento delle altre mansioni di gestione contabile.
Date il vostro appoggio ai tesorieri per garantire che i fondi dei club vengano
amministrati con la dovuta diligenza.
Le commissioni di club
Le commissioni dei club si occupano della pianificazione, promozione e realizzazione delle attività di volontariato che rappresentano la ragione d’essere dei
Rotary club. Assicuratevi che svolgano le proprie mansioni nel modo più funzionale e, se è il caso, fate in modo che le commissioni più efficienti fungano
da consulenti per le altre commissioni.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
35
Istruttori di club
Gli istruttori controllano il piano di formazione del club. Il loro mandato è di
un anno e possono ricevere l’incarico per un massimo di tre anni di seguito.
Collaborate con loro per assicurare la formazione adeguata del club. Per ulteriori idee e suggerimenti potrete indirizzarli alla commissione distrettuale della
formazione.
Membri della comunità e di altre organizzazioni
I Rotary club di successo sono impegnati all’interno delle proprie comunità.
Grazie ai legami stabiliti con figure comunitarie di rilievo e con altre organizzazioni, i club avranno la possibilità di scegliere il tipo di progetti di servizio
che meglio soddisfi le esigenze locali. Contatti regolari con importanti figure
comunitarie di rilievo potrà generare interessamento verso il Rotary, attrarre
nuovi soci e facilitare le relazioni di cooperazione. In qualità di assistente del
governatore, assicuratevi di comunicare ai club le risorse a loro disposizione.
Al fine di determinare le aree d’intervento prioritario all’interno della comunità
il club deve esaminare i seguenti fattori:
• situazione economica
• situazione geografica
• punti di forza e debolezze del sistema educativo
• situazione politica
• profilo demografico
Per ottenere questo tipo d’informazioni, i soci del club devono contattare i
membri della comunità tra cui:
• altre organizzazioni di servizio e gruppi non profit
• scuole
• uffici governativi
• ospedali e istituti sanitari
• camera di commercio e altre associazione commerciali
Risorse distrettuali
Grazie ai frequenti contatti che dovrete mantenere con il distretto, voi stessi
rappresenterete una risorsa distrettuale per i club che vi sono stati affidati.
Le seguenti risorse distrettuali potranno aiutarvi nello svolgimento del vostro
mandato:
• il governatore distrettuale
• il governatore entrante e il governatore designato
• gli assistenti del governatore
• gli ex dirigenti distrettuali
• le commissioni distrettuali
• la lettera mensile del governatore
• il responsabile distrettuale della formazione
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
36
• l’elenco distrettuale
• il sito web del distretto
Il governatore distrettuale
Il governatore distrettuale è un dirigente del Rotary International e, come tale,
è in contatto con il Presidente e il Consiglio centrale del RI. È incaricato di seguire le attività di tutti i club del distretto, assisterli e incoraggiarli ad adottare
strategie che ne migliorino l’efficienza. Gli assistenti del governatore rappresentano il suo braccio destro, in quanto aiutano il governatore ad attuare i
piani d’azione del distretto, e i club a realizzare con successo i loro obiettivi.
È importante che teniate aggiornato il governatore distrettuale sull’andamento
dei club a voi assegnati. A sua volta il governatore dovrà comunicarvi le risorse
disponibili, i dati sull’andamento del distretto nonché le informazioni provenienti dal RI o dal distretto e destinate ai club.
Per ulteriori informazioni consultate l’appendice 6.
Il governatore entrante e il governatore designato
Prima dell’inizio del nuovo anno sociale, il governatore entrante deve definire gli obiettivi distrettuali e sovrintendere alla formazione dei nuovi dirigenti
distrettuali e di club; in questo periodo può consultarvi sulla selezione delle
commissioni distrettuali. Anche il governatore designato può essere coinvolto
nella pianificazione, soprattutto se questa riguarda anche l’anno sociale successivo. Il governatore entrante e il governatore designato possono assistere i
club che richiedono un’attenzione particolare o che hanno intrapreso progetti
pluriennali.
Gli altri assistenti del governatore
Vi consigliamo di mantenervi in contatto con gli altri assistenti del governatore, sia per ottenere un quadro più preciso dell’andamento del distretto, sia per
promuovere la collaborazione tra i club.
Commissioni distrettuali
Le commissioni distrettuali svolgono funzioni specifiche di sostegno nelle aree
di loro competenza e si consultano spesso con i comitati esecutivi e le task
force del RI e della Fondazione.
Le commissioni distrettuali devono:
• assistere, nell’area di loro competenza, i dirigenti dei club e aiutarli a delineare strategie per la realizzazione degli obiettivi;
• seguire i progressi dei club e offrire l’assistenza necessaria;
• incoraggiare il sostegno dei club agli obiettivi distrettuali;
• informare i club sulle risorse disponibili;
• individuare e riconoscere il contributo di club e soci meritevoli.
Sebbene la struttura distrettuale possa variare, il Consiglio Centrare suggerisce
l’istituzione di commissioni che si occupino delle seguenti aree amministrative:
• congresso distrettuale;
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
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•
•
•
•
•
•
•
•
programmi distrettuali (come Scambio giovani, Rotaract, RYLA, APIM);
formazione;
espansione;
finanza;
sviluppo dell’effettivo;
pubbliche relazioni;
promozione del congresso del RI;
fondazione Rotary.
Familiarizzatevi con le responsabilità delle diverse commissioni, che troverete
delineate nella documentazione del RI e del vostro distretto.
Lettera mensile del governatore
La lettera, destinata ai presidenti e ai segretari dei club, ha lo scopo di informare e motivare i Rotariani del distretto e di riconoscerne l’operato.
Comunicate al governatore gli argomenti che, a vostro parere, dovrebbero essere menzionati nella lettera come un particolare progetto avviato da un club.
Incoraggiate i dirigenti dei club a leggere la lettera per tenersi aggiornati sugli
avvenimenti del distretto.
Formazione distrettuale
Le commissioni distrettuali svolgono funzioni specifiche di sostegno nelle aree
di loro competenza e si consultano spesso con i comitati esecutivi e le task
force del RI e della Fondazione.
Sotto la supervisione del governatore o del governatore eletto le commissioni
distrettuali hanno il compito di condurre la formazione durante le seguenti
riunioni:
• seminario di formazione della squadra distrettuale;
• SIPE;
• assemblee distrettuali;
• seminario distrettuale sull’effettivo;
• seminario della leadership distrettuale;
• seminario distrettuale Fondazione Rotary;
• seminario di formazione della leadership distrettuale;
• programmi di sviluppo della leadership, se necessario;
• altri eventi di formazione distrettuali.
Prima del SIPE e dell’assemblea distrettuale, consultatevi con l’istruttore
distrettuale sul programma e sul vostro ruolo specifico.
Elenco distrettuale
L’elenco contiene informazioni sulle riunioni dei club nonché le coordinate dei
dirigenti distrettuali e di club.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
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Sito web del distretto
Se il vostro distretto ha un sito web, visitatelo spesso e invitate i dirigenti dei
club a fare altrettanto.
Risorse del RI e della Fondazione Rotary
Il Rotary International mette a disposizione dei club numerose fonti di informazione su regolamenti, procedure, programmi e seminari di formazione,
nonché sulle attività rotariane e sui progetti svolti nel mondo. Il seguente è un
elenco delle risorse disponibili.
Vi preghiamo di notare che l’elenco incluso è parziale; per l’elenco completo,
consultate il Catalogo (019-IT), o visitate il sito www.rotary.org dove sono
archiviati numerosi documenti gratuiti scaricabili elettronicamente.
Risorse umane del RI e della Fondazione Rotary
Commissioni del RI – le commissioni a livello internazionale assistono il
Consiglio centrale nelle decisioni riguardanti il Rotary International, i distretti
e i club. Il Consiglio centrale stabilisce la sfera d’intervento di ciascuna commissione, i cui componenti sono Rotariani nominati dal Presidente del RI.
Gruppi d’appoggio del RI – Rotariani nominati dal Presidente del RI per assistere club e distretti nello svolgimento delle attività relative alle aree d’intervento prioritarie stabilite dal Presidente.
Istruttori del RI – Rotariani selezionati ogni anno dal Presidente eletto del RI
in collaborazione con il Presidente e con il moderatore, incaricati di facilitare
la formazione durante l’Assemblea internazionale e offrire informazioni sul
Rotary a dirigenti distrettuali e di club.
Coordinatori regionali dell’effettivo del RI e coordinatori di zona – Rotariani
incaricati di assistere i club e i distretti per le questioni concernenti lo sviluppo
e la conservazione dell’effettivo in una determinata zona.
Consiglieri strategici del Fondo programmi – Rotariani che collaborano con i
coordinatori regionali della Fondazione Rotary facendo da risorsa principale
regionale per il Fondo programmi.
Consiglieri per i Grandi Donatori – Rotariani che collaborano con i coordinatori regionali della Fondazione Rotary facendo da risorsa principale per il
Fondo permanente e le Grandi Donazioni di una regione specifica.
Coordinatori regionali della Fondazione Rotary – Rotariani che fanno da punto
di riferimento, in una determinata regione, per le questioni concernenti la
Fondazione Rotary.
Coordinatori degli alumni della Fondazione Rotary – Rotariani incaricati di
assistere i coordinatori regionali della Fondazione Rotary nell'incoraggiare l'uso
degli alumni della Fondazione in attività distrettuali e di club.
Le coordinate dei membri di commissioni, dirigenti del RI, della Fondazione e
dei gruppi d’appoggio, si trovano nella parte iniziale dell’Official Directory.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
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La Segreteria
La Segreteria del Rotary International – l’organo amministrativo a cui fanno
riferimento i club di tutto il mondo – si occupa di coordinare, esaminare,
tradurre e diffondere le informazioni relative al Rotary. È costituita dalla Sede
Mondiale del RI, situata a Evanston (Illinois – USA) e da sette uffici internazionali. Oltre ad assistere i dirigenti e i soci dei club a realizzare gli obiettivi
rotariani, si occupa di promulgare le decisioni prese dal Consiglio centrale del
RI e dagli Amministratori della Fondazione Rotary.
I rappresentanti dei club e dei distretti presso gli uffici internazionali e la Sede
Mondiale possono rivolgersi al personale specializzato del RI per ottenere chiarimenti e informazioni.
Risorse generali
Catalogo (019-IT) – Elenco di pubblicazioni, programmi audiovisivi, moduli e
opuscoli del RI. Aggiornato annualmente, è disponibile in formato cartaceo ed
elettronico.
Cartella dei dirigenti di club (225-IT) – Serie di manuali che descrivono le responsabilità dei dirigenti di club (presidente, segretario, tesoriere, commissioni) e vari aspetti dell’associazione (sviluppo dell’effettivo, progetti, Fondazione
Rotary, relazioni pubbliche, raccolta fondi). La cartella comprende i seguenti
manuali:
Manuale del presidente di club (222-IT)
Manuale del segretario di club (229-IT)
Manuali delle commissioni di club:
Amministrazione (226A-IT)
Effettivo (226B-IT)
Pubbliche relazioni (226C-IT)
Progetti (226D-IT)
Fondazione Rotary (226E-IT)
Manuale di procedura (035-IT) – Descrive le norme e i provvedimenti legislativi adottati dal Consiglio centrale del RI e dal Consiglio d’amministrazione
della Fondazione Rotary; viene aggiornato ogni tre anni dopo la seduta del
Consiglio di Legislazione. Il manuale contiene anche lo “Statuto tipo dei
Rotary club” e il “Regolamento dei Rotary club”.
Official Directory (007-EN) – Contiene nomi, indirizzi e numeri telefonici dei
dirigenti del RI, dei componenti di commissioni e task force, e del personale della Segreteria. Elenca inoltre i distretti rotariani di tutto il mondo con i
rispettivi governatori, e fornisce le coordinate dei club dei diversi distretti
(tra cui il nome del presidente e del segretario, e informazioni sul luogo e
l’ora delle riunioni).
Riviste e notiziari
The Rotarian – Rivista ufficiale del RI, pubblicata una volta al mese, con articoli
sui progetti dei club e dei distretti, sulle delibere del Consiglio centrale e sul
Congresso del RI. Oltre a The Rotarian, esistono 30 riviste regionali ufficiali
pubblicate in 22 lingue.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
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Rotary World – Notiziario trimestrale per i club, i distretti e i dirigenti internazionali del Rotary; può essere adoperato per la preparazione dei bollettini dei
club e di altre newsletter.
Effettivo
Come proporre un nuovo socio (254-IT) – Illustra le procedure di base per la
selezione e l’ammissione dei nuovi soci.
Guida allo sviluppo dell’effettivo (417-IT) – Descrive le strategie migliori per la
crescita dei club.
L’orientamento di nuovi soci (414-IT) – Contiene direttive specifiche, fogli di lavoro e un elenco di risorse utili per i responsabili dei programmi di formazione
dei nuovi soci.
Organizzazione di nuovi club (808-IT) – Risorse per i governatori e i loro rappresentanti per l’organizzazione di nuovi club.
I fondamenti del Rotary (595-IT) – Informazioni per i nuovi soci sul RI e sulla
Fondazione Rotary.
Rotary Possibilities (688-MU) – Un video di tre minuti, senza narrativa, che
presenta ai soci potenziali una panoramica sui progetti del Rotary nel mondo.
L’ABC del Rotary (363-IT) – Antologia di brevi articoli sulla storia, tradizione e
struttura del Rotary e sui programmi dell’associazione; è particolarmente utile
ai nuovi soci.
Membership Minute – newsletter elettronica che contiene strategie per la crescita dell’effettivo (ci si può iscrivere tramite il portale Affiliazione del sito web
del RI).
Questo è il Rotary (001-IT) – Opuscolo illustrato a colori che descrive brevemente il Rotary ai potenziali soci.
Che cos’è il Rotary? (419-IT) – Minischeda contenente le risposte alle domande
più frequenti sull’associazione e sui suoi obiettivi. Si rivolge sia ai Rotariani che
al pubblico esterno.
Progetti di servizio
Prevenzione degli abusi e delle molestie. Manuale di formazione (775-IT) – Guida
per gli istruttori – Ideato per istruire i Rotariani su come garantire un ambiente
sicuro per i giovani partecipanti ai programmi dell’organizzazione.
Strumenti di valutazione comunitaria (solo web) – Ottima risorsa per identificare
progetti di servizio efficienti all’interno della comunità con descrizione de gli
strumenti di valutazione.
Kit Comunità all’opera/Una selezione di opportunità di servizio (605-IT) –
Fornisce istruzioni dettagliate su come sviluppare, realizzare e valutare un
progetto di servizio.
Banca progetti (solo web) – Una banca dati contenente informazioni su progetti
realizzati da club e distretti rotariani, club interactiani e rotaractiani, e gruppi
rotariani comunitari in svariate aree. Presenta anche idee e suggerimenti per
l’attuazione dei progetti.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
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Manuale Interact (654-IT) – Guida completa all’organizzazione e all’amministrazione di un club Interact.
Manuale Rotaract (562-IT) – Guida all’organizzazione e allo sviluppo di un
club Rotaract.
Rotary Community Corps Handbook (770-EN) – Indicazioni di base su come
organizzare un gruppo e individuare potenziali leader, con studi di casi e idee
per progetti.
Guida ai circoli professionali del Rotary (729-IT) – Guida per creare, organizzare,
gestire e promuovere un circolo professionale.
Rotary Friendship Exchange Handbook (in inglese solo web) – Guida per organizzare uno scambio d’amicizia Rotariana.
Manuale dei volontari del Rotary (263-IT) – Contiene informazioni su come
diventare volontari del Rotary nonché direttive per i coordinatori dei progetti
rotariani in cerca di assistenza.
Rotary Youth Leadership Awards Handbook (694-EN) – Guida all’organizzazione
di un incontro RYLA che sviluppi la leadership tra i giovani.
World Community Service Handbook: A Guide to Action (742-EN) – Contiene
informazioni sul programma APIM, sul programma Volontari del Rotary e sulle
sovvenzioni della Fondazione Rotary a sostegno dei progetti APIM.
Scambi di progetti APIM (solo web) – Banca dati per i club che intendono
sostenere un progetto APIM, ma non hanno un Rotary club come partner
internazionale.
Manuale scambio giovani (746-IT) – Manuale completo per i Rotariani che organizzano un programma Scambio giovani
La Fondazione Rotary
Ogni Rotariano, Ogni Anno – kit per un club di successo (958-IT) – Opuscoli,
adesivi e informazioni per aiutare i club a promuovere il contributo finanziario
al Fondo programmi.
PolioPlus Brochure (323-EN) – Pieghevole con i dati aggiornati sulla campagna
di eradicazione, i contributi del Rotary e dei suoi partner e gli ostacoli rimasti
per la totale eradicazione.
Fondazione Rotary. Schedina statistica (159-IT) – Pieghevole contenente una
breve panoramica statistica ed informativa dell’organizzazione, dei programmi
e contributi della Fondazione.
Guida rapida alla Fondazione Rotary (219-IT) – Raccolta dei programmi e dei
servizi della Fondazione Rotary in un formato di rapida consultazione
Pubbliche relazioni
Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN) Suggerimenti per la
promozione delle attività dei club.
Comunicati stampa – Messaggi promozionali disponibili in vari formati e rivolti a diversi organi d’informazione (stampa, radio, televisione)
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
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PR Tips (solo web) – Newsletter bisettimanale che offre idee innovative per
la promozione del Rotary a livello locale (per iscriversi, visitare la sezione
Effective Public Relations del sito web del RI).
Sito web del RI
Informazioni sugli aspetti fondamentali della vita e del funzionamento del club
si possono trovare anche sul sito web del RI (www.rotary.org). Il sito, che viene
aggiornato regolarmente, permette di scaricare numerosi moduli e pubblicazioni rotariane.
L’area soci consente ai rotariani di contribuire alla Fondazione, gestire gli abbonamenti, iscriversi a incontri, scaricare il software amministrativo e usufruire
dei vantaggi riservati ai soci. Una sezione riservata del sito consente ai club e ai
distretti di accedere a informazioni di carattere amministrativo.
Il Rotary-E-Learning Center è un centro di apprendimento online dedicato allo
studio indipendente di materiale didattico rotariano. I moduli didattici disponibili (online o scaricabili elettronicamente) sono particolarmente indicati per i
nuovi soci e i dirigenti dei club; non sostituiscono i corsi distrettuali di formazione, ma sono supplementari ad essi. Il centro si raggiunge cliccando sulla
voce Formazione, nella versione italiana del sito web del RI.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
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APPENDICE 6 – Ruolo e responsabilità del governatore
distrettuale
Le mansioni del governatore distrettuale sono delineate nel regolamento del RI. Al governatore spetta:
• organizzare nuovi club;
• rafforzare i club già esistenti;
• promuovere la crescita dell’effettivo stabilendo, con l’aiuto dei dirigenti dei club e distrettuali, obiettivi
realistici a proposito;
• sostenere i contributi finanziari e la partecipazione ai programmi della Fondazione Rotary;
• promuovere relazioni cordiali fra i club del suo distretto, e fra i club stessi e il RI;
• organizzare e presiedere il congresso distrettuale; assistere il governatore entrante nel pianificare e preparare il SIPE e l’assemblea distrettuale;
• visitare di persona i club del distretto, individualmente o in un'assemblea di più club, nel periodo in
cui la propria presenza abbia il massimo impatto sui club; la visita ha lo scopo di:
– richiamare l’attenzione su importanti questioni rotariane;
– prestare particolare attenzione ai club più deboli;
– incoraggiare la partecipazione dei Rotariani ai progetti di volontariato;
– riconoscere di persona il contributo esemplare di singoli Rotariani del distretto.
• inviare una lettera mensile ai presidenti e ai segretari di club del suo distretto;
• mettersi a disposizione del RI per informazioni e resoconti, quando gli venga richiesto dal Presidente o
dal Consiglio centrale;
• informare il suo successore, prima dell’Assemblea Internazionale, sulla situazione dei club del distretto,
suggerendo iniziative atte a rafforzarli;
• garantire che le nomine e le elezioni a livello distrettuale avvengano nel rispetto della costituzione, del
regolamento e delle procedure approvate dal RI;
• consegnare al suo successore l’archivio del distretto;
• svolgere ogni altro compito inerente alla sua carica di dirigente distrettuale del RI.
Per tutti gli altri aspetti del suo mandato, il governatore è incoraggiato a delegare parte dei suoi doveri
all’organizzazione distrettuale.
Il governatore distrettuale deve inoltre svolgere le seguenti incombenze:
• programmare e presiedere il SIPE e l’assemblea distrettuale (come governatore entrante). Una volta in
carica, condurre il seminario di formazione della squadra distrettuale, il seminario distrettuale sull'effettivo, il seminario distrettuale della Fondazione Rotary e il congresso distrettuale;
• fare da portavoce per il RI e per il distretto a seconda delle esigenze;
• nominare gli assistenti del governatore, istituire le commissioni distrettuali necessarie e consultarsi con
loro nel corso dell’anno;
• promuovere il Congresso del RI e, se possibile, parteciparvi;
• preparare ogni mese un compendio dei dati sull’effettivo e sull’assiduità (basato sui resoconti dei club)
e pubblicarlo nella lettera mensile;
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
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• assistere i club del distretto, prestando particolarmente attenzione ai club nuovi o più deboli; la visita a
questi ultimi deve essere organizzata possibilmente all’inizio dell’anno;
• promuovere tra i club del distretto la partecipazione personale e finanziaria alle attività della Fondazione
Rotary;
• incoraggiare i club ad accrescere l’effettivo;
• tracciare un programma equilibrato di relazioni pubbliche ed esortare i club a fare altrettanto.
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
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APPENDICE 7 – Seminario di formazione della squadra
distrettuale – Questionario
Per trarre il massimo vantaggio dal seminario di formazione della squadra distrettuale, prima di frequentarlo leggete il Manuale di formazione degli assistenti del governatore e preparatevi a rispondere al presente
questionario. Le seguenti domande offrono un utile spunto di discussione sui temi trattati nel seminario:
Comunicazione all’interno del distretto
• Quando e con che frequenza devono comunicare tra di loro i componenti della squadra distrettuale?
• Quali sono le informazioni destinate ai club? E ai dirigenti distrettuali?
• Come deve avvenire la comunicazione?
Ruolo e responsabilità dell’assistente del governatore
• Quali sono le responsabilità generali dell'assistente del governatore?
• A fianco di chi lavora?
Elementi di un club efficiente
• Che ruolo deve svolgere il distretto per sostenere l’efficienza dei club?
• Quali sono gli elementi di un club efficiente?
Obiettivi
• Perché è importante che i club stabiliscano i propri obiettivi?
• Come potete aiutare i club a delineare gli obiettivi?
A fianco dei club
• In che modo potete utilizzare il Piano direttivo di club per assistere i club?
• Quali sono i problemi tipici che si trovano ad affrontare i club?
• Perchè le visite regolari dell’assistente del governatore possono contribuire all’efficienza dei club?
• Quali sono i club che necessitano di particolari attenzioni?
• Come potete aiutare i club e il governatore a prepararsi alla visita ufficiale?
• Quali strategie avete usato con successo e volete condividere con i vostri colleghi?
Risoluzione dei problemi
• Come si può adoperare la Guida alla pianificazione di club efficienti per l’individuazione dei problemi?
• Quali strategie avete usato con successo e volete condividere con i vostri colleghi?
Risorse
• In che modo l’assistente del governatore collabora con gli altri assistenti e con le commissioni distrettuali per meglio servire i club?
• Quali sono le risorse disponibili?
Manuale di formazione dell’assistente del governatore
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QUEST’ANNO
I CLUB SI RIVOLGERANNO A VOI
PER
RICEVERE
ASSISTENZA
LE SEGUENTI RISORSE MESSE A DISPOSIZIONE
DAL RI VI SARANNO CERTAMENTE UTILI:
Cartella dei dirigenti di club (225-IT)
Guida alla pianificazione di club efficienti
www.rotary.org
Per pubblicazioni specifiche potete consultare il Catalogo
o il sito web del RI.
244-Ad-IT
One Rotary Center
1560 Sherman Avenue
Evanston, IL 60201-3698 USA
www.rotary.org