ROTARY INTERNATIONAL
DISTRETTO 2071
IL SEGRETARIO DEL CLUB
A cura di:
Commissione Distrettuale Formazione 2013-2014
SEGRETARIO DEL CLUB
RUOLO
 svolge funzioni complementari a quelle del Presidente
del club
 dà supporto alle attività del club e ne cura l'efficienza
amministrativa
 collabora con il Presidente, con il Consiglio Direttivo,
con le Commissioni
 opera insieme con il Tesoriere ed il Prefetto per il
corretto funzionamento del club e delle sue riunioni
 tiene rapporti con il Distretto, con il R.I., con la F.R.,
con gli altri club
SEGRETARIO DEL CLUB
COMPITI
 mantiene aggiornati gli Archivi Soci e Club nella






propria Area Riservata del sito 2070
predispone e svolge le attività di sua responsabilità
elabora le statistiche richieste
mantiene i rapporti di tipo amministrativo con
il Distretto, con il R.I., con la F.R., con gli altri club
cura l’archiviazione, la conservazione e l’uso delle
documentazioni del club e della corrispondenza
movimenta le proposte di candidatura di nuovi soci
è il solo responsabile del “Libro dei Verbali del Club”
da tenere aggiornato ed in costante ordine
SEGRETARIO DEL CLUB
ATTIVITA’ SISTEMATICHE
 operazioni con scadenza
 operazioni senza scadenza prefissata
 operazioni legate alla riunione settimanale
OPERAZIONI CON SCADENZA - 1° trimestre (lug-set)
Scad.
Descrizione
Modello
Destinazione
5
LUG
Consegna tessere
ai soci
fogli di 10 tessere
da richiedere a Zurigo
tutti i soci
10
LUG
Pagamento quote 1° trimestre
al Distretto
si riceve dal Distretto
o download dal sito 2070
Distretto
15
LUG
Nominativi dei componenti
Consiglio Direttivo e Commissioni
tabella predisposta
dal segretario
tutti i soci
20
LUG
Avviso ai soci che hanno
raggiunto la dispensabilità dalla
frequenza
lettera predisposta
dal segretario
soci aventi requisito
31
LUG
Pagamento quote semestrali
al Rotary International
si riceve da R.I.
insieme con la fattura
15
AGO
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Luglio
si riceve dal Distretto
per l'intero semestre
Distretto
15
SET
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Agosto
disponibile
dal mese precedente
Distretto
Rotary International
OPERAZIONI CON SCADENZA - 2° trimestre (ott-dic)
Scad.
Descrizione
Modello
Destinazione
10
OTT
Pagamento quote 2° trimestre
al Distretto
si riceve dal Distretto
o download dal sito 2070
Distretto
15
OTT
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Settembre
disponibile
dal mese precedente
Distretto
15
NOV
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Ottobre
disponibile
dal mese precedente
Distretto
15
DIC
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Novembre
disponibile
dal mese precedente
Distretto
31
DIC
Aggiornamento informazioni
per Official Directory
scrittura ONLINE
su sito R.I. (www.rotary.org)
Rotary International
OPERAZIONI CON SCADENZA - 3° trimestre (gen-mar)
Scad.
Descrizione
Modello
Destinazione
10
GEN
Pagamento quote 3° trimestre
al Distretto
si riceve dal Distretto
o download dal sito 2070
Distretto
15
GEN
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Dicembre
disponibile
dal mese precedente
Distretto
31
GEN
Pagamento quote semestrali
al Rotary International
si riceve da R.I.
insieme con la fattura
31
GEN
Componenti del Consiglio Direttivo
entrante e dati della Segreteria
scrittura ONLINE
su sito 2070
Distretto
15
FEB
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Gennaio
si riceve dal Distretto
per l'intero semestre
Distretto
15
MAR
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Febbraio
disponibile
dal mese precedente
Distretto
Rotary International
OPERAZIONI CON SCADENZA - 4° trimestre (apr-giu)
Scad.
Descrizione
Modello
Destinazione
10
APR
Pagamento quote 4° trimestre
al Distretto
si riceve dal Distretto
o download dal sito 2070
Distretto
15
APR
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Marzo
disponibile
dal mese precedente
Distretto
15
MAG
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Aprile
disponibile
dal mese precedente
Distretto
15
GIU
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Maggio
disponibile
dal mese precedente
Distretto
30
GIU
Passaggio consegne
al Segretario entrante
se occorre
Segretario entrante
15
LUG
Rapporto di Assiduità del club
per il mese di Giugno
disponibile
dal mese precedente
Distretto anno
precedente
OPERAZIONI SENZA SCADENZA PREFISSATA
Rif
Descrizione
Modello
Destinazione
1
Aggiornamento dati per nuovo
socio, socio cessato, variazioni
scrittura ONLINE su sito 2070
entro fine mese dell’evento
Area Riservata 2070
2
Inserimento dati per nuovo C.D.,
indirizzo segreteria, incarichi
scrittura ONLINE su sito 2070
entro il mese di Gennaio
Area Riservata 2070
3
Autorizzazione di un candidato
a comunicare il suo nome ai soci
download da sito 2070
Archivio club
4
Autorizzazione del nuovo socio a
comunicare i dati a Distretto e R.I.
download da sito 2070
Archivio club
5
Invio contribuzioni a FR e richiesta
riconoscimenti (con il Tesoriere)
download da sito 2070
Zurigo
6
Proposta di candidatura
nuovo socio
download da sito 2070
Consiglio Direttivo
Archivio club
7
Ordinazione di pubblicazioni
e/o di tessere rotariane
download da sito 2070
Zurigo
8
Avviso convocazione riunioni
Cons. Direttivo e Assemblee
predisposto
dal segretario
Membri del C.D.
o tutti i soci
9
Stesura verbali riunioni
Cons. Direttivo e Assemblee
schema definito
dal segretario
Libro dei Verbali
OPERAZIONI LEGATE ALLA RIUNIONE SETTIMANALE
Rif
Descrizione
Modello
Destinazione
1
registrazione delle presenze
dei soci
tabella predisposta
dal segretario
archivio del club
2
registrazione e attestazione delle
presenze di visitatori da altri club
tabella e attestato predisposti
dal segretario
visitatori,
archivio del club
3
registrazione delle presenze di
ospiti del club e ospiti dei soci
tabella predisposta
dal segretario
Tesoriere,
archivio del club
4
certificazione delle presenze
di tutti i presenti
ruota in cartoncino
per le firme dei presenti
archivio del club
5
elaborazione
dei dati di assiduità dei soci
modello scaricato ONLINE per
ognuno dei due semestri
invio mensile al
Distretto
6
trasferimento di informazioni
al redattore del bollettino
accordi
interpersonali
redattore del
bollettino
7
disponibilità di guidoncini
per eventuali scambi
guidoncino
del club
visitatori
da altri club
8
segnalazione di eventuali
situazioni speciali
informale
Presidente,
Prefetto, Tesoriere
9
altre eventuali
ed emergenze