INVENTARIO MANUALE GENERALE REL_4.4.1 DEL 07/09/2009
Tutti i nominativi riportati in questo documento sono inventati e non riconducibili a nessuna persona realmente
esistente (in ottemperanza alle norme previste dal D. L.vo 196/2003 Legge sulla Privacy).
Il software consente la gestione completa di tutti i beni in dotazione alla Scuola. Infatti, cliccando sull’icona in alto
a destra è possibile specificare la provenienza del bene. Le tipologie di appartenenza dei beni sono le seguenti:
o Beni dello Stato;
o Beni della Regione;
o Beni della Provincia;
o Beni del Comune;
o Beni propri.
Per l’utilizzo della voce Servizi Vedi Manuale Generale Programmi Argo.
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Tabelle
L’uso delle tabelle è indispensabile ed utilissimo. All’atto dell’installazione tra le prime operazioni che
consigliamo di fare è l’aggiornamento delle tabelle il cui utilizzo ha principalmente due vantaggi:
1. una maggiore velocizzazione nell’introduzione dei dati (basta infatti cliccare sul pulsante freccia in
basso e viene visualizzata la tabella specifica, si seleziona l’informazione richiesta e la stessa viene
immediatamente inserita sul campo apposito);
2. permette una piena omogeneizzazione ed esattezza dei dati immessi, ciò ci renderà la vita più leggera
nelle fasi di ricerca, di elencazione, di statistica (se non si attinge alle Tabelle, si possono commettere
anche errori di semplice digitazione, ad es. scrivania per errore la potrei scrivere qualche volta scivania,
successivamente in fase di ricerca per descrizione il computer li considererà come due cose diverse);
Opzioni + Parametrizzazione
o Dati Generali: bisogna specificare l’ufficio di appartenenza del Consegnatario che ha in uso il
programma e l’obbligo della tenuta del Registro di inventario, il suo nome e cognome e
l’indirizzo di tale ufficio che dovrebbe coincidere con quello dell’Istituzione scolastica oltre al
nominativo del Dirigente scolastico; bisogna inoltre indicare obbligatoriamente la Data di inizio
delle scritture contabili meccanizzate (questa indicazione segna la linea di demarcazione tra la
gestione precedente e la nuova meccanizzata, garantendo al contempo, come vedremo
successivamente, la continuità delle scritture attraverso la procedura Inventario + Quadro
storico). L’esatta indicazione di queste informazioni consentirà un corretto uso del programma,
viceversa, il programma darebbe incongruenze nell’allineamento dei dati tra la precedente
gestione delle scritture contabili e l’attuale; si raccomanda quindi, di inserire l’esatta data di
inizio delle scritture contabili. Viene inoltre data la possibilità di attivare la password di accesso
al programma;
o Beni da gestire: permette di scegliere la tipologia di appartenenza dei beni (Stato, Provincia,
Regione, Comune e Propri) che l’utente andrà a gestire;
o Opzioni: attivando l’opzione Visualizza modifiche del prezzo sui registri qualsiasi variazione
di prezzo venga effettuata nel corso degli anni, verrà riportata nelle stampe dei registri; Porta di
comunicazione con il terminale, per chi utilizza il sistema di ricognizione tramite lettore ottico.
Le successive gestioni presenti in questa Pagina saranno attive o disattive a seconda se esse sono
state utilizzate o meno in Argo Rinnova, mentre saranno disattive, ma con possibilità di renderle
attive, nel caso in cui l’utente non sia in possesso di Argo Rinnova.
Essendo tali gestioni opzionali sarà l’utente a decidere se attivarle o meno ed il programma si
comporterà di conseguenza quindi, ad esempio, se sarà attivata la gestione dei Codici Sec ’95,
tale dato verrà richiesto e visualizzato nell’anagrafica del bene; se, invece, verrà abilitata la
gestione dell’universalità dei beni (abilitando la Gestione sigla) il programma, per i beni che
sono sottoposti a questa sistemazione contabile, attribuirà lo stesso numero di inventario seguito
da una / ed un altro numero che si incrementerà di tanti numeri quanti sono i beni che fanno parte
di questa universalità; ad esempio uno studio completo può essere formato da una universalità di
più beni distinti quali scrivania, poltrona, libreria, cassettiera, il programma attribuirà a questi
beni lo stesso numero di inventario: 1/1 (scrivania), 1/2 (poltrona), 1/3 (libreria), 1/4
(cassettiera).
Le gestioni presenti sono le seguenti:
• Abilita gestione sigla: nel caso in cui l'utente voglia gestire l'universalità di beni (questa
tipologia di beni è costituita da quei beni aventi stesso numero d’inventario ma
contrassegnati da numeri progressivi, ad esempio, 1/1, 1/2, 1/3 che possono considerarsi
unitari ma facenti parte di una universalità in base alla loro strumentalità, ad esempio una
scrivania, una cassettiera, una poltrona che formano insieme uno studio).
Riportiamo per maggiore comprensione del concetto di universalità quanto indicato dalla
CM n° 2 del 16/01/2003: Costituiscono “universalità di mobili” cioè complessi di cose,
più o meno omogenee, appartenenti ad un medesimo soggetto ed unificate dalla
destinazione unitaria e permanente ad uno scopo (raccolte delle biblioteche, degli
archivi , ecc.)”;
• Abilita gestione codici Sec: previsti per la contabilità dello Stato dal DPR 254/2002.
Tale gestione fa riferimento ad un Sistema Europeo dei conti 1995 adottato con
Regolamento del Consiglio dell’Unione Europea n° 223 del 25/06/1996. Il sistema
risponde alle esigenze dell’attuale tipo di rendicontazione del conto generale del
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patrimonio basata su una nuova classificazione dei beni in base alla loro natura (esempio:
mobili e arredi per ufficio, macchinari per ufficio, ecc.).
L'abilitazione della Gestione sigla e dei Codici Sec ‘95, determinerà la richiesta in input
di tali informazioni durante la formulazione del buono di carico e la presenza di queste
informazioni in tutte le stampe.
• Abilita gestione della soglia: attivando questa opzione sarà richiesto di inserire il valore
soglia e tutti i beni che a seguito di svalutazione raggiungeranno tale soglia usciranno
automaticamente dalla gestione dell'Inventario per confluire in un registro ad hoc
chiamato Registro dei beni durevoli di importo non superiore a ….
Questo registro è stato istituito con il DPR 254/2002 e viene ribadito nella CM 42/2004.
L’utilizzo della soglia comporterà la relativa implementazione della gestione delle
categorie relative ai beni durevoli di importo inferiore alla soglia e la creazione di nuove
categorie con l'aggiunta della D (che sta per durevoli) al campo codice categoria (ad es.:
1D, 2D, ecc.) e controlli in fase di registrazione del bene in base al prezzo di carico
affinché esso sia imputato alla corretta categoria. Pertanto se viene stabilita la soglia dei
beni a 500 euro, tutti i beni con valore inferiore o uguale a tale importo dovranno essere
imputati alla categoria dei beni durevoli (quelli con la D nel campo categoria) mentre
tutti quelli che hanno un valore superiore alla soglia indicata, risiederanno nelle normali
categorie;
Opzioni + Istituzioni scolastiche: permette all’utente di caricare le scuole che vengono gestite dal
programma. La finestra relativa è suddivisa in due Pagine Lista e Dettaglio che contengono
rispettivamente l’elenco delle scuole ed i dati completi ad esse riferite. Con l’asterisco viene indicata la
scuola principale cioè quella che sta utilizzando il programma;
Gestione accessi: questa procedura consente un controllo degli accessi al programma, mediante
l’attivazione di password. E’ disponibile solo se in Tabelle + Opzioni + Parametrizzazioni viene
impostata l’opzione relativa all’attivazione della password; la gestione delle abilitazioni legata alla
password di accesso al programma risulta assai utile in caso di accesso al Database da postazioni
diverse ed assume particolare rilevanza in caso di accesso al Database Centralizzato nel Sistema Argo
in Rete (Vedi Manuale Utenti e Password Programmi Argo).
I Gruppi predefiniti per il programma sono:
o
Gestione completa del programma: è l’utente abilitato a tutte le procedure;
o
Gestione limitata del programma: è l’utente che ha l’abilitazione a operare su tutte le
procedure ad eccezione delle seguenti: Altro + Manutenzione archivi, Altro + Azzera
archivi;
o
Abilitato solo alle stampe;
Categorie: in tabella sono già pre-caricate le due Categorie di classificazione dei beni (Beni mobili,
Libri e pubblicazioni);
Sottocategorie: è un’ulteriore classificazione dei beni per voci omogenee che può risultare utile in fase
di ricerche specifiche o di statistiche, specie in fase di rivalutazione dei beni. La CM n° 253 del
10/11/2000 che regolamenta il passaggio dalla contabilità erariale a quella autonoma, prevede
l’accorpamento dei beni mobili in un’unica categoria con la divisione dei beni per sottocategorie o
colonne. È consigliabile quindi utilizzare sin dal primo uso del programma questa tabella. Utilizzando
pienamente il programma avremo una classificazione dei beni con struttura di questo tipo:
Categorie
Beni Mobili
Libri e Pubblicazioni
Sottocategoria
Mobilio
Musei
Gabinetti e Laboratori Scientifici
Materiale Didattico e Scientifico
Macchine e Attrezzi dei Lab. e Off. Ind.
Suppellettili e Arredamenti del Convitto
Biblioteca
Codice
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Nel campo Colonna registro deve essere indicata la colonna del Registro di inventario in cui verranno
inseriti i beni appartenenti a questa sottocategoria; nel campo Riferimento categoria per modello A è
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necessario indicare la categoria del modello A della RPS in cui si vuole confluiscano i beni
appartenenti a questa sottocategoria;
Settore merceologico: la tabella contiene i codici e le descrizioni del settore merceologico di
appartenenza dei beni;
Collocazione beni
o Sedi: la tabella si riferisce agli Stabili dove sono ubicati i beni mobili, ad es.: Sede centrale,
Succursale, ecc. Per ogni sede vengono richieste le seguenti informazioni:
•
Codice: assegnare un codice ad ogni sede, ad es.: 001 per la Sede centrale, 002 per la
Succursale;
•
Sede: descrizione sede, ad es.: Direzione centrale, Succursale, ecc.;
•
Indirizzo: indirizzo della sede;
•
Città: dove è ubicata la sede;
o Ubicazioni: si riferisce alle singole stanze dove sono ubicati i beni. L’ubicazione è naturalmente
all’interno di uno stabile o sede che abbiamo inserito precedentemente nella Tabella +
Collocazione beni + Sedi; per ogni ubicazione o stanza vengono richieste le seguenti
informazioni:
•
Codice sede: richiamare dall’apposita Tabella Collocazione beni + Sedi il codice della
sede a cui assegnare le stanze;
•
Codice ubicazione: assegnare un codice alla stanza (ad es.: 1 Presidenza, 2 Segreteria, 3
Aula d’informatica, 4 Aula di lingue);
•
Ubicazione: denominazione stanza (ad es.: Presidenza, Segreteria, Aula d’informatica,
Aula di lingue);
•
Stanza: eventuale numero di stanza;
•
Piano: piano dello stabile dove è ubicata la stanza;
•
Responsabile: Nome del responsabile a cui sono assegnati i beni della stanza;
•
Note: eventuali note;
•
Sub-consegnatario: è il nome del sub-consegnatario che viene abbinato alle ubicazioni
dove sono presenti i beni che ricadono sotto la sua responsabilità.
Le informazioni di questa tabella verranno utilizzate per la compilazione della Stampe + Elenco
per Ubicazione da apporre dietro la porta di ogni stanza;
Provenienza/Fornitore: in essa sono presenti tutte le informazioni riguardanti i fornitori:
o Cod. Fornitore: bisogna assegnare un codice per ogni Fornitore;
o Ragione sociale se Persona giuridica, Dati anagrafici se fisica;
o il Codice fiscale o la Partita IVA è un campo importante perché deve essere indicato nel buono
di carico; se si introducono le informazioni inerenti una Ditta indicare la partita IVA, nel caso si
tratti di una Amministrazione statale indicare il codice fiscale;
o Indirizzo, cap, città, provincia, telefono e fax (sono disponibili 30 caratteri pertanto è possibile
inserire più di un numero di telefono e fax): queste informazioni servono non tanto per essere
indicate nelle scritture ma per avere le informazioni complete sui Fornitori, tali dati possono
sempre tornare utili. Attraverso la procedura di stampa si avrà un Elenco dei fornitori con tutte le
informazioni immesse in modo da avere una rubrica fornitori;
Sub-consegnatario: in questa tabella è possibile inserire i Sub-consegnatari ai quali il Consegnatario
durante l’anno scolastico affida parte dei beni di proprietà della scuola. La gestione dei Subconsegnatari è presente in ottemperanza all’art. 27 del DI n° 44/2001 che afferma: “la custodia del
materiale didattico, tecnico e scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine è affidata al
direttore, su indicazione vincolante del dirigente, i rispettivi docenti …”.
Questa gestione implica l’inserimento nella specifica Tabelle + Sub-consegnatari dei loro nominativi
ed il loro abbinamento alle Tabelle + Collocazione beni + Ubicazioni per ogni stanza/laboratorio;
Destinazione: in essa vengono inserite tutte le informazioni inerenti i Destinatari a cui i beni vengono
scaricati:
o bisogna assegnare un Codice per ogni destinatario;
o indicare le Denominazione del destinatario (ad es.: Croce Rossa);
o il Codice fiscale o la Partita IVA è un campo importante perché deve essere indicato nel buono
di scarico; se si introducono le informazioni inerenti una Ditta indicare la partita IVA; nel caso si
tratti di una Amministrazione statale indicare il codice fiscale;
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Indirizzo, cap, città, provincia, telefono e fax (sono disponibili 30 caratteri pertanto è possibile
inserire più di un numero di telefono e fax): queste informazioni servono non tanto per essere
indicate nelle scritture ma per avere le informazioni complete sui Destinatari, tali dati possono
sempre tornare utili. Attraverso la procedura di stampa si avrà un Elenco dei destinatari con tutte
le informazioni immesse in modo da avere una rubrica dei destinatari;
Prodotti: in questa tabella bisogna inserire i codici e le descrizioni che verranno utilizzate nel
programma come prefisso nella descrizione dei beni. Il programma ha già pre-caricata una tabella di
prodotti che tuttavia può essere modificata. Naturalmente il programma non consentirà la cancellazione
da questa tabella di un prodotto che risulta essere già essere stato utilizzato per il caricamento di un
bene. Cliccando come per le altre tabelle sull’icona di Inserimento verrà richiesto il codice e la
descrizione del prodotto. È indispensabile porre attenzione nella digitazione della descrizione del
prodotto; la descrizione rappresenta infatti uno degli elementi di individuazione del prodotto e verrà
riportata in tutte le scritture. Nell’ipotesi che vengano presi in carico nuovi beni e quindi nuovi prodotti
non inseriti in tabella, è possibile ma non obbligatorio, attraverso l’apposita icona Inserisci, aggiungerli
in tabella a quelli già memorizzati (ad es.: Libro …, Dizionario …, Gazzetta ufficiale …);
Amministrazioni: contiene i codici e la descrizione delle Amministrazioni che effettuano la spesa
(MPI, Provincia, ecc.)
Aggregazione voci: in questa tabella bisogna inserire i codici e le descrizioni delle Aggregazione voci.
È una tabella importante per potere avere le scritture complete dei dati inerenti il movimento
finanziario. Cliccando come per le altre tabelle sull’icona di Inserimento verrà richiesto il codice che è
poi il numero dell’Aggregazione voci e la descrizione dell’Aggregazione voci stessa;
Centri di costo: (usata in Tabelle + Capitoli) in questa tabella devono essere inseriti i centri di costo.
Cliccando sull’icona Inserisci verrà richiesto il codice e la descrizione del centro di costo; dopo aver
inserito questi dati si dovrà cliccare sul pulsante Salva;
Documenti: in questa tabella bisogna inserire i codici e le descrizioni dei documenti; sono già precaricati quattro diversi tipi di documento:
a) Bolla di consegna;
b) Fattura della fornitura;
c) Lettera di autorizzazione al movimento;
d) Provvedimento autorizzazione al discarico;
Tipo ordini: in questa tabella bisogna inserire i codici e le descrizioni del Tipo ordini; sono già precaricati due diversi tipi di documento:
a) Contratto;
b) Ordinazione o lettera d’ordine.
o
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Inventario
Così come consigliato dal programma, all’atto dell’installazione è necessario selezionare la procedura:
Quadro storico: la compilazione del Quadro storico consente:
a) al Consegnatario che inizia per la prima volta ad utilizzare le scritture contabili meccanizzate, di
allineare immediatamente i dati esistenti alla data dell’avvio della meccanizzazione, senza dover
subito inserire analiticamente tutti i beni già in carico;
b) ai Consegnatari che avevano un precedente programma è consentito, utilizzando la procedura di
travaso prevista dal programma, di avere i dati precedenti già pre-caricati ed adattati al nuovo
formato.
Con questa procedura si gestisce quindi il passaggio della tenuta dei registri contabili da manuale ad
automatizzata o da vecchia automazione a nuova automazione. Il programma richiederà delle
informazioni che segnano la linea di demarcazione tra il precedente modo di tenuta delle scritture ed il
nuovo. Così si ha continuità nelle scritture.
Per ogni categoria vengono richiesti/visualizzati:
a) il numero ed il valore dei beni caricati, scaricati ed eventuali rivalutazioni sopraggiunte fino
al giorno antecedente la data di inizio nuova meccanizzazione;
b) il numero ed il valore dei beni caricati e scaricati dopo la data di automazione delle scritture
contabili utilizzando il software.
Alla fine il programma darà il totale riepilogativo come numero di beni e valore che dovrà
corrispondere esattamente con le scritture contabili aggiornate alla data indicata. Verrà data dal
programma anche l’informazione inerente il prossimo numero di inventario che verrà assegnato per
quella determinata categoria. Quest’ultimo numero sarà quello che verrà automaticamente proposto
all’atto del caricamento del primo bene in carico nella categoria indicata.
Attraverso questa procedura avremo: in termini quantitativi una precisa continuità con il passato,
l’allineamento con le scritture e quindi l’immediata operatività. Nella procedura vengono indicati tra
parentesi i (dati in archivio), infatti, per gli Uffici consegnatari che passano dalla gestione manuale
alla gestione automatizzata si ha la possibilità di inserire tutte le informazioni dei singoli beni
precedenti l’automazione in maniera graduale e successiva all’utilizzo del programma. I beni così
inseriti verranno conteggiati dal programma ed il quadro storico aggiornato automaticamente.
La compilazione dei dati precedenti l’automazione nel computer non è obbligatoria, se lo si fa però si
avrà l’intero inventario dei beni mobili su supporto magnetico, con chiari ed evidenti vantaggi. Come
abbiamo invece detto, obbligatorio è l’inserimento del numero totale beni e valore suddiviso per
categoria.
In questo modo abbiamo, in maniera semplice ed esatta, in ogni momento il controllo sul lavoro svolto
fino a quel punto perché l’aggiornamento automatico del quadro storico avviene anche per i beni che
vengono immessi dopo la data dell’installazione stessa; quindi attraverso questa procedura abbiamo la
fotografia ed il monitoraggio della situazione inventariale;
Beni in attesa di inventariazione: questa procedura serve per registrare dei beni già ricevuti ma che
verranno inventariati in un secondo momento. Si tratta di una procedura non obbligatoria che consente
di inserire in una sorta di pre-inventario i beni in attesa che avvenga il verbale di collaudo che accerti il
buono stato del bene ed il definitivo accesso dello stesso in inventario con la relativa attribuzione del
numero di inventario.
Lanciando questa procedura si apre la relativa finestra dove i campi da compilare sono:
o Categoria: categoria di appartenenza del bene; è un campo di tipo tabellare quindi cliccando su
freccia in basso è possibile visualizzare i codici e le descrizioni delle Tabelle + Categorie da
cui selezionare la categoria prescelta;
o Codice prodotto: indicare il codice del prodotto relativo alla categoria introdotta; è un campo di
tipo tabellare, infatti cliccando sull’icona Ricerca in tabella si attiva la procedura di ricerca che
da la possibilità di richiamare qualsiasi prodotto con il relativo codice a patto che sia stato
precedentemente inserito nella Tabella + Prodotti. Una volta scelto il codice la relativa
descrizione verrà automaticamente inserita nell’apposito campo;
o Codice settore: è il codice del settore merceologico e viene prelevato automaticamente
dall’apposita Tabella + Prodotti;
o Descrizione / titolo: è la descrizione del bene o il titolo della pubblicazione per la Categoria 2; se
non si è già inserito il codice questo campo è ancora vuoto quindi bisognerà richiamare la
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procedura di ricerca alla quale, come già detto, si accede cliccando sull’apposita icona Ricerca
in tabella. Dopo avere selezionato il prodotto il relativo codice verrà inserito automaticamente;
IMPORTANTE: la Descrizione del bene da inserire non deve obbligatoriamente far
riferimento ad un Tabelle + Prodotti e, quindi, si può procedere direttamente alla sua
digitazione in questa fase;
o Sottocategoria: eventuale sottocategoria, che si è precedentemente inserita in Tabelle +
Sottocategorie; è strettamente legata alla categoria e fa riferimento alle colonne previste dalla
CM 253/2000 che dispone l’accorpamento dei beni in un’unica categoria con la suddivisione
all’interno di questa in sottocategorie o colonne (ad es. mobilio, materiale didattico e scientifico,
gabinetti e laboratori scientifici);
o Matricola / telaio: eventuale matricola del bene o numero di telaio per la Categoria 1. Questo
campo non esiste nella Categoria 2;
o Note: eventuali note che si vogliono introdurre per quel particolare bene;
o Marca / editore: è la marca del prodotto; o l’editore del libro per gli inserimenti di Categoria 2;
o Autore / targa: l’autore della pubblicazione, per gli inserimenti di Categoria 2, o, per gli
inserimenti della Categoria 1, la targa del veicolo;
o Prezzo: è il valore del bene espresso in Euro (a partire dal 2002) secondo le disposizioni previste
dalla Circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 04/10/2001;
o Stato: è la condizione del bene (Nuovo, Usato, Inservibile). Per default viene proposto Nuovo;
o Quantità: è il numero di beni uguali che si registrano;
Carico: rappresenta la parte dinamica dell’inventario ed è la procedura che si userà più frequentemente
in quanto consente l’immissione dei nuovi beni presi in carico nel Registro di inventario.
L’introduzione dei beni appartenenti al Giornale di entrata e uscita prevede tutte le informazioni
necessarie alla stesura del buono di carico, l’operazione quindi da attivare alla consegna di nuovi beni
da assumere in carico è data dall’emissione del buono di carico che si attua con questa procedura.
All’interno della finestra in alto a sinistra si notano due Pagine: Buono di carico ed Elenco beni; ad
ogni Pagina corrisponde una finestra in cui introdurre le informazioni che compongono una parte del
buono di carico; in particolare nella Pagina Buono di carico si introdurranno le informazioni di testata
(Amministrazione, Ufficio, ecc.) e di coda (Movimento patrimoniale, Movimento finanziario, ecc.) del
buono di carico; nella Pagina etichettata Elenco beni si introdurranno le informazioni inerenti i beni,
che rappresentano il corpo del buono di carico.
o Buono di carico
•
Tipo: il tipo del movimento viene dato in automatico dal programma, essendo nella fase
di carico sarà evidenziato Aumento;
•
Causale: si fa riferimento ad una tabella fissa che contiene pre-caricati i codici previsti
dalle disposizioni;
•
Data: è la data del movimento patrimoniale e rappresenta, quindi, la data del Buono di
carico; sarà la stessa che verrà contestualmente assegnata al carico dei singoli beni che
compongono il buono (viene proposta la data odierna);
•
Numero buono: numero progressivo del buono di carico, viene automaticamente
proposto dal programma il quale in caso di errore di digitazione o di forzatura del
numero effettua tutti i controlli necessari ad impedire errori essendo il modello soggetto
a rendicontazione. Il numero è progressivo per anno solare;
•
Data consegna: data consegna merce;
•
Provenienza / fornitore: fornitore dei beni, è opportuno pre-caricare la Tabella +
Provenienza / fornitori dall'apposita procedura immettendo nella stessa le generalità dei
Fornitori ricorrenti. È importante che vengano introdotti il codice fiscale o la partita IVA
della ditta fornitrice o il codice Consegnatario nel caso di altra Amministrazione, in
quest’ultimo caso il codice consegnatario deve essere introdotto nel campo Cod.
fiscale. Oltre al codice fiscale bisogna inserire la descrizione esatta, queste due
informazioni sono utili perché nella stampa del buono di carico (che sarà eseguita al
termine dell’immissione dei dati) debbono essere indicati i riferimenti dell’operazione
che sono comprensivi di queste due informazioni, viceversa, il buono sarebbe
incompleto;
•
Amministrazione: codice della Tabella + Amministrazioni che effettua la spesa;
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•
o
Aggregazione voci: numero della Tabelle + Aggregazione voci del bilancio dello Stato
sulla quale viene effettuata la spesa;
•
Acquisto con fondi statali / Altre cause: l’utente deve indicare su quale dei due fondi
graverà la spesa; l’importo del buono, in base al fondo di spesa scelta, confluirà nella
stampa della relativa colonna del Stampe + Inventario + Stampe situazione
patrimoniale + Modello A;
•
Tipo documento: Tabelle + Documenti;
•
Tipo contratto o ordine: Tabelle + Tipo ordini;
dopo avere inserito le informazioni fisse del Buono di carico, bisogna cliccare sull’etichetta di
Pagina Elenco beni; appare una finestra vuota dove occorre cliccare sull’icona Inserisci.
Verranno richieste, per ogni bene che deve essere preso in carico, le seguenti informazioni:
•
Categoria: categoria di appartenenza del bene; è un campo di tipo tabellare quindi
cliccando su freccia in basso è possibile visualizzare i codici e le descrizioni delle
categorie inserite nella Tabella + Categorie da cui selezionare la categoria prescelta.
Secondo quanto previsto dalla CM 253/2000 i beni mobili dovrebbero appartenere ad
un’unica categoria e quindi avere un’unica numerazione inventariale, suddividendosi
tuttavia per sottocategorie o colonne;
•
Num. inventario: è gestito in automatico dal programma, però è lasciata la possibilità al
Consegnatario di modificarlo, mantenendo sempre la numerazione progressiva e
cronologica per categoria (art. 11 DI 28/05/1975). Il programma attua tutti i controlli
sull’input al fine di evitare errori;
•
Codice prodotto: indicare il codice del prodotto relativo alla categoria introdotta; è un
campo di tipo tabellare, infatti cliccando sull’icona Ricerca in tabella si attiva la
procedura di ricerca che da la possibilità di richiamare qualsiasi prodotto con il relativo
codice a patto che sia stato precedentemente inserito nella Tabella + Prodotti. Una volta
scelto il codice la relativa descrizione verrà automaticamente inserita nell’apposito
campo;
•
Codice settore: è il codice del settore merceologico e viene prelevato automaticamente
dall’apposita Tabella + Prodotti;
•
Descrizione / titolo: è la descrizione del bene o il titolo della pubblicazione per la
Categoria 2; se non si è già inserito il codice questo campo è ancora vuoto quindi
bisognerà richiamare la procedura di ricerca alla quale, come già detto, si accede
cliccando sull’apposita icona Ricerca in tabella. Dopo avere selezionato il prodotto il
relativo codice verrà inserito automaticamente;
IMPORTANTE: la Descrizione del bene da inserire non deve
obbligatoriamente far riferimento ad un Tabelle + Prodotti e, quindi, si può
procedere direttamente alla sua digitazione in questa fase;
•
Sottocategoria: eventuale sottocategoria, che si è precedentemente inserita in Tabelle +
Sottocategorie; essa è strettamente legata alla categoria e fa riferimento alle colonne
previste dalla CM 253/2000 che dispone l’accorpamento dei beni in un’unica categoria
con la suddivisione all’interno di questa in sottocategorie o colonne (ad es. mobilio,
materiale didattico e scientifico, gabinetti e laboratori scientifici);
•
Matricola / telaio: eventuale matricola del bene o numero di telaio per la Categoria 1.
Questo campo non esiste nella Categoria 2;
•
Note: eventuali note che si vogliono introdurre per quel particolare bene;
•
Marca / editore: è la marca del prodotto o l’editore del libro per gli inserimenti di
Categoria 2;
•
Autore / targa: l’autore della pubblicazione, per gli inserimenti di Categoria 2, o, per gli
inserimenti della Categoria 1, la targa del veicolo;
•
Sede: Tabelle + Collocazione beni + Sedi in cui è ubicato il bene, ovvero lo stabile
(Sede centrale, Direzione generale, ecc.), il dato è obbligatorio;
•
Ubicazione: Tabelle + Collocazione beni + Ubicazioni in cui è ubicato il bene, ovvero
la stanza in cui è fisicamente ubicato il bene. L’ubicazione è estremamente importante
per ovvi motivi; infatti la stampa dei beni suddivisi per ubicazioni è da apporre dietro le
porte di ogni stanza. La scheda sarà estratta dalle informazioni inerenti i singoli stabili e
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le ubicazioni così come la gestione degli spostamenti dei beni, attinge naturalmente da
questi campi per tenere contabilità degli spostamenti di ogni bene;
•
Prezzo: è il valore del bene espresso in Euro (a partire dal 2002) secondo le disposizioni
previste dalla Circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 04/10/2001. Il
valore del bene rappresenta l’elemento che fornisce la valutazione dell’inventario; è
importante porre attenzione nell’immettere il valore esatto; sarà possibile modificare il
valore del bene se si è erroneamente inserito un valore errato; questa possibilità è data
perché introduciamo dei beni che sono già su supporto cartaceo riportati sul Registro
inventario e se per errore introduciamo valori in più o in meno nel calcolo finale del
quadro storico vi sarebbe un disallineamento che ci indurrebbe a ricercare l’errore nel
valore di qualche bene;
•
Stato: è la condizione del bene (Nuovo, Usato, Inservibile), per default viene proposto
Nuovo;
•
Quantità: è il numero di beni uguali che si registrano. Se la quantità è maggiore di 1 il
programma assegnerà automaticamente ai beni il numero inventario progressivo e
proporrà le stesse informazioni per tutti; quasi sempre però i beni vengono smistati alle
varie sedi e stanze ed, infatti, relativamente al carico cumulativo di beni, dopo il
salvataggio e dopo l’uscita dalla maschera di introduzione dei beni il programma
visualizzerà tutti i beni caricati e consentirà uno per uno di assegnare l’esatta sede e
ubicazione di destinazione oltre che la matricola o eventuali note. In questa fase si
possono scorrere e controllare i beni immessi nel buono di carico utilizzando le funzioni
rappresentate dalle icone presenti sulla barra degli strumenti: Inserisci, Modifica,
Cancella. Dopo avere controllato che tutte le informazioni immesse siano corrette, è
necessario memorizzare le immissioni attraverso l’icona di Salvataggio; poi è possibile
Stampare il Buono di carico e quindi uscire dalla procedura di carico. Si tratta di una
stampa personalizzabile e pertanto sarà esso stesso a stabilire se mantenere il modello
proposto o apportare eventuali modifiche nella funzione Altro + Personalizzazione
documenti.
L’icona Carica da beni in attesa di inventariazione consente di accedere all’archivio
parallelo dei beni che sono stati, eventualmente, inseriti tramite la procedura Inventario + Beni
in attesa di Inventariazione.
Fuori uso: questa procedura serve per registrare quei beni che per qualche motivo non vengono più
utilizzati e che verranno scaricati in un secondo momento. La procedura non è obbligatoria e si usa per
tutti i beni che prima di essere definitivamente scaricati debbono avere un verbale di messa in fuori uso.
Attivando questa procedura si visualizza una finestra con due Pagine:
o Fuori uso: le informazioni richieste sono:
•
Data: è la data di registrazione del fuori uso;
•
Progressivo: è il numero progressivo del fuori uso che stiamo registrando;
•
Causale: è il motivo del fuori uso (stato del bene inservibile o obsoleto, ecc.);
•
Data: è la data del verbale o del decreto;
•
Numero: è il numero di protocollo del verbale o del decreto;
o Elenco beni: cliccando sulla Pagina Elenco beni si visualizza una finestra con tre icone in basso
a sinistra; cliccando su Aggiungi si attiva la procedura di ricerca attraverso la quale è possibile
richiamare qualsiasi bene per poi selezionarlo ed inserirlo nel fuori uso che stiamo compilando.
L’icona Cancella serve per eliminare un bene che abbiamo inserito per errore nel fuori uso.
Infatti basterà selezionare il bene cliccando con il pulsante del mouse (apparirà sulla sinistra una
piccola grata rossa) e poi cliccando su Cancella il bene verrà eliminato. Infine occorre cliccare
sull’icona Salva per registrare il fuori uso.
L’icona Aggiungi beni da terminale consente di scaricare quei beni considerati fuori uso e la
cui ricognizione è stata fatta con l’ausilio del terminale lettore dei codici a barre.
IMPORTANTE: sia nella procedura di Fuori uso che in quella di Scarico (illustrata di
seguito), quando si effettua la ricerca dei beni da mettere fuori uso o da scaricare viene
visualizzato lo stato del bene, pertanto, qualora i beni siano stati classificati come beni
inservibili I si possono richiamare dall’archivio facilmente tramite il criterio di ricerca
avanzato;
Per informazioni: Bruno Sanso’ & C. Sas Tel. 347 9563650 E-mail: [email protected]
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Scarico: è la procedura che consente lo scarico dei beni, che sarà riportato nell’inventario per la parte
uscita. L’operazione quindi da attivare per lo Scarico di beni sul Registro inventario è data
dall’emissione del Buono di scarico che si attua con questa procedura. All’interno della finestra (così
come è organizzato il Carico dei beni) si notano in alto a sinistra due Pagine: Buono di scarico ed
Elenco beni; a ogni Pagina corrisponde una finestra in cui introdurre le informazioni che compongono
una parte del buono di scarico; in particolare nella Pagina Buono di scarico si introdurranno le
informazioni di testata (Amministrazione, Ufficio, ecc.) e di coda (Movimento patrimoniale,
Movimento finanziario ecc.) del buono di scarico; nella Pagina etichettata Elenco beni si introdurranno
le informazioni inerenti i beni, che rappresentano il corpo del buono di scarico.
o Buono di scarico
•
Tipo: il tipo del movimento viene dato in automatico dal programma, essendo nella fase
di scarico sarà evidenziato Diminuzione;
•
Causale: si fa riferimento ad una tabella fissa che contiene pre-caricati i codici previsti
dalle disposizioni;
•
Data: è la data del movimento patrimoniale e rappresenta, quindi, la data del Buono di
scarico; sarà la stessa che verrà contestualmente assegnata allo scarico dei singoli beni
che compongono il buono (viene proposta la data odierna);
•
Numero buono: numero progressivo del buono di scarico, viene automaticamente
proposto dal programma il quale in caso di errore di digitazione o di forzatura del
numero effettua tutti i controlli necessari ad impedire errori essendo il modello soggetto
a rendicontazione. Il numero è progressivo per anno solare;
•
Data consegna: data consegna al destinatario della merce;
•
Destinazione: per avere agevolato il lavoro di immissione dati è opportuno pre-caricare
la Tabelle + Destinazione dall'apposita procedura, immettendo nella stessa, le generalità
dei Destinatari ricorrenti;
•
Amministrazione: codice della Tabella + Amministrazioni che aveva effettuato la
spesa;
•
Tipo documento: Tabelle + Documenti;
•
Tipo contratto o ordine: Tabelle + Tipo ordini;
o dopo avere inserito le informazioni fisse del Buono di scarico, bisogna cliccare sull’etichetta di
Pagina Elenco beni; appare una finestra vuota dove occorre cliccare sull’icona Inserisci ed
inserire per ogni bene che deve essere scaricato la Categoria ed il Numero inventario, oppure
solo la Descrizione, oppure solo i primi caratteri della Descrizione. Esempio: se introduciamo
come primi caratteri della descrizione mac e clicchiamo sul pulsante in alto Cerca, il programma
cercherà tutti i beni che soddisfano la condizione di avere come iniziali della descrizione i
caratteri mac (ad es.: macchina da scrivere, macchina calcolatrice, ecc.). Più informazioni si
danno tanto più la scelta sarà selettiva. Nel caso in cui più di un bene soddisfi la condizione,
l’utente selezionerà i beni o il bene che deve essere scaricato. Per scegliere il bene da scaricare
basta cliccare sulla riga riportante il bene e la riga automaticamente viene evidenziata; si possono
naturalmente scegliere più beni, cliccando sulla riga di appartenenza; premendo per ognuno il
tasto CTRL si vedranno le righe evidenziate, scelto il bene o i beni da scaricare bisogna cliccare
in alto sul pulsante OK. Se si vuole selezionare un gruppo contiguo basta:
a)
cliccare sul prossimo bene;
b)
premere il tasto SHIFT;
c)
cliccare sull’ultimo bene del gruppo
Se si intende annullare la scelta cliccare su Annulla; se la visualizzazione dei beni si vuole fare
in un ordine diverso da quello di default, che è per Categoria e Numero di inventario, basta
cliccare su Ordine e si può impostare un diverso ordinamento di visualizzazione, ad esempio, se
lo si vuole in ordine di Sede o in ordine di Sede ed Ubicazione; la stampa dei beni visualizzati si
esegue cliccando sul pulsante Stampa.
Confermando con il pulsante OK si vedrà l’elenco dei beni che compongono il Buono di
scarico; se si intende scaricarne altri, ripetere la procedura cliccando sull’icona Aggiungi. Dopo
avere controllato che tutte le informazioni immesse sono corrette, è necessario memorizzare le
immissioni attraverso l’icona di salvataggio Salva e Stampare il Buono di Scarico, che riporta
un testo personalizzabile dall’utente che può decidere se mantenerlo o modificarlo tramite Altro
+ Personalizzazione documenti, quindi uscire dalla procedura di Registrazione del buono.
Per informazioni: Bruno Sanso’ & C. Sas Tel. 347 9563650 E-mail: [email protected]
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Esistono inoltre le icone Aggiungi beni da terminale, Aggiungi gruppo di beni e Aggiungi da
decreto di fuori uso.
Buoni a valore: è una procedura che si userà raramente e consente l’introduzione di beni a solo
Valore. L’introduzione dei beni appartenenti al Giornale di entrata e uscita prevede tutte le
informazioni necessarie alla stesura del buono di carico. Il programma prevede l’emissione di buoni a
valore in aumento e in diminuzione che consentono di aumentare o diminuire di un certo valore un bene
che è stato acquistato in precedenza (ad es.: il masterizzatore cd che viene montato su un computer già
esistente); questo incremento di valore del bene già inventariato (PC) si regolarizza contabilmente con
l’emissione di un buono a valore in aumento. Discorso inverso per il buono a valore in diminuzione che
viene emesso su un bene già presente in inventario a cui viene decurtato un valore. La procedura è
uguale alla precedente riguardante il carico. Nella finestra in alto a sinistra si notano due Pagine:
Buono a valore ed Elenco beni; ad ogni Pagina corrisponde una finestra in cui introdurre le
informazioni che compongono una parte del buono di carico, in particolare nella finestra Buono a
valore si introdurranno le informazioni di testata (Amministrazione, Ufficio, Cod. consegnatario ecc.) e
di coda (Mov. patrimoniale, Mov. finanziario ecc.) del buono a valore. Nella finestra avente la Pagina
Elenco beni bisogna invece andare a ricercare il bene o i beni per i quali emettere il buono a valore.
Selezionato il bene, il programma, consente la sola introduzione della nuova variazione (ad es. un
opuscolo di aggiornamento per una enciclopedia del valore di € 500,00 che viene spedito annualmente
ed il cui costo è € 35,00 sarà quest’ultimo valore la nuova variazione). Gli estremi del buono a valore
verranno introdotti nel giornale di entrata ed uscita nella colonna annotazioni, con il numero
progressivo di operazione e con gli estremi del buono nella colonna annotazioni;
Ricerca / modifica: è la procedura che consente di ricercare i beni precedentemente immessi per
poterli visualizzare, modificare o stampare. La procedura si articola in ricerca di: Beni in attesa di
inventariazione, Carico, Fuori uso, Scarico, Buoni a valore. Selezionando la procedura, viene
richiesto il Periodo in cui effettuare la ricerca, indicare la data di inizio e di fine all’interno della
quale eseguire le ricerche. Selezionando la procedura di cui si vuole effettuare la ricerca, viene
visualizzata la maschera di ricerca dove è possibile introdurre le chiavi di ricerca; ad esempio: se si
intende ricercare il buono di carico n. 1 che abbiamo immesso in una data all’interno delle date di
riferimento introdotte prima, basta eseguire le seguenti operazioni:
a) selezionare il criterio di ricerca Avanzato;
b) con il mouse posizionarsi sotto la colonna N. buono o posizionarsi sulla colonna utilizzando il
tasto di tabulazione della tastiera;
c) digitare il n. 1;
d) cliccare sul pulsante Cerca.
Se presente in archivio, il programma visualizzerà tutti i beni che compongono il buono di carico n. 1.
Se intendiamo vedere tutte le informazioni inerenti un singolo bene del buono, basta selezionarlo
posizionandosi sulla riga e cliccando sul pulsante OK.
Nell’impostazione della ricerca si possono utilizzare più righe delle colonne; ad esempio, nella colonna
Categoria intendiamo cercare: della categoria 2 il bene con numero inventario 4, della categoria 2 il
numero inventario 70, della categoria 2 il numero inventario 100 e della categoria 1 il numero
inventario 18; basta eseguire le seguenti operazioni:
a) sotto la colonna categoria alla riga 1 introdurre 2;
b) sotto la colonna Num. inventario sempre riga 1 introdurre 4;
c) sotto la colonna categoria alla riga 2 introdurre 2;
d) sotto la colonna Num. inventario sempre riga 2 introdurre 70;
e) sotto la colonna categoria alla riga 3 introdurre 2;
f) sotto la colonna Num. inventario sempre riga 3 introdurre 100;
g) sotto la colonna categoria alla riga 4 introdurre 1;
h) sotto la colonna Num. inventario sempre riga 4 introdurre 18;
Cliccando sulla opzione Cerca verrà effettuata la ricerca dei beni richiesti.
Gli articoli che risultano scaricati sono evidenziati dalla scritta Scaricato in rosso.
Altre funzioni sono:
o Annulla: l’operazione eseguita o ritorna al menù precedente;
o Ordina: esegue un ordinamento che scegliamo. Di default i beni vengono visualizzati in ordine
di categoria e numero di inventario;
o Stampa: stampa dei beni visualizzati.
Per informazioni: Bruno Sanso’ & C. Sas Tel. 347 9563650 E-mail: [email protected]
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È possibile anche effettuare delle ricerche più sofisticate; infatti il criterio di ricerca Selettivo richiede
che vengano immesse ulteriori informazioni al fine di concatenare diverse chiavi di ricerca. Facciamo
un esempio: intendiamo ricercare tutti i beni appartenenti alla Categoria 1 (Beni mobili) della
sottocategoria (Stampanti) che sono in dotazione presso la Sede succursale:
a) sotto la prima intestazione Colonna dovrò selezionare il campo Cat. (Categoria);
b) sotto l’intestazione Operatore il segno =;
c) sotto l’intestazione Valore dovrò digitare 1 che è la categoria che intendo cercare (Beni mobili);
d) a destra dell’intestazione Valore devo selezionare il connettivo E;
e) nella seconda riga sempre sotto l’intestazione Colonna dovrò digitare Sottocategoria;
f) sotto l’intestazione Valore dovrò digitare il codice assegnato in tabella alla sottocategoria
Stampanti;
g) a destra dell’intestazione Valore devo selezionare il connettivo E;
h) nella terza riga sempre sotto l’intestazione Colonna dovrò digitare Sede;
i) sotto l’intestazione Valore dovrò digitare il codice assegnato in tabella alla Sede succursale;
Elencate così le condizioni di ricerca basta selezionare Cerca e verranno elencati (se sono presenti) i
beni che corrispondono a tale condizione di ricerca.
Si tratta di una funzione di ricerca che consente praticamente di fare qualsivoglia ricerca e poi
Stampare le liste dei beni da noi selezionati;
Spostamenti: questa procedura consente la gestione degli spostamenti fisici subiti dai vari beni nel
corso del tempo. L’operazione di spostamento del bene o di beni è necessario che venga registrata. Per
ogni bene si deve potere avere in qualsiasi momento l’esatta collocazione come Sede o stabile ed
Ubicazione o stanza; ciò anche per la conseguente stesura dell’elenco Per ubicazione da apporre dietro
la porta di ogni stanza.
Grazie a questa procedura si avrà la possibilità di conoscere successivamente tutti gli spostamenti subiti
dai vari beni nel corso del tempo con l’esatta indicazione dei periodi della sede e dell’ubicazione.
È necessario, per poter ricercare i beni, scegliere l’icona Aggiungi beni da spostare; viene visualizzata
la finestra di Ricerca, si inseriscono i beni o il bene che intendiamo spostare e si sceglie l’opzione
Cerca; una volta trovato o trovati i beni richiesti è necessario selezionarli cliccando sulla riga di
visualizzazione dei beni; si vedrà il bene evidenziato, scegliere il pulsante OK ed i beni verranno
elencati; a questo punto si potrà modificare la sede o l’ubicazione o ambedue i campi attingendo anche
alle relative tabelle.
Effettuati i cambiamenti si provvederà al salvataggio tramite l’apposita icona e il programma ci
richiederà di indicare la Data dello spostamento proponendo la data odierna. Gli spostamenti eseguiti
possiamo elencarli attraverso l’apposita procedura Stampa + Spostamenti;
Ricognizione: prima di utilizzare il lettore ottico occorre eseguire alcune operazioni fondamentali. La
prima operazione consiste nella stampa delle etichette con codice a barre da apporre successivamente
sui beni posseduti dalla scuola nonché delle etichette di tutte le ubicazioni (Stampe + Etichette codice
a barre). Quindi configurare il lettore all’interno del programma andando nella procedura Tabelle +
Parametrizzazione + Opzioni. Per effettuare la ricognizione dei beni occorre pertanto recarsi nelle
stanze di cui si vuole effettuare la ricognizione. Quindi andare a leggere con il lettore ottico i codici a
barre di tutti i beni presenti in tutte le ubicazioni avendo cura di digitare la quantità effettivamente
presente. Completata la raccolta dei dati, dopo avere collegato il lettore ottico al computer, effettuarne
la trasmissione dal menù Trasmissione + Inventario + Ricognizione presente nel lettore ottico.
Quindi attivando la procedura Inventario + Ricognizione si aprirà la finestra Ricognizione beni. A
sinistra è riportato l’elenco delle Sedi e delle Ubicazioni che possono essere visualizzate cliccandoci
sopra mentre sulla destra troviamo i beni appartenenti alla singola ubicazione selezionata. A questo
punto collegare il lettore al computer utilizzando l’apposito cavo, andare nel menù Tabelle +
Parametrizzazione + Opzioni e selezionare la porta da configurare prelevandola tra quelle disponibili
nel menù che si visualizza cliccando sul pulsante del campo Porta di comunicazione con il terminale.
Una volta collegato il terminale, ritornare nella finestra Ricognizione beni, cliccare sull’icona Preleva
dati da terminale e premere il pulsante F3 del terminale per la trasmissione. In tal modo si effettuerà il
confronto tra i beni letti con il lettore e quelli esistenti in archivio. Ad operazione ultimata nella parte
destra della finestra i beni saranno contraddistinti da una colorazione diversa e suddivisi in:
a) Beni non rilevati di colore bianco;
b) Beni rilevati in altra ubicazione di colore verde;
c) Beni che dovevano trovarsi in altra ubicazione di colore giallo;
Per informazioni: Bruno Sanso’ & C. Sas Tel. 347 9563650 E-mail: [email protected]
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d) Beni corretti di colore rosa;
Completata la fase di ricognizione e rilevate le difformità di collocazione dei beni, al fine di allineare i
dati l’utente può intervenire nelle procedure di Spostamento e Fuori uso tramite le icone situate in
basso nella finestra che sono rispettivamente Spostamento beni trovati fuori posto e Fuori uso beni
non trovati. In entrambi i casi salvando le modifiche apportate il programma provvederà
automaticamente ad allineare i dati. Inoltre cliccando su Cancella singola ricognizione si cancella la
singola ricognizione mentre cliccando su Cancella tutta la ricognizione si cancella tutta la
ricognizione. Premendo sull’icona Stampa il programma produce un’anteprima di stampa che riporta la
situazione dei beni. Prima della stampa definitiva è possibile scegliere quale tipologia di beni riportare
sulla stampa selezionandola dal menù disponibile in basso a destra.
Per informazioni: Bruno Sanso’ & C. Sas Tel. 347 9563650 E-mail: [email protected]
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Stampe
Il menù Stampe si articola in sottomenù alcuni dei quali hanno ulteriori livelli di sottoprocedure come vedremo
nel seguito:
Frontespizio: attivando questa funzione viene stampato il frontespizio relativo al Registro di
inventario in aumento o in diminuzione. Il programma chiede per quale categoria bisogna stampare il
frontespizio; quindi una volta selezionata la Tabelle + Categorie prescelta e dando la conferma il
programma visualizzerà già l’anteprima di stampa. In seguito cliccando sull’icona Stampa si procederà
con la stampa del frontespizio;
Inventario: questa procedura consente di avere le seguenti stampe:
o Registro di inventario: è il registro di entrata (aumenti) e di uscita (diminuzioni) nei quali
sono stampati i beni inventariati con i relativi prezzi riportati nelle colonne riferiti alle
sottocategorie di appartenenza del bene (vedi CM 253/2000). Il Registro è suddiviso per colonne
(Mobilio, Biblioteca, Attrezzature, ecc.) e l’utente ha la possibilità di stabilire su quale colonna
dovranno confluire i beni appartenenti ad ogni categoria/sottocategoria. La specifica della
colonna di appartenenza va assegnata o cambiata in Tabelle + Categorie e Tabelle +
Sottocategorie alla voce Colonna registro; ricordiamo agli utenti che durante la stampa del
Registro di inventario per incolonnare il bene il programma controllerà la colonna del registro
specificata nella sottocategoria di appartenenza del bene e in assenza quella specificata nella
categoria di appartenenza.
Per ogni colonna il programma indica i riporti degli anni precedenti, quindi ad inizio anno
verranno stampate per ogni colonna/sottocategoria le consistenze degli anni pregressi, alle quali
si andranno ad aggiungere gli importi dell’anno in corso per determinare la consistenza di fine
anno. Il programma dunque stampa per ogni colonna la consistenza degli aumenti ed il valore
riportato sarà corretto se nell’archivio sono stati registrati tutti i beni con l’indicazione della
sottocategoria. Qualora l’utente abbia inserito nell’Inventario + Quadro storico la quantità ed
il valore di alcuni beni, che non sono stati caricati tramite l’emissione dei buoni, chiaramente la
consistenza della singole sottocategorie (colonne) non potrà risultare corretta perché mancherà
l’informazione della sottocategoria a tutti i beni che cumulativamente sono stati inseriti nel
quadro storico.
Nella finestra di stampa sono presenti i campi relativi al numero di buono ed al numero di
pagina, pertanto, oltre ala richiesta dell’intervallo di date da stampare si può scegliere il numero
di buono contenuto nel periodo indicato dall’utente da cui far partire la numerazione del registro,
mentre l’immissione del numero di pagina è obbligatoria. Ciò agevola l’utente, che avendo
l’esigenza di stampare più volte nell’anno il registro di inventario, può raccordare la stampa del
registro alle precedenti;
o Elenco con ubicazione e provenienza: è una stampa cronologica di tutti i beni inventariati
riportante in aggiunta ai dati contenuti nelle altre stampe, anche l’indicazione dell’ubicazione e
della provenienza. E’ strutturato in Entrata ed in Uscita e viene richiesto l’intervallo temporale di
cui si vuole produrre la stampa;
o Elenco per categorie/sottocategorie: in questa stampa è possibile specificare oltre la categoria
anche l’eventuale sottocategoria di cui si vuole produrre il registro. In stampa vengono riportati il
numero progressivo di operazione, il numero di inventario, la descrizione, la data ed il numero
del buono, lo stato d’uso; il prezzo del bene viene indicato nella colonna relativa alla causale di
acquisto o vendita. Anche questa stampa è articolata in entrata ed in uscita e viene richiesto in
input il periodo temporale di cui si intende produrre la stampa;
o Riepiloghi per sottocategorie:
• Analitico: in questa stampa vengono riportati gli acquisti o le vendite suddivise per
causale d’acquisto o vendita, per capitoli di spesa ed eventuali spostamenti;
• Sintetico: in questa stampa viene riportato un tabulato contenente tutte le sottocategorie
presenti in archivio e, per ognuna di queste, la consistenza iniziale, gli acquisti e le
diminuzioni effettuate in un determinato periodo e la consistenza finale. Questo tipo di
stampa è utile specie a fine esercizio finanziario;
o Stampa situazione patrimoniale: (Vedi Manuale INVENTARIO Stampe di raccordo);
Beni per singola ubicazione: è la stampa della scheda per locale.
Il programma ci chiede di indicare:
o la Tabelle + Collocazioni Beni + Sedi della quale si vogliono fare le stampe del modello;
Per informazioni: Bruno Sanso’ & C. Sas Tel. 347 9563650 E-mail: [email protected]
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la Tabelle + Collocazioni Beni + Ubicazioni della quale si vogliono fare le stampe del modello.
Si può selezionare l’ubicazione dall’apposita tabella o si può scegliere l’opzione Tutte;
o Riporta vecchi numeri di inventario: viene data la possibilità di riportare il riferimento del
vecchio numero di inventario;
Con questa impostazione possiamo ad esempio: decidere di eseguire le stampe di Tutte le ubicazioni
della Sede centrale o di stampare le schede di tutte le Sedi periferiche con Ubicazione, ecc. Prima della
stampa il modello viene visualizzato a video; possiamo andare da una stanza all’altra cliccando sulle
apposite icone disponibili sulla barra degli strumenti;
Buoni di carico e scarico: è la stampa del buono di carico o scarico, già durante la fase di presa in
carico o di scarico dei beni questo modello viene stampato. Quindi questa procedura serve
maggiormente per avere copie del modello nel caso che durante la stampa in fase di carico o scarico ci
sia stato un inceppamento del foglio.
Il programma ci chiede di indicare:
a) l'esercizio finanziario, proponendo quello in corso;
b) il numero di buono;
Controllare a video, spostandosi sulla parte destra della stampa che il buono rientri nei margini del
foglio. La stampa del buono riporterà gli estremi relativi al n° e data del buono, il fornitore con relativi
dati anagrafici, tutti i riferimenti all’operazione (Mov. patrimoniale, amminist., ecc.), il n° di inventario,
la categoria di appartenenza del bene, la descrizione ed il relativo codice, lo stato d’uso, la quantità e il
prezzo. Il buono viene stampato su carta bianca;
Spostamenti: è la stampa che fornisce, in ordine cronologico o bene per bene, tutti gli spostamenti
effettuati.
o Elenco cronologico: è la stampa che fornisce l’elenco degli spostamenti dei beni effettuati ad
una certa data. In essa vengono indicate la sede e l’ubicazione di provenienza e la sede e
ubicazione di destinazione. Anche questa stampa è utile per avere la storia di ogni bene spostato;
o Per singolo bene: la stampa riporta tutti gli spostamenti del bene, dato in input, avvenuti durante
la permanenza dello stesso nell’amministrazione;
Beni in attesa di inventariazione: è la stampa di tutti i beni registrati con questa procedura e che non
sono stati ancora caricati. Aprendo il menù Stampe e selezionando la voce Beni in attesa di
inventariazione ci si collega con l’anteprima di stampa. Per produrre questa stampa basterà cliccare
sull’icona di Stampa;
Decreti di fuori uso: è la stampa di tutti i beni registrati con questa procedura e che non sono stati
ancora scaricati. Aprendo il menù Stampe e selezionando la voce Decreti di fuori uso si attiva la
procedura di ricerca. Da qui richiamare il Fuori uso che intendiamo stampare. A questo punto basterà
selezionarlo e cliccando sul pulsante OK verrà visualizzata l’anteprima di stampa. Per produrre questa
stampa cliccare sulla relativa icona di Stampa;
Elenco beni: questa procedura consente di stampare i più svariati tipi di elenchi. Grazie ad un’apposita
azione di filtro l’utente può indicare i criteri su cui effettuare la ricerca selettiva da cui produrre la
stampa. La versatilità di questa procedura gli consentirà di stampare svariati elenchi soddisfacendone le
esigenze;
Verbali: la funzione comprende la stampa dei seguenti documenti:
o Verbale di collaudo/Certificato di consegna: la procedura prevede la stampa di un testo,
completamente personalizzabile dall’utente tramite la procedura Tabelle + Opzioni +
Personalizzazione documenti, e che si riferisce alla piena efficienza del materiale, verificato
dalle commissioni e caricato con relativo emissione di buono. Nella finestra Parametri del
documento è possibile settare l’opzione per stampare anche il Certificato di consegna;
o Provvedimento di consegna al sub-consegnatario: si tratta della stampa del provvedimento di
affidamento dei beni da parte del consegnatario al sub-consegnatario;
o Riconsegna beni dal sub-consegnatario al consegnatario: a fine incarico il sub-consegnatario
restituirà al Direttore dei Servizi tutti i beni che gli erano stati affidati tramite questo specifico
documento stampabile attraverso questa procedura;
o Passaggio di consegna beni: è la stampa che fornisce, in ordine di categoria, il numero dei beni
ed il valore relativo ai carichi ed agli scarichi avvenuti fino al momento. Questa stampa viene
prodotta anche quando nell’ambito dell’Amministrazione avviene un passaggio di consegne;
Elenco per vecchio numero di inventario: questa funzione produce una stampa contenente per ogni
categoria l’elenco dei beni espressi anche con il vecchio numero d’inventario. Si ricorda che la vecchia
o
Per informazioni: Bruno Sanso’ & C. Sas Tel. 347 9563650 E-mail: [email protected]
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numerazione si riferisce all’ordinamento dei beni prima del passaggio dalla gestione dei Beni dello
Stato ai Beni Propri;
Etichette codici a barre: la funzione consente di stampare le etichette con i codici a barre da apporre
su tutti i beni posseduti dalla scuola utente. Le etichette possono essere stampate per Inventario e per
Ubicazione. Nelle etichette per Inventario l’utente può stampare per N. inventario, per Sede ed
ubicazione, per Buono di carico (Vedi Personalizzazione Stampe Programmi Argo);
Ricognizione: questa funzione produce la stampa della ricognizione effettuata tramite terminale. Per le
modalità si rimanda alle istruzioni fornite nel paragrafo Inventario + Ricognizione;
Per informazioni: Bruno Sanso’ & C. Sas Tel. 347 9563650 E-mail: [email protected]
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Altro
Manuale d’uso: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo);
Leggimi: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo);
Informazioni su: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo);
Manutenzione: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo);
Calcolatrice: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo);
Cambio Intestazione: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo);
Visualizza stampe esportate: (Vedi Manuale Generale Programmi Argo);
Data di lavoro
Azzera archivio: questa procedura consente di svuotare l’archivio attualmente in uso;
Esporta dati:
o
per XML/ARGO: questa funzione consente di effettuare l’esportazione, in formato XML, dei
dati contenuti nell'archivio del programma per consentire il loro passaggio al Sistema Argo in
rete (centralizzazione in un unico archivio dei dati dei programmi Alunni, Personale,
Emolumenti, Bilancio, Magazzino, Inventario, Giudizi) oppure semplicemente di scambiare i
dati comuni ad altri programmi Argo o di altri fornitori. La finestra di esportazione si apre
selezionando la voce del menù Altro + Esporta dati + XML/ARGO. Occorre selezionare la
cartella di destinazione del file Zip e la tipologia di Esportazione dati da effettuare:
•
Inventario verso il Sistema Argo;
•
Tabelle comuni a Bilancio;
•
Tabelle comuni a Magazzino.
Cliccando sul bottone Esporta sarà creato nella cartella selezionata (o nel floppy A:\) un file
zippato che avrà come nome quello indicato alla voce Nome del file esportato della finestra
stessa. L’operazione di esportazione delle tabelle ha una durata che può variare in funzione
della quantità dei dati/tabelle da esportare ed anche in base alle caratteristiche del computer da
cui è effettuata l’esportazione. Cliccando sul bottone Annulla l’esportazione viene interrotta.
Se l’esportazione è portata a termine sarà visualizzato un avviso e quindi si potrà verificare
l’esistenza del file esportato nella cartella di destinazione;
o
libri per biblioteca: la procedura consente di esportare dei libri per il programma Argo
Biblioteca previa finestra di selezione dei libri da esportare; il file creato nella cartella indicata
(default C:\Argo\Scambio\) avrà il nome Libri.xml. La relativa procedura di importazione in
Argo Biblioteca si trova in Altro;
o
per accorpamento: questa procedura consente di importare tutti i beni esportati da un’altra
scuola nella gestione attualmente in uso. Attivata la funzione il programma aprirà una
schermata contenente il nome del file da importare e la cartella di collocazione. Cliccando sul
pulsante OK si attiverà una finestra di dialogo nella quale l’utente confermerà quanto richiesto;
di seguito si visualizzerà la finestra Assegnazione delle categorie e sottocategorie di
destinazione suddivisa in due pannelli: a sinistra l’elenco delle categorie ed eventuali
sottocategorie da importare mentre a destra l’elenco delle categorie e sottocategorie di
destinazione. Per escludere alcune categorie basta disattivare il singolo campo di spunta situato
accanto alla categoria, mentre il pulsante freccia in basso permette di creare l’associazione tra
il tipo di categoria e la relativa sottocategoria. Premendo poi sul pulsante OK il programma
avvierà la fase di importazione dei dati:
Importa dati:
o da XML/ARGO: la procedura che si attiva da Altro + Importa dati + XML/ARGO consente
di importare nell’archivio corrente i dati esportati precedentemente in formato XML da altri
programmi oppure i dati dello stesso programma precedentemente non collegato al sistema dati
centralizzato Sistema Argo in rete. Occorre specificare nel campo Altra posizione l’esatta
cartella dove è stato salvato il file zip prodotto dall’esportazione dati XML/ARGO e quindi
selezionarlo nel campo Importa dati (se il campo rimane vuoto provare a cliccare sul bottone
Aggiorna se la situazione non cambia vuol dire che non e’ stato trovato il file esatto che
ricordiamo ha un nome specifico, ad es. wb_argo_dbu.zip ). Cliccando sul bottone Importa si
avvia la procedura di importazione che per prima cosa scompatta il contenuto del file zip nella
cartella XML che sarà automaticamente creata sotto la cartella di default di ogni programma
applicativo. Poi saranno effettuati dei controlli circa una precedente importazione già completata
oppure sull’esistenza di un backup di dati. In questo caso è richiesto il percorso dove si trova
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l’ultimo backup fatto e soprattutto viene verificata la validità sia in termini di tempo che di
integrità di dati. La procedura d’importazione può durare anche parecchie ore ma il salvataggio
dei dati sarà fatto man mano che i dati sono integrati nell’archivio. E’ possibile anche
interromperla e riprenderla in un secondo momento cliccando sul tasto Annulla ma ovviamente è
preferibile riavviare l’importazione prima di effettuare qualunque altra operazione sulla base
dati. Per i programmi Argo Magazzino e Argo Inventario da importare preferibilmente dopo
Argo Bilancio comparirà la finestra per allineare le voci/capitoli esportati da Magazzino o
Inventario con quelli Ufficiali presenti nella struttura base del Bilancio. Al termine
dell’importazione sarà visualizzato un avviso e quindi si dovranno verificare i dati appena
importati;
Magazzino/Biblioteca da file: questa procedura consente di importare i files prodotti dai
programmi Argo Magazzino ed Argo Biblioteca (Vedi Manuale INVENTARIO Passaggio
Beni da Magazzino/Biblioteca ad Inventario);
per accorpamento: questa procedura consente di esportare tutti i beni che risultano non scaricati
alla data indicata. Attivata la funzione, il programma visualizza la finestra Esportazione dati
nella quale l’utente dovrà indicare la cartella in cui collocare il file. Quindi cliccando sul
pulsante OK, sarà effettuata l’esportazione dei beni ed al termine il programma lo segnalerà con
un apposito messaggio. Ricordiamo che è possibile esportare tutti i Beni non scaricati o solo I
beni di alcune ubicazioni;
da Open SISSI: tale procedura consente, in presenza di archivio vuoto, di caricare i dati di
inventario precedentemente gestiti nell’area Magazzino di SISSI. Per effettuare l’importazione
occorre precedentemente estrarre i dati da OpenSissi nell’area Magazzino e posizionare il file
vminvcon.zip prodotto, in una cartella (anche su floppy A:\). Lanciando la procedura di
importazione dati da Sissi verrà chiesto di specificare la cartella del file Zip estratto in
precedenza e cliccando sul bottone Importa verranno caricati i beni, i fornitori, le categorie che
verranno riportate come sottocategorie. Al termine sarà prodotto un report dei dati appena
importati;
Importazione da Argo Rinnova: questa procedura consente di importare i dati che provengono
da Argo Rinnova e che quindi sono stati sottoposti al Rinnovo inventariale. Naturalmente
qualora la scuola non abbia installato nello stesso computer il programma Argo Rinnova, la
procedura di importazione dei dati non avverrà.
Tale procedura è articolata in diversi punti:
• Effettua la copia della cartella che contiene il software ed i database: lo scopo di
questa procedura è quello di creare una copia del programma Argo Inventario e dei suoi
archivi al fine di rendere sempre visionabili all'utente i dati presenti in Argo Inventario
prima che venissero avviate le procedure di Rinnovo inventariale. Essa si comporta in
maniera diversa a seconda che il programma Argo Inventario sia installato in rete o in
locale:
nel caso di installazione del programma Argo Inventario in locale: in presenza
dell’installazione del programma Argo Rinnova tale procedura crea
automaticamente un duplicato della cartella Argo\Inventnew (cartella dove di
default viene installato il programma Argo Inventario) copiandola in un' altra
posizione, C:\Argo\Patrimonio, all'interno della quale andrà a collocare tutti i file di
archivio (InventA, InventC, InventP, InventR, InventS);
nel caso di installazione del programma Argo Inventario in rete: in presenza
dell’installazione del programma Argo Rinnova tale procedura crea
automaticamente un duplicato della cartella Argo\Inventnew (cartella dove di
default viene installato il programma Argo Inventario) copiandola in un' altra
posizione, C:\Argo\Patrimonio, toccherà poi all’utente copiare in questa cartella il
file di archivio InventA.db o Argodb.db prendendoli dal Server, presumibilmente
nella cartella C:\Argo\SQLDatabase (a meno che non si sia variata la cartella dove
risiedono gli archivi, creata di default del programma, al momento
dell’installazione).
In entrambi i casi viene creato nel desktop del computer un collegamento al programma
C:\Argo\Patrimonio che consentirà di visionare i dati inventariabili prima del rinnovo;
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•
Azzeramento vecchio inventario: questa procedura avviene solo se il punto precedente è
andato a buon fine, il cambio di colore da rosso a verde ne indicherà il buon esito.
Attraverso tale funzione verranno eliminati tutti i movimenti del vecchio Inventario che
saranno rimpiazzati dai nuovi beni che provengono dal Rinnovo inventariale;
• Verifica incongruenze: questa procedura effettua controlli sulle varie tabelle del
programma ed evidenzia all'utente, con un messaggio dettagliato, la natura
dell'incongruenza riscontrata e la soluzione dell’anomalia;
• Avvia Importazione: effettuate correttamente le procedure sopra descritte (che saranno
evidenziate di colore verde), l'utente potrà avviare l'ultimo punto della procedura di
importazione; esso provvederà a inserire in Argo Inventario tutti i beni che sono stati
sottoposti al Rinnovo inventariale e che sono presenti nella stampa del Nuovo registro di
inventario;
Personalizzazione documenti: (Vedi Manuale Personalizzazione Stampe Programmi Argo).
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FAQ
Domanda Come faccio ad Eliminare un Buono di Carico o di Scarico?
Risposta Per poter eliminare definitivamente un Buoni di Carico o di Scarico, al fine di non creare interruzione
nella cronologia dei numeri di inventario, è necessario eliminare i Buoni partendo dall’ultimo Buono
cronologicamente inserito. L’icona che consente l’eliminazione, e che è rappresentata da una X rossa , appare
solamente quando il Buono selezionato è l’ultimo inserito. Pertanto l’assenza di tale icona dalla procedura di
Ricerca/Modifica di un Buono sta a significare che non è l’ultimo Buono.
Domanda Lancio la procedura Servizi + Copie di sicurezza + Crea copia ma un messaggio mi da errore
numero 39.
Risposta Da Start + Esegui lanciare il comando regsvr32 c:\argo\ocx\xceedzip.dll.
Domanda La mia scuola è a Personalità Giuridica, posso utilizzare il programma Argo Inventario?
Risposta Il programma contiene 5 Database separati per 5 gestioni diverse che sono:
1) Gestione Beni dello Stato;
2) Gestione Beni del Comune;
3) Gestione Beni della Provincia;
4) Gestione Beni della Regione;
5) Gestione Beni Propri;
A seconda dei casi si può scegliere l’una o l’altra gestione anche se l’utilizzo dell’una non preclude l’utilizzo
dell’altra.
Domanda Perché nella stampa del registro di inventario gli importi dei beni inventariati non confluiscono
nelle corrette colonne riportate da detto modello? (Ad esempio: mobili, suppellettili, materiale didattico
ecc.)?
Risposta L'assegnazione dell'importo di un bene inventariato nella colonna del registro è legata all'indicazione per
ogni bene della sottocategoria. Tali sottocategorie secondo la CM. 253 sono:
riferite alla prima categoria 5 Mobilio, 7 Musei, 8 Gabinetti e laboratori scientifici, 9 Materiale didattico e
scientifico, 10 Macchine ed attrezzi dei laboratori ed officine industriali.
Per la seconda categoria: 6 Biblioteca.
Domanda Quando lancio la stampa del verbale di collaudo un messaggio mi dice che non trova il WordPad
anche se questo programma è installato. Cosa devo fare?
Risposta La procedura di stampa del verbale di collaudo utilizza il WordPad e si aspetta di trovare questo
programma installato in c:\programmi\accessori. Se il WordPad è installato in un altro percorso la stampa del
verbale non va a buon fine, in questo caso basta copiare solo il file wordpad.exe in c:\programmi\accessori.
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Chiarimenti
Ci giungono delle segnalazioni relative alla necessità di avere un Unico registro di inventario sia degli Aumenti
che delle Diminuzioni con il riporto del valore globale dei beni inventariati. In assenza di un modello ufficiale
previsto consigliamo, nell'attesa di un prossimo aggiornamento, di lanciare Stampe + Inventario + Registro di
inventario con le Diminuzioni che al termine riporta sempre la Consistenza patrimoniale finale
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