RIORDINARE UN ARCHIVIO
Pia Bortolotti
Fasi successive alla formazione
• Dall’archivio corrente all’archivio di
deposito
• Dall’archivio di deposito all’archivio storico
• Selezione e scarto
Gestione dell’archivio di deposito
Obiettivi
garantire il controllo dei documenti in
termini di responsabilità (ente produttore)
accesso rapido
conservazione secondo l’ordine originario
(almeno virtualmente, controllando le
relazioni amministrative e documentarie)
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Gestione dei trasferimenti
invio: preparazione da parte dell’ufficio
che trasferisce
acquisizione: gestione da parte del
responsabile dell’archivio di deposito
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Strumenti per la gestione dei versamenti
e per la corretta tenuta dei depositi (1)
elenco di trasferimento (elenco dei pezzi):
nessuna serie dovrebbe entrare nell’archivio di
deposito senza essere identificata con elenco.
Comprende: ufficio produttore, denominazione
della serie, estremi cronologici e consistenza,
termini di conservazione (indicare sempre quando
documento uscirà o per scarto o per archivio
storico), ubicazione (locale, scaffali…)
inventario topografico (elenco delle serie per
ubicazione: locale, scaffale, palchetto…)
criteri razionali per l’assegnazione degli spazi (i
documenti meno attivi in spazi meno accessibili)
5
Strumenti per la gestione dei
versamenti e per la corretta tenuta dei
depositi (2)
statistiche della movimentazione (per l’efficiente
tenuta dei depositi) per collocazione (quali sono le
aree di maggiore attività), per data di richiesta
(quali periodi di maggiore attività in connessione
con certe serie di documenti), per utente o per serie
di documenti (n° di frequenza di richieste di ciascun
ufficio e dei mancati rientri, se sono tanti vuol dire
che la documentazione è stata trasferita troppo
presto all’archivio di deposito)
accesso e controllo delle movimentazioni (sistema
di registrazione in entrata e uscita con scadenze
temporali)
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Strumenti per la gestione dei
versamenti e per la corretta tenuta dei
depositi (3)
applicazione del piano di conservazione (scarti
e eventuali versamenti all’istituto archivistico
con elenchi per l’autorizzazione allo scarto
approvati)
riconoscimento di valore giuridico agli elenchi di
trasferimento (prova del trasferimento del
materiale)
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Intervento di ricognizione dei fondi
e piano di emergenza
Strumenti
creazione di un gruppo di lavoro con
personale specializzato autorevole
questionario/ricognizione del
deposito/interviste
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Ricognizione in 3 fasi
1.studio preliminare (normativa interna, organigrammi,
elenchi e repertori, analisi per ogni struttura, cooperazione
con il personale, analisi dei centri di protocollazione,
informazioni sul materiale conservato e distrutto
2. censimento fisico (individuazione di un referente in
persona autorevole e di esperienza, importanza dell’addetto
all’archivio-protocollo, visita a tutti gli uffici e i depositi,
individuazione dei meccanismi di trasferimento e degli
strumenti di archiviazione e di ricerca esistenti)
3.compilazione di elenchi di conservazione per serie
(corretta denominazione delle voci, indicazione della forma
giuridica della natura del documento, elaborazione di
elenchi diversi per facilitare la consultazione, analisi attenta
della corrispondenza e della qualità del materiale
conservato)
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Scheda tipo per la ricognizione dei
depositi (1)
Ente
• Denominazione ente produttore
• Indirizzo
• Ubicazione archivio
Fondo/serie
•
•
•
•
codice identificativo
definizione della fonte
provenienza (ufficio, servizio, unità operativa)
denominazione
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Scheda tipo per la ricognizione dei
depositi (2)
•
•
•
•
•
•
•
•
descrizione
estremi cronologici
collocazione
consistenza
strumenti di corredo/consultazione
stato di conservazione
stato di ordinamento
destinazione finale (scarto, conservazione
permanente, altro)
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Dall’archivio di deposito all’archivio
storico
• documenti non più necessari al soggetto
produttore
• selezione e scarto: conservazione ed
eliminazione
• Perdurante interesse giuridico; interesse
storico-culturale
• passaggio di responsabilità; autonomia
dell’archivio storico
• accesso al pubblico
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Ordinamento
principio di provenienza
principio dell’ordine originario

riordinamento
inventario
Percorso di lavoro
ricognizione del fondo
ricerche storico-istituzionali e sulla
formazione dell’archivio
schedatura
ordinamento
Stato di ordinamento del fondo
A. Parzialmente ordinato: le serie di cui è
composto sono “visibili”
B. Con residue tracce di ordinamento:
qualche serie è ricostruibile (è il caso più
comune)
C. Non ordinato: serie non ricostruibili,
materiali estranei, fondo trattato come
“non archivio”
Operazioni preliminari
Ricognizione dell’archivio
1. Individuazione archivi/fondi e separarli se
distinguibili
2. Ricercare i corredi (repertori, protocolli,
titolari, indici, rubriche)
3. Individuare le eventuali sezioni
cronologiche del fondo e separarle solo
se verificata la validità (diverse
caratteristiche estrinseche, risultanze dai
corredi reperiti)
Operazioni preliminari
4. Ricomporre le serie “evidenti”
5. Verificare il grado di validità degli
strumenti i corredo reperiti, individuando
possibilmente quello/i più utile/i per
conoscere l’ultimo assetto che hanno
avuto le carte
Ricerche storico-istituzionali sul
produttore
complesso delle norme che hanno
regolato l’ente produttore
la prassi amministrativa di organizzazione
delle sue funzioni (organizzazione interna)
rapporti giuridici sviluppati con altri enti o
privati
presenza dell’ente nel contesto sociale
Scheda
Elementi indispensabili
1. numerazione provvisoria di corda da segnare a matita anche
sull’unità oppure tramite schede con fermaglio applicate al
dorso delle stesse unità
2. posizione fisica all’interno del locale (per A di grandi
dimensioni o in più locali)
3. tipo di unità archivistica (registro, fascicolo, filza, atto
singolo...)
4. ente o archivio di provenienza (nel caso di A in cui sia
confluita la documentazione di più soggetti)
5. ufficio/organo di provenienza (nel caso di enti la cui attività
era più o meno articolata in strutture funzionali)
Scheda
Elementi indispensabili
6. serie (e/o partizione) di appartenenza, se individuata /
individuabile
7. data cronica / estremi cronologici
8. segnature antiche (evidenziando le particolarità, come la
posizione fisica rispetto al documento, ad es. in alto a
sinistra, il colore dell’inchiostro usato e la forma stessa di
tale segnatura, ad es. numero grosso scritto in blu o in
lettere); numerazioni o indici di classificazioni (segnalarli
tutti)
9. note sul contenuto (autore, destinatario, oggetto/titolo del
fascicolo); tipologia della documentazione (per es. verbali,
delibere, entrate e spese, mandati di pagamento, bilanci...)
Scheda
Altri elementi soprattutto per A di antico regime
10. tipo di supporto cartaceo/pergamenaceo
11. presenza di sigilli
12. stato di conservazione del pezzo